Unidad 1

Sistemas de Gestin de
Documentos Administrativos:
Orientacin hacia la Gestin
Documental

Introduccin
Sistemas de Gestin de Documentos Administrativos: Orientacin hacia la Gestin
Documental, constituye la primera Unidad Didctica de la Materia: Metodologa de la
Gestin Documental. En esta oportunidad, abordaremos desde una perspectiva
metodolgica un problema central de la Gestin Documental, es decir: la necesidad
formalizar y normalizar los diferentes procesos que la integran. Para ello, y con el objeto
de satisfacer este propsito bsico, deberemos profundizar el concepto de Organizacin,
pero esta vez, desde una visin estrictamente ontolgica.
Una vez satisfecho el punto anterior, propondremos un mtodo de anlisis
documental basado en la metodologa procesal. Aqu, indagaremos los principios rectores
del mtodo propuesto, junto a las herramientas y estrategias que nos permitirn
implementarlo. Finalmente, desarrollaremos un breve ejemplo que nos permitir
comprender cmo utilizar esta metodologa cuando nuestro objetivo sea implementar un
Proceso Archivstico en una determinada Institucin.

Utilidad de la Unidad
La presente Unidad, se constituye como un pilar conceptual, dado que nos permitir
enfocar el problema de la formalizacin y normalizacin de la gestin documental, a travs
de la aplicacin de la metodologa procesal. Con este propsito en mente, se espera que el
alumno recorra las siguientes unidades didcticas, relacionando los conceptos subyacentes
que se desarrollan en esta instancia.

Relacin con otras Unidades

Tras la lectura comprensiva y relacional de la presente Unidad Didctica, se espera
que el alumno logre identificar una estrategia que le permita operar los diferentes procesos
archivsticos que las unidades didcticas subsiguientes tratarn. Es decir, podemos mencionar
que esta Unidad Didctica constituye el pilar metodolgico necesario que le permitir al

alumno comprender la fase de implementacin de los diversos procesos archivsticos,

haciendo observancia de las normas institucionales y el marco jurdico imperante.

Objetivos

Indagar los componentes bsicos de una Organizacin.

Analizar el concepto de Estructura Organizacional y sus elementos.

Definir un Sistemas de Procesos y sus componentes.

Conocer los aspectos metodolgicos claves que se necesitan para implementar un

Proceso Archivstico.

Esquema de Contenidos

Temario
1.1 Organizacin, Componentes y Estructura
1.1.1 Definicin de Organizacin
1.1.2 Componentes de una Organizacin
1.1.3 Estructura Organizacional
1.1.3.1 Complejidad
1.1.3.2 Cultura Organizacional

1.1.3.3 Normalizacin
1.1.3.4 Marco Jurdico
1.1.3.5 Centralizacin
1.2 Qu es un Sistema de Procesos?
1.2.1 Definicin de Procesos
1.2.1.1 Procedimiento
1.2.1.2 Actividad
1.2.1.3 Tarea
1.3 Alcance de un Problema resoluble mediante la Metodologa Procesal
1.3.1 Alcance
1.4 Cmo disear y especificar Procesos?
1.4.1 Recoleccin de Informacin
1.4.1.1 Investigacin Documental
1.4.1.2 Entrevista Directa
1.4.1.3 Observacin de Campo
1.4.2 Respecto al Anlisis de los Procedimientos
1.4.3 Respecto al Instrumento de Recoleccin de Datos para la Ejecucin de Procedimientos
1.5 Diagrama de Flujo como tcnica de representacin de procesos.
1.5.1 Diagrama de Flujo
1.5.2 Simbologa
1.6 Ejemplo de Aplicacin de la Metodologa Procesal

Orientaciones para el Estudio

Como recomendacin, le sugerimos analizar cada uno de los tpicos desarrollados,
mediante una lectura comprensiva y articulada. En caso de ser necesario, les ofrecemos al
final de la presente unidad, un resumen y un listado bibliogrfico que fundamenta el
presente y que permite profundizar los tpicos de su inters.
Recuerde que esta Unidad, se constituye como un pilar conceptual y metodolgico
que le permitir comprender de manera cabal las subsiguientes unidades. Con lo cual, le
sugerimos utilizar los recursos disponibles como los Foros de Consulta y el correo
electrnico del Docente con el fin de aclarar cualquier duda que surja tras la lectura del
material didctico.

Desarrollo de los Contenidos

Uno de los aspectos que distinguen la actividad administrativa es su carcter

documental. En este sentido, los Documentos Administrativos constituyen el testimonio de la
actividad administrativa que lo origina. En cuanto a sus caractersticas, y bajo ciertas
circunstancias, se presume que estos documentos producen efectos, resultan vlidos, y se
emite por un determinado rgano.
Si se permite esta concepcin inicial, podemos indicar que el Documento Administrativo
materializa los actos de una determinada Organizacin sea esta de carcter pblica o privada.

Figura 1

Con lo cual, antes de profundizar los aspectos metodolgicos que ataen a los Procesos
Documentales, debemos iniciar el recorrido conceptual y ontolgico de lo que implica una
Organizacin. Si bien, ya hemos analizado estos conceptos con anterioridad, volveremos a
indagarlos resumidamente dada la importancia que reviste este tpico en la metodologa
procesal. Comencemos entonces por su clsica definicin:

1.1.1 Definicin de Organizacin:

Definiremos a la Organizacin en general: como aquel ente constituido por el

conjunto de individuos y recursos materiales, comprometidos en la ejecucin de una
actividad coordinada, a los efectos de alcanzar las metas planteadas.

A partir de esta definicin, empezaremos a indagar dos vertientes del anlisis de la

Organizacin. La primera de ellas, se referir al estudio de sus Componentes, y la
segunda, de su Estructura.

1.1.2 Componentes de una Organizacin

Independientemente de sus caractersticas particulares, toda Organizacin se
divide en tres estamentos: VOLITIVO, DIRECTIVO, EJECUTIVO. El primero de ellos,
establece su voluntad, implica el lugar en donde nace la propuesta de realizacin, es
decir, la orden de: que hacer (personificado por l o por los propietarios de la
Organizacin). Asimismo, el segundo rgano se encarga de gestionar las acciones
necesarias para que de dicha voluntad, pueda materializarse concretamente en la
Organizacin, es decir, establece como hacerlo. Luego, encontraremos aquellos
individuos de la Organizacin, que tienen como objetivo proceder a la ejecucin o
materializacin de las tareas encomendadas. A ste ltimo rgano se lo denomina
Ejecutivo (por ejemplo un empleado administrativo). Finalmente, podemos destacar que
entre los estamentos citados, se establece una relacin jerrquica basada en los
principios de autoridad y responsabilidad.

Figura 2 Componentes de la Organizacin

Como podemos apreciar grficamente (Figura 2), una Organizacin se estructura

jerrquicamente asignando responsabilidades y funciones dentro del grupo social.
Siguiendo en sta lnea de razonamiento, y tal cual lo manifiesta Alhama Belamaric (et al,
2004), el proceso de Jerarquizacin de una Organizacin, conlleva necesariamente la
problemtica de asignar autoridad y responsabilidad a cada persona que ocupa un lugar
especfico dentro de la Organizacin. De esta manera, toda organizacin representa una
unidad social, en la cual, cada individuo perteneciente a la misma conserva un nivel
jerrquico. Luego, esto ltimo implica una determinada autoridad y responsabilidad sobre
su cargo.

1.1.3 Estructura Organizacional

Cuando mencionamos el trmino de estructura organizacional, debemos

imaginarnos una relacin sistemtica entre 3 elementos bsicos: Normalizacin,
Complejidad y Centralizacin (Figura 3). Tal como se aprecia en el grfico que se presenta
debajo, la interaccin de dichos fenmenos nos ofrece una perspectiva de anlisis que nos
servir para comprender, ms acabadamente, el concepto de Organizacin.

Figura 3 Estructura de la Organizacin

1.1.3.1 Complejidad

Autores como Alhama Belamaric (et al, 2004) y Robbins (1993), nos indican que el
grado en que se agrupan o se diferencian las diferentes actividades que pueden tenerse a
lugar dentro de una Organizacin, junto a los roles de los sujetos que sean responsables
por la ejecucin de las mismas, dan lugar al fenmeno de Complejidad. Dicho elemento,
puede analizarse desde diferentes perspectivas. Por ejemplo, cuanto ms niveles
intermedios existan entre el rgano Volitivo y el Ejecutivo, ms compleja se volver la
Organizacin. Fundamentalmente, esto se debe a que la Jerarqua Organizacional es ms
profunda y por tanto, lo es tambin la unidad de mando, con lo cual, el proceso de
comunicacin formal se vuelve ms complejo.

Tambin, una Organizacin se vuelve ms compleja en la medida que sta

disponga de cierta distribucin espacial. Aqu, debemos imaginarnos cun complejo
resultara gestionar una Organizacin, cuyas actividades principales, tengan lugar en
diferentes ciudades, pases, etc. Luego, y refirindonos tambin al grado de complejidad,
debemos considerar en cuantas unidades se divide una Organizacin, es decir, de cuntos
departamentos, reas, jefaturas, gerencias, dispone.

1.1.3.2 Cultura Organizacional: Antes de empezar a desarrollar los conceptos de

Normalizacin y Centralizacin, es necesario que introduzcamos una breve resea acerca
del concepto de Cultura Organizacional. En efecto, y tal cual lo hemos indicado, una
Organizacin representa en esencia el accionar de un grupo social. De esta manera,
debemos establecer el concepto de Cultura Organizacional como elemento inherente de las
relaciones interpersonales que subyacen entre los sujetos. As, podremos indicar la
existencia de un sistema de creencias y de valores que son parte del grupo social y que son
experimentados y compartidos por la totalidad de los sujetos que integran una determinada
Organizacin. Por su parte, tal sistema de creencias y valores se ver reflejado formalmente
en el cuerpo Normativo de la Institucin, mientras que, desde una perspectiva informal,
tendr incidencia sobre el proceso de autoridad de la Organizacin, es decir, afectar la
Centralizacin de su Estructura.
1.1.3.3 Normalizacin: Este elemento de la Estructura Organizativa, hace mencin al
sistema formal de reglas y procedimientos que una Organizacin utiliza, a los efectos de
coordinar y sistematizar las actividades y tareas que se desarrollan en el seno de la misma.
Luego, el objetivo bsico de la Normalizacin consta de la estandarizacin del trabajo que
se efecta. Por ejemplo, podremos indicar que s una determina actividad se encuentra
regulada por diferentes Normas en la Organizacin, sta es de carcter formal y debe
efectuarse de acuerdo a lo regido. En otro aspecto, s el desempeo de un determinado
cargo dentro de la Organizacin (digamos el de gerencia), se encuentra regido por una
Sistema de Normas, diremos que el sujeto que desempea dicho cargo, no podr con suma
libertad, establecer el cmo y de qu manera ejercer su funcin.
Finalmente, podremos indicar que la Normalizacin hace mencin a un proceso de
regulacin, cuyo objeto consta de estandarizar desde Actividades o Tareas hasta puestos o
cargos dentro de la Organizacin. Asimismo, debemos comprender que una Organizacin
ser ms o menos normalizada dependiendo de su tipo de Cultura.

1.1.3.4 Marco Jurdico: Sabemos que, en esencia, toda Organizacin se encuentra inmersa
en una Sociedad. Por lo tanto, en mayor o menor medida, la misma se ver influida por
factores legales, tcnicos, socioculturales, econmicos, entre otros. As pues, el concepto
Medio Ambiente Externo, resulta el apropiado toda vez que se haga mencin, a todos
aquellos factores exgenos que inciden en la vida organizacional.
De esta manera, el Factor Legal, que podramos sintetizarlo como aquel Sistema
Normativo-Jurdico aplicable en un Estado, constituye un elemento externo a toda
Organizacin. Asimismo, la incidencia en cuanto a los efectos jurdicos que se emanan del
Sistema, podr implicar modificaciones, ms o menos intensas, en la vida organizacional
dependiendo del caso que tratemos.
1.1.3.5 Centralizacin: Este ltimo elemento de la Estructura Organizativa, podr ser
evaluado esencialmente desde una perspectiva informal de la Organizacin. Asimismo,
cuando hablamos de informalidad en el contexto organizacional, estamos considerando
todos aquellos componentes de la Cultura de la Institucin, que no se encuentran
establecidos en ningn documento ni se encuentran reglados. Por ejemplo, la forma en
que un lder de equipo dirige a sus subordinados hacia el cumplimiento de las metas, no
ser establecida por el Sistema Normativo de la Organizacin, sino que, por el contrario,
estar en funcin de la habilidad personal del sujeto.
En este contexto, se entiende al proceso de Centralizacin de la Estructura
Organizativa, como aquel elemento que establece el grado en que el proceso de toma de
decisiones, se concentra en un determinado punto de la Organizacin. De esta manera,
podemos inferir que una Estructura Organizativa ser ms Centralizada, s existen muy
pocas personas del grupo social, que tienen la plena capacidad de tomar o influir respecto
de las decisiones ms importantes de la Organizacin.

Dado que ya hemos repasado el concepto de Organizacin, podremos en esta

instancia hablar de sus quehaceres. En un sentido amplio, toda organizacin
manifiesta sus actividades a travs de sus Procesos. Antes de definir esta nueva
entidad, observemos el siguiente grfico (Figura 4):

Figura 4 Esquema de un Proceso

Como podemos apreciar en la Figura 4, un Proceso en particular estar

compuesto por un conjunto de Procedimientos. Luego, un determinado
Procedimiento se subdividir en un conjunto de Actividades, y sta a su vez, se
subdividir en Tareas. Realizada esta primera aproximacin, definiremos Proceso:
1.2.1 Consiste en la ejecucin de una secuencia lgica y articulada de un conjunto
determinado de Procedimientos, con el fin de convertir un determinado Insumo
(entendido como esfuerzo) en un Resultado.

Figura 5 Esfuerzos y Resultados del Proceso

Como podemos apreciar en la Figura 5, el esfuerzo aplicado, entendido ste por las
horas destinadas al desarrollo de una tarea y /o un actividad, ms la suma de otros
insumos, se constituyen como variables de entrada de un determinado Proceso. Luego, el
ordenamiento y secuencia que ste propone por medio de sus Procedimientos, trae como
consecuencia que todos aquellos insumos vertidos en el proceso promuevan un resultado
especfico. Dicho resultado puede significar, por ejemplo, la resolucin de un
determinado problema. Explicada esta lgica, estaremos en condiciones de definir los
restantes componentes de un Proceso:
1.2.1.1 Procedimiento: Se refiere al conjunto ordenado de Actividades que son
necesarias ejecutar a los efectos de cumplimentar parcialmente un Proceso.
(Recordemos que para satisfacer un proceso determinado, es necesario ejecutar un
conjunto de procedimientos).
1.2.1.2 Actividad: Se refiere al conjunto de Tareas que son necesarias establecer y
ejecutar, a los fines de satisfacer parcialmente los requerimientos de un
procedimiento. (Una vez ms, recordemos que para satisfacer una actividad
determinada, es necesario ejecutar un conjunto de tareas).
1.2.1.3 Tarea: Se refiere a la ejecucin de un determinado trabajo. En s, constituye
la unidad atmica del proceso, es decir, implica la menor pieza en que se puede
desagregar al mismo.

Dado que hemos aprendido el concepto de Proceso y de los componentes que lo integran,
ser fcil deducir entonces, que un Sistema de Procesos, se compone de un conjunto
lgicamente articulado de Procesos.

Figura 6 Composicin de un Sistema de Procesos

En resumen, y haciendo uso de la figura 6, podemos apreciar que un Sistema de Procesos

se compone por un conjunto de Procesos. Luego, cada Proceso debe segregarse a la vez en
un conjunto de Procedimientos. stos ltimos en Actividades, y finalmente, cada Actividad
se subdividir en un conjunto de Tareas.

Como la hemos presentado, la metodologa procesal representa un esquema que

permite resolver ciertos tipos de problemas. Entre sus caractersticas, encontramos aquellos
que se tornan repetitivos y que demandan cierta secuencia lgica y formal para poder
resolverlo. Luego, la Gestin Documental establece una serie de problemas que podran, en
gran parte, resolverse mediante la aplicacin de la metodologa procesal.
Para ser factible la aplicacin de la Metodologa Procesal en un problema especifico

de la Gestin Documental, resulta esencial establecer el Alcance del problema en cuestin.

Por lo tanto, definimos:

1.3.1. Alcance: Formulacin de un lmite establecido por la interaccin de un

Problema Especfico, el conjunto de Procesos descriptos para solucionarlo, las reas
involucradas y las normas institucionales aplicables, que directa o indirectamente, motivan
y/o afectan el accionar del mismo.

Figura 7 Alcance

Considerando la posibilidad de resolver un problema documental a travs de la

metodologa procesal, debemos definir en primera instancia su Alcance (Figura 7). Por lo cual,
estableceremos las reas de la Organizacin implicadas (rganos productores, archivos, etc),
las Normas institucionales, marco jurdico o de Legislacin Archivstica que impactan sobre
tales, y los Procesos que podremos definir a fin de resolver el problema en cuestin.

Identificado el Problema Documental y definido su alcance, estaremos en

condiciones de enunciar aquel conjunto de Procesos (Sistemas de Procesos) que servirn
como mecanismos de resolucin. Luego, deberemos establecer para cada Proceso
particular, su Inicio y Fin. Es decir, especificar las condiciones por las cuales un Proceso
tiene lugar (Requisitos Generales), y determinar mediante su desarrollo aquel conjunto de
Procedimientos que le son parte.
Asimismo, cada Procedimiento estar compuesto de condiciones particulares de
ejecucin (Requisitos Particulares). Siguiendo, cada procedimiento ser estructurado en
Actividades y stas sern subclasificadas en Tareas. Como hemos mencionado, nuestros
esfuerzos debern estar aplicados en solucionar un Problema, mediante la ejecucin
ltima, ordenada y sistematizadas de un conjunto de Tareas. Recordemos que una tarea
representa la mnima unidad de trabajo.

1.4.1 Recoleccin de Informacin:

Para poder disear un Sistema de Procesos, que pretenda ser eficaz en el
tratamiento de un determinado problema documental, debemos sin lugar a dudas,
comprender el dominio de aplicacin, es decir, analizar ntegramente la Organizacin.
Asimismo, hemos comprendido que sta contiene una Estructura Organizativa que nos
advierte acerca de su complejidad, normalizacin y centralizacin.
Dependiendo de nuestro Problema, deberemos utilizar el concepto de Estructura
Organizativa y de sus Componentes, a los efectos de disponer de la informacin necesaria
para ir diseando nuestro Sistema Procesal. En este sentido, nuestro objetivo consiste en
recabar la mayor cantidad de datos respecto del desenvolvimiento de nuestro problema,
es decir, donde acontece, que reas afecta, s existe o no procesos estipulados que lo
abordan, las normas aplicables, entre otras cuestiones.
En sntesis, recabar informacin respecto de nuestro Problema, implica
necesariamente una tarea de investigacin que debemos llevar a cabo. Para ello,
mencionaremos tres tcnicas bsicas que nos permitirn guiar nuestro esfuerzo. Tales son:
1.4.1.1 Investigacin Documental: Consiste en la seleccin y anlisis de aquellos
documentos que existen y estn disponibles en nuestra Organizacin y que hacen

referencia directa o indirecta a nuestro problema. Es decir, Manuales Administrativos,

Organigramas, entre otras fuentes. Asimismo, podremos complementar nuestro anlisis
mediante la indagacin de otras fuentes alternativas, como ser bsquedas en Internet, o
referencias bibliogrficas que de alguna manera traten a nuestro problema pero desde una
perspectiva diferente. De esta manera, y a partir de esta experiencia, podremos
aproximarnos respecto del alcance y naturaleza de nuestro problema en particular.

1.4.1.2 Entrevista Directa: La presente tarea, consiste en reunirnos con aquellas personas,
que estimamos, contienen informacin precisa respecto a la ejecucin de un determinado
proceso, procedimiento, actividad o tarea que atae directa o indirectamente, a nuestro
problema. Cuando no estamos seguros respecto de cmo ir constituyendo nuestros
procesos, las entrevistas personales con los sujetos claves, nos permitir dilucidar tales
cuestiones. Asimismo, y mediante el uso de entrevistas sucesivas, iremos perfeccionando
nuestro conocimiento respecto del problema y de la forma de abordarlo.

1.4.1.3 Observacin de Campo: Cuando hemos podido establecer fehacientemente el

problema que estamos abordando, respecto de su alcance, lmite y reas que ste
involucra, y por su parte, tenemos en consideracin nuestro sistema de procesos a fin de
abordarlo, la tcnica de observacin de campo, nos ofrece una perspectiva ms minuciosa y
analtica que nos permitir desagregar nuestro sistema de procesos en procedimientos,
actividades y tareas. Tal tcnica, consiste en acudir directamente a los lugares en donde se
llevan a cabo, de manera informal, todos los procedimientos, actividades y tareas que
satisfacen el cumplimiento de nuestro sistema de procesos. De esta manera, nuestro
objetivo consta de observar todos aquellos detalles de implementacin que son
lgicamente omitidos en una Entrevista, y que tienen que ver con hechos muy puntuales
que slo son reconocidos s nos encontramos en el momento y lugar en donde stos son
ejecutados. Asimismo, deberemos anotar todo aquello que consideremos relevante. Como
gua de apoyo, debemos obtener respuestas respecto del cmo se hace una determinada
tarea, quin la ejecuta habitualmente, cundo comienza, dnde y porqu se realiza.

1.4.2 Respecto del Anlisis de los Procedimientos:

Una vez que hayamos completado satisfactoriamente los pasos anteriores,
devendr nuestro tarea de analizar el conjunto de procedimientos que hemos elicitado (es
decir, encontrado tras una indagacin profunda), que de alguna manera, satisfacen el
Sistema de Procesos planteados para la resolucin de nuestro problema. En esta instancia,

debemos racionalizar las operaciones y secuencias halladas.

Es decir, realizar un anlisis crtico respecto de la informacin encontrada,
promoviendo la eliminacin de secuencias, actividades o tareas innecesarias. Asimismo,
podremos mejorar ciertas secuencias, mediante la combinacin o cambio de un
subconjunto de procedimientos. Tal circunstancia tendr lugar, cuando tengamos evidencia
suficiente, que nos indique que resultar ms eficaz unir actividades o tareas establecidas, o
en su defecto, cuando estimamos que una variacin en el modo de trabajo, reducir el
esfuerzo aplicado, optimizando en consecuencia, los recursos disponibles al efecto. Por su
parte, para poder realizar stas ltimas acciones, deberemos contar con informacin clara y
precisa, y disponernos a un anlisis profundo, y s se quiere, creativo de nuestra parte.
Un punto a tener en consideracin, es que todo cambio en un sistema
preestablecido, implica un esfuerzo de adaptacin y de consideracin que se manifiesta
en la resistencia al cambio. Es decir, deberemos evaluar no slo la optimizacin desde el
punto de vista tcnico, sino tambin, deberemos ponderar la posibilidad de lograr los
consensos necesarios, a fin de llevar a cabo nuestras propuestas o acciones de mejoras
con las reas y/o personas involucradas al efecto. (Cultura Organizacional)

1.4.3 Respecto al Instrumento de Recoleccin de Datos para la Ejecucin de

Procedimientos

El instrumento que generalmente es utilizado para el relevamiento de datos en los

procedimientos, se denomina Formulario. Podemos definirlo como una plantilla con
espacios vacos que han de ser rellenados con alguna finalidad por parte de algn
responsable. Se constituyen como instrumentos administrativos para la gestin y/o control
de un determinado procedimiento, actividad o tarea. Resulta necesario implementarlos,
toda vez que exista la necesidad de involucrar responsables y/o se deba dejar constancia
escrita respecto a la ejecucin de un determinado procedimiento. Asimismo, facultan el
seguimiento, se constituyen como pruebas fehacientes, y finalmente, contribuyen a la
especificacin correcta de la ejecucin de un determinada actividad o tarea, cuando stas,
involucran a ms de un departamento o rea organizacional.
En cuanto al diseo de un Formulario, se debe tener presente cules son los datos
requeridos y quines son los sujetos intervinientes. La administracin de los Formularios, en
cuanto a quines deben completarlos, quines deben utilizarlo, entre otras funciones que
se den a lugar, debe ser exclusivamente establecido en el cuerpo procedimental. S bien no

existe una gua para establecer un formato estndar de su confeccin, es usual que el
Formulario contenga un Nombre, el Logo de la Institucin, y el esquema de informacin que
pretenda recolectar.

1.5.1 El diagrama de Flujo: es una herramienta de representacin grfica que nos permite
establecer la secuencia de pasos que sigue las tareas y/o actividades de un determinado
Procedimiento dentro de un Proceso. Asimismo, para su confeccin se utilizan una serie
de smbolos, generalmente normados, que son conectados mediante flechas indicando el
flujo que adquiere la secuencia establecida.

Una de las ventajas que tiene este tipo de representacin, se refiere a que en
ocasiones, una determinada secuencia resulta ms comprensible por parte del Lector, en
comparacin, con la que se ofrece a partir de la lectura del texto de referencia. Luego,
otra de las virtudes de plasmar grficamente las tareas de un Procedimiento o Proceso, es
que se permite visualizar posibles cuellos de botellas, conflictos de autoridad y de
responsabilidad a lo largo de la secuencia.

1.5.2 Simbologa: Se refiere al conjunto de smbolos usualmente aceptados para la

representacin grfica de un Proceso o Procedimiento. Entre los ms comunes, tenemos:

Figura 8 Smbolos del Diagrama de Flujo

Como podemos apreciar en la Figura 8, se muestran los smbolos generalmente

utilizados para la representacin del Diagrama de Flujo. Si bien esta lista no es exhaustiva,
estos elementos nos servirn eficazmente en nuestro propsito de representar la
secuencia de tareas en un determinado Procedimiento /Proceso.

Asimismo, cuando sea necesario implementar una determinada accin,

usualmente se utiliza un verbo en infinitivo dentro del smbolo. Por ejemplo, en el smbolo
Preparacin podramos incluir en l, la frase: Preparar Documentacin en Actividad
o Tarea, Recibir Documento. Luego, es recomendable hacer uso del smbolo Nota
cada vez que resulte necesario aclarar cierto fragmento de la secuencia.

A los fines didcticos, estableceremos un ejemplo ficticio respecto de la

implementacin de un Sistemas de Procesos del Departamento de Metodologa de la
Universidad FASTA. Para ello, supongamos la existencia del siguiente problema: Por un
lado, la necesidad de formalizar el Documentos Acadmico resultante de los Proyectos de
Graduacin de los Alumnos de la Universidad FASTA, y por el otro, descomprimir el
Archivo de Gestin del Departamento de Metodologa mediante la transferencia de los
Documentos Acadmicos al Archivo General de la Universidad.
As formulado el problema, podramos implementar un Sistema de Procesos, que se
compondra de 2 procesos a los que podramos denominar Proceso del Documento
Acadmico y Proceso de Transferencia del Documento Acadmico:

Figura 9 Definicin del Sistema de Procesos

Como podemos apreciar en la Figura 9, contamos con la definicin hipottica de los

procesos sealados y los requisitos generales que resultan necesarios que se cumplan,
antes de ejecutar cada uno de los procesos. En esta instancia observamos la utilizacin de
Formularios, para la recoleccin de datos. As por ejemplo el Formulario MIPI 01 podra
tener el siguiente Esquema (figura 10):

Figura 10 Ejemplo del Formulario MIPI 01

Como hemos mencionado, cada proceso debe desagregarse en procedimientos, y luego en

Actividades y Tareas, para lo cual:

Figura 11 Arquitectura de los Procesos

Como podemos apreciar en la Figura 11, nos encontramos con el diseo interno de cada
unos de los Procesos. Luego, el Proceso del Documento Acadmico, se compone de los
Procedimientos: Recepcin (desagregado en una Actividad con 2 Tareas), Seguimiento
(desagregado en 2 Actividades con 4 y 7 Tareas respectivamente) y Finalizacin (compuesta
de una Actividad la cual contiene 5 Tareas). Por su parte, el Proceso de Transferencia del
Documento Acadmico se compone de los Procedimientos: Preparacin (una Actividad con
2 Tareas), Empaquetamiento y Envo (compuesto por 2 Actividades con 3 Tareas cada una).

A continuacin, y con el objeto de ejemplificar la metodologa, vamos a desarrollar el

Procedimiento Preparacin (circunscripto en el Proceso de Transferencia del Documento
Acadmico):

Figura 12 Componentes de la Organizacin

Este Procedimiento (Figura 12) compuesto por la Actividad Verificacin de Documentos

Acadmicos tiene como objeto establecer el volumen de Expedientes de Proyectos. Llegado
el primer da hbil de cada mes, se constata la existencia de al menos 10 Expedientes (Tarea
1). De cumplirse esta condicin, se clasifican los expedientes de acuerdo a su procedencia
(Tarea 2). Caso contrario, se volver a la Tarea 1, lo que implica esperar al prximo mes para
reiniciar el Procedimiento. Respecto al hilo de ejecucin de los Procedimientos, podemos
inferir que el cumplimiento de la Tarea 2, dar lugar al fin del Procedimiento Preparacin y
a la ejecucin del Procedimiento subsiguiente denominado Empaquetamiento y Envo (ver
Figura 11).

Bibliografa Utilizada en la Unidad

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