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MANUAL DE DOCUMENTACIN ORGANIZACIONAL

NORMA GTC-185 ICONTEC

5. ELABORACIN DE DOCUMENTOS COMERCIALES


5.1 CERTIFICADO Y CONSTANCIA
5.1.1 Definicin
Es un documento de carcter probatorio, pblico o privado, que asegura la veracidad y la
legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompaado de formalidades
necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma).
Y la CONSTANCIA, es un documento de carcter probatorio en el que se describen
hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.
5.1.2 Requisitos
5.1.2.1 Mrgenes
Superior
Inferior
Lateral izquierdo:
Lateral derecho:

entre 3 cm y 4 cm
entre 2 cm y 3 cm
entre 3 cm y 4 cm
entre 2 cm y 3 cm

5.1.2.2 Clasificacin
Recuerda que de acuerdo con el hecho o acto que se prueba, puedes elaborarlos as:
CONSTANCIA PARA:

Tiempo de servicio
Experiencia
Salarios y honorarios
Clase de trabajo
Jornada laboral
Cumplimiento de comisiones
Comportamiento del trabajador

CERTIFICADO PARA:

Calificaciones obtenidas dentro de perodos acadmicos


Derecho de uso del sello Icontec de conformidad con Norma Tcnica Colombiana.
Diploma conferido por una institucin y documento que establece un privilegio o
premio.
Asistencia a congresos, cursos y seminarios.

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Registro civil o parroquial de nacimiento, de matrimonio o de defuncin.


Documento de identidad.
Aseguramiento de la Calidad.
Sistema de Administracin Ambiental
Becas, donaciones y exenciones.
Crditos, prstamos u otras transacciones comerciales.
Relacin de retenciones de impuestos.
Paz y salvos
Resultados de exmenes mdicos.

5.1.2.2.3

Partes de los certificados y las constancias

5.1.2.3.1 Cdigo
Es opcional , se escribe entre cero y una interlnea libre del margen superior para los tres
casos:
-

En el papel sin membrete


De la zona uno si tiene membrete, o
Del encabezado dado por el procesador de texto.

Las entidades educativas estn obligadas a numerar los certificados y las constancias en
forma secuencial.
5.1.2.3.2

Fecha

Puede ir al comienzo del documento, despus del cdigo o al final del texto. En cualquier
caso, se escribe a dos interlneas libres del texto que lo precede. Ejemplos:
-

Cuando la fecha se ubica al comienzo


Medelln, 4 de enero de 2011

Cuando la fecha se ubica al final


Dada en Medelln, a los cuatro (4) das del mes de enero de 2011 (dos mil once).

5.1.2.3.3

Cargo

El cargo de la persona responsable lo escribes en mayscula sostenida, centrado, precedido


de los artculos EL o LA. Ejemplo:

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LA GERENTA DE RECURSOS HUMANOS


5.1.2.3.4

Identificacin del documento

Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR los escribes con maysculas sostenida,
seguidas de dos puntos. Se escriben de cuatro a cinco interlneas libres y centradas.
Ejemplo:
CERTIFICA:
HACE CONSTAR:
5.1.2.3.5

Texto

Contra el margen izquierdo inicias el texto a dos interlneas libres, con la conjuncin QUE, a
la que siguen los datos del solicitante que pueden ser:
Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayscula sostenida, y el nmero del
documento de identidad. Razn social de una empresa, en mayscula sostenida, y NIT.
En el ltimo prrafo especificas el motivo por el cual se expide la certificacin, y de
preferencia se incluye el destinatario.
Los prrafos se separan entre si, por una o dos interlneas, segn la extensin del texto.
5.1.2.3.6 Remitente y firmas responsables
El nombre de la persona responsable se escribe en mayscula sostenida.
En el caso de dos firmantes sus datos los puedes distribuir uno bajo el otro o en pareja. En
caso de dos o ms firmantes, si el nmero es impar, el ltimo lo centras.
5.1.2.3.7

Transcriptor

Se escribe de dos a tres interlneas libres, como en la carta comercial.


Recomendacin:
Si elaboras constancias o certificaciones para un centro educativo, le recomiendo, que las
anotaciones jurdicas para clarificar el funcionamiento de la institucin, tales como registro en
el DANE, leyes, decretos, resoluciones u otros, se escriben centrado, a interlineacin sencilla.

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INDUSTRIAL DEL NORTE S.A.

GH- 0232

Medelln, 9 de enero de 2011

EL GERENTE DE GESTIN HUMANA

HACE CONSTAR:

Que la doctora Luz Piedad Lerma Hoyos, identificada con la cdula de ciudadana
34.509.143 de Bogot, D.C., trabaja en esta empresa desde el 5 de enero de 2004, y
desempea el cargo de Gerenta Administrativa.
Esta constancia se expide para trmites de solicitud de prstamo de vivienda con la
Corporacin AV. Villas.

JOSE ESCARRIA GIL

Transcriptora: Any Mndez Restrepo

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Figura No. 1. Modelo constancia estilo bloque extremo

INDUSTRAIL

INDUSTRIAL DEL NORTE S.A.

0102

Medelln, 6 de enero de 2011

EL CONTADOR GENERAL

CERTIFICA:

Que a MUNDIAL DE JUGUETES S.A., con NIT 890.911.090-1, se le efectu retencin


en la fuente por el ao gravable de 2010, segn lo dispuesto por el artculo 381 del
Estatuto Tributario.
Este certificado se expide para transaccin bancaria.

FERNANDO LPEZ URIBE


Transcriptor: Alberto Gmez Jiro

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