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Realizar un Trabajo Colaborativo a travs del


Intercambio de archivos (DROPBOX)

Trabaje y guarde todos sus archivos en Dropbox para que usted y otros
puedan acceder a ellos con mayor facilidad: a veces guardamos los archivos y
carpetas de nuestros proyectos activos en el escritorio; cambie sus hbitos y gurdelos
en Dropbox. La seguridad de sus archivos ser mucho mayor, al evitar robos, extravos
o desperfectos tcnicos de otros medios de almacenamiento.
Ordene sus archivos segn especificaciones o categoras que usted considere
importantes y que sean comprensibles para todo su equipo de trabajo:
resguarde toda la informacin que tenga disponible, sobre todo la ms susceptible y
delicada. Adems, si trabaja colaborativamente, estos archivos deben estar
clasificados con etiquetas o nombres comprensibles para que cualquier miembro de
su equipo de trabajo pueda reconocerlo en cualquier momento.

Acuerde con todos los miembros de su equipo de trabajo el ordenamiento y


clasificacin jerrquica o temtica de los archivos: aqu lo importante es que
determine, junto con su equipo de trabajo, una estructura que les permita entender
fcilmente la lgica y las prioridades de los trabajos realizados para recuperar de
forma ms rpida la informacin que sea ms importante.
Organice el trabajo a travs de roles que cada miembro del equipo deber
asumir con responsabilidad y proactividad: divida los roles y asocien responsables
a cada una de las carpetas y subcarpetas de la plataforma. Con ello podr no solo
organizar su trabajo y el de su equipo, sino que tambin conocerse entre ustedes y
profundizar la valoracin de un trabajo colaborativo.

CENTRO DE ENSEANZA Y APRENDIZAJE


DIAGONAL PARAGUAY 257 - SANTIAGO - CHILE
TELFONO +56 2 29772030 / EMAIL:CEA@FEN.UCHILE.CL

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Realizar un Trabajo Colaborativo a travs del


Intercambio de archivos (DROPBOX)

Acompae el uso de Dropbox con un sistema de comunicacin en tiempo


real: una de estas herramientas puede ser el Google Hangouts. As puede
comunicarse con su equipo de trabajo a la hora de hacer cambios en los archivos,
solicitar revisin de stos y dar o negar permisos para acciones concretas.
Tenga siempre en cuenta la capacidad de almacenamiento de la aplicacin
para que pueda distribuir el espacio de forma eficiente entre todos los
miembros del equipo: si no cuenta con versiones pro (versin con mayor
almacenamiento de datos), tenga muy presente el lmite de almacenamiento de sus
carpetas. Con esta precaucin evitar que miembros del equipo no puedan subir sus
archivos y que queden partes del trabajo fuera.

Procure tener respeto y cuidado con todos los archivos, evitando borrar o
editar alguno de ellos de forma unilateral: tenga mucho cuidado con lo que
borra, ya que los materiales que se comparten no son copias. Asegrese de que los
dems usuarios de la carpeta no necesiten la informacin que a usted le parece
innecesaria. Un buen trabajo colaborativo requiere comunicacin y respeto por el
trabajo de todos los miembros del equipo
Mantenga vas de comunicacin personal y presencial con los miembros de
su equipo a la hora de realizar modificaciones y entregas de los archivos
trabajados: si bien las plataformas virtuales son de utilidad para el almacenamiento
y edicin de trabajos, lo mejor es acordar las entregas o las modificaciones
importantes de forma presencial, para asegurar la calidad de los resultados del trabajo
del equipo.

Utilice dispositivos mviles y tablets para enfrentar eventualidades durante


el desarrollo de su trabajo: descargue la versin de Dropbox para su smartphone o
dispositivos mviles. Si dej un trabajo en la nube y no sincroniz sus dispositivos,
podr rescatarlo desde su mvil.
Tome todas las precauciones necesarias para la seguridad y almacenamiento
de los trabajos: utilice la capacidad de copia de seguridad incorporada de Dropbox
para los proyectos que requieren mltiples interacciones; de este modo podr, usted
y su equipo de trabajo, regresar a una versin anterior de un archivo siempre que lo
necesite. Esto les permitir tener registro de todos sus procesos y no solo del resultado
final.

COPYRIGHT 2015, TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS.


FACULTAD DE ECONOMA Y NEGOCIOS, UNIVERSIDAD DE CHILE

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