INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DE

ADMINISTRACION INDUSTRIAL
CARRERA: ADMINISTRACION DE EMPRESA
SECCION: 144-A3
UNIDAD CURRICULAR: SISTEMAS Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
PROFESORA:

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

-Greynellys Pazo
C.I: 25.211.508

Caracas, 16 de junio de 2016

INFORME

Empresa: Comercial Amand, C.A.

Actividad Econmica: Retail Moda.
Departamento a auditar: Recursos Humanos.
rea: Archivo (Expedientes de directivos y Asesores de ventas).
Fecha de inicio: 14/06/2016
Fecha final: 16/06/2016
En esta auditoria se encuentra involucrada como auditora
GREYNELLYS PAZO, donde dicho departamento cuenta con 3 analistas y
supervisor este se encarga de que el proceso de archivo y digitalizacin
de los documentos ya sea nuevo ingreso o archivo muerto se realice
correctamente. Los archivos en fsicos son ordenados por medio de un
CHECK-LIST que establece en que pestaa de la carpeta van los distintos
documentos del trabajador o trabajadora.
El manual de procedimiento de esta organizacin establece paso
por paso como se debe realizar este proceso de archivo y cuantas
personas pueden realizarla ya que es un trabajo de mucho cuidado.
Funcin del analista 1: este se encarga del orden de las carpetas,
que los documentos se encuentren en las pestaas que correspondan
como: contrato de trabajo, constancia de IVSS, Ruta Habitual, Descripcin
de cargo, recibos de pago de sueldo quincenal, de cestatikets, pago de
utilidades, de prestaciones, vacaciones y prstamos.

Funcin del analista 2: este se encarga de la digitalizacin de

cada uno de los documentos de nuevo ingreso y los egresos son pasados
a una carpeta de archivo muerto digital ordenada por aos, Meses y das,
estas carpetas estn en un sistema compartido para el uso nicamente de
esa rea.
Funcin del analista 3: este se encarga de ordenar todo el archivo
fsico alfabticamente, para una bsqueda ms efectiva
La programacin para la auditoria del archivo va en el siguiente orden:
14 de Junio de 2016: se convers con el jefe del departamento y el
supervisor del rea a primera hora donde se comenta la problemtica
que hay con el archivo ya que son, ms de 200 expedientes donde la
mayora son de asesores de ventas y estn desordenados en cuanto a los
documentos, tambin se habla de como y cuando ser la inspeccin para
ver las distintas soluciones a la oportunidad de mejora ya que esto podra
acarrear multas a la empresa y por ltimo se discuti sobre el manual de
procedimiento si haba o no que actualizarlo para el mejor funcionamiento
del esta rea.
15 de Junio de 2016: se le realiza la auditoria a 20 expedientes 10 de
asesores de ventas y los otros 10 de jefes, con el respectivo CHECKLIST.
16 de Junio de 2016: se realiza un borrador manuscrito de los en los 20
expedientes que fueron observados detalladamente anteriormente y se
solicitan los 2 expediente del cargo ms altos de la compaa para
comparar con los anteriores.
En el borrador que se realiz se pasara al informe de auditora ya
que en el 65% de los expedientes que fueron revisados tienen errores
porque no van acorde con CHECK-LIST y hay una gran falta de
documentos en su mayora de los asesores de ventas y que le faltan
varios de recibos de pago y los que tienen no estn firmados por el

trabajador, no poseen la planilla de IVSS de 10 que fueron revisados 3 no

la posea, la descripcin de cargo de los 20 expediente solo la tenan 14
expedientes.
Los (as) analista no estn tomando solicitando los recibos de pagos
a tiempo o estos son traspapelados, el orden de las carpetas en el archivo
no estn alfabticamente por lo cual se dificulta ms la bsqueda de los
mismos, an hay expedientes de personal egresado en el archivo de
nuevo ingreso por ultimo pero no menos importantes no se toma en
cuenta el CHECK-LIST por lo tanto

los documentos se encuentran

desordenados y si son solicitados estos se dan por perdidos.

Cabe destacar que los dos (2) expedientes de ms alto cargo tienen todo
a la en orden esta todo organizado con mucho de detalle.
El CHECK-LIST est organizado de la siguiente manera para el orden
correcto de los expedientes.
PESTAA 1: DOCUMENTOS PERSONALES
Curriculums Vitae
Cedula de identidad
Foto
Referencia (s) de trabajo
Referencias personales
Certificados de cursos
PESTAA 2: DOCUMENTOS DE CONTRATACIN
Solicitud de empleo (con fecha y firma)
Contrato de trabajo firmado
Resultado de exmenes mdicos (fsicos-Sangre)
Prueba psicomtrica
Resultado de la prueba psicomtrica emitida por MTH
PESTAA3: DOCUMENTOS DE INSCRIPCIN
Constancia emitida por el Sistema Tiuna
Documentos de seguro HCM

PESTAA 4: PLANILLA DE SOLICITUDES Y OTROS DOCUMENTOS

Soliitud de prestamos
Solicitud de 75% de las prestaciones sociales.
Amonestaciones
PESTAA 5: RECIBOS DE PAGO
Recibo de pago de quincena
Recibo de pago de cestatikets
Recibo de pago de utilidades
Recibo de pago de vacaciones
NOTA: Archivar c/u firmado por el trabajador.

RECOMENDACINES:
1- La solucin para la oportunidad de mejora es que planteen fechas
para que por departamento se renan para la actualizacin de
documento faltantes y como antes mencionado varios expedientes
carecen de recibos de pago y tambin algunos por firmar, as que
en esta junta se pueden firmar los recibos y si hay algunos
extraviados se extraen del sistema Nomina.
2- Para un mejor manejo de los expedientes, se pueden mandar los
expedientes a cada coordinadora de tienda correspondiente a cada
asesora de ventas para que su orden sea ms efectivo y del
personal que labore dentro de la empresa COMERCIAL AMAND,
C.A. sigue siendo el trabajo de los 3 analistas que establece el
manual de procedimientos.