Cafesalud EPS

INSTRUCTIVO DE USO
PORTAL DE
PRESTADORES

2015

Cafesalud EPS
Contenido

1.
2.
3.
4.

Ingreso Portal del Prestador

Creacin de usuarios
Restablecimiento de contrasea
Radicacin de facturas
4.1 Cargue de archivos de datos
4.2 Cargue de soportes de factura
4.2.1 Cargue individual
4.2.2 Cargue masivo
4.2.3 Radicacin de la factura
4.3 Configuracin de prefijos para unidades documentales
5. Consultas
5.1 Facturas
5.2 Certificados de radicacin
5.3 Histrico de cargue de archivos planos
5.4 Histrico de cargue de soportes
6. Reingresos
7. Sustentacin de Glosas

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1. Ingreso portal del prestador
Ingrese a la pgina institucional (Imagen 1).
http://www.cafesalud.com.co/NuevaCafesalud/
http://www.cruzblanca.com.co/

Imagen 1

2. Creacin de usuarios
Haga clic en Nuevo registro (Imagen 2)

Imagen 2

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A continuacin se habilitar la siguiente ventana en la cual debe registrar
los datos requeridos. (Imagen 3)

Imagen 3

Al final del formulario debe adjuntar los siguientes documentos (Imagen 4).

Cargar soporte: Carta firmada por Gerencia o Representante

legal, donde autoriza la creacin del usuario
RUT
Cmara de comercio

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Imagen 4

Para cargar los documentos haga clic en seleccionar archivo, el

sistema le habilitar una ventana adicional para ubicar la ruta del archivo
el cual debe estar en formato .pdf (Imagen 5).

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Imagen 5

Para finalizar haga clic en Solicitar (Imagen 6).

Imagen 6

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Confirmacin de solicitud de creacin de usuarios (imagen 7)

Imagen 7

Una vez sea creado el usuario, recibir la notificacin al correo electrnico

diligenciado en el formulario.
3. Restablecimiento de contrasea
Haga clic en recordar contrasea

Imagen 8

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Se habilitara una ventana adicional donde deber diligenciar los
siguientes campos:

Imagen 9

Una vez diligenciados los campos se enviar un correo asignando una

nueva contrasea.
4. Radicacin de facturas
4.1.

Cargue de archivos de datos

Para inciar la radicacin de las cuentas medicas es necesario hacer el cargue

del arhivo plano (.txt) comprimido en un archivo .zip.

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Los archivos planos que puede cargar al portal del prestador son: Plano IPS,
Red alterna y Rips.
A continuacin se mostrar el paso a paso para el cargue de los archivos
planos.
Ingrese a Cargue de archivos y se desplegar el men que se muestra
a continuacin (ver imagen 10).

Imagen 10

Seleccione archivos planos e indique la EPS a la cual le cargar el

archivo plano (ver imagen 11).

Imagen 11

NOTA: El sistema habilitara nicamente la(s) EPS que al momento de realizar el

cargue se encuentren con contrato activo.

Al seleccionar la EPS el sistema habilitar una ventana adicional, deber

buscar la ruta donde tiene almacenado el archivo plano comprimido (.zip)

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Imagen 12

Una vez se sube el archivo el sistema mostrar un nmero de cargue que

identificara el archivo, a continuacin el sistema proceder a su
validacin.

Imagen 13

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4.2.

Cargue de soportes de la factura

4.2.1. Cargue individual

Ingrese al Men principal y seleccione cargue de archivos / Archivos
de soporte y visualizar el siguiente men.

Imagen 14

Seleccione la opcin Facturas con soportes incompletos y el sistema

le mostrar las facturas que estn pendientes por cargar documentos.

Imagen 15

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Realice la bsqueda de la factura a la cual cargara los soportes y de clic
en ver soportes, el sistema desplegara en la parte inferior los tipos
documentales.

Imagen 16

Escoja el tipo documental y seleccione el documento el cual se debe

encontrar en formato .pdf.

Imagen 17

4.2.2. Cargue masivo

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Ingrese al Men principal / cargue de archivos / Archivos de soporte/
Adjuntar archivos de soporte masivo, a continuacin el sistema le
mostrara una ventana adicional para buscar la ruta donde se tienen
almacenados los documentos comprimidos en un archivo .zip.
Nota:Las carpetas deben ser nombradas con el pre fijo y numero de
factura. Ejemplo F1_1234
En caso de no tener prefijo, deber nombrar la carpeta segn el nmero
de factura. Ejemplo: 1234

Imagen 18

NOTA: Para realizar el cargue masivo de soportes es necesario comprimir las

carpetas en un archivo .zip
Una vez realizado el cargue de las imgenes el sistema asignara un numero
de cargue para su seguimiento.

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Imagen 19

4.2.3. Radicacin de la factura

Radicacin de factura individual
Ingrese a la siguiente ruta Men principal / Cargue de archivos /
Archivos de soporte/ Facturas por radicar,

Realice la bsqueda de la factura que desea radicar y de clic en Ver

soportes, en la parte inferior se visualizaran los soportes que tiene cargada
la cuenta, verifique que la documentacin este completa y haga clic en
radicar.
Nota: Para radicar la cuenta debe realizar mnimo el cargue del documento
correspondiente a la factura.

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Imagen 20

Radicacin masiva
Ingrese a la siguiente ruta Men principal / Cargue de archivos /
archivos de soporte, a continuacin mostrara el siguiente men.

Imagen 21

Seleccione facturas por radicar, se listaran en la parte superior las

facturas pendientes por radicar

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Imagen 22

Verifique que los documentos cargados correspondan a las facturas y

proceda a realizar la radicacin masiva. Clic en radicar todo.

Imagen 23

4.3.

Configuracin de prefijos para unidades documentales

Para configurar el nombre de los tipos documentales deber ingresar a

Cargue de archivos y seleccionar configuracin

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Imagen 24

A continuacin el sistema mostrara una ventana donde debe ingresar los

prefijos de los nombres de los archivos segn el tipo documental.
Nota: De acuerdo a los nombres que sean asignados a los tipos
documentales, se debern nombrar los documentos de soporte de cada
cuenta mdica de la misma manera.

Imagen 25

Confirmacin del registro de la configuracin de los prefijos.

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Imagen 26

Imagen 27

5. Consultas
5.1.

Facturas

Para seguimiento de las facturas radicadas ingrese a la ruta Men

principal/ Consultas/ Facturas y visualizara el siguiente men. Aqu
podr filtrar la bsqueda por una EPS especfica y por fecha para
visualizar el estado de las facturas.

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Imagen 28

Seleccione el rango de fechas que desee consultar

Imagen 29

A continuacin mostrara la informacin agrupada por mes; cantidad de

facturas radicadas y valor total de facturas.

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Imagen 30

Seleccione el detalle del mes que desea consultar, se listaran las facturas
radicadas en ese mes

Imagen 31

Para visualizar los soportes de la cuenta de clic en Ver, se listaran los

tipos documentales en la parte inferior donde en cada uno de ellos
reflejara la cantidad de soportes cargados.

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Imagen 32

Para visualizar el documento haga clic sobre ste y tendr el visor ubicado
en la parte derecha de la pantalla.

Imagen 33

5.2. Certificados de radicacin

Para generar la certificacin de las facturas radicadas, ingrese a Men
principal /Certificados de radicacin y seleccione la EPS que corresponda.

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Imagen 34

Despus de seleccionar la EPS haga clic sobre el ao que desea

consultar, a continuacin mostrara los certificados disponibles. Para
proceder a la descarga de clic en descargar certificado.

Imagen 35

El sistema le genera un documento en formato .pdf con la certificacin de

radicacin de cuentas. Imagen 38

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Imagen 36

5.3.

Histrico de cargue de archivos planos

A travs de esta opcin el usuario visualizara los cargues exitosos y con
inconsistencias de los archivos planos cargados.

Ingrese a Men principal/Consultas/Histrico cargue planos y

seleccione el filtro que desea realizar, por EPS o todos los cargues.

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Imagen 37

Seleccione el rango de fechas a consultar y se listara el histrico:

Aqu puede realizar la descarga de las inconsistencias presentadas y
certificados de cague exitoso.

Imagen 38

5.4. Histrico de cargue de soportes

Mediante esta opcin el usuario visualizara los cargues exitosos y con
inconsistencias de los soportes cargados.
Ingrese a Men principal/Consultas/Histrico soportes y seleccione el
rango de fechas a consultar.

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Imagen 39

6. Reingresos De Facturas

6.1.

Seleccione el mdulo DEVOLUCIONES del Men Principal.

Imagen 40

Aparecern 4 mdulos, uno por cada EPS y el mdulo Todos que las
agrupa.
Cada mdulo muestra el nmero de facturas que fueron devueltas.

Imagen 41

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6.1.1. Seleccione el mdulo de la EPS que quiere revisar.

Imagen 42

6.1.2. Aparece el recuadro en el que se debe indicar el rango de fechas a consultar.

Diligencie el periodo desde hasta y haga clic en el botn Consultar.

Imagen 43

6.1.3. Se listaran la cantidad y valor de facturas devueltas, agrupadas por mes de

acuerdo al rango de fechas seleccionadas.
Para visualizar el detalle del mes seleccione Detalle

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Imagen 44

6.1.4 Aparece el listado de las facturas devueltas, las cuales debe revisar y
corregir. D clic en el botn Reingreso.

Imagen 45

El siguiente recuadro muestra la causal y observacin por la cual fue devuelta

la factura.
Seleccione el botn DESCARGAR PDF DEVOLUCIONES para que
visualizar y descargar la carta de devolucin emitida por la EPS.
En la parte inferior se encuentran los tipos documentales, para revisar
que soportes tiene cargados la cuenta y tiene la disponibilidad para
adjuntar ms soportes.
-Los mdulos de color azul son los que contienen imgenes, los grises
estn vacos.

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Imagen 46

6.1.5. Si selecciona la pestaa de desplazamiento que se encuentra en la

parte inferior derecha de los mdulos, se podr dirigir a los dems
tipos documentales de la factura en revisin.

Imagen 47

6.1.6. Para insertar una imagen, de clic en el tipo documental que

corresponda y realice la bsqueda del PDF.
-Si ya tiene imgenes cargadas, el sistema la mostrar con el nombre
OLD en la parte inferior de la imagen.
-Para visualizar el contenido de la imagen, clic sobre ella para ampliar la
visualizacin.

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Imagen 48

6.1.7.Cuando agrega una imagen el sistema la mostrar con el nombre NEW.

Imagen 49

6.1.8 El portal slo permitir cargar imgenes en PDF, si inserta cualquier otro tipo
de imagen aparecer la siguiente notificacin:

Imagen 50

Seleccione la imagen en tipo PDF que desea insertar y tendr el siguiente

aviso:

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Imagen 51

6.1.9. El tipo documental donde ingres la(s) imagen(s) se actualiza

automticamente, para ver la imagen insertada haga clic en el mdulo
correspondiente.

Imagen 52

Si necesita eliminar una imagen cargada, ubique el botn HERRAMIENTAS, est

ubicado en la parte inferior derecha;

Imagen 53

Clic en el icono que contiene las hojas y seleccione la imagen a

Ver imagen resaltada.

Imagen 54

eliminar.

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6.2.1.Despus de seleccionada la imagen (se puntear en sus extremos), clic en el
icono de papelera y la imagen se eliminara.

Imagen 55

Imagen 56

Para finalizar el proceso de correccin de la factura d clic en el botn RADICAR

que se encuentra en la parte inferior derecha de los mdulos.

Imagen 57

El sistema indicara el nmero de radicado anterior y el nuevo nmero de

radicado para la factura que reingreso.

Imagen 58

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6.2.2. El trmite quedar con un nuevo nmero de radicado e iniciar nuevamente
el proceso de la Cuenta Mdica.

Imagen 59

7.

Sustentacin de Glosas
En el men principal ingrese al mdulo Sustentacin

Imagen 60

7.1.

Se visualizarn tres libros con las diferentes clases de glosas;

Administrativas, Pertinencia y Mixtas.

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Seleccione el libro donde realizar la sustentacin

Imagen 61

Aqu se listaran las facturas que fueron glosadas.

Seleccione la cuenta dando clic sobre la casilla sombreada.

Imagen 62

El sistema mostrar en Revisin documental los datos bsicos de la factura y

si los soportes fueron verificados correctamente.

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Imagen 63

Seleccione la pestaa Datos de las Glosas para visualizar las causales de

Glosa asociadas a cada prestacin.

Imagen 64

Seleccione Datos de las Prestaciones y Glosas, aqu visualizara todas las

prestaciones de la cuenta mdica y las glosas generadas.

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Imagen 65

Seleccione Datos del Expediente, para visualizar los datos bsicos de la cuenta.

Imagen 66

Sustentacin de glosa sin adjuntar documento

Seleccione los procedimientos a apelar/sustentar dando clic en la casilla sombreada
y posteriormente haciendo un clic en Guardar

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Imagen 67

Registre la observacin o motivo por el cual no acepta la glosa generada.

Imagen 68

Haga clic en aceptar, el sistema notificara los cambios registrados.

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Imagen 69

Ubicando el cursor sobre el signo, el sistema le mostrara la descripcin de la

apelacin/ sustentacin que acaba de ingresar.

Imagen 70

Haciendo un clic sobre la llave, parte derecha de la grilla, el sistema mostrar

el detalle de la sustentacin.

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Imagen 71

Si desea eliminar el soporte que adjunt y la observacin que ingres en la

apelacin/sustentacin, en la columna Nro Doc haga clic sobre la llave.
Clic en la x y Aceptar.
Sustentacin con documentos adjuntos
Seleccione la(s) prestaciones que desea apelar/sustentar
Agregar soporte

y haga clic en

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Imagen 72

Ingrese el motivo de la apelacin de la(s) glosa(s) y haga clic en aceptar.

Imagen 73

En la parte inferior se mostrarn los tipos documentales, seleccione el tipo

documental y cargue el soporte en formato PDF.

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Imagen 74

Una vez cargado el documento, el sistema mostrara el siguiente mensaje.

Imagen 75

Para visualizar el soporte cargado, haga clic sobre el tipo documental y

posteriormente sobre la imagen de la parte inferior. El sistema habilitara el
visor sobre la parte derecha de la pantalla.

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Imagen 76

Una vez sustentada la glosa, seleccione Finalizar sustentacin

Imagen 77

El sistema mostrara el siguiente mensaje, clic en aceptar para enviar nuevamente

la cuenta.

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Imagen 78

El sistema mostrara el mensaje que se adjunta, cuando la cuenta sustentada

ingresa nuevamente.

Imagen 79

Apelar o sustentar todas las glosas

Para apelar todas las prestaciones glosadas, haga clic en la opcin
sombreada

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Imagen 80

Posteriormente debe agregar una descripcin del motivo por el cual no acepta
la glosa y/o adjuntar algn soporte. Ver indicaciones puntos anteriores
(referenciarlos)
Aceptar todas las glosas
Para aceptar toda las glosas seleccione Aceptar todas las glosas del
expediente.

Imagen 81

Para visualizar los soportes cargados, seleccione en la parte inferior el botn Ver soportes.

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Imagen 82