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INDICE
1.
2.
3.
Presentacin..................................................................................................................... 3
Procesos de Diagnstico e Implementacin......................................................................... 4
Metodologa de Diagnstico ............................................................................................... 5
3.1.
Bases y generalidades de la metodologa.................................................................... 5
3.2.
Proceso: Diagnstico ................................................................................................. 6
3.2.1.
Solicitud de Diagnstico..................................................................................... 7
3.2.2.
Anlisis de mbitos Estratgico y Tctico ............................................................ 7
3.2.3.
Anlisis de mbitos Funcionales......................................................................... 7
3.2.4.
Generacin de Informe de Diagnstico................................................................ 8
3.2.5.
Generacin de Plan de Implementacin .............................................................. 8
3.3.
Instrumentos para la etapa de diagnstico ................................................................... 9
3.3.1 Formularios:.............................................................................................................. 9
3.3.2 Pauta elaboracin de informe ..................................................................................... 9
3.3.3 Manual de Diagnstico: Se presenta en anexo II.D el contenido tcnico del manual del
proceso de diagnstico para todos los requisitos de la norma................................................ 9
4. Metodologa de Implementacin ....................................................................................... 10
4.1.
Primer Eje: Aprender haciendo ................................................................................. 10
4.2.
Segundo Eje: Consultora de procesos...................................................................... 10
4.3.
Proceso de Implementacin ..................................................................................... 11
4.4.
Etapas principales ................................................................................................... 13
4.4.1.
Inicio de la implementacin............................................................................... 13
4.4.2.
Cierre brecha en el mbito estratgico y tctico.................................................. 14
4.4.3.
Cierre brecha en los mbitos funcionales (para cada uno de ellos)...................... 14
4.4.4.
Elaboracin informe final .................................................................................. 15
4.5.
Instrumentos ........................................................................................................... 15
4.5.4 Pauta para el cierre de las brechas ........................................................................... 16
4.5.5 Condiciones de satisfaccin de los verificadores ........................................................ 16
Anexo I................................................................................................................................... 18
Anexo II .................................................................................................................................. 23
Anexo III ................................................................................................................................. 83
Escala Porcentual para Cuantificar Brechas............................................................................. 83
1. Presentacin
Este Documento contiene la metodologa para las fases de diagnstico e implementacin y el Manual de Diagnstico de
la Norma NCh2909: Sistemas de gestin- Requisitos Fundamentales para la Gestin Pyme.
Ha sido elaborado conjuntamente por la Corfo, el INN y ChileCalidad, en base a la consultora Diseo, Construccin y
Prueba de un Sistema de Implementacin del Modelo de Gestin Integral para la Pequea y Mediana Empresa
realizado por la Universidad de Chile.
Se trata de un documento preliminar, que est an en fase de revisin y correccin por las instituciones antes sealadas,
y por lo tanto, se entrega con fines estrictamente pedaggicos para el desarrollo de este curso.
En este sentido, es de circulacin restringida y se prohbe su uso con otros fines que no sean los indicados, as como su
reproduccin total o parcial.
Centro Nacional de Productividad y Calidad
Corporacin de Fomento de la
Produccin
ChileCalidad
INN
CORFO
2.
El macro proceso de implementacin se compone de dos procesos o fases secuenciales, diagnstico e implementacin
propiamente tal.
El proceso de diagnstico consiste en la identificacin del nivel en el cual se encuentran instalados, en la empresa, los
distintos requisitos de gestin de la norma.
El proceso de implementacin, en tanto, consiste en cerrar las brechas detectadas en el diagnstico respecto de los
requisitos de gestin de la norma, de modo que con ello se instalen procesos de gestin en distintos mbitos de la
empresa y prcticas en quienes son responsables de dichos procesos.
Los procesos de diagnstico e implementacin son consecutivos y adems, el diagnstico se ha considerado un
requisito para iniciar la implementacin. As entendido, los resultados del proceso de diagnstico son insumos para el
inicio de la implementacin.
El proceso de diagnstico se inicia cuando una empresa realiza una solicitud de diagnstico a la empresa consultora, y
termina una vez que la empresa consultora ha entregado un informe conteniendo las brechas existentes respecto de la
norma y adems, una propuesta para cerrar dichas brechas o plan de implementacin.
El proceso de implementacin se inicia una vez que la empresa diagnosticada decide implementar el plan propuesto, y
termina una vez que todas las brechas detectadas han sido cerradas de acuerdo al plan.
La metodologa diseada para realizar el diagnstico de la empresa consiste en la bsqueda, por parte de un profesional
diagnosticador externo a la empresa, de verificadores o elementos cuya existencia da cuenta de la instalacin del
requisito de gestin.
Por cada requisito de la norma se ha establecido un requisito de gestin que representa lo que se debe instalar en la
empresa, y para cada uno de ellos se han identificado verificadores. Si los verificadores no se encuentran o se
encuentran parcialmente, lo que se determina a travs de los medios de identificacin, el diagnosticador debe detectar la
brecha existente entre la realidad de la empresa y lo exigido en el requisito de gestin. Para ello se han establecido
niveles de gestin por cada requisito. Una vez identificada la brecha el profesional diagnosticador junto a especialistas
del equipo consultor proponen un plan para cerrar dicha brecha o plan de implementacin.
El proceso de diagnstico entrega por resultado un informe con las brechas y un plan de implementacin.
La metodologa diseada para el proceso de implementacin consiste en una metodologa general que contempla las
etapas y secuencia que se deben seguir para obtener el cierre de las brechas, en el supuesto de una empresa que tiene
brechas en todos los mbitos de la norma.
Esta metodologa permite que las intervenciones especficas de gestin, referidas a un determinado requisito de la
norma, se definan por cada empresa consultora en la medida que se apliquen como condicin indispensable los ejes
bsicos de la metodologa: aprender-haciendo y enfoque de procesos.
La aplicacin exitosa de las metodologas descritas en este informe requiere un equipo de profesionales. Los perfiles y
calificacin de los miembros del equipo consultor deben ser establecidos entendiendo que ambos procesos, diagnstico
e implementacin, forman parte de un nico macro proceso, denominado Implementacin. Por ello, algunos de los
miembros del equipo participarn en la etapa de diagnstico y otros en la etapa de implementacin propiamente tal,
todos ellos comprometidos para que la empresa logre certificar.1
En el Anexo I se presenta una propuesta metodolgica que orienta la definicin de la organizacin del
equipo consultor y el perfil de los consultores.
4
3.
Metodologa de Diagnstico
3.2.
Proceso: Diagnstico
Solicitud de Diagnstico
3.2.2.
Este proceso tiene por objetivo identificar y verificar el grado de cumplimiento de los requisitos de gestin en los mbitos
estratgico y tctico, contenidos en la norma (requisitos 5 y 6).
Para dar cuenta de este objetivo, el profesional a cargo del diagnstico sostendr reuniones con el (los) dueo (os) de la
empresa y su gerente ggeneral o mximo representante de la gerencia, previamente acordadas.
En estas reuniones, con la ayuda de las listas de chequeo y una pauta general de entrevista, el profesional
diagnosticador verificar en qu medida la empresa cumple con los requisitos de gestin.
En caso que no se constaten todos o alguno de los elementos verificadores, el diagnosticador deber definir el nivel de
cumplimiento del requisito de gestin (brecha).
Los productos de esta etapa son los siguientes:
1. Listas de chequeo completa s y entrevistas realizadas
2. Identificacin del nivel de cumplimiento (o brecha) de los requisitos de gestin en el mbito estratgico. (Ver
anexo II.D)
En caso de ser necesario las brechas pueden ser cuantificadas aplicando la metodologa contenida en el
anexo III, con las consideraciones que ah se sealan.
8
3.3.1 Formularios: Tienen por propsito facilitar la solicitud de diagnstico, los requerimientos de informacin y para
agendar reuniones (anexo II.A a C).
3.3.2 Pauta elaboracin de informe: Pauta diseada para apoyar al profesional diagnosticador para elaborar el informe
de diagnstico (anexo II.E).
3.3.3 Manual de Diagnstico: Se presenta en anexo II.D el contenido tcnico del manual del proceso de diagnstico
para todos los requisitos de la norma.
Para comprobar la existencia de los verificadores se utilizarn listas de chequeo y pautas para entrevistas segn
corresponda. Las pautas para entrevistas no corresponden a preguntas estructuradas (para no dar pie a respuestas
estructuradas de antemano por la empresa) sino que corresponden ms bien a una gua donde se establece la temtica
de las preguntas.
4.
Metodologa de Implementacin
Si bien el propsito de la implementacin es que las empresas cierren la brecha detectada durante la etapa de
diagnstico, que finalmente les permita obtener la certificacin, no es menos cierto, que la forma en que se cierre la
brecha incidir en la sustentabilidad que tenga este proceso de mejora en la gestin.
Considerando la importancia que las mejoras que se logren en la gestin sean sustentables en el tiempo, se ha diseado
una metodologa para la implementacin que descansa en los siguientes ejes estratgicos:
Sesiones de seguimiento para evaluar el grado de avance y entregar distinciones y direcciones para el logro
del objetivo planteado
El trabajo de una persona en la empresa se inserta en una cadena cliente-proveedor, lo que implica, por un lado, que su
trabajo tiene sentido en la medida que satisface condiciones de satisfaccin acordadas con su cliente y, por otro, con las
condiciones de satisfaccin, que en su calidad de cliente, acuerda con sus proveedores. Luego, este enfoque demanda
que el equipo consultor establezca estas relaciones o cadenas cliente-proveedor al iniciar el proceso de implementacin,
pues ellas definirn el estndar de las prcticas que demanda instalar el cierre de las brechas.
La implementacin propiamente tal, o intervencin, corresponde al segundo proceso del macro proceso
Implementacin. Es la fase siguiente al diagnstico.
Los resultados del proceso de diagnstico (identificacin de la brecha y propuesta de plan de trabajo para la
etapa de implementacin) sirven de input para la etapa de implementacin, especialmente, en cuanto a
identificar la brecha para dar cumplimiento con los requisitos de gestin contenidos en la norma.
El plan de trabajo especfico que guiar la implementacin se disea al final del proceso de diagnstico. A
travs de este plan el equipo consultor se encargar de implementar acciones para cerrar la brecha.
La metodologa propuesta establece los ejes y un marco general para desarrollar la implementacin, dejando
abierto el marco conceptual y metodolgico especfico que los equipos consultores debern utilizar para
asegurar el efectivo cierre de la brecha para cada requisito de la norma.
Lo sealado en el punto anterior supone que el equipo consultor tendr un rol ms bien de facilitador, pero
quienes en definitiva se harn cargo de las mejoras sern los profesionales, tcnicos y dems empleados de la
empresa, bajo la gua y supervisin del equipo consultor.
La operacionalizacin del programa de trabajo para este proceso implica iniciarlo por el mbito estratgico,
pues este da contexto al trabajo a realizar en las reas o mbitos funcionales de la empresa.
El trabajo en los mbitos y/o reas funcionales tiene un carcter modular, esto significa que cada mbito de la norma
puede ser tratado en forma independiente y en paralelo siempre que el proceso se inicie por el mbito estratgico.
Sin embargo, atendiendo a que las empresas tienen limitaciones de tiempo o recursos, se propone una
secuencialidad para abordar los mbitos funcionales.
Dado el enfoque de procesos, donde lo que importa es la satisfaccin de clientes externos e internos, y por tanto,
todos los procesos internos de la empresa deben servir a este propsito, se sugiere una secuencia que siga este
principio:
11
mbito
Estratgico
Decisiones
Tcticas y
Operativas
Procesos
relacionados con
el cliente
Realizacin de
producto
Gestin de
personas
Sistema de Gestin
- Mantencin del
sistema
Gestin de recursos
financieros y fsicos
12
Solicitar informacin general para identificar los procesos internos y las cadenas cliente-proveedor.
Los procesos identificados deben ser validados por el equipo consultor con la contraparte en la
empresa al inicio del cierre de las brechas, constituyendo un marco referencial para todo el proceso
de implementacin
Se propone como actividad central de esta etapa una reunin, que no debiera durar ms de 3 horas.
13
4.4.3. Cierre brecha en los mbitos funcionales (para cada uno de ellos)
El objetivo de esta etapa es apoyar al equipo ejecutivo a cumplir los requisitos de gestin que exige cada uno de los
mbitos de la norma, desarrollando las competencias, a nivel bsico, que ello requiere.
El cumplimiento de este objetivo demanda de parte del equipo consultor: explicar el espritu, contenido y resultados
esperados de la norma; entregar distinciones relevantes para el rea y que les faciliten hacerse cargo de la brecha
existente e incrementar su efectividad.
Se recomienda la realizacin de un Taller aprender-haciendo, en el que participe el equipo a cargo del mbito
funcional, y junto con ellos, algunos clientes y proveedores internos relevantes para su gestin y cumplimiento de los
requisitos de gestin.
El resultado esperado es que los participantes se comprometan con acciones concretas para cerrar la brecha en su
mbito o sobre el elemento de la norma que es de su responsabilidad.
Luego, se requerir, por parte del equipo consultor, hacer un seguimiento de los compromisos, a fin de comprobar su
cumplimiento. Durante este seguimiento, el equipo consultor evaluar el grado de avance y se entregar orientaciones
para cumplir con los compromisos contrados en los plazos estipulados (eventualmente pueden surgir nuevos
compromisos).
Para dar cumplimiento a este objetivo se recomienda realizar sesiones de trabajo con los miembros del equipo a cargo
del mbito funcional.
14
Una vez que el responsable de un compromiso lo haya declarado por terminado, tanto el jefe del rea funcional como el
equipo consultor, evaluarn el grado de cumplimiento.
Si el grado de cumplimiento no fue el acordado, el responsable dispondr de un plazo determinado para terminar con su
compromiso en forma satisfactoria.
Una vez que los compromisos se han cumplido en las condiciones acordadas, el equipo consultor prepara un reporte que
debe contener, a lo menos, parti cipantes, actividades y resultados o productos obtenidos (cierre de la brecha). Este
reporte se tiene que hacer para cada rea funcional o mbito de la norma, y debe ser validado por el responsable del
mbito funcional y por alguien del equipo ejecutivo de la empresa.
4.5. Instrumentos
Para abordar la brecha en cada uno de los mbitos y requisitos de la norma, el equipo consultor dispondr de un
conjunto de instrumentos o herramientas metodolgicas:
4.5.1 Entrevistas: cuyo foco estar centrado en conocer las razones de los entrevistados respecto de las causas que
originan la brecha, cun sustentadas estn esas evaluaciones y cun alineado est el equipo de la empresa en cuanto a
las causas y modos de enfrentar la problemtica del mbito o requisito de la norma. Se recomienda que la duracin de
cada entrevista sea de una hora.
4.5.2 Jornada de capacitacin (aprender-haciendo): para cada mbito se ha considerado al menos un taller de
capacitacin que tendr un doble propsito: que los participantes incorporen nuevas distinciones que mejoren sus
prcticas, y que estas se aprendan o enseen desde los problemas concretos que estn enfrentando. Esta jornada
puede ser utilizada tanto para el mbito estratgico como para los mbitos funcionales contenidos en la norma. Se
recomienda que su duracin sea de 8 horas, y cuando se trate de un taller de diseo estratgico se sugiere una duracin
de 12 horas.
4.5.3 Sesiones de trabajo: sesiones tutoriales en las cuales el equipo consultor a partir de las distinciones
proporcionadas en los talleres asigna tareas a las personas involucradas relacionadas con los distintos requisitos de la
norma, sobre las cuales posteriormente hace seguimiento. Se sugiere que su duracin no sea superior a tres horas.
15
16
Herramientas
Son instrumentos de apoyo a la gestin, tales como bases de datos, sistemas de informacin, planillas, que registran
informacin sobre la operacin de la empresa y que sirven de base para la toma de decisiones de la empresa.
Al igual que los registros tienen un responsable de su administracin, mantenindolas operativas y disponibles para los
usuarios.
Procedimiento
Es un mecanismo estandarizado que explica cmo ha de realizarse un proceso.
Los procedimientos deben tener actividades a realizar (flujo), requisitos para la ejecucin, responsables, puntos de
control, entradas y salidas.
17
Anexo I
Metodologa para Definir la Organizacin del Equipo
Consultor y el Perfil de los Consultores
18
Para establecer la organizacin del equipo y el perfil de los miembros del mismo, es importante seguir un procedimiento
cuyas principales etapas se sealan a continuacin:
1.
Considerar la misin de la que se hace cargo la norma NCh2909, pues en definitiva es a esta misin que el
equipo y sus miembros deben aportar desde su rol especfico.
2.
Declarar la sub- misin del equipo. Esta sub- misin corresponde a los desafos y objetivos especficos de los
cuales se tienen que hacer cargo como equipo consultor.
3.
Teniendo en consideracin la misin, desafos y objetivos del equipo consultor, es factible definir
organizacin (estructura) del equipo consultor y los roles de sus miembros.
4.
Identificados los roles y responsabilidades de los miembros del equipo consultor, se procede a definir las
competencias deseables que deben tener estos profesionales para hacerse cargo de manera efectiva de su
rol. Las competencias, a su vez, pueden ser subdivididas en habilidades y conocimientos (incluye la
experiencia que debiera tener el profesional).
la
A objeto de orientar ms precisamente el establecimiento de la organizacin del Equipo Consultor y el Perfil de los
Consultores, a continuacin se presenta en detalle los puntos mencionados:
Misin
Contribuir al desarrollo y mejoramiento de la gestin de la pequea y mediana empresa chilena, y de esta forma, a la
competitividad e insercin en los mercados en los cuales sta participa.
Desafos y roles del equipo consultor
Se han definido los siguientes desafos y roles del equipo:
Para aquellas empresas que presenten alguna brecha con la norma, proponer un plan que les permita acceder
a su certificacin, sugiriendo reas de intervencin o de posibles mejoras para cerrar la brecha identificada.
Ejecutar el plan de accin propuesto para el cierre de las brechas, dejando a la empresa en condiciones de
certificar de acuerdo a la norma NCh2909.
Velar porque los ejes sobre los cuales descansa el proceso de implementacin sean los que efectivamente se
apliquen para el cierre de las brechas.
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Director Proyecto
Estratega
Profesional Diagnosticador
Especialista
Operaciones
Especialista
RRHH
Especialista
Comercial
Especialista
Financiero
Profesional Junior
Dirige la ejecucin y al equipo a cargo del proyecto, tomando las decisiones que aseguren la obtencin de los
objetivos tcnicos propuestos.
Controla y supervisa la realizacin de las diferentes actividades en los plazos y condiciones de satisfaccin
estipulados en el proyecto.
Brinda apoyo y asesora a su equipo, en el marco de la metodologa que exige la Norma en los procesos de
diagnstico e implementacin.
Mantiene la relacin con la empresa cliente, resguardando el cumplimiento de los compromisos que surjan en
el marco del proyecto.
20
b) Profesional Diagnosticador:
Determina la brecha que tiene la empresa respecto de los requisitos de gestin que exige la Norma.
Genera el plan de implementacin, en consulta con el director del proyecto y los profesionales especialistas en
los distintos mbitos de la empresa.
Genera y ejecuta un plan de trabajo (entrevistas, talleres, sesiones de seguimiento) para la realizacin del
proceso de implementacin, en lo que a su rea de especializacin se refiere.
Desarrolla las capacidades que requiere el personal de la empresa a fin de cerrar las brechas y cumplir con los
requisitos de gestin.
d) Profesional Junior:
Apoya a todas y cada una de las categoras profesionales antes indicadas para que estos puedan dar
cumplimiento a sus responsabilidades.
Capacidad de planificacin
Habilidad para desarrollar competencias en las personas en la accin, es decir, que las personas aprendan
haciendo, resolviendo los problemas concretos que enfrentan al desempear su trabajo.
21
b) Conocimientos y Experiencia
Se entienden como conocimientos aquellos elementos cognitivos, aprendidos por formacin y/o experiencia, que
permiten o sustentan dar cuenta del rol de Director de Proyecto, Profesional Diagnosticador y/o Profesional especialista.
Entre estos elementos se encuentran los siguientes:
Conocer de manera exhaustiva la norma NCh2909, sus definiciones bsicas, contenidos y alcances, y
metodologas de diagnstico e implementacin: esta es condicin imperativa para el Director de Proyecto y en
el caso de las otras categoras de profesionales es deseable.
Conocer a nivel general otros sistemas de calificacin, certificacin y acreditacin: esta es condicin para el
Director de Proyecto.
Conocer la problemtica y desafos de la pequea y mediana empresa nacional: es condicin deseable para
todas las categoras profesionales consideradas en la organizacin del equipo consultor.
Conocimientos de concepto s y tcnicas de gestin empresarial: en el caso del Director de Proyecto y del
diagnosticador se requiere un conocimiento de tipo general en estas temticas, en tanto el estratega como los
Profesionales Especialistas deben demostrar conocimientos y experiencia en los mbitos de su especialidad.
Particularmente, el profesional especialista en el mbito operaciones debe tener conocimiento de
reglamentacin y levantamiento de temas ambientales.
22
Anexo II
Herramientas de Apoyo para la Aplicacin de la Metodologa
de Diagnostico
23
Anexo II.A
SOLICITUD DE DIAGNSTICO
USO INTERNO
CDIGO PROYECTO
FECHA DE RECEPCIN
RAZN SOCIAL
RUT
TIPO DE SOCIEDAD
AO CONSTITUCIN
DIRECCIN
CDIGO POSTAL
COMUNA
CIUDAD
REGIN
RUT
CARGO
FONOS
FAX
N DE INSTALACIONES
N de empleados
CONTACTO EN LA EMPRESA
24
N DE EMPLEADOS
JEFES
ADMINISTRATIVOS
OPERARIOS PERMANENTES
OPERARIOS
TEMPORALES
PRODUCTOS O LNEA DE
PRODUCTOS (ESPECIFICAR
CANTIDAD)
PRODUCTO /LNEA 1
PRODUCTO /LNEA 2
PRODUCTO /LNEA 3
TIPO DE MERCADO
LOCAL
NACIONAL
PRINCIPALES
MERCADOS
REGIONAL
EXPORTADOR
MULTIREGIONAL
% PARTICIPACIN
25
Anexo II.B
DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS REQUERIDOS PARA DIAGNSTICO
Informacin sobre la empresa
26
PROCESOS PRODUCTIVOS MS
IMPORTANTES
CLIENTES MS IMPORTANTES
PROVEEDORES MS IMPORTANTES
27
AO
AO
CUENTAS RESULTADOS
Ingresos Operacionales
Costos Operacionales
Resultados Operacionales
Utilidad Neta del Ejercicio
NOTA: Adjuntar los balances generales de los 3 ltimos ejercicios anuales (no el
balance tributario) que respalden la informacin presentada; todos estos
documentos deben estar firmados por el Contador y representante legal
de la empresa.
__________________________
Nombre y Firma
Representante Legal de la Empresa
________________________
Nombre y Firma
Contador
_____________
Fecha
28
Anexo II.C
AGENDA DE TRABAJO PARA REALIZAR DIAGNSTICO DE LA SITUACIN
ACTUAL DE LA EMPRESA RESPECTO A LA NORMA INTEGRAL PYME.
1. ALCANCE Y OBJETIVO
3.
Anexo II.D
30
4 Sistema de gestin
4.1 Requisitos generales
La empresa debe implementar, documentar cuando se explicite, y mantener un sistema de gestin de
acuerdo a los requisitos establecidos en esta norma.
Requisito de gestin: La empresa debe cumplir con todos los requisitos establecidos en esta norma.
Verificadores:
Verificador 1: Todos los requisitos de la norma en cumplimiento. Se verifica una vez terminada la revisin de la totalidad
de los elementos.
Medio de Identificacin: Lista de chequeo
tem
SI/NO
Nivel (1)
Observaciones
Requisitos de la norma
4.2.1 Generalidades
4.2.2 Control de los documentos
4.2.3 Control de los registros
5.1 Definicin de la estrategia
5.2 Compromiso de la gerencia
5.3 Revisin por la gerencia
6 Revisin de la informacin para la toma de decisiones
7.1.1 Caracterizacin de los clientes
7.1.2 Requisitos de los clientes
7.1.3 Comunicacin de los requisitos de los clientes
7.2.1 Percepcin de los clientes
7.2.2 Recepcin y tratamiento de reclamos
7.3 Atributos del producto
7.4 Informacin de las ventas
8.1 Normativa vigente en mbitos legislacin laboral, de salud,
previsional, de higiene y seguridad
8.2 Roles y responsabilidades del personal
8.3 Informacin del personal
8.4 Acciones peridicas de aprendizaje
9.1 Normativa vigente de temas tributarios y contables
9.2 Informacin financiera en el corto plazo
9.3 Resguardo de activos fijos y circulantes
9.4 Costos por producto
9.5 Informacin de sus resultados
9.6 Nivel mnimo de operacin para generar utilidades
9.7 Presupuesto
10.1.1 Levantamiento y documentacin de la realizacin del producto
10.2.1 Requisitos de compras
10.2.2 Comunicacin de los requisitos de compra
10.2.3 Actividades de verificacin de materias primas, insumos y/o
servicios
10.2.4 Evaluacin, calificacin y seleccin de proveedores
10.3.1 Inventarios
10.4.1 Aspectos ambientales
10.4.2 Identificacin y acceso a normativa vigente ambiental
11 Mantencin del sistema
Nota: Se debe colocar SI, si el requisito se ha cumplido en su totalidad.
(1) Este nivel corresponde al nivel de gestin identificado en el diagnstico para cada uno de los requisitos de la norma.
31
a) documento que describa el sistema de gestin (puede adoptar la forma de un esquema, un diagrama o un
manual de gestin);
b) procedimientos documentados en los casos en que esta norma lo exige, indicando para su control, al
menos, el ttulo, el cdigo de identificacin si es necesario, el responsable de la elaboracin y aprobacin,
la numeracin de las pginas, el nmero total de pginas, la lista de distribucin y la fecha de aprobacin;
c) otros documentos internos y externos relacionados con los requisitos de la presente norma (normas,
especificaciones tcnicas, manuales de uso de equipo y similares);
NOTAS:
1) Cuando aparezca el trmino procedimiento documentado, dentro de esta norma, significa que el
procedimiento debe ser establecido y formalizado por escrito; cuando se indica solo procedimiento no
requiere estar por escrito.
2) La documentacin puede estar en cualquier forma o medio de soporte. Particularmente los
procedimientos documentados pueden consistir en diagramas de flujo o esquemas, en la medida que
satisfagan los requisitos de contenido establecidos en esta norma.
Requisito de gestin: La documentacin mnima que la empresa debe tener es:
a)
documento que describa el sistema de gestin (puede adoptar la forma de un esquema, un diagrama o un
manual de gestin);
b)
procedimientos documentados en los casos en que esta norma lo exige, indicando para su control, al menos, el
ttulo, el cdigo de identifi cacin si es necesario, el responsable de la elaboracin y aprobacin, la numeracin
de las pginas, el nmero total de pginas, la lista de distribucin y la fecha de aprobacin;
c)
otros documentos internos y externos relacionados con los requisitos de la presente norma (normas,
especificaciones tcnicas, manuales de uso de equipo y similares);
d)
e)
lista de documentos controlados, que incluya como mnimo, ttulo, cdigo de identificacin, si lo tuviera y fecha
de aprobacin.
Verificadores:
Verificador 1:
Documento que describa el sistema de gestin
Medio de Identificacin: Lista de chequeo
tem
Documento que describe el sistema de gestin
SI/NO
Observaciones
32
Verificador 2:
Cada procedimiento documentado debe contener al menos: ttulo, el cdigo de identificacin si es necesario, el
responsable de la elaboracin y aprobacin, la numeracin de las pginas, el nmero total de pginas, la lista de
distribucin y la fecha de aprobacin.
Medio de Identificacin: Lista de chequeo
Documento
Titulo
Cdigo
Responsable
Elaboracin
Responsable
Aprobacin
N Pag
Total
Lista
Pag
Fecha
Aprobacin
1
2
3
(*) Se debe colocar SI, si el contenido indicado est en el documento, en caso contrario colocar NO.
Documentos sobre los cuales se debe realizar la verificacin:
1.
2.
Documento que contiene el procedimiento para recepcionar reclamos y tomar acciones en relacin a ellos. Este
procedimiento debe definir un responsable a cargo de esta actividad y la forma de asignacin de responsables
especficos por cada reclamo (requisito 7.2.2).
3.
Documento que contiene los activos fijos y circulantes a resguardar, criterio de seleccin de estos activos,
acciones de resguardo y su justificacin (requisito 9.3).
Nota: Para la correcta aplicacin de la metodologa de diagnstico se debe validar adems, que cada documento
mencionado como verificador indique el responsable del proceso al cual se hace referencia y su fecha de actualizacin.
Esta condicin es indispensable, por cuanto para cada requisito cuyo verificador es un documento, se ha supuesto la
existencia de dicha informacin para la definicin de otros verificadores, y en algunos casos de los niveles de gestin.
Verificador 3:
Lista de documentos controlados conteniendo como mnimo: ttulo, cdigo de identificacin, si lo tuviera y fecha de
aprobacin.
Medio de Identificacin: Lista de chequeo
tem
Lista de documentos controlados, que contiene:
Ttulo
Cdigo de identificacin
Fecha de aprobacin
SI/NO (*)
Observaciones
(*) Se debe colocar SI, si el contenido indicado est en el documento, en caso contrario colocar NO.
Niveles de cumplimiento del Requisito 4.2.1:
Nivel 0: La empresa no cumple con los requisitos.
Nivel 1: La empresa s cumple con los requisitos.
33
b)
asegurar que los documentos sean legibles y fcilmente identificables y estn disponibles;
c)
d)
e)
asegurar que los documentos son distribuidos al personal que corresponda y se mantienen
registros de dicha distribucin.
Requisito de gestin: La empresa debe contar con un procedimiento documentado en el que se indique el
procedimiento y los responsables para:
a)
b)
asegurar que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables y estn disponibles;
c)
d)
e) asegurar que los documentos son distribuidos al personal que corresponda y se mantienen registros de
dicha distribucin.
Verificadores:
Verificador 1: Documento con el procedimiento que indique como asegura el cumplimiento con cada punto del requisito
y el responsable.
Medio de Identificacin: Lista de chequeo
tem
1. Documento con el procedimiento para cumplir con letras a) a e)
2. Documento contiene:
Procedimiento y responsable para revisar y actualizar los documentos cuando
sea necesario y aprobarlos nuevamente
Procedimiento y responsable para que los documentos permanezcan legibles
y fcilmente identificables y estn disponibles
Procedimiento y responsable para que los documentos de origen externo se
identifiquen, archiven y mantengan
Procedimiento y responsable para prevenir el uso de documentos obsoletos
Procedimiento y responsable para asegurar que los documentos sean
distribuidos al personal que corresponda y se mantengan registros de dicha
distribucin
SI/NO
Observaciones
SI/NO
Observaciones
34
Identificacin
Fecha
Responsable
(*) Se debe colocar SI, si el contenido indicado est en el registro, en caso contrario colocar NO.
Este lista de chequeo se aplica a cada registro mencionado en el Manual de Diagnstico como verificador.
Niveles de cumplimiento del Requisito 4.2.3:
Nivel 0: No cumple con los requisitos referidos a control de los registros.
Nivel 1: S cumple con los requisitos referidos a control de los registros.
35
5. Estrategia y Liderazgo
La gerencia debe ejercer su liderazgo a travs de, a lo menos, las siguientes acciones:
5.1 Definicin de la estrategia.
La gerencia debe definir y documentar una estrategia basada en informacin generada por la empresa y en
informacin de su entorno, en particular de sus clientes, que incluya al menos un plan de accin documentado
de corto y mediano plazo.
Requisito de gestin:
1. La empresa debe contar con una estrategia fundamentada sobre la base de informacin interna de la empresa e
informacin del entorno y en conocimiento de los ejecutivos mximos de la empresa.
2. La empresa debe contar con planes de accin especficos asociados a los objetivos estratgicos. Estos planes de
accin deben contener: objetivos especficos, objetivo(s) estratgico(s) al cual est asociado, acciones, responsables,
plazos, indicadores, metas, hitos evaluativos y recursos involucrados.
Definiciones aplicables al requisito de gestin y los verificadores:
a)
Estrategia: Declaracin a travs de la cual se pretende capitalizar las fortalezas de la empresa y hacerse
cargo de sus debilidades, para captar oportunidades del entorno neutralizando sus amenazas. La estrategia
se operacionaliza en los planes de accin.
b)
Objetivos estratgicos: Los objetivos estratgicos son los propsitos de mediano y largo plazo que la
empresa desea alcanzar. Estos se dan en mbitos respecto de: negocios que la empresa quiere explotar,
mercados que quiere conquistar, productos a utilizar, tecnologas o proceso y/o necesidades o requerimientos
que desea satisfacer.
c)
Metas: Las metas estratgicas se definen como la cuantificacin de los objetivos estratgicos, y para ellas se
debe establecer adems el plazo en que se lograr.
d)
Indicadores de logro: Los indicadores de logro se refieren a la frmula de clculo y unidad en la cual se mide
la obtencin de los objetivos estratgicos.
e)
Hito evaluativo: son instancias de carcter evaluativo del avance hacia la meta estratgica, que tienen la
caracterstica de ser verificables.
f)
Mercado objetivo: El mercado objetivo se define como el grupo de clientes a quienes la empresa quiere
atender.
g)
Oferta de valor: La oferta de valor corresponde a todas las caractersticas del producto y servicio (atributos)
por las cuales el cliente compra el producto.
h)
i)
Plan de accin: Conjunto de acciones para alcanzar algn objetivo en particular. El plan de accin debe
especificar las acciones, los responsables, plazos, indicadores, metas, hitos evaluativos y recursos
involucrados. Pueden ser de corto, mediano y largo plazo. Esta caracterstica, de corto, mediano o largo
plazo, depender de la industria en que se participe, de la naturaleza del negocio y sus respectivas
estrategias.
Verificadores:
Verificador 1: Documento escrito de la estrategia, que debe contener objetivos estratgicos, indicadores de logro, hitos,
metas asociadas y una periodicidad de revisin. Adems, este documento debe contener la informacin que sustenta la
36
estrategia: informacin del entorno e informacin interna de la empresa. Esta corresponde a descripcin de su mercado
objetivo, de sus competidores, de la industria a la cual pertenece, de la oferta de valor y sus capacidades internas.
Medio de Identificacin: Lista de chequeo
tem
1 Documento escrito con la estrategia (resultados del proceso estratgico), que
contiene:
a) Clientes y productos
b) Oferta de valor
c) Objetivos estratgicos
d) Indicadores de logro
e) Metas
f) Hitos
g) Periodicidad de revisin
2 Documento escrito con la sustentacin de la estrategia (antecedentes), que
contiene:
a) Informacin del mercado objetivo: quines son, qu productos/servicios
compran, requisitos del mercado objetivo.
b) Informacin de sus competidores: quines son, productos que ofrecen,
canales de distribucin, precios, identificacin de los principales.
c) Informacin de la industria a la cual pertenece la empresa: informacin de los
proveedores, informacin reglamentaria, informacin de productos/servicios
sustitutos.
d) Informacin de la oferta de la empresa: productos que ofrece con sus
especificaciones generales, sus atributos y proceso de produccin utilizado.
e) Informacin de las capacidades internas de la empresa, especficamente: en
recursos humanos, equipamiento, infraestructura y tecnologa
f) Otros aspectos no listados. (indicar en observaciones cuales)
SI/NO
Observaciones
Verificador 2: Documento con la descripcin del plan o de los planes de accin especficos asociados a los objetivos
estratgicos.
Medio de Identificacin: Lista de Chequeo
tem
Documento con el (los) plan(es) de accin, que contiene:
a) Objetivos del plan
b) Objetivo (s) estratgico (s) al cual se asocia
c) Listado de acciones, con plazos, indicadores, metas.
d) Recursos involucrados valorados en pesos
d) Perodo o hito de revisin
SI/NO
Observaciones
tem
Identificacin de los clientes que la empresa quiere atender
Oferta de la empresa, productos (lnea de productos)
Principales competidores, y caractersticas de sus productos
Metas estratgicas asociadas a su rea (2) en el corto y mediano plazo.
SI/NO (1)
Observaciones
(1): Se debe colocar SI, si las respuestas son coherentes con el documento estratgico, en caso contrario se debe
colocar NO.
(2) Al gerente general o dueo de la empresa se debe preguntar sobre todas las metas de la empresa
Para medir la brecha se hace necesario la realizacin de una entrevista adicional a la asociada a los verificadores.
Medio de Identificacin: Entrevista
A quienes entrevistar: Dueo de la empresa, Gerente General o mximo representante de la gerencia, y todos los
Gerentes Funcionales o mximos responsables de reas funcionales.
Temas de la entrevista para medicin de brecha: La entrevista, a travs de preguntas elaboradas por el diagnosticador
debe abordar los siguientes temas:
tem
SI/NO (*)
Observaciones
En el caso de no existir estrategia documentada, existen planes de accin
documentados y alineados en base a algn(os) objetivo(s) estratgico(s)
(*): Se debe colocar SI, si las respuestas a las preguntas genricas son afirmativas, en caso contrario debe colocar NO.
Niveles de cumplimiento del Requisito 5.1:
Nivel 0: No tiene estrategia fundamentada en un documento por escrito ni planes de accin por escrito.
Nivel 1: Cuenta con estrategia documentada, pero la informacin que la sustenta no esta en un documento.
Nivel 2: Cuenta con estrategia documentada, cuenta con la informacin que la sustenta documentada, pero sin planes de
accin alineados ni documentados.
Nivel 3: Cuenta con planes de accin documentados y alineados en torno a uno o varios objetivo(s) estratgico(s), pero
no cuenta con una estrategia documentada ni la informacin que la sustente por escrito.
Nivel 4: Cuenta con planes de accin documentados y alineados en torno a uno o varios objetivo(s) estratgico(s), no
cuenta con una estrategia documentada pero s cuenta con informacin por escrito que sirve de sustento a la estrategia.
Nivel 5: Cuenta con estrategia y planes de accin documentados, y con la informacin documentada que sustenta la
estrategia
38
Requisitos de gestin:
1. Los planes de accin especficos deben estar aprobados y comunicados a los responsables.
2. Los recursos comprometidos en los planes de accin deben estar incorporados en el presupuesto de la empresa.
Verificadores:
Verificador 1: Responsables en conocimiento de los planes de accin vigentes y que ellos se encuentren en ejecucin
Medio de Identificacin: Entrevista
A quienes entrevistar: A los responsables de los planes de accin, que pueden ser el dueo de la empresa, Gerente
General o mximo representante de la gerencia, y los Gerentes Funcionales o mximos responsables de reas
funcionales.
Temas de la entrevista: La entrevista, a travs de preguntas elaboradas por el diagnosticador, debe abordar los
siguientes temas:
tem
SI/NO (*)
Observaciones
Objetivos y metas del plan de accin que tiene a su cargo
Periodicidad o hito de revisin del cumplimiento de las metas
Acciones en ejecucin para alcanzar los objetivos del plan de accin
Recursos asignados para la ejecucin de actividades del plan.
(*): debe colocar SI, si las respuestas son coincidentes con el documento que contiene los planes de accin (ver
verificador 2 del requisito de gestin 5.1), en caso contrario debe colocar NO. El mximo representante de la empresa
debe estar en conocimiento de la totalidad de los objetivos.
Verificador 2: Presupuestos aprobados e incorporados en el presupuesto global de la empresa, especificando los
recursos a utilizar valorados en pesos.
Medio de Identificacin: Lista de Chequeo
tem
Existen documentos que den cuenta que el plan de accin esta aprobado,
pudiendo ser: el documento mismo con firma del gerente general, acta de
reuniones donde se aprueba el plan, mi nuta que distribuye el plan
aprobado, entre otros.
El presupuesto de la empresa tiene incorporados los recursos requeridos
por los planes de accin para dicho perodo.
SI/NO
Observaciones
Para medir la brecha se hace necesario la realizacin de una entrevista adicional a la asociada a los verificadores.
39
40
revisar, a intervalos definidos, el cumplimiento de los objetivos estratgicos y de los planes de accin;
b)
c)
Requisitos de gestin:
1. La empresa debe tomar decisiones sobre la base de las revisiones del cumplimiento de los objetivos estratgicos, al
menos conforme a los plazos pre-establecidos.
2. La empresa debe tomar decisiones sobre la base de las revisiones del cumplimiento de los planes de accin, al menos
de acuerdo a los plazos establecidos en ellos.
3. La empresa debe tener registros de las revisiones practicadas y decisiones tomadas.
Verificadores:
Verificador 1: Informes o reportes de gestin, que contienen a lo menos estados de avance de los planes de accin, en
cuanto a: cumplimiento de objetivos estratgicos (indicadores y metas asociadas), cumplimiento de objetivos especficos
(indicadores y metas asociadas), actividades realizadas, decisiones o acciones surgidas producto de la revisin y su
justificacin. La periodicidad de estos registros debe ser coherente al menos con lo indicado en los planes de accin.
Nota: Se sugiere considerar siempre como contenido mnimo adems, la ejecucin presupuestaria.
Medio de Identificacin: Lista de Chequeo
tem
Existen informes o reportes de gestin, u otro registro que contenga
informacin del estado de avance de los planes de accin.
La fecha de revisin es coherente con lo definido en el plan para estos
efectos.
El registro contiene:
Grado de avance en acciones del plan, en trminos de: indicadores y metas
Grado de avance en cumplimiento de objetivos estratgicos, en trminos de:
indicadores y metas
Resultados de la revisin (decisiones y/o acciones tomadas), pudiendo ser un
nuevo plan.
SI/NO
Observaciones
Verificador 2: Responsables de las revisiones en conocimiento de su labor y del estado de avance de los planes de
accin.
Medio de Identificacin 1: Entrevista
A quienes entrevistar: A los responsables de los planes de accin y al dueo de la empresa, Gerente General o mximo
representante de la gerencia.
Temas de la entrevista: La entrevista, a travs de preguntas elaboradas por el diagnosticador, debe abordar los
siguientes temas:
41
tem
Periodicidad o hito de revisin del cumplimiento de los objetivos
estratgicos
Acciones ya ejecutadas y en ejecucin para alcanzar los objetivos
estratgicos
Decisiones o acciones surgidas de las revisiones.
SI/NO (*)
Observaciones
(*): debe colocar SI, si las respuestas son coincidentes con el documento que contiene la estrategia (ver verificador 3 del
requisito de gestin 5.1) y con los informes de gestin, en caso contrario se debe colocar NO. El mximo representante
de la empresa debe estar en conocimiento de la totalidad de los hitos de revisin de los objetivos estratgicos.
Medio de Identificacin 2: Entrevista
A quienes entrevistar: A los responsables de los planes de accin.
Temas de la entrevista: La entrevista, a travs de preguntas elaboradas por el diagnosticador, debe abordar los
siguientes temas:
tem
SI/NO (*)
Observaciones
Periodicidad o hito de revisin del cumplimiento de las metas establecidas
en los planes
Acciones ya ejecutadas y en ejecucin para alcanzar los objetivos del plan
de accin
Decisiones o acciones surgidas de las revisiones.
(*): debe colocar SI, si las respuestas son coincidentes con el documento que contiene l o los planes de accin (ver
verificador 1 del requisito de gestin 5.2) y con los informes de gestin, en caso contrario debe colocar NO.
Niveles de cumplimiento del Requisito 5.3
Nivel 0: La empresa no realiza actividades de seguimiento de su estrategia ni de su(s) plan(es) de accin que alimentan
la toma de decisiones que quedan registradas.
Nivel 1: La empresa realiza actividades de seguimiento slo de sus planes de accin que alimenta la toma de decisiones
que quedan registradas.
Nivel 2: La empresa realiza actividades de seguimiento tanto de su estrategia como de sus planes de accin que
alimenta la toma de decisiones que quedan registradas.
42
SI/NO
Observaciones
43
Para medir la brecha se hace necesario la aplicacin de una entrevista adicional a la asociada a los verificadores.
Medio de Identificacin: Entrevista.
A quienes entrevistar: Responsables de las reas funcionales, como mnimo a los responsables de las reas productiva,
comercial y financiera. Adicionalmente, entrevistar a quienes generan la informacin de tal forma de validar la coherencia
entre quienes generan la informacin y quienes la utilizan para la toma de decisiones.
Temas de la entrevista para medicin de brecha: La entrevista, a travs de preguntas elaboradas por el diagnosticador,
debe abordar los siguientes temas:
tem
SI/NO (*)
Observaciones
La empresa cuenta con informacin sistemticamente generada por ella y
la utiliza para la toma de decisiones, an cuando no se utilice en
actividades sistemticas de revisin de informacin.
Informacin de sus clientes: sus requisitos, su percepcin, ventas; quejas y
reclamos
Informacin de su situacin financiera: en el corto plazo, informacin de
sus resultados, informacin de sus activos
Informacin de su proceso productivo: informacin de sus proveedores,
materias primas, inventarios
Informacin de su personal
(*) Se debe indicar en la primera columna SI, si se utiliza alguna de la informacin de dicho mbito, lo cual se detecta a
travs de entrevistas cruzadas entre quien genera la informacin y quien la utiliza para la toma de decisiones. En caso
contrario se deben indicar NO.
Esta informacin se refiere al menos a aquella que la empresa genera sistemticamente, y que se explicita en los
requisitos 7 a 9 de la norma.
44
SI/NO
Observaciones
45
Verificador 2:
Responsable de la generacin, mantencin y actualizacin de la caracterizacin en conocimiento de su labor.
Medio de Identificacin: Entrevista.
A quienes entrevistar: Responsable de la caracterizacin de los clientes que puede ser el responsable del rea
comercial.
Temas de la entrevista: La entrevista, a travs de preguntas elaboradas por el diagnosticador, debe abordar los
siguientes temas:
Para el caso de clientes institucionales
tem
Procedimientos para levanta miento, almacenamiento y anlisis de la
informacin de los clientes
Procedimiento para la generacin de registros con informacin de la
caracterizacin de los clientes y su periodicidad: identificacin de clientes,
productos/servicios que compra, periodicidad de compra, forma de pago y
otras caractersticas relevantes
SI/NO
Observaciones
(*) Se debe colocar SI, si el responsable proporciona informacin coherente con lo identificado en el verificador 1, en
caso contrario debe colocar NO.
Para el caso de clientes masivos
tem
Informacin de los clientes que sirve de base para la caracterizacin
Contenido de la caracterizacin de los clientes: identificacin de clientes,
productos/servicios que compra, periodicidad de compra, forma de pago y
otras caractersticas relevantes
La caracterizacin de los clientes es el resultado de un procedimiento y existe
periodicidad definida para ello
SI/NO
Observaciones
(*): debe colocar SI, si las respuestas son coincidentes con el documento que contiene la caracterizacin de los clientes,
en caso contrario debe colocar NO.
Para medir la brecha se hace necesario la aplicacin de una entrevista adicional a la asociada a los verificadores.
Medio de Identificacin: Entrevista.
A quienes entrevistar: Responsable del rea comercial
Temas de la entrevista para medicin de brecha: La entrevista, a travs de preguntas elaboradas por el diagnosticador,
debe abordar los siguientes temas:
tem
SI/NO
Observaciones
La caracterizacin se realiz sobre la base de criterios definidos antes de la
recopilacin de la informacin necesaria para la caracterizacin.
(*) Se debe colocar SI, si las respuestas son afirmativas a las preguntas genricas, en caso contrario se debe colocar
NO.
46
7.1.2 La empresa debe establecer un procedimiento para determinar los requisitos especificados por el cliente,
incluyendo los procesos de entrega y, cuando corresponda, de post venta.
Requisito de gestin:
1. La empresa debe identificar los requisitos especificados por sus clientes, los que deben surgir como resultado de un
procedimiento.
Nota: Los requisitos del cliente deben incluir siempre los requisitos para los procesos de generacin del
producto/servicio, las actividades de entrega y las posteriores a la misma.
No es suficiente contar slo con las especificaciones tcnicas (como por ejemplo fichas tcnicas o planos), se deben
incluir las caractersticas del servicio asociado al producto (condiciones de satisfaccin).
Se entiende por requisitos a las cualidades o propiedades que el cliente exige al producto.
Verificadores
Se han definido verificadores de acuerdo al tipo de clientes
Verificador 1: En el caso de clientes institucionales:
Registros con los requisitos de todos los clientes. Estos registros deben contener informacin sobre identificacin del
producto/servicio, condiciones de entrega, cantidades y requisitos especficos.
Nota: Estos registros pueden ser rdenes de trabajo y notas de ventas con los contenidos detallados.
Medio de identificacin: Lista de chequeo
tem
Registro con informacin de los requisitos de los clientes
Los registros incluyen:
Identificacin del producto/servicio, condiciones de entrega, cantidades y
requisitos especficos
SI/NO
Observaciones
47
SI/NO
Observaciones
Verificador 2: Responsable a cargo de la mantencin y actualizacin de los requisitos de los clientes en conocimiento de
su labor
Medio de Identificacin: Entrevista.
A quienes entrevistar: Responsable del rea comercial.
Temas de la entrevista: La entrevista, a travs de preguntas elaboradas por el diagnosticador, debe abordar los
siguientes temas:
tem
SI/NO
Observaciones
Existe (n) procedimiento(s) para identificar los requisitos de los clientes,
sean stos masivos o genricos
Existe conocimiento de la generacin de registros y/o documentos que
contienen los requisitos de los clientes
Existe conocimiento de la actualizacin de los registros y/o documentos
con los requisitos de los clientes y su periodicidad
(*) Se debe colocar SI, si las respuestas son coherentes con lo identificado al levantar el verificador 1, en caso contrario
se debe colocar NO.
Se debe realizar una entrevista adicional para determinacin de la brecha.
Medio de Identificacin: Entrevista.
A quienes entrevistar: Responsable del rea comercial
Temas de la entrevista para medicin de brecha: La entrevista, a travs de preguntas elaboradas por el diagnosticador
debe abordar los siguientes temas:
tem
SI/NO
Observaciones
Uso de herramientas para recopilar informacin relativa a los clientes, sea
sta de carcter general o especfica. Por ejemplo, encuestas
Existe conocimiento que los requisitos de los clientes se refieren no slo a
los requisitos tcnicos sino tambin a los comerciales y asociados al
servicio
(*) Se debe colocar SI, si las respuestas son afirmativas a las preguntas genricas, en caso contrario se debe colocar
NO.
Niveles de cumplimiento del Requisito 7.1.2
Nivel 0: No existe un procedimiento ni se registra informacin de los requisitos de los clientes.
Nivel 1: Existen procedimientos para generar informacin de los requisitos de los clientes, pero no existen registros con
dicha informacin.
48
Nivel 2: Existen registros con informacin de los requisitos de los clientes pero dicha informacin no es el resultado de un
procedimiento.
Nivel 3: Existen registros con informacin de los requisitos de los clientes como resultado de un procedimiento.
7.1.3 La gerencia debe proporcionar evidencias objetivas que comunica los requisitos del cliente, en los niveles
de la empresa que corresponda.
Requisito de gestin:
1. Los responsables de las reas funcionales deben estar en conocimiento de los requisitos del cliente de los cuales ellos
son responsables, tales como: tipo de producto (caractersticas tcnicas), lugar de entrega, condiciones de post- venta,
garantas.
Verificadores
Verificador 1: Los responsables de los requisitos de los clientes referidos a los productos y/o servicios estn en
conocimiento de aquellos requisitos de los cuales se hacen cargo.
Medio de Identificacin: Entrevista.
A quienes entrevistar: A los responsables de cada uno de los requisitos del cliente dentro de la organizacin. Las
personas deben ser definidas por dueo de la empresa, Gerente General o mximo representante de la gerencia, y
todos los Gerentes Funcionales o mximos responsables de reas funcionales.
Temas de la entrevista: La entrevista, a travs de preguntas elaboradas por el diagnosticador, debe abordar los
siguientes temas:
tem
SI/NO
Observaciones
Requisitos del cliente de los cuales se hace cargo (1)
Acciones para hacerse cargo del requisito (2)
(1) Se debe colocar SI, si las respuestas son coherentes con el documento estratgico, en caso contrario se debe
colocar NO.
(2) Se debe colocar SI, si las respuestas son coherentes con el requisito del cual se hacen cargo, en caso
contrario se debe colocar NO.
-Asimismo, debe cruzar esta entrevista con lo que diga el Gerente General o dueo de la empresa
Niveles de cumplimiento del Requisito 7.1.3
Nivel 0: Los responsables de los requisitos no estn en conocimiento de su compromiso.
Nivel 1: Existen requisitos del cliente que no tienen responsables asignados.
Nivel 2: Todos los requisitos del cliente cuentan con un responsable que est en conocimiento de su compromiso.
49
SI/NO
Observaciones
Verificador 2: Documento(s) con informacin de la percepcin de los clientes, tales como resultados de encuestas,
estudios de satisfaccin u otros. Las acciones e instrumentos indicados en este documento deben corresponder a los
definidos en el procedimiento documentado en su tipo y periodicidad.
Medio de identificacin: Lista de chequeo
tem
Existe documento con informacin de la percepcin de los clientes
El documento contiene:
Acciones coincidentes con lo estipulado en el documento con el
procedimiento (verificador 1)
Instrumento(s) aplicado(s) es(son) coincidentes con lo estipulado en el
documento con el procedimiento (verificador 1) en tipo y periodicidad de
aplicacin
Informacin con el resultado de la aplicacin del instrumento (percepcin)
SI/NO
Observaciones
7.2.2 La empresa debe establecer un procedimiento documentado para la recepcin y tratamiento de reclamos.
Se deben mantener los registros de los reclamos y del tratamiento de los mismos.
Requisitos de gestin:
1. La empresa debe recepcionar y tratar los reclamos mediante un procedimiento documentado.
2. La empresa debe registrar los reclamos y el resultado de su tratamiento.
Verificadores
Verificador 1: Documento que contiene el procedimiento para recepcionar reclamos y tomar acciones en relacin a
ellos. Este procedimiento debe definir un responsable a cargo de esta actividad y la forma de asignacin de
responsables especficos por cada reclamo.
Medio de identificacin: Lista de chequeo
tem
Existe documento con procedimiento para recepcionar reclamos y tomar
acciones en relacin a ellos
El documento contiene:
Forma de asignacin de responsables especficos por cada reclamo
SI/NO
Observaciones
Verificador 2: Formulario de registro para la recepcin y documentacin de los reclamos, como por ejemplo libro de
reclamos.
Medio de identificacin: Lista de chequeo
tem
Formulario de registro para la recepcin y documentacin de los reclamos
SI/NO
Observaciones
Verificador 3: Registro de las respuestas entregadas a los clientes conteniendo las acciones a desarrollar o ejecutadas
para tratar los reclamos: cartas, informes u otro. Los registros deben ser coherentes con lo indicado en el procedimiento.
Medio de identificacin: Lista de chequeo
tem
Existe registro de las respuestas entregadas a los clientes
El registro contiene:
Acciones a desarrollar o ejecutadas para tratar los reclamos
Responsable de las acciones a desarrollar o ejecutadas para tratar los
reclamos
El registro es coherente con su definicin en el procedimiento (verificador 1)
SI/NO
Observaciones
51
SI/NO
Observaciones
Nota: En el caso de clientes institucionales se refiere a las ventas por cliente; en el caso de clientes masivos se trata de
las ventas por tipo de cliente.
Verificadores
Verificador 1: Sistema para al generacin de informacin de sus ventas por cliente, y por producto cuando sea
aplicable: recopilacin y almacenamiento de datos, procesamiento de datos, generacin de registros con informacin de
las ventas, con un responsable y periodicidad definidos.
Nota: Ejemplos de registros son los informes diarios y/o semanales de venta.
Medio de identificacin: Lista de chequeo
tem
Existe sistema para la generacin de informacin de sus ventas por clientes, y cuando
sea aplicable por producto
El sistema contiene:
Procedimiento para recopilacin de datos
Procedimiento para almacenamiento de datos
Procedimiento para procesamiento de datos
Procedimiento para la generacin de registros con informacin de las ventas
Existen registros de las ventas por clientes
Existe responsable del sistema para la generacin de informacin
Existe periodicidad definida para la generacin de informacin
SI/NO
Observaciones
Verificador 2: Responsable definido para la mantencin y actualizacin del sistema en conocimiento de su labor.
Medio de Identificacin: Entrevista.
A quienes entrevistar: Responsable de la generacin de informacin de las ventas
Temas de la entrevista: La entrevista, a travs de preguntas elaboradas por el diagnosticador, debe abordar los
siguientes temas:
tem
SI/NO
Observaciones
Procedimiento para la generacin de informacin de las ventas por cliente, y por
producto cuando corresponda, incluyendo su periodicidad
Procedimientos para levantamiento, almacenamiento y anlisis de la informacin de
las ventas por cliente, y por producto cuando corresponda
(*) Se debe colocar SI, si el responsable proporciona informacin coherente con lo identificado en el verificador 1, en
caso contrario debe colocar NO.
53
54
8. Gestin de personas
8.1 La empresa debe establecer y mantener un procedimiento para identificar y acceder a los requisitos relativos
a legislacin laboral, de salud, previsional, de higiene y seguridad, que le sean aplicables. La empresa debe
mantener actualizada esta informacin.
Requisitos de gestin:
1. La empresa debe implementar acciones peridicas para identificar y acceder a todos aquellos requisitos relativos a
legislacin laboral, de salud, previsionales, de higiene y seguridad, que le sean aplicables.
2. La empresa debe mantener documentos actualizados con la informacin que le es aplicable.
Verificadores
Verificador 1: Documento con el procedimiento para identificar y acceder a todos aquellos requisitos relativos a
legislacin laboral, de salud, previsionales, de higiene y seguridad, que le sean aplicables.
Medio de identificacin: Lista de chequeo
tem
Existe documento con procedimiento para identificar y acceder a todos
aquellos requisitos relativos a legislacin laboral, de salud, previsionales, de
higiene y seguridad, que le sean aplicables.
El documento contiene:
Acciones a realizar para identificar y acceder a todos aquellos requisitos que
le sean aplicables.
Periodicidad de ejecucin de la accin para identificar y acceder a todos
aquellos requisitos que le sean aplicables.
SI/NO
Observaciones
Verificador 2: Documento(s) con informacin acerca de los requisitos actualizados relativos a legislacin laboral, de
salud, previsionales, de higiene y seguridad, que le son aplicables.
La informacin debe encontrarse actualizada producto de acciones coherentes a lo indicado en el documento verificador
1.
Medio de identificacin: Lista de chequeo
tem
Existe(n) documento(s) con informacin de los requisitos actualizados
relativos a legislacin laboral, de salud, previsionales, de higiene y
seguridad, que le sean aplicables.
El documento da cuenta de:
Acciones realizadas para identi ficar y acceder a todos aquellos requisitos que
le sean aplicables.
Periodicidad de ejecucin de la accin para identificar y acceder a todos
aquellos requisitos que le sean aplicables.
SI/NO
Observaciones
Nivel 2: Existe informacin relativa a los requisitos que le son aplicables pero no es el resultado de un procedimiento.
Nivel 3: Se conocen los requisitos que le son aplicables y esto es el resultado del procedimiento que se encuentra
documentado.
56
8.2 La empresa debe tener definidas y actualizadas las funciones y responsabilidades de todo su personal, las
cuales deben estar comunicadas a quien corresponda.
Requisitos de gestin:
1. Todo el personal de la empresa debe tener sus responsabilidades y funciones claramente definidos (por persona o
estamento).
2. Todo el personal de la empresa debe conocer su funcin y responsabilidad.
Verificadores
Verificador 1: Documento donde se especifiquen las responsabilidades y funciones del personal de la empresa.
Medio de identificacin: Lista de chequeo
tem
Documento que contiene responsabilidades y funciones de los trabajadores
de la empresa
SI/NO
Observaciones
Verificador 2: Personal de la empresa en conocimiento de sus responsabilidades y funciones (tambin se verifica que
est actualizado).
Medio de identificacin: Entrevista
A quienes entrevistar: Se propone seleccionar una muestra a definir por el diagnosticador al momento de disear su
visita a la empresa, que podra ser equivalente al 5% del total de trabajadores, resguardando que estn representados
todos los estamentos de la empresa.
Temas de la entrevista: La entrevista, a travs de preguntas elaboradas por el diagnosticador, debe abordar los
siguientes temas:
tem
SI/NO(*)
Observaciones
Responsabilidades que tiene
Funciones que cumple en la empresa
Recursos con los que cuenta
Dependencia
(*): debe colocar SI, si las respuestas son coherentes con el documento del verificador 1 y con la estructura
organizacional de la empresa (organigrama proporcionado al inicio del proceso de diagnstico), en caso contrario debe
colocar NO.
57
8.3 La empresa debe establecer un procedimiento para mantener actualizada la informacin de su personal,
relativa a educacin, capacitacin, entrenamiento, experiencia y habilidades tcnicas bsicas. Se deben
mantener registros por cada persona de la empresa.
Requisito de gestin
La empresa debe contar con registros actualizados de cada trabajador respecto de su educacin, capacitacin,
entrenamiento, experiencia y habilidades tcnicas bsicas. Estos registros son el resultado de un procedimiento.
Nota:
Se deben considerar las siguientes definiciones:
Educacin: Proceso destinado a promover un mayor desarrollo de habilidades o grados de conocimiento por medio de la
accin docente. Se entender como sinnimo de educacin formal incluyendo las actividades de formacin en entidades
tales como organismos tcnicos de formacin, institutos y centros profesionales y universidades.
Capacitacin: Proceso destinado a promover un mayor desarrollo de habilidades o grados de conocimiento en mbito
especfico. Se entender como la prolongacin de la educacin, incluyendo actividades orientadas hacia el trabajo.
Entrenamiento: Proceso destinado a preparar o adiestrar a una persona especialmente para una prctica. Se entender
como aquella actividad de aprender haciendo en el trabajo.
Habilidad tcnica: destreza necesaria para ejecutar tareas propias de una ocupacin, de acuerdo a un estndar
previamente definido.
Verificadores
Verificador 1: Registro actualizado con informacin de cada trabajador incluyendo al menos: nivel educacional, cursos
de capacitacin, tipo y horas de entrenamiento, experiencia y listado de habilidades tcnicas bsicas. Se deben verificar
tambin los respaldos de la informacin contenida.
Medio de identificacin: Lista de Chequeo. Se propone seleccionar una muestra a definir por el diagnosticador al
momento de disear su visita a la empresa, que podra ser equivalente al 5% del total de trabajadores, resguardando
que estn representados todos los estamentos de la empresa.
tem
SI/NO
Observaciones
Registro que contiene:
Nivel educacional
Cursos de capacitacin realizados
Tipo y horas de entrenamiento
Experiencia
Habilidades tcnicas bsicas
Documentos que respaldan las capacitaciones, educacin y
entrenamiento realizados.
Verificador 2: Responsable definido para la mantencin y actualizacin de la informacin del personal en conocimiento
de su labor.
Medio de Identificacin: Entrevista.
A quienes entrevistar: Responsable de la mantencin y actualizacin de la informacin del personal.
58
Temas de la entrevista: La entrevista, a travs de preguntas elaboradas por el diagnosticador, debe abordar los
siguientes temas:
tem
SI/NO
Observaciones
Procedimiento y actualizacin
(*) Se debe colocar SI, si el responsable proporciona informacin coherente con lo identificado en el verificador 1, en
caso contrario debe colocar NO.
59
8.4 La empresa debe establecer e implementar acciones de aprendizaje para su personal, orientadas hacia su
negocio.
Nota: Estas acciones pueden corresponder a formacin, capacitacin, entrenamiento o induccin.
Requisito de gestin
La organizacin debe programar y realizar peridicamente acciones de aprendizaje: formacin, capacitacin,
entrenamiento o induccin en funcin de las necesidades de su negocio.
Verificadores
Verificador 1: Documento (s) con un plan anual de acciones de aprendizaje.
Medio de identificacin: Lista de chequeo.
tem
Documentos que contiene acciones de aprendizaje que planifica realizar la
empresa y su programacin:
Cursos de formacin
Cursos de capacitacin
Entrenamiento
Induccin
SI/NO
Observaciones
Verificador 2: Registros de la ejecucin de las actividades programadas (por ejemplo certificados de asistencia a cursos,
registros de asistencia a entrenamientos internos).
Medio de identificacin: Lista de chequeo. Se propone seleccionar una muestra a definir por el diagnosticador al
momento de disear su visita a la empresa, guardando que estn representados todos los roles y/o estamentos.
tem
SI/NO (*)
Observaciones
Registros de:
Cursos de formacin
Cursos de capacitacin
Entrenamiento
Induccin
(*): debe colocar SI, si las respuestas son coherentes con el documento (plan de capacitacin), en caso contrario debe
colocar NO.
Verificador 3: Plan de anual de acciones de aprendizaje aprobado por los responsables mximos de la empresa.
Medio de Identificacin: Lista de Chequeo
tem
Existen documentos que den cuenta que el plan de acciones de
aprendizaje esta aprobado, pudiendo ser: el documento mismo con
firma del gerente general, acta de reuniones donde se aprueba el
plan, minuta que distribuye el plan aprobado, entre otros.
SI/NO
Observaciones
60
61
9.
9.1 La empresa debe establecer y mantener un procedimiento para identificar y acceder a los requisitos relativos
a los temas tributarios y contables, que le sean aplicables. La empresa debe mantener actualizada esta
informacin.
Requisitos de gestin:
1. La empresa debe implementar acciones peridicas para identificar y acceder a todos aquellos requisitos relativos a los
temas tributarios y contables que le sean aplicables.
2. La empresa debe mantener documentos actualizados con la informacin que le es aplicable.
Verificadores
Verificador 1: Documento con el procedimiento para identificar y acceder a todos aquellos requisitos relativos a los
temas tributarios y contables que le sean aplicables.
Medio de identificacin: Lista de chequeo
tem
Existe documento con procedimiento para identificar y acceder a todos aquellos
requisitos relativos a los temas tributarios y contables que le sean aplicables.
El documento contiene:
Acciones a realizar para identificar y acceder a todos aquellos requisitos que le
sean aplicables.
Periodicidad de ejecucin de la accin para identificar y acceder a todos aquellos
requisitos que le sean aplicables.
SI/NO
Observaciones
Verificador 2: Documento(s) con informacin acerca de los requisitos actualizados relativos a los temas tributarios y
contables que le sean aplicables.
La informacin debe estar actualizada producto de acciones coherentes a lo indicado en el documento verificador 1.
Medio de identificacin: Lista de chequeo
tem
Existe(n) documento(s) con informacin de los requisitos actualizados relativos a
los temas tributarios y contables que le sean aplicables.
El documento contiene:
Acciones realizadas para identificar y acceder a todos aquellos requisitos que le
sean aplicables.
Periodicidad de ejecucin de la accin para identificar y acceder a todos aquellos
requisitos que le sean aplicables.
SI/NO
Observaciones
9.2 La empresa debe establecer un procedimiento para generar peridicamente informacin de su situacin
financiera en el corto plazo.
Nota: Se puede utilizar para ello instrumentos tales como un flujo de caja.
Requisito de gestin
1. La empresa debe tener actualizada la informacin financiera de corto plazo (hasta 12 meses).
Verificadores
Verificador 1: Sistema para la generacin de informacin de su situacin financiera de corto plazo: recopilacin y
almacenamiento de datos, procesamiento de datos, generacin de registros con informacin, con un responsable y
periodicidad definidos.
Medio de Identificacin: Lista de chequeo
tem
Sistema de informacin de la situacin financiera, que tiene los siguientes
contenidos:
a. Recopilacin y almacenamiento de datos
b. Procesamiento de datos incluyendo la verificacin y validacin de los
mismos
c. Generacin de registros con informacin de la situacin financiera de la
empresa
d. Responsable
e. Periodicidad de realizacin
SI/NO
Observaciones
Especificar tipo de sistema
utilizado
Verificador 2: Informes peridicos de la situacin financiera de corto plazo de la empresa conteniendo al menos:
ingresos, egresos y saldos esperados (por ejemplo un flujo de caja).
Medio de Identificacin: Lista de chequeo
tem
Registros con informacin de la situacin financiera de la empresa,
conteniendo al menos: ingresos, egresos y saldos esperados.
SI/NO
Observaciones
64
9.3 La empresa debe establecer un procedimiento documentado para identificar y establecer acciones de
resguardo (operar, mantener o contratar seguros, entre otros) para sus principales activos fijos y circulantes, de
acuerdo al nivel de riesgo de stos y su relevancia para la empresa.
Notas:
1)
2)
Los activos circulantes se refieren a caja, banco, cuentas por cobrar, materias primas y productos
generados.
Requisito de gestin
1. La empresa debe tener implementadas acciones para resguardar sus activos fijos y sus activos circulantes, de
acuerdo al nivel de riesgo de stos y su relevancia para la empresa. Las acciones de resguardo a implementar, de
acuerdo a la naturaleza del activo, pueden estar o no documentadas.
Verificador
Verificador 1: Documento que contiene los activos fijos y circulantes a resguardar, criterio de seleccin de estos activos,
acciones de resguardo y su justificacin, y responsable a cargo de esta labor.
Medio de Identificacin: Lista de chequeo
tem
Documento que contiene:
Procedimiento de resguardo para los activos fijos y circulantes
seleccionador
Justificacin de las acciones de resguardo
Criterios de seleccin de los activos a resguardar
Responsable
SI/NO
Observaciones
Verificador 2: Evidencias que resguarda sus activos de acuerdo al nivel de riesgo y relevancia de stos para la empresa
(por ejemplo existencia de cajas fuertes, registros de pagos de seguros). En el caso de activos fijos con plan de
mantencin deben existir los registros de las mantenciones ejecutadas. Estas evidencias deben ser coherentes con lo
indicado en el documento.
Medio de Identificacin: Lista de chequeo. Se debe seleccionar algunos activos y a estos chequearles sus acciones de
resguardo.
tem
SI/NO
Observaciones
Evidencia de resguardo de los activos
(*): debe colocar SI, si las respuestas son coherentes con la evidencia observada en terreno, en caso contrario debe
colocar NO.
Niveles de cumplimiento del Requisito 9.3:
Nivel 0: No se han definido criterios para resguardar activos y no existen acciones de resguardo.
Nivel 1: Se han definido criterios para el resguardo activos pero no hay acciones de resguardo.
Nivel 2: Existen criterios definidos para el resguardo de activos y existen acciones de resguardo para los activos
seleccionados de acuerdo con dichos criterios.
65
9.4 La empresa debe establecer un procedimiento para determinar los costos de sus producto/servicio(s) y
mantener registros de los clculos de stos.
Requisito de gestin
1. La empresa debe tener calculados los costos de todos sus producto/servicio(s), los que deben ser el resultado de un
procedimiento documentado.
2. Se deben mantener registros de los clculos de costos efectuados.
Verificador
Verificador 1: Documento que contiene: informacin que se debe utilizar para la determinacin de los clculos, forma de
clculo; responsable; mecanismo de actualizacin de los clculos.
Medio de Identificacin: Lista de chequeo.
tem
1. Documento que contiene:
a. Informacin que se debe utilizar para la determinacin de los clculos
b. Forma de clculo
c. Mecanismo de actualizacin de los clculos
SI/NO
Observaciones
Verificador 2: Registros de clculos de costos efectuados. Estos registros deben ser coherentes con lo indicado en el
procedimiento.
Medio de Identificacin: Lista de chequeo.
tem
Registro de los costos (valores)
SI/NO
Observaciones
66
9.5 La empresa debe establecer un procedimiento para generar peridicamente informacin de sus resultados.
Nota: La informacin de sus resultados puede incluir informacin de sus activos, pasivos y mrgenes.
Requisito de gestin
1. La empresa debe tener informacin, peridica y actualizada, de sus resultados. Esta informacin deber ser el
resultado de un procedimiento.
Verificador
Verificador 1: Sistema para la generacin de informacin de sus resultados: recopilacin y almacenamiento de datos,
procesamiento de datos, generacin de registros con informacin, con un responsable y periodicidad definidos.
Medio de Identificacin: Lista de chequeo
tem
Sistema de informacin de la situacin financiera, que tiene las siguientes
capacidades.
a. Recopilacin y almacenamiento de datos
b. Procesamiento de datos
c. Generacin de registros con informacin de la situacin financiera de la
empresa
d. Responsable
e. Periodicidad de realizacin
SI/NO
Observaciones
Especificar tipo de
sistema utilizado
Verificador 2: Informes peridicos con los resultados de la empresa, por ejemplo reportes mensuales de resultados,
estados de resultado, entre otros.
Medio de Identificacin: Lista de chequeo
tem
Registros con los resultados de la empresa.
Responsable
SI/NO
Observaciones
67
68
9.6 La empresa debe establecer un procedimiento para determinar su nivel mnimo de operacin para generar
utilidades.
Requisito de gestin
1. La empresa debe tener definido su nivel mnimo de operacin como resultado de un procedimiento.
Nota: El nivel mnimo de operacin se refiere al punto de equilibrio.
Verificador
Verificador 1: Procedimiento para determinar su nivel mnimo de operacin: informacin requerida para la
determinacin, forma de clculo, existencia de un responsable y periodicidad para la revisin.
Medio de Identificacin: Entrevista
A quienes entrevistar: Encargado de produccin o Gerente General.
Temas de la entrevista: La entrevista, a travs de preguntas elaboradas por el diagnosticador, debe abordar los
siguientes temas:
tem
Procedimiento para determinar el nivel mnimo de operacin
Informacin utilizada
Forma de calculo
Frecuencia de revisin de los valores
Responsable del clculo de stos costos
SI/NO
Observaciones
(*): debe colocar SI, si las respuestas son coherentes, en caso contrario debe colocar NO. Lo que posteriormente ser
validado con el experto financiero del equipo.
Niveles de cumplimiento del Requisito 9.6:
Nivel 0: La empresa no tiene un procedimiento definido para estimar su nivel mnimo de operacin y no lo tiene estimado.
Nivel 1: La empresa tiene un procedimiento para estimar su nivel mnimo de operacin pero no la ha estimado.
Nivel 2: La empresa tiene un procedimiento definido para estimar su nivel mnimo de operacin y lo tiene estimado.
69
SI/NO
Observaciones
70
SI/NO
Observaciones
Verificador 2: Responsables de los procesos de realizacin del producto en conocimiento del procedimiento
documentado y actividades coherentes con el mismo.
Medio de identificacin: Entrevista.
A quienes entrevistar: Responsables del proceso de realizacin (jefe de produccin y encargados de los subprocesos
principales).
71
Temas de la entrevista: La entrevista, a travs de preguntas elaboradas por el diagnosticador, debe abordar los
siguientes temas:
tem
SI/NO*
Observaciones
1) Recepcin de materia prima
a. Actividades para la recepcin
b. participantes del proceso
c. Entradas y salidas
2) Elaboracin del producto/servicio
a. Etapas de produccin del producto/servicio
b. Participantes del proceso
c. Entradas y salidas y responsables
3). Entrega del producto
a. Actividades
b. Participantes
c. Entradas y salidas
(*): debe colocar SI, si las respuestas son coherentes con el documento, en caso contrario debe colocar NO.
Niveles de cumplimiento del Requisito 10.1:
Nivel 0: No se cuenta con el proceso de realizacin del producto documentado.
Nivel 1: Se cuenta con el proceso documentado y actualizado para algunos de los subprocesos que conforman el
proceso de realizacin del producto.
Nivel 2: Se cuenta con el proceso documentado y actualizado para todos los subprocesos que conforman el proceso de
realizacin del producto.
72
10.2 Compras
10.2.1 La empresa debe establecer requisitos de compra para materias primas, insumos y/o servicios
relacionados con la realizacin del (de los) producto/servicio(s) principal(es).
Nota: Las materias primas, insumos y/o servicios principales corresponden a aquellos que la empresa defina
como tales en funcin de su precio, volumen, relacin con productos estratgicos, riesgos asociados a su
correcto abastecimiento u otro criterio relacionado con el negocio.
Requisitos de gestin
1. La empresa debe contar con los requisitos de compra actualizados de las materias primas, insumos y/o servicios
principales. Los requisitos de compra incluyen los aspectos tcnicos y condiciones comerciales.
Nota: Se considera que los requisitos de compra se definen para las materias primas, insumos y/o servicios principales,
que deben ser definidos por la empresa.
Verificadores
Verificador 1: Documento actualizado con los requisitos de compra de las materias primas, insumos y/o servicios
principales, incluyendo el criterio utilizado para definir cuales son los que la empresa ha identificado como principales.
Medio de Identificacin: Lista de chequeo
tem
Documento que contiene:
a. Materias primas e insumos principales
b. Criterio utilizado para definir estas materias primas e insumos
principales.
c. Requisitos de compra de cada producto principal (incluyendo aspectos
tcnicos y comerciales)
d. Mtodo de compra incluyendo los usuarios de la informacin de los
requisitos de compra
e. Listado de proveedores para estas materias primas e insumos
principales
f. Mecanismo de comunicacin de los requisitos
SI/NO
Observaciones
SI/NO
Observaciones
10.2.3 La empresa debe establecer e implementar las actividades necesarias para verificar que las materias
primas, insumos y/o servicios corresponden a lo solicitado. El tipo y alcance de la verificacin aplicada a las
materias primas, insumos y/o servicios debe depender del impacto de stos en el producto final. Se deben
mantener registros de tales verificaciones.
Requisito de gestin
1. La empresa debe establecer e implementar actividades para verificar que las materias primas, insumos y/o servicios
cumplen los requisitos de compra especificados. El alcance de dichas actividades debe estar condicionado al impacto en
el producto/servicio final, y se deben incluir los criterios de aceptabilidad.
2. La empresa debe mantener registros actualizados de la ejecucin de las actividades de verificacin.
Verificador
Verificador 1: Registros de la ejecucin de las actividades de verificacin.
Medio de Identificacin: Lista de Chequeo
tem
Registros de actividades de verificacin con periodicidad que incluyen:
Materia prima, insumo y/o servicio al que se aplica
Requisitos establecidos
Criterios de aceptabilidad
SI/NO
Observaciones
Verificador 2:
Responsable de la definicin y ejecucin de las actividades de verificacin en conocimiento de su labor.
Medio de Identificacin: Entrevista
A quienes entrevistar: Responsable de las actividades de verificacin de materias primas e insumos.
Temas de la entrevista: La entrevista, a travs de preguntas elaboradas por el diagnosticador, debe abordar los
siguientes temas:
tem
SI/NO (*)
Observaciones
Establecimiento y ejecucin de las actividades de verificacin
(incluyendo la definicin del alcance de dichas actividades)
Criterios de aceptabilidad
Periodicidad de verificacin
Registros de informacin
(*): debe colocar SI, si las respuestas son coherentes con los registros de verificacin, en caso contrario debe colocar
NO.
75
10.2.4 La empresa debe contar con un procedimiento para evaluar, calificar y seleccionar a los proveedores que
proporcionan materias primas, insumos y/o servicios principales. Se deben mantener los registros
correspondientes.
Requisito de gestin
1. La empresa debe evaluar, calificar y seleccionar a los proveedores y contratistas que proporcionan materias primas,
insumos y/o servicios principales, lo que debe ser el resultado de un procedimiento.
Nota: Las materias primas, insumos y/o servicios principales deben ser definidos por la empresa coherente con lo
indicado en el requisito 10.2.1.
2. La empresa debe mantener registros de los resultados de la seleccin y priorizacin para los proveedores y
contratistas que proporcionan materias primas, insumos y/o servicios principales.
Verificadores
Verificador 1: Sistema para la generacin de informacin de sus proveedores: recopilacin y almacenamiento de datos;
procesamiento de datos: identificacin, productos/servicios que ofrecen, condiciones y plazos de entrega, formas de
pago, criterios de priorizacin, seleccin y justificacin de la seleccin del proveedor; con un responsable y periodicidad
definidos.
Medio de Identificacin: Lista de chequeo
tem
Sistema de informacin de proveedores, que tiene las siguientes
capacidades
a. Recopilacin y almacenamiento de datos
b. Procesamiento de datos
c. Generacin de registros con informacin de los proveedores
d. Criterios de priorizacin, seleccin y justificacin de la seleccin
del proveedor y el responsable de su definicin
e. Registros con informacin de los proveedores que contienen:
- Identificacin
- Productos/servicios que ofrecen
- Condiciones y plazos de entrega
- Formas de pago
f. Responsable
g. Periodicidad de actualizacin
SI/NO
Observaciones
76
Verificador 2: Responsable definido para la mantencin y actualizacin del sistema en conocimiento de su labor.
Medio de Identificacin: Entrevista
A quienes entrevistar: Encargado de la mantencin del sistema de seleccin de los proveedores.
Temas de la entrevista: La entrevista, a travs de preguntas elaboradas por el diagnosticador, debe abordar los
siguientes temas:
tem
SI/NO (*)
Observaciones
Sistema de informacin de proveedores utilizado
Registros con informacin de los proveedores
Mecanismo utilizado para la calificacin de proveedores.
Responsable del establecimiento de los criterios y de la decisin
de seleccin
Periodicidad de actualizacin
Mecanismo utilizado para realizar sus cotizaciones y como
alimenta al sistema
(*): debe colocar SI, si las respuestas son coherentes con el sistema, en caso contrario debe colocar NO.
77
10.3
Inventarios
La empresa debe mantener registros actualizados de su inventario (materias primas y productos generados),
con la periodicidad que ella haya determinado.
Requisito de gestin
1. La empresa debe tener un inventario actualizado de sus materias primas y productos generados.
2. Debe existir un responsable a cargo de la mantencin y actualizacin del inventario.
Verificador
Verificador 1: Registro de inventario conteniendo al menos: tem, producto, cantidades en stock, lugar fsico de
almacenaje, condiciones de almacenaje.
Medio de Identificacin: Lista de chequeo
tem
1. Tipo de manejo de inventario utilizado
SI/NO
Observaciones
Indicar tipo de manejo de
inventario utilizado
10.4
Medio Ambiente
10.4.1 La empresa debe identificar los aspectos ambientales de sus operaciones, incluyendo en cada caso, el
elemento del medio ambiente que afecta y la etapa del proceso en que se genera.
Requisito de gestin
1.
La empresa debe identificar los aspectos ambientales de sus operaciones, incluyendo el elemento del medio
ambiente que afecta y la etapa del proceso en que se genera.
2.
Debe existir un responsable a cargo de identificar los aspectos ambientales de las operaciones de la empresa.
Verificadores
Verificador 1: Registro de los aspectos ambientales de sus operaciones, incluyendo la componente del ambiente que
afecta, etapa del proceso en que se genera.
Medio de Identificacin: Lista de Chequeo
tem
Existe el registro que contiene:
Componente del ambiente que afecta
Etapa del proceso en que se genera
SI/NO
Observaciones
Verificador 2: Responsable a cargo de identificar los aspectos ambientales de las operaciones de la empresa en
conocimiento de su labor.
Medio de identificacin: Entrevista
A quien entrevista: al Encargado de los aspectos ambientales
Temas de la entrevista: La entrevista, a travs de preguntas elaboradas por el diagnosticador, debe abordar los
siguientes temas:
tem
SI/NO
Observaciones
Componente del ambiente que afecta
Etapa del proceso en que se genera
Mecanismo utilizado para identificar el aspecto ambiental.
(*): debe colocar SI, si las respuestas son coherentes con los registros, en caso contrario debe colocar NO.
Niveles de cumplimiento del Requisito 10.4.1:
Nivel 0: No existe un registro actualizado de los aspectos ambientales de las operaciones de la empresa.
Nivel 1: Existen registros de los aspectos ambientales de la empresa pero el responsable no tiene acabado
conocimiento de estos aspectos y su generacin.
Nivel 2: Existe un registro actualizado de los aspectos ambientales de la empresa y el responsable se encuentra en
conocimiento de todos ellos.
79
10.4.2 La empresa debe establecer y mantener un procedimiento para identificar y acceder a la informacin
sobre la normativa ambiental vigente que le sea aplicable. La empresa debe mantener actualizada esta
informacin.
Requisitos de gestin:
1. La empresa debe implementar acciones peridicas para identificar y acceder a la informacin sobre la normativa
ambiental vigente que le sea aplicable.
2. La empresa debe mantener documentos actualizados con la informacin que le es aplicable.
Verificadores
Verificador 1: Documento con el procedimiento para identificar y acceder a la informacin sobre la normativa ambiental
vigente que le sea aplicable.
Medio de identificacin: Lista de chequeo
tem
Existe documento con procedimiento para identificar y acceder a la informacin
sobre la normativa ambiental vigente que le sea aplicable.
El documento contiene:
Acciones a realizar para identificar y acceder a la informacin sobre la normativa
ambiental vigente que le sea aplicable.
Periodicidad de aplicacin de los instrumentos para identificar y acceder a la
informacin sobre la normativa ambiental vigente que le sea aplicable.
SI/NO
Observaciones
Verificador 2: Documento(s) con informacin acerca de los requisitos actualizados relativos a la informacin sobre la
normativa ambiental vigente que le sea aplicable.
La informacin debe estar actualizada producto de acciones coherentes a lo indicado en el documento verificador 1.
Medio de identificacin: Lista de chequeo
tem
Existe documento con informacin de los requisitos actualizados relativos a la
informacin sobre la normativa ambiental vigente que le sea aplicable.
El documento contiene:
Acciones realizadas para identificar y acceder a todos aquellos requisitos que le
sean aplicables.
Periodicidad de ejecucin de la accin para identificar y acceder a todos aquellos
requisitos que le sean aplicables.
SI/NO
Observaciones
SI/NO
Observaciones
Verificador 2: Registros de las revisiones efectuadas de acuerdo al procedimiento documentado (en contenido y
periodicidad) indicando como resultado el cumplimiento con todos los requisitos de esta norma.
Medio de Identificacin: Lista de Chequeo
tem
Registro de las revisiones efectuadas
Caractersticas del registro:
Contenido y Perodo de revisin coherente con el documento
(verificador 1)
Incluye validacin de cumplimiento con todos los requisitos de
esta norma
SI/NO
Observaciones
81
Anexo II.E
PAUTA ELABORACIN INFORME DE DIAGNOSTICO
1.-
RESUMEN EJECUTIVO
Anexo III
83
Con el propsito de proporcionar un instrumento que sirva de indicador cuantitativo del nivel de cumplimiento de las
empresas con los requisitos de gestin de la norma, se presenta una escala porcentual para calificar a las empresas
considerando los distintos niveles de gestin definidos en el Manual de Diagnstico para cada requisito.
Estos porcentajes han sido establecidos linealmente en funcin del nmero de niveles totales de cada requisito.
Es importante sealar, que obtener una cuantificacin global (porcentaje global), que incorpore todos los requisitos de la
norma, requiere asignar ponderaciones a cada uno de los requisitos de gestin cuantificados con la escala porcentual.
Sin embargo, esta ponderacin conlleva una serie de dificultades y consideraciones, toda vez que el porcentaje de
cumplimiento no refleja la profundidad de los cambios requeridos para alcanzar el requisito de la norma, as como
tampoco, la incidencia que en particular un requisito de la norma posee en la realidad especfica de la empresa
analizada.
A continuacin se muestran los porcentajes asociados al cumplimiento de los distintos niveles de los requisitos
contenidos en la norma NCh2909.
84
5.2
5.3
6
7.1.1
7.1.2
7.1.3
7.2.1
7.2.2
0
1
2
0
1
2
3
0
1
2
3
0
1
2
3
0
1
2
0
1
2
3
0
1
2
0
50
100
0
33
67
100
0
33
67
100
0
33
67
100
0
50
100
0
33
67
100
0
50
100
85
Requisito
7.3
7.4
8.1
8.2
8.3
8.4
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
86
Requisito
9.7
10.1
10.2.1
10.2.2
10.2.3
10.2.4
10.3
10.4.1
10.4.2
11
87