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1.- Factura
2.- Orden de compra
3.- Remito
4.- Recibo
5.- Nota de dbito
6.- Nota de crdito
7.- Cheque
8.- Pagare
9.- Nota de crdito bancaria o boleto de deposito
FACTURA
Una factura es un documento que respalda la realizacin de una operacin econmica, que por
lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a
travs del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al
contrato de compraventa comercial.
La factura adems reemplaza a la boleta en las transacciones de una organizacin o negocio,
para efectos impositivos; estas son vlidas para los organismos fiscalizadores dada la completa
informacin que dan de cada transaccin, como un registro detallado de cada compra y venta.
Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que, respectivamente
corresponden a las facturas ordinarias, rectificativas y recapitulativas.
Factura ordinaria
De acuerdo a sus funciones, existen tres tipos distintos de facturas. Entre ellas, la
factura de uso ms frecuente es definitivamente la factura ordinaria.
Una factura ordinaria es un documento que sirve para dejar constancia de unaoperacin
econmica, ya sea esta una compraventa o la prestacin de algn servicio. Este tipo de
factura debe recoger toda la informacin necesaria sobre dicha operacin.
Factura rectificativa
Una factura rectificativa es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algn
error o agregar algn dato que sea necesario.
Factura recapitulativas
Esta factura, al tener el mismo valor legal que una factura ordinaria, tambin debe cumplir los
mismos requisitos bsicos. Por esta razn, la factura recapitulativa no solo debe mostrar el
valor total de las ventas del mes, sino que debe hacer una breve descripcin de todas las
operaciones que est agrupando.
Con estas pautas, una factura recapitulativa agiliza y simplifica los procesos de facturacin,
pero siempre respetando la normativa vigente establecida por la ley.
ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a
un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega.
REMITO
El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega y/o remisin
al cliente de las mercaderas. La persona que recibe dichas mercaderas, mediante su firma,
reconoce haber recibido las mismas segn el detalle efectuado en el remito, con lo cual queda
concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar.
RECIBO
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado
por un servicio o producto. Hay de diversos tipos segn el formato, si queda registrado, y otras
caractersticas. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a
quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de
muchas maneras diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas
o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo
recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripcin de las facturas (nmeros que se
pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia
por parte de una empresa de que fue lo que se pago o realiz con la emisin de mencionado
cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando tiene copias al carbn,
como el caso de los vouchers de las tarjetas de crdito que tiene varias copias segn el uso de
los interesados. Adems sirve para sacar cuentas de cunto dinero se ha gastado.
NOTA DE DBITO
Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor,
por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el
valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin,
inters por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el
incremento del saldo de una cuenta.
NOTA DE CRDITO
Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto de
informar la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica
en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por: avera
de productos vendidos, rebajas o disminucin de precios, devoluciones o descuentos
especiales, o corregir errores por exceso en la facturacin. La nota crdito disminuye la
deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para sta, y la
nota crdito significa una erogacin.
CHEQUE
Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en el que la
persona que es autorizada para extraerdinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a
otra persona una autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la
cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta
bancaria.
CHEQUE A LA ORDEN
A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del cheque escribimos el
nombre del legtimo tenedor persona que, salvo que transmita el documento a un tercero, es
quien lo debe cobrar. El incluir la clusula "A LA ORDEN" tiene el mismo efecto que no incluirla
si bien pone de manifiesto explicitamente la capacidad que tiene el legtimo tenedor del cheque
de transmitir o endosar este a un tercero.
CHEQUE AL PORTADOR
Es aquel que no indica una persona especfica a favor de quien se expide. Este
tipo de cheque debe indicar la leyenda al portador en el espacio destinado
para sealar el nombre del beneficiario.
Caractersticas particulares:
El cheque al portador podr ser expedido hasta por la cantidad que cada
institucin determine, de acuerdo a sus polticas internas.
Recomendaciones:
CHEQUE CERTIFICADO
En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita estar
totalmenteseguro de que este documento cuenta con los fondos suficientes
para ser pagado por el banco; para lo cual solicita al librador, quien a su vez
requerir al banco certifique la existencia de estos fondos. Esto significa que el
banco retira el importe sealado en el cheque de la cuenta de la persona que lo
expide, sellndolo y firmndolo como prueba de garanta de que el documento
contar con los fondos suficientes cuando el beneficiario lo presente para su
cobro en el plazo establecido. Con este tipo de cheques se asegura la
existencia de recursos para el pago del documento an cuando posteriormente
la cuenta pudiera quedarse sin fondos, ya que el titular de la misma no podr
disponer de ese dinero.
Caractersticas particulares
Este tipo de documento puede ser muy til cuando se quiere asegurar
de que el cheque entregado como pago tenga fondos cuando se cobre en
el banco.
Recomendaciones
CHEQUE DE CAJA
Los cheques de caja son emitidos por una institucin de crdito para que el cliente
slo pueda cobrarlos en una de las sucursales o filiales de dicha institucin.
PAGARE
El pagar es uno de los elementos ms utilizados en el mbito comercial para documentar una
deuda y una de las herramientas ms eficaces para garantizar su futuro cobro.
En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayora utiliza esta arma comercial tan
importante, sin tomar los recaudos necesarios para su llenado en forma correcta.