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NF-03

NORMA
NEOOART S.A.S

FUNDAMENTAL

Versin 03
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Objetivo
Establecer los requisitos integrales para modificar la informacin del sistema de
calidad de la compaa Sistema de Gestin de la Calidad NEOOART S.A.S.
Alcance
La presente normatividad abarca todos los documentos que hacen parte del
sistema de gestin de calidad NEOOART S.A.S que comprende desde su cuerpo
de redaccin hasta la presentacin del mismo documento.

Responsable
Director ejecutivo de la compaa NEOOART S.A.S y el responsable del
sistema de gestin de la calidad.

Normatividad y/o Documentos de Referencia


Norma NTC-ISO 9000:2005. - Fundamentos y vocabulario.
Norma NTC-ISO 9001:2008. Sistema de gestin de calidadRequisitos
GTC ISO 100013:2002

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Definiciones y Trminos
Documento: Informacin y su medio de soporte. NTC ISO 9000/2005.
Formato: Archivo documental elaborado para plasmar el cumplimiento de
los requerimientos del Sistema de gestin de la calidad.
Instructivo: gua que muestra el paso a paso de toda accin que se debe
realizar para llevar a cabo una actividad.
Documentos Internos: se le denomina a aquel documento elaborado por
con relacin o vinculo Sistema de gestin de la calidad, los que controlan
de acuerdo con lo establecido en la Norma Fundamental y el Procedimiento
para el manejo de Documentos.
Documentos Externos: Documento no elaborado en la compaa, que a el
desarrollo de los procesos incluidos en el sistema de gestin de la calidad
SGC: Sistema de Gestin de la Calidad para dirigir y controlar una
organizacin con respecto a la norma calidad. NTC ISO 9000/2005.
SIG: Sistema Integrado de Gestin, que posee la documentacin comn
que unifica los sistemas de gestin de la compaa en distintas reas en
uno slo documento, reuniendo en una base documental nica aquellos
manuales independientes de gestin, procedimientos, instrucciones de
labor, documentos tcnicos y registros, realizando una sola auditora y bajo
un nico poder de ordenamiento que centraliza el proceso de revisin por la
junta directiva.
Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de gestin de la
calidad de una organizacin. NTC ISO 9000/2005.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso. NTC 9000/2005.

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Matriz: Documento representativo de la interrelacin entre variables


establecidas para un objetivo en especfico.

Descripcin Detallada
Los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad Para el Control de los
Documentos y Registros del Sistema de Mejora Continua NEOOART S.A.S.

A) Presentacin del documento impreso:


A1). Los procesos, procedimientos, planes de calidad y manuales del
Sistema de Gestin de la Calidad se deben presentar de la siguiente manera:

Para el encabezado de los procesos se utilizara la siguiente caja


tipogrfica:
C XX

NOMBRE DE LA
CARACTERIZACION
DEL PROCESO

Versin:
Pagina__
de __

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Para el pie de pgina de los procesos debe contener los cuadros de control de
documentos y control de cambios.

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Para el seguimiento de creacin, modificacin y anulacin de documentos la fecha
de asignacin estar en el cuadro de control de cambios. Este cuadro debe ir
siempre al final de cada proceso, procedimientos y otros documentos menos los
formatos generados por el Sistema de Gestin de la Calidad NEOOART S.A.S.

Todo documento del Sistema de Gestin de la Calidad contar con un cdigo


nico que se asignar segn la normatividad en el Procedimiento para el Control
de los Documentos y Registros del Sistema de Gestin de la Calidad.

Todos los documentos deben tener:


Control de documentos de la siguiente manera:

Control de documentos con sus componentes


NOMBRE
Elaboro
Reviso
Aprob

CARGO

FECHA

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Control de cambios
Versin Fecha de aprobacin

Descripcin del cambio

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aprob

El Proceso de Talento Humano, se realiza de manera nica en la compaa y


dentro de las instalaciones administrativas de NEOOART S.A.S le corresponde su
control como documento externo.
NOTA:
Los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad elaborados por el rea
administrativa de NEOOARTS.A.S deben cumplir con lo establecido en el
Procedimiento para el Control de los Documentos y registros del Sistema de
Gestin De la Calidad de la compaa.

Control de documentos internos y externos.


Para dar cumplimiento al Sistema de Gestin de la Calidad se elaborarn los
documentos necesarios para el desarrollo de las actividades de la compaa. Esta
documentacin quedar incluida en la Lista Maestra de Documentos (FXXX)
P0001-16 Procedimiento para el Control de Documentos y Registros de
Sistema de Gestin de la Calidad de la compaa
No hay restriccin para el tamao del papel, ni el tipo de fuente, siempre y cuando
se mantengan las proporciones de los componentes de cada documento y la
imagen institucional.
A.5) Dems pginas del documento:
En la primera pgina del documento se encuentra caja la caja tipogrfica, a partir
de la segunda pgina se enuncia: El cdigo y el Nombre del documento
El cdigo de los documentos es alfanumrico y se asigna de acuerdo con la
siguiente Tabla:

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TIPO
DOCUMENTO

DE

Una o Dos letras


maysculas
que
indican el tipo de
documento segn
la siguiente tabla

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CONSECUTIVO
DOCUMENTO

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DEL PROCESO
AL
CORRESPONDE

Un nmero de tres dgitos


que indica el consecutivo
del documento y que
inicia en 001

QUE

Un nmero de dos dgitos


que identifica el proceso
al
que
corresponde,
segn codificacin en la
Cadena de Valor la
compaa

NOTA: El tipo de documento con su consecutivo se separa del proceso al que


corresponde con un guin.
DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL
M: Manual
MI: Misin
NF: Norma Fundamental
VI: Visin
C: Caracterizacin
PC: Poltica Calidad
Pr: Proceso
OC: Objetivo calidad
P: Procedimiento
Cadena de valor
I : Instructivo
Org: Organigrama
Pl: Planes de calidad
G: Guas
F: Formato
MT: Matriz
Ejemplo: Para el caso de un procedimiento su codificacin ser de la siguiente
manera:
P = Procedimiento
001 = Indica el nmero del procedimiento.
16 = Indica al proceso que pertenece dicho procedimiento quedando el cdigo:
P001-16 en este caso corresponde al Procedimiento para el Control de
Documentos y Registros de Sistema de Gestin de la Calidad NEOOART S.A.S
En cuanto al contenido del documento:
La siguiente estructuracin corresponde a todos los documentos a excepcin de
los formatos:

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A.6) Contenido de la caracterizacin:


Presentacin
Manual
Objetivo
X
Alcance
X
Responsables
X
Normas y documentos de X
referencia
Definiciones y trminos
X
Desarrollo
X
Anexos
X
Control de documentos
X
Control de los cambios
X

Proceso
X
X
X

X
X

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Procedimient
o
X
X
X
X

Instructiv
o
X
-

X
X
X
X
X

X
x
X

Objetivo: Detalla el propsito del documento e inicia con un verbo en


infinitivo.
Alcance: Define los procesos en tiene aplicacin el documento y seala de
donde a donde tiene jurisdiccin.
Responsable: Seala el cargo del individuo o individuos encargados de
asegurar la implementacin de lo planteado en el documento.
Normas y documentos de referencia: aquellos documentos que estn
unidos y relacionados al documento que se desarrolla y que sirven de
sustento para comprenderlo. Enuncia las normas, instructivos u otros
referentes bibliogrficos para implementar o completar y ampliar la
informacin del documento.
Definiciones y trminos: Enuncia las definiciones y trminos que se
consideren indispensables y relevantes para el entendimiento y la
implementacin del documento.
Desarrollo: Define en forma ordenada y completa, el contenido del
documento. Puede estar formado por tres componentes: Descripcin

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Detallada, Flujo-grama y Matriz Detallada o por uno, o dos de los tres


componentes.
a) Descripcin Detallada: Esta comprendido especficamente en los
Instructivos del Sistema de Gestin De la Calidad, De ser requerido se
presenta en los Procedimientos que requieran de una mayor claridad en los
aspectos generales.
b) Flujo-grama: Corresponde a la descripcin grfica de la actividad del
procedimiento de acuerdo con los siguientes smbolos:

SIMBOLO

DESCRIPCIN
Indica inicio o fin del proceso o actividad

Indica actividad

Indica decisin.

Indica la secuencia o flujo del proceso

Proceso o Procedimiento Proveedor

c) Matriz detallada: Se puede utilizar la siguiente matriz para describir la


actividad del procedimiento que se est documentando:
ACTIVIDA
D

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTRO

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Actividad: Tarea o accin requerida para lograr un resultado. Su redaccin se


inicia con un verbo en infinitivo.
Descripcin de la actividad: Breve explicacin de las tareas que se llevan a cabo
para realizar la actividad.
Responsable: Cargo de la persona encargada de ejecutar la actividad.
Registro: Referencia el documento donde se evidencia el cumplimiento de la
actividad.
Anexos: Incluye todos los documentos generados en el desarrollo
del procedimiento tales como: formatos, tablas, figuras, diagramas,
aplicativos y otros documentos que sirvan de apoyo para la
ejecucin del mismo.
Control de Documentos: Incluye una tabla para su control la cual
contiene informacin relacionada con quien lo elaboro, quien lo
revisa y quien lo aprueba con su nombre cargo y fecha.
Control de los Cambios: Incluye una tabla para su control la cual
contiene informacin relacionada con la versin del documento, la
fecha de aprobacin, la descripcin de los cambios realizados y el
nombre y/o cargo de quien los solicito.
Control de documentos

NOMBRE

CARGO

Elaboro
Reviso

Yesid H Lozano
Michael Sarmiento

Aprob

Michael Sarmiento

Director ejecutivo
30/06/16
Director ejecutivo 30/06/16
general
Director ejecutivo
general

Versin

Fecha
aprobacin
18/05/2016
18/05/2016
30/06/2016

1
2
3

de Descripcin
cambio

FECHA

del Revisa

Caja de calidad,

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trminos
y
definiciones,
Director
formato
de ejecutivo general
redaccin, cuadro
de elaborado.