PMO.

La funcin y
responsabilidades de una oficina
de proyectos. Caso Prctico

Marc Bara Iniesta

Associate Professor. EU Gimbernat i Toms Cerd. www.eug.es
@: marc_bara@hotmail.com
es.linkedin.com/in/marcbara

Qu es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal cuyo compromiso es crear un
producto o servicio nico el cual posee una elaboracin progresiva

Temporal significa que tiene un inicio y fin delimitado

nico significa que el producto o servicio es diferente en algunas

caractersticas a otros similares que pudieran o no existir anteriormente

Elaboracin progresiva se aplica a las caractersticas del servicio o

producto y significa que dichas caractersticas sern llevadas a cabo paso a
paso, a travs de incrementos

Un proyecto tiene un objetivo especfico, un presupuesto

establecido y una organizacin (quiz temporal y que puede ser
desmantelada al trmino del proyecto)

Proyectos y Operaciones

Ac#vidades
Operaciones

-Administracin y Soporte de los

Sistemas de Informacin
-Call Center
-Administracin de los Recursos
Humanos
-Administracin de las Finanzas
-Produccin en cadena
-...

Proyectos

-Implementacin de un nuevo Sistema

de Informacin
-Denicin y Ejecucin de un Plan de
Comunicacin o Mrke#ng.
-Puesta en marcha de una nueva
Pol#ca de RRHH
-Plan Anual de Formacin
-Diseo de un nuevo Producto o
Servicio
-Implementacin de un nuevo Proceso
Organiza#vo

Proyectos, Programas, y Cartera de Proyectos

Programa: conjunto de proyectos relacionados, que se
manejan colectivamente (adems de individualmente) para
obtener beneficios y control adicionales.
"

Portafolio: conjunto de proyectos o programas (y otros

trabajos) que se agrupan para facilitar la gestin efectiva
del trabajo para conseguir los objetivos estratgicos de
negocio. Los proyectos o programas no tienen por qu ser
necesariamente interdependientes o relacionados.
"

Una organizacin proyectizada es aquella que

incorpora el uso de los tres conceptos en su operativa
diaria.
"

Proyectos, Programas, y Cartera de Proyectos

Proyectos, Programas, y Cartera de Proyectos

Fig 1-1, pag 8 PMBOK

Definicin de Programa

Gestin de la Cartera de Proyectos

Gestin Cartera Proyectos

Gestin Programas
Gestin de Proyectos
Pre-Proyecto

Proyecto
Proyecto
Gestin del cambio

Sistemas de Gestin de la Informacin

Operaciones

PMI - Standard

The Standard for

Portfolio
Management

Cartera de Proyectos y entorno organizacin

Cartera de Proyectos y entorno organizacin

12

En este contexto Qu es una PMO

exactamente?
An organizational unit to centralize and coordinate the
management of projects under its domain. A PMO
oversees the management of projects, programs or a
combination of both.
A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK guide)

In each organization, the definition of a

PMO may vary in name and by
function, but it essentially centralizes,
coordinates and oversees the
management of projects and programs.
Article by Bud Baker, Ph.D. PMI Network, June 2007

13

Algunas caractersticas
Una PMO es un grupo de personas con la misin de dar soporte a
los jefes de proyecto en el lanzamiento, implementacin y
completacin de proyectos.
Algunas PMOs son mnimas, con slo staff a tiempo parcial.
Otras pueden involucrar inmensas infraestructuras, con
metodologas y control rgidos.
La PMO es un ente organizacional creado para asistir a los jefes de
proyecto en la consecucin de los objetivos de los proyectos.
Proporciona una oportunidad a los jefes de proyecto para
desarrollarse ms rpidamente, con respecto a si trabajaran en
solitario.
La PMO es una organizacin centralizada dedicada a mejorar la
prctica y los resultados de la gestin de los proyectos.

14

Establecer una PMO

Requisitos de la PMO:
El valor de la PMO debe ser medible para resultar
sostenible.
Si no se puede medir, no se puede controlar y por
tanto gestionar.
La PMO debe estar alineada con los intereses y
objetivos de la organizacin para sobrevivir.
Debe tener como principal cliente a la Alta
Direccin!!

15

PMO y su aceptacin de alta direccin

La Alta direccin dar soporte a la PMO que incremente
la probabilidad de conseguir sus objetivos.
La PMO debe proporcionar varios procesos a la alta direccin:
Escoger el mix adecuado de proyectos: herramienta de planificacin
estratgica.

Ligar las estrategias ejecutivas con los proyectos en curso y futuros.

Gestionar la cartera de proyectos correctamente.
Mejorar los resultados de los proyectos que se alineen con los objetivos
estratgicos de la compaa.

En definitiva, una PMO debe ser capaz de ayudar a la Alta

Direccin con la ejecucin de la estrategia, tal cual est
determinada por la cartera de proyectos.
16

PMO y su aceptacin de alta direccin

La PMO encontrar soporte de la alta direccin si:
Ayuda en conseguir los objetivos del management
(por los que son medidos)
Consigue llevar ms proyectos a finalizacin, sin
incremento de recursos.
Los proyectos se completan en menos tiempo.
Su impacto es claramente percibido en todos los
niveles de la organizacin.
Es crtico que los beneficios de establecer una
PMO ser perciban cuanto antes. Se deben
poder medir
17

Causas de fallo en la implantacin de la PMO

No se definici su valor, sus beneficios.
No se percibe como influencia positiva en las entregas de
proyectos.

Se percibe como amenaza muy autoritaria, rgida en

burocracia y metodologa.

No tiene buy-in de la alta direccin

Se percibe como un overhead en la gestin de los
proyectos.

Se dedica a micro-gestionar, intentando controlar cada

proyecto directamente.

18

Una definicin de Oficina de Proyectos (PMO)

Entidad que provee a la organizacin y a los Jefes de Proyecto el apoyo en la
aplicacin efectiva de prcticas de Gestin de proyectos, as como la
informacin crtica para fundamentar la toma de decisiones y entregar
resultados conforme a las expectativas del proyecto, programa, y cartera de
proyectos.
Algunos de sus objetivos son:
Proy 1

Oficina de
proyectos

Proy 2

Proy n

Gestin y/o facilitacin de los

procesos de gestin de la
cartera de proyectos.

Proveer
Servicios

Control y
recopilacin
informacin

Proveer servicios de definicin

de metodologas y estndares,
asesora a proyectos,
capacitacin y seleccin de
proyectos
Asegurar el control y monitoreo
constante de los proyectos en
marcha
Incrementar la coordinacin
entre los proyectos para
asegurar que cuentan con los
recursos requeridos para su
finalizacin exitosa

Ejemplo de reas de responsabilidad de la PMO

Soporte Administrativo
y de Coordinacin

Asesora y Control
de Proyectos

Oficina de
Proyectos
Definicin de estndares
y metodologa

Desarrollo
y formacin

Ejemplo de Servicios de la PMO

PMO Services
Portfolio
Management

Consulting &
PMO Services

Training

Admin./H.R.

Archives

Project portfolio
information

Project rescues

Methodology

Project
accounting

Information
repository

Asset, strategic
objectives and
resource
portfolios

Project
acceleration,
assessments,
threats and
opportunities,
auditing, risk
management

Tools

Operations
planning and
forecasting

Data integrity and

security

Executive
reporting and
governance

Project
management
processes, tools,
methodologies

Project
management
basics

Data collection
and report
distribution

Project document
library/knowledge
management

Prioritization
techniques

Mentoring

Certification

Asset tracking

Lessons learned

Staggering of
projects

Help Desk

Teamwork

Materials and
supplies

Closed contracts

Strategic
resource
management

Web
portal/information
management

Advanced
project
management

Contract and
change
management

Analysis

Resource
recruiting

Scheduling
software

Metrics,
bonuses, career
path, rewards
and recognition

Customer
interface

Customer interface

Customer
interface

Customer
interface

Customer
interface

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Caso prctico: Servicios de consultora PMO

22

Caso prctico: PMO y apoyo a nuevas ofertas

23

Caso prctico: PMO y metodologas

24

Caso prctico: PMO y sistemas informacin

25

Caso prctico: PMO y Alta Direccin

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