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Sistema de Gestin Documental

SMVDoc

Oficina de Tecnologas
de Informacin
Superintendencia del Mercado de Valores - Per

Agenda
? Situacin actual del SGD
? Antecedentes
? Consideraciones funcionales y tcnicas
? Fuente Externa e Interna
? Uso, actualizacin y seguridad
? Archivo Fsico y Digital
? Estadsticas

? Evolucin del SGD


? El SMV Virtual
? SGD integrado a procesos BPM

Situacin Actual SGD

Antecedentes
Fase 1
? 1999-2002 Workflow de principales procesos

Fase 2
? 2002-2003 Sistema Gestin Documental

Fase 3
? 2003 2005 SGD se integra al MVNet Certificados digitales

Fase 4
? 2005 Migracin SGD a entorno Web y cambio de SW

Fase 5
? 2007 Certificacin del SGD Microformas

Fase 6
? 2009 procesos de microformas

Fase 7
? 2010 Inclusin de nuevos procesos

Antecedentes: Consideraciones
Documentos Externos
? Toda informacin proveniente de usuarios externos (supervisados y
pblico en general) es identificado a travs de cdigo denominado
nmero de expediente.
? Los criterios establecidos son remitente, fecha y asunto
? Es factible subsanar o regularizar un expediente.

Documentos internos

Toda notificacin a usuario externo debe pertenecer a un expediente


Se identificaron los tipos de notificaciones y la numeracin es nica y
correlativa por ao.

Flujo Documental:
Flujo de generacin de expediente: flujo abierto sin recorrido
establecido; sin embargo asociado a una jerarqua de la estructura
organizacional
Flujo de Comunicacin interna: idem al anterior, la diferencia que el
expediente es creado por el personal de la SMV que no pertenece a
Trmite.

Consideraciones Tecnolgicas
? Sistema de Intercambio de informacin por internet y basado en PKI MVNet
? El Sistema de intercambio genera un acuse de recibo con firma digital
(Trmite Documentario Virtual).
? El Sistema de Intercambio se integr al Sistema de Gestin Documental.
? Los expedientes enviados por MVNet son enviados directamente a la
bandeja de la secretaria de cada Gerencia.
? Para la firma de las notificaciones internas y externas el personal de la
SMV tiene certificados digitales.
? Arquitectura de software:
? Base de Datos: Oracle
? EMC: Filenet P8
? Mensajera: Exchange
? Motor BPM-Workflow: Ultimus
? Herramienta de desarrollo: Visual Basic y Visual.Net
? Servicio Web: IIS
? Software de firma (internet) propiedad de la SMV
? Software de firma en la SMV: Elock prosigner.

Que hemos logrado?


? Presentacin de Informacin Financiera es estacional: Se ha
reducido a 3 horas
? Se ha reducido costos en horas hombres por el uso del papel
(eficiencia)
? El expediente y sus documentos son seguros (integridad,
confiabilidad y disponibilidad).
? Servicio de notificaciones fsicas slo para las empresas no
supervisadas o personas naturales. Entrega de cargos digitalizados.
(control de plazos)
? Atencin las 24 horas del da y los 365 das al ao.
? Ventanilla nica del Mercado de Valores, solo se presenta a travs
del Sistema y sta se distribuye a la Bolsa y CAVALI.
? Disponibilidad de expedientes histricos, fcil acceso (eficiencia)
? Se ha reducido el espacio del Archivo Central en 70% ( se tiene un
espacio de 37.8m2)
? Hemos reducido el uso de impresoras y tner
? Optimizacin de atencin a usuarios externos por transparencia (48 a
72 horas)
? Cultura Organizacional basado en generar oportunidades sobre el
SGD

Fuente externa: Informacin Soporte Papel

Fuente Externa: Soporte Papel

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

TRAMITE DOCUMENTARIO

Ventanilla nica Fsica

Usuarios
MVNet

Documentos
Fsicos

Usuarios de
Tramite

Internet
Seguro
Recepcin e Digitalizacin
Indizacin
(analista)
(analista)

Control de
Calidad
(analista)

Control de
Calidad
y Supervisin
(fedatario instit.)

SI

Bitcora

Domicilio
Electrnico

Expediente
Electrnico

Control de Calidad
(Gerente Sistemas)
Doc.
Doc.
Digital
Digital
Es Ventana
Unica ?

NO

Workflow

Adm. de
Imgenes

Doc.
Doc.
Digital
Digital
Documentos
Fsicos (antes WF)

Archivo Digital

DOCUMENTOS

Expediente
Electr
Expediente
nico
Completo
Electr nico
Completo

Doc.
Doc.
Digital
Digital

Expediente
Electrnico

Fuente externa: Informacin Soporte Digital

Fuente Externa: Digital - MVNet


Domicilio
Electrnico
Servidor de
Aplicaciones

Autoridad de
Certificacin
Empresas
Supervisadas

Sistemas de
Supervisin

HTTPS

Servidor
Web

Portal

Bitcora y
Base de datos
Institucional

SMV
Sistema de Gestin
Documental

Sistema MVNet Red del Mercado de Valores

Fuente interna: Informacin Soporte Digital


Actualizacin, uso y trazabilidad

Fuente Interna: Digital

PC User

Expediente

Notificaciones
Electrnicas
Firmadas
Digitalmente
Servidor
WEB

Expediente
Interno

PC User

PC User
PC User

SMVDoc

Domicilio
Electrnico

PC User
PC User

Bitcora

SGD - Diseo

Bandeja SGD

Seguridad y acceso a los documentos

Empresas

Asigna o
evala

Empresa
supervisada
MVNet

Usuarios externos
CONASEV
TRMITE
DOCUMENTARIO

ANTES

ACTUAL
Feb 2011

Personal de trmite
documentario
Personal de la
direccin/Oficina
GG y Presidencia

Personal de la
Direccin/Oficina

Personal de
Direccin/Oficina

Personal de
Direccin/Oficina

GG y Presidencia

GG y Presidencia

GG y Presidencia

Personal de Trmite
Documentario

Secretaria
Gerente

Gerentes

Superintendente

Superintendente

Superintendente

Secretarias
Gerentes
Analistas
A1,A2An
Superintendente

Acceso Pblico

Acceso Pblico

Archivo Central: Fsico y Digital

MICROFORMAS DE PAPEL A DIGITAL

Documentos
Originales

Verificacin y
Preparacin

Captura o
Escaneo

Control
Controlde
de
Control de
Calidad
Calidad
Calidad

Indizacin

Firma Digital
Fedatario

Generacin de
Medios (DVDs)
Devolucin
Documentos

Acta de
Conformidad

MICROFORMAS DE DIGITAL A DIGITAL


Verifica,
Escanea
Indiza

Control Calidad
SMV

Firma Digital
Fedatario

Control de
Calidad Fedatario

Generacin de
Medios (DVDs)

Preparacin y
Muestra de Exp
Microformas

Acta de
Conformidad

Cargo

Revisa y
deriva

Sistema MVNet

Sistema Gestin
Documental

Recepcin y
Validacin

Enviar Archivo
Digital

VALOR LEGAL: CERTIFICADO DE IDONEIDAD TCNICA INDECOPI

Acervo Documental
UNIDADES DE ALMACENAMIENTO ARCHIVO CENTRAL: FISICO
ACTIVIDADES

CANTIDAD EN FOLIOS

POR ELIMINAR

TOTAL

1,675,000

1,050,000

625,000

ARCHIVO CENTRAL
- VIGENTES

300,000

- NO VIGENTES

1,050,000

- TRAMITE DOCUMENTARIO

375,000

ARCHIVOS DE GESTIN
TOTAL DE U.A.

270,000
1,945,000

Caja (aprox)

Dimensiones Caja

1,050,000

1,050,000

1500

270,000
895,000

597 cajas

30 ancho 40 largo 20 de alto

Ingreso promedio de folios diarios: 7088 Aprox 5 cajas mensuales - Anual: 90,000

ARCHIVO DIGITAL:
288 DVDs originales 1 2.448 gb
288 DVDs originales 2 - 2,448gb

Estadsticas

Expedientes y Documentos

AO

Total

Expedientes
Tramite
MVNet

2002

19,507

19,507

2003

16,740

9,862

6,878

41.1%

2004

16,832

4,325

12,507

74.3%

2005

17,433

4,004

13,429

77.0%

2006

20,474

6,226

14,248

69.6%

2007

22,515

6,133

16,382

72.8%

2008

22,828

5,571

17,257

75.6%

2009

23,361

6,045

17,316

74.1%

2010

21,991

3,453

18,538

84.3%

Documentos

AO

DOCS
DOCS
GENERAD PRESENTA TOTAL
NRO EXP
OS
DOS
DOCs

Prom Exp
Diario

Prom Doc
Diario

2002

19,507

5,912

33,007

38,919

79

157

2003

16,740

11,696

42,825

54,521

68

220

2004

16,832

6,636

46,083

52,719

68

213

2005

17,433

7,007

42,966

49,973

70

202

2006

20,474

7,237

45,626

52,863

83

213

2007

22,515

8,075

43,490

51,565

91

208

2008

22,828

8,131

42,626

50,757

92

205

2009

23,361

6,860

41,174

48,034

94

194

2010

21,991

5,880

40,910

46,790

85

180

Notificaciones

Tipo Doc

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

Oficio

1,392

2,580

2,836

3,116

2,603

2,959

2,139

2,121

Circular

5,206

11,123

7,255

9,484

10,212

7,710

6,807

7,789

419

1,107

1,131

1,118

1,307

1,399

1,146

1,139

7,017

14,810

11,222

13,718

14,122

12,068

10,092

10,049

Resoluciones

Total

93,098

Atencin de la SMV

De 9am a
6pm

Sbados y
Domingos

De 6 pm a
8am

2003

15,461

57

3,536

2004

24,630

154

7,859

2005

22,645

106

9,469

2006

24,024

222

11,335

2007

26,264

158

15,371

2008

29,290

214

15,396

2009

31,697

234

13,460

2010

21,902

124

8,345

Ao

19%
24%
29%
32%
37%
34%
30%
28%

Expedientes y Documentos

Tendencia de comunicaciones Pblicas y No


Pblicas 2003 - 2010

N de Expedientes y Documentos
enviados 2003 - 2010

Ahorro de los participantes del MV

Hacia dnde va evolucionar el SGD?

Atencin a los no supervisados

Tipo de Usuarios de la
2006
2007
2008
2009
2010
SMV
N Pers. Ns Exp N Pers. Ns Exp N Pers. Ns Exp N Pers. Ns Exp N Pers. Ns Exp N Pers.
Supervisadas
318 26,452
327 29,110
361 30,515
362 32,013
378 33,492
349
Naturales y Otras
Jurdcas
995 2,445 1,107 2,297
997 2,149 1,303 2,181
691 2,202
1,019
Total:
1,313 28,897 1,434 31,407 1,358 32,664 1,665 34,194 1,069 35,694 1,368

Promedio
%

Ns Exp

26% 30,316

93%

74% 2,255 7%
100% 32,571 100%

Fuente: Sistema MVNet y SGD


El 93% de servicios solicitados
o han presentado informacin a la
SMV (expedientes) provienen de
las empresas supervisadas 26%
y utilizan el Sistema MVNet

El 7% de servicios solicitados o
hayan requerido informacin por
la Ley de Transparencia tienen
como origen a persona naturales,
empresas del Estado u otras
empresas.

Evolucin del SGD

Muchas Gracias