Capacitacin Virtual

Gestin Administrativa Contable

Mdulo 2
Anlisis de Estados contables. Situacin patrimonial, econmica y financiera.
Para qu pueden servir estos conocimientos?

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Estado de Situacin Patrimonial o Balance General
La forma de entender la situacin de una Institucin respecto a su verdadero patrimonio, su
verdadero resultado econmico y su posicionamiento financiero, se logra interpretando un balance
general.
Qu significa Situacin Patrimonial?
Para cualquier persona es importante saber dnde puso sus ganancias o a donde fue a parar la
plata que entr durante aos.
Si miramos nuestra propia situacin personal, el hecho de tener un auto o una casa significa que
nuestros ahorros de dcadas se materializaron en esos bienes. Otras personas han aplicado sus
ahorros a realizar viajes, y otros se la han donado a sus hijos para que estudien o empiecen algn
emprendimiento. Otros no tienen ningn bien porque la gastaron en gastos corrientes, comida,
lujos, etc.
Dnde est la plata que ahorramos durante aos? Puede ser que est en bienes, pero estos bienes
pueden ser durables (inmuebles, rodados, etc.) o pueden ser bienes no durables como muebles,
instalaciones, entre otros. Tambin puede ser que est en gastos suntuosos, que hayamos
realizado gastos extraordinarios que nos proporcionaron ms satisfacciones que lo material, por
ejemplo, fiestas grandsimas, viajes exticos. No tendremos nada, pero nos hemos dado todos los
gustos, suelen decir algunos que utilizaron sus ahorros para darse gustos grandes.

El anlisis de la situacin patrimonial nos permite entender en qu bienes o gastos est el

ahorro de dcadas. Si comparamos dos balances generales, con cinco aos de diferencia,
veremos qu es lo que ha crecido y qu es lo que ha disminuido.

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Si los Inmuebles crecieron al doble (por ejemplo de 100 a 200) significa que
parte de las utilidades de ese periodo se concretaron en mejoras o
incorporaciones inmobiliarias.

Si el activo sigue prcticamente igual y disminuyo el pasivo, eso significa que hemos aplicado los
ingresos, a cancelar deudas, y si bien no tenemos un crecimiento en bienes tenemos un
crecimiento por defecto, es decir, por disminucin de deudas, estamos mejor porque debemos
menos. Para poder comparar dos balances correspondientes a distintos perodos es necesario
detraer el efecto inflacionario.
Anlisis Financiero
La lectura e interpretacin de un Balance tambin sirve para determinar la real posicin financiera
de una Entidad. Si los activos estn constituidos por valores corrientes, significa que son de fcil
realizacin (transformacin en lquido, efectivo, o como se lo quiera llamar).

Por ejemplo, no es lo mismo tener un activo constituido por disponibilidades

que tener un activo formado por Inmuebles.
Desde el punto de vista financiero, significa que las deudas que tenemos que
afrontar sern ms fciles de afrontar si contamos con bienes de rpida
transformacin en liquidez.

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Anlisis Econmico
La lectura e interpretacin de un Balance nos sirve adems para saber si nuestra actividad tiene
sustento en el tiempo. Es decir, sabremos si la Entidad podr sobrevivir en el tiempo funcionando
igual. Mediante este tipo de lectura los bancos determinan si podrn dar un prstamo a su cliente,
porque de la lectura e interpretacin de sus nmeros se podr deducir algo fundamental.

Qu le pasar a esta Institucin los prximo meses?

Podr pagar sus gastos futuros?

Alcanzan los ingresos corrientes y libres para hacer frente a los gastos de
funcionamiento?

Se podrn pagar los sueldos y los servicios que son imprescindibles para continuar la
actividad?

Para llegar a estas importantes conclusiones se estudian los ingresos, su procedencia y continuidad,
si estos ingresos provienen de una estructura regular y consistente, o por el contrario, son ingresos
extraordinarios provenientes de hechos fortuitos que no se darn en el futuro, o cuya realizacin
futura est vinculada a situaciones que no controlamos.
Tambin se analizan los gastos, si los mismos corresponden a hechos regulares y estables, o sea, si
son gastos ordinarios o bien los gastos que estn registrados en el Balance son gastos
extraordinarios producto de circunstancias que no se repetirn y que se produjeron como resultado
de una coyuntura nica e irrepetible.

El anlisis econmico es el estudio de los ingresos y egresos para determinar si

hay una lgica perdurable en el tiempo o solo se han producido hechos
circunstanciales que no se repetirn. Se mide la lgica operativa de la Entidad
para saber si, funcionando de la misma forma que hasta ahora, se podrn
pagar los gastos en el futuro.

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Al estudiar los gastos, su naturaleza, se puede determinar si existe una correspondencia entre los
mismos, y el cuadro de ingresos. Si la Entidad arm una estructura de gastos muy consolidada y
firme en el tiempo (por ejemplo una excesiva cantidad de empleados o un gasto excesivo en
mantenimiento de equipos) es probable que nos aproximemos a una situacin de crisis. Crisis es
una circunstancia en la cual ya no se puede seguir funcionando de la misma forma y entonces es
necesario encarar cambios. Pero para poder llegar a esa conclusin no es suficiente la intuicin
como criterio de anlisis. Es necesario contar con un balance y tener la capacidad para
interpretarlo.
Esto no quiere decir que un anlisis intuitivo pueda dar en el clavo respecto a la interpretacin de
una realidad. Muchos dirigentes dicen: esto no va ms para referirse al funcionamiento de una
Institucin, porque perciben en base a su experiencia o datos muy salientes que algo anda mal,
muchas veces sin saber qu es exactamente lo que funciona mal. Se piensa a veces que la
Estructura es demasiado grande, pero no hay datos comparativos muy elocuentes.

A modo de ejemplo: Un hecho muy elogioso como puede ser la incorporacin

de voluntarios.
El hecho de contar con ms de 100 voluntarios implica un gran trabajo
institucional y de Recursos Humanos. Pero desde el punto de vista
econmico, si bien esos bomberos no perciben sueldos y por lo tanto no hay
gastos por ese concepto, tambin es cierto que un nmero exagerado de
voluntarios puede implicar un sostenimiento de gastos que tal vez exceda la
capacidad de ingresos de la institucin.
Aqu tenemos una opcin de vida o muerte: o paramos el ingreso de
voluntarios o tomamos medidas para mejorar los ingresos corrientes.

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Hace poco hubo una discusin respecto a esta temtica en las Universidades Pblicas Argentinas.
Como todos sabemos, el estudiante que se incorpora a una Universidad Publica en nuestro pas no
paga ningn arancel para cursar y obtener su ttulo. Los edificios estn, el plantel docente tambin
est y los gastos generales y operativos tambin estn cubiertos por el presupuesto nacional (es
decir, por los impuestos que pagan todos los argentinos).
Por ese motivo no es lo mismo que un estudiante haga la carrera en seis aos, que la haga en siete,
o que se quede eternamente en las aulas. Si ningn estudiante se recibe y contina en las aulas, los
gastos van a sumarse porque se necesitar una mayor estructura de gastos de mantenimiento,
profesores,

etc.

La estructura de funcionamiento de las Instituciones tiene que tener una lgica acomodada a la
estructura de ingresos corrientes.

Lo mismo pasa en las Instituciones Bomberiles.

El hecho que el Bombero sea Voluntario no significa que sea gratuito.
Su permanencia implica tambin un gasto y consecuentemente la
necesidad de que se genere un ingreso para cubrir y viabilizar ese gasto.
Lo que es gratuito suele ser el servicio para la comunidad, pero un
bombero voluntario insume equipamientos, uniformes, energa, vehculos
para trasladarse, etc.

Desconocer este aspecto puede inducir a engaos. Tampoco esta circunstancia tiene que dominar
la poltica de la Institucin. Sino que, conocer la realidad de Gastos e Ingresos conlleva a revisar si
la poltica de Ingresos de voluntarios es la adecuad y si es lo mismo tener bomberos con vocacin
que van creciendo en la Institucin o bien tener Recursos Humanos que no sienten un verdadero
compromiso con su crecimiento y estn solo por una cuestin afectiva (que no deja de ser
importante) o para quedar bien con alguien.

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Lo mismo que un estudiante que se anota a una Carrera Universitaria para dejar contento al padre,
pero que nunca terminara sus estudios, porque no lo siente y no le interesa. No tiene el mismo
efecto que un estudiante que ingresa y cumple eficazmente su plan de estudio, termina en pocos
aos, y honra la gratuidad de la enseanza formndose en valores genuinos que se vuelven
positivos para la comunidad, cuando ejerza la profesin.

En la poltica de Ingreso de Bomberos Voluntarios tambin tiene que ponerse

en anlisis el compromiso de esa persona con la vocacin, su viabilidad y
conviccin acerca de lo que quiere ser. La existencia de un ejrcito de
voluntarios, puede ser muy lindo para presentar xitos institucionales, pero
para la estructura de gastos puede ser lapidaria.
Lo mismo ser su efecto a corto plazo para la eficacia del servicio bomberil.
Por eso el anlisis econmico para una Institucin bomberil no es desechable. Por el contrario, es
pertinente y debera hacerse en forma continuada. Algunos creen que las entidades bomberiles no
requieren estudios econmicos, porque no tienen finalidad lucrativa, pero es un punto de vista
equivocado.

Hacer un anlisis patrimonial, econmico y financiero es imprescindible

para administrar correctamente una Institucin bomberil.
Para ello es necesario saber estudiar un Balance, sus cuentas y compararlo
con uno anterior para ver dnde est el crecimiento o deterioro de valores,
siempre considerando como dato importante, la inflacin que distorsiona
los nmeros.

Tambin es cierto que un balance no lo puede hacer cualquier persona porque hay regulaciones
legales al respecto, y especificaciones tcnica-profesionales que las dicta el Consejo Profesional de
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Ciencias Econmicas de cada lugar o bien la Federacin de Consejos Profesionales cuando se trata
de normas tcnicas que engloban a todas las provincias.
La intervencin de un contador pblico matriculado otorga la legitimidad que requieren las
cifras y conceptos expresados, porque el Estado y los rganos de fiscalizacin descansan en
la seriedad profesional de un especialista cuya matrcula est controlada por rganos
paraestatales como los consejos profesionales.
Esto no significa que una Comisin Directiva se conforme con el trabajo de un profesional externo,
ya que puede tener una auditora interna que haga comprobaciones contables, controles
permanentes y otros recursos que le permitan saber a tiempo qu es lo que est funcionando bien
y qu es lo que no funciona bien y requiere correcciones.

El Balance se hace una vez al ao y se pone a consideracin de los asociados.

Estos deben tener la propuesta en sus manos para leerlo con antelacin a la
Asamblea Anual y en dichas circunstancias tienen que aprobarlo. El Balance
tiene que ser preparado por un Profesional en Ciencias Econmicas que
tenga habilitacin para realizarlo, estando matriculado en el consejo
Profesional respectivo. La intervencin de un profesional independiente da fe
de los nmeros y conceptos que se presentan.
Si bien hay muchas personas que podran hacerlo en forma voluntaria y con
muy buena fe, la ley obliga a que intervenga un profesional matriculado
quien con su firma otorga la legalidad al mismo.

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