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NOMBRE DE LA MATERIA:
ADMINISTRACIN I
Administracin
1.1.- Concepto
La definicin etimolgica es la forma ms usual de la definicin nominal, o
sea, la explicacin del origen de la palabra con que se designa aquello que
se estudia, valindonos para ello de los elementos fonticos que la forman.
De esa manera suele encontrarse el verdadero significado de esa palabra y
del concepto que esa misma palabra expresa.
"La palabra administracin se forma del prefijo ad, hacia, y de ministratio.
Esta ltima palabra viene a su vez de minister, vocablo compuesto de
minus, comparativo de inferioridad, y del sufijo ter, que sirve como trmino
de comparacin.
La etimologa de minister, es enteramente opuesta a la de magister: de
magis, comparativo de superioridad, y de ter. As magister, indica una
funcin de autoridad, minister expresa precisamente lo contrario;
subordinacin: el que realiza una funcin bajo el mando de otro; el que
presta un servicio a otro. La etimologa nos da pues la idea que la
administracin se refiere a una funcin que se desarrolla bajo el mando de
otro, de un servicio que se presta".
Sin embargo, la administracin puede definirse de diversas formas, al igual
que muchas otras reas del conocimiento humano, pero es posible
conceptualizarla para ef ectos de su fcil comprensin e incluyendo sus
aspectos ms importantes a travs del anlisis y sntesis de diversos
especialistas en la materia:
- Brook Adams. La capacidad de coordinar hbilmente muchas energas
sociales con frecuancia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas
puedan operar como una sola unidad.
- Koontz & O'Donnell. La direccin de un organizmo social, y su efectividad
en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus
integrantes.
- G. P. Terry. La administracin consiste en lograr un
predeterminado, meiante el esfuerzo ajeno.
objetivo
requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos
involucrados en su consecucin.
7. Presupuestos. Son los planes de todas o algunas de las fases de
actividad del grupo social expresado en trminos econmicos, junto con la
comprobacin subsecuente de la realizacin de dicho plan.
8. Procedimientos. Establecen el orden cronolgico y la secuencia de
actividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo.
Organizacin.
La creacin de una estructura, la cual determine las jerarquas necesarias y
agrupacin de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus
funciones dentro del grupo social. Esencialmente, la organizacin naci de
la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a
cooperar para obtener sus fines personales, por razn de sus limitacion es
fsicas, biolgicas, sicolgicas y sociales. En la mayor parte de los casos,
esta cooperacin puede ser ms productiva o menos costosa si se dispone
de una estructura de organizacin. Se dice que con buen personal cualquier
organizacin funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener
cierto grado de imprecisin en la organizacin, pues de esta manera la
gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo,
es obvio que an personas capaces que deseen cooperar entre s,
trabajarn mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben
cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.
Este es un principio general, vlido tanto en la administracin de empresas
como en cualquier institucin. As, una estructura de organizacin debe
estar diseada de manera que sea perfectamente claro para todos quien
debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados
resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la
imprecisin en la asignacin de responsabilidades y se logra un sistema de
comunicacin y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos
de la empresa.
A continuacin se enumeran y explican los elementos de la organizacin los
cuales, una vez comprendidos y asimilados coadyuvaran en una mejor
administracin. Elementos de la organizacin:
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Un administrador puede estudiar los planes pasados para ver dnde y cmo
erraron, para descubrir qu ocurri y porqu, y tomar las medidas
necesarias para evitar que vuelvan a ocurrir los errores. Sin embargo, el
mejor control previene que sucedan las desviaciones, anticipados a ellas.
Elementos del control:
Establecimiento de estndares. Es la aplicacin de una unidad de medida,
que servir como modelo, gua o patrn en base en lo cual se efectuar el
control.
Medicin de resultados. La accin de medir la ejecucin y los resultados,
puede de algn modo modificar la misma unidad de medida.
Correccin. La utilidad concreta y tangible del control est en la accin
correctiva para integrar las desviaciones en relacin con los estndares.
Retroalimentacin. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la
retroalimentacin; es aqu en donde se encuentra la relacin ms estrecha
entre la planeacin y el control.
Los valores institucionales de la administracin
La administracin, de carcter eminentemente social, se rige por una serie
de valores que le proporcionan no slo una validez moral ante la poblacin,
sino tambin informacin tica que debe orientar la conducta del
administrador en la sociedad.
Los valores institucionales de la administracin son:
a) Sociales
Estos son los mas importantes, ya que contribuyen al bienestar de la
sociedad a travs de:
- El mejoramiento de la calidad y precio del producto y/o servicio para
satisfacer adecuadamente las necesidades reales del ser humano.
- El mejoramiento de la situacin socioeconmica de la poblacin.
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CONCEPTO DE ORGANIZACION
La organizacin es una unidad social coordinada, consciente, compuesta
por dos personas o ms, que funciona con relativa constancia a efecto de
alcanzar una meta o una serie
de metas comunes. Segn esta definicin, las empresas productoras y de
servicios son organizaciones, como tambin lo son escuelas, hospitales,
iglesias, unidades, militares, tiendas minoristas, departamentos de polica y
los organismos de los gobiernos locales, estatales y federal. Las personas
que supervisan las actividades de otras, que son responsables de que las
organizaciones alcancen estas metas, con sus administradores (aunque en
ocasiones se les llama gerentes, en particular en organizaciones no
lucrativas).
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION.
1. El propsito de la organizacin: El propsito de la organizacin es
ayudar a lograr que los objetivos tengan significado y contribuyan a la
eficiencia organicional.
- Principio de la unidad de objetivos. La estructura de una organizacin
es eficaz si le permite al personal contribuir a los objetivos de la empresa.
- Principio de la eficiencia organicional. Una organizacin es eficiente si
esta estructurada para ayudar al logro de los objetivos de la empresa con un
mnimo de consecuencias o costos no deseados.
2. Causa de la organizacin: La causa bsica de la estructura organicional
es la limitacin del tramo de la administracin. Si no existiera esa limitacin,
una empresa no organizada podra tener un solo gerente.
- Principio del tramo de administracin. En cada posicin administrativa
existe un limite al nmero de personas que pueden manejar con eficacia
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La estructura de la organizacin:
- autoridad: La autoridad es el adhesivo de la estructura de la organizacin,
el vnculo que la hace posible, los medios mediante los cuales se pueden
colocar grupos de actividades bajo el mando de un administrador y se
puede fomentar la coordinacin de las unid ades organicionales. Es la
herramienta con la que el administrador esta en posibilidad de ejercer su
discrecionalidad y de crear un ambiente para el desempeo individual.
Algunos de los principios ms tiles de la organizacin estn relacionados
con la autoridad.
- Principio escolar. Cuanto ms clara sea la lnea de autoridad desde el
puesto administrativo ms alto de una empresa cada puesto subordinado,
ms clara ser la responsabilidad para tomar decisiones y ms eficaz la
comunicacin organicional.
- Principio de delegacin por resultados esperados. La autoridad delega
a todos los gerentes individuales debe ser adecuada para asegurar su
capacidad de cumplir los resultados esperados.
- Principio del carcter absoluto de la responsabilidad. La
responsabilidad por la acciones no puede ser mayor que la implcita en la
autoridad delegada, ni debe ser menor.
- Principio de unidad de mundo. Mientras ms completas sean las
relaciones de dependencia de un solo superior, menor ser el problema de
instrucciones opuestas y mayor la sensacin de responsabilidad personal
por los resultados.
- Principio de nivel de autoridad. El mantenimiento de la delegacin
requiere que las decisiones propias de la autoridad de los administradores
individuales deben tomarlas ellos en lugar de hacerlas ascender por la
estructura de la organizacin.
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La estructura organicional:
- actividades departamentalizadas: La organizacin incluye el diseo de
una estructura departamental. Aunque hay varios principios en esta rea
uno de ellos es de gran importancia.
- Principio de la definicin fundamental. Mientras ms clara sea la
definicin de un puesto o un departamento sobre los resultados esperados,
las actividades a realizar y la autoridad de organizacin delega y la
comprensin de las relaciones de autoridad e informales con otros puestos,
la persona responsable podr contribuir en forma ms adecuada al logro de
los objetivos de la empresa.
5. El proceso de organizacin: Los diversos principios de delegacin de la
autoridad y de la departamentalizacin son verdades fundamentales del
proceso organicional. Se relacionan con fases de los dos aspectos primarios
de organizar: la autoridad y los agrupamientos de actividades. Existen otros
principios que se refieren al proceso de organizar, a travs de cuya
aplicacin los gerentes obtienen un sentido de proporcin o una medida del
proceso total de la organizacin.
- Principio del equilibrio. En toda estructura existe la necesidad del
equilibrio aplicacin de los principios o tcnicas debe estar equilibrada para
asegurar eficacia global de la estructura para cumplir los objetivos de la
empresa. El principio del equilibrio es comn a todas las reas de las
ciencias y a toda las funciones del administrador. Las ineficacias de
extensos tramos de administracin se deben equilibrar con las ineficacias
de largas lneas de comunicacin. Las prdidas ocasionadas por el mando
mltiple se deben equilibrar con las ganancias provenientes de la pericia y
la uniformidad para delegar la autoridad funcional en los departamentos de
"stall" y de servicios. Los ahorros de la especializacin funcional en la
departamentalizacin se deben equilibrar con las ventajas de establecer
departamentos responsables de utilidades, semi independientes por el
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