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CONTABILIDAD

UNSAAC- FACACET
UNIVERSIDAD
NACIONAL
COMPUTARIZADA I
DE
SAN
ANTONIO ABAD DEL
CUSCO

DS-CONT
A S I G N AT U R A :
DOCENTE:

C O N TA B I L I D A D
C O M P U TA R I Z A D A I
D r. C P C R E N N P R E Z
VILLAFUE RTE

ALUMNA:

DOCENTE: Dr. CPC RENN


PREZ VILLAFUERTE

DEYSI HUARHUACHI DIAZ


ALUMNA: DEYSI HUARHUACHI
DIAZ

CONTABILIDAD
COMPUTARIZADA I

UNSAAC- FACACET

MANUAL

DS CONT

Qu es DS-CONT y para quin es?


El programa DS CONT es un sistema contable, diseado para satisfacer
las necesidades del profesional contable.
Es un software diseado para llevar la contabilidad de su empresa. Por
medio de la creacin de asientos Contables. El sistema
automticamente elabora los reportes de los Libros de Caja, Registros de
Ventas, Compras, Diario, Hoja de Trabajo, Balance de Comprobacin,
Estados Financieros, entre otros. El sistema permite procesar la
contabilidad patrimonial de organizaciones comerciales, industriales,
gubernamentales, de servicios, etc. DS CONT posee reportes de acuerdo
a la legislacin vigente, como lo sealan las ltimas disposiciones de la
SUNAT, el CNC (Consejo Normativo de Contabilidad) y el NIIF (Normas
Internacionales de Informacin Financiera).

Qu ventajas tiene usar el DS CONT?


Con el sistema puede ahorrar hasta un 80% de su tiempo.
Rapidez de procesamiento de informacin.
Posee un Analizador de Datos que le permite generar sus propios
reportes.
Posee un Importador de datos para transferir gran cantidad de
informacin al DS CONT.
Posee reportes acorde a las ltimas disposiciones de la SUNAT.
La licencia es ilimitada en lo que respecta al nmero de mquinas
donde puedo instalar el sistema.
Tenemos ms de dos dcadas de experiencia en el mercado laboral

DOCENTE: Dr. CPC RENN


PREZ VILLAFUERTE

ALUMNA: DEYSI HUARHUACHI


DIAZ

Cmo puedo capacitarme para utilizar el DS CONT?


Al adquirir el sistema, la empresa DATA SERVICE CAPACITACIN le
ofrece como parte de la post venta, clases de capacitacin del DS
CONT.
Utilizar los tutoriales o manuales que han sido

diseados para aprender el DS CONT de la manera


ms fcil posible.
Solicitar capacitacin en instituciones educativas, como por
ejemplo universidades, institutos, en el rea de contabilidad.

TEMA 01: UN RECORRIDO RAPIDO POR EL


DS-CONT
Este primer tutorial nos dar una visin panormica del flujo de trabajo
general con el DS-CONT. Realizaremos una pequea monografa con el
propsito de darnos una idea bsica de la forma como se trabaja con el
DS-CONT.

CREAR UNA CONTABILIDAD.

Proceso
inicial:

El flujo
de
trabajo
con el
DS-CONT
implica
dos
clases de
procesos:

Proceso
cotidiano

Este proceso se debe a que el DS-CONT est


diseado para llevar la Contabilidad de varias
empresas y dentro de cada empresa la
informacin de varias sucursales. Los Estados
Financieros y los reportes se pueden obtener para
cada sucursal o para toda la empresa, es decir los
Estados Financieros Consolidados. La informacin
Contable de cada empresa se almacena en una
base de datos independiente, por tanto, antes de
empezar a trabajar primero se debe Crear la
Empresa, para luego registrar los movimientos
contables.
Este proceso slo se efecta una vez, al inicio de
cada periodo contable.

Una vez creada la empresa, se puede ingresar


movimientos, obtener los Estados Financieros, reportes,
etc., las veces que el usuario los requiera.
Estos procesos implican:
? Iniciar el DS-CONT
? Ingresar Asientos.
? Obtener Reportes.

LECCION 1. INICIAR EL DSCONT


Para realizar cualquier accin o proceso (ingresar asientos, obtener
Estados Financieros, procesar una planilla, etc.), se debe iniciar el DSCONT.

Recuerde que despus de instalar el DS-CONT en el escritorio de


Windows debe mostrarse el cono de acceso al programa, tal la siguiente
figura:

Al ejecutarse el DS-CONT L.E., se pueden dar dos posibilidades:


a)
b)

Cuando se ejecuta por primera vez


Cuando no es la primera vez que se ejecuta

a)

Cuando se ejecuta por primera vez


Si es la primera vez que esta utilizando el DS-CONT L.E., entonces, ser
necesario que defina el password (palabra clave) que utilizar para
acceder al DS-CONT. Es importante que defina un password de por lo
menos 6 caracteres y una mezcla de letras, nmeros y smbolos
especiales, de modo que no puede ser deducido (o adivinado) por
personas que usted no desea que tengan acceso al sistema. Tambin es
importante que sea un password que usted pueda recordar fcilmente,
para acceder al sistema en las subsiguientes ocasiones. Se mostrar la
siguiente ventana:

b)

Cuando no es la primera vez que se ejecuta

Si ya ejecut con anterioridad el DS-CONT L.E., entonces, significa que


ya defini un password para acceder al sistema. El usuario principal
siempre ser ADMINISTRADOR, aunque el sistema tambin le permite
definir otros usuarios y con diferentes niveles de responsabilidad. El
sistema le mostrar una ventana similar a:

En este caso, tambin se mostrar la pantalla de seleccionar o crear de


empresa del DS-CONT L.E., tal la siguiente figura:

El DS-CONT L.E. ya viene por defecto con una empresa (ENTRENA), el


propsito de esta empresa es que usted pueda practicar en esta
empresa, efectuando los diferentes procesos del DS-CONT.
Para efectos de este tutorial, trabajaremos con una empresa nueva, que
nos permitir ilustrar cmo se crea una nueva empresa.

LECCION 2. CREAR UNA


CONTABILIDAD
Para mayor comodidad, el DS-CONT MMX ya tiene registrada la
informacin bsica necesaria para trabajar con la Contabilidad,
informacin tal como:

Las diferentes tablas establecidas por la normatividad (Resoluciones


de Superintendencia/SUNAT, CONASEV y Otros) (por ejemplo: Libros y
Registros, Tipos de documentos, Monedas, Entidades bancarias, etc.).
Catlogo de Cuentas (PCGE y PCGR)
Modelos o Plantillas de asientos. (Asientos Tipo)
Etc.

Esta informacin ya est registrada en la base de datos y permiten


empezar a trabajar con el DS-CONT con un mnimo de esfuerzo.
El DS-CONT MMX ofrece tres opciones para crear empresas:
Por defecto (Bsico)
En base a un modelo
Personalizado
Estas opciones se muestran en la ventana del lado derecho.
Para efectos de esta prctica se utilizar la primera opcin, que nos
permitir crear una empresa para llevar una contabilidad en base a la
informacin mnima requerida.

Una vez creada la empresa, automticamente sta debe aparecer en el listado de


empresas que se muestra en la ventana del lado izquierdo de la pantalla, tal la
siguiente figura

LECCION 3. INGRESAR ASIENTOS

Una vez activado el DS-CONT ya estamos en condiciones de ingresar


asientos. El DS-CONT dispone de varios mecanismos y herramientas
para optimizar considerablemente el ingreso de los asientos, as:
Digitacin directa en el mdulo de ingreso de asientos.
Utilizar plantillas o modelos de asientos
Utilizar arrastres para asientos de estructura similar
Utilizar el mdulo de operaciones (Varios asientos como una operacin)
Utilizar importador de datos desde hojas EXCEL
En esta leccin nos concentraremos en el mecanismo ms bsico, la
digitacin directa en el mdulo de ingreso de asientos.
En esta leccin se registrar un asiento de apertura, con la informacin
que se muestra a continuacin:

Para ingresar el asiento de apertura, se va revisar los siguientes tpicos:


Seleccionar Contabilidad
Activar el mdulo de Asientos
Ingresar asientos

Salir del mdulo de Asientos3.1.Seleccionar Contabilidad


Antes de ingresar asientos, primero se debe ingresar al DS_CONT (tal como se
explic en las lecciones anteriores), luego se mostrar la pantalla con la relacin de
todas las contabilidades que se haya creado hasta el momento; de stas, se debe
seleccionar la contabilidad con la que se desea trabajar.

Se mostrar la pantalla principal del DS-CONT L.E., tal la figura: 1.8

En la parte superior de esta pantalla se presenta el Men principal del DS_CONT, con
las diferentes opciones que ofrece el sistema. Cada opcin a su vez contiene un
conjunto de sub opciones.
3.2.- Activar el mdulo de Asientos

Se mostrar el mdulo de Ingresar Asientos


3.3.-

Ingresar asientos

Esta es la pantalla para ingresar asientos a cualquier libro o auxiliar. Es una


pantalla genrica que permite ingresar asientos al Registro de Ventas, Registro de
Compras, Libro de Caja, etc.

Ingresar asientos es el proceso ms importante del DS-CONT, en consecuencia,


se explicar con mayor detalle.

En el DS-CONT, los datos del asiento se registran en tres reas:


rea de los campos clave (donde se digita: Libro, Periodo y Nmero de asiento).
rea de datos generales (donde se digita: Fecha, documento, RUC, Etc.).
rea del detalle (donde se digita las cuentas y sus respectivos montos al debe o
haber).
Cada rea se explicara a continuacin:

3.3.1.-

Ingresar campos clave

En la siguiente figura se ilustra el rea de los campos clave (recuadro rojo). En


este rea se debe ingresar el Libro, el Periodo y el nmero de asiento. En base a
estos datos el DS-CONT determina si se desea registrar un asiento nuevo o se
desea modificar/borrar uno ya existente. Para efectos de esta leccin vamos a
digitar un asiento nuevo.

El campo Asiento Tipo (Modelos de asientos) djelo en blanco por el momento,


ms adelante veremos como utilizar asientos tipo.

Despus de seleccionar el periodo, el DS-CONT automticamente propondr el


Nmero de Asiento, el cual se sugiere no modificar (Permita que el DS-CONT
lleve el control de la numeracin correlativa de los Asientos).
Al terminar de digitar los datos del rea de los campos clave, se activan y
muestran las reas de Datos generales y Detalle.
En la siguiente figura se muestra la pantalla de asientos completa, con las tres
reas.

3.3.2.-

Ingresar datos generales del asiento

En el rea de los Datos Generales ubquese en el campo fecha y digite


01/01/2009, luego ubquese en el campo glosa y digite Por el Activo, Pasivo y
Patrimonio al Inicio del Ejercicio. El asiento de apertura no necesita ms datos.
La pantalla debe quedar como:

3.3.2.-

Ingresar el detalle del asiento

En el rea de Detalle se registran las cuentas contables y sus respectivos valores


al debe o al haber. En esta leccin slo nos interesan las tres primeras columnas.
El resto de columnas se ver en lecciones posteriores.
:

Ubquese en la columna
del cdigo de cuenta y
digite el asiento de
apertura, que se muestra
a continuacin

Recuerde que las cuentas ya existen en la base de datos de la empresa creada.

Las cuentas deben digitarse al ltimo nivel. El DS-CONT no aceptar cuentas que
no estn al ltimo nivel.
Tambin notar que las filas del rea del detalle irn aumentando automticamente
a medida que se vaya digitando los datos.

Antes efectuar el Paso 3 (grabar el asiento), el DS-CONT L.E. verificar si los


datos son o no correctos, en caso de no serlo, mostrar un mensaje de error y los
rechazar. Uno de los procesos de verificacin que se realiza es si el asiento est
o no balanceado. En la parte inferior se muestran los totales del debe y haber. El
DS-CONT no almacenar asientos cuyo total al Debe no sea igual al Total Haber.
Despus de grabar el asiento, se mostrar un formato en blanco para registrar un
nuevo asiento.

3.4.-

Salir del mdulo de Asientos

LECCION 3. OBTENER HOJA DE


TRABAJO
El DS-CONT MMX ha sido diseado para que los asientos se procesen
automticamente, a medida que stos se registren. Esta caracterstica hace que
no se requieran procesos intermedios ni tiempos adicionales, tales como:
mayorizacin, centralizacin etc. En consecuencia, podemos obtener reportes en
cualquier momento.
En esta leccin vamos a ver la Hoja de trabajo para verificar si el asiento de
apertura que hemos ingresado es o no consistente.
Para reportar la Hoja de trabajo, se va revisar los siguientes tpicos:

4.1.- Iniciar el mdulo de Hoja de Trabajo

Previamente nos ubicamos en la pantalla principal del DS-CONT MMX, tal como
muestra la siguiente figura:

4.2.- Ingresar campos requeridos

En la siguiente pantalla se debe ingresar valores para los campos: Periodo Inicial y
Periodo Final. Considerando que hemos digitado el asiento de apertura en el
periodo 2009-00, entonces, ingresar periodo 2009-00 para ambos casos.

Se muestra la hoja de trabajo

4.3.- Mostrar Hoja de Trabajo

4.4.- Mejorar la visibilidad


Normalmente la vista previa de los reportes (tal como la pantalla anterior) no es
fcil de leer, sobre todo si ste tiene mucha informacin. Para facilitar la lectura se
debe aumentar el porcentaje de visibilidad en la parte superior de la ventana (Por
ejemplo a 150%). Luego de mejorar la visibilidad, sobre esta pantalla an se
pueden efectuar otros procesos.

4.5.- Salir del mdulo de Reporte

TEMA 02: OPTIMIZAR EL INGESO DE


MOVIMIENTOS CONTABLES UTILIZANDO
AMARRES Y ASIENTOS TIPO

En este segundo tema, veremos como utilizar los Asientos Tipo y su funcionalidad
en el uso del software contable. Para darnos una idea bsica de la forma como se
debe trabajar con este mdulo del DS-CONT; realizaremos unos pequeos
ejemplos referidos a Compras y a Ventas.
Cada uno de estos procesos lo veremos como una leccin.

Para empezar a trabajar en


este tema debemos haber
iniciado el DS-CONT y estar
en el men principal, tal la
siguiente figura

En esta leccin nos concentraremos en realizar un registro de un asiento de


compras, utilizando el mdulo de ingreso de asientos y dentro de ste los
Amarres. Mostraremos como registrar un asiento tpico de compras, con la
informacin que se muestra a continuacin:

Asiento Contable por la Compra de mercaderas al Proveedor XX


1

debe

haber

6011

MERCADERAS MANUFACTURADAS

40111

IGV - CUENTA PROPIA

1,000.0
0
190.00
1,190.0
0

4212

EMITIDAS
Por la compra de mercadera segn
10/01/XX factura.
2
20111

COSTO

6111

MERCADERAS MANUFACTURADAS

1,000.0
0
1,000.0
0

10/01/XX Por el destino a almacn.


Fig. 2.2.- Asiento de compra para registrar en el DS-CONT L.E.

Notar que la idea de amarre en este caso, implica que al registrar la cuenta 6011 y
su respectivo importe, el DS-CONT automticamente deber registrar las cuentas
20111 y 6111 con el mismo importe de la cuenta 6011.
Para ingresar asientos utilizando Amarres, revisaremos los siguientes tpicos:

Iniciar el mdulo de Asientos


Ingresar Asientos
Salir del mdulo de Asientos

1.1.- Activar el mdulo de Asientos

1.2.- Ingresar Asientos utilizando Amarres


Aqu se explicar al detalle el ingreso de un Asiento utilizando Amarres.

Dejar en blanco el campo de Asiento Tipo y dejar que el DS-CONT proponga el


nmero del asiento (Pasar sobre estos campos presionado dos veces la tecla
<ENTER>). Una vez ingresado los datos, se debe mostrar la siguiente pantalla:

Despus de ingresar la
fecha se mostrar el
siguiente mensaje

Este mensaje no debe preocuparnos, si no estamos registrando asientos en otra


moneda. Hagamos simplemente clic en el botn OK.
Luego se debe mostrar en el asiento los datos digitados, la pantalla debe ser
similar a:

El DS-CONT no tiene en su base de datos los RUCs de los proveedores, en


consecuencia, es de esperar que nos muestre el siguiente mensaje:

El DS-CONT
momentneamente
abandona el mdulo de
asientos y nos muestra una
pantalla para registrar al
proveedor en la base de
datos.

El RUC de este proveedor ahora ya est registrado en la base de datos, por tanto,
de aqu en adelante podemos utilizarlo y ya se mostrar en las pantallas de
consulta o ayuda.
Luego, se vuelve a activar el mdulo de Asientos:

Al presionar la tecla <ENTER>, automticamente mostrar la razn social del


proveedor que hemos ingresado anteriormente, tal como se muestra en la figura
2.9
Luego, ya estamos en condiciones de registrar el detalle del asiento.

Luego, presione la tecla de avance de cursor < >. En este punto el DS-CONT
verificar si en la base de datos hay o no definido un Amarre asociado a la cuenta
ingresada, en caso de existir, automticamente disparar las cuentas de Amarre
y las mostrar en la pantalla:

Esto significa, que cada vez que utilicemos la Cuenta 6011 y registremos un
importe al Debe, el DS-CONT automticamente agregar dos filas al detalle del
asiento con las cuentas 20111 y 6111 y con un importe similar al ingresado.
Luego, completemos el asiento ingresando las cuentas e importes que faltan. Es
decir, la cuenta 40111 con un importe de 190 al Debe y la cuenta 4212 con un
importe de 1190 al haber.
Finalmente el
asiento debe quedar
como se muestra a
continuacin:

Notar que la cuenta a la que est asociada el amarre se muestra en color Azul y
negrita, mientras que las cuentas generadas por el amarre se muestran en color
azul y el resto de cuentas se muestran en color negro.

1.3.- Salir del mdulo de Asientos

LECCION 2. INGRESAR
MOVIMIENTOS UTILIZANDO
ASIENTOS TIPOS
Una vez activado el DS-CONT ya estamos en condiciones de ingresar asientos
haciendo uso de Asientos Tipo. El ingreso de Asientos Tipo est diseado para
optimizar considerablemente el registro y la digitacin de los movimientos
contables ms comunes en la empresa.
En esta leccin nos concentraremos en realizar un registro de un asiento de
compras y de ventas, utilizando el mdulo de ingreso de asientos y dentro de ste
los Asientos Tipo. Mostraremos como registrar un asiento tpico de compras, con
la informacin que se muestra a continuacin:

Normalmente esta leccin debera estar divida en tres tpicos:


Iniciar el mdulo de Asientos
Ingresar Asientos utilizando Asientos Tipo
Salir del mdulo de Asientos
Sin embargo, como los proceso de Iniciar y Salir del mdulo de asientos es
similar al efectuado en la leccin anterior y consideramos que el lector ya est
familiarizado con este proceso, vamos a centrarnos en Ingresar Asientos
utilizando Asientos Tipo.

Empezamos asumiendo que ya hemos iniciado el mdulo de Asientos.

El asiento tipo de cdigo COMP-IGV ya ha sido definido previamente en el DSCONT.

Notar que despus de haber ingresado el Libro, el Periodo, haber seleccionado el


Asiento tipo y presionado la tecla <ENTER>, el DS-CONT nos mostrar un tpico
asiento de compras, con los datos generales, luego se deber completar los datos
especficos de la transaccin a registrar, y de esta manera completar el asiento.

Como se puede ver, slo se han ingresado algunos datos, propios de la compra.
Es importante resaltar que el asiento tipo ya est diseado de modo que al
ingresar el importe total de la compra, automticamente, a partir de ste se
deduzcan los montos correspondientes a las otras cuentas.

El asiento finalmente
debe quedar como la
siguiente figura:

De esta manera se puede ingresar otras compras, si se tuviese.

LECCION 3. OBTENER REPORTE


DE REGISTRO DE COMPRAS
El DS-CONT ha sido diseado para que los asientos a medida que se registren se
procesen automticamente en sus respectivos registros, esto lo podemos apreciar
en los diferentes reportes.
En esta leccin vamos a ver el reporte del Registro de Compras para verificar si
los asientos de compras que ingresamos se muestran correctamente.

Para reportar el Registro de Compras vamos a revisar los siguientes tpicos:


Iniciar el mdulo de Registro de Compras
Ingresar los datos requeridos para reportar el Registro de Compras
Mejorar la visibilidad
Salir del mdulo de Reporte
3.1.-

Iniciar el mdulo de Registro de compras

Asumimos que ya nos encontramos en la pantalla principal del DS-CONT

Se muestran las sub


opciones de la opcin
elegida.

3.2.- Ingresar los datos requeridos para reportar el Registro de


Compras

3.3.- Mejorar la visibilidad

Se puede mejorar la visibilidad aumentando el porcentaje. Tambin se puede


utilizar las barras de desplazamiento para revisar las otras reas del reporte.

3.3.- Salir del mdulo de Reporte

De la misma manera proceder para obtener el reporte de ventas.

TEMA 03: OPERACIONES, EL EXPERTO


QUE OPTIMIZA EL INGRESO DE ASIENTOS

El DS-CONT L.E. cuenta con una caracterstica denominada OPERACIONES que


permite optimizar grandemente el ingreso de asientos. Esta caracterstica hace del
DS-CONT un experto que con un mnimo necesario de digitacin se puede
ingresar varios asientos simultneamente, los correspondientes a una transaccin.
Para el mejor entendimiento de este tema, lo revisaremos en las siguientes
lecciones.

LECCION 1. Qu SON LAS


OPERACIONES EN EL DS-CONT
L.E?
Es comn que los documentos que sustentan los hechos financieros dentro de la
contabilidad se tengan que registrar en ms de un asiento y en diferentes libros
contables. Por ejemplo, una factura de compra se tiene que registrar primero en el
registro de compras y luego en el libro caja. Una venta al crdito puede significar
registrar el mismo comprobante de pago en varios asientos, registrar la venta
misma, el pago de inicial y el pago de las diferentes cuotas.
Al registrar la informacin en el mdulo de asientos simples (como se explic en
las lecciones anteriores) no hay ninguna relacin entre los asientos que han sido
originados por el mismo documento.

VENTAJAS

Reduce tiempos de
digitacin

Al registrar una transaccin


(considerando como una transaccin
todos los asientos que son originados
por el mismo documento), se
registran varios asientos a la vez, en
una pantalla y con un solo ingreso.

LECCION 2. Ingresar al mdulo


de operaciones

Mejor organizacin
informacin

Los asientos estn articul


se puede saber que asie
originados por el mismo
tambin se puede dete
operaciones estn compl
no lo estn.

En esta leccin se asume que el lector est familiarizado con los procesos
necesarios para ejecutar y activar el DS-CONT L.E. Por tanto, vamos a empezar
en la pantalla principal del DS-CONT.

Se mostrar las sub-opciones de Asientos.

LECCION 3. Ingresar movimientos


utilizando el experto (operaciones tipo)

Se mostrar el mdulo
de
ingreso
de
operaciones. El sistema
automticamente
propone un nmero de
operacin correlativo.
Ahora ya estamos listos
para
registrar
una
operacin.

En esta leccin nos concentraremos en optimizar el ingreso de datos utilizando el


experto (operaciones tipo) del DS-CONT L.E., mediante el cul, veremos cmo
con un mnimo de digitacin, registraremos una transaccin de venta, registrando
la informacin simultneamente en el Registro de Ventas y en el Libro de Caja y
Bancos. La informacin a registrar es la siguiente:

Procedamos al registro de esta transaccin de venta.

Se mostrar la ventana de
ayuda con la relacin de
Operaciones tipo
predefinidos en el DSCONT.

Puede Ud. Cambiar de un asiento a otro haciendo clic en la respectiva pestaa. Es


recomendable que verifique que el primer asiento corresponde al registro de
ventas (incluida las cuentas que le corresponden) y el segundo asiento
corresponde al libro caja (tambin con las cuentas que le corresponden).

Se mostrar la pantalla para ingresar los datos necesarios para registrar la


operacin.

La operacin tipo est diseada de modo que al ingresar datos en el rea de


Datos Referenciales (El rea delimitada por el recuadro rojo en la figura anterior),
stos automticamente son trasladados a los asientos, a los campos donde
corresponden. Es decir, al momento de ingresar el RUC, usted debe notar que
ste se muestra automticamente en el campo RUC del asiento. Lo propio sucede
al registrar el tipo del documento y el resto de los datos. Otro aspecto relevante, es
el hecho que al registrar el Monto Base, a partir de este valor se deducen los
valores que deben de ir en el detalle del asiento, correspondiente a cada cuenta y
en la columna del Debe o Haber.
En suma, con un mnimo de esfuerzo se ha registrado la informacin en los dos
asientos. Es decir, a partir de los datos ingresados en el rea de Datos
Referenciales, se ha deducido toda la informacin que debe ir en los dos
asientos. Se puede verificar el contenido de cada asiento haciendo clic en la
respectiva pestaa.
A continuacin se muestra como debi quedar la pantalla, considerando que
previamente hemos revisado la informacin del asiento de la primera pestaa y
que luego hemos seleccionado el asiento de la segunda pestaa.

Para salir del mdulo de Operaciones, haga clic en el botn salir .

TEMA 04: OPERACIONES, EL EXPERTO


QUE OPTIMIZA EL INGRESO DE ASIENTOS

El modulo Revisar Asientos del DS-CONT nos provee una fcil administracin de
todos los asientos ingresados, otorgando al usuario la capacidad de verificar que
los datos ingresados sean los correctos, mediante una comparacin visual con los
documentos correspondientes a los asientos. Consideramos que este proceso es
importante, en la medida en que el Profesional Contable debe preocuparse
tambin por validar el trabajo que hace y por la calidad de informacin que
procesa.

LECCION 1. Ingresar al mdulo de revisin


de asientos
En esta leccin se asume que el lector est familiarizado con los procesos
necesarios para ejecutar y activar el DS-CONT L.E.. Por tanto, vamos a empezar
en la pantalla principal del DS-CONT.

Se mostrar las subopciones de Asientos.

LECCION 2. Revisar asientos

En esta pantalla se podr hacer la revisin individual de los asientos sin tener la
necesidad de saber su nmero exacto de asiento.
El proceso de revisin de asientos implica a su vez los siguientes sub-procesos:

Seleccionar
Asientos
para su
Revisin.
Revisin de
la
informacin
de cada
Asiento
Edicin del
Asiento.

2.1.- Seleccionar Asientos para su Revisin


El DS-CONT L.E. ofrece varios mecanismos para seleccionar los asientos que se
desea revisar, para esto se puede realizar bsquedas en base a diferentes
parmetros que ofrece el sistema como son sucursal, libro o periodo. Tambin es
posible seleccionar asientos utilizando algn dato referencial, por ejemplo el
nmero del documento, alguna palabra especial de la glosa, parte de la razn
social, etc.

En esta seccin vamos a ver todas las posibilidades de seleccionar asientos.


Esta es la opcin ms rpida y ms simple.

Si no se especifica el libro, periodo o algn dato referencial, entonces el DS-CONT


muestra la relacin de todos los asientos de la sucursal activa.

En el caso del presente ejercicio, se mostrarn slo los asientos que hemos
ingresado en los tutoriales anteriores.

Tengamos en cuenta que a medida que utilicemos el DS_CONT, en la base de


datos se tendr miles de asientos y listarlos todos no es una prctica adecuada,
pues podra demorar en su procesamiento, por lo que es mejor establecer
procesos de revisin de asientos en base a diferentes criterios.

2.1.2.- Seleccionar asientos de un libro y/o periodo


En este caso es suficiente indicar el libro y/o el periodo cuyos asientos deseemos
seleccionar para revisarlos.

En circunstancias especiales, es posible que no recordemos exactamente el libro


ni el periodo, o que adems del libro y/o el periodo deseemos reducir el espectro
de bsqueda en base a algn dato referencial adicional. En estos casos utilizamos
la opcin Texto a Buscar.

2.1.3.- Seleccionar asientos en base a un dato referencial


En esta opcin debemos de tener algn dato referencial del asiento o asientos que
deseemos seleccionar. Por ejemplo, podra ser la parte inicial del nmero del
documento, una palabra especfica en la glosa del asiento, etc.
Esta es la opcin ms potente y podemos considerarla como una bsqueda
exhaustiva, donde el DS-CONT buscar y seleccionar aquellos asientos donde
alguno de sus atributos tenga el texto o dato referencial que le hemos
suministrado. Esta bsqueda y seleccin puede demorar algunos segundos o
minutos, dependiendo de la cantidad de informacin que tengamos en la base de
datos.

Se mostrar los asientos que en alguna parte tengan la palabra pasivo

En la pantalla anterior se puede verificar que el asiento listado en alguna parte


tiene la palabra pasivo, para lo cual, desplacemos la barra de desplazamiento
horizontal hasta ubicar el atributo en el que se encuentra dicha palabra.

Adems de los tipos de seleccin y bsqueda explicados anteriormente, este


mdulo ofrece la posibilidad de utilizar filtros.

2.1.4.- Filtrar asientos


Para ilustrar esta caracterstica, previamente vamos a seleccionar y mostrar todos
los asientos. Es posible establecer un filtro en cada una de las columnas del
listado de asientos. Para efecto de la prctica vamos a utilizar la columna
Cod_Libro.

Se mostrar una pequea ventana con las opciones y valores que existen
en dicha columna, tal la siguiente figura.

Se debe mostrar slo los asientos que cumplan con el filtro.

Se puede utilizar los filtros para diferentes necesidades, de acuerdo al criterio y


necesidad del usuario. Sin embargo, dos de los usos ms frecuentes son:

Para seleccionar asientos de acuerdo a su estado. En la primera columna se


tiene la columna Estado, en la que se puede tener los siguientes valores:
PENDIENTE, OBSERVADO y REVISADO. La razn de estos valores se explicar
ms adelante. En este punto, nos limitaremos a manifestar que con la capacidad
de los filtros podemos filtrar slo los asientos PENDIENTES u OBSERVADOS.
Para seleccionar los asientos digitados por una determinada persona o auxiliar y
en una determinada fecha o periodo de tiempo, con el propsito de revisar el
trabajo realizado por esta persona; o que cada persona despus de digitar sus
asientos debe validarlos, revisndolos.
2.2.- Revisin de la informacin de cada Asiento

En el proceso de revisin de asientos, stos toman 3 posibles estados:

PENDIENTE.- Todo asiento tiene el estado de PENDIENTE en el momento en


que fue digitado. En este contexto PENDIENTE significa que el asiento an no
est revisado.
REVISADO.- Un asiento cambia su estado a revisado cuando alguien ya lo
revis, en consecuencia, valid la informacin registrada.
OBSERVADO.- SI al momento de revisar un asiento, no estamos seguros de la
informacin del asiento y no tenemos a la mano los elementos necesarios para
corregirlo, rechazarlo o validarlo, entonces cambiamos su estado a OBSERVADO,
en la intencin de revisarlo ms adelante.

El proceso de revisin de asientos implica bsicamente efectuar dos actividades:


Ver la informacin ingresada en cada asiento
Cambiar el estado de los Asientos.

2.2.1.- Ver la informacin ingresada en cada asiento


Para ver la informacin ingresada en cada asiento, primero ubicamos el cursor en
el primer asiento del listado.

Se mostrar
la siguiente
pantalla

Como se puede ver, la pantalla se divide en dos reas:

rea del listado de asientos seleccionados para su revisin (Parte superior).


rea de visualizacin de la informacin del asiento (Parte inferior). Esta rea
tiene el mismo aspecto de la pantalla de ingreso de asientos.
La informacin del asiento mostrado en el rea de la parte inferior corresponde al
asiento seleccionado del listado de asientos del rea de la parte superior (Primer
asiento, nmero: 01-00001).
El asiento se pone en modo de NO edicin, esto significa, que en este modo slo
se puede ver la informacin, ms no modificarlo. Esta caracterstica es importante,
en la medida en que nos garantiza que no hay posibilidad de que modifiquemos
accidentalmente la informacin del asiento. En caso de que deseemos
expresamente modificar un asiento, entonces, debemos cambiar el modo del
asiento a modo de edicin. Este proceso se ver ms adelante.
2.2.2.- Cambiar el estado de los Asientos

Al mostrarse toda la informacin del asiento, sta se puede contrastar contra el


documento fuente que lo origin, en consecuencia, se puede cambiar su estado
segn corresponda, haciendo clic en cualquiera de los botones que permiten
cambiar dicho estado.

Para efectos de esta leccin, vamos a considerar que la informacin de ese


asiento es correcta, por tanto, debemos cambiar su estado a REVISADO.

Notar que al hacer clic en el botn Revisado se efectan las siguientes acciones:
Automticamente cambia el estado del asiento (Primera columna del listado de
asientos).
El cursor en el listado de asientos avanza a la siguiente fila, mostrndose en
consecuencia en la parte inferior la informacin del asiento correspondiente al
asiento de esta fila.

Al ir cambiando el estado de los asientos como consecuencia de su revisin y


contrastacin con sus respectivos documentos fuente, el cursor ir avanzando de
fila en fila, hasta llegar al final.

Los estados se mostrarn en diferentes colores, a saber:


Los asientos con el estado Pendiente se mostrarn en color Azul.
Los asientos con el estado Revisado sern mostrarn en color Verde.
Los asientos con el estado Observado se mostrarn en color Rojo.
2.3.- Editar un asiento
Si al momento de revisar un asiento, detectamos que la informacin no es correcta o es
diferente a la del documento fuente que la origin, entonces, podemos corregir la
informacin del asiento. Para este propsito debemos activar el modo de edicin
(modificacin) del asiento.

Notar que recin al activar el modo de edicin del asiento se muestran los
botones de Grabar y Borrar el asiento. As mismo, se desactiva los botones de
cambio de estado.

Para modificar la informacin del asiento, nos ubicamos en el elemento cuya


informacin es errnea, efectuamos la modificacin, finalmente hacemos clic en el
botn Grabar.
Si los datos modificados del asiento son consistentes, entonces el sistema
despus de grabar mostrar el siguiente mensaje.

Luego, se desactivar automticamente el modo de edicin, regresando al modo


de revisin de asientos.
Para salir del mdulo hacer clic en el botn Salir.

TEMA 05: LA MAGIA DE LA IMPORTACION


DESDE EXCEL

LECCION 1. Proceso

LECCION 2. Por qu importar datos?

INPUT
Ingreso
de datos

PROCESO
(Clculos y
procesamie
nto
realizado
por el
computador
)

OUTPUT
Obtencin de
resultados,
generalmente en
forma de
reportes

Facilidad

en la
digitacin de
datos en EXCEL

PORQUE
IMPORTA
R?

Integracin con
otros sistemas

Muchos profesionales de
prefieren digitar sus datos a
electrnicas y solamente los r
a su software de contabilidad
se importan los datos a

Muchas empresas ya cuenta


ventas, compras, caja etc. So
por ejemplo ya se emiten los
pago. Al momento de efectu
vendedor digita toda la in
comprobante de pago y sta
base de datos del software
informacin ya est en la
entonces, para que volver a
contabilidad, incurriendo en
y recursos.

LECCION 3. Mas hechos, menos


palabras. Importemos informacin
de ventas
Consideraciones inciales
Antes de efectuar la secuencia de pasos correspondientes a esta leccin,
previamente iniciar el DS-CONT (tal como se explic en lecciones

Tener abierta una hoja EXCEL con la informacin de ventas (como


resultado de digitacin directa en la hoja o reporte de un software de ventas).
Puede ser similar a:

Para explicar el proceso de importacin se revisarn los siguientes tpicos:


Iniciar el mdulo del Importador General
Iniciar el mdulo de Importar Asientos
Pegar la informacin de la hoja EXCEL en el importador
Instruir al DS-CONT los criterios de importacin
Indicarle al DS_CONT que "recuerde" el proceso para futuras ocasiones
Verificar e importar RUCs
Verificar consistencia de la informacin de los asientos
Importar asientos
Verificar el proceso de Importacin

3.1.-

Iniciar el mdulo del Importador General

Se mostrar la pantalla principal del subsistema de Importacin,


similar a la figura:

Este subsistema tambin tiene un Men en la parte superior y ofrece varias


opciones, por ejemplo: importar cuentas contables, importar asientos, etc.

3.2

.-

Iniciar el mdulo de Importar Asientos

En esta pantalla podemos observar que el men grfico de la parte superior


ocupa espacio innecesariamente.

Despus de minimizar el men grfico, la pantalla del mdulo Importar


Asientos se debe mostrar tal la siguiente figura:

En esta pantalla se pueden distinguir dos reas:


El rea del asiento.- Parte superior, cuya estructura es similar al del mdulo de
ingresar asientos (visto en lecciones previas).
El rea de la hoja electrnica.- Parte inferior, que es similar a una hoja
electrnica.
3.3.-

Pegar la informacin de la hoja EXCEL en el importador

Para pegar la informacin de la hoja EXCEL en el importador, primero se debe


seleccionar la informacin en la hoja EXCEL, luego copiar al Porta papeles y
finalmente pegar del Porta papeles en el importador.
La secuencia de pasos a seguir es:

Ubquese en la hoja electrnica de EXCEL donde tiene los datos de


ventas

Luego, ubquese nuevamente en el importador.

Luego de pegar, el importador debe tener en la parte inferior (en el rea de la hoja
electrnica) los datos que se desea importar. La pantalla debe mostrarse como:

Notar que el importador automticamente asume que los datos de la primera fila
corresponden a los ttulos o encabezados de las columnas. En el caso de este
ejercicio las lneas de encabezado son 2.

Luego de ajustar el nmero de filas de encabezado a 2, la pantalla debe quedar


como:

3.4.-

Instruir al DS-CONT los criterios de importacin

Una vez que los datos estn en la parte inferior de la pantalla, debemos
ensearle al DS-CONT como debe trasladar esta informacin a los asientos.
Esta es la parte ms importante del importador del DS-CONT. En esta seccin le
indicaremos al DS-CONT la informacin de cada columna a que campo del
asiento corresponde.
En este punto es necesario recordar que la informacin de cada fila se trasladar
a un asiento. Si la hoja tiene 15 filas, se importarn 15 asientos.

3.4.1.-

Ingresar los datos generales del asiento

En la parte superior ingresamos el cdigo de sucursal, el cdigo del libro contable


y el periodo sobre el que vamos a efectuar la importacin.

Nota.- Si los valores del Cdigo de Sucursal, Libro contable y Cdigo del
Periodo, se encuentran tambin en la hoja electrnica, entonces, se debe
seguir el procedimiento explicado en la siguiente seccin.

3.4.2.- Hacer corresponder los datos de la hoja electrnica con


los datos generales del asiento
Para hacer corresponder el valor de una columna de la hoja de trabajo con un
campo del asiento, se debe ubicar el puntero del ratn sobre la letra que identifica
la columna, luego, manteniendo presionado el botn arrastrar hasta el campo del
asiento al que corresponde.
Por ejemplo: Ubique el puntero del ratn en la columna A (sobre la letra A) de la
hoja, luego, presione el clic y sin soltar arrastre hasta el campo fecha de la parte
superior.

Despus de realizar esta accin, el DS-CONT ya sabe que el valor de la primera


fila y de la columna A ser trasladado al campo Fecha del asiento.
Efectuar la misma accin de arrastrar y soltar para el resto de las columnas,
haciendo corresponder columna con campo, tal como indica las trayectorias en
lnea roja del siguiente grfico:

Notar que a medida que se va haciendo corresponder la columna con un campo


del asiento, en el asiento se va mostrando la informacin de la primera fila de la
hoja.
Luego, ingresar o seleccionar la moneda en el campo Moneda (01 Para moneda
nacional). La pantalla debe quedar como:

3.4.3.- Hacer corresponder los montos de los comprobantes de pago


con las cuentas contables en el rea de detalle del asiento.
En el detalle del asiento digite las cuentas contables correspondientes al valor
venta, IGV y Total. La cuenta 70111 para el valor venta, la cuenta 40111 para el
IGV y la cuenta 1212 para el total. Luego haga corresponder las columnas de los
importes con las celdas del Debe o Haber de la cuenta respectiva, mediante la
tcnica de Arrastrar y soltar.

3.4.4.- Verificar que el importador haya entendido la forma de


trasladar los datos de la hoja electrnica a asientos.
Para verificar es suficiente con que nos ubiquemos en cualquier fila del rea de la
hoja electrnica, automticamente, el importador mostrar los datos de esa fila en
el rea del asiento. Por ejemplo, haga clic en la fila 2 del rea de la hoja
electrnica; fjese que en la parte superior en el rea del asiento, el importador ya
traslad los datos de la segunda fila de la hoja.

Si bajamos con las teclas del cursor a la tercera fila, se mostrarn los datos
correspondientes a la tercera fila. Y, as sucesivamente, se puede verificar fila a
fila cmo se va trasladando la informacin del rea de la hoja electrnica al rea
del asiento.

3.5.Indicar al DS-CONT que recuerde el proceso para


futuras ocasiones
Es conveniente que el DS-CONT almacene estas instrucciones (Formato), de
modo que cuando en los siguientes periodos (u ocasiones) deseemos importar
una hoja electrnica con la misma estructura, simplemente recuperemos el
formato y lo utilicemos, sin tener que volver a instruirle al DS-CONT la
correspondencia de las columnas con los campos del asiento.

Este proceso es IMPORTANTE, porque en los siguientes periodos (u ocasiones),


utilizar el importador se simplificara a tres pasos:
Pegar la hoja electrnica
Recuperar el formato
Importar

Se mostrar la siguiente ventana:

3.6.-

Verificar e Importar RUCs

La informacin de RUC y Razn Social de algunos de nuestros clientes, es posible


que an no est en la base de datos del DS-CONT. Para almacenar los RUCs y
su respectiva Razn Social en la base de datos, efectuar lo siguiente:

Se mostrar la siguiente ventana:

Al hacer clic en el botn Continuar, se mostrar:

Hacer clic en el botn Grabar Todos (si contina apareciendo el mensaje de que
el RUC no es valido, siga clikeando en GRABAR hasta que aparezca la siguiente
ventana)

Nota. Slo se agregarn los RUCs que no existiesen en la base de datos.

3.7.Verificar la consistencia de la informacin de los


asientos

Antes de efectuar el proceso de importacin, es necesario verificar si todas las


filas de la hoja electrnica podrn ser aceptadas por el DS_CONT como asientos
consistentes.

Se efectuar el proceso de verificacin y luego debe mostrarse el resumen del


proceso:

Los asientos vlidos corresponden a las filas cuya informacin es consistente,


por tanto, pueden importarse sin ningn problema. Las filas correspondientes a
estos asientos se muestran en color Verde.
Los asientos no vlidos corresponden a las filas cuya informacin no es
consistente, que presentan errores garrafales que invalidan el asiento (Por
ejemplo, un asiento cuyos totales Debe y Haber son diferentes). stos no podrn
ser importados. Las filas correspondientes a estos asientos se muestran en color
Rojo.
Los asientos observados corresponden a las filas cuya informacin no es
consistente, sin embargo, no representan errores que invaliden el asiento. Las filas
correspondientes a estos asientos se muestran en color Anaranjado.
Al ubicar el Ratn sobre la fila de color Rojo o Anaranjado, se mostrar un
mensaje con la explicacin respectiva sobre la razn de la inconsistencia.
Respecto a los colores, ver una explicacin ms exhaustiva haciendo clic en el
botn leyenda.

3.8.-

Importar Asientos

Luego de efectuar el proceso de verificacin, si todas las filas del rea de la hoja
electrnica se muestran en color Verde o Anaranjado, entonces se puede efectuar
el proceso de importacin.

Durante el proceso de importacin, la informacin de cada fila, en un primer


paso se trasladar al asiento de la parte superior de la pantalla y en un segundo
paso se grabar en la base de datos de DS_CONT.

Las filas del rea de la hoja electrnica, a medida que se vayan procesando, se
mostrarn en color Azul si han sido importadas satisfactoriamente y en color rojo
si por alguna razn no fueron importadas.
Al final del proceso se debe mostrar un resumen del nmero de registros
procesados y el nmero de asientos importados. Adicionalmente, el sistema
propone un nmero correlativo de importacin.

El Nro. De Importacin y la descripcin son importantes, porque mediante stos


atributos podremos ms adelante identificar el proceso de importacin para su
revisin.

LECCION 4: La magia de la importacin se habr


realizado?

Una vez efectuado el proceso de importacin, es necesario revisar si la importacin se


realiz satisfactoriamente.
Para empezar con el proceso de revisin de la importacin de asientos, ubquese en la
pantalla principal del importador.

4.1.-

Iniciar el mdulo Revisar Asientos Importados

Se mostrar la pantalla correspondiente al mdulo de Revisar Asientos.

En esta pantalla se puede considerar tres reas principales (las demarcadas con
los recuadros rojos).
El DS_CONT slo muestra la ltima importacin (Ver rea 1), porque asume que
es esta importacin la que desea revisar. Sin embargo, se puede recuperar y
revisar tambin las otras importaciones.

4.2.-

Revisar asientos importados

Para seleccionar una importacin, ubicar el cursor sobre la importacin que se


desea revisar (rea 1). Notar, que en el rea 2, automticamente se mostrar los
asientos correspondientes a la importacin seleccionada. (Utilizar las teclas de
cursor para desplazarse de una importacin a otra en la relacin de
importaciones).
Si se desea revisar la informacin a detalle de cualquier asiento de la importacin
seleccionada, ubicar el cursor sobre dicho asiento (rea 2); automticamente en el
rea 3 se mostrar la informacin del asiento. (Utilizar las teclas de cursor para
desplazarse de un asiento a otro sobre la relacin de asientos de una
importacin).

4.3.-

Eliminar todo un proceso de importacin

Si al revisar una importacin se detecta que hubo errores considerables en el


proceso de importacin (Por ejemplo, que se import sobre un libro inadecuado,
en un periodo que no corresponde, etc.), entonces, tal vez se podra considerar la
posibilidad de borrar toda la importacin y volver a efectuar correctamente el
proceso de importacin.

El DS_CONT permite eliminar toda una importacin (incluido los asientos


correspondientes a esta importacin) de la manera siguiente:

4.4.-

Eliminar algunos asientos de un proceso de importacin

Al revisar una importacin cabe tambin la posibilidad de que slo algunos


asientos presentan algn tipo de error, en consecuencia, slo stos deben
borrarse.
El DS_CONT permite eliminar slo algunos asientos de la manera siguiente:

TEMA 05: ESTADOS FINANCIEROS

En el complejo mundo de los negocios, hoy en da caracterizado por el proceso de


globalizacin en las empresas, la informacin financiera cumple un rol muy
importante al producir datos indispensables para la administracin y el desarrollo
del sistema econmico.
La contabilidad es una disciplina del conocimiento humano que permite preparar
informacin de carcter general sobre la entidad econmica. Esta informacin es
mostrada por los estados financieros, que comprenden:

Balance General.
Estado de Ganancias y Prdidas.
Estado de flujo de Efectivos.
Cambios en el Patrimonio Neto.

LECCION 1: Balance general


El Balance General es un Estado Financiero que refleja la situacin patrimonial de
una empresa en un momento determinado en el tiempo. Consta de dos partes,
activo y pasivo. El activo muestra los elementos patrimoniales de la empresa,
mientras que el pasivo detalla su origen financiero. La legislacin exige que este
documento sea imagen fiel del estado patrimonial de la empresa. Por otra parte el
programa DS-CONT le da la facilidad de poder obtener los reportes convenientes
del Balance General.
Para poder mostrar este reporte vamos a revisar los siguientes tpicos:

Iniciar el mdulo del Reporte Balance General.


Ingresar los parmetros con los cuales se desea mostrar el reporte.
Vista previa, impresin y Exportacin.

1.1.- Iniciar el mdulo del Reporte Balance General


En esta leccin se asume que el lector est familiarizado con los procesos
necesarios para ejecutar y activar el DS-CONT L.E.. Por tanto, vamos a empezar
en la pantalla principal del DS-CONT.

Se mostrar las sub-opciones de Estados financieros.

Se mostrar el mdulo de Balance General Comparativo.

1.2.- Ingresar los parmetros con los cuales se desea mostrar el


reporte.
Luego se debe ingresar los parmetros necesarios para el reporte. Se debe
seleccionar la sucursal o sucursales para las que de deseamos el reporte, el
periodo inicial y el periodo final.
El mdulo tambin nos permite mostrar un balance general comparativo a dos
columnas, donde podemos comparar el balance del ao anterior con el actual o de
dos periodos distintos del periodo actual. Esta opcin no se ver en esta leccin,
se explica en otro tutorial.

Se mostrar
la vista previa
del reporte.

1.3.- Vista previa, impresin y exportacin

Fig. 6.5. Reporte de Balance General Comparativo


Para mejorar la visualizacin aumente el porcentaje de visualizacin. Tambin
puede utilizar las barras de desplazamiento para revisar completamente el reporte.

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