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PMI

PULSO DA PROFISSO RELATRIO DETALHADO

O CUSTO ALTO DO BAIXO DESEMPENHO:


O PAPEL ESSENCIAL DA COMUNICAO

ORGANIZATI ONAL
AGILITY

MAIO DE 2013

RESUMO EXECUTIVO
No contexto do gerenciamento de projetos e programas organizacionais, as comunicaes so uma competncia fundamental,
quando executadas adequadamente conectam todos os membros de uma equipe de projeto a um conjunto comum de
estratgias, objetivos e aes. A menos que esses componentes sejam compartilhados efetivamente pelos lderes do projeto
e entendidos pelas partes interessadas, os resultados do projeto so prejudicados e os oramentos incorrem em riscos
desnecessrios.
Conforme informado pelo Pulse of the ProfessionTM do PMI em 2013, a capacidade de uma organizao de atender
cronogramas, oramentos e especialmente objetivos de um projeto impacta significativamente sua capacidade de
sobreviver e at de ter sucesso. Conforme tratam a necessidade urgente de melhorar as taxas de sucesso dos projetos,
as organizaes enfrentam um ambiente complexo e arriscado que inclui:

O clima econmico do fazer mais com menos


Expandir as prioridades globais
A necessidade de possibilitar a inovao

O estudo Pulse tambm revelou que o fator mais crucial de sucesso no gerenciamento de processos a comunicao eficaz
com todas as partes interessadasuma competncia fundamental crtica a todas as organizaes. Em um clima de negcios
complexo e competitivo, as organizaes no podem se dar ao luxo de desconsiderar esse elemento-chave do sucesso dos
projetos e da lucratividade de longo prazo.
Pesquisas de negcios da Forbes, PricewaterhouseCoopers LLC e Towers Watson mostram que as organizaes esto bem
cientes do impacto positivo que a comunicao eficaz tem sobre os projetos, programas e portflios. Entretanto, o que no tem
ficado claro at agora quanto impacto a comunicao ineficaz tem sobre os resultados do projeto e o sucesso subsequente
do negcio. Relatrio Detalhado Pulse of the ProfessionTM do PMI: O Papel Essencial da Comunicao fornece aquele
insight revelador.
O relatrio Pulse of the ProfessionTM do PMI em 2013 revelou
que $135 milhes de dlares esto em risco para cada $1 bilho
de dlares gastos em um projeto. Pesquisa posterior sobre a
importncia da comunicao eficaz revela que surpreendentes
56 por cento ($75 milhes daqueles $135 milhes de
dlares) esto em risco devido a comunicaes ineficazes.
(Ver Figura 1)

$135 MILHES

Apesar desse risco, muitas organizaes admitem que atualmente


no do a importncia adequada a comunicar eficazmente
informaes crticas de projeto, especialmente ao explicar os
benefcios para o negcio das iniciativas estratgicas s partes
interessadas em todos os nveis de um projeto. As organizaes
no podem executar iniciativas estratgicas a menos que possam
comunicar eficazmente seus alinhamentos estratgicos e os
benefcios para o negcio.

$75 MILHES

56 POR CENTO
EM RISCO DEVIDO
COMUNICAO
INEFICAZ

TOTAL DE
DLARES
EM RISCO

DLARES EM
RISCO DEVIDO
COMUNICAO
INEFICAZ

Figura 1. O valor em risco para cada $1 bilho


A pesquisa de comunicao Pulse do PMI conclui que as
de dlares gasto em projeto.
comunicaes eficazes levam a projetos mais bem-sucedidos,
permitindo que as organizaes tornem-se de alto desempenho (concluindo uma mdia de 80 por cento dos projetos dentro
do cronograma, dentro do oramento e atendendo os objetivos originais). Essas organizaes arriscam 14 vezes menos dlares
que suas concorrentes de baixo desempenho. O relatrio tambm focaliza as dificuldades de comunicao que impedem
as organizaes de concluir projetos mais bem-sucedidos e identifica iniciativas-chave que podem ajudar as organizaes a
melhorar suas comunicaes enquanto enfrentam suas prprias dificuldades nesse ambiente complexo e arriscado.

2013 Project Management Institute, Inc. O Papel Essencial da Comunicao, maio de 2013.

OS EXECUTIVOS E GERENTES DE PROJETO CONCORDAM:


A COMUNICAO CRTICA
Os executivos e gerentes de projeto ao redor do mundo concordam que a falta de comunicao contribui para a falha de
projetos. O Estudo de Iniciativas Estratgicas Insights 2010 da Forbes Adaptando a Estratgia Corporativa Economia em
Mudana, descobriu que nove entre dez diretores executivos acreditam que a comunicao crtica para o sucesso de suas
iniciativas estratgicas, cerca de metade dos respondentes cita a comunicao como um componente integral e ativo de seus
planejamentos estratgicos e processos de execuo. Os gerentes de projeto, por seu lado, veem da mesma maneira; de
acordo com a pesquisa Pulse do PMI, 55 por cento dos gerentes de projeto concordam que a comunicao eficaz a todas as
partes interessadas o fator de sucesso mais crtico no gerenciamento de projetos.
O VALOR EM RISCO DEVIDO
COMUNICAO INEFICAZ,
PARA CADA 1 BILHO DE DLARES
GASTO EM PROJETOS

$75 MILHES

% DE PROJETOS
MALSUCEDIDOS ONDE
A COMUNICAO INEFICAZ
FATOR CONTRIBUINTE
(55.7%) 2

% DE PROJETOS
QUE FALHARAM POR
COMUNICAO INEFICAZ
(FATOR CONTRIBUINTE)
(21.0%)

% DE PROJETOS
QUE NO ATINGE
OS OBJETIVOS
(37.7%) 1

% PERDIDO DO
ORAMENTO DE
PROJETOS
FRACASSADOS
(35.9%) 1

% DE CADA DLAR EM
RISCO DEVIDO
COMUNICAO INEFICAZ
(FATOR CONTRIBUINTE)
(7.5%)

ORGANIZATIONS THAT COMMUNICATE MORE


EFFECTIVELY HAVE MORE SUCCESSFUL PROJECTS

Figura 2. Comunicaes ineficazes colocam $75 milhes em risco.

A
terceira
pesquisa
global
da
PricewaterhouseCoopers LLC (PwC) sobre o
estado atual do gerenciamento de projetos
revela que, de acordo com os executivos,
a comunicao eficaz est associada a um
aumento de 17 por cento na concluso de
projetos dentro do oramento.
De modo similar, o "Relatrio do Estudo ROI
sobre Mudanas e Comunicao" da Towers
Watson de 2011-2012 mostra que empresas
que possuem prticas altamente eficazes de
comunicao tm probabilidade 1,7 vezes maior
de superar seus concorrentes financeiramente.

ATINGIU
OBJETIVOS
ORIGINAIS

52%
71%

NO PRAZO

DENTRO DO
ORAMENTO

COMUNICADORAS ALTAMENTE EFICAZES


COMUNICADORAS MINIMAMENTE EFICAZES

37%
76%
48%

Claramente, as organizaes esto muito


Figura 3. Organizaes que comunicam eficazmente possuem mais
cientes de quo crtica a comunicao eficaz
projetos bem-sucedidos.
para o sucesso de projetos estratgicos e ao
final das contas para o sucesso organizacional.
No entanto, a pesquisa de comunicao Pulse descobre que apenas uma de cada quatro organizaes pode ser definida
como comunicadora altamente eficaz. Isso sugere que a maioria das organizaes tem a oportunidade de identificar reas
problemticas e traar uma rota para melhorar a eficcia da comunicao de seus projetos. O relatrio de comunicao Pulse
quantifica a influncia que a comunicao eficaz tem sobre projetos bem-sucedidos, e o quanto a comunicao ineficaz pode
custar a uma organizao.
Fontes:
1
Pulse of the Profession 2013 do PMI
2
Estudo Detalhado Pulse of the ProfessionTM do PMI: O Papel Essencial da Comunicao

2013 Project Management Institute, Inc. O Papel Essencial da Comunicao, maio de 2013.

OS RISCOS REAIS DA COMUNICAO INEFICAZ


Nem todos os projetos so bem-sucedidos. Em mdia, dois
de cinco projetos no alcanam seus objetivos originais e as
intenes do negcio, metade desses projetos mal-sucedidos
esto relacionados a comunicao ineficaz. (ver Figura 4) Isso
representa $75 milhes de dlares em risco para cada $1 bilho de
dlares gastos mais de 50 por cento dos $135 milhes de dlares
informados pelo relatrio Pulse do PMI. (Ver Figura 2)

Devido
comunicao ineficaz
PROJETOS MALSUCEDIDOS
PROJETOS BEM-SUCEDIDOS

Uma organizao est arriscando no apenas dlares, mas


arrisca as taxas de sucesso do projeto. Nossa pesquisa prova que
a comunicao ineficaz leva a menos projetos bem-sucedidos;
as organizaes que so comunicadoras minimamente eficazes
Figura 4. Um em cada cinco projetos malsucedido devido
informam um nmero significativamente menor de projetos que
comunicao ineficaz.
atendem os objetivos originais, dentro do prazo e terminam dentro
do oramento. (Ver Figura 3) As organizaes devem assumir esse
problema e encabear iniciativas que venham a melhorar a comunicao e evitar mais falhas de projeto.

A LACUNA DA COMUNICAO, DIFICULDADES COM A LINGUAGEM


Os resultados revelam que enquanto todos os aspectos da comunicao do projeto podem ser desafiadores para as organizaes,
as maiores reas com problemas so:

Uma lacuna no entendimento dos benefcios para o negcio.


Dificuldades que envolvem a linguagem usada para fornecer as informaes relativas ao projeto,
que frequentemente obscura e salpicada com jargo de gerenciamento de projetos.

A Lacuna que Envolve os Benefcios para o Negcio


A pesquisa do PMI indica que as organizaes reconhecem que a comunicao eficaz um componente importante do sucesso.
Compared
to project managers, business owners and executive sponsors
Entretanto, ela tambm revela que compreender a importncia da comunicao nem sempre garante comunicaes bemreport
that their
organizations
are communicating
benefit/
sucedidas.
Nosso
estudo encontrou
uma disparidadebusiness
dentro das
organizaes; enquanto os proprietrios do negcio e os
contribution
to strategy
of projects
frequently sobre os benefcios para o negcio e o alinhamento com a estratgia
patrocinadores
executivos
informammore
que a comunicao
feita, os gerentes de projeto
no concordam. Os diretores de PMO e lderes de projeto seniores da organizao devem
Average Top 2 Box (Virtually Always/ Most of the Time)
assumir o controle dessa lacuna e explicar para as equipes do projeto os benefcios para o negcio das iniciativas estratgicas.
(Ver Figura 5)

64%
62%
60%
57% 57%
54%

66%65% 67%

63%63%
59%

68%
65%67%
60%

62%

52%

43%

OBJETIVOS

ORAMENTO

PROFISSIONAIS

CRONOGRAMA

ESCOPO

PATROCINADORES EXECUTIVOS

RESULTADOS

BENEFCIO/ESTRATGIA

RESPONSVEIS PELO NEGCIO

Figura 5. Comparados aos gerentes de projeto, os proprietrios do negcio e os


patrocinadores executivos informam que suas organizaes esto comunicando os
benefcios dos projetos para o negcio/ contribuio para a estratgia com maior frequncia.
(Mdia dos 2 valores mais altos da escala (Virtualmente sempre/ A maior parte do tempo))

2013 Project Management Institute, Inc. O Papel Essencial da Comunicao, maio de 2013.

Todos precisam
entender o objetivo de
longo prazo para que
possam saber como
esto contribuindo,
como esto causando
um impacto.
Jennifer Georgius,
Gerente de Programa no
TD Bank

Quando as empresas criam uma ponte entre os que desenvolvem a estratgia e os que devem execut-la, os projetos so
mais bem-sucedidos. As organizaes que informam comunicaes de projeto mais frequentes, particularmente envolvendo
os benefcios para o negcio e a contribuio para a estratgia, apresentam em mdia significativamente mais projetos bemsucedidos do que as organizaes que comunicam as mesmas informaes com menor frequncia. (Ver Figura 6)

As Armadilhas da Linguagem Pobre


Os resultados da pesquisa mostram que as
organizaes tm dificuldade em comunicar-se
com os nveis adequados de clareza e detalhes. Essa
dificuldade provavelmente exacerbada pelo divisor
entre cada audincia-chave e sua compreenso
(ou falta desta) da linguagem tcnica especfica do
projeto. (Ver Figura 7)

84%

81%

82%

65%

60%
54%

No de surpreender que esse ponto de dificuldade


tambm impacte o sucesso das iniciativas
estratgicas de uma organizao. Os dados mostram
LINGUAGEM
COM CLAREZA
BENEFCIO/
NO TCNICA
E DETALHES
ESTRATGIA
que uma mdia de quatro entre cinco projetos
SUFICIENTES
DO NEGCIO
comunicados com clareza e detalhes suficientes
COMUNICA FREQUENTEMENTE
COMUNICA OCASIONALMENTE
comunicados na linguagem da audincia atingem
Figura 6. A comunicao frequente sendo clara, relevante e sobre
os objetivos e intenes originais do negcio,
HIGH PERFORMERS
COMMUNICATE
FREQUENTLY
os benefcios
para o negcioMORE
e a contribuio
para a estratgia, leva
comparado com pouco mais de metade dos projetos
ACROSS
ALL
TOPICS,
INCLUDING
COMMUNICATING
THE atingindo
a mais projetos bem-sucedidos. (Percentual de projetos
quando a comunicao no suficientemente clara
Average Top 2 Box (Virtually Always/Most of the Time)
STRATEGY/
BUSINESS
BENEFIT
os objetivos originais e as intenes de negcio)
e detalhada. (Ver Figura 6)
Destes indicadores fica evidente que o sucesso do projeto dependente da comunicao das informaes corretas s partes
interessadas adequadas, usando linguagem clara e relevante, que entre em ressonncia com a audincia.

MELHORAR A COMUNICAO PARA MAXIMIZAR O SUCESSO E MINIMIZAR RISCOS


Claramente,
organizaes
que
comunicam eficazmente possuem
mais projetos bem-sucedidos. Os
resultados mostram que as que tm
alto desempenho so comunicadoras
mais eficazes. Por isso, no surpreende
que as comunicadoras altamente
eficazes tm probabilidade cinco vezes
maior de terem alto desempenho3
que as comunicadoras minimamente
eficazes. Conforme informado no
estudo Pulse, as organizaes de
alto desempenho colocam 14 vezes
menos dlares em risco. Esses
resultados sugerem que as que
tm baixo desempenho podem se
beneficiar claramente com a melhoria
de suas prticas de comunicao,
pois as melhorias lhes permitiro
realizar projetos mais bem-sucedidos
e ter menos dlares em risco.
(Ver Figura 8)
Mais projetos que terminam no prazo, dentro do
oramento original e atingindo os objetivos e as
intenes de negcio originais do projeto so as marcas
das organizaes de alto desempenho, pois elas obtm
em mdia 80 por cento ou mais dos projetos com essas
trs caractersticas (comparada mdia das de baixo
desempenho de 60 por cento ou menos projetos com
todas as trs caractersticas.)

66%
63%

64%
62%

62%

59%
57%
56%

79%

66%66%
59%

57%

COMMUNICATION EFFECTIVENESS AND HIGH


PERFORMANCE: THOSE WHO COMMUNICATE MORE
EFFECTIVELY ARE MORE LIKELY TO BE HIGH PERFORMERS

DENTRO DO PRAZO

PROFISSIONAIS

CLAREZA E
DETALHES SUFICIENTES

TIMELY MA

CONFIGURAES OU
MDIAS ADEQUADAS

LINGUAGEM
NO TCNICA

RESPONSVEIS
PELO NEGCIO

PATROCINADORES
EXECUTIVOS

Figura 7. A maior dificuldade reportada comunicar-se com a clareza/detalhe adequados,


enquanto que a maior lacuna comunicar-se com uma linguagem compreendida
universalmente. (Mdia dos 2 valores mais altos da escala (Virtualmente sempre/ A maior
parte do tempo))

38%

COMUNICADORAS ALTAMENTE EFICAZES


TM PROBABILIDADE MAIS DE 5 VEZES
MAIOR DE SEREM DE ALTO DESEMPENHO
QUE COMUNICADORAS MINIMAMENTE
EFICAZES

7%
COMUNICADORAS
ALTAMENTE EFICAZES

COMUNICADORAS
MINIMAMENTE EFICAZES

Figura 8. Efetividade da comunicao e alto desempenho: aquelas que se comunicam


mais eficazmente tm maior probabilidade de serem de alto desempenho.

2013 Project Management Institute, Inc. O Papel Essencial da Comunicao, maio de 2013.

Os dados mostram que as organizaes de alto desempenho distinguem-se por ultrapassar todos os aspectos quantificados da
comunicao do projeto, especificamente em relao lacuna e pontos de dificuldade citados anteriormente.

Organizaes de alto desempenho so melhores em comunicar importantes reas tpico de projeto, inclusive objetivos,
oramento, cronograma, escopo, resultados e os benefcios do projeto para o negcio. (Ver Figura 9)

Alm disso, as organizaes de alto desempenho so notavelmente melhores em fazer comunicaes de projeto dentro do
prazo, fornecendo clareza e detalhes suficientes, usando linguagem no tcnica e escolhendo as configuraes ou mdias
adequadas para a entrega. (Ver Figura 10)

As organizaes de alto desempenho usam planos formais de comunicao com maior frequncia e maior eficcia

HIGH PERFORMERS COMMUNICATE MORE FREQUENTLY


comparadas com organizaes de baixo desempenho. As de alto desempenho criam planos formais de comunicao
ACROSS ALL TOPICS, INCLUDING COMMUNICATING THE
HIGH PERF
Average Top 2 Box (Virtually Always/Most of the Time)
paraBUSINESS
quase oBENEFIT
dobro de projetos.
(Ver Figura 11) E, os planos de comunicao de projeto para organizaes de alto
STRATEGY/
LOW PERF

desempenho so mais de trs vezes mais eficazes se comparados aos das suas concorrentes de baixo desempenho. (Ver
Figura 12)

73%

79%

83%

81%
75%

77%

75%

76%

72%
64%

49%

42%

40%

39%
36%

38%

39%

36%

34%
25%

OBJETIVOS

ORAMENTO

CRONOGRAMA ESCOPO

DE ALTO DESEMPENHO

RESULTADOS

BENEFCIO/ESTRATGIA

DENTRO DO PRAZO

DE BAIXO DESEMPENHO

CLAREZA E DETALHES
SUFICIENTES
DE ALTO DESEMPENHO

LINGUAGEM
NO TCNICA

CONFIGURAES OU
MDIAS ADEQUADAS

DE BAIXO DESEMPENHO

Figura 9. As de alto desempenho comunicam-se com maior


Figura 10. As de alto desempenho comunicam-se com maior
HIGH PERFORMERS
CREATE
FORMAL
COMMUNICATIONS
frequncia
em todos os tpicos,
inclusive
comunicar
os
frequncia que as de baixo desempenho em todas as formas
COMMUNICATIONS
PLANS
FOR
HIGH mais altos da
benefcios
para aNEARLY
estratgia/negcio.
dePROJECT
transmitir
a mensagem. (Mdia
dos
2 valores
PLANS FOR
TWICE AS MANY PROJECTS
PERFORMING
ORGANIZATIONS
ARE MORE
THAN
(Mdia dos 2 valores mais altos da escala (Virtualmente sempre/
escala
(Virtualmente
sempre/ A maior
parte
do tempo))
THREE TIMES AS EFFECTIVE
A maior parte do tempo))

PROJETOS CONTENDO UM PLANO


FORMAL DE COMUNICAO

DE ALTO
DESEMPENHO

68%

38%
DE BAIXO
DESEMPENHO

68%

20%
LOW
PERFORMERS

DE ALTO
DESEMPENHO

DE BAIXO
DESEMPENHO

Figura 11. As de alto desempenho criam planos formais de


comunicao para quase o dobro de projetos.

Figura 12. Os planos de comunicao de projeto para


organizaes de alto desempenho so mais de trs vezes mais
eficazes.

2013 Project Management Institute, Inc. O Papel Essencial da Comunicao, maio de 2013.

COMUNICAO EFICAZ COM AS PARTES


INTERESSADAS LEVA A PROJETOS MAIS EFICAZES
As comunicaes so impactadas quando diferentes grupos de
partes interessadas usam jargo e linguagem diferentes. Esse
problema de comunicao tambm pode levar a diferentes
expectativas para um projeto, o que termina impactando o
resultado final.
Em qualquer projeto voc tem que ajustar a linguagem
dependendo da audincia, por exemplo, existe uma equipe tcnica
que entende os termos tcnicos muito bem, mas no entende
todos os termos de gerenciamento de projeto. Por isso os termos
de gerenciamento de projeto precisam ser traduzidos em termos
que eles entendam.
No nvel da mdia gerncia eles entendem operaes. Eles
entendem mais detalhes e provavelmente so as pessoas com as
quais posso usar a terminologia de gerenciamento de projetos e
alguma terminologia tcnica, com terminologia tcnica pesada,
mas no muito A alta administrao, eles falam a linguagem do
dinheiro. Eles querem saber de nmeros concretos, sim ou no,
Eles esto mais focados em valor para o negcio, em custos e
benefcios mas no tanto na terminologia de gerenciamento de
projetos. Por isso nesse caso tambm tenho que traduzir aquela
linguagem em termos que lhes sejam familiares e que eles queiram
ouvir que na maioria das vezes sobre dinheiro.
Faz alguns anos tivemos um importante projeto de mdia
envolvendo novas tecnologias e muito complexo. A comunicao
era confusa porque era com novas tecnologias e havia expectativas
elevadas. O departamento de vendas era muito bom em comunicar
uma viso e alguns benefcios... Mas a linguagem tcnica nas
comunicaes no era muito clara Quando recebi o projeto
comecei a juntar todas as partes, examinando o contrato e
preparando todos os recursos. Logo percebi que havia uma
disparidade entre a viso e o que a soluo iria entregar. Por causa
da falta de conhecimento tcnico e por causa da complexidade do
contrato e de como a proposta foi criada, havia muitas hipteses
imprecisas.
Assim o primeiro passo do projeto foi deixar isso claro para a alta
administrao. Havia um mal-entendido sobre o que a soluo
iria entregar. Aps muitas conversas entre o pessoal tcnico
e a alta administrao decidimos que em vez de um projeto
seriam trs fases para poder atender as entregas desejadas
pela alta administrao.

Est claro que organizaes de alto desempenho so muito mais


bem-sucedidas na comunicao.
Sem surpresas,
o estudo
HIGH-PERFORMING
ORGANIZATIONS
REPORT
THAT tambm
revelou
que
as
de
alto
desempenho
compreendem
a importncia
PROJECT-MANAGEMENT RELATED TASKS ARE MUCH
MORE IMPORTA
crtica
das
comunicaes
para
o
sucesso
de
seus
projetos
muito
COMPARED TO THEIR LOW-PERFORMING COUNTERPARTS
mais do que as organizaes de baixo desempenho (69 por cento
% Topimportncia
2 Box (Critically/ Very Important)
versus 58 por cento). E, colocar
nas comunicaes no
a nica rea na qual as de alto desempenho se sobressaem; elas
divulgam todas as tarefas relacionadas a gerenciamento do projeto
como muito mais importantes se comparadas a suas concorrentes
de baixo desempenho. (Ver Figura 13)
95%
94%

92%

79%
74%

89%

85%

76%
70%

IDENTIFICAR
REQUISITOS
DO PROJETO

COMUNICAO DE
GERENCIAMENTO
DE PROJETOS

BALANCEAR ESCOPO,
QUALIDADE,
CRONOGRAMA,
ORAMENTO,
RECURSOS E
RISCOS DO PROJETO

HIGH PERFORMERS

GERENCIAR
PARTES
INTERESSADAS
DO PROJETO

66%

MONTAR UMA
EQUIPE DE
PROJETO EFICAZ

LOW PERFORMERS

Figura 13. As organizaes de alto desempenho informam que


as tarefas relacionadas ao gerenciamento de projeto so muito
mais importantes se comparadas com suas concorrentes de
baixo desempenho. (Percentual dos 2 valores mais altos da escala
(Criticamente/Muito Importante))

- Victor Olvera, Gerente de Programa, Cisco Systems

2013 Project Management Institute, Inc. O Papel Essencial da Comunicao, maio de 2013.

O CAMINHO A SEGUIR
As organizaes que querem melhorar sua comunicao e se tornar de alto desempenho,
devem considerar as seguintes estratgias.

1.

Fechar a lacuna de comunicao em torno dos benefcios para o negcio.


Os diretores de PMO e lderes de projeto seniores precisam assumir o controle
e comunicar melhor os benefcios dos projetos para a estratgia e o negcio aos
responsveis pela sua implementao. Quando a lacuna est fechada os projetos so
mais bem-sucedidos. As organizaes de alto desempenho so capazes de otimizar os
resultados transmitindo essas informaes s equipes do projeto frequentemente e
eficazmente.

2.

Adaptar as comunicaes aos diferentes grupos de partes interessadas.


Muitas organizaes tm dificuldade em comunicar com o nvel adequado de clareza
e detalhes e na linguagem adequada a todas as partes interessadas. As de alto
desempenho entendem que os vrios grupos de partes interessadas usam a linguagem
de maneira diferente e adaptam as comunicaes consequentemente; elas tambm
reconhecem que todos os grupos precisam ter uma viso clara para o projeto e no fim
das contas o sucesso organizacional.

3. 
Reconhecer o valor do gerenciamento de projetos, inclusive das
comunicaes no gerenciamento de projetos.
O Pulse informa que a maioria das organizaes subestima o gerenciamento de
projetos, o que resulta em baixo desempenho do projeto. Os resultados mostram que
as de alto desempenho colocam maior importncia nas tarefas de gerenciamento do
projeto, particularmente nas comunicaes do gerenciamento do projeto. Conforme
demonstrado, as comunicaes bem-sucedidas so mais aparentes nas organizaes
de alto desempenho, porque elas reconhecem a importncia e o valor da comunicao
eficaz do gerenciamento do projeto e do prprio gerenciamento do projeto.

4. 
Usar prticas padronizadas de comunicao de projeto e us-las de
forma eficaz.
O Pulse informa que a probabilidade de usar prticas padronizadas em toda a
organizao quase trs vezes maior nas organizaes de alto desempenho do que
nas de baixo desempenho, obtendo melhores resultados do projeto no final. Uma
forma padronizada de prtica de gerenciamento de projeto um plano formal de
comunicao, que embora padronizado, deve ser adaptvel e adequado a todas as
partes interessadas. Os resultados mostram que as organizaes de alto desempenho
esto usando planos formais de comunicao de projeto com maior frequncia e maior
eficcia, permitindo-lhes operar com sucesso em um clima empresarial complexo e
competitivo.
Com $75 milhes de dlares em risco devido a comunicaes ineficazes mais de 50 por cento
dos $135 milhes de dlares para cada $1 bilho de dlares gasto fica clara a necessidade
de comunicaes eficazes para o sucesso do projeto e finalmente da organizao. O sucesso
do projeto dependente da comunicao das informaes certas s partes interessadas
adequadas, usando linguagem clara e relevante que entre em ressonncia com a audincia.
Por fim, comunicaes mais eficazes levam a melhor gerenciamento de projetos e programas,
projetos mais bem-sucedidos, alto desempenho e menos dlares em risco.

2013 Project Management Institute, Inc. O Papel Essencial da Comunicao, maio de 2013.

COMUNICAES
CONSISTENTES DE PROJETO
A PROJETO LEVAM
A EFICINCIAS
Comunicaes consistentes so crticas
para qualquer projeto bem-sucedido.
O desenvolvimento de protocolos de
comunicaes e a distribuio adequada
de informaes e conhecimento permite
que a equipe atinja os objetivos originais
do negcio com eficincia. Quanto mais
informaes so compartilhadas pela
organizao em relao a um projeto ou
a uma entrega, menores so as chances
de aumento do escopo.
O Chaves para Construir um Escritrio
de
Projetos
Empresarial
Bemsucedido da IBM descobriu: Uma
abordagem consistente de entrega de
gerenciamento de projeto para toda a
IBM que melhore a entrega no prazo e
a qualidade da entrega enquanto reduz
os custos do projeto. A comunicao
simplificada e mais oportuna com
ferramentas, formatos e terminologia
padronizados. Os gerentes de projeto
em toda a IBM beneficiam-se da
experincia dos outros de forma a no
perderem mais tempo reinventando
tcnicas j utilizadas com sucesso.

Relatrio Detalhado Pulse of the ProfessionTM do PMI: A pesquisa O Papel Essencial da Comunicao foi realizada em
maro de 2013 entre 742 profissionais de gerenciamento de projeto com trs ou mais anos de experincia na funo e que
estivessem trabalhando atualmente em tempo integral na funo, e entre 148 patrocinadores executivos e 203 proprietrios
de negcio que tivessem se envolvido em grandes projetos de capital com oramentos totais de $250.000 dlares ou mais
nos ltimos trs anos e estivessem em organizaes com um mnimo de 1.000 empregados pelo mundo.

OS RESPONSVEIS PELO PROJETO PRECISAM FALAR A LINGUAGEM


DA ALTA ADMINISTRAO
Comunicar-se com a liderana superior de uma organizao requer sensibilidade tanto para
a linguagem como para a forma e com a quantidade correta de detalhes, isso crtico para o
sucesso.
Em Fale a Linguagem da Liderana de Phil Bristol e Gary Yeatts, eles explicam Com uma
especializao na cincia de gerenciamento de projetos, um gerente de projetos (GP) comunica
conceitos complexos usando uma linguagem altamente definida e especializada que tem
significado especfico e ajuda os profissionais de gerenciamento de projetos a conversar
sobre os aspectos tcnicos de um projeto. Essa linguagem especializada de gerenciamento de
projetos auxilia um GP a entender e depois aplicar conhecimento em um projeto particular.
Assim como a linguagem tcnica para gerenciar um projeto ajuda a definir os resultados, a
linguagem da liderana auxilia um GP a entender e aplicar habilidades de comunicao de
uma forma que cria confiana, gerencia conflitos, convida ao comprometimento e adota a
responsabilidade enquanto produz os resultados corretos. Os GPs bem-sucedidos possuem
ambas as habilidades de gerenciamento de projetos e de liderana.
Diretor de Gerenciamento de Projetos na AT&T Jason Gadsby observa Eu acho que as pessoas
que falham no esto fazendo a amarrao com a estratgia da nossa alta administrao.

2013 Project Management Institute, Inc. O Papel Essencial da Comunicao, maio de 2013.

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