CLASE 1

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

ORGANIZACIN FUNCIONAL

DEFINICIN DE COMPRAS

CLASIFICACIN DE COMPRAS

CONTRATACIN DIRECTA

LICITACIONES

ALIANZAS CON PROVEEDORES

PLANIFICACIN DE LAS COMPRAS

TEMA 1 - ORGANIZACIN FUNCIONAL

En el diseo estructural de una PyME, Compras se ubica dentro de la Gerencia de
Administracin y Finanzas:
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS

CONTADURA

COMPRAS

Como el procedimiento posterior a

compras es el de pagos, debe
depender del mximo responsable
en la disposicin de los fondos (el
gerente financiero).

FINANZAS

RECURSOS
HUMANOS

Como all se originan las mayores

erogaciones financieras para la
empresa, los directivos deben tratar
que los desembolsos sean analizados
en forma ms exhaustiva.

De acuerdo a la envergadura de la empresa y al nmero de operaciones, el

departamento de Compras se puede estructurar con las siguientes funciones:
JEFE DE
COMPRAS
ACTIVADOR
(Comprador)

PERSONAL
ADMINISTRATIVO

Dirige y organiza su Departamento, confeccionando el presupuesto.

Debe tener una clara visin de conjunto y tomar decisiones.

Se especializa en la adquisicin de los materiales solicitados.

Se relaciona permanentemente con los proveedores y podr comparar
las caractersticas de los materiales.

Realiza el seguimiento de los proveedores y la registracin de la
documentacin bsica del sector.

Colabora en tareas generales de administracin y de archivo.

Para obtener un adecuado control interno, hay que evitar la superposicin de

funciones, es decir, no dejar en una sola persona la realizacin de dos o ms tareas
(comprar y producir, comprar y pagar, etc.).
Esto favorece el control por oposiciones y no da posibilidad de actitudes errneas o
fraudulentas.

TEMA 2 - DEFINICIN DE COMPRAS

Las adquisiciones debern sujetarse a las necesidades particulares de la empresa. Es
decir, fijar claramente lo que necesita.
La actividad de comprar consiste en suministrar a los sectores de la empresa,
los materiales que son necesarios para alcanzar los objetivos propuestos.

La adquisicin debe realizarse dentro de las mejores condiciones econmicas (es

decir, precio de compra) y cumpliendo con las caractersticas mnimas requeridas:
HACER CLICK
EN C/U

Requerimientos:

CALIDAD
(1)

CANTIDAD
(2)

CONDICIN
DE ENTREGA
(3)

CONDICIN
DE PAGO
(4)

SERVICIO
POSVENTA
(5)

(1) Es el conjunto de propiedades que permiten apreciar a un producto de manera mejor, igual
o peor a otro de su especie; la calidad puede vincularse con el nombre comercial (marca).
(2) La empresa debe exigir que el proveedor entregue las cantidades acordadas y efectuar un
control a travs de diversos procedimientos (conteo visual, pesaje, medicin).
(3) Se debe analizar el tiempo efectivo de entrega, lugar de arribo de las compras, garantas
por material defectuoso, etc.
(4) Hay que evaluar los trminos del contrato: pago anticipado (parcial o total), contra entrega
del producto, con cheque diferido a una fecha, en cuenta corriente (30, 60, 90 das).
(5) Existen convenios de garanta por mantenimiento preventivo o correctivo, capacitacin del
personal, asistencia permanente (asesoramiento o actualizaciones de programas).

El procedimiento se realizar bajo un examen detallado de las caractersticas de los

productos ofrecidos por los proveedores, o sea, localizar a aqullos que tienen los
materiales requeridos, dentro o fuera del pas, y que ofrezcan condiciones ventajosas.

RECUERDA:
-

Considerando que las compras representan una inversin, deben ser

manejadas de la mejor manera posible.

Esto implica controlar en forma adecuada el flujo de dinero

requerido para las adquisiciones.

TEMA 3 - CLASIFICACIN DE LAS COMPRAS

Los productos a adquirir se clasifican segn:

SU NATURALEZA

EL GRADO DE HABITUALIDAD

HACER CLICK
EN C/U

Segn su naturaleza, se dividen en:

Bienes: son elementos fsicos y tangibles. Por ejemplo: materiales,

insumos, bienes de uso, papelera).

Servicios: son obligaciones de hacer algo a favor de otra persona. Son

inmateriales (no fsicos). Por ejemplo: seguros, alquileres, reparaciones.

VOLVER

Segn el grado de habitualidad en las compras, se dividen en:

Normales: compras de manera continua, segn necesidades inmediatas.
Por ejemplo: materias primas.

Espordicas: segn requerimientos especficos o circunstanciales. Por

ejemplo: un repuesto para un equipo o maquinaria.

Contratos a largo plazo: la empresa se asegura una provisin por

tiempo prolongado y, tal vez, a un precio econmico (materias primas).

Importaciones: la intencin es incorporar bienes del exterior por

razones de calidad o de costos (materiales).

VOLVER

RECUERDA:
-

Segn su naturaleza, las adquisiciones pueden ser bienes y servicios.

Segn el grado de habitualidad, las adquisiciones pueden ser

normales, espordicas, a largo plazo o importaciones.

TEMA 4 - CONTRATACIN DIRECTA

Existen determinadas compras que no siguen los procedimientos habituales que sern
descriptos en las prximas clases.
La contratacin directa corresponde a aquellas compras sobre las
cuales se posee informacin acerca de las cualidades del proveedor,
o son de consumo repetitivo para la actividad habitual.

Por lo general, las compras directas son circunstanciales, de bajo monto, y por una
cantidad limitada, y la operacin de pago se realiza a travs de un fondo fijo asignado
a tal efecto.
Incluye la adquisicin de elementos denominados menores, es decir, aquellos que no
siguen el procedimiento normal de almacenaje en espera de un posterior consumo.
EJEMPLOS:

Repuestos para maquinarias.

Elementos de limpieza.
Compra de un libro contable para administracin.

tiles de oficina.

RECUERDA:
-

Esta contratacin tambin se efecta bajo situaciones no programadas:

La recepcin de un pedido importante (se quiere satisfacer al cliente en

trmino) la rotura de una pieza fundamental de un equipo de produccin.

TEMA 5 - LICITACIONES
Existe otro procedimiento de compra donde no se establece un contrato directo entre
las partes intervinientes. Este proceso se denomina licitacin.
La licitacin es una forma particular de concretar una compra-venta
comercial, con la solicitud de cotizaciones a distintos proveedores.

La empresa compradora propone a

varios proveedores que coticen el
producto solicitado segn las
especificaciones requeridas.

Finalmente, se optar por aqul que

brinde el precio ms conveniente, u
otros aspectos positivos.

Una licitacin opera de la siguiente manera:

Se prepara un documento (Solicitud de Licitacin), donde se detalla el producto

necesario incluyendo: modelo, tamao, cantidad, fecha de entrega, etc.

La Solicitud es enviada a los licitadores calificados. Se especifica la fecha y horario

para la presentacin de las cotizaciones, y la apertura de los sobres con propuestas.

Un minuto despus de la fecha y hora de vencimiento se cierra la licitacin. Las

ofertas que se reciban despus se consideran como que no han sido respondidas.

Compras revisa los sobres para estar seguros de que estn completos.

El contrato se otorga a la compaa que ofrece el precio ms bajo y con un producto

que cumpla con todos los requisitos de especificaciones.

RECUERDA:
-

La licitacin no implica, en principio, un contrato directo entre las partes.

TEMA 6 - ALIANZAS CON PROVEEDORES

A travs de la vinculacin permanente entre un comprador y un proveedor se busca la
existencia de una cooperacin intensa, de manera de lograr juntos una mejor relacin
de trabajo.
Las alianzas son acuerdos comerciales entre las partes que deciden
trabajar de manera integrada, en busca de determinados objetivos.

La estrategia consiste en aliarse con un proveedor a efectos de desarrollar ciertas

actividades, entablar relaciones provechosas en una atmsfera de mutua confianza,
efectuar un fuerte intercambio de tecnologas y mejorar los perfiles competitivos.
EJEMPLOS:

Suministro continuo de materias primas a largo plazo.

Gestin de importaciones por un gran volumen para reducir
los costos del proceso.

Armado de campaas institucionales en forma conjunta.

Se busca: optimizar los recursos disponibles, reducir costos y gastos de produccin,

favorecer el logro de ventajas competitivas

RECUERDA:
-

En las alianzas existe un objetivo de cooperacin mutua por un

tiempo prolongado para optimizar los recursos y reducir costos.

TEMA 7 - PLANIFICACION DE LAS COMPRAS

Una empresa debe prever el volumen de adquisiciones para un perodo especfico, a
travs del presupuesto.
Sirve para conocer los programas de produccin, qu cantidades comprar, cuntos
empleados y cunto dinero se necesitarn para ejecutar la operacin, etc.
El Presupuesto puede confeccionarse en:

TRMINOS
MONETARIOS

UNIDADES
FSICAS

PERODO
DE TIEMPO

POR
PROVEEDORES

Egresos en
valores
monetarios.

Kilos, litros,
toneladas,
metro cbico.

Semana, mes,
trimestre, ao.

Segn fechas de
entregas y lotes
de materiales.

Las adquisiciones por una cantidad mayor a lo solicitado, si bien son oportunas en el
proceso de negociacin, puede acarrear mayores costos por fletes o almacenamiento.

RECUERDA:
-

Si el responsable del Departamento no recibe una limitacin de las

cantidades o valores monetarios, debe ser l quien determine lo
conveniente para cada operacin.