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Enterprise Resource

Planning
(ERP)

Qu es un ERP?
Es una aplicacin de software que
automatiza e integra tanto los procesos del
manejo de un negocio as como la
produccin y distribucin.
Los sistemas ERP unen y sincronizan todas
las operaciones de la compaa incluyendo:
Recursos Humanos, finanzas manufactura
y distribucin, as como tambin debe
permitir conectar a la empresa con sus
clientes y proveedores

Qu es un ERP ? (cont)
Los ERP ofrecen una interfaz con el usuario
para ejecutar las transacciones de la empresa
y bases de datos centralizada para almacenar
toda la informacin.
Los ERP son considerados como la evolucin
natural de los sistemas de planeacin de
recursos de manufactura (MRP & MRP II). Se
Posicionan como la integracin de los
diferentes sistemas de informacin en todas las
reas de las empresas.

Qu hacen los ERP ?


Principales tareas de apoyo:
Control, gestin y
planeacin de los
recursos financieros
Planeacin de
Productos
Aprovisionamiento de
Materiales
Manejo de Inventarios
Interaccin con
Proveedores

Proveen Servicio a
Clientes

Seguimiento de rdenes
Manejo de Recursos
Humanos

Gestin de costos de
distribucin y
manufactura.

Factores de Exito
Calidad de la solucin seleccionada
Calidad del Producto
Capacidad del Proveedor
Otros Servicios asociados (comunicaciones, facilidad de integracin
con otros sistemas legacy)
Metodologa probada

Valdivia, Septiembre 2010

Factores de Exito
Administracin de las expectativas de los distintos actores
Clarificar objetivos
Soluciones traen problemas
Soluciones simples, problemas simples
Soluciones complejas, problemas complejos

Valdivia, Septiembre 2010

Factores de Exito
Usuarios
Calidad de los usuarios (son personas claves o no?)
Compromiso de los usuarios : porque quieren que el proyecto
funcione?
Tienen una Visin de negocios?
Tienen un Conocimiento operativo de la universidad?
Que porcentaje de dedicacin al proyecto

Valdivia, Septiembre 2010

Factores de Exito
Compromiso Direccin Superior
Apoyo explcito con un Plan de Comunicacin que informe a toda
la comunidad universitaria
Recursos Asignados en cantidad y oportunidad suficiente?

Valdivia, Septiembre 2010

Factores de Exito
Cultura Organizacional
Cual es la historia Informtica? La organizacin acepta y usa las
soluciones informticas?
Hay Disposicin al cambio?

Cual es la capacidad tcnica del grupo implementador?

Valdivia, Septiembre 2010

Factores de Exito
Calidad de los consultores
Cuales son los Proyectos similares exitosos
Cual es su Perfil profesional
Hay Cantidad suficiente?
Se requieren consultores Tcnicos y funcionales
Contingencias : como se enfrentarn? Hay un
plan B?
Comparacin con usuarios : como se comparan
los usuarios con los consultores? Podrn Trabajar
en equipo y tener xito?

Valdivia, Septiembre 2010

Si hay que elegir los 3


esenciales

1. Compromiso y apoyo de la Direccin

Superior
2. Compromiso de los usuarios con el xito

del
3. Calidad de los consultores para asegurar

resolucin de los problemas que surjan

Valdivia, Septiembre 2010

Metodologa
Es imprescindible usar una metodologa que todos puedan usar
Adaptacin de la Metodologa : la metodologa debe
adaptarse al proyecto especfico si es necesario
Aplicacin de la Metodologa

Valdivia, Septiembre 2010

Cmo trabajan los ERPs?


Los ERP hacen fluir la informacin a lo largo y
ancho de la empresa proveyendo una sola
visin de la informacin.
Facilita el intercambio de datos entre las
divisiones de la corporacin
Provee prcticas de negocio probadas en un
solo sistema de informacin.
Cada mdulo del sistema trabaja
individualmente, pero al mismo tiempo en
coordinacin e integracin con el resto de
mdulos que conforman el ERP completo.

PROCESOS DE NEGOCIO - REQUERIMIENTOS

de
Informacin
al da de Inventarios
Programacin
Planeacin
y control
Compras
de los despachos
Inventario
Consolidado
en lnea
SERVICIO
AL
Escenarios
de
Simulacin
Seguimiento
a compras
e
importaciones
DESPACHO
CLIENTE
Manejo
de de
mltiples
bodegas
y ubicaciones
PLANEACION
de
Manejo
politicas
de Inventario
Calificacin
proveedores
Manejo de Rutas
Manejo
Proceso
dede
mtiples
unidades
de medida
deManejo
productos
sustitutos
ya
Manejo consolidado
de
plan
de
compras
Control de calidad del producto (Inspeccin)
costo de
optimo
Manejo de Herramientas
Control
en
Lotes/Seriales
el proceso
Control de los productos compuestos (kits)

Optimizacin
de ladeinversin
de
Programacin de
Manejo
la produccion
de polticas
Inventario
inventarios
PRODUCCION
Optimizacin de los recursos de produccin
Programas cumplibles
Consolidado de requerimeintos
Control de de
costo
materiales
de Garantas

Control de los recursos


Seguimiento
de planta a las quejas y reclamos
Control de los desperdicios,
Controlmermas
a devoluciones
y retrabajos

APROVISIONAMIENTO

RECEPCION

ALMACENAMIENTO

PROCESOS DE NEGOCIO - REQUERIMIENTOS

PLANEACION

SERVICIO AL
CLIENTE

DESPACHO

PRODUCCION

APROVISIONAMIENTO

RECEPCION

ALMACENAMIENTO

La Solucin
SISTEMA ANALITICO

SISTEMA COLABORATIVO

SISTEMA OPERATIVO
SISTEMA CRM

SISTEMA TRANSACCIONAL - ERP

PROCESOS DE NEGOCIOS

SOLUCION PROPUESTA

PRONOSTICOS
DE
DEMANDA

COMERCIO
ELECTRONICO

ADMINITRADOR
DE
BODEGAS

PREVENTA
CAMPAAS
MERCADEO

VENTA
COMERCIAL

COMPRAS
INGENIERIA
DE
PRODUCTO

INVENTARIO

PORTAL

POSTVENTA

MANUFACTURA

GESTION
DEL
SERVICIO

CUENTAS
POR
PAGAR

CUENTAS
POR
COBRAR

CRM

PROGRAMACION
DE
PRODUCCION

PLANEACION
DE
PRODUCCION

INTELIGENCIA
DE
NEGOCIOS

CONEXION
SISTEMA A
SISTEMA

PORTAL

CONTROL
DE
CALIDAD

FINANZAS

CONSOLIDACION
FINANCIERA

CONTABILIDAD

COSTOS

MANTENIMIENTO

Sistemas complementarios
Supply Chain Management
Advanced Planning and Scheduling
Warehouse Management System
Demand Planning
Business Process Management
Transport Management System
E-Procurement
Suplier Relationship Management.
CRM, otros.

Beneficios Esperados
Disminuye los costos de produccin y de gestin de
inventario
Mejora el servicio a los clientes
Planea y pronstica la demanda de producto
Permite anticipar los costos.

Asegura que los materiales requeridos estn


disponibles cuando se necesitan.

Beneficios esperados
Mejorar el flujo de
procesos
Reducir Inventarios
Datos ordenados, mejor
anlisis
Informacin al cliente
adecuada y validada

Justificacin de la Inversin
Las Plantas tienden a ser ms eficientes
Se mejora el proceso y tiempos de
entrega
Se reducen los tiempos de espera
Incrementa la precisin del Inventario.
Reduce el inventario work-in-process
Se aumentan las ventas por un mejor
servicio al cliente.
La empresa obtiene mayor
competitividad en forma sostenible.

Riesgos en el negocio
Se tiene una inversin inicial alta Incertidumbre
(software)
Aunque se trata de tecnologa lo ms importante son
las personas.
Que el sistema no se ajuste con los cambios del
negocio
A los empleados les son asignadas responsabilidades
ms grandes

Factores de costo a largo y corto plazo

Costos de Implementacin
Costos internos y de Consultora
Costos de Mantenimiento
Personal de soporte ( HW + Comunicac. )
Servicios de terceros ( Tcnicos y funcionales )

Plataforma tecnolgica ( TCO )

ERPs Impactos en la
Industria
Mayor Visibilidad
Bajan los costos totales en la cadena de
suministro
Acortan los tiempos de produccin
Reduce el Inventario al mnimo
Coordina demanda, abastecimiento y
produccin
Mejora la calidad del producto
Incrementa la confiabilidad de las fechas de
entrega comprometidas.

FACTORES CRTICOS DE EXITO


-Compromiso de Todos los Trabajadores

Personas
-Entrenamiento
-Capacidad Competitiva

-Disposicin al Cambio

Informtica
System

Actividades

Planeacin
Tcnicas
Infraestructura HW-SWCalidad y Exactitud Comunicaciones
Informacin

Organizacin

Organization

Estructura Organizacional
Funciones Negocio
Procesos, polticas
Delegacin, apoyo
Plan Implementacin

Actividades
Procedimentales

Calidad y exactitud
Informacin

Temas a tener en cuenta


Costo total de implementacin
Dficil de decir cuando se recupera la inversin
Impacto Poltico y cultural
Dependencia en proveedores
El xito depende en gran medida del compromiso de
la alta gerencia.
Re-ingeniera

Cmo afectan al cliente?

Reduce errores en los pedidos, facturacin y envio.


Disminuye los tiempos de espera Lead Times.
Incrementa la calidad
Incluye al cliente en el proceso Extranets

Quienes estn en el
mercado ?
SAP
Infor Global Solutions
Oracle
Microsoft
Otros ERP de Nicho (QAD, MFGpro, IBS,
..)
Los Locales

No todos los ERPs son iguales.


Pero todos pueden intentar hacer lo mismo

CASO EJEMPLO

Lista de ERPs a evaluar


Los ERP que formaron parte de la lista a evaluar se seleccionaron
en base a :
Posicionamiento en el mercado (lderes) y
Presencia en Chile

Vertical Educacin
Banner de la empresa Sungard
Higher Education

Horizontales (varias industrias)


SAP de SAP
PeopleSoft de Oracle
Corporation

Actividades realizadas
Agosto 2008 : Visita institucional a universidades Virginia Tech,
Illinois Institute of Technology, University of Chicago

Fines 2008 hasta abril 2009 : trabajo con unidades


de Finanzas, RRHH y Direcciones Vicerrectora
Acadmica para definir y especificar las
necesidades de la Uach.

Actividades realizadas
Request for Information (RFI) :

Estas necesidades se traducen en consultas enviadas a


los tres proveedores seleccionados.
Efectivamente se les envan 1.274 consultas relativas a
Finanzas, contabilidad, presupuestos y otros, 495
relativas a Nmina y Gestin del Capital Humano, 310

relativas a Estudiantes y procesos acadmico


administrativos y 257 consultas tcnicas.

Actividades realizadas
Request for Proposal (RFP)
Periodo
Etapa

Inicio

Fin

15-05-2009

15-05-2009

Recepcin de las ofertas

19-06-2009

19-06-2009

Evaluacin de la ofertas

23-06-2009

17-08-2009

Consultas tcnicas

23-06-2009

17-08-2009

Consultas econmicas

23-06-2009

17-08-2009

Carta
invitacin
administrativa

base

Actividades realizadas
Visita a la universidad de los proveedores para

presentar sus propuestas de acuerdo al siguiente


programa

V isitas Proveedores Octubre 2009


Martes 13
Saln Calle-Calle
8:30

8:30
10:00
10:15
11:45
12:00
13:30

Presentacin Caso de Negocios SAP

10:00

Presentacin Caso de Negocios


Sungard HE

10:15

Presentacin Caso de Negocios


Oracle-PeopleSoft

12:00

11:45
13:30

FINANZAS Sungard HE
FINANZAS Oracle-PeopleSoft
FINANZAS SAP

13:30

13:30

15:00

Saln Riihue

Almuerzo/Evaluacin UACh

15:00

Almuerzo/Evaluacin UACh

15:15
16:45

RRHH Oracle-PeopleSoft

17:00
18:30

RRHH SAP

V isitas Proveedores Octubre 2009


Mircoles 14

Jueves 15

Saln Riihue

Saln Riihue

8:30
10:00

8:30
RRHH Sungard HE

10:15

11:45

10:15

META4 RRHH

12:00
13:30

Evaluacin UACh
Almuerzo

15:00
15:15

SAP Ciclo vida Estudiante

17:00
18:30

13:30

Evaluacin UACh
Anlisis Proyecto
Sungard HE

13:30

15:15
16:45

11:45
12:00

13:30
15:00

10:00

CAMPUS OraclePeopleSoft

16:45

Almuerzo
Anlisis Proyecto
Oracle-PeopleSoft

|
Sungard HE Estudiantes

18:30

Anlisis Proyecto SAP

Rector UACh Sr. Victor Cubillos


Vicerrector Academico Sr. Oscar
Galindo
Vicerrector de Gestin Sr. Agustn
Quevedo
Director Plan.Estrategica Sr. Jorge
Diaz

Director Finanzas Sr. Guillermo Urrutia

Director Personal Sr. Hugo Lara

Cobranzas Sr. Luis Barrera

Asesora Sra. Lorna Verdugo

Adquisiciones Sr. Marcelo Cavieres

Jefe Procesos Sr. Ral Pilquiman

Director Pregrado Sr. Patricio Altamirano

Director C.I. Sr. Eugenio Ponisio


Jefe Proy.Desarrollo Sra.Nadja
Starocelsky

Director PostGrado Sr. Hernan Poblete

Analista Sr. Luis Pereira

Jefe Depto. Admisin Sr. Nestor Seplveda

Analista Sr. Luis Cisterna


Admin. Base de Datos Sr. Milton
Muoz

Asistente Social Sra. Ins Flores

Analista Sr. Javier Vial

Jefe Depto. Registro Academico Sra.Cristina Barriga

Jefe Presupuestos Sra. Marta Riveros


Contador General Sr. Ricardo Leal
Tesorera Sra. Julia Mansilla

Directora DAE Sra. Angelica Aguilar

Asistente Social Sra. Paola Fuentes

Cobranzas Sr. Luis Barrera

Que dicen los usuarios?


Ordene Segn
su preferencia PeopleSoft
U. Finanzas

U.Personal

V.Acadmica

Ranking

SAP

Banner

2
2
2
2
2
3
1
2

1
1
1
3
1
1
3
3

3
3
3
1
3
2
2
1

2
2
2
2
1

3
3
3
3
2

1
1
1
1
2

1,92

2,15

1,85

Que dicen los usuarios?


Cmo evala a cada uno? PeopleSoft SAP
U. Finanzas

U.Personal

V.Acadmica

Ranking

Banner

2
2
2
2
2
1
1
2
2
2
2
2
2

1
2
2
2
2
2
2
1
2
3
2
3
2

2
3
3
1
2
1
2
2
2
1
1
1
2

1,85

2,00

1,77

Que dicen los usuarios?


Quin sabe ms de
Universidad?

PeopleSoft SAP

U. Finanzas

Banner
X
X
X
X
X
X
X

U.Personal

V.Acadmica

X
X
X
X
X

Total Preferencias

Banner

SAP

PeopleSoft

Educacin superior

Empresas

Empresas

Fortaleza (origen)

Estudiantes

Finanzas

Recursos Humanos

Nro. Instituciones

1.600

150

900

Nro. IES America Latina

40

32

Nro. IES Chile

Nro. Alumnos

10.000.000

150.000

5.500.000?

Nro. Alumnos Espaol

1.200.000

40.000?

Si

No

No

SungardHE

Neoris

Quanam

Encuesta Usuarios UACh. Quien


sabe mas de Universidad?

Encuesta Usuarios UACh. A


quien prefiere?

Encuesta Usuarios UACh. Como


evala el sistema?

CUADRO RESUMEN
Foco del ERP

Localizaciones Incluidas?
Origen consultores

Condiciones
Precios en miles de pesos

Todos los impuestos incluidos


US$ = $500
U.F. = $21.355

ERP

SAP

Banner

PeopleSoft

Mdulo

Total

%
%
Mantenci
Mantenci
Licencia n ERP 1 Licencias n BD 1
s ERP
ao
BD
ao Consultora

388.913 85.561

Gestin
del
Cambio Otros

Hw

Total

752.793 59.500 25.684 32.054 1.344.505

Finanzas

177.668

39.087

336.469

12.453

14.449

580.124

RRHH

105.623

23.237

208.162

6.616

8.803

352.440

Student
Life Cycle
Manageme
nt

105.623

23.237

208.162

6.616

8.803

352.441

Total

357.875 66.690 241.200 55.476

Finanzas

173.510

27.127

RRHH

108.415

23.158

Student

75.950

16.405

Total

305.105 67.123

740.310 59.500

0 51.822 1.572.872

250.155

17.511

468.302

250.155

17.511

399.239

240.000

16.800

349.155

51.438 11.316

740.143 59.500 78.779 51.810 1.365.213

Finanzas

48.243

10.613

206.225

78.779

14.436

358.295

RRHH

91.996

20.239

211.671

14.817

338.723

Gestin

Comentarios
Las cifras mostradas estn basadas en propuestas
no negociadas con los proveedores
Al proveedor seleccionado debera pedrsele un
preproyecto que incluya una lista de compras al
detalle, y un plan de trabajo formal detallado.
El precio de la Base de Datos (la misma en todos
los casos) no fue especificado por algunos de los
proveedores. Es un punto a aclarar porque
distorsiona la evaluacin, como se v en la
siguiente lmina. Al eliminar la base de datos
SungardHE pasa a ser el mas barato.

ERP

SAP

Banner

PeopleSoft

%
Mantenc
Mdulo
Licencias in ERP Consultor
ERP
1 ao
a
Total

Gestin
del
Cambio Otros

Hw

Total

388.913

85.561

752.793

Finanzas

177.668

39.087

336.469

12.453

14.449

580.124

RRHH

105.623

23.237

208.162

6.616

8.803

352.440

Student Life
Cycle
Managemen
t

105.623

23.237

208.162

6.616

8.803

352.441

357.875

66.690

740.310

59.500

Finanzas

173.510

27.127

250.155

17.511

468.302

RRHH

108.415

23.158

250.155

17.511

399.239

Student

75.950

16.405

240.000

16.800

349.155

305.105

67.123

740.143

Finanzas

48.243

10.613

206.225

78.779

14.436

358.295

RRHH

91.996

20.239

211.671

14.817

338.723

Total

Total

Gestin

59.500 25.684 32.054 1.344.505

0 51.822 1.276.196

59.500 78.779 51.810 1.302.459

Costos internos
El personal que participa en el proyecto debe

dedicarse completamente a l. Las


participaciones de tiempo parcial NO RESULTAN,
porque las personas siguen ms preocupadas de
lo que pasa en su escritorio que del avance del
proyecto.
Este personal deber ser subrogado. Este costo
adicional est mostrado en la siguiente lmina.

ERP

SAP

Banner

PeopleSoft

Modulo

Total

Duracin
Proyecto
(semanas)

Remuneraciones
personal UACh
mensual

94

Total
Remuneraciones
Internas

276.656

Finanzas

26

4.052

105.353

RRHH

34

1.747

59.403

Student Life Cycle


Management

34

3.291

111.900

Total

90

Finanzas

30

4.052

121.561

RRHH

30

1.747

52.414

Student

30

3.291

98.735

Total

112

Finanzas

27

3.677

99.280

RRHH

47

Gestin
Acadmica

38

3.104

117.939

272.711

217.220

Seleccin del ERP


Revisando los factores crticos de xito y fracaso
enumerados anteriormente en esta presentacin hay
que fijar los siguientes parmetros de seleccin
Calidad de la Solucin : se evaluaron los mejores sistemas

disponibles en el pas con un costo muy similar. Estamos


comparando productos equivalentes.
La evolucin histrica de los ERP lderes en el mercado
parte durante la dcada de los 70 u 80 y se desarrollan a
partir de un mdulo inicial.

Seleccin del ERP


PeopleSoft parti como un sistema de RRHH y est
centrado en esa temtica. Su fortaleza est en ese
mbito.
SAP se inici como un sistema financiero/contable y
evolucion alrededor de esa temtica donde es muy
fuerte en todo el mundo.
BANNER surgi como un sistema para manejar asuntos

estudiantiles y evolucion desde ese centro. Por eso su


fuerte es Educacin Superior.

Seleccin del ERP


La posicin en el mercado mundial, latinoamericano y
chileno tambin es un criterio que favorece a Banner.
La cantidad de instituciones y alumnos que han
seleccionado a esta opcin es determinante.

Los funcionarios de la UACh que participaron en las


actividades de evaluacin prefieren Banner porque
dicen que entienden mejor el lenguaje del personal de
Banner que atiende solo a IES.

Seleccin del ERP


La Gestin del Cambio es un componente muy importante en el
xito del proyecto de implementacin, por tanto que el

consultor maneje bien el lenguaje y la problemtica universitaria


es vital al momento de enfrentar problemas y resolverlos en
conjunto.

La seleccin de los consultores que participarn en el


proyecto debe ser supervisada por la universidad, pero es
claro que mientras ms experiencias exitosas tengan en la
implantacin de sistemas en el mundo universitario, mayores
sern las expectativas de xito del proyecto UACh.

Seleccin del ERP


RECOMENDACIN
1 Banner de Sungard Higher
Education
2 PeopleSoft de Oracle

Corporation
3 SAP de SAP

Solucin mezcla de ERP


Porque no implantar una mezcla de mdulos de

distintos sistemas? Por ejemplo, finanzas SAP, RRHH


de PeopleSoft y Student de Banner?
DE NINGUNA MANERA
Los ERP son sistemas complejos, mezclar ms de uno hace
que se agregue complejidad de manera importante,

dificultando esencialmente el xito del proyecto


Tener una mezcla encarece notablemente la operacin
de los sistemas

Seleccin del ERP


Porque no implantar una mezcla de mdulos de distintos
sistemas?
Una universidad chilena que tiene una mezcla de dos sistemas
estima en cerca de 150 millones de pesos al ao el costo de
mantener funcionando integradamente ambos sistemas.

Necesitan financiar
Profesionales para cada una de las soluciones
Doble costo de instalacin de nuevas versiones
Mayor costo en hardware y software bsico
Actualizaciones mas complejas

Seleccin del ERP


Porque no implantar una mezcla de mdulos de

distintos sistemas?
Doble trabajo de replicacin de datos de un sistema en el
otro y viceversa

Problemas de coordinacin diarios


Problemas para los usuarios que tienen que tratar de
entender como funcionan dos sistemas distintos
Problemas y mas problemas