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DIPLOMADO DE ADMINISTRACIN - IPAE

MDULO: ANLISIS Y DISEO ORGANIZACIONAL

Presentado por: Susan Grace Cuadros Flores

Caso Empresa:

GREENLAND PER S.A.C.

Greenland cuenta con quince aos de exitosa experiencia ofreciendo la ms alta calidad de los
productos agrcolas en todo el en el mercado de las agroexportaciones, tiene su origen en el
potencial agrcola y ecolgico del Per, pas que posee una riqueza en sus tierras que muy pocos
lugares en el mundo son capaces de superar.
Greenland, inicio sus exportaciones hacia el mercado mexicano en el 2005 y hoy se ha
potencializado su presencia en los mercados de EEUU, Europa y Asia con los productos de paprika,
cebolla, palta, mango, uva, granada.
Toda esta experiencia sumada a productos de altsima calidad hace de Greenland Per un socio
comercial de alta confiabilidad en el sector agroexportador peruano.
VISIN
Ser la mejor compaa exportadora de productos peruanos al mundo brindando calidad, asesora
permanente del campo al destino y cumplir con los requerimientos sanitarios que exigen las normas
nacionales e internacionales.
MISIN
Somos una empresa comprometida con los exportadores peruanos, buscamos su mejor desarrollo y
brindamos el contacto adecuado con los clientes extranjeros a quienes ofrecemos asesora y
aseguramos la calidad de los productos del campo. Brindamos una constante observacin de cada
uno de los procesos desde la siembra, cosecha, embalaje, transporte y llegada de los productos a su
destino en las mejores condiciones y dando las facilidades pertinentes siempre en cumplimiento de
las normas sanitarias nacionales e internacionales.
VALORES
* Compromiso, hacer que las cosas sucedan, Estar atentos a las oportunidades.
* Confianza, Cada uno de nuestros recursos son altamente confiables.
* Empeo, trabajar con pasin con nuestros clientes.
* Honestidad, Ser realistas y de fiar.
* Alegra, hacer con perfeccin todas nuestras asignaciones.

Trabajo realizado por: Susan Grace Cuadros Flores

DIPLOMADO DE ADMINISTRACIN - IPAE

MDULO: ANLISIS Y DISEO ORGANIZACIONAL

ORGANIGRAMA
GERENCIA
GENERAL

LOGSTICA Y
EXPORTACIONES

VENTAS

RECURSOS
HUMANOS

CAMPO

CONTABILIDAD
Y FINANZAS

FODA
FORTALEZAS
DEBILIDADES
- Excelente
equipo
de
trabajo
- Equipo de trabajo insuficiente ante el
especializado
incremento de clientes y productos a
- Programas de capacitacin continua
comercializar.
- Estrechos lazos de comunicacin con
- Tiempo
laboral
extenso
en
los agricultores
campaas.
- Vinculacin confiable con clientes en el
- Falta de comunicacin con jefes de
extranjero
campo.
- Polticas accesibles de crdito.
- Poca evaluacin de cotizaciones y
- Kardex actualizado de clientes
solicitud de materiales a finanzas.
- Control de la calidad de los productos
- Medios de comunicacin interna no
formales.
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
- Ferias de Agroexportacin en el
- Plagas agrcolas o problemas en
extranjero
cosecha.
- Apertura del mercado Asitico
- Mercado asitico estricto en control
- Tratados de libre comercio.
de inocuidad
- Aplicacin de SGS y control de
- Huelgas y protestas en canal de
Inocuidad
Panam
- Mercado europeo accesible y sin
- Incremento de las tarifas navieras y
muchas restricciones.
logsticas.
- Apertura del puerto de Matarani para
- Incremento de la irregularidad en los
agroexportaciones
puertos martimos.
- Problemas logsticos en carreteras
nacionales.

Trabajo realizado por: Susan Grace Cuadros Flores

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MDULO: ANLISIS Y DISEO ORGANIZACIONAL

1. HERRAMIENTAS PARA EL DIAGNSTICO


1.1 FACERAP
REA: LOGSTICA Y EXPORTACIONES
FALLA
Solicitud tarda
de los
materiales de
embalaje

Lentitud en el
envo de
cuadros de
estado de las
mercancas en
el agua

APARIENCIA

CAUSA

Queja en Planta
de empaque

Lentitud en la
entrega de
presupuesto a
finanzas

EFECTO

Retraso en el
programa de
Planta

RESPONSABLE

Jefe de
Logstica

ACCIN
Elaborar el
presupuesto de
materiales con
dos meses de
anticipacin al
inicio de
campaa

Asistente de
Logstica

Revisar el
sistema de las
navieras a
Diario, o en tal
caso, solicitar al
agente esta
informacin.
Campo deber
enviar diario el
reporte del
estado de
campo.

Problemas con
el cambio de
fechas de las
Navieras

Retraso en los
programas de
venta del
cliente

Lentitud en el
llenado de
Reporte
General por
Agricultor

Queja del
Agricultor

Lentitud en la
entrega de
Reportes del
Jefe de campo

Los Agricultores
no pueden
llevar su
contabilidad
adecuadament
e

Jefe de Campo

Enviar los
reportes de
campo diario.

Falta de
comunicacin
con planta de
embalaje.

Lentitud en
reportes

Problemas de
seal

Retraso en
programas de
embalaje

Asistente de
Logstica

Cambiar la
forma de
comunicacin

Queja de
Finanzas

Lentitud al
realizar las
cotizaciones y
la evaluacin
con los
proveedores

Retraso en el
programa de
embalaje

Jefe de
Logstica

Realizar las
cotizaciones
con dos meses
y medio de
anticipacin.

1.2 ANLISIS FACTORIAL


REAS de la empresa GREENLAND PER
1. GERENCIA GENERAL
2. CONTABILIDAD Y FINANZAS
3. LOGSTICA Y EXPORTACIONES
4. RECURSOS HUMANOS
5. VENTAS
FACTOR / FUNCION : LOGSTICA
Componentes
3.1 El traslado de mercancas
3.2 La preparacin de los pedidos
3.3 El transporte de distribucin hasta el cliente.
3.4 Coordinacin con Proveedores
3.5 Coordinacin con Almacn
3.6 Coordinacin con Transporte
3.7 Control de existencias

Trabajo realizado por: Susan Grace Cuadros Flores

Programar las
campaas con
fechas y tiempo
establecido
para entrega de
reportes

Enviar un
aproximado de
las fechas
indicando los
posibles
ajustes, diario.

Queja del
Cliente

Lentitud en la
entrega del
presupuesto al
inicio de la
campaa

PREVISIN

DEFICIENCIAS Y CAUSAS
A
B
C
D
F
X
X
3
X
3
X
3
X
3
X
3
X
2
1
1
4
1

N
1
1
1
1
1
1
6

Solicitar nuevo
plan de
telefona o
comunicacin.
Programar las
campaas con
fechas y tiempo
establecido
para entrega de
reportes

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Porcentaje Limitante: 1/6 : 0.17
Porcentaje de Limitacin de cada Factor / Funcin Limitante (PLFk) :
La Funcin Logstica tiene:
1 elemento evaluado como Muy Bueno.
1 elemento evaluado como Bueno.
4 elementos evaluados como Regulares.
1 elemento evaluado como Malo.
Adems: Tiene 6 Factores / Funciones limitantes (n)
La Funcin Logstica tiene como Factores / Funciones Limitantes:
PLF3 (Logstica y Exportaciones)
PLF2 (Contabilidad y Finanzas)
Si, PL = 0.17, entonces:
PLF3 = 5 x 0.17 = 0.85
PLF2 = 1 x 0.17 = 0.17
ndice de Eficiencia de cada Factor / Funcin (IE)
1 marca en A = 1.00
1 marca en B = 0.50
4 marcas en C= 1.00
1 marca en D = 0.00
= 2.50 / 7 = 0.36 = 36% EFICIENCIA
= 67% DEFICIENCIA
Matriz de Valores Limitantes: LOGISTICA
Factor/
Funcin
1
2
3
0.36
4
5

EFICIENCIA
.1 .2 .3

.4

.5

.6

.7

CAUSA
1 2

0.17

0.85

EFICIENCIA Y DEFICIENCIA DE LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA O REA


MATRIZ DE VALORES LIMITANTES DE TODAS LAS REAS
Factor/
Funcin
0.45
1
0.70
2
0.36
3
0.80
4
0.50
5

EFICIENCIA
.1 .2 .3

.4

EO = 0.45+0.70+0.36+0.80+0.50 = 0.56
5
DO = 1 - 0.56 = 0.44

Trabajo realizado por: Susan Grace Cuadros Flores

.5

.6

.7

CAUSA
1
2
0.20

0.17

0.85

0.17

0.40

0.20

0.40

0.51

0.51

0.40

0.20

0.17

0.85

56% EFICIENCIA
44% DEFICIENCIA

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2.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
2.1 ESTRUCTURA HORIZONTAL.
Greenland Per se puede definir como una estructura horizontal puesto que cada rea
puede y debe tomar las decisiones adecuadas para su rea.

GERENCIA
GENERAL

LOGSTICA Y
EXPORTACIONES

VENTAS

RECURSOS
HUMANOS

CAMPO

CONTABILIDAD
Y FINANZAS

Grupo Campaa Cebolla

JEFE DE
LOGSTICA

Grupo Campaa Uva

Grupo Campaa Mango

2.2 TRAMO ESTRECHO


Greenland Per se caracteriza por ser de Tramo estrecho por ser una empresa pequea no
requiere mucha divisin de funciones.

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3. DEPARTAMENTALIZACIN
3.1 ENFOQUE FUNCIONAL
Greenland Per es una empresa que se divide en 5 reas con poco personal siendo una
comunicacin muy estrecha entre reas.

GERENCIA GENERAL

LOGSTICA Y
EXPORTACIONES

VENTAS

RECURSOS
HUMANOS

CAMPO

CONTABILIDAD Y
FINANZAS

3.2 DEPARTAMENTALIZACIN POR PRODUCTO


El rea de Logstica y Exportaciones trabaja acorde al tipo de Campaa que va a iniciar,
todas las campaas inician en diferentes fechas en el ao siendo que algunas veces tiende a
cruzarse la exportacin de los productos por lo que se realiz la divisin del rea por tipo de
producto a exportar.

LOGISTICA Y
EXPORTACIONES

CAMPAA
CEBOLLA

Cebolla Amarilla
Cebolla Roja

Trabajo realizado por: Susan Grace Cuadros Flores

CAMPAA UVA

Red Globe
Seedless

CAMPAA
MANGO

Kent
Otras variedades

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3.3 POR REA GEOGRFICA


El rea de Ventas, se encarga bsicamente de hacer las conexiones necesarias con los
clientes en el extranjero por lo que al requerir cada destino un tratamiento diferente se
divide por Continente y por Pas Importador. Esta rea slo era destinada a una persona, no
obstante se estn realizando los cambios necesarios para tener un mejor manejo por
destino.
REA DE VENTAS

VENTAS ASIA

VENTAS
Holanda
Inglaterra
Francia

VENTAS
AMERICA

Japn
China
Korea

Norteamrica
Sudamrica
Centroamrica

3.4 DEPARTAMENTILIZACIN POR PROCESOS


Greenland Per trabaja con una planta empacadora la cual tiene divisiones acorde al
proceso desde la llegada de los camiones con la fruta a la planta pasando por el lavado y
procesamiento, seguido por el empaque y finalmente el grupo encargado del despacho y
embarque. Cada grupo es diferente por la manipulacin que requiere la fruta.

JEFE DE CAMPO

JEFE DE PLANTA

LAVADO Y
PROCESO

EMPAQUE

DESPACHO Y
EMBARQUE

3.5 DEPARTAMENTALIZACIN POR CLIENTES


El rea de Exportaciones se encarga de dos tipos de clientes:
Exportadores: Clientes Agricultores y Productores, quienes entregan el producto.
Importadores: Clientes Extranjeros que reciben los productos.

EXPORTACIONES

EXPORTADORES

Trabajo realizado por: Susan Grace Cuadros Flores

IMPORTADORES

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3.6 ESTRUCTURA MATRICIAL


Al inicio de una nueva Campaa todas las reas ocupan determinado espacio dentro de sus
labores para la planeacin y posterior desarrollo.

GERENCIA GENERAL

VENTAS

CONTABILIDAD Y
FINANZAS

LOGISTICA

CAMPO

Nueva
Campaa
Pprika

3.7 ESTRUCTURA DE EQUIPO


Todas las reas generales renen esfuerzos al inicio de cada campaa por separado. Grupos
de empleados a quienes se rene en un grupo parecido a un departamento formal. Los
equipos juntan a miembros de todas las reas funcionales para enfocarlos a una tarea o a un
proyecto en particular.
GERENCIA GENERAL

VENTAS

LOGISTICA

CONTABILIDAD Y
FINANZAS

CAMPO

Campaa Cebolla

Campaa Uva

Campaa Mango

Exportaciones
3.8 ENFOQUE DE REDES
Greenland Per trabaja con otras empresas que ayudan a un mejor funcionamiento de la
logstica y contabilidad. En el caso de logstica se contrata los servicios de un agente logstico
quien se encarga de la entrega, monitoreo de contenedores y documentacin necesaria en
Lima en los terminales portuarios. Tambin se ayuda de las compaas navieras con quienes
se coordinan los contenedores, ingresos, tarifas y tiempo de duracin de los viajes.
En el empaque y embalaje de la fruta, Greenland se ayuda de una Planta empacadora que
presta sus servicios al inicio de la Campaa.
Asimismo, se ha contratado un estudio contable para el manejo de la contabilidad.

Trabajo realizado por: Susan Grace Cuadros Flores

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PLANTA
EMPACADORA
SC Packing

ESTUDIO
CONTABLE

GREENLAND
PER

AGENTES
LOGSTICOS

ESTUDIO DE
ABOGADOS

3.9 ORGANIZACIN VIRTUAL

Evaluadores de
campo pre-inicio
de cosecha de
Mango

GREENLAND
PER

- Evaluador Ica
- Evaluador Chiclayo
- Evaluador Trujillo

Especialistas en cultivo de mango reunidos temporalmente pre inicio de cosecha, se


disuelve al inicio de la cosecha.
3.10 ORGANIZACIN CIRCULAR
En Greenland Per el tipo de comunicacin es como el de una organizacin circular.

Asistente de
Logstica

AGENTES
LOGSTICOS

Asistente de
Exportaciones

Asistente
Legal
ESTUDIO DE
ABOGADOS

JEFE DE
LOGSTICA

JEFE DE
RRHH

GERENTE
GENERAL
Asistente
Ventas

ESTUDIO
CONTABLE

JEFE DE
FINANZAS

Asistente
Contabilidad

Trabajo realizado por: Susan Grace Cuadros Flores

JEFE DE
VENTAS

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3.11 CADENA DE MANDO


Autoridad de Lnea
Jefe de Logstica y
Exportaciones

Autoridad de Staff

Jefe de Ventas

Jefe de Finanzas y
Contabilidad

Jefe de Recursos
Humanos

Asistente de
Contabilidad

Asistente de
Legal

Unidad de Mando
Asistente de
Logstica

Asistente de
Exportaciones

3.12 CENTRALIZACIN / DESCENTRALIZACIN


- Greenland Per practica Empowerment con sus colabores dndoles la facilidad de tomar
decisiones.
- Greenland Per tambin cuenta con una serie de procedimientos (Formalizacin) que
facilita la comunicacin dentro de una misma rea y entre reas siendo que todas las reas
se ven comprometidas entre s para el correcto manejo de las campaas.
4. PROCESOS
4.1 GESTIN DE PROCESOS
Compra de materiales para el Procesamiento y Empaque

Listado de materiales a
utilizarse

Cotizacin de materiales
con proveedores

Evaluacin de
cotizaciones

Eleccin y Solicitud de
materiales
Preparacin del
Cronograma de entrega de
materiales

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4.2 FLUJOGRAMA
Recepcin de Materiales en Planta
NO

Mercancas
recibidas en
almacn

Inspeccin
de
mercancas

Contenido
del pedido?

Notificar
Compra

Si
Control de calidad
entrada

NO
Mercanca
aceptada?

Si

Documento de
ingreso

Notificacin
de recepcin
en depsito

Macroproceso: Logstica de Compras


Fecha de actualizacin: 25/06/2014
Proceso: Compra de Materiales de embalaje
Subproceso: Entrega de Materiales a Almacn
Documentacin
Descripcin de la Actividad
Registros
Referencias
1. Mercancas recibidas en
Registro de Entrega
almacn
2. Inspeccin de mercancas
Registro de Inspeccin
Contenido del pedido?
3. Control de calidad entrada Registro de calidad
Mercanca aceptada?
4. Notificacin de recepcin Registro de Mercancas aceptadas
en depsito

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4.3 DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO

Sistema Contable

Personal y Oficina

Desfasado

Poco personal contable

Inexacto

Espacio reducido de oficina

Irregularidades en el
Balance General
Anual
Mal revisada
Poca coordinacin con Logstica
Observaciones de SUNAT
Poca coordinacin con Ventas
Documentacin

Comunicacin

4.4 PROCEDIMIENTOS
Solicitud de exportacin de 1 contenedor de Cebolla Roja
ACTIVIDAD
Presentar la
solicitud del
Importador
Verificar la
disponibilidad
de fruta
Coordinar el
tipo y fecha de
pago
Confirmar el
contenedor a
ser exportado
Coordinar con
Agente
logstico
Coordinar con
Planta
empacadora
Controlar el
desplazamiento
del contenedor
de salida e
ingreso al
terminal
portuario

QUIEN

CUANDO

DONDE

COMO

DOCUMENTOS

Importador

7 das antes

Va
electrnica

Automtico

Correo
electrnico

Jefe de
Campo

7 das antes

Campo

Automtico

Reporte General
de Ingresos y
Salidas

Jefe de
Logstica

7 das antes

Va
electrnica

Automtico

Correo
electrnico

Jefe de
campo

7 das antes

Campo

Automtico

Correo
electrnico

Jefe de
Logstica

5 das antes

Va
electrnica

Automtico

Solicitud de
exportacin

Jefe de
Campo

7 das antes

Planta
empacadora

Automtico

Guas de remisin

Asistente
de Logstica

1 da antes

Va
electrnica

Automtico

Correo
electrnico

Trabajo realizado por: Susan Grace Cuadros Flores