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C t l y Evaluacin

Control
E l i de
d la
l
Eficiencia
Curso 2012-2013

Tema 1

J. Slof

La necesidad de ser eficaz y eficiente


input

Organizacin
output
Entorno
( l mercado)
(el
d )

J. Slof

Crecimiento

Divisin de trabajo

Delegacin de autoridad
Relacin de
principal - agente

J. Slof

Diseo de sistemas de control


Equilibrar:
Autoridad
qu decisiones se delegan?

Responsabilidad
bilid d
qu consecuencias a controlar?
q
cmo se miden?
cmo se remuneran
rem neran y castigan?

J. Slof

Diseo de sistemas de control


DECISIONES/ACCIN

CONSECUENCIAS
sobre inputs, output y estructura

AUTORIDAD

RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD

se manifiestan a travs de

COSTES, INGRESOS
e INVERSIONES
J. Slof

REPORTING
(SID / MIS)

Definicin de Unidad Subordinada (US):


1 Realiza una tarea,
1.
tarea una produccin o un servicio
(externo o interno) claramente diferenciado o
diferenciable.
2. Tiene una persona (directivo/a) explcitamente
como responsable
p
de su funcionamiento o gestin,
g
,
como tarea principal.
3. Esa persona tiene bajo su mando a otras personas.

J. Slof

Decentralizacin de la empresa
Empresa
Direcci General
(DG)

Directius (Ds)

Departaments, divisions, filials, .... ("unitats subordinades", US,


de nivell 1)

US de nivell 2
etc.

J. Slof

Existen muchas alternativas para estructurar una


organizacin mediante Unidades Subordinadas
(=disear un organigrama)
Por ejemplo:

Por reas funcionales


(p.ej., Produccin / Comercial / ...)

Por familias de productos

Por reas geogrficas

Por mercados (p.ej., mayoristas / detallistas )

etc...

Adems, para las US de diferentes niveles se puede


seguir
g diferentes criterios
J. Slof

La delegacin de autoridad puede tener mayor o


menor alcance, es una cuestin de grado
As cabe la posibilidad que un responsable de una US tome
determinadas decisiones:
p autnomamente
siempre
siguiendo unas directrices generales prefijadas por la
Direccin General
informando despus a la Direccin General
previa consulta con la Direccin General
previa autorizacin expresa de la Direccin General
nunca, sino slo sigue instrucciones de la Direccin
General

J. Slof

Normalmente,
N
l
t la
l delegacin
d l
i de
d autoridad
t id d
concierne no una nica decisin, sino varias
P ejemplo,
Por
j
l ell responsable
bl de
d una fbrica
fb i debe:
d b
hacer la planificacin diaria de la planta
seleccionar el personal de la planta
fijar los turnos del personal
escoger los proveedores de materias primas
gestionar sus equipos informticos
f

efectuar nuevas inversiones en maquinaria

J. Slof

El grado de autoridad puede ser diferente para cada


tipo de decisin que se ha delegado
Por ejemplo, es posible que el responsable de una fbrica :
decida autnomamente la planificacin diaria de la
p
planta
selecciona su personal, siguiendo unas directrices
generales prefijadas
g
p j
por
p la Direccin General
fija los turnos del personal, pero informa despus a la
Direccin General
escoge los proveedores de materias primas, previa
consulta con la Direccin General
decida la renovacin de equipos informticos, previa
autorizacin expresa de la Direccin General
no pueda decidir nuevas inversiones en maquinaria
J. Slof

Buenas prcticas de gestin


1. Basar el Control de Gestin en Unidades Subordinadas, y controlar la
eficiencia a cada uno de stos.
2. Las variables o indicadores adecuados para controlar la gestin
del
Directivo responsable de una US son: de entre aquellas que determinan
la productividad de esa US, las que efectivamente dependen de tal
Di ti dada
Directivo
d d la
l autonoma
t
de
d decisiones
d i i
que la
l Direccin
Di
i General
G
l le
l da.
d
3. El mecanismo bsico ms efectivo para cualquier Control de Gestin
sobre un Directivo consiste en:
a) la fijacin peridica de objetivos cuantitativos (previsiones) referidos
a unas determinados indicadores que reflejen la actividad de la US
considerada y
considerada,
b) la comparacin posterior de estos objetivos con los valores reales
que haya alcanzado (evaluacin peridica o anlisis de
desviaciones).
4. A fin de que el SID/CdG sea eficaz y no resulte costoso en exceso, la
informacin que reciba cada persona de la Direccin es necesario que
sea la mnima estrictamente necesaria, si bien detallable bajo demanda.
J. Slof

Caso Alpernil, S.A.

J. Slof

Caso Alpernil, S.A.

J. Slof

Ideas clave del Tema 1


creixement de l'empresa
l empresa

avantatges de l'especialitzaci
di ti
directiva

DIVISIO DEL TREBALL DIRECTIU

DESCENTRALITZACI
DE LES DECISIONS
escassa

=
unitats internes
de gesti (US)

reservades
a la DG

Autocontrol de
la gesti de DG

MIS/SID
J. Slof

informaci

alta
delegades
g
al Ds de la unitat

CONTROL DE LA
GESTI

informaci

Eficacia
Eficacia del sistema de control
control
Depende fundamentalmente de los siguientes elementos:
Adecuacin
Ad
i de
d los
l indicadores
i di d
escogidos
id para supervisar
i
y

evaluar la gestin.

El diseo
di formal
f
l del
d l sistema
i
de
d informes.
i f
El funcionamiento en s del sistema de control peridico;

(informacin
al da,
rapidez de respuesta a la peticin
de
informaciones "ad hoc" ...).

La motivacin-estmulo sobre el Directivo responsable de

cada US (efecto del tipo de supervisin ejercido desde la


DG y la frmula del posible incentivo econmico)

J. Slof

El Sistema de Informacin Directiva (SID/MIS) supone:


a) Disponer de unas previsiones, generalmente anuales con un
detalle por meses, sobre la actividad econmica y financiera de
la empresa, como medio de fijar objetivos especficos a las US
("Control Presupuestario").
b) Llevar a cabo unas actividades administrativas de verificacin y
elaboracin de la informacin. (Contabilidad Interna)
c) Disear el documento/aplicacin que debe recoger la
informacin peridica a presentar. Requiere la definicin de los
indicadores relevantes y su grado de detalle, el formato del
documento en s,
s y la frecuencia en que debe elaborarse.
elaborarse
d) Definir cul de esta informacin ha de recibir cada escaln
directivo: Tipo,
p , detalle y presentacin
p
de la informacin que
q ha
de recibir peridicamente la DG y cada uno de los Directivos
responsables de cada US.

J. Slof

Intensidad
Intensidad del control
control
Refiere a la cantidad de informaciones por unidad de
tiempo sobre una US
US.
Incrementa con:
El nmero de variables o indicadores que se hagan

objeto de control peridico

El grado de detalle de los indicadores


La frecuencia o p
periodicidad con que
q se realicen los

informes (cada mes, cada trimestre,..)

La rigurosidad
g
con que
q se elaboren estos informes

(garanta de ausencia de errores).

J. Slof

Relacin entre mejora de eficiencia,


Intensidad y Eficacia del sistema de control
control
Costes del
d l controll

Eficacia del sistema

Intensidad del control

Mejora de eficiencia

J. Slof

Rendimientos
decrecientes!