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CONTROL DE EXISTENCIA Y GESTION

10 puntos importantes a la hora de dirigir un restaurante


1. Es una empresa comn. La gestin del restaurante ha de ser ordenada y
diligente, como la de cualquier buen comerciante. El empresario tendr
obligaciones administrativas, tributarias, sociales y laborales, con fechas y plazos
que cumplir, siendo para ello imprescindible una poltica empresarial ordenada y
eficiente. Del mismo modo existen diversos departamentos donde es necesario
incorporar puestos intermedios que informen a la gerencia y dirijan su rea con la
misma diligencia que el empresario dirige el negocio.
2. No slo producto. En un pas como Argentina, donde comer bien es lo habitual
en las salidas, son el servicio, la atmsfera y la experiencia que se vive en un
restaurante lo que idealizar a los clientes. Es muy habitual invertir tiempo y dinero
en buscar un concepto de producto a la hora de crear un nuevo negocio. No se
repara en gastos ni energas, apostando todo a una ficha. Pero buscar el producto
es fcil, es cuestin de dinero, de comprar lo mejor del mercado, cocinarlo y
emplatarlo. Sin embargo hay que prestar atencin al personal que recoge, compra,
transforma y sirve ese producto, porque hoy en da es lo realmente diferenciador.
Dedicar esfuerzos a encontrar el equipo adecuado es apuesta ganadora ya que
cada integrante ser un intra propietario en potencia, trabajando y vendiendo el
restaurante como si fuera suyo.
3. Detectar la profesionalidad. Si un restaurante es una empresa, es lgico
contar con departamentos y trabajadores por cuenta ajena, pero tambin
deberemos contar con profesionales para determinadas gestiones que otorgarn
un salto de calidad. Gestora laboral y fiscal, servicio de seleccin de personal,
formadores, empresas de limpieza, mantenimiento, etc. son imprescindibles. Pero
deben tener experiencia y saber del sector. Si no, no sabrn comprender la
realidad del negocio y su da a da. La restauracin es un sector muy dinmico con
altas y bajas laborales constantes, con costumbres no escritas que siguen rigiendo
en el sector, y estos aspectos harn que ese profesional d un aporte vlido al
negocio.
4. Urgente o necesario? Los negocios en restauracin implican diferentes y
distintas obligaciones: materia prima, proveedores, trabajadores, suministros,
alquiler, bancos, pagos, ingresos, plan de venta, nueva carta, nuevas aperturas,

nuevos productos que ofrecen los comerciales, impuestos, reuniones de


expansin, etc. Es imposible llegar a todos y cada uno, por eso saber diferenciar lo
urgente de lo necesario es vital para poder llegar sano y en buen estado a los
momentos clave del restaurante. Hay que atender al da a da, porque si se mira a
largo plazo todas las cosas por hacer lo nico que se consiguen son agobios.
5. La informacin es poder. Es imprescindible tener informacin de qu se
compra, cundo y a qu precio; quin hace qu, cundo y cmo; cunto cuesta y a
qu precio se vende. Por ello, crear herramientas y fuentes de datos para la
gestin es imprescindible: inventarios, cuaderno de pedidos, cuaderno de
compras, plantilla de compras semanales, cuadrante de personal semanal y
mensual, etc. Cuantos ms centros de informacin se implanten en el negocio,
mejores decisiones se tomarn y, sobre todo, con ms objetividad.
6. Control de costos para la sostenibilidad. Las ventas dependen, en parte, del
propio negocio y, en otra parte, del cliente. Pero el control de costos depende
exclusivamente del buen hacer de los gestores: comprar a buen precio lo
necesario, almacenar lo que se va a vender -no acumular-, vender conforme al
precio que se compra y el peso que se emplata, disponer de un personal
suficientemente productivo, etc. Si se crea un esquema de control de costos
adaptado a lo que se vende y no a lo que se espera vender, el empresario lograr
una estabilidad crucial en los meses ms flojos de la temporada.
7. Los mandos responsables. Estos profesionales gerente, jefe de sala, jefe de
cocina y responsables de turno son aquellos que sostienen la poltica
empresarial que el propietario implanta en el restaurante. Su perfil responde a
personas con iniciativa y cierto grado de autonoma para que el dinamismo sea
constante en cada una de sus decisiones y los objetivos reales a conseguir
constituyan una motiivacin para su correcta funcionalidad. La relacin con ellos
debe basarse en la confianza, responsabilidad y consecucin de objetivos. Son
directores de rea que reportan datos y acciones filtrando las informaciones que
salen de la plantilla para que las decisiones del empresario estn basadas en
hechos objetivos. No hay nada que ralentice ms una empresa que el exceso de
informacin irrelevante.
8. La direccin, pilar maestro. La direccin debe ser consciente de que las tareas
que desempee el personal, cmo se lleven a cabo y el resultado logrado a travs
de ellas debe definir la estrategia de la empresa. No se pueden generalizar las
tareas de los puestos, y ms cuando estos puestos van dirigidos a un sector que
demanda diferenciacin y calidad. El empresario no debe valorar nicamente que

el empleado sepa desarrollar una tarea, sino ver cmo la desarrolla y si se


corresponde con lo que la empresa busca vender y transmitir como marca.
9. La productividad, en mayscula. El objetivo de todo empresario es la
permanencia en el tiempo del proyecto realizado. Y esto se materializa en tener
ms ingresos que gastos. La forma de mostrar esta rentabilidad respecto del
trabajo y desempeo de la plantilla es la productividad, la manera de demostrar
objetivamente el buen hacer de cada uno de los puestos. Es esta premisa la que
debe regir en la gestin empresarial por encima de afectos o personalismos que no
van hacer otra cosa que convertir en vulnerables cada una de las decisiones
abordadas en este aspecto.
10. Objetividad en las decisiones. Es la palabra que debe definir una gestin
correcta del establecimiento. La objetividad basada en datos reales y en la
experiencia, no en especulaciones o elucubraciones; objetividad a la hora de
confeccionar la plantilla, relegar o ascender a los trabajadores; objetividad a la hora
de contratar o cambiar a los proveedores que suministran; objetividad a la hora de
crear la carta o incorporar nuevos platos. Y objetividad no es ms que la
consecuencia de una informacin ordenada y fiable
Palabras clave: proceso de seleccin de inventarios, variedad del surtido, precio y
cantidades, satisfaccin del cliente, segmento de mercado, consumo per cpita por
gneros
de
familias,
redes
de
informacin

Caractersticas de la actividad de hotelera, alimentos y bebidas

Entre las caractersticas econmicas y financieras especiales se destacan las


siguientes:
La naturaleza del producto hotelero: La naturaleza o caractersticas del
producto vendido por una industria cualquiera es de considerable importancia para
sta por un buen nmero de razones; un producto duradero puede almacenarse
por largos perodos de tiempo y mantenerse en grandes cantidades para asumir
los picos en la demanda; durante los perodos de alza de precio existe la
posibilidad de vender a un precio aumentado un producto que fue producido
algunos meses atrs a un costo relativamente bajo.
El producto del hotel es enteramente diferente. En el rea
de gastronoma una parte de la comida que no se vende es perecedera, tanto en
forma de materia prima, como elaborada.

Ciclo corto de sus operaciones, ya que las operaciones son prcticamente


diarias. Los comestibles recibidos por la maana a menudo se procesan ms tarde
esa misma maana y se venden el mismo da.
Dada la importancia del manejo de materia prima en el xito econmico de
las empresas, es indispensable conocer importantes aspectos relacionados con
su administracin,
Estas materias primas son conservadas en los almacenes los que tienen como
propsito fundamental proveer al hotel de materiales necesarios, para su continuo
y regular desenvolvimiento, es decir, tiene un papel vital para el funcionamiento
acorde y coherente dentro del proceso y de esta forma afrontar la demanda de los
clientes.
Adicionalmente, el inventario de los almacenes es uno de los activos ms grandes
existentes en el hotel, y aparece reflejado tanto en el balance general como en el
estado de resultados:
Todo lo que contienen los almacenes son bienes tangibles que se tienen para ser
consumidos en los departamentos correspondientes, es decir, Cocinas y Bares.
Los inventarios comprenden, las materias primas para ser consumidos en
la produccin de los productos que nuestra carta o men incluyen tanto en
Restaurantes como en Bares.
Este es el factor primordial a la hora de elegir a un proveedor, pero esto no quiere
decir que necesariamente se tenga que buscar siempre la mejor calidad, no
obstante, es vlido aclarar que la imagen de proveedores est cifrada en la calidad
de sus artculos y, recprocamente, puede depender, en gran parte de la calidad de
los mismos.
En el campo de las mercancas consumibles y perecederas, la comparacin es
muy problemtica y los criterios difieren. Por eso se hace necesario perfeccionar el
proceso de seleccin de inventario, a partir de del establecimiento de las redes de
informacin necesarias , que permita la especificacin de compra estndar, donde
un grupo de personas como el gerente de alimentos y bebidas, el chef de cocina,
matre, barman, almacenero, se renen con la jefatura de compras y expresen
cmo y cundo quieren su producto, qu tipo de producto, y para qu segmentos
en especficos; para obtener una seleccin ptima de los inventarios.
La gestin de los procesos de inventario
En la actualidad los inventarios son vistos como cantidades de recursos que se
despliegan a lo largo del complejo sistema de relaciones intraempresariales
(cadena logstica) para permitir su operacin econmica y fluida, a la vez que para
absorber el impacto de la variabilidad e incertidumbre asociadas a la operacin,
garantizando la mxima satisfaccin del cliente.

Administrar los inventarios es una interrogante que debemos dejar pasar para
hacer progresar una empresa ya que es una da las actividades de mayor peso en
la evolucin de la empresa, en virtud de que requiere una buena parte de capital y
de que afecta la entrega de los bienes a los consumidores, y de que puede generar
consigo una posible prdida de los clientes provocando que se dejen de obtener
beneficios, mientras que por otra parte, si se tiene demasiado inventario (ms de lo
necesario)se puede incurrir as en un costo innecesario para la empresa .
La gestin de inventarios es la tcnica que permite mantener una existencia de
productos a un nivel adecuado, segn sean las necesidades de las entidades que
estn relacionadas, y en consecuencia de las estrategias de produccin y los
planes de venta propuestos.
El inventario representa la existencia de materia prima para su produccin y venta.
La ptima administracin del departamento de compras y de los almacenes
consiste en contar con la disponibilidad de estos recursos al momento de ser
requeridos por los departamentos del hotel, basndonos en la implementacin
de polticas que nos permitan decidir cunto y cundo se presenta el punto de
reposicin de mercancas.
La administracin del departamento de compras se debe centrar en cuatro
aspectos bsicos:
1) Requerimientos de los departamentos solicitantes.
2) Punto de reposicin.
3) Artculos de mayor cuidado.
4) Fluctuacin de precios de adquisicin.
La correcta administracin de las compras y de almacenes consiste en disponer de
la materia prima requerida para la operacin al menor costo posible, con la mejor
calidad y bajo las mejores condiciones de pago.
Un inventario bien abastecido permite optimizar tiempo y satisfaccin al cliente, por
lo que debe contar con existencias suficientes en almacenes para recurrir
oportunamente y que el servicio satisfaga las necesidades de los clientes.
Para ello el departamento en su administracin debe contemplar dos aspectos:
1. Reduccin del costo por el inventario.
2. Aseguramiento del inventario suficiente para que satisfaga las demandas
de los clientes.
Los aspectos anteriores propician un conflicto debido a que si se reduce el
inventario efectivamente se reduce tambin los costos, pero se corre el riesgo de
no contar con la suficiente materia prima para satisfacer la demanda de los
clientes.
Por otra parte, si se cuenta con inventarios grandes, aumentan los costos. Al
controlar el inventario de manera eficiente se presentan dos vertientes:

1. Satisfacer las necesidades de los clientes en el tiempo y forma correctos


pero generalmente implica un costo alto.
2. Lograr la correcta administracin del inventario para la satisfaccin del
cliente, a partir de optimizar la solicitud y por ltimo reducir los costos en este
rubro.

Anlisis y optimizacin de almacenes

Para lograr la eficiencia en el manejo de inventario y optimizar costos por


este concepto, la organizacin debe disear una poltica de manejo de inventarios,
considerando las condiciones en las cuales desarrolla su actividad empresarial,
conforme a las polticas de alimentos y bebidas.
Dicha poltica determina el nivel ptimo de la inversin en este rubro y requiere que
se cumpla con el stock requerido.
A. Nivel ptimo de Inventario:
Es aquel nivel que permite satisfacer plenamente las necesidades de la unidad con
la mnima inversin.
Un nivel alto de inventario tiende a satisfacer absolutamente las necesidades de
los clientes pero a un costo de almacn alto y una inversin mayor, en tanto que un
nivel bajo de inventario usualmente no satisface las necesidades de los clientes
pero se mantiene un costo de almacn bajo y representa una baja inversin.
El inventario bajo evita desperdicios y representa la seleccin correcta.
Para desarrollar una poltica de inventarios en cuanto a su nivel ptimo, debe
tomar en cuenta varios factores:
1) Rotacin de productos: a travs de estadsticas debemos determinar
cmo es el consumo de materia prima durante el ao:
Lineal: la produccin se comporta siempre de la misma manera.
Estacional: hay periodos donde la produccin es baja y periodos donde es
alta.
Combinado: la empresa tiene lneas de produccin que se comportan de
manera lineal, pero a la vez, cuenta con lneas de produccin estacional.
Impredecible: la produccin no se puede planear, pues depende de factores
externos no controlables.
2) Capacidad de compra: Suficiente capital para financiar las compras.
3) Artculos perecederos: La duracin de los productos es un dato
indispensable para determinar el tiempo mximo que puede permanecer el
producto en almacn antes de su produccin y/o consumo.

4) Tiempo de respuesta del proveedor:


Abastecimiento rpido: Justo a Tiempo
Abastecimiento demorado: Niveles altos

5) Capacidad de almacenamiento: Depende de la capacidad de nuestros


almacenes incluyendo refrigeradores, conservadores y congeladores, en base a
ello se podr mantener ms o menos unidades en inventario. Alternativas?:
Pactos con proveedores para suministros peridicos.
Mayor eficiencia en el departamento de compras en base a estadsticas.

6) Capital suficiente para financiar el inventario: Mantener el inventario


produce un costo.
Si la rotacin es alta el costo de oportunidad es bajo.
Si la rotacin es baja el costo de oportunidad es alto.

7) Costos asociados a mantener el inventario:


Manejo de mercancas
Seguros
Desperdicio
Productos de lento movimiento. Cunto nos cuesta tener producto
almacenado cuando ste no es perecedero?
8) Proteccin:
Escasez del producto. Veda de langosta, frutas de temporada.
Demanda intempestiva. Temporada alta, tipo de clientes (Spring Break)
Aumentos de precios.
Acceso a la zona.
Al analizar los elementos anteriormente abordados se considera que todos tienen
en comn el objetivo de ayudar a los directivos a conseguir los siguientes
resultados:
Maximizar el uso de los activos de la organizacin (capital,
maquinaria, tecnologa y recursos humanos):
Mejorar la respuesta al cliente o segmento determinado.
Ajustar las aptitudes de las personas con las tareas que se deban
desempear.
Adaptar los sistemas de informacin al proceso que se est respaldando.
Reducir costes
Proveer de una ventaja competitiva a la organizacin al tener en cuenta las
expectativas de los clientes por concepto de alimentos y bebidas.

Minimizar o eliminar los despilfarros debidos a las siguientes causas:


Sobreproduccin (inventario, gastos generales).

Tiempo de espera (colas, retrasos y decisiones).


Transporte (manipulacin y comunicacin).
Procesamiento de los desechos.
Inventario (exceso de existencias y obsolescencia).
Movimientos (desplazarse para ir a buscar herramientas o informacin,
recoger herramientas y localizar informacin a fin de solicitar los recursos
indispensables para la actividad fundamental).
Defectos de los productos (repeticin del trabajo mal hecho e inspeccin).