CONTROL DE BIENES DE LARGA DURACIN

Objetivo
Registrar y controlar los bienes que ingresan en la Institucin y que estn destinados para la
produccin del servicio registral.
Definiciones
Bienes de larga duracin
Son aquellos bienes muebles o inmuebles, utilizados de manera permanente en la gestin
administrativa de la institucin, sujetos a contabilizacin, que se reflejan como tales en los
estados financieros y que renen las siguientes caractersticas:

Bienes de propiedad privativa Institucional.

Destinados a actividades administrativas y/o productivas.
Generen beneficios econmicos futuros.
Vida til estimada mayor a un ao.
Costo de adquisicin igual o mayor a cien dlares (US $ 100)

BIENES SUJETOS A CONTROL

Los bienes perecederos que tuvieren una vida til mayor a un ao y que presten utilidad en el
desarrollo de las actividades institucionales, con un costo individual de adquisicin, fabricacin,
incorporacin o avalo, inferior a 100,00 dlares norteamericanos, sern sujetos de control
administrativo, a travs de la Unidad de Activos Fijos, dentro de cada unidad administrativa a
fin de identificar a los responsables de su custodia ante cualquier eventualidad tanto sea de
traslado, prdida o destruccin

Descripcin del Procedimiento de Control de Bienes de Larga Duracin

Ingreso Custodia de Bienes:
1. El Analista de Bienes y Bodega recibe los bienes conjuntamente con un servidor (a)
involucrado en el tipo de bien, verificando que las caractersticas estn acorde a los
requerimientos de la Institucin;
2. El Analista de Bienes y Bodega firma el acta entrega de bienes recibidos conjuntamente con
un servidor (a) involucrado en el tipo de bien y el proveedor;
3. El Analista de Bienes y Bodega realiza el ingreso de los bienes en el sistema contable
financiero OLYMPO, en el mdulo de Activos Fijos, con la codificacin e identificacin
individual de los bienes de larga duracin y bienes sujetos a control, con el fin de cumplir los
siguientes requerimientos:
a. El cdigo del activo
b. La descripcin completa de las caractersticas del bien.
c. La unidad a la que corresponde

d. La cantidad
e. El valor unitario
f. El nmero de ingreso a bodega
g. La fecha de adquisicin, nombre de la casa comercial y nmero de factura
h. El valor total y otros datos o referencias que se estimen necesarias para su inmediata
identificacin, conforme lo determina la Norma Tcnica 406-06. "Identificacin y proteccin".

4. El Analista de Bienes y Bodega procede a la organizacin, almacenamiento y etiquetacin

delos bienes y se los ubica fsicamente en la bodega de la Institucin;
5. El Analista de Bienes y Bodega en base a los requerimientos de las diferentes reas procede a
entregar el bien previo a la elaboracin del acta entrega recepcin para su custodia, las actas
pueden ser de dos clases:
a. Acta de bienes de larga duracin
b. Acta de sujetos a control
El Analista de Bienes y Bodega deber disponer de carpetas por cada servidor (a), esta
informacin constituir el soporte para la actualizacin permanente del mdulo de bienes de
larga duracin que dispone la institucin bajo la responsabilidad del Analista de Bienes y
Bodega, remitir copia de todo lo actuado a la Subdireccin Financiera, unidad que mantendr
el registro contable de los inventarios de los activos fijos y bienes no considerados activos fijos
sujetos a control;
7. El Analista de Bienes y Bodega mantendr el registro histrico de los bienes y estar
sustentado con las hojas de control, en las que deber constar, el nombre del servidor (a) que
recibi los bienes, cdigo, detalle, estado y valor de los bienes entregados para su uso y
conservacin, contendr adems la firma de responsabilidad del servidor encargado de su uso y
custodia;

8. Los custodios (as) debern informar cualquier novedad sobre sus bienes al rea de bodega,
para la reasignacin de custodios:
a. Entrega de bienes.- Los bienes que entrega el servidor (a) que sale de la institucin, se
efectuar la acta de asignacin o traspaso al nuevo servidor (a), o en su defecto al jefe inmediato
b. Cambio de bienes.- Entre servidores (as), se elaborar un acta de traspaso de bienes
c. Traspasos de bienes.- Entre servidores (as), se elaborar un acta de traspaso de bienes
d. Bienes daados.- Servidor (a) entrega mediante acta entrega recepcin a bodeguero
e. Bienes obsoletos.- Servidor (a) entrega mediante acta entrega recepcin a bodeguero

Levantamiento de Activos Fijos:

El Analista de Bienes y Bodega deber efectuar un levantamiento de activos fijos dos veces al
ao, a fin que determine la existencia de los bienes muebles y equipos obsoletos, daados o
fuera de uso; y, segn los casos; proceder al remate, venta, transferencia gratuita o traspaso, de
conformidad con las normas del Reglamento General de Bienes del Sector Pblico y dems
disposiciones legales vigentes, al respecto:
El Subdirector Administrativo (a) establecer la logstica para la el levantamiento de activos
fijos de la Institucin, determinando fecha, material a utilizar y personal que intervendr;
2. El Subdirector Administrativo (a) dispondr al Analista de Bienes y Bodega imprima los
reportes de bienes asignados por custodio (a), y solicitar a la Subdireccin Financiera el reporte
de Activos de la Institucin, los cuales sern entregados a los diferentes grupos de trabajo;
3. Los grupos de trabajo realizar el verificacin de bienes in situ, puesto por puesto, de existir
movimiento de bienes que en ese instante se detecte, se los reubicar al custodio respectivo;
4. El grupo de trabajo asignado, conciliar los bienes levantados fsicamente, con el reporte de
Bodega y con el reporte de Activos proporcionado por el rea de contabilidad;
5. El grupo de trabajo preparar el informe del levantamiento efectuado, detallando las
novedades encontradas, entre otras: bienes obsoletos, daados, extraviados y de detectarse
diferencias, debern establecerse las causas e indicar las acciones o registros contables a
realizarse para la conciliacin de valores y entregar al Subdirector (a) Administrativo;
6. El Subdirector Administrativo (a), dispondr que los bienes obsoletos y daados sean
entregados a bodega;
7. El Subdirector Administrativo (a), en lo que tenga que ver con el rea financiera, enviar a la
Subdireccin Financiera para que realicen las acciones que amerite para la conciliacin de
saldos;
8. El Subdirector Financiero (a) previo a su anlisis determinar las acciones a tomar y
autorizar los registros contables que sean necesarios para la conciliacin de los saldos de
bodega con los saldos contables; y;
9. La Unidad de Contabilidad proceder a efectuar los registros respectivos y archivar el
expediente del levantamiento de activos realizado
Baja de Bienes:
El Bodeguero(a), informar por escrito a la mxima autoridad y al Subdirector Financiero (a)
sobre los bienes que se hubieren vuelto inservibles, obsoletos o hubieren dejado de usarse;
1. El Subdirector Financiero (a) designar una comisin, para que realice la inspeccin de los
mismos.
2. La comisin procede a la inspeccin e informa que los bienes todava son necesarios en la
Institucin, concluir el trmite y se archivar el expediente;
3. La comisin procede a la inspeccin e informa que los bienes son inservibles u obsoletos o se
hubieren dejado de usar, pero son susceptibles de venta, este informe se enviar a la mxima

autoridad para la decisin de: ENAJENACIN: Por transferencia gratuita, remate, etc., para
poder dar de baja estos bienes (Bodega y Contabilidad); de conformidad al Reglamento General
Sustitutivo Para el Manejo y Administracin de Bienes del Sector Pblico.
Prdida de Bienes:

En caso de prdida los custodios (as) ya sea por prdida de los bienes institucionales, como
consecuencia de hurto, robo o hechos anlogos, el servidor (a) encargado de su uso y
custodia comunicar por escrito este hecho a la mxima autoridad, con copia Jefe Inmediato
con todos los detalles posibles dentro de los siguientes dos das hbiles al del conocimiento
de los hechos.
Caso contrario, ste asumir en forma automtica, la responsabilidad de su reposicin, con
un bien de caractersticas similares al desaparecido, de acuerdo a los requerimientos que
presente el rea de Bodega.
DISPOSICIONES GENERALES

1. Cada actividad tendr su responsable quien desarrollar la misma con total profesionalismo,
de detectarse novedades en su ejecucin, su producto ser devuelto a la actividad inmediata
anterior as sucesivamente. Caso contrario continuar con la siguiente actividad.
2. Los bienes de larga duracin y bienes sujetos a control pueden obtenerse por adquisicin,
comodato, donacin o cualquier otra forma vlida de adquisicin de dominio; debindolos
valorar, codificar y registrar en el Registro de Inventarios inmediatamente despus de recibidos.
El procedimiento a seguir ser el de ingreso de bienes.
3. Los formularios a utilizarse sern los que genera el sistema financiero contable OLYMPO.
4. Es obligacin del custodio (a) del bien su adecuado mantenimiento, cuidado, conservacin y
buen uso de los bienes que se le hubieren encomendado, por lo que, cuando apreciare que stos
requieran los arreglos menores o se hallare en mal estado, solicitar la Subdireccin
Administrativa disponga se realice la respectiva reparacin.
5. Dependiendo del valor de los bienes adquiridos, el Analista de Bienes y Bodega realizar las
actas de entrega de bienes a los servidores (as) solicitantes, en calidad de custodio de bienes,
para lo cual realizar las siguientes consideraciones:

6. Encrguese de la ejecucin del presente manual a la Subdirectora Administrativa, a travs del

Analista de Bienes y Bodega de la Institucin.
(El comodato o prstamo de uso es un contrato por el cual una parte entrega a la otra gratuitamente una especie,
mueble o bien raz, para que haga uso de ella, con cargo de restituir la misma especie despus de terminado el uso)