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Procedimiento

PNP.DMBGNSHE.0079

DMB - DIV MANTOS BLANCOS


GN - General
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Ambiente

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ADMINISTRACIN DEL CAMBIO

Estado

Elaborador

Revisor

Aprobador

En Aprobacion

Carmona C. Manuel Segundo

Avalos Corrotea Juan Carlos

Gerente de Seguridad y Salud


Ocupacional

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OBJETIVOS

Este procedimiento define el proceso para administrar los riesgos asociados a los
cambios generados en uno o ms de los componentes de una actividad, tarea,
equipo, operacin, sistema, proceso, insumos, recursos y en general todas aquellas
acciones que signifiquen un cambio.
En sntesis el propsito de este procedimiento es asegurar que cualquier cambio
que pueda tener un impacto en el negocio de Anglo American, es identificado,
evaluado y administrado, a travs de un proceso estructurado que considere todos
los riesgos involucrados y sus correspondientes medidas de control

B.

ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las Divisiones, Unidades Operativas y actividades


de Anglo American, incluyendo las empresas de servicios externos en cambios tales
como:
Seguridad
o Por aumentar el nivel de riesgos y tener el potencial de causar algn
evento el cual podra lesionar a personas o tener mayores
consecuencias.
Salud
o Exponer a las personas a condiciones o elementos que pueden causar
enfermedades, fsicas o psquicas.
Ambiente
o Por alterar la flora, fauna y comunidades cercanas (Ej: nuevos
botaderos)
Personal:
o Tamao de dotaciones, calificaciones o experiencia, supervisin, etc.
Propiedad:
o Instalaciones existentes, adiccin de nuevas instalaciones, equipos,
maquinaria, herramientas que intervienen en el proceso, donde tales
cambios impactan en las personas o en las operaciones.
Proyectos
o Todos los proyectos aprobados, planes, programas, modelos de diseos
y sus variaciones.
Proceso:
o Planificacin, estructura, metas, requisitos, recursos, etc., de las
actividades, tareas u operaciones que conforman un proceso.
Productos.
o Artculos, insumos, materiales utilizados en un proceso, as como en
los desechos del mismo.

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Actividades.
o Cambio en las actividades que tienen un grado de riesgos alto o
extremo.
Regulaciones Legales.
o Cambios de regulaciones, cumplimientos legales, etc.

RESPONSABILIDADES

Todo integrante del mando directivo u operativo de Anglo American, es responsable


y tiene obligacin de rendir cuentas por las decisiones que toma en uso de su
autoridad y atribuciones, en cuanto stas signifiquen generar cambios en
actividades, tareas u operaciones, componentes de uno o ms de los distintos
procesos del negocio.
Tal responsabilidad y obligacin de rendir cuentas se considerar plenamente
asumida slo cuando, por medio del presente procedimiento, se constate que la
Gestin del Cambio, fue efectivamente aplicado; esto es : se captur y/o reconoci
la necesidad de un cambio; se evaluaron las iniciativas con el propsito de definir si
hay beneficios claros o es conveniente detectar los riesgos incorporados a la
actividad, tarea u operacin por efecto de los cambios; se evalu su magnitud y se
procedi en consecuencia y finalmente se recomend realizar el cambio.
3.1.- Gerentes y Superintendentes: Responsables de aplicar este Procedimiento
y formar un equipo multidisciplinario cuando amerite, y/o verificar y validar la toma
de decisiones de los Lderes de Grupo y los Administradores de Contratos ante
cambios en operaciones encargadas a empresas de servicios externos.
3.2.- Lderes de Grupo / Administradores de Contratos: Responsables de
activar la Gestin del Cambio, cada vez que sean informados de cambios, o los
detecten por s mismos. Cada vez que se evalu el riesgo y el resultado sea de un
nivel de riego Extremo o Alto, segn la Matriz de Evaluacin de Anglo American
(ver anexo 2), ser responsabilidad de generar el cambio.
3.3.- Asesores de la Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional:
Responsable de capacitar y asesorar a los equipos multidisciplinarios y/o personas
individuales en los conceptos, mtodos y tcnicas que sustentan la Gestin de
Cambio.
3.4.- Trabajadores de AA y ESE: Responsables de aplicar y/o cumplir las medidas
correctivas que controlan los riesgos asociados a cambios ya identificados, segn lo
disponga el respectivo Lder Grupo o Administrador de Contrato.

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3.5.- Dueo del Cambio: Persona que detecta e inicia el proceso de Gestin del
Cambio. Es responsable que los formularios correspondientes estn correctamente
aplicados y completamente llenados con la informacin requerida, independiente si
l particip en la evaluacin realizada, sea por otra persona o algn equipo
multidisciplinario.

D.

DEFINICIONES

4.1.-CAMBIO:

Bajo este procedimiento, el cambio se puede definir


fundamentalmente como cualquier adicin, supresin, modificacin o reemplazo
temporal o permanente en: operaciones, procedimientos, documentos, prcticas,
estndares internos, instalaciones, equipos, procesos, proveedores, sistemas,
tecnologa, contratistas, productos, personal, organizacin, legislacin, etc., que
pueda afectar la salud, seguridad, proteccin o el medio ambiente u otros factores
fsicos o sociales que afecten o son afectados por la Compaa.

4.2.- SIN CAMBIO: Bajo este procedimiento la administracin del cambio no


ocurre:

Si el reemplazo de las instalaciones, equipos, sistemas, procedimientos


o personal son idnticos o similar.

Si no hay impacto a la seguridad, medio ambiente, Poltica /


procedimiento o representacin del negocio.

4.3.-CAMBIO TEMPORAL: Es un cambio por un perodo de tiempo limitado o


especfico que se realiza en base a pruebas o para asegurar que las operaciones
continen siendo seguras hasta que se pueda efectuar un cambio permanente, o
hasta que las condiciones previas a un cambio puedan ser restablecidas. Los
cambios temporales incluyen pruebas de los equipos y procedimientos,
desviaciones de corto plazo de los protocolos normales debido a la ausencia de
equipos o personal asignado, u otros cambios que se consideren transitorios. Para
que un cambio temporal pase a ser permanente, se deben seguir los pasos del
procedimiento de cambio permanente.

4.4.-CAMBIO PERMANENTE: Es todo cambio que no es Temporal.


4.5.-ADMINISTRACIN DEL CAMBIO: Proceso sistemtico para manejar la
administracin del cambio sobre los riesgos que afecten la seguridad, salud o el
medio ambiente.

4.6.- PELIGRO: Una fuente de dao potencial.

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4.7.- EVENTO / INCIDENTE INDESEADO: Una situacin o condicin potencial


donde se libera el peligro. Los incidentes son consecuencia de la liberacin
indeseada de las energas.

4.8.- RIESGO: La posibilidad que ocurra algo que tenga un impacto negativo

sobre los objetivos. Es la medida de la probabilidad de ocurrencia por la


consecuencia.

4.9.- ALARP (Tan bajo como sea razonablemente practicable): Nivel de riesgo que

no es tolerable, pero que debe ser reducido y realizar todos los esfuerzos necesarios
para reducir an ms su nivel, hasta el punto en que dicha reduccin implica
incurrir en costos que estn desproporcionados con relacin al beneficio obtenido o
que no sea factible desde un punto de vista tcnico.

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MATERIAL DE REFERENCIA
A. Procedimientos de Administracin de Riesgos.
B. Protocolos de fatalidades.
C. Procedimientos para Proyectos de Inversin.
D. Listado de incidentes con consecuencias graves, fatal o de alto potencial.
E. Aprendizaje extrados de eventos ocurridos en otras empresa de Anglo

F.

DESCRIPCIN DE PROCESO

Cada vez que sea necesario desarrollar alguna iniciativa, se debe tener presente
que algunas de ellas pueden significar un cambio, de acuerdo al punto 2 Alcance de
este procedimiento. Estos cambios podran generar incidentes o alterar
visiblemente el proceso que afecta, por lo tanto ante cualquier situacin que
implique algn cambio se debe, en primer lugar, tener presente los aspectos
legales, tanto para los cambios externos detectados, como los cambios internos
propuestos que afecten la seguridad, salud, medio ambiente, calidad, imagen y
financieros.
Posteriormente dejar registros por escrito de ello, con el propsito de argumentar
y/o revisar en que pasos hubo errores o no se aplic lo establecido en los formatos
que forman parte de este procedimiento.
A continuacin se describen los pasos que son necesarios desarrollar para
administrar en forma definitiva los riesgos asociados a los cambios.

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6.1.-PASO 1:

El primer paso es completar el formulario Definicin o


Identificacin del Cambio, el cual deber ser firmado por el
generador de la iniciativa, pre-aprobado por el supervisor directo de
dueo del cambio.

6.2.-PASO 2:

Los cambios ya sean externos detectados o internos propuestos


pueden afectar negativamente o positivamente a la empresa. Para
confirmar las opciones se debe, dejar claramente establecido el
contexto de dicho cambio.
Al contestar las preguntas del formulario Verificacin de necesidad
de aplicar la Administracin del Cambio, se dimensiona, en primer
lugar si hay impacto y en la segunda columna si este impacto afecta
a la seguridad, salud, medio ambiente, calidad, imagen y financiero.
Si la respuesta es SI o NO SABE en la columnas impacto, se debe,

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hacer una evaluacin de riesgos al efecto o impacto concerniente


con el cambio y establecer las medidas de control de los riesgos.
Por otra parte es necesario revisar si el impacto tiene procedimiento.
En caso que la respuesta sea NO o NO SABE, debe hacerse tambin
una evaluacin de riesgos y establecer las medidas de control.

6.3.-PASO 3: Los peligros a la seguridad, salud, medio ambiente, calidad, imagen,

financieros y otros identificados en el PASO 2, son evaluados,


mediante el formulario Evaluacin de Riesgos relacionados con el
cambio y planeacin de medidas de control y/o mitigacin
determinando el nivel de riesgos (NR) antes de aplicar las medidas
de control y pos medidas de control, Se utiliza la Matriz de
Evaluacin de AA plc. Para cada medida de control debe existir un
responsable de controlar su ejecucin y una fecha asociada a su
cumplimiento.
Al establecer las medidas de control, se debe tener presente, segn
la escala de las Jerarquas de Control que las medidas ms efectivas
son la eliminacin y sustitucin y las medidas menos efectivas son
las administrativas y los equipos de proteccin personal.
Se debe generar una OT Ellipse o N GPA para cada medida de
control establecida, para su seguimiento., asegurndose el
seguimiento y cierre oportuno de la actividad y so OT respectiva.
Finalmente se debe verificar la efectividad de las medidas de control

6.4.-PASOS 4:

Realizadas las etapas anteriores se puede aplicar el cambio,


teniendo presente que una vez implementado ste, es requisito
primordial, analizar los posibles eventos que pudieran haber
generado este cambio despus de un tiempo determinado, eventos
sobre las personas; la propiedad y los procesos.
Tambin es requisito la difusin, al resto de la organizacin, de los
aprendizajes obtenidos y las mejores prcticas que hayan salido de
la implementacin del cambio.

6.5.-PASOS 5 al 8: Para cada paso se debe completar el correspondiente

formulario y obtener las firmas de aprobacin cuando es requerida y


las fechas de ejecucin o cumplimientos.

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Nota: Para facilitar el proceso en los diferentes pasos se ha generado


una Planilla Excel, antes de usarla asegurar que el Excel tenga activado el
uso de macros.

G.

APLICACIN EN LOS PROYECTOS

Los Gerentes de Proyecto son los responsables por asegurar la aplicacin del
procedimiento de Gestin del Cambio para el control de riesgos potenciales
derivados de proyectos de diseo y construccin de instalaciones y compra de
equipos que los afecten, antes de pasar a la fase de operacin de los mismos.
El proceso general de Gestin del Cambio, debe efectuarse con el suficiente detalle
y claridad, de manera, que permita una fcil trazabilidad y reconstitucin del
proceso de administracin de los riesgos inherentes e incorporados al mismo, por el
personal que en el futuro deber revisar o actualizar el inventario de riesgos y el
Cambio realizado.
Este proceso de Gestin de Cambios es aplicado a toda actividad de exploracin,
proyectos nuevos, operaciones existentes, fusiones, adquisiciones, cierres y
rehabilitaciones. Los riesgos del cambio deben ser priorizados y administrados para
fomentar el mejoramiento continuo en Seguridad Salud y Medio Ambiente.

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Anexo 1 Formularios

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Anexo 2
MATRIZ DE EVALUACION DE RIESGOS DE ANGLO AMERICAN PLC.

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Anexo 3
Jerarqua de Controles

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Anexo 4
Proceso de Evaluacin de riesgos

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Evaluacin de riesgos en cuatro capas


Adm del cambio v/s herramientas para anlisis de riesgos

HERRAMIENTAS DE EVALUACIN
DE RIESGOS
WRAC, FTA,
BTA, etc.
FMEA, HAZOP,
FTA, BTA, etc.
WRAC, JSA
Take 5, SLAM,
Take Time
Take Charge

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