AUDITORA ADMINISTRATIVA Bienvenidos a la primer entrada de la materia Auditora administrativa, a lo largo de est materia les estar presentando paso por paso la manera en como se realizan las auditorias as como algunas normas internacionales por las cuales estas se rigen, pero para iniciar veamos y destaquemos las contribuciones de algunos autores sobre auditora administrativa. ANTECEDENTES
Merecen lugar destacado
los siguientes autores: HENRY FAYOL (1925) quien deca: El mejor mtodo para examinar una organizacin y determinar las mejoras necesarias, es estudiar el mecanismo administrativo para determinar si la planeacin, la organizacin, el mando, la coordinacin, y el control estn adecuadamente atendidos. El enfoque de Fayol estaba hecho especficamente hacia la evaluacin del proceso administrativo con el
objeto de detectar las fallas y determinar mejoras
generales en la organizacin. JAMES MCKINSEY (1935-1940). Consideraba que la empresa peridicamente deba hacer una auto evaluacin (auto-auditoria) en todos sus aspectos y a la vista del medio empresarial. El Instituto de Auditores Internos de Norteamrica (1945), escribe sobre el Alcance de la Auditora Interna de Operaciones Tcnicas el cual es considerado como uno de los primeros escritos en el campo de la auditora administrativa. ARTHUR H.KENT (1848). Escribe un artculo sobre la Auditora de Operaciones por medio del cual trata de llamar la atencin sobre la existencia de otra rama de auditora operacional y la desliga del campo de la auditora administrativa. LEONARD WILLIAM (1957). Define el trmino de Auditora Administrativa como el examen comprensivo y constructivo de la estructura organizacional de una empresa, institucin o rama gubernamental, o de cualquier componente de las mismas, tales como una divisin o departamento as como de sus planes y objetivos, sus mtodos de operacin y la utilizacin de los recursos fsicos y humanos. Este autor se convirti en pionero de la auditora administrativa al aplicar sus conceptos en el campo prctico. Aunque no establece ninguna distincin entre la funcin administrativa y la funcin operativa, sus ideas
sirvieron de base a muchos autores que luego
incursionaron en ste campo y trataron de aportar sus ideas al desenvolvimiento de la teora en auditora. Se pueden mencionar ms aportaciones de diversos autores que han tambin desarrollado nuevos conocimientos y procedimientos de auditora administrativa: entre ellos destacan Agustn Reyes Ponce, Joaqun Rodrguez Valencia, Fernndez Arenas entre otros.
Antecedentes Con el propsito de ubicar como se ha ido enriqueciendo a travs del tiempo, es conveniente revisar las contribuciones de los autores que han incidido de manera ms significativa a lo largo de la historia de la administracin. En el ao de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sent las bases para lo que l llam auditora administrativa, la cual, en sus palabras, consista en una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable. Ms adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administracin, seala que La confrontacin peridica de la planeacin, organizacin, ejecucin y control administrativos de una compaa, con lo que podra llamar el prototipo de una operacin de xito, es el significado esencial de la auditora administrativa. Dos aos despus, en 1955, Harold Koontz y Ciryl ODonnell, tambin en sus Principios de Administracin, proponen a la autoauditora, como una tcnica de control del desempeo total, la cual
estara destinada a evaluar la posicin de la empresa para
determinar dnde se encuentra, hacia dnde va con los programas presentes, cules deberan ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos. El inters por esta tcnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a preparar El Anlisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de las causas de una baja productividad para establecer las bases para mejorarla a travs de un mtodo que identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operacin de una organizacin. Transcurrido un ao, en 1959, ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a la evolucin de la auditora administrativa: 1) Vctor Lazzaro publica su libro de Sistemas y Procedimientos, en el cual presenta la contribucin de William P. Leonard con el nombre de auditora administrativa y, 2) The American Institute of Management, en el Manual of Excellence Managements integra un mtodo para auditar empresas con y sin fines de lucro, tomando en cuenta su funcin, estructura, crecimiento, polticas financieras, eficiencia operativa y evaluacin administrativa. El atractivo por el tema se extiende al mbito acadmico y, en 1960, Alfonso Meja Fernndez, de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Auditora de las Funciones de la Gerencia de las Empresas, realiza un recuento de los aspectos estructurales y funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe contemplar para aplicar una auditora administrativa. Para 1962, Roberto Macas Pineda, de la Escuela Superior de Comercio y Administracin del Instituto Politcnico Nacional, dentro del programa de doctorado en ciencias administrativas, en la asignatura Teora de la Administracin, destina un espacio para presentar un trabajo de auditora administrativa.
Por otra parte, en 1964, Manuel DAzaola S., de la Escuela Nacional
de Comercio y Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Revisin del Proceso Administrativo, considera la necesidad de que las empresas analicen su comportamiento a partir de la revisin de las funciones de direccin, financiamiento, personal, produccin, ventas y distribucin, as como registro contable y estadstico. A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en donde define el concepto, Contenido e instrumentos para aplicar la auditora. Asimismo, precisa las diferencias entre la auditora administrativa y la auditora financiera, y desarrolla los criterios para la integracin del equipo de auditores en sus diferentes modalidades. En 1966, Jos Antonio Fernndez Arena, presenta la primera versin de su texto La Auditoria Administrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditora administrativa, presentando una propuesta a partir de su propia visin de la tcnica. Ms adelante, en 1971, se generan dos nuevas contribuciones: Agustn Reyes Ponce, en Administracin de Personal, dedica un apartado para tratar el tema, ofreciendo una visin general de la auditora administrativa, en tanto que William P. Leonard publica Auditora Administrativa: Evaluacin de los Mtodos y Eficiencia Administrativos, en donde incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecucin de la auditora administrativa. Para 1977, se suman las aportaciones de dos autores en la materia. Patricia Diez de Bonilla en su Manual de Casos Prcticos sobre Auditora Administrativa, propone aplicaciones viables de llevar a la prctica y, Jorge lvarez Anguiano, en Apuntes de Auditora Administrativa incluye un marco metodolgico que permite entender la auditora administrativa de manera por dems accesible.
En 1978, la Asociacin Nacional de Licenciados en Administracin,
difunde el documento Auditora Administrativa, el cual rene las normas para su implementacin en organizaciones pblicas y privadas. Poco despus, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditora Administrativa con Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditora administrativa y a la forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las reas funcionales, ambiente de trabajo y sistemas de informacin. En 1988, la oficina de la Contralora General de los Estados Unidos de Norteamrica prepara las Normas de Auditora Gubernamental, que son revisadas por la Contralora Mayor de Hacienda (entidad de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico), las cuales contienen los lineamientos generales para la ejecucin de auditorias en las oficinas pblicas. Al iniciarse la dcada de los noventa, la Secretara de la Contralora General de la Federacin se dio a la tarea de preparar y difundir normas, lineamientos, programas y marcos de actuacin para las instituciones, trabajo que, en su situacin actual, como Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, contina ampliando y enriqueciendo.
