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CAPITULO I

GESTIN DE MATERIALES Y RECURSOS FINANCIEROS

Gestin de Recursos
La Gestin de Recursos se refiere a los procesos directivos de obtencin, distribucin y
articulacin de recursos humanos, financieros y materiales necesarios para alcanzar las
metas de aprendizaje y desarrollo propuestas por el establecimiento. La gestin de
personas considera las acciones destinadas a la implementacin de estrategias de
mejoramiento de recursos humanos, desarrollo del trabajo en equipo y la generacin de
un adecuado ambiente de trabajo.
La gestin de recursos materiales y financieros hace referencia a la obtencin de
recursos y su adecuada administracin a fin de potenciar las actividades de enseanza,
los resultados institucionales y los aprendizajes de calidad para todos los estudiantes.
Los criterios contenidos en este mbito corresponden a:

El director y equipo directivo administran y organizan los


recursos del establecimiento en funcin de su proyecto
educativo institucional y de los resultados de aprendizaje de los
estudiantes.

Para cumplir los objetivos institucionales y las metas de aprendizaje del


establecimiento, el director y su equipo directivo deben asegurar el buen uso de
los recursos financieros, materiales y pedaggicos de su establecimiento.

El director y equipo directivo desarrollan iniciativas para la


obtencin de recursos adicionales, tanto del entorno directo
como de otras fuentes de financiamiento, orientados a la
consecucin de los resultados educativos e institucionales.
La disponibilidad de recursos adicionales facilita la consecucin de
las metas de un centro educativo. En esta direccin, el director y
equipo directivo deben promover una gestin que aproveche
oportunidades, liderando procesos de bsqueda, negociacin y
vinculacin de recursos a las necesidades del establecimiento.

El director y equipo directivo motivan, apoyan y administran el


personal para aumentar la efectividad del establecimiento
educativo.

El director y equipo directivo requieren contar con un equipo de trabajo


comprometido y competente. Una buena direccin propone objetivos desafiantes,
reconoce logros y abre espacio al surgimiento de nuevos liderazgos.
El director

y equipo directivo

generan condiciones

institucionales

apropiadas para el reclutamiento, seleccin, evaluacin y desarrollo del


personal del establecimiento.
La calidad del personal de un centro educativo es fundamental en el logro de sus
metas. Por ello, es relevante que el director y su equipo directivo aseguren
procesos de reclutamiento y seleccin coherentes con las necesidades
institucionales.
Asimismo, deben garantizar evaluaciones sistemticas al personal que permitan
tener una visin de su evolucin en un periodo determinado y que estn
orientadas hacia su perfeccionamiento. En el proceso de evaluacin es
importante que el director y sus docentes directivos canalicen la percepcin del
resto de la comunidad educativa, acerca del desempeo del personal docente y
codocente del establecimiento

CAPITULO II
PRESUPUESTO DEL CENTRO EDUCATIVO
Si bien es cierto que un centro educativo, sea estatal o privado, cuenta con una
serie de recursos, estos deben pasar por un proceso para determinar la utilidad que se le
dar en un periodo no menor de 1 ao lectivo escolar.
Se debe mencionar, adems que este presupuesto est sujeto al presupuesto
nacional, y en una institucin educativa se tendr en cuenta ello, por eso en esta ocasin
no hablaremos de cifras solo mencionaremos que el presupuesto nacional para el sector
de educacin es de 29 millones del presupuesto total nacional para todos los
sectores, EBR Y EDUCACION SUPERIOR. Si nos basamos en el sector privado
debemos tener en cuenta para su presupuesto el medio, la infraestructura y la cantidad
de alumnos que se desea tener.
Presentamos las preguntas ms frecuentes:
1.

Cmo se lleva a cabo el Proceso Presupuestario?


La conduccin del presupuesto es responsabilidad del director y en casos de
las instituciones particulares el promotor del centro educativo. La conduccin del
proceso presupuestario se

efecta observando los

criterios de

los

principios presupuestales, los conocimientos tericos y la experiencia de


trabajo presupuestales.
2.

Cules son las fases del ciclo presupuestal en el Centro Educativo


Pblico y Privados?
El ciclo presupuestal en los centros educativos pblicos se inicia con la
fase de programacin, continuando las fases de Formulacin, Aprobacin,
Ejecucin, Control y Evaluacin; en cada una de estas fases se cumplen las
actividades inherentes a la gestin de los recursos presupuestal (previos a los
recursos gubernamentales)

Elaboracin del presupuesto


Sobre la elaboracin del presupuesto, podemos decir que cuando se elabora dicho
presupuesto primero se tiene en cuenta la misin y visin de la Institucin, ellos
significa necesidades, metas y objetivos a cumplir en base a una imagen y lo
primordial excelencia acadmica y desarrollo integral del educando.
Las fases del ciclo presupuestal

Dicho proceso consta de una primera etapa de programacin donde se


determina los objetivos y los usos que se le dar a cierto presupuesto o bien
econmico; en segundo lugar tenemos la etapa de formulacin donde se
determina los trmites documentarios y se establece el procedimiento a seguir.
Las fases de Programacin y Formulacin compren de la estimacin de los
ingresos y la previsin de los gastos, orientadas a financiar la ejecucin de
actividades del Plan Anual de Trabajo del centro educativo. En estas fases se
compatibilizan: la magnitud de los recursos financieros con la definicin y
cumplimiento de las metas fijas para alcanzar los objetivos, del Plan Anual de
Trabajo del centro educativo.
En tercer lugar tenemos la etapa de aprobacin donde se discute, analiza y
aprueba las actividades a seguir para ejecutar cierta obra en beneficio de la
institucin, esto involucra a cierto equipo de trabajo interno quien tiene la tarea de
aprobar todo lo antes planeado. En la fase de Aprobacin, el proyecto de
presupuesto es revisado y aprobado por el Director del centro educativo,
mediante Decreto Directoral.
La ejecucin es la cuarta etapa del proceso presupuestario, en ella se pone en
marcha las acciones educativas que implican gasto de recursos. En esta etapa el
rea de administracin del centro educativo, con el fin de lograr el cumplimiento
de las metas programadas, efecta los desembolsos contenidos en el
presupuesto. Es la fase en la cual se concreta el flujo de ingresos y egresos
como consecuencia de la aplicacin de los recursos para ejecutar las actividades
del Plan Anual de Trabajo del centro educativo.
n la evaluacin, la quinta etapa del proceso presupuestario, se verifica el avance
de los programas en relacin con la ejecucin del plan, donde se proporciona la
informacin de las desviaciones que han de servir para adoptar las medidas

correctivas, para alcanzar las metas contenidas en el plan, y afrontar problemas


que se pueden haber presentado en el transcurso de la ejecucin.
Como ya se ha visto antes todo presupuesto deber pasar por todo un proceso
para poder darle una buena utilidad y que el producto sea beneficioso tanto para
quien lo ejecut como para quien recibe el servicio, en una institucin escolar los
beneficiarios son los alumnos.
Se dice que la cabeza de todo este proceso es el director quien en muchos casos
no es la persona adecuada debiendo contar con un equipo que se ocupe de una
buena administracin, de solucionar problemas que vayan acorde con las
necesidades de la institucin.
En oportunidades anteriores que se ha tocado este tema, se ha dicho que un
Director solo debe dedicarse a dirigir una institucin pero de una manera
pedaggica ya que es parte de su carrera, mas no la de ser administrador o
veedor de problemticas ajenas a la pedaggica.
En mi opinin personal se debera contar con un profesional o un equipo de
profesionales quienes tengan la nica tarea de administrar los recursos de una
institucin.
En las instituciones privadas se cuenta con este equipo donde los directores solo
determinan las necesidades, ya sea de infraestructura, recursos humanos,
econmicos, etc. El equipo se encarga de determinar la forma de obtener dichos
pedidos. El director se encarga solo del aspecto pedaggico lo cual ya es arduo y
complejo.
El Control presupuestal que ejerce el director del centro educativo consiste en
el seguimiento de los niveles de captacin de los ingresos y la ejecucin de los
gastos respecto al presupuesto. Y por ltimo la fase de la evaluacin es al
que revisa los gastos y evala a travs de las metas y objetivos trazados la
programacin su cumplimiento y su ejecucin.
Por el contrario las Instituciones Privadas se les hace ms fcil organizar su
presupuesto anual o semestral ya que es el promotor/a conjuntamente con su
Direccin quienes elaboran el presupuesto en base a las metas y objetivos
trazados al inicio del ao, ya que stos no necesitan de aprobacin ni formularios
basados en burocracia que de alguna manera afectan al desempeo y desarrollo
de actividades en beneficio de los educandos, sino que son stos quienes llevan
a cabo la ejecucin de proyectos , metas y objetivos ya mencionados.

Tambin

se

debe

mencionar

que

el

presupuesto

es

un

medio

econmico indispensable para la ejecucin de metas y objetivos a cumplir, ya


que ste es la base de toda ejecucin, por ende las instituciones pblicas estn
sujetas a la gracia de la burocracia para llevar a cabo sus proyectos y as lograr
un desarrollo institucional en todos los aspectos sea acadmico, material,
infraestructura, proyectista, etc. A diferencia de las instituciones particulares
quienes manejan su propio presupuesto y pueden llevar la delantera en aspectos
de infraestructura, acadmicos, materiales, desarrollo de proyectos innovadores,
esto llevado a la prctica se llama Desarrollo Institucional.
El presupuesto est sujeto a leyes y normas gubernamentales como lo es la
operacin de transferencia de partidas en el Presupuesto del Sector Pblico en
favor del Ministerio de Educacin, que es un ente general recin despus de ello
llega al Ministerio de Educacin para poder ser enviado, a la DRELM y para
pasar por la UGEL ste se encargar de entrega a cada uno de los centros
educativos, se dan cuenta los pasos y procesos que stas partidas deben viajar
para llegar a su destino.
La educacin es hacer y cumplir con metas y objetivos para el logro y el
desarrollo integral de nuestros nios y nias del Per.
Si no hay mejoras en el proceso de presupuesto financiero en las escuelas es
porque los peruanos estamos tan hambrientos de posicin y dinero que siempre
estamos viendo como sacamos provecho de esto porque la tpica frase: Algo
tengo que sacar, no por gusto me voy a sacrificar, es nuestra carta de
presentacin ante cualquier puesto de trabajo.
Desde ya se ve como como el estado ha designado un monto para cada
institucin educativa y los mltiples problemas que esto conlleva; es la respuesta
a la mala designacin de personas como administradores de un capital, quienes
no se sienten a gusto con su salario y buscan ,por miles de formas, quedarse
con alguito.
En conclusin, administrar recursos es una gran responsabilidad que debera ser
dada a gente comprometida y arduamente evaluada para garantizar la eficacia de
su tarea.
Consideremos las bondades de una privatizacin.

CAPITULO III
GESTIN DE RECURSOS PROPIOS

RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS

Son los Recursos Directamente Recaudados, los ingresos generados por


las entidades pblicas y administradas directamente por stas, entre los cuales
se puede mencionar: las rentas de la propiedad, tasas, venta de bienes y
servicios, entre otros, as como aquellos ingresos que les corresponde de
acuerdo a la normatividad vigente. Incluye los saldos de balance y todos los
ingresos generados en las instituciones educativas pblicas por la fuente de
financiamiento de Recursos Directamente Recaudados.
De acuerdo al Maestro del Clasificador de Ingresos y Financiamiento,
aprobado por el Ministerio de Economa y Finanzas, las Instituciones Educativas
Pblicas, clasifican y registran sus ingresos de acuerdo al citado Clasificador.

RECURSOS ECONMICOS DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS.Los recursos econmicos de la Institucin Educativa Pblica son:
a) Los recursos provenientes del Tesoro Pblico.
b) Los recursos propios generados por la Institucin Educativa.
c) Las donaciones de personas naturales o jurdicas.
d) Los recursos provenientes del Fondo Nacional de Desarrollo de la Educacin
Peruana (FONDEP), cuando le hayan sido asignado.
e) Aportes de la APAFA.
f) Otros que le hayan sido asignado por la superioridad.

Los Recursos Propios son los ingresos generados y administrados por la misma
Institucin Educativa Pblica, por diferentes conceptos destinados al mejoramiento
institucional del servicio educativo; estn excluidos los recursos provenientes del
Tesoro Pblico, destinados al mejoramiento institucional del servicio educativo.

COMIT DE GESTIN DE RECURSOS PROPIOS Y ACTIVIDADES


PRODUCTIVAS Y EMPRESARIALES.Los recursos propios de las Instituciones Educativas Pblicas (recurso
econmico b) son gestionados por el Comit de Gestin de Recursos Propios y
Actividades Productivas y Empresariales de la Institucin Educativa, de acuerdo a
las normas legales y est integrado por:
En Educacin Superior.
. Director de la Institucin Educativa, quien lo preside y tiene voto dirimente.
. El Administrador, Tesorero o quien haga sus veces.
. El Jefe de Produccin.
. Un representante de los docentes.
. Un representante del personal administrativo.
En Educacin Tcnico Productiva.
. Director de la Institucin Educativa, quien lo preside y tiene voto dirimente.
. El Coordinador, Tesorero quien haga sus veces.
. Un representante del personal docente.
. Un representante del personal administrativo.
En Educacin Bsica.
. Director de la Institucin Educativa, quien lo preside y tiene voto dirimente.
. El Subdirector de Administracin, el Tesorero o quien haga sus veces.
. El Subdirector de reas Tcnicas, Jefe de Taller o quien haga sus veces, si es
que existiera.

. Un representante del personal docente.


. Un representante del personal administrativo.
La

eleccin

de

los

representantes

del

PERSONAL

DOCENTE

ADMINISTRATIVO ante el Comit, se realiza mediante voto directo y secreto en


elecciones convocadas por la Direccin de la Institucin Educativa, en el ltimo
trimestre del ao y asumirn sus funciones a partir del primer da til del ao siguiente;
el periodo de vigencia de los representantes electos ante el Comit es de un ao. El
Comit ser reconocido mediante Resolucin Directoral Institucional, el cual uno de los
ejemplares se remite a la instancia de gestin descentralizada inmediata superior para
su CONOCIMIENTO. La instalacin del Comit se llevar a cabo mediante acta
suscrita por sus integrantes y dentro de los cinco das hbiles de expedida la
Resolucin de reconocimiento.
Las reuniones del Comit sern ordinarias y extraordinarias y sern convocadas
por su Presidente teniendo en cuenta lo siguiente:
a) Ordinarias, bimestralmente.
b) Extraordinarias, las veces que estime necesaria el Presidente o lo solicite la
mayora simple de sus integrantes.
Los acuerdos del Comit se adoptan por mayora simple de sus integrantes,
mediante Acta suscrita por los asistentes. En caso de empate el Presidente tiene voto
dirimente. Se recomienda que el Comit tenga un libro de actas.
El Director y el Tesorero, en coordinacin con la Direccin Regional de
Educacin y/o Unidad de Gestin Educativa Local, abrirn una cuenta bancaria
mancomunada en el Banco de la Nacin a nombre de la Institucin Educativa, siendo
responsables del manejo respectivo.
El Tesorero de la Institucin Educativa, es la nica persona autorizada para la
recepcin de los ingresos, debiendo establecer y firmar los comprobantes de pago,
numerados en forma correlativa, de acuerdo a la normatividad vigente.
Las Instituciones Educativas registrarn en el Libro Caja y Libro Bancos, si
tuviera aperturada cuenta bancaria, los documentos sustentatorios de ingresos y
egresos, debiendo considerarse los comprobantes de pago autorizados por la SUNAT,
as como los documentos internos que establezca el Comit de Recursos Propios y
Actividades Productivas y Empresariales.
FUNCIONES DEL COMIT DE GESTIN DE RECURSOS PROPIOS Y

ACTIVIDADES PRODUCTIVAS Y EMPRESARIALES.a) Formular y aprobar el Plan Anual de Gestin de Recursos Propios y
Actividades Productivas Empresariales.
b) Aprobar el presupuesto para la ejecucin del Plan Anual de Gestin de
Recursos Propios y Actividades Productivas Empresariales.
c) Autorizar a la(s) persona(s) de la ejecucin del proyecto. En caso que el
proyecto sea presentado por docentes de la institucin, estos sern los
responsables de su ejecucin, siempre que el proyecto sea de la
especialidad.
d) Ejecutar

los

trmites

pertinentes

ante

las

instancias

tributarias

administrativas correspondientes.
e) Aprobar los contratos de personal considerados en los proyectos aprobados.
f) Supervisar, controlar y evaluar el proceso de ejecucin del Plan Anual de
Gestin de Recursos Propios y Actividades Productivas y Empresariales.
g) Proponer contratos y convenios con personas naturales o jurdicas para
facilitar la realizacin del Plan Anual de Gestin de Recursos Propios y
Actividades Productivas y Empresariales.
h) Realizar, de ser necesario, los trmites para la inscripcin de marca y
patente, ante la autoridad pertinente.
i)

Informar BIMESTRALMENTE al Consejo Educativo Institucional del manejo


de los recursos propios y gestin de actividades productivas y empresariales
de la Institucin Educativa, cuando corresponda.

j)

Informar TRIMESTRALMENTE a la Unidad de Gestin Educativa Local o a la


Direccin Regional Sectorial de Educacin Tacna, sobre el movimiento de
captacin y uso de los ingresos provenientes de los Recursos Propios y
Actividades Productivas y Empresariales.

k) Cumplir con las responsabilidades tributarias derivadas de la ejecucin de las


actividades productivas, segn sea el caso.
l)

Depositar en la cuenta bancaria de la Institucin Educativa, los ingresos


provenientes de los Recursos Propios y las actividades Productivas y
Empresariales, dentro de las 24 horas y, excepcionalmente en los plazos
autorizados por la instancia inmediata superior.

m) Establecer un fondo de caja chica mensual para la atencin de los gastos


menores que demanden las necesidades y actividades productivas y
empresariales de la Institucin Educativa.

n) Aprobar los egresos de dinero para la ejecucin del Plan Anual de Gestin de
Recursos Propios y Actividades Productivas y Empresariales.
o) Asumir en forma solidaria, la responsabilidad administrativa y econmica de
la gestin de los recursos, cumplimiento de los plazos, cantidad y calidad de
los bienes y servicios ofrecidos por la Institucin Educativa.
p) Preservar el Balance Anual de los resultados de la gestin del Comit, al
rgano de Control Institucional para conocimiento y fiscalizacin pertinente.
CAPTACIN DE RECURSOS PROPIOS.Los conceptos autorizados por los que pueden captar ingresos, las Instituciones
Educativas Pblicas son:
a) Ingresos provenientes del cobro de tasas establecidos en el Texto nico de
Procedimientos Administrativos (TUPA).
b) Concesin de los Quioscos Escolares, administrados por la APAFA, en
concordancia con el artculo 83 del D.S. N 004-2006-ED, Reglamento de la
Ley que regula la participacin de las APAFAs en las

Instituciones

Educativas Pblicas.
c) Concesin de la administracin de cafeteras, comedores y servicio de
fotocopiado.
d) Venta de bienes y servicios de las actividades productivas y empresariales,
segn la capacidad de recursos y equipamiento con que cuente.
e) Arrendamiento a plazo fijo, no mayores de un ao, de ambientes y espacios
disponibles, sin afectar el normal desarrollo del servicio educativo.
f) Arrendamiento, usufructo y uso por parte de terceros, de tierra de cultivo,
slo en caso que no este relacionado con la especialidad o carreras que
oferta la Institucin Educativa, o cuando estas no sean requeridas para la
prctica formativa o preprofesional.
g) Arrendamiento de canchas deportivas, piscinas y auditorio, sin afectar el
normal desarrollo del servicio educativo.
h) Prestacin de servicios a terceros a travs de actividades tcnicas segn la
disponibilidad de recursos y equipos con que cuente.
i)

Convenios con entidades pblicas y privadas, que permita ingresos por


Recursos Propios.

j)

Desarrollo de actividades culturales, deportivas y sociales, siempre que no


contravengan los fines educativos, ni afecten el orden pblico.

k) Servicios de extensin educativa relacionados con el reforzamiento


pedaggico, nivelacin, captacin y actualizacin a estudiantes, docentes y a
la comunidad en general y reconversin laboral.
l)

Otros incluidos en el Clasificador de Ingresos del Sector Pblico, aprobado


por el Ministerio de Economa y Finanzas.

Las utilidades generadas por los conceptos descritos en los literales e), g),
j) y k), se destinarn EXCLUSIVAMENTE para el mantenimiento y modernizacin del
equipamiento e infraestructura de la Institucin Educativa (D.S. N 028-2007-ED,
artculo 15).
El Comit de Gestin de Recursos Propios distribuir las utilidades generadas
por el concepto del literal d) de acuerdo a las siguientes consideraciones: (D.S. N 0282007-ED, artculo 32).
a) El 50% para el mantenimiento y modernizacin de la infraestructura y de las
carreras, especialidades tcnico productivas y otras que participan en la
ejecucin de actividades productivas y empresariales.
b) El 25% para el establecimiento de un fondo de produccin o investigacin
para la iniciacin de nuevos proyectos de actividades

productivas en la carrera, especialidad u opcin ocupacional que genera el


proyecto.
c) El 15% para capacitacin del personal que participa en el desarrollo de la
actividad productiva o empresarial.
d) El 5% para la adquisicin de material educativo.
e) El 3% para los miembros del Comit de Gestin de Recursos Propios, por la
responsabilidad asumida.
f) El 2% para todo el personal de la Institucin Educativa que participa en el
desarrollo de la actividad productiva y empresarial. Dicho fondo ser
acumulativo y distribuido al finalizar el ao lectivo.
Los dems Recursos Propios que genera (a, b, c, f, h, i y l) y donaciones que
reciban las Instituciones Educativas Pblicas sern destinados a mejorar la calidad del
servicio educativo, que incluye, entre otros, la adquisicin de material educativo,
mantenimiento de mobiliario e infraestructura, laboratorios y equipos en el marco del
Proyecto Educativo Institucional (PEI), Proyecto Curricular de Centro (PCC) y el Plan
Anual de Trabajo (PAT).
Las donaciones y adquisiciones de maquinarias, equipos, bienes muebles e
inmuebles, que capten las Instituciones Educativas, formarn parte de su patrimonio
institucional y registrados de acuerdo a Ley.
Para alquiler de ambientes, espacios disponibles, canchas deportivas, patios,
piscinas, auditorios, as como el arrendamiento, usufructo y uso de tierras de cultivo, el
Director y el Comit de Gestin de Recursos Propios y Actividades Productivas y
Empresariales

de

la

Institucin

Educativa

pblica,

tendr

en

cuenta,

bajo

responsabilidad lo siguiente:
a) Las actividades no deben de realizarse en horas de clases, ni interferir o
poner en peligro el normal desarrollo de las actividades acadmicas.
b) El contrato a suscribirse especificar las responsabilidades del contratante,
con relacin al cuidado, mantenimiento, conservacin y reparacin, en caso
de deterioro.
c) Las tierras de cultivo, pueden arrendarse para su usufructo o uso por
terceros, slo en caso que no est relacionado con la especialidad o carreras
que oferta la Institucin Educativa, o que, dichos terrenos sirvan para el

reforzamiento de las prcticas formativas o preprofesionales.


Las mquinas y equipos de la Institucin Educativa, slo podrn ser alquiladas
temporalmente bajo la supervisin de su personal, siempre que no estn destinadas
para uso de las especialidades o carreras que oferta la Institucin Educativa, bajo
responsabilidad del Director y del Comit.
ACTIVIDADES PRODUCTIVAS Y EMPRESARIALES.Son produccin de bienes o prestacin de servicios que realiza la Institucin
Educativa, en concordancia con la capacidad instalada, potencial humano calificado y
los ejes de desarrollo de la localidad o regin, en un marco de gestin empresarial.
Los proyectos productivos son formulados en coordinacin con diversos agentes
educativos, econmicos, culturales y sociales de la comunidad.
Las Actividades Productivas y Empresariales, se realizan teniendo en cuenta la
preservacin del medio ambiente, la moral, el orden pblico, las buenas costumbres y
el normal desarrollo de las actividades educativas, en el marco de los lineamientos de
poltica educativa nacional. Sus objetivos son:
a) Generar recursos propios para la Institucin Educativa como fuente de
financiamiento para fortalecer la capacidad institucional.
b) Reforzar las capacidades de los estudiantes, docentes y personal de la
Institucin Educativa en el desarrollo de Actividades Productivas y
Empresariales.
c) Contribuir al mejoramiento de la Institucin Educativa.
La formulacin de Actividades Productivas y Empresariales se realiza a travs de
proyectos productivos y de inversin (anexos del 14 al 19), que son elaborados por los
docentes, estudiantes y otros agentes educativos y de la sociedad civil, quienes lo
presentan ante el Comit de Recursos Propios y Actividades Productivas y
Empresariales, para su evaluacin, aprobacin e inclusin en el Plan Anual de
Actividades Productivas y Empresariales, teniendo en cuenta su dimensin y los
requerimientos de las fuentes de financiamiento.
ASESORAMIENTO, SUPERVISIN Y CONTROL.Los aspectos administrativos y contables que requieran asesoramiento tcnico
administrativo sern atendidos por especialistas de la UGEL o DRSET, los cuales
tambin son responsables de la supervisin del funcionamiento del Comit de Gestin

de Recursos Propios y Actividades Productivas y Empresariales de las Instituciones


Educativas.
En concordancia con el artculo 69 de la Ley N 28044, Ley General de
Educacin, el Consejo Educativo Institucional es un rgano de participacin,
concertacin y vigilancia ciudadana, como tal, cautela y vigila la ejecucin del
presupuesto de la Institucin Educativa.
El Consejo Educativo Institucional, en lo que le corresponda, ejerce supervisin
en el control del estado de ambientes, mquinas, equipos, herramientas e instrumentos,
as como los servicios, productos en proceso y terminados, de cada actividad
productiva y empresarial.
El control de los estados financieros y ejecucin de actividades econmicas
correspondientes a la gestin de Recursos Propios y Actividades Productivas y
Empresariales, est a cargo del rgano de Control Institucional de la UGEL o DRSET.
Los responsables de las Unidades de Costeo en coordinacin con los Directores
de las Instituciones Educativas, debern implementar mecanismos de transparencia
para informar a los padres de familia y autoridades educativas respecto de la captacin
y destino de los Recursos Propios a efectos de:
a) Sensibilizar la importancia de la captacin de los Recursos Propios en
beneficio del servicio educativo.
b) Informar a la APAFA, Presidentes de Comits de Aula, Consejo de
Estudiantes para el caso de los Institutos de Educacin Superior, Consejo
Educativo Institucional y a la Comunidad Educativa, del destino de los
Recursos Propios, TRIMESTRALMENTE, a travs de publicacin de
documentos y balances de ingresos y egresos, los mismos que debern ser
publicados en los peridicos murales, boletines o revistas de la Institucin
Educativa.
c) Informar al rgano Intermedio, sobre la captacin y destino de los Recursos
Propios, como parte de la EVALUACIN DE LA GESTIN, en forma
trimestral (R.M. N 0267-2003-ED, artculo 18).
Las Instituciones Educativas informarn bajo responsabilidad, respecto de la
captacin de los Recursos Propios mensualmente, al responsable designado por la
Unidad de Costeo, de acuerdo al Formato establecido por el Ministerio de Educacin
(anexo N 05), quien consolidar e informar al Comit de Programacin de Plan y
Presupuesto de la Unidad Ejecutora.

La Unidad Ejecutora a travs del responsable de la Unidad de Costeo, es el


encargado de supervisar el correcto uso o destino de los ingresos captados por la
Institucin Educativa Pblica. (Directiva N 002-2004-ME/SPE-UP, numeral 8.4.1).
Una Unidad de Costeo, es un conjunto de Instituciones Educativas pblicas
ubicados en una determinada rea geogrfica de la unidad ejecutora, el cual est bajo
la conduccin de la Institucin Educativa como lder de la Unidad de Costeo,
denominado Centro Base.
El responsable de las metas de las Unidades de Costeo, recae en el Director del
Centro Base; el cual forma parte del Comit de Gestin Presupuestaria, que es una
instancia de apoyo a la gestin institucional, en cada Unidad Ejecutora que tenga a su
cargo la Educacin Bsica y Educacin Superior no Universitaria.
Los Comits de Gestin Presupuestaria (COGESPRE) son instancias de
participacin efectiva de los funcionarios y responsables de metas presupuestarias de
las Unidades Ejecutoras durante la fase de ejecucin presupuestaria, cuya funcin es
acordar la distribucin del presupuesto autorizado, as como la distribucin y/o
redistribucin de los calendarios de compromisos asignados por la Direccin Nacional
de Presupuesto Pblico, en concordancia con los objetivos y metas del presupuesto en
el marco de sus correspondientes Planes Operativos Institucionales, contribuyendo a la
consolidacin del Presupuesto Nacional en Educacin.
El Comit de Gestin Presupuestaria (COGESPRE) tiene por objetivo
institucionalizar una gestin presupuestaria transparente, democrtica, racional y
descentralizada, que garantice el uso eficiente de los recursos pblicos autorizados
mediante crditos presupuestarios y calendarios de compromisos, al interior de las
Unidades Ejecutoras que comprendan programas de educacin bsica y educacin
superior no universitaria, de acuerdo con sus correspondientes Planes Operativos
Institucionales.
Cuando exista denuncia por una inadecuada administracin de los ingresos
captados por las Instituciones Educativas Pblicas, la Jefatura de la Unidad Ejecutora
correspondiente realizar la investigacin correspondiente y si el caso amerita iniciar
el Proceso Administrativo para sancionar a los responsables.
El rgano de Control Institucional de la Unidad Ejecutora correspondiente, es el
responsable de efectuar el control de las captaciones y desembolsos recibidos en las
Instituciones o Programas Educativos; as como garantizar la legalidad y observancia
de las normas aplicables al caso.

El pago de los Servicios Bsicos de agua y energa elctrica dispuesto por la Ley
N 27627, Ley que establece que los servicios bsicos de agua y energa elctrica de
los Centros Educativos Pblicos sean pagados con fondos del Tesoro Pblico y los
Recursos Propios se destinen a mejorar la calidad de Educacin, estn reservados
NICA y EXCLUSIVAMENTE para el SERVICIO EDUCATIVO en los niveles de
Educacin Bsica y Superior no Universitaria; razn por la cual aquellas Instituciones
Educativas Pblicas que utilicen los servicios bsicos de agua y energa elctrica para
actividades que generen Recursos Propios, deben de cubrir la parte proporcional que
corresponda al costo incurrido para ejecutar dicha captacin. Ejemplo de costos
directos para captar recursos propios: agua para piscinas y mantenimiento de canchas
de ftbol para alquiler, energa elctrica para iluminar campos deportivos, pistas de
atletismo y auditorio para eventos, en alquiler, durante las noches, centros de
produccin, fotocopiadoras en concesin, refrigeradoras en quioscos escolares,
cafetera, comedores, etc.), (R.M. N 0267-2003-ED, sexta disposicin complementaria
y final).
El responsable de la Unidad de Costeo asignar y comunicar los techos
presupuestales a las Instituciones Educativas de su jurisdiccin, sobre la base del
Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) de la Unidad de Costeo, destinados al pago
de los servicios bsicos de agua y energa elctrica.
La Unidad Ejecutora para los fines de control llevar un Registro Actualizado de
los pagos realizados de los Servicios Bsicos de agua y energa elctrica comunicar, a
travs de los responsables de las Unidades de Costeo, al Director de la Institucin
Educativa para que adopte las medidas necesarias para controlar los consumos que
resulten excesivos.
La DRSET y la UGEL evaluarn a las Instituciones Educativas que tengan un
manejo considerable de recursos pblicos, a fin que sus informaciones sean
incorporadas a su presupuesto y procesadas en el Sistema Integrado de Administracin
Financiera para el Sector Pblico, de acuerdo a la normatividad dada por los Entes
Rectores de la Administracin Pblica.
APORTES DE LA APAFA.Uno de los recursos econmicos de la Institucin Educativa son los aportes de la
APAFA.
El monto de la cuota ordinaria de la APAFA es aprobado en Asamblea General,
sin exceder en ningn caso del 1,5% de la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) vigente a
la fecha en que se realiza la Asamblea General (la UIT para el ao 2 008 es de S/. 3

500,00: D.S. N 209-2007-EF).


Algunos de los recursos econmicos de la APAFA son: los muebles y materiales
que se adquieran para su trabajo, las donaciones y legados, y los ingresos
provenientes de la administracin o concesin de los quioscos escolares (no,
cafeteras, comedores y fotocopias), entre otros.
Todos los recursos captados por la APAFA son destinados a financiar
actividades previstas en el Plan Anual de Trabajo de la Institucin Educativa, segn el
artculo 78 del D.S. N 004-2006-ED, que aprueba el Reglamento de la Ley N 28628,
Ley que regula la participacin de las Asociaciones de Padres de Familia de las
Instituciones Educativas Pblicas.
Las adquisiciones efectuadas por la APAFA son donadas a la Institucin
Educativa mediante acta, dentro de los treinta (30) das siguientes a su adquisicin. El
Director de la Institucin Educativa aceptar por Resolucin Directoral Institucional la
donacin y lo incorpora al inventario patrimonial, en un plazo no mayor de diez (10)
das de la fecha de recepcin (D.S. N 004-2006- ED, Reglamento que regula la
participacin de las asociaciones de padres de familia en las Instituciones Educativas
Pblicas, artculo 80).
Los ingresos provenientes de la administracin o concesin de los quioscos
escolares (no cafeteras, ni comedores) constituyen recursos de la APAFA y son
destinados en COORDINACIN CON EL DIRECTOR de la Institucin Educativa para
financiar el mantenimiento, reparacin y ampliacin de la infraestructura y el
equipamiento educativo. Excepcionalmente, y en situacin de urgencia, las utilidades
provenientes de la administracin o concesin de los quioscos escolares pueden
orientarse a fines distintos a los previstos en la Ley, siempre que su utilizacin sea de
inters general para la institucin educativa, bajo responsabilidad y previa aprobacin
del Consejo Directivo, dando cuenta a la Asamblea General (D.S. N 004-2006-ED,
Reglamento que regula la participacin de las asociaciones de padres de familia en las
Instituciones Educativas Pblicas, artculo 83).
Los fondos provenientes de la administracin o concesin de los quioscos
escolares son depositados en una cuenta de ahorros especfica, independiente de los
otros ingresos de la APAFA, con la firma solidaria del Presidente y Tesorero del Consejo
Directivo de la APAFA.
El Consejo Directivo de la APAFA, informar por escrito, como mnimo cada dos
meses al Consejo de Vigilancia y al Consejo Educativo Institucional, sobre los ingresos
y los gastos efectuados con cargo a los fondos provenientes de los Quioscos

Escolares, el mismo que en salvaguarda de la transparencia en el manejo de los


respectivos fondos, ser publicado en un lugar visible de la Institucin Educativa (R.M.
N 0155-2008, que aprueba la Gua para Quioscos Escolares en Instituciones
Educativas Pblicas, numeral 3.3.4).
El Consejo Educativo Escolar (CONEI) se encarga de vigilar, supervisar y
controlar el funcionamiento de los Quioscos Escolares y la correcta administracin de
los fondos provenientes de los mismos (R.M. N 0138-2005-ED, que aprueba la
Directiva

040-2005-ME/VMGI-OAAE,

numeral

6.3.1

sobre

Funcionamiento, Conduccin y Adjudicacin de Quioscos Escolares).

Administracin,

DOCUMENTACIN CONTABLE.Algunos documentos contables propuestos, que ayudan a la buena


administracin de los ingresos propios de las Instituciones Educativas son:
LIBRO CAJA: El formato del Libro Caja es de foliacin doble (Ingresos y
Egresos) y debe estar legalizado por un Notario Pblico o fedateado por el
especialista encargado de la UGEL o DRSET. Este es un libro OBLIGATORIO
sea cual fuere el movimiento econmico de la institucin educativa. Contiene
todas las operaciones de ingresos y egresos que se generan.
El manejo del Libro Caja se inicia con el registro de documentos,
detallando secuencial y cronolgicamente todos los movimientos de ingresos y
egresos econmicos, debidamente sustentado con boleta, factura, estado de
cuenta bancaria, segn sea el caso. En el Libro Caja se registran los ingresos
por cada documento segn conceptos. Los egresos se detallan uno por uno.
El Libro Caja se cierra mensualmente determinndose el saldo que
resulta de comparar los detalles del Debe (Ingreso) y el Haber (Egreso). Por lo
general este saldo debe ser deudor, es decir que los ingresos deben ser
superiores a los egresos. Para iniciar las operaciones en el siguiente mes el
resultado del saldo anterior se consigna en el Debe del mes siguiente.
La responsabilidad del manejo de caja y registro del libro recae en el
Tesorero del Comit de Gestin de Recursos Propios y Actividades Productivas
y Empresariales. El registro del Libro Caja debe asentarse con alto sentido de
tica y legalidad.
EMPOCE BANCARIO DE DINERO: Este formato nos permite visualizar el
registro de todos los movimientos de dinero entregados al banco segn fecha,
tipo de empoce (efectivo o cheque) y montos que estn bajo responsabilidad del
tesorero.

AUXILIAR DE ARQUEO MENSUAL DE CAJA: Este formato nos permite


visualizar integralmente el movimiento real de fondos en efectivo de ingresos y
egresos. Contiene el monto de saldo de dinero en efectivo que qued del mes
anterior, el total de retiros bancarios, el monto en efectivo de nuevos depsitos al
banco.
ACTA DE CIERRE: Establece el resultado final de la gestin y constituye
un documento de cierre del movimiento econmico anual. Sirve para dejar
constancia de las operaciones realizadas, la conclusin del movimiento de
fondos del ao, y conocer los saldos disponibles para el inicio del ao siguiente.
Para tener respaldo y conformidad de la verificacin del consolidado de
ingresos y egresos, as como la intangibilidad de las cifras de los saldos, lo
suscribe el Director y Tesorero, fechando el da del cierre, dando conformidad al
movimiento econmico del ao, y el estado real de los saldos; con este
documento se cierra el movimiento econmico del ao. Detalles del resumen del
Acta de Cierre se registran en el Libro de Actas de la Institucin Educativa.

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