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CASO PRCTICO DE INFORME DE AUDITORA

EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL


INTERNO I INTRODUCCIN
A.

INFORMACIN RELATIVA AL
EXAMEN

1. MOTIVO DEL EXAMEN:


El directorio de la Caja Municipal Manantial someti a concurso pblico
para realizar
auditora de gestin del ao 2,005, design a la
Sociedad de Auditora ORDOEZ & ASOCIADOS SOCIEDAD CIVIL.
Los plazos de ejecucin fueron establecidos en las bases, segn las
fechas lmites en la Superintendencia de Banca y Seguros; por lo que la
primera vista del examen del Control Interno, se inici el 10 04 2006 y
termin el 21
05 2006
con la entrega del informe de
auditora.
2. NATURALEZA Y OBJETIVOS:
El tipo de examen es una Auditora Financiera Operativa y estar orientado
a la revisin, examen y evaluacin de las operaciones administrativas,
contables y financieras ejecutadas por la Caja Municipal de Ahorro y Crdito
Manantial, en el ejercicio econmico 2005.
De acuerdo a los requerimientos por la CMAC- Manantial en las bases
del concurso pblico de Mritos y el contrato suscrito los objetivos son los
siguientes:
a. Emitir opinin sobre los estados financieros ajustados preparados por
CMAC-SANTA al 31 12 97 de conformidad con la normativa
vigente. b. Evaluar los sistemas administrativos que operan en la Caja
Municipal en
cuanto a la eficiencia, eficacia y economicidad.
c. Evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos trazados en el
plan operativo de la institucin, por el ejercicio econmico a
examinar.
d. Evaluar el sistema de control interno contable y administrativo
implementado por CMAC Manantial.
e. Verificacin y seguimiento de la adopcin de medidas correctivas
en relacin a las recomendaciones derivadas de acciones de
controles
anteriores.
f. Emitir opinin sobre la evaluacin y clasificacin anual de los activos y
crditos contingentes, ponderados por riesgo efectuado por la entidad,
as como la cuanta de la provisin requerida para cuentas
clasificadas, segn las normas dispuestas por la Superintendencia de
Banca y Seguros sobre el particular.
Evaluacin y clasificacin anual de la cartera de crditos; evaluacin de
clusulas contractuales.

3. ALCANCES.
El examen se ha realizado de acuerdo a las normas de auditora
generalmente aceptadas, Normas de Auditora Gubernamental y Normas
establecidas por la Superintendencia de Banca y Seguros por el ejercicio
comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del 2005.
Para cumplir con los objetivos; el alcance comprende la revisin selectiva
de las operaciones financieras y administrativas de la CMAC-Manantial en
la ciudad de Chimbote cubrindose las diversas reas que conforma
la estructura orgnica de la Caja, hasta encontrar las evidencias necesarias
que nos permita expresar nuestra opinin.
4. COMUNICACIN DE OBSERVACIONES.
En cumplimiento de las Normas de Auditora Gubernamental NAGU
2210, mediante comunicacin N 04 2005 de fecha 22 05 2006
fueron remitidas las observaciones al titular de la entidad, la misma que
fue a dar respuesta al pliego de reclamos.
B.

INFORMACIN RELATIVA A LA ENTIDAD EXAMINADA.


1. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL
La Caja Municipal de Ahorro y Crdito
Manantial se constituy por
Decreto Ley N 22300 del 15 agosto
de 1994, que autoriz la
creacin de Cajas Municipales de Ahorro y Crdito de los Consejos
Provinciales del Pas y el Decreto Supremo N 250-85 EFC, que autoriza
su funcionamiento iniciando sus operaciones el 20 de Setiembre de 1,994.
en la ciudad de Chulucanas.
Las disposiciones que lo regulan
son:
a. Decreto Supremo N 151-90 EF al 21-03-90
b. Ley 26702 Ley General de Instituciones Financieras, Bancarias y de
Seguros.
c. Decreto Ley 26162, Ley del Sistema Nacional de Control.
La CMAC- MANANTIAL es una persona jurdica de derecho pblico
de propiedad municipal, con autonoma administrativa, econmica y
financiera sujeta al control y supervisin de la Superintendencia de Banca y
Seguros (S. B. S.) y la regulacin monetaria y crediticia del Banco Central de
Reserva del Per.
Tiene como objetivo fundamental, fomentar el ahorro y otorgar crditos
con garanta de alhajas a los sectores populares y a partir del 20 de
diciembre de
1994, por Resolucin N 100-94-SBS, la Superintendencia de Banca
y
Seguros autoriza a la CMAC-Manantial a otorgar crditos a pequeos
y medianas microempresas, que no tienen acceso a la Banca
Comercial incorporando garantas no convencionales.
El domicilio legal de la CMAC-Manantial es la ciudad de Chulucanas, pudiendo
establecer sucursales o agencias en los lugares que el Directorio determine,
de acuerdo con las disposiciones vigentes con autorizacin de la SBS. Su
duracin es infinita.
Los rganos de gobierno de la CMAC-Manantial son:
a. El Comit Directivo, mximo nivel sector de la entidad, no tiene
facultades ejecutivas.

2. RELACIN DE MIEMBROS DEL COMIT DIRECTIVO Y FUNCIONARIOS


RESPONSABLES DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA PERIODO 97.
COMIT DIRECTIVO
NOMBRES Y
APELLIDOS
Carlos Araujo Ramrez
Alberto Chiroque Roque

Vctor Aznaran Romero


Idelso Cabrejos Tom
Javier Arroyo Contreras
Ramn Valdez Mego
Lizardo Rufasto Ruiz
COMIT DE GERENCIA
NOMBRES Y
APELLIDOS
Carlos Samudio Ruffo

Gernimo Pez Gomez


Ruperto rondon Rot
Rmulo Len
Murrugarra
FUNCIONARIOS
NOMBRES Y
APELLIDOS
Oyarce Toro Felipe
Esquerre Reque Rosas
Pretrel Zamudio
Abundio

CARGO

VIGENCIA

Presidente
Directorio
VicePresidente
Directorio
Director
Director
Director
Director
Director

01 al 31/12/05

CARGO
Gerente
Adm.
Y Finanzas
Gerente
Crditos
Gerente
Crditos
Gerente
Ahorros

01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
01 al 31/12/05

VIGENCIA
01 al 31/12/05

01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
No

CARGO

VIGENCIA

Auditor
Interno
Contador
Cajero
General

01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
01 al 31/12/0

3. CONCLUSIONES
01. El contador no realiza arqueo sorpresivo al Fondo Fijo antes de la rendicin de
gastos, siendo
arqueado al cierre de cada mes (Obs. 1)
02. El rea de contabilidad no cuenta con un sistema de archivo que centralice
documentos fuente de operaciones realizadas para que faciliten ejecutar
revisiones y conciliaciones bancarias(Obs. 02).
03. En la Oficina de Caja no se ha implementado un registro adecuado para el
control diario de disponible que muestre el saldo diario, firmando el responsable
de caja y el jefe inmediato superior que realiza el arqueo.(Obs. 03)
04. Existen crditos otorgados sin la debida aprobacin del nivel jerrquico
correspondiente en las solicitudes de crdito, evidenciando una anomala en el
control de aprobacin. Tambin existen crditos refinanciados que no ameritan
tal aprobacin por no existir documentacin que los sustente siendo
responsable el Gerente de Crditos.(Obs. 4 y 5).
III. OBSERVACIONES
A. REA DE CONTABILIDAD
1. ARQUEO DE FONDO FIJO EJECUTADO CUANDO SE INCURREN EN
GASTOS.
De la revisin efectuada al archivo de arqueo, practicados por contabilidad a los
fondos fijos, se establece que son tomados el ltimo da del mes, luego de
reproducido la reposicin de dichos fondos; es decir se recuenta el ntegro del fondo
que es de S/. 1000.00. Esta forma de arqueo se evidenci en todos los meses del
ao 2005.
REFERENCIA.
Fecha
31-01-2005

Hora
19 hs.

Realizado
Luis Casanova

28-02-2005

19 hs.

Luis Casanova

30-04-2005

19 hs.

Luis Casanova

31-05-2005

18 hs.

Luis Casanova

30-06-2005

17 hs.

Luis Casanova

31-07-2005

20 hs.

Tula Coso

29-08-2005

20 hs.

Tula Coso

30-09-2005

21 hs.

Tula Coso

Responsable
Carmen
Tarazona
Carmen
Tarazona
Carmen
Tarazona
Carmen
Tarazona
Carmen
Tarazona
Carmen
Tarazona
Carmen
Tarazona
Carmen
Tarazona

Monto
1,000
1,000
1,000
1,000
1,000
1,000
1,000
1,000

El arqueo a los fondos fijos, como prctica sana de control, tiene por finalidad
identificar los documentos sustentatorios de pago y el saldo no gastado, de acuerdo
a su reglamentacin y deben ser sorpresivos antes de su rendicin.
Las recargadas labores asignadas al rea de Contabilidad, no ha permitido realizar
arqueo sorpresivos en fechas propicias.
La no aplicacin de estas prcticas de control puede ocasionar que se produzcan
desviaciones en el uso de los fondos fijos; toda vez que los arqueo son rutinarios al
cierre de cada mes.
En los descargos que realiza el contador, alcanz copia de un
sorpresivo durante el lapso transcurrido el ejercicio auditado

slo arqueo

Del anlisis se concluye que no se practic arqueo sorpresivo a los fondos fijos
entre el 1 de Enero y 24 11 2005.
En los descargos que realiza el contador, indica que se iniciar la implementacin
de procedimientos, a fin de que todas las compras ingresen al Almacn y se
controle las salidas con Notas Valorizadas para tomar un inventario y facilitar su
contabilizacin al gasto de estas salidas cada fin de mes.
Del anlisis se concluye que, los Suministros Diversos no se vienen controlando en
cuentas de Activo.
2. DOCUMENTOS FUENTES DE OPERACIONES DIARIAS, NO SON
ARCHIVADOS EN FORMA CENTRALIZADA.
De la revisin practicada a la documentacin fuente, por las operaciones diarias
como son Boletas de Retiro y Depsitos a lo interno de la caja, documentos de
gastos, liquidacin de crdito, Boletas de Depsito y Retiros del Banco, etc, no
son compendiadas ni centralizadas en un solo archivo diariamente; la
documentacin es archivada en cada rea, en donde se ha originado la
operacin. Esta forma de archivar la documentacin, no permite realizar control de
calidad entre la documentacin fuente y los listados de cmputo, por personal no
comprometido en las operaciones realizadas, a efectos de localizar errores o
descubrir operaciones fraudulentas.
Prcticas sanas de control, recomiendan compendiar la documentacin fuente de
ingresos y egresos en un solo archivo, a cargo de un responsable, para facilitar el
control de calidad y la verificacin peridica por los niveles de fiscalizacin.
El sistema de archivo implementado en aos anteriores, no ha permitido a la
fecha adecuarlo en forma descentralizada los documentos fuentes.
En los descargos que realiza el contador indica que se destacar a un trabajador
que tenga como funcin especfica, compendiar y centralizar la informacin y
documentos fuentes en un slo archivo general.

Del anlisis se concluye que no existe un sistema centralizado de archivo de


documentos fuentes, sustento de las operaciones realizadas.
3. NO EXISTE UN REGISTRO ADECUADO DE CONTROL DIARIO DEL
EFECTIVO EN CAJA-BOVEDA.
La cajera realiza la contabilizacin del efectivo, reportando por cada una de las
ventanillas, en un registro de caja simple, utilizando los folios DEBE y HABER; sin
embargo en dicho registro no se discrimina el saldo general del billetaje y moneda
para efecto de un control adecuado; toda vez que el libro no est diseado e
impreso apropiadamente. Al no contar con este registro para el control diario del
efectivo; no firma diariamente el responsable de caja y la persona que realiza
arqueo en forma permanente y sorpresiva, como evidencia de conformidad del
saldo existente.
Prcticas sanas de control en las entidades financieras similares a la Caja
Municipal, recomiendan llevar este libro de control de efectivo.
En sus descargos que realiza el Contador, indica que se implementar a la
brevedad dicho registro.
Del anlisis se concluye, que no se ha implementado un registro adecuado para
control diario de efectivo.
B. REA DE CRDITOS
4. CAPACIDAD DE PAGO DEL SOLICITANTE DE CRDITO NO ES EVALUADO
ADECUADAMENTE POR ANALISTAS DE CRDITO.
De la revisin efectuada a los files de crdito; se establece que la documentacin
mnima que debe contener los files de deudores, para crditos hasta $10,000.00
establecidos en los lineamientos para el otorgamiento de crditos en las cajas
municipales, segn Oficio SBS-2222-95 vigente a la fecha de los crditos
revisados; precias que los analistas deben elaborar el Balance General, Estado de
Prdidas y Ganancias, y Flujo de Caja del solicitante de crdito.
En los estados financieros (Balance General, Estado de Prdidas y Ganancias) que
est impreso en la solicitud de crditos, se consignan cifras globales, producto del
trabajo del analista, sin embargo para el sustento de estas cifras y evidenciar la
labor del analista, no se adjuntan los papeles de trabajo correspondientes a la
informacin recolectada en sus visitas a sus negocios del solicitante, que
conllevaron a elaborar dichos Estados Financieros.
La Nueva Ley General del Sistema Financiero en su art.111, precisa que para la
evaluacin de los crditos, se tomar en cuenta los flujos de caja del deudor y sus
ingresos, para determinar la capacidad del servicio y pago de la deuda. Entre otros
casos se indica la siguiente muestra:

REFERENCIA
PAGARE

FECHA
OTORGA

NOMBRES

MONTO
PRSTAMO

548
821
734
800
712
623
675
681

24-12-2005
12-11-2005
26-08-2005
24-09-2005
30-07-2005
02-04-2005
03-06-2005
25-06-2005

Rodrigo Salim Montesquiu


Fausto Lujn Bermdez
Maria Villena Osorio
Hant Salinas Olivera
Sonia Llores Marimba
Ruth Arazo Mimbela
Rosa Sarte Colquicondor
Yesabela Tom Flores

10,000.00
8,000.00
10,000.00
10,000.00
10,000.00
3,000.00
10,000.00
15,000.00

La falta de implementacin de papeles para datos de formulacin de estados


financieros, no ha permitido que esta informacin elaborada por los analistas, estn
confiablemente sustentados.
En los descargos que efecta el rea de crditos, indican que en los casos
sealados como muestras, se ha realizado una adecuada evaluacin y que los
papeles de trabajo se adjunten al file excepto al flujo de efectivo; sin embargo no
nos han presentado documentacin sustentatoria.
Del anlisis se concluye que la observacin persiste.
5. EXISTEN DETERMINADOS CRDITOS, QUE NO CONSTAN SU APROBACIN
EN LA SOLICITUD DE CRDITO.
De la revisin efectuada a los expedientes de crdito, se ha encontrado que en
algunas solicitudes de crditos otorgados, no consta la aprobacin del nivel
correspondiente, en dicha solicitud. Entre otros casos se indicar lo siguiente:
REFERENCIA
PAGARE

FECHA
OTORGA

NOMBRES

6532
7714
7091
6232

28-05-2005
07-10-2005
31-07-2005
02-04-2005

Irma Alza Vergel


Angulo Alva Villacorta
Alicia Tang Cernas
Ruby Ampuero Minro

MONTO
PRSTAMO

10,000.00
4,500.00
25,000.00
2,000.00

IV RECOMENDACIONES
1. Se recomienda dar mayor prioridad al ejercicio que se va a realizar labor de
auditora y no a los ejercicios auditados anteriormente.
2. Se recomienda que el Comit Directivo cumpla con sus funciones de hacer cumplir
las directivas respecto a labores de contabilidad, tesorera y asimismo al rgano

de Auditora Interna para que evale planificadamente las reas organizativas


del
rea de Crditos.
3. Se recomienda al gerente de crditos que supervise y controle
bajo su mando en especial al
crditos y no se cometan errores
documentario de crditos otorgados
como es el caso
refinanciados.

al
rea
de
de

personal
de
sustento
crditos