EVALUACION DE PROYECTOS

MILEYDI LORENA AVILA ARGUELLO

1053684040

UNIVERSIDA NACIONAL ABIERTA Y A DISTACIA UNAD

TUNJA
2016.

Estrategias para el desarrollo de Inventivas

El uso de una estrategia que nos permita obtener la mejor solucin posible
implica aplicar conceptos novedosos y nicos en la solucin de nuestro problema,
la tcnica ms utilizada dentro del desarrollo de proyectos es la estrategia de
inventiva. Se inicia con el anlisis de la situacin, que equivale a la exploracin del
problema y posibles aspectos que intervengan e influyan en el mismo. La segunda
fase corresponde a seleccionar todas la ideas del proceso de anlisis, evaluarlos y
seleccionar las mejores que cumplan con el enfoque con el cual queremos
solucionar el problema.
La fase de generacin de ideas corresponde a todo el trabajo que se desarrolla
para particularizar la situaciones de solucin de los problemas. generalmente en
este paso se realizan las investigaciones necesarias ( bibliogrfica, de campo, de
casos, etc. ).
La ultima fase toma 2 caminos que pueden ser utilizados como complementos
o vas nicas dentro del desarrollo del proyecto. Estas alternativas indican la
posibilidad de disear algo nuevo, o bien basar la solucin en un diseo existente
y mejorarlo.
Necesidades
Definicin del Problema
1.- Determinar metas y Objetivos.
Definir el alcance del problema.
Evaluar caractersticas favorables y desfavorables.
Entender las metas y objetivos de la empresa con respecto a los requerimientos
y expectativas de crecimiento.
Lista y definicin de los objetivos y metas que se buscan.
Revisar posibles factores de xito o fracaso.

Planear

un

calendario

inicial.

2.- Crear una Visin Inicial.

Revisar, recopilar, leer todas las fuentes de informacin de la empresa.
determinar la influencia de los objetivos.
Visita a otras empresas.
Formular una visin que muestre el objetivo (Datos / Sistema), y el ambiente con
las oportunidades y objetivos previos.
Hacer promesas razones para generar entusiasmo y soporte.

3.- Adoptar una Metodologa.

Formular y estar de acuerdo con los principios esenciales y los requerimientos
de una metodologa.
Evaluar los mtodos de planeacin actuales y los estndares de la organizacin.
Aprender y familiarizarse con los tipos de metodologa.
Seleccionar una metodologa y tener referencias de ella.
Implantar la metodologa en el proyecto.
Generar una tabla preliminar de contenido. .

4.- Disponer de los Recursos Suficientes.

Experiencia.
Material fsico.
Material tangible (conocimientos, ideas, etc.).
Documentacin (bibliografa, material disponible).
Recursos humanos.
Recursos financieros.

5.- Crear un Equipo de Trabajo.

Es uno de los pasos mas importantes del proceso de planeacin. Debe existir
acuerdo en la seleccin de las herramientas y metodologa para evitar
ineficiencias que impidan al equipo de trabajo progresar y concebir el objetivo
deseado.
Existen 4 puntos importantes:
1.- Debe de haber un lder.
2.- Los miembros del equipo deben de ser crebles y acreditados.
3.- Los miembros del equipo deben entender y estar de acuerdo con las metas.
4.- Debe

existir

mltiple

cooperacin

compaerismo.

Pasos a seguir :
1.- Determinar las tareas a llevar a cabo.
2.- Estimar esfuerzos.
3.- Estimar el numero de gente requerida.
4.- Especificar los roles y responsabilidades de cada miembro.
5.- Seleccionar el personal apropiado con las tareas y trabajos a llevar a cabo
con el paso de la
metodologa.
6.- Sesiones de entrenamiento y capacitacin requerida al hacer comprender la
metodologa.
7.- Tener un espacio de trabajo.

6.- Preparar un Plan de Trabajo.

El plan de trabajo se refiere a la calendarizacin y planeacin de todas la
actividades que deben de realizar los miembros del equipo para llevar a cabo el
proyecto. Es importante que cada actividad sea referenciada para ser terminada
en el tiempo sealado. Un buen plan de trabajo debe de ser realizado por el lder
( generalmente ) y analizado o completado por los miembros del equipo.

Un plan de trabajo generalmente contiene los siguientes aspectos:

Introduccin.

Descripcin de tareas.

Duracin esperada, esfuerzos estimados.

Diagramas de Grantt y resumen del calendario.

Responsabilidades diarias / semanales.

Status de proyectos.
Pasos a seguir:
1.- Tener completos los pasos iniciales.
2.- Considerar la subdivisin en subproyectos.
3.- Listar todas la fases y pasos de metodologa con su asignacin a los
miembros del equipo.
4.- Estimar duracin de cada paso y determinar el inicio de cada actividad
considerando los recursos asignados.
5.- Establecer un control para el Status del proyecto.
6.- Construir situaciones de contingencia ( Que pasa si ).
7.- Estimar el impacto de costos y presupuestos.

7.- Obtener / Confirmar las Obligaciones o Responsabilidades

El proyecto diseado es una idea tangible que resulta en un plan, sin embargo,
es necesario que las actividades que compongan a ese plan tengan la aprobacin
de los niveles superiores. Por Ej. cuando se trata de un proyecto tecnolgico
( Sistema de Informacin ) este abarca a muchas reas estratgicas de la
empresa, por lo que no seria posible si no se esta de acuerdo en esos niveles.

Los objetivos que se buscan en esta etapa se mencionan a continuacin:

Presentar el material desarrollado.

Realizar juntas y presentaciones con los administradores.

Presentar hoja de actividades que confirmen el entendimiento de los objetivos y

metas iniciales adems del resultado final.

Confirmacin por escrito del inicio o continuidad de la empresa.

Proporcionar un proyecto que fortalezca a la empresa.

Pasos a seguir:
1.- Planear el acercamiento a los administradores.
2.- Tener juntas informales con los ejecutivos para revisar objetivos, alcance
potencial y otros factores
crticos.
3.- Preparar y entregar presentaciones a nivel ejecutivo.
4.- Escuchar cuidadosamente la retroalimentacin y discutir sus preguntas.
5.- Resolver aspectos dudosos y no comprendidos, adems de discutir, sobre
los recursos necesarios.
6.- Obtener aprobacin para proceder en el p[proyecto.
7.- Publicar o anunciar el acuerdo logrado.
3.1 Determinacin de la Factibilidad
Factibilidad se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a
cabo los objetivos o metas sealados, la factibilidad se apoya en 3 aspectos
bsicos:

Operativo.

Tcnico.

Econmico.
El xito de un proyecto esta determinado por el grado de factibilidad que se
presente en cada una de los tres aspectos anteriores.

Estudio de Factibilidad.

Sirve para recopilar datos relevantes sobre el desarrollo de un proyecto y en base

a ello tomar la mejor decisin, si procede su estudio, desarrollo o implementacin.

Objetivo de un Estudio de Factibilidad.

1.- Auxiliar a una organizacin a lograr sus objetivos.

2.- Cubrir la metas con los recursos actuales en las siguientes reas.

a). Factibilidad Tcnica.

- Mejora del sistema actual.

- Disponibilidad de tecnologa que satisfaga las necesidades.

b).- Factibilidad Econmica.

- Tiempo del analista.

- Costo de estudio.

- Costo del tiempo del personal.

- Costo del tiempo.
- Costo del desarrollo / adquisicin.

c).- Factibilidad Operativa.

- Operacin garantizada.
- Uso garantizado.

DEFINICIN DE OBJETIVOS.

La investigacin de factibilidad en un proyecto que consiste en descubrir cuales

son los objetivos de la organizacin, luego determinar si el proyecto es til para
que la empresa logre sus objetivos. La bsqueda de estos objetivos debe
contemplar los recursos disponibles o aquellos que la empresa puede
proporcionar, nunca deben definirse con recursos que la empresa no es capaz de
dar.

En las empresas se cuenta con una serie de objetivos que determinan la

posibilidad de factibilidad de un proyecto sin ser limitativos. Estos objetivos son los
siguientes:

Reduccin de errores y mayor precisin en los procesos.

Reduccin de costos mediante la optimizacin o eliminacin de recursos no

necesarios.

Integracin de todas la reas y subsistemas de la empresa.

Actualizacin y mejoramiento de los servicios a clientes o usuarios.

Aceleracin en la recopilacin de datos.

Reduccin en el tiempo de procesamiento y ejecucin de tareas.

Automatizacin optima de procedimientos manuales.

3.2 Recursos de los estudios de Factibilidad
La determinacin de los recursos para un estudio de factibilidad sigue el mismo
patrn considerado por los objetivos vistos anteriormente, el cual deber revisarse
y evaluarse si se llega a realizar un proyecto. estos recursos se analizan en
funcin de tres aspectos:

Operativos.

Tcnicos.

Econmicos.
Factibilidad Operativa.

Se refiere a todos aquellos recursos donde interviene algn tipo de actividad

( Procesos ), depende de los recursos humanos que participen durante la
operacin del proyecto. Durante esta etapa se identifican todas aquellas
actividades que son necesarias para lograr el objetivo y se evala y determina
todo lo necesario para llevarla a cabo.

Factibilidad Tcnica.

Se refiere a los recursos necesarios como herramientas, conocimientos,

habilidades, experiencia, etc., que son necesarios para efectuar las actividades o
procesos que requiere el proyecto. Generalmente nos referimos a elementos
tangibles ( medibles ). El proyecto debe considerar si los recursos tcnicos
actuales son suficientes o deben complementarse.

Factibilidad Econmica.

Se refiere a los recursos econmicos y financieros necesarios para desarrollar o

llevar a cabo las actividades o procesos y / o para obtener los recursos bsicos
que deben considerarse son el costo del tiempo, el costo de la realizacin y el
costo de adquirir nuevos recursos.

Generalmente la factibilidad econmica es el elemento mas importante ya que a

travs de el se solventan las dems carencias de otros recursos, es lo mas difcil
de conseguir y requiere de actividades adicionales cuando no se posee.
3.3 Presentacin de un estudio de Factibilidad
Un estudio de factibilidad requiere ser presentado con todas la posibles ventajas
para la empresa u organizacin, pero sin descuidar ninguno de los elementos
necesarios para que el proyecto funcione. Para esto dentro de los estudios de
factibilidad se complementan dos pasos en la presentacin del estudio:

Requisitos ptimos.

Requisitos Mnimos.
El primer paso se refiere a presentar un estudio con los requisitos
ptimos que el proyecto requiera, estos elementos debern ser los necesarios
para que las actividades y resultados del proyecto sean obtenidos con la mxima
eficacia.
El segundo paso consiste en un estudio de requisitos mnimos, el cual cubre
los requisitos mnimos necesarios que el proyecto debe ocupar para obtener las
metas y objetivos, este paso trata de hacer uso de los recursos disponibles de la
empresa para minimizar cualquier gasto o adquisicin adicional.
Un estudio de factibilidad debe representar grficamente los gastos y los
beneficios que acarrear la puesta en marcha del sistema, para tal efecto se hace
uso de la curva costo-beneficio.
4.1 Delimitacin del Problema
Proceso de Planeacin de Proyectos.

Determinacin de alcances y objetivos.

Delimitacin del problema.

Visin.

Justificacin.

Metodologa.

Recursos.

Objetivos.

Equipos.

Definicin de etapas de desarrollo.

Plan.

Confirmar responsabilidades.

Planeacin y control.
DELIMITACIN DEL PROBLEMA ( O DE NECESIDADES ).
La delimitacin del problema se refiere a identificar todos aquellos aspectos que
son importantes para el desempeo de una actividad y aislar todos aquellos que
no interfieren en el mismo.
En la delimitacin del problema se deben de escribir cada uno de los recursos y
procesos que intervienen dentro del rea del proyecto, para analizar cada uno de
ellos y seleccionar aquellos que realmente intervengan dentro del problema
identificado.
El objetivo de delimitar el problema es disminuir el grado de complejidad del
proyecto para atender solo aquellos aspectos que son requeridos.
4.2 Objetivos
Objetivo de la Justificacin

Proporcionar todos los elementos posibles que ayuden a soportar con bases
firmes y concretas todos los elementos ( recursos, personal e ideas ) que son
necesitados por el proyecto para su operacin optima.

Objetivo del Proyecto

Se refiere a toda la serie de pasos que tienen que llevarse a cabo para
desarrollar el proyecto, constan de diversas etapas que tienen que ser
completadas. Dentro de un proyecto puede haber uno o mas objetivos, los cuales
pueden encontrarse en diferentes etapas del proyecto.

4.3 Definicin de etapas de Desarrollo

Definicin de etapas de Desarrollo
La definicin de etapas de desarrollo de un proyecto consiste en la
identificacin y organizacin de todas las actividades y procesos importantes que
intervienen en la bsqueda de una meta u objetivo, estas etapas deben ser
definidas en funcin de sus caractersticas e importancia que presenten.

Las actividades resultantes deben ser descritas y desarrolladas para conocer

sus caractersticas, posteriormente debe de asignarse un nivel de importancia a
cada una de ellas considerando aquellas actividades estrictamente necesarias
para alcanzar el objetivo deseado. esta prioridad a nivel de importancia debe de
ser considerada mas importante dentro de un modo eficaz ( llegar al objetivo ).

Ahora debe de asignarse un rango o nivel aprobatorio para cad actividad que
permitir eliminar directamente aquellas que no cumplan con el criterio asignado.
Este nivel mnimo ser asignado considerando los niveles mas bajos que hayan
sido puestos a las actividades para minimizar su impacto en el resultado final.

Planeacin y Control de Procesos

Esta etapa se refiere a todas aquellas actividades necesarias para organizar y

ordenar adecuadamente un proyecto, implica que cada una de las tareas o
actividades que componen un proyecto deben estar muy bien definidas con el fin
de identificar y conocer todos los aspectos y elementos importantes, y a su vez
poder aplicar buenos mtodos de control que permitan llevar a cabo el proyecto de
la mejor manera. Los pasos que contempla esta etapa son:

Desglosar actividades generales.

Analizar y profundizar cada actividad en sub-actividades ( mas importantes ).

Conocer el detalle de cada sub-actividad.

Aplicar elementos de control para cada actividad y sub-actividad.

Identificar formas de evaluarlas.

Consolidar y fortalecer cada actividad ( justificar ).

5.1 Diseo, justificacin e integracin

Diseo.

Justificacin.

Integracin.

Pruebas y depuracin.

Anlisis y resultados.
Otros pasos para el diseo son:

 Diseo inicial ( modelo ).

Conocimiento del ambiente y la empresa.
Arquitectura actual de sistemas y tecnologa.
Arquitectura de datos.
Arquitectura de aplicaciones.
Arquitectura de tecnologa.
Plan de implementacin.

1.- Diseo Inicial ( Modelo ).

Esta etapa implica el desarrollo de una idea conceptual y organizada tomando

en cuenta todas las necesidades y requerimientos para formular un objetivo y las
metas a cumplir. Se consideran 3 pasos durante esta etapa:

Documentar la estructura de la organizacin.

Identificar y definir funciones del negocio.

Documentacin del modelo inicial.

2.- Conocimiento del Ambiente y la Empresa.

Esta etapa se refiere a todos los pasos necesarios para adquirir el conocimiento
sobre la organizacin, sus aspectos mas elementales, su funcionamiento y el
ambiente y variables que lo integran, como entrevistas que representan el mtodo
mas directo y rpido para obtener informacin; este proceso se lleva a cabo con
los siguientes pasos:

Preparar las entrevistas.

Calendarizar.

Ejecutar o aplicar.

Guardar o almacenar datos.

3.- Arquitectura actual de Sistemas y Tecnologa.

Esta etapa representa la estructura general de los recursos que posee la

organizacin para el diseo de un proyecto, se consideran los datos obtenidos en
la etapa anterior para aplicarlos a la estructura actual y obtener un patrn que nos
permita identificar deficiencias y ventajas actuales en la empresa.

4.- Arquitectura de Datos.

Se refiere a los elementos de informacin que son manipulados y utilizados

dentro de una empresa u organizacin. Estos elementos de informacin pueden
ser automatizados, manuales o en base a documentos.

El objetivo que se busca es recopilar y conocer toda la estructura de

informacin necesitada por la empresa, los pasos que se siguen para conocer la
arquitectura de los datos son los siguientes:

Lista de datos ( candidatos ).

Definicin de datos, atributos y relaciones.

Relacionar e identificar datos con el negocio.

Diagramar flujos y relaciones de datos.

5.- Arquitectura de Aplicaciones.

Se refiere a definir todas aquellas aplicaciones que mejor cumplan con las
caractersticas y requerimiento de datos utilizados en una empresa. Su objetivo es
minimizar el impacto que se presenta al incorporar nuevas aplicaciones o
modificar alguna existente, para definir una arquitectura de aplicaciones se
consideran los siguientes aspectos:

Lista de aplicaciones candidatos.

Definicin de tipo de aplicacin modelo.

Definicin de las aplicaciones candidato.

Relacionar las aplicaciones con las funciones de la empresa.

Analizar impacto de las aplicaciones.

6.- Arquitectura de Tecnologa.

Se refiere a todos aquellos elementos tecnolgicos que son necesarios para

soportar o complementar a las aplicaciones de una empresa. Su objetivo es definir
un camino estndar para el uso de tecnologa en las empresas, y que les permita
definir las opciones de crecimiento a mediano y largo plazo. Se siguen los
siguientes pasos:

Identificar plataformas y principios de tecnologa.

Definir tecnologa distribucin de los datos y aplicaciones.

Relacionar tecnologa distribucin de los datos y aplicaciones.

7.- Plan de Implementacin.

Esta etapa recopila todos los aspectos anteriores para generar un plan de
implementacin que involucre a todos los aspectos que tengan relacin con la
empresa y el proyecto, tambin que permita definir una organizacin y
calendarizacion de los esfuerzos y recursos necesarios, as como de los costos y
beneficios resultantes. Los aspectos que considera son los siguientes:

Secuencia de las aplicaciones.

Estimacin de esfuerzos, recursos y calendario.

Estimacin de costos y beneficios.

Determinar factores de xito.

Hacer recomendaciones.
6.1 Manual Tcnico y del Usuario
La documentacin de proyectos es importante para identificar mas fcilmente
los aspectos y caractersticas que forman parte de un proyecto. Una adecuada
documentacin le proporciona identidad y "personalidad" a un proyecto, de
manera que los usuarios irresponsables del mismo podrn reconocer mas
fcilmente las ventajas y desventajas, caractersticas y funcionalidades, funciones
y ventajas, as como costos y beneficios que impliquen el desarrollo del proyecto.
La documentacin de un proyecto debe contar con las siguientes
caractersticas:

Lenguaje claro y de acuerdo al nivel aplicado:

Gerencial.
Tcnico.
Usuario.

Contemplar todos los aspectos del proyecto.

Contar con objetivos fcil de detectar.

Servir como soporte en todo el desarrollo del proyecto.

Identificar ventajas y desventajas ( resaltar ventajas ).

Contar con adecuada estructura.

Los documentos que componen una adecuada documentacin de un

proyecto deben ser los siguientes:

Carpeta general o profesional.

Carpeta gerencial o resumen ejecutivo.

Carpeta tcnica.

Plan econmico ( factibilidad ).

Carpeta Profesional.

Consiste en un documento que detalla todos los aspectos relacionados con el

proyecto, identifica todas las bases y orgenes sobre las que nace el proyecto,
adems que especifica los pasos necesarios, los recursos y aplicaciones que un
proyecto necesita.

El objetivo de la carpeta profesional es servir de modelo para la implementacin

del proyecto a desarrollar, de manera que las personas involucradas obtengan
informacin fcilmente en cualquier etapa del proyecto.

Los aspectos principales que debe de contemplar la carpeta profesional son:

Definicin del problema a resolver ( delimitar ).

Definicin clara de objetivo y metas.

reas que involucra.

Conocimiento de la organizacin.

Planteamiento claro ( pasos ).

Investigacin.

Propuestas claras.

Plan de trabajo.

Recursos.

Calendarizacin.
Este documento va dirigido hacia personas que van a estar relacionadas
directamente con la implementacin del proyecto, por lo que su nivel se orienta
hacia el uso y aplicaciones utilizadas para el definir el proyecto.

Carpeta Gerencial o Resumen Ejecutivo.

Este documento va dirigido hacia las personas de mas alto nivel de la empresa o
hacia aquellas de las que depende la decisin de implementar o no el proyecto.
Generalmente se utiliza un lenguaje claro sin tecnicismo, en trminos ejecutivos.
Su extensin no debe ser mucha, y debe de recalcar los aspectos mas
importantes del proyecto. Generalmente debe contener elementos grficos y
resmenes que ayuden a identificar mas fcilmente las ideas propuestas.

Carpeta Tcnica.
Este documento contiene toda la informacin sobre los recursos utilizados por el
proyecto, llevan una descripcin muy bien detallada sobre las caractersticas
fsicas y tcnicas de cada elemento. Por ejemplo: caractersticas de procesadores,
velocidad, dimensiones del equipo, garantas, soporte, proveedores y equipo
adicional.