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Crear una consulta de seleccin

Una consulta de seleccin ayuda a obtener solo los datos que necesita en una vista de
hoja de datos. La tabla de productos situada en la parte superior de la imagen a
continuacin tiene varias columnas, pero con una consulta de seleccin, puede obtener
una vista despejada que se centra solo en las columnas que necesita.

Tambin puede agregar criterios para filtrar el nmero de filas que se devuelven. Por
ejemplo, buscar solo los productos con un precio superior a 10,00 dlares.

Sugerencia Una consulta de seleccin tambin funciona bien cuando necesita extraer
datos de varias tablas relacionadas, agrupar datos o calcular totales.
En este artculo, se describe cmo crear una consulta de seleccin sencilla en bases de
datos de escritorio y en aplicaciones de Access.
Crear una consulta de seleccin en una base de datos de escritorio
Por ejemplo, en una base de datos de escritorio con una tabla de productos, para ver solo
los nombres de producto y el precio de cada uno, puede crear una consulta de seleccin
mediante el Asistente para consultas: en la pestaa Crear, haga clic en Asistente para
consultas y deje que el asistente le gua por el proceso de crear y ejecutar la consulta.
Sin embargo, si desea agregar criterios a la consulta, use el diseador de consultas:
1. Haga clic en Crear > Diseo de consulta.
2. En el cuadro Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Productos > Cerrar.
3. Para agregar los campos a la cuadrcula de diseo, haga doble clic en los campos
Nombre del producto y Lista de precios.
4. En la fila de criterios, bajo Lista de precios, agregue un criterio. Por ejemplo,
>=10 para mostrar una lista de productos con un precio igual o mayor que 10,00
dlares.

5. Para ver los resultados de la consulta, en la pestaa Diseo, haga clic en


Ejecutar.

Crear una consulta de seleccin en una aplicacin de Access


La creacin de la misma consulta en una aplicacin web de Access es similar al
procedimiento anterior, con unos pasos adicionales para hacer que los resultados de la
consulta estn disponibles en el explorador:
1. Haga clic en Inicio > Avanzado > Consulta.
2. En el cuadro Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Productos > Cerrar.

3. Para agregar los campos a la cuadrcula de diseo, en el cuadro Productos, haga


doble clic en Nombre del producto y Lista de precios.
4. Haga clic con el botn secundario del mouse en la pestaa de la consulta >
Guardar y asigne un nombre a la consulta.
5. Para ver los resultados de la consulta, haga clic con el botn secundario del
mouse en la pestaa de la consulta > Vista Hoja de datos.
Para que los resultados de la consulte estn disponibles en la vista del explorador, deber
agregar una vista de la consulta a la tabla de origen (tabla de productos):

1. Seleccione la tabla Productos.

2. Haga clic en el icono ms, especifique un nombre de vista y seleccione Hoja de


datos de la lista desplegable Tipo de vista.
3. En la lista desplegable Origen del registro, seleccione la consulta que desee
mostrar y haga clic en Agregar vista.
Sugerencia Si usa varias tablas en una consulta, puede agregar la vista a cualquiera
de las tablas o a todas ellas.

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_______ntroduccin a las consultas
Con las consultas, es ms fcil ver, agregar, eliminar y cambiar datos en una base de
datos de Access. Otros motivos para usar consultas:

Encontrar datos especficos rpidamente, filtrndolos segn criterios concretos


(condiciones)

Calcular o resumir datos

Automatizar tareas de administracin de datos como, por ejemplo, revisar de vez


en cuando los datos ms actuales.

Es cierto que, cuando se trabaja con una base de datos de escritorio de Access, el
conjunto de opciones de consulta es ms slido, pero las aplicaciones de Access ofrecen
tambin algunas de estas opciones de consulta. Para ms informacin sobre las
aplicaciones de Access, el nuevo tipo de base de datos que puede disear con Access y
publicar en lnea, vea Crear una aplicacin de Access.

Nota Si quiere poner en prctica las consultas de los ejemplos, use una base de datos
de escritorio de Access.

Las consultas pueden ayudarle a buscar datos y trabajar con ellos

Crear una consulta de seleccin

Crear una consulta de parmetros

Crear una consulta de totales

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas

Crear una consulta de creacin de tabla

Crear una consulta de datos anexados

Crear una consulta de actualizacin

Crear una consulta de eliminacin

Las consultas pueden ayudarle a buscar datos y trabajar con ellos


En una base de datos bien diseada, los datos que se quieren plasmar en un formulario o
informe suelen estar repartidos en varias tablas. Con una consulta, se puede extraer
informacin de diversas tablas y ensamblarla para mostrarla en el formulario o informe.
Una consulta puede servir para pedir resultados de datos de la base de datos, para llevar
a cabo una accin relativa a los datos o para ambas cosas. Tambin sirve para obtener
una respuesta a una pregunta sencilla, efectuar clculos, combinar datos de distintas
tablas o agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos. Dada su enorme
versatilidad, existen muchos tipos de consulta y el tipo que se cree depende de la tarea
que quiera realizarse.
Principales tipos
de consulta

Usar

Seleccionar

Para recuperar datos de una tabla o hacer clculos.

Accin

Agregar, cambiar o eliminar datos. Cada tarea tiene un tipo especfico


de consulta de acciones. Las consultas de acciones no estn
disponibles en las aplicaciones de Access.

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Crear una consulta de seleccin
El tipo de consulta de seleccin es la opcin adecuada si tiene intencin de revisar datos
de solo algunos campos de una tabla, revisar datos de varias tablas a la vez o,

sencillamente, ver los datos de acuerdo con determinados criterios. Para ms


informacin, vea Crear una consulta de seleccin.
Revisar los datos de determinados campos
Por ejemplo, si la base de datos tiene una tabla con mucha informacin sobre productos y
quiere repasar una lista de los productos y sus precios, as es como podra crear una
consulta de seleccin para obtener nicamente los nombres de producto y sus
respectivos precios:
1. Abra la base de datos y, en la pestaa Crear, haga clic en Diseo de consulta.
2. En el cuadro Mostrar tabla, en la pestaa Tablas, haga doble clic en la tabla
Productos y luego cierre el cuadro de dilogo.
3. Supongamos que en la tabla Productos tenemos los campos Nombre de producto
y Precio listado. Haga doble clic en Nombre de producto y Precio listado para
agregar estos campos a la cuadrcula de diseo de la consulta.
4. En la pestaa Diseo , haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra una
lista de los productos y sus precios.
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Revisar los datos de varias tablas relacionadas a la vez
Por ejemplo, tiene una base de datos de una tienda de comestibles y quiere repasar los
pedidos de los clientes que viven en una determinada ciudad. Los datos de los pedidos y
los clientes estn almacenados en dos tablas denominadas Clientes y Pedidos,
respectivamente. Cada tabla tiene un campo de Id. de cliente, que forma la base de una
relacin de uno a varios entre las dos tablas. Puede crear una consulta que devuelva los
pedidos de los clientes de una determinada ciudad, como Las Vegas, del modo siguiente:
1. Abra la base de datos. En la pestaa Crear, en el grupo Consulta, haga clic en
Diseo de consulta.
2. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, en la pestaa Tablas, haga doble clic en
Clientes y luego en Pedidos.
3. Cierre el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Fjese en la lnea (denominada
combinacin) que conecta el campo Id. de la tabla Clientes con el campo Id. de
cliente de la tabla Pedidos. Esta lnea muestra la relacin entre las dos tablas.
4. En la tabla Clientes, haga doble clic en Compaa y en Ciudad para agregar estos
campos a la cuadrcula de diseo de la consulta.
5. En la cuadrcula de diseo de la consulta, en la columna Ciudad, desactive la
casilla de la fila Mostrar.
6. En la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba Las Vegas.

Desactivar la casilla Mostrar hace que la consulta no muestre la ciudad en los resultados,
y escribir Las Vegas en la fila Criterios indica que quiere ver solo los registros en los que
el valor del campo Ciudad sea Las Vegas. En este caso, la consulta devuelve solo los
clientes de Las Vegas. No es necesario mostrar un campo para usarlo con un criterio.
7. En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de pedido y en Fecha de pedido para
agregar estos campos a las siguientes dos columnas de la cuadrcula de diseo de
la consulta.
8. En la pestaa Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta
se inicia y muestra una lista de pedidos de los clientes de Las Vegas.
9. Presione CTRL+G para guardar la consulta.
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Crear una consulta de parmetros
Si quiere iniciar variaciones de una consulta concreta con frecuencia, considere la
posibilidad de usar una consulta de parmetros. Cuando inicia una consulta de este tipo,
la consulta pide los valores de los campos y, despus, usa los valores especificados para
crear los criterios de la consulta.
Nota

Las consultas de parmetros no se pueden crear en las aplicaciones de Access.

Siguiendo con el ejemplo anterior, en el que aprendi a crear una consulta de seleccin
que devuelve los pedidos de los clientes de Las Vegas, puede modificar dicha consulta
para que le pida que especifique la ciudad cada vez que se inicie. Para poner esto en
prctica, abra la base de datos que cre en el ejemplo anterior:
1. En el panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en la consulta
denominada Pedidos por ciudad (que cre en la seccin anterior) y despus
haga clic en Vista Diseo en el men contextual.
2. En la cuadrcula de diseo de la consulta, en la fila Criterios de la columna
Ciudad, elimine Las Vegas y despus escriba [Qu ciudad?].
La cadena [Qu ciudad?] es la peticin de parmetros. Los corchetes indican que
quiere que la consulta pida informacin y el texto (en este caso, Qu ciudad?) es la
pregunta que aparece en la peticin de parmetros.
Nota No se pueden usar ni puntos (.) ni signos de exclamacin (!) como texto en el
mensaje de peticin de parmetros.
3. Active la casilla en la fila Mostrar de la columna Ciudad para que se muestre la
ciudad en los resultados de la consulta.

4. En la pestaa Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta


le pide que escriba un valor en Ciudad.
5. Escriba Nueva York y presione ENTRAR para ver los pedidos de los clientes de
Nueva York.
Qu ocurre si no sabe qu valores puede especificar? Puede usar caracteres comodn
como parte del mensaje:
6. En la pestaa Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y despus en Vista
Diseo.
7. En la cuadrcula de diseo de la consulta, en la fila Criterios de la columna
Ciudad, escriba Como [Qu ciudad?]&"*".
En esta peticin de parmetros, la palabra clave Como, el smbolo de la Y comercial (&) y
el asterisco (*) entre comillas permiten al usuario escribir una combinacin de caracteres,
incluidos caracteres comodn, para que se devuelva una gran variedad de resultados. Por
ejemplo, si el usuario escribe *, la consulta devolver todas las ciudades; si el usuario
escribe L, la consulta devolver todas las ciudades que empiecen por la letra L y, si el
usuario escribe *s*, la consulta devolver todas las ciudades que contengan la letra s.
8. En la pestaa Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Despus,
en el mensaje de la consulta, escriba Nuevo y presione ENTRAR.
La consulta se inicia y muestra los pedidos de los clientes de Nueva York.
Especificar los tipos de datos de los parmetros
Tambin puede especificar qu tipo de datos debe aceptar un parmetro. Puede
establecer el tipo de datos de cualquier parmetro, pero es especialmente importante
establecer el tipo de datos en los datos numricos, de moneda o de fecha y hora. Cuando
se especifica el tipo de datos que debe aceptar un parmetro, los usuarios ven un
mensaje de error ms especfico si facilitan un tipo de datos equivocado como, por
ejemplo, texto cuando se espera moneda.
Nota Si se establece un parmetro para que acepte datos de texto, cualquier entrada se
interpreta como texto y no aparece ningn mensaje de error.
Para especificar el tipo de datos de los parmetros de una consulta, siga este
procedimiento:
1. Con la consulta abierta en la vista Diseo, en la pestaa Diseo, en el grupo
Mostrar u ocultar, haga clic en Parmetros.
2. En el cuadro de dilogo Parmetros de la consulta, en la columna Parmetro,
escriba la peticin de cada parmetro para el que quiera especificar el tipo de
datos. Asegrese de que cada parmetro coincida con la peticin que usa en la fila
Criterios de la cuadrcula de diseo de la consulta.

3. En la columna Tipo de datos, seleccione el tipo de datos de cada parmetro.


Ms informacin sobre cmo usar los parmetros para pedir la introduccin de datos al
iniciar una consulta.
Usar parmetros para solicitar informacin al iniciar una consulta
Nota Este artculo no se hace extensivo a las aplicaciones de Access, el tipo de base
de datos que se disea con Access y se publica en lnea. Vea Crear una aplicacin de
Access para ms informacin.
Para que una consulta pida criterios cuando la inicie, cree una consulta de parmetros.
Esto le permite usar la misma consulta una y otra vez sin tener que abrirla
constantemente en la vista Diseo para cambiar los criterios.
Antes de empezar el proceso paso a paso que aparece ms abajo, resulta til entender
estos trminos:

Parmetro Un parmetro es una informacin que se proporciona a una consulta


cuando esta se inicia. Se puede usar solo o como parte de una expresin mayor
para formar un criterio en la consulta. Puede agregar parmetros a cualquiera de
los siguientes tipos de consulta:

Seleccin

Tabla de referencias cruzadas

Datos anexados

Creacin de tabla

Actualizacin

Criterios Los criterios son los "filtros" que se agregan a una consulta para
especificar qu elementos se devolvern cuando se inicie la consulta.

Para ms informacin sobre el tipo de consultas mencionado arriba, vea Introduccin a


las consultas.
Crear un parmetro es parecido al hecho de agregar un criterio normal a una consulta:
1. Cree una consulta de seleccin y luego brala en la vista Diseo.
2. En la fila Criterios del campo al que desee aplicar un parmetro, escriba entre
corchetes el texto que desee que aparezca en el cuadro de parmetro. Por
ejemplo, [Especifique la fecha de inicio:]

3. Repita el paso 2 para cada campo en el que desee agregar parmetros.


Cuando inicie la consulta, el indicador aparecer sin los corchetes.

Escriba el valor que busque y haga clic en Aceptar.


Puede usar varios parmetros en un criterio. Por ejemplo, Entre [Especifique la fecha de
inicio:] y [Especifique la fecha de finalizacin:] generar dos indicadores cuando inicie
la consulta.

Agregar un parmetro a una consulta de unin


Como no se puede ver una consulta de unin en la cuadrcula de diseo de la consulta,
tendr que hacer las cosas de una forma un poco distinta:
1. Abra la consulta de unin en la vista SQL.
2. Agregue una clusula WHERE que contenga los campos a los que desee agregar
parmetros.
Si ya existe una clusula WHERE, compruebe si los campos a los que desee agregar
parmetros ya estn incluidos en la clusula. En caso contrario, agrguelos.
3. Escriba el indicador de parmetro en la clusula where, por ejemplo, WHERE
[FechaDeInicio] = [Especifique la fecha de inicio:]

Tenga en cuenta que tiene que agregar el mismo filtro a cada seccin de la consulta. En la
imagen anterior, la consulta incluye dos secciones (separadas por la palabra clave
UNION), por lo que se tiene que agregar el parmetro dos veces. Pero cuando se inicia la
consulta, el indicador solo aparece una vez (siempre que lo haya escrito exactamente
igual en cada seccin).
Para ms informacin sobre las consultas de unin, vea Usar una consulta de unin para
ver un resultado unificado a partir de varias consultas.
Combinar parmetros con caracteres comodn para una mayor flexibilidad
Al igual que con los criterios normales, puede combinar parmetros con la palabra clave
Like y caracteres comodn para ampliar la bsqueda de elementos. Por ejemplo, desea
que la consulta solicite un pas o una regin de origen y que cualquier valor contenga la
cadena de parmetro. Para ello:
1. Cree una consulta de seleccin y, a continuacin, abra la consulta en la vista
Diseo.
2. En la fila Criterios del campo al que desee agregar un parmetro, escriba Like
"*"&[, escriba el texto que desee usar como indicador y luego escriba ]&"*".

Cuando inicie la consulta de parmetros, la cadena aparecer en el cuadro de dilogo sin


corchetes y sin la palabra clave Como o los caracteres comodn.

Cuando haya escrito el parmetro, la consulta devolver los valores que contiene la
cadena de parmetro. Por ejemplo, la cadena de parmetro us devuelve los elementos en
los que el campo de parmetro tiene el valor Australia y los elementos en los que el valor
es Austria.
Para ms informacin sobre los caracteres comodn, vea Usar caracteres comodn como
criterios.
Devolver elementos que no coincidan con el parmetro
En lugar de que la consulta devuelva elementos que coincidan con el parmetro, puede
hacer que devuelva elementos que no coincidan. Por ejemplo, puede solicitar un ao y
luego devolver elementos en los que el ao sea posterior al indicado. Para ello, escriba un
operador de comparacin a la izquierda del primer corchete del indicador de parmetro;
por ejemplo, >[Especifique un ao:].
Especificar los tipos de datos de los parmetros
Puede configurar el parmetro para que solo acepte un tipo de datos determinado. Es
muy importante especificar el tipo de datos para los datos numricos, monetarios o de
fecha y hora, porque los usuarios vern un mensaje de error ms til si especifican el tipo
de datos equivocado, por ejemplo, texto cuando se espera un valor monetario.
Nota Si se configura un parmetro para que acepte datos de texto, cualquier entrada se
interpretar como texto y no se mostrar ningn mensaje de error.
Para especificar el tipo de datos de los parmetros de una consulta:
1. Con la consulta abierta en la vista Diseo, en la pestaa Diseo, en el grupo
Mostrar u ocultar, haga clic en Parmetros.
2. En el cuadro Parmetros de la consulta, en la columna Parmetro, escriba la
solicitud de cada parmetro para el que desee especificar un tipo de datos.
Asegrese de que cada parmetro coincida con la solicitud usada en la fila
Criterios de la cuadrcula de diseo de la consulta.
3. En la columna Tipo de datos, seleccione el tipo de datos para cada parmetro.

Crear una consulta de totales


La fila Total de una hoja de datos es muy til pero, para cuestiones ms complejas, se usa
una consulta de totales, que es una consulta de seleccin que permite agrupar y resumir
los datos (como cuando quiere ver las ventas totales por producto). En una consulta de
totales, puede usar la funcin Suma (una funcin de agregado) para ver las ventas totales
por producto.
Nota

No se pueden usar funciones de agregado en las aplicaciones de Access.

Use el siguiente el procedimiento para modificar la consulta Subtotales de productos que


cre en el ejemplo anterior con el fin de obtener subtotales resumidos por producto.
1. En la pestaa Inicio, haga clic en Ver > Vista Diseo.
Se abre la consulta Subtotales de productos en la vista Diseo.
2. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseo, haga clic en Totales.
Aparece la fila Totales en la cuadrcula de diseo de la consulta.
Nota Si bien tienen nombres similares, la fila Totales de la cuadrcula de diseo y la fila
Total de una hoja de datos no son iguales:

Puede agrupar datos por valores de campo con la fila Totales en la cuadrcula de
diseo.

Puede agregar la fila de hoja de datos Total a los resultados de una consulta de
totales.

Al usar la fila Totales en la cuadrcula de diseo, debe elegir una funcin de


agregado para cada campo. Si no quiere hacer ningn clculo en un campo,
puede agrupar los datos por ese campo.

3. En la segunda columna de la cuadrcula de diseo, en la fila Total, seleccione


Suma en la lista desplegable.
4. En la pestaa Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta
se inicia y muestra una lista de productos con los subtotales.
5. Presione CTRL+G para guardar la consulta. Deje la consulta abierta.
Para ms informacin, vea Sumar valores en una hoja de datos con una fila Totales.
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Hacer clculos basados en los datos


Normalmente, las tablas no se usan para almacenar valores calculados (como
subtotales), aun cuando se basen en datos de la misma base de datos, ya que los valores
calculados dejan de estar actualizados si cambian los valores en los que estn basados.
Por ejemplo, no conviene almacenar la edad de una persona en una tabla porque cada
ao tendr que actualizar el valor; en lugar de hacer esto, almacene la fecha de
nacimiento de la persona y use una consulta para calcular su edad.
Supongamos que tiene una base de datos con algunos productos que le gustara vender.
En ella hay una tabla denominada Detalles de pedido que contiene informacin sobre los
productos en campos (como el precio de cada uno de ellos y las cantidades). El subtotal
se puede calcular con una consulta que multiplique la cantidad de cada producto por el
precio de dicho producto, multiplique la cantidad de cada producto por el precio y el
descuento de dicho producto y, finalmente reste el descuento total del precio total. Si cre
la base de datos de prueba en el ejemplo anterior, brala y practique del siguiente modo:
1. En la pestaa Crear, haga clic en Diseo de consulta.
2. En el cuadro de dilogo Mostrar tablas, en la pestaa Tablas, haga doble clic en
Detalles de pedido.
3. Cierre el cuadro de dilogo Mostrar tabla.
4. En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de producto para agregar
este campo a la primera columna de la cuadrcula de diseo de la consulta.
5. En la segunda columna de la cuadrcula, haga clic con el botn secundario en la
fila Campo y haga clic en Zoom en el men contextual.
6. En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente: Subtotal: ([Cantidad]*[Precio
unitario])-([Cantidad]*[Precio unitario]*[Descuento])
7. Haga clic en Aceptar.
8. En la pestaa Diseo, haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra una
lista de productos y subtotales por pedido.
9. Presione CTRL+G para guardar la consulta y despus asgnele el nombre
Subtotales de productos.
Vea tambin Sumar valores en una hoja de datos con una fila Totales.
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Mostrar datos resumidos o agregados
Cuando se usan tablas para registrar las transacciones o almacenar datos numricos que
se usan peridicamente, resulta til poder comprobar los datos agregados, como las
sumas o los promedios. En Access se puede agregar una fila Totales a una hoja de datos.

La fila Totales es una fila situada al final de la hoja de datos que puede mostrar un total
acumulado u otros valores agregados.
1. Inicie la consulta Subtotales de productos y deje los resultados abiertos en la vista
Hoja de datos.
2. En la pestaa Inicio, haga clic en Totales. Aparece una nueva fila en la parte
inferior de la hoja de datos con la palabra Total en la primera columna.
3. Haga clic en la celda de la ltima fila de la hoja de datos denominada Total.
4. Haga clic en la flecha para ver las funciones de agregado disponibles. Dado que la
columna contiene datos de texto, hay solo dos opciones: Ninguno y Cuenta.
5. Seleccione Cuenta. El contenido de la celda cambia de Total a una cuenta de los
valores de la columna.
6. Haga clic en la celda adyacente (la segunda columna). Observe que aparece una
flecha en la celda.
7. Haga clic en la flecha y, despus, en Suma. El campo muestra una suma de los
valores de la columna.
8. Deje la consulta abierta en la vista Hoja de datos.
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Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas
Ahora supongamos que, adems de comprobar los subtotales de los productos, tambin
quiere agregar los datos por meses, de modo que cada fila muestre los subtotales de un
producto y cada columna, los subtotales de productos de un mes. Para mostrar los
subtotales de un producto y los subtotales de productos de un mes, use una consulta de
tabla de referencias cruzadas.
Nota Las consultas de tabla de referencias cruzadas no se pueden visualizar en las
aplicaciones de Access.
Puede modificar nuevamente la consulta Subtotales de productos de manera que la
consulta devuelva filas con los subtotales de producto y columnas con los subtotales
mensuales.
1. En la pestaa Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y despus en Vista
Diseo.
2. En el grupo Configuracin de consultas, haga clic en Mostrar tabla.

3. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos y despus


haga clic en Cerrar.
4. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseo, haga clic en Tabla de
referencias cruzadas. En la cuadrcula de diseo, la fila Mostrar est oculta y se
muestra la fila Referencias cruzadas.
5. En la tercera columna de la cuadrcula de diseo, haga clic con el botn
secundario en la fila Campo y despus haga clic en Zoom en el men contextual.
Se abre el cuadro Zoom.
6. En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente: Mes: "Mes " & ParcFecha("m",
[Fecha de pedido])
7. Haga clic en Aceptar.
8. En la fila Tabla de referencias cruzadas, seleccione los valores siguientes en la
lista desplegable: Encabezado de fila para la primera columna, Valor para la
segunda columna y Encabezado de columna para la tercera columna.
9. En la pestaa Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta
se inicia y muestra los subtotales de productos agregados por mes.
10. Presione CTRL+G para guardar la consulta.
Para ms informacin, vea:
Crear una consulta de creacin de tabla
Puede usar una consulta de creacin de tabla para crear una nueva tabla a partir de datos
almacenados en otras tablas.
Nota Las consultas de creacin de tabla no estn disponibles en las aplicaciones de
Access.
Por ejemplo, supongamos que quiere enviar datos referentes a los pedidos de Chicago a
un socio empresarial de Chicago que use Access para preparar informes. En lugar de
enviar todos los datos de los pedidos, quiere restringirlos a los datos especficos de los
pedidos de Chicago.
Puede crear una consulta de seleccin que contenga los datos de los pedidos de Chicago
y, despus, usar la consulta de seleccin para crear la nueva tabla siguiendo este
procedimiento:
1. Abra la base de datos del ejemplo anterior.
Para iniciar una consulta de creacin de tabla, puede que tenga que habilitar el contenido
de la base de datos.

Nota Si aparece un mensaje sobre la opcin de habilitar la base de datos debajo de la


cinta de opciones, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos ya est en una
ubicacin de confianza, no ver la barra de mensajes.
2. En la pestaa Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseo de consulta.
3. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en Detalles de pedido y
en Pedidos y, despus, cierre el cuadro de dilogo Mostrar tabla.
4. En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de cliente y en Ciudad de destino
para agregar estos campos a la cuadrcula de diseo.
5. En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de pedido, Id. de
producto, Cantidad, Precio unitario y Descuento para agregar estos campos a
la cuadrcula de diseo.
6. En la columna Ciudad de destino de la cuadrcula de diseo, desactive la casilla
de la fila Mostrar. En la fila Criterios, escriba 'Chicago' (comillas simples
incluidas). Compruebe los resultados de la consulta antes de usarlos para crear la
tabla.
7. En la pestaa Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
8. Presione Ctrl+G para guardar la consulta.
9. En el cuadro Nombre de la consulta, escriba Consulta de pedidos de Chicago
y luego haga clic en Aceptar.
10. En la pestaa Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y despus en Vista
Diseo.
11. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseo, haga clic en Crear tabla.
12. En el cuadro de dilogo Crear tabla, en el cuadro Nombre de tabla, escriba
Pedidos de Chicago y despus haga clic en Aceptar.
13. En la pestaa Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
14. En el cuadro de dilogo de confirmacin, haga clic en S y vea la nueva tabla que
aparece en el panel de navegacin.
Nota Si ya hay una tabla con el mismo nombre, Access la elimina antes de que se inicie
la consulta.
Crear una consulta de datos anexados
Puede usar una consulta de datos anexados para recuperar datos de una o varias tablas
y agregar esos datos a otra tabla.

Nota Las consultas de datos anexados no estn disponibles en las aplicaciones de


Access.
Por ejemplo, supongamos que cre una tabla para compartirla con un socio empresarial
de Chicago, pero se da cuenta de que este socio tambin trabaja con clientes del rea de
Milwaukee, por lo que ahora quiere agregar a la tabla filas con datos del rea de
Milwaukee antes de compartir la tabla con su socio. Haga lo siguiente para agregar datos
del rea de Milwaukee a la tabla Pedidos de Chicago:
1. Abra la consulta denominada Consulta de pedidos de Chicago en la vista Diseo.
2. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseo, haga clic en Anexar. Se abre el
cuadro de dilogo Anexar.
3. En el cuadro de dilogo Anexar, haga clic en la flecha del cuadro Nombre de
tabla, seleccione Pedidos de Chicago en la lista desplegable y haga clic en
Aceptar.
4. En la cuadrcula de diseo, en la fila Criterios de la columna Ciudad de destino,
elimine 'Chicago' y despus escriba 'Milwaukee'.
5. En la fila Anexar a, seleccione el campo correspondiente a cada columna.
En este ejemplo, los valores de la fila Anexar a deben coincidir con los de la fila Campo,
pero no es obligatorio para que funcionen las consultas de datos anexados.
6. En la pestaa Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Nota Al iniciar una consulta que devuelve una gran cantidad de datos, puede aparecer
un mensaje de error que indica que la consulta no se puede deshacer. Pruebe a aumentar
el lmite del segmento de memoria a 3 MB para que la consulta se procese correctamente.
Crear una consulta de actualizacin
Puede usar una consulta de actualizacin para cambiar los datos de las tablas y para
escribir los criterios a fin de especificar las filas que deben actualizarse. Las consultas de
actualizacin permiten revisar los datos actualizados antes de realizar la actualizacin.
Importante Las consultas de acciones no se pueden deshacer. Conviene que haga una
copia de seguridad de las tablas que vaya a actualizar con una consulta de actualizacin.
Nota Las consultas de actualizacin no estn disponibles en las aplicaciones de
Access.
En el ejemplo anterior, anex filas a la tabla Pedidos de Chicago. En esta tabla, el campo
Id. de producto muestra el identificador de producto numrico. Para que los datos resulten
ms tiles en los informes, puede cambiar los identificadores de producto por los nombres
de producto del siguiente modo:

1. Abra la tabla Pedidos de Chicago en la vista Diseo.


2. En la fila Id. de producto, cambie el tipo de datos de Nmero a Texto.
3. Guarde y cierre la tabla Pedidos de Chicago.
4. En la pestaa Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseo de consulta.
5. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos de Chicago y
en Productos y, despus, cierre el cuadro de dilogo Mostrar tabla.
6. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseo, haga clic en Actualizar.
7. En la cuadrcula de diseo, desaparecen las filas Ordenar y Mostrar y aparece la
fila Actualizar a.
8. En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Id. de producto para agregar
este campo a la cuadrcula de diseo.
9. En la cuadrcula de diseo, en la fila Actualizar a de la columna Id. de producto,
escriba o pegue lo siguiente: [Productos].[Nombre de producto]
Sugerencia Puede usar una consulta de actualizacin para eliminar los valores de
campo con una cadena vaca ("") o un valor NULO en la fila Actualizar a.
10. En la fila Criterios, escriba o pegue lo siguiente: [Id. de producto] Como
([Productos].[Id.])
11. Puede comprobar qu valores cambiarn con una consulta de actualizacin si
visualiza la consulta en la vista Hoja de datos.
12. En la pestaa Diseo, haga clic en Ver > Vista Hoja de datos. La consulta
devuelve una lista con los identificadores de producto que se van a actualizar.
13. En la pestaa Diseo, haga clic en Ejecutar.
Cuando abra la tabla Pedidos de Chicago, ver que los valores numricos del campo Id.
de producto se han cambiado por los nombres de producto de la tabla Productos. Vea
Crear una consulta de actualizacin.
Crear una consulta de eliminacin
Puede usar una consulta de eliminacin para eliminar datos de las tablas o para introducir
los criterios que especifiquen las filas que se deben eliminar. Las consultas de eliminacin
permiten revisar las filas que se van a eliminar antes de llevar a cabo la eliminacin.
Nota La opcin de las consultas de eliminacin no est disponible en las aplicaciones
de Access.

Por ejemplo, supongamos que va a enviar la tabla Pedidos de Chicago del ejemplo
anterior a su socio empresarial de Chicago, pero se da cuenta de que algunas filas
contienen campos vacos y decide quitar esas filas antes de enviar la tabla. Bastara con
abrir la tabla y eliminar las filas manualmente pero, si hay muchas filas que eliminar y
tiene claros los criterios para especificar las filas que deben eliminarse, puede resultar til
emplear una consulta de eliminacin.
Puede usar una consulta para eliminar de la tabla Pedidos de Chicago las filas que no
tengan un valor de Id. de pedido siguiendo este procedimiento:
1. En la pestaa Crear, haga clic en Diseo de consulta.
2. En el cuadro Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos de Chicago y cierre el
cuadro Mostrar tabla.
3. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseo, haga clic en Eliminar. En la
cuadrcula de diseo, las filas Ordenar y Mostrar desaparecen y se muestra la fila
Eliminar.
4. En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Id. de pedido para agregarlo
a la cuadrcula.
5. En la cuadrcula de diseo, en la fila Criterios de la columna Id. de pedido, escriba
Es Nulo.
6. En la pestaa Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Introduccin a los informes en Access
Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la informacin contenida en
la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de
nmeros de telfono de todos los contactos o un informe del total de ventas en distintas
regiones y perodos de tiempo.
En este artculo se proporciona informacin general acerca de los informes en Access.
Aqu aprender las nociones bsicas para crear un informe y a usar opciones como
ordenar, agrupar y resumir datos, adems de a obtener una vista previa de un informe e
imprimirlo.
Nota Los procedimientos de este artculo se refieren nicamente a las bases de datos
de escritorio de Access.
En este artculo:

Informacin general

Crear un informe

Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales

Resaltar valores con formato condicional

Personalizar el color y las fuentes

Agregar un logotipo o una imagen de fondo

Obtener una vista previa e imprimir un informe

Informacin general
Qu se puede hacer con un informe?
Un informe es un objeto de base de datos que resulta til para presentar la informacin de
la base de datos con alguno de los siguientes propsitos:

Mostrar o distribuir un resumen de los datos.

Archivar instantneas de los datos.

Aportar detalles sobre un registro concreto.

Crear etiquetas.

Elementos de un informe
Es posible crear informes no enlazados que no muestren datos, pero para el objeto de
este artculo, se dar por sentado que un informe est enlazado a un origen de datos
como una tabla o consulta. El diseo de un informe se divide en secciones que se pueden
ver en la vista Diseo. Para crear mejores informes, debe comprender cmo funciona
cada seccin. Por ejemplo, la seccin en la que eligi colocar un control calculado
determina cmo calcula Access los resultados. En la siguiente lista se muestra un
resumen de los tipos de seccin y sus usos:
Seccin

Cmo se muestra la seccin al


imprimirse

Encabezado Al inicio del informe.


del informe

Dnde se puede usar la seccin


El encabezado del informe se usa
para ofrecer informacin que
normalmente aparecera en una
pgina de portada, como un logotipo
o un ttulo y una fecha. Cuando se
coloca un control calculado que usa
la funcin de agregado de suma en
el encabezado del informe, el
resultado de la suma se calcula para
todo el informe. El encabezado del
informe se imprime antes del

encabezado de pgina.
Encabezado
Al principio de cada pgina.
de pgina

El encabezado de pgina se usa


para repetir el ttulo del informe en
todas las pginas.

Encabezado Al inicio de cada grupo de registros


de grupo
nuevo.

El encabezado de grupo se usa para


imprimir el nombre del grupo. Por
ejemplo, en un informe que se
agrupa por producto, use el
encabezado de grupo para imprimir
el nombre del producto. Cuando se
coloca un control calculado que usa
la funcin de agregado de suma en
el encabezado de grupo, la suma se
calcula para el grupo actual. Puede
tener varias secciones de
encabezado de grupo en un informe
en funcin del nmero de niveles de
agrupacin que haya agregado.
Para ms informacin sobre cmo
crear encabezados o pies de pgina
de grupo, vea la seccin Agregar
agrupaciones, ordenaciones o
totales.

Detalle

Aparece una vez por cada fila del


origen de registros.

Aqu se colocan los controles que


constituyen el cuerpo principal del
informe.

Pie del grupo Al final de cada grupo de registros.

El pie de grupo se usa para imprimir


informacin de resumen de un
grupo. Puede tener varias secciones
de pie de grupo en un informe en
funcin del nmero de niveles de
agrupacin que haya agregado.

Pie de pgina Al final de cada pgina.

El pie de pgina se usa para


imprimir nmeros de pgina o
informacin sobre cada pgina.

Pie del
informe

Al final del informe.


Nota En la vista Diseo, el pie del
informe aparece debajo del pie de
pgina. Sin embargo, en las dems
vistas (la vista Presentacin, por
ejemplo, o cuando el informe se
imprime o se obtiene una vista previa

El pie de informe se usa para


imprimir totales de los informes u
otra informacin de resumen de todo
el informe.

del mismo) el pie de informe aparece


encima del pie de pgina,
inmediatamente despus del ltimo
pie de grupo o lnea de detalle en la
ltima pgina.
Resultar mucho ms fcil crear informes significativos cuando la base de datos contiene
una estructura de tabla y relaciones bien diseadas. Para ver una introduccin a la
preparacin y diseo de una base de datos, vea el artculo Conceptos bsicos del diseo
de una base de datos .
Volver al principio
Crear un informe
Haga lo siguiente para crear informes para la base de datos de escritorio de Access:
Paso 1: Elegir un origen de registros
El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre o una
consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de
datos que se vayan a mostrar en el informe.

Si los datos proceden de una consulta o tabla existente, seleccione la tabla o


consulta en el panel de navegacin y contine con el paso 2.

Si el origen de registros no existe an, siga uno de estos procedimientos:

Contine con el paso 2 y use la herramienta Informe en blanco

O bien

Cree la consulta o las tablas que contengan los datos necesarios. Seleccione la
tabla o consulta en el panel de navegacin y contine con el paso 2.

Paso 2: Elegir una herramienta de informe


Las herramientas de informes se encuentra en la pestaa Crear de la cinta,
concretamente en el grupo Informes. En la siguiente tabla se describen las opciones:
Herramienta

Descripcin

Informe

Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el


origen de registros seleccionado en el panel de navegacin.

Diseo de
informe

Abre un informe en blanco en vista Diseo, en el que se pueden


agregar los campos y controles necesarios.

Informe en
blanco

Abre un informe en blanco en la vista Presentacin y muestra la lista de


campos desde la que se pueden agregar campos al informe.

Asistente para
informes

Muestra un asistente de varios pasos que permite especificar campos,


niveles de ordenacin y agrupacin y opciones de diseo.

Etiquetas

Muestra un asistente que permite seleccionar tamaos de etiqueta


personalizados o estndar, as como los campos que se van a mostrar
y la forma en que se van a almacenar.

Paso 3: Crear el informe


1. Haga clic en el botn de la herramienta que quiera usar. Si aparece un asistente,
siga los pasos y haga clic en Finalizar en la ltima pgina.
Access muestra el informe en la vista Presentacin.
2. Aplique formato al informe hasta obtener el aspecto deseado:

Para cambiar el tamao de los campos y etiquetas, seleccinelos y arrastre los


bordes hasta que alcancen el tamao deseado.

Para mover un campo, seleccinelo (as como su etiqueta, si est presente) y, a


continuacin, arrstrelo a la nueva ubicacin.

Haga clic con el botn secundario en un campo y use los comandos del men
contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, as como
para realizar otras tareas de formato.

Adems, se pueden usar las caractersticas descritas en las siguientes secciones para
hacer que el informe sea ms atractivo y legible.
Volver al principio
Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales
La forma ms rpida de agregar agrupaciones, ordenaciones o totales a una base de
datos de escritorio es hacer clic con el botn secundario en el campo en el que se va a
aplicar el grupo, orden o total y, despus, hacer clic en el comando correspondiente en el
men contextual.
Tambin se pueden agregar agrupaciones, ordenaciones o totales mediante el panel
Agrupacin, orden y total, cuando el informe se abre en vista Presentacin o en vista
Diseo:
1. Si el panel Agrupacin, orden y total no est abierto todava, en el grupo
Agrupacin y totales de la pestaa Diseo, haga clic en Agrupar y ordenar.

2. Haga clic en Agregar un grupo o Agregar un orden y, a continuacin, seleccione


el campo en el que desea agrupar u ordenar.
3. Haga clic en Ms en una lnea de ordenacin o agrupacin para establecer ms
opciones y agregar totales.
Para obtener ms informacin detallada sobre agrupaciones, ordenaciones y totales, vea
el artculo Crear un informe agrupado o un informe de resumen.
Volver al principio
Resaltar valores con formato condicional
Access incluye herramientas para resaltar los datos de un informe. Se pueden
agregar reglas de formato condicional para cada control o grupo de controles y, en
los informes de cliente, tambin se pueden agregar barras de datos para comparar
datos.
Para agregar formato condicional a los controles:
1. Haga clic con el botn secundario en el informe en el panel de navegacin y,
despus, haga clic en Vista Presentacin .
2. Seleccione los registros que desee y, en el grupo Controlar formato de la pestaa
Formato, haga clic en Formato condicional.
Sugerencia Para seleccionar varios controles, mantenga presionada la tecla CTRL y
haga clic en los que desee.
3. En el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales,
haga clic en Nueva regla.
4. En el cuadro de dilogo Nueva regla de formato, seleccione un valor en
Seleccionar un tipo de regla:

Si desea crear una regla que se evale para cada registro de forma individual,
seleccione Compruebe los datos en el registro actual o use una expresin.

Para crear una regla que compare registros entre s mediante barras de datos,
haga clic en Compare con otros registros.

5. En Editar una descripcin de regla, especifique la regla que rige el momento en


que se debe aplicar el formato, as como el formato que se va a aplicar, y haga clic
en Aceptar.
6. Para crear una regla ms para el mismo control o conjunto de controles, repita el
proceso desde el paso 4.

Volver al principio
Personalizar el color y las fuentes
Pruebe con una de las opciones de Tema de aplicacin para personalizar el color y las
fuentes.
1. Para abrir un informe en la vista Presentacin, haga clic con el botn secundario
en l en el panel de navegacin y, a continuacin, en Vista Presentacin.
2. En las opciones de Herramientas de presentacin de informe, en la pestaa
Diseo, haga clic en Temas y coloque el cursor sobre algunos temas de la galera
para obtener una vista previa de los efectos. Haga clic en un tema para
seleccionarlo y, tras ello, guarde el informe.
3. Use las galeras Colores o Fuentes para establecer colores o fuentes de forma
independiente.

Volver al principio
Agregar un logotipo o una imagen de fondo
Puede agregar un logotipo o una imagen de fondo a un informe y, si dicha imagen se
actualiza, el cambio se reflejar automticamente en todas las partes de la base de datos
donde la imagen se use.
Para agregar o quitar una imagen:
1. En el panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en el informe y haga
clic en Vista Presentacin.
2. En el informe, haga clic en la posicin donde quiera agregar la imagen y, en el
grupo Encabezado o pie de pgina de la pestaa Diseo, haga clic en Logotipo.
3. Desplcese a la imagen y haga clic en Abrir. Access la agregar al informe.
4. Para quitar la imagen, haga clic con el botn secundario en ella y haga clic en
Eliminar en el men contextual.
Para agregar una imagen de fondo:
1. En el panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en el informe y haga
clic en Vista Presentacin.
2. En el grupo Fondo de la pestaa Formato, haga clic en Imagen de fondo.
3. Seleccione una imagen de la Galera de imgenes o haga clic en Examinar,
seleccione una imagen y haga clic en Aceptar.

Volver al principio
Obtener una vista previa e imprimir un informe
Obtener una vista previa de un informe
1. Haga clic con el botn secundario en el informe en el panel de navegacin y haga
clic en Vista preliminar. Los comandos de la pestaa Vista preliminar sirven
para hacer lo siguiente:

Imprimir el informe

Ajustar el diseo o tamao de la pgina

Acercar, alejar o ver varias pginas a la vez

Actualizar los datos del informe

Exportar el informe a otro formato de archivo

2. Haga clic en Cerrar vista preliminar.


Imprimir un informe
Para imprimir un informe sin visualizarlo en la vista previa:

Haga clic con el botn secundario en el informe en el panel de navegacin y haga


clic en Imprimir. El informe se enva a la impresora predeterminada.

Nota Si selecciona el informe en el panel de navegacin y selecciona Imprimir en la


pestaa Archivo, podr escoger entre ms opciones de impresin, como el nmero de
pginas y de copias o la posibilidad de especificar una impresora.

Para abrir un cuadro de dilogo donde pueda seleccionar una impresora,


especifique el nmero de copias, etctera y, a continuacin, haga clic en Imprimir.

VISTA DE DISEO DE INFORME


La vista diseo de informe

La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access
cmo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los
controles que veremos ms adelante de la misma forma que definimos un formulario.
Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con

el informe seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn


Nos aparece la ventana diseo:

Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias
y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los
controles dentro del rea de diseo.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en el men Ver las opciones Regla y
Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.

La barra Diseo de informe

Si has entrado en diseo de informe y no aparece esta barra la puedes hacer aparecer
desde el men Ver, Barras de Herramientas, opcin Diseo de informe.
Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios.
A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.
El primero
permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre
Vista Diseo la que estamos describiendo ahora, la Vista preliminar que nos presenta los
datos del origen del informe tal como se imprimirn y la Vista previa del diseo que
permite examinar rpidamente el diseo, ya que incluye nicamente una muestra de los
datos del informe. Si el informe est basado en una consulta que pide parmetros, no es
necesario escribir ningn valor, tan slo hacer clic en Aceptar.

El botn Guardar
nos permite guardar los cambios que vayamos haciendo en el
diseo sin salir del informe.
El botn Buscar

permite buscar archivos.

Despus tenemos los botones Imprimir


preliminar
impresora.

para enviar el informe a la impresora y Vista

para ver cmo quedar la impresin antes de mandar el informe a

Luego tenemos los botones Cortar


, Copiar
, Pegar
, y Copiar formato
para
aplicar estas mismas acciones a los controles de nuestro informe. Para que Cortar, Copiar
y Copiar formato estn activados deberemos previamente seleccionar el/los control/es

sobre los que queremos aplicar la accin. Por ejemplo, seleccionar el control a copiar,
hacer clic en el botn Copiar, posicionar el cursor en la seccin donde queremos dejar la
copia y hacer clic sobre el botn Pegar.
Los botones Deshacer
y Rehacer
para deshacer las ltimas acciones realizadas
por si nos hemos equivocado o rehacerlas despus de deshacer.
Para insertar un hipervnculo tenemos el botn

El siguiente botn
hace aparecer y desaparecer el cuadro lista de campos en el que
aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el
rea de diseo como veremos ms adelante.
El botn
hace aparecer y desaparecer el cuadro Herramientas en el que aparecen
todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo
como veremos ms adelante.
El botn

permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante.

Con el botn Autoformato


podemos con un clic cambiar el aspecto de nuestro informe
asignndole un diseo de los que tiene Access predefinidos, son los estilos que aparecen
tambin en el generador de informes.
Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas
acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa
pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn

Con el botn
hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control
seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario.
El botn

arranca el generador de expresiones, de macros o de cdigo.

Si queremos pasar a la ventana Base de datos tenemos el botn

Para crear una nueva tabla, consulta, informe, informe, macro, etc... sin salir de nuestro
informe podemos utilizar el botn
, al desplegarlo indicaremos qu tipo de objeto
queremos crear en la base de datos.
Por ltimo podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botn
Controles

Gua para disear informes


Mostrar todo

Microsoft Office Access 2007 proporciona una serie de herramientas que ayudan a crear
rpidamente informes atrayentes y fciles de leer que presenten los datos de acuerdo con las
necesidades de los usuarios. Puede utilizar los comandos de la ficha Crear para crear un
informe sencillo con un solo clic. Puede utilizar el Asistente para informes para crear un
informe ms complicado, o bien, puede crear un informe agregando usted mismo todos los
datos y elementos de formato. Sea cual sea el mtodo elegido, es probable que realice al
menos algunos cambios en el diseo del informe para que los datos se muestren de la
manera deseada. En este artculo se describe el proceso general para disear un informe y
se muestra cmo agregar elementos de diseo especficos a un informe.
En este artculo

Decidir cmo disear un informe

Utilizar diseos de controles para alinear los datos

Agregar o quitar secciones de encabezado o de pie de un informe o una


pgina

Sugerencias para aplicar formato a diferentes tipos de datos

Decidir cmo disear un informe

Al disear un informe, debe considerar primero cmo desea organizar los datos en la
pgina y cmo estn almacenados los datos en la base de datos. Durante el proceso de
diseo, podra incluso descubrir que la organizacin de los datos en las tablas no le permite
crear el informe que desee. Esto puede ser una indicacin de que las tablas no estn
normalizadas, es decir, los datos no estn almacenados de la manera ms eficaz.
Para obtener ms informacin sobre la normalizacin, haga clic en el vnculo referente a los
conceptos bsicos del diseo de bases de datos que figura en la seccin Vea tambin.
Realizar un boceto del informe
Este paso no es obligatorio. Quizs opine que el Asistente para informes de Access o la
herramienta Informe (disponibles ambos en la ficha Crear del grupo Informes) le
proporcione un diseo inicial suficiente para el informe. Sin embargo, si decide disear el
informe sin utilizar estas herramientas, quizs le resulte til realizar un boceto del informe
en una hoja de papel dibujando un cuadro para cada campo y escribiendo el nombre del
campo en cada uno de los cuadros. Asimismo, puede usar programas como Microsoft
Office Word 2007 o Microsoft Office Visio 2007 para crear un boceto del informe. Sea cual
sea el mtodo utilizado, asegrese de incluir suficientes filas para indicar cmo se repiten
los datos.

Por ejemplo, puede utilizar una fila para la informacin del producto, varias filas
extensibles para las ventas de ese producto y, por ltimo, una fila de totales de ventas del
producto. Esta secuencia se repite para el producto siguiente y as sucesivamente hasta el
final del informe. O bien, quizs el informe sea una simple lista de los datos de la tabla, en
cuyo caso el boceto puede contener slo una serie de filas y columnas.

Nota Esta tcnica tambin es muy til si disea un informe para otra persona. En este
caso, la otra persona podr dibujar el boceto antes de que usted empiece a trabajar.
Despus de crear el boceto, determine qu tablas contienen los datos que desea mostrar en
el informe. Si todos los datos estn en una sola tabla, puede basar el informe directamente
en esa tabla. Sin embargo, con mayor frecuencia, los datos estn almacenados en varias
tablas que hay que unir en una consulta para poder mostrar los datos en el informe. La
consulta puede estar incrustada en la propiedad OrigenDelRegistro del informe, o bien, se
puede crear una consulta guardada independiente y basar el informe en dicha consulta.
La seccin Vea tambin incluye un vnculo a ms informacin sobre cmo usar una
consulta como origen de registros de un informe.
Decidir qu datos deben colocarse en cada seccin del informe
Cada informe tiene una o varias secciones. La nica seccin que est presente en todos los
informes es la seccin Detalle. Esta seccin se repite una vez por cada registro de la tabla o
consulta en la que se basa el informe. Las dems secciones son opcionales, se repiten
menos y se suelen utilizar para mostrar la informacin que es comn a un grupo de
registros, una pgina del informe o todo el informe.
En la tabla siguiente se describe dnde se encuentra cada seccin y cmo se suele utilizar la
seccin.
Seccin

Ubicacin

Seccin de
Aparece slo una vez, en la parte
encabezado del superior de la primera pgina del
informe
informe.

Seccin de pie
del informe

Aparece despus de la ltima lnea


de datos, encima de la seccin Pie
de pgina en la ltima pgina del
informe.

Seccin de
Aparece en la parte superior de cada
encabezado de
pgina del informe.
pgina
Seccin de pie
de pgina

Aparece en la parte inferior de cada


pgina del informe.

Contenido tpico

Ttulo del informe

Logotipo

Fecha actual

Totales del informe


(sumas, recuentos,
promedios, etc.)

Ttulo del informe

Nmero de pgina

Fecha actual

Nmero de pgina

Seccin de
Aparece justo antes de un grupo de Campo por el que se va
encabezado del registros.
a agrupar.
grupo
Totales del grupo
Seccin de pie Aparece justo despus de un grupo
(sumas, recuentos,
del grupo
de registros.
promedios, etc.)

Para obtener informacin sobre cmo agregar o quitar secciones de encabezado o pie del
informe o de las pginas, vea la seccin Agregar o quitar secciones de encabezado o de pie
de un informe o una pgina que figura en este artculo. Se pueden agregar secciones de
encabezado y pie de grupo mediante el panel Agrupacin, orden y total en la vista
Presentacin o Diseo.
Para obtener ms informacin sobre cmo usar el panel Agrupacin, orden y total, vea el
vnculo referente a la creacin de informes agrupados o resumidos que figura en la seccin
Vea tambin.
Decidir cmo organizar los datos de detalle
La mayora de los informes tienen un formato de tabla o un formato apilado, pero Office
Access 2007 es tan flexible que puede utilizar casi cualquier disposicin de registros y
campos que desee.
Formato de tabla El formato de tabla es similar a una hoja de clculo. Hay etiquetas en
la parte superior y los datos estn alineados en columnas debajo de las etiquetas. El formato
de tabla hace referencia a la apariencia similar a una tabla de los datos. Es el tipo de
informe que Office Access 2007 crea cuando se hace clic en Informe, en el grupo
Informes de la ficha Crear. El formato de tabla se presta sobre todo si el informe tiene un
nmero relativamente pequeo de campos que se desea mostrar en un sencillo formato de
lista. En la siguiente ilustracin se muestra un informe de empleados creado con formato de
tabla.

Formato apilado El formato apilado se parece a un formulario que se rellena al abrir una
cuenta bancaria o al realizar una compra de un minorista en lnea. Cada dato tiene una
etiqueta y los campos estn apilados unos encima de otros. Este diseo se presta para
informes que contienen demasiados campos para mostrarlos en un formato de tabla, es
decir, el ancho de las columnas superara el ancho del informe. En la siguiente ilustracin
se muestra un informe de empleados creado con un formato apilado.

Nota En el Asistente para informes, este diseo se denomina formato en columnas.


Formato mixto Puede mezclar elementos del formato en tabla y del formato apilado. Por
ejemplo, para cada registro, puede organizar algunos de los campos en una fila horizontal
en la parte superior de la seccin Detalle y organizar otros campos del mismo registro en
uno o varios formatos apilados debajo de la fila superior. En la siguiente ilustracin, se
muestra un informe de empleados creado con un formato mixto. Los campos Id., Apellidos

y Nombre estn organizados con un diseo de controles en tabla, mientras que los campos
Cargo y Telfono del trabajo estn organizados en un formato apilado. En este ejemplo, se
utilizan lneas de cuadrcula para separar visualmente los campos de cada empleado.

Diseo justificado Si utiliza el Asistente para informes para crear un informe, puede
optar por utilizar un diseo justificado. Este diseo utiliza el ancho completo de la pgina
para mostrar los registros de la manera ms compacta posible. Naturalmente, podra lograr
los mismos resultados sin utilizar el Asistente para informes pero podra suponerle un
trabajo muy minucioso para obtener una alineacin exacta de los campos. En la siguiente
ilustracin se muestra un informe de empleados creado con el diseo justificado del
Asistente para informes.

El diseo justificado es un diseo apropiado para mostrar un gran nmero de campos en el


informe. En el ejemplo anterior, si se utilizara un diseo de tabla para mostrar los mismos
datos, los campos sobrepasaran el borde de la pgina. Si se utilizara un diseo apilado,
cada registro ocupara mucho ms espacio vertical, por lo que se desperdiciara ms papel y
el informe sera ms difcil de leer.
Para obtener informacin paso a paso sobre cmo crear informes con estos diferentes
diseos, vea el vnculo referente a la creacin de informes sencillos que figura en la seccin
Vea tambin.
Volver al principio
Utilizar diseos de controles para alinear los datos

Los diseos de controles son una nueva caracterstica en Office Access 2007. Los diseos
de controles son guas que se pueden agregar a un informe cuando est abierto en la vista
Presentacin o la vista Diseo. Access 2007 agrega automticamente diseos de controles
cuando se utiliza el Asistente para informes para crear un informe, o bien, cuando se crea
un informe haciendo clic en Informe en el grupo Informes de la ficha Crear. Un diseo de
controles es similar a una tabla, donde cada una de las celdas puede contener una etiqueta,
un cuadro de texto o cualquier otro tipo de control. En la siguiente ilustracin se muestra un
diseo de controles en tabla en un informe.

Las lneas de color naranja indican las filas y columnas del diseo de controles y slo se
ven cuando el informe est abierto en la vista Presentacin o la vista Diseo. Los diseos
de controles ayudan a lograr una alineacin uniforme de los datos en filas y columnas y
permiten agregar, cambiar de tamao o quitar campos con mayor facilidad. Mediante las
herramientas en el grupo Diseo de controles de la ficha Organizar (disponible en la vista
Presentacin o la vista Diseo), puede cambiar el tipo del diseo de controles y quitar
controles de los diseos de modo que puede colocar los controles en cualquier lugar del
informe.
Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con diseos de controles, vea el vnculo
de la seccin Vea tambin referente a cmo modificar, editar y cambiar los informes.
Volver al principio
Agregar o quitar secciones de encabezado o de pie de un informe o una pgina

Tal y como se ha mencionado anteriormente en este artculo, los encabezados y pies son
secciones de informe que se pueden utilizar para mostrar la informacin que es comn a
todo el informe o a cada pgina de un informe. Por ejemplo, puede agregar una seccin Pie
de pgina para mostrar el nmero de pgina en la parte inferior de cada pgina, o bien,
puede agregar una seccin Encabezado del informe para mostrar el ttulo del informe.
Agregar secciones de encabezado o de pie a un informe o una pgina
1. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse
(ratn) en el informe que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en
Vista Diseo en el men contextual.
2. Compruebe qu secciones hay ya en el informe. Las secciones estn
separadas por barras horizontales sombreadas denominadas selectores
de seccin. La etiqueta en cada selector de seccin indica qu seccin
se encuentra inmediatamente debajo.

Cada informe tiene una seccin Detalle y puede contener asimismo las secciones
Encabezado del informe, Encabezado de pgina, Pie de pgina y Pie del informe. Adems,
si hay niveles de agrupacin en el informe, puede que vea encabezados o pies de grupo
(como Archivar como encabezado en la anterior ilustracin). De forma predeterminada,
para asignar un nombre a los encabezados y pies de grupo, se utiliza el nombre de campo o
la expresin que es la base del grupo. En este caso, el nombre del campo de agrupacin es
"Archivar como".
La seccin Vea tambin incluye un vnculo para obtener ms informacin sobre la creacin
de informes agrupados o resumidos.
3. Para agregar secciones de encabezado o pie a una pgina o un informe,
haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en cualquier
selector de seccin y, a continuacin, haga clic en Encabezado o pie
de pgina o Encabezado o pie de pgina del informe en el men
contextual.

Nota Si la seccin ya est en el informe, Access advierte que se eliminarn la seccin


existente y sus controles.
Ahora puede mover los controles existentes o agregar nuevos controles a las nuevas
secciones.
La seccin Vea tambin incluye un vnculo para obtener ms informacin sobre cmo
agregar campos y otros controles a los informes.
Office Access 2007 siempre agrega las secciones de encabezado y pie de pgina y de
informe en pares. Es decir, no se puede agregar una seccin de encabezado de pgina o
informe sin que se agregue tambin la correspondiente seccin de pie. Si no necesita ambas
secciones, no puede eliminar una seccin pero puede cambiar el tamao de la seccin que
no va a utilizar ajustando su alto en cero (0) para evitar que se agregue espacio vertical
adicional al informe. Coloque el puntero en la parte inferior de la seccin que no vaya a

utilizar hasta que se convierta en una flecha de dos puntas


y, a continuacin, arrastre
hacia arriba hasta que la seccin quede oculta. Si hay controles en la seccin, debe
eliminarlos primero para poder ocultar totalmente la seccin.
Quitar secciones de encabezado o de pie de un informe o una pgina
1. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse
(ratn) en el informe que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en
Vista Diseo en el men contextual.
2. Haga clic con el botn secundario del mouse en cualquier selector de
seccin y, a continuacin, haga clic en Encabezado o pie de pgina o
Encabezado o pie de pgina del informe en el men contextual.

Si va a quitar un par de encabezado y pie de pgina y esas secciones contienen controles,


Office Access 2007 advierte que al eliminar las secciones tambin se eliminarn los
controles y que no se podr deshacer la accin. Haga clic en S para quitar las secciones y
eliminar los controles. Haga clic en No para cancelar la operacin.
Volver al principio
Sugerencias para aplicar formato a diferentes tipos de datos

Cuando se crea un informe mediante la herramienta Informe (disponible en la ficha Crear,


en el grupo Informes) o mediante el Asistente para informes, Office Access 2007 agrega
los campos al informe y crea el control ms adecuado para mostrar cada campo basndose
en el tipo de datos del campo. Si usted va a agregar campos a un informe, el mtodo
preferido es arrastrar cada uno de los campos desde la Lista de campos hasta el informe.
Al igual que en el caso del Asistente para informes o la herramienta Informe, Office
Access 2007 crea el control ms adecuado para cada campo basndose en el tipo de datos
del campo. Para la mayora de los tipos de datos, el control (predeterminado) ms adecuado
es el cuadro de texto.
Las secciones siguientes incluyen sugerencias sobre cmo dar formato a algunos de los
tipos de datos que son nuevos en Office Access 2007.
Campos multivalor El control predeterminado para un campo multivalor es un cuadro
combinado. Puede parecer una eleccin extraa para un control en un informe ya que no se
puede hacer clic en la flecha de un cuadro combinado en un informe. Sin embargo, en el
contexto de un informe, un cuadro combinado se comporta como un cuadro de texto. La
flecha est visible slo en la vista Diseo.
Si el campo contiene varios valores, estos valores estn separados mediante comas. Si el
cuadro combinado no tiene suficiente ancho para mostrar todos los valores en una sola lnea
y la propiedad Autoextensible del cuadro combinado est establecida en S, los valores se

ajustarn en la siguiente lnea. En caso contrario, los valores se truncarn. Para establecer la
propiedad Autoextensible de un control, abra el informe en la vista Diseo o la vista
Presentacin, haga clic en el control y, a continuacin, presione F4 para mostrar la hoja de
propiedades del control. La propiedad Autoextensible se encuentra en la ficha Formato y
en la ficha Todas de la hoja de propiedades.
Campos de texto enriquecido El control predeterminado de un campo de texto
enriquecido es un cuadro de texto. Si el cuadro de texto no tiene suficiente ancho para
mostrar todos los valores en una sola lnea y la propiedad Autoextensible del cuadro de
texto est establecida en S, los valores se ajustarn en la siguiente lnea. En caso contrario,
los valores se truncarn. Para establecer la propiedad Autoextensible de un control, abra el
informe en la vista Diseo o la vista Presentacin, haga clic en el control y, a continuacin,
presione F4 para mostrar la hoja de propiedades del control. La propiedad Autoextensible
se encuentra en la ficha Formato y en la ficha Todas de la hoja de propiedades.
Un campo de texto enriquecido ayuda a dar formato al texto de diversas maneras. Por
ejemplo, varias palabras de un campo pueden estar subrayadas y otras palabras del mismo
campo pueden estar en cursiva. No obstante, se puede establecer un estilo de formato
general para el cuadro de texto que contiene el texto enriquecido. El formato del cuadro de
texto se aplica nicamente al texto al que no se ha aplicado especficamente formato de
texto enriquecido.
Establecer estilos de formato para un cuadro de texto que muestra un
campo de texto enriquecido
1. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el informe en el
panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista
Presentacin en el men contextual.
2. Haga clic en el cuadro de texto que muestra el campo de texto
enriquecido y, a continuacin, en la ficha Formato, en el grupo Fuente,
haga clic en el estilo de formato que desee aplicar.

Office Access 2007 aplica el formato a todo el texto del campo de texto enriquecido al que
an no se ha aplicado ese tipo (no el valor) de formato en una vista que admite la entrada de
datos, como la vista Hoja de datos de una tabla o consulta o la vista Formulario de un
formulario. Por ejemplo, si una parte del texto en el campo tiene un color de fuente rojo y
se aplica un color de fuente azul al cuadro de texto, Access 2007 aplicar el color azul a
todo el texto, excepto al texto al que se ha aplicado de manera individual el formato de

color rojo. Otro ejemplo: si una parte del texto en el campo tiene un tamao de fuente de 11
puntos y se aplica un tamao de fuente de 14 puntos al cuadro de texto, Access 2007
aplicar el tamao de fuente de 14 puntos a todo el texto, excepto al texto al que se ha
aplicado de manera individual el formato de 11 puntos.
Campos de datos adjuntos Los campos de datos adjuntos utilizan un control especial
que no se utiliza para ningn otro tipo de datos. Puede adjuntar varios archivos a un registro
mediante un solo campo de datos adjuntos, pero el campo slo puede mostrar informacin
sobre un archivo de datos adjuntos a la vez. De forma predeterminada, el control de datos
adjuntos muestra un icono o una imagen, dependiendo del tipo de archivo de los datos
adjuntos mostrados por el control. Si lo desea, puede establecer las propiedades del control
de datos adjuntos de modo que todos los archivos de datos adjuntos se muestren como
iconos o de modo que el campo muestre simplemente un icono de clip y el nmero de datos
adjuntos. Suponiendo que ya utiliza un control de datos adjuntos en el informe, puede
seguir el procedimiento que se describe a continuacin si desea ajustar las propiedades del
control para distintos usos.
Para obtener ms informacin sobre cmo agregar un campo de datos adjuntos a un
informe, vea en la seccin Vea tambin el vnculo referente a cmo adjuntar archivos y
grficos a los registros de una base de datos.
Establecer las propiedades de presentacin de un campo de datos
adjuntos
1. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el informe en el
panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista
Presentacin en el men contextual.
2. Haga clic en el control de datos adjuntos. Si an no se muestra la hoja
de propiedades, presione F4 para mostrarla. En la hoja de propiedades,
haga clic en la ficha Formato.

Utilice la tabla siguiente como gua para establecer las propiedades del control de datos
adjuntos.
Propiedad

Configuracin

Mostrar como

Imagen o icono muestra los grficos como imgenes


y todos los dems archivos como iconos. sta es la
configuracin predeterminada.

Icono muestra todos los archivos como iconos.

Clip muestra un icono de clip seguido del nmero de

archivos adjuntos entre parntesis.

Para que aparezca una imagen predeterminada en el control de datos


adjuntos cuando no hay ningn archivo adjunto, haga clic en
en el
cuadro
de
propiedad,
vaya
a
la
imagen
que
desee
y,
a
continuacin,
Imagen
predetermina haga clic en Abrir.
da

Nota La imagen predeterminada no se muestra si la propiedad


Mostrar como est establecida en Clip.

Distribucin
de la imagen

Seleccione en la lista la alineacin que desee. El valor


predeterminado es Centrar. Si ajusta esta configuracin, los
resultados pueden ser inesperados, dependiendo de la
configuracin de la propiedad Modo de tamao de la
imagen.

Esta opcin est disponible slo si la propiedad Mostrar como est


establecida en Imagen o icono.

Modo de
tamao de la
imagen

Recortar muestra la imagen en su tamao real. La


imagen se recorta si es demasiado grande y no cabe
dentro del control.

Extender extiende la imagen de modo que rellene


todo el control.

Nota A menos que el control de datos adjuntos tenga exactamente el


mismo tamao que la imagen, si utiliza esta opcin, se distorsionar la
imagen, por lo que aparecer estirada vertical u horizontalmente.

Zoom muestra la imagen tan grande como sea posible


sin recortarla ni distorsionarla. sta es la configuracin
predeterminada.

3. Si utiliza el control para mostrar grficos, ajuste el tamao del control de


datos adjuntos de modo que pueda ver todos los detalles que desee.