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UMAR
INDICE
Contenido
Caracterizacin del evento .................................................................................................................. 2
Tiempo de planeacin ......................................................................................................................... 3
Nmero de asistentes ......................................................................................................................... 6
Objetivos ............................................................................................................................................. 6
Requerimientos ................................................................................................................................... 7
Costo total y presupuesto ................................................................................................................... 8
Precio de venta al cliente .................................................................................................................. 10
Formatos de la empresa.................................................................................................................... 11
Organigrama...................................................................................................................................... 14
Planos de montaje............................................................................................................................. 16
Invitaciones ....................................................................................................................................... 17
Decoracin del evento ...................................................................................................................... 19
Directorio detallado de proveedores ................................................................................................ 22
Programa ........................................................................................................................................... 23
Ceremonial de protocolo .................................................................................................................. 24
........................................................................................................................................................... 25
Seguridad en la conferencia .............................................................................................................. 26
UMAR
UMAR
Tiempo de planeacin
En esta etapa se determinan los tiempos utilizados para las actividades a realizar para
que el evento sea llevado a cabo, esto a partir de una planeacin minuciosa donde de
busc cubrir los detalles mnimos.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Mes
1
Mes
2
Mes
3
Mes
4
Mes
5
Mes
6
Seman
a
1 a la 4
Seman
a 5 a la
9
Semana
10 a la
14
Semana
15 a la
19
Semana
20 a la
24
Semana
25 a la
29
Actividades
1
2
Iniciales
Contratacin
de ponentes
Renta del
saln de
conferencias
Reservacione
s de
hospedaje (
Ponentes)
Reservacin
de transporte
(AreoTerrestre)
Intermedias
5 Requisiciones
de
suministros
generales
6 Determinaci
n del men
(Coffee
Break)
7 Definicin de
la fecha del
evento, as
como tiempos
de montaje y
desmontaje
8 Revisin de
presupuesto
UMAR
1
0
1
1
1
2
1
3
Inicio de la
promocin del
evento
(psters,
invitaciones
por correo
directo,
relaciones
pblicas,
ruedas de
prensa, etc.)
Presentacin
del evento en
medios y a
clientes
potenciales
Revisin del
programa
preliminar del
evento de
acuerdo a los
conferencista
s confirmados
Definir cmo
se har el
preregistro
(invitaciones
y/o
telemarketing)
Elaborar el
plan de
transporte y
hospedaje
para los
asistentes y
sus
acompaante
s
Finales
1 Impresin de
4 programas
definitivos
1 Planeacin
5 del servicio
de alimentos
y bebidas
(programar
horarios)
1 Requerimient
UMAR
1
7
1
8
1
9
os
adicionales:
leyendas,
mantas,
sealizacin,
gafetes, etc.)
Confirmar la
lista de
equipo de
apoyo y
definir
proveedores
Junta
final
para revisin
de la logstica
con el recinto:
horarios
y
fechas
del
montaje
y
desmontaje,
vigilancia,
limpieza,
requisitos de
telfonos
y
faxes,
servicios de
copiado,
apoyo
en
escenografa,
sealizacin,
estacionamie
nto, ubicacin
del rea de
registro,
requerimiento
s
para
la
inauguracin,
rea
de
invitados
especiales,
proveedores
oficiales, etc.
Da del
evento
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Nmero de asistentes
La sala de conferencias tiene capacidad para trescientas personas mximo.
Objetivos
Lograr la satisfaccin del cliente (ponente y su equipo) tomando en cuenta
sus necesidades.
Lograr la asistencia de participantes promocionando nuestros servicios.
Expandir nuestra oferta y servicios a travs de nuevas sucursales a nivel
nacional.
Disear un ambiente personalizado para complementar la presentacin del
ponente.
Buscar ser del agrado de los conferencistas e instituciones que estn
interesadas en que les hagamos su evento social.
Crear un evento de calidad.
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Requerimientos
Nuestra empresa solo asume el papel de intermediario entre los proveedores y los
clientes, de tal manera que nos proporcionan los medios necesarios para poder llevar a
cabo nuestro evento.
Personal temporal
Instalaciones
Mobiliario (sillas y mesas para 300
personas aproximadamente )
Folletos
Memorias USB (informacin de la
conferencia)
5 Edecanes
10 Meseros
10 Elementos de seguridad
Bebidas
Caf
Jugo
Agua
Alimentos
Galletas y pan
Fruta
Canaps
Equipo de trabajo (colaboradores)
$1,000
Equipo audiovisual
Nuestra empresa tiene convenios con otras empresas que actan como proveedores,
gracias a esto podemos contar con tarifas especiales que nos benefician.
Todo el equipo audiovisual se adquiri mediante un prstamo bancario antes de iniciar
operaciones, debido a esto se plane recuperar la inversin mediante la renta del mismo.
Equipo audiovisual................. $ 35,300
Sistema de control total (1) $ 3,000
Proyector (1)
$ 25,000
Micrfonos (2)
$ 2,800
Bocinas (4)
$ 3000
Cableado
$ 1500
UMAR
Instalaciones
Renta del saln de
conferencias
$20,000
Mobiliario (sillas y mesas)
Folletos
Publicidad
$10,000
de la conferencia)
Personal temporal
5 Edecanes
$800 c/u
10 Meseros
$300 c/u
10 Seguridad
$500 c/u
$12,000
Bebidas
Caf
Jugo
Agua
Alimentos
Galletas y pan
Fruta
Canaps
$18,000
Equipo de trabajo
Transporte para equipo de
(colaboradores) $1,000
$2,500
Equipo audiovisual $1,500
1 persona
$20,000
1 persona
Asesor contable
$ 5,000
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(Honorarios)
Especialista en eventos
1 persona
1 Gerente
$14,000
rea de ventas
rea operativa
$14,000
$24,000
1 Colaborador $ 10,000
1 Gerente $12,000
$37,000
5 colaboradores $5,000 c/u
Asesor comercial y
marketing
1 gerente $14,000
$28,000
2 colaboradores $7, 000 c/u
Costos
$190,500
Impuestos
IVA 16%
ISR 0.03%
Costos
+
impuestos
$30,480
$36,195
$ 5,715
$226,695
UMAR
Nuestra empresa juega el papel de intermediaria entre los clientes y los proveedores,
debido a esto el precio de venta al cliente se determina por medio de la magnitud de
participantes, es decir, en funcin del nmero de personas que asistirn al evento.
Los precios se obtienen de los proveedores con los que nuestra empresa tiene convenios
estos venden dichos servicios a nuestra empresa con una tarifa especial en este caso son:
Saln de conferencias: nmero de participantes para determinar mobiliario
Bolsa de trabajo: nmero de empleados necesarios para cubrir el evento
Coffee break: estimacin de la cantidad de alimentos por persona
Posteriormente se considera lo siguiente:
Costo total
+
Impuestos
Sueldos y salarios
$226,695.00
Margen de utilidad
50%
$ 113, 347.5
Precio final
$ 340,042.5
UMAR
Formatos de la empresa
Formato de contratacin de evento
Nombre y apellido:
Telfono mvil:
Nombre
de
la
empresa:
Direccin:
Tipo de evento:
Fecha tentativa del evento:
Inicio:
Fin:
Das:
Correo electrnico:
Hora tentativa:
Inicio:
Fin:
Si No Direccin:
Tiene un lugar
para el evento:
Montaje de
mesas:
Sugerencia:
No
Cerrada
Otro
Mesas
Si
No
Tipo de sillas:
Especifique:
Tema de decoracin:
Desea incluir una
decoracin en especial?
Folio N 0001
Otros:
N personas:
Especifique:
Otros:
Gnero:
Caballeros: Damas:
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UNIDADES ELEMENTO
Folio N 0001
PRECIO
UNITARIO
IVA
TOTAL
Requisicin de Compra
Departamento que solicita:
Fecha del pedido:
Fecha de la entrega:
Cantidad
Elaborado por:
Fecha del pedido:
Unidad
Autorizado por:
Artculos
No. 0001
Precio unitario
total
Recibido por:
$
Fecha de pago:
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Solicitud de empleo
Puesto que solicita.
Fecha
Sueldo mensual
deseado
$
Sueldo mensual
aprobado
$
Fecha de contratacin
Apellido paterno
Datos Personales.
Apellido materno
Nombre (s)
Domicilio
Colonia
Ciudad/ estado
Cdigo
Postal
Lugar de nacimiento
Vive con:
Sus padres
Su familia
Personas que dependen de usted:
Hijos
Conyugue
Telfono
Sexo
M
Fecha de nacimiento
Parientes
Solo
Estatura:
Padres
Otros
Estado civil:
Soltero
Casado
Documentacin
Clave nica de Registro de Poblacin
Reg. Fed. De
Contribuyentes
edad
Nmero Seguridad
Social
Nacionalidad
Peso:
Otro
AFORE
Pasaporte No.
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Organigrama
El organigrama de la empresa est constituida por los siguinetes puestos, con el orden
jerarquico correspondiente.
GERENTE GENERAL
ASESOR CONTABLE
ESPECIALISTA EN
EVENTOS
AREA DE VENTAS
AREA OPERATIVA
ASESOR COMERCIAL
Y MARKETING
A continuacin se hace una descripcin de cada uno de los puestos con los que cuenta la
empresa con la finalidad de determinar las funciones que pueden llegar a tener.
Descripcin del puesto.
Gerente general.
Asesor contable.-
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Especialista en eventos.
rea de ventas.
rea operativa.
Atender y aumentar el nivel de ventas que genere incremento en los 110 ingresos
de la empresa
Presentar informes mensuales, por escrito y oralmente, en las juntas directivas,
sobre el desempeo de la organizacin.
UMAR
Planos de montaje
3
4
8
2
6
7
1
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
UMAR
Invitaciones
Para asegurar la participacin de cada una de las personas al evento de la conferencia, se
han tomado una serie de acciones en pro de poder asegurar la visita de cada uno de ellos.
Como primer punto se hace la invitacin en fsico a travs de un diseo previamente
establecido por la empresa organizativa que a continuacin se muestra:
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La sala de conferencias
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El mobiliario
Para esto es necesario saber la cantidad de sillas que necesitaremos para los
asistentes as como los muebles que puedan ayudar a dar una ambientacin
apropiada al evento. Las sillas en este caso deben ser cmodas tanto para el
ponente cmo los asistentes, el montaje o tipo de alineacin
de las sillas
La mesa de conferencias
Deber estar al frente, debe ser larga y colocarse horizontalmente cubrindola con
un mantel largo. Sobre ella irn micrfonos, de acuerdo al nmero de expositores,
vasos con agua y letreros plsticos con sus respectivos nombres mirando al
pblico. En caso de que el cliente quiera expresarse habr un espacio libre en el
cual l pueda interactuar sin necesidad de estar desde la mesa.
UMAR
Herramientas multimedia
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Nombre
del Telfono
Proveedor
Hotel Las Brisas 58 14032
Imprenta CMYK
5872593
Banquetes
Casa Reyes
Hotel Las Brisas
5871779
Transportadora
terrestre ASUR
5819014
58 14032
Direccin
Producto
Zona
hotelera
Tangolunda,
B.
Huatulco
Flamboyn #106, la
Crucecita, B. Huatulco
Boulevard Baha Mza.
5 lote 144, sector T
Zona
hotelera
Tangolunda,
B.
Huatulco
Aeropuerto
Internacional HUX.
Transporte
Categora
y
Promocin
de Personal
temporadas
Alimentos
bebidas
Transporte
por
y
UMAR
Programa
Programa Conferencia sobre medio ambiente
Bahas de Huatulco, Oaxaca, Mxico.
30 de Julio del 2016
UMAR
Ceremonial de protocolo
Programa de actividades
Invitados y ponentes
Cdigo de vestimenta
La vestimenta debe ser propia del evento a realizar, es este caso es un evento formal y
requiere que los asistentes acudan de acuerdo a esa temtica.
Mesa de presdium
El Presdium es el grupo conformado por las principales personalidades que encabezan o
presiden el evento. En algunos casos tienen la responsabilidad de dirigir los mensajes
principales, como por ejemplo la inauguracin, los eventos intermedios y la clausura.
Ahora s, enumeremos las acciones que debe desarrollar el organizador en relacin a este
grupo de personas:
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Seguridad en la conferencia
Para tener un control adecuado de la conferencia se contar con personal de
seguridad para prevenir cualquier tipo de incidente dentro y fuera del recinto, as
como tambin se contar con un automvil que nos permitir acceder a centros de
ayuda en dado caso de que se necesite.
Algunos de nuestros objetivos para prevenir cualquier tipo de evento que pudiese
generar dao son:
Contar con sealizacin:
Extintores
No tocar
Prohibido fumar
Entre otros.
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Planes de emergencia
Rutas de evacuacin.
ii.
Salidas de emergencias.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
UMAR
Antes
Pedir invitacin de los asistentes
Hacer un check list de todas las personas que fueron invitadas
Hacer una revisin a las personas que ingresan
Avisar acerca de las medidas de seguridad
*En caso de emergencia seguir el plan de manejo
Durante
Observar que todo se lleve a cabo con normalidad
Dar seguimiento a conducta de gente sospechosa
*En caso de emergencia seguir el plan de manejo
Despus
Seguir las normas establecidas por los organizadores y no generando
condiciones que puedan afectar a los asistentes
*En caso de emergencia seguir el plan de manejo