Sojo ToBe - Egresos

1.1.
EG: Egresos
1.1.1. EG-010: Compras
Descripcin general de las actividades:

EG-010-010: Solicitar compra de material
Description:
El Superintendente/residente realiza requisicin en sistema Enkontrol, notifica al rea de

compras, va telefnica o correo electrnico.
Actividades de Control: N/A

Polticas y
Procedimientos:
SOJOPOL-02 Polticas para Requisicin de Compra

Dentro de esta poltica se deber establecer los das y horarios en los cuales los
residentes podrn solicitar materiales al rea de compras.
Iniciativas a considerar N/A

en la implementacin:
Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Superintendente/residente realizar la requisicin en sistema

Enkontrol, y notificar al rea de compras, va telefnica o correo electrnico
Riesgos :
N/A
EG-010-020: Monitorear las requisiciones hechas en sistema

Description:
El comprador monitorea peridicamente las requisiciones hechas en sistema para su

oportuno y correcto seguimiento.
*Nota: Solo las requisiciones realizadas en sistema en las dos primeras semanas al inicio
de obra no aplican los 5 das hbiles.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del comprador monitorear peridicamente las requisiciones hechas en

sistema para su oportuno y correcto seguimiento.
Riesgos :
N/A
EG-010-030: Buscar en el catlogo de proveedores por medio del sistema Enkontrol.

Description:
El comprador identifica en el catlogo de proveedores, el proveedor autorizado para

realizar la cotizacin.
Actividades de Control: Existencia de un catlogo nico de proveedores autorizados por Direccin en sistema
Polticas y
Procedimientos:
N/A

Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del comprador buscar el proveedor con el que se cotizar dentro del
catlogo de proveedores autorizados.
Riesgos :
Si la informacin del proveedor no se encuentra actualizada, los pagos podran hacerse a

la cuenta bancaria equivocada.
EG-010-040: Solicitar cotizacin con tiempo de entrega

Description:
El comprador una vez que tiene identificado los proveedores, solicita las cotizaciones
por medio de llamada telefnica, correo electrnico o fax los materiales requeridos por el
Superintendente.
Se solicitaran las cotizaciones con las especificaciones tcnicas requeridas. Es necesario
incluir un detalle de los requerimientos, si es necesario incluyendo de preferencia
imgenes y/o fotografas para facilitar la bsqueda de la mercanca solicitada.

Polticas y
Procedimientos:
SOJOPOL-01 Polticas de Compra

Dentro de las polticas de compra deber especificarse:
- Solicitud de autorizaciones para realizar las compras, mediante el apego a la matriz de
autorizaciones.
Iniciativas a considerar Para la implementacin de esta mejora es necesario la creacin y documentacin de una
poltica de compras en la que se establezcan las cotizaciones a realizar cuando no se
tenga un proveedor autorizado por la direccin.
De igual manera es necesario documentar dentro de la poltica los factores a considerar
para la seleccin de un proveedor.
Documentos
Relacionados:
Cotizaciones
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del comprador solicitar las cotizaciones por medio de llamada

telefnica, correo electrnico o fax los materiales requeridos
Riesgos :
N/A
EG-010-050: Comparar cotizaciones y firmar de revisado

Description:
Una vez que se tienen las cotizaciones el comprador compara las cotizaciones para
identificar cual es el proveedor que cumple con los puntos/factores descritos en la
poltica de compras para la seleccin de un proveedor.
El comprador debe firmar la cotizacin del proveedor seleccionado indicando que es la
mejor opcin.
(*)Comparativa con vigencia
Actividades de Control: El comprador firma de elaborado al realizar la conciliacin entre las cotizaciones para
seleccionar la mejor opcin.
Polticas y
Procedimientos:
N/A
Iniciativas a considerar Para la implementacin de esta mejora es necesario que el comprador firme la cotizacin
seleccionada como evidencia documental de las comparaciones realizadas.
Documentos
Relacionados:
SOJOFOR-04 Comparativo de Cotizaciones
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del comprador realizar una comparacin entre las cotizaciones

recibidas por parte de los proveedores para seleccionar la mejor opcin.
Riesgos :
Si el comprador no evala las cotizaciones realizadas, la empresa puede incurrir en

gastos innecesarios o excesivos
EG-010-060: Autorizar comparativa

Description:
El contralor revisa la comparativa de las cotizaciones y seleccionar la mejor opcin.

(*)Comparativa con vigencia
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del contralor revisar la comparativa de las cotizaciones y seleccionar

la mejor opcin.
EG-010-070: Realizar orden de compra en el sistema Enkontrol

Description:
Seleccionado al proveedor con la requisicin autorizada se procede a realizar la orden de

compra en sistema Enkontrol
1-Numero de proveedor
2-Cantidad de salida y precio.
En caso de ser mayor el precio se solicita una aditiva, si es menor se captura de manera
manual

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
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N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del comprador realizar una orden de compra en el sistema Enkontrol.
Riesgos :
N/A
EG-010-080: Solicitar autorizacin para realizar la compra

Description:
El comprador presenta las cotizaciones realizadas para la compra de importacin y las

entrega al Contralor junto con la orden de compra para que este las autorice.
*Solicitar autorizacin de Director de SOJO LLC y Director de construccin
Actividades de Control: Solo el Contralor autoriza las compras de equipo y/o material especial.
Polticas y
Procedimientos:
SOJOPOL-03 Polticas para Autorizacin de Compra

Poltica de compras.
autorizaciones.
- Numero de cotizaciones a realizar por el comprador.
- Situaciones en la cuales se cancelan las rdenes de Compra.

Documentos
Relacionados:
Orden de compra
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del comprador presentar las cotizaciones realizadas para la compra al

contralor para que este las autorice.
*Solicitar autorizacin de Director de SOJO LLC y Director de construccin
Riesgos :
Adquisicin de mercancas o servicios por los cuales las requisiciones de compras no

hayan sido aprobadas por el contralor/director de construccin
EG-010-090: Verificar la OC y las cotizaciones recibidas

Description:
Al momento de contar con la orden de compra y las cotizaciones entregadas por el

comprador, el Contralor verifica si est de acuerdo con las cotizaciones, las requisiciones
de material recibidas.
El Controlar verifica que las rdenes de compra se hayan realizado por las mercancas
cotizadas con el precio acordado y que el proveedor seleccionado haya sido el autorizado
o la mejor seleccin entre las cotizadas.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
SOJOFOR-06 Orden de Compra
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Contralor verificar la orden de compra y las cotizaciones

entregadas por el comprador para la compra de mercanca, material o equipo.
Riesgos :
N/A
EG-010-100: Firma de aprobado y entrega a comprador

Description:
Una vez que se tiene la orden de compra, el Contralor revisa que los materiales
solicitados coincidan con los materiales en la orden de compra entregada por el
comprador. Si el proveedor, los materiales y los precios coinciden el Contralor firma de
autorizada la orden de compra.
Actividades de Control: Firma de autorizacin de la orden de compra.
Polticas y
Procedimientos:

Poltica de compra:
En esta poltica se especifica que el Contralor debe firmar de autorizadas todas las
compras especiales y aquellas compras que sean por un monto mayor al autorizado al
comprador y Jefe de compras.

Documentos
Relacionados:
Orden de compra
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Contralor firmar de autorizada la orden de compra una vez que se
revis y que se verific que los materiales cotizados corresponden a los materiales
solicitados.
Riesgos :

EG-010-110: Enviar la orden de compra a autorizacin

Description:
Si la compra a realizar excede el lmite autorizado del comprador, este entrega la orden
de compra al Jefe de compras o a quin corresponda solicitando su autorizacin segn la
matriz de lmites autorizados de compra.

Polticas y
Procedimientos:

autorizaciones.
Iniciativas a considerar Para la implementacin de esta mejora es necesario crear y documentar una matriz de
lmites autorizados de compra la cual refleje los montos autorizados a comprar por los
compradores y el Jefe de compras sin autorizacin del Contralor
Documentos
Relacionados:
Orden de Compra
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del comprador entregar la orden de compra en caso de exceder el

lmite autorizad, al Jefe de compras o a quin corresponda.
Riesgos :
N/A
EG-010-120: Verificar la orden de compra

Description:
El Jefe de compras verifica que la orden de compra elaborada por el comprador se haya
realizado por las mercancas cotizadas con el precio acordado y que el proveedor
seleccionado haya sido el autorizado o la mejor seleccin entre las cotizadas.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de compras verificar las rdenes de compra recibidas,

cotejarlas contra las cotizaciones y requisiciones recibidas, verificar que los precios de
los materiales o mercancas son aquellos acordados en las cotizaciones y que se haya
seleccionado el mejor proveedor segn las necesidades de la compra.
Riesgos :
N/A
EG-010-130: Enviar la orden de compra a autorizacin

Description:
Si la compra a realizar excede el lmite autorizado del Jefe de compras, este debe
entregar la orden de compra al Contralor solicitando su autorizacin.

Polticas y
Procedimientos:

autorizaciones.
Iniciativas a considerar Para la implementacin de esta mejora es necesario crear y documentar una matriz de
autorizaciones la cual refleje los montos autorizados a comprar por los compradores y el
Administrador sin autorizacin del Contralor.
Documentos
Relacionados:
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de compras entregar la orden de compra al Contralor.
Riesgos :
N/A
EG-010-140: Firmar la orden de compra de autorizado

Description:
Una vez que se tiene la orden de compra, el Jefe de compras revisa que los materiales
solicitados coincidan con los materiales en la orden de compra entregada por el
comprador. Si el proveedor, los materiales y los precios coinciden el Jefe de compras
firma de autorizada la orden de compra.
Actividades de Control: Firma de autorizada la orden de compra

Polticas y
Procedimientos:

autorizaciones.

Documentos
Relacionados:
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de compras firmar de autorizada la orden de compra una vez
que se revis y que se verifico que los materiales cotizados, precios y proveedores son
los correctos.
Riesgos :

EG-010-150: Enviar OC a proveedor y confirmar de recibido
Description:
Una vez elaborada la orden de compra y autorizada, el comprador enva por medio de
correo electrnico, fax la orden de compra y se comunica con el proveedor para
confirmar la recepcin de la misma.
La confirmacin deber solicitarse de preferencia por medio de correo electrnico como
soporte de cualquier inconveniente.
Actividades de Control: Obtencin de la confirmacin de las rdenes de compra que se envan al proveedor.
Polticas y
Procedimientos:
N/A
Iniciativas a considerar Para la implementacin de esta mejora es necesario que el comprador incluya dentro de
sus actividades el solicitar a los proveedores que confirmen la recepcin de las rdenes
de compra.
Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del comprador enviar por medio de correo electrnico, fax la orden
de compra y comunicarse con el proveedor para confirmar la recepcin de la misma.
Riesgos :
Si la captura de una orden de compra o su proceso es incompleto, la recepcin de las

mercancas y/o el procesamiento de las facturas podran ser detenidos.
EG-010-160: Contactar a proveedor para solicitar una aclaracin

Description:
El comprador se comunica con el proveedor para identificar el motivo del faltante en la

entrega de los materiales solicitados y cuestiona al proveedor sobre si entregara el
faltante.
En caso de que el proveedor no cumpla con la entrega en tiempo y forma se procede a
realizar un reporte de incidencias.

Polticas y
Procedimientos:
N/A
Iniciativas a considerar Para la implementacin de esta mejora es necesario que el comprador realice dentro de
sus actividades el seguimiento a las rdenes de compra surtidas parcialmente en las obras
para identificar si el proveedor entregara el material pendiente.
Documentos
Relacionados:

Reporte de incidencias
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del comprador dar seguimiento a las rdenes de compra que se

surtieron parcialmente comunicndose con el proveedor.
En caso de que el proveedor no cumpla con la entrega en tiempo y forma se procede a
realizar un reporte de incidencias.
Riesgos :
N/A
EG-010-170: Establecer el tiempo de entrega del faltante

Description:
Al momento de contactar al proveedor y contar con la confirmacin de que se entregara

el faltante, el comprador establece el tiempo en el que el proveedor deber entregar el
material faltante para cubrir las necesidades de la operacin, sta fecha se genera en
sistema para su seguimiento, ste registro posteriormente servir para la evaluacin al
proveedor.
Tambin se le solicita al proveedor que facture de manera separada cada entrega.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
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Orden de compra
Lmites y
Responsabilidades:
El comprador debe de solicitar el envo de la nueva fecha de entrega por medio de

correo electrnico. Es responsabilidad del comprador solicitar al proveedor que facture
por cada una de las entregas de forma separada.
Riesgos :
N/A
EG-010-180: Ajustar la orden de compra identificando el faltante

Description:
En caso de que el proveedor no cumpla con los tiempos de entrega establecidos en la

negociacin de la segunda entrega parcial, el comprador deber sealar en la OC los
materiales que si se recibieron y cancelara las lneas o cantidades que no se recibieron.
*Realizar reporte de incidencias
El comprador debe comunicarse con el proveedor y comunicarle por medio de llamada
telefnica y/o correo electrnico que la orden de compra emitida ser cancelada ya que
no se cumpli con las fechas establecidas.
El comprador deber realizar cotizaciones por el faltante y al final de mes realizar una
revisin de las rdenes de compra que quedaron abiertas para cancelarlas.
Actividades de Control: Revisin de rdenes de compra abiertas

Polticas y
Procedimientos:

autorizaciones.
- Nmero de cotizaciones a realizar por el comprador.
Iniciativas a considerar Para la implementacin de esta mejora es necesario que se documente en las polticas de
compra que las rdenes de compra surtidas parcialmente o que tengan problemas para ser
surtidas por el proveedor sern canceladas mediante un sello con la leyenda "Cancelado"
y en el caso de ser parciales se anotara en la orden de compra el material que se qued
pendiente por surtir.
Documentos
Relacionados:

Reporte de Incidencias
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Comprador comuncale al Proveedor por medio de llamada

telefnica, correo electrnico que la orden de compra ser cancelada por falta de
cumplimiento en las fechas de entrega establecidas.
Riesgos :

1.1.2. EG-020: Pagos

EG-020-010: Recibir archivos electrnicos
Description:
El auxiliar Administrativo descargar archivos XML y los archiva en carpetas de acuerdo

al proveedor y fecha de contrarecibo.

Polticas y
Procedimientos:
SOJOPOL-08 Polticas de Recepcin de Facturas

En esta poltica se debe especificar que solamente se recibirn documentos originales
(facturas) deber documentarse los requisitos con los cuales debe de contar una factura
para poder recibirla. Esta poltica tambin debe especificar el horario en que se podrn
recibir facturas del proveedor, as como tomar en cuenta la matriz de limites
autorizaciones.

Documentos
Relacionados:
XML
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del auxiliar Administrativo descargar archivos XML y los archiva en

carpetas de acuerdo al proveedor y fecha de contrarecibo
Riesgos :
N/A
EG-020-020: Recibir y revisar la factura de proveedores y documentacin soporte

Description:
Al momento de recibir la factura del servicio y/o producto, el Auxiliar administrativo

anexa documentacin soporte como:
Orden de compra autorizada
Entrada de almacn
En caso de anticipo de contratistas con cotizacin con firma del Director de

construccin
Estimaciones en Enkontrol
Finiquitos sin la firma de autorizado
Revisando que los datos fiscales en la factura sean los correctos( RFC y razn social)
NOTA: Para la recepcin y seguimiento de la factura se deber contar con los requisitos
establecidos en la poltica de recepcin de facturas.
Polticas y
Procedimientos:

autorizaciones.
Iniciativas a considerar Para la implementacin de esta mejora es necesario documentar una poltica en la cual se
definan los criterios para la recepcin de facturas.
Documentos
Relacionados:
Factura
Orden de Compra
Cotizacin
Estimaciones
Entrada de almacn
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Auxiliar administrativo revisar que la (s) factura (s) tengan la
documentacin soporte, de igual manera revisar los datos fiscales de las facturas.
Riesgos :
N/A
EG-020-030: Cotejar factura contra OC, requisicin o presupuesto

Description:
El Auxiliar Administrativo realiza una conciliacin entre la documentacin recibida;

compara conceptos y montos de la factura contra la Orden de Compra original, si la
orden es cobrada parcialmente, anotar en la orden original el nmero de factura,
conceptos cobrados y adjuntar copia a la factura, esto lo realiza con la ayuda del sistema
Enkontrol. En caso de contener firma del chofer, debe adjuntar la recepcin del
almacenista y sello de almacn.
1- En caso de contratistas cotejar factura con estimacin.
2- En caso de los anticipos con la cotizacin autorizada por el Director de Construccin
3- En caso de Mano de Obra, la factura debe estar cotejada con la estimacin autorizada.
4- Para los servicios, la factura se coteja con la OC autorizada y la firma el requisitor del
servicio como satisfecho del servicio.

Polticas y
Procedimientos:

autorizaciones.

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Factura
Orden de Compra
Estado de cuenta
Cotizacin
10
Estimacin
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Auxiliar Administrativo realizar una conciliacin entre la

documentacin recibida
Riesgos :
N/A
EG-020-040: Regresar factura a proveedor

Description:
En caso de que las facturas no cuente con los requisitos necesarios para la recepcin,
existan errores o el archivo de la factura electrnico no se pudo validar, el auxiliar
administrativo se contacta con el proveedor y le comunica que su factura ha sido
rechazada por contar con errores o falta de documentacin soporte, y realiza un reporte
de incidencias

Polticas y
Procedimientos:

autorizaciones.

Documentos
Relacionados:
Factura
Reporte de incidencias
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Auxiliar Administrativo contactar al proveedor y comunicarle que

su factura ha sido rechazada por contar con errores o falta de documentacin soporte.
Riesgos :
N/A
EG-020-050: Capturar en sistema Enkontrol la(s) factura(s)

Description:
En caso de ser Factura electrnica se Cargar XML

Genera contra recibo por proveedor en donde captura:
1-Numero del proveedor.
2-Cargar XML o se captura folio y fecha de factura
4-Seleccin de fecha de pago
5-Seleccionar OC
6-IVA por acreditar
7-Monto de la factura
8-En el concepto de la factura, captura: resumen del servicio, o tipo de material, o
nmero de estimacin
Actividades de Control: El auxiliar administrativo captura las facturas recibidas y revisadas en sistema. Genera
pliza de diario por proveedor. En el concepto de la pliza captura: nm. factura y nm.
OC e imprime la pliza de diario, la firma y la adjunta a las facturas capturadas.
Polticas y
Procedimientos:
N/A
Iniciativas a considerar Para la implementacin de esta mejora es necesario habilitar al auxiliar administrativo
mediante una licencia el acceso al sistema para que realice el registro de las facturas
recibidas por los proveedores.
Tambin es necesario proveer una capacitacin sobre cmo utilizar las funcionalidades
del sistema.
Documentos
Relacionados:
Facturas de proveedores.
Estado de cuenta
11
Cotizacin
Pliza de Diario
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Auxiliar Administrativo capturar las facturas recibidas y revisadas

en sistema, generar pliza de diario por proveedor. Exportar el archivo con las plizas de
diario generadas y enviarlas al contador general 5 das hbiles despus de recibir la
factura y entrega la documentacin soporte.
Riesgos :
Si los montos registrados en las cuentas por pagar no representan los bienes recibidos,
podran efectuarse pagos no autorizados y la entidad podra incurrir en una prdida
financiera.
EG-020-060: Firmar y entregar las facturas para revisin

Description:
El auxiliar administrativo revisa a las facturas con el soporte, firma contrarecibo y

entrega copia al proveedor y anexa copia.
Actividades de Control: Firma de verificada la factura

Polticas y
Procedimientos:

autorizaciones.
Iniciativas a considerar N\A

Documentos
Relacionados:
Facturas del proveedor
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Auxiliar Administrativo revisar las facturas con el soporte, las
entrega al Jefe de pagos para su revisin.
Riesgos :
Si no se revisa las facturas antes de ser pagadas a los proveedores se podr alterar el flujo
de efectivo al igual que perjudicar la relacin con los proveedores
EG-020-070: Revisar la factura de proveedores y documentacin soporte

Description:
El jefe de pagos revisa que la (s) factura (s) contenga documentacin soporte como:
Orden de compra original, factura original, entrada de almacn, presupuesto autorizado,
etc.
Y que la razonabilidad de la factura que se est revisando este de acuerdo al presupuesto
elaborado.
En caso de exceder su lmite autorizado, se deber enviar al Contralor para su
autorizacin.

Polticas y
Procedimientos:

autorizaciones.
definan los criterios para la recepcin y tratamiento de facturas.
Tambin es necesario desarrollar una matriz de autorizaciones la cual especifique los
montos acordados a autorizar por el personal de la compaa (Jefe de compras, Contralor,
12
Contador General, etc.)

Documentos
Relacionados:
Factura
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Administrador revisar que la (s) factura (s) contenga

documentacin soporte. Y que la razonabilidad de la factura que se est revisando este de
acuerdo al presupuesto elaborado.
Riesgos :
N/A
EG-020-090: Revisin de la razonabilidad de la factura

Description:
Al recibir las facturas el Contralor verifica la razonabilidad de la factura que se est

revisando para identificar si el pago que se realizara es correcto y que est apegado al
presupuesto.
NOTA: Para la recepcin y seguimiento de la factura se deber contar con la
documentacin y requisitos establecidos en la poltica de recepcin de facturas.
*Revisa CC, documentacin soporte, firmas de autorizaciones, tipos de cambio, nmero
de factura.

Polticas y
Procedimientos:
N/A
montos acordados a autorizar por el personal de la compaa (Jefe de compras, Contralor,
Documentos
Relacionados:
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Contador General verificar la razonabilidad de la factura que se

est revisando para identificar si el pago que se realizara es correcto y que est apegado
al presupuesto.
Riesgos :
N/A
EG-020-100: Firmar de revisado y entregar facturas

Description:
Si la razonabilidad de las facturas y el cobro est apegado al presupuesto el Contador

General firma las facturas, de acuerdo a la matriz de autorizacin.
Actividades de Control: Firma de las facturas por el Contralor de autorizado

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
Facturas de proveedores
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Contralor firma las facturas, de acuerdo a la matriz de

autorizacin.
13
Riesgos :
Los ajustes pueden ser requeridos debido a errores en precios, cantidades o calidad. Si
los ajustes no se registran en el perodo apropiado, las cuentas por pagar, los activos y los
gastos relacionados estarn errneos.
EG-020-110: Revisin de la razonabilidad de la factura

Description:
Al recibir las facturas el Contralor verifica la razonabilidad de la factura que se est

presupuesto.
*El contralor, revisa firmas de revisin de las reas de pago y contabilidad.

Polticas y
Procedimientos:
N/A
montos acordados a autorizar por el personal de la compaa (Administrador, Contralor,
Documentos
Relacionados:
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Contralor verificar la razonabilidad de la factura que se est

presupuesto.
Riesgos :
N/A
EG-020-120: Firmar de autorizado y entregar facturas

Description:
Si la razonabilidad de las facturas y el cobro estn apegados al presupuesto el Contralor

firma las facturas, de acuerdo a la matriz de autorizacin.
Actividades de Control: Firma de las facturas por el Contralor de autorizado

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
Facturas de proveedores
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Contralor firma las facturas, de acuerdo a la matriz de

autorizacin.
Riesgos :
Los ajustes pueden ser requeridos debido a errores en precios, cantidades o calidad. Si
los ajustes no se registran en el perodo apropiado, las cuentas por pagar, los activos y los
gastos relacionados estarn errneos.
EG-020-130: Liberar pago en Enkontrol
14
Description:
Una vez autorizado el pago por el contralor con las revisiones previas, el Jefe de pagos
procede a liberar el pago en sistema Enkontrol.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de pagos liberar el pago en sistema Enkontrol.
Riesgos :
N/A
EG-020-140: Revisar la documentacin para elaboracin de cheque

Description:
Al recibir el paquete de facturas el Encargado de tesorera revisa que las OC estn

firmadas de acuerdo a la matriz de lmites de compra autorizados, que contenga
documentacin soporte y firma de revisado por el contador general
Para el pago de anticipos: orden de compra original autorizada y presupuesto autorizado
por el Director de construccin.
En caso de importaciones, OC y cotizacin de la agencia aduanal.
En caso de no cumplir con algn requisito notificar al Jefe de pagos, para su
seguimiento.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

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Reporte financiero
Facturas
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del encargado de tesorera revisar que las OC estn firmadas de

acuerdo a la matriz de lmites de compra autorizados, que contenga documentacin
soporte y firma de revisado por el Contador general
Riesgos :
N/A
EG-020-150: Realizar y enviar reporte financiero

Description:
El Contador general realizar un listado en Excel "Reporte financiero por Obra" de los
pagos que se realizarn a los proveedores, en dicho archivo se deber indicar el
presupuesto, gasto e ingreso recibido de la obra (proveedor, monto a pagar, obra a la que
se destina el bien o servicio recibido, ingreso recibido.) y enviar al contralor para su
correcta revisin

Polticas y
Procedimientos:
N/A

15
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Relacionados:
Reporte financiero por Obra
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Contador general realizar un listado en Excel "Reporte financiero

por Obra" de los pagos que se realizarn a los proveedores
Riesgos :
N/A
EG-020-160: Regresar al encargado de CXP

Description:
En caso de que el Contador General identifique errores en los datos de la factura regresa
la factura al Jefe de Pagos para que solicite la correccin al proveedor.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
Facturas
Lmites y
Responsabilidades:
En responsabilidad del Contador General identificar errores en los datos de la factura

regresar la factura al Jefe de Pagos para que solicite la correccin al proveedor.
Riesgos :
N/A
EG-020-170: Solicitar cambio de factura al proveedor

Description:
El Auxiliar administrativo al recibir las facturas con errores identificados se comunica

con el proveedor para solicitar los cambios necesarios en la factura.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del auxiliar administrativo comunicarse con el proveedor por medio

de llamada telefnica o correo electrnico para informar de los errores en la factura y
solicitarle la modificacin de la misma.
Riesgos :
N/A
EG-020-180: Capturar y enviar Factura en Flujo de Efectivo

Description:
Una vez que el Contador General verifico que no existen errores y/o falta de
documentacin, capturar Flujo de Efectivo proyectado a 4 semanas la fecha programada
de pago y el monto a pagar por proveedor.
*Enviar a tesorera

Polticas y
Procedimientos:
N/A
16
Iniciativas a considerar Para la implementacin de esta mejora es necesario el desarrollo de un archivo en Excel
llamado "Flujo de Efectivo" en el cual se capturen las facturas emitidas, su fecha de
vencimiento, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar para mantener un mejor
control de los ingresos y egresos.
Documentos
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Flujo de Efectivo.
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Contador General registrar en el archivo Flujo de Efectivo

proyectado a 4 semanas la fecha programada de pago y el monto a pagar por proveedor
Riesgos :
N/A
EG-020-200: Elaborar cheque o layout y entregar para firmar

Description:
El Encargado de tesorera elabora cheque o Layout y entrega a firma por parte del
Contralor y el Director General autoriza por medio de correo electrnico.

Polticas y
Procedimientos:
N/A
Iniciativas a considerar Se recomienda evidenciar las autorizaciones que se realizaron por correo electrnico y
anexarlas al Layout posterior a la autorizacin.
Documentos
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Cheque.
Layout
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Encargado de tesorera elaborar cheque o Layout y entregar a

firma por parte del Contralor y Director General, en caso de ausencia se autoriza por
medio de correo electrnico.
Riesgos :
N/A
EG-020-220: Firma de cheques recibidos

Description:
Al recibir las plizas de cheque, listado de pagos por transferencia y el archivo "Reporte
financiero por Obra", el Director General revisa el reporte para identificar el presupuesto
de la obra, si se ha registrado ingreso y el gasto de cada obra
Una vez revisado el Director General firma los cheques y aprueba mediante correo
electrnico
Actividades de Control: El Director General revisar el reporte financiero por obra, firma los cheques y el reporte
financiero de obra.
Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
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Reporte financiero por Obra
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Director General revisar el reporte para identificar el presupuesto

de la obra, si se ha registrado ingreso y el gasto de cada obra. Una vez revisado el
Director General firma los cheques y el listado de pagos por transferencia para realizar el
pago y entrega al auxiliar contable.
Riesgos :
Los desembolsos registrados en el perodo equivocado pueden originar errores en los

saldos de bancos y cuentas por pagar. Las decisiones de flujo de efectivo basadas en
saldos de bancos o cuentas por pagar distorsionados podran originar fondos insuficientes
que se encuentren disponibles o fondos excedentes apartados para pagar a los
proveedores.
17
EG-020-230: Entregar para pago a proveedores

Description:
Una vez que se recibieron los cheques firmados por el Director General, el Encargado de
tesorera entrega al Auxiliar Administrativo para su pago a proveedores.
*Escanear comprobante de pago y enviar por correo al proveedor

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
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Cheques firmados
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Encargado de tesorera entregar al Auxiliar Administrativo para su

pago a proveedores.
Riesgos :
N/A
EG-020-240: Entregar cheques de pago a proveedores

Description:
Una vez que recibe los cheques el auxiliar administrativo entrega a los proveedores y
solicita al proveedor que firme la pliza de cheque antes de entregarlo
La entrega de cheques se realiza dentro del horario establecido.
Actividades de Control: El sistema marca como pagadas los folios que corresponden al pago.
*Los folios de factura no permite que se capture duplicado
Polticas y
Procedimientos:
SOJOPOL-05 Polticas de Pagos

Poltica de entrega de cheques para pago:
En esta poltica se debe especificar el horario en el cual el proveedor puede pasar por su
pago a recepcin.

Documentos
Relacionados:
Plizas de cheque
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del auxiliar administrativo entregar a los proveedores que lleguen por
su pago y solicita al proveedor que firme la pliza de cheque antes de entregarlo, sella las
facturas de Pagado.
Riesgos :
N/A
EG-020-250: Entregar plizas y cheques no cobrados

Description:
Al finalizar el horario de pagos el auxiliar administrativo rene las plizas firmadas de

los cheques entregados y todos aquellos cheques pendientes y los entrega al Contador
General.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

18
Documentos
Relacionados:
Plizas de cheque
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Auxiliar Administrativo reunir las plizas firmadas de los cheques
entregados y todos aquellos cheques pendientes y los entrega al Contador General.
Riesgos :
N/A
EG-020-260: Rene la documentacin comprobatoria del pago

Description:
El auxiliar administrativo rene la documentacin soporte con la persona que solicit el

anticipo, y entrega al contador general.
En caso de no contar con el soporte, el contador general emite un listado de gastos no
comprobados con antigedad mayor a 3 meses, lo divide de acuerdo a la matriz de
autorizacin y entrega al Director General o Contralor segn corresponda.
El Director General o Contralor autoriza el traslado del gasto por comprobar a No
deducibles o cargo al solicitante del anticipo y firma el auxiliar para que el contador haga
los registros correspondientes.
Actividades de Control: En caso de no contar con el soporte, el contador general emite un listado de gastos no
comprobados con antigedad mayor a 3 meses, lo divide de acuerdo a la matriz de
autorizacin y entrega al Director General o Contralor segn corresponda.
El Director General o Contralor autoriza el traslado del gasto por comprobar a No
deducibles o cargo al solicitante del anticipo y firma el auxiliar para que el contador haga
los registros correspondientes.
Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
Factura.
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Auxiliar Administrativo reunir la documentacin soporte con la

persona que solicit el anticipo, y entrega al contador general.
Es responsabilidad del Contador General emitir un listado de gastos no comprobados con
antigedad mayor a 3 meses, dividirlo de acuerdo a la matriz de autorizacin y entregar
al Director General o Contralor segn corresponda para su autorizacin.
Es responsabilidad del Director General o Contralor (segn matriz de autorizacin)
autorizar el traslado del gasto por comprobar a No deducibles o cargo al solicitante del
anticipo y firma el auxiliar para que el contador haga los registros correspondientes.
EG-020-270: Determinar montos a pagar

Description:
El contralor determina los montos a pagar de cada proveedor de acuerdo al criterio

establecido, entregar al Jefe de pagos la documentacin soporte de los pagos autorizados.

Polticas y
Procedimientos:
Criterios para determinar la prioridad de cuentas por pagar

SOJOPOL-06 Polticas de Priorizacin de Pagos
Iniciativas a considerar Para la implementacin de esta actividad, es necesario crear polticas para priorizar las
cuentas por pagar, descuentos por pronto pago, etc.
Documentos
Relacionados:
Factura.
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del contralor determinar los montos a pagar de cada proveedor de

acuerdo al criterio establecido, entregar al Jefe de pagos la documentacin soporte de los
19
pagos autorizados.
Riesgos :
N/A
1.1.3. EG-030: Costos y Presupuestos

EG-030-010: Revisar Banderas con mediciones de obra nueva
Description:
El Analista de Presupuesto/analista de precios unitarios un vez que recibe las banderas

de Proyectos, verifica que las mediciones realizadas sean correctas.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
Banderas de obra
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Analista de presupuestos revisar que la informacin de las

mediciones sean las correctas, en caso de ser correctas firmar de autorizadas las medidas
de la obra.
Riesgos :
N/A
EG-030-020: Realizar las modificaciones necesarias
20
Description:
En caso de que las mediciones sean incorrectas el Analista de presupuesto realiza las
modificaciones necesarias y registra en formato de incidencias.

Polticas y
Procedimientos:
N/A
Iniciativas a considerar Para la implementacin de esta mejora es necesario el desarrollo de un formato de

incidencias en el cual se registren los errores que se encuentren en las mediciones de las
banderas entregadas por el proveedor externo.
Documentos
Relacionados:
Banderas de obra
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Analista de realiza las modificaciones necesarias
Riesgos :
N/A
EG-030-030: Firmar de revisadas las mediciones en las banderas

Description:
Si las mediciones son correctas el Analista de presupuestos firma de validadas y se

entregan al auxiliar de costos para su seguimiento, en caso de no ser correctas se envan
para su modificacin.
Utiliza una Bitcora electrnica para seguimiento a las firmas de revisin.
*La Bitcora electrnica ser responsabilidad del Lder de proyecto.
Actividades de Control: Si las mediciones son correctas el Analista de presupuestos firma las banderas de
validadas y se entregan al auxiliar de costos para su seguimiento.
Polticas y
Procedimientos:
N/A
Iniciativas a considerar Para la implementacin de esta mejora es necesario que se le implemente una bitcora
electrnica para el correcto seguimiento a las revisiones de las banderas
Documentos
Relacionados:
Banderas de obra
Bitcora electrnica
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Analista de presupuestos firmar de revisado las mediciones de la

obra y llevar a cabo una bitcora electrnica de revisin.
*La Bitcora electrnica ser responsabilidad del Lder de proyecto.
Riesgos :
El presupuesto y el cobro por obra no corresponden a lo previamente acordado.
EG-030-040: Realizar cuantificacin y enviar a contratistas

Description:
El Auxiliar de costos genera volumetras, para enviar proyecto e ingenieras a los

contratistas y recibir cotizaciones.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Es responsabilidad del Auxiliar de costos generar volumetras, para enviar proyecto e
21
Responsabilidades:
ingenieras a los contratistas y recibir cotizaciones.
Riesgos :
N/A
EG-030-050: Formar presupuesto base

Description:
El Analista de presupuesto/ auxiliar de costos realizan en Excel y Enkontrol el

presupuesto.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Analista de presupuesto/ auxiliar de costos realizar en Excel y

Enkontrol el presupuesto.
Riesgos :
N/A
EG-030-060: Recibir y revisar cotizaciones

Description:
El Jefe de costos se encargara de recibir y revisar las cotizaciones enviadas por el

auxiliar de costos.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de costos de recibir y revisar las cotizaciones enviadas por el
auxiliar de costos.
Riesgos :
N/A
EG-030-070: Elaborar y enviar comparativa

Description:
El Jefe de costos realiza un anlisis de las cotizaciones de los proveedores.

Elabora en Excel una comparativa con partidas generales, costos y comentarios
correspondientes, posteriormente enva comparativa al Director de construccin para
autorizacin.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
Comparativa de cotizaciones
22
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de costos elabora en Excel una comparativa con partidas
generales, costos y comentarios correspondientes, posteriormente enva comparativa al
Director de construccin para autorizacin.
Riesgos :
N/A
EG-030-080: Autorizar
Description:
El Director de construccin Autoriza

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
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N/A
Lmites y
Responsabilidades:
N/A
Riesgos :
N/A
EG-030-090: Actualizar rendimientos

Description:
En base al "Estudio de rendimiento de obra" de la ciudad que corresponda, analizar los

rendimientos de la mano de obra por cada concepto presupuestado y determina las
jornadas y personal requerido para realizar los trabajos, considerando la estacin de ao
en la que se construir, los das festivos tradicionales y obligatorios. (Factor de recursos
humanos)
Para determinar das no laborables por lluvia, usar la relacin 300mm de precipitacin =
1 da no laborable. La base para los milmetros de precipitacin en la regin sern los
estadsticos de la Comisin Nacional del Agua (CONAGUA)
(*Analista de precios unitarios) ingresa a la "Tabla de rendimientos de materiales"
actualizada por el superintendente, y revisa los rendimientos para actualizarlos en el
presupuesto.
Para determinar herramientas menores y viticos el auxiliar de costos verifica la
"Actualizacin del factor de herramienta menores y viticos" y registra el porcentaje a
utilizar para el presupuesto.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
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Estudio de rendimiento de obra por Ciudad

Actualizacin del factor de herramienta menores y viticos
Precipitacin pluvial normal mensual por entidad federativa del CONAGUA
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Analista de precios unitarios actualizar los rendimientos de mano

de obra y materiales de acuerdo a tablas predeterminadas. El analista utiliza en el
presupuesto el factor de herramientas y viticos actualizado.
Riesgos :
N/A
23
EG-030-100: Registrar costos actualizados

Description:
El auxiliar de costos/analista de precios unitarios ingresa a la base de datos con

actualizaciones de costos de los siguientes tipos de insumo:
1-Materiales
2- Mano de obra
3-Maquinaria y Equipo de construccin
4-Subcontratos
Registrar el PU actualizado(Como se vaya negociando con el contratista)
*Realizar comparativa de PU actualizado

Polticas y
Procedimientos:
N/A
Iniciativas a considerar Para la implementacin de esta actividad, es necesario crear una base de datos con
actualizaciones de costos de Materiales y,
Maquinaria y Equipo de construccin. Adems, crear una Tabla de costos de materiales
especializados con la actualizacin de los costos de contratistas especializados.
Documentos
Relacionados:
Actualizaciones de costos
Tabla de costos de materiales especializados
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del auxiliar de costos ingresar a la base de datos con actualizaciones

de costos de las siguientes partidas:
1-Materiales
2-Maquinaria y Equipo de construccin
Registrar el PU actualizado(Como se vaya negociando con el contratista)
*Realizar comparativa de PU actualizado
Riesgos :
N/A
EG-030-110: Generar tarjetas

Description:
El Analista de precios unitarios genera las tarjetas del insumo, y revisa que la
informacin generada sea correcta.
Una vez generadas las tarjetas, le notifica al Jefe de costos que puede proceder con la
validacin de lo generado.

Polticas y
Procedimientos:
N/A
Iniciativas a considerar Se recomienda implementar una bitcora de tarjetas visualizando los cambios.
Documentos
Relacionados:
Tarjetas
Bitcora de Tarjetas
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Analista de precios unitarios genera las tarjetas del insumo, y
revisa que la informacin generada sea correcta.
Una vez generadas las tarjetas, le notifica al Jefe de costos que puede proceder con la
validacin de lo generado.
Riesgos :
N/A
EG-030-120: Validar tarjetas

Description:
El Jefe de costos valida que las tarjetas generadas sean correctas, revisando lo siguiente:
24
Las tarjetas generadas contengan los trabajos a realizar, los auxiliares complementen los
materiales y rendimientos, los costos de materiales y equipo, rendimiento de la mano de
obra, comparativo de partidas entre obras,
Una vez validadas las tarjetas generadas, el Jefe de costos enva al Analista de
presupuestos un correo electrnico confirmando que las tarjetas son correctas. En caso de
requerir modificaciones, le notifica el error(es) por correo electrnico.
Actividades de Control: Una vez validadas las tarjetas generadas, el Jefe de costos enva al analista de
presupuestos un correo electrnico confirmando que las tarjetas son correctas. En caso de
requerir modificaciones, le notifica el error(es) por correo electrnico.
Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
Tarjetas.
Correo electrnico con la notificacin.
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de Costos validar que las tarjetas generadas sean correctas,
revisando que contengan los trabajos a realizar, los analistas de presupuestos
complementen los materiales y rendimientos, los costos de materiales y equipo,
rendimiento de la mano de obra, comparativo de partidas entre obras.
Riesgos :
N/A
EG-030-130: Realizar el presupuesto de venta

Description:
El Analista de Presupuesto realiza el presupuesto de venta, exporta a Excel y da el

formato requerido, verifica la sumatoria, hace un resumen general de la obra. El
presupuesto contiene una nota aclaratoria en donde especifique su vigencia.
El Analista de presupuestos recibe del Director de construccin el calendario de obra
autorizado con el nmero de semana, con esta informacin realiza el calendario de pagos
y lo adjunta al presupuesto.
En caso de un cambio en las fechas proyectadas al inicio del presupuesto, el Jefe de
costos hace las adecuaciones necesarias.
Adems, adjunta el comparativo de "Anlisis por metros cuadrados" entre las 3 ltimas
construcciones similares.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
Presupuesto de venta validado.

Resumen general del presupuesto.
SOJOFOR-017 Calendario de Obra
Calendario de pagos.
Anlisis por metros cuadrados.
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Analista de presupuestos realizar el presupuesto de venta en Excel

con el formato requerido, verificar la sumatoria, hacer un resumen general de la obra.
Con el calendario de obra autorizado realiza el calendario de pagos y lo adjunta al
presupuesto. Adems, adjunta el comparativo de metros cuadrados por partida entre las 3
ltimas construcciones similares.
Riesgos :
N/A
EG-030-140: Revisar y validar
25
Description:
El Director de construccin al recibir el presupuesto, revisa y valida la razonabilidad de

las cantidades.
Si no existe algn comentario u objecin, el Director de construccin firma de validado
el presupuesto. En caso de existir modificaciones se enva al Jefe de Costos para que
realice los cambios necesarios.
Actividades de Control: El Director de construccin firma de validado el presupuesto

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:

Comparativo de metros cuadrados por partida.
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Director de construccin verificar la razonabilidad de las

cantidades registradas en el presupuesto, si no existen comentarios o modificaciones es
responsabilidad del director de construccin firmar de validado el presupuesto.
Description:
Una vez firmado el Director de construccin enva por medio de su asistente al Director
general para su firma de autorizacin.
El paquete de presupuesto debe contener lo siguiente:
* Presupuesto de venta validado.
* Resumen general del presupuesto.
* Calendario de obra.
* Calendario de pagos.
* Comparativo de metros cuadrados por partida.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:

Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Director de construccin enviar el presupuesto al Director

General para que sea firmado.
Riesgos :
N/A
EG-030-160: Revisar el resumen validado

Description:
El Director General revisa las cantidades para validar la razonabilidad del presupuesto y
si no encuentra alguna diferencia o tiene algn comentario lo firma de autorizado.
En caso de existir algn comentario y/o diferencia se enva al Analista de presupuestos
para que realice las modificaciones necesarias.
26

Actividades de Control: El Director General firma de autorizado el presupuesto en caso de no encontrar errores.
Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:

Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Director General revisar la razonabilidad del presupuesto y firmar

de autorizado en caso de no encontrar diferencias.
EG-030-170: Entregar presupuesto al Cliente

Description:
Una vez que se firm el presupuesto el Director General entrega por medio de su
asistente el presupuesto firmado al Cliente para que revise y autorice.
Actividades de Control: El Director General obtiene el presupuesto firmado de autorizado por el cliente.
Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:

Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Director General enviar al cliente el presupuesto firmado para su

revisin y autorizacin.
EG-030-180: Confirmar recepcin a Contralor

Description:
Al recibir el presupuesto firmado de autorizado por el cliente, el Analista de presupuestos

comunica al Contralor/director de construccin por medio de correo electrnico que ya
est firmado el presupuesto para continuar con el proyecto.
Actividades de Control: Al recibir el presupuesto firmado de autorizado por el cliente, el Analista de presupuestos
comunica al Contralor/Director de construccin por medio de correo electrnico que ya
est firmado el presupuesto para continuar con el proyecto.
Polticas y
Procedimientos:
N/A
27

Documentos
Relacionados:
Presupuesto.
Correo electrnico con la notificacin de firmado el presupuesto.
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Analista de presupuestos comunicar al Contralor/Director de

construccin por medio de correo electrnico que el presupuesto fue autorizado por el
Cliente y ya se puede continuar con el proyecto.
EG-030-190: Realizar presupuesto de mano de obra

Description:
El Analista de precios unitarios en base a la explosin de mano de obra selecciona el

concepto de acuerdo a las tarjetas, y realiza el presupuesto de mano de obra.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del analista de precios unitarios en base a la explosin de mano de

obra seleccionar los conceptos de acuerdo a las tarjetas y realizar el presupuesto de mano
de obra.
Riesgos :
N/A
EG-030-200: Realizar presupuesto Kontrol

Description:
El Analista de presupuesto realiza el presupuesto Kontrol

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Analista de presupuesto realizar el presupuesto Kontrol
Riesgos :
N/A
Description:
El Director de construccin autoriza mediante firma o correo electrnico presupuesto de

mano de obra.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Presupuesto de mano de obra
28
Relacionados:
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Director de construccin autorizar mediante firma o correo

electrnico presupuesto de mano de obra.
Riesgos :
N/A
EG-030-220: Realizar contratos en sistema

Description:
El Analista de presupuestos realiza los contratos en sistema

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Analista de presupuestos realiza los contratos en sistema
Riesgos :
N/A
EG-030-230: Distribuir informacin

Description:
El auxiliar de costos notifica por correo electrnico que el presupuesto est listo y
distribuye la informacin correspondiente a los responsables:
-Superintendente.( partidas y conceptos con cantidades nicamente)
-Jefe de compras (explosin de insumos)
-Encargado de contratos (presupuesto, copia de programa y planta arquitectnica)
-Contralor/Director de construccin(Notificar)
-Facturacin y cobranza (calendario de pagos)

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
Tarjetas generadas.
Catlogo de conceptos.
Presupuesto de costos.
Explosin de mano de obra
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del auxiliar de costos distribuir la informacin generada en el

presupuesto ya autorizado a las reas correspondientes.
Riesgos :
N/A
29
1.1.4. EG-040: Seleccin de proveedores

EG-040-010: Definir y autorizar los criterios para la seleccin de los proveedores
Description:
El Director de construccin y contralor define y autoriza los criterios para la seleccin de

los proveedores que formarn parte del Archivo Maestro de Proveedores, determinando
los requisitos que deben cumplir los proveedores para su registro como por ejemplo:
- Precios
- Plazos de entrega
- Niveles de servicio
- Evaluaciones realizadas en caso que no sea un nuevo proveedor
Actividades de Control: El Director de construccin y contralor define y autoriza los criterios para la seleccin de
los proveedores
Polticas y
Procedimientos:
Policita de aceptacin de proveedores
Iniciativas a considerar Se recomienda establecer una poltica que establezca los criterios de seleccin de
proveedores
Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Es responsabilidad del Director de construccin y contralor definir y autorizar los
30
Responsabilidades:
criterios para la seleccin de los proveedores.
Riesgos :
N/A
EG-040-020: Identificar proveedores prospectos en el mercado

Description:
El Comprador identifica proveedores prospectos en el mercado, en diversos medios

como Internet, diarios o directorio telefnico y se pone en contacto con los proveedores
para la solicitud de informacin.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Comprador identificar proveedores prospectos en el mercado, en

diversos medios como Internet, diarios o directorio telefnico y contactar a los
proveedores para la solicitud de informacin.
Riesgos :
N/A
EG-040-030: Solicitar referencias comerciales de los proveedores prospectos

Description:
El Comprador solicita referencias comerciales de los proveedores prospectos, con la

finalidad de validar la informacin proporcionada por los proveedores.
Si la informacin y referencias proporcionadas por los proveedores prospectos son
incorrectas o insuficientes, el Comprador rechaza al proveedor.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Comprador solicitar referencias comerciales de los proveedores

prospectos, con la finalidad de validar la informacin proporcionada por los proveedores.
Riesgos :
N/A
EG-040-040: Investigar aspectos como calidad/ precio/ ventajas

Description:
El Comprador recaba informacin del proveedor e investiga aspectos tales como:

- Calidad
- Ubicacin
- Crdito
- Forma de pago
- Servicio

Polticas y
Procedimientos:
N/A
31

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Comprador recabar la informacin del proveedor e investigar

aspectos tales como:
- Calidad
- Ubicacin
- Crdito
- Forma de pago
- Servicio
Riesgos :
N/A
EG-040-050: Negociar trminos, condiciones de pago y plazos de entrega

Description:
El Comprador efecta negociacin de los trminos, condiciones de pago y tiempos de

entrega con los proveedores prospectos, ya que estos aspectos sern tomados en cuenta al
momento de su seleccin y contratacin.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Comprador efectuar negociacin de los trminos, condiciones de

pago y tiempos de entrega con los proveedores prospectos.
Riesgos :
N/A
EG-040-060: Solicitar cotizaciones a los proveedores prospectos

Description:
Con base en los requerimientos del solicitante, los criterios de seleccin de proveedores
y de la planeacin anual de compras, se identifican los bienes requeridos y todas las
condiciones de negociacin, para realizar la solicitud de cotizaciones.
El Comprador solicita cotizaciones, como mnimo a tres proveedores prospectos y
compara las cotizaciones, con la finalidad de verificar cul es el mejor precio en el
mercado.
Nota: Las cotizaciones se debern archivar en el expediente del proveedor seleccionado,
con la finalidad de dejar evidencia del anlisis y seleccin de la mejor opcin.

Polticas y
Procedimientos:
N/A
Iniciativas a considerar Para la implementacin de este control se requiere establecer los criterios de seleccin de
proveedores y realizar la planeacin anual de compras,
Asimismo se recomienda establecer una poltica que estipule las cotizaciones mnimas a
solicitar.
Documentos
Relacionados:
N/A
32
Riesgos :
N/A
EG-040-070: Analizar informacin y cotizaciones de proveedores prospectos

Description:
El Comprador revisa la informacin y cotizaciones recibida de los proveedores

prospectos, realiza un anlisis detallado con la finalidad de garantizar que los
proveedores seleccionados cumplan con los requerimientos de la Empresa y con los
estndares de calidad.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Comprador revisar la informacin y cotizaciones recibida de los

proveedores prospectos, realizar un anlisis detallado con la finalidad de garantizar que
los proveedores seleccionados cumplan con los requerimientos
Riesgos :
N/A
EG-040-080: Evaluar proveedores y seleccionar la mejor opcin

Description:
El Comprador evala a los proveedores prospectos y selecciona la mejor opcin tomando

en cuenta los siguientes aspectos:
- Antecedentes
- Precios competitivos
- Caractersticas de su producto y/o servicio (calidad)
- Descuentos por volumen
- Condiciones de crdito
- Nivel de servicio
- Plazos en las entregas
Con base a las evaluaciones de los proveedores y las necesidades de la compaa, se
definen posibles proveedores preferentes y secundarios. El Comprador realiza una
priorizacin de proveedores determinando los preferentes con base en su capacidad de
generar el mayor valor para la compaa.
Actividades de Control: El Director de construccin y contralor define y autoriza los criterios para la seleccin de
los proveedores
Polticas y
Procedimientos:
Policita de aceptacin de proveedores
Iniciativas a considerar Para la implementacin de esta mejora se requiere definir la metodologa para realizar la
evaluacin de los proveedores a seleccionar, as como disear el formato en donde se
dejar evidencia de dicha evaluacin y seleccin.
Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Comprador evaluar a los proveedores prospectos y seleccionar la

mejor opcin tomando en cuenta los siguientes aspectos:
- Antecedentes
- Precios competitivos
- Caractersticas de su producto y/o servicio (calidad)
- Descuentos por volumen
- Condiciones de crdito
- Nivel de servicio
- Plazos en las entregas
33
Riesgos :
N/A
1.1.5. EG-050: Evaluacin de proveedores

EG-050-010: Monitorear el desempeo del proveedor
Description:
Peridicamente el Jefe de Compras realiza la evaluacin de proveedores, con base en

los criterios previamente definidos y autorizados por la Contralor y Director de
construccin y de acuerdo a la Tabla de Evaluacin de proveedores, la cual cuenta con
las caractersticas a evaluar para cada tipo de proveedor.

Polticas y
Procedimientos:
N/A
Iniciativas a considerar Se recomienda que se defina el proceso para la evaluacin de los proveedores,
34
determinando los criterios y forma de evaluacin, con la finalidad de asegurar que los
proveedores de bienes y servicios se encuentren dentro de los estndares de calidad de la
Compaa, como por ejemplo:
- Cumplimiento en tiempos de entrega
- Condiciones fsicas de los artculos entregados
- Envo correcto de mercanca
- Cumplimiento en precios
- Calidad del producto o en el servicio prestado
- Oportunidad en el servicio
Se recomienda que los criterios y forma de evaluacin sean autorizados por el
Contralor/Director de construccin.
Para la implementacin de esta mejora se recomienda elaborar una tabla de evaluacin
por tipo de proveedor, la cual debe contener las caractersticas a evaluar para cada tipo
de proveedor as como la frecuencia de las evaluaciones de acuerdo a una escala de
valores.
Se recomienda que se les notifique a los proveedores los criterios de evaluacin que se
tomarn en cuenta para monitorear su desempeo.
Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
El jefe de compras realiza la evaluacin de proveedores, con base en los criterios

previamente definidos y autorizados por la Contralor y Director de construccin y de
acuerdo a la Tabla de Evaluacin de proveedores,
Riesgos :
N/A
EG-050-020: Proveer retroalimentacin al proveedor

Description:
El Jefe de Compras notifica al Proveedor los resultados de su evaluacin con la finalidad

de tomar las acciones correctivas y/o sugerencias de mejora, y de esta forma asegurar
que se cumplan los requisitos por parte de los proveedores.
Segn la calificacin asignada en la evaluacin a los proveedores, stos se pueden
clasificar en:
- Proveedor dentro de estndares
- Proveedor en desarrollo
- Proveedor fuera de estndares
Dependiendo de la clasificacin del proveedor, el Jefe de Compras deber establecer las
acciones correctivas o preventivas para las deficiencias identificadas en el desempeo del
proveedor.

Polticas y
Procedimientos:
N/A
Iniciativas a considerar Se recomienda clasificar a los proveedores de acuerdo a los resultados de su evaluacin,
se sugiere la siguiente clasificacin de acuerdo a la calificacin asignada:
- Proveedor dentro de estndares
- Proveedor en desarrollo
- Proveedor fuera de estndares
Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
El Jefe de Compras notifica al Proveedor los resultados de su evaluacin con la finalidad

de tomar las acciones correctivas y/o sugerencias de mejora
Riesgos :
N/A
35
EG-050-030: Solicitar al proveedor un plan de acciones correctivas

Description:
En caso de que el proveedor se haya clasificado como "Proveedor fuera de estndares",

el Jefe de Compras solicita un plan de accin al proveedor.
El proveedor establece las acciones correctivas pertinentes que lo lleven a mejorar su
desempeo para el siguiente mes.
- En caso de que los resultados de la evaluacin del siguiente mes contina con la misma
tendencia el proveedor ya no podr prestar sus servicios y se debern buscar alternativas
urgentes e informar al proveedor de esta decisin.
- Comenzar a buscar proveedores alternativos.
El Jefe de Compras solicita firma de conformidad al proveedor, en el Plan de Acciones.
Actividades de Control:
El Jefe de Compras solicita un plan de accin al proveedor, en el cual el proveedor este

comprometido a mejora.
Polticas y
Procedimientos:
N/A
Iniciativas a considerar Para la implementacin de esta mejora se recomienda que el proveedor establezca un
plan de acciones correctivas
Documentos
Relacionados:
Plan de acciones correctivas
Lmites y
Responsabilidades:
El Jefe de Compras solicita un plan de accin al proveedor, - En caso de que los

resultados de la evaluacin del siguiente mes contina con la misma tendencia el
proveedor ya no podr prestar sus servicios.
Riesgos :
N/A
EG-050-040: Dar seguimiento a acciones correctivas

Description:
El Jefe de Compras debe de dar seguimiento al cumplimiento de las acciones correctivas

que se acordaron con el proveedor, asimismo el Jefe de Compras deber evaluar
nuevamente al proveedor al mes siguiente, para poder determinar si es un proveedor
confiable.

Polticas y
Procedimientos:
N/A
Iniciativas a considerar Se recomienda volver a evaluar al proveedor al siguiente mes para verificar si hubo
mejora en su desempeo, en caso de que el proveedor no mejore su desempeo se
sugiere que no se contine con la relacin de negocios.
Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
El Jefe de Compras debe de dar seguimiento al cumplimiento de las acciones correctivas

nuevamente al proveedor al mes siguiente
Riesgos :
N/A
EG-050-050: Solicitar baja del proveedor

Description:
En caso de que los resultados de la evaluacin del siguiente mes continen con la misma
tendencia, el proveedor ya no podr prestar sus servicios y se debern buscar
alternativas urgentes.
Solicitar la baja del proveedor del Archivo Maestro de Proveedores al contralor.
36

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de Compras solicitar la baja del proveedor del Archivo
Maestro de proveedores al contralor.
Riesgos :
N/A
EG-050-060: Buscar nuevas alternativas de proveedores

Description:
Una vez que se ha dado de baja al proveedor (inactivar) del Archivo Maestro de
Proveedores, el Jefe de Compras busca nuevas alternativas de compras siguiendo los
lineamientos estipulados en el subproceso de "Seleccin de Proveedores".

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de Compras buscar nuevas alternativas de compras siguiendo

los lineamientos estipulados en el subproceso de "Seleccin de Proveedores".
Riesgos :
N/A
EG-050-070: Establecer las acciones preventivas para mejorar

Description:
En caso de que el proveedor obtenga la calificacin como "Proveedor en Desarrollo", el

Jefe de Compras establece las siguientes acciones:
- El proveedor establece las acciones preventivas pertinentes que lo lleven a mejorar su
desempeo para los siguientes dos meses.
- (en un periodo mximo de 10 das desde la fecha de evaluacin), con la finalidad de
establecer las acciones preventivas.
- En caso de reincidencia se considerar proveedor fuera de estndares.
Polticas y
Procedimientos:
N/A
Iniciativas a considerar Para la implementacin de esta mejora se recomienda establecer un plan de acciones
preventivas y solicitar firma de conformidad del proveedor.
Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
El Jefe de Compras es responsable de monitorear el correcto cumplimiento de los plan de

acciones preventivas que puedan mejorar el servicio del proveedor
Riesgos :
N/A
37
EG-050-080: Dar seguimiento a acciones preventivas

Description:
El Jefe de Compras debe de dar seguimiento al cumplimiento de las acciones preventivas

nuevamente al proveedor dos meses despus, para poder determinar si es un proveedor
confiable.

Polticas y
Procedimientos:
N/A
Iniciativas a considerar Se recomienda volver a evaluar al proveedor a los dos meses para verificar si hubo
mejora en su desempeo, en caso de que el proveedor no mejore su desempeo se
sugiere que se considere como "proveedor fuera de estndares" y se le d el tratamiento
como tal.
Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
El Jefe de Compras debe de dar seguimiento al cumplimiento de las acciones preventivas

nuevamente al proveedor dos meses despus
Riesgos :
N/A
EG-050-090: Clasificar a proveedor como "fuera de estndares"

Description:
En caso de que el "Proveedor en Desarrollo" no haya mejorado su desempeo o en caso

de reincidencia, El jefe de compras lo considerar como "Proveedor fuera de estndares"

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de compras clasificar a los proveedores de acuerdo a su

desempeo.
Riesgos :
N/A
EG-050-100: Seguir con el plan de monitoreo normal

Description:
En caso de que el proveedor obtenga una calificacin como "Proveedor Confiable", ste
sigue prestando sus servicios a la empresa y el Jefe de Compras contina con el plan de
monitoreo normal.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Es responsabilidad del Jefe de Compras continuar con el plan de monitoreo normal en
38
Responsabilidades:
caso de que el proveedor obtenga una calificacin como "Proveedor Confiable"
Riesgos :
N/A
EG-050-110: Presentar Resultados de la Evaluacin a Contralor

Description:
El Jefe de Compras presenta al contralor los resultados de las evaluaciones a

proveedores para su revisin.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de Compras presentar al contralor los resultados de las

evaluaciones a proveedores para su revisin.
Riesgos :
N/A
EG-050-120: Monitorear que se lleven a cabo las acciones correspondientes

Description:
El contralor y Director de construccin reciben los resultados de las evaluaciones a los

proveedores y monitorea que se lleven a cabo las acciones correctivas, de acuerdo a la
calificacin que obtuvo cada uno de los proveedores.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del contralor y/o Director de construccin monitorear las

evaluaciones de los proveedores.
Riesgos :
N/A
39
1.1.6. EG-060: Archivo maestro de proveedores

EG-060-020: Proveer mantenimiento del archivo maestro de proveedores
Description:
Con el tiempo, los registros del Archivo Maestro de Proveedores pueden volverse
inexactos u obsoletos, debido a cambios en las necesidades de compra o cambios en el
mercado. Es por ello que el Jefe de Pagos efecta mantenimiento anual al Archivo
Maestro de Proveedores, a fin de reflejar las condiciones existentes y mantener la
informacin actualizada, verificando que la informacin del archivo maestro y
documentacin del expediente del proveedor sea correcta.
En caso de que se requiera actualizacin de datos al Archivo Maestro de proveedores, el
Jefe de Pagos realiza las actividades del subproceso Actualizacin de datos de
Proveedores.
En caso de que el Jefe de Pagos identifique proveedores sin movimiento, realiza las
actividades del subproceso de "Inactivacin de Proveedores".

Polticas y
Procedimientos:
N/A
40
Iniciativas a considerar Se recomienda definir poltica de periodicidad de depuracin del archivo maestro de
proveedores y el responsable de realizar dicho mantenimiento.
Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
El Jefe de Pagos efecta mantenimiento anual al Archivo Maestro de Proveedores,

realiza las actividades del subproceso Actualizacin de datos de Proveedores y En caso
de que el Jefe de Pagos identifique proveedores sin movimiento, realiza las actividades
del subproceso de "Inactivacin de Proveedores"
Riesgos :
N/A
EG-060-010: Realizar Alta de Nuevo Proveedor en sistema

EG-060-010-010: Solicitar informacin y documentacin al proveedor para su registro
Description:
El encargado de compras solicita la documentacin al proveedor para su ingreso y

registro en el Archivo Maestro de Proveedores, de acuerdo a las polticas de la empresa.

Polticas y
Procedimientos:
N/A
Iniciativas a considerar Se recomienda establecer una poltica que estipule la documentacin requerida para dar
de alta a un proveedor en el Catlogo de Proveedores.
Documentos
Relacionados:
N/A
41
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Encargado de compras solicitar la documentacin al proveedor

para su ingreso y registro en el Archivo Maestro de Proveedores
Riesgos :
N/A
EG-060-010-020: Verificar documentacin entregada por proveedor

Description:
El encargado de compras verifica que toda la documentacin proporcionada por el

proveedor est completa y correcta. En caso de que el Comprador identifique
documentacin faltante o no est legible, solicita aclaracin al proveedor.

Polticas y
Procedimientos:
N/a

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Encargado de compras verifica que toda la documentacin

proporcionada por el proveedor est completa y correcta.
Riesgos :
N/A
EG-060-010-030: Solicitar documentacin faltante

Description:
El encargado de compras contacta al proveedor para notificarle que la informacin

proporcionada est incompleta o errnea.
Polticas y
Procedimientos:
N/A
Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
El encargado de compras contacta al proveedor para notificarle que la informacin

proporcionada est incompleta o errnea.
Riesgos :
N/A
EG-060-010-040: Presentar a aprobacin el alta del nuevo proveedor

Description:
El Encargado de compras entrega al contralor el formato de "Proveedores (Alta-BajaCambio)" para su revisin y aprobacin, anexando la siguiente documentacin:
- Documentacin solicitada al proveedor
- Cotizaciones
Actividades de Control: El contralor autoriza todos los movimientos del catlogo, como altas, bajas y
modificaciones.
Polticas y
Procedimientos:
N/A
Iniciativas a considerar Para la implementacin de esta mejora se requiere el diseo del formato de "Proveedores
(Alta-Baja-Cambio)", el cual puede ser un multi formato para autorizar todos los
movimientos del catlogo, como altas, bajas y modificaciones.
Documentos
Relacionados:
Proveedores (Alta-Baja-Cambio)
Lmites y
El encargado de compras entrega al contralor el formato de "Proveedores (Alta-Baja-
42
Responsabilidades:
Cambio)" para su revisin y aprobacin
Riesgos :
N/A
EG-060-010-050: Verificar que el proveedor cumpla con los requisitos y estndares de la compaa
Description:
El contralor recibe el formato de "Proveedores (Alta-Baja-Cambio)" junto con la

documentacin soporte para su alta en el Catlogo de Proveedores, as como las
cotizaciones.
El contralor verifica que los proveedores seleccionados cumplan con los estndares de la
compaa y que cuenten con la documentacin completa y correcta, necesaria para su
registro en el Archivo Maestro de Proveedores, as mismo coteja las cotizaciones
solicitadas para validar que sea el mejor precio en el mercado.
modificaciones.
Polticas y
Procedimientos:
N/A
Documentos
Relacionados:
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del encargado de compras efectuar un anlisis de Catlogo de

Proveedores, as como las cotizaciones y los formatos de "Seleccin de Proveedores"
para su seleccin.
Riesgos :
N/A
EG-060-010-060: Autorizar el alta del nuevo proveedor al catlogo de proveedores

Description:
En caso de que autorice el alta del nuevo proveedor en el Catlogo de Proveedores, el

contralor firma de aprobado el formato de Proveedores (Alta-Baja-Cambio).
modificaciones.
Polticas y
Procedimientos:
N/A
Documentos
Relacionados:
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del contralor firma de aprobado el formato de Proveedores (AltaBaja-Cambio).
Riesgos :
N/A
EG-060-010-070: Integrar del expediente del proveedor

Description:
El Jefe de pagos archiva la documentacin soporte del alta del nuevo proveedor en el
expediente integrando la siguiente documentacin de acuerdo a Check List:
- Formato de Proveedores (Alta-Baja-Cambio)
- Documentacin solicitada al proveedor
43

Polticas y
Procedimientos:
N/A
Iniciativas a considerar Para la implementacin de esta mejora se requiere el diseo de un Check List con la
documentacin que deben contener los expedientes de los proveedores.
Documentos
Relacionados:
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de pagos archivar la documentacin soporte del alta del
nuevo proveedor en el expediente
Riesgos :
N/A
EG-060-010-080: Registrar proveedor en el archivo maestro de proveedores

Description:
El Jefe de pagos registra en sistema el alta del proveedor en el archivo maestro de

proveedores, registrando los datos del proveedor, datos del contacto, informacin fiscal,
datos bancarios entre otros.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de pagos realizar alta del proveedor en el archivo maestro de
proveedores en sistema Enkontrol.
Riesgos :
N/A
44
EG-060-030: Actualizar datos de proveedores

EG-060-030-010: Identificar cambios en los datos generales o fiscales del proveedor
Description:
Con el tiempo, los registros del Archivo Maestro de Proveedores pueden volverse
inexactos u obsoletos, debido a cambios en las necesidades de compra, cambios en el
mercado o cambios en los datos de los proveedores. Es por ello que el Jefe de pagos debe
monitorear este tipo de cambios en los proveedores, con la finalidad de mantener la
informacin actualizada en el Catlogo de Proveedores.
Otra fuente de monitoreo de los datos de los proveedores, es la revisin que efecta el
contralor al momento de revisar los datos fiscales de las facturas del proveedor para su
pago (ver proceso de "Registro de Cuentas por Pagar".
45
Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de pagos monitorear los cambios en los proveedores, con la
finalidad de mantener la informacin actualizada en el Catlogo de Proveedores.
Riesgos :
N/A
EG-060-030-020: Solicitar al proveedor documentacin soporte del cambio

Description:
El Jefe de pagos solicita al proveedor la documentacin soporte de los cambios,

asegurando as la correcta actualizacin de los datos en el archivo maestro de
proveedores.

Polticas y
Procedimientos:
N/A
Iniciativas a considerar Se recomienda que todo cambio al archivo maestro de proveedores, siempre se realice
con un documento soporte que autorice el cambio, implementar formato
Proveedores(Alta-Baja-Cambio)
Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de pagos solicitar al proveedor la documentacin soporte de

los cambios, asegurando as la correcta actualizacin de los datos en el archivo maestro
de proveedores.
Riesgos :
N/A
EG-060-030-030: Solicitar autorizacin para la actualizacin de datos

Description:
El Jefe de Pagos solicita autorizacin para la actualizacin de datos por medio del
formato Proveedores(Alta-Baja-Cambio) al Contralor

Polticas y
Procedimientos:
N/A
Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del jefe de pagos solicitar autorizacin para la actualizacin de datos

por medio del formato Proveedores(Alta-Baja-Cambio) al Contralor
Riesgos :
N/A
EG-060-030-040: Revisar y aprobar modificaciones al archivo maestro de proveedores

Description:
El contralor recibe el formato de "Proveedores (Alta-Baja-Cambio)" y revisa que la

documentacin est completa y correcta.
46
El contralor aprueba las modificaciones al archivo maestro de proveedores firmando el

formato de "Proveedores (Alta-Baja-Cambio)" y entrega al Jefe de Pagos para que
realice las actualizaciones en el sistema.
modificaciones.
Polticas y
Procedimientos:
N/A
Documentos
Relacionados:
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del contralor recibir el formato de "Proveedores (Alta-Baja-Cambio)"

y revisar que la documentacin est completa y correcta.
El contralor aprueba las modificaciones al archivo maestro de proveedores firmando el
formato de "Formato-Proveedores (Alta-Baja-Cambio)" y entrega al Jefe de Pagos para
que realice las actualizaciones en el sistema.
Riesgos :
N/A
EG-060-030-050: Actualizar informacin del proveedor

Description:
El Jefe de pagos actualiza la informacin en el archivo maestro de proveedores.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de pagos actualizar la informacin en el archivo maestro de

proveedores.
Riesgos :
N/A
EG-060-030-060: Archivar documentacin soporte de las actualizaciones o modificaciones

Description:
El Jefe de pagos archiva la documentacin soporte de las actualizaciones o

modificaciones en el expediente del proveedor.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de pagos archivar la documentacin soporte de las

actualizaciones o modificaciones en el expediente del proveedor.
47
Riesgos :
N/A
EG-060-040: Realizar Inactivacin de Proveedores

EG-060-040-010: Solicitar autorizacin de la baja del proveedor (inactivacin)
Description:
Derivado del monitoreo peridico del desempeo de los proveedores, el Comprador

identifica proveedores con bajo rendimiento o con problemas, solicitando autorizacin de
la baja del proveedor al Contralor mediante el formato de "Proveedores (Alta-BajaCambio)", el cual debe incluir los motivos de la baja del proveedor.
modificaciones.
Polticas y
Procedimientos:
N/A
Documentos
Relacionados:
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Comprador identificar proveedores con bajo rendimiento o con

problemas y solicitar autorizacin de la baja del proveedor al Contralor mediante el
48
formato de "Proveedores(Alta-Baja-Cambio)"
Riesgos :
N/A
EG-060-040-020: Determinar proveedores que sern dados de baja

Description:
El contralor recibe la solicitud de baja de proveedores y determina cules proveedores

sern dados de baja en el Archivo Maestro de Proveedores, evaluando los motivos
presentados por el Comprador.

Polticas y
Procedimientos:
N/A
Iniciativas a considerar Se recomienda definir los criterios para dar de baja a los proveedores del archivo maestro
de proveedores, como por ejemplo; conductas no ticas, evaluaciones de desempeo,
proveedores sin movimiento, etc.
Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
El contralor recibe la solicitud de baja de proveedores y determina cules proveedores

sern dados de baja en el Archivo Maestro de Proveedores
Riesgos :
N/A
EG-060-040-030: Autorizar baja de proveedores

Description:
El contralor autoriza la baja del proveedor, firmando el formato de Proveedores (AltaBaja-Cambio) y entrega al Jefe de pagos para solicitar su inactivacin en el archivo
maestro de proveedores.
modificaciones.
Polticas y
Procedimientos:
N/A
Documentos
Relacionados:
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del contralor autorizar la baja del proveedor, firmando el formato de

Riesgos :
N/A
EG-060-040-040: Inactivar al proveedor en el sistema

Description:
El Jefe de pagos realiza en el sistema la inactivacin del proveedor en el archivo maestro

de proveedores.

Polticas y
Procedimientos:
N/A
Iniciativas a considerar Se recomienda que los proveedores no se den de baja en el sistema, solamente que se
inactiven, esto con la finalidad de conservar el historial de dicho proveedor.
Documentos
N/A
49
Relacionados:
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de pagos realiza en el sistema la inactivacin del proveedor

en el archivo maestro de proveedores.
Riesgos :
N/A
EG-060-040-050: Archivar documentacin soporte de la baja

Description:
El encargado de pagos archiva la documentacin soporte de la baja (inactivacin) para

posibles aclaraciones o consultas.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de pagos archivar la documentacin soporte de la baja

(inactivacin) para posibles aclaraciones o consultas.
Riesgos :
N/A
EG-060-040-060: Solicitar aprobacin para la reactivacin del proveedor

Description:
El Jefe de compras solicita autorizacin para la reactivacin del proveedor al contralor

mediante el formato de "Proveedores (Alta-Baja-Cambio)", el cual debe incluir la causa
de la baja y los motivos de la reactivacin del proveedor.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de Compras mediante el formato de "Proveedores (Alta-BajaCambio)" solicitar al contralor la reactivacin de un proveedor.
Riesgos :
N/A
EG-060-040-070: Verificar que el proveedor cumpla con los estndares de la compaa

Description:
El contralor revisa la informacin concerniente a la baja del proveedor y los motivos que
la originaron (proveedor inactivo o desempeo deficiente), evaluando si es conveniente
que el proveedor vuelva a formar parte del Archivo Maestro de Proveedores. Asimismo
verifica que el proveedor que se desea reactivar en el archivo Maestro de Proveedores
cumpla con los estndares de la compaa.
Polticas y
Procedimientos:
N/A
Iniciativas a considerar Evaluar la posibilidad de que el historial del proveedor se pueda tener en el sistema.
Documentos
N/A
50
Relacionados:
Lmites y
Responsabilidades:
El contralor revisa la informacin concerniente a la baja del proveedor y los motivos que
la originaron, Asimismo verifica que el proveedor que se desea reactivar en el archivo
Maestro de Proveedores cumpla con los estndares de la compaa.
Riesgos :
N/A
EG-060-040-080: Autorizar la reactivacin del proveedor

Description:
El contralor autoriza la reactivacin del proveedor firmado el formato de Proveedores

(Alta-Baja-Cambio) y entrega al Jefe de pagos para solicitar su reactivacin en el archivo

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del contralor autorizar la reactivacin del proveedor firmando el

formato de Proveedores (Alta-Baja-Cambio) y entrega al Jefe de pagos para solicitar su
reactivacin en el archivo maestro de proveedores.
Riesgos :
N/A
EG-060-040-090: Reactivar proveedor en el archivo maestro de proveedores

Description:
Una vez autorizada la reactivacin del proveedor por el contralor, el encargado de pagos,
reactiva al proveedor en el sistema en el archivo maestro de proveedores.

Polticas y
Procedimientos:
N/A

Documentos
Relacionados:
N/A
Lmites y
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de pagos, reactiva al proveedor en el sistema en el archivo

Riesgos :
N/A
51

Sojo ToBe - Egresos

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1.1.

Descripcin general de las actividades:

El Superintendente/residente realiza requisicin en sistema Enkontrol, notifica al rea de

Actividades de Control: N/A

SOJOPOL-02 Polticas para Requisicin de Compra

Iniciativas a considerar N/A

Es responsabilidad del Superintendente/residente realizar la requisicin en sistema

EG-010-020: Monitorear las requisiciones hechas en sistema

El comprador monitorea peridicamente las requisiciones hechas en sistema para su

Actividades de Control: N/A

Iniciativas a considerar N/A

Es responsabilidad del comprador monitorear peridicamente las requisiciones hechas en

EG-010-030: Buscar en el catlogo de proveedores por medio del sistema Enkontrol.

El comprador identifica en el catlogo de proveedores, el proveedor autorizado para

Iniciativas a considerar N/A

Si la informacin del proveedor no se encuentra actualizada, los pagos podran hacerse a

EG-010-040: Solicitar cotizacin con tiempo de entrega

Actividades de Control: N/A

SOJOPOL-01 Polticas de Compra

Es responsabilidad del comprador solicitar las cotizaciones por medio de llamada

EG-010-050: Comparar cotizaciones y firmar de revisado

SOJOFOR-04 Comparativo de Cotizaciones

Es responsabilidad del comprador realizar una comparacin entre las cotizaciones

Si el comprador no evala las cotizaciones realizadas, la empresa puede incurrir en

EG-010-060: Autorizar comparativa

El contralor revisa la comparativa de las cotizaciones y seleccionar la mejor opcin.

Es responsabilidad del contralor revisar la comparativa de las cotizaciones y seleccionar

EG-010-070: Realizar orden de compra en el sistema Enkontrol

Seleccionado al proveedor con la requisicin autorizada se procede a realizar la orden de

Actividades de Control: N/A

Iniciativas a considerar N/A

Es responsabilidad del comprador realizar una orden de compra en el sistema Enkontrol.

EG-010-080: Solicitar autorizacin para realizar la compra

El comprador presenta las cotizaciones realizadas para la compra de importacin y las

SOJOPOL-03 Polticas para Autorizacin de Compra

Iniciativas a considerar N/A

Es responsabilidad del comprador presentar las cotizaciones realizadas para la compra al

Adquisicin de mercancas o servicios por los cuales las requisiciones de compras no

EG-010-090: Verificar la OC y las cotizaciones recibidas

Al momento de contar con la orden de compra y las cotizaciones entregadas por el

Actividades de Control: N/A

Iniciativas a considerar N/A

SOJOFOR-06 Orden de Compra

Es responsabilidad del Contralor verificar la orden de compra y las cotizaciones

EG-010-100: Firma de aprobado y entrega a comprador

Actividades de Control: Firma de autorizacin de la orden de compra.

SOJOPOL-03 Polticas para Autorizacin de Compra

Iniciativas a considerar N/A

Adquisicin de mercancas o servicios por los cuales las requisiciones de compras no

EG-010-110: Enviar la orden de compra a autorizacin

Actividades de Control: N/A

SOJOPOL-03 Polticas para Autorizacin de Compra

Es responsabilidad del comprador entregar la orden de compra en caso de exceder el

EG-010-120: Verificar la orden de compra

Actividades de Control: N/A

Iniciativas a considerar N/A

SOJOFOR-06 Orden de Compra

Es responsabilidad del Jefe de compras verificar las rdenes de compra recibidas,

EG-010-130: Enviar la orden de compra a autorizacin

Actividades de Control: N/A

SOJOPOL-01 Polticas de Compra

SOJOFOR-06 Orden de Compra

Es responsabilidad del Jefe de compras entregar la orden de compra al Contralor.