5.4.

AUDITORIA INTERNA OPERACIONAL

5.4.1. DEFINICION

Auditora Interna Operacional, corresponde al rea dependiente

de la Gerencia General de DLI encargada de definir, desarrollar y
ejecutar todos aquellos procesos formales que permiten revisar,
conocer

validar

el

estado

de

los

procesos

productivos

operacionales, los procedimientos y la informacin vigente.

5.4.2. OBJETIVO

Velar y asegurar la validez de la informacin relacionada con el

inventario y gestin operacional de DLI fsico, sistema y
documental en lo que respecta a cada uno de sus tems como en
cada una de sus reas operacionales.

5.4.3. FUNCIONES

Administrar y controlar los stocks de DLI y velar por la adecuada

realizacin de cada inventario Semestral.
Emitir informes de gestin operacional de DLI
Auditar toda la documentacin de recepcin (facturas), verificando la
correcta relacin fsico, de sistema y documental.
Controlar y autorizar la emisin de Guas de Despacho manuales,
previo VB de jefe de rea solicitante.
Gestionar el cobro de mermas a transportistas
Auditar todos los elementos que se le defina (embalajes, productos
de mayor valor)
Auditar e informar respecto del servicio de distribucin de
mercaderas que realiza DLI, a travs de terceros, en cada sucursal
de la cadena.
Realizar reposicin forzada, lo que implica apoyar y formalizar la
reposicin espordica de productos faltantes en zonas de Picking
Realizar proceso de Sloting
Realizar ajustes
Auditar el ingreso y recepcin de proveedores en forma aleatoria o
dirigida
Auditar embalajes
Desarrollar estadsticas dirigidas al servicio de distribucin DLI en las
sucursales de la cadena, informando a las distintas reas las fallas o
alcances detectados en terreno.

Luego, para cumplir con el objetivo y funciones trazadas para el rea

de Auditora Interna Operacional, se hace la subdivisin funcional que
se muestra en el siguiente esquema:
Auditora Interna
Operacional

Auditora
Operacional

Control de Stock

Estadsticas

5.4.4. CONCEPTOS

5.4.4.1. AUDITORIA OPERACIONAL

Auditora Operacional, se refiere al control aleatorio o programado

que debe realizar el rea sobre todas las actividades que impliquen
desplazamiento de productos y materiales. Equivale a la inspeccin
rutinaria

de

cantidades

calidades,

en

terreno;

corrige

inmediatamente; emite informes. Esto incluye:

Auditar el efectivo ingreso de productos (calidad y cantidad) en el

rea de Recepcin. Auditora debe velar por los productos (calidad y
cantidad) una vez que el personal del rea de Recepcin ha dado
por recibida la mercadera; Auditora no debe participar en el rechazo
de productos defectuosos, pues esto debe ser garantizado por las
reas de Recepcin y Control de Calidad.

Controlar y visar el ingreso y salida de materiales y bienes de DLI.

Controlar el despacho efectivo de productos en el rea de Despacho

DLI.

Auditar 10 % de bandejas en Despacho DLI.

Controlar bandejas en sucursales.

Control de Procedimientos.

5.4.4.2. CONTROL DE STOCK

Control de Stock, se refiere a la administracin y control del

inventario DLI, corrige inmediatamente; emite informes. Esto incluye:

Programar y ejecutar Inventario cclico

Coordinar Inventario Semestrall

Creacin de direcciones para nuevos productos

Generar rotacin de productos respecto de las direcciones segn

estacionalidad u otros motivos

Realizar ajustes

Controlar inventario aleatorio (diario)

Auditar las medidas de longitudes y pesos de los productos

inventariados en DLI (aleatoria o programadamente). La medicin
normal la realiza el rea de control de calidad

5.4.4.3. ESTADSTICAS

Estadsticas, corresponde a la administracin de la informacin para

la emisin de informes estadsticos peridicos.
En el recuadro adjunto se citan los informes emitidos por el rea de
Auditora DLI y sus frecuencias.

Informe

Periodicidad

Destino
Da

Sem

Mes

Stock por Sectores

123

Informes de Recepcin

123

Nivel de Ocupacin

123

Reposicin

123

Estadstica de Preparacin

123

Preparacin por Sectores

123

Tasa de Servicio DLI

123

Nivel de Servicio por Sucursal

123

Despacho a Regiones

123

10

Estadstica de Embalajes Preparados DLI

1234

11

Estadstica de Embalajes Despachados Valorizado

(Cubicaje)

356

12

Estadstica de Errores de Picking

1356

13

Valorizacin Errores de Picking

1356

14

Estadstica de Errores Sobrantes

1356

15

Estadstica de Errores Faltantes

1356

16

Rancking de Errores por Persona

1356

17

Informe de Canjes y Mermas Ingresados desde DLI

1356

18

Informe de Embalajes, Unidades y Mts3 por Local

1356

19

Informe de gestin Gerencial para comit

20

Informe de Ajustes

1356

21

Cuadratura Check-In y Check-Out SAP

1356

22

Reclamos de Locales

1356

Notacin:
1 = Gerente General
2 = Subgerencia de Logstica
3 = Jefe de Operaciones

4 = Supervisor de Trfico y Distribucin

5 = Jefe de Servicio al Cliente Interno
6 = Supervisor de Preparacin

Ao

Informe

Periodicidad

Destino
Da

23

Auditora de Embalajes

1356

24

Auditora de Locales

1356

25

Auditora de foliado documentos recepcin

1356

26

Auditora de valija recepcin

1356

27

Revisin Productos no Asignados

1356

28

Envo Cobro Transportes

1356

29

Seguimiento a Transportes

1356

30

Informe General de Gestin Anual

1356

31

Informe Embalajes Pendientes por Local (SAP)

1356

Notacin:
1 = Gerente General
2 = Subgerencia de Logstica
3 = Jefe de Operaciones

Sem

Mes

Ao

4 = Supervisor de Trfico y Distribucin

5 = Jefe de Servicio al Cliente Interno
6 = Supervisor de Preparacin

5.4.5. PROCEDIMIENTOS

5.4.5.1. PLAN DE INVENTARIOS

GENERAL
Orden General del Centro de Distribucin
Planificacin de Actividades por Areas
Responsables por Areas
Designacin de Equipos de Trabajo
Diseo y Puesta en Marcha de Software Control Stock
Planificacin de Tomas Aleatorias de Inventarios
Inventario Selectivo
Control de Diferencias Negativas y Positivas

INVENTARIOS DIARIOS POR PASILLO

De acuerdo a programacin mensual.

AUDITORIA DE RECEPCIN
Este procedimiento se realiza diariamente y considera varios tipos de
auditoria al rea de recepcin
Auditoria a proveedores
Auditoria a la calidad de recepcionista.

AUDITORIA A EMBALAJES DE PREPARACIN

Este procedimiento se realiza diariamente y su objetivo es el de
controlar la calidad de preparacin, actualmente se audita el 9 % del
total de unidades que se preparan diariamente.

CONTROL TRFICO
Este procedimiento se realiza diariamente y considera el control de las
operaciones de trafico.
Control y solucin de embalajes pendientes.
Control de cuadratura de jaulas.
Control aleatorio de bandejas en jaulas de despacho.
Control aleatorio de vehculos de transporte.(Revisin de candados
del vehculo y embalajes aleatorios).
Control de horarios
Control de empresas de transportes

DIFERENCIAS DE STOCK
Este es un procedimiento el que consiste en verificar y controlar todas
aquellas diferencias de stock que se producen en DLI. Es un proceso
diario y analizado por medio de un informe que indica los ajustes que
se realizan, este informe es revisado cada dos hora.

MEDIDAS DE SEGURIDAD
Con respecto a las medidas de seguridad se indican las siguientes.
Rotacin completa de Guardias
Ingreso de personal competente en control y deteccin por cmaras
Plan de rotacin trimestral de guardias
Propuesta de un cargo formal de seguridad interna
Anlisis de contingencias
Responsables

CONTROL POR MEDIO DE DETECTOR DE METALES.

Esta medida se realiza diariamente y considera a todo el personal de
DLI que haga abandono de la instalacin, este control se hace en los
dos puntos de salida. Primero a la salida del interior de la operacin y
luego a la salida del recinto

CONTROL POR MEDIO DE CIRCUITO CERRADO DE TELEVISIN.

Cobertura en un 100 % del DLI las 24 horas del da.

 Domos
Zoom
Vdeo 24 horas
Zonas perimetrales
Zonas Baldas
Zonas de trfico
Zonas de Recepcin
Zonas de Controlados
Incorporacin de personal especializado en control de cmaras

PLAN DE CONTINGENCIA
Planificacin en conjunto con reas de informtica Fasa y DLI para
evitar prdidas de informacin por cadas de sistema:
Puesta en Marcha de UPS
Puesta en Marcha de Grupo electrgeno propio
Designacin de responsables por pasillo, sector y reas de control
Determinacin de diferencias en el menor plazo posible para
solucionar
Seleccin del personal adecuado a estas responsabilidades
Coordinacin con Operaciones DLI
5.4.5.2. PROCESOS

QUE

INVENTARIO DE DLI

RECEPCIN

EVENTUALMENTE

PUEDEN AFECTAR

EL

 Ingreso por unidad: Durante el ingreso de los artculos puede

existir el riesgo de ubicar los productos en pallet que corresponden a
almacenamiento.
Minimizar el riesgo: Demarcacin en la recepcin de los artculos
que ingresan por los distintos conceptos (layaut)
Estudio de mercado: Aprobacin por ms de una vez la misma
recepcin.
Genera duplicidad de stock.
Minimizar el riesgo: Control de las aprobaciones de estudio de
mercado (planilla de cierre de aprobaciones).

Ingreso de productos:
(a)

Mal conteo de los artculos al hacer la recepcin.

(b)

Digitacin erronea al realizar la recepcin.

(c)Olvido en la validacin en la factura ( tiquet).

(d)

Desorden en el ingreso de los artculos ( fsico).

Minimizar el riesgo. Capacitacin permanente a los recepcionistas.

Control a facturas de recepcin verificando fsico / sistema /
documento.

REPOSICIN
Reposicin de artculos por medio del sistema reposicin
(a)

Recoleccin de artculos en almacenamiento.

(b)

Traslado de artculos desde sectores de almacenamiento a

picking (va sistema)

(c)Ajustes
Reposicin de Pallet de los gras horquilla.
(a) Traslado desde la recepcin a almacenamiento.
(b) Traslado de reposicin por sistema.
Reposicin por ajuste.
(a) Reposicin pre-proceso fsico / sistema sistema / fsico.
Minimizar el riego. Revisin del ajuste contra la reposicin fsica.

SLOTTING
(a)

Error en el traslado de los productos desde una ubicacin a otra.

(b)

Error en la digitacin de los movimientos.

Minimizar el riesgo. Controlar la digitacin en forma diaria, y controla

los movimientos en forma diaria.

SERVICIO A CLIENTES
Solicitud de productos para las distintas filiales.

DEVOLUCIONES
La aprobacin de los procesos debe ser diaria.

PREPARACIN
Error al realizar la preparacin - PTL.

(a) Envo de productos sobrantes en los embalajes.

(b) Envo de productos faltantes a locales.
Embalajes pendientes.
(a) Embalaje no se encuentra en la jaula al momento de cuadrar.
(b) Desorden en el rea de pulmones de trafico.
Minimizar el riesgo. Auditoria permanente y diaria a los embalajes
de preparacin. Orden permanente en los sectores de preparacin y
trafico.

5.4.5.3. CONTROL DE STOCK

OBJETIVO
Controlar y administrar el inventario en forma eficiente, evitar y
controlar mermas producidas en el centro de distribucin por mal
manejo de los artculos.

TAREAS DIARIAS
Control de mermas de DLI.
Auditoria a los embalajes de preparacin.
Auditoria a diferencias de despacho.
Control reposicin.
Inventario a sectores de preparacin segn programa mensual.
Control de productos crticos.
Inventario de artculos crticos.
Mantenimiento de mximos en sector de preparacin.
Control de diferencias de stock con casa matriz.
Reclamo de locales por diferencias de stock.
Control de embalajes en rea de trafico.
Auditoria a vehculos de trafico.
Mantenimiento de maestro de factores.

5.4.5.4. PROCEDIMIENTO PARA DOCUMENTOS DE PROVEEDORES

OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es controlar la recepcin

de los

artculos al DLI.

PROCEDER
Para este efecto se proceder de la siguiente forma:
Todo documento recepcionado debe ser fotocopiado; el original debe
ser enviado a Casa Matriz y la copia debe quedar en DLI, para ser
revisada por el rea de recepcin, validando el rea de Auditoria sus
correspondientes folios.
Es el registro diario del ingreso de productos a travs de Recepcin.
Cualquier diferencia ser notificada al rea de Recepcin y Auditoria
Casa Matriz.
Cualquier anomala presentada ser solucionada en conjunto por
Recepcin y Auditoria DLI

5.4.5.5. CONTROL OPERACIONAL DE RECEPCIN

Se entiende como concepto general de Recepcin a todo aquel

proceso formal que permite el ingreso de cualquier producto definido
por la compaa proveniente desde un proveedor o desde otro origen
establecido. Bajo este esquema el rea de Auditoria, audita y controla
los procesos crticos que en definitiva forman parte del ingreso directo
de productos a DLI. Los cuales se detallan a continuacin.
Recepcin de proveedores.
Recepcin de productos crticos.
Calidad de los recepcionistas.

RECEPCIN DE PROVEEDORES
Una vez ingresado proveedores y recepcionados por el operario del
rea, el auditor en forma aleatoria audita un proveedor en particular en
un 100% en el siguiente orden.
Ingreso del producto (chek-in) contra el fsico (unidades).
Ingreso del producto (chek-in) contra factura.
Estado de los artculos.
Fecha de vencimiento de los artculos.

CALIDAD DE LOS RECEPCIONISTAS

El auditor al terminar la auditoria debe realizar la siguiente labor.
Generar informe de la auditoria (indicando las observaciones que se
encuentran).
Medir la calidad de la recepcin en trminos cuantificables
Unidades solicitadas/unidades recepcionadas.

 Calidad de la palletizacin

El buen uso de este procedimiento es de absoluta responsabilidad del

rea de Auditoria DLI.

5.4.5.6. PROCEDIMIENTO PARA INGRESO DE PRODUCTOS NUEVOS

Los siguientes puntos son los requisitos fundamentales para que

un

producto sea

ingresado

en

forma

correcta al

Centro

de

Distribucin:

Recepcin

debe

informar al Departamento de Auditora DLI,

Slotting el ingreso de productos nuevos.

Luego

de

esto

Recepcin

debe

solicitar

Slotting

la

clasificacin del producto.

Auditora DLI se encarga de ingresar

la clasificacin al MP2,

a los productos solicitados.

Despus

de

la

asignacin

de

la

categora

al

producto

solicitado, el Slotting debe crear la ubicacin (ual) al producto,

tomando en cuenta su categora.
Finalmente

Auditora

Slotting deben verificar la correcta

ubicacin del producto para su despacho.

Para

un

buen

resultado

en

la

operacin

de

creacin

de

categoras se deben seguir al 100% los puntos anteriores, como

procedimiento de ingreso de productos nuevos.

5.4.5.7. PROCEDIMIENTO PARA AUDITORA DE SUCURSALES

OBJETIVO
El Objetivo del presente procedimiento es el de Auditar la
preparacin de pedidos en trminos de calidad y exactitud realizados
por DLI.
Auditar la documentacin que es enviada por DLI a las sucursales.
Auditar la calidad del servicio de transporte en las sucursales.

OBJETIVO DEL CONTROL

Asegurar al local que los envos de mercadera que realiza DLI es
los que ellos han solicitado
Que la documentacin que enva DLI sea la correcta.
Que el servicio del transporte este de acuerdo a lo establecido por
DLI.
Tomar medidas preventivas con respecto a los puntos anteriores

PROCEDIMIENTO
Se establece que DLI enve auditores a revisar los pedidos que son
entregados a las diferentes sucursales de la cadena.

Responsable

Actividad

Operativo de Servicio
al Cliente Interno

1)

Operativo de
Auditora Interna DLI

2)

Generar un informe en el que se indique cuales son las sucursales que

tienen mayor cantidad de reclamos y bajo este criterio sern revisados
en un 100 % las unidades, la documentacin, y la calidad del servicio
de transporte.

Emitir un informe, una vez terminada la Auditora, en el que se indique

todas las novedades que se pudieran haber encontrado, a la vez se
entregar una copia del informe al administrador de la Sucursal.
Si existiesen productos faltantes durante la Auditora:
3) Los artculos que estn faltando en el pedido sern ajustados al local
con cargo a DLI.
4) El envo de estos ajustes lo har el rea de auditoria de DLI al
departamento de existencias de Casa Matriz.
Si existiesen productos sobrantes durante la auditora:
5) Ajustar a la Sucursal los artculos que sobran en el pedido.
6) Enviar los ajustes hacia el Departamento de Existencias de Casa
Matriz.

5.4.5.8. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PRODUCTOS A DLI

OBJETIVO
Normar y reglar cualquier requerimiento y movimiento de productos de
DLI, hacia las distintas reas de Farmacias Ahumada S.A. con el
propsito de controlar y administrar de una manera ptima los stocks

A continuacin se detalla los pasos a seguir, para la solicitud:

Responsable
Slo las personas
autorizadas

Actividad
1)

Hacer la Solicitud de Productos a DLI a travs de e-mail, con copia a:

Director Tcnico DLI

Jefe de Auditora

Coordinador de Auditora

Operativo de Control
de Calidad DLI

2) Recibir la Solicitud de Productos a DLI

3) Chequear los stocks y preparar las solicitudes
4) Enviar los productos al rea de Canje y Devoluciones DLI.
Si existiesen productos faltantes durante la Auditora:
5) Los artculos que estn faltando en el pedido sern ajustados al local
con cargo a DLI.
Si existiesen productos sobrantes durante la auditora:
6) Enviar los ajustes hacia el Departamento de Existencias de Casa
Matriz.

Operativo de Canje y
Devoluciones

7)

Realizar la salida de los productos a la parte solicitante, mediante gua

computacional
Nota: Solamente se emite una solicitud por da

Operativo de
Auditora DLI

8)

Mantener en su poder una copia de la gua emitida por el rea de

Canje y Devoluciones como medida de supervisin y control de los
movimientos realizados

Auditora Casa Matriz

9)

realizar la correspondiente facturacin al rea solicitante de los

productos

5.4.5.9. PROCEDIMIENTO PARA PALLETIZACION

Es el proceso operativo a travs del cual ciertos productos son

trasladados desde una ubicacin de origen a una de destino, con el
propsito de generar una mayor disponibilidad de espacios en el centro
de distribucin.
Este proceso tiene como objetivo optimizar los espacios del centro de
distribucin en funcin de los requerimientos y necesidades de las
reas de recepcin, reposicin y preparacin.
El proceso operativo de palletizacin se desarrolla a travs de tareas
de compactacin, que le indican al operativo del rea las ubicaciones
(o casillas) desde las cuales debe retirar productos para dejar espacios
libres y luego las ubicaciones en las que debe almacenar esos mismos
productos que retir. Con el retiro de productos desde ciertas
ubicaciones, el sistema, a travs del Operativo, libera espacios fsicos
de aquellas direcciones que presentaban una subutilizacin del mismo
Para cumplir eficientemente con lo anterior, la realizacin de este
proceso es generado informticamente por el sistema y ejecutado por
los

trabajadores

de

DLI.

Para

esto

el

sistema

requiere

permanentemente la informacin de las medidas de peso y volumen de

cada uno de los productos inventariados en DLI, permitindose con ello
cubicar y hacer los clculos necesarios para generar los movimientos
de productos entre las distintas direcciones.
La compactacin de productos se puede generar por sistema a travs
de los volmenes de los productos y el porcentaje de llenado de los
pallets. Conforme a los puntos anteriores, se generan tareas por
sistema. Tambin se generan compactaciones por medio de procesos
forzados compactaciones forzadas, en donde por medio de ajustes
se cargan y descargan productos y as generar espacios disponibles.
El operativo y generador de tareas de compactacin revisa los
porcentajes de llenado de los pallets de almacenamiento, y en base a
este anlisis direcciona el trabajo a realizar; al Operador de gra le

genera tareas para bajar pallets de almacenamiento que presentan

poco porcentaje de llenado. Luego el operativo toma la tarea y
reagrupa los productos.

5.4.5.10. PROCEDIMIENTO PARA ALMACENAMIENTO

CONTROL DE RECEPCIN

Objetivo:
El control a la recepcin tiene como objetivo final el de poder asegurar
que todos los artculos ingresados al DLI se hagan en forma correcta
fsica y sistmicamente.

Tareas de control de recepcin.

Auditoria de artculos protegidos.
Auditoria a proveedores.
Auditoria a operarios de chek-in

ALMACENAMIENTO

Objetivo:
Disponer y habilitar espacio fsico y sistemtico para cualquier
requerimiento del centro de distribucin.

Tareas diarias:
Optimizacin de los espacios (palletizacin)
Orden de los sectores de almacenamiento.
Inventarios de acuerdo a programacin.