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METODOLOGA DE LAS 5S

Es una tcnica creada por la empresa Japonesa Toyota .Basada en el orden y


la limpieza para mejorar el ambiente donde se desempea la persona,
incrementando as la productividad y sin lugar a duda la calidad tanto en el
servicio como en el producto.
El mtodo de las cinco S para aumentar la productividad forma parte del
conocido mtodo Toyota, el cual surge entre las dcada de 1950, en plena
expansin japonesa tras la Segunda Guerra Mundial. Su nombre proviene de
las primeras letras de las palabras japonesas que conforman los cinco puntos a
seguir para aumentar el orden y la eficiencia del lugar de trabajo con el objetivo
de incidir positivamente en la productividad empresarial. A continuacin
explicaremos cada una de las fases de esta tctica de xito aplicada por la
Toyota Motor Corporation:

Seiri, la clasificacin
El primer pas de la tcnica japonesa de las 5 S. Consiste en identificar los
elementos que son necesarios en el rea de trabajo, separarlos de los
innecesarios y desprenderse de estos ltimos, evitando que vuelvan a
aparecer. Asimismo, se comprueba que se dispone de todo lo necesario para
los procesos de trabajo.
Esta fase permite una reduccin de stock, capacidad de almacenamiento, las
necesidades de espacio, transporte y seguros. Evita la compra de materiales
que no son necesarios, aumenta la productividad y permite una mayor
economa y clasificacin, entre otras ventajas.
Beneficios del Seiri:
La aplicacin de las acciones Seiri preparan los lugares de trabajo para que
estos sean ms seguros y productivos. El primer y ms directo impacto del
Seiri

est

relacionado

con

la seguridad, ya que ante la presencia de

elementos innecesarios, el ambiente de trabajo es tenso, impide la visin


completa de las reas de trabajo, dificulta observar el funcionamiento de los

equipos y mquinas, las salidas de emergencia quedan obstaculizadas


haciendo todo esto que el rea de trabajo sea ms insegura.
Por otro lado, se logra reducir los tiempos de acceso al material, documentos,
herramientas y a la vez facilita el control visual de las materias primas, stocks
de repuestos y elementos de produccin, que se requieren para un proceso en
un turno.
Cmo implantar el Seiri:
El primer paso en la implantacin del Seiri consiste en la identificacin
de los

elementos innecesarios en el lugar seleccionado. En este paso se

pueden emplear las siguientes ayudas:


Lista de elementos innecesarios
La lista de elementos innecesarios se debe disear y ensear durante la fase
de preparacin. Esta lista permite registrar el elemento innecesario, su
ubicacin, cantidad encontrada, posible causa y accin sugerida para su
eliminacin.
Tarjetas de color.
Este tipo de tarjetas permiten marcar o "denunciar" que en el sitio de
trabajo existe algo innecesario y que se debe tomar una accin correctiva.
Est relacionado con elementos que no pertenecen al trabajo o al proceso
como envases de comida, desechos de materiales de seguridad o papeles
innecesarios, etc.
Plan de accin para retirar los elementos innecesarios.
Si aun quedaron varias herramientas, materiales, equipos, etc. que no se
pudieron retirar por problemas tcnicos o por no tener una decisin clara. Se
debe preparar un plan para eliminarlos gradualmente. En este punto se podr
aplicar la filosofa del Ciclo Deming (PHVA) para desarrollar las acciones que
permitan retirarlos. El plan debe indicar los mtodos para eliminar los
elementos: desecharlo, venderlo, devolverlo al proveedor, destruirlo o utilizarlo.

Seiton, el orden

Una vez eliminado o reubicado todo el material de oficina que no era necesario
para trabajar, el siguiente paso del mtodo de las 5 S tiene que ver con el
orden de elementos que hemos clasificado como necesarios. Consiste en
establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales
necesarios, de manera que sea fcil y rpido encontrarlos, utilizarlos y
reponerlos.

Beneficios del Seiton:


La prctica del Seiton facilita el acceso rpido a elementos que se requieren
para el trabajo y a su vez mejora la presentacin y esttica de la planta. Las
metodologas utilizadas en Seiton facilitan su codificacin, identificacin y
marcacin de reas para facilitar su conservacin en un mismo sitio
durante el tiempo y en perfectas condiciones.
Desde el punto de vista de la aplicacin del Seiton en un equipo, tiene como
propsito mejorar la identificacin y marcacin de
maquinaria de

los

los controles

de la

sistemas y elementos crticos para mantenimiento y su

conservacin en buen estado.


Cmo implantar el Seiton
La implantacin del Seiton requiere la aplicacin de mtodos simples y
desarrollados por los trabajadores. Los mtodos ms utilizados son:
Controles visuales
Un control visual es un estndar representado mediante un elemento grfico o
fsico, de color o numrico y muy fcil de ver. La estandarizacin se transforma
en grficos y estos se convierten en controles visuales. Cuando sucede esto,
slo hay un sitio para cada cosa, y podemos decir de modo inmediato si una
operacin particular est procediendo normal o anormalmente.
Estos grficos que muestran la ubicacin de los elementos que pretendemos
ordenar en un rea de la planta, son denominados Mapa 5S estos permiten
mostrar donde ubicar el almacn de herramientas, elementos de seguridad,
extintores de fuego, duchas para los ojos, pasillos de emergencia y vas
rpidas de escape, armarios con documentos o elementos de la mquina, etc.
Marcacin de la ubicacin.

Una vez que se ha decidido las mejores localizaciones, es necesario un modo


para identificar estas localizaciones de forma que cada uno sepa donde estn
las cosas, y cuntas cosas de cada elemento hay en cada sitio.
Marcacin con colores
Es un mtodo para identificar la localizacin de puntos de trabajo, ubicacin de
elementos, materiales y productos, nivel de un fluido en un depsito, sentido de
giro de una mquina, etc. La marcacin con colores se utiliza para crear lneas
que sealen la divisin entre reas de trabajo y movimiento, seguridad y
ubicacin de materiales.
Identificar los contornos.
Se usan dibujos o plantillas de contornos para indicar la colocacin de
herramientas, partes de una mquina, elementos de limpieza y oficina. En
cajones de armarios se puede construir plantillas en espuma con la forma de
los elementos que se guardan. Al observar y encontrar en la plantilla un lugar
vaco, se podr rpidamente saber cul es el elemento que hace falta.

Seiso, la limpieza
La limpieza es una regla indispensable de la metodologa de trabajo japonesa,
consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y en realizar las
acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que todos
los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo. El
incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando
incluso anomalas en el proceso productivo.
Este paso incluye tareas de rehabilitacin, como la reparacin de objetos. En el
mundo actual, es de especial importancia el entorno y la ecologa, por lo que
las empresas modernas debern asegurarse de cumplir ticamente con los
valores ecolgicos y deshacerse de los elementos que causen contaminacin.
La limpieza se relaciona estrechamente con el buen funcionamiento de los
equipos y la habilidad para producir artculos de calidad. La limpieza implica no
nicamente mantener los equipos dentro de una esttica agradable
permanentemente sino implica un pensamiento superior a limpiar. Exige que
realicemos un trabajo creativo de identificacin de las fuentes de suciedad y

contaminacin para tomar acciones de raz para su eliminacin, de lo contrario,


sera imposible mantener limpio y en buen estado el rea de trabajo
Beneficios del Seiso:
Su prctica, reduce el riesgo potencial de que se produzcan accidentes y al
mismo tiempo aumenta la calidad del producto, ya que evita las prdidas por
suciedad y contaminacin. As mismo mejora el bienestar fsico y mental del
trabajador e incrementa la vida til de los equipos, al evitar su deterioro por
contaminacin y suciedad.
Cmo implantar el Seiso:
El Seiso debe implantarse siguiendo una serie de pasos que ayuden a crear el
hbito de mantener el sitio de trabajo en correctas condiciones. El proceso de
implantacin se debe apoyar en un fuerte programa de entrenamiento y
suministro de los elementos necesarios para su realizacin, como tambin del
tiempo requerido para su ejecucin.
Paso 1. Campaa o jornada de limpieza
Es muy frecuente que una empresa realice una campaa de orden y limpieza
como un primer paso para implantar las 5S. En esta jornada se eliminan los
elementos innecesarios y se limpia el equipo, pasillos, armarios, almacenes,
etc. Esta jornada de limpieza

ayuda

obtener

un estndar

de

la

forma como deben estar los equipos permanentemente.


Paso 2. Planificar el mantenimiento de la limpieza.
El encargado del rea debe asignar un plan

de trabajo de limpieza en la

planta. Si se trata de un equipo de gran tamao o una lnea compleja, ser


necesario dividirla y asignar responsabilidades por zona a cada trabajador.
Paso 3. Preparar el manual de limpieza.
Es muy til la elaboracin de un manual de entrenamiento para limpieza. Este
manual debe incluir el grfico de asignacin de reas, la forma de utilizar los
elementos de limpieza, detergentes, jabones, aire, agua; como tambin, la
frecuencia y tiempo medio establecido para esta labor.
Paso 4. Preparar elementos para la limpieza.
Aqu aplicamos el Seiton a los elementos de limpieza, almacenados en
lugares fciles de encontrar y devolver. El personal debe estar entrenado

sobre el empleo y uso de estos elementos, desde el punto de vista de la


seguridad y conservacin de estos.
Paso 5. Implantacin de la limpieza.
Seiso implica retirar y limpiar profundamente la suciedad, desechos, polvo,
xido, limaduras de corte, y otras materias extraas de todas las superficies.
Durante la limpieza es necesario tomar informacin sobre las reas de acceso
difcil, ya que en un futuro ser necesario realizar acciones kaizen o de mejora
continua para su eliminacin, facilitando las futuras limpiezas de rutina.

Seiketsu, la estandarizacin
Si los tres primeros pasos de la tcnica de las 5S se ejecutan mediante
rdenes, en la fase de estandarizacin se pretende que las fases anteriores se
conviertan en hbito, de forma que se lleven a cabo naturalmente. Para lograr
que las prcticas anteriores se conviertan en un estndar va a ser
indispensable:

Crear procedimientos para evaluar peridicamente el seguimiento de la


clasificacin, el orden y la limpieza en el lugar de trabajo.

Plasmar la nueva configuracin de los objetos, as como las normas que


rige la clasificacin y el orden de los mismos, en un documento claro y conciso,
visible para todos los trabajadores, por ejemplo, colocndolo en un panel
central.

Asimismo, se deber elaborar un documento con el horario, las reglas y


las responsabilidades de la limpieza de la organizacin. Una de las claves para
fomentar el cumplimiento y estandarizacin de las reglas se centra en
incentivar la competicin entre departamentos de la empresa, mediante
premios o reconocimientos.

Cmo implantar la limpieza estandarizada:


Seiketsu es la etapa de conservar lo que se ha logrado aplicando estndares a
la prctica de las tres primeras "S". Esta cuarta S est fuertemente relacionada
con la creacin de los hbitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas
condiciones. Para implantar Seiketsu se requieren los siguientes pasos:
Paso 1. Asignar trabajos y responsabilidades.

Para mantener las condiciones de las tres primeras S, cada operario debe
conocer exactamente cules son sus responsabilidades sobre lo que tiene que
hacer y cundo, dnde y cmo hacerlo.Deben darse instrucciones sobre las
tres S a cada persona sobre sus responsabilidades y acciones a cumplir en
relacin con los trabajos de limpieza y mantenimiento autnomo.
Paso 2. Integrar las acciones Seiri, Seiton y Seiso en los trabajos de
rutina.
El estndar de limpieza de mantenimiento autnomo facilita el seguimiento de
las acciones de limpieza, lubricacin y control de los elementos de ajuste y
fijacin. Estos estndares ofrecen toda la informacin necesaria para realizar el
trabajo. El mantenimiento de las condiciones debe ser una parte natural de los
trabajos regulares de cada da.

Shitsuke, la autodisciplina
En la ltima fase del mtodo Toyota de la 5 S, Shitsuke o Disciplina significa
convertir en hbito el empleo y utilizacin de los mtodos establecidos y
estandarizados para la limpieza en el lugar de trabajo. Podremos obtener los
beneficios alcanzados con las primeras "S" por largo tiempo si se logra crear un
ambiente de respeto a las normas y estndares establecidos.
Las cuatro "S" anteriores se pueden implantar sin dificultad si en los lugares de
trabajo se mantiene la Disciplina. Su aplicacin nos garantiza que la
seguridad ser permanente, la productividad se mejore progresivamente y
la calidad de los productos sea excelente.
A continuacin, se mencionan los pasos aconsejados:

Los trabajadores deben tratar el lugar de trabajo como si fuera su propia


casa e integrar los 5 pasos como una tarea ms de su jornada laboral y no
como una imposicin absurda.

Todos los integrantes de la organizacin debern velar por el


cumplimiento de las 5 S, por lo que deber aplicarse valores como
la dedicacin, el compromiso y la sinceridad.

Los propietarios y gerentes de la empresa debern participar


activamente en la mtodo de las 5 S, dando ejemplo con la puesta en prctica

personalmente. Asimismo, debern incentivar siempre la mejora y la eficiencia


exponiendo peridicamente los resultados y evaluaciones de las tareas.
Cmo implantar Shitsuke:
La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de la clasificacin,
Orden, limpieza y estandarizacin. Existe en la mente y en la voluntad de las
personas y solo la conducta demuestra la presencia, sin embargo, se pueden
crear condiciones que estimulen la prctica de la disciplina.
Visin compartida.
Es fundamental que exista una convergencia entre la visin de una
organizacin y la de sus empleados. Por lo tanto, es necesario que la direccin
de la empresa considero la necesidad de liderar esta convergencia hacia el
logro de mentas comunes de prosperidad de las personas, clientes y
organizacin.
Formacin.
Es necesario educar e introducir mediante el entrenamiento de "aprender
haciendo" cada una de las S. No se trata de construir "carteles" con frases,
eslganes y caricaturas divertidas como medio para sensibilizar al trabajador.