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♥ Ibagué sobre el procedimiento para realizar trasferencias de

documentos su concepto, clases, importancias, cronograma,


metodología, instrumentos, instructivo, acta de entrega.

• Definición de trasferencia documental


• Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de
este al históricos de conformada con las Tablas de Reatención
Documental (TRD) aprobadas.
♥ Clases de trasferencias documentales.
• Existe la trasferencias primaria, que es la que trascurre del archivo de
gestión al central dando trascurso al ciclo vital del documento.

• Existe la trasferencia secundaria, que son la que trascurren del


archivo central al histórico cumpliendo con la disposición final del
documento.

♥ Importancia de la trasferencias

• Las trasferencias permiten:

• Garantiza el acceso a la información.

• Evita la producción y acumulación irracional de la información.

• Asegura y facilita el control efectivo y ordenado de la documentación.

• Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de


documentos en las dependencias e instituciones productoras.

• Concertar la información útil, ya sea para la toma de decisiones


administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico
institucional.

• Guardar perecuaucional o definitivamente la documentación, en las


mejores condiciones de conservación.
Cronograma de trasferencias
• Los cronogramas de transferencia son reglamentados por el artículo
13 y especifica en el parágrafo No 4.
Expurgo Foliacion Unidad de TABLAS DE RENENCION
documental consevacion

MAESTREO
Eliminación del Capturar fechas Paquetes
material metalico estremas
INVENTARIO
Identificación del Índice de búsqueda Legajos
material afectado Archivo de gestión

Tomo Cajas Carpetas y A-Z

Archivo central Archivo histórico


Transferencia Transferencia Disposición final
primaria Secundaria
FORMNATO DE ACTA DE ENTREGA No____________

En Bogota a los _________________________( ) días del mes de


______________de______________________, siendo las_________se
reunieron________________________________________________en
en representación del Archivo General de la Nación y _______________
________________________________identificado como aparece al pie
de su firmas con el fin de normalizar la entrega de los documentos
cuyas fechas oscilan entre los años__________y________contenido en
_________________unidades de conservación acompañados de los
siguientes instrumentos de control y recuperación:

Inventario Índice Guía

Fichero catalogo

Trasferencias

Donación o legado

Expropiación de documento por razones de utilidad publica o


intereses social.

Deposito voluntario Adquisición

___________________________ ________________________
Jefe coordinador
División Clasificación y descripción División Clasificación y descripción
c.c. No c.c No

__________________________ _________________________
Representante legal Jefe
Entidad transferente Archivo Entidad Transferente
c.c No c.c No
• Instrumentos para elaborar transferencias documentales

• Las tablas de retención documental.


• El cumplimiento de la vigencia establecido en las tablas.
• Maestreo

♥ Consulte sobre acuerdo o contrato de donación de archivos, de


adquisición de archivos, plan de entrega, objetivos, importancia.
• DONACIÓN, ADQUISICION Y EXPROPIACION.
• Articulo 44. donaciones. el archivo general de la nación y los y los
archivos históricos y públicos pobra recibir donaciones, depósitos y
legajos de donaciones históricos.
• Articulo 45. adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de
carácter históricos declaran de interés público, podrán ser adquiridos
por la nación cuando el propietario los ofreciera en venta.
• Declara de interés publico social, para efecto d expropiación por vía
administrativa administrativas a las refiere la constitución política, la
aquiete de archivos privados de carácter histórico – cultura que se
encuentre en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o
perdidas.

♥ Consulte sobre los sistemas de información, concepto, redes de


información bases de datos.

• Cualquier conjunto de dispositivos que colaboran en la realización


de una tarea. En informática, la palabra sistema se utiliza en varios
contextos. Una computadora es el sistema formado por su hardware
y su sistema operativo. Sistema se refiere también a cualquier
colección o combinación de programas, procedimientos, datos y
equipamiento utilizado en el procesamiento de información: un
sistema de contabilidad, un sistema de facturación y un sistema de
gestión de base de datos.

• Red (informática), conjunto de técnicas, conexiones físicas y


programas informáticos empleados para conectar dos o más
ordenadores o computadoras. Los usuarios de una red pueden
compartir ficheros, impresoras y otros recursos, enviar mensajes
electrónicos y ejecutar programas en otros ordenadores.
• Base de datos, cualquier conjunto de datos organizados para su
almacenamiento en la memoria de un ordenador o computadora,
diseñado para facilitar su mantenimiento y acceso de una forma
estándar. La información se organiza en campos y registros.

♥ Documéntese sobre normas de embalaje y trasporte de la


documentos, medios de envió en los diferentes soportes.

• Contenedores
• Todos los documentos sen sueltos o encuadernados, requieren
sistemas distintos y eficientes de protección, acorde con las
características de tamaño y función.

• Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar


contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos,
legajos, libros o tomos en encuadernados con el propósito de de
proteger de una manera considerable la conservación del mismo.

• Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no


dispone de estos, se aplica al cartón un recubrimiento que impida la
acidificación por contacto.

• El material y el diseño de la elaboración de las unidades de


almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con el tamaño
y el pesote la documentación a conservar. Para el ensamblaje no se
utiliza adhesivos o material metálico.

• La distancia libre entre las unidades de conservación y la bandeja


superior debe ser mínimo de 4Cm.

• Para la documentación en formato análogo como microfilm, cinta


fotografía entre otros y digitales como disquetes y CD., se tendrá en
cuenta los siguientes:

• Las fotografías y negativos deberán ser almacenarse en sobre


individuales y en cajas de ph neutro (7) y nuca utilizar materiales
plásticos.
• Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carretel y sus
contenedores elaborados en material estables y químicamente inertes;
cada rollo estará en una unidad independiente debida mente
identificado y dispuesto en la respectiva estantería diseñada acorde
con los formatos y con las especificaciones requeridas.

• Los diques y CD podrán contar con unidades de conservación de


plástico en polímeros que no desprendan vapores ácidos.

♥ Indague sobre los conceptos de preservación y conservación, factores


de deterioro de bienes documentales (ambientales, bióticos, desastres
antropogénicos).

• Conservación de documentos: definición: Conjunto de medidas


preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad
física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su
contenido (GRGA).
• La preservación son las medidas que se toman para evitar el deterioro
de los materiales documental.

• Procurar almacenar sus libros o documentos en una habitación con


humedad y temperaturas bajas mediante el control del medio
ambiente (HR de 30 a 50% ; temperatura menor a 20°)

• Evitar la exposición de los libros y documentos a la luz directa del sol

• Evitar pegar los libreros o estantes a los muros pues son posibles
fuentes de humedad

• Limpiar periódicamente los libros, documentos y sus estantes


utilizando únicamente un trapo suave y seco que elimine el polvo y la
suciedad acumulados, misma que debe realizarse siempre en el
mismo orden para no dejar ninguna zona sin asear

• Supervisar que la estantería este en buenas condiciones, bien fija,


limpia y sin oxidaciones, en el caso de la metálica. Para el caso de los
estantes de madera aplicar pentaclorofenol con una brocha para evitar
los ataques de insectos que destruyan la madera; esperar a que se
evapore antes de reacomodar los materiales
• Hacer una limpieza general por lo menos una vez al mes para eliminar
telarañas en las esquinas y polvo en los muros y techos

• Asear diariamente los pisos cuidando el manejo de la escoba, cubeta


y trapeador evitando que el polvo pase de un lugar a otro y que el
agua de la jerga moje los materiales

• Usar soportes o escuadras para detener los materiales para evitar la


deformación del papel, la pasta o encuadernación así como sus
posibles roturas.

• Evitar rayar, anotar, tachar, señalar, marcar, colocar clips, grapas y


otros elementos dañinos o voluminosos a los materiales, doblar las
esquinas o colocar los libros, revistas, documentos, folletos boca
abajo, así como recargar los codos, dedos sucios o ensalivados sobre
ellos.

• Evitar hacer grandes pilas con los materiales y colocarlos en el piso

• Mantener alejados los estantes de las ventanas para evitar que los
rayos del sol debilite el papel y provoque decoloraciones en los
materiales

• Tener en constante circulación el aire en el local donde se encuentren


los materiales mediante el uso de aire acondicionado o ventiladores
de rehilete.

• Colocar los libros en posición vertical, la posición inclinada induce


deformación. Evitar colocaros con el canto frontal hacia abajo.

• Procurar almacenar y agrupar los libros tomando en cuenta su


tamaño.

• Colocar los libros en un espacio justo, evitando tanto los vacíos como
los espacios pequeños que oprimen y abrasión han los libros

• Evitar sacar los materiales tirando de su cabeza, empujar los libros


contiguos a fin de tener espacio para sujetar adecuadamente el texto

• Medir periódicamente la humedad relativa y temperatura


• Limpiar y revisar periódicamente las instalaciones

• Mantener los pisos, muros y techos en buen estado, sin grietas ni


humedad, limpios para evitar la entrada y formación de colonias de
microorganismos e insectos

• La estantería debe ubicarse de tal manera que permita al personal


autorizado tener una máxima visibilidad de todas las áreas

♥ Documéntese sobre los depósitos de archivo, concepto, principios,


condiciones estructurales (ubicación estructurales, capacidad,
consistencia, distribución), condiciones de seguridad (instalaciones
eléctricas, hidráulica, equipos para atención de desastre, alarmas
contra incendio, instructivo), condiciones ambientales y técnicas
(según soporte, ventilación, iluminación, seguridad.
♥ Definición de depósitos de archivos
• Son los edificios o locales destinados como sedes de archivos
deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento,
medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garantice la
adecuada conservación de los acervos documentales.
♥ Los principios para estructurales de los archivos son:
• Ubicación, aspectos estructurales, capacidad de almacenamiento,
distribución, estantería,
• Condiciones estructurales.
• Si se utiliza estantería de 2.20mts de alto, la resistencia de las placas
y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima
de 1200k/m2, cifras que se debe incrementar si se va a emplear
estantería compacta o mayor tamaño señalado.
• Los pisos, muros, techos y puertas debe estar construidos con
materiales ignifugo de alta residencia mecánica y desgaste mínimo a
la abrasión.
• Las pinturas utilizadas deberá igualmente poseer propiedades
ignifuga, y tener el tiempo de secado necesario evitando el
desprendimiento de sustancias nocivas para documentación.
♥ Capacidad.
• Los depósitos se dimensionarán teniendo encuesta:
• La manipulación, trasporte, y seguridad de la documentación.
• La adecuación climática a las normas establecidas para la
conservación del material documental.
• El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros
archivisticos que establezca los procesos de retención y valoración
documental.
♥ Distribución
• las áreas destintas para custodias de la documentación debe contar
con los elementos de control y aislamiento que garantices la seguridad
de los acervos.
• Ubicación

Característica del terreno sin riesgo de humedad subterránea o


problemas de inundación y que ofrezca estabilidad.

• Debe estar ubicada lejos de industrias contaminantes o peligro por


atentados u objetos bélicos.

Prever el espacio suficiente para albergar la documentación


acumulada y su natural incremento.

Aspectos estructurales.

Se utiliza estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y


pisos deben estar dimensionadas para soportar una carga de
1200K/M2, cifra que se debe incrementar si se va emplear estantería
compacta o de mayor tamaño señalado.

Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con un


material ignifuego de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la
abrasión.

Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades


ignifuego, y y tener el tiempo de secado necesario evitando el
desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.

Capacidad de almacenamiento

Los depósitos se dimensionan teniendo en cuenta:

La manipulación, trasporte y seguridad de la documentación.

La adecuación climática a las normas establecidas para conservación


de material documental.

El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivistitos


que se establezcan los procesos de retención y valoración
documental.

Estantería

Diseño acorde con la dimensiones de la unidad contendrá, evitando


bordes que produzcan daños sobre los documentos.

Los estantes deben estar construidos en laminas metálicas sólidas,


resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento
horneado químicamente estable.

Deberá tener una altura de 2.20mts y cada bandeja soportara un peso


de 100Kg/mt lineal.

La estantería no deberá tener mas de 100mts de longitud.

Si se disponen módulos compuestos por cuerpos de estanterías, se


deben utilizar los párales y tapas laterales para proporcionar mayor
estabilidad.

La estantería no ira recostada sobre los muros y se debe dejar un


espacio mínimo de 20cm, entre estos y ala estantería.

El espacio de circulación entre cada modulo de estantes debe tener


un mínimo de 70 cm, y un corredor central de un mínimo de 120cm.

La estantería deberá tener un sistema de de identificación visual de la


documentación acorde con la asignación topográfica.

Contenedores.

Como sistema de de almacenamiento se recomienda utilizar


contenedores o sistemas de embalaje para albergar los folios sueltos,
legajos, libros o tomos encuadernados con el propósito de protegerlos
de manera considerable la conservación de los mismos.

Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se


dispone de estos, se aplica al cartón un recubrimiento que le impida la
acidificación por contacto.
Iluminación en el deposito

Para radiación visible lumínica, menor o igual 100lux.

• Para radiación ultravioleta, menor de o iguala a 70uw/lumen.

Evitar la incidencia de la luz directa sobre la documentación y


contenedores.

Como iluminación artificial se pobra implementar luz florecerte pero de


baja invencida y utilizado filtros ultravioleta.
Las especificaciones técnicas de los extintores y el numero de
unidades deberá estar acorde con las dimensiones del deposito y la
capacidad de almacenamiento

Implementar alarmas contra incendio y robo.

Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los


diferentes equipos para la atención de desastres y la ruta de
evacuación y recate de las unidades documentales.

• La zona de trabajos archivisticos, consulta y prestación de servicios


estarán fuera de las de almacenamiento tanto por razones de
seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones
ambientales en las áreas de depósitos.
• Las áreas técnicas tendrán relación con los depósitos, tomando
encuesta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la
función desarrollada, así como las relaciones de estas con las zonas
de custodia, recepción. Organización, y tratamiento de los
documentos.
♥ Consulte sobre la seguridad informática. Manual de gestión
documental legislación vigente normas de gestión de calidad.
• técnicas desarrolladas para proteger los equipos informáticos
individuales y conectados en una red frente a daños accidentales o
intencionados. Estos daños incluyen el mal funcionamiento del
hardware, la pérdida física de datos y el acceso a los datos por
personas no autorizadas. Diversas técnicas sencillas pueden dificultar
la delincuencia informática. Por ejemplo, el acceso a información
confidencial puede evitarse destruyendo la información impresa,
impidiendo que otras personas puedan observar la pantalla del
ordenador o computadora, manteniendo la información y los
ordenadores bajo llave o retirando de las mesas los documentos
sensibles. Sin embargo, impedir los delitos informáticos exige también
métodos más complejos.
• Este manual se llama el pgd o programa de gestión documental.
• La legislación vigente es la ley 594 ley general de los archivos.
• Y las normas de gestión de calidad es la Iso 9001.