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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES


FCPC BNF

Manual de Organizacin y Funciones


FCPC BNF
Fecha de elaboracin 14 de mayo de 2012
Elaborado por HR&SS Consulting Ca. Ltda.
1. OBJETIVO
El presente Manual de Organizacin y Funciones se constituye en un documento
normativo de gestin institucional, que describe las funciones especficas a nivel de cargo
de directivos, funcionarios y empleados del FCPC BNF.
La importancia del Manual de Organizacin y Funciones consiste en:
Establecer una fuente de informacin para la organizacin y sus funcionarios
delimitando responsabilidades y evitando duplicidad e interferencia de funciones.
Contribuir a lograr calidad en la organizacin y la consecucin de sus objetivos.
Su aplicacin proporcionar a la Gerencia General las siguientes ventajas:
Definir las funciones especficas por cada cargo clasificado en relacin a los
funcionarios que prestan sus servicios en el Fondo.
Especificar las diferencias entre los niveles de autoridad desde la Gerencia General
hasta los rganos de lnea y los correspondientes rganos de asesoramiento y apoyo
respectivamente.
En la elaboracin del Manual de Organizacin y Funciones se aplic la metodologa de
participacin de todas las dependencias orgnicas, cuyo contenido est estructurado en
funcin de los cargos administrativos definidos en el organigrama del Fondo.
2. FINALIDAD Y ALCANCE
El Manual de Organizacin y Funciones tiene por finalidad, determinar las
responsabilidades y funciones de cada cargo, segn los niveles jerrquicos establecidos
en el organigrama funcional del Fondo.
Es un documento normativo de gestin que permite establecer las funciones principales
y/o actividades bsicas que deben desempear los trabajadores y funcionarios,
delimitando el mbito de accin, la naturaleza y los requisitos mnimos de cada cargo.

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3. ESTRUCTURA ORGANICA FUNCIONAL


La estructura orgnica definida por la compaa incluye los siguientes niveles jerrquicos:

Gerencia General
Auditora

rea de prestaciones
Gerencia Administrativa
rea de Credito

rea de Cobranzas

Contabilidad

rea de Seguros de
Vida y Asistencia Mdica
rea de Custodia
de Valores
4. MANUAL DE FUNCIONES
A continuacin se presenta la descripcin de cada uno de los cargos segn el
organigrama presentado, de manera que permita identificar y definir los alcances de
responsabilidades de cada uno de ellos dentro del Fondo:

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GERENTE GENERAL
Propsito del Rol
Administrar conjuntamente con el Presidente del Consejo de Administracin los recursos
del Fondo, asesorar al Comit de Inversiones y al Comit de Riesgos sobre los anlisis
de las mejores opciones para inversiones y la seguridad de los crditos.
Supervisar los servicios contratados con proveedores externos y mantener el control
interno de las operaciones propias del Fondo.
reas de responsabilidad y actividades principales
1. En el Fondo
Elaborar la proforma presupuestaria anual de acuerdo a las polticas del Fondo,
presentndolos al Consejo de Administracin.
Ejecutar el presupuesto anual conjuntamente con el Presidente del Consejo de
Administracin Fondo.
Organizar y supervisar el trabajo del personal administrativo del Fondo.
Suscribir los contratos.
Administrar los bienes del Fondo, manteniendo los inventarios actualizados.
Rendir la caucin determinada por el Consejo de Administracin previo al desempeo
de sus funciones.
Presentar mensualmente al Consejo de Administracin los Estados Financieros y los
flujos de caja.
Responsabilizarse y supervisar que la contabilidad del Fondo se lleve bajo los principios
y normas generalmente aceptados.
Presentar los reportes presupuestarios conjuntamente con la Contadora.
Recibir los informes correspondientes a los sistemas de control interno.
Investigar los mercados financieros y verificar el precio de mercado de las inversiones.
Cumplir con las dems funciones que asigne el Consejo de Administracin, el
Presidente del Consejo de Administracin, el Estatuto y dems normas aplicables por el
Fondo.

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2. En los Consejos y Comits


Participar en las sesiones del Consejo de Administracin con voz informativa.
Informar al Consejo de Administracin sobre la marcha administrativa y ejecucin de
contratos.
Ser el Secretario de los Comits.

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Perfl mnimo requerido


Formacin Acadmica
Ttulo de 3er nivel en Derecho, Administracin de Empresas, Ingeniera en Contabilidad,
Finanzas, Economa o afines
Especializacin en Seguridad Social, riesgos, reas sociales
Experiencia
Experiencia amplia en Seguridad Social
Experiencia en rea Administrativa, Financiera y Contable
Conocimientos especficos de inversiones, riesgos, crdito y logstica.
Habilidades adicionales requeridas
Fluidez de dilogo 100%
Seguridad en s mismo
Destreza para organizar trabajo en equipo
Disposicin para trabajar bajo presin
Manejo de Microsoft Office, sistemas contables y sistema del FCPC.
Competencias requeridas
Tipo de pensamiento estratgico, analtico
Actitud proactiva
Estabilidad emocional
Don de servicio, facilidad en el trato con gente
Red Operativa
Consejo de Administracin
Gerente Administrativo, Contador, Ejecutivo de Crdito, Ejecutivo de Seguros, Ejecutivo
de Custodia de Valores y Ejecutivo de Recuperacin de Cartera y Crdito
Personal del Fondo
Beneficiarios del Fondo

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Afectaciones
Me afectan
Decisiones de Gobierno (Estado)
Entidades de control, Superintendencia de Bancos
BNF y sus decisiones internas
Resoluciones rganos directivos del FCPC
Afecto
Beneficiarios y partcipes
RRHH del Banco Nacional de Fomento
Consejo de Administracin
Beneficiarios del Fondo
Tamao del Cargo
Financiero (responde por cifras):
Presupuesto anual
No Financiero (responde por procesos):
No. de procesos a cargo
Rendimiento del personal a cargo

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GERENTE ADMINISTRATIVO
Propsito del Rol
Realizar la coordinacin general de las operaciones del Fondo, ser responsable
conjuntamente con la Contadora del control interno.
reas de responsabilidad y actividades principales
1. Control Interno
Revisar documentacin que sustente los movimientos.
Revisar los movimientos antes de su contabilizacin.
Control de transferencias, liquidaciones de aportes y otorgamiento de crditos.
Revisar el proceso de recuperacin de cartera y valores en general.
Aprobar los balances en funcin de la razonabilidad de los movimientos y flujos
financieros del FCPC
2. En el Fondo
Elaborar en forma conjunta con el Gerente General la proforma presupuestaria anual
de acuerdo a las polticas del Fondo, presentndolos al Consejo de Administracin.
Organizar y supervisar el trabajo del personal operativo del Fondo.
Elaborar los proyectos de contratos y someterlos a revisin Legal.
Mantener los inventarios de bienes actualizados.
Recaudar las rentas y controlar los gastos del Fondo.
Responsabilizarse y supervisar que la contabilidad del Fondo se lleve bajo los principios
y normas generalmente aceptados.
Responsabilizarse de la elaboracin de los reportes presupuestarios conjuntamente
con la Contadora.
Mejorar y controlar los sistemas de control interno.
Investigar los mercados financieros y verificar el precio de mercado de las inversiones.
Cumplir con las dems funciones que asigne el Consejo de Administracin.

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Perfil mnimo requerido


Formacin Acadmica
Carrera en Administracin de Empresas, Contabilidad y Auditora o afines.
Experiencia
Experiencia de 3 aos en cargos similares.
Experiencia en instituciones con fines sociales.
Conocimientos sobre rgimen tributario y contable actualizado.
Habilidades adicionales requeridas
Microsoft Office.
Capacidad de entendimiento de los sistemas propios del Fondo.
Competencias requeridas
Pensamiento analtico
Trabajo en equipo
Buena predisposicin
Red Operativa
Gerente General
Todo el personal del Fondo
Todo el personal del Fondo
Beneficiarios del Fondo
Afectaciones
Me afectan
No emisin del Plan de cuentas de la SBS
Oportunidad de entrega de informacin de las reas de red operativa
No implementacin de polticas por parte del Comits de Riesgos e Inversiones
Afecto
Al Fondo en general
A los beneficiarios del Fondo
Comits de Riesgos e Inversiones
A las reas operativas del Fondo
Tamao del Cargo
Financiero (responde por cifras):
Caja chica asignada al cargo
Validacin de la ejecucin del presupuesto
No Financiero (responde por procesos):
Emisin oportuna de informes

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CONTADORA GENERAL
Propsito del Rol
Contabilizar y llevar los registros contables de la operacin del Fondo, aplicando la
metodologa y planes de cuentas que determine la Entidad de Control.
Realizar control interno y consecucin de estados financieros oportunos y veraces, as
como todas las transacciones bancarias, declaraciones y pagos de impuestos y pagos de
proveedores.
reas de responsabilidad y actividades principales
1. Contabilidad y tributos del Fondo
Controlar el gasto del FCPC.
Pago oportuno de proveedores.
Elaboracin de informes y anexos.
Elaboracin de formularios 103 y 104 mensualmente, 101 anualmente.
Realizar declaraciones de impuestos.
Realizar los pagos al SRI.
Registro diario de pagos, transferencias y dems movimientos contables.
Elaborar auxiliares y anexos de las cuentas.
Elaboracin de conciliaciones bancarias mensuales.
Elaboracin de los balances mensuales.
Revisar diariamente los movimientos de las cuentas bancarias.
Elaborar la proforma presupuestaria anual.
Vigilar la ejecucin del presupuesto anual.
Mantener un inventario de los bienes del Fondo.
Coordinar el mantenimiento de los bienes del Fondo.
2. Control interno
Revisar documentacin que sustente los movimientos.
Revisar los movimientos contables.
Control de transferencias, liquidaciones de aportes y otorgamiento de crditos.
Revisar la recuperacin de cartera y valores en general.
Verificar la razonabilidad de los movimientos y flujos financieros del FCPC

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Perfil mnimo requerido


Formacin Acadmica
Carrera en Contabilidad y Auditora.
Tener el CPA.
Experiencia
Experiencia de 3 aos en cargos similares.
Experiencia en instituciones con fines sociales.
Conocimientos sobre rgimen tributario y contable actualizado.
Habilidades adicionales requeridas
Microsoft Office.
Capacidad de entendimiento de los sistemas propios del Fondo.
Competencias requeridas
Pensamiento analtico
Trabajo en equipo
Buena predisposicin
Red Operativa
Gerente General y Gerente Administrativo
Seguros, Aportes y Crditos
Ejecutiva de Crdito, Ejecutiva de Prestaciones y Ejecutivo de Seguros
No tiene otros miembros de red
Afectaciones
Me afectan
No emisin del Plan de cuentas de la SBS
Oportunidad de entrega de informacin de las reas de red operativa
No implementacin de polticas por parte del Comits de Riesgos e Inversiones
Afecto
Al Fondo en general
A los beneficiarios del Fondo
Comits de Riesgos e Inversiones
Tamao del Cargo
Financiero (responde por cifras):
Caja chica asignada al cargo
Validacin de la ejecucin del presupuesto
No Financiero (responde por procesos):
Emisin oportuna de balances
Declaraciones oportunas de impuestos

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EJECUTIVA DE PRESTACIONES
Propsito del Rol
Mantener un archivo adecuado y sistemtico de las cuentas individuales conformadas
con el aporte de los partcipes.
reas de responsabilidad y actividades principales
1. Servicios al personal activo
Emisin de comprobantes contables de acuerdo a los ingresos que se vayan
registrando y cierre de las respectivas cuentas por cobrar por concepto de aportes
personales.
Receptar la solicitud del partcipe pidiendo la desafiliacin del fondo.
Enviar para la revisin de Ejecutivos de Seguros y Crdito.
Procesar la devolucin de aportes y rendimientos financieros del ex partcipe para ser
ingresado en el sistema, para que realice la respectiva transferencia a la cuenta del
beneficiario.
Realizar bloqueo en el sistema del fondo para que ya no aparezca el personal retirado
y no se le realice el descuento.
Dar aviso por correo electrnico al partcipe el valor a ser transferido o las razones
por las que no tiene valores a su favor.
2. Devolucin de aportes y rendimientos financieros por salidas
Enviar el requerimiento para la revisin de Ejecutivos de Seguros y Crdito.
3. Capacitacin de nuevos afiliados
Brindar induccin a nuevos afiliados.
Receptar autorizaciones de los nuevos afiliados para el descuento de aportes
Soporte y atencin a los afiliados.
4. Responsable del manejo de las inversiones
Controlar las inversiones y acreditaciones.
Mantener un archivo paralelo con toda la informacin requerida para control interno.

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5. Administracin del proceso de cuentas individuales


Ingresar y validar la informacin de aportes.
Generar los rendimientos financieros en funcin de la frmula de clculo.
Llevar los registros de aportes por sucursales en forma peridica.
Generar estados de cuenta individuales con los valores acumulados por aportes
personales, patronales y rendimientos acumulados.
Perfil mnimo requerido
Formacin Acadmica
Ttulo de 3er nivel en Contabilidad y Auditora, Economa, Finanzas o Administracin
Especializacin en riesgos, finanzas, reas sociales
Experiencia
Experiencia en Seguridad Social
Experiencia en rea Financiera y Contable
Conocimientos especficos de inversiones, riesgos, crdito.
Habilidades adicionales requeridas
Fluidez de dilogo 100%
Manejo de Microsoft Office, sistemas contables y sistema del FCPC.
Competencias requeridas
Tipo de pensamiento estratgico, analtico
Actitud proactiva
Don de servicio, facilidad en el trato con gente
Red Operativa
Gerente General y Gerente Administrativo
Contador, Ejecutivo de Crdito, Ejecutivo de Seguros
No aplica
Personal del Fondo
Afectaciones
Me afectan
Decisiones de Gobierno (Estado)
Entidades de control, Superintendencia de Bancos
BNF y sus decisiones internas
Decisiones de Asamblea de Partcipes y Consejo de Administracin
Afecto
Beneficiarios y partcipes
RRHH del Banco Nacional de Fomento
Gerencia del Fondo
Contabilidad y recuperacin
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Tamao del Cargo


Financiero (responde por cifras):
Caja chica asignada al cargo
No Financiero (responde por procesos):
No. de procesos a cargo
% de recuperacin de los aportes, jubilados y Credicom

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EJECUTIVA DE CRDITO
Propsito del Rol
Realizar anlisis y control sobre el otorgamiento de crditos a nivel nacional, que
representa en la actualidad el mayor medio de generacin de ingresos para el sustento
del Fondo.
reas de responsabilidad y actividades principales
1. Anlisis de crdito
Receptar solicitudes de crdito.
Revisar capacidad de pago.
Pedir la validacin financiera al departamento contable de la sucursal del solicitante.
Revisar que la documentacin est completa de acuerdo al Reglamento, en caso de
que no lo est notificar los requerimientos adicionales.
Diferir el otorgamiento de crditos hasta que se elabore el rol de descuentos para
recuperacin de cartera.
Aplicar la contabilizacin en el sistema.
Enviar el registro a la Contadora para validacin.
Realizar la transferencia o acreditacin del crdito luego de la firma de la Contadora y
Gerente General.
Entregar la carpeta de crditos al rea de Custodia de Valores para su cuidado y
archivo.
Realizar el pago a las aseguradoras por seguros que cubran a todas las lneas
crediticias.
2. Otros servicios
Atencin personalizada al cliente, correo electrnico y telefnico.
Enviar reporte mensual de crditos a Metroseguros tanto en monto como saldo de
capital para el seguro respectivo.
Reporte mensual a la SBS para central de riesgos.
Certificaciones para deducciones de impuesto a la renta.
Perfil mnimo requerido
Formacin Acadmica
Carrera en Ingeniera en Administracin de Empresas, Comercial o Auditora.
Especialidad en Finanzas.

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Experiencia
Experiencia de 2 aos en cargos similares.
Experiencia en atencin al cliente.
Conocimientos sobre normativas de crdito.
Habilidades adicionales requeridas
Fluidez de dilogo 100%.
Microsoft Office.
Excel avanzado.
Sistema propio del FCPC.
Competencias requeridas
Atencin al cliente
Manejo de conflictos
Autocontrol
Trabajo en equipo
Red Operativa
Gerente General y Gerente Administrativo
Aportes, Custodia de Valores y Contabilidad
No tiene personal a cargo
Aportes y Contabilidad
Afectaciones
Me afectan
Reglamento de crditos
Calidad de documentacin que se recibe
Comits de Riesgos e Inversiones
Afecto
A los beneficiarios del Fondo
Comits de Riesgos e Inversiones
Tamao del Cargo
Financiero (responde por cifras):
Caja chica asignada al cargo
Presupuesto de colocacin de crdito
No Financiero (responde por procesos):
Tiempo de respuesta a las solicitudes de crditos hipotecarios, prendarios y
quirografarios.
Mejora en el nmero de atenciones, especialmente por va telefnica

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EJECUTIVA DE COBRANZAS
Propsito del Rol
Realizar directamente las gestiones correspondientes a la recuperacin de crdito y
cartera, aportes y primas de seguro del Fondo, de manera que los ndices de liquidez
sean altos y se mantengan en el tiempo.
reas de responsabilidad y actividades principales
1. Cancelar todas las cuotas vencidas de lneas de crdito
Elaborar y cargar el archivo de descuentos a travs de Banco Virtual para descuentos
mensuales
Verificar y cruzar valores recaudados por lnea crediticia, aportes y seguro.
2. Descuento para jubilados
Enviar un archivo a Recursos Humanos del Banco Nacional de Fomento con el detalle
del personal jubilado para hacer el cruce de sus lneas de crdito para su recuperacin.
Cuadre de la recuperacin de crditos de personal ya jubilado.
Conciliacin de recuperacin de cartera
Cuadre de la recuperacin de crditos de personal
3. Cancelar cuotas vencidas de todas las lneas de crdito
Receptar los depsitos por cuentas vigentes y vencidas.
Cargar los gastos judiciales despus de mantener 3 cuotas vencidas, y con autorizacin
de Gerente del Fondo. Los gastos judiciales se debitan primero de los pagos que
realicen los deudores.
Conciliar y cruzar con los estados de cuenta.
Emitir un comprobante contable.
4. Otros servicios
Emitir reportes de cartera morosa, vencida
Recuperar va extrajudicial (comunicaciones escritas y/o telefnicas de cartera
vencida)
Enviar documentos a la aseguradora en caso de muerte de personal deudor al FCPC
Liquidar crditos y entregar las notificaciones respectivas.

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Perfil mnimo requerido


Formacin Acadmica
Carrera en Ingeniera en Administracin de Empresas, Comercial o Auditora.
Especialidad en Finanzas.
Experiencia
Experiencia de 2 aos en cargos similares.
Experiencia en atencin al cliente y de preferencia en el Sector Pblico.
Conocimientos sobre normativas de crdito.
Habilidades adicionales requeridas
Fluidez de dilogo 100%.
Microsoft Office.
Excel avanzado.
Sistema propio del FCPC.
Competencias requeridas
Atencin al cliente
Manejo de conflictos
Autocontrol
Trabajo en equipo
Red Operativa
Gerente General y Gerente Administrativo
Aportes, Custodia de Valores y Contabilidad
No tiene personal a cargo
Aportes y Contabilidad
Afectaciones
Me afectan
Reglamento de crditos
Calidad de documentacin que se recibe
Comits de Riesgos e Inversiones
Afecto
A los beneficiarios del Fondo
Comits de Riesgos e InversionesTamao del Cargo
Financiero (responde por cifras):
Caja chica asignada al cargo
Presupuesto de recuperacin de cartera / recuperacin de cartera vencida y aportes
No Financiero (responde por procesos):
Mejora en el nmero de atenciones, especialmente por va telefnica

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EJECUTIVO DE SEGUROS DE VIDA Y ASISTENCIA MDICA


Propsito del Rol
Estar atento a los requerimientos de las personas afiliadas a los seguros que brinda como
beneficio el fondo.
reas de responsabilidad y actividades principales
1. Control interno de Ecuasanitas
Incluir y excluir a los partcipes al seguro de Ecuasanitas.
Realizar los cobros de las primas de seguros de Ecuasanitas.
Realizar el pago de las primas a Ecuasanitas.
2. Actividades en el Fondo
Atencin telefnica y personal al cliente.
Apoyo administrativo y logstico al Fondo.
Perfil mnimo requerido
Formacin Acadmica
Ttulo de tercer nivel en reas Administracin y/o Sociales.
Experiencia
Experiencia relacionada con el trato de clientes.
Conocimientos especficos en el rea de seguros.
Habilidades adicionales requeridas
Idioma bsico
Manejo de Microsoft office, sistema Millenium, manejo de intranet.
Competencias requeridas
Tipo de pensamiento prctico y operativo
Actitud frente al trabajo siempre presto al servicio
Don de gente, actitud de servicio

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Red Operativa
Gerente General y Gerente Administrativo
Ejecutiva de Crdito, Ejecutiva de Prestaciones, Contadora General
No aplica
Ejecutiva de Reembolsos de Ecuasanitas
Afectaciones
Me afectan
Decisiones de Gobierno (Estado)
Los partcipes y beneficiarios
Consejo de Administracin, Asamblea de Partcipes
Afecto
Afiliados al seguro de Ecuasanitas
Partcipes del Fondo
Tamao del Cargo
Financiero (responde por cifras):
Caja chica asignada al cargo
No Financiero (responde por procesos):
No. de procesos a cargo
No. de afiliados al seguro privado

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EJECUTIVO DE CUSTODIA DE VALORES


Propsito del Rol
Revisar y preparar documentos de orden legal, de manera que los archivos y registros
crediticios y de inversiones se encuentren ordenados y acordes luego del otorgamiento
crditos.
Emitir certificaciones de cancelacin de prstamos e hipotecas que permitan levantar los
impedimentos de enajenacin futuros y devolucin de garantas
reas de responsabilidad y actividades principales
1. Documentacin legal para crditos
Recepcin y entrega de las garantas de todo tipo de crdito.
Revisar garanta y ordenarla en la secuencia establecida.
Generar un archivo confiable y suficiente para la verificacin de crditos concedidos.
Registrar en archivo magntico las garantas recibidas y despachadas.
Llevar archivos fsicos y elaborar documentacin como cartas y dems que sean
necesarios.
Administracin de plizas de seguros
Devolver pagars y certificados de levantamiento de hipotecas a quienes liquidan el
crdito por cualquier motivo.
Certificados de no mantener crditos vigentes para levantamiento de garantas
Manejar y enviar la documentacin requerida tanto en matriz como en sucursales sobre
seguros de desgravamen.
Ordenar y manejar el archivo y correspondencia del Fondo.
Perfil mnimo requerido
Formacin Acadmica
Carrera de Derecho.
Especializacin en aspectos civiles, mercantiles, laborales y financieros.
Experiencia
Experiencia de 3 aos en cargos similares.
Experiencia en instituciones con fines sociales.
Conocimientos sobre manejo de crditos y avalo de activos.
Habilidades adicionales requeridas
Microsoft Office.
Capacidad de entendimiento de programas propios del Fondo y del Banco

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Competencias requeridas
Pensamiento analtico
Pensamiento crtico
Disposicin para trabajo independiente y en equipo
Red Operativa
Gerente General y Gerente Administrativo
Ejecutiva de Crdito y Ejecutivo de Seguros
No tiene personal a cargo
No tiene otros miembros de red
Afectaciones
Me afectan
Situacin personal de los beneficiarios de crditos
Afecto
A crditos
A seguros
Tamao del Cargo
Financiero (responde por cifras):
Caja chica asignada al cargo
No Financiero (responde por procesos):
Tiempo de respuesta a los requerimientos

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