Ingeniera Clnica para no ingenieros: adquisicin de equipos mdicos.

Introduccin
Las instituciones clnicas y hospitalarias comprenden que la tecnologa biomdica es una
herramienta vital para la prctica efectiva de la medicina, ofreciendo y mejorando las
actividades de prevencin, diagnstico, tratamiento y rehabilitacin. Es cada vez mayor la
dependencia de la tecnologa biomdica por parte del personal mdico y administrativo, lo
que genera la necesidad de desarrollar procesos de gestin tecnolgica que brinden un
adecuado desempeo y funcionamiento de la misma.
Por otro lado, en la calidad de vida del paciente, reside la importancia de contar en cada
institucin prestadora de servicios de salud (IPS) con un plan proactivo y eficiente de
adquisicin, mantenimiento y administracin de los equipos y la tecnologa biomdica.
Segn la ACCE define ingeniero clnico como:
Profesional que apoya y mejora el cuidado del paciente aplicando la ingeniera y las
habilidades administrativas a la tecnologa del ambiente mdico-hospitalario.
El ingeniero clnico es un profesional de un grupo interdisciplinario que trabaja en el campo
de la salud y cuya principal labor est enfocada en la gestin tecnolgica, que es la administracin, el manejo de seguridad, la adquisicin, evaluacin de la tecnologa, capacitacin
en equipos biomdicos, solucin de problemas ingenieriles que se presentan en el campo de
la salud y gerencia de la tecnologa.
Adquisicin de equipos biomdicos
La adquisicin de los equipos mdicos y la tecnologa biomdica constituye dentro de las
IPS uno de los procesos ms complejos en cuanto a gestin, ya que deben tener en cuenta
aspectos para obtener el mejoramiento de la eficiencia y la calidad en la prestacin de los
servicios de salud, y se logra a travs de inversiones en equipos y tecnologas.
A continuacin se describen doce pasos a seguir en el proceso de adquisicin de equipos
mdicos.
A. Pasos
1.-Definir las necesidades reales del hospital o clnica. 2.- Identificar la tecnologa que
cubre la necesidad. 3.-Crear requerimientos tcnicos especficos. 4.-Obtener un
presupuesto. 5.-Obtener cotizaciones de diferentes vendedores. 6.-Presentar la propuesta
para ser revisada. 7.-Presenciar ensayos o demostraciones de los equipos.
8.-Evaluacin de soporte e ingeniera. 9.-Negociacin de precio y soporte, posterior orden.
10.-Instalacin e inspeccin. 11.-Capacitacin del usuario y del personal de mantenimiento.
12.-Gerencia y manejo del inventario.

B. Procedimiento
1. Definir las necesidades reales del hospital o clnica.
Los hospitales y clnicas cuentan con un presupuesto limitado al comprar nuevos equipos e
invertir en nuevas tecnologas. Los recursos de capital con los que cuentan las IPS deben
repartirse entre los diferentes departamentos que se tienen dentro de la institucin, por lo
que el presupuesto que se asignar a cada rea de la misma ser limitado.
El progreso y la estabilidad de la institucin mdica dependen de la asignacin de los
presupuestos, la mejor manera de obtener este equilibrio es evaluando y analizando el
objetivo y la necesidad real de la tecnologa que se pretende incorporar a la institucin. Esto
puede obtenerse por medio de un proceso de planeacin del capital de la institucin, en la
cual debe participar personal administrativo, representantes de los departamentos y un
ingeniero clnico que pueda dar sus opiniones y conceptos sobre la adquisicin de la
tecnologa, sobre las proyecciones acerca de cmo ser utilizado el equipo y determinar
cul es la relacin costo/beneficio.
Para identificar las necesidades de las instituciones se debe tener en cuenta la informacin
epidemiolgica y social la oferta y demanda del servicio y el impacto que tiene este tipo de
servicio y tecnologa dentro del cuidado del paciente.
2. Identificar la tecnologa que cubre la necesidad.
El ingeniero clnico puede asistir al personal mdico en la seleccin del equipo que ms se
adapta a sus necesidades, adems de contactar los diferentes proveedores y suministrar
informacin sobre las capacidades bsicas y caractersticas de cada producto. Se debe
definir qu tecnologa es la adecuada y suple los requerimientos institucionales.
3. Crear requerimientos tcnicos especficos.
Cuando se piden cotizaciones, es necesario tener una clara idea de las caractersticas con las
cuales se desea que cuente el equipo biomdico y cerciorarse que estn incluidas en aquel
que se va a cotizar o comprar. Un informe de los requerimientos tcnicos especficos o
propuestos presenta detalladamente todas las caractersticas tcnicas del equipo, adems de
contar con cualquier estipulacin con respecto a la compra y adquisicin de los mismos. Al
tener todas las cotizaciones desarrolladas bajo un mismo patrn y con las mismas
especificaciones, se hace mucho ms fcil la comparacin y evaluacin de las diferentes
alternativas
4. Obtener un presupuesto.
Si la adquisicin del equipo se va a incluir dentro del presupuesto que se tiene en cada
departamento para la adquisicin y compra de recursos, se debe adjuntar adems un
documento en el cual se recopilen todos los requerimientos necesarios para la correcta
instalacin del equipo, as como las dems necesidades que puedan presentarse.
5. Obtener las cotizaciones de vendedores.
Una vez que la adquisicin sea aprobada y con tiempo suficiente, se procede a obtener las
cotizaciones por parte de los diferentes proveedores y seleccionar quin representa mayores
beneficios a corto, mediano y largo plazo, de la misma manera se debe revisar y actualizar

cualquier tipo de cambio que se genere en las especificaciones a medida que se avanza en el
proceso, para considerar as que el precio final es el real e incluye todo lo necesario.
Un factor importante a ser estudiado es el costo del mantenimiento y de los repuestos,
adems de su disponibilidad en el mercado y de la asesora que presta cada vendedor
despus de la venta, por lo que es necesario analizar a fondo si el mantenimiento y
reparacin se llevarn a cabo por parte del personal interno de la institucin o si se van a
contratar estos servicios a un tercero. Igualmente se debe solicitar a los vendedores que
coticen el entrenamiento y la capacitacin de personal si ste no est incluido en el precio o
en la oferta del equipo.
6. Presentar la propuesta para ser revisada.
Para presentar la propuesta de adquisicin se debe contar con una documentacin precisa,
completa y certera que sustente la necesidad del equipo y que justifique su inclusin en el
proceso de divisin del capital. Se deben justificar las necesidades clnicas, presentar
precios razonables, haber cubierto el costo de instalacin y prever que los costos futuros de
mantenimiento, reparacin, actualizacin y consecucin de repuestos no superarn los
lmites.
En la propuesta debe analizarse conjuntamente la factibilidad, entre la que se encuentran
entre otros: el costo de la tecnologa, la existencia de proveedores, la disponibilidad de
recursos, viabilidad tcnica (instalaciones y normatividad).
7. Presenciar demostraciones de los equipos.
Para evaluar la real utilidad de los equipos propuestos y conocer ms sobre los beneficios y
servicios que presta, es importante que el vendedor provea una demostracin del equipo en
funcionamiento y permita un ensayo clnico del dispositivo.
Es de carcter obligatorio contar con la presencia de alguna de las personas que utilizar el
dispositivo; as se lograr evaluar ms all de sus servicios tcnicos y se podr tener en
cuenta qu tan amigable es la interfaz con el usuario.
8. Evaluacin de soporte e ingeniera.
La compra de equipos e instrumentos depende de la institucin clnica-hospitalaria. El
ingeniero clnico es el encargado de analizar, basado en las experiencias de otras
instituciones, consultar e investigar sobre los equipos, proveer datos de confiabilidad, as
como sobre la seguridad del equipo, identificar la capacitacin que se requiere, las piezas
que se necesitarn a corto, mediano y largo plazo, adems de plantear un protocolo de
mantenimiento de acuerdo a las necesidades especficas del equipo y las advertencias del
proveedor. La funcin del ingeniero en este punto es proveer comentarios, informacin y
sugerencias.
9. Negociacin de precio y soporte posterior a orden.
El departamento administrativo y encargados de hacer la compra final deben trabajar de la
mano con el ingeniero clnico para lograr la mejor negociacin posible, obteniendo los
mejores precios y beneficios tales como garanta, soporte, suministro de partes, cursos de

capacitacin y entrenamiento, entre otros. La implementacin de un grupo

multidisciplinario (contando con un ingeniero clnico) garantizar que la negociacin sea
exitosa y se obtengan valores agregados gracias a la buena comunicacin, a un vasto
conocimiento de lo que se quiere y del equipo.
10. Instalacin e inspeccin.
Una reunin entre el vendedor, el departamento que comprar el equipo, la gerencia de las
instalaciones, el ingeniero clnico y el tcnico biomdico ayudar a asegurarse que el
equipo se instalar y pondr en uso, cumpliendo con todas las normatividades y
requerimientos del mismo.
Todo equipo biomdico debe ser probado y evaluado adecuadamente antes de su uso
clnico, ser el ingeniero clnico o el tcnico biomdico el encargado de hacer esta primera
inspeccin y si cumple la prueba, se incorporar el equipo al inventario activo.
11. Capacitacin del usuario y del personal de mantenimiento
Antes de usar cualquier tipo de tecnologa que se adquiera, las personas que manejarn el
equipo necesitan recibir entrenamiento y capacitacin sobre su manejo, buscando
familiarizar al usuario con la tecnologa, el servicio que brinda y la forma de operar el
aparato.
Dependiendo del nivel del usuario es necesario profundizar en diferentes temas, por
ejemplo el personal mdico estar ms enfocado en cmo utilizar el equipo y cmo dar un
mejor uso de ste para prestar un servicio ptimo; por otro lado si la persona se encuentra
en el rea de mantenimiento o es el ingeniero clnico el enfoque ser ms hacia cmo
localizar posibles problemas y darle solucin a los mismos, cmo reparar y dar correcto
mantenimiento al equipo y cmo obtener un correcto soporte.
12. Gerencia y manejo del inventario.
Cuando un nuevo equipo mdico entra en la institucin clnica es importante iniciar un
constante seguimiento de su desempeo y tenerlo debidamente incorporado dentro del plan
de mantenimiento y chequeo de la institucin.
Se debe crear un calendario en el cual se asignen las respectivas inspecciones y se le
establezca una frecuencia de mantenimiento preventivo. Se tiene que documentar todo tipo
de procedimientos que se realicen sobre el equipo, tales como reparaciones, piezas
reemplazadas, chequeos, entre otros. Tener un historial completo del equipo permitir
tomar decisiones ms certeras (y con bases fundamentadas) sobre el reemplazo o
actualizacin del equipo biomdico, as se empezar de nuevo con el proceso de
adquisicin.
El Iceberg
La teora del iceberg es ms una forma de ilustrar cmo al hablar de adquisicin de
tecnologa y equipos mdicos el precio que se debe pagar por ello va ms all del simple
costo de compra del equipo o instrumento como tal. Al realizar un presupuesto se debe
pensarse en abarcar las necesidades del equipo, requerimientos y el ciclo de vida; lo cual
implica contar con el costo de adecuacin de las instalaciones o posibles remodelaciones,

valor de los repuestos, costo de la instalacin, capacitacin, entrenamiento, accesorios,

mantenimientos, entre otros.
Para lograr que el proceso de adquisicin sea realmente exitoso debe llevarse a cabo una
correcta planeacin y se debe tener en cuenta todos los factores visibles y no visibles que
determinarn el correcto funcionamiento y uso del equipo mdico.