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COMO ENVIAR CORRESPONDENCIA POR MEDIO DE CORREO

ELECTRONICO.

(1)
En la cinta de opciones de MSWORD seleccionamos la pestaa de "Iniciar
combinacin de correspondencia". Como podemos ver existen varias opciones, en
este caso seleccionaremos Mensaje de correo electrnico y se nos generar un
nuevo documento en blanco para que empecemos a escribir nuestro texto. En el
caso de tener una carta tipo escrita, primero la abrimos y despus seleccionamos
Iniciar correspondencia para aadir posteriormente los campos personalizados (pero
eso lo explico ms adelante).

(2)
Una vez hemos redactado la carta tenemos que aadir los campos combinados,
para ello el siguiente paso es seleccionar los destinatarios a los que queremos
enviar la carta personalizada y aadir los campos en el lugar que queramos que
aparezcan.

Si hacemos clic sobre la opcin " Seleccionar destinatario " se nos presentan tres
opciones.
1. Escribir nueva lista: Lo cual nos permite crear una nueva base de datos
personalizada, seleccionando los campos que queremos rellenar y el orden
de entrada.

2. Usar una lista existente, seleccionaramos una lista de contactos ya creada


anteriormente desde Word, Access, etc.
3. Seleccionar de los contactos de Outlook, que nos dar opcin a seleccionar
los contactos de nuestra agenda de Outlook.

S seleccionamos:
Escribir una nueva lista de destinatarios:
Se nos abre un panel como el de la foto, donde en la parte derecha podemos ver
una lista de campos que podemos personalizar, ordenar, eliminar y aadir en
funcin de nuestras necesidades. En la parte izquierda iramos rellenando los
campos que hemos definido, cada lnea corresponde a un contacto (registro).

Usar una lista existente:


Lo que haramos sera cargar una lista de contactos existente y podramos verlos,
aadir campos nuevos, eliminarlos, re-ordenar, etc. (es aconsejable que si vas a
modificar una lista de contactos existente hagas una copia de la original antes de
modificarla)
Seleccionar contactos de Outlook:
Si seleccionamos esta opcin se nos abrir una ventana parecida a esta donde se
nos presentarn los diferentes grupos de contactos que tenemos en Outlook segn
nuestras cuentas de correo. Se tratara de seleccionar la lista que queremos y botn
siguiente.

Si seleccionamos la opcin contactos de correo electrnico se nos abre un panel


donde nos permite seleccionar los destinatarios a los que queremos enviar la carta

personalizada, tan slo hay que marcar los que queremos, por defecto vienen todos
marcados. Esta lista de contactos se puede filtra, ordenar, etc. lo que no se puede
hacer desde aqu es editar los contactos que deberemos de hacerlo desde Outlook.

Vamos a configurar los campos de la carta:


Hemos creado nuestra base de datos por alguno de los mtodos antes descritos y
nos quedara algo as. En origen de los datos podemos ver qu base de datos
estamos utilizando (abajo a la izquierda) y si queremos editarla posteriormente para
aadir o rectificar algn dato, tan slo hay que seleccionarla y pulsar el botn
editar.

Carta
ejemplo:
Empezamos a escribir nuestra carta (si no la tenamos ya escrita) y en los lugares
donde queremos que aparezcan los datos de los distintos destinatarios, ponemos el
cursor y desplegamos el botn "Insertar campo combinado" y como vemos abajo se
despliega la lista con los campos que hemos creado, seleccionamos y en nuestra
carta aparecer el nombre del campo.

Carta despus de
darle al botn pre
visualizar:
Aqu podemos ver que los campos se han sustituido por los datos reales, para ello
hay que activar el botn "Vista previa resultados". Justo al lado podemos ver que
hay un cuadrado con un nmero de registro, si vamos dando a las flechas iremos
visualizando cada registro y podremos verificar que todo es correcto.

Cuando ya hemos terminado de preparar nuestra carta, podemos ir a la parte final


que sera enviarla a nuestros contactos de correo electrnico. Para ello
seleccionamos la opcin " Finalizar y combinar " y del desplegable de las tres
opciones seleccionamos " Enviar mensajes de correo electrnico".

Al seleccionar la opcin se nos abre una ventana donde podemos seleccionar con
que nombre se enva el correo, el asunto, el formato y los registro que queremos
enviar. Hay que tener cuidado ya que una vez hagamos la seleccin y le demos al
botn aceptar se envan inmediatamente los mails.
En caso de no querer hacerlo en ese momento tenemos la opcin de guardar el
documento y enviarlo ms tarde, para ello le daremos a cancelar esta ventana y
guardaremos el documento.

Esta es la manera rpida y fcil de realizar el mailing, tambin otro mtodo de


hacerlo es seleccionando paso por el asistente de combinacin de correspondencia
y la opcin que queremos hacer y nos guiar paso a paso como su nombre indica.