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COMIT ESPECIAL Y PROCESO DE SELECCIN

INTRODUCCIN
El Estado tiene la obligacin de satisfacer las necesidades de sus habitantes, para
garantizar la convivencia y la paz social. Para cumplir dicho objetivo requiere
efectuar una serie de actividades u acciones que puedan traer como resultado el
logro satisfactorio de dichas necesidades, entre ellas, efectuar la compra o
adquisicin de bienes, contratar servicios o ejecutar obras.
En el presente trabajo, analizaremos la importancia de la contratacin estatal
mediante el respectivo proceso de seleccin con la finalidad de que las Entidades
Pblicas se provean de bienes y servicios y/o ejecuten obras; as como la
intervencin del Comit Especial.
Las adquisiciones y contrataciones, como gestin pblica es ampliamente
estudiada por la importancia de los recursos que maneja a nivel mundial. El
Estado es el principal adquiriente y contratista, destina cada ao cerca del 30% de
su presupuesto anual a adquirir bienes y servicios y ejecucin de obras, sin incluir
los montos de los emprstitos y de los crditos presupuestales de urgencia, con
este panorama, garantizar procesos de seleccin que merezcan la aprobacin del
inters pblico, sin perjudicar el legtimo inters privado que es el lucro.
Los alumnos.

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CAPTULO I

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COMIT ESPECIAL Y PROCESO DE SELECCIN

EL COMIT ESPECIAL Y EL PROCESO DE SELECCIN


1. EL COMIT ESPECIAL.
1.1 DEFINICIN.
El comit especial viene a ser el rgano colegiado encargado de la organizacin,
conduccin y ejecucin del proceso de seleccin, desde la elaboracin de Bases
hasta que la buena pro quede consentida o administrativamente firme o se
cancele.
La normativa que rige las contrataciones del Estado estipula que el Comit
Especial es el rgano facultado para elaborar las bases administrativas y conducir
el proceso de seleccin, desde su convocatoria hasta su culminacin con el
consentimiento de la buena pro o su cancelacin.
Est integrado por tres miembros y su designacin est a cargo del Titular de la
Entidad o de otro funcionario a quien el primero le haya delegado esa funcin. Sus
integrantes debern estar identificados con nombre propio y con indicacin
expresa de la persona que lo presidir. Igualmente, deber nominarse tantos
suplentes como titulares se haya designado.
El Comit Especial puede ser designado para un proceso en particular (ad hoc) o
para ms de uno (permanente). Esta ltima designacin slo es posible en
adjudicaciones directas y de menor cuanta.
Es un rgano de carcter temporal, es decir, se constituye, como regla general,
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para conducir un determinado proceso de seleccin, luego del cual queda sin
efecto su designacin. En el caso de los comits especiales permanentes la
duracin puede ser mayor, puesto que se les encarga llevar a cabo los
procesos de adjudicacin directa o menor cuanta que realizara la entidad;
siendo recomendable que por lo menos cada ao se renueve a los integrantes de
este tipo de comits especiales. Cabe indicar que en caso de Adjudicaciones
de Menor Cuanta Derivada, sern conducidos por el mismo Comit Especial
designado inicialmente
El Comit Especial es un cuerpo colegiado conformado por profesionales y
especialistas, encargado de la conduccin de un proceso de seleccin. El
Comit Especial organiza, conduce y ejecuta el proceso de seleccin desde la
convocatoria hasta que la buena pro quede consentida y administrativamente
firme o se cancele el proceso.
El encargo para desempear la funcin del comit especial es irrenunciable.
LCE.
Artculo 24.- Del Comit Especial En las licitaciones pblicas y concursos
pblicos, la Entidad designar a un Comit Especial que deber conducir el
proceso. Para las adjudicaciones directas, el Reglamento establecer las
reglas para la designacin y conformacin de Comits Especiales
Permanentes o el nombramiento de un Comit Especial ad hoc. El rgano
encargado de las contrataciones tendr a su cargo la realizacin de los
procesos de adjudicacin de menor cuanta. En estos casos el Titular de la
Entidad podr designar a un Comit Especial ad hoc o permanente, cuando
lo considere conveniente. El Comit Especial estar integrado por tres (3)
miembros, de los cuales uno (1) deber pertenecer al rea usuaria de los
bienes, servicios u obras materia de la convocatoria, y otro al rgano
encargado de las contrataciones de la Entidad. Necesariamente alguno de
los miembros deber tener conocimiento tcnico en el objeto de la
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contratacin. En el caso de bienes sofisticados, servicios especializados,
obras o cuando la Entidad no cuente con un especialista, podrn integrar el
Comit Especial uno o ms expertos independientes, ya sean personas
naturales o jurdicas que no laboren en la Entidad contratante o funcionarios
que laboran en otras Entidades. El Comit Especial tendr a su cargo la
elaboracin de las Bases y la organizacin, conduccin y ejecucin del
proceso de seleccin, hasta que la Buena Pro quede consentida o
administrativamente firme, o se cancele el proceso de seleccin. Si el Comit
Especial toma conocimiento que en las propuestas obra un documento
sobre cuya veracidad o exactitud existe duda razonable, informar el hecho
al rgano encargado de las contrataciones para que efecte la inmediata
fiscalizacin. Ello no suspender, en ningn caso, la continuidad del
proceso de seleccin. En los casos a que se refiere el artculo 32 del
presente Decreto Legislativo, los procesos de seleccin sern conducidos
por el mismo Comit Especial que condujo el proceso de seleccin original.
Concordancias: LCE: Artculo 32.
Artculo 32.- Proceso de seleccin desierto
El Comit Especial otorga la Buena Pro en una licitacin pblica, concurso
pblico o adjudicacin directa an en los casos en los que se declare como
vlida una nica oferta. El proceso de seleccin ser declarado desierto
cuando no quede vlida ninguna oferta; y, parcialmente desierto cuando no
quede vlida ninguna oferta en alguno de los items identificados
particularmente. La declaracin de desierto de un proceso de seleccin
obliga a la Entidad a formular un informe que evale las causas que
motivaron dicha declaratoria, debindose adoptar las medidas correctivas
antes de convocar nuevamente, bajo responsabilidad. En el supuesto que
una licitacin pblica, concurso pblico o adjudicacin directa sean
declaradas desiertas, se convocar a un proceso de adjudicacin de menor
cuanta. Para otorgar la Buena Pro en los procesos de seleccin convocados
bajo la modalidad de Subasta Inversa se requerir la existencia de dos (2)
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ofertas vlidas como mnimo; de lo contrario, el proceso se declarar como
desierto.
RLCE: Artculos 27, 28, 30 al 31.

1.2 PRINCIPIOS DE ACTUACIN DEL COMIT ESPECIAL.


A. Colegialidad:
Est referida a la conformacin plural del Comit Especial, siempre tiene
ms de un integrante, ahora la regla es que los comits debern estar
conformados por tres integrantes. Tambin est relacionado con las decisiones
que adopte el Comit Especial, las que deben adoptarse como cuerpo
colegiado, ello no significa que todos los integrantes tengan necesariamente
que votar de igual forma, sino que se podr adoptar votos discrepantes los
que debern ser fundamentados en el acta del Comit Especial.
B. Especialidad:
Principio que establece que cada Comit Especial que se constituya deber
estar compuesto obligatoriamente por un especialista con conocimiento
tcnico sobre el objeto de la convocatoria. Usualmente es que cumple esta
condicin es el representante del rea usuaria que es la que ha definido el
requerimiento. Sin embargo, en caso de compras que revistan complejidad
o sofisticacin, las entidades podrn contratar, en caso que no cuenten con
personal especializado, a expertos independientes.
C. Solidaridad:
Principio que establece que todos los miembros que integran el Comit
Especial son solidariamente responsables de su actuacin como de las
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decisiones que adopte durante su participacin en una contratacin, que la
seleccin realizada se encuentre arreglada a ley y responden administrativa
y/o judicialmente, en su caso, de cualquier irregularidad cometida en la
misma que les sea imputable. Son de aplicacin a los miembros del Comit
Especial lo establecido en el Artculo 46 de la presente Ley, norma que se
refiere a las responsabilidades y sanciones que se les puede imponer.
D. Autonoma:
Principio que establece que las decisiones que adopte el Comit Especial son
autnomas e independientes, no estando supeditadas sus acciones o
decisiones a autoridad o funcionario de superior nivel, aun cuando sea aquel
quien lo designo. Tiene relacin con la independencia con que debe actuar
sus integrantes. Sin embargo, esto no es absoluto, tiene sus excepciones,
como en el caso que se presenten consultas y/o observaciones que tengan
ver con aspectos preestablecidos en el expediente

de

contratacin

(caractersticas del bien, servicio u obra o valor referencial, entre otros), en


estos casos el comit por s solo no puede tomar decisiones, sino que debe
obtener la conformidad ya sea del rea usuaria o del rgano encargado de
las contrataciones, a fin de decidir sobre dichas consultas u observaciones.
Asimismo, otro supuesto de excepcin se da cuando en un proceso para la
contratacin de la ejecucin de una obra, el postor que obtiene el ms alto
puntaje presento una oferta econmica por encima del valor referencial en
no ms del diez por ciento. En este caso, para que el comit especial pueda
otorgarle la buena pro requiere que se asigne mayor disponibilidad
presupuestal y que el titular de la entidad le autorice a otorgar la buena pro.
E. Confidencialidad:

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Principio que establece respecto a la conducta de los miembros del Comit
Especial que debern guardar reserva y confidencialidad respecto de toda la
informacin a la que tengan acceso con ocasin a su participacin en el
proceso de seleccin. Esta obligacin se mantiene hasta el otorgamiento de
la buena pro, pues luego de este acto, empieza a regir el principio de
transparencia, que obliga al comit a brindar informacin a los participantes.
1.3 REQUISITOS LEGALES PARA CONFORMAR EL COMIT ESPECIAL.

La designacin debe realizarse mediante documento escrito firmado por el


Titular de la Entidad o por el funcionario a quien se hubiese delegado tal
facultad. Puede ser para ms de un proceso de seleccin.

Debe designarse tres personas, nominadas con nombre propio y la indicacin


expresa de quien ejercer como presidente. En el mismo documento deber
precisarse el nombre de los suplentes y su respectiva correspondencia con los
titulares para el caso de reemplazo.

Uno de los miembros debe pertenecer al rea usuaria, otro a Logstica y


cualquiera de los miembros debe tener conocimiento tcnico sobre el objeto
de la convocatoria.

Si en la Entidad no existe un entendido en el objeto de la convocatoria, se


deber contratarlo en calidad de experto independiente. Asimismo, mediante
convenio, ste puede provenir de otra entidad pblica, en cuyo caso se
requiere autorizacin del Titular de esta ltima.

No pueden ser miembros del Comit Especial: el Titular de la Entidad; los


funcionarios que ejerzan funciones de control o fiscalizacin, excepto personal

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del rgano de control interno cuando ste sea el rea usuaria; los funcionarios
que hayan aprobado el Expediente de Contratacin o las bases, o que tengan
que resolver el recurso de apelacin del proceso en curso; y los funcionarios
que en su calidad de miembros de un Comit Especial hubieren sido
sancionados por resolucin debidamente fundamentada.

Dejar de ser miembro del Comit Especial quien sea sancionado con
posterioridad a su designacin.

Si el proceso de seleccin se llevara a cabo con las disposiciones contenidas


en el Decreto Legislativo N 0782009, el Comit Especial debe ser designado
en un plazo mximo de dos (02) das despus de haberse aprobado el
Expediente de Contratacin.

LCE.
COMIT ESPECIAL Artculo 27.- Designacin El Titular de la Entidad o el
funcionario a quien se hubiera delegado esta atribucin, designar por escrito a
los integrantes titulares y suplentes del Comit Especial, indicando los nombres
completos

quin

actuar

como

presidente

cuidando

que

exista

correspondencia entre cada miembro titular y su suplente. La decisin ser


notificada a cada uno de los miembros.
Conjuntamente con la notificacin de designacin, se entregar al presidente del
Comit Especial el Expediente de Contratacin aprobado y toda la informacin
tcnica y econmica necesaria que pudiera servir para cumplir el encargo. Una
vez recibida la documentacin sealada en el prrafo anterior, el presidente del
Comit Especial, a ms tardar al da siguiente hbil de recibida, deber convocar a
los dems miembros para la instalacin respectiva, dejando constancia en actas.
El Comit Especial elaborar las Bases y las elevar para la aprobacin de la
autoridad competente. Luego de aprobadas, el Comit Especial dispondr la
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convocatoria del proceso. Durante el desempeo de su encargo, el Comit
Especial est facultado para solicitar el apoyo que requiera de las dependencias o
reas pertinentes de la Entidad, las que estarn obligadas a brindarlo bajo
responsabilidad. Los acuerdos que adopte el Comit Especial debern constar en
actas, cuyas copias debern incorporarse al Expediente de Contratacin. Para tal
efecto, toda Entidad contar con un libro de actas de Licitaciones Pblicas,
Concursos Pblicos y Adjudicaciones Directas, o con un libro de actas por cada
tipo de proceso de seleccin, debidamente foliado y legalizado, el mismo que
podr ser llevado en hojas mecanizadas. Facultativamente, tambin podr incluir
las actas de las Adjudicaciones de Menor Cuanta o contar con un libro de actas
para este tipo de procesos de seleccin. El rgano encargado de las
contrataciones ser el responsable de la custodia de los indicados libros.
Artculo

28.-

Participacin

de

expertos

independientes

Los

expertos

independientes podrn ser personas jurdicas o naturales. En el caso que se


designe como experto independiente a una persona jurdica del sector privado,
sta deber tener como giro principal de su negocio aqul vinculado con el objeto
de la convocatoria, debiendo adems designar a la persona natural que la
representar dentro del Comit Especial. Podrn ser invitados expertos
independientes que provengan de otras Entidades del sector pblico. Para estos
efectos, ser necesaria la autorizacin del Titular de la Entidad de la que provenga
el

experto

independiente.

El

experto

independiente

deber

guardar

confidencialidad respecto de toda la informacin a que tenga acceso con ocasin


del servicio.
1.4 CAMBIO DE LOS MIEMBROS DEL COMIT ESPECIAL.
Los miembros del Comit Especial slo podrn ser cambiados por razones de
caso fortuito o fuerza mayor; es decir, por situaciones naturales o humanas que
hagan imposible el cumplimiento de su funcin, tales como enfermedad, muerte,
culminacin del contrato, cese en las funciones, entre otros.

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La remocin deber hacerse mediante decisin escrita y motivada. En el
documento de remocin se nombrar su reemplazo.
1.5 REEMPLAZO POR LOS SUPLENTES.
En caso de ausencia del miembro titular, por causas imprevistas, ser
reemplazado por uno de los suplentes de manera definitiva. Adems, deber
evaluarse el motivo de la ausencia para determinar responsabilidades, si fueran
justificadas. Previa autorizacin, quien fuera titular, podr ocupar el cargo de
miembro suplente.

1.6 TIPOS DE COMIT ESPECIAL.


A. Permanente:
Es nominado para que lleven a cabo las adjudicaciones directas y las de menor
cuanta que se vayan a convocar en el curso del ao.
RCE.
Artculo 30.- Comit Especial Permanente Tratndose de Adjudicaciones Directas
y Adjudicaciones de Menor Cuanta, podr designarse uno o ms Comits
Especiales Permanentes para objetos de contrataciones afines, excepto en el
caso de procesos derivados de una declaratoria de desierto, los que sern
conducidos por el mismo Comit Especial designado inicialmente. En la
conformacin del Comit Especial Permanente slo ser exigible que uno de sus
integrantes sea representante del rgano encargado de las contrataciones.
B. Ad Hoc (para un proceso especfico):

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Se lo nombra para que lleven a cabo una licitacin pblica o un concurso pblico.
En adjudicaciones directas y de menor cuanta puede designarse uno cuando sea
necesario.
1.7 DERECHOS DEL COMIT ESPECIAL.
Sus miembros tienen derecho a ser notificados con su nominacin, y su
presidente, a recibir el Expediente de Contratacin debidamente aprobado.
Pueden realizar consultas acerca del contenido del Expediente de
Contratacin, realizar observaciones y sugerir modificaciones. Si se
aceptara esto ltimo, es necesario que el Expediente de Contratacin
vuelva a aprobarse.
El Comit Especial tiene la facultad de exigir la colaboracin de cualquier
oficina orgnica de la Entidad para el mejor desempeo de sus actividades.
Tiene derecho a su plena autonoma como correlato de la responsabilidad
que se le asigna.
Puede proponer las modificaciones del contenido del Expediente de
Contratacin, aunque su aprobacin deber realizarlas la misma autoridad
que lo aprob.
Puede observar el valor referencial y comunicar dicha situacin a la oficina
de Logstica. Si esta la acepta debe ser aprobado por el funcionario que dio
visto bueno al Expediente de Contratacin y solicitarse la certificacin
presupuestal.

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Sus miembros no pueden ser removidos de sus cargos; salvo por caso
fortuito, fuerza mayor o falta grave debidamente acreditada.
En la realidad, la mayora de personas que conforman un Comit Especial pocas
veces son expertos en asuntos de contratacin; por lo que resulta natural que se
les haya dado la facultad de exigir la asesora de cualquier otro rgano,
funcionario o servidor de la Entidad a efectos de llevar correctamente el trabajo
que se le ha encomendado.
Por otro lado, es lgico suponer que una gran responsabilidad tenga como
correlato la autonoma en el ejercicio de sus funciones.
La tentacin de seducir o presionar al Comit Especial por parte de diversas
personas interesadas en el negocio que va implcito en todo proceso de seleccin,
siempre estar presente. La razn reside en que finalmente, en las manos de ste,
de algn modo est la adjudicacin de contratos, cuyos montos van desde unos
pocos miles a varios millones de nuevos soles. En ese sentido, el Comit Especial
tiene que gozar de autonoma e independencia; pero tambin es su deber hacerla
respetar, de otro modo no podr alegar violacin de su fuero, sino que se habr
convertido en cmplice de las acciones ilcitas.
1.8 FUNCIONES DEL COMIT ESPECIAL.
Las principales funciones del Comit Especial son:
Debe revisar expediente de contratacin. Lo primero que debe saber el
comit que informacin tcnica y econmica se le est proporcionando para
primero, para elaborarlas bases y luego, para conducir el proceso de
seleccin, para cuyo efecto es importante y necesario que revise

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minuciosamente el expediente de contratacin que se le entrega junto con
su designacin.

Convocar e instalarse como Comit a ms tardar al da siguiente de


recibida su designacin.

Consultar o proponer las modificaciones de caractersticas tcnicas o del


valor referencial, para cuyo efecto debe revisar detenidamente la
informacin que se le proporciona en el expediente de contratacin,
debiendo recabar la autorizacin del rea usuaria u rgano encargado de
las contrataciones. En estos casos, las modificaciones que se produzcan en
el expediente tcnico requieren nueva aprobacin por la autoridad
competente.

Elaborar las Bases, como producto de la informacin contenida en el


expediente de contratacin, una de labor inicial y fundamental que le
compete al Comit es la elaboracin de las bases, las que van a constituir
las reglas de juego que van a regir el proceso de seleccin que se le
encarga llevar a cabo y de la contratacin propiamente dicha. Para tal
efecto, debe tener muy presente las normas de contrataciones y las que
pudieran aplicarse al objeto contractual (leyes especiales, reglamentos
sectoriales, normas tcnicas, metrolgicas, sanitarias, etc.), as como los
principios que rigen la contratacin pblica.
Convocar al proceso, luego de elaborar las Bases y una vez que se haya
aprobado por la autoridad competente, corresponde que el Comit Especial
efectu la convocatoria del proceso de seleccin, mediante su publicacin
en el SEACE y se recomienda utilizar otro mecanismos (fax, correos, etc.)
para hacer de conocimiento al mayor nmero posible de proveedores de la
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convocatoria realizada, para que haya la ms amplia concurrencia de
postores. Junto con la publicacin de la convocatoria, debe publicarse las
bases del proceso que se convoca y el resumen ejecutivo del estudio de las
posibilidades que ofrece el mercado que demuestre como se ha
determinado al valor referencial del proceso de seleccin que se est
convocando. Es responsabilidad del Comit Especial que se cumpla con
estas formalidades, por lo que debe coordinarse, supervisarse y exigirse
que el usuario del SEACE de la Entidad haya cumplido con la publicacin
integral de toda esta documentacin, para evitar futuras nulidades del
proceso.
Absolver Consultas y observaciones, el Comit Especial debe absolver los
pedidos declaracin o cuestionamientos a la legalidad de las bases que
formulen

los

participantes

en

un

proceso,

debiendo

fundamentar

adecuadamente, de tal manera que no haya dudas sobre los alcances o


legalidad de las disposiciones de las Bases. El pliego de absolucin de
consultas y/o observaciones, debe publicarse en el SEACE en la fecha
prevista en el calendario del proceso de seleccin. Si la consulta u
observacin tiene directa relacin con la informacin contenida en el
expediente de contratacin (caractersticas, calidad, condiciones, valor
referencial, sistema, modalidad, recursos presupuestales, etc.) y pretendan
su modificacin, el Comit Especial siempre deber solicitar la conformidad
ya sea del rea usuaria o de la OEC, segn corresponda, pues no tiene
competencia para efectuar modificaciones en estos aspectos aun cuando
sean producto de las consultas y observaciones.
Integrar las Bases, luego de absueltas las consultas y observaciones o de
haber vencido el plazo para tal efecto, el Comit debe integrar las Bases,
publicando una segunda versin de estas, que incluyan todas las

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modificaciones que se produjeron como producto de las consultas y
observaciones.
Evaluar propuestas, para cuyo efecto deber sujetarse estrictamente al
mtodo de evaluacin y calificacin de propuestas contenido en las bases.
Primero evala la propuesta tcnica, luego la econmica y finalmente
determina cual es el proveedor que obtuvo el ms alto puntaje, a quien le
otorgara la buena pro.
Otorgar la Buena Pro, lo que debe ser la consecuencia directa de aplicar el
mtodo de evaluacin y calificacin de propuestas contenido en las Bases,
correspondindole al que obtuvo el ms alto puntaje.
Declarar consentimiento de la Buena Pro, luego de verificar que transcurri
el plazo legal (ocho das en casos de licitaciones y concursos pblicos u
cinco das en los casos de adjudicaciones directas o menores cuantas).
Con esta actividad concluye la labor del Comit, pues debe entregar al OEC
o al rea que seale las normas de organizacin de la entidad, para que
continen con el trmite de suscripcin del contrato.
Declarar desierto, en el caso que no se presente ninguna propuesta o
habindose presentado varias ninguna queda valida, corresponde al Comit
declarar desierto el proceso. Asimismo, si al cierre de la etapa de registro
de participantes verifica que ninguno se registr, corresponde declarar
desierto el proceso.
LCE.
Artculo

31.-

Competencias

El

Comit

Especial

conducir

el

proceso

encargndose de su organizacin, conduccin y ejecucin, desde la preparacin


de las Bases hasta la culminacin del proceso. El Comit Especial es competente
para: 1. Consultar los alcances de la informacin proporcionada en el Expediente
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de Contratacin y sugerir, de ser el caso, las modificaciones que considere
pertinentes.

Cualquier

modificacin

requerir

contar

previamente

con

la

conformidad del rea usuaria y/o del rgano encargado de las contrataciones,
segn corresponda. La modificacin requerir una nueva aprobacin del
Expediente de Contratacin. 2. Elaborar las Bases. 3. Convocar el proceso. 4.
Absolver las consultas y observaciones. 5. Integrar las Bases. 6. Evaluar las
propuestas.
7. Adjudicar la Buena Pro. 8. Declarar desierto. 9. Todo acto necesario para el
desarrollo del proceso de seleccin hasta el consentimiento de la Buena Pro. El
Comit Especial no podr de oficio modificar las Bases aprobadas.
De otro lado, el Comit Especial no es competente para modificar:
Caractersticas, Cantidad, calidad, dimensin de bien, servicio u obra
contenidos en las especificaciones tcnicas, los trminos de referencia o
expediente tcnico, respectivamente, que forma parte del expediente de
contratacin que se le entrega con su designacin. Debe obtener la
conformidad del rea usuaria.

Valor referencial, esto es competencia del rgano encargado de las


contrataciones.
Financiamiento, compete al area de presupuesto de la Entidad.

Tipo de proceso, su modificacin requiere necesariamente nueva


aprobacin del expediente de contratacin.
En general, toda informacin recibida como parte del expediente de
contratacin no puede ser modificado por el Comit Especial. Que le
compete modificar directamente al Comit Especial.
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Factores de evaluacin, que solo puede hacerlo como consecuencia de las
consultas y observaciones presentadas por los proveedores participantes.
De oficio no puede modificarlo.
Condiciones de las Bases que no constituyan requerimientos mnimos, es
decir las reglas de procedimiento que no haya sido establecidos en el
expediente de contratacin. El Comit Especial no puede modificar de oficio
las Bases Aprobadas, salvo el caso de modificacin del calendario que
debe estar debidamente justificado.
1.9 CESE DE FUNCIONES.
La forma usual o regular de culminar las funciones el Comit en un proceso de
seleccin es cuando la Buena Pro queda consentida, es decir, cuando no se haya
interpuesto recurso de apelacin contra esa decisin del Comit. Verificado ello, el
Comit prepara un informe remitiendo todo el expediente al OEC para que se
contine con el trmite de suscripcin del contrato.
Una forma excepcional de culminar las funciones del Comits es cuando se decido
cancelar el proceso, es decir, el Titular de la Entidad emite una resolucin dando
por finalizado el proceso, lo que puede hacerse hasta antes del otorgamiento de la
buena pro, siempre que dicha decisin se deba a razones de fuerza mayor o caso
fortuito, cuando desaparezca la necesidad de contratar o, cuando persistiendo la
necesidad, el presupuesto asignado se destine a otras contrataciones por carcter
de emergencia.

1.10 QURUM PARA SESIONAR Y PARA ADOPTAR LOS ACUERDOS.

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Las reglas de las sesiones del Comit Especial son las siguientes:
a. Para Sesionar: Deben estar presente los tres integrantes del Comit, si est
ausente alguno de los titulares, debe ser reemplazado por su respectivo suplente.
En caso que no estn los tres integrantes, la sesin no tiene validez.

b. Para Adoptar Acuerdos: puede haber Unanimidad, si los tres integrantes


votan en un mismo sentido. Mayora, basta que dos de ellos voten en un sentido
para que haya acuerdo. Los actos debern figurar en actas suscritas, con las
votaciones y la fundamentacin del o los votos en contra. Ninguno de los
integrantes puede negarse a firmar el acta, bajo responsabilidad.
RCCE.
Artculo 32.- Qurum y acuerdos Para sesionar y adoptar acuerdos vlidos, el
Comit Especial se sujetar a las siguientes reglas: 1. El qurum para el
funcionamiento del Comit Especial se da con la presencia del nmero total de
miembros titulares. En caso de ausencia de alguno de stos, se proceder
conforme a lo dispuesto en los artculos 33 y 34. 2. Los acuerdos se adoptan por
unanimidad o por mayora. No cabe la abstencin por parte de ninguno de los
miembros. Los actos del Comit Especial constan en actas que, debidamente
suscritas, quedan en poder de la Entidad. La fundamentacin de los acuerdos y de
los votos discrepantes se har constar en el acta.
1.11 EL COMIT ESPECIAL TAMBIN ES RESPONSABLE DE LOS
REQUISITOS MNIMOS.
Las normas que regulan las contrataciones del Estado no establecen
responsabilidad del Comit Especial respecto de los requisitos mnimos; pero s
los rganos de control. Los auditores sustentan su posicin en dos criterios: el
primero tiene su origen en las Normas de Auditora Gubernamental (NAGU),
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COMIT ESPECIAL Y PROCESO DE SELECCIN


segn las cuales, los funcionarios y servidores pblicos deben desempear sus
funciones con la debida diligencia, cuyo concepto, sumamente amplio y de
apreciacin subjetiva, alcanza para responsabilizar a cualquier persona que haya
tenido alguna vinculacin con el procedimiento de contratacin. El segundo, tiene
que ver con la conformacin del Comit Especial, que por mandato legal debe
tener entre sus miembros, por lo menos, un experto en el objeto del contrato.

1.12

FUENTES

DE

INFORMACIN

PARA

ELABORAR

LAS

BASES

ADMINISTRATIVAS.
Si asumimos que las bases, esencialmente, estn estructuradas en tres partes
principales: reglas del proceso de seleccin, requisitos mnimos y factores de
evaluacin, el Comit Especial recurrir a las siguientes fuentes de informacin:
1. Reglas del proceso de seleccin y ejecucin del contrato:
La fuente de informacin principal son las bases estandarizadas publicadas por el
OSCE, en las que se ha sistematizado las reglas fijadas en el Reglamento que son
aplicables a los procesos de seleccin. A ellas deben aadirse la informacin
propia de la institucin y la que consta en el Expediente de Contratacin.
2. Requisitos mnimos:
La fuente de informacin es el Expediente de Contratacin y las normas legales
que regulan el objeto del proceso de seleccin.
3. Factores de evaluacin:

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La fuente de informacin es el Reglamento; pero el aporte de la experiencia de los
miembros del Comit Especial es fundamental. En realidad, los factores de
evaluacin constituyen el nico aporte real del Comit Especial y de los cuales es
el nico responsable.

CAPTULO II
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2. EL PROCESO DE SELECCIN.
2.1 DEFINICIN.
El proceso de seleccin es una fase dentro del proceso de contratacin que tiene
como finalidad que la Entidad seleccione a la persona natural o jurdica que
presente la mejor propuesta para la satisfaccin de sus necesidades; con la cual
las Entidades del Estado van a celebrar un contrato para la contratacin de
bienes, servicios o la ejecucin de una obra. Para ello deber seguirse el
procedimiento establecido en la normativa sobre contratacin pblica.
Sobre el particular, corresponde sealar que el proceso de seleccin implica el
desarrollo del procedimiento administrativo mediante el cual la Entidad pblica
invita a los proveedores que se encuentran en el mercado a presentar sus
propuestas para que, luego de la evaluacin correspondiente, se elija a aquel con
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COMIT ESPECIAL Y PROCESO DE SELECCIN


el que la Entidad contratar.
Al respecto, el Anexo nico de Definiciones del Reglamento seala que el proceso
de seleccin es un proceso administrativo especial conformado por un conjunto
de actos administrativos, de administracin o hechos administrativos, que tiene por
objeto la seleccin de la persona natural o jurdica con las cual las Entidades del
Estado van a celebrar un contrato para la contratacin de bienes, servicios o la
ejecucin de una obra.

2.2 TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIN.


La normativa de contratacin pblica ha previsto los siguientes procesos de
seleccin:

A. Licitacin y Concurso

La licitacin pblica y los concursos pblicos son procedimientos con mayor


rigurosidad y formalidad. En buena cuenta, aqu se sintetiza todos los
principios y notas caractersticas de los procedimientos de seleccin.

En este caso se inicia con una convocatoria pblica en el SEACE, que


permitir a todo los interesados tomar conocimiento de la convocatoria. Los
participantes

se

inscribirn

en

el

registro

pagando

los derechos correspondientes. La inscripcin da derecho a formular


consultas que sern planteadas dentro de un Pliego de Consultas en los
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COMIT ESPECIAL Y PROCESO DE SELECCIN


plazos establecidos (no debe exceder de cinco das). Culminada la
presentacin de consultas el comit especial absolver en cinco das las
consultas formuladas. Vencido el plazo para al a absolucin, los participantes
tendrn derecho de observar o cuestionar las bases en el plazo de tres das.
El comit evaluar las observaciones y las absuelve en cinco das. El postor
no conforme con el sentido de la absolucin podr acudir al CONSUCODE
para que resuelva las observaciones.

El comit especial tiene la obligacin de evaluar las observaciones de


CONSUCODE que a travs de subgerencia tcnica normativa, absolver,
mediante la emisin de un pronunciamiento, las observaciones planteadas.
Luego de resueltas las observaciones y de emitido el pronunciamiento de
proceder a la integracin de las bases que debe realizarse de acuerdo con
los lineamientos establecidos en el pronunciamiento. Si ello no ocurre,
CONSUCODE no dar pase al comit Especial para que pueda integrar las
bases del procedimiento.

Una vez realizada la integracin se colgar en el SEACE y debe mediar


cinco das entre la integracin y la presentacin de propuestas. Los postores
presentas sus propuestas (sobre tcnico y del sobre econmico),
conteniendo la documentacin que las bases hayan requerido sobre el
particular.

Las ofertas son sometidas a evaluacin, obviamente siguiendo las pautas


precisadas

en

las

bases.

Posteriormente,

se

otorga

los

puntajes

correspondientes y la Buena Pro. Se esperan cinco das para que la Buena


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COMIT ESPECIAL Y PROCESO DE SELECCIN


Pro quede consentida finalmente, se suscribir el contrato dentro de los
plazos que establece el reglamento.
LCE.
Artculo 16.- Licitacin pblica y concurso pblico La licitacin pblica
se convoca para la contratacin de bienes, suministros y obras. El
concurso pblico se convoca para la contratacin de servicios de toda
naturaleza. En ambos casos, se aplican los mrgenes que establece la
Ley de Presupuesto del Sector Pblico.
B. Adjudicacin Directa.
Se convoca para la contratacin de bienes, servicios y ejecucin de obras,
segn los mrgenes establecidos en las normas presupuestarias. Puede ser
pblica o selectiva.
LCE.
Artculo 17.- Adjudicacin directa La adjudicacin directa se aplica para las
contrataciones que realice la Entidad, dentro de los mrgenes que establece
la Ley de Presupuesto del Sector Pblico. La adjudicacin directa puede ser
pblica o selectiva. El Reglamento sealar la forma, requisitos y
procedimiento en cada caso.

Adjudicacin Directa Pblica.

Antes de la convocatoria, todos los procesos deben registrarse en el SEACE.


A diferencia de la Adjudicacin DS, la Adjudicacin directa Pblica (ADP) se
inicia mediante un aviso pblico de registro de proceso publicado en el
SEACE. De esta manera, todos los proveedores tomaran conocimiento de la
misma. O solo sern proveedores invitados como en el ADS, sern todos lo
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COMIT ESPECIAL Y PROCESO DE SELECCIN


que hagan seguimiento de estas oportunidades de negocio.

Para ello, los proveedores debern inscribirse en el registro de participantes


de esta ADP en particular. Tendrn derecho a formular consultas y
observaciones respecto de las bases. Luego se presentarn las propuestas.

Entre la convocatoria y la presentacin de propuestas, debe mediar de diez


das. Posteriormente se evalan las propuestas, se determina los puntajes
correspondientes y finalmente el ganador de a Buena Pro. El contrato se
perfeccionara segn los parmetros establecidos por el reglamento a travs
de la firma de un documento contractual.

Adjudicacin Directa Selectiva.

La Adjudicacin Directa Selectiva (ADS) junto a la Adjudicacin Directa


Publica (ADP) supone un siguiente peldao en cuanto a formalidades y
requisitos que el procedimiento debe cumplir.

Se inicia con una convocatoria a travs de una invitacin. Los postores se


inscriben en el registro de participantes y tendrn derecho a consultas y
observaciones, las cuales debern ser formularse de manera conjunta y en el
mismo plazo. Luego de la absolucin de las consultas se har la
presentacin de propuestas. Entre la convocatoria y la presentacin de
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propuestas no debe haber menos de 10 das hbiles. Posteriormente, el
comit especial evaluara y calificara las propuestas. Despus, se
determinar que postor es el elegido para que se le adjudique la Buena Pro.

C. Adjudicacin de Menor Cuanta.


Proceso que se aplica a las contrataciones que realice la Entidad, cuyo
monto sea inferior a la dcima parte del lmite mnimo establecido por la Ley
de Presupuesto del Sector Pblico para los casos de Licitacin Pblica y
Concurso Pblico.

La adjudicacin de menor cuanta es el procedimiento de seleccin menos


riguroso y formalista. En la adjudicacin de menor cuanta se respeta el
contenido mnimo de la estructura del procedimiento de seleccin: El Comit
especial formula una invitacin a ofrecer y otorga un plazo a los proveedores
interesados. Luego, se realiza el registro de participantes que ser gratuito
en el caso de bienes y servicios; en el caso de ejecucin y asesora de obras
el proveedor deber cancelar un derecho contenido en el registro de
participantes. Posteriormente se hace la presentacin de las ofertas del
proveedor. Se califican las propuestas y finalmente se otorga la Buena Pro.

El artculo 19 del Reglamento ha previsto que este tipo de proceso se


aplicar tambin para los siguientes supuestos:
1. La contratacin de expertos independientes para que integren los
Comits Especiales; y
2. Los procesos declarados desiertos, cuando corresponda, de acuerdo a lo
establecido en el artculo 32 de la Ley.

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Para determinar el proceso de seleccin aplicable, se considerar el objeto
principal de la contratacin y el valor referencial establecido en la Entidad para la
contratacin prevista.
En el caso de contrataciones que involucren un conjunto de prestaciones, el objeto
principal del proceso de seleccin se determinar en funcin a la prestacin que
represente la mayor incidencia porcentual en el costo.
Para la determinacin del tipo de proceso aplicable, el artculo 18 de la Ley N
29626, Ley del Presupuesto del Sector Pblico para el ao Fiscal 2011, ha
establecido los topes aplicables para los procesos de seleccin regulados por la
normativa de contrataciones. Dicha norma considera que el monto mnimo para
poder aplicar la normativa de contratacin pblica equivale a tres (03) UIT, tal
como lo dispone el artculo 3, numeral 3.3, literal h) de la Ley.
Artculo 18.- Adjudicacin de menor cuanta La adjudicacin de menor
cuanta se aplica a las contrataciones que realice la Entidad, cuyo monto sea
inferior a la dcima parte del lmite mnimo establecido por la Ley de
Presupuesto del Sector Pblico para los casos de licitacin pblica y
concurso pblico. El Reglamento sealar los requisitos y las formalidades
mnimas para el desarrollo de los procesos de seleccin a que se refiere el
presente artculo. Las Entidades debern publicar en su portal institucional
los requerimientos de bienes o servicios a ser adquiridos bajo la modalidad
de

menor

cuanta.

En

las

adjudicaciones

de

menor

cuanta,

las

contrataciones se realizarn obligatoriamente en forma electrnica a travs


del Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado (SEACE), con las
excepciones que establezca el Reglamento. Asimismo, el Reglamento de la
presente norma, establecer la forma en que se aplicarn progresiva y
obligatoriamente las contrataciones electrnicas a los procesos de licitacin
pblica,

concurso pblico

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adjudicacin directa

en

sus

distintas
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modalidades.
2.3 MTODOS ESPECIALES DE CONTRATACIN.
Las entidades podrn contratar, sin realizar procedimiento de seleccin, los bienes
y servicios que se incorporen en los Catlogos Electrnicos de Acuerdo Marco
como producto de la formalizacin de Acuerdos Marco. Se establece que el
reglamento fijar los procedimientos para implementar o mantener Catlogos
Electrnicos de Acuerdos Marco.

2.4 FASES.
Al respecto, debe indicarse que todo proceso de contratacin regulado por la
normativa de contrataciones del Estado se desarrolla en ciertas etapas, que
pueden ser agrupadas en tres fases:
A. FASE DE PROGRAMACIN Y ACTOS PREPARATORIOS, la cual
comprende: i) la definicin de necesidades y la aprobacin del respectivo
Plan Anual de Contrataciones (PAC), ii) la realizacin de un estudio de
posibilidades que ofrece el mercado y la determinacin del tipo de proceso
de seleccin a convocarse; iii) la designacin del Comit Especial
encargado de llevar a cabo la contratacin; y, iv) la elaboracin y
aprobacin de las Bases del proceso de seleccin.
B. FASE DE SELECCIN, se desarrolla en ocho etapas: i) convocatoria; ii)
registro de participantes; iii) formulacin y absolucin de consultas; iv)
formulacin y absolucin de observaciones; v) integracin de Bases; vi)
presentacin de propuestas; vii) calificacin y evaluacin de propuestas; y,
viii) otorgamiento de la Buena Pro.

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I. CONVOCATORIA.
La convocatoria es el acto unilateral de la Entidad mediante el cual llama o
invita, segn sea el caso, a determinados proveedores para que participen
en un proceso de seleccin.
II.

REGISTRO DE PARTICIPANTES.
La persona natural o jurdica que desee participar en un proceso de
seleccin deber registrarse como participante conforme a las reglas
establecidas en las Bases. Deber acreditar que cuenta con la inscripcin
vigente en el RNP, en el registro materia del objeto contractual que se
convoca.
Sobre el particular, a efectos de proceder con el registro de los interesados
en participar, corresponder a la Entidad verificar la vigencia de la
inscripcin en el RNP y que no se encuentre inhabilitado para contratar con
el Estado.

III.

FORMULACIN Y ABSOLUCIN DE CONSULTAS.


A travs de las consultas, los participantes podrn solicitar la aclaracin de
cualquiera de los extremos de las Bases, o plantear solicitudes respecto de
ellas. El pliego absolutorio mediante el cual se absolvern las consultas
formuladas con la fundamentacin correspondiente, deber ser notificado a
travs del SEACE, as como a los correos electrnicos de los participantes,
de ser el caso.

IV.

FORMULACIN Y ABSOLUCIN DE OBSERVACIONES.

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COMIT ESPECIAL Y PROCESO DE SELECCIN


Las observaciones, en la prctica, constituyen un cuestionamiento a las
Bases por incumplimiento de las condiciones mnimas a que se refiere el
artculo 26 de la Ley y de cualquier disposicin en materia de
contrataciones del Estado u otras normas complementarias o conexas que
tengan relacin con el proceso de seleccin.
El Comit Especial deber absolver de manera fundamentada y sustentada
en el pliego absolutorio, si (i) las acoge, (ii) las acoge parcialmente o (iii) no
las acoge. Deber notificar su decisin a travs del SEACE, en la sede de
la Entidad y a los correos electrnicos de los participantes, de ser el caso.
V.

INTEGRACIN DE LAS BASES.


La normativa de contrataciones del Estado dispone claramente que las
Bases integradas deben incorporar el ntegro de las aclaraciones,
precisiones o modificaciones producto de la absolucin de consultas y
observaciones, as como aquellas dispuestas en el pronunciamiento.

VI.

PRESENTACIN DE PROPUESTAS.
La propuesta, debe cumplir y, de ser el caso, acreditar, la documentacin de
presentacin obligatoria solicitada en las Bases y en los requerimientos
tcnicos mnimos, los que constituyen las caractersticas tcnicas, normas
reglamentarias y cualquier otro requisito establecido como tal en las Bases
y en las disposiciones legales que regulan el objeto materia de la
contratacin.

VII.

CALIFICACIN Y EVALUACIN DE PROPUESTAS.


Se realiza en dos etapas: (i) Evaluacin tcnica, que tiene por finalidad

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calificar y evaluar la propuesta tcnica, y (ii) Evaluacin econmica, que
tiene por objeto calificar y evaluar el monto de la propuesta econmica.
Las propuestas se evalan asignndoles puntajes de acuerdo a los factores
establecidos en las Bases del proceso. No se podr establecer factores
cuyos

puntajes

se

asignen

utilizando

criterios

subjetivos;

bajo

responsabilidad del Comit Especial y del funcionario que aprueba las


Bases.
VIII. OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO.
Se realizar en acto pblico para todos los procesos de seleccin; a
excepcin de las Adjudicaciones Directas Selectivas y Adjudicaciones de
Menor Cuanta, en las que podr realizarse en acto privado.
Los resultados del proceso de seleccin se darn a conocer a travs de un
cuadro comparativo, en el que se consignar el orden de prelacin y el
puntaje tcnico, econmico y total obtenido por cada uno de los postores.

C. FASE DE EJECUCIN CONTRACTUAL, que comprende desde la


celebracin del contrato respectivo hasta la conformidad y pago de las
prestaciones ejecutadas, en el caso de los contratos de bienes y servicios,
y con la liquidacin y pago correspondiente, tratndose de contratos de
ejecucin o consultora de obras.

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COMIT ESPECIAL Y PROCESO DE SELECCIN

CONCLUSIONES
El Comit Especial est integrado por funcionarios de la entidad as como
por expertos independientes con conocimientos del objeto del proceso de
seleccin. El Comit Especial acta en forma colegiada y es autnomo en
sus decisiones, las cuales no requieren ratificacin alguna de parte de la
Entidad
BIBLIOGRAFA

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