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UNIVERSIDAD DEL MAR
(Campus Huatulco)
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Introduccin a los eventos
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28/05/2016

Nancy Lavariega Cajero

INTRODUCCIN A LOS EVENTOS


Eventos
Tipo de
evento
Ferias
Convenciones

Jornadas
tcnicas

Cursos

Seminarios

Objetivos
Consiste en facilitar el intercambio en
esos mercados y la generacin de
negocio.
Las convenciones son reuniones de
participacin restringida a los miembros
de una organizacin o empresa. Su
dinmica, como se comprobar, es
similar a la operativa de los Congresos,
aunque por su envergadura, mucho ms
simple.
Se trata de eventos dirigidos a la
formacin o la divulgacin cientfica de
determinados aspectos de diferentes
sectores, aunque siempre a una escala
reducida, sobre todo si se compara con
los Congresos. Para su estudio, se
dividirn en cursos, seminarios y
simposios.
Suelen tener mayor duracin, aunque
menor envergadura. Incluso, en el caso
de determinadas entidades, pueden
disponer de patrocinio.

Convocantes

Asistentes

Empresas y
gobiernos

Profesionales especializados,
tcnicos del sector y pblico
en general.
Empresas,
Personal de determinado
organizaciones u nivel, a eleccin del
otras entidades
convocante
privadas

Duracin

Financiacin

De 4 a 8 das.

A cargo de los
expositores.

Generalmente
2 das

A cargo del
organizador

La gran diferencia entre los tres modelos est en el carcter del evento y su duracin.

Empresas,
asociaciones o
universidades

Profesionales y estudiantes

Suelen ser mucho ms breves que los Empresas,


Profesionales y personal
cursos, aunque su carcter sigue siendo asociaciones o
afectado
formativo. Su objetivo suele ser atender administraciones
a necesidades de formacin muy
especficas.

Hasta 5 das,
durante la
semana, o de
fin de semana
De 1 a 2 das

A cargo de las
empresas o
mediante una
cuota de
inscripcin en el
resto de casos.
A cargo de los
organizadores,
aunque pueden
darse casos de
pequeas cuotas
de inscripcin.

Simposios

Eventos
outdoor

Viajes de
incentivo

Reunin de personas especializadas,


menos numerosa que un congreso, que
se proponen estudiar o exponer un tema
determinado.
Su
carcter
es,
generalmente, cientfico.
Se trata de eventos pensados para
alcanzar mayores niveles de motivacin
y bienestar de profesionales y ejecutivos,
sometidos a la tensin de la actividad
empresarial. Son las propias empresas
las que organizan este tipo de
actividades, que pueden ser destinadas
al relax y descanso de los participantes,
como a actividades de riesgo o de
elevada carga fsica.
Estrategia comercial de las empresas
cuyo fin es aumentar las ventas de sus
departamentos comerciales, empleando
el premio como elemento motivador.

Rueda de
prensa

Un evento o acto protocolario en torno


a la informacin. Se trata de un acto en
donde sta es la principal protagonista.

Congresos

Consisten en reuniones a gran escala, de


carcter abierto y organizado para
divulgar ideas o disear objetivos.

Road show

Son eventos promocionales que forman


parte de las actividades del marketing
de las empresas. Consiste en sacar las
marcas a la calle para realizar su
promocin.

Empresas o
asociaciones

Profesionales

De 1 a 2 das

A cargo del
convocante.

Empresas

Profesionales y ejecutivos de
la empresa

De 1 a 2 das

A cargo de la
empresa

Personal de la
empresa que
alcanza los
objetivos
diseados
Cualquier
empresa,
administracin o
entidad
Sociedades,
asociaciones,
universidades o
colegios
profesionales
Empresas

Profesionales y ejecutivos de
la empresa

Desde un fin
de semana a
viajes
internacionales
de 10 das
El tiempo
estrictamente
necesario

A cargo de la
empresa

Profesionales del sector

De 3 a 5 das

Cuotas de
inscripcin y
patrocinio

Pblico en general

Una jornada

A cargo de la
empresa

Medios de comunicacin

A cargo de los
convocantes

Otras Clasificaciones (Carlos Fuentes)


Estado
Institucionales
Comerciales
Culturales
Religiosos
Acadmicos
Deportivos
Sociales
Familiares

La clasificacin de los actos debe abordarse considerando varios factores que condicionan el modelo de produccin de
eventos:
El lugar geogrfico donde va a celebrarse y su proximidad o lejana
Localizacin
con la institucin o empresa organizadora y con los proveedores con
los que tenemos que contar.
Un espacio natural con posible equipamiento en cuanto a tomas de
Tipo de espacio
luz y agua, por ejemplo, o un edificio o espacio cerrado cuyas
caractersticas y posibilidades debemos analizar.
Sencillo o complejo, con variedad de elementos tcnicos,
Tipo de montaje
escenogrficos y artsticos o ms austeros.

Tipos de espacios
Eventos en espacios naturales
Eventos en construcciones o instalaciones
Eventos en construcciones o instalaciones efmeras
Eventos en espacios mixtos

a. Fijas.
b. Polivalentes
a. Instalaciones al aire libre
b. Instalaciones con construcciones fijas y/o efmeras y espacios al aire
libre.

Tipos de clientes
Particulares
Asociaciones y agrupaciones
Empresas
Generadores de eventos.

Operadores profesionales
Convention Bureau.
Asociaciones profesionales de congresos y convenciones.

Cuando se refiere a los clientes individuales, participantes de


algunos eventos, u organizadores de actos de tipo familiar o
social.
Como clubes deportivos u otros grupos de inters determinado.
Cuyo trato y estructura puede ser similar al anterior y
depender de la estructura del evento solicitado.
Atienden a organismos, instituciones y empresas en cuanto a la
gestin estratgica y la operativa de sus eventos. Son la
consecuencia del inters por la organizacin de eventos de
carcter muy diversos en los diferentes sectores productivos, ya
sea en el mbito pblico o privado.
Como las agencias de viajes especializadas y los Operadores
Profesionales de Congresos (OPC) a los que se conocer en el
estudio de la distribucin, en la Unidad siguiente.
Son organismos sin nimo de lucro cuyo objetivo principal
consiste en la captacin del turismo de negocios, y cuyo estudio
se realizar tambin en la distribucin.
A este formato han acudido diversas empresas del sector que,
tratando de unir y acumular sus experiencias y conocimiento,
han acudido al asociacionismo para aumentar el volumen de
negocio.