NTCI - Gaceta # 235

CONTRALORIA GENERAL
DE LA REPUBLICA
NORMAS TECNICAS DE CONTROL

INTERNO (NTCI)
APENDICE I
ACTIVIDADES DE CONTROL
APLICABLES A LOS SISTEMAS DE
ADMINISTRACION
Managua, Julio del 2.004
Contralora General de la Repblica

NTCI Apndice I
CONTENIDO
1. ORGANIZACION ADMINISTRATIVA................................................1
1.1ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.......................................................1
1.2DELEGACIN DE AUTORIDAD Y UNIDAD DE MANDO......................1
1.3CANALES DE COMUNICACIN...........................................................2
1.4GERENCIA POR EXCEPCIN...............................................................2
1.5GERENCIA POR RESULTADOS.............................................................2
1.6SEPARACIN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES...............................2
1.7SUPERVISIN.......................................................................................2
1.8PROCEDIMIENTOS...............................................................................3
1.9DOCUMENTOS DE RESPALDO.............................................................3
1.10 CONTROL Y USO DE FORMULARIOS PRENUMERADOS...............3
1.11 ARCHIVO DE DOCUMENTACIN....................................................4
1.12 CONTROL DE SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE INFORMACIN. .4
1.13 UNIDAD DE SISTEMAS....................................................................4
1.14 CUSTODIA DE LOS RECURSOS Y REGISTROS...............................4
2. ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS HUMANOS.......................5
2.1UNIDAD DE ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS......5
2.2CLASIFICACIN DE CARGOS, NIVELES REMUNERATIVOS Y
REQUERIMIENTOS DE PERSONAL.....................................................5
2.3SELECCIN DE PERSONAL.................................................................5
2.4REGISTROS Y EXPEDIENTES...............................................................5
2.5CAPACITACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS................................6
2.6REMUNERACIONES.............................................................................6
2.7PROHIBICIN DE RECIBIR BENEFICIOS DIFERENTES A LOS
PACTADOS CON LA ENTIDAD..............................................................6
2.8PROHIBICIN DE ACUMULACIN DE CARGOS PBLICOS..............7
2.9ACTUACIN DE LOS SERVIDORES PBLICOS...................................7
2.10 CONTROL DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD.................................7
2.11 VACACIONES....................................................................................7
2.12 ROTACIN DE PERSONAL...............................................................7
2.13 CAUCIN...........................................................................................8
2.14 SEGURIDAD SOCIAL E INDUSTRIAL...............................................8
2.15 EVALUACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS...............................8
3. PLANEACION Y PROGRAMACION...................................................9
3.1REQUERIMIENTO GENERAL...............................................................9
3.2MARCO NORMATIVO..........................................................................10
3.3PROGRAMACIN INTEGRAL..............................................................10
3.4PROGRAMACIN DE INVERSIONES.................................................10
i

NTCI Apndice I
3.5DEFINICIN CONCRETA DE LOS RESULTADOS..............................10

3.6MEDIOS DE VERIFICACIN DE LOS RESULTADOS.........................10
3.7CONDICIONANTES.............................................................................10
3.8MEDIOS Y RECURSOS A UTILIZAR...................................................11
3.9RESPONSABLES DE LOS RESULTADOS DE LAS OPERACIONES
PROGRAMADAS..................................................................................11
3.10 DETERMINACIN DE POLTICAS INTERNAS PARA LA
EJECUCIN Y EVALUACIN DE LAS OPERACIONES
PROGRAMADAS..................................................................................11
4. PRESUPUESTO..............................................................................11
4.1RESPONSABILIDAD POR EL CONTROL PRESUPUESTARIO............11
4.2BASES PARA LA FORMULACIN DEL PRESUPUESTO....................11
4.3FINANCIAMIENTO DE LA EJECUCIN PASIVA DEL PRESUPUESTO
12
4.4CONTROL PREVIO AL COMPROMISO...............................................12
4.5CONTROL PREVIO A LA OBLIGACIN..............................................12
4.6REGISTRO Y EJECUCIN PRESUPUESTARIA...................................13
4.7CONTROL DURANTE LA EJECUCIN DEL PRESUPUESTO............13
4.8ESTADO DE EJECUCIN PRESUPUESTARIA....................................13
4.9EVALUACIN DE LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA......................13
4.10 CIERRE DEL EJERCICIO PRESUPUESTARIO.................................13
5. ADMINISTRACION FINANCIERA..................................................14
5.1PROPSITO DEL SISTEMA.................................................................14
5.2INDEPENDENCIA DE LA UNIDAD FINANCIERA..............................14
5.3REGISTRO Y DEPSITO DE LOS INGRESOS.....................................14
5.4DOCUMENTOS DE RESPALDO, CLASIFICACIN Y AUTORIZACIN
DE DESEMBOLSOS.............................................................................14
5.5FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA.........................................................14
5.6FONDOS ROTATORIOS.......................................................................15
5.7ARQUEOS SORPRESIVOS DE FONDOS Y VALORES.........................16
5.8APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS..............................................16
5.9RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS...16
5.10 PROGRAMACIN FINANCIERA.....................................................16
5.11 DESEMBOLSOS CON CHEQUE......................................................17
5.12 TRANSFERENCIA ELECTRONICA DE FONDOS (TEF)..................17
5.13 CONCILIACIONES BANCARIAS.....................................................18
5.14 CONFIRMACIN DE SALDOS EN BANCOS...................................19
5.15 AUTORIZACIN Y REGISTRO DE INVERSIONES.........................19
5.16 CUSTODIA Y MANEJO DE INVERSIONES EN VALORES
MOBILIARIOS......................................................................................19
5.17 VERIFICACIN FSICA DE INVERSIONES....................................19
5.18 CRDITO PUBLICO.........................................................................19
5.18.1
PLANIFICACIN Y PROGRAMACIN DEL FINANCIAMIENTO PBLICO
19
ii

NTCI Apndice I
5.18.2
GESTIN, NEGOCIACIN Y AUTORIZACIN PARA CONTRATAR
ENDEUDAMIENTO PBLICO.............................................................20
5.18.3
ADMINISTRACIN, REGISTRO Y CONTROL DEL CRDITO PBLICO
20
5.18.4
EJECUCIN DE DESEMBOLSOS Y COLOCACIN DE TTULOS DE LA
DEUDA PBLICA.............................................................................20
5.18.5
OBLIGACIONES POR PAGAR....................................................21
5.18.6
AUTORIZACIN......................................................................21
5.18.7
CONCILIACIONES PERIDICAS.................................................21
5.18.8
VENCIMIENTO........................................................................22
5.18.9
AUTORIZACIN Y REGISTRO DE VALORES POR COBRAR.............22
6. CONTABILIDAD INTEGRADA........................................................22
6.1CONTABILIDAD INTEGRADA.............................................................22
6.2SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERA......................................23
6.3CONTROL CONTABLE DE LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA........23
6.4CONCILIACIONES DE SALDOS..........................................................24
6.5CONFIRMACIN DE SALDOS............................................................24
6.6VERIFICACIN FSICA DE VALORES POR COBRAR.........................24
6.7CLASIFICACIN, ANLISIS, EVALUACIN Y SEGUIMIENTO DE
SALDOS DE VALORES POR COBRAR Y POR PAGAR..........................24
6.8CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE.................................................24
6.9RENDICIN DE CUENTAS.................................................................25
6.10 PRESENTACIN DE ESTADOS FINANCIEROS..............................25
6.11 PROPIEDAD DE LA DOCUMENTACIN CONTABLE.....................25
7. CONTRATACION Y ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS 25
7.1PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES................................................25
7.2TRAMITACIN, EJECUCIN Y REGISTRO DE COMPRAS Y
CONTRATACIONES.............................................................................25
7.3SEPARACIN DE ATRIBUCIONES EN EL PROCESO DE
ADQUISICIONES O CONTRATACIN.................................................26
7.4SOLICITUD Y APROBACIN DE LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS..........................................................................................26
7.5INVENTARIOS.....................................................................................26
7.6UNIDAD DE ABASTECIMIENTO.........................................................26
7.7CONSTANCIA DEL RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS.....................26
7.8SISTEMA DE REGISTRO DE INVENTARIOS......................................26
7.9PROGRAMACIN DE ADQUISICIONES DE INVENTARIOS..............27
7.10 CONTROL DE ALMACENES O DEPSITOS DE EXISTENCIAS DE
INVENTARIOS.....................................................................................27
7.11 VERIFICACIN FSICA DE INVENTARIOS....................................27
7.12 SEGURIDAD DE LOS BIENES.........................................................27
7.13 OBSOLESCENCIA, PRDIDA O DAO DE INVENTARIOS............27
7.14 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS.......................................................28
7.15 ADQUISICIONES Y REPARACIONES DE ACTIVOS FIJOS.............28
iii

NTCI Apndice I
7.16 USO DE BIENES Y MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS..........28

7.17 USO DE VEHCULOS......................................................................28
7.18 CUSTODIA DE ACTIVOS FIJOS.......................................................28
7.19 VERIFICACIN FSICA DE ACTIVOS FIJOS...................................28
7.20 CDIGO DE IDENTIFICACIN DE ACTIVO FIJOS.........................28
7.21 ENAJENACIN DE ACTIVOS FIJOS................................................29
7.22 BAJA DE ACTIVOS FIJOS................................................................29
7.23 PEDIDOS EN TRNSITO.................................................................29
7.24 DONACIONES.................................................................................30
7.24.1
RECEPCIN...........................................................................30
7.24.2
REGISTRO..............................................................................30
7.24.3
UTILIZACIN DE DONACIONES................................................30
7.24.4
VERIFICACIN FSICA Y CONCILIACIN....................................31
8. INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS...........................31
8.1ALCANCE............................................................................................31
8.2IDENTIFICACION, CLASIFICACION Y REGISTRO DE LOS
PROYECTOS........................................................................................31
8.3FUNDAMENTOS DEL PROYECTO......................................................31
8.4REQUISITOS PREVIOS A LA INICIACION..........................................32
8.5FASES DE LOS PROYECTOS...............................................................32
8.5.1.................................................................................................ESTUDIO Y DISEO
.....................................................................................................33
8.5.2................................................................................................................EJECUCIN
.....................................................................................................37
8.5.3.....................................................................................................MANTENIMIENTO
.....................................................................................................39
8.5.4....................................................................................CONTROL Y SEGUIMIENTO
.....................................................................................................39
9. TECNOLOGIA DE LA INFORMACION............................................40
9.1ACCESO A FUNCIONES DE PROCESAMIENTO................................40
9.2INGRESO DE DATOS...........................................................................41
9.3TRANSACCIONES RECHAZADAS O EN SUSPENSO.........................41
9.4PROCESAMIENTO...............................................................................41
9.5CAMBIOS DE LOS PROGRAMAS........................................................42
9.6ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y PROCEDIMIENTOS......................42
9.7USO, APROVECHAMIENTO Y SEGURIDAD EN RECURSOS DE
TECNOLOGA......................................................................................43
iv

NTCI Apndice I
ACTIVIDADES DE CONTROL APLICABLES A

LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION
Para facilitar la comprensin y el proceso de ajuste, la Norma sobre
Actividades de Control se ha desagregado para los siguientes Sistemas de
Administracin: Organizacin Administrativa, Administracin de los Recursos
Humanos, Planeacin y Programacin,
Presupuesto, Administracin
Financiera, Contabilidad Integrada, Contratacin y Administracin de Bienes
y Servicios, Inversiones en Proyectos y Programas y Tecnologa de la
Informacin.
1. ORGANIZACION ADMINISTRATIVA
1.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Cada Entidad se organizar en funcin de su visin, misin y
objetivos institucionales, siendo concordante con las disposiciones
emanadas del Organismo Rector correspondiente, de los principios
generales de organizacin y de las NTCI.
La estructura organizacional debe estar subordinada a la Planeacin
Estratgica de la Entidad y deber formalizarse en un Manual de
Organizacin a la medida de la naturaleza de sus actividades y
operaciones.
El Manual de Organizacin deber incluir como mnimo:
1. Un organigrama autorizado por la Mxima Autoridad, en el cual
se aprecien visualmente las relaciones jerrquicas o de autoridad,
funcionales y de comunicacin.
2. La descripcin de las funciones para cada cargo existente, las
cuales permitan identificar claramente las responsabilidades de
cada Servidor Pblico.
3. Los requisitos mnimos o el perfil de
conocimientos
y
experiencia que debe reunir cada cargo.
4. Constancia firmada por cada Servidor Pblico sobre el
conocimiento
y
entendimiento
de
sus
funciones
y
responsabilidades.
Estas constancias debern actualizarse
anualmente.

NTCI Apndice I
Es responsabilidad de la Mxima Autoridad implantar y mantener

actualizada una adecuada organizacin administrativa, compatible
con su misin y objetivos.
1.2 DELEGACIN
DE
AUTORIDAD
UNIDAD
DE
MANDO
Se fijar la autoridad en los distintos niveles de mando separando

adecuadamente los que correspondan a actividades incompatibles de
manera que cada ejecutivo asuma la responsabilidad del rea de su
competencia.
Los ejecutivos de los niveles superiores debern delegar la autoridad
necesaria a los niveles inferiores para que puedan tomar decisiones
en los procesos de operacin y cumplir las funciones o
responsabilidades que les sean asignadas.
La estructura organizacional deber mantener el principio de unidad
de mando en todos los niveles. Este principio consiste en que cada
Servidor Pblico debe ser responsable de sus actuaciones y
funciones, las cuales reportar ante la autoridad inmediatamente
superior.
1.3 CANALES
DE
COMUNICACIN
Debern establecerse y mantenerse lneas definidas y recprocas de

comunicacin entre los diferentes niveles, que a su vez sean
accesibles a todos los estamentos de la institucin, lo cual permita la
adopcin de decisiones gerenciales oportunas.
1.4 GERENCIA
POR
EXCEPCIN
El Mximo Ejecutivo en los distintos niveles solamente deber

decidir sobre asuntos que no se puedan decidir en los niveles
inferiores, orientando su atencin al anlisis y formulacin de
programas y proyectos, a la evaluacin permanente de la gestin
mediante indicadores y otros instrumentos y a la solucin de asuntos
de significacin y trascendencia.
1.5 GERENCIA
POR
RESULTADOS

NTCI Apndice I
Se establecer y mantendr un enfoque conceptual de gerencia por

resultados, que pueda ser aplicado al conjunto o a una parte de la
organizacin, en concordancia con la Planeacin Estratgica y la
programacin de operaciones. Este enfoque significa establecer
objetivos y metas, actividades y tareas y asignar responsables por la
realizacin de las tareas y actividades, as como fechas concretas de
resultado. Se deber dirigir y motivar al personal para ejecutar la
programacin de operaciones y controlar las actividades de acuerdo
al programa especfico.
1.6 SEPARACIN
DE
FUNCIONES INCOMPATIBLES
Se deber tener el cuidado de limitar las funciones de las Unidades y

las de sus Servidores Pblicos, de modo que exista independencia y
separacin entre funciones incompatibles como son las de
autorizacin, ejecucin, registro, custodia de fondos, valores y
bienes, y control de las operaciones.
1.7 SUPERVISIN
Se establecer y mantendr en todos los niveles de mando un
adecuado nivel y alcance de supervisin, para garantizar el logro de
los objetivos del control interno.
El alcance de la supervisin se refiere al nmero de Unidades,
personas o actividades que pueden ser efectivamente supervisadas
por un ejecutivo superior en todos los niveles de la organizacin.
Los factores que permiten definir el nivel y alcance de supervisin
son: complejidad de las operaciones y nivel de riesgo, tecnologa, nivel
de autonoma y desarrollo de las Unidades, incluyendo la competencia
del personal y la habilidad y experiencia del Servidor Pblico que
realizar la supervisin.
La supervisin se realizar mediante:
1. La indicacin de las funciones y responsabilidades atribuidas a
cada Servidor Pblico;
2. El examen sistemtico del trabajo de cada Servidor Pblico, en la
medida que sea necesario;
3. La aprobacin del trabajo en puntos crticos del desarrollo para
asegurar que avanza segn lo previsto.
3

NTCI Apndice I
1.8 PROCEDIMIENTOS
La estructura organizacional se pondr en funcionamiento mediante
Manuales de Procedimientos que regulen la ejecucin de las
operaciones. Dichos Manuales debern ser
de fcil compresin y
aplicacin y ampliamente difundidos entre los Servidores Pblicos
respectivos.
Cada rea o sector del organismo debe conocer y operar coordinada
e interrelacionadamente con las restantes reas y sectores.
1.9 DOCUMENTOS
DE
RESPALDO
Toda operacin, cualquiera sea su naturaleza, que realicen las

Entidades Pblicas, deber contar con la documentacin necesaria y
suficiente que la respalde y demuestre.
Dicha documentacin deber contener la informacin adecuada para
identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operacin y
para facilitar su anlisis.
1.10
CONTROL
USO
DE
FORMULARIOS PRENUMERADOS
Se deber establecer el uso permanente de formularios

prenumerados al momento de su impresin, para todas las
operaciones normales de la Entidad. El sistema de formularios
prever el nmero de copias, el destino de cada una y las firmas de
autorizacin necesarias, as como los procedimientos de control
adecuados para sustentar toda operacin financiera o administrativa.
Los formularios pendientes de uso debern ser controlados,
asignndose la responsabilidad por su custodia y control de entrega
y recibo a un Servidor Pblico determinado.
1.11
ARCHIVO
DE
DOCUMENTACIN
La documentacin de respaldo de las operaciones que realice la

Entidad, deber ser archivada siguiendo un orden lgico, de fcil
acceso y utilizacin.
Deber ser conservada adecuadamente,

NTCI Apndice I
preservndola de cualquier contingencia, por el tiempo mnimo que

sealan las disposiciones legales sobre la materia.
1.12
CONTROL
INFORMACIN
DE
SISTEMAS
AUTOMATIZADOS
DE
Se deber contar con un sistema de informacin, que permita

obtener, registrar, computar, compilar, controlar y comunicar
informacin en forma correcta y oportuna relativa a la actividad del
organismo y a la producida por el sector, acorde con la dimensin,
caractersticas y especialidad de la Entidad.
Las Entidades que tengan automatizados total o parcialmente sus
operaciones, deben tener en cuenta los mecanismos de autorizacin
y prueba de los sistemas; la documentacin adecuada de los
programas y aplicaciones; la validacin de la informacin que
ingresa y sale del sistema; la restriccin del acceso al centro de
cmputo o al computador; la proteccin fsica del equipo y de los
programas y aplicaciones, y la seguridad de los archivos.
1.13
UNIDAD
DE
SISTEMAS
Cuando la magnitud y complejidad de la Entidad lo justifique, deber

existir una Unidad de apoyo a la Mxima Autoridad Ejecutiva de la
misma, encargada del diseo e implantacin de la estructura
organizacional y de los reglamentos especficos para el
funcionamiento de los Sistemas de Administracin, Informacin y
Control Interno.
1.14
CUSTODIA
DE LOS
RECURSOS
REGISTROS
El acceso a los recursos y registros debe limitarse a los Servidores

Pblicos autorizados para ello, quienes estn obligados a rendir
cuenta de la custodia o utilizacin de los mismos.
Para cumplir dicha responsabilidad se compararn peridicamente
los recursos con los registros contables. La frecuencia de dichas
comparaciones depender del grado de vulnerabilidad de los activos.
En caso de que existencia diferencias entre la verificacin fsica y los
registros stas debern investigarse hasta el punto de identificar un
responsable por las mismas y acciones conducentes a la correccin
de las diferencias y en su caso, a la restitucin de los faltantes.
5

NTCI Apndice I
2. ADMINISTRACION
HUMANOS
2.1 UNIDAD
DE
DE
ADMINISTRACIN
LOS
DE LOS
RECURSOS
RECURSOS HUMANOS
Toda Entidad deber contar, cuando sea necesario, con una Unidad
Especializada en Recursos Humanos, que cumpla las funciones
tcnicas relativas a la administracin y desarrollo de personal.
Los Servidores Pblicos encargados de esta Unidad deben poseer
conocimiento sobre las materias laborales, tcnicas para reclutar,
evaluar y promover el desarrollo del personal, as como para ejecutar
las polticas institucionales respectivas.
2.2 CLASIFICACIN DE CARGOS, NIVELES REMUNERATIVOS

REQUERIMIENTOS DE PERSONAL
Las Entidades establecern, de acuerdo con las normas legales, una

clasificacin de cargos con los respectivos requisitos mnimos para
su desempeo y los correspondientes niveles de remuneracin. En la
programacin de operaciones se determinarn los requerimientos de
personal para ejecutar dichas operaciones, lo cual determinar el
monto del rubro de servicios personales de su proyecto de
presupuesto. Las funciones, tareas y responsabilidades de cada uno
de las clases de cargos, sern establecidos por el Sistema de
Organizacin Administrativa.
2.3 SELECCIN
DE
PERSONAL
Las Entidades seleccionarn su personal teniendo en cuenta los

requisitos exigidos en la Clasificacin de Cargos y considerando los
impedimentos legales y ticos para el desempeo de los mismos por
razn de parentesco u otros motivos.
Para ocupar cargos en alguna Entidad ser condicin obligatoria que
la persona no tenga antecedentes que pongan en duda su moralidad y
honradez o que haya sido sancionado legalmente por perjuicio en
contra del Estado o la empresa privada o por negligencia manifiesta
en el desempeo de un puesto anterior dentro de los tres (3) aos

NTCI Apndice I
precedentes a la fecha en que se califiquen sus requisitos para optar

al cargo.
2.4 REGISTROS
EXPEDIENTES
Se deber implantar y mantener actualizado, un legajo o expediente

para cada uno de los Servidores Pblicos, sin excepcin alguna, que
contenga los antecedentes e informacin necesaria para una
adecuada administracin de los recursos humanos.
2.5 CAPACITACIN
DE LOS
RECURSOS HUMANOS
Cada Servidor Pblico es responsable de mantener actualizados sus

conocimientos. Sin embargo, debern existir programas concretos
de entrenamiento y capacitacin, preparados de acuerdo a las
necesidades de la organizacin. La implantacin de estos programas
tiene por objeto inmediato un incremento en la productividad de los
recursos humanos, y como finalidad mediata, preparar al personal
para ocupar en el futuro puestos de mayor jerarqua, posibilitando la
generacin interna de Servidores Pblicos de alto nivel.
La Mxima Autoridad deber promover la constante y progresiva
capacitacin, entrenamiento y desarrollo profesional de los
Servidores Pblicos en todos los niveles, en funcin de las reas de
especializacin y del cargo que ocupan.
Cada Entidad dispondr de un reglamento que contenga todos los
aspectos inherentes a la capacitacin y entrenamiento, y a las
obligaciones asociadas al mismo que asumirn los Servidores
Pblicos capacitados.
2.6 REMUNERACIONES
Se retribuir a los Servidores Pblicos con un adecuado sueldo, de
tal forma que sea una justa compensacin a su esfuerzo en las
funciones realizadas y de acuerdo con la responsabilidad de cada
cargo y su nivel de complejidad.
Referente a las Entidades del Gobierno Central, deben regirse de
acuerdo con los lineamientos establecidos por el Organismo Rector
correspondiente, tanto en lo relativo a contratacin de nuevo personal
como reposicin de vacantes, incrementos de sueldos, etc.
7

NTCI Apndice I
Los cheques fiscales por sueldo del personal que no ha laborado en la

Entidad, debern ser devueltos de acuerdo con las normas
establecidas por la Tesorera General de la Repblica.
2.7 PROHIBICIN
DE
PACTADOS CON LA
RECIBIR BENEFICIOS
ENTIDAD
DIFERENTES A LOS
Con base al sueldo, salario o cualquier otra forma de retribucin

acordada con la Entidad, el Servidor Pblico deber estar obligado a
cumplir sus funciones con oportunidad, honradez y rectitud sin
buscar o recibir otros beneficios personales vinculados con el
desempeo de sus funciones.
Los reglamentos internos de la
Entidad debern sealar plazos, en cuanto sea posible, para el
cumplimiento de las labores encomendadas.
Igualmente, no se podrn desempear cargos sin percibir la
remuneracin pactada o la oficial que corresponde al empleo ni
recibir asignaciones por cargos no desempeados.
2.8 PROHIBICIN
DE
ACUMULACIN
DE
CARGOS PBLICOS
Ningn Servidor Pblico podr ejercer dos o ms cargos pblicos ni

percibir dos o ms remuneraciones del Presupuesto de la Nacin o
en el Presupuesto Consolidado del Sector Pblico, con excepcin de
los casos previstos en las disposiciones legales vigentes.
2.9 ACTUACIN
DE LOS
SERVIDORES PBLICOS
Todo Servidor Pblico est obligado a cumplir sus deberes con

responsabilidad, diligencia, honestidad, rectitud y tica, de tal
manera que su actuacin mantenga o mejore el prestigio de la
Entidad para la cual presta su servicio.
La actuacin significa que deber estar apegado a las disposiciones
legales establecidas y a los cdigos de tica, normas y reglamentos
que su profesin o especialidad demanden. No podr recibir ningn
beneficio ajeno al organismo donde labora, que pueda vincularse con
el hecho de cumplir sus funciones.
8

NTCI Apndice I
2.10
CONTROL
DE
ASISTENCIA
PUNTUALIDAD
Se establecern procedimientos para el control de asistencia, que

aseguren la puntualidad y permanencia en los sitios de trabajo de
todos los Servidores Pblicos. El control se ejercer por el jefe
inmediato superior y por la Unidad de Personal.
2.11
VACACIONES
Los Jefes de las Unidades Administrativas de cada Entidad, en

concordancia con el rea encargada de personal, deben elaborar
cada ao un rol de vacaciones para todos los Servidores Pblicos y,
una vez aprobado, exigir su cumplimiento.
El derecho a las
vacaciones no admite compensacin monetaria, excepto cuando el
Servidor Pblico se retire definitivamente de la Entidad.
2.12
ROTACIN
DE
PERSONAL
Cada Entidad establecer, en forma sistemtica, la rotacin de los

Servidores Pblicos vinculados con las reas de administracin,
registro y custodia de bienes y recursos y en lo que corresponda en
las reas de produccin cuando se trate de empresas industriales.
Dicha rotacin deber consultar la capacitacin necesaria de los
Servidores Pblicos rotados para que puedan desempearse con
eficiencia en los nuevos cargos.
2.13
CAUCIN
La Mxima Autoridad definir, de conformidad con el anlisis de

riesgos, disposiciones legales vigentes y reglamentos internos de
cada sector, las actividades que requieran ser garantizadas con una
caucin para la proteccin de los recursos bajo la responsabilidad de
los Servidores Pblicos. Para el efecto, en cada caso, fijar el monto
adecuado de la misma que deber contratarse con una Compaa de
Seguros y asignar los recursos necesarios para su ejecucin.

NTCI Apndice I
2.14
SEGURIDAD SOCIAL
INDUSTRIAL
La Entidad est obligada a cumplir las disposiciones legales vigentes

en materia de Seguridad Social, en los riesgos a corto y largo plazo,
y a cumplir con las normas de seguridad industrial, en el caso de las
Entidades que producen bienes y servicios.
2.15
EVALUACIN
DE LOS
RECURSOS HUMANOS
La evaluacin del recurso humano debe ser un proceso y no un

evento particular en el tiempo. Sin embargo, peridicamente deber
evaluarse el trabajo de los Servidores Pblicos y exigirse que su
rendimiento sea igual o mayor a los niveles de eficiencia previamente
establecidos para cada funcin, tarea o actividad. Cada Jefe de
Unidad es responsable de la evaluacin del rendimiento del personal
a su cargo.
Para el proceso de evaluacin debern usarse tcnicas y
metodologas adecuadas, en concordancia con la instancia rectora
responsable. Los mtodos de evaluacin de desempeo del personal
deben estar predefinidos, comunicados y establecida la periodicidad
de su aplicacin. Estos mtodos debern establecer los niveles
jerrquicos evaluadores y a cargo de qu Servidores Pblicos
quedar el proceso de discusin previa y evaluacin final. Este tipo
de evaluaciones deber ser la base de las promociones, traslados y
remociones.
Para un correcto proceso de evaluacin, deber tenerse en cuenta al
comienzo de toda gestin:
1. Enterar a las personas de sus funciones y los objetivos y metas
por los cuales trabajar.
2. Explicar y cuando aplique entregar las herramientas que el
superior jerrquico le aporta al Servidor Pblico para un cabal
desempeo de sus funciones, incluido el entrenamiento y la
capacitacin si son necesarios.
3. Definicin de fechas en las cuales se revisar el avance en el
cumplimiento de objetivos y metas para tomar correctivos
conjuntos y mejorar la probabilidad de buen desempeo.
4. Durante la gestin cumplir con los cronogramas para evaluar el
desempeo, teniendo cuidado de escuchar al Servidor Pblico y
10

NTCI Apndice I
considerar sus puntos de vista para el mejoramiento del

desempeo.
Todo el proceso, incluyendo una reunin al final de cada ao o
perodo anual de gestin concertado con el Servidor Pblico, deber
documentarse, obtenindose la conformidad del Servidor Pblico y
dejando evidencia de las distintas reuniones que se cumplieron
durante el ao para mejorar la calidad del desempeo y los
resultados obtenidos.
3. PLANEACION Y PROGRAMACION
3.1 REQUERIMIENTO GENERAL
Se planificar el uso, conservacin y custodia de los recursos
humanos, materiales y financieros requeridos para ejecutar las
operaciones.
La planeacin constituye la base para llevar a cabo las acciones
administrativas y financieras y debe ser:
1.
2.
3.
4.
Oportuna
Permanente
Flexible y
Sujeta a evaluacin peridica.
Las Entidades debern preparar planes estratgicos para su

desarrollo institucional los cuales consideren perodos entre tres y
cinco aos y estn basados en el anlisis de sus debilidades y
oportunidades, amenazas y fortalezas para el cumplimiento de su
misin. Los planes estratgicos debern quedar formalizados por
escrito a ms tardar 180 das, a partir de la vigencia de este Acuerdo.
Lo anterior, sin perjuicio de las metodologas de planeacin y
programacin que utilice la Entidad durante el perodo de ajuste a las
NTCI.
De igual forma, basados en la Planeacin Estratgica, debern
programar sus operaciones anuales, a ms tardar en el mes de Agosto
de cada ao y como nica base para la formulacin del proyecto de
presupuesto anual. Dicha programacin deber constar por escrito.
11

NTCI Apndice I
Tanto la Planeacin Estratgica como la programacin de

operaciones debe ser el resultado del trabajo conjunto de los
Ejecutivos y sus Colaboradores en las distintas Unidades
Organizacionales.
3.2 MARCO NORMATIVO

La Planeacin Estratgica y la Programacin de Operaciones deber
ser concordante:
1. Con las estrategias y polticas definidas por los Sistemas
Nacionales de Planificacin e Inversin Pblica.
2. Las Normas Bsicas y el marco de mediano y largo plazo para
formular los programas de operacin y los presupuestos de las
Entidades que establezca el Organismo Rector correspondiente.
3. Otras Normas sobre planeacin y programacin.
3.3 PROGRAMACIN INTEGRAL

La programacin de operaciones de cada Entidad ser integral e
incluir, por lo tanto, las operaciones de funcionamiento, de
preinversin e inversin.
3.4 PROGRAMACIN
DE
INVERSIONES
La programacin de inversiones debe responder a los objetivos de

cada Entidad, con proyectos compatibilizados con las polticas
sectoriales y regionales, de acuerdo con las normas del Sistema
Nacional de Inversin Pblica.
3.5 DEFINICIN CONCRETA
DE LOS RESULTADOS
Los resultados que se deseen alcanzar en un periodo dado por las

operaciones que se programen en desarrollo de los objetivos de la
Entidad, se concretarn en metas cuantitativas o cualitativas, segn
corresponda.
12

NTCI Apndice I
3.6 MEDIOS
DE VERIFICACIN DE LOS RESULTADOS
En la programacin de operaciones para una vigencia determinada

se debern indicar con claridad los medios de verificacin de los
resultados que se desean alcanzar.
3.7 CONDICIONANTES
Cuando existan condicionantes externas que se estime que podrn
afectar el logro de los resultados que se desean alcanzar, dichas
condicionantes debern indicarse con claridad en la programacin
de operaciones relacionndolas con el correspondiente resultado.
3.8 MEDIOS
RECURSOS
UTILIZAR
La programacin de operaciones contemplar los requerimientos de

recursos humanos y materiales necesarios para alcanzar las metas.
3.9 RESPONSABLES
PROGRAMADAS
DE LOS
RESULTADOS
DE LAS OPERACIONES
Se sealar en la programacin de operaciones los responsables de

cada una de las metas o resultados que se desean alcanzar.
3.10
DETERMINACIN DE POLTICAS INTERNAS PARA LA
EJECUCIN Y EVALUACIN DE
LAS
OPERACIONES
PROGRAMADAS.
Debern establecerse mediante documento escrito, las polticas a
aplicarse en la ejecucin de las operaciones programadas, a efecto
de permitir el desarrollo de procedimientos a emplear y para la
evaluacin interna de las mismas, incluyendo los estndares
planeados de desempeo o eficiencia.
13

NTCI Apndice I
4. PRESUPUESTO
4.1 RESPONSABILIDAD
POR EL
CONTROL PRESUPUESTARIO
Se establecern y mantendrn controles necesarios en los Sistemas

de Administracin Financiera y Presupuestaria, a fin de asegurar el
cumplimiento requerido en todas las fases del presupuesto, de
acuerdo con la ley general del presupuesto, normas y procedimientos
de ejecucin presupuestaria establecidas por el Organismo Rector
correspondiente.
Tambin deber adoptar las acciones correctivas derivadas del control
y evaluacin del presupuesto, que efecte el Organismo Rector
correspondiente y la CGR.
4.2 BASES
PARA LA
FORMULACIN
DEL
PRESUPUESTO
Todas las instituciones incluirn en sus presupuestos los posibles

ingresos, compromisos y gastos, en relacin con sus actividades
especficas contempladas en la programacin anual de sus
operaciones.
4.3 FINANCIAMIENTO
PRESUPUESTO
DE
LA
EJECUCIN
PASIVA
DEL
Las Entidades que cuenten con recursos provenientes de tributacin,

aportes a la seguridad social y otros aportes, regalas o
transferencias de los Tesoros del Estado, sujetarn sus gastos totales
a la disponibilidad de sus recursos, a las condiciones del
financiamiento debidamente contrado y a los lmites legales
presupuestarios, no pudiendo transferir gastos de inversin a
funcionamiento.
Las Entidades con autonoma de gestin y de patrimonio, cuyos
ingresos provengan exclusivamente del cobro de precios por venta
de bienes o tarifas por prestacin de servicios, financiarn con tales
ingresos sus costos de funcionamiento, el aporte propio del
financiamiento para sus inversiones y el servicio de su deuda. Sus
14

NTCI Apndice I
presupuestos son indicativos de sus operaciones de funcionamiento e

inversin.
4.4 CONTROL PREVIO
AL
COMPROMISO
Los Servidores Pblicos designados para decidir la realizacin de un

gasto y aquellas que conceden la autorizacin respectiva, verificarn
previamente que:
1. La transaccin corresponda al giro o actividad de la Entidad y
conforme el presupuesto, planes y programas;
2. El procedimiento propuesto para su ejecucin sea el apropiado;
3. La Entidad est facultada para llevarla a cabo y no existan
impedimentos legales sobre la misma;
4. En el presupuesto existan las disponibilidades correspondientes.
4.5 CONTROL
PREVIO A LA
OBLIGACIN
Los Servidores Pblicos designados para aceptar una obligacin como

resultado de la recepcin de bienes, servicios u obras, verificarn
previamente a este reconocimiento y autorizacin que:
1. La documentacin cumpla los requisitos legales;
2. La autenticidad del documento o factura y que no contenga errores
aritmticos o datos falsos;
3. La cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras recibidos
corresponden a las que se autorizaron y sean los mismos que se
describen en el documento que evidencia la obligacin;
4. La transaccin no vare significativamente con respecto a la
propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto definido al
momento del control previo al compromiso.
4.6 REGISTRO
EJECUCIN PRESUPUESTARIA
Toda Entidad llevar un sistema de registro apropiado para el

control de la ejecucin presupuestaria, para lo cual deber existir
15

NTCI Apndice I
una Unidad o un responsable de tales registros que controlar el

comportamiento de la ejecucin financiera del Presupuesto. Slo
podr darse curso a gastos con la certificacin del rea de control
presupuestario de que existe la partida correspondiente y con saldo
suficiente al momento de la operacin.
4.7 CONTROL
DURANTE LA
EJECUCIN
DEL
PRESUPUESTO
Los Servidores Pblicos encargados del manejo de la ejecucin

presupuestaria debern efectuar evaluaciones constantes sobre el
grado de cumplimiento de los objetivos, con relacin a los ingresos
recibidos y los gastos ejecutados, a fin de evitar que estos ltimos
excedan de las asignaciones presupuestarias.
4.8 ESTADO
DE
Se debern preparar estados semanales, mensuales y anuales de

ejecucin presupuestaria que incluyan informacin sobre las partidas
asignadas inicialmente en el presupuesto, los ajustes por adiciones o
disminuciones autorizadas, los saldos ajustados, los recursos
devengados o liquidados, los cobros o recaudos realizados, los saldos
de recursos por cobrar, los gastos devengados y pagos realizados, los
saldos de obligaciones o gastos devengados no pagados, los saldos
por ejecutar y, cuando existan, los compromisos contingentes.
4.9 EVALUACIN
DE LA
Se evaluar la ejecucin del presupuesto tanto en forma peridica,

durante la ejecucin, como al cierre del ejercicio, e informarn los
resultados de la ejecucin fsico-financiera al Organismo rector
correspondiente.
4.10
CIERRE
DEL
EJERCICIO PRESUPUESTARIO
Las cuentas del Presupuesto de Recursos y Gastos, se cerrarn al 31

de diciembre de cada ao y con posterioridad a esta fecha no se
podrn asumir compromisos ni devengarse gastos con cargo a las
apropiaciones presupuestarias del ejercicio que se cierra.
Las
Entidades cuyo perodo de operaciones es diferente al ao
16

NTCI Apndice I
calendario, estn obligadas a efectuar su cierre presupuestario a la

fecha mencionada.
5. ADMINISTRACION FINANCIERA
5.1 PROPSITO
DEL
SISTEMA
El Sistema de Administracin Financiera, tendr como propsitos el

recaudo, cobro de los ingresos, el manejo del financiamiento o
crdito pblico, cuando aplique, el manejo de las inversiones y la
programacin de los compromisos, obligaciones y pagos para
ejecutar el presupuesto de gastos.
5.2 INDEPENDENCIA
DE LA
UNIDAD FINANCIERA
La Unidad Financiera de las Entidades no dependientes del Tesoro

Nacional, deber estar ubicada en el mbito de Direccin, Gerencia o
Departamento a fin de garantizarle la independencia y la autoridad
suficiente en el manejo de los ingresos y egresos.
5.3 REGISTRO
DEPSITO
DE LOS
INGRESOS
Todo ingreso en una Entidad, debe ser registrado en el da,

otorgando por cada operacin un recibo oficial de la Entidad que
debe ser un formulario prenumerado de imprenta que contenga la
informacin necesaria para su identificacin, clasificacin y registro
contable dentro de las 24 horas de recibidos.
Igualmente los ingresos del da deben depositarse total e
ntegramente en las cuentas bancarias autorizadas de la Entidad, en
forma inmediata.
5.4 DOCUMENTOS
AUTORIZACIN
DE
RESPALDO,
DE DESEMBOLSOS
CLASIFICACIN
Todo desembolso por gastos tendr la documentacin de respaldo

suficiente y con la informacin que permita su registro de acuerdo al
clasificador de gastos vigente y deber ser autorizado por un
Servidor Pblico independiente tanto de las actividades de manejo o
17

NTCI Apndice I
custodia de los fondos y valores, como de las actividades contables o

de registro.
Dichos documentos de respaldo debern inutilizarse con un sello
fechador de "cancelado" al momento de efectuarse el desembolso.
5.5 FONDOS FIJOS
DE
CAJA CHICA
1. Se crear un fondo fijo de caja chica para hacer frente a

desembolsos en efectivo destinados a gastos menores regulares o
corrientes, de acuerdo con las polticas establecidas por la Entidad.
2. Estos fondos no podrn utilizarse para desembolsos que excedan
los lmites autorizados por la Entidad, por lo que habr de
establecerse un monto mximo de acuerdo con las necesidades,
que en ningn momento tanto su valor como el de cada
desembolso exceder del lmite que determine el reglamento
emitido para tal efecto.
3. Para fijar el lmite se tendr en cuenta el valor mensual del
movimiento de gastos menores. Los reembolsos se efectuarn a
nombre del encargado del fondo y cuando este se encuentre
agotado en por lo menos el 50% de la cantidad asignada. Dichos
reembolsos debern estar soportados con la documentacin que
evidencie el pago correspondiente, la cual debe ser cancelada al
emitirse el cheque de reembolso, con un sello que contenga la
leyenda "Pagado, Fecha, Nmero de Cheque y Banco".
4. Los recibos de caja chica deben ser prenumerados, al anularse
alguno de ellos debern invalidarse con un sello de "Anulado" y
archivarse el juego completo.
5. Los pagos con el fondo de caja chica debern estar soportados con
documentacin pertinente y debidamente autorizada.
6. El responsable del fondo fijo exigir se cumplan las disposiciones
referentes a su manejo, los reembolsos se efectuarn posterior a
que los comprobantes hayan sido revisados y verificados por parte
de los Servidores Pblicos responsables del control previo sobre
los gastos.
7. No debern utilizarse los fondos de caja chica para efectuar
adelantos de sueldos o prstamos a los Servidores Pblicos.
18

NTCI Apndice I
8. Al entregarse un monto para compras y/o gastos sujetos a

rendicin de cuenta, deber soportarse con un vale provisional de
caja chica, el cual deber cancelarse a ms tardar 72 horas
despus de su emisin.
9. El responsable del fondo fijo deber ser un Servidor Pblico
independiente del cajero general y de otros Servidores Pblicos
que efecten o participen en labores de registros contables u otras
funciones financieras.
10. La independencia de este Servidor Pblico es necesaria para
evitar inconsistencias en la utilizacin del fondo. Los deberes y
obligaciones del responsable del fondo debern estar claramente
definidas por escrito, agregada a sus funciones normales.
5.6 FONDOS ROTATORIOS

Todo fondo rotatorio creado para un fin especfico, ser manejado a
travs de una cuenta corriente bancaria, abierta a nombre de la
Entidad.
5.7 ARQUEOS SORPRESIVOS
DE
FONDOS
VALORES
La existencia de fondos y valores de las Entidades, cualquiera sea su

origen, deber estar sujeta a comprobaciones fsicas mediante
arqueos sorpresivos peridicos, practicados por Servidores Pblicos
independientes de quienes tienen la responsabilidad de su custodia y
registro.
5.8 APERTURA
DE
CUENTAS BANCARIAS
Toda cuenta bancaria debe ser abierta exclusivamente a nombre de

la Entidad y en nmero limitado a lo estrictamente necesario, en los
bancos y mediante la autorizacin que dispongan las normas legales
vigentes.
La apertura y cierre de toda cuenta corriente bancaria debe ser
autorizada formalmente por la Mxima Autoridad.
19

NTCI Apndice I
5.9 RESPONSABILIDAD
POR EL
MANEJO
DE
CUENTAS BANCARIAS
Los Servidores Pblicos titulares y suplentes, designados para el

manejo de fondos de las instituciones, deben ser acreditados
legalmente ante los bancos depositarios; los cheques que se expidan
llevarn firmas mancomunadas tipo A y B de dichos Servidores
Pblicos.
Las expresiones tipo A y B se utilizan para indicar que son firmas
de diferentes Servidores Pblicos, los cuales no deben depender
directamente el uno del otro. Excepto en los casos en que la firma
tipo A es de la Mxima Autoridad Ejecutiva.
Los Servidores Pblicos que tengan asignada la responsabilidad de
firmar cheques, indistintamente del tipo de firma sern responsables
por cerciorarse antes de firmar, del cumplimiento de las Normas de
Control relativas a los pagos.
Cuando se produzca el retiro o traslado de cualquiera de los
Servidores Pblicos acreditados se debern cancelar en forma
inmediata las firmas autorizadas en los respectivos Bancos y
proceder a realizar un nuevo registro para mantener la condicin de
firmas mancomunadas.
5.10
PROGRAMACIN FINANCIERA
Toda
Entidad deber realizar la programacin de sus flujos
financieros, tendiente a optimizar la utilizacin y productividad de
los recursos. La Unidad de Tesorera de cada Entidad es responsable
de integrar las necesidades de efectivo de las dems Unidades y
preparar la programacin de caja. La periodicidad del flujo de caja
(cash flow), ser definida en funcin de las necesidades y las
caractersticas de cada institucin.
Los perodos de programacin se establecern, controlarn y
reprogramarn en funcin de la cantidad y cuanta de las
transacciones que involucren movimientos de fondos.
Mensual y Trimestralmente se deber fijar el nivel de fondos
disponibles para atender los gastos devengados y pagar las
obligaciones de cada Entidad.
20

NTCI Apndice I
5.11
DESEMBOLSOS
CON
CHEQUE
A excepcin de los pagos por Caja Chica y de los casos en que la ley
exija el pago de remuneraciones o transferencias en efectivo o
cuando no existe una agencia bancaria en la localidad, todos los
desembolsos se efectuarn mediante cheque intransferible a nombre
del beneficiario y expedido contra las cuentas bancarias de la
Entidad.
5.12
TRANSFERENCIA ELECTRONICA DE FONDOS
(TEF)
1. Las TEF solamente podrn realizarse cuando la Entidad u
Organismo disponga:
a. De un reglamento especfico para este tipo de operaciones,
autorizado por la Mxima Autoridad Ejecutiva, en el cual se
establezcan:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Las condiciones legales

Responsabilidades
Actividades y tareas en el proceso
Lmites mximos de autorizacin y
Prohibiciones de fraccionar montos mximos de TEF y usar
horarios o Cuentas bancarias diferentes a los autorizados.
b. Contratos o convenios firmados con las partes que intervienen,

Beneficiarios, Bancos y Entidad que transfiere.
2. Todos los Responsables, miembros de la Entidad u Organismo
que genera la TEF, debern firmar una declaracin en la cual
certifiquen que conocen, entienden el reglamento y no estn
incursos en inhabilidades para participar en el proceso.
3. Toda TEF deber estar respaldada por documentos originales que
demuestren:
a. Como requisito para realizar la transferencia:
i. La pertinencia, autorizacin, registro y validacin de la
operacin de acuerdo a las normas de tesorera,
presupuesto y contabilidad
21

NTCI Apndice I
ii. La legalidad de la operacin, en virtud del convenio vigente

para el tiempo de la operacin, firmado por las partes que
intervienen en la TEF.
b. Como requisititos adicionales para validar la transferencia:

i. La emisin de recibo original o documento equivalente en
el cual se revelen los detalles de la TEF
ii. Constancia de recibo de la TEF, por medios magnticos o
documentales
legtimos,
tales
como
reporte
de
confirmacin de recibo del destinatario, confirmacin de
cargo y abono en cuenta del Banco Central y/o del Banco
Comercial que interviene.
iii. Estado de cuenta del Banco, debidamente conciliado con
los registros contables, en el cual se verifique el registro
del cargo o abono segn corresponda.
4. El acceso a los sistemas electrnicos utilizados para
comunicacin con Bancos y Proveedores, se efectuar mediante
claves (passwords) que se suministrarn nicamente a los
Servidores Pblicos autorizados para activar, validar o modificar
transacciones en el sistema que opere las TEF. En ningn caso,
un Servidor Pblico tendr acceso a conocer la serie de claves o
passwords que se utilicen el proceso.
5. La informacin sobre claves o passwords de respaldo utilizadas
en el proceso, con declaraciones de los funcionarios que las
recibieron y estn administrando, sobre su custodia, se
mantendrn en bveda de seguridad en un lugar externo de la
entidad u Organismo, autorizado para estos efectos.
6. Las claves o passwords, nicamente podrn ser removidas de la
institucin que las custodie, con autorizacin explcita y escrita
en forma conjunta, de la Mxima Autoridad Ejecutiva y del
Tesorero.
7. El sistema de informacin o el mdulo de tesorera que
administre las TEF, deber disearse de tal forma que, mediante
mtodos generalmente aceptados de encriptacin de la
informacin, impidan razonablemente el acceso no autorizado a
los datos que se transmitan por el ciberespacio. Para tales efectos
deben prepararse documentos en los cuales se demuestre el
22

NTCI Apndice I
anlisis de riesgo sobre el transporte de los datos y las decisiones

de seguridades para el sistema.
5.13
CONCILIACIONES BANCARIAS
Se efectuarn mensualmente anlisis y aclaraciones de las diferencias

entre los registros contables de las Cuentas Bancarias y de Ahorros y
los estados de cuenta enviados por los Bancos y otras Entidades
Financieras. No debern permanecer en las conciliaciones bancarias
partidas sin aclarar y ajustar por ms de treinta (30) das despus de
haber sido incluida dentro de una conciliacin. Las conciliaciones
bancarias estarn bajo la responsabilidad de personas que no tengan
responsabilidad por el manejo de efectivo o la emisin de cheques.
Todo ajuste proveniente de conciliaciones bancarias que afecte los
resultados de una Entidad, deber tener autorizacin escrita de la
Mxima Autoridad.
Las conciliaciones bancarias debern documentarse y dejar
constancia en ellas de los responsables por prepararlas y revisarlas.
5.14
CONFIRMACIN
DE
SALDOS
EN
BANCOS
Para mantener la confiabilidad de la informacin un funcionario

autorizado e independiente del manejo de ingresos y egresos, deber
confirmar peridicamente con los Bancos el movimiento y saldo de las
cuentas de la Entidad. Dicho procedimiento deber quedar constando
por escrito.
5.15
AUTORIZACIN
REGISTRO
DE
INVERSIONES
Se deben fijar procedimientos y criterios para autorizacin de

operaciones relativas a inversiones en valores mobiliarios y otros, y
de que se mantengan registros consistentes que muestren las
caractersticas de las inversiones realizadas.
23

NTCI Apndice I
5.16
CUSTODIA
MOBILIARIOS
MANEJO
DE
INVERSIONES
EN
VALORES
En cada Entidad se disearn e implantarn procedimientos

especficos de custodia, registro y de salvaguarda fsica de las
inversiones que las proteja de eventuales siniestros.
5.17
VERIFICACIN FSICA
DE
INVERSIONES
Servidores Pblicos independientes de la custodia y contabilizacin,

realizarn constataciones fsicas peridicas de las inversiones que
mantengan las Entidades.
5.18
CRDITO PUBLICO
El Organo Rector del Sistema de Crdito Pblico (SIGADE), es

responsable de dictar y comunicar los mtodos, procedimientos,
instructivos y formularios necesarios para que las gestiones y
transacciones de crdito pblico, interno y externo, se desarrollen de
manera eficiente y transparente, se registren a partir de un nico
acto administrativo, se controlen en forma adecuada y se expongan
en forma clara y completa.
5.18.1
Planificacin y Programacin del Financiamiento
Pblico
Se deber comprobar que todos los proyectos incorporados en
la formulacin del presupuesto con financiamiento proveniente
del endeudamiento pblico, sean compatibles con la poltica de
crdito pblico establecida, los lmites fijados y las prioridades
definidas en la etapa de planificacin.
El SIGADE ser responsable de recibir, coordinar, evaluar, y
proponer su resolucin, en relacin con la totalidad de las
solicitudes de autorizacin para el inicio de gestiones de
endeudamiento pblico, incluyendo la solicitud de avales.
5.18.2
Gestin,
Negociacin y
Contratar Endeudamiento Pblico
24
Autorizacin para

NTCI Apndice I
Todo inicio de gestiones y negociaciones para la obtencin de

financiamiento a travs de endeudamiento pblico, deber ser
previamente autorizado por la autoridad competente.
Toda comisin negociadora de endeudamiento pblico deber
estar integrada al menos por: un representante del organismo
o Entidad ejecutora del programa o proyecto a ser financiado,
un representante del Organo Rector con experiencia en este
tipo de operatoria y un representante del BCN.
5.18.3
Administracin, Registro y Control del Crdito
Pblico
El SIGADE tiene la responsabilidad de formular y programar el
presupuesto anual para todo el servicio de la deuda pblica
directa del Gobierno Central.
Ninguna institucin del Gobierno Central
Descentralizado
podr efectuar gastos financiados mediante operaciones de
endeudamiento pblico, que no est incorporado en el plan
Anual de Endeudamiento.
Las Unidades Ejecutoras que administren fondos provenientes
de endeudamiento pblico debern suministrar al Organismo
rector informacin mensual sobre el movimiento de los
desembolsos, aplicaciones y saldos pendientes de aplicacin, de
conformidad con los procedimientos, plazos y formularios
establecidos.
El SIGADE realizar el registro contable de la deuda pblica
interna y externa
del Gobierno Central y Organismos
Descentralizados incluidos en el SIGFA, para tal fin las
Entidades debern llevar registros adecuados y completos de
todas las operaciones de endeudamiento pblico que les
afecten, de conformidad con los procedimientos establecidos.
5.18.4
Ejecucin de Desembolsos y Colocacin de Ttulos
de la Deuda Pblica
Para la ejecucin de los desembolsos las estructuras del
Gobierno Central y Entidades Descentralizadas debern
informar al Organismo Rector con toda propiedad, las
diferentes modalidades de desembolsos: en efectivo, pago
25

NTCI Apndice I
directo a tercero, cargos directos o dbito efectuado por el

acreedor, etc.
La emisin de ttulos de la deuda pblica representa
obligaciones asumidas por el Tesoro por diferentes conceptos y
por lo tanto deben registrarse y controlarse siguiendo los
lineamientos especficos para el endeudamiento pblico, as
como las disposiciones particulares que rijan la emisin y los
procedimientos vigentes, impartidos por el rgano rector
correspondiente.
El tratamiento y registro de los avales cados deber prever, al
igual que cualquier tipo de endeudamiento pblico, la relacin
con
los
distintos
sectores
intervinientes,
requisitos
documentales,
inventario,
autoridades
competentes,
desembolsos, garantas, etc.
5.18.5
Obligaciones por Pagar
Se establecern registros detallados que permitan el control y

la clasificacin de las cuentas del pasivo a corto y largo plazo.
Los requisitos de clasificacin requieren informacin detallada
y precisa en cuanto al origen, caracterstica y situacin de cada
una de las cuentas y documentos por pagar, retenciones,
prstamos y otras obligaciones contradas por la Entidad.
El mantenimiento de controles detallados permite su
comprobacin posterior y facilita informacin actualizada y
alerta a los responsables sobre el vencimiento. Tambin facilita
la conciliacin de las cuentas auxiliares con las cuentas de
control, posibilitando efectuar confirmaciones.
5.18.6
Autorizacin
La mxima autoridad ser responsable de la autorizacin de las

transacciones y operaciones que originan compromisos y
obligaciones.
La adopcin de compromisos y obligaciones se sujetar a las
disposiciones legales vigente.
Si la Mxima Autoridad delegara a Servidores Pblicos
responsables la autorizacin, estos deben ser independientes
26

NTCI Apndice I
del registro y control de las obligaciones, y la autorizacin a

ellos otorgadas debe contener los mximos y mnimos dentro
de los cuales ejercern su competencia.
5.18.7
Conciliaciones Peridicas
Mensualmente se efectuarn conciliaciones de los registros

auxiliares de las cuentas y documentos por pagar, prstamos y
otras obligaciones con el mayor general.
La conciliacin peridica de las cuentas del pasivo permite
verificar el cumplimiento de los pagos e informar sobre los
saldos y vencimientos en forma oportuna.
Las conciliaciones deben ser efectuadas por un Servidor
Pblico independiente de las funciones de registro de
obligaciones, siendo necesario dejar constancia por escrito de
la misma, pudiendo ser esta mensual.
5.18.8
Vencimiento
Se establecer un sistema de informacin respecto a los

vencimientos de las obligaciones.
El informe mensual de vencimientos permite un control
actualizado de las obligaciones que tiene la Entidad, para que
sean pagados en forma oportuna.
Tambin facilita la
programacin del efectivo o la bsqueda de alternativas de
financiamiento.
Se deben efectuar confirmaciones peridicas de los saldos,
tanto del principal como de los intereses directamente con los
acreedores. Comprobar garanta, tasa de inters pactada y
otros detalles de la obligacin.
En caso de que la obligacin devengue intereses, stos deben
calcularse mensualmente con cargos a los gastos, aunque su
pago sea efectuado con posterioridad.
5.18.9
Autorizacin y Registro de Valores por Cobrar
En las Entidades que corresponda, se debern implantar los

mecanismos necesarios que garanticen que el otorgamiento de
27

NTCI Apndice I
crdito, en los casos que amerite, sea concordante con los

objetivos de la institucin. Igualmente, en las instituciones que
lo justifiquen, se establecern registros detallados y
clasificados de los valores por cobrar, en concordancia con las
normas de contabilidad.
6. CONTABILIDAD INTEGRADA
6.1 CONTABILIDAD INTEGRADA
La Contabilidad Gubernamental deber integrar las transacciones
presupuestarias, financieras y patrimoniales en un sistema comn,
oportuno y confiable, destino y fuente de los datos expresados en
trminos monetarios.
El sistema se sujetar a los preceptos
sealados por las Normas que expida el Organismo Rector
correspondiente.
6.2 SISTEMA
DE
INFORMACIN FINANCIERA
El Sistema Contable establecido por el Organismo Rector

correspondiente, ser el nico medio de informacin financiera
derivado de las operaciones de la Administracin Central y de las
Entidades dependientes del Tesoro Nacional.
Las Entidades no dependientes del Tesoro Nacional proveern
informacin respecto de las operaciones realizadas, sobre la base de
los datos contables producidos por el sistema contable especfico de
la respectiva institucin, conforme a las Normas Bsicas de
Contabilidad Integrada para Instituciones Descentralizadas y Gua
para la Elaboracin de los Manuales de Contabilidad de las
Empresas Pblicas no Financieras.
El Sistema de Contabilidad debe informar sobre la gestin financiera
en forma oportuna, confiable y eficiente, til para sustentar las
decisiones e idneo para facilitar las tareas de control y auditora.
Se establecer un adecuado sistema contable por partida doble para
el registro oportuno y adecuado de las transacciones financieras que
ejecute un Ente Contable y que produzcan variaciones en su activo,
28

NTCI Apndice I
pasivo y patrimonio y, en general, en cualquiera de las cuentas de

dicho sistema contable.
Deber incluir para el correcto ordenamiento y clasificacin de las
transacciones, plan de cuentas, Manuales de Procedimientos y
estructura para informes financieros.
El sistema de registros contables deber producir Estados
Financieros que reflejen la Situacin Financiera, Resultados de
Operacin, Evolucin Patrimonial y Flujos de Fondos del Ente.
Las Entidades o Empresas Pblicas que posean ms del 50% del
patrimonio o ejerzan influencia significativa en la toma de decisiones
de otra u otras Entidades, debern presentar sus estados financieros
consolidados con los de stas.
Igualmente, cuando corresponda, el sistema contable de las
empresas pblicas deber producir adems informacin referente a
los costos de produccin ocurridos en sus operaciones especficas.
La informacin de las empresas pblicas de carcter financiero se
sujetar a las disposiciones legales vigentes al respecto.
6.3 CONTROL CONTABLE
DE LA
El Sistema de Contabilidad de las Entidades deber proveer un

control contable de la ejecucin presupuestaria. En cuanto a los
Gastos deber registrar las asignaciones presupuestarias, los
compromisos adquiridos y contingentes, los gastos devengados y
pagos realizados, y los saldos, devengados no pagados. En cuanto a
los Recursos o Ingresos deber registrar las estimaciones
presupuestarias, los recursos liquidados o devengados, los cobros
realizados y los saldos por cobrar.
6.4 CONCILIACIONES
DE
SALDOS
En toda Entidad, Servidores Pblicos de la Unidad de Contabilidad,

independientes de la funcin de registro contable del efectivo,
deudores y acreedores, elaborarn conciliaciones de los saldos
bancarios, de valores por cobrar y de obligaciones, dentro de los
primeros diez das hbiles del mes siguiente, con el propsito de
revelar errores o transacciones no registradas oportunamente.
Igualmente debern efectuar conciliaciones peridicas de los
registros auxiliares con el Mayor.
29

NTCI Apndice I
6.5 CONFIRMACIN
DE
SALDOS
En forma independiente se comprobar el movimiento de las cuentas

bancarias, de las cuentas por cobrar y de las cuentas por pagar de
cada Entidad, confirmando directamente con los bancos o terceros
sus saldos a cualquier fecha y realizando un corte de las operaciones
para tal fin.
6.6 VERIFICACIN FSICA
DE
VALORES
POR
COBRAR
Los valores por cobrar de cada Entidad, los cuales constaran en

documentos idneos, debern ser verificados fsicamente en forma
peridica y sorpresiva, por Servidores Pblicos independientes de su
registro y custodia, as como del manejo del efectivo. La verificacin
incluir la comprobacin de la legalidad de los soportes y de las
medidas de seguridad de los mismos.
6.7 CLASIFICACIN, ANLISIS, EVALUACIN Y SEGUIMIENTO

SALDOS DE VALORES POR COBRAR Y POR PAGAR
DE
Los derechos y obligaciones de cada Entidad se debern clasificar

por fechas de antigedad y de vencimiento, respectivamente, y un
Servidor Pblico independiente del manejo de los fondos, crditos y
obligaciones, deber realizar anlisis y evaluaciones mensuales de
los valores por cobrar y por pagar.
6.8 CIERRE
DEL
EJERCICIO CONTABLE
Las Entidades debern efectuar el cierre de sus operaciones

contables al 31 de diciembre de cada ao.
6.9 RENDICIN
DE
CUENTAS
30

NTCI Apndice I
Toda Entidad, Servidor Pblico o persona que recaude, reciba, pague

o custodie fondos, valores o bienes del Estado, tiene la obligacin de
rendir cuenta de la administracin a su cargo por intermedio del
sistema contable, especificando la documentacin de respaldo y las
condiciones de su archivo y en concordancia con las normas que
emita el respectivo rgano rector.
6.10
PRESENTACIN
DE
ESTADOS FINANCIEROS
Las Entidades debern presentar los estados financieros mensuales y

anuales que les corresponda, dentro de las condiciones y plazos
sealados en las Normas legales.
6.11
PROPIEDAD
DE LA
DOCUMENTACIN CONTABLE
Los comprobantes y documentos que respaldan la contabilidad

forman parte integral de sta. La contabilidad es propiedad de la
Entidad respectiva y por ningn motivo los Servidores Pblicos o ex
Servidores Pblicos podrn sustraer total o parcialmente la
contabilidad de una institucin.
7. CONTRATACION Y ADMINISTRACION DE BIENES

Y SERVICIOS
7.1 PLAN ANUAL
DE
CONTRATACIONES
Las distintas Entidades debern elaborar un plan anual de

contrataciones, que permita el cumplimiento de los objetivos del
Sistema Nacional de Contrataciones en sus dos vas: la gestin
operativa a cargo de las Unidades de contrataciones de las Entidades
y la formulacin de polticas a cargo del Organo Rector del Sistema.
7.2 TRAMITACIN, EJECUCIN

CONTRATACIONES
REGISTRO
DE
COMPRAS
Todas las compras y contrataciones se ajustarn a las normas y

disposiciones generales y particulares que le sean aplicables. En
particular y con relacin a la integracin con los distintos sistemas
de la organizacin, debern previo al llamado a licitacin o concurso,
31

NTCI Apndice I
o a la formalizacin del contrato en su caso, verificar que el bien o el

servicio requerido haya sido previsto en el Plan Anual de
Contrataciones, o en su defecto, justificar fehacientemente la
necesidad.
7.3 SEPARACIN DE ATRIBUCIONES

ADQUISICIONES O CONTRATACIN
EN
EL
PROCESO
DE
El Sistema de Adquisicin de Bienes y Servicios en cada Entidad,

deber diferenciar las atribuciones de solicitar, autorizar el inicio, y
llevar a cabo el proceso de adquisicin o contratacin. Asimismo
deber identificar a los responsables de la decisin de contratacin
con relacin a la calidad, oportunidad y competitividad del precio.
Los procedimientos administrativos de la adquisicin o contratacin
se sujetarn a las disposiciones legales vigentes.
7.4 SOLICITUD Y APROBACIN

BIENES Y SERVICIOS
DE
LAS
ADQUISICIONES
DE
Toda solicitud de adquisicin de bienes o contratacin de servicios,

deber estar debidamente fundamentada en el pedido justificado del
responsable del rea o Unidad respectiva y ser aprobada por el
Servidor Pblico designado para ello nicamente cuando exista la
respectiva partida presupuestaria con margen disponible para el
gasto o inversin o si se han definido las condiciones de
financiamiento requerido, incluyendo los efectos de los trminos de
pago.
7.5 INVENTARIOS
Se establecern e implantarn los reglamentos y procedimientos
relativos a la incorporacin, apropiacin, depsito, custodia,
verificaciones fsicas, seguros y registros de los bienes fsicos de
cada Entidad, orientados a la administracin econmica y eficiente
de estos recursos, todo de acuerdo con las Normas de Control
Interno.
7.6 UNIDAD
DE
ABASTECIMIENTO
32

NTCI Apndice I
En la medida de sus necesidades, capacidad econmica y operativa

cada Entidad dispondr de una Unidad dentro de la organizacin,
que centralice el proceso de abastecimiento.
7.7 CONSTANCIA
DEL
RECIBO
DE
BIENES
SERVICIOS
El recibo de bienes o servicios adquiridos, deber respaldarse por

escrito con una constancia autorizada sobre la satisfaccin en cuanto
a su cantidad, calidad y coincidencia con lo ordenado.
7.8 SISTEMA
DE
REGISTRO
DE
INVENTARIOS
Para el control de las existencias de inventarios de la Entidad, se

establecer un sistema adecuado de registro permanente de su
movimiento por Unidades de iguales caractersticas.
7.9 PROGRAMACIN
DE
ADQUISICIONES
DE
INVENTARIOS
Cada Entidad establecer las cantidades mnimas y mximas de

existencias de inventarios de materias primas, materiales y
suministros, segn sea el caso, a efecto de programar y efectuar
oportunamente las adquisiciones.
7.10
CONTROL
DE
ALMACENES
EXISTENCIAS DE INVENTARIOS
DEPSITOS
DE
Existir un espacio fsico, adecuado a los requerimientos de la

Entidad, para el almacenamiento o depsito de las existencias de
inventarios, que permita el control e identificacin rpida de los
artculos o elementos. El mximo ejecutivo establecer un sistema
apropiado para la conservacin, seguridad, manejo y control de los
bienes o elementos almacenados.
7.11
VERIFICACIN FSICA
DE
INVENTARIOS
A travs de Servidores Pblicos independientes del manejo y registro

de los bienes de inventarios, se verificar la existencia fsica de los
mismos, por lo menos una vez al ao, en la poca que se considere
ms oportuna. La Unidad de Auditora Interna participar en la
planificacin y observar la toma fsica de los inventarios para
33

NTCI Apndice I
garantizar la aplicacin adecuada de los procedimientos diseados

para el efecto.
7.12
SEGURIDAD
DE LOS
BIENES
Se debern contratar los seguros necesarios para proteger sus

bienes en general, contra los distintos riesgos o siniestros que
puedan ocurrir y tomarn las medidas necesarias de custodia fsica y
seguridad material, que fueren del caso.
7.13
OBSOLESCENCIA, PRDIDA
DAO
DE
INVENTARIOS
Los bienes obsoletos, daados o perdidos deben ser dados de baja

oportunamente de los registros contables de inventarios, previa la
investigacin pertinente, el cumplimiento de los trmites legales
vigentes y la debida autorizacin a travs de Resolucin expresa de
la mxima autoridad de la Entidad respectiva.
Sin excepcin alguna, se deber contar con las justificaciones
documentadas requeridas; elaborndose un acta de destruccin de
los inventarios daados si ese es el caso.
7.14
REGISTRO
DE
ACTIVOS FIJOS
En toda Entidad se crearn y mantendrn registros permanentes y

detallados de las altas, retiros, traspasos y mejoras de los activos
fijos, que posibiliten su identificacin y clasificacin y el control de
su uso o disposicin.
7.15
ADQUISICIONES
REPARACIONES
DE
ACTIVOS FIJOS
Todas las adquisiciones y reparaciones de activos fijos, deben

realizarse previa solicitud debidamente documentada, autorizada y
aprobada, en concordancia con la programacin de operaciones y los
lineamientos presupuestarios.
34

NTCI Apndice I
7.16
USO
DE
BIENES
MANTENIMIENTO
DE
ACTIVOS FIJOS
Los bienes y servicios del Estado se deben utilizar exclusivamente

para los fines previstos en la programacin de operaciones. Adems,
elaborar y ejecutar un programa de mantenimiento preventivo de los
activos fijos.
7.17
USO
DE
VEHCULOS
Todos los vehculos deben ser utilizados exclusivamente en las

actividades
propias
de
cada
Entidad
y
deben
llevar
imprescindiblemente placa oficial y pintada en las puertas laterales
la leyenda "Uso Oficial", nombre de la institucin propietaria y
nmero de placa. La circulacin de los vehculos oficiales en das y
horario no laborable, slo podr ser autorizada por el mximo
ejecutivo de la Entidad.
7.18
CUSTODIA
DE
ACTIVOS FIJOS
Cada Unidad Organizacional

es responsable por el control y
custodia de los bienes asignados a ella, as como por el cumplimiento
del programa de mantenimiento preventivo requerido.
7.19
VERIFICACIN FSICA
DE
ACTIVOS FIJOS
En forma peridica o por lo menos una vez al ao, personal

independiente de la custodia y registro contable deber verificar
fsicamente los activos fijos.
7.20
CDIGO
DE
IDENTIFICACIN
DE
ACTIVO FIJOS
Se debe establecer un sistema de codificacin que permita la

identificacin
individual de los activos fijos y su posterior
verificacin contra los registros contables.
7.21
ENAJENACIN
DE
ACTIVOS FIJOS
Cuando sea necesaria la enajenacin de activos fijos de propiedad de

la Entidad, sta deber efectuarse a travs de remates pblicos de
conformidad con las normas legales que regulan la materia y con los
procedimientos creados para el efecto.
35

NTCI Apndice I
7.22
BAJA
DE
ACTIVOS FIJOS
Las bajas de activos fijos por cualquier concepto deben contar con la
autorizacin de la Mxima Autoridad de la Entidad.
Cuando se trata de Entidades del Gobierno Central, los activos
obsoletos o deteriorados deben remitirse para su debido descargo al
Departamento de Bienes Nacionales del Ministerio de Finanzas,
excepto en el caso de aquellos bienes que se encuentren bajo la
custodia del Ministerio de Relaciones Exteriores en otros pases.
En esas circunstancias, se deber firmar un acta por el Ministro de
Relaciones Exteriores certificando el destino final que se le dio a los
activos en dicho pas, atendiendo los principios de transparencia,
legalidad y eficiencia en el uso de los recursos del Estado.
7.23
PEDIDOS
EN
TRNSITO
1. Debe existir un expediente o archivo que contenga la

documentacin que respalde los desembolsos originados desde el
inicio hasta el final de la compra de que se trate.
2. La sumatoria de los documentos debe ser igual al valor que
indiquen los registros respectivos.
3. Debe establecerse un control numrico para los diferentes pedidos
de los que se har referencia en los comprobantes, cheques y
dems registros.
4. Debe establecerse un control en donde se conozca la situacin de
cada pedido en trnsito. En caso de corresponder a importacin
podr contener la siguiente informacin:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
Valor de la cobranza emitida por el banco;

Pedido, Nmero y Fecha;
Factura del proveedor;
Nombre y origen del proveedor;
Conocimiento de embarque;
Valor FOB (valor en puerto de embarque);
Nombre del Banco;
Fecha de salida y llegada a puerto;
Fecha de envo de documentos para registro;
36

NTCI Apndice I
j. Nmero de pliza de importacin;

k. Fecha y nmero de liquidacin;
l. Nota de entrada al almacn;
m. Cualquier otro dato pertinente.
5. Todas las liquidaciones antes de ser registradas deben ser
aprobadas por el Contador.
6. Cuando se reciban entregas parciales, los saldos deben controlarse
mediante registros y procedimientos adecuados.
7. El encargado de las compras locales y/o de importaciones revisar
mensualmente los saldos de pedidos con los del registro contable,
con el objetivo de identificar y corregir cualquier diferencia
existente.
8. Cuando existan averas y/o faltantes, se notificar inmediatamente
a la Compaa de Seguros o de Vapores para preparar el reclamo
respectivo.
9. Antes de ser registrados los reclamos debern ser revisados por el
responsable de contabilidad y autorizado por el Servidor Pblico
competente.
10. Mensualmente debern cotejarse los saldos de los registros
auxiliares de pedidos en trnsito contra la cuenta de control del
Mayor.
7.24
DONACIONES
7.24.1
Recepcin
Para todas las donaciones recibidas, se debe elaborar un recibo

en general y cuando sea en efectivo se elaborar un recibo
oficial de caja.
7.24.2
Registro
Se llevar un registro de todas las donaciones recibidas,

cumpliendo los requisitos de oportunidad y codificacin segn
las Normas de Contabilidad Integrada.
En caso de bienes como por ejemplo maquinaria, edificios o
cualquier otra clase de bienes, de los cuales no se disponga de
37

NTCI Apndice I
una factura original, se har con base en el valor de mercado,

el cual deber ser estimado y certificado por un Especialista,
sin perjuicio de los documentos originales suministrados por el
donante.
7.24.3
Utilizacin de Donaciones
Las donaciones debern utilizarse nica y exclusivamente de

acuerdo a las condiciones establecidas por los donantes. De su
uso adecuado debern prepararse informes peridicos con
destino a los donantes.
7.24.4
Verificacin fsica y Conciliacin
Se efectuarn verificaciones fsicas en las fechas previstas por

las condiciones de los donantes, o en su defecto con
periodicidades menores a un ao.
Los resultados de las
verificaciones debern conciliarse con los registros contables y
cuando aplique con los registros del donante.
8. INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS

8.1 ALCANCE
Las inversiones fsicas u obras de infraestructura ejecutadas en las
Entidades, sean nuevas o ampliaciones de las ya existentes,
constituyen inversiones en proyectos y programas que se regirn por
las normas de esta seccin y dems disposiciones aplicables.
Tambin se consideran proyectos, aquellos conducentes a desarrollar
obras no fsicas o en las cuales no predomina un resultado fsico,
sino la transferencia de conocimientos.
Por ejemplo el desarrollo de consultoras que dan como resultado
mejoramiento de la capacidad institucional en trminos de recursos
humanos, tecnologa, etc.
De acuerdo con lo anterior, en esta
seccin deber tenerse en cuenta lo aplicable al tipo de proyecto.
8.2 IDENTIFICACION, CLASIFICACION Y REGISTRO DE

LOS PROYECTOS
38

NTCI Apndice I
Todo proyecto ser identificado y clasificado de conformidad con el

esquema adoptado por Organismos Rectores del sistema de
planificacin e inversin pblica.
De igual forma deber ser
registrado en forma cronolgica de conformidad con las Normas
Contables vigentes para cada tipo de Entidad.
8.3 FUNDAMENTOS DEL PROYECTO

Las Entidades elaborarn los proyectos, en funcin de sus Planes
Estratgicos Institucionales debidamente aprobados y siguiendo un
orden de prioridades.
Todo proyecto deber ser formalmente autorizado por la Mxima
Autoridad antes de su ejecucin y cuando aplique, antes de la
apropiacin presupuestaria.
8.4 REQUISITOS PREVIOS A LA INICIACION

Para ordenar la iniciacin de un proyecto, la Mxima Autoridad
deber haber cumplido con todos los requisitos establecidos en la
Ley de Contrataciones Administrativas y su reglamento. Adems,
deber identificarlo explcitamente indicando:
1. Nombre del proyecto - Es decir el ttulo que lo identifique sin
lugar a confusin con otro. En lo posible debe incluir una
referencia concreta respecto de su propsito y ubicacin
(ejemplo: Proyecto Hidroelctrico, San Juan Ro Coco).
2. Objetivos - Expresin clara y concisa de las necesidades que se
propone atender el proyecto.
3. Alcance - Cobertura de los aspectos que debe incluir el proyecto.
4. Responsable - Funcionario que ha de tomar a su cargo el
desarrollo y cumplimiento del proyecto.
5. Fecha de terminacin - Es la fecha en que la Mxima Autoridad
prev que el proyecto entre en servicio.
39

NTCI Apndice I
8.5 FASES DE LOS PROYECTOS

Los proyectos de obras pblicas se desarrollarn por lo general en
las siguientes fases:
1. Estudio y diseo (pre-inversin) que incluye las siguientes etapas:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Idea
Perfil
Prefactibilidad
Factibilidad
Diseo
Definicin de la modalidad de ejecucin
Fianzas
Financiamiento
2. Ejecucin que incluye las siguientes etapas:

a.
b.
c.
d.
e.
Desarrollo del proyecto

Supervisin
Recopilacin de documentos
Registro de costo del proyecto
Terminacin y recepcin de resultados
3. Mantenimiento
Los proyectos de magnitud y complejidad significativas, salvo
casos excepcionales, sern desarrollados por las Entidades u
Organismos sujetndose a cada una de las etapas sealadas.
4. Control y seguimiento
8.5.1Estudio y Diseo
8.5.1.1
Idea
Constituye la primera etapa de la fase

diseo; deber presentar alternativas
encaminados a dar respuesta a los
necesidades planteados en la Planeacin
en una circunstancia no prevista.
del estudio y
de proyectos
problemas o
Estratgica o
Corresponden a esta etapa las siguientes actividades:

40

NTCI Apndice I
1. Identificar el problema a solucionar o la necesidad a

satisfacer;
2. Plantear las metas en relacin con la solucin del
problema o en atencin a las necesidades.
Dichas metas se deben expresar en forma
cuantitativa, identificando un horizonte de tiempo y
un resultado tangible;
3. Identificar de manera preliminar, alternativas bsicas
de solucin;
4. Seleccionar las mejores alternativas para un anlisis
ms profundo;
5. De acuerdo con lo anterior, tomar una decisin sobre
las alternativas planteadas.
En esta etapa los estudios se formulan por lo general
con el personal tcnico que labora en las Entidades y
que ha recibido la debida capacitacin.
8.5.1.2
Perfil
Durante esta etapa se obtiene y analiza informacin

sobre los aspectos tcnicos y administrativos del
proyecto, lo cual puede incluir, estudio de mercado,
necesidades tcnicas y tecnolgicas,
insumos
financieros, formas de medir el desarrollo y los
resultados y recursos humanos, entre otros. Como
resultado se pueden obtener varias alternativas, las
cuales se debern analizar en la prefactibilidad.
1. Cuantificacin del mercado y tamao del proyecto o
programa;
2. Anlisis de las alternativas tcnicas y tecnolgicas;
3. Estimacin de insumos y de la inversin en los
mismos;
41

NTCI Apndice I
4. Anlisis del beneficio costo, en funcin de aspectos

tales como: Necesidades a cubrir, duracin,
oportunidad, posibilidades de expansin para
necesidades futuras, fuente de los recursos
financieros, etc.
8.5.1.3
Prefactibilidad
Esta etapa tiene por objeto estudiar con detenimiento

las alternativas planteadas en la etapa de perfil. Se
trata de determinar su rentabilidad y viabilidad a fin de
tomar la decisin de profundizar en el estudio o
rechazar el proyecto.
1. Profundizar aspectos especiales que lo requieran
tales como: mercado, localizacin, tamao y momento
ptimos, institucionales, legales y de financiamiento y
otros aspectos sealados en la etapa de perfil;
2. Hacer anlisis de riesgos para establecer la mejor
alternativa de cara a las variables que limiten o
amenacen el xito del proyecto en prefactibilidad;
3. Disear los trminos de referencia para la factibilidad
o el diseo definitivo, segn el monto de inversin
prevista.
8.5.1.4
Factibilidad
A este nivel ya se ha tomado la decisin por una de las

alternativas y en consecuencia se debe completar o
ampliar el estudio si es necesario. Este estudio debe
permitir tomar la decisin de aceptar o rechazar el
proyecto.
Adems, debe comprender la mayor cantidad posible de
detalles en cuanto a los aspectos tcnicos, econmicos,
sociales, financieros, institucionales, administrativos y
ambientales.
1. Perfeccionar la alternativa que haya resultado con
mayor indicador financiero, en cuanto al valor actual
42

NTCI Apndice I
neto positivo en la etapa de prefactibilidad,

reduciendo el rango de incertidumbre del mismo a
lmites aceptables;
2. Dar los elementos de juicio tcnico-econmicos y
ambientales necesarios y suficientes, que permitan
justificar la aceptacin, rechazo o postergacin de la
alternativa de inversin;
3. Realizar anlisis de sensibilidad sobre el efecto que
produce, la rentabilidad del proyecto, las variaciones
en aquellos elementos que afectan significativamente
los beneficios y/o costos y por lo tanto, la rentabilidad
de la alternativa sujeta a evaluacin, en especial la
localizacin y momento ptimo;
4. Formular los trminos de referencia del diseo
definitivo si la evaluacin del proyecto muestra
rentabilidad;
5. Verificar la disponibilidad financiera para la siguiente
etapa.
8.5.1.5
Diseo
La etapa de diseo comprende un estudio que incluye

clculos, planos y especificaciones tcnicas necesarias
para llevar a cabo la ejecucin del proyecto cuya
factibilidad haya sido demostrada previamente.
Es conveniente que en esta etapa la Firma Consultora
del diseo, cuando aplique,
haya entregado como
mnimo a la Unidad ejecutora lo siguiente:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Originales de los planos constructivos;

Clculos estructurales;
Especificaciones tcnicas de proyecto;
Programas de trabajo;
Plazo de construccin;
Presupuesto base;
Anlisis de precio unitario;
Memoria descriptiva;
Recomendacin de la ampliacin de la financiacin si
el
presupuesto
excede
significativamente
la
disponibilidad financiera.
43

NTCI Apndice I
10.
Aprobaciones tcnicas del diseo por
instancias gubernamentales correspondientes.
las
El responsable del proyecto informar sobre el avance

de las etapas con la oportunidad debida para que la
Mxima Autoridad pueda tomar acciones correctivas
adecuadas.
8.5.1.6
Definicin de la Modalidad de Ejecucin
En esta etapa la Entidad deber decidir si la

construccin del proyecto se ejecutar por los sistemas
de administracin o de contratos, basndose en un
estudio comparativo de estas dos alternativas.
El estudio comparativo analizar la situacin de la
Entidad en cuanto a la experiencia, el plazo de
construccin, el costo, el personal y equipo disponible;
que no se afecte el cumplimiento de otras
responsabilidades, etc., a fin de concluir con una
recomendacin razonada de la modalidad de ejecucin.
El responsable del avance de la etapa informar
oportunamente a la Mxima Autoridad, a fin de que
pueda tomar las decisiones del caso.
La Mxima Autoridad de cada Entidad establecer los
controles que aseguren el cumplimiento de las metas y
objetivos del proyecto en los plazos convenidos, en las
mejores condiciones de calidad, eficiencia, economa y
proteccin del medio ambiente.
Si el proyecto debe realizarse por el sistema de
administracin, la Entidad emitir la orden para que se
inicie la construccin.
En uno u otro caso, la Entidad determinar el
responsable de estas actividades y los plazos de las
mismas.
8.5.1.7
Fianzas
Dependiendo de la naturaleza y monto del proyecto las

fianzas generalmente solicitadas de parte de la Unidad
ejecutora, podrn ser:
44

NTCI Apndice I
1.
2.
3.
4.
Fianza
Fianza
Fianza
Fianza
de mantenimiento y oferta;
de cumplimiento;
de adelanto;
por vicios ocultos.
El responsable del proyecto deber cerciorarse antes de

iniciar la ejecucin que se han constituido y se poseen
las constancias formales y originales de las fianzas a
favor de la Entidad. No deber iniciarse la ejecucin de
ningn proyecto con recursos del Sector Pblico, sin la
constitucin de las fianzas respectivas.
8.5.1.8
Financiamiento
Concluida la fase de estudio y diseo se proceder a la

negociacin para definir la fuente de financiamiento de
la inversin.
8.5.2Ejecucin
8.5.2.1
Desarrollo del proyecto
La etapa de desarrollo, comprende la ejecucin del

proyecto, lo cual puede estar representado por una
construccin de obra u obras fsicas o la preparacin de
una condicin deseada donde prima el factor intelectual.
El desarrollo debe dividirse en partidas valoradas que
prevean el avance del proyecto y su costo. La iniciacin
de esta etapa requiere la existencia de las
disponibilidades financieras.
En esta etapa la Entidad verificar:
1. El financiamiento que garantice la ejecucin y provea
el normal flujo de fondos;
2. La ejecucin de acuerdo con los documentos del
diseo;
45

NTCI Apndice I
3. El cumplimiento del programa de trabajo en cuanto

al tiempo y costo;
4. El estudio de los informes de avance;
5. Las causas y de ser el caso, las responsabilidades en
las desviaciones del programa.
En caso de obras contratadas, el pago se har por un
valor equivalente a la obra realizada, excepcin hechas
del anticipo concedido que debe ser amortizado en el
curso de la ejecucin.
8.5.2.2
Supervisin
Para la ejecucin, la Entidad responsable establecer la

supervisin obligatoria y permanente con el objeto de
asegurar el cumplimiento del diseo y especificaciones,
tanto en las obras contratadas como en las que se
ejecutan por el sistema de administracin.
Son responsabilidades de la supervisin:
1. La vigilancia del cumplimiento del programa de
trabajo en cuanto a tiempo y costo;
2. La vigilancia de la calidad, del cumplimiento de los
planos, diseos y dems documentos del proyecto.
Cuando se requiera avalo,
se har mediante un
levantamiento de la cantidad de obra realizada en el
perodo por el contratista, cuyo borrador deber
presentar al Supervisor para su aprobacin inicial.
Debern establecer un plazo mximo de doce das
calendario entre el corto efectuado en campo y la
elaboracin del pago correspondiente a un avance de
obra.
Dicho plazo podr modificarse cuando medien
justificaciones aprobadas por la Mxima Autoridad y
debidamente documentadas para prevenir litigios
posteriores.
8.5.2.3
Recopilacin de Documentos
46

NTCI Apndice I
Los documentos tcnicos de todas las fases del proyecto,

as como los que resulten en la terminacin del mismo
sern archivados por la Entidad ejecutora.
La Mxima Autoridad debe asignar la responsabilidad
por la custodia de estos documentos que por lo general
est a cargo de empleados de las Unidades
administrativas de construcciones o mantenimiento, o
los Ejecutivos responsables de las reas usuarias de los
resultados del proyecto.
8.5.2.4
Registro de Costos del Proyecto
La Entidad responsable de la ejecucin del proyecto

debe iniciar y mantener un registro en su contabilidad,
el cual permita obtener informacin precisa y oportuna
sobre el proyecto. Para tal efecto debern abrir el rubro
contable "Inversiones en Proyectos y Programas" con las
cuentas y subcuentas respectivas.
8.5.2.5
Terminacin y recepcin de resultados
Cuando la supervisin del proyecto informe por escrito

que se ha terminado el proyecto, se dejar constancia en
la bitcora correspondiente, la que tratndose de
contratos, estar respaldada por la estimacin de
liquidacin.
La recepcin de las obras contratadas se har constar
en acta; dicha recepcin podr ser provisional si hubiere
observaciones a la obra, o definitiva si no las hubiere y
cuando habindolas fueren superadas.
En las obras por el sistema de administracin es
tambin conveniente contar con el acta que establezca
su recepcin oportuna.
En el acta de recepcin de la obra se anotan los
antecedentes, las personas que intervienen, importe de
la obra, condiciones de la obra recibida, conclusiones,
lugar y fecha de la misma o cualquier otra circunstancia
que se estime necesaria.
47

NTCI Apndice I
Desde el momento de recibido el informe de terminacin

de la obra hasta la recepcin de la misma no deber
transcurrir un plazo mayor de cinco (5) das.
El acta de recepcin ser elaborada por una comisin
designada por la Mxima Autoridad de la Entidad, la
cual estar integrada por un tcnico responsable del
trabajo, por el supervisor de la obra, por un tcnico que
no haya intervenido en el proceso de ejecucin y el
contratista, si lo hubiere.
8.5.3Mantenimiento
Las Entidades estn obligadas a ejecutar en forma eficiente,
efectiva, econmica y oportuna, el mantenimiento de las obras
pblicas que son de su responsabilidad, bajo una programacin
adecuada.
El mantenimiento de las obras pblicas se iniciar tan pronto
como se haya terminado su construccin.
El programa de mantenimiento incluir un estimado anual de
su costo. El responsable de mantenimiento debe informar a la
Mxima Autoridad sobre el cumplimiento de los trabajos
programados.
La estimacin anual de los costos de mantenimiento es
necesaria a los fines de su inclusin dentro del presupuesto de
la Entidad.
8.5.4Control y Seguimiento
Sin perjuicio de las actividades de supervisin previstas para el
proyecto, los Auditores Internos o la CGR, podrn efectuar
auditoras de los proyectos, para lo cual la Mxima Autoridad
de la Entidad deber respaldarlos con el equipo de supervisin
o parte de la Unidad Ejecutora o en todo caso de un tcnico
asignado para estas funciones, con el propsito de confirmar
que se han cumplido las especificaciones tcnicas. De igual
forma,
deber
facilitarles
el
cumplimiento
de
los
procedimientos de auditora necesarios para el cumplimiento
de las NAGUN.
48

NTCI Apndice I
Se debe comenzar con la parte administrativa y financiera del

proyecto velando por que se hayan cumplido los requisitos
necesarios en las licitaciones, adjudicaciones y contrataciones
de proyectos, cumplimiento de las partes y requisitos
estipulados en los contratos y el seguimiento de los
desembolsos para los adelantos y avalos de los mismos.
A fin de permitir el seguimiento y control a las inversiones y
proyectos se requiere de la elaboracin de la bitcora
correspondiente, la que debe contener por lo menos lo
siguiente:
1. Nmero de la etapa
2. Denominacin
3. Porcentaje (%)
4. Unidad de medida
5. Cantidad estimada
6. Costo unitario
7. Costo total
8. Perodo anterior acumulado;
a. Cantidad
b. Valor
c. Porcentaje (%)
9. Perodo actual:
a. Cantidad
b. Valor
c. Porcentaje (%)
10.
Acumulado actual:
a. Cantidad
b. Valor
c. Porcentaje (%)
11.
Porcentaje de avance.
49

NTCI Apndice I
9. TECNOLOGIA DE LA INFORMACION
9.1 ACCESO
FUNCIONES
DE
PROCESAMIENTO
Se establecern medidas que permitan acceder a los datos e

informacin contenidos en los sistemas computarizados slo a
personal autorizado. Estas se concretarn en controles de acceso
como los siguientes:
1. Segregacin de funciones
2. Medios de control de acceso:
a.
b.
c.
d.
e.
Identificadores de usuarios
Perfiles de acceso
Mens
Acceso a los datos por programas
Dispositivos de acceso a los datos / programas a travs de
restricciones lgicas de los terminales
f. Dispositivos de seguridad de terminales y redes
g. Desactivacin de cdigos o claves en poder de Servidores
Pblicos que se retiran de la Entidad, as como la sustitucin
inmediata de dichas claves y la asignacin correspondiente de
responsabilidades.
9.2 INGRESO
DE
DATOS
Los sistemas automatizados deben tener controles de validacin de

los datos al ser ingresados para procesamiento por lo que se
establecern medidas de control como las siguientes:
1. Controles de edicin y validacin
2. Controles de lote
3. Doble digitacin de campos crticos
9.3 TRANSACCIONES RECHAZADAS
50
O EN
SUSPENSO

NTCI Apndice I
Las transacciones que no cumplan con las caractersticas establecidas

para su ingreso al computador sern devueltas al usuario o incluidas
en un archivo de transacciones en suspenso para su posterior
correccin.
El proceso de correccin de estas transacciones ser definido de
manera que se lo cumpla oportunamente y con eficiencia. Para ser
identificada, analizada y corregida esta clase de transacciones se
deber contar con algunos medios de control como los siguientes:
1. Controles programados
2. Controles del usuario.
9.4 PROCESAMIENTO
Se establecern controles para asegurar que los datos procesados y la
informacin obtenida sean consistentes, completos y correspondan al
perodo correcto.
Estos controles podrn consistir en:
1. Formulario prenumerado y rutinas de control de secuencia
2. Totalizacin de valores crticos antes y despus del procesamiento
3. Conciliacin de nmero de movimientos y modificaciones de los
datos
4. Utilizacin correcta de archivos para procesamiento
5. Controles de rtulos de archivos
6. Consistencia en la recuperacin de las transacciones luego de una
interrupcin del procesamiento
7. Validez de los datos generados automticamente
8. Generar rastros o pistas de auditora.
9.5 CAMBIOS
DE LOS
PROGRAMAS
Las modificaciones a los programas de un sistema de informacin

computarizado que no signifiquen desarrollo de nuevos sistemas, pero
51

NTCI Apndice I
que impliquen cambios en los resultados generados por el

computador, seguirn un procedimiento que se inicie con la peticin
formal de los usuarios y especifique las autorizaciones internas a
obtener ante de su aplicacin.
A fin de evitar que los programadores puedan realizar cambios
incorrectos no autorizados en el Software de aplicacin que reducen
la integridad de la informacin procesada a travs del sistema se
establecen algunos medios de control como los siguientes:
1. Procedimientos de iniciacin, aprobacin y documentacin de los
cambios de los programas
2. Intervencin de los usuarios
3. Procedimiento de catalogacin y mantenimiento
4. Procedimientos de prueba
5. Supervisin certificada
6. Procedimientos de implantacin.
9.6 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
PROCEDIMIENTOS
En vista de que la estructura organizacional de un departamento de

informtica y los procedimientos operativos no garantizan un
ambiente de procesamiento de datos apropiados para preparar
informacin confiable, deben establecerse algunos medios de control
tales como:
1. Segregacin de funciones en el departamento de informtica
2. Controles y procedimientos operativos:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Manuales de operacin y controles operativos diarios

Supervisin de usuarios privilegiados
Control sobre Software sensitivo
Controles sobre el desarrollo de sistemas
Polticas y planes de contingencia
Procedimientos y lineamientos de seguridad
Funcin de administracin de seguridad
Entrenamiento de los Servidores Pblicos en seguridad.
9.7 USO, APROVECHAMIENTO

TECNOLOGA
52
SEGURIDAD
EN
RECURSOS
DE

NTCI Apndice I
Se deben establecer los procedimientos necesarios para aprovechar el

uso eficiente, efectivo y econmico de los recursos tecnolgicos, lo
cual se lograr a travs de:
1. Manual Operativo de los diferentes programas que maneja la
Entidad
2. El registro y seguimiento de la operacin de los mismos
3. Una adecuada capacitacin a los Servidores Pblicos y usuarios de
los equipos
4. Evaluacin peridica de los objetivos previstos.
Cuando exista un Centro de Procesamiento de Datos se
establecern medidas que lo protejan y salvaguarden contra
prdidas y fuga en la informacin, conforme a las siguientes
medidas:
a. Restriccin en el acceso al Centro de Procesamiento de Datos;
b. Respaldar en claves de seguridad la informacin procesada;
c. Obtener mensualmente respaldo de los archivos que contienen
las transacciones de la Entidad en dos (2) copias, ubicando una
de ellas en una bveda de seguridad de un Banco o equivalente;
d. Seguridad e instalacin fsica adecuada, que permita una
proteccin contra incendios, explosiones e inundaciones, etc.
5. En el caso de que los registros en medios magnticos se generen y
conserven en las Unidades que procesan la informacin o por el
sistema de redes, tambin debern cumplir con los requisitos de
conservacin y seguridad de los archivos mencionados en el
numeral 4 c. anterior.
53

NTCI - Gaceta # 235

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CONTRALORIA GENERAL

NORMAS TECNICAS DE CONTROL

Managua, Julio del 2.004

Contralora General de la Repblica

Contralora General de la Repblica

3.5DEFINICIN CONCRETA DE LOS RESULTADOS..............................10

Contralora General de la Repblica

Contralora General de la Repblica

7.16 USO DE BIENES Y MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS..........28

Contralora General de la Repblica

ACTIVIDADES DE CONTROL APLICABLES A

Contralora General de la Repblica

Es responsabilidad de la Mxima Autoridad implantar y mantener

Se fijar la autoridad en los distintos niveles de mando separando

Debern establecerse y mantenerse lneas definidas y recprocas de

El Mximo Ejecutivo en los distintos niveles solamente deber

Contralora General de la Repblica

Se establecer y mantendr un enfoque conceptual de gerencia por

Se deber tener el cuidado de limitar las funciones de las Unidades y

Contralora General de la Repblica

Toda operacin, cualquiera sea su naturaleza, que realicen las

Se deber establecer el uso permanente de formularios

La documentacin de respaldo de las operaciones que realice la

Contralora General de la Repblica

preservndola de cualquier contingencia, por el tiempo mnimo que

Se deber contar con un sistema de informacin, que permita

Cuando la magnitud y complejidad de la Entidad lo justifique, deber

El acceso a los recursos y registros debe limitarse a los Servidores

Contralora General de la Repblica

2.2 CLASIFICACIN DE CARGOS, NIVELES REMUNERATIVOS

Las Entidades establecern, de acuerdo con las normas legales, una

Las Entidades seleccionarn su personal teniendo en cuenta los

Contralora General de la Repblica

precedentes a la fecha en que se califiquen sus requisitos para optar

Se deber implantar y mantener actualizado, un legajo o expediente

Cada Servidor Pblico es responsable de mantener actualizados sus

Contralora General de la Repblica

Los cheques fiscales por sueldo del personal que no ha laborado en la

Con base al sueldo, salario o cualquier otra forma de retribucin

Ningn Servidor Pblico podr ejercer dos o ms cargos pblicos ni

Todo Servidor Pblico est obligado a cumplir sus deberes con

Contralora General de la Repblica

Se establecern procedimientos para el control de asistencia, que

Los Jefes de las Unidades Administrativas de cada Entidad, en

Cada Entidad establecer, en forma sistemtica, la rotacin de los

La Mxima Autoridad definir, de conformidad con el anlisis de

Contralora General de la Repblica

La Entidad est obligada a cumplir las disposiciones legales vigentes

La evaluacin del recurso humano debe ser un proceso y no un

Contralora General de la Repblica

considerar sus puntos de vista para el mejoramiento del

Las Entidades debern preparar planes estratgicos para su

Contralora General de la Repblica

Tanto la Planeacin Estratgica como la programacin de

3.2 MARCO NORMATIVO

3.3 PROGRAMACIN INTEGRAL

La programacin de inversiones debe responder a los objetivos de

3.5 DEFINICIN CONCRETA

Los resultados que se deseen alcanzar en un periodo dado por las

Contralora General de la Repblica

DE VERIFICACIN DE LOS RESULTADOS

En la programacin de operaciones para una vigencia determinada

La programacin de operaciones contemplar los requerimientos de