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CONTROL

Controlar consiste bsicamente en verificar que todo se vaya desarrollando segn lo


que estaba previsto en los planes, en las polticas y en los programas concretos que los
desarrollan.
Segn Fayol (1916) el control en una empresa consiste en verificar si todo se realiza
conforme al programa adoptado, a las rdenes impartidas y a los principios admitidos.
Tiene la finalidad de sealar las faltas y los errores, a fin de que se pueda repararlos y
evitar su repeticin y se aplica a todo: cosas, personas y actos. La salida de este
sistema de control es informacin.
LA FUNCIN DE CONTROL. TIPOS DE CONTROL.
El control es la funcin que cierra y completa el proceso administrativo al iniciar la
retroalimentacin de las acciones que se toman. En tal sentido, se trata de una fase
ntimamente interrelacionada con la de planificacin. En definitiva, proporciona una
informacin valiossima para la planificacin y puede servir de estmulo a los distintos
componentes de la organizacin si lo toman no como una fiscalizacin, sino como un
incentivo.
Mediante el proceso de control, los directivos regulan, miden y rectifican, las actividades
de la empresa, para asegurar que se cumplan los objetivos formulados y se desarrollen
correctamente los planes creados para su consecucin. Como sistema, observa y
comprueba, en primer trmino, cmo responde el proceso de funcionamiento de la
empresa a los acuerdos de gestin adoptados; despus, revela los resultados de la
influencia directiva sobre dicho funcionamiento y las desviaciones respecto de las
exigencias de lo planificado y de los principios vigentes de organizacin y regulacin. Al
explicitar las desviaciones y sus causas, determina las maneras para corregir la
organizacin vigente, con el fin de superar las desviaciones y suprimir los obstculos
que entorpezcan el funcionamiento ptimo de la misma.
Como sealaba Fayol (1916), el control en una empresa consiste en verificar si todo se
realiza conforme al programa adoptado, a las rdenes impartidas y a los principios
admitidos. Tiene la finalidad de sealar las faltas y los errores, a fin de que se puedan
reparar y evitar su repeticin. Se aplica a todo, a las cosas, a las personas y a los actos.
En este contexto, sealar que el output final del proceso de control, la informacin,
admite distintos destinatarios. Desde los individuos o unidades controladas, hasta los
directivos de tales unidades o los directivos de niveles superiores.

El control, inseparable de la planificacin, requisito previo, precisa tambin de una


estructura organizativa para determinar en qu parte de la empresa yace la
responsabilidad de las desviaciones. Establecido en relacin con las funciones
administrativas, busca la mejora constante de la accin directiva incorporando las
FASES SIGUIENTES:
1.- Establecimiento de estndares, sealando criterios y normas de evaluacin. Los
mejores sern aquellos que fijen metas evaluables en trminos cuantitativos o
cualitativos, especificados en trminos reales (unidades de producto, horas-hombre,
horas-mquina, etc.) monetarios (volumen de costes, ingresos, salarios, gastos
financieros, impuestos etc.) o en forma de baremos (en trminos absolutos o en
porcentajes). Unos estndares referidos a cualquier aspecto vital para la empresa:
recursos fsicos y financieros, cuota de mercado, innovacin, productividad,
rentabilidad, resultados y desarrollo directivos y actitudes de los empleados,
responsabilidad social, etc. Atendiendo a la procedencia de estos estndares, puede
hablarse de: externos o derivados de otras empresas o unidades de la propia empresa;
predeterminados en el proceso de planificacin; tcnicos o ingenieriles, referidos al
funcionamiento de las mquinas; de la lnea de produccin, establecidos en funcin del
anlisis de tiempos y movimientos; subjetivos, fijados discrecionalmente por persona
competente autorizada.
2.- Medida y comparacin de resultados con estndares, es decir, entre lo que es y lo
que debera ser. Debe realizarse con cierta periodicidad, no slo al trmino del perodo
de la planificacin, para detectar y corregir cualquier posible desviacin. Las
comunicaciones facilitadas en el proceso de control a los directivos se sustentan en el
principio de direccin por excepcin, y se facilitan slo cuando los resultados difieren
significativamente del plan o de los estndares.
3.- Correccin de las desviaciones. No necesariamente todas las desviaciones han de
ser negativas; es posible, tambin, obtener supervit sobre los hechos planificados. De
ah que pueda hablarse de acciones contractivas, reductoras de la actividad, y acciones
expansivas, amplificadoras de la actividad, para alcanzar los objetivos prefijados dentro
de los niveles deseados. Dentro del mbito directivo, a modo de ejemplo, podran
introducirse desde reasignaciones de recursos o tareas, replanteamiento de planes o
modificaciones de metas, hasta la utilizacin de una asesora adicional o el desarrollo
de una mejor direccin o liderazgo.
En general, la implantacin de un sistema de control suele ir acompaado de cierto
rechazo por parte de las personas que integran la empresa. Controlar el desempeo o
la obligacin de rendir cuentas ante otras personas motiva algn tipo de disconformidad
o actitud negativa. Por otra parte, el exceso de informacin, generada muchas veces de
manera automtica, puede ser costoso y negativo, ya sea por no necesitarse, por

carecer el destinatario de tiempo para su anlisis, o ignorar la manera de realizarlo. Sin


embargo, cuando los controles se establecen preventivamente y el progreso de las
actividades se comunica a quienes lo realizan, tal disconformidad se reduce
notablemente e, incluso, llega a eliminarse.
Con todo, la efectividad del control puede reducirse, debido a la existencia de
problemas tales como:
a) Asignacin de una excesiva importancia a factores fcilmente medibles, frente a una
escasa atencin a los que presentan relativa dificultad: volumen de ventas a clientes
versus nivel de satisfaccin o vinculacin a la empresa.
b) La preferencia de factores a corto plazo frente a los de largo plazo: ventas
mensuales versus goodwill del cliente.
c) Falta de ajuste en el sistema de control, al modificarse factores internos o externos.
Existen muchos tipos de control. Entre las distintas clasificaciones que se barajan
cabe hacer mencin de las siguientes:
Segn los medios empleados para llevarlo a cabo se diferencia entre control
automtico y control humano.
Segn el objeto del control se distingue entre el control de personas y el control de
funciones.
En relacin al contenido del control identificamos el control de actividades y el
control de resultados.
Segn el momento de actuacin, los controles se clasifican en: control previo o a
priori (control de nivel de pedido de inventarios), control a posteriori (resumen
estadstico de un ejercicio) y control permanente (examen mensual de la
productividad de un empleado o del ratio de liquidez o del volumen de ventas). El
primero persigue una finalidad de previsin, el segundo evala los resultados e
informa cundo aparecen como diferentes a los deseados, y el tercero ajusta las
actividades que se estn desarrollando con los estndares establecidos.
Para finalizar con el control, destacar que todo sistema de control debe cumplir, por
lo menos, los siguientes requisitos para ser efectivo:
1. Ser entendible. Las partes involucradas en el proceso de control deben comprender
qu se pretende con l. Para ello, el sistema de control debe disearse de acuerdo con
el personal disponible y los objetivos, estrategias y planes de la organizacin. Un
sistema de control que es difcil de comprender puede ocasionar errores innecesarios,
empleados frustrados y, con el tiempo, ser eventualmente ignorado.

2. Seguir el patrn de la organizacin. El diseo del sistema de control debe considerar


la estructura organizativa. En particular, a medida que se descienda en la jerarqua,
menor debe ser el grado de complejidad del sistema.
3. Efectividad y rapidez. Las desviaciones debern ser detectadas lo ms rpidamente
posible y la informacin deber llegar al punto que se requiera, en el momento
oportuno, con el fin de posibilitar alcanzar los objetivos.
4. Ser flexible. El sistema de control no debe constreir la actividad empresarial. Por
ello, se aconseja la incorporacin de mecanismos capaces de adaptarse a las
exigencias de entornos dinmicos.
5. Ser econmico. El coste del sistema no debe superar a los beneficios que del mismo
se derivan.
6. Continuidad. El control debe realizarse de manera continuada.

El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades
que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las
operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organizacin tienen la obligacin
de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las
medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un
elemento clave en la administracin.
Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos12/cofas/cofas.shtml#ixzz3BiUFxxqg

Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera:


Como se puede observar estas cuatros funciones no son independientes una de la otra
sino que interactan en conjunto para lograr que las organizaciones logren sus metas.
1.

Definicin De Control

El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento.


Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el proceso de regular actividades
que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo
cualquier desviacin significativa".
Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: "El control administrativo
es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las
actividades proyectadas".
Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control "Consiste en verificar si
todo se realiza conforme al programa adoptado, a las rdenes impartidas y a
los principios administrativos

Tiene la finalidad de sealar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y
evitar su repeticin".
Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos
elementos que son bsicos o esenciales:

En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisin de las


actividades realizadas.

En segundo lugar, deben existir estndares o patrones establecidos para


determinar posibles desviaciones de los resultados.

En un tercer lugar, el control permite la correccin de errores, de posibles


desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.

Y en ltimo lugar, a travs del proceso de control se debe planificar las


actividades y objetivos a realizar, despus de haber hecho las correcciones necesarias.
En conclusin podemos definir el control como la funcin que permite la
supervisin y comparacin de los resultados obtenidos contra los resultados
esperados originalmente, asegurando adems que la accin dirigida se est
llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organizacin y dentro de
los lmites de la estructura organizacional.
1.

Importancia Del Control Dentro Del Proceso Administrativo.

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeo de las actividades de los


subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organizacin se estn
llevando a cabo.
De aqu puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a travs
de esta funcin que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en
caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.
Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori,
sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de
previsin. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido
y porque los estndares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las
medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.
Adems siendo el control la ltima de las funciones del proceso administrativo, esta
cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentacin respecto a desviaciones
significativas contra el desempeo planeado. La retroalimentacin
de informacin pertinente a partir de la funcin de control puede afectar el proceso de
planeacin.

2.

Tipos De Control

Terry (1999) en su libro "Principios de Administracin" expone que existen 3 tipos de


control que son: El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentacin.

Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las
operaciones e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para
asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. En vez de
esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia
controladora limitando las actividades por adelantado.
Son deseables debido a que permiten a la administracin evitar problemas en lugar de
tener que corregirlos despus, pero desafortunadamente este tipo de control requiere
tiempo e informacin oportuna y precisa que suele ser difcil de desarrollar.
Por ejemplo, un gerente de ventas de una determinada tienda puede tener la poltica de
que todo cambio en el precio, respecto a los precios publicados, debe ser autorizados
por escrito por el gerente, es decir, a ningn vendedor de campo se le permite que
altere algn precio. Con esto se puede observar que el gerente de ventas lleva un
control en su departamento a travs de las polticas existentes, cuyos empleados deben
cumplir para un mayor funcionamiento del mismo.

Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la accin
de ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las
actividades segn ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que
el plan ser llevado a cabo en el tiempo especfico y bajo las condiciones requeridas.
La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisin directa. Cuando
un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el
administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y
corregir los problemas que puedan presentarse.
Por ejemplo, la mayor parte de las computadoras estn programadas para ofrecer a los
operadores respuestas inmediatas si se presenta algn error. Si se introduce un
comando equivocado, los controles del programa rechazan el comando y todava as
pueden indicarle por qu es el error.

Control de retroalimentacin, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la


informacin de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de
estndar aceptable.
El control de retroalimentacin implica que se han reunido algunos datos, se han
analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se
est controlando de manera que puedan hacerse correcciones.
El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el

administrador tiene la informacin el dao ya est hecho, es decir, se lleva a cabo


despus de la accin.
1.

reas De Desempeo Del Control

El control tiene muchas reas de desempeo, todos los departamentos en los que se
divide una organizacin necesitan ser controlados, por lo tanto, las reas de
desempeo dependen de los departamentos existentes en la empresa.
Entre las reas del control dentro de una organizacin se tienen:

Dentro del rea de produccin se encuentra el control de calidad. Este consiste


en la verificacin de la calidad (peso, resistencia, consistencia, color, sabor, entre otros)
para asegurar que cumplen con algunas normas preestablecidas. Es posible que este
sea necesario en uno o varios puntos, desde el inicio, proceso y todas las etapas hasta
el producto final. La deteccin temprana de una parte o proceso defectuoso puede
ahorrar el costo de ms trabajo en el producto.

Tambin existe el control de informacin. Para contribuir a la buena toma de


decisiones del administrador se debe tener una informacin precisa, oportuna y
completa. Para obtenerla de esta manera, la organizacin debe
poseer sistemas tecnolgicamente actualizados y eficaces ya que estos pueden
contribuir a corregir un problema con mayor prontitud.
Por lo que se puede decir que el control de informacin consiste en verificar que esta
informacin sea veraz y comprobable, que permita a los administradores ser ms
eficientes y efectivos en la toma de decisiones.

Dentro de una empresa debe existir otro tipo de control, como es el control de
costo. Una de las labores de un buen administrador est el ahorrar en costos, es decir,
no acarrear elevados gastos en la produccin. El control de costo consiste en buscar la
causa por la que se presentan desviaciones en los costos estndar por unidad. El
gerente puede hacerse diferentes preguntas: Se han incrementado los precios de los
materiales?, Se utiliza la mano de obra de manera eficiente?, Necesitan los
empleados capacitacin adicional? La alta administracin debe identificar en qu
puntos radica el control.

Adems de los controles antes mencionados, podemos hablar del control de


correspondencia. En toda empresa se redactan documentos legales que, en algunos
casos, van dirigidos a otras organizaciones nacionales e internacionales, mayormente
redactado por el staff legal de la compaa. Este tipo de control consiste en verificar
cuidadosamente estos documentos, debido a que estas declaraciones llevan consigo
mucho prestigio y autoridad de la organizacin.
CONCLUSIN

El control es un elemento muy importante dentro de cualquier organizacin, pues es el


que permite evaluar los resultados y saber si estos son adecuados a los planes y
objetivos que desea conseguir la empresa.
Solo a travs de esta funcin se pueden precisar los errores, identificar a los
responsables y corregir las fallas, para que la organizacin se encuentre encaminada
de manera correcta.
El control debe llevarse en cualquier nivel de la organizacin, garantizando de esta
forma que en la misma se cumplan los objetivos. Pero hay que aclarar que el control no
solo debe hacerse al final del proceso administrativo, sino que por el contrario, debe ser
realizado conjuntamente se lleven a cabo las actividades para que, de esta forma, se
solucionen de manera ms eficaz y en el menor tiempo posible todas las desviaciones
que se presenten.

Bibliografa
ROBBINS, Stephen y DE CENZO, David. Fundamentos de administracin, concepto y
aplicaciones. Mxico, 1996.
TERRY, George y FLANKLIN, Stephen. Principios de administracin. Editorial Continental.
Mxico, 1999.
MELINKOFF, Ramn. Los procesos administrativos. Editorial Panapo. Caracas, 1990.
ROBBINS, Stephen y COULTER, Mary. Administracin. Quinta edicin. Mxico, 1996.
STONER, James; FREEMAN, R y GILBERT, D. Administracin. Sexta Edicin. Mxico,
1996.
http://www.monografias.com/trabajos12/cofas/cofas.shtml#ixzz3BiYV40rM
http://www.monografias.com/trabajos12/cofas/cofas.shtml#ixzz3BiUSMVcV
http://www.monografias.com/trabajos12/cofas/cofas.shtml#ixzz3BiUFxxqg