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ISO 14000 realmente es una serie de normas que cubren todo de los
sistemas de direccin medioambientales (El SME) a las calificaciones del
interventor a como todava normas no escrito para las tales cosas como
valoracin de ciclo de vida.
El problema de preocupacin es a estas alturas para organizaciones que
buscan registro el SME. Esto es gobernado por ISO 14001 y esto es qu
registro reparte con.
ISO 14001 requiere conformidad con una serie de elementos de un SME.
Es decir, la organizacin debe mostrar que tiene un sistema del
funcionamiento en lugar producir los resultados requeridos. El ISO 14001
no dicta cmo esto se hace, pero exige a una auditoria severa determinar
que ellos se hacen de hecho y estn operando continuamente. ISO 14001,
por ejemplo, no requiere que una organizacin es conforme a cualquier ley
medioambiental, pero requiere que la organizacin sabe qu regulaciones
es sujeto a, y tiene en lugar un sistema comprobable por lograr
complacencia y por encabezar fuera de los incumplimientos antes de que
ellos ocurran. Esta responsabilidad debe involucrar a todos en la
organizacin de la direccin de la cima abajo al obrero de la lnea,
dondequiera que cualquier empleado tiene una influencia en los impactos
medioambientales de la compaa.
Esto plantea otro aspecto de ISO 14001--los aspectos medioambientales.
Este elemento del comandante de ISO 14001 requiere que una
organizacin sabe qu impactos est teniendo en el ambiente. Este
conocimiento debe ir ms all del conocimiento del libro de texto no ms de
mando de polucin tpico. Debe tener en cuenta los aspectos
medioambientales de la facilidad especfica peculiar a sus funcionamientos,
procesos, productos, y su situacin. El objetivo es identificar los "aspectos"
medioambientales y continuamente trabajar para minimizar efectos
negativos de funcionamiento. sta es la llave a ISO 14001--un sistema de
direccin que asegura la organizacin entera est envuelto en mejora
incesante. El sistema debe tener una estructura que fuerza mejora, y puede
demostrarlo.
Para lograr esto, la organizacin debe poner medidas de la actuacin
contra que para medir mejora, y debe involucrar a cada miembro de la
organizacin que tiene un papel logrando la medida de la actuacin. Los
documentos que describen el sistema deben indicar quin estos miembros
son, baje al obrero de la lnea, y debe indicar donde se localizan planes de
apoyo, instrucciones, y documentos de la gua mostrando quien puede
encontrar los documentos apropiados y medidas de la actuacin fcilmente.
De nuevo, esto no involucra atencin estricta a complacencia legal. Es
absolutamente legal generar 10 montones la prdida slida por semana,
pero si la facilidad puede producir como alto un producto de calidad que
Introduccin
0.1 Generalidades
El Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) adoptado por la institucin de Educacin Universitaria
(IEU), debe ser una decisin estratgica por parte de la direccin. El plan y aplicacin del mismo
debe ser adaptado segn se determinen las necesidades de mejora en cada uno de los procesos
llevados a cabo en la Institucin. Este modelo est basado en los ocho principios de direccin de
calidad, tal como lo establece la Norma ISO 9001:2008, donde se expone que un sistema de la
calidad se gestiona a travs de procesos que tienen implcitas responsabilidades, autoridades,
procedimientos y recursos asociados, los cuales deben estar definidos y desarrollados en forma
consistente para que sea eficaz y pueda contribuir a satisfacer las necesidades y expectativas de
los clientes; manteniendo presente el mejoramiento continuo.
0.2 Enfoque basado en procesos
Las organizaciones educativas como entes de transformacin de conocimientos necesariamente
deben definir sus procesos. En funcin de las caractersticas y naturaleza de los mismos, se deben
agrupar por categoras, tal como se indica a continuacin:
Procesos de apoyo: Son aquellos procesos que dan soporte a los procesos operativos. Se
suelen referir a procesos relacionados con medicin, anlisis y mejora. Son procesos de
apoyo: Relaciones pblicas (RRPP), Mantenimiento, Desarrollo estudiantil y Biblioteca,
entre otros que coadyuven a la ejecucin de los procesos citados anteriormente.
El modelo aqu presentado se sustenta en las directrices de los requisitos establecidos en ISO
9001 para poder considerar tanto la eficacia y la eficiencia de un SGC, y consecuentemente el
potencial que tiene la Institucin.
Referencias normativas
UNE 66931:2005 IN: Es un informe destinado a facilitar directrices para ayudar a las
organizaciones que proporcionan productos educativos a implementar un SGC que cumpla con los
requisitos de la norma ISO 9001:2000. (IWA2:2003).
Trminos y definiciones
Cliente: Organizacin o persona que recibe un producto generado en la IEU, bien sea un
producto educativo, de investigacin, de extensin o de cualquier otra ndole..
Requisitos de la documentacin
La aprobacin de los documentos, realizada por el Director o por tantas personas como la
autoridad universitaria de competencia consideren conveniente y necesario. La
designacin de autoridades para la aprobacin de documentos debe estar contenida en los
procedimientos.
Todos los documentos deben estar disponibles para el personal de la Institucin, deben ser
legibles e identificarse adecuadamente.
Los documentos deben distribuirse en forma controlada e indicar con claridad datos
relacionados con el envo o la recepcin del mismo.
4.2.4. Control de los registros. El registro proporciona informacin sobre las actividades
realizadas en la IEU, tales como resultados obtenidos en cada etapa del proceso de enseanzaaprendizaje, procesos de investigacin, extensin y cualquier otro ejecutado en la institucin. En tal
sentido, se deben mantener los registros en consonancia con lo establecido en las normas y
procedimientos de la Universidad en relacin con los tiempos de resguardo y eliminacin de
registros. El procedimiento documentado para el control de registros debe describir: cules
registros se mantienen en la Institucin, lugar y forma de resguardo, manera de ordenarlos, cunto
tiempo se conservan y a dnde deben enviarse despus de concluido el tiempo de conservacin.
5.2.
Cumplir los requerimientos del cliente para garantizar su satisfaccin. Este aspecto podra
estar alcanzado cuando los clientes, consideren logrados sus objetivos y manifiesten su
satisfaccin en forma oral o escrita.
Asegurarse que el personal de la Institucin ejecute sus procesos en forma dinmica y los
desarrolle con base en el mejoramiento continuo.
Realizar seguimiento para conocer el grado de satisfaccin del cliente y las partes
interesadas.
o
5.4. Planificacin.
5.4.1. Objetivos de la Calidad. La direccin de la Institucin para la determinacin de los objetivos
de la calidad, debe:
Tomar en cuenta, los objetivos asociados a la mejora continua y expresarlos de forma tal,
que puedan ser sujetos a medicin para determinar si se han cumplido o no.
Definir las responsabilidades y asignar al personal que ejecutar las actividades del plan
indicadas en el cronograma de ejecucin.
Describir las funciones de los cargos en concordancia con las actividades desempeadas
por todo el personal de la Institucin: directivos, docentes, administrativos y obreros,
especificando su grado de responsabilidad y autoridad con respecto a los procesos
ejecutados y sus aportes a logro de los objetivos de la calidad.
Mantener informada a la direccin sobre los resultados operativos del funcionamiento del
sistema. Esto comprende: proveer informacin adecuada para las evaluaciones de la
eficacia del sistema en el cumplimiento de los objetivos de la calidad para la deteccin de
posibles desviaciones y definir las consecuentes propuestas de mejora para alcanzar las
metas del perodo evaluado.
Poseer las competencias en materia universitaria y todos los procesos que conlleva,
adems de recibir o haber recibido formacin en materia de SGC, especficamente en lo
concerniente a la Norma ISO 9001:2008.
Revisar peridicamente y mantener los registros de los resultados alcanzados para evaluar
la eficacia del sistema.
Efectuar las adecuaciones al sistema con base en los resultados de la evaluacin. Estas
pueden ser: poltica de la calidad, los objetivos, asignaciones de recursos adicionales o la
modificacin de los actuales para aos subsiguientes. Los recursos adicionales pueden
comprender personal, materiales e insumos o financieros. Los resultados de esta revisin
se deberan registrar en un informe de gestin contentivo de: resultados, anlisis de
resultados, desviaciones, oportunidades de mejora, recursos estimados e identificacin de
debilidades y fortalezas del sistema.
5.6.2. Informacin para la revisin. Para evaluar la eficacia del SGC, se requiere de una
informacin de entrada, que podra ser:
1. Los resultados de las auditoras realizadas por el Comit de Calidad de la Institucin.
2. Resultados de las autoevaluaciones.
3. Estudios comparativos o de diagnstico realizados sobre otras universidades a nivel
nacional e internacional.
4. Resultados de la aplicacin de instrumento de evaluacin de la satisfaccin de los clientes
internos.
5. Resultados de la aplicacin de instrumento de evaluacin de la satisfaccin de los clientes
externos.
6. Informacin sobre las necesidades detectadas en el entorno.
7. Resultados alcanzados por los objetivos de la calidad previstos.
8. Estatus de la asignacin de recursos para el funcionamiento del SGC, como por ejemplo:
financieros, humanos o materiales.
9. Actas informativas sobre el desempeo de los procesos contratados por la Institucin.
10. Factores tecnolgicos y de investigacin que puede conducir a la actualizacin del
sistema.
11. Los cambios introducidos con relacin a requisitos legales o reglamentarios; estos cambios
pueden originarse en leyes nacionales o emanar desde la mxima autoridad universitaria.
12. Las recomendaciones dadas por el personal, el cliente o las partes interesadas, as como
tambin las observadas como oportunidades de mejora.
13. Las quejas y reclamos recibidos.
14. Los controles de no conformidad en los productos educativos o en el proceso de diseo y
produccin. La Institucin debe contar con sistema de requisitos para controlar la
conformidad del producto.
5.6.3 Resultados de la revisin. Los resultados de la revisin por la direccin deben conducir a la
mejora del desempeo del sistema de gestin, enfatizar las mejoras de los productos educativos
para cubrir las necesidades y expectativas de los clientes y, asegurar la disponibilidad en las
necesidades de recursos, por lo cual debe incluir acciones enfocadas a:
1. Adecuar el ambiente de trabajo y la infraestructura a los objetivos planificados y a los
distintos procesos que se llevan a cabo en la Institucin.
2. Adicionar valor agregado al producto educativo y mejorar el funcionamiento del proceso.
3. Planificar con visin de futuro, los recursos necesarios para el crecimiento de la
Institucin.
NOTA 1:
Todas las conclusiones, recomendaciones y acciones preventivas o correctivas tomadas con base
en la revisin deberan registrarse para facilitar el seguimiento del proceso, y ser usadas como
entrada de las revisiones futuras.
6. Gestin de los recursos
6.1. Provisin de recursos.
Para la mejora del desempeo de la Institucin, la alta direccin en relacin con sus recursos, debe
garantizar:
1. Ampliacin y mejora de las instalaciones de funcionamiento en base al crecimiento de la
Institucin: incremento de matrcula estudiantil, cuerpo profesoral, administrativo y obrero.
2. Aumento de las competencias del personal a travs de la formacin, educacin y
actualizacin del conocimiento del recurso humano de la Institucin.
3. Recursos materiales, como: consumibles, productos de papelera, entre otros.
4. Dotacin de equipamiento, materiales e instrumentos para el funcionamiento de los
laboratorios y talleres requeridos para las prcticas de los diferentes programas impartidos.
5. Disponibilidad de material bibliogrfico de consulta actualizado.
6. Recursos econmicos para la contratacin de servicio externos o para la ejecucin de
actividades vinculadas a docencia, investigacin y extensin.
7. Medios de transporte en cantidad, calidad y oportunidad para el estudiantado y dems
personal de la Institucin.
6.2. Recursos humanos
6.2.1.
Generalidades. El mejoramiento continuo de la gestin institucional, tiene relacin
directa con las competencias del personal, lo cual aade importancia a la revisin previa del perfil
del personal de la Institucin con nfasis en el responsable del SGC. Dado lo anterior, la direccin
debe:
1. Planificar y adecuar la formacin del personal con respecto a las funciones ejercidas, en
aras de incrementar su aporte al mejoramiento continuo del proceso educativo.
2. Considerar en la formacin del responsable del SGC, un profesional tcnico especializado,
con profundo conocimiento de las actividades llevadas a cabo en la Institucin, identificado
con la idea de mejoramiento continuo, con capacidad de liderazgo, proactivo, con
capacidad de sntesis y flexible para adaptarse a los cambios.
3. Mantener un recurso humano capacitado, competente y motivado a satisfacer las
expectativas del cliente y al cumplimiento de los objetivos de la Institucin.
6.2.2.
1. Asegurar la incorporacin de personal que rena las competencias para el ejercicio de las
funciones y responsabilidades que se le asignen. Para el cumplimiento de este requisito, la
IEU debe apoyarse en la unidad de recursos humanos.
2. Determinar necesidades de formacin de todo el personal de la Institucin.
3. Informar a todo el personal sobre cmo sus competencias, toma de conciencia y
formacin, estn al nivel de su responsabilidad y su autoridad en la Institucin.
4. Establecer los objetivos en funcin de cada rea de desempeo dentro de la Institucin y
evaluar estos objetivos en forma particular, para generar reconocimiento y recompensas
motivacionales para el personal.
5. Revisar continuamente las necesidades en materia tecnolgica, de ambiente laboral, de
ergonoma en el puesto de trabajo, entre otras, expresadas por el personal para hallar
soluciones.
6. Promover el trabajo en equipo para alcanzar los resultados.
7. Usar mediciones de satisfaccin del personal y evaluarlas.
8. Mantener actualizados los registros sobre la formacin recibida por el personal de la
Institucin.
6.3 Infraestructura. El proceso educativo requiere de instalaciones bien dotadas para poder
desarrollar cada una de sus actividades hacia resultados eficaces, mediante la satisfaccin de los
clientes o partes interesadas. De acuerdo a lo anterior, la direccin debe garantizar que la
Institucin cuente con:
1. Instalaciones en condiciones adecuadas (confortables, higinicas y seguras, con
disponibilidad de servicios: electricidad, comunicaciones, ventilacin, servicios de limpieza
y mantenimiento, y acceso a recursos como: implementos de trabajo, recursos informativos
necesarios para el proceso. Las instalaciones deben facilitar el crecimiento de la Institucin
o los ajustes que se consideren necesarios.
6.6 Proveedores y alianzas. La direccin debera establecer las relaciones con los proveedores
y los aliados de negocios para promover y facilitar la comunicacin con el objetivo de mejorar
mutuamente la eficacia y eficiencia de los procesos que crean valor. Existen varias oportunidades
para que las organizaciones incrementen el valor a travs del trabajo con sus proveedores y
aliados de negocios tales como:
1. Optimizando el nmero de proveedores y de aliados de negocios.
2. Estableciendo comunicacin en ambos sentidos en los niveles apropiados en ambas
organizaciones para facilitar la solucin rpida de problemas y evitar retrasos y disputas
costosos.
3. Cooperando con proveedores en la validacin de la capacidad de sus procesos.
4. Dando seguimiento a la habilidad de los proveedores para entregar productos conformes
con el objetivo de eliminar verificaciones redundantes.
5. Alentando a los proveedores a implementar programas de mejora continua del desempeo
y a participar en otras iniciativas conjuntas de mejora.
6. Involucrando a los proveedores en las actividades de diseo y desarrollo de la
organizacin para compartir el conocimiento y mejorar eficaz y eficientemente los procesos
de realizacin y entrega de productos conformes.
7. Involucrando a los aliados de negocios en la identificacin de necesidades de compra y en
el desarrollo de estrategias conjuntas.
8. Evaluando, reconociendo y recompensando los esfuerzos y los logros de los proveedores y
de los aliados de negocios.
6.7 Recursos naturales. Debera considerarse la disponibilidad de recursos naturales que
puedan influir en el desempeo de la Institucin. Aunque tales recursos estn frecuentemente fuera
del control directo de la organizacin, pueden tener efectos positivos o negativos significativos en
sus resultados. La organizacin debera tener planes, o planes de contingencia para asegurarse de
la disponibilidad o sustitucin de esos recursos para prevenir o minimizar efectos negativos en el
desempeo de la organizacin.
6.8 Recursos financieros. La gestin de los recursos debera incluir actividades para
determinar las necesidades de recursos financieros y las fuentes de los mismos. El control de los
recursos financieros debera incluir actividades para comparar el uso real frente al planificado y
tomar las acciones necesarias.
La direccin debera planificar, tener disponibles y controlar los recursos financieros necesarios
para implementar y mantener un SGC eficaz y eficiente y para lograr los objetivos de la Institucin.
La direccin debera considerar tambin el desarrollo de mtodos financieros innovadores para
apoyar y alentar la mejora del desempeo de la organizacin.
3. Dems leyes y normativas que regulen todos los procesos llevados a cabo
en la Institucin.
2. Requisitos expresados como requerimientos del cliente.
3. Requisitos adicionales identificados durante las fases de desarrollo de los procesos y que
puede introducirse como una accin preventiva para evitar no conformidades, si el requisito
modifica la propuesta inicial del cliente, se le debe informar para asegurar su satisfaccin.
7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el producto. La Institucin debe realizar la
verificacin, con base en:
1. Los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de
entrega y las posteriores a la misma.
2. Los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para el uso especificado o
para el uso previsto, cuando sea conocido.
3. Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto.
4. Cualquier requisito adicional determinado por la organizacin.
7.2.3. Comunicacin con el cliente. La Institucin debe considerar en su proceso de
comunicacin con el cliente:
1. Las actividades de orientacin al estudiante y de promocin de servicios al sector
productivo y a la sociedad. Se deber brindar a estudiantes y partes interesadas una
informacin completa del producto ofrecido por la organizacin educativa.
2. Un rea de atencin a estudiantes, as como a los sectores productivo y social para dar a
conocer la oferta educativa y de servicios de la Institucin, as como para la
retroalimentacin de dichos sectores.
3. Asegurarse que los requerimientos de los clientes queden claramente establecidos en los
convenios o contratos que se suscriban. As mismo, debera considerarse la forma en que
se manejan los cambios que puedan surgir de dichos requisitos.
4. Con referencia a las quejas y reclamos, es aconsejable que la organizacin establezca un
mtodo para su recepcin, anlisis y cada reclamo o queja puede merecer la toma de una
accin correctiva para evitar su repeticin. (Vase 8.5.2)
Nota 2. Los convenios o contratos establecidos con el cliente debern apegarse a la normatividad
respectiva.
7.3. Diseo y desarrollo.
7.3.1. Planificacin del diseo y desarrollo. La alta direccin debera considerar el diseo y
desarrollo de los productos generados en el proceso de docencia, investigacin, extensin y dems
procesos conexos para el beneficio de los educandos y de otras partes interesadas. Las
actividades de control del diseo deberan ser apropiadas al propsito y duracin de cada producto
generado en la Institucin. Puesto que la evaluacin de necesidades incluye los logros del
educando, satisfaccin de otras partes interesadas y la eficacia de la organizacin, estas
evaluaciones deberan incluir los requisitos de desempeo potenciales o reales para determinar:
1.
3. Establecer un mecanismo de revisin para asegurarse que la orden de servicio emitida por
la unidad de compras de la Institucin cumpla con lo estipulado en la requisicin de
compras emitida por la parte interesada.
4. Establecer un sistema de revisin de rdenes de compra antes de enviarlas o entregarlas
al proveedor y dejar evidencia de la revisin.
7.4.3. Verificacin de los productos comprados. La Institucin debe:
1. Cotejar que la compra sea la que se solicit mediante la requisicin.
2. Revisar si el equipo est acompaado de instructivos, manuales para el desempaque,
existencia de accesorios y aditamentos; instructivos de armado, instalacin arranque,
calibracin, operacin, mantenimiento correctivo y preventivo, planos, diagramas elctricos
y electrnicos junto con las formas de garanta.
3. Documentar e informar los resultados de la verificacin a la unidad de compras cuando se
determinen discrepancias con respecto a los requisitos originales.
7.5. Produccin y prestacin del servicio.
7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio. La Institucin debera considerar
los siguientes procesos como apropiados:
1. Seleccin y admisin de educandos.
2. El diseo de planes de estudios de unidades curriculares.
3. El diseo de orientaciones para el desarrollo de proyectos de investigacin
4. Desarrollo de material didctico.
5. Asignacin de las cargas docentes.
6. Provisin de manuales de prcticas para laboratorios y talleres.
7. Asignacin de los recursos necesarios para la realizacin efectiva de cualquier actividad
vinculada a algn proceso medular o sustantivo fuera de la Institucin.
8. Desarrollo de materiales para cursos.
9. Establecimiento de mtodos para verificar el desempeo acadmico.
10. Asignacin de espacios para aulas, laboratorios, talleres, bibliotecas y otros espacios
similares.
11. Tutoras y consultoras sobre oportunidades vocacionales.
7.5.5. Preservacin del producto. La Institucin debera considerar preservar los productos
generados en cualquier proceso llevado a cabo en ella, tales como programas de estudios, planes
de estudios y materiales impresos o electrnicos como libros, notas de cursos, discos magnticos u
pticos, programas de computadora, archivos, entre otros.
Tambin deberan considerarse los suministros para los procesos de educacin y/o capacitacin,
es decir, los qumicos para laboratorios, materiales crudos o procesados, productos de vida
limitada en almacn para propsitos de enseanza o trabajos de investigacin y desarrollo.
Segn sea apropiado, deberan establecerse normas y especificaciones para los materiales
suministrados para asegurar la conveniencia de su uso en la enseanza.
7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y de medicin. Para asegurar que la
capacidad de medicin es consistente con los requisitos de medicin, los sistemas de medicin
deberan ser validados para su confiabilidad y utilidad.
El seguimiento y medicin deberan efectuarse durante la ejecucin de cualquier proceso para
garantizar su ejecucin eficiente y efectiva. Esto puede incluir los perfiles de desempeo de
facilitadores o docentes, registros de las evaluaciones al personal, evaluaciones de cursos escritos,
observaciones que hacen notar si los docentes estn siguiendo el plan educativo, y los exmenes
finales.
Si el seguimiento de los graduados identifica enseanza omitida o incorrecta, la Institucin debera
revocar los materiales y/o proporcionar a los educandos la enseanza que se omiti o corrigi.
8. Medicin, anlisis y mejora
8.1. Generalidades. La Institucin debera establecer un proceso para reunir la informacin
apropiada, incluyendo la identificacin de las fuentes de informacin. La informacin debera ser
usada para asegurar la eficacia de cada uno de los procesos llevados a cabo en la Institucin.
Ejemplos incluyen cartas de control, histogramas, diagramas de Pareto, encuestas de satisfaccin
del cliente y otras partes interesadas que han sido identificadas, mtodos de enseanza,
mediciones administrativas de la organizacin, mediciones de variables relacionadas al educando,
personal docente, personal de apoyo, y diversos indicadores tales como fallas, costos, desercin y
desempeo del educando.
8.2. Seguimiento y medicin
8.2.1. Satisfaccin del cliente. La Institucin debera tener mtodos confiables para dar
seguimiento y medir la satisfaccin del cliente. Los indicadores de tendencias de la satisfaccin del
cliente deberan estar documentados y apoyados por evidencias objetivas. Deberan comunicar los
resultados de la satisfaccin del cliente con la frecuencia apropiada a las partes interesadas.
Ejemplos de seguimiento y medicin de la satisfaccin del cliente incluyen respuestas oportunas a
las quejas, encuestas de satisfaccin considerando la cortesa del personal obrero, administrativo y
docente.
8.2.2. Auditora interna. La Institucin debera efectuar auditoras internas considerando los
aspectos relacionados a los productos generados en cualquier proceso, acreditacin y certificacin,
fallas en proceso, la efectividad de los mtodos de enseanza, los procesos educativos e
investigativos, el desempeo del SGC y el documento del reporte final de la auditora interna.
Ejemplos de aspectos a ser evaluados son:
1. Verificar que los procedimientos para alcanzar los objetivos de cada proceso medular o
sustantivo han sido implementados en su totalidad.
2. Verificar que los requisitos del SGC se han cumplido.
3. Verificar que se han proporcionado los recursos suficientes para alcanzar los objetivos de
calidad.
4. Todos los registros de calidad declarados en el SGC.
5. Todas las actividades del personal de la Institucin que afectan a la calidad.
6. Asegurar que los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 son conocidas, implementados y
mantenidos.
1. Seguimiento y medicin de los procesos. La Institucin debera medir y
dar seguimiento a los procesos usados para gestionar y entregar sus
diferentes productos.
La medicin debera hacerse en periodos apropiados. Ejemplos de los procesos a los que deberan
dar seguimiento incluyen, sin estar limitados a estos:
1. Administracin de la matrcula y las evaluaciones.
2. Gestin de los registros.
3. Programas educativos.
4. Proyectos de investigacin.
5. Actividades de extensin.
Las organizaciones educativas deberan documentar los mtodos empleados para medir la eficacia
de los procesos. Ejemplos de estos mtodos incluyen anlisis comparativo, mtodos estadsticos,
periodos cclicos, entre otros.
1. Seguimiento y medicin del producto. La Institucin debe establecer un
mtodo para el seguimiento y medicin de los productos generados en los
diferentes procesos. El mtodo seleccionado debe ser consistente al
proceso de realizacin, asegurar la conformidad del producto y considerar
las necesidades y expectativas del cliente, por lo que se debe considerar
lo siguiente:
2. Las caractersticas y clasificacin de los productos, para determinar los tipos de
mediciones y los medios a emplear para realizarlas.
3. La disponibilidad de equipos, software y las herramientas requeridas para la ejecucin del
proceso.
4. Los puntos de entrada o salida, donde se realizarn las mediciones o revisiones de la
conformidad del producto para cada etapa secuencial de los procesos.
5. Las caractersticas a medir o revisar en cada punto de control al proceso, la
documentacin y los criterios bajos los cuales se aceptar la salida como conforme para
pasar a la fase siguiente.
6. Los puntos de control para verificar conjuntamente con el cliente el cumplimiento de los
requisitos del producto solicitado.
7. Las competencias del personal para ejecutar las actividades inherentes al proceso.
8. La disponibilidad de materiales y recursos que aseguren la calidad del producto.
9. La inspeccin final de los productos para confirmar la finalizacin del proceso.
10. El registro de todas las mediciones del producto, los medios a emplear podran ser:
informes, formatos, formularios, lista de chequeo, actas de conformidad, entre otros.
1. Seguimiento y medicin de la satisfaccin de las partes
interesadas. La Institucin debera identificar la informacin de la
medicin requerida de conformidad con las necesidades de las partes
interesadas (o de otros clientes), en relacin con sus procesos en orden
equitativo y de ubicacin de los recursos. Tal informacin debera incluir las
medidas relacionadas con los educandos/clientes, el personal de la
Institucin, los proveedores y toda la sociedad. Ejemplos de medicin son
las siguientes:
11. Para el personal de la Institucin, debera: evaluar la opinin de su personal respecto a que
tan bien la organizacin satisface sus necesidades y expectativas y, cmo contribuyen en
forma individual y colectivamente en la realizacin de los resultados organizacionales.
12. Para los proveedores, la organizacin debera: evaluar la opinin de proveedores sobre la
satisfaccin de compra de los procesos de la organizacin, seguir y complementar la
retroalimentacin sobre el desempeo de los proveedores y su conformidad con la poltica
de compra de la organizacin y, evaluar la calidad de los productos comprados, la
contribucin de los proveedores y las relaciones mutuamente beneficiosas.
13. Para la sociedad, la Institucin debera: definir y registrar convenientemente datos relativos
con sus objetivos para interactuar satisfactoriamente con la sociedad y, valorar
peridicamente la eficiencia y la eficacia de sus acciones y las percepciones de su
desempeo pertinente con las partes de la sociedad.
8.3. Control del producto no conforme. Cuando se detecta la no conformidad en algunos de
los requisitos del producto, durante la medicin y seguimiento, la Institucin debe:
1. Identificarla e instrumentar una accin correctiva para la misma, por ejemplo: levantar un
procedimiento detallado para garantizar el cumplimiento del requisito.
2. Si la no conformidad involucra la participacin del cliente, solicitar informacin, datos o
documentos adicionales al cliente o a otras partes interesadas que sean necesarios para la
implementacin de las acciones correctivas.
3. Evaluar las acciones correctivas tomadas como resultado de la deteccin de no
conformidades del producto para validar su funcionamiento.
4. Cuando una no conformidad involucra la participacin del educando en el proceso
educativo, y donde sea permitido, el educando debera:
5. Ser provisto con capacitacin adicional y permitirle que sea evaluado nuevamente.
ii) Permitrsele continuar en el programa educativo de acuerdo con los procedimientos
establecidos.
iii) Ser transferido a otro programa de estudios.
El producto no conforme debera incluir programas educativos, planes de capacitacin, materiales
de apoyo o herramientas.
8.4. Anlisis de datos. La Institucin debera reunir los datos del anlisis sobre el desempeo de
los requisitos del SGC y de los procesos educativos. La informacin debera ser obtenida de:
1. La revisin de la direccin.
2. El personal docente, administrativo y obrero, as como la competencia de los educandos.
3. La revisin de los requisitos del producto.
4. El diseo y desarrollo de los programas educativos y del plan de capacitacin.
5. El desempeo de los productos educativos.
6. La valuacin de los proveedores.
7. Las encuestas de satisfaccin del cliente y de las partes interesadas que han sido
identificadas.
8. Los resultados de las auditoras.
9. El seguimiento y medicin al inicio, durante y al final de los procesos.
10. La identificacin del producto.
11. Los bienes y propiedades del cliente.
12. La verificacin y validacin de los mtodos empleados para seguimiento y medicin.
13. El producto no conforme.
As mismo, debera analizar los datos y la informacin recopilados haciendo uso, sin estar limitados
a estos, de los mtodos aceptados de anlisis y solucin de problemas, tales como: diagrama
conceptual de procesos, diagrama de procesos, diagrama de flujo, cartas de control estadstico,
diagrama de Pareto, diagrama de causa y efecto, anlisis del modo y efecto de falla, entre otros.
Una vez que el anlisis es realizado, debera usarse para apoyar la mejora continua o las acciones
correctivas y preventivas, segn sea el caso.
Las tcnicas y estadsticas deberan aplicarse a cualquier aspecto del SGC. La evidencia por
anlisis estadstico de la variabilidad para mediciones tales como los indicadores de desempeo, el
ndice de desercin, los registros de los logros, la satisfaccin del educando y los anlisis de
tendencias pueden ayudar para asegurar a los educandos que el control de los procesos eficaces
es una parte del SGC.
Deberan considerar el uso de metodologas estadsticas para el anlisis de datos, que pueden
ayudar a evaluar controlar y mejorar el desempeo de los procesos.
8.5. Mejora.
8.5.1.
Mejora continua. La Institucin debe gestionar la mejora continua de la eficacia del
SGC a travs de:
1. La participacin del personal en la deteccin e implementacin de proyectos de mejora que
se hallen a su alcance.
2. Utilizacin de medios como: poltica de la calidad, objetivos de la calidad, resultados de las
auditoras, anlisis de datos provenientes de mediciones sistemticas, acciones correctivas
y preventivas y, la revisin por la direccin.
3. Establecimiento de las responsabilidades de su seguimiento y control, asignando la o las
personas que lo llevarn a cabo.
8.5.2 Accin correctiva. La Institucin debe implementar las acciones correctivas que son
identificadas del anlisis de la causa de no conformidades y oportunidades de mejora. Las
acciones correctivas deberan aplicarse para eliminar las no conformidades que ocurren durante el
desempeo de los procesos sustantivos o medulares como son: docencia, investigacin y
extensin. Para ello debera:
1. Establecer procedimientos para garantizar la revisin permanente de: las quejas de los
clientes y de otras partes interesadas, las no conformidades detectadas en las auditoras y
mediciones, los informes internos, incluyendo las recomendaciones.
2. Identificar para tomar las acciones correctivas adecuadas, las causas de: las quejas de
clientes, quejas de otras instituciones y partes interesadas, desviaciones de los procesos o
procedimientos no satisfactorios.
3. Planificar y documentar los cambios necesarios y, garantizar el seguimiento para asegurar
que las modificaciones sean efectivas. La accin correctiva puede comprender cambios en:
el manual de calidad, los procedimientos, instrucciones de trabajo u otra documentacin
relevante.
4. Registrar y realizar el seguimiento para determinar la efectividad de la accin correctiva.
8.5.3
Accin preventiva. La Institucin debe contar con un procedimiento que asegure la
eliminacin de las causas potenciales de no conformidad. En consecuencia, la direccin debe:
Anticiparse con acciones preventivas, para evitar la aparicin de no conformidades; esto exige el
anlisis peridico de los procesos que ocurren en la Institucin, para identificar dificultades, que
podran a futuro convertirse en no conformidades potenciales. Ejemplos de casos donde se pueden
aplicar acciones preventivas, deberan ser: planeacin estratgica de los procesos que prevea
soluciones a travs de estrategias preventivas; planificacin de la formacin del personal en
nuevas tecnologas y tendencias en el rea de competencia; sistematizacin del manejo de los
inventarios; creacin de bases de datos para el manejo ms eficiente y efectivo de la informacin;
entre otros.
Las acciones preventivas deberan ser registradas para asegurar su implementacin. Las acciones
que resulten del proceso de acciones preventivas deberan documentarse y comunicarse a las
reas apropiadas de la Institucin. El aprendizaje que se obtenga del proceso de accin preventiva
debera ser revisado y comunicado a toda la organizacin.