Access en

la inmobiliaria
La actividad en una inmobiliaria puede ser otro mbito donde
podemos utilizar Microsoft Access. En este rubro debemos
tener en cuenta las propiedades en alquiler, en venta y en
administracin; las ventas, etc. En este captulo analizaremos
las tablas que necesitaremos; luego, crearemos diseos de
consultas para diferentes ocasiones, aprenderemos a realizar
encuestas va e-mail y mucho ms.

Tablas necesarias ................ 260

Opciones de seguridad .................277

Contabilizar datos .......................265

Realizar y enviar encuestas

Listar datos de propiedades

va e-mail ...................................282

en alquiler ..................................269
Operaciones en vista

Resumen ............................. 287

Actividades ......................... 288

Hoja de datos..............................274
Crear archivos PDF y XPS ..........275

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8. ACCESS EN LA INMOBILIARIA

Tablas necesarias
Para comenzar, debemos clasiicar la informacin que deseamos
registrar en funcin de los datos que deseamos almacenar.
Para ello, crearemos las tablas Propiedades en venta, Propiedades
en alquiler, Administracin de alquileres y Propietarios.
En cada una de estas tablas, analizaremos los campos que debern
contener para abarcar diferentes aspectos de la informacin que
almacenaremos.

Propiedades en venta
Una de las actividades ms relevantes en el mbito de las
inmobiliarias es la venta de propiedades. En este sentido, debemos
tener en cuenta los detalles de la propiedad, el precio al cual ser
vendida, la comisin que se cobrar por la venta y dems detalles que
se consideren pertinentes para la actividad.

Figura 1. Ejemplo de diseo de tabla que registra los datos de

las propiedades en venta.

En nuestro ejemplo utilizaremos los campos ID_Propiedades

en venta, Fecha de publicacin, Direccin, Barrio, Tipo de
propiedad, Monto de expensas, Precio de venta, N de ambientes
y Estado general , pero cada usuario podr optar por los que preiera.
El campo ID_Propiedades en venta permitir identiicar cada
propiedad de forma unvoca por medio de un nmero generado

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PROYECTOS CON ACCESS

automticamente por Access mediante el tipo de dato conocido como

Autonumeracin.
El campo Fecha de publicacin se reiere a la fecha en la cual el
cliente tom la decisin de publicar su propiedad
en nuestra inmobiliaria.
En el campo Barrio podemos crear una lista

EN ESTE EJEMPLO
LA VENTA DE

desplegable con los nombres de los diferentes

barrios. En el campo Tipo de propiedad tambin
podemos crear una lista desplegable; en este caso,
podr contener los valores Casa, Departamento,

PROPIEDADES ES
UNA OPERACIN MUY

Edi cio, Local comercial, PH, etc.

IMPORTANTE

El campo Monto de expensas se reiere al

dinero que se paga aproximadamente en concepto
de expensas. A las propiedades a las que no les

corresponde pagar por este concepto les pondremos el valor 0 (cero).

Para el campo Precio de venta hemos elegido el tipo de dato
Moneda, ya que almacenaremos el valor de la propiedad que se
estableci para su venta. En ocasiones quien decida este valor ser el
dueo o la inmobiliaria mediante una tasacin previa.
El campo N de ambientes se reiere a la cantidad de ambientes
que tiene la propiedad, y el campo Estado general debe describir
cul es el estado de conservacin de la propiedad en lneas generales.
Para ello, podemos crear una lista desplegable con las opciones Malo,
Regular, Bueno y Excelente.

Propiedades en alquiler
Otro factor de vital importancia para el funcionamiento de una
inmobiliaria es la publicacin de propiedades en alquiler. Por este
medio se les brinda asistencia a los potenciales clientes sobre las

CAMPOS CALCULADOS
En el momento de utilizar campos calculados en el diseo de una tabla se abre el cuadro Generador de
expresiones, donde debemos ingresar la sintaxis del clculo que deseamos crear. Para modificar dicha
sintaxis podemos utilizar la propiedad Expresin situada en la seccin Propiedades del campo.

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8. ACCESS EN LA INMOBILIARIA

propiedades que se pueden alquilar, el monto mensual, si tienen o no

expensas, qu tipo de requisitos se deben cumplir para concretar una
operacin, cul es la comisin que deben abonar, etc.
Para abarcar todos estos aspectos utilizaremos los campos ID_
Propiedad en alquiler, Direccin, Barrio, Tipo de propiedad,
Monto de expensas, N de Ambientes, Monto del alquiler,
Comisin (1,5%), Tipo de contrato y Tipo de garanta.

Figura 2. Diseo de consulta que permite registrar los datos de

las propiedades en alquiler.

Para el caso de las propiedades tambin tendremos un campo

identiicativo que permita referirnos a cada una de ellas y acceder a su
informacin particular.
El campo Monto del alquiler se reiere al valor que debe abonar
cada inquilino mensualmente. El campo Comisin (1,5%) se reiere a
la comisin que se le deber abonar a la inmobiliaria en el momento de
irmar el contrato de alquiler, el cual es el 1,5% del monto del alquiler.
Debido a que deseamos realizar un clculo, este campo es de tipo
Calculado y la sintaxis es [Monto del alquiler]*0,015.

Administracin de alquileres
En la mayora de las inmobiliarias se desarrolla la actividad de
administrar las propiedades en alquiler. Esto supone llevar el control
de los pagos de impuestos de los inquilinos, as como tambin
cobrarles el alquiler. Despus de esto, la inmobiliaria se comunica con

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PROYECTOS CON ACCESS

el propietario del inmueble y le entrega el dinero recibido descontando

la comisin que le cobra por esta actividad.
Esta prctica la llevan a cabo muchos propietarios que preieren no
tener contacto con los inquilinos y, a la vez, tener la tranquilidad de
que ser la misma inmobiliaria la que se encargar de cobrar todos los
meses de vigencia del contrato el monto correspondiente.
En nuestro ejemplo agregaremos tres campos a la tabla Propiedades
en alquiler para abarcar los diferentes aspectos: uno que se encargue de
indicar si la propiedad es o no administrada por la inmobiliaria; otro
que, en caso de que sea administrada, calcule una comisin del 2%
sobre el monto del alquiler; y, por ltimo, un campo que calcule el total
que debemos entregarle al propietario.

Figura 3. El campo Comisin por administracin depende del

valor del campo Administrada.

El campo Administrada es de tipo S/No, ya que el usuario deber

elegir en cada propiedad si es o no administrada por la inmobiliaria.
Las casillas activadas se reieren a valores positivos o verdaderos,
mientras que las desactivadas simbolizan valores negativos o falsos.

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8. ACCESS EN LA INMOBILIARIA

El campo Comisin por administracin calcula el 2% del monto

del alquiler para aquellas propiedades que sean administradas por
la inmobiliaria bajo la sintaxis SiInm(([Administrada]=Verdad
ero),([Monto del alquiler]*0,02),(0)). La funcin SiInm permite
establecer cundo se aplicar una comisin en funcin del valor del
campo Administrada. De esta forma, si Administrada tiene el valor
Verdadero (casilla activada), se calcular el 2% del monto del alquiler.
De lo contrario, se mostrar el valor 0 (cero).
Para inalizar, agregamos un campo Total, donde se calcula el monto
que debemos entregarle al propietario, el cual se calcula mediante
la resta del monto del alquiler menos el monto de la comisin que
le cobramos por administrarlo. Su sintaxis es [Monto del alquiler][Comisin por administracin].

Ventas
Si bien ya tenemos registradas las propiedades que tenemos en
venta, tambin es importante registrar las ventas realizadas.
Para ello, utilizaremos los campos Fecha de la venta, ID_
Propiedad, Precio de venta, Comisin (3%) y Total.

Figura 4. Como podemos ver, este es un ejemplo de tabla que

registra las ventas de propiedades.

El campo Fecha de la venta se reiere al da en que se irma la venta

de la propiedad. El campo Comisin (3%) se reiere al valor de la
comisin que se deber abonar en cada caso, el cual es el 3% del precio

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PROYECTOS CON ACCESS

de la venta. Debido a ello, este campo es de tipo Calculado, ya que ser

Access el que calcule automticamente cul ser el valor de la comisin
que se deber pagar. La sintaxis de este campo es [Precio de venta]*0,03
es decir que al campo Precio de la venta se le calcular el 3%.
Por ltimo, el campo Total realiza la suma del precio de venta ms
la comisin mediante la sintaxis [Precio]+[Comisin (3%)]. Esto
indica el total que se debe abonar.

Propietarios
Los datos de los propietarios tambin son datos relevantes que
podemos almacenar. Para ello, podemos crear una tabla con los datos
personales y de contacto. A su vez, en las tablas Propiedades en
venta y Propiedades en alquiler, podemos crear un campo con el
nmero de identiicacin del propietario, de tal forma que podamos
acceder a sus datos rpidamente y podamos identiicar cules son las
propiedades que le pertenecen, ya que un mismo propietario puede
tener ms de una propiedad en venta o en alquiler.

Contabilizar datos
En todo tipo de actividad econmica, la consulta de datos es una
tarea que realizamos con frecuencia, ya que, dependiendo de los
resultados, podremos tomar determinadas decisiones, as como tambin
tener el conocimiento del volumen de informacin que registramos.
En esta seccin analizaremos diferentes diseos de consultas que
permitan conocer la cantidad de informacin sin conocer los detalles
particulares, sino contabilizando los datos en funcin de determinadas
condiciones. Por ejemplo, cantidad de ventas realizadas, cantidad de
propiedades en alquiler, etc.

INSERTAR CAMPOS
Despus de crear una tabla podemos modificar su diseo agregando nuevos campos. Para ello, podemos utilizar el botn Insertar ilas en la vista diseo o utilizar la columna Haga clic para agregar de la vista Hoja de
datos. Al pulsar aqu se mostrar la lista de tipos de datos a fin de elegir el apropiado para el nuevo campo.

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