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Curso de Cajero para Bar Discoteca

El siguiente curso esta dividido en siete etapas:


1. Activacin de Tarjetas.
2. Ingreso y Egreso de personas.
3. Tarjeta Perdida
4. Facturacin.
5. Anulacin de Consumos
6. Cierre de caja.
7. Reportes Operaciones Cajas
8. Otros.

Tiempo Aproximado:

2 Horas

Al final de este curso la persona tendr la habilidad de trabajar como cajero en una
discoteca con el sistema practisis.
Habilidades Complementarias:
Saber manejar el equipo de cobro de tarjetas de Crdito.
Saber identificar billetes falsos.
Requisitos del Puesto:
1. Computador con impresora de punto, teclado, mouse y caja de dinero.
2. Poseer una caja inicial con suficientes sueltos para vuelto.
3. Poseer equipo para cobrar tarjetas de crdito.
1. Poseer Tarjetas de Consumo.
2. Rollos de papel para impresoras.
3. Ligas.
4. Facturas o Notas de Venta correspondientes a la caja.
5. Una Grapadora.
6. Un sobre para entregar el cierre de caja.
Requisitos previos en el sistema:
1. El administrador del sistema tiene que crear al Usuario y asignar las funciones de
Cajero:
2. Acceso a las vietas: Atencin, Facturacin y Clientes.
3. El administrador del sistema tiene que dar la Clave del sistema al Cajero
4. Adicionalmente el administrador del sistema podr dar acceso a las funciones de
generar: Cuentas por cobrar, Cortesas, Consumos Internos, Consumos en Cero,
Descuentos, Dividir Consumos, Anular Facturas, Otros Ingresos y Anular
Consumos.
Personal Involucrado:
Personal de Seguridad en el ingreso
Cajeros

Administrador
Bar tender.

Proceso Operativo:
El cliente llega al establecimiento, el personal de seguridad permite el ingreso del
cliente (s) y entrega una tarjeta indicando la cantidad de hombres y mujeres que
ingresan al local. El cliente con esta tarjeta se acerca a la caja para activar una tarjeta de
Consumo. El cajero apertura una cuenta a nombre del responsable de la cuenta y con la
cantidad de persona que se encuentran en la cuenta. Una vez activada la tarjeta de
consumo el cliente puede ingresar a la discoteca a realizar los consumos en las barras. Si
uno de los integrantes del grupo desea retirarse antes, el responsable de la cuenta debe
acercase con la persona que desea salir a una de las cajas y solicitar un recibo de salida
para que el personal de seguridad le permita salir de establecimiento. Lgicamente el
responsable de la cuenta deber cancelar todos los consumos ingresados en su cuenta
incluidos de la persona que se retiro.
Cuando el cliente desea retirarse, se acercara a una caja y presenta su tarjeta de
consumo. El cajero indica el valor de la cuenta a cancelar y le retira al cliente la tarjeta
de consumo. El cliente paga el valor consumido y el cajero emite la nota de venta
correspondiente. Este documento habilita al cliente a salir del local, ya que el personal
de seguridad revisar el documento de venta y permitir la salida de las personas
registradas en dicho documento.

Inicio de la Instruccin
A continuacin ingrese al sistema haciendo doble clic en el icono de Practisis e ingrese
su clave de Usuario.
1. ACTIVACIN DE CLIENTES
En la vieta Clientes presione el botn Activacin.

Una vez ingresada la clave se desplegar la pantalla de activacin de clientes.

1. Se debe ingresar la cedula, apellido, y nombre del cliente. Se presiona la tecla


enter en el campo nombre o cdula del cliente. El sistema Indicara que se ha
creado un nuevo cliente.

2. Se visualiza la pantalla de activacin de tarjetas temporales. Se debe deslizar por


el lector la tarjeta a ser activada. Se puede verificar que el nmero de la tarjeta
sea igual al que consta en el sistema.

3. Se presiona el botn Asignar Tarjeta o se da enter y se acepta el mensaje donde


muestra la activacin. El sistema indicara que se ha creado una tarjeta temporal.
4. En la pantalla siguiente se debe ingresar el nmero de personas, hombres y
mujeres por separado.

5. Se presiona activar tarjeta y se entrega la tarjeta al cliente para que realice sus
consumos en la barra.
* En este punto el cajero da la bienvenida al cliente y el sistema esta listo para poder
activar ms tarjetas de consumo.
Otros:
El cajero pude desplazarse por los campos presionando la tecla TAB o Alt
TAB para regresar. Tambin pude utilizar las flechas de desplazamiento para
navegar por los campos.
Esta forma est diseada para que cajero maneje con el teclado. De preferencia
tiene que acostumbrarse para no utilizar el ratn del computador.
La cantidad mxima de personas que se puede ingresar en una tarjeta son 9
hombres y 9 mujeres. El administrador puede limitar esta cantidad a nmeros
menores. Por lo general se activa una tarjeta para grupos de 3 o cuatro personas.
El sistema incluye un sistema de validacin del numero de cedula y RUC. Si la
cedula ingresada no es valida el sistema indicara el estado: OK (numero
correcto), Dgitos (Falta ingresar ms nmeros) o Incorrecta (cuando no es un
nmero vlido). Si faltan dgitos en el nmero, el sistema no le dejar continuar.
Si el cliente no quiere dar su cedula, puede aplastar enter en el campo cdula y
el sistema le asignar la cdula ficticia 9999999999.
El sistema no valida nombre y apellidos menores a tres dgitos.

Si el cliente ya existe en la base de datos el cajero podr escoger al cliente en el


listado que se despliega automticamente al momento de ingresar el apellido.
* Ntese que cuando ingreso los datos del cliente los registro de color verde son
informacin que no esta actualizada y que usted podr completar para mantener una
base de datos actualizada.

Si quiere editar otros datos que no estn en verde, lo puede hacer aplastando el
botn de editar para que todos los campos se pongan de color verde. Los
cambios se guardaran de forma automtica al momento de cambiar de celda.
En el lado derecho de la pantalla encontrara informacin correspondiente al tipo de
cliente que va a activar.

Previamente a la operacin, el administrador del sistema configur el tipo de


costos que se cargarn al cliente en el momento de activar una tarjeta.

En este ejemplo se configuro que el cliente debe realizar un consumo mnimo de


12.20 por cada hombre y mujer que ingresen entre las 17:00 a 7:00 horas. Es
recomendable indicar al cliente al momento de la activacin los costos de
ingreso y si stos son consumibles o no.
Conceptos Generales:

1. Cover.- Es el valor que se cobra al cliente por el derecho a ingresar a la Discoteca.


Este valor NO ES CONSUMIBLE.
2. Consumo Mnimo.- Es el valor que el cliente deber consumir como mnimo en la
Discoteca, si el cliente ingresa y no consume nada el sistema le cobrara el
consumo mnimo establecido.
Si el cliente consume productos por un valor menor al consumo mnimo el
sistema calculara la diferencia para llegar al consumo mnimo.
Si el cliente consumo productos por encima del consumo mnimo el sistema
cobrara todos los productos consumidos.
3. Entrada.- Es el valor que se cobra al cliente por el derecho de ENTRADA. Este
valor se cobra al momento de activar la tarjeta e imprime un documento de
venta. Este valor NO ES CONSUMIBLE.
4. Happy Hour.- Son Productos que se encuentran en promocin por un lapso de
tiempo predeterminado. Estos productos aparecen en el men de consumo con
un color rosado y suelen tener un factor de descuento.
5. Cantidad Mxima Tragos.- Son productos que se encuentran en promocin en
base a una cantidad predeterminada por personas y a un horario mximo de
pedido. Estos productos se muestran en el men de consumo con un color verde.

* Por favor contine el curso aplastando sobre el botn del video.

Video Activacin
Video Activacion

2. INGRESO Y EGRESO DE PERSONAS


* Cuando un cliente desea que una persona ingresada en su tarjeta salga, debe acercarse
a caja para completar un proceso. Lo mismo cuando se quiere ingresar una persona
extra a una tarjeta ya activada.
En Datos Cliente Ingresar el cdigo de la Tarjeta de consumo ya activada.

Presione el botn Registrar Ingreso / Egreso. Y aparecer la siguiente Pantalla.

Ingrese la cantidad de hombres o mujeres que desea ingresar o egresar de la tarjeta


y presione el respectivo botn. En el caso de egresos de personas el sistema
imprimir un recibo para que la persona lo presente en la puerta y puedan
egresar. El recibo de salida debe quedarse con el personal de seguridad para
evitar que este vuelva a ser utilizado. Una copia del recibo se muestra a
continuacin.

* Por favor contine el curso aplastando sobre el botn del video.

Video Ingreso Egreso


Video Ingreso Egreso

3. REPORTAR TARJETA PERDIDA


* En caso que el cliente pierda la tarjeta de consumo deber acercase a la caja
inmediatamente y reportarla como perdida
El cajero digitara el apellido y nombre del cliente y seleccionar el cliente que
tenga el id en NEGRITA

A continuacin aparecer los datos Cliente en la Tarjeta de consumo. Confirme los


datos con el cliente.

Presione el botn Reportar Tarjeta Perdida

El sistema desplegara todos los consumos ingresados en la tarjeta de consumo. El


cajero deber ingresar una nueva tarjeta de consumo, e indicar al cliente que la
tarjeta anterior ya se encuentra reportada prdida y que todos los consumos ms
un recargo por haber perdido la tarjeta se encuentran en la nueva tarjeta de
consumo que se le entrega al cliente. La pantalla de abajo muestra el cargo por
tarjeta perdida en el mdulo de facturacin. El administrador puede fijar el valor
por cargo de tarjeta perdida. .

* Por favor contine el curso aplastando sobre el botn del video.

Video Tarjeta Perdida


Video Tarjeta Perdida

Preguntas de Activacin:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)

4. FACTURACIN BAR
* Recibir la tarjeta y verificar que sea de propiedad del local. En la vieta Facturacin
presione el botn Facturacin.

La forma de facturacin esta diseada para que el cajero facture los consumos de
manera fcil y rpida.
Pasos a Seguir:
1. Ingrese el cliente: Ya sea a travs de su cdigo (pasando la tarjeta magntica por
el lector o digitando manualmente el cdigo impreso en el anverso de la tarjeta),
o por su nombre.

2. Una vez ingresado el cliente aparece el detalle del consumo, la hora de cada
consumo y el valor total a cancelar por parte del cliente. .

3. Seleccione la forma de pago y llene los campos de formas de pago de acuerdo a


como cancela el cliente.

4. Si el pago es en efectivo se debe estar seguro de la cantidad a reembolsar antes de


facturar. En cualquier caso, es importante que primero se cobre al cliente, antes
de emitir el documento de venta.
5. Presione Facturar para emitir la factura. Practisis imprime un detalle de todos los
consumos con los datos del cliente en un documento preimpreso autorizado. Un
detalle de la impresin se muestra a continuacin.

Otros:
En el caso de que la forma de pago sea con cheque o con tarjeta de crdito el
sistema enseara las formas respectivas para llenas los campos.
Para el caso de tarjeta de crdito, se desplegar una ventana similar a la siguiente:

1. En esta ventana, se debe escoger el tipo de tarjeta de crdito que el cliente entrega
y el monto del consumo de la tarjeta de crdito. Opcionalmente se podrn
registrar otros datos, tales como, el lote, cdigo de seguridad y nmero de
autorizacin. Si el pago es en mltiples tarjetas, se puede aadir ms registros
aplastando el botn Nuevo y repitiendo este proceso. Se puede navegar a
travs de las tarjetas de crdito con los iconos de los muecos ubicados en la
parte inferior de la ventana.
2. Cuando el pago es en tarjeta de de crdito no se debe presionar la opcin facturar
mientras el voucher no haya sido aprobado e impreso.
3. Si el cliente desea pagar las la cuenta en con dos o tres tarjetas de crdito, el
cajero podr aplastar los botones
automticamente en la opcin seleccionada.

y las cuenta se dividir

Si el pago es en cheque, Practisis le mostrar la siguiente ventana.

1. En esta ventana se deber detallar el Banco, el nmero de cheque y el valor. Se


puede aadir un nuevo cheque aplastando el botn Nuevo.
2. Para proporcionar descuentos aplaste el botn de descuentos
, el
sistema le pedir que ingrese el cdigo de autorizacin para poder realizarlo. A
continuacin introduzca el descuento ya sea en valor o en porcentaje.
Adicionalmente se debe elegir si el descuento es sobre el total de la factura o
sobre el subtotal de la factura. Se debe escribir un motivo para respaldar el
descuento. La forma de descuento se puede ver a continuacin.

3. Para aadir propinas u otros valores aplaste el botn de Propinas, el sistema le


pedir que ingrese el valor o el porcentaje a aadir.

4. En la pantalla de Facturacin, Practisis muestra los consumos en forma detallada


y ordena por fecha y hora. El detalle tambin incluye los consumos anulados, los
cuales se muestran con un valor negativo (ejemplo: -1). Cuando se imprime la
factura o documento de venta, el sistema imprime los consumos en forma
agrupada y sin mostrar las anulaciones.
5. El cajero podr ver como se visualizar la impresin presionando el botn de
Agrupar. Al presionar el botn agrupar, este agrupar los consumos
totalizados.

6. Para ingresos adicionales (ropero, parqueadero), introduzca el cdigo del producto


en el campo Cdigo y presione enter. Si desea ingresar el nombre el
producto, ingrselo en el campo Producto y presione enter. En el campo de
Cdigo se mostrarn los productos ingresados en el mdulo de Productos
Adicionales y los productos que tienen Cdigo de Barra. En el campo de
Producto solamente se pueden encontrar los productos formulados.

Una vez ingresado el cdigo o el nombre del producto se puede seleccionarlo y


aplastar enter.

7. El botn de pre-cuenta emite una pre-impresin de los consumos (si su local


utiliza facturas preimpresas y tiene solo una impresora, se recomienda cambiar
el papel antes de aplastar el botn). El botn de pre-cuenta es el siguiente.

8. En el campo de forma de pago se puede pulsar directamente los nmeros del 0 al


9 para seleccionar de manera rpida la forma de pago, sin la necesidad de
utilizar el Ratn (0 para efectivo, 1 para tarjeta, 2 para cheque, etc.). Este evento
es Opcional
9. Para facturar el consumo con un nombre diferente al actual, presione el botn que
aparece a lado del cdigo del cliente, el sistema desplegara una ventana para
ingresar los datos del cliente.

10. Si el cliente ya existe debe escoger entre la lista de clientes que se muestran en la
base de datos y presionar el botn Activar. Si el cliente es nuevo debe ingresar
los datos y presionar el botn Crear.

11. En caso de que la facturacin supere los US $ 200.00 el sistema no permitir la


facturacin a nombre de Consumidor Final. El sistema le pedir que ingrese el
nombre, apellido y cdula del cliente para poder realizar la transaccin.
12. En el caso de que su sistema no tenga designado facturacin auto numrica, el
sistema le pedir que ingrese el nmero de factura correspondiente (esta es una
opcin configurable).

Haciendo pasar el puntero sobre el producto podr consultar el empleado que realizo
el pedido

Otras formas de pago que genera factura:


Existen distintas formas de pago, vamos a hacer referencia a algunas de ellas.
1. Otros.- habilitar todas las formas de pago existentes en el sistema

2. Por Cobrar.- Esta forma de pago emite una factura, y enva la factura al reporte
de cuentas por cobrar a clientes. Para proceder a esta forma de pago debe
ingresarse un cdigo de autorizacin. Existe un campo en el que se puede
justificar la autorizacin la cual sirve como respaldo del usuario).

3. Cortesa.- forma de pago en la que no se recibe ninguna forma de pago, pero se


emite factura.

4. Prepago.- Esta forma de pago es cuando se cancela una factura contra un anticipo
recibido (prepago) con anterioridad. Para descontar el valor de la factura de este
anticipo, se debe seleccionar la opcin prepagado de la lista de formas de
pago. Posteriormente se debe llenar en el campo Prepago que quiere utilizar.

Otras formas de pago que NO generan factura:

1. Sin Consumo.- Se utiliza para cerrar una cuenta que no tiene consumos, esta
forma de pago desactiva el cliente y No genera una Factura o Nota de Venta.
2. Consumo Interno.- Esta forma de pago No genera una Factura, ingresa los
consumos a la cuenta de Consumo Interno y descarga los productos de
inventario al costo. Se necesita una autorizacin.
3. Consumo en Cero.- Se utiliza para cerrar una mesa o una cuenta que a pesar de
tener consumos, el subtotal es cero, esta forma de pago desactiva el cliente y No
genera una Factura.

Otros temas de Facturacin:


Todos los documentos emitidos por el sistema podrn visualizarse en la vieta
facturacin. Botn Historial.
Si se posee dos impresoras de Punto se puede configurar al sistema para que en la
una se generen los documentos de Venta y el la otra los consumos internos y
recibos de entra y salida.
Lista de Precios Este botn permite acceder a la lista de precios de los productos
para la venta.
Otros Ingresos Permite acceder la forma para cargar a la cuenta productos
eventuales que no son parte del rol de negocio.
Prepago Permite ingresar anticipos a una cuenta.
* Por favor contine el curso aplastando sobre el botn del video.

Video Facturacin
Video Facturacin

5. ANULACIN DE CONSUMOS
Si se ha cometido una equivocacin estos pedidos se pueden anular y no se
contabilizarn en la facturacin al cliente. Para que esto tenga efecto la
anulacin esta protegida con la autorizacin del administrador del sistema.
En la vieta Atencin presion el botn Anulaciones.

Aparecer la siguiente pantalla

A continuacin los pasos que debe completar para anular un consumo:


1. Seleccione el cliente
2. Seleccione los consumos que desea anular. El sistema solamente anulara los
consumos seleccionados con un check. Para esto de clic en el nombre del
producto a anular con el mouse.
3. Ingrese una justificacin en el campo respectivo.
4. Ingrese el Cdigo de Seguridad. (Asegrese que el usuario tenga permiso para
hacer anulaciones).

Recuerde ingresar una justificacin valida para anular un consumo, ya que esto se
visualizar en los reportes administrativos.
Por medidas de seguridad el sistema registrar los consumos anulados en forma
negativa, registrando la persona que realiz la anulacin.

Cuando realiza una anulacin los componentes que pertenecen al consumo anulado
regresan a la bodega de donde salio el tem.

* Por favor contine el curso aplastando sobre el botn del video.

Video Anulacin de Consumos


Anulacion de Consumos

Modificacin de Consumo Mnimo:


1. Seleccione el cliente por su nombre o su cdigo, para modificar el consumo, en la
parte inferior encontrara la opcin Modificar consumo Mnimo, el cual servir
para modificar consumos mnimo asignado al cliente.

2. Ingrese la justificacin de por que realiza la modificacin. Ingrese en campo


Nuevo Consumo Mnimo el valor del nuevo consumo mnimo. Si quiere
anular puede poner el valor en cero. Digite la clave o cdigo de seguridad. Al
ingresar el cdigo aparecer la siguiente pantalla la cual termina el proceso con
xito.

La anulacin de un Cover se la realiza como si fuese un producto normal.


* Por favor contine el curso aplastando sobre el botn del video.

Video Anulacin Consumo mnimo


Anulacin cosnumo mnimo

6. CIERRE DE CAJA
Una vez finalizado el turno efecte el cierre de Caja. El sistema le detalla los
valores facturados para que el cajero cuadre su caja.
El la vieta facturacin, aplaste el botn Historial.

1. Se despliega la forma donde constan todas las facturas emitidas por el sistema

2. Presione el botn Cierre.

3. A continuacin aparece un rango de fechas. En este caso ya se encuentra


establecido un horario de atencin de 20:00:00 a 6:59:59 de la maana.

4. Aplaste el Botn TMU. Este emite un reporte en la impresora de Punto con todos
los documentos emitidos por su maquina en el rango de tiempo establecido.
5. El reporte de cierre de caja detalla las facturas emitidas. Imprime el nmero de la
factura y el valor correspondiente. Al final totaliza las facturas con sus formas de
pago. El cierre de caja tambin le detalla un detalle de las tarjetas de crdito
recibidas y de las cuentas por cobrar.
* Por favor contine el curso aplastando sobre el botn del video.

Video Cierre de Caja


Cierre de Caja

Otros:
1. Para ajustar el numero automtico de factura se puede aplastar el botn Num
Factura.

2. Este botn sirve para ajustar el nmero de factura. Para ajustar el nmero le
aparecer una pantalla como se muestra a continuacin.

Este mdulo se utiliza cuando el nmero de la factura fsica no coincide con el


nmero de factura del sistema. Este modulo permite adelantar o retroceder la
numeracin del sistema para cuadrar con la factura fsica de su local.

7. REPORTES OPERACIONES.- CAJAS

Para acceder a cualquiera de estos reportes y obtener informacin ms detallada,


refirase al manual de Reportes correspondientes. Los reportes ms utilizados se
detallan a continuacin.
1. Cierre diario de Cajas.- reporte que muestra todos los clientes que han sido
facturados con el nombre del cliente, el nmero de factura, subtotal, IVA,
servicio, total y forma de pago. Al final del reporte se muestran todos las formas
de pago totalizadas por efectivo, tarjeta de crdito, cheques, cuentas x cobrar,
cortesas y un total global de cuanto se ingreso en cajas.
2. Cierre de caja Individual.- reporte en el cual debe escogerse la caja de la cual se
verificara las transacciones, muestra un listado de facturas las cuales fueron
cobradas en esta caja as como los descuentos, las propinas, los servicios, con
cierres totales de efectivo, cheques, tarjetas de crdito, cuentas x cobrar, y un
total global de caja
3. Detalle de Cheques.- reporte que al seleccionar la caja de la que se desea
visualizar el detalle muestra los cheques en donde consta la factura, el # de
cheque y un total global de mismo.
4. Detalle de Tarjetas.- reporte que al seleccionar la caja muestra todas las facturas
que se han realizado con tarjeta de crdito. Se muestra tambin que tarjeta, el
nombre y apellido del tarjeta habiente.

5. Cierre de Caja Detalles.- reporte en donde constan todas las formas de pago y el
detalle de cada una de las facturas realizadas, as como su forma de pago con un
total global.
6. Facturas Anuladas.- este reporte muestra todas las facturas que han sido
anuladas, y el detalle de la forma de pago de cmo fueron anuladas.
7. Cierre Diario Caja sin Detalle.- este reporte muestra nicamente los saldos y
valores que se deben tener en caja sin que exista un detalle de los mismos.
8. Cierre de Cajas Departamental.- este reporte muestra las ventas netas
segmentadas por departamento.
9. Facturas por Cobrar Emergencia.- esta opcin solo servir cuando exista una
emergencia elctrica. Al aplastar este botn el sistema preguntara si se desea
imprimir todas las facturas pendientes.
10. Facturas por Das.- este reporte resume las ventas por da. Adicionalmente, le
incluye una columna donde totaliza las facturaciones y el ltimo numero de
factura del da.

8. OTROS
Para complementar este curso haga referencia a los manuales de Anulacin de
Facturas y de Prepagos.

Traspaso de Cover
Preguntas de Cajero Bar Discoteca:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)