Guía de Estudio. Administración de Bodegas e Inventario

Universidad Catlica de Santiago de Guayaquil
Facultad de Especialidades Empresariales
DATOS INICIALES DE IDENTIFICACIN

Nombre de la asignatura:
ADMINISTRACIN DE BODEGAS E
INVENTARIO
Semestre:
rea Acadmica:
PROFESIONALES
(COMERCIAL)
Ciclo:
CUARTO - IV
Materias pre-requisito:
ESTRATEGIAS DE DISTRIBUCIN
Malla:
MALLA 4
A-2016
ING. OMAR MARTNEZ JIMNEZ

Docente responsable:
Correo electrnico:
omartinezj@hotmail.com
Resumen hoja de vida:

POSTGRADO
Magister en Administracin de Empresas UCSG
FORMACIN UNIVERSITARIA
Ingeniero Comercial ULVR
EXPERIENCIA LABORAL
Actualmente desempea el cargo de Territory manager en una compaa dedicada
al diseo, produccin y distribucin de productos de proteccin y respaldo elctrico.
Ha laborado en empresas como: Cadena de Farmacias Sumedica, Empresa
Tecnolgica XPC CA, Digital Store, entre otras.
En el campo de la docencia, ha laborado como Docente Titular en la Universidad Laica Vicente
Rocafuerte desde el ao 2014.
PRECONOCIMIENTOS Y DISTINCIONES
Reconocimiento por haber obtenido las calificaciones ms altas de la promocin de doctorantes en
Administracin de Empresas.
SISTEMA DE EVALUACIONES MODALIDAD SEMIPRESENCIAL
NOTA
EVALUACIONES FRECUENTES
GI
GESTIN INDIVIDUAL
Trabajo preliminar
30%
GT
GESTION TUTORIAL
Trabajos extraclase
40%
GP
GESTION PRESENCIAL
Participacin activa
30%
NOTA EVALUACIONES FRECUENTES

(SUMAR: GI+GP+GT)
NOTA
EVALUACIONES PARCIALES
PL
PRUEBA DE LECTURA
PS
PRUEBA DE SUFICIENCIA
Prueba inicial
50%
Prueba final
50%
NOTA EVALUACIONES PARCIALES
(SUMAR: PL + PS)
PROMEDIO DEL MDULO
NOTA
EVALUACIONES FRECUENTES + EVALUACIONES PARCIALES
2
SUPLETORIO / MEJORAMIENTO
NOTA
Si el alumno se presenta a examen de mejoramiento y/o supletorio:
(Reemplaza la nota de evaluaciones parciales)
PROMEDIO FINAL
EVALUACIONES FRECUENTES + SUPLETORIO MEJORAMIENTO
2
ASISTENCIA: Porcentaje mnimo de asistencia: 60% (niveles de Ingles 70%)

CALIFICACIN: Promedio mnimo de aprobacin: 7.00/10.00
CONVOCATORIAS A REVISIN Y EXAMENES SUPLETORIO Y DE MEJORAMIENTO.Por disposicin del Consejo Directivo no se pueden realizar dos llamados a exmenes supletorio o de mejoramiento. Art.
41 Reglamento de Estudiantes.
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Gestores del Desarrollo del Pas
Visita: www.carreraventasucsg.com

Bi env e nid o !
Felicitaciones por haber tomado la decisin de invertir en su desarrollo personal y profesional en el campo de la
Administracin de Ventas.
Esta gua de autoinstruccin ha sido desarrollada con la finalidad de brindarle un medio de aprendizaje personal e
independiente y, al mismo tiempo, prepararle para participar de la mejor forma en las sesiones presenciales de clase.
Saludos cordiales,
Carrera de Administracin de Ventas Modalidad Semipresencial -
MISIN
UNIVERSIDAD: Generar, promover, difundir y preservar la ciencia, tecnologa, arte y cultura,
formando personas competentes y profesionales socialmente responsables para el desarrollo
sustentable del pas, inspirados en la fe cristiana de la Iglesia Catlica.
FACULTAD: Formar profesionales competentes con espritu emprendedor, especializados en
el campo empresarial, fortalecidos en la investigacin y en el uso de las nuevas tecnologas,
socialmente responsables, generadores de trabajo y riqueza, comprometidos con el pas y su
desarrollo sustentable.
CARRERA: Formar personas emprendedores facultados para administrar con eficiencia la
gestin comercial de las empresas, de forma que contribuyan de manera destacada al
desarrollo empresarial y al mejoramiento del nivel de vida de la poblacin.
VISIN
UNIVERSIDAD: Ser una Universidad Catlica, emprendedora y lder en Latinoamrica que incida en la
construccin de una sociedad nacional e internacional eficiente, justa y sustentable.
FACULTAD: Ser una Facultad posicionada con excelencia acadmica y responsabilidad social, aplicada al
emprendimiento de negocios y al desarrollo empresarial del pas.
CARRERA: Ser una Carrera que forme lderes capaces de llevar a cabo una excelente gestin comercial de las
empresas, posicionando as la profesin a nivel nacional y regional.
BIBLIOGRAFA DE REFERENCIA
GUA DE ESTUDIO. ADMINISTRACIN DE BODEGAS E INVENTARIO. 2014. ING. PAOLA

GALARZA PROAO
Santesmases Mestre, M., Sachez De Dusso, F., Kosiak De Gesualdo, G. (2004). Marketing
Conceptos y Estrategias, Piramide, 2da Edicin.
Ruiz Cana, J. (2005). Logstica Comercial, McGrahill, 1era Edicin.
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N DI CE
DATOS INICIALES DE IDENTIFICACIN
SISTEMA DE EVALUACIN
BIBILIOGRAFA DE REFERENCIA
OBJETIVOS DEL MDULO
Objetivo General
Objetivos Especficos
JUSTIFICACIN DE LA ASIGNATURA
Pg. 5
Pg. 5
RESULTADOS DE APRENDIZAJE
INTRODUCCIN AL MDULO
UNIDAD 1 LA ADMINISTRACIN DE ALMACENES Y MANEJO DE MATERIALES.
Objetivo de la Unidad 1. Aplicar conocimientos operativos en la gestin de almacenamiento de
productos.
1.1
ADMINISTRACIN DE ALMACENES
Pg. 6
1.1.1
Tipos de Almacenes
Pg.
1.2
DIFERENCIACIN GESTIN DE STOCKS GESTIN DEL ALMACN Pg. 10

1.2.1
Stock y Surtido
Pg. 10
1.2.2
Caso Prctico
Pg. 10
1.3
LAS COMPRAS Y LOS DOCUMENTOS DE RESPALDO
Pg. 11
1.3.1
Solicitud de Compras
Pg. 11
1.3.2
Solicitud de Cotizacin a Proveedores
Pg. 11
1.3.3
Orden de Compra
Pg. 12
1.3.4
Nota de Recepcin
Pg. 13
1.3.5
Notas de Devolucin
Pg. 13
UNIDAD 2 GESTIN DE MATERIALES Y CONTROL DE STOCK.
Objetivo de la Unidad 2.
Aplicar mtodos para el movimiento y almacenamiento de productos de diversa naturaleza.
2.1
IMPORTANCIA DE LA GESTION DE INVENTARIOS
Pg. 14
2.1.1 Cunto inventario se debe mantener?
Pg. 14
2.1.2 El Control del Inventario
Pg. 14
2.2
GESTION DE STOCK
Pg. 16
2.2.1 El comportamiento del Stock
Pg. 17
2.2.2 Stock Medio
Pg. 17
2.2.3 Sistemas de Gestin de Stock
Pg. 17
2.2.4 Costos de Inventarios
Pg. 19
2.3
OBJETIVOS DE LA GESTION DE INVENTARIOS
Pg. 19
2.4
TIPOS DE INVENTARIOS: LOS STOCKS Y LAS VENTAS
Pg.20
2.4.1 Los inventarios segn sus caractersticas fsicas
Pg.23
2.4.2 Los inventarios segn su logstica
Pg.24
UNIDAD 3 ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS.
Identificar y aplicar tcnicas para el manejo y almacenamiento de materiales en bodega.
3.1
SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS
Pg. 25
3.1.1 El ABC y la Empresa
3.1.2 Ejercicio
Pg.25
Pg.25
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3.2
INDICADOR DE ROTACION Y SU IMPORTANCIA

Pg.27
3.2.1 Rotacin del Inventario
Pg.27
3.2.1 Como se puede aumentar la rotacin
Pg.27
3.2.1 Caso Prctico
Pg.30
3.3
EXACTITUD DEL INVENTARIO Y DEL CONTEO FISICO
Pg.31
3.3.1 Sistema del Inventario Peridico
Pg.31
3.3.2 Documentos para control de inventarios
Pg.32
UNIDAD 4 MTODOS DE ALMACENAMIENTO.
4.1
PRINCIPIOS Y OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DEL ESPACIO
Pg. 31
4.1.1 Movimiento de Materiales
Pg. 31
4.1.2 Objetivos
Pg. 33
4.2
SEGURIDAD EN ALMACENES
Pg. 33
4.3
EQUIPOS DE ALMACEN
Pg. 33
4.3.1 Almacenamiento de Materiales
Pg. 33
4.3.2 Funcin de Recepcin
Pg. 34
4.4
TECNICAS DE ALMACENAMIENTO
Pg. 34
4.4.1 Carga Unitaria
Pg. 34
4.4.2 Otros medios de almacenamiento
Pg. 35
4.4.3 Codificacin de materiales
Pg.35
4.4.4 Clasificacin y codificacin del inventario
Pg.36
4.5
ELEMENTOS AUXILIARES
Pg.37
4.5.1 Vehculos de transporte manual
Pg.37
4.5.2 Medios de manutencin mecnicos
Pg.38
4.5.3 Aparatos de transporte continuo
Pg.38
4.5.4 Otros sistemas de manutencin
Pg.39
4.6
PROBLEMAS EN LOS ALMACENES
Pg.39
GESTIN INDIVIDUAL
Pg.40
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OBJETIVOS DE LA ASIGNATURA
Objetivo General:
Aportar al estudiante de conocimientos actualizados sobre la administracin del proceso de almacenamiento
de una empresa contribuyendo a la disminucin de prdidas, ahorro de costos e implementar tcnicas
actuales para el control sobre el almacenamiento de productos.
Objetivos Especficos:
- Aplicar conocimientos operativos en la gestin de almacenamiento de productos.
- Aplicar mtodos para el movimiento y almacenamiento de productos de diversa naturaleza.
- Identificar y aplicar tcnicas para el manejo y almacenamiento de materiales en bodega.
JUSTIFICACIN DE LA ASIGNATURA:
El mdulo de Administracin de bodegas y control de inventarios como parte de la Malla 4 de actualizacin
curricular responde a la necesidad del alumnado que operan o no bodegas y administran inventarios para
lograr una mayor eficiencia en costos y recursos involucrados en esta actividad; conociendo y aplicando
conceptos - tcnicas de alto impacto para controlar el inventario y disminuir prdidas por una mala o
inadecuada gestin de bodega.
RESULTADOS DE APRENDIZAJE
Al finalizar el mdulo, el alumno demostrar ser capaz de aplicar las herramientas y tcnicas esenciales para
un eficiente manejo del proceso de administracin de bodega y control de inventario; identificando objetivos,
administrando polticas de inversin en inventarios que permitan lograr los objetivos de maximizar la rotacin
de inventarios.
INTRODUCCIN AL MDULO
Con el estudio del presente mdulo se mejoran las condiciones en las que se aplican las tcnicas de manejo
de materiales, se controlan eficientemente los registros de existencias y los productos se clasifican en
bodega de acuerdo a determinadas normas de administracin de materiales, stocks, logsticas y seguridad.
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UNIDAD 1. LA ADMINISTRACIN DE ALMACENES Y MANEJO DE MATERIALES.

Objetivo de la unidad
Aplicar conocimientos operativos en la gestin de almacenamiento de productos.
Resultados de Aprendizaje
Al finalizar la unidad 1, el alumno logra distinguir la estructura organizativa de una bodega en diversos tipos
de empresas; e identifica y aplica procedimientos administrativos de control de flujos de materiales de
bodega.
Tema 1. ADMINISTRACIN DE ALMACENES
Los almacenes desempean un papel importante en diferentes niveles de la cadena de suministros. Los
almacenes pueden cumplir funciones varias, segn las caractersticas y niveles de complejidad. Todas las
clases de almacenes realizan las siguientes operaciones:
Recepcin y control
Almacenamiento
Reabastecimiento
Recoleccin
Envo
Las operaciones de recepcin y control consisten en descargar la carga de los camiones y contar los
productos que el personal del almacn tendr que almacenar en el almacn. El personal del almacn
completa la documentacin (por ejemplo las facturas) y actualiza el sistema de computacin con la cantidad
de inventario contado.
La operacin de almacenamiento consiste en asignar una ubicacin a los productos recibidos por el personal
del almacn. Luego de que el personal del almacn revisa y verifica los documentos de movimiento, mueve
fsicamente el inventario hasta las ubicaciones de almacenamiento y luego actualiza el sistema de
computacin introduciendo la informacin sobre dnde se ha almacenado el inventario.
La operacin de reabastecimiento consiste en determinar cundo y cmo debe reabastecerse el inventario,
corregir los documentos de reabastecimiento y trasladar el inventario desde las ubicaciones de
almacenamiento hasta las de recoleccin. Luego de que el personal del almacn recoge el inventario, limpia
la ubicacin de recoleccin y actualiza el sistema de computacin introduciendo la informacin sobre la
cantidad de inventario reabastecido.
La operacin de recoleccin consiste en trasladar el inventario desde una ubicacin de almacenamiento o
recoleccin y preparar el inventario para el embarque correspondiente. El personal del almacn determina
cules son los productos que sern recogidos, las ubicaciones de las cules se proceder a la recoleccin y
verifica los documentos para la recoleccin.
El despachador divide las tareas de recoleccin entre el personal del almacn, que posteriormente recoge el
inventario utilizando equipos tales como montacargas y correas transportadoras. Una que otra vez se
procede a empacar el inventario luego de la recoleccin. Y por ltimo el personal del almacn actualiza el
sistema de computacin introduciendo la informacin sobre el inventario recolectado.
La operacin de embarque consiste en preparar los documentos para el envo, cargar los camiones y
actualizar el sistema de computacin introduciendo la informacin sobre el inventario cargado.
Tipos de Almacenes
Almacenes de Manufactura
El personal de un almacn de manufactura generalmente realiza las siguientes tareas:
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Recibe y almacena productos tales como materias primas y componentes

Prueba la calidad de los productos recibidos o los enva para que sean sometidos a pruebas de
laboratorio.
Recoge las materias primas y los componentes para los talleres de manufactura.
Almacena los productos terminados luego de haber sido manufacturados.
Pone en cuarentena los productos terminados para que sean sometidos al control bacteriolgico
correspondiente, el cual es seguido de un proceso de garanta de calidad para los productos en
cuarentena antes de ser entregados.
Enva los productos terminados a un almacn central, un almacn de distribucin o directamente a un
cliente.
Algunos almacenes de manufactura no tienen el espacio suficiente para almacenar productos terminados. En
esos casos, el personal del almacn transfiere los productos terminados directamente a un rea de
embarque y enva los productos a un almacn central o un almacn de distribucin.
De vez en cuando un almacn de manufactura enva los productos directamente a un cliente. Es comn que
el personal del almacn enve los productos directamente cuando un cliente hace un pedido especial con
respecto a un producto que va a ser manufacturado.
Otra circunstancia por la cual el personal de un almacn enva directamente un producto es cuando la
cantidad del producto es lo suficientemente grande como para completar la carga de un camin.
A continuacin se detallan las caractersticas tpicas correspondientes a un almacn de manufactura:
La superficie fsica vara entre 1,500 metros cuadrados y 50,000 metros cuadrados
El nmero de artculos en el almacn puede variar entre unos pocos artculos y cientos, segn la cantidad
manufacturada
Los productos que tengan caractersticas similares son almacenados de la misma manera, lo cual permite
el uso de equipo de manejo automatizado
En el caso de un almacn de entrada, el personal recibe los componentes, materias primas y productos
terminados en tarimas de carga llenas, cajones llenos o a granel
En el caso de un almacn de salida, el personal recoge los componentes y materias primas en varias
unidades de medida con el objeto de suministrar las lneas de manufactura; El personal del almacn
enva los productos terminados en tarimas de carga llenas o a granel
Para que un almacn de manufactura opere en forma eficiente, es necesario disponer de lo siguiente:
Un sistema de control de calidad para los componentes y materias primas recibidos por el personal
Un registro exacto del inventario del almacn
Un sistema para administrar los nmeros de lotes en caso de que los artculos sean procesados por lote.
Un mtodo para asegurar la recoleccin y entrega puntuales del inventario a las lneas de manufactura.
Listas exactas de las piezas que el personal del almacn utilice para recoger los artculos para las
rdenes de trabajo.
Almacenes Centrales
El personal de un almacn central por lo general realiza las siguientes tareas:
Recibe los productos terminados de las plantas manufacturadoras, almacenes de manufactura o de los
proveedores externos
Almacena el inventario recibido
Suministra el inventario a los centros de distribucin
Entrega pedidos grandes directamente a los clientes
A continuacin se detallan las caractersticas tpicas correspondientes a un almacn central:
La superficie fsica vara entre 10,000 metros cuadrados y 200,000 metros cuadrados.
El nmero de artculos del almacn puede variar entre menos de cien y varios miles.
Si se trata de un almacn de entrada, el personal recibe el inventario en tarimas de carga o a granel
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Si se trata de un almacn de salida, el personal recoge el inventario en tarima de cargas y cajones y
carga los camiones en forma completa.
El personal del almacn recibe el inventario de mltiples fbricas.
El almacn central atiende a una zona geogrfica grande que tiene pocos puntos de entrega.
Se consolida el embarque del inventario.
Para que un almacn central opere en forma eficiente, es necesario disponer de lo siguiente:
Un registro exacto del inventario del almacn.
Un sistema para administrar las fechas y los nmeros de lotes en caso de que los artculos sean
procesados por lote.
Un sistema para administrar un volumen elevado de inventario.
Almacenes de Distribucin
En un almacn de distribucin, el personal por lo general realiza las siguientes tareas:
Recibe productos de un almacn central, una planta manufacturadora o de un proveedor
Almacena el inventario recibido
Recoge y prepara los productos para el embarque
Enva los productos a los clientes
A continuacin se detallan las caractersticas tpicas correspondientes a un almacn de distribucin:
El nmero de artculos del almacn puede variar entre menos de cien y varios miles
En el caso de un almacn de entrada, el personal recibe el inventario en tarimas de carga y cajones
En el caso de un almacn de salida, el personal recoge los componentes y materias primas en varias
unidades de medida
El almacn puede surtir un gran volumen de pedidos que requieran cantidades pequeas de artculos
El almacn puede atender a muchos puntos de entrega en forma peridica, a veces con camiones que
estn parcialmente llenos
Para que un almacn de distribucin opere en forma eficiente, es necesario disponer de lo siguiente:
Un registro exacto del inventario recogido
Un sistema para administrar las fechas, nmeros de lotes y el seguimiento o control de los lotes en caso
de que los artculos sean procesados por lote
Mano de obra eficaz
A menudo un almacn de distribucin tambin asume las funciones de un almacn central. A pesar de que la
estructura de un almacn puede ser compleja, el nivel de eficacia aumenta dramticamente cuando los
niveles de inventario permanecen bajos.
Almacenes Minoristas
La administracin de almacenes tiene tres almacenes minoristas: Almacenes de comestibles no
perecederos, almacenes de comestibles perecederos y mercanca general.
Almacenes de comestibles no perecederos
A continuacin se detallan las caractersticas tpicas correspondientes a un almacn de comestibles no
perecederos:
El nmero de artculos vara de 4,000 a 8,000.
Si se trata de un almacn de entrada, el personal recibe el inventario en tarimas de carga y cajones
Si se trata de un almacn de salida, el personal recoge el inventario en tarimas de carga y cajones
Los conductores entregan el inventario a un nmero de comercios en la regin que oscila entre 30 y 200
de una a siete veces por semana
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Una flota de conductores entrega el inventario en las mismas ubicaciones
El tiempo de entrega del inventario oscila entre 15 y 60 das.
Para que un almacn de comestibles no perecederos opere en forma eficiente, es necesario disponer de lo
siguiente:
un registro exacto del inventario del almacn

La capacidad de administrar el inventario fechado en forma eficiente
un control eficiente en cuanto a los costos de mano de obra
una recoleccin precisa
Atencin a la condicin de los artculos recogidos
un sistema de transporte eficaz en funcin de los costos y al mismo tiempo eficiente
Almacenes de comestibles perecederos

A continuacin se detallan las caractersticas tpicas correspondientes a un almacn de comestibles
perecederos:
La superficie fsica vara entre 5,000 metros cuadrados (45,000 pies cuadrados) y 20,000 metros
cuadrados.
El nmero de artculos que se encuentra en el almacn vara de 2,000 a 4,000.
Si se trata de un almacn de entrada, el personal recibe el inventario en tarimas de carga y cajones
Si se trata de un almacn de salida, el personal generalmente recoge el inventario en cajones y a veces
en tarimas de carga parcialmente llenas
los conductores entregan el inventario a un nmero de comercios que oscila entre 30 y 200 en la regin
tres veces por semana como mnimo y a veces hasta tres veces por da.
Con frecuencia se refrigera el inventario
una flota de conductores entrega el inventario en las mismas ubicaciones
El tiempo de entrega del inventario oscila entre 2 y 6 das
Para que un almacn de comestibles perecederos opere en forma eficiente, es necesario disponer de lo
siguiente:
La capacidad de manejar en forma eficiente el inventario marcado con un nmero de lote y fecha con el
objeto de asegurar la rpida rotacin de los productos y evitar que se vuelva obsoletos.
un control eficiente en cuanto a los costos de mano de obra.
una recoleccin precisa.
Atencin a la condicin de los artculos recogidos.
Un sistema de transporte eficaz en funcin de los costos y al mismo tiempo eficiente.
Almacenes de mercanca general
A continuacin se detallan las caractersticas tpicas correspondientes a un almacn de mercanca general:
El nmero de artculos vara de 5,000 a 50,000.
Si se trata de un almacn de entrada, el personal recibe el inventario en muchas unidades de medida
(tales como tarimas de carga, cajones y cajas)
Si se trata de un almacn de salida, el personal generalmente recoge el inventario en cajones y a veces
en tarimas de carga parcialmente llenas; con frecuencia el personal recoge artculos con un tamao
mayor al normal
El personal del almacn guarda los productos que requieren una variedad de condiciones de
almacenamiento (para satisfacer las exigencias en cuanto a la temperatura, humedad e iluminacin)
Demanda de temporada de productos y espacio de almacenamiento para el almacenamiento provisional
El tiempo de entrega del inventario oscila entre 60 y 120 das
Para que un almacn de mercanca general opere en forma eficiente es necesario disponer de:
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Una configuracin flexible de las reas de almacenamiento para satisfacer los requisitos correspondientes
a los productos
Uso de cajas de cartn para el inventario recibido en pequeas unidades de medida, tales como unidades
Una recoleccin precisa.
Atencin a la condicin de los artculos recogidos.
Un control eficiente en cuanto a los costos de mano de obra.
Un sistema de transporte eficaz en funcin de los costos y al mismo tiempo eficiente.
La capacidad necesaria para acomodar las demandas de temporada.
Tema 2. DIFERENCIACIN GESTIN DE STOCKS GESTIN DEL ALMACN.

La gestin de almacenes en la actualidad es un proceso logstico que trata de la recepcin, almacenamiento
y movimiento de cualquier material dentro de un mismo almacn hasta el punto de consumo, as como el
tratamiento e informacin de los datos generados, adems debe dar una respuesta rpida flexible y dar una
respuesta eficiente para las posibles situaciones que surgen en la demanda del mercado y as satisfacer los
pedidos.
Pero desde el punto de vista de la gestin de produccin, la finalidad principal del stock es alimentar el flujo
produccin venta, en forma continua y uniforme, evitando las interrupciones, se han convertido en un
instrumento para satisfacer las necesidades de los clientes, asegurando que los productos les lleguen en el
momento que los precisa y en la forma y cantidad adecuada.
Estos representan una de las inversiones ms importante de las empresas con relacin al resto de sus
activos creando intereses enfrentados en la propia empresa hay que aclarar que es un tarea compleja y muy
vital importancia para la empresa.
La diferencia que existe entre gestin de almacenes y gestin de stock es que las actividades de la gestin
de almacenes busca llevar los artculos recibidos a un ubicacin que se identifique, mantener una
recuperacin de la ubicacin y enviarlos para lograr un nivel de servicio deseado, adems hacer una revisin
continuamente en el espacio disponible del almacn buscando obtener la mxima utilizacin del mismo,
mantener al da los procedimientos de operaciones y los estndares de trabajo, mientras que la Gestin de
Stock es mantener la bodega que tipo de artculos conviene mantener ms tiempo y cules no, en qu
cantidad, y establecer los plazos de suministro utilizando un mtodo de gestin de stock, estos sern de
acuerdo a segn su funcin o segn su utilizacin en el proceso de fabricacin.
Stock y Surtido
Llamamos surtido a la variedad de artculos de una misma clase que una empresa ofrece a sus clientes
(distintos modelos, distintas tallas, distintos colores).
El stock, en cambio, es la cantidad de mercancas depositadas, o las existencias de un determinado
producto, tanto en los almacenes como en la superficie de ventas.
A la hora de gestionar el stock, se plantea el dilema de elegir entre ambas cosas. Barajamos dos
posibilidades:
Tener un amplio surtido con poco stock para cada uno de los artculos, o bien tener un surtido pequeo
pero con un gran stock por cada artculo.
La decisin depender normalmente de los costes asociados, ya que para tener un gran surtido y un gran
stock hace falta mucho espacio, y eso cuesta dinero
Caso Prctico: El surtido atrae clientela
El propietario de la nueva zapatera Martnez se plantea tener una amplia gama de zapatos (para mujeres y
para hombres; para nios, jvenes, adultos; calzado deportivo y para trabajar e incluso para distintos tipos de
deportes y para diversos trabajos; zapatos caros y baratos, etctera).
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Cuanto mayor sea la variedad, ms clientes tendrn el negocio, aunque sera difcil disponer de todas las
tallas, ya que, al haber ms variedad o surtido, el stock de cada artculo tendr que disminuir, si
consideramos que el espacio de almacenamiento es limitado y que los clientes no estn dispuestos a
esperar.
Otra posibilidad sera ampliar el almacn, pero esto llevara asociados unos costes que quiz no sean
rentables; todo depende de la poltica comercial que se establezca.
Por ejemplo, si realizamos una encuesta sobre las razones para acudir a una tienda en particular, podramos
obtener fcilmente el resultado siguiente: una de las razones principales es la proximidad del
establecimiento, y otra, el surtido.
Tema 3. LAS COMPRAS Y LOS DOCUMENTOS DE RESPALDO
En cualquier tipo de negocio, es importante establecer claramente la responsabilidad y autoridad que tiene
cada persona para desempear ciertas funciones. Asimismo, es importante que quede evidencia escrita de
lo que hace cada quien.
Es importante mencionar, que muchas veces puede parecer irrelevante el ejercer control sobre ciertas
funciones. Sin embargo, el xito de cada negocio depende en mucho de que se tenga un adecuado control.
Sin embargo, tambin debemos tener cuidado de no caer en un manejo excesivo de papelera o en trmites
que en lugar de facilitar la operacin del negocio la entorpezcan.
Solicitud de Compras
La persona encargada de hacer las compras de los materiales para la produccin debe recibir una solicitud
de compras, sin la cual no puede iniciar ningn trmite para efectuarlas.
De tal forma, que la solicitud de compras es un instrumento de control que adems de amparar la operacin,
evita que se efecten compras cuando no es necesario hacerlas
Dicha solicitud, tiene que estar autorizada por la persona que se encarga de los inventarios de materiales, y
debe incluir toda la informacin referente al material solicitado:
Nmero de solicitud
Fecha en la que se elabora
Clave del material
Descripcin
Cantidad requerida
Punto de pedido
Indicar el departamento o cargo de la persona con autoridad para expedirla (Control de inventarios)
Firma de la persona que la autoriza.
Es conveniente, que la solicitud de compras se elabore por triplicado para darle el siguiente manejo:
Una copia debe guardarla la persona que solicita la compra, ello le permitir corroborar que el material que
llega al almacn de materia prima, es efectivamente el que se solicit.
Otra copia se enva a la persona encargada de llevar la contabilidad.
El original se enva a la persona encargada de hacer las compras.
Solicitud de Cotizacin a Proveedores
Una vez que el encargado de hacer las compras de materiales recibe la solicitud de compras, debidamente
autorizada, puede empezar a hacer los trmites necesarios para efectuar las compras del material que se le
solicit.
El primer trmite consiste en buscar al proveedor que le ofrezca las mejores condiciones y precios a la
empresa. De tal forma que el encargado de compras debe efectuar una investigacin con varios proveedores
potenciales para posteriormente elegir al que ms le convenga.
Con el objeto de llevar un buen registro de los proveedores y para que quede evidencia por escrito de la
investigacin realizada, el encargado de compras debe enviar a cada proveedor un documento conocido
como: solicitud de cotizacin a proveedores.
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Dicho documento incluye la siguiente informacin:

Nmero de solicitud de cotizacin a proveedores
Fecha en la que se elabora
Nombre del proveedor al cual se le pide la cotizacin
Clave del material que se solicita
Descripcin del material solicitado
Cantidad solicitada
Fecha lmite para que el proveedor conteste
Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su nmero y la fecha en la que se expidi.
Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotizacin, es decir, del encargado de compras.
La solicitud de cotizacin a proveedores, deber contener el espacio necesario para que el proveedor
conteste lo siguiente:
Precio por unidad.
Plazo mximo en el que se compromete a entregar la mercanca.
Condiciones de pago.
Firma de la persona que recibi la solicitud de cotizacin en el establecimiento del proveedor.
Es de suma importancia que el encargado de compras de tu negocio enve las solicitudes de cotizacin a los
proveedores potenciales en aquellas pocas que se consideran adecuadas para obtener los mejores precios.
Asimismo, deber actualizar los datos y cotizaciones de sus proveedores para poder elegir rpidamente al
proveedor en el momento en el que se le solicite una nueva compra.
Otra de las tareas del encargado de compras es negociar descuentos sobre compras, ya sea, por volumen o
bien por pronto pago, dependiendo de las condiciones y necesidades del negocio.
Es conveniente hacer dos formas de solicitud de cotizacin de proveedores:
Una de ellas debe de quedar en poder de la persona autorizada para hacer dicha solicitud, ello le
permitir constatar que la cotizacin hecha por el proveedor se refiere realmente al material solicitado.
La otra forma, se enva a cada uno de los proveedores potenciales para que la regresen a ms tardar en
la fecha fijada como lmite.
En caso de que el proveedor no conteste, se tomar como no enviada dicha solicitud y el proveedor no
entrar en la seleccin.
Orden de Compra
Cuando el encargado de compras recibe las contestaciones por parte de los proveedores de las solicitudes
de cotizacin a proveedores enviadas a los proveedores potenciales, se inicia otra fase del trmite de
compras, el cual consiste en elegir a aquel proveedor que ofrece, en conjunto, las mejores condiciones y
precios al negocio.
No est de ms que el encargado de compras le pida su opinin a la persona que le solicit el material para
hacer la eleccin del proveedor.
De lo mencionado en el prrafo anterior se desprende que el encargado de compras no puede hacer ningn
pedido, sin antes haber solicitado la cotizacin del material a varios proveedores.
Una vez que se ha seleccionado al proveedor que ofrece las mejores condiciones y precios, el encargado de
compras efecta el pedido mediante un documento conocido como: orden de compra, el cual tiene por objeto
formalizar la operacin de compra.
Los datos que debe contener la orden de compra, son los siguientes:
Nmero de orden de compra
Nombre del proveedor
Fecha en la que se efecta la orden
Hacer referencia a la solicitud de cotizacin a proveedores, indicando su nmero y fecha
Fecha en la que el proveedor deber entregar la mercanca
Condiciones de pago
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Hacer referencia a la solicitud de compras, indicando su nmero.
Clave del material
Descripcin
Cantidad solicitada
Precio unitario
Importe parcial (precio unitario x unidades)
Impuestos
Importe total (importe parcial + impuestos)
Firma del encargado de compras
Firma del proveedor
En caso de que el proveedor no sea local, sino extranjero, en la orden de compras se debe hacer mencin
tambin de lo siguiente:
Medio de transporte que se utilizar
Hacer notar, en su caso, que la mercanca est asegurada y los riesgos que cubre el seguro
Fraccin aduanal aplicable
Nota de Recepcin
Es importante que en cualquier negocio exista una persona que asuma la responsabilidad de recibir los
materiales que entregan los proveedores. Para que dicha persona efecte la recepcin de materiales deber
tener una copia de la orden de compra; de lo contrario, y por cuestiones de control, no se debe recibir
material.
No obstante, si llega material al negocio y el encargado de recibir el material no tiene en su poder la orden de
compra, debe hablar con el encargado de compras antes de rechazar el pedido y solicitarle que le haga
llegar una copia de la orden de compra.
Las tareas del encargado de recepcin de materiales consisten en hacer un recuento fsico y verificar que el
material entregado por el proveedor cumple con las caractersticas estipuladas en la orden de compra.
Asimismo, debe hacer una inspeccin para detectar la existencia de material daado.
En caso de que la inspeccin realizada por el encargado de recepcin de materiales sea totalmente
satisfactoria, ste emite una nota de recepcin de materiales. Dicha nota es el nico documento que queda
como evidencia formal de la entrega del material.
La nota de recepcin se le entrega a la persona que llev el material, contra la nota de remisin expedida por
el proveedor. La nota de recepcin debe contener la siguiente informacin:
Nmero de nota de recepcin.
Fecha de recepcin
Nombre del proveedor
Fecha en la que se hizo la orden de compra
Nmero de orden de compra
Clave del material
Descripcin del material
Cantidad recibida
Precio unitario
Importe total de la mercanca recibida
Firma de la persona que recibi el material
Nota de Devolucin de Materiales a Proveedores
En algunas ocasiones, es necesario regresar al proveedor material daado o en malas condiciones. En tal
situacin, es responsabilidad del encargado de compras efectuar el trmite de devolucin y solicitar al
proveedor que le bonifique el importe pagado por la mercanca objeto de la devolucin.
La nota de devolucin de materiales a proveedores debe contener los siguientes datos:
Nmero de nota de devolucin
Datos generales del proveedor
Fecha en la que se efecta la devolucin
Referencia de la nota de recepcin
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Clave del material
Descripcin del material
Cantidad
Costo unitario
Importe de la mercanca objeto de la devolucin
Causa de la devolucin
Firma del encargado de compras
Firma del proveedor o persona autorizada para recibirla
UNIDAD 2.
GESTIN DE MATERIALES Y CONTROL DE STOCK
Al finalizar la unidad, aplicando los conocimientos aprendidos, el alumno ser capaz de distribuir
adecuadamente los materiales necesarios de la empresa donde labora, colocndolo a disposicin en el
momento indicado, evitando aumento de costo y/o prdidas de los mismo; de esta manera podr satisfacer
correctamente las necesidades reales de la empresas.
Tema 1. Importancia gestin de inventarios
Inventario, una palabra que no nos es desconocida del todo, ha alcanzado una notoriedad muy alta, hemos
escuchado que debemos mantener niveles ptimos de inventarios.
Qu es eso?; Cunto inventario se deber mantener?
Si se mantienen inventarios demasiado altos, el costo podra llevar a una empresa a tener problemas de
liquidez financiera, esto ocurre porque un inventario "congelado" inmoviliza recursos que podran ser mejor
utilizados en funciones ms productivas de la organizacin. Adems, el inventario "congelado" tiende a
tornarse obsoleto, a quedar fuera de uso y corre el riesgo de daarse.
El inventario representa un porcentaje importante del capital de trabajo de una empresa. Por lo tanto, uno de
los principales objetivos de toda empresa es aumentar la rentabilidad de la organizacin por medio de una
correcta utilizacin del inventario, prediciendo el impacto de las polticas corporativas en los niveles de stock,
y minimizando el costo total de las actividades logsticas asegurando el nivel de servicio entregado al cliente.
Por esta razn podemos afirmar que la importancia del control de inventarios reside en el objetivo primordial
de: obtener utilidades, que reside en gran parte de Ventas, ya que ste es el motor de la empresa, sin
embargo, si la funcin del inventario no opera con efectividad, ventas no tendr material suficiente para
poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin
inventarios, simplemente no hay ventas.
Se entiende por Administracin o Gestin de Inventarios, todo lo relativo al control y manejo de las
existencias de determinados bienes, en la cual se aplican mtodos y estrategias que pueden hacer rentable y
productivo la tenencia de estos bienes y a la vez sirve para evaluar los procedimientos de entradas y salidas
de dichos productos.
Para seguir avanzando en la materia debemos tener claro algunos conceptos como:
Inventario: Es una provisin de materiales que tiene como objeto principal facilitar la continuidad del proceso
productivo y la satisfaccin de los consumidores y clientes. Los inventarios actan como reguladores entre
los ritmos de salida de unas faces y entradas de las siguientes.
Consumo: Es la cantidad de unidades de un artculo que son retiradas del almacn en un periodo de tiempo
determinado. Por ejemplo, si el inventario de determinado articulo al comienzo del mes era de 20 unidades y
al finalizar el mes es de 15, el consumo es de 5 unidades por mes.
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Demanda: Se refiere a la cantidad de unidades solicitadas a la empresa. Si existe suficiente inventario, el
consumo ser igual a la demanda, ya que cada unidad solicitada fue despachada. Si se presenta una ruptura
de inventario y durante ese periodo se requieren materiales, la demanda ser superior al consumo. En este
caso puede ocurrir que el cliente decida retirar la demanda (caso ms comn en el comercio) o que el cliente
solicite que la demanda no satisfecha, le sea atendida al ocurrir la prxima recepcin (Backorder).
Tiempo de Reposicin o Reabastecimiento: El tiempo de reposicin es el tiempo comprendido entre la
deteccin de la necesidad de adquirir una cierta cantidad de un material y el momento en que este llega
fsicamente a nuestro almacn.
Como hemos podido ver, administrar inventarios es encontrar un equilibrio razonable entre mantener mucho
o poco inventario y los costos que ambos extremos suponen.
La calidad de la gestin de inventarios puede ser medida con una figura llamada factor de servicio o ndice
de atencin, que es la relacin que existe entre la cantidad de artculos debidamente atendidos y la cantidad
que fue requerida de los mismos.
El Control del Inventario
Tanto los inventarios como las cuentas por cobrar, presentan una proporcin significativa de los activos en la
mayora de las empresas que requieren de inversiones sustanciales. Por ello, las prcticas administrativas
que den como resultado minimizar el porcentaje del inventario total, puede representar grandes ahorros en
dinero.
Se puede decir que los inventarios es el puente de unin entre la produccin y las ventas. En una empresa
manufacturera el inventario equilibra la lnea de produccin si algunas mquinas operan a diferentes
volmenes de otras, pues una forma de compensar este desequilibrio es proporcionando inventarios
temporales o bancos.
Los inventarios de materia prima, productos semiterminados y productos terminados adsorben la holgura
cuando fluctan las ventas o los volmenes de produccin, lo que nos da otra razn para el control de
inventarios.
Los inventarios de materia prima dan flexibilidad al proceso de compra de la empresa. Sin ellos, en la
empresa existe una situacin de la mano a la boca.
Se denomina inventarios a un conjunto de recursos o cantidad de artculos en buen estado almacenados en
espera de ser utilizados en un futuro.
Al realizar un anlisis de toma de decisiones, los administradores se deben hacer estas dos preguntas
importantes:
1.- Cunto se debe pedir u ordenar cuando es necesario reabastecer el inventario de un artculo?
2.- Cundo se debe reabastecer o remover el inventario de un artculo?
El propsito de este tema es mostrar la forma de cmo se deben administrar y cuantificar los inventarios en
una entidad con el fin de tomar la decisin ms apropiada en el control de estos.
En primer lugar se analizarn los modelos de inventarios, en los que es razonable suponer que la tasa de
demanda del artculo es constante, o casi constante.
Posteriormente se analizarn los modelos probabilsticas de inventarios, en los que la demanda del artculo
flucta y se le puede describir slo en trminos de probabilsticos. Adems se describe un procedimiento de
inventarios al que se denomina PLANEACION DE REQUERIMIENTOS DE MATERIAL; este mtodo de
administracin de inventarios es apropiado para la administracin de inventarios de materia prima, subensambles y componentes cuya demanda depende directamente de la demanda de los productos finales del
sistema de inventarios.
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Para controlar los costes de la gestin de stocks, uno de los objetivos de toda empresa, es necesario primero
determinar el stock, esto es, saber cunto stock tenemos.
Esto, que a primera vista parece sencillo, entraa su dificultad, debido, por un lado, a las distintas clases de
stock que podemos considerar al hacer el clculo y, por otro, a las variaciones que ste experimenta.
Tema 2.Gestin de Stocks

El comportamiento de los Stocks
El stock no es siempre el mismo, sino que va cambiando en funcin de las ventas y las compras o
adquisicin de nuevas existencias. Para estudiar esa variacin se parte de un nivel de stock dado en un
momento del tiempo. Ese nivel de stock incluye lo que hemos llamado stock de ciclo, adems del stock de
seguridad previamente establecido. Cuando comienzan las ventas, el nivel de stock disminuye diariamente.
Lo normal es que esta disminucin de los stocks no se realice de forma constante, es decir, no venderemos
la misma cantidad todos los das, con lo cual la curva tendr forma de escalera:
No obstante, imaginemos que las ventas son constantes. En tal caso, si representramos grficamente la
variacin del stock, tendramos en un eje de coordenadas una recta descendente. En un momento dado, el
stock ser demasiado escaso y tendremos que volver a aprovisionarnos.
Cuando el stock llega al punto donde es necesario hacer un nuevo pedido para reaprovisionar el
almacn, se dice que estamos en el punto de pedido.
Si representamos grficamente la nueva adquisicin, tendremos una recta vertical. A medida que este ciclo
se repita, el grfico del movimiento de stock en almacn ir adquiriendo la forma de unos dientes de sierra.
La pregunta necesaria que surge es: cundo realizaremos el prximo pedido a nuestros proveedores para
no quedarnos sin stock?
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Como hemos visto, el momento de hacer un pedido es aqul en el que el nivel de stock llega al llamado
punto de pedido (PP). Y qu cantidad es la que debemos de pedir? La del lote de pedido, que en el
esquema viene representado por una Q.
Una vez que hacemos el pedido, hay un plazo de entrega, que es el tiempo que pasa desde que el pedido
est hecho hasta que nos sirven la mercanca. Durante ese periodo nuestros clientes nos siguen haciendo
pedidos, y, por tanto, el nivel stock sigue descendiendo.
Cuando los artculos llegan al almacn, el nivel de stock debe subir lo suficiente para alcanzar de nuevo un
nivel ptimo, que debe coincidir al menos con la suma del stock de seguridad ms el stock de ciclo.
Stock Medio
Recuerda que uno de los objetivos principales de la gestin de stock es minimizar los costes que tiene la
empresa. Para calcular costes, necesitamos conocer la cantidad de stock que hay en almacn, pero como
esa cantidad flucta, trabajaremos sobre el stock medio.
El stock medio es el volumen medio de existencias que tenemos en almacn durante un periodo de
tiempo. Expresa la inversin en existencias que, por trmino medio, realiza la empresa.
El nivel de stocks en almacn evoluciona entre un mximo, que coincide con la entrada de un pedido al
almacn, y un mnimo, que refleja el volumen de stocks justo antes de que tenga lugar el nuevo
aprovisionamiento.
El stock medio es la media aritmtica entre ambos extremos para un solo plazo de aprovisionamiento (tiempo
que media entre dos entradas consecutivas de almacn).
Para calcular el stock medio, tenemos distintas posibilidades en funcin de las cantidades y de los periodos
de reaprovisionamiento, como veremos a continuacin.
Pedidos de cantidades iguales en fechas fijas
Suponiendo que las ventas son constantes y que los plazos de reaprovisionamiento son los mismos, para
calcular el stock medio basta con conocer el de un plazo para saber el del resto. El de un plazo ser el lote
de pedido o cantidad que pedimos cada vez divido entre dos:
Por ejemplo, imagina una copistera que recibiese todos los lunes 500 paquetes de 500 folios y los fuese
gastando a razn de 100 paquetes diarios.
En este caso, la demanda es constante, el periodo de reaprovisionamiento es fijo y la cantidad de producto
que llega al almacn es siempre la misma. El stock medio de folios de la copistera es fcil de calcular: 250
paquetes.
Pedidos con cantidades iguales en fechas variables

En este caso los niveles mximos son iguales, ya que la cantidad que se pide es siempre la misma, y los
niveles mnimos se consideran igual a cero.
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Las zonas A son iguales a las B en cada plazo de reaprovisionamiento. De ah que el stock medio se calcule
tambin dividiendo la cantidad recibida entre dos.
Pedidos con cantidades variables y en fechas fijas
Cuando en cada pedido llega una cantidad distinta de producto pero stos llegan con una periodicidad fija, el
nivel mximo de stock variar en el momento de recibir el pedido. Por otra parte, existirn distintos niveles
mnimos en funcin de la demanda. De esta manera, nos encontramos que el stock medio es distinto en
cada periodo. En este caso, para calcular el stock medio de un periodo amplio necesitamos calcular la
media aritmtica, teniendo en cuenta que los periodos son iguales.
Matemticamente, lo expresaremos de la siguiente forma:
Pedidos de cantidades variables en fechas variables

Con pedidos en fechas variables y de cantidades variables, los niveles mximos y mnimos varan. Es
preciso calcular la media aritmtica ponderada para cada periodo de reaprovisionamento:
El stock medio viene dado por la siguiente expresin:

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Sistemas de Gestin de Stock

Como hemos visto ya, el stock es el conjunto de materiales necesarios para el proceso productivo o
comercial. Una vez adquiridos, los materiales que componen el stock se utilizan en la fabricacin o se
venden, de manera que se hace necesario reponerlos. Existen diversos sistemas para optimizar estas
entradas teniendo en cuenta las salidas que se van produciendo, esto es, el reaprovisionamiento. Pero,
antes de entrar a estudiarlos, vamos ver cmo se calcula el punto de pedido y el lote de pedido.
El punto de pedido
El punto de pedido (PP) es el nivel de stock que nos indica que debemos realizar un nuevo pedido si no
queremos quedarnos desabastecidos y que se produzca una rotura de stock.
Para calcularlo, hay que partir de una cantidad mnima: nunca debe quedar en el almacn una cantidad
menor que el stock de seguridad. As, al punto de pedido hay que sumarle la cantidad prevista para cubrir el
stock de seguridad (SS).
Por otro lado, es muy importante hacer cada pedido con tiempo suficiente para que el proveedor reponga
antes de que se produzca una rotura de stock.
Para esto hay que tener en cuenta el plazo de entrega del proveedor (PE) y la media de las ventas previstas,
esto es, la demanda media (DM). De este modo, el punto de pedido se calcula segn la siguiente frmula:
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Como es fcil deducir de esta frmula, el punto de pedido debe aumentar siempre que aumente el plazo de
entrega del proveedor o cuando aumente la demanda media.
Como se ve, el punto de pedido depende del stock de seguridad. Para calcular el valor de este ltimo
debemos considerar el plazo mximo de entrega (PME), es decir, cunto tardaran en llegar las mercancas
en caso de que se produjera un retraso.
El stock de seguridad deber ser lo bastante grande para cubrir la demanda media (DM) en esos das; de
este modo, el stock de seguridad se calcular segn la siguiente frmula:
El modelo de Wilson y el tamao ptimo de pedido

El lote de pedido (Q) es la cantidad de unidades que vamos a solicitar en cada pedido. A la hora de calcular
esta cantidad, hay que tener en cuenta que cada emisin de pedido lleva consigo un coste asociado (coste
por pedido o CP) y, posteriormente, un coste de almacenamiento (CA) al recibir la mercanca.
Para calcular cul es el tamao ptimo de pedido (Q*), es decir, la cantidad de artculos que conviene pedir
en cada pedido, tendremos que hacerlo de tal manera que el coste total sea lo menor posible.
Para hacer este clculo suele emplearse el modelo de Wilson, que utiliza supuestos bsicos, como que las
ventas son constantes en el tiempo y el coste de almacenamiento y de emisin de pedidos son constantes.
Segn este modelo, el volumen ptimo de pedido se calcula partiendo de los costes totales, que, como
hemos visto, se componen de tres partidas:
Costes de adquisicin (CAd)
Es el monto que figura en la factura. Para hacer este clculo, se suele tener en cuenta el coste anual de
adquisicin de mercancas, que se calcula multiplicando las ventas anuales por el precio del producto:
Costes de emisin de pedidos (CP)

Cada vez que se hace un pedido, adems de pagar la mercanca, se ha de hacer frente a una serie de
gastos. stos son los gastos de administracin del departamento encargado de las compras: por emitir la
orden de compra y su expedicin, gastos del transporte del pedido y su recepcin, los de seguros,
impuestos... Para calcularlo hay que multiplicar el coste de un pedido (Cp) por el nmero de pedidos:
Costes de almacenamiento (CA)

Los gastos que generan el local, las instalaciones y elementos de manipulacin, mano de obra. Se suele
medir por unidades fsicas de artculos, de forma que, para hallar el coste de almacenaje total, multiplicamos
el coste de mantener cada unidad (Ca) por el stock medio (Q/2). Para simplificar, no vamos a tener en cuenta
el stock de seguridad.
Teniendo en cuenta estos datos, el coste total es fcil de calcular, pues sera la suma de los tres anteriores:
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Para minimizar los costes totales (CT), igualamos la ecuacin a cero, derivamos y llegamos
matemticamente al tamao ptimo de pedido (lote econmico):
Imaginemos el caso siguiente. Un almacn desea aprovisionarse de 2000 unidades de un determinado

producto. Esto puede hacerlo en uno, dos o ms pedidos. Los costes de hacer llegar estas unidades al
almacn varan segn se haga en uno o ms pedidos iguales, segn la siguiente tabla:
Como ves, en esta tabla no se ha tenido en cuenta, a la hora de calcular los costes totales, el precio de
adquisicin del producto. Se trata de comprobar cmo afecta el nmero de pedidos al coste total. Para verlo
ms claro, representaremos los datos en una grfica:
Como puede verse en la figura, el coste de cada pedido aumenta segn disminuye el nmero de unidades
que lo componen, ya que conlleva unos mayores costes administrativos y de transporte (ms
documentacin, ms viajes, etctera).
Sin embargo, los costes de almacenaje disminuyen cuando el pedido es menor, debido a que se necesita
ms espacio en el almacn, aumentan los costes de mantenimiento y la inversin financiera por tener
retenido ese stock, etctera.
En un momento dado, la suma de ambos costes es mnima. Este punto seala el tamao ptimo de pedido
(Q*) que coincida con el punto de inflexin de la curva de costes totales. En este caso, el nmero ptimo de
pedidos es 4.
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Sistemas de reaprovisionamiento
As pues, antes de que se acaben las existencias hay que hacer una reposicin o reaprovisionamiento del
almacn y adquirir nuevas unidades para no quedar desabastecidos. Existen dos sistemas de
aprovisionamiento, como veremos a continuacin.
Sistema de revisin continua
En este sistema, el estado del stock se actualiza de forma inmediata cada vez que se produce una recepcin
o una venta. Hay un conocimiento perfecto del nivel de existencias en cada momento.
La frecuencia del pedido estar determinada por el ritmo de las ventas, y el pedido se generar
automticamente cada vez que el nivel de stock llegue al punto de pedido.
La cantidad que se pida ser siempre la misma, es decir, la del tamao ptimo del pedido (Q*).
Hoy en da, los avances tecnolgicos permiten que este sistema sea el ms utilizado. Los terminales de
radiofrecuencia de los almacenes informan de cada movimiento en el mismo momento en que ste se
produce; por tanto, los datos contenidos en la red informtica referentes a inventario, ubicacin de
referencias, situacin de pedidos, etc., son un reflejo preciso del estado del almacn en tiempo real.
Esto permite rebajar el stock de seguridad, reducir los stocks en general y responder rpidamente a cualquier
demanda de informacin (estado de un pedido, por ejemplo). Adems, facilita el mantenimiento del mapa de
almacn.
Sistema de revisin peridica
En este sistema se revisa el stock a intervalos de tiempo constantes. No se tiene en cuenta el punto de
pedido, es decir, una variable que nos indique cundo debe hacerse el siguiente pedido.
Hay que esperar a que llegue el momento de hacer la revisin del stock y, en ese momento, se har un
pedido tal que eleve el nivel de stock hasta un valor prefijado de antemano, llamado nivel de pedido.
As pues, lo que hay que calcular es la periodicidad con la que hay que hacer la revisin o, lo que es lo
mismo, el nmero de veces que hay que hacer un pedido (N). Para calcularlo, como hemos hecho para
obtener el tamao ptimo de pedido (Q*), seguiremos el modelo de Wilson. El resultado es la siguiente
frmula:
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Para saber cada cunto tiempo hay que revisar el stock o, lo que es lo mismo, cuntos das habrn de pasar
entre una revisin y otra (TR), dividiremos el nmero de das del ao entre el nmero de veces que hay que
hacer la revisin:
Se ha de tener en cuenta que al hacer esta operacin podemos tomar el nmero de das naturales (365) o el
nmero de das laborables del ao (que varan en funcin de cada empresa). Este sistema tiene el
inconveniente de que reacciona peor ante las fluctuaciones inesperadas de la demanda.
Tema 3. Costos de Inventarios

La gestin de inventarios implica dos costos bsicos:
Costos de penalizacin por inexistencia de los materiales: Estos costos son proporcionales a las
ventas perdidas por inexistencia del producto. Frecuentemente, no es cuantificable si la carencia del material
produce problemas de prdida de imagen, como es el caso de empresas de distribucin, en las que se
produce una degradacin de disponibilidad o seguridad, como consecuencia de la falta de productos a
ofrecer en el mercado.
Costos de almacenamiento: Estos representan costos tanto en capital inmovilizado como en costos de
gestin fsica y administrativa de estos inventarios. Los costos de acumulacin de inventarios pueden ser
muy importantes dentro del capital de inversin de una empresa, por ejemplo:
En una empresa tradicional, los inventarios representan el 34% del valor de los activos y el 90% del capital
circulante (es decir dinero en efectivo).
Tema4. OBJETIVOS DE LA GESTIN DE INVENTARIOS
Teniendo en cuenta la importancia de un sistema de control de inventarios cabe mencionar estos nueve
objetivos generales.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Minimizar la inversin en el inventario.

Minimizar los costos de almacenamiento
minimizar las perdidas por daos, obsolescencia o por artculos perecederos.
Mantener un inventario suficiente para que la produccin no carezca de materia prima, partes y
suministros.
Mantener un transporte eficiente de los inventarios, incluyendo las funciones de despacho y recibo.
Mantener un sistema eficiente de informacin de inventarios.
Proporcionar informes sobre el valor de los inventarios a contabilidad.
Realizar compras de manera que se puedan lograr adquisiciones econmicas y eficientes.
Hacer pronsticos sobre futuras necesidades de inventarios.
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Tema 5. TIPOS DE INVENTARIOS
Inventarios o Stocks son la cantidad de bienes o activos fijos que una empresa mantiene en existencia en un
momento determinado, el cual pertenece al patrimonio productivo de la empresa.
Los inventarios segn sus caractersticas fsicas
Estos pueden ser de los siguientes tipos:
Inventarios de materia prima o insumos: Son aquellos en los cuales se contabilizan todos aquellos
materiales que no han sido modificados por el proceso productivo de la empresa.
Inventarios de materia semielaborada o productos en proceso: Como su propio nombre lo indica, son
aquellos materiales que han sido modificados por el proceso productivo de la empresa, pero que todava no
son aptos para la venta.
Inventarios de productos terminados: Son aquellos donde se contabilizan todos los productos que van a
ser ofrecidos a los clientes, es decir que se encuentran aptos para la venta.
Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los canales que
conectan a la empresa con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe
de moverse de un lugar a otro.
Inventarios de materiales para soporte de las operaciones, o piezas y repuestos: son los productos
que aunque no forman parte directa del proceso productivo de la empresa, es decir no sern colocados a la
venta, hacen posible las operaciones productivas de la misma, estos productos pueden ser: maquinarias,
repuestos, artculos de oficinas, etc.
Inventario en Consignacin: Son aquellos artculos que se entregan para ser vendidos o consumidos en
el proceso de manufactura pero la propiedad la conserva el proveedor.
De acuerdo a la naturaleza de la empresa, se har ms nfasis en algunos de estos inventarios. Una
empresa distribuidora, por ejemplo, solo tendr inventarios de productos terminados y de piezas y repuestos;
mientras que una empresa manufacturera que posea unos veinte artculos de materia prima, pudiera tener
ms de diez mil tipos diferentes de piezas y repuestos as como de productos terminados y productos en
proceso.
Los inventarios segn su logstica
Los cuales son los siguientes:
Inventarios cclicos o de lote: Se generan al producir en lotes no de manera continua. Por ejemplo
cuando un tornero acumula piezas hasta completar un lote que ser enviado al fresado o al siguiente
proceso. Estos inventarios facilitan las operaciones en sistemas clsicos de produccin, porque permiten que
el sistema productivo no se detenga.
Inventarios estacionales (por estacin): Son aquellos donde se contabilizan aquellos productos que
poseen demandas que depende de alguna estacin o periodo de tiempo especfico. Un ejemplo de estos
pueden ser: los paraguas, los juguetes y los artculos de moda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el
nivel de produccin de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse
frecuentemente.
Inventarios de seguridad: Se generan para amortiguar variaciones en la demanda o para cubrir errores
en la estimacin de la misma. Estos inventarios derivan del hecho de que la demanda de un bien o servicio
proviene usualmente de estudios de mercado que difcilmente ofrecen una precisin total. Los inventarios de
seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuacin de proveedores
debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no
podrn ser aceptadas.
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Inventarios especulativos: Estos se derivan cuando se espera un aumento de precios superior a los
costos de acumulacin de inventarios, por ejemplo, si las tasas de inters son negativas o inferiores a la
inflacin.
Inventario Mximo: Debido al enfoque de control, existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar
demasiado alto para algunos artculos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario mximo.
Inventario Mnimo: Es la cantidad mnima de inventario a ser mantenidas en el almacn.
Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la produccin o venta.
Inventario en Lnea: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la lnea de produccin.
Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias por artculo nico representa un alto
costo, para minimizar el impacto del costo en la administracin del inventario, los artculos se agrupan ya sea
en familias u otro tipo de clasificacin de materiales de acuerdo a su importancia econmica, etc.
Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de
disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros. O tambin es un
inventario de productos rechazados que no pueden utilizarse en la manufactura.
Inventario de Previsin: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se
diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsin se tienen a la luz de una necesidad que
se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.
Inventario de Mercancas: Son las mercancas que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un
momento determinado.
Inventario Permanente: Mtodo seguido para las cuentas representativas de existencias, cuyo saldo ha
de coincidir en cualquier momento con el valor de los inventarios.
UNIDAD 3.
ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS
Al finalizar la unidad el alumno aplica tcnicas e instrumentos para la identificacin de artculos de inventario.
Tema 1. SISTEMA ABC DE ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
Wilfrido Pareto fue un economista italiano quien hacia 1897, afirmo que el 20% de las personas poseen el
80% de las riquezas. Este principio puede aplicarse a muchas cosas y conforma un estilo de gerencia. En
gestin de inventario, el principio de Pareto significa que unos pocos materiales representan la mayor parte
del valor de uso de los mismos; entendiendo por valor de uso, el producto del consumo de un artculo en un
periodo determinado (usualmente un ao) por el precio promedio del mismo.
Ejemplo:
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Es fcil ver como el artculo que representa el mayor flujo de dinero en el periodo determinado, no es ni el
ms costoso, ni el de mayor uso. Por tanto, el inters de realizar una buena gestin de inventarios debera
centrarse en el Artculo 1.
El manejo de los artculos que se encuentran en el inventario es de vital importancia, ya que estos son los
que determinan en gran parte la asignacin de costos en el proceso productivo y determinan en un alto grado
el nivel de eficiencia y eficacia de la gestin financiera.
El inventario representa una inversin considerable por parte de las empresas manufactureras, es por ello
que se hace indispensable prestarle atencin especial a su manejo.
Para realizar una eficiente administracin los responsables de esta rea deben controlar todos los niveles del
inventario y considerar que este es una inversin significativa que si no se maneja de una forma adecuada
puede convertirse en un problema que afectara la gestin financiera de la empresa.
ABC y la empresa
Una empresa que tenga un gran nmero de artculos de inventario debe analizar cada uno de ellos para
determinar la inversin aproximada por unidad.
Una gran cantidad de organizaciones tienen en sus almacenes una gran cantidad de artculos que no tienen
una misma caracterstica, muchos de estos artculos son relativamente de bajo costo, en tanto que otros son
bastante costosos y representan gran parte de la inversin de la empresa. Algunos de los artculos del
inventario, aunque no son especialmente costosos tienen una rotacin baja y en consecuencia exigen una
inversin considerable; otros artculos, aunque tienen un costo alto por unidad, rotan con suficiente rapidez
para que la inversin necesaria sea relativamente baja.
En la mayora de las empresas la distribucin de los artculos del inventario es que el 20% corresponden al
80% de la inversin en inventario, mientras que el 80% restante de los artculos corresponden solamente al
200% de dicha inversin, es por ello que se hizo necesario formular un nuevo sistema de asignacin en la
prioridad que se le da a las existencias que maneja la empresa: El sistema de costos basado en las
actividades o costeo ABC.
La aplicacin del sistema de costos ABC en una empresa para el control de inventarios se empieza por la
clasificacin en grupos de artculos as:
Los artculos "A": son aquellos en los que la empresa tiene la mayor inversin, estos representan
aproximadamente el 10% de los artculos del inventario que absorben el 80% de la inversin. Estos son los
ms costosos o los que rotan ms lentamente en el inventario.
Los artculos "B": son aquellos que les corresponde la inversin siguiente en trminos de costo. Consisten
en el 30% de los artculos que requieren el 15% de la inversin.
Los artculos "C": son aquellos que normalmente en un gran nmero de artculos correspondientes a la
inversin ms pequea. Consiste aproximadamente del 60% de todos los artculos del inventario pero solo el
5% de la inversin de la empresa en inventario.
Aqu los porcentajes mencionados son solo indicativos, ya que varan segn el tipo de sistema. Lo que es
realmente importante es el concepto de que el mayor esfuerzo en la realizacin de la gestin de inventario
debe ser hecho sobre una cantidad pequea de materiales, que son los "A" y sobre un porcentaje importante
de artculos, que son lo "C"; es aceptable realizar una gestin menos rigurosa y por tanto, ms econmica.
En una grfica de Pareto, se pueden representarse de la siguiente manera:
1.- Obtener para cada artculo el precio promedio y el consumo real en un periodo de un ao
(preferiblemente).
2.- Multiplicar ambos valores.
3.- Colocar en orden, de mayor a menor.
4.- Sumar todos los valores y dividir cada uno entre el total de la suma.
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5.- Sumar estos valores hasta llegar a 0.80.
6.- Colocar "A" a estos materiales.
7.- Repetir hasta 0.95 para "B" y hasta 1.0 para "C".
El diferenciar el inventario en artculos "A", "B" y "C" permite que la empresa determine el nivel y los tipos de
procedimientos de control de inventario necesarios.
El control de los artculos "A" del inventario debe ser muy intensivo por razn de la inversin considerable
que se hace. A este tipo de artculos se les debe implementar las tcnicas ms sofisticadas de control de
inventario.
En los artculos "B" se pueden controlar utilizando tcnicas menos sofisticadas pero eficientes en sus
resultados.
En los artculos "C" el control que se realiza es mnimo, no es obligatorio un control estricto sobre ellos, pues
esto aporta poco valor a la empresa y a sus utilidades y s puede aumentar sus gastos operativos ya que
aumenta el tiempo que el personal encargado tarde en realizar dicha labor.
Debe tenerse en cuenta que el modelo de costeo ABC de control de inventario no tiene aplicacin en todas
las empresas, ya que ciertos artculos de inventario que son de bajo costo, pueden ser definitivos en el
proceso de produccin y no son de fcil consecucin en el mercado, es por ello que necesitan una atencin
especial.
El control que se ejerce en este sistema se relaciona directamente con el control que se hace de los costos,
ya que al tener una mejor distribucin de los inventarios, el costo de almacenaje, mantenimiento, vigilancia,
prdidas y obsolescencia se pueden contrastar de una mejor forma.
Ejercicio:
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Tema 2. Indicador de Rotacin y Su Importancia

Un ciclo es una sucesin de hechos que se repite cada cierto tiempo. El ciclo de explotacin abarca el
proceso que va desde la adquisicin de las materias primas, pasando por la fabricacin, el almacenaje de los
productos terminados, su venta, hasta el cobro de los mismos, que permite recuperar la inversin. Segn la
rapidez con que ocurra todo el proceso, estaremos en condiciones ms o menos favorables en la gestin de
inventarios.
Rotacin del Inventario
Se entiende por rotacin de inventario el nmero de veces que un artculo pasa por el proceso de venderse,
salir del almacn y ser cobrado, en un periodo de tiempo y recuperar as la inversin realizada al adquirirlo.
Si un artculo rota tres veces en un mes, quiere decir que hemos recuperado tres veces el dinero invertido en
ese artculo y hemos obtenido un beneficio tres veces mayor.
Las ventajas de tener una alta rotacin son:
Se pueden mantener unos precios ms bajos si interesan por motivos comerciales.
Una menor inversin en inventario, ya que las existencias pasan menos tiempo en el almacn y, por tanto,
hay menos dinero inmovilizado en existencias.
Al reducirse el inventario medio, los costes de almacenamiento disminuyen.
Es ms difcil que las existencias se queden obsoletas.
Por el contrario, los inconvenientes son:
Mayor probabilidad de sufrir rotura de inventario.
Mayores costes de emisin de pedidos, manipulacin, etctera.
Cmo se puede aumentar la Rotacin?
En vista de las ventajas de la rotacin de inventario, una empresa puede decidir que le interesa aumentarla.
Para lograrlo, puede tomar alguna de las siguientes medidas:
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Adaptarse mejor a las necesidades de los clientes y comprar solamente lo que vayan a demandar a unos
determinados precios.
Conseguir que los proveedores cumplan los plazos de entrega y que cada vez sean ms rpidos y fiables.
Tema 3. Exactitud del inventario y Conteo Fsico

Sistema de inventario peridico
Mediante este sistema, las empresas determinan el valor de las existencias de artculos mediante la
realizacin de un conteo fsico en forma peridica, el cual se denomina inventario inicial o final segn sea el
caso.
Por ste mtodo, tambin conocido como juego de inventarios, el costo de ventas se determina como el
cambio neto entre el inventario inicial y el final.
Inventario inicial: Es la relacin detallada y minuciosa de las existencias de mercancas que tiene una
empresa al iniciar sus actividades, despus de hacer un conteo fsico.
Inventario final: Es la relacin de existencias al finalizar un periodo contable.
Procedimiento de toma fsica (Conteo de mercancas)
La mercanca se contar de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrs hacia adelante.
Se contar en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea lo correcto.
Se dividir el almacn (anaqueles) por nmero para mejor distribucin y rpida deteccin de errores.
El contador y el auditor no contarn la mercanca del mismo lugar sino que uno empezar en el primer
anaquel y el auditor por el ltimo.
Se har un listado de mercanca en el cual se tomarn los productos encontrados en el anaquel de
izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrs hacia delante, esto para facilitar ms el conteo.
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Se bajara la mercanca que se tenga duda en su conteo y se regresar a su lugar una vez contada.
Se abrirn todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas de producto dentro
de ellas.
Si se encuentra un producto que no est anotado en la lista se le dar un nmero de secuencia
intermedia dependiendo la ubicacin del producto y se anotar al final de la hoja.
Los nmeros de secuencia de la mercanca enlistada sern de 10 en 10 y por anaquel, es decir en el
anaquel 1 abra la secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta el nmero que se necesite segn la cantidad de
mercanca que haya, y en el anaquel 2 ser lo mismo comenzando por el nmero 10 y continuando de 10
en 10.
Al final del conteo se cotejarn las hojas de contador y auditor (listados) para verificar que no haya
errores, si hay habr que verificarlos y corregirlos, una vez que todo est bien checado y sin ninguna
anomala se proceder a ingresar el conteo en el sistema.
Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningn faltante fsico de mercanca, en caso de
haberlo se volver a contar la mercanca con faltante y se buscar en todos los lugares posibles que
pueda estar antes de tomarla como faltante real.
Documentos para control de inventarios
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UNIDAD 4.
MTODOS DE ALMACENAMIENTO
Al finalizar la unidad 4, el con la aplicacin de lo aprendido, el alumno logra sostener un servicio que supera
las dificultades de las formas de envo de mercanca, asegurando la atencin a sus clientes.
Tema 1. PRINCIPIOS Y OBJETIVOS DE LA DISTRIBUCIN DEL ESPACIO
El diseo y distribucin del espacio de los almacenes es una actividad especializada, sobre la que ofrecemos
algunos comentarios generales:
El uso de planos arquitectnicos permite visualizar los almacenes, lo cual facilita su diseo.
Los almacenes deben ser diseados en trminos de metros cbicos y no de metros cuadrados, ya que el
espacio vertical puede ser convenientemente utilizado de manera de aumentar al mximo el volumen de
almacenamiento sin aumentar la superficie requerida.
El almacn debe planificarse de manera que el ambiente de trabajo resulte agradable y se facilite el
crecimiento futuro.
La buena iluminacin agiliza la localizacin de materiales, evita robos y reduce accidentes.
La prdida de los inventarios puede ser fatal para una empresa. Un buen sistema de deteccin y extincin
de incendios protege los inventarios.
Movimiento de Materiales
El movimiento de materiales es el proceso que estos siguen desde su llegada a los almacenes hasta su
despacho.
Los materiales deben tener localizaciones fsicas especficas que permitan las actividades normales de
almacn, como son la entrada y salida de inventario y la realizacin de inventarios fsicos, para permitir un
adecuado movimiento de materiales es aconsejable:
Planificar, siempre que sea posible, un flujo de materiales en lnea recta (recepcin, almacenamiento,
despacho).
Separar las reas de recepcin y despacho de materiales.
Considerar reas separadas fsicamente para materiales daados, reparables o no, que esperan ser
enviados a reparar o que acaban de ser reparados.
Ubicar los materiales que requieren condiciones especiales de almacenamiento en reas especialmente
acondicionadas para tal fin.
Disear los pasillos de circulacin (aunque no sean espacios productivos) lo suficientemente anchos para
permitir la circulacin de montacargas y otros vehculos. Todos los pasillos secundarios deben fluir a un
pasillo principal.
Indicar claramente el sentido y las velocidades mximas de circulacin en los pasillos, a fin de reducir el
riesgo de accidentes. Un buen sistema de sealizacin es una excelente inversin.
Establecer reas especialmente protegidas para materiales valiosos.
Construir las plataformas de descarga a la altura de los vehculos de transporte tpicos.
Las puertas de acceso y salida de los almacenes deben ser fcilmente manipulables por los operadores
de los vehculos de movimiento de materiales.
Disponer de suficiente espacio en el rea de recepcin de materiales para el control de calidad.
Objetivos
El papel de los almacenes en la cadena de abastecimiento ha evolucionado de ser instalaciones dedicadas a
almacenar a convertirse en centros enfocados al servicio y al soporte de la organizacin.
Un almacn y un centro de distribucin eficaz tiene un impacto fundamental en el xito global de la cadena
logstica. Para ello este centro debe estar ubicado en el sitio ptimo, estar diseado de acuerdo a la
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naturaleza y operaciones a realizar al producto, utilizar el equipamiento necesario y estar soportado por una
organizacin y sistema de informacin adecuado.
Los objetivos del diseo, y layout de los almacenes son:
Facilitar la rapidez de la preparacin de los pedidos,
La precisin de los mismos y la colocacin ms eficiente de las existencias,
Todos ellos en pro de conseguir potenciar las ventajas competitivas contempladas en el plan estratgico de
la organizacin, regularmente consiguiendo ciclos de pedido ms rpidos y con mejor servicio al cliente.
Tema 2. Seguridad en Almacenes
Adems del problema de proteccin de incendios, deber prestrsele atencin especial al problema de los
hurtos, considerado junto a la obsolescencia, el principal elemento en los costos de almacenamiento.
Algunas reglas simples que ayudan a reducir este problema son las siguientes:
Disear con la seguridad en mente: asegurarse de que las reas de almacenes estn cercadas o
protegidas, de manera de minimizar la presencia de intrusos; iluminar adecuadamente las reas de
almacenes; no permitir la entrada de usuarios y empleados que no tengan que ver con el movimiento de
materiales o inventario de los mismos al rea de almacenes.
Crear controles de acceso: contratar o conformar un cuerpo de vigilancia; verificar los vehculos que
entren y salgan; realizar inspecciones no anunciadas de los casilleros, escritorios y vehculos del
personal.
Hacer inventarios peridicos o permanentes para verificar las prdidas de material.
Involucrar al personal en el control de los materiales: concienciarlo con charlas y concursos sobre el
problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de los inventarios, en lo que a prdidas
se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte importante de la organizacin.
Un simple candado puede ser la diferencia entre utilidades o prdidas. Debe destinarse un rea especfica
para guardar las mercancas y materia prima que vamos a vender. El acceso al almacn debe ser restringido
a una o dos personas como mximo y solo debe entrar ms personal cuando sea necesario llevar a cabo
inventarios fsicos.
Los materiales de alto costo deben guardarse bajo llave si no se van a utilizar en el da, as como tambin si
se encuentran en congelacin.
Existen negocios en los que se han implementado el uso de cmaras, vigilantes, costosos sistemas de
cmputo, etc. El mejor control sin lugar a duda es aquel que le llamaremos "democrtico": el costo del
material faltante se reparte entre las personas que tengan acceso al rea de almacn y/o preparaciones,
resultando ser prcticamente todo el personal. Pero esto no puede llevarse a cabo sino tenemos
conocimiento de si en realidad nos falta o no material, es decir, sin registros de control.
Desafortunadamente es usual que sean los mismos empleados (o an los clientes) quienes lleven a cabo el
robo hormiga, otro factor que lleva al aumento de costos por falta de control del inventario.
Tema 3. Equipos de Almacn
Almacenamiento de Materiales
Existen distintas posibilidades, segn las caractersticas de los materiales que van a ser almacenados. La
ms empleada es la estantera, que puede ser obtenida en variedad de tamaos: cerradas (para proteccin
adicional, pero con dificultades de acceso), con entrepaos para la colocacin de materiales de volumen
intermedio, con vigas horizontales para paletas, con vigas inclinadas para elementos cilndricos, solo con
laterales para perfiles y elementos longitudinales, etc.
La ubicacin fsica de los materiales en los almacenes debe ser establecida de manera que permita la
localizacin rpida y sin errores de los materiales.
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Estrategias y cajas o casilleros

Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos que se emplea en el
almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En algunas empresas, el almacn incluye las
estanteras, los casilleros, compartimientos, entre otros, que se hacen con madera ordinaria y chapada.
Sin embargo, las estanteras de acero se han hecho ya ms de uso general que las de madera y pueden
comprarse a los fabricantes especializados del ramo en una gran variedad de modelos y tamaos.
Funcin de Recepcin
La recepcin adecuada de materiales y de otros artculos es de vital importancia, ya que una gran parte de
las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepcin total bajo un departamento
nico, las excepciones principales son aquellos grandes empresas con plantas mltiples. La recepcin est
estrechamente ligada a la compra.
Al recibir un embarque: Se le someter a verificacin para comprobar si est en orden y en buenas
condiciones, si el contenedor est daado o no se recibi el nmero de paquetes requeridos. Se debe hacer
la reclamacin correspondiente inmediatamente y no se podr dar recibo de conformidad por el embarque,
esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es areo, martimo o terrestre, como se podra exigir
para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre embarques daados.
De Manera Similar: El material que se recibe en una instalacin de la empresa tambin debe ser sometido a
una inspeccin preliminar, antes de introducirles en el rea de almacenamiento, en el caso de que en la
inspeccin inicial se detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le debe rechazar.
Tema 4. Tcnicas de Almacenamiento
Es un hecho que el desorden en almacn o en el rea de trabajo provoca graves prdidas a la empresa.
Podemos desconocer que tenemos existencias en almacn y comprar dems o bien, simplemente no
encontrar material que necesitamos y este pierda su vida til.
El almacenamiento de materiales depende de la dimensin y caractersticas de los materiales. Estos pueden
requerir una simple estantera hasta sistemas complicados, que involucran grandes inversiones y tecnologas
complejas. La eleccin del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores:
Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.
Tipos de materiales que sern almacenados.
Nmero de artculos guardados.
Velocidad de atencin necesaria.
Tipo de embalaje.
Las principales tcnicas de almacenamiento de materiales son:
Carga unitaria
Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes de transporte que arreglan o
acondicionan una cierta cantidad de material para posibilitar su manipulacin, transporte y almacenamiento
como si fuese una unidad.
Se usan pallets (plataformas), que es una plataforma de madera esquematizado de diversas dimensiones.
Sus medidas convencionales bsicas son 1,100mm x 1,100mm como patrn internacional para adecuarse a
los diversos medios de transporte y almacenamiento.
Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera:
En cuanto al nmero de entradas en: plataformas de 2 y de 4 entradas.
Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de materiales no requieren utilizar
equipos de manejo de materiales.
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Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de materiales requiere utilizar
equipos de maniobras.
Otros Medios de Almacenamiento
Cajas o cajones. Es la tcnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeas dimensiones, como
tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas, lpices, entre otros. Algunos materiales en
procesamiento, semiacabados pueden guardarse en cajas en las secciones productivas pueden ser de
metal, de madera o de plstico con tamaos muy variados.
Estanteras: Es una tcnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaos y para el
apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanteras pueden ser de madera o perfiles metlicos, de
varios tamao y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, la
estanteras constituye el medio de almacenamiento ms simple y econmico. Es la tcnica adoptada para
piezas pequeas y livianas cuando las existencias no son muy grandes.
Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras, correas,
varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en rueditas para facilitar su movimiento, su estructura
puede ser de madera o de acero
Apilamientos: Se trata de una variacin de almacenamiento de cajas para aprovechar al mximo el espacio
vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribucin equitativa de
cargas, es una tcnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanteras, ya que
en la prctica, forma un gran y nico estante. El apilamiento favorece la utilizacin de las plataformas y en
consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. La configuracin del apilamiento es
lo que define el nmero de entradas necesarias a las plataformas.
Contenedores flexibles: Es una de las tcnicas ms recientes de almacenamiento, el contenedor flexible es
una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho vulcanizado, con un revestimiento interno que
vara segn su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de slidos a granel y de lquidos, con
capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento puede hacerse por medio de
montacargas o gras
Es muy comn la utilizacin de tcnicas de almacenamiento asociado el sistema de apilamiento de cajas o
plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los almacenes.
Indudablemente, el acomodo de las mercancas nos dar la pauta para un mejor control de las mercancas,
facilitando su conteo y localizacin inmediata. El mtodo PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) facilita
el control, disminuye los costos al minimizar mermas y coadyuva a mantener la calidad.
Codificacin de Materiales
Para facilitar la localizacin de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de
codificacin de materiales. Cuando la cantidad de artculos es muy grande, se hace casi imposible
identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaos, etc.
Para facilitar la administracin de los materiales se deben clasificar los artculos con base en un sistema
racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuados, procedimientos operativos de la bodega y
control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificacin de artculos a la clasificacin,
simplificacin, especificacin, normalizacin, esquematizacin y codificacin de todos los materiales que
componen las existencias de la empresa.
Veamos mejor este concepto de clasificacin, definiendo cada una de sus etapas.
Catalogacin: Es el inventario de todos los artculos existentes sin omitir alguno. La catalogacin permite la
presentacin conjunta de todo los artculos proporcionando una idea general del inventario.
Simplificacin: Es la reduccin de la gran diversidad de artculos empleados con una misma finalidad,
cuando existen dos o ms piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificacin ya que favorece la
normalizacin.
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Especificacin: Es la descripcin detallada de un artculo, tal como sus medidas, formato, tamao, peso,
etc. Cuanto mayor sea la especificacin, se contar con ms informacin sobre el artculo y menos dudas
con respecto a su composicin y caractersticas. La especificacin facilita las compras del artculo, pues
permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprar. Facilita la inspeccin al recibir el
material, el trabajo de ingeniera del producto, etc.
Normalizacin: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La
palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.
Estandarizacin: Significa establecer estndares similares de peso, medidas y formatos para los materiales
de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarizacin hace que, por ejemplo, los
tornillos sean de tal o cual especificacin, con lo cual se evita tener en existencia cientos de tornillos
diferentes.
Clasificacin y Codificacin del Inventario
As clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensin, forma, peso, tipo, caractersticas,
utilizacin etc. La clasificacin debe hacerse de tal modo que cada familia de material ocupe un lugar
especfico, que facilite su identificacin y localizacin el almacn.
La codificacin es una consecuencia de la clasificacin de los artculos. Codificar significa representar cada
artculo por medio de un cdigo que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de
nmeros y letras. Los sistemas de codificacin ms usadas son: cdigo alfabtico, cdigos numricos y
alfanumricos.
El sistema alfabtico codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica
determinadas caractersticas y especificacin. El sistema numrico limita el nmero de artculos y es de difcil
memorizacin, razn por la cual es un sistema poco utilizado.
El sistema alfanumrico es una combinacin de letras y nmeros y abarca un mayor nmero de artculos.
Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los nmeros representan
el cdigo indicador del artculo.
AB --- 286
Cdigo indicador
Grupo
Clase
El sistema alfanumrico de codificacin de materiales.
El sistema numrico es el ms utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de informacin e
ilimitado nmero de artculos que abarca.
Utilizacin de Tecnologa de Cdigo de Barras

Los cdigos de barra son una serie impresa de barras y espacios entre ellas, que forman una estructura
nica que se traduce en caracteres alfanumricos que representan cierta informacin. Esta tecnologa
permite alta precisin y velocidad en la captura de data. En almacenes, facilita la consignacin de entrada y
salida de materiales y la toma fsica de inventarios.
Procedimientos de almacn
Una vez recibida la mercanca se proceder a ponerla en el lugar asignado para ella en el almacn.
Se ingresar en el sistema toda la mercanca recibida en el almacn.
Se revisar constantemente el acomodo de la mercanca para prevenir accidentes y deterioro del
producto.
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Semanalmente se har un conteo selectivo de mercanca para verificar que todo est en orden (checar la
mercanca que ms se utiliza).
Se har un inventario fsico semanal del almacn cotejndolo con el que tenemos en sistema.
Se revisarn semanalmente las caducidades de los productos dndole prioridad y salida a los de ms
cercana caducidad.
Se harn conteos diarios de la mercanca ms cara para llevar un control de esta (artculos o productos
hijos).
Las salidas de almacn a los diferentes departamentos se debern realizar mediante el formato
correspondiente y ser firmado por el encargado de almacn y por la persona que realiza el pedido de
mercancas.
Toda salida de mercanca hacia los dems departamentos deber ser registrada en el sistema, esto es
darle salida de almacn y entrada en el departamento al que se haya hecho la transferencia.
Procedimientos de recibo
El recibo de mercanca se har por la parte posterior del negocio de ser posible.
Se le recibir a los proveedores conforme vayan llegando uno por uno, no habr favoritismos salvo en el
caso de necesidad extrema de cierta mercanca.
El recibo de la mercanca debe ser minucioso, es decir revisar cajas cerradas, checar que la mercanca
venga en ptimas condiciones, verificar peso de mercanca que lo requiera, checar caducidades, etc.
En dado caso de que el proveedor traiga mercanca de menos o en condiciones no ptimas para el
negocio se avisara a la gerencia y se devolvern esos productos, adems que se levantara un acta de
incidencia si as se requiere.
Revisar facturas de mercanca recibida para cotejar que lo que se recibe fsicamente es lo que dice la
factura y, en dado caso de haber un error, tachar y corregir en el documento la cantidad errnea.
La revisin de facturas se har en el momento de recibir la mercanca (o de acuerdo con la poltica interna
de la empresa), circulando las cantidades de producto correcto y tachando y corrigiendo las que no.
Llevar un control en el formato de recibo de las mercancas que se reciben por proveedor, al final del
recibo solicitar firma de la persona representante del proveedor o del mismo en dado caso que sea el que
surta el producto.
Toda la mercanca recibida debe ser colocada en su lugar correcto en el almacn y ser capturada en
sistema.
Tema 5. Elementos Auxiliares
A los elementos auxiliares los podemos dividir en: los vehculos de transporte manual (transpaletas,
etctera), vehculos mecnicos (carretillas contrapesadas etctera), y equipos de transporte continuo, as
como los elevadores de cargas pesadas, transportes neumticos y otros sistemas de manutencin.
Vehculos de transporte manual
Los vehculos de transporte manual son aquellos medios mecnicos que necesitan de la fuerza del hombre o
mujer para poder efectuar movimientos. Veamos en que se basan cada uno de estos vehculos.
Transpaletas: son aparatos de transporte destinados a los traslados horizontales de las cargas sobre
pallets o en contenedores aptos. Lo hacen mediante un dispositivo (ya sea mecnico o elctrico) se eleva la
carga a una altura a la que no toque con el suelo para as desplazar fcilmente la carga.
Transpaletas manuales: Este modelo dispone de un timn que permite accionar una pequea bomba
hidrulica que ordena el levantamiento de la carga y la conduccin de la mquina. Este tipo de material
permite el transporte de pallets de hasta 3 toneladas segn los modelos. No permite franquear las rampas
con carga. El operario introduce las dos horquillas en las oberturas inferiores de los pallets y, posteriormente,
el levantamiento de la mercanca se realiza hidrulicamente accionando el mstil hacia arriba y para abajo.
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Figure 1: Transpaleta Manual

Transpaletas motorizadas: Utilizan un dispositivo elctrico para poder efectuar la elevacin y el
desplazamiento de la mercanca .Estn provistos de un motor elctrico de translacin que pueden variar de 1
a 2 kilovatios. Pueden soportar una carga til del orden de 1 a 3 toneladas y pueden desplazarse a
velocidades de entre 3 y 11 Km/hora, las alturas alcanzadas pueden llegar a los 45 metros. Algunos modelos
son capaces de franquear rampas del 15 % sin carga y del 10% con carga, para ello cuenta con un
dispositivo de compensacin, que evita la inclinacin del pallet.
Apiladoras: Las apiladoras, tienen una tipologa similar a la de un transpaletas elctrico que estuviera
equipado con un mstil; tienen brazos de carga bajo las horquillas que se elevan a lo largo del mstil.
La capacidad de estas mquinas va de 1 a 2 toneladas, y la altura de la carga puede rebasar los 6 metros.
Permiten elevar y apilar cargas, y existen apiladoras manuales o elctricas.
Figure 2 Apiladora
Medios de manutencin mecnicos
Los medios de manutencin mecnicos son aquellos diseados para transportar, elevar, apilar y almacenar
cargas paletizadas, que disponen de sistemas de movimiento propio y slo necesitan de la fuerza humana
para dirigirlos. A continuacin citaremos a los ms utilizados:
Carretillas elevadoras: estn diseadas de manera que giran fcilmente sobre radios muy pequeos, de
forma que las maniobras de almacenaje, carga, descarga y otras funciones se pueden desempear en
espacios muy pequeos. Si se utilizan en el exterior estn provistas de 4 ruedas y un motor trmico, para
poder rodar por firmes irregulares, y cuentan con una autonoma excelente. Si se utilizan para el interior,
suelen tener 3 ruedas y motor elctrico.
Figure 3: Carretilla Elevadora

Trmicas: Accionadas por motores de combustin (gasoil), tienen mayor potencia y autonoma, pero su
mantenimiento es alto. NO se pueden utilizar en espacios cerrados.
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Elctricas: Funcionan mediante bateras. Se utilizan en almacenes cerrados ya que no produce gases. Un
inconveniente bastante reseable es su autonoma, ya que no supera las 6 horas de trabajo
mayoritariamente, pero su productividad es altsima debido a su aceleracin y suavidad.
Aparatos de transporte continuo
Son sistemas de transporte que desplazan el material o los productos de forma intermitente en direccin
horizontal, vertical o inclinada, a medida que los van recibiendo. Se trata de dos modelos de equipo, a saber:
Cintas transportadoras: Estn constituidas por una plataforma deslizante o banda sin fin, de goma u otro
material. Su utilizacin es habitual en los casos de transporte de productos a granel.
Figure 4: Cinta Transportadora

Transportadores por rodillos: Est formada por una pista de rodillos que a su vez estn montados sobre
rodamientos.
Figure 5: Transportadora por rodillo

Otros sistemas de manutencin
Montacargas: Es la variante industrial del ascensor, que se utiliza para desplazar cargas cuando en el
almacn existen diferentes niveles para almacenar.
Figure 6: Montacargas
Spreader: Es una carretilla elevadora de gran tonelaje para contenedores, de hasta 40 toneladas, que, en
lugar de utilizar horquillas para elevar el contenedor.
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Figure 7: Spreader
Tema 6. Problemas en los Almacenes
Son varios los problemas que pueden derivarse de la escasa disponibilidad de locales, o el hecho de que
estos sean poco racionales o inadecuados a las exigencias de la empresa.
El Espacio y el Personal es insuficiente: El llenado excesivo de los locales puede causar dao a los
materiales y aumentar la eventualidad de reclamos y devoluciones por parte de los clientes. Puede hacer
difcil la rotacin de los materiales, favoreciendo la acumulacin de mercancas superadas y de difcil venta.
Puede tambin ser inoportuna la atencin de los pedidos, lo crear dificultades a la organizacin de las
ventas.
El Personal es incapaz por falta de Entrenamiento: Muchas veces se deja que se vaya acumulando trabajo
con el fin de liquidarlo en un momento determinado; la plantilla del personal se dispone en funcin de estas
necesidades extremas, con lo cual lo nico que se consigue es que en los momentos de menos trabajo se
produzca una situacin de bajo rendimiento que ocasiona costos y gastos perfectamente evitables.
El Almacn est mal localizado o existe una mala distribucin: Con demasiada frecuencia hay que recorrer
trayectos y pasillos trazados sin obedecer ningn tipo de sistema y muchas veces se van atendiendo los
pedidos recogiendo de manera memorista o segn el parecer del operario. As se originan trayectos largo se
intiles adems de la necesidad de mayor tiempo de aprendizaje para acostumbrarse a esta carencia
sistemtica.
Deficiente colocacin de la mercanca: Esto dificulta la localizacin rpida para acomodar y/o surtir la
demanda. Se deber posicionar adecuadamente las mercancas ms pesadas o voluminosas, adems de
tener muy presente la rotacin de las mercancas. Durante el almacenamiento, el principal factor que se
considera es la rotacin de los productos. Los productos de mayor rotacin se almacenan cerca de la salida
de los mdulos. Incluso los productos con fecha de vencimiento reciente se ponen cerca de la vista y los de
mayor vencimiento atrs.
En el almacn se espera demasiado tiempo: Se espera por ejemplo con los documentos relacionados con
los pedidos y que tiene que venir de las oficinas, excesivos tiempos de espera de los medios de transporte,
la carga y entrega de los productos solicitados.
Equipo de Almacenamiento Inadecuado, Obsoleto o en mal estado: La composicin de las estanteras,
armarios, pallets, contenedores, etc., debe ser la ms idnea para la correcta ubicacin y acomodamiento de
los materiales o mercancas a almacenar.
Equipo de Manejo de Materiales Insuficiente o Inadecuado: El equipamiento para la manutencin es muy
importante, ya que evita excesivos costos en la distribucin fsica de los materiales, facilitando su transporte
y ubicacin.
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GESTIN INIDVIDUAL
1. Investigar en cualquier libro de marketing o Distribucin y Logstica, La Metodologa JUST IN TIME (JIT).
2. Realice una investigacin dentro de nuestro pas y cite por lo menos dos ejemplos de empresas que
utilicen este mtodo.
3. Presentar el trabajo individual el primer da de clase.
PRUEBA DE LECTURA
(INDICACIONES ACERCA DE LA FECHA Y HORARIO EN QUE SE ENCONTRAR HABILITADO EL
MOODLE PARA RENDIR LA PRUEBA DE LECTURA E INDICACIONES SOBRE LAS UNIDADES A
CONSIDERARSE EN LA PRUEBA SEGN EL CASO Y CRITERIO DEL DOCENTE-)
FECHA: 13 DE MAYO 2016
Pgina 41 de 41

Guía de Estudio. Administración de Bodegas e Inventario

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DATOS INICIALES DE IDENTIFICACIN

ING. OMAR MARTNEZ JIMNEZ

Resumen hoja de vida:

NOTA EVALUACIONES FRECUENTES

ASISTENCIA: Porcentaje mnimo de asistencia: 60% (niveles de Ingles 70%)

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GUA DE ESTUDIO. ADMINISTRACIN DE BODEGAS E INVENTARIO. 2014. ING. PAOLA

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DIFERENCIACIN GESTIN DE STOCKS GESTIN DEL ALMACN Pg. 10

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UNIDAD 1. LA ADMINISTRACIN DE ALMACENES Y MANEJO DE MATERIALES.

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Recibe y almacena productos tales como materias primas y componentes

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un registro exacto del inventario del almacn

Almacenes de comestibles perecederos

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Tema 2. DIFERENCIACIN GESTIN DE STOCKS GESTIN DEL ALMACN.

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Tema 2.Gestin de Stocks

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Pedidos con cantidades iguales en fechas variables

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Matemticamente, lo expresaremos de la siguiente forma:

Pedidos de cantidades variables en fechas variables

El stock medio viene dado por la siguiente expresin:

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Sistemas de Gestin de Stock

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El modelo de Wilson y el tamao ptimo de pedido

Costes de emisin de pedidos (CP)

Costes de almacenamiento (CA)