FASES Y CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

El hecho de k los proyectos sean empresas nicas los involucra necesariamente con un grado de
incertidumbre. Organizaciones k ejecutan proyectos comnmente dividen cada proyecto en fases
para proveer una mejor administracin y control as como interfaces a las operaciones presentes
de la organizacin. De manera colectiva las fases del proyecto se conocen como el ciclo de vida
del proyecto cada fase de un proyecto est delimitada por la terminacin de uno o ms
entregables.
Un entregable es un producto del trabajo tangible y verificable con un estudio, diseo o prototipo
convencional. Los entregables, y por lo tanto las fases, son partes generalmente secuenciadas
lgicamente para asegurar una definicin correcta del producto del proyecto.
La conclusin de una fase de proyecto es generalmente delineada por una revisin del
entregable clave y desarrollo del proyecto para lograr
a) Que se determine si el proyecto debe continuar a la siguiente fase
b) Detectar errores y corregirlos de manera eficiente
Estas revisiones al final de cada fase son llamadas solidas de fase, por tales de etapa o puntos
de congelamiento.
Cada fase normalmente incluye un conjunto de productos de trabaja bien definidos y diseados
para establecer el nivel de control administrativo deseable. La mayora de estos elementos estn
relacionados con el entregable de la fase primaria y las fases tpicamente reciben sus nombres
segn estos productos: requerimientos, diseo, construccin, texto, inicio, entrega y otros.
La mayor parte de las descripciones de los ciclos de vida comparten las siguientes
caractersticas:
-

Niveles de personal y costo son bajos al principio, ms alto hacia el final y caen
rpidamente al concluir el proyecto.
La probabilidad de que el proyecto tenga xito es muy baja y por lo tanto los riesgos son
ms altos al inicio del proyecto.
La probabilidad de tener xito generalmente aumenta de manera progresiva conforme
avanza el proyecto.
La habilidad que tiene los inversionistas de influenciar el proyecto y el costo es ms alta al
principio y baja conforme avanza.
Un factor clave para causar este fenmeno es que el costo de corregir errores
generalmente crece conforme avanza el proyecto.

Las cinco fases en la administracin de proyectos

Fase I inicio:
Reconociendo que un proyecto es de valor
Determinando lo que se debe lograr del proyecto
Determinando el objetivo global del proyecto
Determinando las expectativas generales de clientes, administracin u otras personas
involucradas
Definiendo el alcance general del proyecto
Seleccin de los miembros del equipo de trabajo
Fase II planeacin:
Afinando el alcance del proyecto, estableciendo el balance adecuado entre resultado, tiempo, y
recursos.
Listado de tarea y actividades que guiara a lograr los objetivos del proyecto

Listado de actividades priorizadas y ordenadas

Desarrollando el calendario, presupuesto y la asignacin de recurso para terminar con el xito
del proyecto
Desarrollando el plan general del proyecto
Fase III EJECUCION:
Liderando y dirigiendo al equipo de trabajo
Reuniones con el equipo de trabajo
Comunicacin con la gente involucrada en el proyecto
Resolucin de conflictos, problemas que surgen durante el proyecto
Aseguramiento necesario de recursos (dinero. Gente equipo) para sacar adelante, el plan de
proyecto
Fase 4 CONTROL:
Monitoreo de desviacin el plan
Tomando acciones correctivas para mantener el plan
Avaluando cambios al proyecto solicitadas por los clientes, directivos y personal involucrado
Recalendarizando el proyecto segn sea necesario
Asignando los recursos segn sea necesario
Cambiando (acortando generalmente) el alcance del proyecto
Regresando a la etapa de planeacin para hacer ajustes en los objetivos, del proyecto aprobado
por los directivos.
FASE5 CIERRE:
Finalizando operaciones y desintegrando al equipo
Aprendiendo de la experiencia del proyecto
Revisando el proceso y resultados del proyecto con directivos, miembros del equipo de trabajo y
personas involucradas
Elaboracin de reportes e informe final.
Las doce reglas en la admn. De proyectos
1.- tienes que establecer el trabajo en grupo para tener un buen resultado
2) tienes que construir el mejor equipo que puedas
Tienes que desarrollar un plan viable global y de fcil actualizacin
Tienes que determinar cundo realmente necesitas que las cosas sucedan
Tienen que establecer un calendario realista
Tienes que no intentar ms de lo que est bien hecho
Tienes que recordar que la gente cuenta
Tienes que ganar el formal y creciente apoyo de la direccin y gente involucrada
Tienes que estar dispuesto a cambiar
Tienes que mantener a la direccin informada del estado general del proyecto
Estar dispuesto a intentar cosas nuevas (innovar)
Tener presentes que un lder es mejor que un directivo
FASE I INICIO:
Introduccin
Es esta fase de inicio es donde se empieza en si con el arranque de proyecto, de las primeras
cosas que se tiene que establecer con las prioridades entre proyectos, metas, objetivos y la
identificacin de riesgos que pueden afectar a nuestro proyecto, se tendr que escoger a los
miembros del equipo de trabajo que nos ayudaran a que el proyecto llegue a buenos trminos,
solo as estaremos listos para empezar con el plan de proyecto
OBJETIVO

Al finalizar el captulo el participante podr establecer las prioridades entre proyectos definir
metas objetivos as como la identificacin de los riesgos inherentes al mismo y determinacin de
los miembros del equipo de trabajo as como dominar los conceptos bsicos de liderazgo.
ESTABLECIMIENTO DE PRIORIDADES
LISTA D PRIORIDADES
HOJA DE PRIORIDAD DE LOS PROYECTOS
NOMBRE
.
FECHA
.
CARGO
.
LISTA DE RIESGOS
1.
2.
3.
4.
5.

Estatus
Objetivo
Proyectos
Alto, medio, bajo
Primario

ESTABLECIMIENTO DE PRIORIDADES
1. LISTAR todos los proyectos e ideas de proyectos en su rea de responsabilidad.
2. Determinar la importancia de cada proyecto
3. Determinar el costo relativo y el tiempo requerido para desarrollar cada proyecto
comparado con los dems.
4. Determine la factibilidad de realizacin de cada proyecto. Aplicando la TIR y pareto
5. Determinar el riesgo asociado de cada uso de proyectos, alta factibilidad est asociada a
bajo riesgo comnmente, pero tambin se puede dar el caso de alta factibilidad y alto
riesgo
6. Elaborar lista de objetivos, factibilidad de realizacin, los riesgos asociados a cada
proyecto, se recomienda realizarla junto con los miembros potenciales de equipo de
trabajo para llegar a establecer un consenso antes de priorizar l trabajo
7. Eliminar de la lista aquellos proyectos no factibles o no viables y recomendar la lista
nuevamente, la decisin de priorizar los proyectos , no se toma solo, sino con las personas
establecidas en el pinto 6
8. Seleccionar el proyecto ms importante. Sin olvidar la rentabilidad del m ismo
RAZONAES PO LAS QUE SE ELIMINA UN PROYECTO
Dinero, personal, tecnologa, tiempo u otros recursos para llevar a cabo el proyecto.
Conflicto entre metas del proyecto contra metas de la organizacin.
Que los resultados del proyecto violen polticas, leyes, medio ambiente y otros aspectos
negativos que violen la imagen pblica de las organizaciones.
Conflicto con otros proyectos que tienen mayor prioridad y estn en proceso.
CRITERIOS PAR ESTABLECER METAS
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Deben ser especficas y determinadas cuantitativamente

Ser realistas
Contener el componente tiempo
Ser medibles
Ser consensadas con directivos y equipo de trabajo
Asignar responsabilidades para llevar a cabo las metas. (claras responsabilidades)

ESTABLECIMIENTO DE METAS, OBJETIVOS Y ALCANCES DE LOS PROYECTOS

METAS PASO a paso:

1. Establecer una lista de metas de proyecto
2. Analizar la lista y elimine cualquiera que no est directamente relacionada con el
proyectos
3. Analizar la lista nuevamente y revisarla de acuerdo a los seis criterios y determine que
metas son realizables.
EJEMPLO:
META N1: completar el proyecto a tiempo: 21 de octubre del ao 2008
META N2: completar el proyecto con el presupuesto y los recursos disponibles: con una erogacin
de $4, 520,000 y con 225 trabajadores
META N3: completar el proyecto obteniendo la calidad deseada en el resultado final:
Cumpliendo con las especificaciones 37-f de acabados
CLASIFICACION:
Genrico y especficos. Se pueden plantear en forma cualitativa
*se deben plantear en tiempo infinitivo
Los objetos consisten en un fin especfico, la construccin de una casa es en objetivo
Los objetivos requieren que se definen, claros y concisos y que todos los participantes del
proyecto los entiendan.
PASOS PAR DETEMINAR OBJETIVOS
- Rena a los integrantes del proyecto, incluyendo a aquellos que se vern afectados en su
trabajo por causa del proyecto y a cualquiera que por razones de experiencia, ser expertos
o por su posicin, puedan contribuir en la planeacin del mismo.
- Establezcan el objetivo y este seguro de que este sea entendido y aceptado por todos se
requiere tener un prrafo que denote la intencin general del proyecto, para enfocar los
esfuerzos de todos en la tarea.
- Establezcan las restricciones, los objetivos especficos y las condiciones bsicas, si son
conocidas.
PASOS PARA DETERMINAR OBJETIVOS, (continuacin)
- Un buen objetivo establece el resultado final de tal forma que sea reconocido, entonces,
todo mundo tendr conocimiento de cuando deber ser alcanzado.
- Las restricciones son regularmente, tiempo, dinero o escases de recursos tcnicos o
materiales-.
- Usted debe conocer las restricciones por adelantado, pero si esto no sucede, usted deber
determinarlas.
- CARACTERISTICAS( cualitativos)
- 1. Conocer un compromiso
- En tiempo acotado
- A un costo determinado
- Con un grado de calidad
- Que sean cuantificables
Primeras, Entradas, Primeras, Salidas (PEPS)
CONTROL DE ALMACEN
Ultima, Entrada, Primera, Salida (UEPS)
Orden de compra
Cotizacin
Entrada de almacn = Kardex
Salida de almacn

Resguardo
INVENTARIO= $/almacn en obra

General
Partidas

CONTROLAR: ALMACEN VS ESTIMACIONES (mes en mes)

FECH
A

N.FAC
TURA

INSUMO

UNIDAD

PRECI
O

ACUMUL
ADO

EXISTEN
CIA

ACU
MULA
DO
20bul
tos

$salida

$acumula
do

20oct

325

Ton

$2,450

$2,450

20 bultos

22oct

642

Ton

$
2,500

$4,495

20 bultos

24oct

-----

Cem.
Cruz
Azul
Cem.
Cruz
Azul
Cem.
Cruz
Azul

--------

-----

------

---------

20

40
bulto
s
20

Ton

-------

----------

$2450

$2450

10

10

$1250

$3,700

Diferencia
=

$1,250

PEPS

1 Estimacin= $175,418.15 S/IVA

Del 12 al 31 de enero= 1 MES
P.U.=C.D.*F.S.C.
F.S.C.=1.22
C.D.= $175,418.15/1.22= $143,785.37

C.D.=

Material
M.O.

$175,418.15/3= $58,472.72 ( este valor debe ser igual al C.D.

del material, equipo y M.O)

EQUIPO

Si logro hacer los tres anteriores costos directos con

un valor menor al de arriba aumenta mi utilidad y si la realizo con una cantidad mayor a la de
arriba baja mi utilidad.