1.

EL DATO Y LA INFORMACIN
En primer lugar, se puede afirmar que un dato es diferente a la informacin,
aunque algunas veces se tiende a la confusin. Esas diferencias se aclararn a
continuacin para mayor comprensin.

1.1. El Dato
Se considera como una unidad pequea, elemental y de gran importancia, ya que
con la ausencia de uno slo, puede dificultar la debida fluidez, claridad, solidez y
precisin de la informacin.
Adems, un dato puede ser representado a travs de un smbolo, letra o nmero
para as identificar una cualidad o una cantidad.

1.1.1. Clases de datos

Los datos se pueden clasificar de la siguiente manera segn su funcionalidad.

Numricos: Son aquellos que nos permiten estimar una calificacin, una
medida, un porcentaje o una operacin que lleva implcita una funcin de
tipo matemtico o estadstico. Por ejemplo, cuando identificamos cantidad
de compras al ao mes a mes, precios de productos, cantidades de
clientes.

En Cadena: Se denominan de esta manera porque generalmente estn

incluidos en un texto y permiten que ste tenga una secuencia lgica dentro
del contenido. Se distinguen porque estn representados con un smbolo en
representacin de una funcin, o encerrados entre comillas, en signos de
admiracin, con apstrofes, entre otros. Por ejemplo, cuando se afirma: An
a este tiempo una de las obras ms ledas y recordadas sigue siendo: El
Hidalgo Caballero Don Quijote de la Mancha.

Lgicos: Estos permiten emitir un juicio de razn que puede estar

contenido en uno o varios criterios, como por ejemplo cuando en una
encuesta se pide determinar una sola respuesta SI o No, femenino o
masculino o por ejemplo determinar un rango. Ej. (5,10, 15, etc.).

1.2. Etapa de un Dato

Para que un dato tenga efectividad en su contenido requiere atravesar las
siguientes fases: (Ver figura).

Como se puede observar claramente en la grfica anterior, en la medida en que se

recolectan los datos se procede a realizar un procesamiento de stos, para que
as se transformen en informacin.

1.3. La Informacin
Se puede definir como un conjunto de datos, debidamente organizados, que
apoyan el objetivo de la comunicacin en una actividad, una investigacin o
estableciendo de manera comparativa una situacin o un fenmeno.
La informacin cumple con el objetivo de trasmitir un mensaje, que va a permitir
tomar una decisin, tanto a nivel personal como empresarial que conllevar a un
punto de dificultad, pero a su vez a una solucin.
De acuerdo a lo anterior, se puede entender que la informacin no divaga en su
cuerpo, sino que, por el contrario, se concreta como se puede observar en el
siguiente esquema: (Ver grfico).

1.4. Tipos de Informacin

Al igual que los datos, la informacin tiene una caracterizacin diferente,
dependiendo de la naturaleza de su contenido:

Personal: Es aquella que nos da a conocer ciertos rasgos de un personaje

o personajes especficos, cualidades, sentimientos y actuaciones.

Institucional: Rene en sus contenidos aportes acerca de las acciones de

tipo administrativo, operativo y funcional de una entidad.

Documental: Facilita informacin acerca de uno o varios documentos.

2. DOCUMENTO

Empecemos por decir que un documento es un instrumento que contiene la

informacin necesaria para realizar la transmisin del conocimiento humano, y
que de manera precisa da testimonio e ilustra una circunstancia o situacin
facilitando el acceso a temas especficos.
2.1. Documento de Archivo
Se puede definir como un soporte u objeto de conservacin que registra
evidencias de diferente ndole propias de una organizacin, que giran en torno a la
funcin administrativa, y son producto de una gestin de orden cultural, jurdico,
histrico, entre otros.

2.2. Documento Electrnico

Es aquel que est constituido por la informacin que se genera, recopila, analiza e
incluso se enva a travs de dispositivos de carcter digital o electrnico,
previamente seleccionado y seriado, acorde con los datos contenidos en l.
Adems, se origina de una fuente de su misma naturaleza, como por ejemplo el
internet, los correos, el tlex, telefax, chips de memorias, entre otros.

2.3. Caractersticas de los Documentos de Archivo

Se agrupan segn su naturaleza, situacin, persona o entidad que las produce:
1.

Internas

2.

Externas

1.
Internas: Son aquellas caractersticas que hacen parte de la esencia del
documento y que estn implcitas en l. Las ms comunes son:

Entidad Productora: Hace referencia a la persona (autor) o empresa que expide el

documento, registrado por lo general en el membrete o como remitente de ste.
Esta caracterstica se hace presente tanto en el sector pblico como en el privado.

Orgenes Funcionales: Se entiende por aquella funcin, cargo o trmite que

motiva la elaboracin y produccin del documento. Tambin se le llama funcin
facilitativa, ya que apoya la ejecucin de una actividad y sirve de soporte a una
respuesta o inquietud. En caso de que se requiera su descripcin detallada se
denomina: funcin sustantiva.

Fecha y Lugar de Produccin: Seala con precisin el origen del documento en

tiempo y espacio, es decir, el da, mes y ao, as como la ubicacin en el cual fue
realizado.

Contenido sustantivo o substancial: Se refiere especficamente al cuerpo o

contenido del documento de una manera amplia y detallada.

2. Externas: Son aquellas caractersticas que no dependen del cuerpo del

documento, sino que son parmetros que hacen que ste se realice de
determinada manera, y se pueden clasificar de la siguiente manera:

Clase: Se refiere al tipo de mensaje que se desea trasmitir en el documento.

- Textual: Porque sus contenidos estn escritos en el papel.

- No Textuales: En algunas ocasiones pueden contener escritos pero la diferencia

radica en que se elaboraron para ser interpretados visual, auditiva e incluso
manualmente, como, por ejemplo: los documentos informticos, fotogrficos,
grficos, sonoros, mapas y planos.

Tipo: En este caso se refiere al motivo que genera la creacin del documento y la
entidad misma que lo emite, por ejemplo, las cartas, memorandos, circulares,
informes y que, por la destinacin, requiere cumplir con las normas tcnicas.

Forma: Seala especficamente su contenido en original y copia. Se debe

identificar el original con alguna clase de marquilla, en algunos casos se emplea la
mencin N/A, que significa no aplicable con el nimo de que no sea empleado
para el trmite, sino que lo conserve el primer interesado.

Formato: Refleja la presentacin en fsico del documento dependiendo su clase,

por ejemplo:
- Los textuales: Se organizan por legajos, cajas, libros, entre otros.
- Los no textuales: Como las imgenes y los sonoros, ejemplo: cintas, microfilms,
cds.
Cantidad: Hace referencia al nmero de ejemplares del documento.

2.4. Caracteres de los Documentos de Archivo

Son aquellos principios que deben conservarse en los documentos como parte de
la legalidad, importancia y veracidad que los identifica:

Carcter Seriado: Se conoce por este trmino a la generacin de documentos

uno a uno, producto de acciones repetitivas, como por ejemplo las actas, los
acuerdos y resoluciones, los cuales estn encaminados a funciones especficas.
Carcter de Unicidad: Este indica que cada documento en su produccin es
nico y no hay ms ejemplares idnticos, ni publicaciones. Las copias deben ser
tenidas en cuenta como un documento ms que cumple con las condiciones
necesarias para trmites determinados, por esta razn no rompe este carcter.

Carcter de Objetividad: Como su nombre lo indica, el documento debe cumplir

con el objeto o con la actividad institucional o personal para la cual fue diseada
y no debe dar paso a apreciaciones subjetivas en su contenido. Como muestra de
esto, en la mayora de los documentos se anota el asunto o la referencia, y en
algunos, como en el caso de los contratos, el mismo ttulo que indica la
descripcin precisa y orienta su contenido especficamente a lo que persigue.
Integridad: El documento bajo ninguna circunstancia puede ser alterado en su
forma interna ni externa, por esta razn es necesario que sus especificaciones
sean lo suficientemente precisas y claras para que de esta manera se proteja de
modificaciones.
Interrelacin: De ninguna manera un documento con carcter archivstico cumple
una funcin aislado de otras actividades registradas en otros documentos. Por el
contrario, acta como una pieza de un conjunto, e interacta con los dems de la
unidad. Por ejemplo, si en las bodegas de un almacn, se genera un documento
de una devolucin se afecta otra rea con estos documentos. Es decir, si la de
contabilidad registra en documentos las acciones, pero a su vez, determina que la
situacin se present por negligencia de un funcionario en el desempeo de su
cargo, puede realizarse una notificacin hacia la gerencia y repercute al rea de
Talento humano, que seguramente tomar medidas y se manifestar mediante la
expedicin de un memorando.

2.5. Elementos de un Documento de Archivo

Se definen como aquellas caractersticas que hacen posible la clasificacin de un
documento para que ste pueda ser archivado segn sus especificaciones, como
se puede observar a continuacin:
Soporte: Se considera soporte al material a travs del cual se realiza la
transmisin de conocimiento en medios electrnicos, magnticos, evidencias
fsicas, entre otros.

EL DATO Y LA INFORMACIN
Tcnica: Hace referencia a los medios que normalmente se utilizan para la
transmisin del contenido documental. (Ver imagen).
Estructura: Constituye los datos especficos que conforman el documento y que lo
hacen diferente de los otros, por ejemplo, fecha, destinatario, saludo, clusulas,
despedida, contenidos, anexos y firmas.