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Capacitacin para

la EPSA Boliviana

No. 41

Adquisicin de
Bienes y Servicios

Autor: Lic. Michael J. Roca Cladera

Mayo, 2004
La Paz - Bolivia

s i s t e m a

m o d u l a r

d e

c a p a c i t a c i n

Administracin
Financiera

Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

PREFACIO
Proporcionar herramientas operativas sencillas y giles que faciliten el manejo de los
sistemas de abastecimiento de agua potable y de alcantarillado sanitario con criterios
de calidad, eficacia y eficiencia, constituye uno de los requisitos fundamentales para el
fortalecimiento y la consolidacin, especialmente, de las pequeas y medianas
empresas de servicio en el pas. Esta es una tarea requerida y fomentada por la Ley
No. 2066 de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario del 11 de abril 2000.
En el marco de sus servicios de capacitacin, el SAS quiere dar a conocer guas
prcticas que conduzcan al logro de la excelencia en la gestin de las entidades
prestadoras de servicios de agua y alcantarillado sanitario. Asimismo, pretende crear
determinados conocimientos y competencias transversales mnimas que deberan
existir por igual entre todos y cada uno de los funcionarios de esas entidades. Esta
iniciativa puede contribuir a la reduccin de los consabidos efectos de los deficientes
servicios de AP y ALC-S que atentan contra la salud y el medio ambiente y que forman
parte de las causas estructurales de los problemas que vive Bolivia.
El presente documento es, uno de los textos didcticos de la serie de mdulos de
capacitacin del Sistema Modular que el SAS viene preparando desde 1999. La forma
de presentacin representa una innovacin didctica en el sector saneamiento bsico
en el pas; todos los mdulos correspondern a un mismo concepto didctico y a un
estilo uniforme de diagramacin.
Deseamos que, ste como todos los textos didcticos por publicar enriquezcan a
capacitados y docentes, sea en la situacin del curso como en el estudio individual.

Ing. Ronny Vega Mrquez


Gerente General
ANESAPA

41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1

Lic. Michael Rosenauer


Coordinador del Programa de Agua
Potable y Alcantarillado Sanitario
en Pequeas y Medianas Ciudades
PROAPAC - GTZ

SISTEMA MODULAR

Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

NDICE GENERAL
Pg.
PREFACIO

SIGLAS Y ABREVIACIONES UTILIZADAS

INTRODUCCION

1. GENERALIDADES
1.1 Objetivos generales de la funcin compras

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2. ESTRATEGIA EN LA FUNCIN COMPRAS


2.1 Definicin de planificacin estratgica
2.2 Niveles de planificacin estratgica a considerar en la funcin
compras
2.3 Contribucin de las compras a la estrategia de la EPSA
2.4 Retos en el establecimiento de estrategias y objetivos especficos
de la funcin compras
2.5 Planificacin financiera con los proveedores
2.6 Tendencias econmicas contextuales
2.7 Cambios organizacionales para facilitar la productividad y la
eficiencia a largo plazo

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3. ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS


3.1 Centralizacin o descentralizacin de las compras
3.1.1 Centralizacin de las compras
3.2 Descentralizacin de las compras
3.3 Separacin o combinacin de funciones vinculadas con las
compras
3.4 Relacin con otras reas o departamentos
3.5 Relacin del departamento compras con el departamento de
almacenes
3.6 Relacin del departamento compras con el departamento de
produccin
3.7 Relacin del departamento compras con otros departamentos
3.8 Estructura del departamento de compras
3.9 Jefe de compras
3.10 Compradores o cotizadores
3.11 Personal administrativo

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4. PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACIN


4.1 Etapas en el proceso de compras
4.2 Procedimiento para efectuar las compras
4.2.1 Formularios
4.3 Documentacin a utilizar
4.3.1 Solicitud de compra
4.3.2 Solicitud de cotizacin
4.3.3 Pedido de compra
4.4 Ordenes urgentes y precipitadas
4.5 Manual de polticas y procedimientos
4.6 Flujos de informacin

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Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

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4.6.1 Flujo de informacin interna dirigida a compras


4.6.2 Flujos de informacin externa dirigida a compras
4.6.3 Investigacin del departamento de compras y del proveedor
4.6.3.1 Organizacin para investigacin de compras
4.6.3.2 Aspectos a ser investigados del proveedor
Modalidades y cuantas

5. SELECCIN Y EVALUACIN DEL PROVEEDOR


5.1 Seleccin y relaciones con el proveedor
5.2 Fuentes de informacin de proveedores
5.2.1 Catlogos
5.2.2 Expediente en Micropelcula
5.2.3 Revistas de Comercio
5.2.4 Publicidad Industrial
5.2.5 Directorios Comerciales
5.2.6 Utilizacin del Internet
5.3 Representacin de ventas y conducta tica
5.4 Archivo de vendedores
5.5 Visitas a los proveedores
5.6 Muestras
5.7 Disminucin de la lista de proveedores
5.8 Evaluacin del proveedor
5.9 Evaluacin informal y formal de los proveedores actuales
5.9.1 Evaluacin informal
5.9.2 Evaluacin formal
5.10 Relaciones comprador-proveedor
5.11 Concentracin de compras en una sola fuente
5.12 Compra del fabricante o del distribuidor
5.13 Compras para el personal de la EPSA
5.14 Intereses sociales, polticos y ambientales

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6. ADQUISICIN DE BIENES
6.1 Aspectos de la adquisicin de bienes de capital o inversin
6.2 Compra de equipo nuevo
6.3 Consideraciones especiales en la compra de equipo
6.4 Obtencin de equipo usado
6.5 Alquiler del equipo
6.6 Ventajas y desventajas del arrendamiento
6.7 Tipos de arrendamiento

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7. CONTRATACIN DE SERVICIOS
7.1 Criterios para analizar los servicios
7.2 El proceso de contratacin de servicios
7.3 Reconocimiento y especificacin de la necesidad
7.4 Anlisis de las alternativas de abastecimiento
7.4.1 Fuente
7.4.2 Precios
7.5 Acuerdo de compra
7.6 Administracin del contrato de servicio
7.6.1 Seguimiento
7.6.2 Pago
7.6.3 Registro y Otros Aspectos de la Administracin de Contrato

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Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

8. COMPRAS EN EL EXTRANJERO
8.1 Razones para comprar en el extranjero
8.2 Precio
8.3 Calidad
8.4 No existencia en el mercado local
8.5 Mejor servicio tcnico
8.6 Tecnologa
8.7 Problemas potenciales de las importaciones

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ANEXOS
Anexo 1:
Anexo 2:
Anexo 3:
Anexo 4:
Anexo 5:
Anexo 6:

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Formato de Planificacin de Mdulos (FPM)


Modelo de solicitud de compra para una EPSA
Modelo de solicitud de cotizacin para una EPSA
Modelo de pedido de compra para una EPSA
Modelo de informe de recepcin de compra para una EPSA
Ejemplo de un manual de procedimientos administrativos
en la contratacin de bienes y servicios en una EPSA
Anexo 7: Ejemplo de un reglamento interno de contrataciones de
una EPSA
Anexo 8: Glosario
Anexo 9: Bibliografa

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SIGLAS Y ABREVIACIONES UTILIZADAS


$us.
ALC-S
ANESAPA

SB
SIIF
SIRESE
SISAB
SISPLAN
TGN
UNASBVI
VSB
vs.

dlar(es) americano(s)
alcantarillado sanitario
Asociacin Nacional de Empresas e Instituciones de Servicio de Agua
Potable y Alcantarillado
agua potable
editor(es), editado por, edicin
editorial
ejemplo
Entidad Prestadora de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario
(antiguamente EPS)
Figura
Formato de Planificacin de Mdulos
Fuerza de Tarea
Deutsche Gesellschaft fr Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH
(Cooperacin tcnica alemana)
metro(s) cbico(s)
Ministerio
Programa de Operaciones Anual, coloquialmente Plan Operativo Anual
Programa de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario en Pequeas y
Medianas Ciudades (con financiamiento de la GTZ)
Direccin de Servicios de Capacitacin y Asistencia Tcnica de ANESAPA
(Servicios de Apoyo a la Sostenibilidad en Saneamiento Bsico)
saneamiento bsico
Sistema Integrado de Informacin Financiera
Sistema de Regulacin Sectorial
Superintendencia Sectorial de Saneamiento Bsico
Sistema Nacional de Planificacin
Tesoro General de la Nacin
Unidad de Saneamiento Bsico y Vivienda (ex UNASBA)
Viceministerio de Servicios Bsicos (La Paz)
versus

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AP
ed.
Ed.
ej.
EPSA
Fig.
FPM
FT
GTZ
m3
Min
POA
PROAPAC
SAS

SISTEMA MODULAR

Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

INTRODUCCION
Producto del proceso de globalizacin y la apertura de mercados que experimenta la
economa a nivel mundial, origina una tendencia ms intensa y agresiva a optimizar las
funciones y la eficiencia en las distintas organizaciones. En ese contexto, en las ltimas
dcadas, el tema de compras ha tomado mayor relevancia por su implicancia y
efectos en la administracin de recursos de las empresas.
Las Entidades Prestadoras de los Servicios de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario
en Bolivia, lgicamente, no escapan a esta tendencia, ms an, si consideramos que
nuestra realidad se ve agravada por la limitacin frecuente de recursos que
experimenta la prestacin de los citados servicios en nuestro pas.
Asume entonces, mayor relevancia la funcin compras y la administracin de estas
en una EPSA, en la bsqueda continua y permanente de lograr las mejores
condiciones para el conjunto de adquisiciones de bienes y contratacin de servicios
que efectu cada EPSA.
Estas razones, han orientado para que este texto sea elaborado considerando el actual
contexto en que se desarrolla las actividades de una EPSA en nuestro pas,
proporcionando al lector un conjunto de elementos y conocimientos debidamente
articulados, que permitan entender la forma de organizar la funcin compras, as
como la importancia que tiene el tema en una EPSA. Aspectos que son
complementados con varias consideraciones y condiciones especficas relativas al
accionar de dicha funcin, tanto al interior y exterior de la EPSA.
Tomando en cuenta las diferentes formas de organizacin jurdica, que puede adoptar
una EPSA, el presente texto pretende llegar a un conjunto de lectores que
desempeen distintas labores al interior de cualquier EPSA, proporcionando un
conjunto de conceptos y herramientas que le permitan aumentar sus conocimientos,
destrezas y habilidades para comprender o desenvolverse en la funcin compras.
Aspectos que en un caso, permitirn mejorar el accionar administrativo considerando
las permanentes y mltiples vinculaciones de la funcin compras con todas las reas
de la EPSA y por otra, consolidar, orientar y apoyar el desempeo de aquellas
personas responsables especficamente de desempear la labor de compras en la
organizacin.
El texto desarrolla distintos aspectos relativos a compras que son abordados desde
una perspectiva general de forma que puedan ser considerados en cualquier tipo de
organizacin y de manera ms especfica, en una EPSA en Bolivia. En ese sentido, el
presente texto no esta elaborado, para capacitar y formar a personal de la EPSA para
el cumplimiento y aplicacin de las distintas normas a las cuales estn sujetas las
EPSAs del sector pblico en el tema de compras. Esto implicara, un enfoque
totalmente diferente y sesgado, que requerira detalles y metodologas reflejadas en
normas y bibliografas existentes, abundantemente desarrolladas para el mbito de la
administracin pblica, por lo tanto, las mismas escapan al propsito del texto.
Un argumento que refuerza lo sealado, es que ya existen en nuestro medio
interesantes y consolidadas ofertas de capacitacin en el tema de compras del sector
pblico y el conjunto de normas relativas a la misma, con estructuras programticas
y material totalmente adecuadas para ese propsito.

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Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

En virtud de ello, el texto se limita a explicitar para el caso de las EPSAs del sector, el
conjunto de normas y consideraciones que habr que tomar en cuenta. Este
aspecto, en forma alguna, restringe o limita, a que el contenido del texto no constituya
un aporte para las EPSAs pblicas preocupadas en optimizar la funcin compras, ya
que, proporciona una perspectiva que se complementa con el espritu de la
normatividad vigente.
La temtica desarrollada, as como las distintas propuestas sealadas en el texto,
rescata las particularidades y el contexto en el que se desenvuelven las distintas
EPSAs en nuestro pas, de esta manera, se pretende contribuir al fortalecimiento de
las EPSAs reconociendo nuestra realidad, pero a la vez, cuestionndola a travs de la
forma en que es posible optimizar sus funciones y procesos, para alcanzar
adecuadas formas de gestin y lograr los objetivos que responda de mejor manera a
los fines para los cuales han sido creadas.
No queremos terminar esta introduccin sin expresar nuestro agradecimiento a los
integrantes de la FT4 quienes han aportado algunas bases curriculares, el enfoque
sistmico del rea administrativa-financiera y la recopilacin de normas legales
pertinentes, y al Ing. Denis Angulo Velarde, quien realiz una profunda y amplia
revisin del texto. Finalmente cabe agradecer a la Lic. Janett Ferrel Daz por su prolija
labor de edicin tcnica del texto.

Lic. Michael Johnny Roca Cladera


Autor
Fuerza de Trabajo 4

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Lic. Marco Antonio Snchez M.


Redactor del Texto Didctico

SISTEMA MODULAR

Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

LA ADQUISICIN DE BIENES Y
SERVICIOS PARA LA EPSA
1.

GENERALIDADES
(1)
Todo tipo de entidad responsable de la prestacin de los
servicios de agua potable y alcantarillado sanitario, ya sea del
sector pblico como del sector privado, pequea, mediana o
grande; o con un considerable manejo de recursos monetarios o
limitadas sumas de dinero; de una forma u otra efectan un
conjunto de adquisiciones de bienes, as como la contratacin de
una variedad de servicios ofrecidos por distintos proveedores en el
mercado.
(2)
Ese conjunto de adquisiciones de bienes y contratacin
de servicios, son reflejados en el concepto que se denomina la
funcin compras, la misma que constituye una de las
funciones bsicas de administracin de cualquier tipo de
organizacin. Por tanto, deber entenderse la funcin compras,
como la funcin a travs de la cual, la EPSA canaliza todo
requerimiento tanto de bienes como de servicios necesarios
para la prestacin de sus servicios.

Tipos de EPSAs

Definicin Funcin
Compras

(3)
Cuando nos referimos a la adquisicin de bienes,
entendemos como todos aquellos bienes tangibles, como ser
accesorios, insumos, materiales, computadoras, activos fijos,
etc., necesarios para que las EPSAs desarrollen sus actividades.
(4)
La contratacin de servicios, est referida a todo
esfuerzo intangible realizado por personas ajenas a las
EPSAs, contratadas con un objetivo especfico.
(5)
Utilizaremos la funcin compras, para referirnos a la
adquisicin de bienes o la contratacin de servicios, de forma
indistinta excepto, cuando se desarrolle aspectos especficos
relacionados a alguno de ellos.
(6)
A travs de esta funcin, se apoya a todas las unidades
organizativas de la EPSA, atendiendo sus requerimientos de
bienes y servicios, con el objetivo que puedan desarrollar sus
distintas actividades en forma continua. La funcin compras opera
como parte del proceso administrativo fundamentado en
conceptos, actividades y procedimientos tcnicos y jurdicos.
(7)
La funcin compras, es un proceso que abarca
desde el instante en que se origina un requerimiento de
bienes o
servicios, la seleccin de proveedores,
adjudicacin de la solicitud al proveedor elegido, la
recepcin y entrega del pedido al solicitante y finalmente,

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Pasos de la
funcin compras

El ciclo de las compras

termina con la satisfaccin


de los requerimientos de
las unidades solicitantes.

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Cap. 1. GENERALIDADES

el registro de esta transaccin


documentacin en el rea contable.

con

la

correspondiente

Fig. 1: Flujo general del proceso de la funcin compras


(8)
Por lo expuesto, la funcin compras forma parte de la
administracin de una organizacin y por tanto est comprometida
a efectuar una contribucin efectiva para el logro de los
objetivos de la organizacin, constituyendo La funcin compras presenta los
en una de la funciones que ms desafos ms grandes desafos por la cantidad
presenta en la administracin de los de recursos manejados que utiliza.
recursos. Aspecto que se manifiesta con
mayores dificultades en el mbito de las entidades prestadoras de
los servicios de agua potable y alcantarillado sanitario (EPSA) en
nuestro pas, dados los limitados recursos que generalmente
generan.
(9)
En el presente texto, la forma en que nos referiremos a
la unidad o rea encargada de la funcin compras ser el
departamento de compras, sin que ello implique que
necesariamente deba tener tal nivel o denominacin en la
estructura organizativa de una EPSA, ya que en funcin a su
tamao esta funcin podr ser desempeada por una gerencia,
un departamento, una divisin, unidad, etc.

1.1

Objetivos generales de la funcin compras


(10) El establecimiento de los objetivos generales de la
funcin compras, se orienta a obtener los bienes y servicios
adecuados, de manera que satisfagan los requerimientos de
calidad, cantidad y sean recibidos en el momento preciso en
el lugar correcto, del proveedor seleccionado. Esto implica la
necesidad de contar con proveedores confiables que

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SISTEMA MODULAR

Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

desempeen su trabajo con puntualidad y esmero, prestando


sus servicios en forma correcta tanto antes como despus de la
venta al precio convenido.
(11) Tomar las decisiones en materia de compras
requiere por parte del responsable, mucha habilidad y
responsabilidad; debe tener en mente un conjunto de factores
de calidad, cantidad, precio y oportunidad a considerar al
momento de adjudicar la compra, ya que depende de su
trabajo que la EPSA pueda alcanzar sus metas.
(12) En ese sentido, no es suficiente comprar al menor precio,
ya que si los artculos adquiridos no son
Contar con los materiales o
satisfactorios desde el punto de vista de la calidad, servicios oportunamente, es
de su desempeo o si se reciben despus de lo esencial para no interrumpir el
programado, el haber conseguido el menor precio servicio que presta la EPSA
de compra, resultara irrelevante frente a los
mltiples efectos negativos que ello implicara para la
prestacin de los servicios, y no contar con la adecuada
compra tanto en calidad, cantidad y tiempo, perjudicara el
servicio, tomando en cuenta las caractersticas de continuidad
que deben tener, todos los das del ao.
(13) El siguiente grfico muestra los objetivos generales que
tienen influencia en la funcin compras.

Fig. 2: Objetivos generales de la funcin compras


(14) A fin de contar con una descripcin mucho ms
especfica de los objetivos generales de la funcin compras, se
sealan los siguientes:

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Cap. 1. GENERALIDADES

a) Proporcionar un flujo continuo de insumos, materiales


y servicios
Este objetivo, resulta relevante para evitar la falta de
inventarios de insumos, accesorios o materiales; para la
produccin, distribucin de los servicios y mantenimiento de las
instalaciones de la EPSA. Por ello, no contar con el adecuado
suministro de insumos, accesorios, materiales y servicios podra
ser extremadamente costoso en trminos de produccin y
distribucin de los servicios, adems de ser susceptible a ser
penalizado por el ente regulador. Al mismo tiempo que se
incrementaran los costos de operacin, debido a los costos
fijos y a la incapacidad para atender las demandas de los
usuarios en forma eficiente los reclamos de estos.

Continuidad

b) Conservar inventarios y minimizar las prdidas en el


inventario
Una manera de asegurar un flujo continuo de insumos y
materiales es, conservar grandes cantidades en el
inventario. Pero los activos en el inventario representan
capital inmovilizado que se podra utilizar en otro campo, el
costo de mantener el inventario podra llegar a constituir un
significativo importe de utilizacin de recursos para la EPSA, ms
an si existen ciertos materiales de un valor alto en su costo.

Almacenamiento

Por lo tanto ser importante mantener un


Es esencial, al momento
inventario lo suficientemente holgado sin que de decidir el tamao de los
esto signifique, mantener capital inmovilizado con inventarios,
analizar
la
la correspondiente prdida del costo financiero. Sin relacin costos beneficio.
embargo, tampoco se debe caer en mrgenes
insuficientes de inventario que afecten a los servicios o a las
operaciones habituales de la entidad.
c) Mantenimiento de estndares o controles de calidad
adecuados
La EPSA para prestar sus servicios de forma adecuada requiere
que estos cubran las expectativas de los usuarios y que
respeten las normas de regulacin previstos para tal objeto,
caso contrario, dar como resultado un costo de produccin
elevado con consecuencias no deseables en trminos
econmicos y de imagen ante la opinin pblica. Para evitar
esto, se hace indispensable efectuar un control de
calidad en las compras, tanto en materia de bienes como de
servicios, ya que el costo de corregir una calidad inferior pude
implicar perjuicios enormes para la EPSA.

Control de calidad

En este aspecto, el desarrollo de la tecnologa y la apertura


de mercados producto de la globalizacin exige a los
proveedores mejorar la calidad de sus productos, para
competir a nivel mundial; para ello los proveedores realizan
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Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

todos sus esfuerzos para cumplir con las exigencias de


calidad de los compradores.
d) Encontrar o desarrollar proveedores competentes
Un factor de xito para el ejercicio de la funcin compras,
depende de la habilidad para localizar o desarrollar los
proveedores apropiados. En la medida que esta seleccin
d como resultado proveedores que tengan intereses en
efectuar operaciones comerciales con la EPSA y que estn
dispuestos a asumir las responsabilidades hacia la misma, ser
posible obtener los artculos que se necesitan al costo final
ms bajo. Por ejemplo, si la compra de un complejo sistema
de computacin para el rea comercial de la EPSA, se realiza
con un proveedor con probabilidades de salir del mercado o
cierre sus puertas, imposibilitara a la EPSA contar con un
sistema de mantenimiento a largo plazo, as como tampoco
tendra la posibilidad de modificacin y de actualizacin del
sistema. Por lo tanto, el precio que inicialmente pareca
favorable se convierte en un precio considerablemente elevado,
debido a la incapacidad del proveedor para mantener un buen
soporte en relacin a la venta realizada.

Proveedores

e) Estandarizar, en lo que sea posible, los artculos


comprados
En el mbito de una EPSA es importante mantener la
compatibilidad o estandarizacin tcnica de los
materiales y accesorios, de esa forma, es posible evitar la
dilacin en la resolucin de problemas tcnicos, adems
de facilitar la administracin de inventarios y de las compras.
Por tanto, como regla general, para toda compra que realice
la EPSA debe procurar adquirir los mejores y ms
convenientes materiales. Si la compra de los materiales
requeridos se puede hacer en una cantidad suficiente en
lugar de que se repita el proceso de compra dos o tres veces
en un periodo determinado, la EPSA obtendr resultados ms
convenientes, a travs de un precio inicial ms bajo,
resultante de un descuento por la cantidad.

Estandarizacin

f) Compra de los artculos y servicios requeridos al


precio final ms bajo posible
La funcin compras en cualquier tipo de organizacin de una
EPSA, utiliza una cantidad importante de recursos
Oportunidad
monetarios, por lo tanto, el departamento de compras debe
realizar la bsqueda de precios ms convenientes para
sus compras, sin afectar la calidad de los
Siempre se tiene que
productos requeridos.
El departamento de compras debe esforzarse en
adquirir los artculos y servicios necesarios al menor
SISTEMA MODULAR

evaluar los ahorros en


precios, con relacin a la
calidad de los productos.

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Cap. 1. GENERALIDADES

precio posible considerando:


la calidad,
el envo y,
que los requerimientos de servicio sean satisfechos.
g) Mejorar la posicin competitiva
responsable de los servicios

de

la

entidad

Una EPSA puede ser eficiente solamente si puede


controlar sus costos a fin de proteger el resultado de
gestin. Los costos de adquisicin de materiales y
contratacin de servicios son elementos muy importantes
en la operacin de estas entidades.

Informacin

Las caractersticas tcnicas de los materiales o artculos


adquiridos, pueden llegar inclusive a Incorporacin de nuevos materiales o
modificar o afectar los mtodos de servicios, puede proporcionar reduccin de
produccin
habitualmente costos, mejorando los servicios de la EPSA.
utilizados. Tal es el caso de la
aparicin de un nuevo material utilizado en las conexiones
domiciliares de agua potable como es el politubo, que facilita el
manejo de los accesorios y reduce los costos de la conexin.
La unidad responsable de compras, no solo proporciona
bienes y servicios requeridos, tambin tiene la obligacin de
informar, sobre la existencia de nuevos productos,
materiales o servicios, a la EPSA para que se evalen los
impactos en los servicios que desarrolla.
Finalmente, el departamento de compras tiene como
responsabilidad asegurar el flujo continuo de los
materiales y servicios, necesarios para que sea posible la
prestacin de los servicios en forma continua y con los
parmetros de calidad requeridos por la normatividad vigente.
h) Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas,
productivas con otras unidades organizativas dentro
de la entidad
Las acciones de la funcin compras, no pueden llevarse a
cabo eficientemente slo con el esfuerzo de la unidad
responsable. Para lograr tal eficiencia, es vital la
cooperacin de otras unidades y de las personas que
trabajan en la EPSA. Por ejemplo, los departamentos
encargados de la produccin, debe proporcionar informacin
sobre los requerimientos de insumos y materiales con la
debida oportunidad, para que se tenga el tiempo necesario
para localizar proveedores competentes y llegar a establecer
acuerdos ventajosos para la EPSA.

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SISTEMA MODULAR

Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

Asimismo, los departamentos de ingeniera y de


produccin, deben estar dispuestos a considerar las posibles
ventajas econmicas de usar materiales sustitutos de
proveedores distintos. Esto implica que, la unidad
responsable de compras, debe trabajar estrechamente con
las personas que utilizan los materiales y son responsables de
decidir tcnicamente, qu materiales son los ms adecuados.
Tambin es necesario trabajar con las personas encargadas
del control de la calidad, para determinar los procedimientos
de inspeccin en el ingreso de los materiales; establecer una
fluida comunicacin con los proveedores, acerca de los
cambios necesarios para mejorar la calidad de los materiales.
Igualmente, los responsables de las compras, debern
coordinar y facilitar con el departamento de
contabilidad el pago a los proveedores en forma Establecer relaciones con
oportuna; de esa manera, aprovechar los los proveedores implica,
descuentos por cantidad y mantener buenas entregas oportunas y pagos
en las fechas acordadas.
relaciones con el proveedor. En este sentido, es
importante contar con un flujo de informacin adecuado en las
compras, el mismo que permita la correccin oportuna de
cualquier problema, que se presente con los proveedores, as
como facilitar su pago en las condiciones inicialmente pactadas.
i) Alcanzar los objetivos de compras al menor costo
posible
La unidad organizativa responsable de efectuar la funcin
compras, utiliza recursos para su operacin, tales como
salarios, telfonos, suministros, gastos de correo, gastos de
viajes, gastos computacin y gastos complementarios entre
otros. Si los procedimientos que utiliza la unidad
responsable de las compras no son eficientes, el costo
de esta unidad podr ser excesivo. Los objetivos de la
compra se deben alcanzar tan eficiente y econmicamente
como sea posible, lo cual requiere que el responsable de
compras revise continuamente los procedimientos para
asegurarse que los gastos efectuados sean razonables.

Economas

Si la EPSA no est cumpliendo sus objetivos de compras


debido a una falta de anlisis y de una planeacin adecuada,
es posible que se necesite personal adicional o la capacitacin
del mismo. La EPSA debe estar
permanentemente alerta para efectuar Revisar el cumplimiento de los
las mejoras posibles en los mtodos, objetivos de la Funcin Compras,
con relacin a los costos de
procedimientos y tcnicas de compras. personal y operacionales que utiliza.
En ese sentido, en el departamento de
compras, las etapas innecesarias en el proceso deben ser
eliminadas e incorporar procedimientos sistematizados a
travs de la utilizacin de programas computacionales
SISTEMA MODULAR

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Pg. 15 de 183

Cap. 1. GENERALIDADES

desarrollados para el efecto, de esa forma hacer ms


eficiente el registro y almacenamiento de datos. Al respecto,
en nuestro medio son comercializados numerosos paquetes
informticos que integran la funcin compras con la
administracin de almacenes; algunos otros paquetes ms
sofisticados, hacen que esta integracin sea extensiva a las
reas de presupuestos, contabilidad y tesorera.1
1. La funcin Compras se encarga de realizar los procedimientos necesarios para
satisfacer los requerimientos de bienes y servicios de las unidades que
componen la EPSA.
2. Las negociaciones con los proveedores con relacin a la adquisicin de bienes o
la contratacin de servicios, debe ser realizada sobre aspectos relacionados a la
calidad, oportunidad o tiempo de entrega, precio, cantidad para beneficiarse con
los descuentos.
3. Mantener buenas relaciones con los proveedores, implica obligaciones y
derechos para la EPSA; derechos para exigir la entrega de productos o servicios
de calidad, en los plazos convenidos y con los precios establecidos, obligaciones
de cancelar en las fechas acordadas.
1. Qu significa exactamente el concepto de compras al menor costo posible para
las EPSA?
2. Cul es la diferencia principal entre la adquisicin de un bien y la contratacin
de un servicio?
3. Cul es la finalidad de considerar mantener un stock de inventarios razonables,
y de qu manera se pueden minimizar las perdidas de los inventarios?
4. De qu manera la funcin compras puede integrar a todas las unidades de la
organizacin?

!
?

Existen ofertas de paquetes ofrecidos por las firmas: Alpha Systems S.R.L.
SERCOM
(sercomlp@ceibo.entelnet.bo);
ATI
(alpha.systems@alphasys.com.bo);
(ati@caoba.enetelnet.bo), entre otros.

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Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

2.

ESTRATEGIA EN LA FUNCIN COMPRAS


(15) A objeto de contar con una mejor comprensin de lo que
implica desarrollar una estrategia de la funcin compras, es
necesario entender el concepto de estrategia en forma previa.
Para este fin, a continuacin se rescata la siguiente definicin.

2.1

Definicin de planificacin estratgica


(16) Existen muchas definiciones de planificacin estratgica.
Uno de los primeros en desarrollar este punto de vista fue Peter
F. Drucker2, quien la define como el proceso continuo de
hacer presentes sistemticamente las decisiones capitalistas
(toma de riesgos) con el mayor conocimiento de su futuro
organizando metdicamente los resultados de las decisiones
contra las expectativas por medio de una retroalimentacin
sistemticamente organizada. Establece entonces, el
problema clave del proceso de planificacin estratgico como
Qu debemos hacer ahora para obtener nuestros
objetivos maana?...
(17) As una estrategia es un plan de accin Nos quedamos con la
diseado como alcanzar metas y objetivos definicin de estrategia como
especficos a largo plazo. La planificacin la formulacin de un plan de
estratgica se debe concentrar en los factores accin para alcanzar metas y
claves necesarios para el xito y sobre las objetivos en el tiempo.
acciones principales que deben tomarse ahora para alcanzar un
futuro deseado. Es el proceso de determinacin de las
relaciones de la organizacin con su medio, estableciendo
objetivos a largo plazo y alcanzado la(s) relacin(es) deseadas
por medio de una asignacin de recursos eficiente y efectiva.

2.2

Niveles de planificacin estratgica a considerar en la


funcin compras
(18) Para tener xito una organizacin cualquiera sea su
naturaleza, debe dirigir su planificacin estratgica en tres niveles:

Niveles de
planificacin

a) Corporativo. Esto es, considerar la integridad de la


organizacin. Para las EPSA, las decisiones y planes
responden a problemas como por ejemplo:

Cules son los principales desafos de la EPSA en


relacin a los servicios prestados?.

Peter F. Drucker, Management. Task, Responsabilities, Practices. New York


Harper y Row. 1974.

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Pg. 17 de 183

Cap. 2. ESTRATEGIA EN LA FUNCIN COMPRAS

De qu manera puede asignar de mejor forma sus


recursos la EPSA dada las mltiples necesidades de
inversin y limitaciones de su presupuesto?

Cmo financiar la expansin de los servicios y garantizar


la sostenibilidad de la EPSA?

Cmo llevar adelante una gestin de la EPSA en los


trminos que su contexto espera de ella as como de su
realidad econmica financiera?

b) Unidad. Relativo a aquellas decisiones y planes que se


efectan a nivel de una unidad particular de la EPSA, de
forma tal, que se enmarque y contribuya al logro de la
estrategia corporativa, anteriormente sealada.
c) Funcin. Finalmente, este nivel se refiere a las decisiones y
planes que orientan a cmo cada rea funcional
contribuye a la estrategia de la EPSA, as como a la
asignacin de recursos internos.

2.3

Contribucin de las compras a la estrategia de la EPSA


(19) La dinmica que trae consigo el desarrollo de la
tecnologa en las comunicaciones y su relacin con la
funcin compras en todo el mundo, ha determinado, durante
las dos ltimas dcadas, un creciente reconocimiento a la
planificacin estratgica de las empresas, lo que posibilita una
gerencia que aprovecha las oportunidades que brindan los
mercados para obtener mayores ventajas en sus compras.
Aspecto que, posteriormente, se ve reflejado en los
resultados econmicos de las operaciones.

Contribucin a la
estrategia

(20) El problema clave ya mencionado es, cmo puede


contribuir desde las compras, efectivamente, a los objetivos y
estrategias organizacionales, para las EPSAs?.
(21) Uno de los obstculos significativos para el desarrollo de
una estrategia efectiva de abastecimiento, radica en las
dificultades para traducir los objetivos de la EPSA, en objetivos
de la unidad responsable de las compras, para el presente texto
denominaremos el departamento de compras. Normalmente la
mayor parte de los objetivos organizacionales se pueden
sintetizar en cuatro categoras:
a) De subsistencia.
b) De crecimiento.
c) Financieros.
d) Ambientales.

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Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

(22) La subsistencia, es la mayor necesidad bsica de


cualquier organizacin, realidad por la que traviesan las EPSAs
en nuestro pas.
(23) El crecimiento se puede expresar en mltiples formas.
Por ejemplo, se puede entender como el crecimiento de la
organizacin, el incremento del nmero de empleados, activos,
unidades en operacin, nmero de ciudades o pases en los
cuales opera la organizacin, etc. En el caso de una EPSA, ser
el nivel de cobertura de los servicios, el nmero de
conexiones, el grado de micromedicin, porcentaje de agua no
contabilizada y otros.
(24) Entre los objetivos financieros Los objetivos financieros de la funcin
podemos mencionar: dimensin total del compras deben estar en relacin a la
presupuesto,
excedentes,
utilidades, estrategia general de la EPSA.
ingresos
totales
del
presupuesto,
excedentes, utilidades, ingresos totales, retorno de la inversin,
rentabilidad de los activos, recuperacin de la facturacin de los
servicios, niveles adecuados de liquidez y solvencia, cumplimiento
de obligaciones financieras, recursos para la inversin, etc.
(25) Para las EPSAs, los objetivos ambientales son
considerados en dos mbitos: un mbito externo, referido a
cuidar y cumplir las normas relativas a los intereses
ambientales tradicionales, aire, agua, tierra y recursos naturales
en general; y un segundo mbito interno, relativo al
ambiente organizacional, relacionado a la cultura de la EPSA
que permita la contribucin y adaptacin de valores e
ideales de los empleados, hacia los objetivos y estrategias
de la organizacin.
(26) Lamentablemente, los objetivos tpicos de la funcin
compras, se expresan normalmente en un lenguaje totalmente
diferente, como ser: calidad, envo, precio, servicio, trminos,
condiciones, etc. Por ello, resulta importante sealar como la
funcin compras puede contribuir a la estrategia de la EPSA,
para ello se tienen que establecer los objetivos y
estrategias de compras, en funcin a la estrategia
general de la organizacin.

2.4

Retos en el establecimiento de estrategias y objetivos


especficos de la funcin compras
(27) El primer reto importante que enfrenta el responsable de
compras, es la interpretacin efectiva de los objetivos de
la EPSA y de los objetivos de su departamento. Por ejemplo, si
el propsito de la EPSA es expandir los servicios de forma
acelerada a travs de un proyecto que tiene un financiamiento

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Especificacin de
objetivos

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Cap. 2. ESTRATEGIA EN LA FUNCIN COMPRAS

externo con fechas mximas para el desembolso de los


recursos, la prioridad estar en asegurar el abastecimiento
oportuno de los materiales, antes de obtener menores precios.
(28) El segundo reto, se refiere a la seleccin de la
estrategia para lograr los objetivos deseados. Retomando el
ejemplo anterior, con el propsito de asegurar el
abastecimiento oportuno, se deber analizar si es ms
conveniente efectuar la contratacin con un solo proveedor
para suministrar todos los materiales y accesorios?, o ser ms
conveniente segmentar la provisin a travs de distintos
proveedores?, o finalmente ser ms conveniente fabricar
ciertos accesorios?.

Definicin de la
estrategia

(29) El tercer reto, se refiere a la identificacin y a la


retroalimentacin con respecto a los abastecimientos. Estos
deben ser integrados dentro de los objetivos y estrategias de la
EPSA. Por ejemplo, a causa de alguna nueva tecnologa la cual
se puede tener acceso, podra ser posible contar con un nuevo
dispositivo para efectuar y controlar de manera efectiva los
cortes del servicio relacionados con la falta de pago
directamente en el medidor de agua potable, aspecto que
contribuir de mejor manera a la estrategia establecida en el
rea comercial y financiera de la EPSA.
(30) El desarrollo de una estrategia de compras, requiere
que el responsable est acorde con los objetivos y
estrategias de la EPSA, consciente de las ventajas y
limitaciones organizacionales que la misma tenga.
Asimismo, debe ser capaz de reconocer
El responsable de las compras, no solo
y aprovechar las oportunidades que establece una estrategia en funcin a los
brinda el mercado para enfrentar los tres objetivos de la EPSA, tambin busca
retos citados, para lo cual es oportunidades dentro del mercado.
indispensable desarrollar habilidades
administrativas que permitan establecer las estrategias mas
convenientes en las compras considerando las dificultades que
puedan existir para alcanzar el xito de gestin de la EPSA.

2.5

Planificacin financiera con los proveedores


(31) Es indudable, que en la mayor parte de las EPSAs, la
cantidad de salida de recursos que se tiene hacia los
proveedores es significativa, por ello resulta fundamental
para la entidad prestadora de servicios poder establecer
esquemas de financiamiento que permitan contar con
plazos flexibles para efectuar las compras. As por ejemplo si
los pagos pueden ampliarse de 30 das a 60 das con
determinados proveedores; esto puede dar como resultado un

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Financiamiento con
los proveedores

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Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

tiempo de liberacin del capital de trabajo que podra


emplearse para otros fines.
(32) El departamento de compras podra proporcionar los
elementos que permitan analizar las consecuencias financieras
para ampliar posibles arreglos de pagos y la posibilidad de
hacerlo sin daar la relacin con el proveedor. Obviamente,
cualquiera de esos arreglos podra hacerse Permanentemente se tiene que
solamente con la cooperacin de los proveedores; evaluar las ventajas de plazos
de esta forma, el departamento de compras est en mayores, frente a descuentos por
la mejor posicin para sugerir y evaluar tales pagos al contado.
posibilidades. Igualmente, un exceso de efectivo podra permitir al
departamento de compras efectuar pagos ms rpidos para
obtener descuentos mayores. Est claro que, cualquier cambio en
los trminos de descuento por pago en efectivo, influyen tanto
en la organizacin compradora como en la vendedora.

2.6

Tendencias econmicas contextuales


(33) Los ejecutivos de las EPSAs necesitan estar Influencias del medio
conscientes constantemente de los cambios inmediatos y de en las estrategias
largo plazo que se presenten en el medio econmico general.
Si por ejemplo, estn ocurriendo cambios importantes El Departamento de
en el sector de saneamiento bsico, o estn proyectando Compras, se constituye en
efectuarlos, como ser el diseo de una poltica de generador de informacin
financiamiento para el sector a travs de la de los cambios que se
canalizacin de crditos o donaciones para ciertas presentan en el mercado.
regiones, etc., stos deben ser analizados para tomarse en
cuenta para la formulacin de la estrategia de la EPSA.
(34) En ese sentido, el departamento de compras puede
jugar un papel importante en la identificacin de tendencias
en materia de adquisiciones y en la evaluacin de sus
consecuencias a largo plazo sobre la EPSA. Debido a que el
departamento de compras obtiene constantemente un flujo de
informacin de muy diversas fuentes externas y est en
contacto permanente con los proveedores, puede servir como
un conducto clave para obtener, catalogar y evaluar el impacto
a largo plazo de estos cambios en los mercados de bienes que
habitualmente son requeridos por la EPSA.

2.7

Cambios organizacionales para facilitar la productividad y


la eficiencia a largo plazo
(35) Las estructuras tradicionales de las EPSAs utilizadas para
administrar el flujo de las compras, deben ser revisadas
constantemente para obtener mayor productividad y eficiencia.

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Relacin de cambios
con unidades de la
EPSA

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Cap. 2. ESTRATEGIA EN LA FUNCIN COMPRAS

El departamento de compras debera explorar estos


posibles cambios, y presentar las alternativas a los niveles
de decisin. Por regla general, estos cambios deberan influir
substancialmente en las relaciones entre el departamento
de compras y otras unidades de la EPSA, debido a que
cualquier tipo de decisin tomada implica necesariamente la
modificacin de procedimientos y flujos de informacin al
interior de la EPSA. Por lo tanto, el departamento de compras
juega un papel importante en la dinmica de trabajo en los
siguientes aspectos:
a) Administracin de Materiales:
Es responsabilidad de la jefatura de los almacenes, la
administracin del flujo de materiales, insumos y
accesorios, dentro de la EPSA. Esta jefatura es la encargada
de suministrar los materiales, accesorios e insumos de
acuerdo con la programacin de las operaciones,
asimismo, tiene que proporcionar al departamento de
compras, el flujo de informacin de los requerimientos de las
unidades con las que se relaciona.
b) Administracin de Proyecto:
En aquellas EPSAS que tienen en ejecucin proyectos de
gran envergadura, donde es esencial el control y seguimiento
por separado de los recursos utilizados, como es el caso de
proyectos financiados con recursos de organismos
internacionales,
existen
personas
responsables
expresamente designadas para las compras, quienes
deben trabajar en coordinacin y comunicacin con el
departamento de compras.
c) Administracin de Logstica:
Todas las funciones del flujo de materiales, insumos o
accesorios (administracin de materiales) y las funciones de
produccin de ciertos accesorios, si los fabrica la EPSA,
(administracin de distribucin fsica) deben ser incluidos
como parte de la organizacin logstica general al interior de
la EPSA; principalmente, a la adquisicin de bienes y su
correspondiente distribucin en las unidades
solicitantes.
d) Compras Coordinadas con la Produccin:
El departamento de compras busca integrar de forma
efectiva, las acciones relativas a la funcin compras con las
funciones
de
operaciones,
mantenimiento
y
produccin de los servicios de la EPSA. Esta integracin
podr darse de forma vertical u horizontal al interior de la
EPSA, de forma que permita optimizar la funcin compras;
para lo cual, se tiene que realizar la planificacin de tiempos y
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de eficiencia en los procesos de las reas involucradas de la


EPSA y sus respectivos proveedores.

Fig. 3: Relacin departamento de compras con funciones de la EPSA

!
?



4. Los objetivos que persigue la funcin compras, deben estar de acuerdo con la
estrategia que se encuentre definida por la EPSA.
5. Los cambios en los procedimientos de las compras, afectan a todas las unidades
de la EPSA
5. Cules son los retos que tiene que superar el departamento de compras, en
una estrategia de subsistencia de la EPSA?
6. De qu manera la planificacin financiera con los proveedores proporciona
ventajas a la estrategia de la EPSA?
7. Cmo puede afectar la planificacin estratgica corporativa en la adquisicin de
bienes y en la contratacin de servicios?
1. Imagnese una EPSA pequea, donde se presente la oportunidad de expansin
a travs de financiamiento internacional, especifique de qu manera el
departamento de compras contribuye en la estrategia de la EPSA.
2. Proporcione un ejemplo de adquisicin de bienes o contratacin de servicios,
que se aplica en cada una de las estrategias organizacionales.

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Cap. 3. ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

3.

ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS


(36) Sealados los objetivos que persigue la funcin compras,
as como la determinacin de su estrategia y la
contribucin a la estrategia de la EPSA, el siguiente paso es
definir las tareas que ejecutar y cmo est organizado
el departamento de compras.
(37) Para esto, es necesario lograr una articulacin entre las
estrategias que tiene la EPSA y la estructura organizacional que
esta posee, as como el grado de delegacin de autoridad y
decisin adoptada. Las estrategias, una vez que se han
diseado, deben integrarse mediante alguna organizacin
estructural; cualquiera sea el diseo seleccionado, debe existir
la delegacin dentro de la organizacin

Relacin
estrategias con la
organizacin

(38) La estructura de la EPSA, cualquiera sea est basada en


diversos niveles organizacionales, metas y flujos de
informacin. Las metas deben ser ejecutadas de acuerdo con el
plan estratgico de la EPSA; para ello, los procedimientos de
delegacin son segmentos importantes de la integracin de
metas estratgicas y objetivos de la organizacin. Lo que hace
que la actividad de organizar la funcin compras, sea
particularmente difcil, es que no slo se deben considerar la
estrategia de la EPSA y las necesidades
La funcin compras
internas, sino tambin el mundo externo. Por ello, interacta con su entorno, el
hay que considerar que los proveedores ponen un cual debe ser considerado al
marcado nfasis en la mercadotcnica y, el momento de organizarla.
personal (staff) del rea es capacitado, agresivo y
tiene mucha imaginacin y utiliza diversas estrategias para las
venta, por lo tanto, las organizaciones compradoras,
deben estar capacitadas en forma adecuada para
contrarrestar esta externa y, as evitar malas compras.
(39) En una empresa pequea hay, generalmente solo una
persona en el departamento de compras. Por lo tanto, no es
posible la especializacin del personal. Esta nica persona
debe ser quien se encargue de cubrir con todo el proceso.
(40) En empresas mayores, en el proceso de compras,
existe la separacin funcional usual y se identifican actividades
ms especializadas. En este contexto, es posible hablar del
desarrollo de personas expertas en el tema, que les
conducen a una especializacin propiamente.
(41) Gracias a dicha especializacin, el personal responsable
de compras:

localiza los vendedores o proveedores potenciales,

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Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

analiza sus capacidades,

selecciona y clasifica a los proveedores,

determina precios, trminos y condiciones.

(42) Esta actividad, normalmente, es conducida de esta


manera cuando se trata de adquirir materiales, insumos y
suministros, as como en el caso de la contratacin de ciertos
servicios que sean habituales o que no requieran trminos de
referencia especficos para la EPSA.
(43) Una variante de estos, es un proyecto de compras en
donde la especializacin de comprar y de negociar est
basada sobre proyectos o productos terminados especficos.
Esta variante se asocia a las ventajas de concentrar en un
solo proveedor, el conjunto de compras; considerando que
este posee un conocimiento total de todos los aspectos del
proyecto desde el principio hasta el final. Tal es el caso de la
construccin de una planta de tratamiento de agua potable,
cuya ejecucin tiene un conjunto de componentes que se hallan
tcnicamente y estrechamente relacionados, aspecto que
determina encomendar a un solo contratista el total de la obra.

3.1

Compras de obras

Centralizacin o descentralizacin de las compras


(44) Una de las primeras cuestiones a resolver dentro de una
empresa en relacin al departamento de compras, es la de definir
si las compras deben centralizarse bajo un solo jefe.
(45) Cuando una empresa desarrolla sus actividades en un
solo lugar, fsicamente, la respuesta que se puede dar al
interrogante planteado, es obvia. Ser razonable centralizar las
compras.
(46) Pero si se trata de una EPSA con varias regionales o
puntos geogrficamente distantes, el plan a adoptar para la
organizacin del departamento de compras, en el aspecto
que estamos analizando, merece un anlisis detenido. A tal
efecto, muchos sern los puntos para tratar, antes de tomar una
decisin al respecto. As, se debern considerar, por ejemplo:

la ubicacin de los proveedores.

el grado de homogeneidad de los requerimientos de las


distintas oficinas o instalaciones de la empresa.

la clase de materias primas principales a adquirir y que


jugarn un papel protagnico dentro del producto final de cada
una de ellas y dentro del total de las erogaciones de la EPSA.

la ubicacin geogrfica de las oficinas e instalaciones, si


es conveniente efectuar compras en importantes cantidades, etc.

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Razones para
descentralizar las
compras

Pg. 25 de 183

Cap. 3. ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

3.1.1 Centralizacin de las compras


(47) Como norma, se acepta que la funcin de comprar ha
de estar bajo una direccin nica. Esto debe tenerse
presente, siempre que la centralizacin se pueda llevar a cabo
sin mayores tropiezos.

Justificativo para
centralizar

(48) Tratndose de una EPSA con una sola regional u


oficinas y establecimiento, lo razonable es proceder a la
centralizacin de las compras.
(49) Ahora bien, si nos encontramos con una empresa con
ms de una regional en zonas relativamente cercanas, con
requerimientos de productos homogneos, que empleen
las mismas o algunas materias primas similares, debemos
apoyar la centralizacin de las compras. Este caso sera
aplicado en nuestro pas sobre todo en la organizacin de
mancomunidades en los servicios de agua potable y
alcantarillado a nivel de entidades o municipios.
(50) Son varias las ventajas de una centralizacin en las
compras. Por ejemplo, est el poder o capacidad de
compra, la misma que acta de una forma ms pujante.
Simultneamente, se podrn captar, con velocidad y eficacia,
las alteraciones de precios en el mercado.

Beneficios

(51) Con la centralizacin, toda la documentacin se


encuentra en un mismo lugar y bajo un
El Jefe de Compras, tendr
control determinado. De esta manera, las mayor poder de decisin y control.
inspecciones de la documentacin se agiliza y
puede llegar a producir economas en la administracin de las
compras.
(52) La centralizacin implica en ciertos casos, obtener
mejores precios de compra. No slo por el poder de compra
mencionado, sino por el concurso de costos ms bajos para el
proveedor, debido a que ste servir un pedido directamente
a un comprador en lugar de varios.
(53) El capital invertido en stocks ser el mnimo, si se
puede llegar a reducir las existencias mediante la centralizacin
de las adquisiciones.
(54) La centralizacin tiende a la aplicacin de la
estandarizacin de las especificaciones dictadas por los
departamentos o reas tcnicas. Al homogeneizar ciertos
materiales adquiridos con frecuencia, se habr logrado
mejorar los precios de compra.

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3.2

Descentralizacin de las compras


(55) Si bien se trata, de eliminar la compras locales con
proveedores de varios establecimientos, esta decisin
debe ser realizada siempre y cuando se beneficioso para la
EPSA. En otros casos, lo ms apropiado ser descentralizar las
compras. Este ltimo caso, ser aplicado en EPSA organizadas
como mancomunidades, as como de EPSA que cuenten con
regionales o sucursales que requieran compras de poca cuanta
y cantidad, por citar algunos ejemplos.

Justificativo para
descentralizacin

(56) Al descentralizar las compras, se organiza un


departamento en cada regional. Cada sector contar con
un jefe de compras.
(57) Los jefes de compras de los departamentos independientes Gerencia de
de cada regional, tendrn como funcin la de cubrir las necesidades compras
de esos establecimientos. Se puede agregar que es posible la
existencia de una direccin general o gerencia general de
compras, para controlar la labor de cada uno de los jefes. Esa
direccin elaborar normas bsicas para efectuar las compras.
Dichos lineamientos generales se debern cumplir en La informacin sobre compras,
cada regional. Es adecuado que antes de redactarse se encuentra dispersa, y la
las normas, se entable un dilogo fluido entre los coordinacin es ms dificultosa.
jefes locales y la direccin de compras, a fin de
establecer los lineamientos y procedimientos especficos que
sern vigentes en cada EPSA, siempre bajo la perspectiva de facilitar
las operaciones de la misma en el marco de la eficiencia.
(58) La direccin de compras analizar la informacin a
suministrar por los jefes locales en forma peridica.

3.3

Separacin o combinacin de funciones vinculadas con las


compras
(59) A excepcin de la cotizacin y seleccin de proveedores,
se presenta, ocasionalmente, un problema con respecto a
determinadas funciones relacionadas con el departamento
de compras, referido fundamentalmente a:

recepcin de los bienes,

inspeccin,

almacenaje y,

transporte.

(60) La interrogante que surge es establecer si, las funciones


mencionadas, deben formar parte de la organizacin de
compras o, deben estar separadas.

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Cap. 3. ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

(61) En empresas de escasa envergadura, las funciones


de recepcin de los materiales, su inspeccin, almacenamiento
y, trfico, estn bajo la responsabilidad del departamento de
compras. Las razones de economa hacen ventajosa la fusin
de las funciones citadas.
(62) En el caso de una gran empresa, el departamento de Razones para la
recepcin, tendr funciones especializadas y deber estar
separacin de
funciones
subordinado a la gerencia de produccin. Otra razn para
separar las funciones de recepcin y de
compras es que, por un principio de control Para llevar un mejor control, es
interno, el departamento de compras debe ser recomendable que estas funciones
controlado por un sector distinto. Es decir que, se encuentren separadas del
departamento de compras.
por un lado el departamento de compras
gestiona con el proveedor la compra y, por otro, el
departamento de recepcin emite un informe en el cual se
compruebe el cumplimiento de la negociacin.
(63) Con respecto a la inspeccin de los bienes incorporados
es adecuado mantenerla separada del rea de compras. Esto
no significa que el departamento de compras desconozca
situaciones que afecten al cumplimiento de las especificaciones
por parte del proveedor, la calidad de los productos, etc. Es
ms, el sector de inspeccin deber informar, sin ninguna
demora al departamento de compras cualquier anomala
que requiera la intervencin de este ltimo para ser planteada
en caso de necesidad al proveedor. Resumiendo, se aconseja
que el departamento de inspeccin sea excluido de la
organizacin de compras. Al constituirse en forma
independiente, la inspeccin no forma parte de las
funciones establecidas para el departamento de compras.
(64) Es prctica usual que, el almacenaje se halle separado
de la funcin de compras. Esto se cumple en la mayor parte
de las EPSAs por razones de control y de organizacin; con
mayor razn, en forma indefectible, si se trata de una EPSA con
ms de una regional.
(65) Finalmente, lo que hace al transporte y su relacin con
la funcin compras, estar en funcin a la disponibilidad de
recursos de la EPSA para asignar vehculos para esta
tarea; la poltica que tenga la misma, para contratar el
servicio de transporte de terceros, o bien, incluir como parte
de la compra, dicho servicio a ser prestado por el proveedor.
(66) Como corolario de todo lo expuesto y, por aplicacin de
un principio bsico de control interno, el sector que efecta la
operacin
de
compra,
debe
estar
separado
funcionalmente, de los responsables de la manipulacin
de los bienes y del registro, a fin de asegurar la custodia y
la adecuada utilizacin de los bienes adquiridos.
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(67) Otro motivo para aconsejar la separacin mencionada,


radica en que la recepcin, inspeccin, almacenaje y
manipulacin de los materiales para su entrega a los distintos
sectores de la EPSA, son funciones especializadas que requieren
una atencin e instruccin diferentes de las necesarias para
realizar la adquisicin de los bienes.
EPSA PEQUEA

EPSA GRANDE

DEPARTAMENTO DE
COMPRAS

DEPARTAMENTOS
TECNICOS

DEPARTAMENTO
DE ALMACENES

Funciones:
Cotizacin y seleccin de
proyectos
Recepcin
Inspeccin
Transporte
Almacenaje

Funciones:
Recepcin
Inspeccin

Funciones:
Recepcin
Almacenaje

DEPARTAMENTO
DE COMPRAS

Funciones:
Cotizacin y seleccin
del proveedor

Fig. 4: Funciones vinculadas a las compras

6. La organizacin del departamento de compras, debe ser realizada en funcin a


las operaciones de la EPSA.
7. Cuando se disea la estructura del departamento de compras, se tiene que
hacer un anlisis de las interacciones con todos los departamentos de la EPSA.
8. Separar las funciones relacionadas con la manipulacin de los materiales,
permite al Departamento de Compras, no actuar como juez y parte.

8. Qu ventajas produce, para la EPSA, contar con un departamento centralizado


de compras?

3.4

Relacin con otras reas o departamentos


(68) El departamento de compras tiene un estrecho contacto
en general con todas las reas de la EPSA. Esa relacin se
observa de manera acentuada con los departamentos de
almacenes y produccin de los servicios prestados por la EPSA,
y en buena medida, tambin con el rea comercial, tesorera,
venta, contabilidad y transporte. Por este motivo, se
proporciona a continuacin una descripcin sinttica de tal
relacin de forma genrica.
(69) El siguiente grfico, muestra la interaccin del
departamento de compras con las diferentes reas de la EPSA,
existe una relacin operacional, establecida por los formularios,
y una relacin de informacin.

SISTEMA MODULAR

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Cap. 3. ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Solicitudes de Compra

Departamento de
Produccin

DEPARTAMENTO DE
COMPRAS

Formularios

Pedidos de Compra
Formularios

Informacin de
Caractersticas de los
Requerimientos

Departamento de
Almacenes

Informacin

Informacin sobre las


compras

Otros departamentos

Fig. 5: Relaciones con la organizacin de la EPSA

3.5

Relacin del departamento compras con el departamento


de almacenes
(70) Es indispensable mencionar la forma en que los
departamentos de compras y almacenes deben contar con
una coordinacin adecuada dentro de la organizacin de una
EPSA.
(71) El departamento de compras es el que inicia el trmite de
la adquisicin, emitiendo las solicitudes de cotizacin en base
a los requerimientos de compra, formulados por el
departamento de almacenes.
(72) En forma peridica, el departamento de compras debe
informar al de almacenes, acerca de las variaciones
significativas en los precios de los artculos o, sobre cambios
en la forma de operar para la adquisicin de determinadas
mercaderas. Esto es ventajoso, pues puede permitir adelantar
o diferir, segn los casos, los pedidos que practicar el
departamento de almacenes.

Actividades que
vinculan almacenes y
compras

(73) Adems, el departamento de almacenes, debera en lo


posible, informar en las solicitudes de compra, no slo las
necesidades de materiales sino, el consumo normal y el stock
disponible. Con estos datos, el departamento de compras
tendr mayor margen para actuar frente a los proveedores, a
efectos de comprar una cantidad razonable con buenos precios
y, de que las entregas se mantengan dentro de niveles
convenientes para la empresa. Vale decir, que ambos
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SISTEMA MODULAR

Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

departamentos deben coordinar las

La
coordinacin
entre
el
actividades, a los efectos de calcular la departamento del almacenes y
cantidad de comprar y, de esta forma compras, permitir ingresos oportunos
mantener un estricto control sobre el nivel de los materiales en almacn.
de las existencias. Si el departamento de
almacenes informa al de compras acerca de la frecuencia con que
se utiliza cada material, ste podr efectuar las adquisiciones en
forma ms oportuna. Tambin, el departamento de compras
mantendr informado al de almacenes sobre las cantidades que
convenga pedir para obtener los precios ms bajos de compra, lo
que implica que el departamento de almacenes logre trabajar
con el nivel mnimo de existencias sin que entorpezca la
actividad de la empresa.
(74) Otro factor a analizar entre los departamentos de compras y
almacenes, es el relativo a las adquisiciones por una cantidad
mayor. El departamento de compras establecer el ahorro
financiero que se obtiene adquiriendo para perodos futuros. A tal
efecto, deber estudiar las tendencias del mercado. Con los datos
suministrados por el departamento de compras, almacenes
cotejar las economas por adquisiciones mayores con el
incremento de costos por almacenamiento.

Implicaciones
financieras de
ahorros en
compras

(75) Puede resultar tentador para el departamento de


compras efectuar adquisiciones al contado, que abarquen
el consumo de un perodo sumamente prolongado por el precio
obtenido. Sin embargo, este tipo de decisiones deben ser
objeto de un exhaustivo anlisis, ya que podran generar
consecuencias como:

La necesidad de nuevos ambientes para depsitos, que


implica una nueva inversin en infraestructura o gasto de
alquiler.

Afectar el grado de liquidez de la EPSA, ya sea erogando


recursos propios o, recurriendo a fuentes externas, con el
consiguiente costo financiero.

Estar expuestos a una obsolescencia tecnolgica de los


materiales o insumos, ya sea por su fecha de caducidad (por
ejemplo, mscaras para entrar en las cmaras de
alcantarillado) o, la aparicin de un substituto de menor costo
en el mercado, como es el caso de los accesorios para
precintar los medidores que son objeto de corte del servicio
por falta de pago de sus facturas.

(76) En la prctica, el departamento de almacenes, en


base a sus registros, solicita al departamento de compras la
adquisicin de una determinada cantidad de un artculo. El
departamento de compras, si encuentra por conveniente
comprar una cantidad mayor que la solicitada, previamente

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Coordinacin
Almacenes y
Compras

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Cap. 3. ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

deber informar al departamento de almacenes para que


manifieste su conformidad o no al respecto, as como a los
departamentos que controlan las finanzas de la EPSA, de esta
manera, contar con la autorizacin respectiva. En las EPSAs del
sector pblico, esta flexibilidad est limitada a lo dispuesto en
las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y
Servicios, previsto en el Decreto Supremo N 25964.
(77) En el caso concreto del departamento de almacenes,
existen dos razones fundamentales para notificar a almacenes
antes de efectuarse una compra por mayor cantidad. La
primera, es que almacenes debe saber de forma precisa, la
cantidad de materiales que recibir del proveedor, a fin de no
objetar la cantidad recibida. Y segundo, por estar el
departamento de almacenes a cargo del
control de las existencias, no debe Las compras exageradas
restringen los recursos de la EPSA.
adquirirse material por una cantidad
superior a la establecida tcnicamente, de tal forma que se
evite el almacenamiento innecesario de materiales, con las
consiguientes consecuencias antes mencionadas.
(78) Es precisamente, la recepcin de materiales uno de
los aspectos que permite vincular al departamento de
compras con el departamento de almacenes siendo, este
ltimo, quin ser responsable de efectuar la recepcin de los
materiales conforme a las condiciones previamente
establecidas. Para el caso de entidades del sector pblico en
Bolivia, las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de
Bienes y Servicios en su Ttulo III hacen referencia a este
aspecto, en relacin al Subsistema de Manejo de Bienes.

3.6

Relacin del departamento compras con el departamento


de produccin
(79) El departamento de produccin en el caso de las
EPSAs, se ocupan bsicamente de todo el proceso que implica
desde la captacin del agua no potabilizada en las fuentes de
captacin correspondientes, hasta contar con el agua
tratada apta para el consumo humano en la salida de las
plantas de tratamiento respectivas, proceso relacionado al
servicio de agua potable. En lo que se refiere al servicio de
alcantarillado, el departamento de produccin se ocupar de
realizar el proceso que implica el tratamiento tcnico
correspondiente que permita transformar las aguas servidas
o desechadas por lo usuarios, en agua que pueda ser devuelta
a la naturaleza en condiciones fsico qumicas establecidas
conforme a normas reguladas por la Ley del Medio Ambiente y
su reglamentacin.

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Funciones
Departamento de
Produccin

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Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

(80) A fin de ejecutar los mencionados procesos, el


departamento de produccin emitir los pedidos de
materiales e insumos requeridos, para su atencin por el
departamento de compras. Compras que podrn ser derivadas
directamente a la unidad solicitante o destinadas a su
almacenamiento. Lo importante es prever con la debida
anticipacin, la solicitud de materiales, insumos y servicios
que se necesitar para cumplir las tareas asignadas.

Responsabilidad
Depto. de
Compras frente a
Produccin

(81) Los departamentos de produccin y de


La responsabilidad en las
compras tienen responsabilidad sobre las cantidades cantidades de compras, depende
mnimas a solicitar y si deben efectuarse de las necesidades de produccin.
adquisiciones por adelantado. Por su parte, el
departamento de compras mantiene la responsabilidad de establecer
a qu proveedor elegir, qu precio aceptar y cmo se comprar.

3.7

Relacin
del
departamentos

departamento

compras

con

otros

(82) Como fue sealado, el departamento de compras


posee vinculacin prcticamente con todas las reas de la
EPSA, ya sea que las mismas soliciten informacin para
elaborar sus presupuestos o bien, para ejecutar sus
presupuestos de compras. Por este motivo, efectuar una
descripcin detallada del tipo de relacin con cada una de las
otras reas restantes, resultara una tarea poco beneficiosa, ya
que la misma tendra tantas variantes como caractersticas
especficas posea cada EPSA. Esta razn, induce a proporcionar
a continuacin, una descripcin genrica con relacin a dos
departamentos bsicos de la EPSA.
(83) El departamento de compras y su relacin con el
departamento comercial, se oriente a cubrir todos aquellos
requerimientos que sean necesarios y suficientes para la
atencin de los usuarios de los servicios. Atencin que
implicar proporcionar materiales y servicios que permitan al
departamento comercial, efectuar los procesos esenciales al
interior del citado departamento, como ser:
el catastro de usuarios,

la lectura de los medidores,

la emisin mensual de facturas por los servicios,

la cobranza diaria de facturas,

la ejecucin de las acciones de corte

la canalizacin de reclamos de los usuarios.

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Funciones del
Depto. Comercial

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Cap. 3. ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

(84) En la medida que el departamento comercial, posea las


condiciones mnimas para ejercer su funcin, a travs de la
atencin oportuna a sus solicitudes de compra, le permitir
a la EPSA optimizar el punto de contacto ms importante con los
usuarios de los servicios, aspecto que se ver reflejado en la
imagen de EPSA, la obtencin de mayores recaudaciones y
usuarios satisfechos con los servicios, lo que incidir de forma
positiva para el logro de los objetivos previstos en los
presupuestos de ventas o ingresos de las EPSAs.
(85) El departamento de compras se relaciona con el
departamento administrativo financiero en funcin al
mecanismo administrativo, previsto para la ejecucin de las
compras. Al constituir las tareas del departamento de
compras, parte de las tareas de otros departamentos de la
estructura de la EPSA, la tarea de comprar es entonces, una
consecuencia para determinar y administrar los recursos
financieros de la EPSA.
(86) As por ejemplo, si el departamento de compras de la
EPSA, recibe un descuento importante por parte del proveedor
por la compra de cantidades significativas de tuberas de PVC
utilizadas en la expansin de la red de agua potable y el
mantenimiento de la misma, si no existen los recursos
financieros suficientes que posibiliten la compra, no ser posible
de efectuarla, ya que la EPSA no estar en condiciones de
soportar desembolsos de dinero mayores a los desembolsos
presupuestados, aunque la oportunidad y condiciones de la
oferta del proveedor sean realmente ventajosas. Es por ello que
el departamento administrativo financiero definir:

el procedimiento y controles correspondientes del destino de


los recursos,

la programacin de pagos en funcin a la solvencia de la


EPSA,

los crditos requeridos y

las condiciones financieras aceptables.

Relacin Depto.
Compras con
Finanzas y
Administracin

Funciones Depto.
Administrativo
Financiero

(87) Aspectos que entre otros determinarn el accionar del


departamento de compras.

3.8

Estructura del departamento de compras


(88) La organizacin de la funcin compras, estar
determinada en funcin al tamao de la estructura
organizativa que tenga la EPSA; estructura que a su vez se
deriva de la importancia de los recursos que maneja y del
alcance de los servicios prestados. As, en EPSA de pequea

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SISTEMA MODULAR

Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

y mediana envergadura, la organizacin del departamento de


compras depender del jefe de compras, de los
colaboradores directos de ste si es que cuenta, del personal a
cargo de la vinculacin con los proveedores y el seguimiento de
los pedidos colocados y del personal administrativo para el
control de las facturas y otras tareas afines.
(89) El siguiente grfico, muestra las funciones y
responsabilidades que existen en el departamento de compras.

Fig. 6: Estructura del Departamento de compras


(90) Tratndose de una gran EPSA, la organizacin puede
estar dada por el jefe de compras, los compradores
nacionales y extranjeros, y un sector para los servicios de
diverso tipo como ser el control de los precios, el curso de los
pedidos, la atencin de la correspondencia y el archivo.
(91) De forma general, se proporciona a continuacin la
descripcin de los principales cargos y funciones previstas en
un departamento de compras de una EPSA.

3.9

Jefe de compras
(92) El jefe de compras es el responsable de la funcin
compras, tiene una serie de actividades, algunas de las cuales
delega al personal de su sector. Entre las funciones esenciales
que cumple estn:

Funciones

a) Ser la persona que dirija y organice el departamento de


compras.
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Cap. 3. ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

b) Debe representar a la EPSA en las vinculaciones con otras


empresas.
c) Dentro de la EPSA tendr poder de decisin a nivel
ejecutivo, deber realizar la confeccin del presupuesto de
compras.
d) Es el responsable del departamento que quizs origine
ms erogaciones de efectivo para la empresa, por lo tanto
debe tratar que dichos desembolsos sean analizados
exhaustivamente.
e) Procurar que los materiales ingresen en el momento
apropiado para la unidad solicitante, para que la prestacin
de los servicios de agua potable y alcantarillado no se
detenga.
f) Estar permanentemente informado de los materiales
comprados para no deteriorar la calidad de los productos a
fabricar.
g) Deber estar actualizado sobre los nuevos materiales
surgidos en el mercado y analizar los posibles beneficios para
la empresa.
h) En las relaciones con proveedores es el responsable de
mantener una buena imagen de la empresa.
Las responsabilidades inherentes al jefe de compras son:
a) Estar a cargo de la elaboracin de los informes a
presentar a la direccin
b) Establecer normas de accin y procedimientos para la
funcin compras.
c) Participar en las reuniones entre departamentos, para
considerar los planes de accin generales de la empresa o
para la preparacin de las normas y procedimientos a que
nos hemos referido.
d) Intervendr de manera directa en las adquisiciones
principales que determine la direccin.
(93) En base a las tareas y responsabilidades enumeradas se
deduce que el jefe de compras deber actuar como un
ejecutivo de carcter tcnico. No obstante, es importante
que posea conocimientos en materia administrativa.

Caractersticas
personales jefe de
compras

(94) El jefe de compras debe organizar y dirigir el


departamento, por tanto deber contar con cualidades dignas
del cargo que ocupa. Debe estar dotado de una clara visin
de conjunto y ser representante de la EPSA con los
proveedores.

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Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

(95) Para elegir al jefe de compras se tendr en cuenta su


personalidad, antecedentes en actividades similares, visin para
los negocios y sentido comn para resolver con habilidad las
situaciones que se le presenten y tomar las decisiones
oportunamente.

3.10 Compradores o cotizadores


(96) La forma en que estarn organizados los
compradores o cotizadores, estar determinado por el
tamao de EPSA. As por ejemplo, lo ms adecuado en una
EPSA de gran envergadura, ser agrupar los bienes o
servicios a adquirir, en funcin de su tipo con el fin de que
exista un especialista (comprador) para cada clase de
materiales y servicios requeridos. Cada comprador se
relacionar permanentemente con proveedores de materiales
similares, permitindole comparar en base a folletos o informes
tcnicos las caractersticas de los mismos.

Formas de
organizacin de
compradores

(97) Determinadas EPSAs adoptan como criterio la


asignacin de un comprador teniendo en cuenta el sector
donde se emplearn los materiales. Vale decir que, el
departamento
de
compras
estar
organizado
funcionalmente. En este caso, el comprador est en
constante contacto con los requerimientos de cada sector.
Adems, se sostiene que se acta en forma ms coordinada
con las necesidades de cada divisin de la empresa. No es
aconsejable, salvo para casos especiales, aplicar este mtodo
pues se caer en una prdida de esfuerzos al multiplicarse las
tareas sin necesidad. Adems el poder de compra se deteriora.
(98) Al agrupar los artculos, no slo se debe tener en
cuenta el tipo de material, sino el monto de compras de
cada bien, el volumen global de adquisiciones de la empresa, la
organizacin del mercado, la dimensin de la empresa, etc.
(99) En las EPSAs de mediana y pequea envergadura
existir un solo comprador. No obstante ello, puede
efectuarse una divisin de las compras en base a su
importancia. De esta forma, el jefe de compras manejar los
materiales representativos de fuertes egresos o que, por
alguna u otra razn, sea conveniente que estn a su cargo. Un
comprador acta en el resto de las adquisiciones. Esto le
significar disponer de mucho tiempo pues, deber conectarse
con gran cantidad de proveedores, pero el valor global de las
compras quiz no sea elevado.
(100) En definitiva el nmero de compradores, depender
fundamentalmente, de la diversidad de artculos a

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Cantidad de
cotizadores

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Cap. 3. ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

comprar y, adems, aunque en menor grado,


del volumen de dichas compras. Ambos La cantidad de cotizadotes estar
en funcin al volumen de trabajo, en
aspectos reflejarn el tamao de la EPSA que el departamento de compras.
se trate y de la importancia de los recursos de
la operacin. As por ejemplo, una EPSA ubicada en el eje
troncal del pas, requerir como mnimo, cubrir el crecimiento
vegetativo de la poblacin a travs de la cobertura del servicio
de agua potable, para lo cual tendr que ejecutar un programa
de inversiones importante para cumplir con el objetivo. Efectuar
el nmero de conexiones previstas para este propsito, implica
la compra de tuberas, medidores, cajas para medidores y
accesorios con los cuales ejecutar la conexin individual, en
cantidades que, comparativamente, son superiores a las otras
empresas, dando por resultado parmetros diferenciadores
entre las mismas, en el tema de compras.

3.11 Personal administrativo


(101) Otro aspecto tambin importante en la organizacin del
departamento de compras y su personal, es asignar a las
personas responsables encargadas de efectuar el
seguimiento o vinculacin con los proveedores. De forma que,
los bienes solicitados, ingresen en las fechas
establecidas y con las especificaciones tcnicas solicitadas, a
fin de evitar demoras que perjudiquen el normal desarrollo de
las tareas al interior de la EPSA. Se debe hacer especial nfasis
de compras que son esenciales para la prestacin de los
servicios de agua potable y alcantarillado sanitario, como son
los insumos qumicos, la energa elctrica entre otros.
(102) Al personal de oficina, deben ser asignadas una serie
de tareas burocrticas, entre las que se pueden mencionar
relativas al:

registro de los pedidos de compra,

las remisiones,

las facturas,

los informes por la recepcin de las mercaderas y

todos registro necesario y vinculado con la funcin de


compras.

Tareas del personal


de compras

(103) Tambin, efectuar las verificaciones que vea por


conveniente y practicar tareas de archivo.
(104) Dada la importancia de sustentar documentalmente
una compra en cualquier EPSA, las tareas deben efectuarse
con orden y en relacin a las polticas y, reglamentos de
adquisicin establecidos en la EPSA, de forma que permita su
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Importancia del
archivo

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Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

control y verificacin de manera minuciosa al igual que otras


tareas de ndole administrativo.
(105) La racionalidad de la administracin de las compras
puede entenderse mejor, si proporcionamos una descripcin de
la forma en que se organizan las tareas a efectuar en el
departamento de compras de una EPSA, en las siguientes
dos instancias que reflejan el crecimiento y organizacin del
citado departamento:

Incorporacin de
compras con el
crecimiento de la
EPSA

a) Integracin completa en una EPSA


Cuando se establece una EPSA, inicialmente casi todas las
funciones son realizadas por el ejecutivo en jefe o por unas
pocas personas clave, quienes constituyen el equipo
administrativo. Por ejemplo, la funcin de las compras
puede ser realizada por el ejecutivo en jefe quien tambin
maneja la programacin de la compras y controla de cerca, los
niveles de inventarios, de modo que no exista problema de
coordinacin o de control. Este sistema trabaja razonablemente
bien, y la evidencia demuestra que las funciones del tipo de
manejo de materiales (por ejemplo compras, control de
inventarios, almacenamiento y transporte), estn originalmente
agrupadas y asignadas a una persona.
b) Evolucin de las funciones independientes en una
EPSA
A medida que la actividad de la EPSA crece y se integran
algunas personas ms a la organizacin, se hace evidente
que algunas ventajas seran mayores si las funciones
individuales como compras, almacenamiento, transporte,
programacin de produccin, control de inventarios y control
de calidad se separaran y se asignaran a personas de
tiempo completo.
(106) La principal ventaja, considerando que la carga de
trabajo es suficiente para justificar una asignacin de trabajo a
tiempo completo, es la especializacin ocupacional. El
agente de compras y posteriormente los compradores o
cotizadotes que sern integrados al
Especializar a los cotizadores, produce
departamento
de
compras,
se mayor eficiencia en las compras.
convierten en especialistas profesionales.
Ellos traen a su funcin, una experiencia disponible solamente
cuando una personal puede dedicar todas sus energas
nicamente a un trabajo. Pero, con el surgimiento de estas
funciones independientes, se desarrolla un problema que debe
ser evitado en cualquier tipo de organizacin, cual es la
aparicin de funcionarios indispensables. Este tipo de
funcionarios surgen dado el conocimiento altamente
especializado que adquieren, motivo por el cual este proceso

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Cap. 3. ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

deber estar acompaado por programas de rotacin del


personal que permitan contar con el control de los procesos
y tareas en todo momento al interior de la EPSA:

!
?



9. El Responsable de compras, deber distribuir las funciones a sus dependientes,


de acuerdo al grado de centralizacin del departamento de compras.
10. La especializacin del personal permite realizar los procedimientos de compras,
en forma ms eficiente.
9. Qu ventajas produce, para la EPSA, contar con un departamento centralizado
de compras?
10. Cules son las principales funciones del Jefe de Compras?
11. De que manera afecta a la organizacin del departamento de compras, la
relacin con el departamento de comercializacin?
3. En una EPSA que desarrolla sus actividades en diferentes regiones, cmo se
puede organizar el departamento de compras?.
4. Proporcione un ejemplo de una solicitud de compra, donde se tenga la
intervencin del departamento de finanzas.
1. Para organizar el departamento de compras, primero se tiene que conocer las
interrelaciones con los otros departamentos, esto permitir tener una dimensin
del tamao necesario para que realice su trabajo.

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Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

4.

PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACIN


(107) La funcin compras, requiere una amplia variedad de
procedimientos de operacin para realizar las actividades
diarias normales. Los procedimientos se encuentran reflejados
en un Manual de Procedimientos que cada EPSA elaborar
en funcin a su estructura administrativa. Existen muchas
razones que justifican el desarrollo de los procedimientos a
ser expresados en un manual, entre las cuales tenemos:

El elevado nmero de transacciones que habitualmente


se efectan, solicitando distintos artculos y servicios en una
EPSA, requieren una informacin homognea.

La gran cantidad de dinero involucrado.

La necesidad de una auditoria que permita verificar y


evaluar las operaciones de compras efectuadas.

Las consecuencias
insatisfactorio.

La contribucin potencial a las operaciones efectivas


de la organizacin, relacionadas con el funcionamiento del
departamento de compras.

severas

de

un

Justificacin del
Manual de
Procedimientos

desempeo

(108) El proceso de compra, est ligado estrechamente a todas


las funciones incluidas en una EPSA y al medio externo en el
que se desarrolla, para lo cual tiene una necesidad de sistemas
completos de informacin. En este sentido, la introduccin de la
computadora y la gran gama de ofertas de paquetes informticos
relativos al tema, han tenido un impacto importante para el
proceso de compras y su administracin.
(109) Ya sea para propsitos de sistematizar el
El manual de procedimientos
proceso de la funcin compras, o para aplicar de compras, se constituye en el
una adecuada organizacin del departamento ABC, para las adquisiciones.
de compras, es importante conocer las distintas
etapas que son consideradas en la funcin compras.

4.1

Etapas en el proceso de compras


(110) Con el propsito de dar un panorama general sobre las
etapas sobresalientes en el proceso para la realizacin de
compras, mencionaremos las siguientes:

Procedimiento de
compras

a) Reconocimiento de una necesidad; representa el inicio


del proceso de la compra, el cual surge ante una necesidad
de abastecer el departamento de almacenes o, para cubrir un
requerimiento de una unidad solicitante. Aqu se deber
analizar con precisin lo que se debe adquirir, la
cantidad y, si es la poca adecuada para hacerlo.
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Cap. 4. PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACIN

b) Descripcin de la necesidad; implica una definicin exacta


de las caractersticas del artculo o del servicio que se
requiere, expresadas en la solicitud de compra, la misma que
podr ser remitida por el departamento de almacenes u otro
departamento. La solicitud de compra deber contar con la
verificacin de los responsables del presupuesto de la EPSA, los
que deben dar la conformidad acerca de la existencia de los
recursos suficientes, en la partida que corresponda. El
departamento de presupuestos tambin determinar la fuente
de financiamiento de la compra solicitada, antes de ser remitida
al departamento de compras.
c) Anlisis de posibles fuentes de abastecimiento; una
vez recibida la solicitud de compra, se proceder al anlisis de
la informacin disponible, para determinar el procedimiento
de su abastecimiento. Para este objeto, se recurrir a lista de
proveedores, registro de cotizaciones, catlogos, consultas de
internet, etc.
d) Determinacin del precio; para este efecto se debe
proceder a la obtencin de cotizaciones. Esto consiste en
efectuar consultas a distintos proveedores para obtener
precios adecuados a travs de pedidos de cotizacin.
e) Seleccionar el proveedor; en funcin a la evaluacin de
los oferentes, se tomar la decisin para elegir al que
presenta la mejor alternativa.
f) Asignar la orden de compra; en funcin a la seleccin del
proveedor se cerrar el contrato mediante la confeccin de la
orden de compra o, la elaboracin de un contrato si el caso
amerita.
g) Seguimiento y expedicin de la orden; consiste en
efectuar un seguimiento de la operacin de compras, con
el propsito de tener la certeza de que el proveedor
entregar los materiales en la fecha acordada.
h) Recepcin e inspeccin; en el ingreso de los bienes se
originar un control de los mismos, en base a la
documentacin de la EPSA o, con el remito del proveedor, se
proceder a confeccionar el informe de recepcin.
i)

Entrega de los materiales; una vez que se cuentan con la


conformidad de la recepcin de los bienes, stos son
entregados al departamento de almacn o directamente a la
unidad solicitante.

j)

Liquidacin y pago al proveedor; efectuado el control de


la documentacin existente (remito del proveedor, informe de
recepcin, etc.) con los cargos formulados por el proveedor
(facturas, notas de dbito, etc.), se proceder a remitir el

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conjunto de antecedentes del rea responsable de procesar la


liquidacin y pago al proveedor.
Esta descripcin breve de las extensas caractersticas que contienen
los procedimientos de compras, sintetizan las distintas etapas
indispensables en la adquisicin de bienes y servicios de una EPSA.

4.2

Procedimiento para efectuar las compras


(111) Uno de los aspectos vitales a tener en cuenta, antes de
definir el procedimiento que la EPSA va a establecer en sus
compras, es el relativo a la documentacin a ser empleada, es
decir, qu tipo de formularios sern aplicados y necesarios,
empleados por las distintas unidades solicitantes en la EPSA. Es por
esta razn que interesa mencionar el tema de los formularios.

4.2.1 Formularios
(112) Es preciso proponer normas generales de control
interno, para la utilizacin de los formularios por las
diferentes unidades al interior de la EPSA. Las normas no se
pueden tomar con una rigidez absoluta, ya que como se ver al
encarar el proceso completo y detallado de una compra, se
pueden presentar modificaciones. Las normas de control
interno mnimo que debern considerarse para el uso de
formularios en una EPSA son:

Cada una de las operaciones vinculadas con los materiales


debe tener su respaldo correspondiente, expresado en
la informacin contenida en el formulario.

La cantidad de copias o ejemplares de cada formulario


estar en funcin de los sectores que intervienen en la
operacin.

Debe existir una numeracin preimpresa en los


formularios. A tal efecto, existir un departamento -de
auditoria interna- que se ocupar de efectuar los controles
necesarios de tal numeracin.

Por cada operacin de compras se emitir un


documento. El empleo de modelos que cubran ms de una
operacin especfica, con fines mltiples, no permiten llevar a
cabo controles eficientes.

Cada uno de los formularios estar numerado en forma


consecutiva. Un formulario sin numerar no podr ser
controlado; la ausencia de la numeracin puede ocasionar
errores, omisiones, e incluso fraudes.

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Requerimiento
para el uso de
formularios

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Cap. 4. PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACIN

En el recorrido de cada uno de los ejemplares de los


formularios a emitir, ninguna copia deber regresar al
lugar de origen.
Esto con el propsito de evitar
confusiones tanto en su seguimiento y control.

Los formularios empleados para una operacin especfica


idntica, debern confeccionarse consecutivamente, no se
puede admitir la interrupcin del orden numrico.

El departamento de auditoria interna deber cumplir con


un riguroso control en la entrega de los formularios al
sector de archivo o tiles de oficina (o al departamento de
almacenes), su almacenamiento y posterior suministro a los
distintos sectores que lo utilizarn.

En algunas empresas, cuando un formulario debe anularse,


adoptan el criterio que el mismo circule de igual manera que
si no se hubiera anulado.

Para el caso de ejemplares que deban ir a sectores externos a


la empresa, se adjuntarn a la copia archivada en el sector
que los emiti.

(113) En los formularios a utilizar en cualquier proceso


administrativo, se deben contemplar una serie de
elementos formales afines a la mayora de los mismos.
Buena parte de estos aspectos son consecuencia de las normas
de control interno mencionados. Esos elementos comunes a la
mayor parte de los formularios, son:

Diseo del formulario.

Formato del formulario.

Sector que lo emite.

Numeracin.

Encabezamiento.

Sector que lo autoriza.

Cantidad de ejemplares a emitir y su distribucin.

Datos para el sector contable.

Datos complementarios.

Requisitos
mnimos incluidos
en los formularios

(114) Esto no implica que la EPSA no pueda incluir otros


elementos de menor trascendencia con respecto
El correcto uso de los
a los formularios.
formularios, permitir documentar

(115) La forma y las tcnicas de cmo el procedimiento de compras.


elaborar y disear los formularios, es el punto
donde la funcin compras se relaciona con la funcin
organizacin y mtodos, cuyo desarrollo pertenece a otro
mdulo previsto en el rbol de funciones elaborado para el rea
administrativa financiera.
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4.3

Documentacin a utilizar
(116) Los documentos que respaldan las operaciones en el
Departamento de Compras son los formularios utilizados en el
preciso momento de efectuar dicha operacin. Se puede decir que
los formularios representan el registro de mayor trascendencia,
pues la eficacia del control interno depender en gran medida de la
informacin de sustento que se refleja en esos impresos.

Respaldo en los
formularios

(117) Por norma cada operacin debe estar representada


por un comprobante, confeccionado en el momento de
realizarla, con el propsito de permitir con posterioridad, una
clasificacin y anlisis sistemtico de esta documentacin.
(118) Los formularios utilizados en relacin con las compras
son:
a) La solicitud de compra.
b) El pedido de cotizacin de precios.
c) El pedido de compra (orden de compra).
d) El informe de recepcin.
(119) Pueden emplearse otros formularios en las operaciones Documentos para
operaciones de
de compras, pero los citados son los ms habituales.
(120) El siguiente grfico, muestra la secuencia de formularios
que son utilizados en el proceso de compras.
UNIDAD SOLICITANTE

Archivo

DEPARTAMENTO
DE COMPRAS

compras

PROVEEDORES

Archivo

Solicitud de
compra

Solicitud de
Cotizaciones

Archivo

Cotizacin

Cuadro
Comparativo

Archivo

Entrega a la Unidad Solicitante

Orden de
Compra
Entrega al Proveedor

Fig. 7: Secuencia de documentos utilizados

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Cap. 4. PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACIN

4.3.1 Solicitud de compra


(121) Este documento representa un requerimiento al
departamento de compras, efectuada por una persona
autorizada de cualquier rea de la EPSA, para que ste
proceda a adquirir los materiales o a contratar los servicios
solicitados en la empresa.
(122) No se debe efectuar ninguna adquisicin, si no se
halla efectivamente respaldada por la solicitud de compra y
firmada por el jefe de almacn, quien avala la necesidad de
comprar esos materiales. Debe procederse de esta forma con
el objeto de impedir compras innecesarias.

Razones para
emitir una solicitud
de compra

(123) Normalmente las solicitudes de compra son objeto de


una primera revisin con el siguiente propsito:

Verificar que los elementos pedidos no se hallen en el


almacn.

Comprobar que el material pedido, en caso de ser especial,


pueda sustituirse por algn otro estndar, que resulte de
menor costo y no ofrezca dificultades en su adquisicin.

Analizar si los materiales solicitados, pueden ser


reemplazados sin ningn problema por otro, que se cuenta
con stock en el almacn.

La solicitud de compra puede ser elaborada por el


responsable del almacn, por el jefe de un departamento o
por otra persona debidamente autorizada.

(124) En muchas EPSAs, la persona a cargo del mayor


nmero de las existencias es la que confecciona las
solicitudes de compra. Debido a que este empleado, es el
primero en detectar cundo el stock del material, cae por
abajo de un mnimo fijado. La informacin sobre el mnimo
deber estar especificado en cada una de las fichas de
existencia de materiales.

Quien emite la
solicitud

(125) El consumo de materiales de carcter repetitivo se


Porque se emite la
observa en el almacn. Es por esta razn que este sector es solicitud
el que emite la solicitud de compra, cuando se haya llegado al
stock mnimo o, punto de pedido indicado, en la ficha de
existencias. Los bienes de consumo permanente son los
materiales, materias primas, insumos u otros relacionados con
el proceso productivo.
(126) Resumiendo, se puede decir que cuando se desea contar
con nuevas existencias, la solicitud de compra es Independientemente del
generada en un departamento determinado. Pero, origen de la solicitud, se
si se desea reponer el stock, la solicitud de compra constituye en el documento
inicial del proceso de compras.
es confeccionada por el sector de almacn.
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(127) En determinadas oportunidades, es conveniente


realizar la compra sin haber llegado al mnimo fijado. Las
situaciones que aconsejan tal criterio son, por ejemplo, cuando
se presenta una oportunidad ventajosa, especial para la
compra o, cuando las condiciones de la plaza as lo indican. De
todas maneras, si se presenta alguno de estos casos, la
solicitud de compra debe estar autorizada por un responsable,
con el propsito de avalar la conveniencia de hacer esa compra.
(128) Si bien cuando un sector de la empresa necesita un Modelo de solicitud
material, ste puede ser requerido a travs de un informe o nota
dirigida al departamento de compras; es recomendable el
empleo de una solicitud preimpresa. Es importante
estandarizar la documentacin, debido a que esto permite, entre
otras cosas, incluir en los formularios todos los datos
considerados necesarios. Por ello a manera de ejemplo, se
proporciona un modelo de solicitud de compra (ver Anexo 2).
(129) Por cada requerimiento, se debe efectuar el registro
en la correspondiente solicitud de compra. Este registro se
efecta para que durante todo el proceso de la compra, se
tenga identificada la cuenta receptora, adems que
permite el cargo de las facturas remitidas por el proveedor a la
cuenta respectiva y, agiliza la aprobacin del pago
correspondiente. Las imputaciones se harn de acuerdo al
destino de los materiales, es decir:

Cargos se imputan
a unidad solicitante

a) Los materiales solicitados para el almacn, se cargarn a la


cuenta del mayor de almacn.
b) Los elementos pedidos por un departamento productivo, se
asignarn a la unidad solicitante que permanentemente
origina su consumo.
c) Los elementos solicitados para atender gastos administrativos
o de ventas, se cargarn a la cuenta de gastos
correspondiente.
(130) La solicitud de compra, debe poseer como mnimo dos
ejemplares. El original se enva al departamento de
compras, con el objeto de informar de las necesidades de
materiales y para que inicie las gestiones de reabastecimiento.
El departamento de compras para la EPSA es el nico
autorizado para realizar las compras. El ejemplar recibido por el
departamento de compras ser archivado y servir como
justificativo de la compra.

Destino formulario

i)
El duplicado de la solicitud de compra, queda como
constancia, en poder del sector que la origino. Esos
ejemplares se archivan en general, por orden numrico y
tomando en cuenta la fecha de emisin; servirn para consultar
al departamento de compras sobre las negociaciones para la
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Cap. 4. PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACIN

colocacin del pedido. Una vez que el departamento de


Comparacin
compras formule el pedido al proveedor, entregar una copia Solicitud vs. Pedido
del mismo al departamento que solicit los materiales. El
sector que inici la solicitud podr comprobar (con los dos
documentos en su poder: copia de la solicitud y un ejemplar de
la orden de compra), si el pedido se ajust a las
necesidades formuladas oportunamente. Este ejemplar de la
solicitud de compra es conservado en archivo hasta el momento
de tener conocimiento del ingreso de los materiales pedidos en
la empresa.
(131) Deben adoptarse ciertas medidas para no llegar al error Errores duplicidad
de efectuar duplicaciones de un mismo pedido. Puede solicitudes
acontecer que el sector de almacenes emita la solicitud de
compra y una vez efectuado el pedido por parte del
departamento de compras, el proveedor efecte El uso de los formularios
impedir
una entrega parcial a cuenta de la cantidad total. adecuadamente,
duplicidad de solicitudes.
En este caso, puede suceder que luego de recibida
esa entrega parcial, salgan los materiales del almacn ante
las necesidades de las unidades de produccin y se detecte
nuevamente que el stock cay debajo del mnimo
preestablecido. Ante esta situacin, almacenes puede, sin
analizar que resta completar el pedido efectuado de la
solicitud anterior, proceder a emitir otra. Tambin, puede
ocurrir que luego de haber emitido almacenes una solicitud de
compra y antes del ingreso de esos materiales, un sector de la
empresa realice otro pedido interno al almacn. Al observar el
almacn la ficha de materiales, notar que se estar por debajo
del stock mnimo. Aqu tambin, si el almacn no lleva un
control de las solicitudes pendientes, puede confeccionar
una nueva solicitud de compra.
En los dos casos
mencionados, si el almacn elabora una nueva solicitud, el
departamento de compras habr procedido con el mecanismo
para la adquisicin.
(132) Almacenes deber procurar no realizar la
superposicin de dos o ms solicitudes por los motivos
sealados. Existen varias alternativas a tener en cuenta para
evitar esa duplicacin en la emisin de solicitudes.
(133) Una posibilidad para solucionar dicho inconveniente es
la siguiente: si el almacn ha sido el sector que emiti la
solicitud de compra, deber asentar la cantidad pedida y el
nmero de solicitud en columnas reservadas a tal efecto en la
ficha auxiliar de materiales. Adems, el ejemplar de la
solicitud de compra se archivar provisionalmente en un legajo
de solicitudes pendientes de pedido", hasta que se reciba un
ejemplar de la orden de compra.

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Solucin
solicitudes
duplicadas

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(134) Otra alternativa para evitar que el sector de almacenes


duplique la emisin de una solicitud, es confeccionarla por
triplicado. Para este procedimiento, el triplicado se archiva
junto con la primera copia en el sector de almacenes. En
este caso, el triplicado archivado se realiza por el nmero de
material solicitado y en cada oportunidad que se tenga que
emitir una solicitud de compra, se verificar el archivo
de solicitudes pendientes.
(135) Este archivo, que estar compuesto por los triplicados de
las solicitudes de compra, ser revisado para constar si existe en
trmite abastecimiento de materiales an no recibidos. El
problema que presenta esta alternativa est referida al
archivo del triplicado por nmero de material; para esto es
menester solicitar un solo elemento por cada solicitud de
compra. Qu sucede cuando se recibe la mercadera
solicitada?. Se extraer del archivo el triplicado de la solicitud
de compra. Ese ejemplar puede ser destruido o archivado en
forma definitiva. Ahora bien, si el proveedor hubiera realizado
una entrega parcial, se asentar la cantidad recibida en el
triplicado de la solicitud, sin retirar an del archivo.
(136) Se puede citar una tercera y ltima variante, totalmente
independiente a las dos anteriores. Esta alternativa consiste en
poner seales de distinto color en las tarjetas o fichas del
mayor auxiliar de materiales. Esta prctica es frecuente
cuando se emplea el sistema de gavetas (kardex). Aqu, se pone
de manifiesto en las tarjetas del auxiliar, mediante la colocacin
de una seal, que se ha emitido una solicitud de compra y que
se encuentra insatisfecho el pedido. Dichas fichas tendrn una
seal diferente, cuando se reciba del departamento de compras
una copia de la orden de compra.
(137) La emisin de una solicitud de compra no implica la Registro contable
aparicin de un hecho econmico que produzca una variacin
en el patrimonio de la empresa. De ah que no es necesario
realizar un registro en el libro diario. En algunas empresas,
el departamento de almacenes realiza un inventario fsico
cuando tiene que emitir la solicitud de compra. Es factible
que en ese momento el stock pueda haber llegado a niveles
bajos, siendo entonces ms prctico y sencillo efectuar un
recuento de los materiales.
(138) Toda diferencia entre el saldo de existencias, segn
el inventario en libros y, el inventario fsico producto del
recuento efectuado, deber ser analizado detenidamente. Si
luego de la investigacin no se ubica la discrepancia, se prepara
un informe de faltantes (o sobrantes) de materiales. Ese
informe servir de base para realizar el asiento de diario para
el ajuste correspondiente.
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Cap. 4. PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACIN

4.3.2 Solicitud de cotizacin


(139) El primer paso para efectuar una adquisicin, es la
confeccin de la solicitud de compra. Este documento lo
prepara el sector que determina la necesidad de aprovisionamiento,
remitiendo un ejemplar al Departamento de compras.
(140) Ante la solicitud, dependiendo de la cuanta, el
departamento de compras debe optar por las modalidades
de compras que se encuentran reflejadas en su manual.
En general, esto da origen a requerir de varios proveedores
potenciales la cotizacin de precios para cubrir los
requerimientos en cuestin.
(141) En base a lo mencionado, puede deducirse que la solicitud
de cotizacin, es uno de los documentos esenciales dentro de
una operacin de compra. Para los efectos de un control interno
y verificacin del manejo del aprovisionamiento de materiales por el
departamento de compras, se debe observar que la orden de
compra se hizo considerando los precios ms razonables y las
condiciones ms ventajosas de las ofertas expresadas en las
cotizaciones de los proveedores.

Eleccin modalidad
de compra

Importancia
solicitud
cotizaciones

(142) El hecho de emitir la solicitud de cotizacin, no


significa que la organizacin del departamento de compras es
eficiente. Sin duda, para poder afirmar que ste La solicitud de cotizaciones
cumple con las normas de control interno en proporciona
igualdad
de
materia contrataciones, se requiere que en cada condiciones a los proveedores.
una de las etapas del proceso vinculado con las
compras se empleen dichas normas.
(143) Existen casos en los cuales resulta conveniente un cierto
proveedor, sin que exista la necesidad de solicitar a otros la
cotizacin de precios y dems condiciones. Los siguientes
casos presentan la situacin mencionada:

Compras sin
cotizaciones

a) Tratndose de una adquisicin de escasa oferta.


b) Si se posee suficiente informacin actualizada sobre
precios recibidos con anterioridad de proveedores o, a travs
de catlogos o, listas de precios.
c) Si se tiene conocimiento certero y preciso para solicitar el
abastecimiento de un nico proveedor.
d) Si los materiales o materias primas se adquieren a travs de una
orden de compra colocada que implica un aprovisionamiento
continuo y permanente. Si los materiales se reciben en forma
repetida, no se justifica obtener propuestas de distintos
proveedores, pues se cuenta con un legajo que justificar la
colocacin de esa orden de compra especial.

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(144) Con el propsito de ilustrar los distintos aspectos que


implica contar con un formulario de solicitud de cotizaciones,
(Ver Anexo 3), se proporciona un modelo de Solicitud de
Cotizaciones para una EPSA.
(145) Respecto al nmero de ejemplares a emitir y su destino, Destino formulario
la solicitud de cotizacin se confecciona habitualmente por Cotizaciones
triplicado. Los dos ejemplares se remiten a los proveedores
que como mnimo deben ser tres.
(146) Se debe dar a los proveedores elegidos, la misma
oportunidad para que puedan cotizar, sus precios de acuerdo
a sus ventajas competitivas, sus economas de escala y la
tecnologa de su produccin.
(147) El proveedor llenar los dos ejemplares, devolviendo
al comprador el original, quedando para su archivo el
duplicado. El triplicado de la solicitud de cotizacin, se puede
adjuntar a la solicitud de compra y mantener ambos
ejemplares en un archivo transitorio, ordenado en forma
cronolgica (en base a la fecha lmite de recepcin de las
solicitudes de cotizacin). De esta manera, se hace sencilla la
forma de detectar un retraso en la recepcin de los
presupuestos o cotizaciones solicitadas.
(148) Una vez recibidas las cotizaciones, el responsable del
departamento de compras debe analizar y comparar las
mismas, elaborando para el efecto el cuadro comparativo de
cotizaciones, en base al cual, se tomar una decisin sobre a
quin se colocar el pedido de compra. Dicho pedido se
remitir al proveedor que ofreci las condiciones ms ventajosas
para la empresa, no slo teniendo en cuenta el precio, sino
tambin la calidad y capacidad productiva del proveedor.
(149) La eleccin del proveedor se llevar a cabo respecto
a cada material en forma individual. Se suele presentar el
caso de una solicitud de cotizacin que incluya varios materiales
distintos, debindose adjudicar uno o varios proveedores.

Comparacin
cotizaciones

Establecer el
proveedor

(150) El cuadro comparativo permite el anlisis de las


cotizaciones con el propsito de poder cotejar las distintas
ofertas recibidas. Este cuadro contendr los datos de La informacin del cuadro
la solicitud de cotizacin remitida, despus se comparativo,
permite
la
adicionarn las respuestas obtenidas de los vendedores, eleccin del proveedor que
para poder decidir a quin se colocar el pedido ofrece las mejores alternativas.
de compra. Este cuadro comparativo constituye un
interesante mtodo de seguimiento de las solicitudes de
cotizacin, porque permite tener en un solo formulario un detalle de Seguimiento a
pedidos
las cotizaciones presentadas por los proveedores.

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Cap. 4. PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACIN

(151) Para ciertos casos, puede resultar ms prctico emplear


un ejemplar de la solicitud de cotizacin para efectuar el
seguimiento de las mismas y no, el cuadro comparativo.
(152) Es importante que las cotizaciones recibidas sean tratadas
con la seriedad del caso. Para tal efecto, es conveniente proceder
teniendo en cuenta los siguientes criterios:

Administracin de
cotizaciones

a) El precio fijado en la cotizacin del proveedor, debe ser


considerado como definitivo. El importe establecido en la
cotizacin recibida no debe tener una modificacin. Si bien
puede lograrse una rebaja en el precio en forma posterior,
tomar el hbito de solicitar esta rebaja puede resultar
perjudicial para las operaciones futuras, ya que en las prximas
ofertas y cotizaciones podr darse la posibilidad de que los
proveedores opten por incrementar sus precios inicialmente
como poltica general, pensando que luego estos sern objeto
de una solicitud de rebaja en los mismos por parte de la EPSA,
originndose por lo tanto una distorsin del proceso y
susceptible de malos manejos respecto al control interno.
En el caso del sector pblico, no se puede realizar una
negociacin de los precios, ya que segn el artculo 23
de las Normas Bsicas establecen que el precio de
referencia no podr constituir o ser considerado como criterio
de calificacin, con excepcin en la contratacin de obras.
b) Las cotizaciones recibidas de un proveedor deben
considerarse como una informacin de carcter
confidencial. Suministrar dicha informacin a los competidores
hace peligrar la seriedad de las futuras cotizaciones y puede
hacer oscilar el alza de los precios de esas propuestas.
c) El pedido de compra, deber efectuarse en base a los
resultados del anlisis realizado de las cotizaciones
recibidas.
Salvo para casos especiales, el pedido se
suministra al proveedor que haya cotizado ms bajo. Debe
tenerse en cuenta que solicitar cotizacin a dos o ms
proveedores se realiza con el fin primordial, de promover
una competencia para obtener un precio adecuado.
Para el caso de las EPSAs del sector pblico, deber
considerarse la normatividad especfica dispuesta en las
Normas Bsicas del Sistema de Administracin de
Bienes y Servicios, en relacin al sistema de calificacin de
propuestas (artculo 23).
(153) Cuando la adjudicacin no se realiza al proveedor que Justificar decisin
cotiz ms bajo, el responsable del proceso de compras, debe eleccin proveedor
sealarse expresamente de forma objetiva las razones que
motivaron para tomar tal decisin. Esto facilitar cualquier
tarea posterior de auditoria realizada en los procedimientos de
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adjudicaciones a los proveedores. Este aspecto es extensivo para


las EPSAs del sector pblico, en funcin a lo dispuesto por las
normas correspondiente a las compras y la responsabilidad por el
ejercicio de la funcin pblica.
(154) Si bien el precio es el parmetro generalmente utilizado
para adjudicar una compra, se tiene que considerar como parte
del anlisis previo a la adjudicacin, otros Para la eleccin del
aspectos en relacin con el proveedor como proveedor, se tiene que tomar en
ser su capacidad crediticia, productiva, para cuenta las mejores condiciones,
efectuar la entrega de las compras requeridas en no solamente el precio ofrecido.
los plazos establecidos por la EPSA y en las
condiciones de calidad insertadas en la solicitud de cotizacin.
(155) En ese sentido, podra darse el caso de efectuar la
adjudicacin a un proveedor que ofrece un producto de
mejor calidad a un mayor precio, en cuya situacin el
responsable de la compra en la EPSA, deber informar
tcnicamente al respecto, expresando los motivos que
sustentan tomar dicha decisin.
(156) Otro aspecto que frecuentemente se presenta, es cuando
se adjudica la compra a un proveedor, que cotiz a un precio
superior, pero realiza las entregas ms rpidamente. Aqu,
se debe tener en cuenta, la fecha aproximada en la que el sector
de almacenes o la unidad solicitante requiere los materiales,
tambin, se puede consultar al sector quin solicit los materiales,
si est dispuesto a tolerar algn retraso en las entregas del
proveedor, para lograr un precio inferior.
(157) Todo lo reflejado sobre el anlisis de las cotizaciones
recibidas, se refiere a adquisiciones de cierta envergadura.
No hay que perder de vista que ante un abastecimiento a cumplir,
se debe proceder con sentido prctico y en el marco de las
normas pblicas o privadas establecidas por la EPSA.
(158) Se debe evitar, por problemas administrativos o de
personal, que afecten el procedimiento de La prioridad en las
compras, una EPSA prescinda de algn producto, compras, es satisfacer las
que afecte la prestacin normal de sus servicios de solicitudes oportunamente.
agua potable y alcantarillado sanitario o, que impida
atender a un usuario adecuadamente.
(159) Ante la eventualidad de la presencia de ciertas
contingencias, en la prestacin de los servicios que
proporciona una EPSA, como la rotura de piezas esenciales
para el suministro normal de los servicios; en estas
circunstancias, se debe actuar sin dilaciones con el fin de
cumplir satisfactoriamente con el pedido efectuado por la
unidad solicitante, adquiriendo de inmediato el repuesto. Es
decir que se debe dejar de lado los pasos o requisitos

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Casos especiales

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Cap. 4. PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACIN

necesarios, para cumplir con las normas de control interno para


abastecerse. Este aspecto es mencionado, independientemente,
de la poltica que pueda tener una EPSA en relacin a sus
inventarios y la correcta administracin de estos.
(160) Si bien se debe seguir los procedimientos
establecidos para las compras, existen casos excepcionales
en los cuales no se realizan los trmites normales para un
abastecimiento, pero es importante que existan motivos
valederos que justifiquen este proceso.

4.3.3 Pedido de compra


(161) Un pedido de compra, llamado tambin orden de
compra, representa la demanda efectuada a un proveedor
para suministrar al comprador los materiales especificados.
(162) Una vez que el departamento de compras ha resuelto la
eleccin del proveedor para la adquisicin de uno o ms
materiales, emitir el pedido de compra. Este documento
formalizar la operacin de compra.

Concretar la
compra

(163) La emisin del pedido de compra debe ser efectuado


para
formalizar
la
operacin
de
compra,
independientemente de que no se haya convenido con
anterioridad por telfono, telgrafo, carta o empleando alguna
forma que adopte el proveedor.
(164) La norma de control interno exige que para cada
adquisicin se emita un pedido de compra.
1. Aspectos formales en la emisin
En este punto solo sern tocados los temas ms generales,
ya que existe un capitulo dedicado para este propsito ms
adelante.
El pedido de compra ser firmado por quien ha tomado la
decisin de comprar, o sea, por un funcionario responsable.
Tambin, es conveniente inscribir en la solicitud de cotizacin
recibida, los motivos que indujeron a elegir a un
proveedor determinado. Esta anotacin debe ser firmada
por la persona que tom la decisin de concretar la compra.
En la prctica, la orden de compra puede traducirse en una
simple carta, aunque habitualmente se utiliza un modelo de
formulario de pedido preimpreso.
La emisin de la orden de compra tiene consecuencias que son
enumeradas a continuacin. El pedido es una Cuando el pedido de
aceptacin de una oferta o cotizacin recibida compra no es aceptado,
la
poca
con anterioridad, forma parte integrante del demuestra
credibilidad en el proveedor.
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convenio de venta y establece una relacin contractual en


forma inmediata a su emisin. Si no tiene vinculacin con una
cotizacin u oferta anterior, el pedido de compra constituir un
ofrecimiento formulado a un vendedor, con el propsito de
negociar una posible relacin contractual, concretada cuando
el proveedor acepte dicho pedido. Con seguridad, se puede
decir que la orden de compra es uno de los documentos
ms importantes que tiene la adquisicin.
El pedido de compra origina derechos y obligaciones para
ambas partes. Por un lado, permite dar derechos al
proveedor para remitir los materiales solicitados y obliga
al comprador a efectuar el pago luego de recibidos.
Normalmente, se utiliza la solicitud de compra y la solicitud
de cotizacin de precios, como documentos bsicos para
la confeccin del pedido de compra.
Existen determinadas instrucciones contempladas en la
orden de compra que pueden estar en el anverso o,
reverso de dicho pedido. Una de las instrucciones de
relevancia es solicitar al proveedor el uso en sus remitos,
facturas y que toda la correspondencia vinculada con el
pedido incluya el nmero de ste.
Es conveniente que figure el nmero del pedido de compra,
en todos los bultos, cajas o paquetes remitidos por el
proveedor. Insertar el nmero de pedido permite realizar el
cotejo entre las mercaderas recibidas y el remito.
Si el nmero de pedido aparece en la forma indicada, es
ms fcil analizar y determinar los compromisos
pendientes que existen a una fecha determinada.
Tambin se suele colocar, en la solicitud de compra el
nmero de pedido. Esto se realiza con el propsito de que
sirva de referencia tanto para el departamento de compras,
como para el que di origen al pedido. En estos casos, el
pedido de compras se puede archivar por orden numrico y por
el tipo de departamento en el cual se origin dicho pedido.
2. Modelo de pedido de compra
El pedido de compra suele contener un conjunto de datos, los
mismos que los reflejamos en el modelo de pedido de
compra, (ver Anexo 4):
3. Emisin y destino
El nmero de ejemplares a emitir variar en funcin del
sistema implantado en cada EPSA, para la obtencin de
materiales. En general, son necesarios como mnimo cuatro
ejemplares del pedido de compra, los cuales deben estar
numerados.

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Cap. 4. PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACIN

El destino dado a los cuatro ejemplares ser el que se


comenta a continuacin:
a) El original se enva al proveedor que atender la
compra. Este ejemplar representa un contrato de compra
sujeto a las condiciones o clusulas especficas del
anverso y, a las generales del reverso, crendose una
obligacin -eventual- para el comprador en el mismo
instante en que la emite. Dejar de ser un compromiso
eventual cuando el proveedor la acepte.

Distribucin de
copias del pedido

b) La primera copia, se archiva en el departamento de


compras en una carpeta de pedidos pendientes, hasta el
momento de recibir los materiales. Cuando se reciben los
materiales, esta copia se traslada al archivo de pedidos
completados. Este ejemplar se emplea, para cotejarlo con
la factura del proveedor.
c) La segunda copia se remite al sector de almacenes
o, al empleado encargado del mayor auxiliar de existencias.
Al recibir este ejemplar, la persona asienta los datos en la
columna de "Pedido", procediendo a modificar la
disponibilidad potencial, vale decir, se adiciona al saldo
anterior, el pedido formulado y se obtiene la disponibilidad
potencial. Estos datos, lgicamente se insertarn siempre y
cuando el diseo de la tarjeta lo permita. A este ejemplar
del pedido se anexar la copia de la solicitud de compra,
que deber estar archivada en un legajo de solicitudes
pendientes y, cuando se recibe el pedido, se trasladar a
un archivo numrico por orden de solicitud de compra.
d) La tercera y ltima copia se enva a los encargados
de la recepcin, los cuales archivan por el nombre del
proveedor en una carpeta de pedidos pendientes.
Algunas EPSAs prefieren dejar en blanco en este
ejemplar, las cantidades pedidas, con el objeto de evitar
que los empleados de recepcin no procedan a recontar
las cantidades de los materiales recibidos.
En general, se puede decir que es razonable la medida de no
informar al departamento de recepcin las cantidades a
recibir, pues en caso de compras de cierto La informacin del pedido de
volumen, puede existir la intencin del personal compra, debe ser reservada
de este departamento a dar por correctas las para evitar daos a la EPSA.
cantidades entregadas por el proveedor. Si el
sector de recepcin no tiene informacin de la cantidad, no le
queda otra salida, que proceder a contar, medir o pesar
efectivamente los bienes ingresados e informar posteriormente.
Es recomendable que la copia del pedido destinado a la
recepcin no tenga la columna del costo de los
materiales, para evitar la divulgacin entre el personal la
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Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

informacin del costo de los materiales, porque puede inducir


a cometer actos desleales hacia la EPSA, sobre todo
tratndose de materiales de costo significativo.
Si la EPSA tiene la necesidad de cancelar una orden de
compra o, si el pedido no es aceptado por el proveedor,
debern igualmente archivarse, en cada departamento las
distintas copias remitidas, pues todos los ejemplares debern
estar ordenados por secuencia numrica.
4. Cantidad de materiales pedidos
Es habitual colocar en el pedido alguna clusula
restringiendo el derecho del proveedor de remitir una
cantidad mayor o menor a la solicitada. Esta limitacin
puede quedar sin efecto si el comprador autoriza al proveedor
por escrito, enviar una cantidad que no sea igual a la solicitada,
pero que se halle dentro de ciertos mrgenes aceptables.
5. Descripcin de los materiales
El material requerido por la EPSA, debe estar redactado
en forma clara, sencilla y concreta. Estas cualidades deben
estar sealadas en las especificaciones tcnicas que han
sido elaboradas por la unidad solicitante.
Se denomina con el trmino de especificaciones tcnicas, a Caractersticas de
las normas establecidas en cada EPSA, sobre los los materiales
materiales bsicos para definir las exigencias que deben
contener. Dichas normas definen la calidad, el tamao, el
peso, la forma, la medida, la composicin, el funcionamiento,
etc., de los materiales principales que intervienen en el
proceso productivo. As por ejemplo, Un error en la descripcin de los
si la unidad responsable de medidores materiales, produce compras innecesarias.
de agua potable, requiere de estos
artefactos, debe establecer qu tipo de medidores requiere: a
chorro mltiple, velocmetros, magnticos entre otros, el
dimetro de los medidores; pulgada, pulgada, 1
pulgada, el tipo de reaccin que los mismos tendrn; de bajo
caudal, caudal medio o alto, el tipo de rosca que tendrn los
medidores para sean compatibles con el resto de los accesorios,
que sern utilizados como las llaves de paso, acoples, etc.
Cuando se solicitan materiales sujetos a pruebas
especiales, el pedido deber contar con una clusula
aclarando tal circunstancia.
6. Fecha de entrega
La fecha de entrega de los materiales ya sea en el domicilio
del comprador o en el lugar del embarque, desde la fbrica
del vendedor, debe estar especificada en el pedido de
compra. Resulta conveniente indicar en la orden de compra
la fecha de entrega de los materiales en las instalaciones del
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Plazo de recepcin

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Cap. 4. PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACIN

comprador y no la fecha de embarque, pues cuando se


presentan problemas de transporte, la responsabilidad no
recae sobre el comprador.
Es habitual que las EPSAs requieran una garanta del
La garanta respalda
proveedor, para debitar una suma determinada por el cumplimiento de la
los problemas que pueda sufrir, a consecuencia de fecha establecida.
no cumplir ste con la fecha de entrega o, por la
cancelacin del pedido. A menudo se requiere del
proveedor el acuse de recibo, con la especificacin del plazo
mnimo de entrega.
La incapacidad para efectuar las entregas en el trmino
estipulado o las promesas incumplidas del proveedor, son
motivos de frecuentes roces entre ste y la EPSA. Los
motivos de dicho incumplimiento tienen orgenes diversos.
As por ejemplo, la EPSA puede no haber previsto su
abastecimiento con la antelacin adecuada para que el
proveedor satisfaga en tiempo requerido. Tambin, la EPSA
puede adoptar el criterio de colocar en todos sus pedidos que
esta efecte para entrega inmediata o urgente. Esta
prctica no es nada eficiente, pues el proveedor puede
esmerarse en cumplir con el pedido y agilizar la entrega, lo
que se traduce, por lo general, en mayores costos, o bien el
proveedor tendr la impresin -y bien fundada por cierto- que
la EPSA exagera en sus pretensiones de plazo de entrega, lo
que implica que ese proveedor comience a desatender los
plazos estipulados por el comprador en sus pedidos.

Incumplimiento de
pedidos

Otra razn que da lugar a la ruptura de las relaciones


entre la EPSA y su proveedor es, cuando el primero no
conoce en profundidad la capacidad de produccin de su
fbrica, o no est interiorizado de los atrasos de dicho
proveedor en el cumplimiento de los pedidos con los clientes.
En estos casos, el vendedor promete la entrega de los
materiales que su empresa no puede satisfacer en el plazo.
Como se advierte, existen una diversidad de motivos
atribuibles a la EPSA y al proveedor, que pueden perjudicar la
oportuna entrega de las compras requeridas, por ello es
recomendable contar en la EPSA con una planificacin en
sus compras, de forma que le permita desarrollar sus
operaciones con normalidad. Por otra parte, establecer
como poltica del departamento de compras de la EPSA,
requerir informacin que permita el anlisis de la capacidad
de entrega o de produccin del proveedor, de esta manera se
podr minimizar posibles contingencias.
7. Condiciones de pago
Las condiciones de pago deben indicarse en el pedido de
compra en forma concreta, en el cual se puede hacer
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referencia a los descuentos por pronto pago y a las rebajas


de precio por la cantidad solicitada o, por la relacin existente
entre el comprador y el vendedor.
8. Precios
El precio es un dato incluido en el pedido de la El precio determina las
compra el cual se origin en una cotizacin o modalidades de compra.
convenio previo. La ventaja de conocer el precio
antes de recibir los productos solicitados, permite comparar
con los documentos proporcionados por el proveedor,
para efectos de control interno del proceso de compras.
Otro aspecto vinculado con el precio, es que se utiliza como
un elemento cuantitativo formal para la relacin
contractual entre la EPSA y el proveedor, debido a que
permite determinar el importe total que ser objeto de la
facturacin. De esa manera, se puede evitar importes
mayores a los indicados inicialmente.
9. Instrucciones para el embarque
Las instrucciones para el embarque de los materiales
solicitados por la EPSA incluyen varios aspectos como ser:
a) Lugar donde las mercaderas debern ser entregadas.
b) Medio de transporte a utilizar.
c) Tipo de embalaje a emplear.
d) Si fuese necesario, la ruta deseada para su transporte.
Tambin se tiene que aclarar en el pedido al proveedor,
que tiene derecho a efectuar algn cargo por el flete. Es
importante sealar que en todo paquete o forma de embalaje
se debe colocar el nmero de orden de compra lo cual
permite hacer un seguimiento ms efectivo.
10. Instrucciones para la facturacin
Es conveniente suministrar ciertas instrucciones al proveedor
para la factura a remitir, entre los cuales podemos mencionar
el nmero de copias a ser remitidas y el lugar donde
debern ser enviadas.
11. Implicancias en la contabilidad
Por la emisin de los pedidos no deben practicarse
asientos en el libro diario. La sola remisin de un pedido a
un proveedor no implica un hecho econmico que d
lugar a una variacin cuantitativa o cualitativa del patrimonio
de la EPSA.
Sin embargo, pueden efectuarse anotaciones en un
resumen diario de compras o en un registro de pedidos.
Este registro constituye una buena fuente de informacin
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Cap. 4. PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACIN

para conocer el importe de los compromisos Llevar un control de las


de compras pendientes. Si bien las entregas parciales, tiene que
obligaciones se concretarn cuando el ser reflejado en los convenios
de pagos establecidos.
proveedor remita las mercaderas y enve la
correspondiente factura. Cuando existan entregas pendientes
del artculo adquirido, el respectivo importe comprometido, de
los artculos pendientes de entrega, representa un dato que
debe ser manejado por el sector financiero.
Algunas EPSAs exponen la responsabilidad eventual por
los compromisos de compra en un asiento de orden.
Tambin, puede dejarse reflejado en el estado patrimonial a
travs de una nota al respecto.
Cuando se enva un ejemplar del pedido al sector de
almacenes, ste puede registrar la cantidad solicitada en la
columna de 'Pedido" de la ficha o tarjeta del mayor auxiliar de
almacenes, si el diseo de ese registro lo permite como ya lo
hemos manifestado con anterioridad.
12. Seguimiento del pedido de compra
La fecha de recepcin de los materiales es de suma
importancia, para que los programas de produccin no se
vean interrumpidos por problemas en el abastecimiento de
esos materiales. Para este efecto, es importante tener un
contacto permanente con el pedido colocado, (Ver Anexo 5)
se proporciona un ejemplo del formulario utilizado para este
propsito.
Todo pedido de compra deber indicar la
Un seguimiento de compras
fecha de entrega de los materiales y los bien aplicado, permitir contar con
sectores interesados deben tener siempre los materiales oportunamente.
presente esa fecha. En lo posible debe
evitarse cualquier demora en la entrega de los
materiales, pues ocasiona problemas al suministro de los
servicios por falta de abastecimiento.
La persona encargada de efectuar el seguimiento a los
pedidos debe bsicamente, prevenir cualquier retraso
que pueda afectar las operaciones de la EPSA, por la falta de
materiales. Las tareas de seguimiento se basan en:
Obtener del proveedor la aceptacin del pedido. En
general esto se logra a travs del acuse de recibo.
Verificar si el proveedor se est ocupando
efectivamente para cumplir con el pedido. Ese
control se puede llevar a cabo comprobando en las oficinas
del vendedor si existen avances ciertos para satisfacer el
pedido.

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(165) El procedimiento descrito en sus distintas instancias,


respecto al flujo real (se refiere exclusivamente al movimiento
econmico de la provisin del bien o servicio solicitado, no as
el movimiento financiero que implica el pago), derivado de la
atencin de una solicitud de compra que pueda suscitarse de
cualquier unidad o departamento de la EPSA, es sintetizado a
travs de la siguiente figura:

PROVEEDOR 1
Cualquier
Departamento de la
EPSA

Entrega de
Bienes
Solicitados

SI

Prestacin de
Servicios

Solicitud de Solicitud
Compra de de
Bienes
Compras
del
Servicio

Almacenes
Existe

PROVEEDOR 2
PROVEEDOR
SELECCIONADO

Entrega de
Bienes o
antecedentes
del servicio

Pedido de
compra

PROVEEDOR 3
M
M PROVEEDOR n
M
M

Solicitud de
Cotizacin de
los Bienes o
Servicios

Cotizacin de
los Bienes
Servicios

DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
NO
Entrega de Bienes

Fig. 8: Procedimiento general de compras en la EPSA

!
?
#

11. El formulario de solicitud de materiales, contiene la informacin sobre el


requerimiento, la cual debe ser explicar las caractersticas de los materiales o
servicios y, la fecha en la cual se necesita este requerimiento.
12. La principal ventaja de la utilizacin del formulario de solicitud de cotizacin, esta
relacionada a la igualdad de condiciones que proporciona para los proveedores.
13. La elaboracin de los pedidos de compra, representan la aceptacin de la oferta
del proveedor, en las condiciones presentadas en la solicitud de cotizaciones.
12. Explique por qu es necesario la intervencin del departamento de almacenes,
en la elaboracin de las solicitudes de compra?
13. Seale la importancia que representa para la EPSA, el contar son las
solicitudes de cotizaciones?
14. Cul es la informacin mnima que debe contener un pedido de compra?
2. La elaboracin de los formularios y el nmero de copias necesarios, se
determina en funcin a los mecanismos de control, que la EPSA determina en el
procedimiento de compras.
3. El texto incluye ejemplos que justifican el nmero de copias de los formularios
mnimos, no se debe perder cuando se elaboran los formularios, realizarlos
ajustando a la estructura de la EPSA, en muchos casos es necesario incluir
firmas de autorizacin adicional.

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Cap. 4. PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACIN

4.4

Ordenes urgentes y precipitadas


(166) Con determinada frecuencia en cada EPSA se recibe un
nmero de pedidos marcados urgentes. No siempre se
puede evitar que existan rdenes urgentes, pero deben
existir los motivos que justifiquen esto. Cambios repentinos
en estilo o en diseo en las condiciones de comercializacin
pueden modificar un programa de abastecimiento de materiales
cuidadosamente planificado. Son inevitables las crisis, con la
consiguiente demanda de partes o materiales que sera
irrazonable tenerlos en el almacn regularmente.

Importancia de los
Pedidos

(167) Sin embargo, hay rdenes urgentes que no se


pueden justificar bajo ningn concepto. Entre las cuales
tenemos aquellas solicitudes o pedidos que surgen debido a:
a) Un control deficiente del inventario.
b) Mala planificacin y asignacin presupuestaria de los
insumos requeridos para la prestacin de los servicios.
c) Falta aparente de confianza en la capacidad del
departamento de compras para conseguir con la
oportunidad de vida los materiales para la planta.
d) Costumbre de marcar todos los pedidos como
urgentes.
(168) Cualquiera sea la causa, estas rdenes son costosas.
Este costo se debe en parte, a la mayor posibilidad de error cuando
el trabajo se realiza bajo presin. Las rdenes urgentes ponen
tambin una carga adicional al proveedor, la cual directa o
indirectamente, se incluye en el precio pagado por la EPSA.
(169) Qu se puede hacer para reducir la gravedad del problema?
para un nmero excesivo de rdenes urgentes cuando
realmente no existe justificacin la solucin es educacin dentro del
procedimiento de compras. A modo de ejemplo, puede establecerse
una regla que consiste en que cuando se enva un pedido urgente al
departamento de compras, la unidad que la solicita debe explicar al
gerente general, la razn de la emergencia y obtener su
aprobacin. Aun cuando el pedido sea aprobado, los costos extras
cuando sean determinados, son cargados al departamento que
orden el material o servicio. El resultado deseado ser una marcada
reduccin en el nmero de esas rdenes.

4.5

Reduccin pedidos
urgentes

Manual de polticas y procedimientos


(170) Contar con un manual del departamento de
compras, donde se refleje el conjunto de polticas y
procedimientos que deben seguir las actividades relativas a

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Justificacin manual
de procedimientos

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compras, constituye una herramienta muy til para el


desarrollo del trabajo y para las operaciones de control
interno. Ya que permite contar con:

La homogenizacin de las tareas dejando de lado la


discrecionalidad de las personas.

Facilita el seguimiento de las tareas y el control


interno.

Permite contar con un instrumento de capacitacin e


induccin para el personal nuevo que vaya a incorporarse
al departamento de compras o a la EPSA, agregando un
elemento de flexibilidad al facilitar la transferencia del
personal de una plaza a otra en caso de una vacante,
enfermedad o sobrecarga temporal de trabajo en una tarea
especfica en el departamento de compras.

El manual es til para explicar a los que no estn en el


departamento, las actividades que se realizan.

(171) Algunos administradores consideran que como sus


departamentos no son tan grandes como los de otras EPSAs,
no hay necesidad especial de un manual. Consideran que
cada quien conoce lo que podra contener un manual, por
consiguiente no hay necesidad de ponerlo por escrito. Este
argumento no contempla los beneficios que se obtiene con el
trabajo de preparacin del manual.
(172) Si bien es cierto que la preparacin de un manual
utiliza y consume tiempo para algunas personas, el costo
incurrido es compensado con los beneficios posteriores
que trae para la EPSA. En la medida en que el trabajo sea
planificado, realizado, preciso y razonablemente completo, en
todos los aspectos que implica los procedimientos de
compras los cuales se encuentren expresados en un
documento organizado y sistemticamente elaborado,
permitir a la EPSA realizar un mejor control.
(173) Respecto a la dimensin y contenido de los manuales,
al principio del proyecto, quien lo prepara debe decidir si el
manual solo contendr las polticas de la EPSA o, si
tambin
deber
incluir
una
descripcin
de
los
procedimientos especficos del departamento de compras. Al
respecto existe una extensa literatura, con tcnicas que guan,
en cuanto a su elaboracin, contenido y alcance; las cuales son
fcilmente adaptadas y adecuadas para las distintas formas de
organizacin de las EPSAs en nuestro pas.
(174) Cuando se han determinado los lineamentos generales se
puede iniciar la redaccin, la cual no debe ser realizada en
una jornada, sino seccin por seccin. Tambin se debe discutir
todo el trabajo, no slo por aquellas personas dentro del
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Cap. 4. PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACIN

departamento sino, por el personal de ingeniera y del


sector comercial. Cuando se ha integrado una seccin, sta
sirve para detectar errores y sugerir modificaciones, antes que
el material sea reproducido. Cuando se produzca es preferible
que se realice en hojas substituibles, ya que esto permite una
fcil revisin. El ejecutivo principal de la EPSA deber escribir
un corto prlogo aprobando la poltica y las prcticas del
departamento y, definiendo su autoridad.
(175) Aunque hay muchos aspectos que deben ser
cubiertos en el manual, algunos de los ms comunes son:

Definir la autoridad responsable de la requisicin

Incentivar la cotizacin competitiva

Criterios para los proveedores aprobados

Contactos y compromisos con proveedores

La autoridad para verificar especificaciones

Compras para empleados de la EPSA

Formas para rdenes de compras

Tratamiento de informacin confidenciales

Tratamiento de rdenes urgentes

mbito de las relaciones con los proveedores

Tiempos establecidos para las tareas

Procedimiento para determinar las cantidades a comprar

Procedimiento para cantidades permitidas en exceso

Polticas en compras locales

Consolidacin de documentos para la liquidacin y pago de


facturas

Discrepancias en la facturacin

Aceptacin de cargos por fletes

Ordenes de cambio

Procedimiento de materiales regresados.

Disposicin de desperdicios y sobrantes

Procedimiento para rdenes pequeas

Entrevista con agentes de venta y recopilacin de datos

Requisitos de un
manual

(176) La definicin de estos aspectos en la EPSA, permitir


establecer el flujo de informacin, que vaya a derivarse en el
departamento de compras, posteriormente. El Anexo 6,
contempla un ejemplo de manual de procedimiento de
compras.
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4.6

Flujos de informacin
(177) Dada la dinmica que posee la funcin compras y las
mltiples interrelaciones susceptibles de establecer con actores
internos y externos a la EPSA, a continuacin se sintetizan los
flujos de informacin.

4.6.1 Flujo de informacin interna dirigida a compras


(178) Toda actividad funcional dentro de la EPSA genera y
requiere de informacin del sistema de compras. Esta,
enviada a compras, es posible de agrupar en las dos siguientes
categoras:
a) Establecimiento de las necesidades de materiales y
servicios que se obtienen internamente de la EPSA.
b) Las necesidades de informacin disponible dentro de
compras o la que se pueda obtener del exterior de la EPSA.
(179) Las relaciones de informacin con otros departamentos
se encuentra expresado en el siguiente grafico:

C
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Fig. 9: Flujo de informacin interna dirigida a compras


1. Informacin de planificacin
Esta funcin proporciona a compras, informacin relativa a
los requerimientos futuros a largo plazo de la EPSA, en
materia de instalaciones, materiales y servicios del exterior.
Una planificacin adecuada tiene importancia especial para
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Cap. 4. PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACIN

prever las futuras necesidades de construccin de obras para


los servicios y, de materias primas relacionadas con el
tratamiento del agua, en relacin a los niveles de
abastecimiento y cobertura de los servicios.
2. Informacin de ventas
Los pronsticos de ventas, bien estructurados, son una de
las herramientas ms tiles de las que disponen la
planificacin estratgica. Las operaciones comerciales
alcanzan normalmente el grado de eficiencia operacional,
cuando una planificacin adecuada permite una
adquisicin ordenada y, una programacin de
requerimientos. Cuando el departamento de compras tiene
noticias anticipadas de las clases de materiales que
posiblemente se requieran y en las cantidades aproximadas,
ste se encuentra en una posicin favorable para obtener el
equilibrio ptimo entre las condiciones de mercado y las
necesidades de las empresas.
3. Informacin del control presupuestario y financiero
La informacin proporcional por el departamento de
presupuestos, ayuda a coordinar la informacin asignada por
planificacin y, por los pronsticos de venta, permite valorar
cualquier restriccin impuesta por el control financiero. Estas
restricciones se pueden aplicar a expensas de la operacin
del sistema de compras, as como a las posibilidades de
seguir otra poltica de inventarios diferente a la requerida por
compras.
4. Informacin de contabilidad
La funcin de contabilidad proporciona informacin sobre
pagos a proveedores, estudios de costos, decisiones sobre
comprar y, comparacin de los costos reales en los
presupuestos.
5. Informacin jurdica
La funcin de compras en una EPSA es la actividad
principal autorizada para canalizar y facilitar la firma
de contratos por materiales y servicios externos; el
departamento de compras coordina informacin respecto a
contratos y procedimientos con el rea jurdica de la EPSA, a
fin de enmarcar las operaciones en lo que establece la
normatividad vigente en nuestro pas.
Conforme a los procedimientos establecidos en cada
EPSA, se determinarn los niveles de firmas
autorizadas para el tema de compras, niveles que estarn
determinados por el importe de las compras, por la estructura
organizativa y responsabilidad de las funciones.
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6. Informacin tcnica
La responsabilidad bsica de las reas tcnicas en relacin al
departamento de compras en una EPSA, es informar sobre
las especificaciones y atributos que deben tener los
distintos
tipos
de
materiales
requeridos.
Las
especificaciones debern ser muy precisas, para garantizar la
calidad de los materiales a ser adquiridos. El conocimiento
correcto del departamento de compras para precisar las
especificaciones, generalmente, promueve una operacin
ms efectiva de esta actividad en beneficio de la EPSA.
7. Informacin de produccin y control de produccin
El departamento encargado de la produccin y tratamiento
del
agua,
proporciona
informacin
sobre
los
requerimientos de calidad de los insumos. Si la EPSA
cuenta con un control de produccin mediante su laboratorio,
facilita informacin sobre las cantidades de los insumos que
se necesitan para cubrir un ciclo de produccin. Est
informacin constituye una herramienta til para la
planificacin de las operaciones de compras.
8. Control de inventarios
Este departamento proporciona la informacin bsica
sobre las necesidades existentes. Las cantidades
ptimas a requerirse puede ser asignadas por la poltica de
inventarios adoptada o, bien aplicando tcnicas de
minimizacin de inventarios, aspecto que determina la
inversin en inventarios en un perodo determinado. Una
poltica de inventarios puede ser influida por la magnitud de
los recursos financieros de la EPSA, planes a futuro,
condiciones actuales del mercado y, tiempo invertido en la
compra de materiales.
9. Control de calidad y recepcin
Ambas funciones facilitan informacin que determina si los
proveedores han proporcionado materiales en
cantidad y calidad especificada. Esta informacin es
esencial para el seguimiento adecuado por el departamento
de compras, porque permite hacer los ajustes con los
proveedores oportunamente.

4.6.2 Flujos de informacin externa dirigida a compras


(180) El departamento de compras, es uno de los puntos de
contacto principal de la EPSA, con el mundo exterior, siendo un
punto de recepcin del flujo de informacin de fuentes
externas a la EPSA.
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Cap. 4. PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACIN

(181) El grfico que se presenta a continuacin presenta el


flujo de informacin con el contexto que rodea a la funcin
compras:

Fig. 10: Flujos de informacin externos


(182) A continuacin es una explicacin breve de los tipos
principales de informacin provenientes de fuentes externas:
1. Condiciones generales del mercado
Los ejecutivos de compras y los compradores
competentes, se convierten en especialistas en el
mercado. Por esta razn es indispensable mantenerse
actualizado, con los representantes de ventas de los
proveedores, las publicaciones sobre compras comerciales,
servicios, reuniones, avisos y mediante internet; todos estos
medios proporcionan informacin sobre las condiciones
que rigen el mercado, en trminos de precios, factores de
abastecimiento y demanda.
2. Fuentes de abastecimiento
La apertura de mercados ha permitido la competencia y el
desarrollo de la tecnologa de la comunicacin, lo que
ha determinado que las fuentes de informacin relativas a los
proveedores sean dinmicas y de gran magnitud. El
personal de venta, los medios de publicidad, promociones
especiales, exposiciones comerciales, y convenciones, pginas
Web, e informes crediticios y financieros proporcionan

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informacin inicial de los proveedores, dirigida a los clientes


actuales y potenciales.
3. Capacidad y
proveedores

condiciones

de

trabajo

de

los

Los flujos de informacin de estos, son determinantes


en la poltica de inventarios para asegurar la
continuidad del abastecimiento y la calidad de la
produccin. La EPSA debe contar con informacin constante
y actualizada, correspondiente a sus proveedores, que le
permita conocer no solo la calidad de sus productos, sino
tambin la capacidad econmica y productiva que tengan
estos, de forma tal que garanticen el normal abastecimiento
de sus productos.
4. Precios, descuentos, aduanas y uso de impuestos
Todos estos aspectos son importantes para el
funcionamiento del departamento de compras. Gran
parte de la informacin sobre precios, se obtiene
directamente de los proveedores. En otros pases existen
servicios de consultora especializada en el tema, quienes
proporcionan informacin sobre las tendencias econmicas,
tiles para la determinacin de tendencias en los precios. En
el caso del sector de saneamiento bsico, estos servicios no
son de aplicacin, dado el lento avance tecnolgico que
experimenta.
Respecto a las importaciones, se deber hacer un
seguimiento continuo de los aranceles aduaneros e
impuestos, para cuantificar el impacto que tendrn en el
precio final de las compras efectuadas por una EPSA. En
nuestro pas, las Agencias Aduaneras prestan servicios
orientados a los temas sealados, para canalizar
adecuadamente las importaciones.
5. Disponibilidad y costos de transporte
Actualmente la EPSA cuenta con una diversidad de medios
de transporte que determinan el costo de fletes de los
materiales. Es indispensable contar con un directorio de
transportistas y el alcance de sus servicios, para garantizar la
recepcin oportuna de los materiales.
6. Informacin sobre nuevos productos
El departamento de compras debe procesar y clasificar
la informacin, acerca de los nuevos productos y
servicios existentes en el mercado. A su vez ste debe ser
capaz de coordinar y analizar con el rea que corresponda,
cuando un producto o servicio puede ser til, para mejorar la
eficiencia en la EPSA.
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Cap. 4. PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACIN

4.6.3 Investigacin
proveedor

del

departamento

de

compras

del

(183) La investigacin en compras comprende la


recopilacin sistemtica, clasificacin de los datos acerca de
los proveedores, que sirva para constituir la base de mejores
decisiones de compra.
(184) En la investigacin de compras, se incluyen proyectos
que requieren de materiales e insumos especiales, que se
refieren a aspectos importantes como:
a) Materiales, insumos o servicios comprados.
b) Vendedores.
c) Sistema de compras.
(185) La investigacin de mercados realizada por los
proveedores, generalmente, canaliza las necesidades de
los compradores, las cuales permiten mejorar los productos y
servicios ofrecidos.
(186) La investigacin de compras, si se realiza de una
manera organizada, permitir generar informacin
importante en la toma de decisiones de compra.

4.6.3.1 Organizacin para investigacin de compras


(187) Una EPSA podra conducir una investigacin en
compras de las siguientes maneras:
a) La asignacin de personal de planta de tiempo
completo a esta actividad.
b) El uso del personal regularmente asignado a comprar
y administrar para conducir la investigacin en compras
como una asignacin secundaria.
(188) Los proveedores en lo concerniente a la investigacin de
mercados, establecen personal staff o, de planta para efectuar
las actividades de investigacin de compras, (estas posiciones se
denominan, investigador en compras, analista de compras, analista
de valores, economista de compras o especialistas de mercancas).

Personal

(189) Es necesario destacar que este es un trabajo que se


hace por medio de la recopilacin y anlisis de datos, lo
que requiere de mucho tiempo, motivo por el cual muchas
EPSAs no lo efectan.
(190) Asimismo se requiere de habilidades
especiales en las reas de la investigacin en
compras por ejemplo, estudios econmicos y
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La habilidad de las personas

encargadas de la investigacin
de compras, determinar el xito
o fracaso de esta actividad.
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anlisis de sistemas, requiere de un reconocimiento profundo de


tcnicas de investigacin. Estas tcnicas de investigacin solicitan
un nivel de habilidad que no tiene el comprador tpico. Es por esto
que, la habilidad para investigar es uno de los criterios usados en la
seleccin de personas para las posiciones de compradores.
(191) Es tambin importante recordar que el investigador en
compras tiene con frecuencia una amplia visin de los efectos
generales de las decisiones en compras, sobre los resultados
operativos. Lo contrario significara que el comprador, se halle
absorto en su rea de responsabilidad y se le escape la visin
general.
(192) En base a lo sealado, el conocimiento inmediato por parte
del comprador se hace indispensable, ya que este tiene que estar
familiarizado ntimamente con los artculos que compra. Un
integrante del personal que no tiene esa informacin inicialmente,
corre el riesgo de pasar por alto los datos de importancia.
(193) En este sentido, el proceso de Toma de Decisiones Responsable de la
deber ser considerado en el anlisis final. Se definir en la EPSA decisin
si la decisin se queda en el responsable de compras o la
decisin la toma el responsable del rea administrativa
financiera.
(194) En un caso, el integrante del personal de compras
presentar los datos y, las ventajas y debilidades de cada
alternativa. En todo caso, la decisin en ltima instancia ser
asumida por los principales ejecutivos de la EPSA, as como de
las responsabilidades que se podran originar.
(195) El salario y los gastos organizacionales relativos de los
integrantes de planta de tiempo completo del departamento de
compras se adicionan a los costos administrativos de
operacin del mismo.
(196) Una variacin susceptible de considerar combina el
trabajo de una persona del departamento de compras
complementada con la responsabilidad de la formacin de un
comit, con distintos personeros de la EPSA, que haga el
seguimiento de varios proyectos.
(197) La dificultad, desde el punto de vista del comit es que
difcilmente se puede identificar la responsabilidad por los
resultados cuando est dispersa entre varias personas. No
obstante, el comit puede trabajar satisfactoriamente, siempre que:

Conformacin de
comit

a) Los integrantes del comit sean seleccionados


cuidadosamente para asegurarse que cada uno tiene
realmente algo con que contribuir.
b) El comit debe tener un marcado liderazgo, desde un
punto de vista funcional, con conocimientos y experiencia en
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Cap. 4. PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACIN

materia de compras y, de los procedimientos a ser


aplicados.
c) Un conjunto especfico de objetivos y expectativas de los
resultados se formula y se comunica a cada integrante y
al comit como a un todo.
d) Cada integrante del comit debe planear las
responsabilidades de su trabajo normal, para darle el
tiempo y los recursos necesarios al comit.
(198) Si falta alguna de estas cuatro condiciones, es casi
seguro que no se obtendr resultados ptimos,
considerando sobre todo que esta actividad no es remunerada
y conlleva por el contrario adquirir mayores responsabilidades
en una EPSA. Aspecto que se ve mas agudizado en el caso de
las EPSA del sector pblico, por la aplicacin de la Ley No. 1178
y responsabilidad por el ejercicio de la funcin pblica.
(199) La experiencia de los aos indica que los esfuerzos y
logro de resultados son ms productivos, cuando se
asigna la responsabilidad de efectuar anlisis e investigacin
relacionada al tema de compras, a personas especficas
dentro de la EPSA y a tiempo completo.
(200) Sin embargo, este conjunto de elementos expuestos en
relacin a la investigacin de compras, si bien son deseables de
llevar a efecto en una EPSA, son necesarios de ser
contextualizados a su realidad en nuestro medio.

4.6.3.2 Aspectos a ser investigados del proveedor


(201) Mientras mayor conocimiento tenga un comprador de
sus proveedores actuales y potenciales, de su mtodo de
operacin y de su posicin en el mercado, mejor ser su
capacidad para seleccionar fuentes de abastecimiento
adecuadas, apropiadas y podr adems prepararse para conducir
exitosamente las negociaciones con los mismos. Los aspectos
especficos a tomar en cuenta para este propsito, son:
1. Anlisis de la capacidad financiera del proveedor

Consideraciones
para la eleccin

Investigacin de la salud financiera actual o potencial de


los proveedores de forma que se puedan evaluar los
riesgos que se adquieren.
Este tipo de anlisis debe ser efectuado en coordinacin
con el personal de finanzas de la EPSA y el departamento
de compras; para asegurar que se hace dentro de
los requisitos considerados y la interpretacin Se tiene que evaluar la
capacidad del proveedor,
correcta de la informacin proporcionada por el para poder asignarle el
proveedor, de manera que permita estimar el valor pedido de compra.
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monetario potencial del riesgo involucrado. Es frecuente


encontrar ejemplos donde las ESPAs son sorprendidas por
empresas que son creadas o se asocian de forma temporal,
para la provisin o importacin de bienes de una convocatoria
pblica especfica. Luego de concluida la misma, desaparecen
con la misma facilidad con que surgieron, dejando expuesta a
la EPSA a no contar con un interlocutor en caso de existir
interrogantes o requerimientos adicionales acerca de los
bienes adquiridos.
2. Anlisis de las instalaciones de produccin
Se refiere a la recopilacin de datos e informacin sobre
las instalaciones fsicas de los proveedores, que
permitan obtener una idea prxima de las capacidades y
limitaciones productivas.
En este sentido, es aconsejable que el personal
Es importante verificar si el
de las reas tcnicas de la EPSA y el personal productor est en condiciones
de compras, efecten visitas a las de cumplir con el pedido.
instalaciones de los proveedores, como
parte de la polticas establecidas por la EPSA, considerando
que por lo general, son los proveedores quienes promueven
estas visitas como parte de su mercadotecnia, aspecto que
evita erogacin de recursos para la EPSA.
3. Estimacin de los costos de distribucin y produccin
del proveedor
Se refiere al anlisis de las etapas a ser realizadas en el
proceso de desplazar los materiales desde el punto de
origen del proveedor, al punto en el cual debe ser
entregado a la EPSA. Este anlisis implica el clculo
estimativo de los costos en que debe incurrir el proveedor,
a fin de contar con una idea aproximada de cuan razonable
resulta ser la eficiencia de este en la utilizacin de sus canales
de distribucin. Aspectos que, servirn para evaluar el precio
de los materiales, as como prever posibles contingencias en
el transporte de los mismos, que puedan implicar perjuicios
para la EPSA.
La estimacin de Costos de Produccin, se orienta al
anlisis de cul seria el costo para un proveedor (materiales
directos, trabajo directo, ingeniera, herramientas, produccin
en general gastos generales y administrativos y utilidad), para
proporcionar un material o servicio razonable. Contar con
precios referenciales es el tpico de investigacin ms
comn dentro de los temas del rea de compras, posiblemente
debido a que produce ahorros muy grandes e inmediatos, al
contar con una herramienta, que permita determinar la
racionabilidad de las cotizaciones recibidas de los

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Cap. 4. PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACIN

proveedores. Para este objeto, se requiere de coordinacin y


trabajo conjunto con el personal del departamento de compras
y el personal de ingeniera de la EPSA para que esta
investigacin produzca los mejores resultados.
4. Verificacin de la calidad
Adicionalmente a lo previsto en las especificaciones tcnicas
de los materiales formalmente requeridos por la ESPA, se
debe establecer un mecanismo con los proveedores
para llegar a un acuerdo sobre estndares de calidad. Es
recomendable el seguimiento permanente de la calidad de los
materiales y del servicio, ya que por este medio estamos
asegurando el envo de material y de partes que satisfagan
las especificaciones requeridas por la EPSA.

4.7

Modalidades y cuantas
(202) Cada
EPSA
debe
definir
las
polticas
y
procedimientos para la funcin compras; para
Los requerimientos tcnicos,
esto se tiene que establecer las distintas administrativos, deben estar
modalidades, bajo las cuales se ejercer la especificados para cada una de
compra. Estas modalidades pueden ser:
las modalidades de compra.

Licitacin: Es un procedimiento administrativo que permite


seleccionar a los oferentes, a travs de una
convocatoria publica, en los medios de comunicacin, en
la cual se especifican de forma anticipada las
condiciones administrativas, tcnicas, legales y
econmicas, que deben cumplir los oferentes a objeto
de ser evaluadas por la EPSA. Esta modalidad es abierta a
todo proveedor que cumpla con lo requerido.

Invitacin: Es un procedimiento administrativo donde la


EPSA requiere de forma directa y escrita a los
proveedores la presentacin de sus ofertas, en funcin
a las condiciones administrativas, tcnicas, legales y
econmicas a cumplir. Por tanto, esta modalidad ya no es
abierta a todo proveedor, porque se restringe solo a aquellos
que la EPSA ha elegido anticipadamente.

Contratacin directa: Donde la EPSA a travs de la


negociacin directa con un proveedor determinado,
llega a un acuerdo transaccional.

(203) Los criterios generalmente utilizados para determinar


la aplicacin de una de las modalidades citadas, se
orientan en primera instancia, por el importe de la compra;
sin embargo tambin puede obedecer a la decisin de contar
con una mayor cantidad de oferentes que compitan en calidad,
plazo y precio.
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!
?



14. El Manual de procedimiento de compras, permite tener especificado las tareas


ha realizar en la funcin compras, tambin se constituye en el instrumento ms
importante para el control interno.
15. El Departamento de compras, se interrelaciona con todas las reas de la
estructura de la EPSA, a travs de la informacin que fluye, tambin se
constituye en una fuente de informacin para la EPSA, porque interacta con el
medio que la rodea.
16. La investigacin en compras, proporcionar a la EPSA, los elementos
cuantitativos y cualitativos, sobre los proveedores, los cuales apoyan el proceso
de toma de decisiones.
17. Establecer la modalidad de adquisiciones, se realiza en base a la importancia de
la compra, en las EPSA del sector pblico, deben guiarse por las Normas
Bsicas de la Administracin de Bienes y Servicios.
15. Cul es la ventaja de contar con un manual de procedimiento de compras?
16. Enumere los principales flujos de informacin externos del departamento de
compras?
17. Cules son los aspectos principales que debe contemplar una investigacin de
compras?
5. Imagnese una EPSA que atiende a una mancomunidad; proporcione un
ejemplo de la elaboracin de una solicitud de compra, para un servicio de
distribucin de facturas, e indique quien sera el responsable de elaborar dicha
solicitud.
6. Escriba un ejemplo, de los puntos importantes que debera contener un manual
de procedimiento de adquisiciones.

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Cap. 5. SELECCIN Y EVALUACIN DEL PROVEEDOR

5.

SELECCIN Y EVALUACIN DEL PROVEEDOR


(204) Constantemente, en el presente texto, se fue citando la
importancia que tiene la seleccin del proveedor ms
adecuado en funcin a las necesidades de la EPSA. Sin embargo,
esta tarea tiene su complejidad debido a los mltiples
factores que se toman en cuenta al momento de tomar la
decisin a favor de uno u otro proveedor, tanto en materia de
bienes como de servicios. Motivo por el cual, a continuacin se
proporciona un conjunto de elementos que deber ser
considerado para seleccionar y evaluar a los proveedores.

5.1

Seleccin y relaciones con el proveedor


(205) Un insumo importante para las decisiones que
deben ser tomadas en las unidades, o por las personas
encargadas de las adquisiciones, es la experiencia del
proveedor. El desempeo que tiene el proveedor tiene un
impacto sobre la productividad y calidad de los servicios
de la EPSA.
(206) Considerando que la EPSA, permanentemente, busca la
calidad de los materiales a ser comprados, y que afecta la
calidad de las obras y, por consiguiente en los gastos de
mantenimiento, es necesario contar con criterios claros y
objetivos que permitan seleccionar y evaluar el desempeo
de los proveedores. Por consiguiente, la decisin para la
seleccin del proveedor se ve afectada en funcin a distintas
variables como ser:

Naturaleza de la compra

Si la compra es repetitiva o eventual

La cantidad de materiales objeto de la compra

La cantidad de dinero que la compra significa

Las condiciones del mercado, respecto al producto a ser


comprado, etc.

Variables que
afectan la
seleccin de
proveedores

(207) El proceso de seleccin y la decisin final, responde a


la consideracin de una de estas variables o a la
combinacin de estas.
(208) Mientras en el pasado, la mayora de las La conformacin de equipos
empresas perciban que la decisin sobre la para la seleccin del proveedor,
seleccin
del
proveedor,
deba
ser permite el compromiso de la
responsabilidad exclusiva del departamento unidad solicitante en la compra.
de compras, la tendencia actual es hacer un
equipo con las unidades que correspondan, con el
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propsito de contar con decisiones concertadas en la seleccin


del proveedor; para ello deben participar personas expertas en
ciertos materiales o servicios que la empresa requiera.
(209) Para realizar un seguimiento del desempeo del
proveedor, se requiere de una comunicacin permanente
entre el proveedor y los representantes de la EPSA. Por esta
razn, existe una tendencia de muchas empresas a limitar
el nmero de proveedores para efectuar un seguimiento
efectivo, ya que establecer nuevas relaciones con otros
proveedores, resulta costoso en trminos de tiempo, debido al
aprendizaje y ajuste en las formas de interactuar.
(210) Uno de los aspectos ms importantes para la EPSA ser
desarrollar con sus proveedores, las formas y vas para
disminuir el tiempo que toma entre la solicitud del pedido y
la recepcin de la orden.

5.2

Fuentes de informacin de proveedores


(211) En el capitulo anterior, ya mencionamos los flujos de
informacin externos que recibe el Departamento de Compras;
en este capitulo, proporcionaremos algunos elementos ms
especficos en este aspecto. Como ya se dijo, el conocimiento
de las fuentes de abastecimiento, proporciona
elementos de calificacin importantes para ser un
comprador efectivo. Este conocimiento sobre los
proveedores en las EPSA, no puede estar sujeto a la
experiencia y memoria de determinadas personas; es
recomendable que existan registros actualizados de los
proveedores con los que se trabaja.

Importancia del
registro de
informacin

(212) Para este propsito, es necesario recopilar informacin


relativa a los proveedores. Entre las principales fuentes de
informacin normales y tradicionales, tenemos los catlogos,
revistas de comercio, anuncios de diversas clases, ferias
nacionales e internacionales, directorios de vendedores,
asociaciones de vendedores, entrevistas con agentes de ventas y
otros. Con las innovaciones y adelantos de la comunicacin, hoy
contamos con una herramienta (Internet) que esta al alcance de
la mayora de las EPSA, donde las posibilidades de acceso y
consulta a mercados inimaginables, se abren con extrema
facilidad.
(213) A continuacin desarrollaremos algunas ventajas que
presentan las fuentes citadas:

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Cap. 5. SELECCIN Y EVALUACIN DEL PROVEEDOR

5.2.1 Catlogos
(214) Ser importante contar con los catlogos de
productos de las fuentes de abastecimiento, que cubren la
mayor parte de los materiales, que son considerados
indispensables para la prestacin de los servicios de la EPSA. El
valor de estos catlogos, depende principalmente, de la
forma en la cual se presentan y de la facilidad con la cual
se pueda disponer del material que contienen, as como
del uso que se haga de esa informacin.
(215) Los catlogos de intermediarios, contienen muchos
artculos de una diversidad de fuentes de produccin y
ofrecen en cierto grado, los artculos disponibles
por el intermediario. Los catlogos de Los catlogos son una
herramienta de consulta rpida,
maquinaria y equipo proporcionan informacin para las solicitudes de compras.
relacionada a las especificaciones tcnicas de
rendimiento, localizacin de la fuente de abastecimiento, consulta
de manejo, informacin para el reemplazo de partes o equipos
nuevos. Tal el caso, de equipos sofisticados y complejos en su
tecnologa, utilizados para la EPSA en telemetra, deteccin de
roturas o soldaduras de las tuberas de alta presin encargadas
del transporte de agua potable.
(216) Normalmente
los
catlogos
proporcionan
informacin sobre los precios. Muchos artculos y
materiales, se venden a partir de las listas de precios estndar
y, las cotizaciones se realizan calculando los descuentos. Los
catlogos tambin se constituyen en libros de referencia
para la alta gerencia y los ingenieros.
(217) La disponibilidad de la informacin que existe en los
catlogos, es distinta y dispareja en su contenido, en gran parte
dependen de la forma y tamao de estos; por ello, la forma de
archivarlos y clasificarlos no resulta una tarea fcil de efectuar.
Los catlogos son producidos en toda clase de tamaos
y con sujetadores que los hacen difciles de manejar. En
algunos casos, todos los catlogos, sin importar su tamao,
grosor o especificacin, se archivan juntos. En otras ocasiones,
los catlogos se agrupan y se archivan en tamaos
comparables. La identificacin de los catlogos se logra
mediante la numeracin que se le asigna en forma
progresiva; con frecuencia, el nmero est puesto en la tapa
posterior del catlogo.
(218) Es indispensable realizar una numeracin adecuada
de los catlogos; algunas empresas usan libros de hojas
separables, especialmente para el archivo de catlogos en
hojas; otras, usan una forma de ndice en tarjetas.

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Localizacin de
catlogos

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(219) Es recomendable realizar la numeracin de los


catlogos, de acuerdo con los nombres de los
proveedores o de los productos en orden alfabtico. La
numeracin debe ser especfica y fcilmente comprensible.
(220) Un catlogo, tiene la ventaja de ser un registro
permanente presente en la oficina del comprador. Los
agentes de ventas no siempre estn disponibles; los anuncios
se olvidan con frecuencia, pero el catlogo es un recordatorio
de la existencia del vendedor que lo proporcion.

5.2.2 Expediente en Micropelcula


(221) Una forma de archivar en especial en empresas
extranjeras, es contar con micropelculas que contienen los
catlogos de los proveedores. En muchos casos, para este
servicio, se ha incluido un sistema de lectura de las pelculas
y un impresor que permite la reproduccin de la informacin
contenida en la pelcula, en una hoja de tamao normal.
(222) Esta forma de contar con informacin de los productos de
los proveedores, se proporciona con un afn mas enunciativo que
de aplicacin frecuente en las EPSA, de nuestro pas.

5.2.3 Revistas de Comercio


(223) Las revistas de comercio proporcionan una valiosa fuente
de informacin sobre proveedores potenciales. Las listas
de tales publicaciones generalmente son muy extensas.
Adems, en todos los campos existen revistas de especialidades
de comercio.

Informacin escrita
de proveedores

(224) Estas revistas se utilizan, en dos formas: en primer lugar,


se constituye en un texto de estudio, el cual no slo agrega
informacin general al comprador, sino que, sugiere
nuevos productos y materiales que han sido sustituidos. En
segundo lugar presentan anuncios de los proveedores
existentes.

5.2.4 Publicidad Industrial


(225) Una fuente general de informacin para la oficina de
compras, est referido a la publicidad industrial. Los publicistas
en general, han definido que, a pesar de que la publicidad
industrial tiene un valor, generalmente para los
compradores son inconscientemente influidos por ella, incluso
solo con su lectura.

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Cap. 5. SELECCIN Y EVALUACIN DEL PROVEEDOR

5.2.5 Directorios Comerciales


(226) Los directorios comerciales son otra fuente importante de
informacin. Varan ampliamente en su exactitud y
utilidad, por lo tanto se debe tener cuidado al usarlos.
(227) Estos registros estn ordenados de muchas formas
con el propsito de ser consultados de varias maneras, ya sea
por el artculo del fabricante o, por el nombre comercial.
La seccin amarilla del directorio telefnico, proporciona listas
de proveedores locales.

5.2.6 Utilizacin del Internet


(228) A travs de la utilizacin de medios masivos de
comunicacin, con la ayuda de la informtica, en los ltimos
aos se ha generado una avalancha de ofertas de
productos y servicios en todos los campos que una persona
pueda imaginar; tendencia que es profundizada a medida que
se presenta el desarrollo de la tecnologa.
(229) Esta herramienta ha llegado a nuestro pas y se encuentra
al alcance de la mayora de las EPSAs, permitiendo el acceso al
mundo, para efectuar consultas, cotizaciones, El Internet, proporciona una
recibir informacin tcnica muy especializada, fuente rpida, de informacin
comparar ofertas, apreciar visualmente los productos sobre productos y proveedores.
y finalmente concretar las operaciones de
compra a travs de la pantalla de la computadora. Aspectos que
facilitan la gestin administrativa del departamento de compras y
mediante l, se proporciona los flujos de informacin
correspondientes a cada empresa.

5.3

Representacin de ventas y conducta tica


(230) La representacin de ventas puede constituir una de
las fuentes ms valiosas de informacin que se dispone, con
referencia a la procedencia de los proveedores y los tipos
de productos que ofrecen. El personal de la EPSA deber
determinar el grado de atencin a los representantes de ventas,
sin descuidar sus otras obligaciones. Es indispensable
desarrollar buenas relaciones con los proveedores, las
cuales se inician con los representantes de ventas.
(231) El personal de la EPSA no debe perder su tiempo ni del
vendedor; para ello, debe organizar su agenda,
estableciendo tiempos para ese efecto. Algunas personas se
esfuerzan en entrevistar personalmente a todos los agentes
de ventas que llaman a su oficina; otros, a causa de la falta de
tiempo y a la presin de otras funciones, estn imposibilitados

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de seguir esta regla, pero se aseguran que alguien se entreviste


con cada visitante. Un representante que recibe un trato
brusco, est menos dispuesto a realizar un esfuerzo extra
para prestar servicios especiales o para ofrecer nuevas
ideas, con relacin a los productos que representa.
(232) La mayor parte de las organizaciones, tienen
polticas y procedimientos preestablecidos para las
relaciones entre la oficina de compras y los
representantes de ventas. Las asociaciones de
El comprador no debe
administracin de compras en muchos pases permitir que la relacin con los
a diferencia de lo que sucede en nuestro pas, han vendedores, sea susceptible
adoptado sus propios cdigos de tica que de ser observada.
rigen las relaciones entre vendedor y
comprador. Todos ellos estn basados en los requerimientos
del vendedor y del comprador, que necesitan tratar ticamente
para asegurar una base slida en el trato de los negocios.
(233) La cortesa, la honestidad, y la justicia son
elementos esenciales para los compradores que
representan a su empresa. Normalmente, esto se expresa en
la atencin a los vendedores sin retrasos; ser confiable en
sus premisas; cubrir todos los elementos de atencin, a fin de
que exista completo entendimiento; no pedir a los vendedores
que coticen de forma errnea; ser justo y claro en lo que se
pretende; respetar la confianza de los vendedores con
relacin a la informacin confidencial; no tomar ventaja
de los errores de los vendedores; cooperar con los agentes de
ventas en la resolucin de las dificultades; negociar arreglos
rpidos y justos en casos de disputa.

5.4

Conducta del
Comprador

Archivo de vendedores
(234) Toda informacin de cualquier fuente, si tiene
valor, debe ser registrada bajo una tcnica que permita
acceder fcilmente a su ubicacin. Una de las formas de
registro son los ndices que acompaan al archivo de los
catlogos.
(235) Otro registro comn es el archivo de vendedores,
que se compone de tarjetas pequeas o de un sencillo archivo
de computadora, que contiene informacin til para la EPSA y
se encuentra clasificada por:

nombre del vendedor;

direccin;

rdenes anteriores asignadas por la compaa;

datos referentes a su ubicacin u origen,

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Cap. 5. SELECCIN Y EVALUACIN DEL PROVEEDOR

(236) Estos registros estn ordenados de tal forma que pueden


ser consultados de varias maneras, ya sea por el artculo, por el
fabricante o por el nombre comercial.

5.5

Visitas a los proveedores


(237) Ya comentamos, en el anterior captulo, las ventajas de
efectuar visitas por parte de la EPSA a los distintos
proveedores. Mediante esas visitas, el personal de la
EPSA tiene la oportunidad de manifestar sus reclamos o
recomendaciones al proveedor, que le permitan tomar
decisiones a futuro en relacin a mejorar su producto y la
distribucin a los clientes.
(238) Esto ayuda a cimentar buenas relaciones en todos los
niveles de la administracin y puede revelar mucho respecto a
planes futuros que de otro modo no habran merecido atencin
parte de los proveedores. Esta poltica de visitas rutinarias,
requiere definir quin debe ser el encargado de hacer las visitas,
cmo debe obtener la informacin ms valiosa, y cul es la
mejor forma de registrar los datos obtenidos.
(239) La experiencia ha indicado que con el propsito de lograr
los mejores resultados de estas visitas, se tienen que definir los
siguientes aspectos:
a) Delinear, previamente, un esquema general
informacin que se busca.

Gua para visitas

de la

b) Obtener toda la informacin razonablemente disponible,


tanto general, como especfica con relacin a la compaa
antes de hacer la visita.
c) Preparar un informe detallado de los resultados obtenidos
una vez que se ha terminado la visita. Cuando las visitas se
han planificado cuidadosamente, los resultados obtenidos son
mayores que los gastos efectuados.

5.6

Muestras
(240) Adems de la informacin respecto al proveedor
potencial y la visita a sus instalaciones, se pueden solicitar,
para analizar, muestras de los productos que se
pretenden comprar. Normalmente, se puede solicitar como
parte de la convocatoria o invitacin directa a los proveedores,
la presentacin de muestras de los materiales o productos
requeridos, con el propsito de apreciar fsicamente las
propiedades y caractersticas; esto se realiza con personal
de la unidad solicitante, para contar con una opinin de la

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calidad de los productos, tambin se puede efectuar las


pruebas de laboratorio y resistencia de los materiales que vea
por conveniente efectuar la administracin de la EPSA.
(241) La presentacin de muestras, es una La presentacin de muestras
dinmica que puede darse a requerimiento permite disminuir las posibilidades
especfico de las EPSAs o como parte de la de
error,
cuando
las
poltica de ventas que tenga el proveedor especificaciones no son muy claras.
acerca de sus productos. Cuando se trata de
materiales o productos que requieren de una calidad
probada o formen parte de una cadena de accesorios que
requieren ser compatibles, es aconsejable solicitar una
muestra antes de formalizar la adjudicacin de la compra
por parte de la EPSA. Como ejemplo, se pueden citar las
tuberas de conduccin del agua de alta presin, ropa de
trabajo, accesorios para los medidores, etc.

5.7

Disminucin de la lista de proveedores


(242) A partir de una o de todas las fuentes de
informacin citadas anteriormente, la EPSA puede obtener
una lista de los proveedores disponibles, de quienes se
pueden adquirir distintos los artculos y servicios solicitados. La
siguiente etapa es reducir esta lista a una dimensin que
permita trabajar con ella, reteniendo solamente las fuentes
ms adecuadas para el abastecimiento. De esta lista corta se
puede seleccionar la mejor fuente que se va a utilizar.

Depurar la lista

(243) El grado en el cual se efecta el anlisis de las


fuentes, depende del costo y de la importancia del
artculo que se desea adquirir. Para un gran nmero de
artculos que el departamento de compras debe comprar, que
sean de poco valor y que se consuman en cantidades
pequeas, no vale la pena realizar esta investigacin.
(244) Al reducir el nmero de proveedores potenciales a
una lista prctica (ya sea para un artculo nuevo o para uno
que ya ha sido utilizado), se tiene que efectuar un estudio de
las caractersticas de cada proveedor. La experiencia de
operaciones de compra anteriores con los proveedores,
constituir un elemento a ser considerado para determinar
la lista de proveedores, con la cual la EPSA efectuar los
procedimientos para sus compras, respetando la normatividad
vigente para las adquisiciones.

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Cap. 5. SELECCIN Y EVALUACIN DEL PROVEEDOR

5.8

Evaluacin del proveedor


(245) La evaluacin de los proveedores es una actividad
continua del departamento de compras en cualquier EPSA.
Los
proveedores
tienen
que
ser
supervisados,
permanentemente, para comprobar si el desempeo
esperado se materializa en la realidad, ya sea para fines de
administracin del contrato y aplicacin de multas, como para
determinar futuras invitaciones y contrataciones al proveedor.
(246) El departamento de compras de la EPSA deber
prever los mecanismos suficientes para efectuar la
evaluacin permanente de los proveedores con los cuales
trabaja, los mismos que podrn ser tambin aplicados a los
nuevos proveedores que se incorporen a la EPSA. Se
recomienda que como norma general se realice la
evaluacin, a cada operacin de compra, inclusive a los
proveedores con los cuales habitualmente se trabaja y se
conocen sus resultados. De esa forma, se establece un control
permanente en la EPSA en cuanto a sus compras; la evaluacin
tambin permite comunicar a nuestros proveedores para que
mantengan sus niveles de calidad.

5.9

Evaluacin informal y formal de los proveedores actuales


(247) Un proveedor actual es aquel que ya ha pasado por los
primeros anlisis y recibido al menos una orden de
compra. La mayor parte de las empresas tienden a separar
a sus proveedores actuales por lo menos en dos categoras. Un
primer grupo de proveedores, que son muy recientes para
tener un juicio de qu tan buenos son habitualmente en su
trabajo. Y un segundo grupo conformado por los
proveedores establecidos, quienes en el pasado y en el
presente, probaron la calidad de sus productos o servicios
prestados. Ambos grupos podran ser evaluados por la
EPSA permanentemente, de manera formal e informal.
(248) A pesar de ello, es prctica comn, prestar especial
atencin a los nuevos proveedores, los mismos que todava
no han demostrado un desempeo satisfactorio en la calidad de
sus productos y servicios.

5.9.1 Evaluacin informal


(249) La evaluacin informal se realiza con la valoracin de
los contactos personales entre el proveedor y el personal
del departamento de compras de la EPSA. De forma que pueda
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contarse con una opinin precisa y fundamentada por


parte de los encargados de compras, cuando un gerente o
cualquier empleado de la EPSA, pregunte sobre el desempeo
de un proveedor en particular.
(250) Tambin puede ser til conversar con personal de otras
EPSAs en reuniones profesionales o, por otros medios, para
comprobar y comparar las impresiones personales en
relacin a determinados proveedores. Los responsables de
compras, habrn recopilado abundante informacin sobre los
proveedores, pero siempre estarn buscando nuevas informaciones
que pueda afectar la valoracin general de los proveedores.
(251) Esta evaluacin informal, permite en muchas
ocasiones facilitar y optimizar muchos procesos
derivados de la interaccin de las compras de la EPSA con el
proveedor, sin que ello implique daar las relaciones formales
que existen entre las partes. Tambin esta evaluacin permite
retroalimentar con informacin a los ejecutivos de las EPSA
permanentemente, con el propsito que en
Las reuniones a nivel gerencial,
cualquier reunin que se sostenga de permiten afianzar las relaciones con
forma casual o formal con ejecutivos de las los proveedores, deben ser
empresas proveedoras, sean considerados realizadas luego de conocer
algunos aspectos que requieran ser informacin interna acerca del
mejorados. Esto no significa renunciar al desempeo del proveedor.
derecho de reclamar formalmente, cuando el
caso lo amerite por parte de la EPSA.
(252) Un medio sencillo para la evaluacin informal al
alcance de la EPSA, es la discusin regular con los
ejecutivos de la empresa proveedora, en forma anual o
semestral. Normalmente, las discusiones a nivel ejecutivo,
estn limitadas a los proveedores importantes de los
requerimientos de mayor relevancia. La presencia de los
ejecutivos de ambos lados, permite una discusin del
comportamiento de las empresas y de las expectativas futuras,
tendencias sociales, econmicas y tecnolgicas que afectan
las relaciones entre el proveedor y la EPSA. En el caso de
proveedores ubicados en el extranjero, algunas empresas
realizan encuestas a los ejecutivos de las EPSA a travs de sus
representantes de ventas, por medio del correo y en otras
ocasiones se cursan invitaciones de visita a las oficinas del
proveedor con los gastos cubiertos.
(253) La persona responsable de la administracin de
materiales, es la encargada normalmente de hacer los
arreglos para estas reuniones e invita a los ejecutivos
apropiados a participar. Estas reuniones puede ayudar a
mantener buenas relaciones entre la EPSA y los ejecutivos del

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Cap. 5. SELECCIN Y EVALUACIN DEL PROVEEDOR

proveedor; la periodicidad de estas reuniones puede


proporcionar, informacin invalorable para mejorar la gestin.
(254) Obviamente, el nmero de reuniones con los
ejecutivos debe estar limitado. Tambin las reuniones entre
compradores y vendedores, permite la actualizacin regular
dentro de un contexto ms amplio que los contactos normales
que se realiza en las rdenes de compra.

5.9.2 Evaluacin formal


(255) Cuando son enviadas las rdenes de compra
conforme a los procedimientos previstos en cada EPSA, es
posible seguir el proceso respecto a cmo se cumplieron
los objetivos de calidad, cantidad, plazos, precio, envo y
servicio, as como de otros trminos y condiciones establecidos
en los documentos respectivos. Considerando que estos aspectos
han sido definidos en forma previa entre la EPSA y el proveedor,
el seguimiento y control relativo al cumplimiento,
constituye la base para efectuar la evaluacin formal del
desempeo de las distintas fuentes de abastecimiento.

Evaluacin
producto o servicio

(256) Los esquemas de clasificacin de los proveedores


ms formales, permiten seguir su desempeo a travs del
tiempo; de esta manera, cuando se necesita se pueden tomar
medidas correctivas con la debida oportunidad y con el
propsito de evitar perjuicios mayores a la EPSA.
La
evaluacin
formal
resulta
tambin La evaluacin formal, permitir
hacer ajustes en los servicios o
conveniente, cuando llega la ocasin para decidir productos del proveedor, en forma
futuras asignaciones de otras rdenes de oportuna, de manera que estas
compras, ya que en base al desempeo del mejoras no repercutan en el
proveedor en el pasado, constituirn antecedentes funcionamiento de la EPSA.
objetivos que sern considerados en la decisin.
(257) Un esquema para la clasificacin de los
proveedores para EPSAs pequeas, puede incluir una
anotacin de los factores de calidad, precio, plazo, envo y
servicio a medida que estos fueron o no, aceptables para
las rdenes de compra remitidas a sus proveedores.
(258) Una evaluacin ms detallada debe incluir un resumen del
desempeo del proveedor durante el tiempo de los parmetros
citados. Por ejemplo, se puede clasificar a los proveedores, segn su
comportamiento respecto al envo, como sigue:
a) Alta clasificacin:

Satisface a las fechas de envo sin perjuicios.

Habitualmente, se aceptan las fechas requeridas de


envo.

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b) Buena clasificacin:

Usualmente, satisface las fechas de embarque sin


seguimiento sustancial
Con frecuencia, es capaz de aceptar las fechas de
embarque que se piden.

c) Regular clasificacin:

Algunas veces los embarques son tardos.


Se requiere una consideracin de tiempo, cantidad
necesaria para el seguimiento.

d) Insatisfactoria

Los embarques son generalmente tardos; en forma


excepcional se cumplen las promesas de envo.
Se requiere realizar una presin constante, para que
cumpla con los plazos.

(259) Para verificar el desempeo en relacin a los precios


de los proveedores, es mucho ms fcil, ya que este parmetro
generalmente, tiene ms nfasis en las EPSAs, por las posibles
discrepancias que puedan suscitarse entre los precios
contratados y los facturados por los proveedores. La
clasificacin de los vendedores por precios es, por consiguiente, la
comparacin del precio real contra el precio pactado inicialmente
o, tambin puede ser realizado tomando en cuenta el precio
actual contra el precio menor recibido de otros vendedores que
proporcionaron el mismo artculo o servicio.

Evaluacin de
precios

(260) Posiblemente en las contrataciones que la


La evaluacin de los
EPSA efecte en relacin a los servicios, es servicios, est sujeta al juicio de
donde se necesita mayores elementos de juicio valor del personal de la EPSA.
para su evaluacin. Para ello, se requieren
obtener elementos precisos sobre la calidad tcnica del servicio
prestado, de la actitud del personal de la empresa contratada y el
tiempo que utiliza para responder a las observaciones,
modificaciones y aclaraciones solicitadas. Por consiguiente, es
recomendable contar con un esquema relativamente
sencillo, que ayude a evaluar el servicio como sobresaliente,
aceptable y pobre; adems, que permita formular explicaciones
relacionadas a incidentes especficos que determinaron la
clasificacin de la empresa contratada.
(261) Algunas otras empresas califican utilizando puntos
y escalas a los proveedores, especialmente donde hay
varias fuentes de abastecimiento del mismo artculo o
servicios; esos esquemas permiten realizar las comparaciones
cruzadas. El desempeo sobresaliente, de un proveedor
permitir ser recompensado con rdenes de compra o
contratos adicionales; mientras que un desempeo
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Cap. 5. SELECCIN Y EVALUACIN DEL PROVEEDOR

deficiente, tendr como resultado la disminucin de otras


operaciones de compra o tal vez eliminar definitivamente a
ese proveedor de la lista de proveedores de la EPSA.
(262) La seleccin de los factores, el valor que se les
asigna y la forma de realizar las mediciones, requerir un
anlisis detallado para asegurar la congruencia entre las
prioridades de la empresa para este producto y, la
capacidad de evaluacin para identificar correctamente a los
proveedores. Para diferentes clases de productos, es posible
que se tengan que usar diferentes factores, pesos y
mediciones que reflejen el impacto en la EPSA.
(263) Para fines de la evaluacin formal, muchas
empresas realizan un seguimiento mucho mas profundo
estrecho a sus principales proveedores, en comparacin
con aquellas fuentes de abastecimiento que tienen menor
impacto sobre el desempeo de la empresa. Lo que se hace es
clasificar a los proveedores en un orden de prioridad,
que puede ser por ejemplo, el importe de los recursos
monetarios relacionados con la compra; para ello se identifican
proveedores A, B, y C, en forma semejante a lo que se hace en
materia de inventarios, utilizando la distribucin de Pareto3.

Determinar
proveedores claves

(264) Algunas empresas agregan una categora de artculos


crticos o de servicios esenciales, en los que no
importa su costo monetario; el desempeo insatisfactorio
de un proveedor puede ocasionar serios problemas para
la empresa, tal ser el caso de la energa elctrica o los
insumos qumicos para las EPSA. El propsito de esta
clasificacin en categoras, es fijar un esquema apropiado para
ordenar a los proveedores en funcin al grado de importancia
para las operaciones de la EPSA.
(265) Este tipo de evaluacin formal, es factible de ser
llevado en funcin a la magnitud de la EPSA, de forma
manual o a travs de un sistema computarizado, donde
toda la informacin sobre el comportamiento del
proveedor se ingresa en las diferentes instancias del
proceso, posibilitando a la EPSA, poder evaluar en cualquier
momento el desempeo de algn proveedor en particular.
(266) Los resultados de la evaluacin pueden
ser susceptibles de ser conocidos por los
proveedores, con el propsito que estos vean su
comportamiento, en relacin a los otros
proveedores y, puedan mejorar su accionar e
incentivar la sana competencia.

El resultado de la evaluacin

formal del proveedor, determina


las acciones a seguir con
relacin a la relacin con este.

3
Autor que pertenece a la escuela clsica de la economa, que prioriza los eventos
econmicos conforme al grado de significado de los mismos en relacin a su
sumatoria total.

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5.10 Relaciones comprador-proveedor


(267) Permanentemente, en el presente texto, se fue citando la
importancia de mantener las relaciones entre el personal de
la EPSA y el proveedor; sin embargo, hasta qu punto este
aspecto resulta conveniente para la empresa, debido a que
se corre el riesgo de afectar la transparencia en la funcin
compras, porque esta relacin deriva en una tolerancia a
errores y malas entregas del producto o servicio solicitado; en
este sentido, la EPSA pueda determinar cuando la relacin
actual con un proveedor es satisfactoria o no. Debido a que
los criterios de evaluacin son subjetivos, se puede tener
que la relacin es muy compleja entre los compradores y
proveedores, ya que cada persona tiene diferentes percepciones.
(268) La percepcin que pueda tener la EPSA, cuando se
vincula con un nuevo proveedor luego de la asignacin de la
orden de compra, puede consistir, solamente, en una
apreciacin del acuerdo entre las partes y, la impresin
que pueda haber dejado el representante de ventas. En
cambio, cuando se trata de un antiguo proveedor, la
apreciacin tiene una connotacin diferente acerca de las
relaciones entre diversos integrantes de la entidad y el personal
de la empresa proveedora.
(269) Las apreciaciones que tenga la EPSA de un
proveedor pueden cambiar, como resultado de las acciones
que se presentan en el mercado. El hecho que se ha
conseguido un buen precio de un proveedor, se puede
considerar como un factor positivo; pero, si recibimos
informacin de que otro proveedor, que podra haber
abastecido los materiales o artculos a un precio que puede
no ser tan atractivo, sin embargo tiene un conjunto de
servicios adicionales tiles para la EPSA, puede hacer
cambiar las apreciaciones iniciales.

Seriedad de los
proveedores

(270) Los aspectos antes mencionados, determinan la


necesidad de contar con algunos criterios en base a los
cuales se logre evaluar la relacin existente entre la
EPSA y sus proveedores, entre los cuales podramos indicar
los siguientes:
a) Que exista la posibilidad de apreciar la satisfaccin con
el proveedor actual en forma peridica, al menos en
trminos generales.
b) Que como fruto de la interaccin entre comprador y
vendedor, existan elementos que permitan, ante una
insatisfaccin de una de las partes, tomar la decisin
buscando una situacin ms beneficiosa, sin que implique
daar la relacin en las futuras operaciones de compras.
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Cap. 5. SELECCIN Y EVALUACIN DEL PROVEEDOR

c) En los intentos para desplazarse hacia una posicin ms


ventajosa para las partes, deben ser consideradas las
distintas tcnicas de negociacin que son conocidas en la
teora, como las categoras de ganar-perder, perderganar y ganar-ganar.
d) Considerar que el comprador y el vendedor pueden tener
percepciones diferentes de la misma relacin, dados los
intereses y objetivos que poseen.
e) Que existen muchas herramientas tcnicas y puntos de
vista que puedan ayudar a alguna de las dos partes a
desplazarse de sus posiciones adoptadas, con el propsito de
estabilidad en la relacin.
(271) Sin embargo, todos los aspectos antes mencionados,
solo tendrn sentido en una EPSA u cualquier organizacin, si se
desarrollan en un marco de honestidad, honradez,
transparencia y tica de parte de los encargados de la funcin
compras. Los cuales deben contar con una probada conducta
basada en principios y valores, que sean reflejados Los valores y la conducta de
en las acciones que realizan a nombre de la EPSA; los personeros del departamento
estos aspectos deben ser cuidadosamente de compras, afianzarn las
desarrolladas por los ejecutivos de la EPSA y relaciones con los vendedores.
transmitidos a toda la estructura organizativa; esto
permitir que los resultados susceptibles de ser obtenidos, tendrn
mayores probabilidades de xito. No debemos olvidar, que el
departamento de compras se desarrolla principalmente en
contacto con el contexto que rodea a la EPSA y, que en la
medida que son manejados muchos recursos, existen
mayores posibilidades de un manejo inadecuado de los
procedimientos para fines ilcitos y personales.

5.11 Concentracin de compras en una sola fuente


(272) Si bien sealamos, la conveniencia de contar con una
lista corta de proveedores que sean confiables para la EPSA,
debemos preguntarnos hasta qu punto llega a ser
conveniente reducir las ofertas del mercado? o, en qu
medida es aconsejable contar con un proveedor nico o
utilizar varios?. Los argumentos que existen para asignar
todas las rdenes de compra de un artculo dado a un solo
proveedor, seran las siguientes:

Justificativo
centralizacin

a) Compromisos anteriores; una relacin anterior exitosa


o un contrato de largo plazo en vigencia con un proveedor,
puede evitar la posibilidad de segmentar la orden de compra.

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b) El proveedor puede ser el propietario exclusivo de


algunas patentes o de procesos especiales; por consiguiente,
ser la fuente nica. Bajo dichas circunstancias la EPSA no
tiene eleccin, dado que no existe disponible algn sustituto.
c) Un proveedor puede ser relevante en la calidad de sus
productos o en el servicio que proporciona, aspectos que
evitan considerar la compra en otro lado.
d) La orden es tan pequea, que resulta inconveniente
dividirla, porque slo aumentara gastos de oficina.
e) La concentracin de compras puede hacer posible
algunos descuentos o menores cuotas por transporte, que
no se podran tener de otra forma.
f) El proveedor es ms cooperativo, ms interesado y de
mejor voluntad para satisfacer nuestros requerimientos,
por ello la conveniencia de mantener los negocios con el
mismo proveedor. Este argumento no tiene mucha
importancia para el proveedor si la opcin de ventas a la
EPSA, representa un porcentaje reducido del total sus ventas.
g) Un caso especial surge, cuando la compra de un artculo
requiere de una herramienta, carga o un molde de una
instalacin costosa. Los gastos de duplicacin de equipo o
de instalarlo, pueden ser considerables. Bajo estas
circunstancias, posiblemente, la mayora de los compradores
asignan sus compras al propietario de la herramienta o
molde.
h) Cuando todas las rdenes se asignan a un proveedor, los
envos se pueden programar ms fcilmente.
i)

La produccin Justo a Tiempo o, comprar sin reservas o,


los sistemas de contrato, proporcionan muchas ventajas las
cuales no son posibles de obtener a menos que se
concentren con uno o mejor, an con muy pocos
proveedores.

j)

La administracin efectiva del proveedor requiere


considerables recursos y tiempo. Por consiguiente, pocos
vendedores, es lo ms aconsejable.

(273) As como existen argumentos para comprar de un


solo proveedor, existe tambin otro conjunto de argumentos
que puede ser citado en pro de la diversificacin de los
proveedores, entre los cuales podemos citar:

Justificativo
diversificacin

a) Ha sido prctica comn entre la mayora de los


compradores, usar ms de una fuente, especialmente,
tratndose de artculos importantes.

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Cap. 5. SELECCIN Y EVALUACIN DEL PROVEEDOR

b) Conociendo que los competidores toman alguna parte


en los negocios, tienden a conservar a los proveedores
ms alertas, para proporcionar buenos precios y servicios.
c) Se aumenta la seguridad del abastecimiento. A cualquier
proveedor puede ocurrirle incendios, huelgas, interrupciones
o accidentes, pero los envos se pueden seguir obteniendo de
los otros proveedores.
d) Cuando se presenten causas de fuerza mayor, como
desastres naturales, conflictos sociales u otra clase de
motivos, los cuales, afectan a todos los proveedores en algn
grado, las posibilidades de asegurar al menos una
parte de los artculos, aumenta.
e) La asignacin de rdenes de compra a varios proveedores,
da a la EPSA, mayor grado de flexibilidad en su
seleccin, ya que no solamente minimiza el riesgo de
abastecimiento oportuno, sino que prev problemas que
puedan suscitarse respecto a la calidad del producto.
f) Las normas gubernamentales, pueden establecer, que
sean utilizados distintos proveedores para obtener las
mejores condiciones en la compra.
g) Puede no tenerse disponible la capacidad suficiente para
satisfacer las necesidades actuales o futuras del comprador.
h) Proveedores nuevos pueden tener que ser probados con
rdenes de compra de ensayo, mientras que otras
fuentes reciben el mayor volumen de compras de la EPSA.
(274) Posiblemente, la mayora de las EPSA utilicen una
combinacin de los argumentos citados, para adquirir
determinados materiales de un proveedor o de varios
proveedores; los factores que influyen para esta decisin
son la magnitud, frecuencia de las compras, distancia de
los mercados, disponibilidad de ofertas, compra del
fabricante o del distribuidor, etc.

5.12 Compra del fabricante o del distribuidor


(275) Otra de las preocupaciones con las que generalmente se
enfrentan los responsables de compras es, dnde hacer la
compra; directamente del fabricante, o mediante algn
canal de distribucin, como ser el represente de ventas
en el pas, el vendedor mayorista, distribuidor detallista.
Tambin pueden existir presiones para favorecer a las
asociaciones de productores locales para cubrir el
abastecimiento de la compra, con el propsito de incentivar el
empleo en la regin.
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A quin hacer la
compra

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(276) Entonces, adicionalmente a la calidad de los


productos requeridos, se deben tomar en cuenta sobre
todo los canales de compra y la normatividad vigente en
relacin a las compras, en las cuales puedan estar previstas las
ventajas de utilizar los canales de distribucin.
As por ejemplo, si los mayoristas manejan La eleccin del canal de
deber
ser
varios productos de diversos fabricantes y distribucin
considerada, tomando en cuenta
reparten los costos de distribucin entre calidad, costos, plazos de entrega.
una variedad de artculos, estn en
posibilidad de entregar el producto en las instalaciones de
la EPSA a un menor costo o, cuando la demanda es irregular
pueden, a travs de sus inventarios de productos o materiales,
hacer envos rpidos para satisfacer las rdenes de emergencia
que pueda tener la EPSA.
(277) Adicionalmente a las razones expuestas, es posible que
existan otros motivos que determinan la decisin de
compra de los distribuidores, como ser:
(278) El volumen reducido de la compra, considerando la
importancia de las transacciones que habitualmente tiene el
proveedor.
(279) Los costos y plazos de comunicacin con los grandes
proveedores son demasiados elevados y representan pocas
posibilidades de xito para contar con propuestas, por falta de
inters de estos proveedores. La distancia y la deficiente
accesibilidad de nuestro pas en relacin a medios de
transporte.
(280) Las polticas de venta que pudiesen tener por parte de
los proveedores, quienes decidan comercializar exclusivamente
a travs de sus representaciones en distintos pases.
(281) La comparacin de costos y beneficios derivados de
la oportunidad en la entrega, en relacin a las obras o
servicios, que determinarn la compra directa del productor o a
travs de un intermediario.
(282) Las posibilidades reales de descuentos, al efectuar
compras directas del productor. Algunos fabricantes por
ejemplo, manejan sus propios casas distribuidoras para lograr
grandes descuentos a sus clientes.

5.13 Compras para el personal de la EPSA


(283) Un
problema
susceptible
de
presentarse
especialmente en aquellas EPSA que no pertenecen al
sector pblico, es el grado en el cual estn facultados para la
utilizacin de sus instalaciones, para obtener mercaderas
para los empleados de la entidad o para sus ejecutivos, en
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Cap. 5. SELECCIN Y EVALUACIN DEL PROVEEDOR

mejores trminos que individualmente se podran obtener con


sus esfuerzos propios.
(284) Existen muchas razones por las cuales una empresa
mantiene la poltica de comprar para sus propios empleados.
Es imperativo que una EPSA tome provisiones para proporcionar a
sus empleados al menos lo necesario para la vida, tal es el caso
de las denominadas pulperas, con artculos de primera
necesidad. Una poltica de compras para los empleados, tambin
se justifica, porque proporciona el medio de aumentar el
salario real, como parte de un conjunto de beneficios
concertados con los trabajadores de la EPSA. Este aspecto puede
incrementar la lealtad de los empleados.

Justificativo

(285) Los empleados, en muchas ocasiones, sienten que


tienen derechos a todas las consideraciones y ventajas que la
empresa pueda obtener para ellos, en especial en aquellas
EPSA donde existen un nmero importantes de
trabajadores, que organizados bajo un sindicato, ejercen
presin sobre los administradores de la misma. Asimismo,
tambin es cierto que existirn otras EPSA que se rehsan
abiertamente a adoptar tal poltica, ya sea porque no
cuentan con recursos suficientes para distraer en otras
actividades que no sean los servicios prestados o, para evitar
problemas producto de la recarga de tareas en la administracin.
(286) Tambin
ser
relevante
al
La decisin de realizar compras
momento de tomar las decisiones, para el personal, deber contemplar
responder a la pregunta cunto se todas las implicaciones, frente a los
reducen los precios realmente?, si beneficios de mantener identificado al
comparamos con los precios existentes personal con la EPSA.
en las cadenas de las tiendas,
supermercados, tiendas de descuento y otras en el mercado.
(287) Desafortunadamente, pocas personas se dan cuentan de la
dificultad que representa para el departamento de
compras, manejar pequeas y numerosas solicitudes de
naturaleza personal. Es una actividad que consume tiempo y que
no es gratificante, ya que no se puede realizar una completa
investigacin de mercado para buscar los productos y
cualquier problema en la calidad, precio o servicio que surja
de las compras recae sobre este departamento.

5.14 Intereses sociales, polticos y ambientales


(288) A nivel internacional existen ciertos factores
sociales, polticos y ambientales que pueden tener una
relacin significativa sobre las decisiones en la
seleccin de fuentes de abastecimiento. Si bien en nuestro
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pas, estos aspectos pueden no ser considerados en las


decisiones de abastecimiento, son proporcionados para ser
tomados en cuenta en el momento que corresponda.
Social.
(289) La mayor parte de las organizaciones en nuestro
pas, reconocen que su existencia puede afectar los
intereses de la sociedad. Algunos problemas sociales se
pueden suscitar a travs de su poltica de compras. Por
ejemplo, es posible comprar de proveedores locales o
empresas constructoras, las cuales se hallan localizados en
reas geogrficas de bajos ingresos o alto desempleo.
(290) La mayor parte de las grandes empresas reconocen los
problemas y las oportunidades que se presentan al ejercer el
poder de las compras en rea de influencia;
El impacto de las compras,
es fcil para un gerente de compras testarudo, pueden afectar los problemas
acostumbrado a utilizar fuentes estndar, con sociales en las regiones donde
reputacin de bajos riesgos y amplia competencia, operan, aspecto que debe ser
tenga reparos para tratar con otras fuentes que, considerado al elegir al proveedor.
con frecuencia representan otras alternativas. La
mayora de los responsables de compras concuerdan que, el
trato debe significar un buen negocio y que, un
acuerdo tarde o temprano se desintegra.
(291) La iniciativa de los compradores para buscar a
proveedores que representan un potencial razonable y que
coadyuve en el medio en el cual la empresa se desarrolla,
es difcil. Por consiguiente, es importante el reconocimiento de
la debilidad del proveedor y la buena voluntad para
ayudarlo. Normalmente, es ptimo trabajar con proveedores
alternativos que permitan el contacto personal de la EPSA con los
lugareos, los cuales se constituyen en vigilantes continuos
sobre la seguridad de las instalaciones e infraestructura; adems
que permiten denunciar prcticas ilcitas en relacin a los servicios.
Poltica.
(292) Este tema se orienta a contestar, si a La influencia poltica no debe
la
objetividad,
al
travs de las compras se puede lograr afectar
momento
de
elegir
al
proveedor.
objetivos polticos. Este aspecto cobra mayor
relevancia en las EPSA de carcter pblico,
donde el directorio esta encabezado por el Alcalde de la
ciudad y otras instituciones que han determinado que, en
muchas ocasiones, existan ciertas presiones en la
adjudicacin, para favorecer a ciertos proveedores.
Ambiental.
(293) Aunque los intereses ambientales no son nuevos en
nuestro pas, no existe un rea de influencia en el
departamento de compras destinado a precautelar el medio
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ambiente. No son considerados aspectos que directa o


indirectamente afectan el medio ambiente, en los cuales la
EPSA puede aportar a travs de sus compras, en la adquisicin
de materiales, productos o equipo. En ese mismo sentido,
podra sealarse que no es aconsejable efectuar compras de
fuentes nacionales o internacionales que no estn siguiendo
prcticas ambientales slidas. El tema no es sencillo, ms
an para un pas pobre como el nuestro y con EPSA que tienen
su atencin en la sobrevivencia antes que, en su desarrollo o la
influencia que pueden tener a travs de sus compras.

!
?



18. Las fuentes de informacin sobre los proveedores, se constituye en uno de los
elementos ms importantes, para definir la seleccin de los proveedores, cuanto
ms informacin relevante se posea, se tendr menores posibilidades de error.
19. La conducta de los personeros de compras, cuando se relacionan con los
proveedores, permiten establecer relaciones permanentes de negocios, siempre
se tiene que ser justo, honesto y tener moral para reclamar cuando corresponda.
20. La evaluacin formar e informal de los proveedores, es el mecanismo para la
seleccin de los mismos, en la medida de lo posible se tiene que ser objetivo en
la evaluacin y, no permitir que los criterios subjetivos afecten la eleccin de los
proveedores.
21. Las decisiones de compra, en la seleccin de los canales de distribucin, tienen
que ser considerando las mejores alternativas para la EPSA, no se debe permitir
que las presiones, sociales y polticas afecten la objetividad, adems es
importante tomar en cuenta las implicaciones ambientales al momento de
realizar las adquisiciones.
18. Por qu es necesario recabar informacin sobre los proveedores?
19. Qu ventaja considera como las ms importantes, para elegir a los
proveedores que son mayoristas de varios fabricantes?
20. Explique de qu manera puede afectar a la EPSA, el inters social, en la
eleccin de los proveedores?
7. Defina los medios de informacin que existen para la eleccin de los
proveedores.
8. Defina cuales seran los criterios para una evaluacin informal, de los servicios
de lectura de medidores.

Pg. 96 de 183

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Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

6.

ADQUISICIN DE BIENES
(294) Para el caso de la adquisicin de bienes, considerando
su naturaleza material, la EPSA establecer un conjunto de
condiciones, en forma previa, reflejadas en un documento
denominado pliego de condiciones, el cual incluir lo
siguiente:
a) Condiciones Legales y Administrativas: Se refieren a los
documentos exigidos para acreditar la legalidad y la
capacidad financiera del oferente, as como de las garantas
requeridas.

Componentes del
pliego

b) Condiciones Tcnicas: Tiene por objeto proporcionar a los


oferentes informacin sobre los requerimientos, en cuanto a
calidad, cumplimiento de normas tcnicas, plazo de entrega,
entregas parciales o totales, forma y lugar de entrega de los
bienes requeridos.
c) Condiciones Econmicas: Orientadas a sealar la forma en
que sern presentados los precios de los bienes ofrecidos, la
forma de pago, las garantas requeridas, multas a ser
aplicadas.
(295) Las condiciones descritas sern aplicadas en funcin
a la naturaleza de los bienes y su equivalencia
monetaria; tambin existirn otros bienes que, para su
adquisicin, sern aplicados procedimientos mucho ms giles,
dada sus caractersticas homogneas en el mercado y los
valores de compra.

Compras de
Activos Reales

(296) En ese sentido, conviene considerar, con


Para la adquisicin de los bienes
mayor profundidad, aspectos relativos a de capital, se tiene que considerar
aquellos bienes que por lo significativo que los
planes
de
inversin,
resulta su importe monetario, merecen una financiamiento, produccin y otros.
mayor atencin de la EPSA. A continuacin,
analizaremos en especial, un conjunto de bienes que requiere
una EPSA y que posee genricamente, las siguientes
caractersticas:

Tiene un periodo de vida til mayor a un ao

Posee un valor relativamente importante en relacin al


tamao de la EPSA.

Es utilizado en las distintas actividades que la EPSA


realiza.

(297) La denominacin que recibe los bienes que cumplen


con dichas caractersticas, es de bienes de capital, activos
reales en el mbito del sector pblico o simplemente inversin.

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Pg. 97 de 183

Cap. 6. ADQUISICIN DE BIENES

(298) La compra o adquisicin de bienes de capital o activos


reales, representa una asignacin y disposicin importante de
recursos monetarios; por tanto, se tiene que acudir a buscar
fuentes de financiamiento que permitan llevar a cabo los
proyectos que la EPSA posea en relacin a los servicios
prestados o para mejorar las operaciones de stos. Por la
importancia de este tema, en el presente captulo, se
proporcionan elementos que relacionan la funcin compras con
la inversin en la EPSA.
(299) Toda EPSA debe efectuar el anlisis continuo de los
niveles de rendimiento que alcanza, sobre el uso de sus
recursos, con mayor nfasis si se trata de inversiones, por el
monto de los recursos que generalmente implican, ms aun si
son financiadas, implican un costo de capital.
(300) Si bien el departamento de compras no toma las
decisiones sobre dnde sern las inversiones, puede participar
introduciendo nuevas alternativas dentro del plan estratgico
de la EPSA. Por ejemplo, las alternativas de producir o comprar
determinados accesorios, alquilar o adquirir equipos, comprar
materiales e insumos nuevos que presentan posibilidades de
reducir los costos en la prestacin de los servicios.
(301) El departamento de compras est en posicin de
identificar alternativas estratgicas, recoger y clasificar la
informacin necesaria para la evaluacin de cada alternativa. A
manera de ejemplo se proporcionan algunas situaciones:

Decisiones con
relacin a compras

a) Una EPSA puede decidir si renta parte o, todo su equipo


de transporte (automviles, camiones, buses, etc.),
liberando as el capital que de otra forma estara invertido en
ese equipo.
b) La entidad puede contratar el uso de servicios de
refrigerio para los empleados, en vez de operar su servicio
de cafetera que implicara utilizar personal y equipo.
c) Al evaluar la entidad la posibilidad de producir ciertas
piezas que son utilizadas en la red, antes que efectuar la
compra en el mercado, es posible que se puedan generar
mrgenes de ahorro por una decisin u otra.

6.1

Aspectos de la adquisicin de bienes de capital o inversin


(302) Debemos aclarar que de acuerdo al criterio contable,
cuando nos referimos a bienes de capital, se entiende que la
duracin o vida til es mayor a un ao, por lo tanto susceptible
de ser registrados y depreciados en cada gestin, conforme a
tasas previstas tcnicamente por las normas contables. Incluyen
equipos de toda naturaleza, muebles, vehculos, edificaciones,

Pg. 98 de 183

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Procedimiento
contable

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computadoras, conexiones de agua y alcantarillado, redes de


distribucin y recoleccin, obras en general.
(303) La adquisicin de activos de capital representan sumas
de dinero sustanciales, que son manejados por la EPSA y que
comprometen una diversidad de funciones internas.
(304) En la mayor parte de las EPSAs la compra de activos
de capital requiere de procesos de planificacin e implica
presupuestar las consecuencias que tendr en materia
monetaria en relacin al tiempo y del flujo de recursos que
tendr la EPSA, por estos motivos es que la inversin esta
generalmente controlada por el nivel ejecutivo ms alto y
requiere del concurso de distintas unidades en la proyeccin y
evaluacin de las distintas alternativas que sern consideradas.

Planificacin y
financiamiento
compra de activos

(305) La situacin se ve mas compleja en la medida que no


existan los recursos suficientes en la EPSA, El financiamiento es una de
para encarar por si sola el proyecto de las limitantes ms grandes para
inversin, aspecto que motiva a buscar fuentes la compra de bienes de capital.
alternativas de financiamiento. Esto implicar
a su vez un proceso de elaboracin, recopilacin y presentacin
de toda la documentacin al organismo financiador que permita
evaluar la factibilidad de conceder recursos para el proyecto.

6.2

Compra de equipo nuevo


(306) Existen una variedad de equipos que son utilizados
en las EPSAs, para el desarrollo de sus actividades tanto en la
ejecucin de obras, como para operar y mantener las
instalaciones relacionadas a la prestacin de los servicios.
Entre los cuales, se cuenta con equipos relativos a:

Ejemplo de equipos

a) Para presas, embalse y sistemas de aduccin


Equipos de control, medicin y regulacin
b) Para plantas de tratamiento

Equipos de control, medicin y regulacin


Equipos de floculacin
Equipos de dosificacin de cal, cloro y sulfato de aluminio
Equipo de filtracin

c) Para servicios tcnicos

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Equipo de taller de carpintera


Equipo para taller de fundicin y herrera
Equipo para taller elctrico
Equipo para taller electromecnico
Equipo para taller automotor
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Cap. 6. ADQUISICIN DE BIENES

d) Para servicios tcnicos administrativos

Equipos de comunicacin
Equipo de filmacin, fotografa y proyeccin
Equipo para diseo topogrfico y cartografa
Equipo de imprenta y reproduccin
Equipo contra incendios, seguridad industrial y ambiental
Equipo de ingeniera
Equipo e instrumental mdico
Equipo de computacin
Equipo de laboratorio
Equipo de oficina

e) Vehculos automotores
(307) Estos equipos que podrn ser utilizados para
diferentes propsitos, como es el caso de las
retroexcavadoras, gras de horquilla y tornos estndar,
para citar algunos. Tambin existen equipos destinados para
la utilizacin exclusiva en una cierta unidad, como es el caso
de los equipos de floculacin y dosificacin de qumicos.

Objetivos de la
compra de equipos

(308) En funcin al destino de los equipos, existirn las


especificaciones tcnicas diseadas para acompaar a la
solicitud de compra, las mismas que estarn ligadas
estrechamente a la necesidad de las operaciones, por lo tanto
sus especificaciones podrn o no limitar su uso.
(309) Por lo tanto, antes de efectuar la compra de
unidad
solicitante
deber
elaborar
las
especificaciones tcnicas, para ello se harn
frecuentes consultas entre el personal tcnico de
la EPSA y los potenciales proveedores, con el
propsito de contar con los elementos suficientes
para describir las caractersticas especficas
del equipo requerido.

equipos, la
Es importante que se
detallen
las
caractersticas
tcnicas de los equipos, para
que la EPSA, pueda buscar los
proveedores ms adecuados.

(310) En la medida que se efecte una adecuada utilizacin de


los equipos y se apliquen programas adecuados de
mantenimiento preventivo, el valor de recuperacin ser
importante para la venta, cuando se realiza la reposicin de equipos.

6.3

Reposicin de
equipos

Consideraciones especiales en la compra de equipo


(311) Existen algunas consideraciones especiales que pueden
derivarse de la obtencin de un equipo, como ser:
a) La compra de equipo requiere usualmente que se gasten
cantidades substanciales de dinero en una operacin de

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compra. Algunas veces la suma es tan elevada que, se


requiere una forma especial de financiamiento, como ser la
emisin de una fianza, alquiler o plan de pago sobre la
instalacin.
b) Debido a la vida til ms larga que tienen los bienes de
capital, se deben comprar con menor frecuencia que
otros tipos de compras.
c) El costo final de los equipos es ms difcil de determinar en
comparacin con el costo de las materias primas. Esto se debe a
que el costo inicial del equipo no es sino una parte del costo
total, debido a que debe incluirse toda una serie de
estimaciones tales como los efectos del tiempo ocioso,
obsolescencia, mantenimiento, las reparaciones, el
trabajo desplazado, factores de operacin directa, etc. Adems
de los citados, debern ser considerados conceptos como
seguros e intereses, aun cuando el equipo ya no sea utilizado.
d) Las compras de equipos con frecuencia son menos
afectadas por las tendencias de los precios, en comparacin
con las materias primas. La demanda de equipo, nace de
una necesidad expresa presentada en la EPSA. El mejor
momento para comprar es, particularmente, difcil de
determinar. Solamente cuando la necesidad y la
justificacin del equipo ha quedado establecida existe la
posibilidad de que la compra pueda diferirse o acelerarse
en funcin del precio y el financiamiento.
e) Frecuentemente las compras de equipos, traen consigo
problemas referentes al transporte, para ello se deben
tomar los recaudos del caso para asegurar su entrega en el
plazo previsto por la EPSA.
f) Aquellos equipos que requieren de una instalacin especial
antes de su utilizacin, puede requerir un perodo
significativo de tiempo antes de su uso. En este periodo
se puede tener la necesidad de dar un soporte adicional a
adquisiciones para cubrir una emergencia o errores en la
planificacin de la compra.
(312) La decisin para comprar un equipo requiere de la Influencia de factores
consideracin de muchos factores, que incluyen, entre
en la decisin
otros,
polticas
de
inversin,
operacin,
Para adquirir equipos, se
financiamiento y administracin. Una vez tomada
tiene que realizar una
la decisin de compra de un determinado equipo, la evaluacin
de
las
EPSA debe asumir un conjunto de consecuencias implicaciones
de
su
derivadas de la compra, como ser el tipo insumos o funcionamiento en la EPSA:
suministros que el equipo requiere para su
funcionamiento, la localizacin del equipo, los servicios y
costos de mantenimiento peridicos que requieren los

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Cap. 6. ADQUISICIN DE BIENES

equipos. En otras palabras, resulta mucho ms fcil entrar que


salir de la relacin de dependencia que puede haber con el
proveedor. A manera de ejemplo, se citan los equipos
porttiles de toma de muestras para los anlisis fsicos-qumicos
que tienen que efectuar las EPSAs en relacin a la calidad del
agua potable; stos requieren de insumos especiales para ser
utilizados y su costo resulta bastante importante, adems que
tienen un periodo de vencimiento para su utilizacin.
(313) Por lo expuesto, se concluye que existen otros
factores adicionales al precio del equipo que deben ser
analizados antes de formalizar la compra. Esto implica un
anlisis detallado entre las diferentes reas de la EPSA y el
departamento de compras, de manera que se tome la mejor
decisin en relacin al equipo a ser adquirido. Los aspectos
que deben ser evaluados por la EPSA son:

Efectos en la economa de operacin, que tendr el


nuevo equipo.

Incremento en la productividad actual.

Mejora de la calidad de los servicios prestados.

Grado de dependencia que se derivar de la utilizacin del


equipo.

Ahorro en tiempo y en costos de trabajo.

Durabilidad del equipo.

Grado de seguridad del equipo, en relacin al personal


que lo operar.

Grado de contaminacin que produce el funcionamiento


del equipo.

(314) En resumen, la adquisicin de equipos, debe ser


realizado desde una perspectiva integral en la EPSA,
considerando todos los factores que implica la adquisicin
del equipo y su funcionamiento y, no solamente, el precio
para la decisin de compra. Por esta razn, es recomendable
formar equipos en la EPSA que incluyan representantes del
rea de ingeniera o de la unidad solicitante, de finanzas y del
departamento de compras, con el propsito de que se
consideren todas las consecuencias de la compra.

6.4

Obtencin de equipo usado


(315) Una alternativa que puede ser factible de considerar en
las EPSAs, tomando en cuenta las limitaciones de
recursos con las que cuenta las EPSAs de nuestro pas, es la
compra de equipo usado, lo que representa no solo una

Pg. 102 de 183

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Beneficios compra
equipo usado

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Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

reduccin del costo en la adquisicin; pero antes de


tomar la decisin, se deben analizar algunos aspectos
cuidadosamente.
(316) Uno de esos aspectos constituye los servicios
complementarios y las garantas de los fabricantes que
se otorga a un equipo nuevo frente a un equipo usado. Si bien
el valor de estos servicios es intangible, puede resultar difcil de
determinar al momento de la compra; muchas personas opinan
que este tema tiene mayor importancia, con equipo usados,
que con equipos nuevos, por la probabilidades de
ocurrencia de fallas a futuro; por lo tanto, el valor final que
debera tomarse en cuenta, en los equipos usados puede ser
mayor que en los equipos nuevos.

Desventajas compra
equipo usado

(317) Existirn en algunas ocasiones ofertas de otras


EPSA con equipos que se hallen en condicin perfectas, para
su operacin y con periodos de vida relativamente interesantes,
en cuyo caso ser recomendable efectuar una evaluacin
exhaustiva del equipo, antes de aceptar la oferta. En ese
sentido, puede ser un aporte importante que los departamentos
de compra de cada EPSA, asuman una comunicacin
horizontal con el propsito de tomar
Compras de equipos usados,
conocimiento de las oportunidades que
tiene que ser luego de una
puedan suscitarse en relacin a EPSAs, revisin tcnica y de la evaluacin
interesadas en vender ciertos activos de los costos de mantenimiento.
usados o existencias obsoletas en sus
inventarios. Esta sugerencia puede ser realizada mediante la
elaboracin de listas de artculos disponibles entre las EPSA,
fijando las condiciones de venta y los precios de referencia.
(318) El producto de este tipo de operaciones, pueden ser
altamente ventajosos para ambas partes, considerando las
condiciones en que se pueda cerrar la transaccin. Contando
adems con la alternativa de consulta que podra darse entre las
EPSAs respecto a su operacin y mantenimiento.
(319) Algunas de las razones que pueden ser consideradas en
la EPSA para comprar equipos usados, son las siguientes:

Existe una diferencia importante en el precio de los


equipos nuevos y usados.

Cuando los recursos de la EPSA son reducidos.

Para uso en una planta piloto o experimental que necesita


llevar a efecto la EPSA.

Para uso temporal que prevea la EPSA, que justifique


tanto su costo como su utilizacin.

Cuando se puede determinar tcnicamente que el equipo ha


estado subutilizado por un periodo de tiempo prolongado.

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Justificacin compra
equipos usados

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Cap. 6. ADQUISICIN DE BIENES

6.5

Para la utilizacin en la EPSA con fines de capacitacin.

Como una solucin rpida que permita atender una


emergencia.

Cuando un equipo es susceptible de ser modernizado


con relativa facilidad y pocos recursos.

Alquiler del equipo


(320) En la actualidad existen en el mercado boliviano,
alternativas a las adquisiciones que pueden resultar
interesantes para una EPSA. Una de estas alternativas
constituye la oferta de proveedores y entidades
financieras para suministrar equipos o activos en calidad
de arrendamiento o alquiler, oferta que es complementada
con una opcin de compra al final del periodo.

Opciones la
compra de equipos

(321) La opcin de alquiler de un equipo, implica cancelar


un importe de dinero por el uso de activos, sin que se
tenga la posesin; si bien este pago constituye un gasto para
la EPSA, tambin representa una erogacin de dinero
significativamente menor, a la cantidad de dinero que se
requerira para adquirir el activo. Por lo tanto, representa una
alternativa que ayuda a solucionar la falta de liquidez que
puede tener en ciertos periodos la EPSA.
(322) Por otra parte, el alquiler de equipos o activos, resulta
conveniente cuando dichos bienes son requeridos por periodos
de tiempo relativamente cortos; su utilizacin es para un
trabajo especfico o eventual, que tenga que efectuar la EPSA,
como por ejemplo la utilizacin de un vehculo gra que permita
cargar o descargar tuberas para la aduccin de dimetro
significativo, que no se realiza con mucha frecuencia.
(323) Existen algunas condiciones que haran conveniente
optar por el alquiler de equipos o activos en vez de la
compra en una EPSA, como ser:

Razones que
justifican alquilar

a) Que una fraccin o porcentaje importante de los pagos


peridicos que sean realizados por concepto de alquiler, sea
reconocidos por la compra definitiva del equipo o
activo que se trate.
b) Que la propiedad del activo se adquiera luego de haber
cumplido un periodo mutuamente acordado de pago de
rentas o alquiler.
c) Que los pagos realizados por el alquiler sean reconocidos
como parte de los gastos de operacin de la EPSA y que
sean deducibles para efectos de impuestos.

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d) Que exista la disposicin oportuna del activo para la


utilizacin por parte de la EPSA, de manera que atienda a
las necesidades de la misma.
e) Que la contratacin para el activo de seguros,
mantenimiento y responsabilidad de operacin, no estn
a cargo de la EPSA.
(324) Este alquiler de activos puede realizarse a travs de
los representantes o importadores de equipos en nuestro pas
o por compaas organizadas con este propsito especfico, como
ser BISA Leasing, existen tambin empresas constructoras que
cuentan con equipos ociosos sin utilizacin inmediata, y que
encuentran en su alquiler una fuente para cubrir sus costos fijos.

6.6

Ventajas y desventajas del arrendamiento


(325) En base a lo indicado, en relacin al alquiler o
arrendamiento de activos, a continuacin se proporciona una
relacin de ventajas que trae optar por un alquiler:
a) Las rentas por alquiler son costos que se deducen para
fines de impuestos sobre la utilidad.
b) Desembolso pequeos de dinero.
c) Disponibilidad de un servicio experto, que forme parte
del alquiler.
d) Riesgo reducido de obsolescencia.
e) Adaptabilidad a trabajos especiales y eventuales en el
tiempo.
f) Otorgamiento de un periodo de prueba antes del alquiler.
g) El riesgo de la inversin incide sobre el proveedor o
arrendatario
(326) Sin embargo, as como existen ventajas, tambin existen
desventajas de esta alternativa, que resultan importantes
mencionarlas, como ser:
a) El costo final puede ser elevado, luego de un anlisis
financiero de todas las cuotas peridicas canceladas.
b) Existe un sobre acondicionamiento y vigilancia por parte
de la organizacin que alquila, y puede afectar el normal
desarrollo de las actividades de la EPSA.
c) Existir menos libertad y mayor control en la utilizacin
del activo.
(327) En ese sentido, se tiene que prestar mucha atencin a
las condiciones del alquiler, evitando clusulas a travs de

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Riesgos de alquilar
equipos

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Cap. 6. ADQUISICIN DE BIENES

las cuales se asuman riesgos por parte de la La EPSA deber realizar el


EPSA, como ser el mantenimiento y arreglos alquiler de equipos, en funcin a
de los equipos cuando estos son obsoletos, la planificacin estratgica.
cuando el tiempo mximo o mnimo de trabajo de
los equipos representa un importe pagado muy elevado o,
cuando el nmero de horas por da son muy reducidas y
finalmente cuando se especifica el nmero de cambios del
equipo que pueden ser solicitados.

6.7

Tipos de arrendamiento
(328) Las alternativas de alquiler anteriormente mencionadas,
constituyen en la prctica dos tipos principales de alquiler,
cuales son: el alquiler financiero y el alquiler operacional.
(329) El alquiler financiero implica calcular una cuota de
alquiler, que cubra una tasa de inters, mantenimiento
de los equipos, cargos por seguros y una porcin destinada a
la utilidad de la empresa dedicada a esta actividad, as como
de otros conceptos, que determinen el plazo e importe de los
pagos a ser efectuados. Existen variaciones en la forma de
calcular la cuota de alquiler, se realiza en funcin a la
incorporacin del valor residual del bien al final del
periodo de arrendamiento.

Financiero

(330) El costo del alquiler financiero establecido en la cuota del


alquiler tambin considera la tasa de depreciacin del
equipo, as como el costo de los servicios ofrecidos por parte
de la empresa duea de los activos.
(331) La depreciacin se determina normalmente en funcin
al tipo de equipo o al grado de utilizacin. En el caso de las
EPSAs existen dos instituciones que norman este aspecto, una
es el Sistema de Impuestos Internos que fija una tabla de vida
til para los activos4 y la otra es la Superintendencia de
Saneamiento Bsico que a travs de los Contratos de
Concesin5 establece las vidas tiles de los activos y su
utilizacin especfica en las EPSA.
En cambio el alquiler operacional en su forma bsica tiene un
trmino fijo de tiempo, el cual es substancialmente menor que
la vida til del equipo y trae consigo un compromiso
financiero fijo. Este compromiso resulta menor en
comparacin al valor de la cuota de alquiler que se establece
en el alquiler financiero. La diferencia se sustenta en el tipo de
servicios que contempla el alquiler operacional, el cual

Operacional

D.S. N 24051 Reglamento del Impuesto sobre las Utilidades de las Empresas.
En el marco de la Ley N 2066 se establece las atribuciones de la Superintendencia
de Saneamiento Bsico para otorgar Concesiones, Licencias y Registros a las EPSA
que presten los servicios de agua potable y alcantarillado sanitario en nuestro pas.
5

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establece que la EPSA que arriende el equipo es quin asume la


responsabilidad completa por el mantenimiento del activo, la
obsolescencia, el seguro, los impuestos de la compra y la reventa
del equipo y dems accesorios. Es por ello que antes de
formalizar un contrato de esta naturaleza, es necesario evaluar y
cuantificar los cargos que implican, comparados con otras
alternativas existentes en el mercado para la EPSA.

!
?



22. La adquisicin de bienes de capital, estar condicionada a los planes de


inversin de la EPSA y al financiamiento que se pueda conseguir.
23. Puede existir motivos por los cuales sea ms conveniente adquirir equipos
usados, en todo caso se tiene que realizar una evaluacin tcnica financiera al
respecto.
24. El alquiler de los equipos tiene que realizarse considerando los planes
estratgicos que posea la EPSA.
21. Indique cuales son las ventajas de adquirir equipos usados?
22. En que casos no se puede realizar el alquiler de los equipos?
23. Qu tipos de arrendamientos existen y cuales son sus caractersticas?
9. De un ejemplo del alquiler de un equipo, y explique porque la conveniencia de
realizar esto, en ves de comprar.

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Cap. 7. CONTRATACIN DE SERVICIOS

7.

CONTRATACIN DE SERVICIOS
(332) Un significativo volumen de recursos que salen de la EPSA
en forma rutinaria es a travs de la contratacin de servicios,
cuyas caractersticas y especialidades hacen que existan ciertas
diferencias en su tratamiento, en comparacin a la adquisicin
de bienes materiales; por ello es que, se ha considerado
desarrollar un conjunto de consideraciones al respecto.
(333) Entendamos como servicio, todo acto o funcin
esencialmente intangible proporcionada por una persona
natural o jurdica, donde se crea y cesa simultneamente,
donde el consumidor no puede retirar el servicio despus
que se produce, pero si puede retener el efecto del mismo.

Definicin

(334) Existen condiciones que deben ser consideradas en la


contratacin de servicios tales como:
a) Condiciones Legales y Administrativas: Se refieren a los
documentos exigidos para acreditar la legalidad del oferente y
la capacidad financiera, as como de las garantas requeridas.
b) Condiciones Tcnicas: Tiene por objeto proporcionar a los
oferentes informacin sobre los requerimientos del servicio,
en cuanto a calidad, cumplimiento de normas tcnicas, plazo y
condiciones de entrega, lugar a ser prestado el servicio.
c) Condiciones Econmicas: Estn destinadas a sealar la
forma en que sern presentados los precios de los servicios
ofrecidos, la forma de pago, las garantas requeridas, multas
a ser aplicadas, etc.
(335) De forma similar a la adquisicin de bienes, ser necesario
elaborar un pliego de condiciones
Los trminos de referencia, deben ser
que incluyan los requisitos legales, realizados, especificando los requisitos y las
administrativos y econmicos antes funciones que debe cumplir el servicio.
descritos,
sustituyendo
las
condiciones tcnicas por trminos de referencia que
describen el servicio requerido.
(336) Uno de los atributos especiales de los servicios, se
refiere a la incapacidad de reunirlos en cantidad, ya que al
no constituir bienes intangibles, son consumidos en el momento
que se prestan. Esto ocasiona ciertas dificultades para la
EPSA, ya que no es posible conocer o inspeccionar un
servicio antes de su prestacin; cuando ste sea
proporcionado, se presentan deficiencias y puede resultar muy
tarde para hacer algo al respecto.
(337) Por ello la medicin de la calidad de un servicio puede
representar dificultades para las EPSAs, ya que implica tener una
formacin y experiencia suficiente en el personal, para
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Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

determinar la calidad y la satisfaccin alcanzada por el servicio


proporcionado.
(338) Los servicios que cualquier EPSA puede contratar, son
extremadamente variados. As por ejemplo, sin ser limitativos, se
propone una breve lista de los mismos:

Variedad de servicios

Publicidad, desarrollo de productos e investigaciones


Ejecucin de obras y conexiones
Servicios para el rea comercial de la EPSA, lectura de
medidores, distribucin de facturas, cobranzas, servicios de
corte y reconexin de los servicios
Llevar los registros contables y la emisin de reportes
respectivos
Auditorias financieras, tcnica y contable requeridas por el
ente regulador a la EPSA.
Procesos de Arbitraje
Imprenta y Arte
Banca y seguros
Comunicaciones
Elaboracin de programas en computadora
Consultora de distintos tipos y disciplinas
Servicios aduaneros
Servicios de alimentacin y hospedaje
Planeacin de espacios interiores
Portera
Servicio legal
Correos
Mantenimiento
Proteccin y seguridad
Reparacin
Energa Elctrica, Telfono
Capacitacin

(339) De forma genrica a continuacin se proporciona un


conjunto de criterios utilizados para el anlisis en materia de
servicios.

7.1

Criterios para analizar los servicios


(340) Es importante sealar que no todos los servicios a ser
contratados tienen caractersticas similares. La variacin
entre ellos puede afectar la perspectiva de su contratacin. Por
consiguiente existe una diversidad de enfoques y

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Cap. 7. CONTRATACIN DE SERVICIOS

perspectivas que podrn ser considerados al momento de


analizar los servicios; desde el punto de vista de la
contratacin de servicios, se pueden considerar los siguientes
criterios a tomar en cuenta:
a) El valor del servicio; desde la perspectiva del valor
econmico se debe prestar mayor atencin a aquellos
servicios de valor monetario elevado, debido al manejo
limitado de recursos de la EPSA. Este criterio deber estar
acompaado del impacto que este servicio tenga para la EPSA
en el tiempo. As por ejemplo, la consultora que se efecte
para elaborar el Plan Estratgico de Desarrollo de los Servicios
para una EPSA, tendr un impacto a mediano y largo plazo,
determinado por el alcance del documento citado.
b) La frecuencia del servicio; es razonable pensar que en
aquellos servicios que son contratados de forma frecuente
en la EPSA (energa elctrica, comunicaciones, contratos de
servicios para el rea comercial, servicios de seguridad,
servicios de mantenimiento y otros), deben tener
desarrollados procedimientos para su contratacin y
administracin de los contratos. Al contrario, en aquellos
servicios cuyos requerimientos resultan ser nicos o
eventuales, se deber dar una atencin y asistencia especial
por parte de los integrantes de la EPSA, para que se alcancen
los resultados esperados.
c) Grado de intangibilidad; por definicin, todo servicio
tiende a tener una dimensin intangible; an as algunos
servicios pueden ser ms tangibles que otros. Por ejemplo,
un arquitecto contratado elaborar los planos de edificios y
estructuras, diseo de espacios, que pueden ser apreciados
por otras personas y podr originar como resultado final un
objeto fsico, como ser una edificacin.
No se pueden desarrollar estndares para servicios, debido a
que las personas expresan sus opiniones y puntos de vista
acerca del servicio. En el caso de la contratacin de servicios
intangibles, una forma de asignar calificaciones respecto
a la calidad del servicio recibido, es preguntar si cumple
o no, con las expectativas acerca del mismo; tambin se
puede preguntar si estn satisfechos o no, con el servicio
prestado, o, finalmente evaluar en qu grado han sido
alcanzados los resultados esperados. A pesar de estos
esfuerzos, para calificar el servicio contratado, existirn
siempre alternativas y perspectivas de mejorar en funcin a la
naturaleza del servicio que se trate.

Evaluacin servicios

d) Destino de los servicios; otro aspecto de los servicios, se


refiere a que si estn o no dirigidos a las personas. Como
por ejemplo, el servicio de comedor con alimentos para
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Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

los trabajadores, el cual estar directamente


La evaluacin de los servicios
relacionado con el personal de la EPSA; que son proporcionados a las
mientras que el contrato de limpieza y personas, son ms difciles de
mantenimiento de las instalaciones y edificios, evaluar porque todos tienen su
ser la situacin contraria. Si los servicios estn opinin al respecto.
dirigidos a las personas, es muy importante
considerar las necesidades especiales de aquellas personas
que sern afectadas por el servicio, mucho ms, si se trata de
un servicio intangible; para ello se debe tomar en cuenta la
opinin del proveedor como de los beneficiarios del servicio.
e) La naturaleza de la Demanda; la demanda de un servicio
puede ser continua, peridica y eventual. Un ejemplo de
servicio continuo, ser el seguro mdico para los
trabajadores. Un servicio peridico se refiere al pago de
salarios a travs de bancos comerciales y un servicio eventual
a la decoracin de la oficina de atencin al cliente. En la
medida que se cuente con un servicio continuo, se tiene la
oportunidad de vigilar el progreso y de establecer
ajustes para que la calidad del servicio no se vea afectada.
f) Las habilidades requeridas para el servicio; la
prestacin de un servicio puede requerir de una gama
completa de habilidades. Se darn extremos, como por
ejemplo cortar el pasto del patio de acceso a la EPSA, no
requiere mucha habilidad, pero la elaboracin de un Plan
Estratgico de los Servicios de Agua Potable requerir mucha
habilidad y experiencia. Cuanto ms complejo sea el
servicio, requerirn mayores aptitudes; por lo tanto, se
tienen que evaluar ms las capacidades de las personas, su
formacin, experiencia y recomendaciones de otras empresas
o personas, que nos proporcionen mayores referencias.
(341) La meta en la contratacin efectiva de servicios es la
obtencin de las mejores condiciones de costo, tiempo y
calidad. En este sentido no existe diferencia alguna entre la
contratacin de servicios y la adquisicin de artculos. La mejor
compra tratndose de servicios, representa el mejor
intercambio entre calidad, costo, continuidad, flexibilidad y
otros factores relevantes para cada EPSA.

7.2

El proceso de contratacin de servicios


(342) Hasta ahora, la atencin se ha centrado principalmente
sobre la comprensin de la naturaleza del servicio a ser contratado
en la EPSA. Ahora se considerar el proceso utilizado en la
contratacin de los servicios para resaltar algunas caractersticas
nicas, que cubrir tres reas del proceso:

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Componentes del
proceso

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Cap. 7. CONTRATACIN DE SERVICIOS

1. Reconocimiento y especificacin de la necesidad


2. Anlisis de las alternativas de abastecimiento, incluyendo
la fuente el precio y las opciones
3. El acuerdo de contratacin, que incluye el seguimiento de la
calidad, los registros, la administracin y la evaluacin del
proveedor en relacin a los servicios prestados a la EPSA.

7.3

Reconocimiento y especificacin de la necesidad


(343) Quienes estn a cargo de las compras en las EPSAs,
comprenden que existen algunos problemas bsicos que
deben ser establecidos previamente a la contratacin de
cualquier servicio. Las principales interrogantes comunes
son entre otros:

Por qu es necesario este servicio?

Qu es lo importante en ese servicio?

Cmo se define la calidad del mismo?

Cmo se presta o produce el servicio requerido?

Cmo sabemos que hemos recibido el servicio que


esperbamos?

(344) Las caractersticas del servicio particular que se va a


contratar, son posible comprobar contestando estas
interrogantes. Es importante que la unidad solicitante se
involucre en el reconocimiento y definicin de la
necesidad del servicio; esto debido a que en la mayora de los
casos, existir un contacto directo entre la unidad solicitante y
el proveedor una vez contratado el servicio, de esa forma es
posible optimizar el proceso de contratacin desde su inicio.

Especificaciones
del servicio

(345) El fundamento para una buena contratacin de


servicios es la elaboracin y revisin de los
La definicin exacta de las
requisitos que se encuentran expresados en caractersticas
del
servicio
los
Trminos
de
Referencia.
La establecern las pautas para la
documentacin facilitar la bsqueda y evaluacin y el control de calidad.
seleccin del proveedor. Cuando sea posible,
deben identificarse y cuantificarse los factores o las acciones
mensurables de los servicios, para la administracin y el
control de la calidad. Si el servicio se puede dividir en etapas
cronolgicas, ser de suma utilidad para evaluar el progreso del
trabajo en las fechas programadas. Al mismo tiempo se pueden
vincular al cumplimiento de un plan de pagos por el servicio.
(346) En muchos servicios, el reconocimiento y la definicin de
la necesidad requieren de una definicin dual. Es decir, que
deben establecerse y documentar exactamente qu es lo se
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Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

espera que el proveedor proporcione y tambin debe


definirse qu debe hacer la EPSA con su contraparte designada,
para ayudar y facilitar al proveedor a cumplir con lo pactado y
suscrito en el proceso de contratacin.

7.4

Anlisis de las alternativas de abastecimiento


(347) Para la contratacin de servicios en una EPSA, debe
efectuarse un anlisis de las alternativas que permitan
definir aspectos relativos a: la fuente o prestador del servicio, el
precio y las opciones para el servicio como la decisin de
encargarse o contratar terceros.

7.4.1 Fuente
(348) Para buscar la fuente que prestar el servicio, la cual
puede ser persona natural o jurdica, ser preciso
reconocer las caractersticas y condiciones mnimas que
deben reunir en funcin a la naturaleza del servicio
requerido por la EPSA. Este anlisis, permitir definir entre los
siguientes aspectos:

si es necesario o no el concurso de fuentes extranjeras;

el tamao de empresa que pueda soportar la


responsabilidad del trabajo que es encomendado por la EPSA;

la formacin y experiencia del personal requerido;

la tecnologa y metodologas de trabajos a ser utilizados.

Dimensin del
proveedor

(349) Para este efecto, pueden ser muy tiles los anlisis de las
referencias de otras EPSAs, que hayan tenido la oportunidad de
trabajar con ciertas empresas de servicios, que permitan
seleccionar las posibles fuentes a ser consideradas.

7.4.2 Precios
(350) El precio constituye generalmente una de las variables
fundamentales para la decisin de contratacin en una EPSA.
Pueden existir variaciones en la presentacin del precio,
en funcin al tipo de servicio que sea demandado por la
EPSA; as por ejemplo, si el propsito es contar con un
determinado producto, como resultado del servicio se
establecer un precio fijo; si se trata de una asesora
especializada en el tema legal o informtico ser un precio
variable por el trabajo realizado medido en horas, das o
semanas.

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Determinacin del
precio

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Cap. 7. CONTRATACIN DE SERVICIOS

(351) Los precios podrn ser obtenidos para su anlisis a


travs, de las modalidades previstas en el

Los precios debern ser


reglamento de contrataciones de cada considerados confidencialmente, y no
EPSA; las mismas que deben promover la se constituyen en el nico elemento
sana competencia y la calidad de los servicios para la contratacin del proveedor.
en las mejores condiciones.
(352) La calidad del servicio, se tiene que ajustar a las normas
a las que esta sujeta la EPSA pblica o privada; la negociacin
en los marcos de la tica, es otro mtodo para establecer el
precio que en definitiva sea aceptado, an en aquellas
situaciones donde solo exista una nica opcin. Para la
negociacin, es aconsejable contar con elementos muy
precisos a ser utilizados, como ser una estructura de costos
referencial, la oportunidad de establecer una relacin de
trabajo, referencias de otros trabajos similares en la EPSA
y en otras EPSAs, condiciones de pago, etc., de manera que
existan espacio de posibilidades que permitan mover la
negociacin en distintas direcciones.
(353) Encargarse del servicio o contratar a terceros: En
la mayora de las EPSAs, resulta comn preguntarse si es ms
beneficioso efectuar el esfuerzo de encargarse con personal
propio del servicio o bien, buscar en el exterior personas o
empresas que efecten el servicio. Esta decisin se presenta
generalmente, en las siguientes tareas:

Ejecucin de las conexiones de


alcantarillado sanitario.

Lectura de medidores, corte y rehabilitacin de conexiones


por falta de pago oportuno de facturas.

Distribucin de facturas, etc.

agua

potable

Quien realiza el
servicio

(354) Actividades que aparentemente pueden ser muy bien


ejecutadas por la EPSA, pero que luego de un minucioso
anlisis de tiempos y costos, pueden encontrarse resultados
que apunten a la conveniencia de contratar el servicio de
terceros.
(355) En todo el mundo y por supuesto en nuestro pas se
presenta la tendencia actual de las empresas a subcontratar
los servicios, que tradicionalmente eran realizados por la propia
EPSA. Existen diferentes razones para esta tendencia, entre las
que podramos citar las siguientes como las importantes:

Optimizacin de la estructuras de costos.

Apertura de mercados.

Nuevos enfoques de la organizacin para centrar su


inters en los procesos centrales.

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Justificacin
subcontratar servicios

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La dinmica que se busca en la respuesta de las empresas


ante las exigencias de su contexto, etc.

(356) Tambin es posible hallar una combinacin de esfuerzos


propios y de terceros para optimizar los procesos en la EPSA; as
por ejemplo, la elaboracin de programas se pueden dejar a los
programadores de la EPSA, quienes conocen la mecnica de las
operaciones en el rea comercial y dejar la auditoria de los
programas, a una firma especializada. Tambin se puede encargar
la ejecucin de las conexiones domiciliares de agua potable, a
un contratista y quedar en manos de la EPSA la supervisin de
la ejecucin de las conexiones.
(357) Por supuesto, siempre estar vigente la posibilidad de
encargar todo el trabajo a externos, que realicen toda la
actividad bajo la modalidad de llave en mano. El criterio ser
siempre buscar las oportunidades para sustituir el
trabajo a ser realizado por la EPSA, por una empresa
especializada en condiciones que sean sustancialmente ms
beneficiosas y oportunas.

7.5

Acuerdo de compra
(358) El acuerdo de compra de servicios normalmente se
denomina contrato de servicios. El mismo reflejar las
distintas condiciones que sean establecidas por mutuo
acuerdo de la EPSA y de terceras personas responsables
del servicio o bien, por la adhesin a un contrato con
condiciones preestablecidas.

Definicin

(359) Si bien est previsto desarrollar el conjunto de aspectos Modalidad de


formales que deben ser previstos en los contratos de compras por la precio y tipo de
EPSA, ms adelante, sealaremos algunas especificaciones que son contratos
aplicadas para el tema de servicios. En materia de servicios, estos
son prestados a travs de una gran diversidad de contratos, los
cuales pueden incluir un precio fijo, o variable en funcin a un
parmetro; tambin puede existir un precio que combina los dos
anteriores, destinado a incentivar el trabajo y el rendimiento. Es
cierto que muchas EPSAs tratan de utilizar Los acuerdos con los
contratos estndar, los cuales reflejan las proveedores deben incluir todos los
condiciones generales de cualquier relacin aspectos relacionados al servicio,
comercial, esto permite menores trmites y plazos, pagos, lugar etc.
dilacin en la formalizacin de una operacin de
compra, cuyo mbito de aplicacin sobre todo en aquellos servicios
que son frecuentes y que no requieren especificaciones
particulares que deben ser explicitados por la EPSA.
(360) La mayor parte de las organizaciones, desarrollan
con el tiempo, condiciones establecidas en un contrato

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Cap. 7. CONTRATACIN DE SERVICIOS

tipo, de acuerdo con su propias necesidades y el servicio


especfico que ser contratado. As es posible contar con una
gran gama de contratos por servicios especficos y contratos
estndares, tanto de la EPSA como del proveedor.

7.6

Administracin del contrato de servicio


(361) Formalizada la relacin entre la EPSA y el proveedor del
servicio, corresponde la administracin del respectivo
contrato. Aspecto que incluye el seguimiento a las
condiciones que se encuentran registradas, control de
calidad, la evaluacin del proveedor, los registros
correspondientes y otros aspectos relativos a la administracin.

7.6.1 Seguimiento
(362) El seguimiento de los servicios puede requerir
comprobacin tanto de la EPSA como del proveedor. Por
consiguiente, la responsabilidad del seguimiento por la
EPSA, puede ubicarse apropiadamente en el departamento o
unidad solicitante del servicio para asegurarse que se
cumplan los compromisos y lmites previamente establecidos.

Responsabilidad
de seguimiento

(363) El seguimiento de los compromisos en


El seguimiento de servicios,
materia de servicios, debera ser una responsabilidad es uno de los elementos que
comn del departamento compras y del permite realizar ajustes al
proveedor, por los intereses que cada uno busca. Por proveedor oportunamente.
lo general, existe un extenso contacto entre las partes
durante la prestacin del servicio y con frecuencia desde antes de la
formalizacin del contrato, lo que deriva en la evaluacin de la
calidad del servicio y del proveedor.
(364) En servicios muy tangibles como ser obras civiles, el
control de calidad debe ser realizado en funcin a los
parmetros deseados y previamente determinados, de manera
que sea muy similar el control de calidad - estndar establecido.

Evaluacin de la
calidad del servicio

(365) Los servicios que son intangibles pueden provocar


dificultades especiales en la medicin de la calidad. La dimensin
intangible hace ms difcil el anlisis de la calidad, este aspecto
puede medirse mediante la evaluacin del grado de
satisfaccin versus los resultados esperados, reconociendo
que cualquier estimacin siempre dar margen a discusin.
(366) Es recomendable que el control de calidad en la
mayor parte de los servicios, se efecte mientras se presta
el servicio, no despus de haberlo concluido. An as, puede
ser difcil interrumpir el proceso cuando sea posible el control
de calidad simultneo. Por consiguiente, el riesgo de la calidad
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de los servicios puede ser relativamente elevado comparado


con la compra de productos.
(367) Se pueden evitar riesgos en la calidad, recurriendo
continuamente a proveedores que hayan mostrado ser
buenos prestadores de servicios, evitando repetir el
negocio con aquellos cuyos servicios no fueron satisfactorios.
(368) En forma general, el departamento de compras debe
requerir a las unidades solicitantes, las especificaciones
precisas del servicio requerido antes de la bsqueda de
posibles proveedores, ya que debe asegurarse la
comprensin de los requerimientos de servicios, tanto por el
departamento de compras como, por los proveedores.

7.6.2 Pago
(369) El pago por servicios se establece en los convenios
con los proveedores; algunos servicios requieren de un
pago previo o anticipo, mientras en otros, el pago puede ser
diferido. En el caso de contar con proveedores pequeos, se
encuentra difcil ofrecer trminos amplios para el pago; esta
urgencia puede inducir a disminuir el precio y otras concesiones
ofrecidas para la EPSA. Los pagos progresivos son tambin muy
usuales en contratos a largo plazo, mientras que los pagos
regulares o peridicos son los apropiados para el mantenimiento de
edificios,
servicio
de
alimentos,
limpieza,
electricidad,
comunicaciones, etc.

7.6.3 Registro y Otros Aspectos de la Administracin de Contrato


(370) Como en todas las compras, se debe reforzar la necesidad
de registros adecuados para la contratacin de servicios. Parte de
la dificultad puede ser la retroalimentacin desde la unidad
solicitante al departamento de compras y la recuperacin de la
informacin concerniente al servicio ofrecido. Es importante
conservar la informacin adecuadamente, porque puede ser
utilizada como referencia en futuras contrataciones, adems
que permite el control interno para la verificacin de los
procedimientos aplicados.
(371) Es casi inevitable que la administracin de contratos
Cambios de
por servicios enfrente la necesidad de cambios posteriores
contratos
a la firma de los mismos. Como ser las fechas de Las modificaciones en los
prestacin, la naturaleza, calidad, lugar, la servicios, tienen que ser
informacin que debe ser proporcionada y otros estableciendo un acuerdo con
aspectos que pueden requerir cambios en las el proveedor, de manera que
condiciones iniciales. Lo que puede parecer un el efecto no sea absorbido
solo por una de las partes.

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Cap. 7. CONTRATACIN DE SERVICIOS

cambio insignificante para la EPSA, puede ser muy


costoso para el proveedor, por ejemplo, el retardo de una
semana en la orientacin puede colocar al proveedor en una
limitacin seria de su capacidad, de trabajo, si tiene que contar
con profesionales especializados.
(372) Tambin puede suceder, que la solicitud de un cambio
por parte del proveedor, puede afectar los proyectos y
por ende las actividades que la EPSA realiza. En
consecuencia se necesita establecer los mecanismos
suficientes, para tratar debidamente cada cambio entre las
partes, cuando sean necesarios.

!
?



25. Las caractersticas de los servicios, hacen que su evaluacin y seguimiento est
sujeto a consideraciones subjetivas.
26. El anlisis de las alternativas a la prestacin de los servicios, tiene que ser de
acuerdo a la capacidad de la EPSA y principalmente estableciendo la evaluacin
de las ventajas frente a los costos, que representa.
27. El seguimiento o administracin de los contratos, es muy importante, sobre todo
para que el servicio se ajuste a los requerimientos pactados.
24. Establezca cules son las desventajas principales, para llevar a cabo el servicio
con el personal de la EPSA?
25. Cules son pasos que intervienen en el proceso de contratacin de servicios?
26. Defina cuales son los criterios para realizar un anlisis de los servicios.
10. Enumere por lo menos 10 servicios, que pueden ser contratados, e indique cual
sera la modalidad de contratacin.

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8.

COMPRAS EN EL EXTRANJERO
(373) Considerando el desarrollo
de
las
economas
latinoamericanas y sobre todo de nuestro pas, por mucho
tiempo probablemente existir la necesidad de efectuar un
conjunto de compras en el exterior, mediante
importaciones de insumos qumicos, tuberas de alta presin,
materiales para obras, equipos, vehculos, etc. Para ello se
tendr que recurrir a mercados del extranjero, ya sea por
razones de precio, calidad, falta de existencia en
mercados locales, complejidad de los productos y
tecnologa, etc. Por ello, resulta relevante proporcionar
algunos elementos a considerar cuando la EPSA proceda a
importar, independientemente de la existencia de motivos que
influenciaron esta decisin de importar un determinado bien.

Justificativo

(374) Existe una marcada diferencia en la forma de actuar


entre una compra local y aquella efectuada en el exterior.
Este hecho, determina la necesidad de proporcionar a travs
del presente texto, elementos importantes para las EPSAs en
relacin a este aspecto.
(375) Cuando se importan bienes deben contemplarse
particularidades vinculadas con el proveedor, como ser:

El flete o transporte desde el lugar de origen hasta las


instalaciones que determine la EPSA.

Los seguros correspondientes.

Los cargos y descargos de los materiales objeto de la


importacin.

Prestar especial atencin a la calidad de los bienes a


comprar, antes de la formalizacin de la compra.

Se debe tener en cuenta lo relativo a la moneda empleada


en la operacin.

La forma de pago a ser requerida por el proveedor, ya que


en este mbito la EPSA no podr imponer sus propias
condiciones.

Consideraciones
en importaciones

(376) Las compras efectuadas en el exterior, se realizan


frecuentemente en volmenes ms considerables que para
las compras locales, con el propsito de abaratar los costos
de las mercaderas, fletes, etc.
(377) Estas operaciones requieren
habitualmente anticipos al proveedor
(conocidos bajo el nombre de pagos
previos), as como la apertura de
cartas de crdito por parte de la EPSA a
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que

se

efecten

Para realizar las importaciones de


productos, se tiene que tomar en cuenta los
plazos, relacionados a la fabricacin,
embarque, transporte y trmites aduaneros.

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Cap. 8. COMPRAS EN EL EXTRANJERO

travs del sistema bancario, como un mecanismo que permite a


los proveedores asegurar el pago por los bienes que venden.
Por esta razn, en la EPSA, deben existir no solo
personas que sepan de los procedimientos de
importacin, sino tambin implica todo lo concerniente al
trmite y gestin el cual debe estar respaldado por la debida
documentacin, a fin de evitar gastos innecesarios o demoras
en los trmites.
(378) En nuestro pas se realiza este tipo de trmites a
travs de Agencias Aduaneras, que son organizaciones
especialistas en la prestacin de servicios en comercio
exterior. Estas agencias, no solo asesoran a la EPSA sino que,
se encargan de todo el proceso de importacin; para ello
trabajan en forma coordinada con el departamento de compras
de la empresa.

Servicios de
importacin

(379) Para la importacin de bienes en general se necesita


la autorizacin de la Direccin de Aduanas, institucin que
proporciona los procedimientos a seguir y es la encargada de
aplicar los aranceles que corresponden, de acuerdo a las
disposiciones que se tiene en materia de comercio
internacional. Para este objeto, las EPSA si desean informacin
al respecto, pueden acceder a la direccin electrnica
www.aduana.gov.bo o, acudir a las oficinas de dicha institucin,
o, realizar consultas con las agencias aduaneras. Es importante
que la EPSA est informada y actualizada respecto a la
normatividad vigente, a fin de proceder conforme a ley.
(380) Entre la documentacin necesaria para proceder a
tramitar la importacin de un bien, se puede citar:

Pliza de Importacin

Factura Comercial

Certificado de origen

Lista de empaque o Paking List

Certificado de seguro

Conocimiento de embarque o bill of lading

Aviso de conformidad

Planilla de gastos de puerto

Certificado fitosanitario o toxicolgico, si es el caso

Certificado de calidad

Parte de recepcin

Factura de transporte.

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Documentos para
importaciones

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8.1

Razones para comprar en el extranjero


(381) Las razones que puede tener una EPSA para comprar en
el extranjero, son muchas y varan de acuerdo a la mercanca
especfica a importar. Una de las razones que lleva a cualquier
organizacin o persona para comprar directamente de los
proveedores extranjeros, es que se percibe un mejor valor
en trminos de conocimiento, precios e informacin de
la fuente de origen que de un proveedor nacional intermediario.
(382) El presente texto, ha tratado de sintetizar las razones
ms importantes que generalmente se determinan para que la
EPSA, realice la seleccin de proveedores extranjeros.

8.2

Precio
(383) Aunque puede parecer sorprendente que un proveedor
extranjero pueda producir y embarcar un artculo a miles de
kilmetros de distancia de nuestro pas y a un costo menor,
existen diversas razones del por qu de este caso:

Ventajas
proveedores del
exterior

a) Los costos de la mano de obra en el pas productor


pueden ser inferiores.
b) El tipo de cambio de las monedas favorecen las compras
en el extranjero.
c) El equipo y los procesos utilizados por los proveedores
del extranjero, pueden ser ms eficiente que aquellos que
son utilizados por los proveedores nacionales. Aspecto que
puede deberse a la tecnologa utilizada.
d) El proveedor del extranjero puede concentrarse en ciertos
productos y fijarles precio para la exportacin a sus
productos, a niveles especialmente atractivos, en funcin
a los volmenes ofrecidos.
e) Considerando el volumen de ventas que tienen
generalmente
los
proveedores
extranjeros,
se
aprovechan las economas de escala que implica producir
significativas cantidades de un producto, con un precio ms
competitivo en el mercado.
(384) La EPSA, para tomar la decisin de comprar, no
solo debe considerar el precio del proveedor, sino tambin
todas las consecuencias econmicas que se deriven de la
importacin, para contar con la disposicin fsica y absoluta del
objeto de la compra. Solo se podr realizar una cuantificacin
homognea para comparar los precios de la misma compra en
el mercado local.

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Cap. 8. COMPRAS EN EL EXTRANJERO

8.3

Calidad
(385) Aunque el nivel de calidad de los productos producidos
en el extranjero generalmente es superior a los productos
nacionales, debido principalmente a equipos modernos, mejor
sistema de control de calidad, servicios complementarios,
tecnologa desarrollada que optimiza rendimientos, etc., en
algunas compras puede presentarse el caso inverso.
(386) Pueden existir necesidades con especificaciones
tcnicas muy exigentes para ciertas obras en la EPSA, que solo
podrn ser cubiertas con la garanta corporativa que ofrecen
los grandes proveedores en el extranjero, como es el caso de
las tuberas de aduccin, que soportan altos ndices de presin;
un ejemplo de ello, son las tuberas utilizadas en la aduccin de la
Planta de Tratamiento de Pampahasi a Ovejuyo en la ciudad de La
Paz, que soportan 60 metros de columna de agua como presin.

8.4

Especificaciones
nicas

No existencia en el mercado local


(387) Por lo expuesto en el anterior prrafo, el mercado local
o nacional muchas veces no puede atender ciertos
requerimientos especficos de la EPSA. O, en caso de
existir empresas interesadas en el abastecimiento, se
constituyen en simples intermediarios que efecten el mismo
procedimiento de importacin que pueden efectuar la EPSA.

8.5

Mejor servicio tcnico


(388) Se refiere a aquellos casos donde el proveedor cuenta
con servicios adicionales a la venta de su producto, como
ser: abastecimiento de partes, servicios de garanta y
asesora tcnica al personal de la EPSA o a travs de sus
representantes en nuestro pas o en pases vecino.

8.6

Tecnologa
(389) Es indudable que, en funcin a las caractersticas de la
economa de los pases, de la magnitud e importancia
corporativa de los proveedores extranjeros, de su
volumen de ventas en distintas partes del mundo, etc., el
grado de especializacin que llega a ser alcanzado en la
produccin, concede ventajas competitivas difcilmente de ser
alcanzadas por cualquier proveedor, aspecto que le proporciona
una mayor ventaja en trminos de precio y calidad de sus
productos.

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(390) Los proveedores extranjeros asignan gran cantidad


de recursos destinados al desarrollo e investigacin continua
de nuevas tecnologas, ms aun considerando la apertura de
mercados con la que vivimos en la actualidad.

8.7

Problemas potenciales de las importaciones


(391) A pesar de las ventajas que se obtienen al efectuar compras
en el extranjero, se presenta diversos problemas en distintos
temas que se relacionan a la importacin. De los cuales, se
pueden destacar los siguientes, como los ms relevantes:
(392) Es importante la seleccin de proveedores
responsables e interesados en efectuar las operaciones con la
EPSA. Esto no siempre se puede conseguir debido a que, la
obtencin de los datos puede resultar costosa y emplear
mucho tiempo; esto puede minimizarse, si consideramos el
avance de la tecnologa en las comunicaciones, a travs del
internet, fax y otros que permiten acortar el tiempo de
respuesta y enviar mucha ms informacin.
(393) No obstante de ello, existen limitaciones en el tema de
las importaciones, como ser la visita a un proveedor
localizado en otro pas, debido a que resulta costosa. En
algunas ocasiones, es necesario que se visite al proveedor
cuando se trata de equipos no tradicionales en la EPSA ni en
nuestro pas, con el propsito de realizar una capacitacin
destinada a la operacin de los equipos. Por esto, debe
planearse detalladamente estos aspectos cuando ameritan, a
pesar del costo implcito de la visita, a fin de evitar grandes
riesgos.

Informacin de los
proveedores

Visitas proveedor

(394) La disponibilidad de las fuentes de informacin citadas,


Evaluacin
proveedor
permiten localizar a los proveedores extranjeros con mucha
facilidad. La evaluacin de las Para evitar problemas en la entrega de los
capacidades de un proveedor proveedores, la evaluacin de sus capacidades,
extranjero es difcil, debido a debe ser efectuada antes de la adjudicacin.
que no existe la posibilidad de visita
a sus instalaciones. Este aspecto puede ser superado en ciertas
ocasiones, con la posibilidad de compartir experiencias con
otras EPSAs. No obstante, se recomienda recabar a la EPSA
la siguiente informacin del proveedor:
a) Lista de clientes en nuestro pas, actuales y anteriores.
b) Procedimiento de pagos requerido.
c) Referencias bancarias.
d) Descripcin de sus instalaciones.

SISTEMA MODULAR

41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1

Pg. 123 de 183

Cap. 8. COMPRAS EN EL EXTRANJERO

e) Certificaciones de control de calidad y establecimiento


de especificaciones tcnicas
f) Garantas ofrecidas.
g) Servicios tcnicos por parte del proveedor.
h) Informacin bsica en relacin al proveedor, como ser el
tiempo que tiene en la actividad, volumen e importe
de sus ventas, lneas de productos y propiedad.
Cuando no se cuenta con un total conocimiento del
proveedor, se puede recurrir a la compra a travs de las
Cartas de Crdito en el sistema bancario, en la cual se seala
que el pago se realiza con el conocimiento de embarque o con el
parte de recepcin de aduanas.

!
?
#

28. Existen muchas ventajas para realizar las compras en el extranjero, sobre todo
por el precio, calidad, tecnologa, etc., antes de proceder con esta alternativa, se
tiene que realizar de acuerdo con el manual de procedimientos, sobre todo en
las EPSA del sector pblico.
29. Para los trmites de importacin, es necesario que el personal se encuentre
capacitado, es decir al momento de establecer las condiciones con el proveedor,
realizar el requerimiento de los documentos que acompaan a la importacin.
27. Cules son las principales ventajas para que la EPSA, realice las compras en
el extranjero?
28. Cul es el papel de las Agencias Aduaneras en la importacin?
4. Cuando se realiza procedimiento de importaciones, es importante que se
encuentre perfectamente definido las caractersticas de los productos, adems
de que se solicite al proveedor los documentos necesarios para la importacin,
no debemos olvidarnos, que para algunos insumos se necesita autorizaciones
especiales.

***

Pg. 124 de 183

41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1

SISTEMA MODULAR

Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

ANEXOS
ANEXOS

SISTEMA MODULAR

41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1

Pg. 125 de 183

ANEXO 1

Anexo 1: Formato de Planificacin de Mdulos (FPM)


Cdigo:
Area:

Administrativa Financiera

Objetivo del Programa:

Prestar servicios Administrativos y


Cdigo:
Financieros de acuerdo a la demanda de las
Programa:
reas de las EPSAs segn lo establecido en el 4.3
POA y el Presupuesto

Los participantes se relacionan con el proceso de adquisicin de bienes y contratacin de


servicios requeridos por las EPSAs en funcin a sus planes y recursos.

Cdigo:

Poseer conocimientos y/o experiencia de


Requi- administracin, as como prctica laboral en
sitos: empresas de manufactura o de servicios
pblicos.

Mdulo:

ADQUISICIN DE BIENES Y
CONTRATACIN DE SERVICIOS

Objetivo
terminal
del Md.:

Los (as) participantes, suministran bienes y servicios para las operaciones de la


EPSA de forma oportuna, econmica, con la calidad requerida y condiciones
adecuadas a la programacin de operaciones y financieras de las EPSAs.

4.3.1

Tiempo total
[hr:min reloj]:

16:50

4.3.1.1

Cd.

UNIDADES TEMTICAS

Objetivo parcial
Tema y contenidos

Los/las participantes
Se familiarizan con
la importancia de la
funcin compras as
como de los
propsitos que
persigue.

Generalidades
1. Objetivos generales de la funcin
compras

Prerrequisitos

Bibliografa
recomendada

Tiempo
[hr:min
reloj]

Michiel Leenders, Harold


Fearon, Wilbur B. England.
Administracin de Compras
y Materiales.

01:00

Miguel Jorge Klein. La Funcin Compras en la Empresa


Joseph R. Cater, Addision
Wesley. Mejoramiento del
Proceso de Compras

4.3.1.2

Lorne C. Plunkett. Administracin Proactiva, Tcnicas y


Modelos para el Ejecutivo.

Toman conocimiento
de la importancia de
la planeacin de las
distintas actividades
de compras y su
interrelacin con la
estrategia de la
EPSA.

Pg. 126 de 183

Estrategias en la funcin compras


1. Definicin de planificacin estratgica
2. Niveles de Planificacin estratgica a
considerar en la funcin compras.
3. Contribucin de las compras a la
estrategia de la EPSA
4. Retos en el establecimiento de
estrategias y objetivos especficos de la
funcin compras.
5. Planificacin financiera con los
proveedores.
6. Tendencias econmicas contextuales.
7. Cambios organizacionales para facilitar
la productividad y eficiencia a largo
plazo.

41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1

UT 4.3.1.1 Michiel Leenders, Harold


Fearon, Wilbur B. England.
Administracin de Compras
y Materiales.
Miguel Jorge Klein. La Funcin Compras en la Empresa
Joseph R. Cater, Addision
Wesley. Mejoramiento del
Proceso de Compras
Lorne C. Plunkett. Administracin Proactiva, Tcnicas y
Modelos para el Ejecutivo
Adalberto Chiavenato.
Administracin de Materiales
Iniciacin a la Administracin
de Materiales.

SISTEMA MODULAR

03:50

Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

4.3.1.4

4.3.1.3

Cd.

UNIDADES TEMTICAS

Objetivo parcial
Tema y contenidos

Los/las participantes
Se familiarizan con
los elementos a
considerar para
organizacin del
rea responsable de
las compras, as
como su
interrelacin con el
resto de la EPSA.

Adquieren
conocimientos para
implementar el
proceso para la
adquisicin de
bienes y contratacin
de servicios, as
como su control

Organizacin del departamento de


compras
1. Centralizacin o descentralizacin de las
compras.
2. Descentralizacin de las compras.
3. Separacin o combinacin de funciones
vinculadas con las compras.
4. Relacin con otras reas o
departamentos.
5. Relacin del departamento compras con
el departamento de almacenes.
6. Relacin del departamento compras con
el departamento de produccin.
7. Relacin del departamento compras con
otros departamentos.
8. Estructura del departamento de compras
9. Jefe de compras
10. Compradores o cotizadotes
11. Personal administrativo

Prerrequisitos

Bibliografa
recomendada

UT 4.3.1.2 Michiel Leenders, Harold


Fearon, Wilbur B. England.
Administracin de Compras
y Materiales.

Tiempo
[hr:min
reloj]
02:50

Miguel Jorge Klein. La Funcin Compras en la Empresa


Joseph R. Cater, Addision
Wesley. Mejoramiento del
Proceso de Compras
Lorne C. Plunkett. Administracin Proactiva, Tcnicas y
Modelos para el Ejecutivo
Adalberto Chiavenato.
Administracin de Materiales
Iniciacin a la Administracin
de Materiales.

Procedimientos y flujo de informacin


UT 4.3.1.3 Michiel Leenders, Harold
1. Etapas en el proceso de compras
Fearon, Wilbur B. England.
2. Procedimiento para efectuar las compras.
Administracin de Compras
3. Documentacin a utilizar
y Materiales.
4. Ordenes urgentes y precipitadas
Miguel Jorge Klein. La Fun5. Manual de polticas y procedimientos.
cin Compras en la Empresa
6. Flujos de informacin.
7. Modalidades y cuantas.
Joseph R. Cater, Addision
Wesley. Mejoramiento del
Proceso de Compras

03:00

Lorne C. Plunkett. Administracin Proactiva, Tcnicas y


Modelos para el Ejecutivo

4.3.1.5

Adalberto Chiavenato.
Administracin de Materiales
Iniciacin a la Administracin
de Materiales.

Toman conocimiento
de criterios para
apoyar la toma de
decisiones en
relacin de a sus
proveedores.

SISTEMA MODULAR

Seleccin y evaluacin del proveedor


1. Seleccin y relaciones con el proveedor
2. Fuentes de informacin de proveedores
3. Representacin de ventas y conducta
tica
4. Archivo de vendedores
5. Visitas a los proveedores
6. Muestras
7. Disminucin de la lista de proveedores
8. Evaluacin del proveedor
9. Evaluacin informal y formal de los
proveedores actuales
10. Relaciones comprador-proveedor
11. Concentracin de compras en una sola
fuente
12. Compra del fabricante o del distribuidor
13. Compras para el personal de la EPSA
14. Intereses sociales, polticos y
ambientales.

UT 4.3.1.4 Michiel Leenders, Harold


Fearon, Wilbur B. England.
Administracin de Compras
y Materiales.

03:00

Miguel Jorge Klein. La


Funcin Compras en la
Empresa
Joseph R. Cater, Addision
Wesley. Mejoramiento del
Proceso de Compras
Lorne C. Plunkett. Administracin Proactiva, Tcnicas y
Modelos para el Ejecutivo
Adalberto Chiavenato.
Administracin de Materiales
Iniciacin a la Administracin
de Materiales.

41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1

Pg. 127 de 183

ANEXO 1

4.3.1.6

Cd.

UNIDADES TEMTICAS

Objetivo parcial
Tema y contenidos

Los/las participantes
Analizan alternativas
a considerar en la
adquisicin de
bienes que implican
el uso intensivo de
recursos monetarios.

Prerrequisitos

Bibliografa
recomendada

Tiempo
[hr:min
reloj]

Adquisicin de bienes
UT 4.3.1.5 Michiel Leenders, Harold
1. Aspectos de la adquisicin de bienes de
Fearon, Wilbur B. England.
capital o inversin
Administracin de Compras
2. Compra de equipo usado
y Materiales.
3. Consideraciones especiales en la compra
Miguel Jorge Klein. La Funde equipo
cin Compras en la Empresa
4. obtencin de equipo usado
5. Alquiler del equipo
Joseph R. Cater, Addision
6. Ventajas y desventajas del
Wesley. Mejoramiento del
arrendamiento
Proceso de Compras
7. Tipos de arrendamiento
Lorne C. Plunkett. Administracin Proactiva, Tcnicas y
Modelos para el Ejecutivo

01:00

4.3.1.7

Adalberto Chiavenato.
Administracin de Materiales
Iniciacin a la Administracin
de Materiales.

Toman conocimiento
de las
especificidades del
proceso de
contratacin de
servicios.

Contratacin de servicios
1. Criterios para analizar los servicios
2. El proceso de contratacin de servicios.
3. Reconocimiento y especificacin de la
necesidad
4. Anlisis de las alternativas de
abastecimiento
5. Acuerdo de compra
6. Administracin del contrato de servicio

UT 4.3.1.6 Michiel Leenders, Harold


Fearon, Wilbur B. England.
Administracin de Compras
y Materiales.

01:50

Miguel Jorge Klein. La Funcin Compras en la Empresa


Joseph R. Cater, Addision
Wesley. Mejoramiento del
Proceso de Compras

4.3.1.8

Lorne C. Plunkett. Administracin Proactiva, Tcnicas y


Modelos para el Ejecutivo

Toman conocimiento
de las herramientas
y criterios que les
permita
interrelacionarse con
el contexto
internacional.

Compras en el extranjero
1. Razones para comprar en el extranjero.
2. Precio
3. Calidad
4. No existencia en el mercado local.
5. Mejor servicio tcnico
6. Tecnologa
7. Problemas potenciales de las
importaciones.

UT 4.3.1.7 Michiel Leenders, Harold


Fearon, Wilbur B. England.
Administracin de Compras
y Materiales.
Miguel Jorge Klein. La Funcin Compras en la Empresa
Joseph R. Cater, Addision
Wesley. Mejoramiento del
Proceso de Compras
Lorne C. Plunkett. Administracin Proactiva, Tcnicas y
Modelos para el Ejecutivo
Adalberto Chiavenato.
Administracin de Materiales
Iniciacin a la Administracin
de Materiales.

Pg. 128 de 183

41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1

SISTEMA MODULAR

01:00

Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

Anexo 2: Modelo de solicitud de compra para una EPSA


NOMBRE DE LA EPSA
SOLICITUD DE COMPRA
No .
Fecha: ./ . /
Departamento:
Cdigo del
material

Cantidad
solicitada

Unidad

Descripcin

Cargo a cuenta

Fecha en que se necesita el material: ./ . /

Firma
Formulada por:

Aclaracin de firma

SISTEMA MODULAR

Firma
Autorizada por:

Aclaracin de firma

41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1

Pg. 129 de 183

ANEXO 3

Anexo 3: Modelo de solicitud de cotizacin para una EPSA


NOMBRE DE LA EPSA
SOLICITUD DE COTIZACIN
Este documento no representa
un pedido de compra

Proveedor:
Domicilio:

Solicitud de compra No:

No ...
Fecha: ./ . /

Solicitamos nos coticen precio y dems condiciones para los materiales mencionados a entregar en nuestra fbrica.
Un ejemplar de esta solicitud de cotizacin - el original - deber ser devuelto antes del ...../...../...... El duplicado quedar en sus archivos.
Las cotizaciones debern efectuarse en forma exclusiva mediante este formulario. En caso de ser aceptado se les remitir a Uds. el pedido de compra de
acuerdo con las condiciones indicadas en el reverso de este formulario.

Cdigo

Cantidad

Unidad

Descripcin

Bruto

Precio Unitario
Descuento

Total

Neto

Indicar si hay lugar a descuento por pronto pago:


Fecha exacta de entrega
./ . /
Condiciones de pago
Nos comprometemos a entregar los materiales dentro del plazo mencionado y aceptando las condiciones indicadas en el reverso.
Firma del responsable

Pg. 130 de 183

Firma del proveedor

41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1

SISTEMA MODULAR

Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

Anexo 4: Modelo de pedido de compra para una EPSA


NOMBRE DE LA EPSA
PEDIDO DE COMPRA
Proveedor:
Domicilio:

Solicitud de compra No
de fecha
Solicitud de cotizacin No
de fecha

No ...
Fecha: ./ . /

El anterior nmero de pedido de compra debe aparecer en todos los documentos y bultos.
Srvase Us. Suministrar lo siguiente:

Cdigo del
almacn

Cuenta
nmero

Cantidad

Descripcin

Unidad

Costo Unitario

Costo Total

Fecha exacta de entrega


./ . /
Condiciones de pago
Embarcar va:
REMITANSE LAS FACTURAS POR TRIPLICADO
Al aceptar este pedido de compra, se entiende que se aprueban las condiciones indicadas arriba y las que se encuentran al reverso
Firma del responsable del
Departamento de compras

SISTEMA MODULAR

41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1

Pg. 131 de 183

ANEXO 5

Anexo 5: Modelo de informe de recepcin de compra para una


EPSA
NOMBRE DE LA EPSA
INFORME DE RECEPCIN
N .
Fecha: ./ . /
Proveedor

Domicilio

Remito N

Pedido de Compra N
Fecha:

Solicitud de compra N

Fecha: .

Cdigo

Cantidad
recibida

Peso: ...

./ . /

Fecha:

Unidad

./ . /

Descripcin

Nmero de paquetes:

..

Observaciones

Recibidor

Pg. 132 de 183

Departamento de
Inspeccin

Departamento
de Almacn

41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1

SISTEMA MODULAR

Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

Anexo 6: Ejemplo
de
un
manual
de
procedimientos
administrativos en la contratacin de bienes y
servicios en una EPSA
El presente Manual de Procedimientos Administrativos en la Contratacin de bienes y servicios
de una EPSA, corresponde a uno de los productos elaborados por el Programa de
Fortalecimiento Institucional de ANESAPA para la Cooperativa de Servicios de Agua Potable
Trinidad Limitada COATRI, en el marco del apoyo financiero del Gobierno de la Repblica
Federal de Alemania a travs del Kreditanstalf fr Wiederaufbau (KFW) para el Proyecto de
Agua Potable y Alcantarillado Sanitario.

SISTEMA MODULAR

41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1

Pg. 133 de 183

ANEXO 6

EJEMPLO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


ADMINISTRATIVOS EN LA CONTRATACIN DE BIENES Y
SERVICIOS EN UNA EPSA

Pg. 134 de 183

41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1

SISTEMA MODULAR

Contratacin de bienes y servicios


Medidas complementarias
Proyecto de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario
Ciudad de Trinidad

KfW

Kreditanstalt fr Wiederaufbau

CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS

135

Consorcio IGIP BELLER CPM CONANDINA

Contratacin de bienes y servicios

KfW

Medidas complementarias
Proyecto de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario

Kreditanstalt fr Wiederaufbau

Ciudad de Trinidad

SUB SISTEMA

CONTRATACION DE
BIENES Y SERVICIOS

136

Consorcio IGIP BELLER CPM CONANDINA

Contratacin de bienes y servicios


Medidas complementarias
Proyecto de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario
Ciudad de Trinidad

KfW

Kreditanstalt fr Wiederaufbau

INDICE GENERAL
CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS..............................................................................................................................135
1. OBJETIVO GENERAL ..........................................................................................................................................................141
2. DEFINICION..........................................................................................................................................................................141
3. CONCEPTOS GENERALES.................................................................................................................................................141
3.2 PROCEDIMIENTO .......................................................................................................................................................141
3.3 PROGRAMA DE CONTRATACION.............................................................................................................................141
3.4 MODALIDADES DE CONTRATACION........................................................................................................................141
3.5 COMISION CALIFICADORA........................................................................................................................................142
3.6 COMISION DE RECEPCION .......................................................................................................................................142
3.7 PLIEGO DE CONDICIONES........................................................................................................................................143
3.8 CONVOCATORIA ........................................................................................................................................................143
3.9 PRESENTACION Y RECEPCION DE PROPUESTAS................................................................................................143
3.10 APERTURA DE PROPUESTAS ..................................................................................................................................144
3.11 CALIFICACION Y PRESELECCION............................................................................................................................144
3.12 ADJUDICACION...........................................................................................................................................................144
3.13 IMPUGNACION............................................................................................................................................................144
3.14 CONTRATO .................................................................................................................................................................145
3.15 CUMPLIMIENTO DE CONTRATO Y PAGO ................................................................................................................145
4. INICIO DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION: PASOS PREVIOS........................................................................145
4.1 Paso 1 ..........................................................................................................................................................................145
4.2 Paso 2 ..........................................................................................................................................................................146
4.3 Paso 3 ..........................................................................................................................................................................146
4.4 Paso 4 ..........................................................................................................................................................................146
4.5 Paso 5 ..........................................................................................................................................................................146
4.6 Paso 6 ..........................................................................................................................................................................146
5- DESCRIPCION DE LOS PASOS A SEGUIR EN EL PROCESO DE CONTRATACION BAJO LA MODALIDAD DE
LICITACION PBLICA E INVITACION DIRECTA. ...............................................................................................................146
5.1 Paso 7 ..........................................................................................................................................................................146
5.2 Paso 8 ..........................................................................................................................................................................146
5.3 Paso 9 ..........................................................................................................................................................................146
5.4 Paso 10 ........................................................................................................................................................................146
5.5 Paso 11 ........................................................................................................................................................................147
5.6 Paso 12 ........................................................................................................................................................................147
5.7 Paso 13 ........................................................................................................................................................................147
5.8 Paso 14 ........................................................................................................................................................................147
5.9 Paso 15 ........................................................................................................................................................................147
5.10 Paso 16 ........................................................................................................................................................................147
5.11 Paso 17 ........................................................................................................................................................................148
5.12 Paso 18 ........................................................................................................................................................................148
5.13 Paso 19 ........................................................................................................................................................................148
5.14 Paso 20 ........................................................................................................................................................................148
6. DESCRIPCION DE LOS PASOS A SEGUIR EN EL PROCESO DE CONTRATACION BAJO LA MODALIDAD DE
COMPRAS MENORES. (DE BS. 101.- A BS. 20.000.-) .......................................................................................................148
6.1 Paso 7 ..........................................................................................................................................................................148
6.2 Paso 8 ..........................................................................................................................................................................148
6.3 Paso 9 ..........................................................................................................................................................................148

137

Consorcio IGIP BELLER CPM CONANDINA

Contratacin de bienes y servicios


Medidas complementarias
Proyecto de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario
Ciudad de Trinidad

KfW

Kreditanstalt fr Wiederaufbau

6.4 Paso 10 ........................................................................................................................................................................148


6.5 Paso 11 ........................................................................................................................................................................148
6.5 Paso 12 ........................................................................................................................................................................148
6.6 Paso 13 ........................................................................................................................................................................148
6.7 Paso 14 ........................................................................................................................................................................149
6.8 Paso 15 ........................................................................................................................................................................149
7. PASOS PREVIOS PARA LA CANCELACIN O PAGO DE LAS COMPRAS O CONTRATACIONES REALIZADAS BAJO
LAS MODALIDADES DE LICITACION PBLICA, INVITACION DIRECTA Y COMPRAS MENORES................................149
7.1 Paso 1 ..........................................................................................................................................................................149
7.1.1 En compras o contrataciones mayores a Bs 20.000.- (licitacin publica o invitacin directa).............................149
7.1.2 En compras o contrataciones menores o iguales a Bs. 20.000.- (compras menores) ........................................149
7.2 Paso 2 ..........................................................................................................................................................................149
7.3 Paso 3 ..........................................................................................................................................................................150
8. PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION BAJO LA MODALIDAD DE COMPRAS POR EXCEPCION ..............................151
8.1 Paso 1 ..........................................................................................................................................................................151
8.2 Paso 2 ..........................................................................................................................................................................151
8.3 Paso 3 ..........................................................................................................................................................................151
8.4 Paso 4 ..........................................................................................................................................................................152
8.5 Paso 5 ..........................................................................................................................................................................152
8.6 Paso 6 ..........................................................................................................................................................................152
8.7 Paso 7 ..........................................................................................................................................................................152
8.8 Paso 8 ..........................................................................................................................................................................152
8.9 Paso 9 ..........................................................................................................................................................................152
8.10 Paso 10 ........................................................................................................................................................................152
8.11 Paso 11 ........................................................................................................................................................................152
8.12 Paso 12 ........................................................................................................................................................................152
8.13 Paso 13 ........................................................................................................................................................................152
8.14 Paso 14 ........................................................................................................................................................................152
9
RESUMEN ............................................................................................................................................................................152
ANEXOS ........................................................................................................................................................................................154
SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES Y SERVICIOS.............................................................................................................155
1. OBJETIVOS ESPECIFICOS.................................................................................................................................................156
2
DEFINICION..........................................................................................................................................................................156
3. FUNCIONES DEL SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES Y SERVICIOS.......................................................................156
4. ADMINISTRACION DE ALMACENES ..................................................................................................................................156
4.1 LLEGADA DEL BIEN A ALMACENES ........................................................................................................................156
4.1.1 Paso 1..................................................................................................................................................................156
4.1.2 Paso 2..................................................................................................................................................................157
4.2 CONSERVACION O ALMACENAMIENTO..................................................................................................................157
4.2.1 Paso 3..................................................................................................................................................................157
4.2.2 Paso 4..................................................................................................................................................................157
4.2.3 Paso 5..................................................................................................................................................................158
4.2.4 Paso 6..................................................................................................................................................................158
4.2.5 Paso 7..................................................................................................................................................................159
4.2.6 Paso 8..................................................................................................................................................................160
4.2.7 Paso 9..................................................................................................................................................................160
4.3 DISTRIBUCION O ENTREGA FINAL...........................................................................................................................160
4.3.1 Paso 10................................................................................................................................................................160
4.3.2 Paso 11................................................................................................................................................................160
4.3.3 Paso 12................................................................................................................................................................160
4.4 CONTROL DE BIENES................................................................................................................................................161

138

Consorcio IGIP BELLER CPM CONANDINA

Contratacin de bienes y servicios


Medidas complementarias
Proyecto de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario
Ciudad de Trinidad

KfW

Kreditanstalt fr Wiederaufbau

4.4.1 Paso 11................................................................................................................................................................161


4.4.2 Paso 12................................................................................................................................................................161
4.5 PROHIBICIONES .........................................................................................................................................................161
5
ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES ...........................................................................................................161
5.1.1 Paso 1 ......................................................................................................................................................................161
5.1.2 Paso 2 ......................................................................................................................................................................161
5.1.3 Paso 3 ......................................................................................................................................................................162
5.1.4 Paso 4 ......................................................................................................................................................................162
5.1.5 Paso 5 ......................................................................................................................................................................162
5.1.6 Paso 6 ......................................................................................................................................................................162
5.1.7 Paso 7 ......................................................................................................................................................................162
5.1.8 Paso 8 ......................................................................................................................................................................162
5.2 PROHIBICIONES .........................................................................................................................................................163
6. ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES........................................................................................................163
6.1 ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA...........................................................................................................................163
6.2 PROCESO PARA LA ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES............................................................163
6.2.1 Paso 1 RECEPCION DE INMUEBLES.............................................................................................................163
6.2.2 RECEPCION PROVISIONAL ..............................................................................................................................163
6.2.3 RECEPCION DEFINITIVA...................................................................................................................................163
6.2.4 Paso 2 REGISTRO.............................................................................................................................................163
6.2.5 Paso 3 ASIGNACION DE INSTALACIONES Y USO DE AMBIENTES .............................................................163
6.2.6 Paso 4 MANTENIMIENTO.................................................................................................................................164
6.2.7 Paso 5 SALVAGUARDA.....................................................................................................................................164
6.2.8 Paso 6 INVENTARIOS E INSPECCIONES.......................................................................................................164
6.2.9 Paso 7 PROHIBICIONES EN LA ADMINISTRACION DE INMUEBLES............................................................164
6.3 ADMINISTRACION DE LOS SERVICIOS....................................................................................................................164
6.3.1 RESPONSABILIDAD Y ORGANIZACIN PARA LA ADMINISTRACION DE SERVICIOS................................164
6.3.2 CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS SERVICIOS...........................................................................................164
6.3.3 INFORME DE SEGUIMIENTO ............................................................................................................................165
6.4 PASOS A SEGUIR PARA LA RECEPCION DE OBRAS.............................................................................................165
6.4.1 Paso 1.................................................................................................................................................................165
6.4.2 Paso 2.................................................................................................................................................................165
6.4.3 Paso 3.................................................................................................................................................................165
6.4.4 Paso 4.................................................................................................................................................................165
6.4.5 Paso 5.................................................................................................................................................................165
6.5 CONCLUSION DEL SERVICIO ...................................................................................................................................165
6.6 INFORME DE CONCLUSION DEL SERVICIO............................................................................................................165
SUBSISTEMA DISPOSICION DE BIENES..................................................................................................................................167
1. OBJETIVO GENERAL ..........................................................................................................................................................167
2. OBJETIVOS ESPECIFICOS .................................................................................................................................................167
3. QU ES LA DISPOSICION DE BIENES? ..........................................................................................................................167
4. MODALIDADES DE DISPOSICION......................................................................................................................................167
4.1 Arrendamiento ..............................................................................................................................................................167
4.2 Enajenacin..................................................................................................................................................................167
4.3 Baja ..............................................................................................................................................................................167
5. PASOS GENERALES A SEGUIR EN LA DISPOSICION DE BIENES.................................................................................167
5.1 Paso No. 1 SELECCIN DE BIENES A DISPONER (ART. 176) ...............................................................................167
5.2 Paso No. 2 CONFORMACION EN LOTES DE BIENES............................................................................................168
5.3 ANALISIS DE FACTIBILIDAD Y CONVENIENCIA ......................................................................................................168
5.4 Paso No. 3 ANALISIS DE FACTIBILIDAD .................................................................................................................168
5.5 Paso No. 4 INFORME DE ANALISIS DE FACTIBILIDAD..........................................................................................168

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5.6 Paso No. 5 CONSULTA INTERNA ..............................................................................................................................168


5.7 Paso No. 6 VALORACION TECNICA DE LOS BIENES ............................................................................................168
5.8 Paso No. 7 DECISION DE LA MODALIDAD DE DISPOSICION ...............................................................................168
5.9 Paso No. 8 EMISION DE LA RESOLUCION ADMINISTRATIVA ..............................................................................168
5.10 Paso No. 9 REGISTRO SOBRE LA DISPOSICION...................................................................................................168
PROCEDIMIENTO DE ARRENDAMIENTO..........................................................................................................................169
6.1 CONVOCATORIA PUBLICA ........................................................................................................................................169
6.1.1 Paso No. 1 ...........................................................................................................................................................169
6.1.2 Paso No. 2 ...........................................................................................................................................................169
6.2 APERTURA, ADJUDICACION Y FIRMA DEL CONTRATO ........................................................................................169
6.2.1 Paso No. 3 ...........................................................................................................................................................169
6.2.2 Paso No. 4 ...........................................................................................................................................................169
6.3 ENTREGA DEL BIEN Y REGISTRO (Art. 191 y 192).................................................................................................169
6.3.1 Paso No. 5 ...........................................................................................................................................................169
6.3.2 Paso No. 6 ...........................................................................................................................................................169
PROCEDIMIENTO DE ENAJENACION ...............................................................................................................................169
7.1 ENAJENACION A TITULO GRATUITO .......................................................................................................................169
7.2 ENAJENACION A TITULO ONEROSO........................................................................................................................169
7.2.1 REMATE..............................................................................................................................................................170
7.2.1 REMATE..............................................................................................................................................................170
7.2.2 SUSCRIPCION DEL ACTA DE REMATE Y ENTREGA......................................................................................170
7.2.3 PROCEDIMIENTO PARA CONCURSO DE PROPUESTAS ..............................................................................170
7.2.3.2 ACTO DE APERTURA DE SOBRES Y ADJUDICACION...............................................................................171
7.3 VENTA DIRECTA.........................................................................................................................................................171
PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES..................................................................................................................171
8.1 Paso No. 1....................................................................................................................................................................171

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SUBSISTEMA DE CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS


MANUAL

DE

PROCEDIMIENTOS

1. OBJETIVO GENERAL
Proporcionar a los servidores pblicos de la Cooperativa de Servicio de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario Trinidad
Limitada, COATRI, (ejecutivos, empleados y trabajadores) conocimientos bsicos para llevar a cabo los procesos de
contratacin en las modalidades de Licitacin Pblica, Invitacin Directa, Contratacin por Excepcin y Compras Menores.
2. DEFINICION
El SABS es el subsistema encargado de atender los requerimientos de bienes, servicios y obras en base a la programacin
de Operaciones en COATRI.
Opera como un proceso administrativo basado en conceptos, actividades y procedimientos aplicados para perfeccionar un
contrato de adquisicin de bienes, obtener la prestacin de un servicio y/o la ejecucin de una obra.
3. CONCEPTOS GENERALES
Algunos de los trminos o conceptos que se vern y manejaran en el SABS son los siguientes:
3.1 BIEN O SERVICIO
COATRI para el cumplimiento de los objetivos, metas y actividades programadas en su Plan Operativo Anual POA, necesita
adquirir bienes de uso como por ejemplo: escritorios, sillas, gaveteros, etc., bienes de consumo como papelera, bolgrafos
tiles de escritorio en general o contratar los servicios de Cooperativas para la elaboracin y/o ejecucin de proyectos,
obras, refaccin de instalaciones, etc.
3.2 PROCEDIMIENTO
Para los fines del sistema de administracin de bienes y servicios, un procedimiento es la descripcin de los pasos que se deben seguir
para contratar, administrar (manejar) y disponer un bien o servicio. Est elaborado en base a los lineamientos especficos en la Norma
Bsica del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios y la Norma Bsica de Control Interno. En cada paso se realizan acciones,
se toman decisiones, se aprueba estampando firmas, se llenan formularios y se archivan copias. Por esta razn el procedimiento debe
estar acompaado de una descripcin de los formularios que se utilizan en cada paso.
Los elementos que intervienen en el procedimiento son:
Unidades o funcionarios que participan en el proceso. Por ejemplo, quien solicita, quien autoriza, quien decide la
compra, quien recepciona, quien ordena el pago, quien registra y quien entrega.
Documentacin empleada para llevar a cabo el procedimiento. Son utilizados por ej.; las notas, recibos, formularios internos, etc.
Flujogramas. Explican a travs de figuras grficas la trayectoria de todos los DOCUMENTOS y de las ACCIONES que realizan
sobre cada uno de sus correspondientes ejemplares (original y copias) y las unidades que participan en la operacin.
3.3 PROGRAMA DE CONTRATACION
Se desprende del Plan Operativo Anual, donde estn identificados los diferentes requerimientos, su costo estimado y fecha de su
provisin; por tanto el Programa de Contrataciones es el Plan de una entidad para comprar bienes y contratar servicios en forma anual.
La informacin bsica que debe contener y proporcionar es la siguiente:
Denominacin del bien, obra o servicio
Unidad de medida
Costo estimado
Cronograma identificando las fechas del requerimiento
Toda informacin adicional que considere necesaria la administracin de la Cooperativa
Despus de aprobado el presupuesto, la Unidad Administrativa que puede ser por ejemplo la administracin debe publicar la
programacin de contrataciones en peridicos de circulacin nacional, sin sealar los costos estimados.
3.4 MODALIDADES DE CONTRATACION
Se denomina Modalidades de Contratacin a los procedimientos, a seguir para la Contratacin de Bienes y Servicios, cada
uno de los cuales se relaciona con una determinada cuanta o monto establecida en las Normas Bsicas del SABS.

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LA CUANTIA DE UNA CONTRATACION QUE DETERMINARA LA MODALIDAD A ELEGIR


De acuerdo a la Resolucin Suprema No. 216145 (NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BIENES
Y SERVICIOS, en el sector pblico) se establecen las siguientes modalidades:
a) Licitacin Pblica: Es el proceso de contratacin que tiene por objeto permitir la participacin de un nmero
indeterminado de proponentes a travs de la publicacin de una convocatoria (la cuanta para este procedimiento es a
partir de Bs. 600.001.-)
b) Invitacin Directa: Es el proceso de contratacin mediante el cual se invita a travs del envo de invitaciones directas a los
proponentes que se encuentran en condiciones de proporcionar los bienes y servicios requeridos por COATRI, publicndose la
Convocatoria simultneamente al envo de las invitaciones de manera que se permita la presentacin de propuestas de otros
oferentes interesados (la cuanta para este procedimiento esta entre Bs. 20.001.- hasta Bs. 600.000.-)
c) Compras Menores: Son las que se realizan en forma rutinaria, gil y funcional, de acuerdo a procedimiento especfico
de la Cooperativa, destinada a la adquisicin de bienes y servicios necesarios para las operaciones corrientes de la
Cooperativa. (la cuanta para este procedimiento es desde Bs. 101.- hasta Bs. 20.000.-)
d) Contratacin por Excepcin: Sin lmite de monto, es el proceso de contratacin aplicable cuando por las previsiones
establecidas en las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, no corresponde a la Licitacin
Pblica ni a la Invitacin Directa.
MODALIDAD

DEFINICION
Permite la participacin de un nmero indeterminado
LICITACION
de proponentes a travs de la publicacin de una
PUBLICA
convocatoria.
Se enva invitaciones a denominados proponentes y
INVITACION DIRECTA
simultneamente se publica una convocatoria.
Es una modalidad de contratacin que puede ser
CONTRATACION POR EXCEPCION utilizada excepcionalmente en los casos previstos
en las Normas Bsicas del SABS.
Permite la adquisicin de bienes y servicios
COMPRAS MENORES
rutinarios para la entidad. De acuerdo a
procedimientos establecidos por cada entidad.

CUANTIA
De Bs. 600.001.- en adelante
De Bs. 20.001.- a Bs. 600.000
Sin lmite de monto
De Bs. 101 a Bs. 20.000

3.5 COMISION CALIFICADORA


Es el grupo de personas responsables de realizar la evaluacin de propuestas y que son designadas por el Presidente, por ser la
mxima autoridad ejecutiva de la Cooperativa. La Comisin Calificadora est constituida por cuatro miembros titulares.
Presidente, ejecutivo de segundo nivel de la Cooperativa; (Lic. Rosa Alicia Durn GERENTE DE PLANIFICACION )
Secretario, Jefe de la Unidad Administrativa; (Lic. Edgar Diez).
Fiscalizador, Miembro del Consejo de Vigilancia nombrado por este organismo para este fin.
Vocal, tcnico especialista en el asunto del requerimiento.
Vocal, representante de la Unidad solicitante
La Comisin cumple funciones de asesoramiento y tiene a su cargo la Apertura de las propuestas, anlisis, evaluacin,
calificacin y la elaboracin del informe para la mxima autoridad ejecutiva de la Cooperativa con la recomendacin
respectiva, siempre bajo el marco de confidencialidad y transparencia.
Las recomendaciones de la Comisin son adoptadas en consenso; si esto no fuera posible, se comunica por escrito y a
travs del informe a la mxima autoridad ejecutiva, las opiniones divergentes.
3.6 COMISION DE RECEPCION
Esta comisin esta conformada de la siguiente manera:
Para Bienes: La integra el Jefe de la Div. Administrativa Financiera, el Jefe de Almacenes, el Enc. de Activos Fijos y un
representante tcnico de la Unidad solicitante.
Para obras y/o servicios: Est integrado por un supervisor de obra y otros servidores que la Cooperativa determine, de
acuerdo a la estructura de la organizacin, a la complejidad y especializacin de la obra o servicio.

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La Comisin de Recepcin tiene la atribucin de verificar que el bien, servicio u obra cumpla con el contrato y las
especificaciones tcnicas del Pliego de Condiciones.
3.7 PLIEGO DE CONDICIONES
Todas las contrataciones que se realizan bajo la modalidad de Licitacin Pblica e Invitacin Directa deben contar con un
Pliego de Condiciones, que es el documento que tiene como propsito lograr que los proponentes conozcan el objeto del
requerimiento y las condiciones exigidas, para que puedan presentar sus propuestas (ofertas) en igualdad de condiciones.
Son responsables por el contenido del pliego el Gerente General, el Jefe de la Unidad Solicitante y los Asesores Tcnicos,
cuando se requieran sus servicios.
El Pliego de Condiciones debe contener como mnimo:
Condiciones Legales Administrativas
Condiciones Tcnicas
Condiciones Econmicas
Modelo de Contrato
Adems, incluir el sistema de evaluacin de las propuestas, con porcentajes asignados a cada factor sujeto a evaluacin.
Indicar la calificacin mnima que debe obtener la propuesta tcnica y capacidad financiera del proponente, como
consideracin previa para la propuesta econmica.
Para la CONTRATACIN DE SERVICIOS las condiciones tcnicas se denominan Trminos de Referencia.
IMPORTANTE:
La Comisin de Contratacin deber solicitar al proponente que acompae, como parte de las condiciones legales y
administrativas, una garanta de seriedad de propuesta cuyo monto y plazos fijos deben previamente ser determinados. El
vencimiento mnimo de esta garanta es de 30 das adicionales a la fecha prevista para la adjudicacin.
Una vez que el Pliego de Condiciones ha sido adquirido por los proponentes o posibles proveedores, uno o varios de ellos
pueden presentar un Recurso de Oposicin para la modificacin del pliego cuando, a juicio de ellos, este documento
contenga errores insalvables, exclusiones anticipadas o preferencias ilegtimas que resulten discriminatorias.
El o los posibles proponentes presentarn a la Comisin el Recurso de Oposicin, dentro de los diez (10) das hbiles desde
la fecha de la iniciacin de la venta del Pliego de Condiciones, acompaado de una Boleta de Garanta.
Esta Boleta Bancaria de Garanta de Oposicin con validez de 30 das hbiles, ser por el equivalente al 50% del monto de
la Garanta de Seriedad de Propuesta.
Si la oposicin resultar probada, se corregir los errores o discriminaciones, se notificar a los proponentes a travs de
enmiendas o notas aclaratorias, se sealar la nueva fecha de presentacin de propuestas y se devolver la Boleta de
Garanta de oposicin correspondiente. En caso que no resultar probada la oposicin, se ejecuta la Boleta de Garanta
presentada por el proponente a favor de la Cooperativa continuando con el proceso de contratacin.
3.8 CONVOCATORIA
Es la invitacin que se publica y que est dirigida a todos los posibles oferentes a presentar sus propuestas.
El contenido mnimo de la Convocatoria es el siguiente:
Nombre de la Cooperativa y objeto del llamado
Cdigo y nmero de la Convocatoria
Primera o Segunda Convocatoria, indicando fecha de la publicacin de la primera.
Lugar y plazo, (da, mes, ao y hora) para la presentacin de propuestas
Lugar, fecha y hora para la apertura de propuestas
Precio de venta del pliego de Condiciones
Lugar, fecha y nmero de la publicacin que se efecta
La Convocatoria debe ser publicada en por lo menos dos peridicos de mayor circulacin durante tres das continuos.
3.9 PRESENTACION Y RECEPCION DE PROPUESTAS
Es el acto en que el proponente (proveedor de bienes o servicios) manifiesta su voluntad de participar en la provisin de un bien o
prestacin de un servicio solicitado por COATRI, sometindose a los requisitos sealados por la Unidad Administrativa en el Pliego de
Condiciones (para el caso de los bienes) y en los Trminos de Referencia (para el caso de los servicios).
Toda propuesta debe ser presentada en dos Sobres A y B debidamente rotulados segn lo indicado en el Pliego de Condiciones.

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El Sobre A contiene las condiciones legales administrativas y las condiciones tcnicas.


El Sobre B contiene las condiciones econmicas de la propuesta.
Todas las pginas de la propuesta deben ir numeradas, selladas y rubricadas por el proponente, presentndose por lo
menos en dos ejemplares.
La Comisin al recibir las propuestas debe registrarlas y elaborar un acta indicando el nombre del proponente, la fecha y
hora de recepcin de la propuesta, adems debe dar un RECIBO DE CONSTANCIA, a cada oferente.
La propuesta que sea presentada despus de la hora establecida no ser recibida, registrndose este hecho en el acta.
3.10
APERTURA DE PROPUESTAS
En acto pblico, en el lugar, da y hora indicados en la Convocatoria, se procede a abrir los sobres presentados por los
proponentes. Esta es tarea y responsabilidad de la Comisin Calificadora.
La Comisin Calificadora proceder a la apertura de las propuestas de la siguiente manera:
SOBRE A
Abrir este sobre haciendo constar la relacin de los documentos presentados, que deben estar de acuerdo con lo
requerido en el pliego de Condiciones, caso contrario se devuelve la oferta al proponente, si los oferentes son mas de
tres se prosigue caso contrario se declara desierta, debiendo volver a lanzar la convocatoria. Los miembros de la
Comisin suscribirn dichos documentos presentados, con excepcin de la boleta de garanta de seriedad de propuesta.
Fijar la fecha del acto pblico destinado a la lectura del informe de calificacin del Sobre A y la apertura del Sobre B.
SOBRE B
La Comisin Calificadora proceder a la apertura del Sobre B de las propuestas cuya calificacin del Sobre A hubiera
alcanzado el puntaje mnimo establecido en el Pliego de Condiciones.
3.11
CALIFICACION Y PRESELECCION
Es una actividad que est a cargo de la Comisin Calificadora, consiste en evaluar la idoneidad y capacidad de los
proponentes para atender la contratacin de los bienes o servicios que la Cooperativa desea realizar.
En este paso se efecta el anlisis y evaluacin del alcance tcnico y econmico de la propuesta presentada basndose en
los indicadores y a la metodologa establecida en el Pliego. El trabajo de la Comisin Calificadora concluye con el Informe
de Recomendacin al Presidente, quien decide basado en este informe, a quin adjudicar.
Cuando se considere conveniente a los intereses de la Cooperativa, en el Pliego de Condiciones se podr establecer la opcin de
preseleccin de propuestas. En estos casos se aplicar el procedimiento establecido en las Normas Bsicas en dos etapas:
PRIMERA ETAPA: Se calificar los documentos legales y los relativos a la capacidad tcnica del posible oferente.
SEGUNDA ETAPA: Se convocar nicamente a los proponentes preseleccionados y se les solicitar la presentacin de la
propuesta tcnica y econmica.
3.12
ADJUDICACION
Es la manifestacin de la decisin del Presidente, expresada mediante Resolucin del Consejo de Administracin, eligiendo
la propuesta ms conveniente para la Cooperativa. En la adjudicacin, el Presidente tomar en cuenta la recomendacin de
la Comisin Calificadora y los antecedentes del proceso, pero si decidiera no considerar la recomendacin formulada por la
Comisin Calificadora deber justificar su decisin por escrito en el momento de la adjudicacin.
Por lo tanto, el Presidente podr:
Aceptar la Recomendacin de la Comisin Calificadora, entonces adjudica a la propuesta recomendada
Rechazar la Recomendacin de la Comisin Calificadora, solicita revisin del informe presentado y puede instruir una auditora.
Adjudicar a una propuesta distinta a la recomendada por la Comisin. En este caso en la Resolucin de adjudicacin
debe indicar y justificar los motivos que lo llevaron a la adjudicacin.
3.13
IMPUGNACION
Es el recurso legal que puede presentar un proponente cuando considere que fue ilegtima la adjudicacin o que existieron
irregularidades en la calificacin o en la justificacin que se indic para adjudicar. Debe estar acompaada por una boleta de
garanta Bancaria equivalente al 1% de la propuesta econmica del proponente que impugna con validez de cuarenta y cinco
(45) das calendario desde la fecha de su presentacin.
La impugnacin se llevar ante el Presidente para que en un plazo improrrogable de 5 das hbiles ste eleve a consideracin de la
Autoridad superior en grado (Consejo de Administracin), acompaando los antecedentes e informes pertinentes de la adjudicacin.

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La autoridad superior en grado, dentro de los 10 das hbiles de la recepcin de documentos, fallar en nica instancia, sin recurso
administrativo posterior alguno, mediante Resolucin expresa y motivada declarando probada o improbada la Impugnacin.
a) Si la impugnacin se declara probada se devuelve la garanta y se anulan obrados hasta el vicio ms antiguo.
b) Si la impugnacin se declara improbada (no aceptada), se consolidar la garanta a favor de la Cooperativa continuando
con el proceso de contratacin.
3.14
CONTRATO
Es el documento que contiene el acuerdo de voluntades entre las partes que se comprometen a cumplir con un determinado objeto.
En este documento se establecen derechos y obligaciones de la Cooperativa (contratante) y del adjudicado (contratista).
Comunicada la adjudicacin y transcurrido el trmino de cinco (5) das hbiles sin que se hubiera interpuesto impugnacin alguna,
el Presidente, como autoridad con representacin legal del Consejo de Administracin, y el asesor legal, acordarn los trminos del
contrato que debe contener los trminos de los borradores de contratos entregados a los oferentes a tiempo de presentar su oferta
(para Invitacin Directa y Licitacin Pblica) u orden de compra (para Compras menores), con el proponente adjudicado.
Los contratos se regulan por el Pliego de Condiciones, las Normas Bsicas del SABS, las disposiciones del Cdigo Civil,
Cdigo de Comercio y otras leyes. Por lo tanto, se deben consultar estos documentos y en este orden, en casos de
discrepancia por alguna de las partes.
Para garantizar la ejecucin de un contrato se establecieron las garantas que tendrn carcter de irrevocables, renovables
de ejecucin inmediata y sern:
De Cumplimiento de Contrato
De correcta Inversin de Anticipo
De Buena Ejecucin
GARANTIA
GARANTIA DE CUMPLIMIENTO
DE CONTRATO
GARANTIA DE CORRECTA
INVERSION DE ANTICIPO

PORCENTAJE
10% DEL VALOR DEL
CONTRATO
10% DEL ANTICIPO
OTORGADO

GARANTIA DE BUENA
EJECUCION

10% DEL VALOR TOTAL


DE LA OBRA

OBSERVACION
TANTO PARA BIENES COMO PARA SERVICIOS.
CONFORME SE AMORTIZA EL MONTO DEL ANTICIPO, SE
REDUCE EN EL MISMO PORCENTAJE LA GARANTIA.
APLICABLE EN EL CASO DE CONSTRUCCION DE OBRAS.
TIENE VIGENCIA DESDE LA RECEPCION DEFINITIVA DE LA
OBRA HASTA UN AO DESPUES DE ESTA RECEPCION.

3.15
CUMPLIMIENTO DE CONTRATO Y PAGO
Se entiende por Cumplido el Contrato cuando la Cooperativa recepciona a satisfaccin el bien, servicio u obra objeto del
contrato en las condiciones, lugar y fechas establecidas.
La recepcin puede ser realizada en dos etapas, dependiendo de las caractersticas de los bienes o servicios:
Provisional
Definitivo
Las obras se recibirn inicialmente en forma provisional para proceder en un tiempo indicado en el pliego de Condiciones a
la recepcin definitiva.
4. INICIO DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION: PASOS PREVIOS
Toda contratacin de bienes o servicios, cualquiera sea la modalidad a seguir, debe iniciarse de la siguiente manera:
4.1 Paso 1
La Unidad solicitante, consultar la existencia del bien que requiere en la Unidad de Almacenes. Si existe llenar el
formulario de PEDIDO DE MATERIALES A ALMACENES y seguir el procedimiento correspondiente, explicando en el
Captulo referido al manejo de Bienes y Servicios de este documento Ver Anexo 1.
Si no existe, la Unidad de Almacenes llenar el formulario de SOLICITUD DE COMPRA O CONTRATACION DE
SERVICIOS ( en un original y tres copias), de acuerdo al tipo de bien o servicio requerido, en donde el responsable de esta
unidad una vez que anote los datos sealados en el formulario, debe sellar NO existe en Almacenes.
El formulario SOLICITUD DE COMPRA O CONTRATACION DE SERVICIOS tiene el formato que se muestra en el Anexo 2

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4.2 Paso 2
El formulario SOLICITUD DE COMPRA O LA NOTA DE SOLICITUD DE CONTRATACION DE SERVICIOS ser llevado por el
responsable de Almacenes o de la Unidad Solicitante ante el encargado de Presupuesto/Contabilidad, quien verificar la existencia de la
partida presupuestaria especfica y la disponibilidad de recursos para la adquisicin del bien o material solicitado. EL REGISTRO EN EL
FORMULARIO DE LOS DATOS DEL RESPONSABLE DE ESTA UNIDAD (NOMBRE, FIRMA Y FECHA) SIGNIFICARA LA
EXISTENCIA DE LA PARTIDA Y DE LOS RECURSOS PARA DAR CURSO A LA SOLICITUD DE COMPRA DEL BIEN O A LA
CONTRATACION DE UN SERVICIO.
Si se trata de una Contratacin de Servicios, el proceso de contratacin se inicia en este paso.
4.3 Paso 3
El Formulario SOLICITUD DE COMPRA O CONTRATACIN DE SERVICIOS que haya cumplido los requisitos anteriores ser llevado
por la Unidad solicitante ante la Unidad Administrativa (Gerente Administrativo Financiero) quien, de acuerdo al monto de la compra:
1. Firmar el formulario autorizando la compra si el monto es menor a Bs. 100.00 si la considera conveniente. En este
caso, no es ya necesario que el formulario pase al Gerente General.
2. Verificar que la solicitud este contemplada en el programa de Contratacin si el monto es mayor a Bs. 100.- Si la solicitud esta
contemplada en el programa de Contrataciones de la Cooperativa anotar los datos sealados en el formulario correspondiente
a la Unidad Administrativa y llevar la SOLICITUD DE COMPRA O CONTRATACION DE SERVICIOS, ante el gerente
general, quien se pronunciar sobre la autorizacin para INICIAR el proceso de contratacin.
4.4 Paso 4
Si el Gerente General NO AUTORIZA el proceso, se informar tal decisin al Gerente Adm. Financiero para que este
devuelva el formulario a la Unidad solicitante y corrija errores o archive la documentacin.
4.5 Paso 5
Si el Gerente General AUTORIZA el inicio del proceso firmando en el formulario SOLICITUD DE COMPRA O LA NOTA DE
SOLICITUD DE CONTRATACIN DE SERVICIOS, devolver al Gerente Adm. Financiero.
4.6 Paso 6
La Unidad Administrativa (Gerente Ad. Financiero), una vez autorizado el proceso de contratacin, NUMERARA el formulario
de SOLICITUD DE COMPRA O CONTRATACION DE SERVICIOS, hacindose quedar el original y dos copias de este.
Siempre que sea posible la Unidad Solicitante proporcionar a la Unidad Administrativa el costo referencial del requerimiento
para que este decida la modalidad de contratacin a seguir.
DE ACUERDO AL ART. 16 DE LA R.S. 216145, EL GERENTE GENERAL PUEDE DELEGAR LA DIRECCION DEL PROCESO DE
CONTRATACION EN FORMA PERMANENTE, O PARA CADA CONTRATACION, EMITIENDO UNA RESOLUCION ADMINISTRATIVA,
EN ESTE CASO PODRIA DELEGAR AL GERENTE DE RECURSOS PARA QUE AUTORICE LAS COMPRAS POR CAJA CHICA.
Asimismo entregar una copia del formulario y NOTA de SOLICITUD DE COMPRA O CONTRATACION DE SERVICIOS
respectivamente, debidamente autorizado a la Unidad Solicitante para su control respectivo.
5- DESCRIPCION DE LOS PASOS A SEGUIR EN EL PROCESO DE CONTRATACION BAJO LA MODALIDAD DE
LICITACION PBLICA E INVITACION DIRECTA.
Si la modalidad elegida por la Unidad Administrativa corresponde a Licitacin Pblica o Invitacin Directa, se continan con
los siguientes pasos:
5.1 Paso 7
La Unidad Administrativa (Gerente Adm. Financiero) pide a la Unidad Solicitante el Pliego de Condiciones.
Son responsables de su contenido el Gerente General y la Unidad Solicitante. En caso de que el Pliego de Condiciones sea
elaborado por Asesores Tcnicos especializados en contrataciones, ellos tambin sern responsables del Pliego.
5.2 Paso 8
La Unidad Administrativa (Gerente Adm. Financiero) elabora y pblica la convocatoria.
Para la Invitacin Directa, se remiten las invitaciones a los posibles proponentes simultneamente a la publicacin de la
Convocatoria. (ver ejemplo de Convocatoria).
5.3 Paso 9
La Unidad Administrativa pone a la venta el Pliego de Condiciones dando un recibo de pago del valor del Pliego al comprador.
Adems debe registrar informacin importante relacionada con este, como por ejemplo: Cooperativa, direccin y telfono/fax.
5.4 Paso 10
Se conforman las Comisiones Calificadoras y de Recepcin.

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5.5 Paso 11
La Unidad Administrativa (Gerente Adm. Financiero) recibe las propuestas utilizando para ello el cuadro contenido en el Anexo 3.
Es recomendable que el Asesor Legal haga constar en un Libro de Actas el detalle de los proponentes que presentaron sus
propuestas en lugar, fecha y hora establecida, pudiendo adjuntar como constancia de este acto el cuadro de recepcin. En
este Libro de Actas tambin se debe sealar a los proponentes que se presentaron fuera del plazo establecido, pero el
Gerente Administrativo Financiero no debe recibir estas propuestas.
5.6 Paso 12
La Comisin Calificadora ABRIRA EN ACTO PUBLICO a las propuestas en el lugar y hora indicados, haciendo una relacin de los
documentos presentados. Fijar la fecha de lectura del informe de calificacin del Sobre A y la apertura del Sobre B.
5.7 Paso 13
La Comisin Calificadora evaluar y calificar el Sobre A de las propuestas y proceder a la lectura del informe de dicho
sobre en Acto Pblico.
5.8 Paso 14
La Comisin Calificadora en Acto Pblico proceder a la Apertura del Sobre B de las propuestas cuya calificacin del Sobre
A alcanzaron o superaron el puntaje mnimo establecido en el Pliego de Condiciones y realizar la calificacin de las
propuestas de dicho sobre.
5.9 Paso 15
La Comisin Calificadora emitir su Informe de Calificacin Final, siempre con carcter de recomendacin para que el
Gerente General decida la adjudicacin.
Cooperativa de Servicios de Agua Potable
y Alcantarillado Sanitario Trinidad Limitada
COATRI Ltda
INVITACION PUBLICA No. 001/00
PRIMERA CONVOCATORIA
(PRIMERA PUBLICACION)
La Cooperativa de Servicio de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario, COATRI Ltda, invita a las entidades especializadas en
equipos de computacin, a presentar ofertas para la adquisicin de:
-

CUATRO (4) COMPUTADORA


DOS (2) IMPRESORAS LASER HP
DOS (2) FOTOCOPIADORAS

Las entidades interesadas podrn adquirir el Pliego de Condiciones de la Gerencia Administrativa Financiera, a partir de fecha
17 de octubre de 2000.
El costo del Pliego de Condiciones es de Bs. 100.Las ofertas para esta invitacin sern recibidas en sobre cerrado y lacrado en la Gerencia Administrativa Financiera (calle
Ejrcito esq La Paz) hasta horas 16:00 p.m. del da 25 de noviembre de 2000. La apertura de sobres ser realizada a horas
17:00 p.m. en el mismo lugar y el mismo da.
Trinidad, 10 de octubre de 2000
5.10
Paso 16
El Gerente General podr aceptar la recomendacin de la Comisin Calificadora u objetarla.
Si rechaza la recomendacin:

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a) Devolver antecedentes a la Comisin Calificadora con el detalle de sus objeciones, para su revisin.
b) Podr adjudicar a una propuesta distinta a la recomendada justificando su decisin.
Si acepta la recomendacin de la Comisin Calificadora, adjudicar a favor de la propuesta recomendada.
5.11
Paso 17
Se emitir una Resolucin Administrativa de Adjudicacin, con la que se notificar la decisin del Gerente a todos los
proponentes cuyo Sobre B, haya sido calificado, esperando durante cinco das hbiles y laborables a su notificacin. Una
copia de esta Resolucin, la Unidad Administrativa debe archivarla en el legajo de documentos (trmite correspondiente).
5.12
Paso 18
Si se presenta un Recurso de Impugnacin que cumpla con la presentacin de la Boleta de Garanta, la Impugnacin se
llevar ante el Gerente General para que en un plazo improrrogable de 5 das hbiles eleve a consideracin de la autoridad
superior en grado (Presidencia) acompaando los antecedentes e informes pertinentes de la Adjudicacin.
La autoridad superior en grado, dentro de los 10 das hbiles de la recepcin de documentos, fallar en nica instancia, sin
recurso administrativo, posterior alguno, mediante Resolucin expresa y motivada declarando probada o improbada.
a) Si la impugnacin se declara probada se devuelve la garanta y se anulan obrados hasta el vicio ms antiguo.
b) Si la impugnacin se declara improbada, se consolidar la garanta a favor de la Cooperativa, continuando con el
proceso de contratacin.
5.13
Paso 19
Si no se presenta Recurso de Impugnacin alguno o si presentado el Recurso acontece lo descrito en el inciso b) del paso anterior.
La Unidad Administrativa (Gerente General) RATIFICARA la adjudicacin, haciendo referencia al nmero de Resolucin
Administrativa del paso 16 D, con copia a las Unidades de Contabilidad y Presupuesto, Almacenes y a la Unidad
Administrativa para su archivo en el Legajo de documentos (Trmite).
5.14
Paso 20
El abogado o Asesor Legal de la Cooperativa, acordar los trminos del Contrato con el proponente adjudicatario.
6. DESCRIPCION DE LOS PASOS A SEGUIR EN EL PROCESO DE CONTRATACION BAJO LA MODALIDAD DE
COMPRAS MENORES. (DE BS. 101.- A BS. 20.000.-)
Si la modalidad elegida corresponde a Compras Menores, se continan con los siguientes pasos:
6.1 Paso 7
Si el monto de la compra es menor o igual a Bs. 20.000.- la Unidad Administrativa (el Gerente Adm. Financiero) instruir el llenado
del Formulario de Cotizaciones, adjuntando si es necesario especificaciones tcnicas o requisitos que debe cumplir el bien y/o
servicio. En lo referente a obras, servicios y consultoras, deber proporcionarse toda la informacin que posibilite la propuesta.
El Formulario de Cotizaciones, que debe ser prenumerado, puede tener el formato contenido en el Anexo 4
6.2 Paso 8
Una vez llenado el formulario de cotizaciones, el Jefe de la Divisin Administrativa Financiera har llegar a por lo menos tres
posibles proveedores.
6.3 Paso 9
En el plazo establecido por la Cooperativa, los proveedores harn conocer sus propuestas, las cuales sern recepcionadas
(o recogidas) por el Gerente Adm. Financiero a travs del Encargado de Adquisiciones (Cotizaciones).
6.4 Paso 10
Una vez que se ha recepcionado o reunido por lo menos 3 proponentes se elaborar en base a la informacin proporcionada
en el Formulario de Solicitud de Cotizaciones el Cuadro Comparativo de Cotizaciones. El cuadro Comparativo de
Cotizaciones podra tener el formato del Anexo 5
El Cuadro Comparativo de Cotizaciones ms documentacin Administrativa, procesada son enviados por la Unidad
Administrativa (Gerente Adm. Financiero) a Gerencia General para que este tome la decisin de adjudicar.
6.5 Paso 11
Si el Gerente General DECIDE NO ADJUDICAR, se devolver al Gerente Adm. Financiero el Cuadro Comparativo para su
revisin y correccin o de lo contrario se da como finalizado el proceso.
6.5 Paso 12
Si el Gerente General DECIDE ADJUDICAR, colocar su decisin de adjudicacin Visto Bueno (firmado) en el Cuadro
Comparativo de Cotizaciones, que lleva la recomendacin del caso.
6.6 Paso 13

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El Gerente Adm. Financiero, comunicar esta decisin al proveedor adjudicado mediante FORMULARIO ORDEN DE COMPRA, Nota
de adjudicacin (original). Una copia de esta NOTA DE ADJUDICACION debe ser enviada a la Unidad de Almacenes, otra a la Unidad
de Contabilidad y Presupuestos y la tercera copia quedar para el legajo de documentos (Trmite) de la Unidad Administrativa.
El contenido mnimo de la ORDEN DE COMPRA O NOTA DE ADJUDICACION es la siguiente:
Hacer referencia a la numeracin del formulario de solicitud de Compra o Contratacin de Servicios correspondiente.
Mencionar el nmero del Formulario de Solicitud de Cotizaciones (o nota proforma) llenado por el proveedor adjudicado,
con las especificaciones tcnicas contenidas en su oferta.
Se solicitar al proveedor la factura y fotocopia del RUC.
Es probable que los proveedores en vez de utilizar el Formulario de Solicitud de Cotizacin, proporcionen al Gerente
Administrativo y Financiero una Nota Proforma con la cotizacin requerida. En estos casos tambin se debe vaciar la
informacin de estas notas en el Cuadro Comparativo de Cotizaciones.
Se sealar cuando se llevar a cabo la recepcin de los bienes (informacin til para la Unidad de Almacenes).
Se sealar cuando se llevar a cabo el pago correspondiente (informacin til para la Unidad de Contabilidad y presupuestos).
El proveedor, en base a esta Nota Recibida, decidir si acepta o no hacer efectiva la entrega del bien o material.. Ver Anexo 6
6.7 Paso 14
En caso de que el proveedor ACEPTARA entregar el bien o material al Gerente, realizar la misma bajo las condiciones
determinadas. Si se trata de obra y/o consultora, informar sobre el inicio de estas.
6.8 Paso 15
En caso de que el proveedor NO ACEPTARA entregar el bien o material a la Cooperativa, deber comunicar tal decisin. En
este caso, el Gerente podr optar por adjudicar al segundo proveedor ms conveniente.
7. PASOS PREVIOS PARA LA CANCELACIN O PAGO DE LAS COMPRAS O CONTRATACIONES REALIZADAS BAJO
LAS MODALIDADES DE LICITACION PBLICA, INVITACION DIRECTA Y COMPRAS MENORES.
7.1 Paso 1
Una vez dada la conformidad de recepcin por el responsable de la Unidad de Almacenes, en caso de bienes y/o materiales,
o levantada el Acta de Recepcin en caso de obras, la Unidad Administrativa reunir los siguientes documentos para ser
remitidos a la Unidad de Contabilidad y presupuestos para su cancelacin o pago:
7.1.1
En compras o contrataciones mayores a Bs 20.000.- (licitacin publica o invitacin directa)
7.1.1.1 Original y dos copias del formulario de Solicitud de compra y Contratacin de Servicios
7.1.1.2 Documentacin relacionado con la Invitacin Directa o Convocatoria Pblica.
a) Copia de las Invitaciones
b) Publicaciones de los peridicos
c) Pliego de Condiciones y/o Trminos de Referencia
d) Copia del Cuadro de Recepcin de Propuestas
e) Informe de la Comisin Calificadora
f) Copia de la propuesta econmica de la Cooperativa adjudicada
g) Resolucin Administrativa de Adjudicacin
h) Copia del Contrato
i) Nota de Ratificacin
j) Formulario de Ingreso a Almacenes y/o Acta de recepcin de servicios.
7.1.2
En compras o contrataciones menores o iguales a Bs. 20.000.- (compras menores)
a) Original y dos copias del formulario de Solicitud de Compra y Contratacin de Servicios.
b) Tres Cotizaciones
c) Cuadro Comparativo de Cotizaciones
d) Nota de Adjudicacin
e) Nota fiscal del proveedor (Factura)
f) Formulario de ingreso a Almacenes y/o Acta de Recepcin de Servicios
7.2 Paso 2
Toda la documentacin mencionada, de acuerdo al tipo de modalidad a seguir, es proporcionada por la Unidad
Administrativa a la Unidad de Contabilidad y Presupuestos para su correspondiente cancelacin, donde la ORDEN DE
COMPRA O NOTA DE ADJUDICACION para el caso de Compras Menores y la Resolucin Administrativa de Adjudicacin

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para el caso de Licitacin Pblica e Invitacin Directa, servir como documento necesario y suficiente para autorizar por el
Gerente Administrativo Financiero, la cancelacin de Contabilidad y Presupuestos implantado.
7.3 Paso 3
Los documentos que respaldarn y se adjuntarn al Comprobante o formulario a utilizar por la Unidad de Contabilidad y
presupuestos son los citados en los pasos 1F y 2F.
Copia de formulario de solicitud de compra o contratacin de servicios
Copia de la Nota de Adjudicacin o Resolucin Administrativa de Adjudicacin.
Copia del formulario de Recepcin de bienes y/o Acta de Recepcin de servicios
Facturas
La Unidad de Contabilidad y Presupuestos deber devolver a la Unidad de Administracin todos los documentos restantes
para archivo y control correspondiente.
En resumen, la distribucin final de los siguientes documentos es como se muestra:
PARA EL FORMULARIO SOLICITUD DE COMPRA
(COPIA)
(COPIA)
(COPIA)
(ORIGINAL)
SOLICITUD DE COMPRA
O CONT. DE SERVICIOS

Trmite (Legajo de Documentos)


Unidad Solicitante
Unidad Contabilidad y Presupuestos
Divisin Administrativa (Archivo de Solicitudes)

PARA LA RESOLUCION ADMINISTRATIVA DE ADJUDICACION


(COPIA)
(COPIA)
(COPIA)
(COPIA)
RESOLUCIN
ADMINISTRATIVA DE
ADJUDICACIN

Trmite (Legajo de Documentos)


Proponente n
Proponente 3
Proponente 2
Proponente Adjudicado

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PARA LA NOTA DE RATIFICACION DE ADJUDICACION


(COPIA)
(COPIA)
(COPIA)
(ORIGINAL)
NOTA DE RATIFICACIN
DE ADJUDICACIN

Unidad Almacenes
Adm. Trmite (Legajo de Documentos)
Unidad Contabilidad y Presupuestos
Proponente Ganador

PARA LA NOTA DE ADJUDICACION PARA COMPRAS MENORES


(COPIA)
(COPIA)
(COPIA)
(ORIGINAL)
NOTA DE
ADJUDICACIN

Unidad Almacenes
Adm. Trmite (Legajo de Documentos)
Unidad Contabilidad y Presupuestos
Proponente Ganador

8. PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION BAJO LA MODALIDAD DE COMPRAS POR EXCEPCION


La Utilizacin de este tipo de modalidad de contratacin puede ser eventual y solamente para los casos sealados en la
Resolucin Suprema No. 216145 (Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, Bienes Pblicos) en
su Artculo 92.
De los casos sealados en la norma como causa para decidir por la modalidad de Contratacin por Excepcin, se establece
un procedimiento a seguir para los siguientes casos:
a) Contratacin con entidades pblicas, mientras estn facultadas para proveer bienes y servicios.
b) De bienes y servicios cuya fabricacin o suministro sea exclusiva con un nico proveedor siempre que no puedan ser
sustituidos por bienes o servicios similares.
c) Cuando se declare desierta una segunda convocatoria.
d) De semovientes por seleccin, cuando se trate de ejemplares de caractersticas especiales o destinados a servicios
concretos.
Este procedimiento de manera general, es presentado a continuacin:
8.1 Paso 1
La Unidad Solicitante pide a la Unidad Administrativa el formulario Solicitud de Compra o Contratacin de Servicios, despus
de verificar que en la Unidad de Almacenes no existe el bien.
8.2 Paso 2
La Unidad Solicitante una vez llenado el formulario de Solicitud de compra o Contratacin de Servicios, lo lleva a la Unidad
de Contabilidad y Presupuestos, donde se determina si existe la asignacin de la Partida Presupuestaria correspondiente y
la disponibilidad de recursos.
8.3 Paso 3
Una vez confirmada la existencia de la partida y de los recursos necesarios para dar curso a la compra o contratacin, la
Unidad Solicitante lleva el formulario de Solicitud de Compra o Contratacin de Servicios a la Unidad Administrativa con el
propsito de que en esta Unidad se verifique:
a) Que la compra del bien o la contratacin del servicio est dentro del programa de Contratacin.
b) Que la compra del bien o la contratacin del servicio este dentro de las causales para la modalidad de compra por excepcin

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8.4 Paso 4
La Unidad Administrativa una vez verificados los aspectos sealados en el anterior paso, debe anotar al final del espacio
Descripcin del formulario Nota de Solicitud de Compra o Contratacin de Servicios, la frase Compra por Excepcin y
formar en el espacio correspondiente a su Unidad.
8.5 Paso 5
La Unidad Administrativa pondr en conocimiento del Gerente General el formulario de Solicitud de Compra o Nota de
Contratacin de Servicios para que autorice o no la ejecucin de esta modalidad.
8.6 Paso 6
El Presidente o el Gerente General en su caso, si AUTORIZA la solicitud de compra por excepcin, debe emitir una
RESOLUCION ADMINISTRATIVA y firmar el formulario Solicitud de Compra o Nota de Contratacin de Servicios en el lugar
correspondiente. Este formulario ser devuelto a la Divisin Administrativa.
8.7 Paso 7
La Divisin Administrativa proceder a numerar el formulario de Solicitud de Compra o Contratacin de Servicios,
hacindose quedar el original y dos copias de este.
8.8 Paso 8
La Divisin Administrativa pedir a la Unidad Solicitante el Pliego de Condiciones y sern responsables de su elaboracin y
contenido el Gerente General y la Unidad Solicitante.
8.9 Paso 9
La Divisin Administrativa debe enviar o hacer llegar el Pliego de Condiciones al proveedor identificado para la realizacin de
la compra por excepcin.
8.10
Paso 10
En un sobre cerrado, el proveedor debe hacer llegar o entregar al Gerente Administrativo Financiero, los documentos legales
y administrativos, la propuesta tcnica y la propuesta econmica, en lugar y plazo especificados.
8.11
Paso 11
La Unidad Administrativa recepciona la propuesta del proveedor, la evala con la participacin de la Unidad Solicitante y la
pone a consideracin del Gerente General a travs de un informe donde se detalla los resultados de la evaluacin
realizada y la recomendacin o no de compra del bien o contratacin del servicio.
8.12
Paso 12
El Gerente General, en base al informe de evaluacin, podr aceptar o rechazar la propuesta del proveedor. En caso de
ACEPTAR , debe emitir una Resolucin Administrativa de Adjudicacin para notificar al proveedor la decisin del Gerente,
con copia a la Unidad de Contabilidad y presupuesto, Almacenes y a la Unidad Administrativa para su archivo en el legajo de
documentos (trmite) correspondiente.
8.13
Paso 13
El Asesor Legal de la Cooperativa deber elaborar los trminos del contrato con el proveedor adjudicado, en base a lo
especificado en el Pliego de Condiciones.
8.14
Paso 14
La Divisin Administrativa (Gerencia Adm. Financiera) debe enviar al Consejo de Vigilancia una copia de toda la
documentacin relacionada con esta modalidad de contratacin.
9 RESUMEN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA COMPRAS MENORES HASTA BS. 20.000.-

CONSIDERACIONES
Caja Chica hasta Bs. 1.000.- s/g Reglamentacin Interna de manejo Caja Chica
Desde Bs. 1.001.- hasta Bs. 20.000.- autoriza Gerencia General
Paso 1. La Unidad solicitante (origen) determina la necesidad del bien o servicio, emite formulario PEDIDO DE MATERIALES
AL ALMACEN.
Paso 2. Jefe de Unidad y/o Gerencia de Area autoriza el pedido
Paso 3. Almacenes verifica la existencia o no del material, (si es un servicio el solicitado se obvia este paso).

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Paso 4. Si existe se entrega el material previa autorizacin del jefe Administrativo y/o Gerencia Adm. Financiera.
Paso 5. Si no existe certifica y llena el formulario SOLICITUD DE COMPRA DE MATERIALES y ser presentado por esta
unidad a Gerencia Adm. Financiera; (para CONTRATACION DE SERVICIOS en este paso comienza el trmite).
Paso 6. El Gerente Adm. Financiero o Jefe Administrativo por medio de la Unidad de Presupuestos verifica si existe la partida
presupuestaria correspondiente.
Paso 7. Si no existe presupuesto devuelve el pedido a la unidad solicitante (archivo)
Paso 8. Si existe presupuesto, el Gerente Adm. Financiero o jefe Administrativo autoriza la prosecucin del trmite, instruye al
Enc. de Adquisiciones el llenado de los formularios Solicitud de Cotizaciones.
Paso 9. Unidad de Adquisiciones hace llegar las cotizaciones a por lo menos tres proveedores. (proceso de cotizacin)
Paso 10. El Gerente Adm. Financiero o Jefe Administrativo y la Unidad Solicitante, revisan, califican y recomiendan a Gerencia General
la adjudicacin sobre la base del CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES preparado por la Unidad de Adquisiciones.
Paso 11. Adquisiciones procesa el formulario ORDEN DE COMPRA en Gerencia Adm. Financiera y Gerencia General.
Paso 12. El Gerente General autoriza la compra e instruye el pago a Gerencia Adm. Financiera.
Paso 13. Gerencia Adm. Financiera mediante el formulario ORDEN DE COMPRA comunica esta decisin al proveedor
adjudicado.
Paso 14. Almacenes y el representante de la Unidad Solicitante verifican y reciben la adquisicin y suscriben la documentacin
de conformidad o emiten sus observaciones.
Paso 15. Almacenes entrega los materiales a la Unidad Solicitante
Paso 16. La Unidad solicitante recoge el bien o material de Almacenes firmando la recepcin del mismo.

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A N E X O S

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SUB SISTEMA
MANEJO DE BIENES
Y SERVICIOS

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SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES Y SERVICIOS


Que los funcionarios de la Cooperativa conozcan el subsistema de Manejo de Bienes y Servicios.
1. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Que los ejecutivos, empleados y trabajadores de COATRI Ltda, conozcan:
a) Las actividades y procedimientos para la Administracin de Almacenes.
b) Las actividades y procedimientos para la administracin de Activos Fijos Muebles
c) Las actividades y procedimientos para la administracin de Activos Fijos Inmuebles.
d) Las actividades y procedimientos para la administracin de Servicios.
2 DEFINICION
El subsistema de Manejo de Bienes y Servicios es el subsistema que administra los bienes que son de propiedad o que
estn bajo custodia de la Cooperativa de Servicio de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario, COATRI Ltda. Igualmente
atiende los servicios contratados por la Cooperativa.
Por lo tanto, tiene como objetivo optimizar la disponibilidad, el uso y el control de los bienes y servicios de la Cooperativa.
Sus actividades deben estar incluidas en el Programa de Operaciones Anual.
3. FUNCIONES DEL SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES Y SERVICIOS
El subsistema de Manejo de Bienes y Servicios tiene como funciones:
La Administracin de Almacenes
La Administracin de Activos Fijos Muebles
La Administracin de Activos Fijos Inmuebles
Y la Administracin de Servicios
4. ADMINISTRACION DE ALMACENES
Para comprender la importancia de la Administracin de un almacn empecemos describiendo QUE es un ALMACEN.
Un ALMACEN es un lugar, espacio o instalacin donde se deposita o guardan los bienes a utilizar por la Cooperativa, antes
de ser distribuidos para su consumo o utilizacin.
Un espacio fsico, como ser una habitacin, un cuarto o un galpn, podra funcionar como Almacn cumpliendo con las
siguientes condiciones:
Facilitar el ingreso y recepcin de los bienes adquiridos
Proporcionar condiciones de seguridad fsica a los bienes y materiales.
Permitir ordenar el espacio fsico del ambiente de manera tal que beneficie la colocacin u ordenamiento de los bienes
de acuerdo a sus caractersticas.
Facilitar su manipulacin y el transporte
La buena administracin de Almacenes debe permitir a la Cooperativa la Identificacin, disponibilidad, uso y control
oportunos o rpidos de los bienes requeridos o necesitados.
El RESPONSABLE de la administracin del Almacn es la Gerencia Administrativa Financiera o Jefe Administrativo de quien
depende la Administracin de almacenes es un proceso que empieza con:
a) La llegada del bien a almacenes
b) Su recepcin, registro e ingreso
c) Su conservacin (Almacenamiento)
d) Distribucin o destino final y
e) El control de los bienes
Para cumplir con el proceso de administrar un Almacn eficientemente se debe seguir los pasos que se presentan a continuacin:
4.1 LLEGADA DEL BIEN A ALMACENES
Una vez que el bien, por ejemplo un material como cemento, palas, bolgrafos, cuadernos y otros, fue comprado, DEBE
ingresar al Almacn de la Cooperativa ANTES de ser entregado al destinatario final.
4.1.1
Paso 1
Es el ingreso del bien al Almacn. El responsable de Almacn, en funcin al monto:
a) Si es menor o igual a Bs. 20.000.- conjuntamente el representante de la unidad solicitante recibir el bien comprado
segn el detalle contenido en el documento formulario ORDEN DE COMPRA (para el caso de Compras Menores), que

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es el que muestra la autorizacin para efectuar la compra, para verificar la cantidad y calidad de los bienes o del material
adquirido y para registrar su posterior ingreso en Almacenes.
b) Si es mayor a Bs. 20.000 convocar a la Comisin de Recepcin, que esta integrada por el Jefe de la Unidad
Administrativa y un representante tcnico de la Unidad Solicitante, y les proporcionar la copia de la Nota de
Adjudicacin (para el caso de Licitacin Pblica o Invitacin Directa para que en base a las especificaciones detalladas
en esta Nota realicen la recepcin de los bienes o materiales adquiridos.
Esta Comisin realizar los ensayos, anlisis, peritajes y otras pruebas que considere pertinentes.
El Encargado de Almacn o la Comisin de recepcin, en esta etapa, tiene la tarea de verificar que los bienes comprados sean
los requeridos en cantidad, en propiedades tcnicas, fsicas, funcionales o de volumen, que cumplan el pliego de condiciones.
Solamente si los bienes adquiridos cumplen con las especificaciones detalladas en las Notas o Formularios Administrativos
procesados, se deber permitir el ingreso definitivo al almacn. Pero, si los bienes no cumplen con las especificaciones,
entonces se recibirn provisionalmente estos bienes HASTA poner en orden cualquier irregularidad
4.1.2
Paso 2
Si el material est de acuerdo con lo estipulado, se deber llenar el formulario de INGRESO A ALMACEN con un original y dos copias,
firmando solamente el Encargado de Almacenes si se trata de montos iguales o menores a Bs. 20.000.- Si el monto es mayor a esta
cifra, firmarn el formulario los integrantes de la Comisin Calificadora, incluido el responsable de la Unidad de Almacn.
El formulario INGRESO A ALMACEN tiene el siguiente formato del Anexo 7
No debe olvidarse que despus que la Comisin de recepcin realice los ensayos, anlisis, peritajes y otras pruebas
necesarias, debe elaborar una Acta de Recepcin definitiva.
La distribucin de las copias del formulario INGRESO A ALMACEN es como sigue:
(COPIA)
(COPIA)
ALMACN

Unidad Contabilidad y Presupuestos


Unidad Almacenes
Unidad Administrativa
Trmite (Legajo de Documentos)

4.2 CONSERVACION O ALMACENAMIENTO


Ahora veremos que debe hacerse despus de que el bien ha sido recibido en el Almacn de la Cooperativa.
4.2.1
Paso 3
El siguiente paso es que el encargado del Almacn proceda a identificar el bien. La identificacin del bien permitir
diferenciarlo de otros bienes similares al de otras marcas.
De acuerdo a las caractersticas fsicas y/o qumicas, de dimensin y funcionamiento del bien recin ingresado, se le deber
asignar un nombre o denominacin bsica y detallar su descripcin.
Por ejemplo, si el bien es un material: Hojas de papel bond de 75 gr tamao carta:
NOMBRE O
DENOMINACION BASICA
DESCRIPCION

Papel de escritorio
Paquete de 500 hojas bond tam. carta
(8.5 X 11), de 75 gr.

4.2.2
Paso 4
Los bienes o materiales identificados deben ser clasificados, ordenados y acomodados en el Almacn.
De acuerdo a su volumen, peso, aspecto, composicin qumica, frecuencia de rotacin y grado de peligrosidad en grupos de
caractersticas iguales, similares o que sean complementarios.
Esta clasificacin permitir una mejor organizacin en el almacenamiento facilitando de esta manera su identificacin y ubicacin.
Por ejemplo, vamos a suponer que el Almacn de la Cooperativa tiene la siguiente clasificacin de materiales:
En el grupo papel de escritorio tenemos a: hojas bond tamao oficio y carta, papel continuo de computacin tamao
carta, papel sbana tamao carta.

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En el grupo tiles de oficina tenemos a: engrapadoras, lpices, bolgrafos.


En el grupo productos de cemento tenemos a: tejas
4.2.3
Paso 5
Luego de que el encargado del Almacn haya identificado el bien, deber codificarlo. La codificacin es dar al bien un
smbolo (Cdigo).
El propsito de este paso es permitir dos aspectos importantes relacionados con el bien ingresado:
Su clasificacin
Su ubicacin
Que aspectos debemos tomar en cuenta para realizar la codificacin del bien?. El encargado del Almacn de la Cooperativa
deber considerar los aspectos que a continuacin se detallan.
a) Utilizar el METODO ALFANUMERICO, que es la combinacin de letras y nmeros para crear el smbolo (cdigo) a asignar al bien.
b) Para disear la codificacin el Encargado de Almacenes, deber tomar en cuenta la relacin lgica entre el smbolo y lo
que representa. A este aspecto se denomina principio de significacin
c) Para realizar una codificacin se tomar en cuenta los siguientes criterios:
Estimar los lmites del universo o del total de bienes susceptibles de codificacin. A esto se llama Amplitud.
Emplear el menor nmero posible de cifra o letras para designar cada bien (Concisin)
Permitir la adaptacin del cdigo a las necesidades operativas de la entidad. Esto es FUNCIONALIDAD
Vamos a crear el cdigo para las hojas bond tamao carta considerando los aspectos y criterios antes mencionados:

PE /02/75
Donde con:
PE
02
75

Papel de Escritorio
Nmero asignado para identificar a las hojas bond tamao carta
75 gr/m2

4.2.4
Paso 6
El encargado del Almacn, como siguiente paso, deber realizar la catalogacin que consiste en la elaboracin de listas de
bienes codificados y clasificados segn un orden lgico que facilite la consulta de los materiales existentes en Almacenes.
El propsito de la catalogacin de los bienes es facilitar la funcin de control, teniendo como objetivo principal la implantacin
integral y uniforme de un sistema de identificacin de bienes rpido y sencillo.
La catalogacin debe realizarse de acuerdo a los siguientes criterios o formas:
a) Segn la denominacin bsica de los bienes, basndose en la clasificacin por grupos de bienes.
Siguiendo los ejemplos mencionados en el anterior paso (paso 4), veamos el siguiente ejemplo que muestra la
elaboracin de una lista considerando el criterio de orden mencionado:

1.

CATALOGACION DE MATERIALES
UTILES DE OFICINA
*Engrapadoras
*Lpices
*Bolgrafos

2.

PAPEL DE ESCRITORIO
*Hojas bond tamao oficio
*Hojas bond tamao carta
*Papel continuo de computacin t/carta

3.

PRODUCTOS DE CEMENTO
*Tejas

b) Segn el cdigo correlativo de los bienes;


A continuacin se da la elaboracin de una catalogacin considerando el criterio de orden mencionado:

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CATALOGACIN DE MATERIALES
PE 01
Hojas bond tamao oficio
PE 02
Hojas bond tamao carta
PE 03
Papel continuo de comp. T/carta
PE 04
Papel sbana tamao carta
UO 01
Engrapadoras
UO 02
Lpices
UO 03
Bolgrafos
PC 01
Tejas

1
2
3
4
5
6
7
8

c) De acuerdo a la marca comercial, ya que permitir identificar las caractersticas comerciales de los bienes.
1.
2.
3.

CATALOGACIN DE MATERIALES
XEROX
*Hojas bond tamao oficio
*Hojas bond tamao carta
WINNER
*Papel continuo de computacin t/carta
DURALIT
*Tejas

Es decisin del Encargado de Almacenes definir la forma o criterio a utilizar para catalogar los materiales de la Cooperativa:
Recuerde que para catalogar un bien, la lista que elabora le debe permitir la identificacin rpida y
sencilla de los bienes.
4.2.5
Paso 7
El procedimiento realizado en la identificacin, clasificacin y codificacin, ms el criterio a utilizar para la catalogacin de los
bienes, dar como producto un documento denominado LISTA DE MATERIALES que mostrar toda esta informacin.
Por ejemplo, si el criterio utilizado fue la denominacin bsica de los bienes, se tiene:
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

LISTA DE MATERIALES
CLASIFICACION
DESCRIPCION BASICA
Utiles de oficina
Bolgrafos
Utiles de oficina
Engrapadoras
Utiles de oficina
Lpices
Papel de escritorio
Hojas bond oficio
Papel de escritorio
Hojas bond carta
Papel de escritorio
Papel continuo tam.
Papel de escritorio
Papel sbana carta

CODIGO
UO-03
UO-01
UO-02
PE-01
PE-02
PE-03
PE-04

Si el criterio utilizado es el de cdigo correlativo de los bienes, se tiene:


No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

CODIGO
PE-01
PE-02
PE-03
PE-04
UO-01
UO-02
UO-03

LISTA DE MATERIALES
DESCRIPCION BASICA
Hojas bond oficio
Hojas bond carta
Papel contnuo tam.
Papel sbana carta
Engrapadoras
Lpices
Bolgrafo

CLASIFICACION
Papel de escritorio
Papel de escritorio
Papel de escritorio
Papel de escritorio
Utiles de oficina
Utiles de oficina
Utiles de oficina

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Y finalmente, si criterio utilizado es la marca comercial de los bienes, se tiene:


No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.

MARCA COMERC.
XEROX
XEROX
WINNER
PILOT
PILOT
NOVUS

LISTA DE MATERIALES
DESCRIPCION BASICA
Hojas bond carta
Hojas bond oficio
Papel cont. Tam.
Bolgrafos
Lpices
Engrapadoras

CODIGO
PE-02
PE-01
PE-03
UO-03
UO-02
UO-01

CLASIFICACION
Papel de escritorio
Papel de escritorio
Papel de escritorio
tiles de oficina
tiles de oficina
tiles de oficina

4.2.6
Paso 8
Una vez que el Encargado de Almacenes ha recepcionado, identificado, codificado, clasificado y catalogado el bien,
proceder a efectuar su registro en la Tarjeta de Control Fsico de Materiales (BIN CARD).
Registrar, para nuestros fines, es anotar en una hoja o formulario pre impreso, toda la informacin relacionada con el
movimiento Fsico (Entradas, Salidas y saldos en cantidades) de la clase del material al que se hace referencia.
Es por tal razn, que el formato o estructura de la Tarjeta de Control Fsico de Materiales es el que se presenta en el Anexo 8:
El propsito de realizar el registro del material en la Tarjeta de Control Fsico de Materiales, es el de facilitar el control del
movimiento de existencias y proporcionar informacin para tomar decisiones sobre las adquisiciones o compras a efectuar.
Veamos un ejemplo de los datos a registrar en la Tarjeta de Control Fsico de materiales.Anexo 9
4.2.7
Paso 9
Cuando el bien ha sido registrado, se procede a su almacenamiento.
El almacenamiento es depositar o guardar el bien o material en una habitacin o ambiente fsico.
Se debe realizar el almacenamiento de los bienes facilitando el control en su manipulacin, salvaguarda (conservacin y
proteccin) y posterior entrega al usuario o destinatario final.
Para almacenar los bienes es importante tomar en cuenta los siguientes aspectos:
La asignacin de espacios a los bienes deber realizarse de acuerdo a la clase del bien, a la velocidad de su rotacin, es
decir a la frecuencia con que este es solicitado y comprado, y/o segn su peso y volumen.
El encargado del Almacn deber proceder a la ubicacin de los bienes basndose en la clasificacin efectuada, por
similitud, tamao y peso.
El Almacn de la Cooperativa, de acuerdo a la clase del bien que se quiera almacenar, deber contar con estantes,
soportes, tarimas, plataformas y otros medios o instrumentos que faciliten el manipuleo, y la preservacin de dicho bien.
4.3 DISTRIBUCION O ENTREGA FINAL
4.3.1
Paso 10
Para la salida de materiales del Almacn de la Cooperativa, la Unidad Solicitante pedir al responsable de la Unidad de
Almacenes el formulario PEDIDO DE MATERIALES A ALMACENES, para luego llenarlo solicitando el suministro de
materiales.
Este formulario tiene el formato que se presenta a en el Anexo 10
Es importante recordar que solamente debe ser proporcionado y llenado el formulario, una vez que el responsable de la
Unidad de Almacenes compruebe la existencia del bien o bienes solicitados.
4.3.2
Paso 11
La Unidad Solicitante llevar el formulario de PEDIDO DE MATERIALES A ALMACENES al Gerente Adm. Financiero, para
su autorizacin.
4.3.3
Paso 12
Una vez verificada la autorizacin de la solicitud, a travs de la firma del Gerente Adm. Financiero, el encargado del Almacn, si
fuese necesario en funcin de su destino deber utilizar tcnicas de empaque y rtulo de los bienes. Luego entregar el material a
la Unidad Solicitante debiendo firmar tambin en el formulario tanto el que entrega el bien como el que recibe.
Empaquetar es colocar o acomodar los bienes en cajas, cajones u otros accesorios, para facilitar el traslado o transporte del
bien, hasta que llegue a su destino final, en ptimas condiciones.
El formulario tendr un original y dos copias, los cuales se destinarn a:

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(COPIA)
(COPIA)
S. ALMACN

Unidad Solicitante
Unidad Contabilidad y Presupuest
Unidad Almacenes

RECUERDE QUE TODO BIEN O MATERIAL DEBE PASAR Y SER REGISTRADO EN ALMACEN ANTES
DE SER ENTREGADO PARA SU CONSUMO O USO FINAL
4.4 CONTROL DE BIENES
Es responsabilidad del funcionario de la Cooperativa que este a cargo del manejo de Almacenes, prever que los registros
estn siempre actualizados con el propsito de facilitar el control de los bienes y guiar las decisiones relacionadas con la
adquisicin de los mismos.
4.4.1
Paso 11
El Encargado del Almacn peridicamente deber prever el continuo suministro de bienes a los usuarios de la Cooperativa. Es
importante comprender que el suministro oportuno de bienes significa que la Unidad de Almacenes pueda responder casi
inmediatamente a la solicitud de estos bienes, con el propsito de evitar la interrupcin de las tareas para las cuales son necesarios.
4.4.2
Paso 12
La responsabilidad de efectuar un control fsico de los materiales recae en el encargado del Almacn; sin embargo es
recomendable que peridicamente este control tambin lo realice el Gerente Adm. Financiero o Jefe Administrativo. El
documento de registro que sirve para efectuar el control fsico de los bienes es la Tarjeta de Control Fsico de materiales.
El control valorado de bienes es responsabilidad de la Unidad de Contabilidad y es realizado a travs de un documento de
registro denominado Kardex Valorado.
POR CONTROL INTERNO, SE RECOMIENDA QUE EN LAS OPERACIONES RELACIONADAS CON EL
ALMACENAMIENTO DE LOS MATERIALES, POR LO MENOS DEBEN INTERVENIR DOS PERSONAS:
UNA ENCARGADA DE LA MANIPULACION Y CUSTODIA Y OTRA ENCARGADA DEL REGISTRO DE
ENTRADAS, SALIDAS Y SALDOS DE MATERIALES.
4.5 PROHIBICIONES
El Encargado del Almacn DEBE tomar en cuenta que en el desarrollo de sus actividades es importante considerar las
siguientes prohibiciones:
a) Mantener bienes en almacenes sin haber regularizado su ingreso;
b) Entregar bienes sin la autorizacin de la Unidad Administrativa
5 ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
Estn relacionadas con la administracin de activos fijos muebles aquellas actividades relacionadas con la asignacin,
salvaguardia, mantenimiento y control de los bienes institucionales.
5.1.1
Paso 1
El responsable de la Unidad de Activos Fijos, realizar la recepcin de los bienes (muebles) para su incorporacin al Activo Fijo de
la Cooperativa, utilizando para ello el formulario Ingreso a Almacn y de acuerdo a procedimiento anteriormente descrito.
5.1.2
Paso 2
El responsable de la Unidad Activo Fijo, identificar el activo ingresado, dndole a este una denominacin bsica asignada y la
descripcin de acuerdo a sus caracterstica, de dimensin y funcionamiento y otras que permita diferenciarlo de otros similares o de
otras marcas.
Por ejemplo, si el bien es un escritorio:
Nombre o Denominacin Bsica
Descripcin

Escritorio de Madera
Madera mara, cuatro cajones (uno central y tres laterales),
cuyas dimensiones son 1.70 X 0.70 mts.

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5.1.3
Paso 3
Cuando el responsable de la Unidad de Activos Fijos haya codificado el activo, para una mejor organizacin, lo clasificar de
acuerdo a su volumen, peso, aspecto, composicin, frecuencia de rotacin y grado de peligrosidad, en grupos de
caractersticas iguales, similares o que sean complementarios. Facilitando de esa manera su identificacin y ubicacin.
5.1.4
Paso 4
Una vez que el responsable de la Unidad de Activos Fijos haya identificado al activo, lo codificar asignndole un cdigo,
clave o smbolo, el cual permitir;

EM - 01
Donde con:
EM
01

Escritorio de madera
Nmero asignado para identificar a los escritorios de madera, cuatro cajones
(uno central y tres laterales); cuyas dimensiones son 1,70 X 0.70 mt.

5.1.5
Paso 5
El responsable de la Unidad de Activos Fijos, como paso previo al registro de incorporaciones al activo fijo de la Cooperativa
deber realizar la catalogacin, que consiste en la elaboracin de listas de activos fijos codificaciones y clasificados segn
una ordenacin lgica que facilita la consulta. Teniendo como objetivo principal la implantacin integral y uniforme de un
sistema de identificacin de activos fijos para facilitar la funcin de control fsico de inventarios.
La catalogacin puede realizarse, tal como vimos anteriormente, en las siguientes formas:
a) Segn los grupos de clasificacin de Activos Fijos, que utilizan la denominacin bsica de los activos como criterio de orden:
b) Segn el cdigo que utilizan como criterio de orden correlativo el cdigo de los activos; y
c) Cuando el caso as lo requiera, segn la marca comercial, que permite identificar caractersticas comerciales de los activos.
5.1.6 Paso 6
El responsable de la Unidad de Activos Fijos realizar el registro de incorporaciones al Activo Fijo de la Cooperativa, a travs
del cual se verifique:
* La existencia fsica debidamente identificada, codificada y clasificada
* La documentacin que determina su propiedad; y
* La identificacin del usuario y la dependencia al que esta asignado.
Para el registro de los Activos Fijos muebles de la Cooperativa se sugiere el siguiente cuadro o formulario denominado Hoja
de Vida del Activo Fijo. Ver Anexo 11
Este cuadro tambin nos permitir registrar el mantenimiento y las reparaciones que se realicen en el Activo Fijo mueble, con
el propsito de que permanezcan en condiciones de uso.
5.1.7 Paso 7
Una vez que el responsable de la Unidad de Activos Fijos a: recepcionado, identificado, codificado, clasificado, catalogado e
incorporado al registro de activos el o los activos fijos, podr asignar o entregar el o los activos fijos a los funcionarios de la
Cooperativa, de acuerdo a la solicitud expresada en el formulario SALIDA DE ALMACENES, debidamente autorizado por la Unidad
Administrativa, generando en estos servidores la consiguiente responsabilidad sobre su debido uso, custodia y mantenimiento.
Esta entrega de los Activos Fijos tambin debe ser reflejada en la Hoja de Vida del Activo Fijo, con el objeto de facilitar el
control del movimiento y ubicacin de los activos fijos.
Solamente para el caso de traspaso de muebles, la Unidad Administrativa deber utilizar una Orden Administrativa (o
Memorndum) para autorizarlo, indicando e identificando al servidor que recibe el Activos Fijos y al que est entregando,
debiendo ambos firmar esta orden.
5.1.8 Paso 8
El responsable de la Unidad de Activos Fijos, deber efectuar recuentos peridicos, planificados o sorpresivos a toda rea o
dependencia donde la Cooperativa posea activos, con la finalidad de:
a) Establecer con exactitud la existencia de activos en operacin, trnsito, arrendamiento, depsito o mantenimiento,
desuso, inservibles, sustrados o siniestrados;
b) Proporcionar informacin sobre la condicin y estado fsico de los activos;
c) Ser fuente principal para realizar correcciones y ajustes, establecer responsabilidades por mal uso, negligencia,
descuido y sustraccin;

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d) Verificar las incorporaciones y retiros de activos que por razones tcnicas o de otra naturaleza no hubieran sido controladas.
e) Generar informacin bsica para la disposicin de bienes;
f) Considerar decisiones que mejoren y modifiquen oportunamente deficiencias en el uso, mantenimiento y salvaguarda de
los activos;
g) Comprobar el grado de eficiencia del manejo de los activos
5.2 PROHIBICIONES
El responsable de la Unidad de Activos Fijos esta prohibido de:
a) Entregar o distribuir bienes sin documento de autorizacin
b) Aceptar documentos de solicitud con alteraciones, sin firma, incompletos o sin datos relacionados al activo solicitado.
Los funcionarios de la Cooperativa quedan prohibidos de:
a) Usar los activos para beneficio particular o privado;
b) Permitir el uso para beneficio particular o privado
c) Prestar o transferir el activo sin conocimiento del responsable de la Unidad de Activos Fijos.
d) Enajenar (vender o donar) el activo por cuenta propia;
e) Daar o alterar sus caractersticas fsicas o tcnicas
f) Poner en riesgo el activo;
g) Ingresar activos particulares sin autorizacin del responsable de la Unidad de Activos Fijos;
h) Sacar activos de la Cooperativa sin autorizacin del responsable de la Unidad de Activos Fijos
6. ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES
La administracin de inmuebles comprende las diferentes funciones y actividades relacionadas con el uso correcto, el
mantenimiento y la conservacin de los inmuebles y terrenos de propiedad de la Cooperativa.
6.1 ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
La Gerencia Administrativa y Financiera se har cargo del control de acuerdo a la magnitud y cantidad de sus inmuebles,
pudiendo delegar las tareas operativas inherentes a la administracin de inmuebles al encargado de Activos Fijos.
6.2 PROCESO PARA LA ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES
6.2.1
Paso 1 RECEPCION DE INMUEBLES
La Recepcin de Inmuebles para su incorporacin al Activo Fijo se realizar a travs de una comisin presidida por el
Gerente General, la misma que verificar que el inmueble cumpla con todos los trminos establecidos en el contrato.
Podrn integrar esta comisin el Supervisor de obra o fiscal designado por la Gerencia General y tambin aquellos
funcionarios que la Cooperativa determine.
6.2.2
RECEPCION PROVISIONAL
Todos los inmuebles de la Cooperativa debern ser recibidos inicialmente en forma provisional, para que la Gerencia
General pueda ejercer las garantas de eviccin y vicios contemplados en el Cdigo Civil.
6.2.3
RECEPCION DEFINITIVA
Para que la recepcin sea definitiva deber levantarse un acta en la que los personeros legales de la Cooperativa expresen
su conformidad.
El acta opera como constancia de recibo del inmueble, debiendo firmar quienes participaron en la Recepcin.
6.2.4
Paso 2 REGISTRO
El Registro es la anotacin documentada que la Administracin deber llevar del derecho propietario del inmueble, identificando su localizacin,
ttulos, registro legal, as como la historia de sus modificaciones ampliaciones y reducciones. Todos y cada uno de los inmuebles y terrenos de
propiedad de la Cooperativa requieren de un registro en el que se indiquen sus antecedentes y principales caractersticas.
Las caractersticas de este registro deben ser compatibles con el sistema contable, adems de llevar adjuntos los
documentos que explican su origen o adquisicin como respaldo.
6.2.5
Paso 3 ASIGNACION DE INSTALACIONES Y USO DE AMBIENTES
La distribucin de ambientes se refiere a la funcin que realiza la Gerencia Adm. Financiera al asignar ambientes y espacios a las
diferentes unidades internas de la Cooperativa, para facilitarles el cumplimiento de sus labores en apoyo a los objetivos de sta.
Se realiza teniendo en cuenta la estructura organizacional de la Cooperativa, las relaciones funcionales y de dependencia y
las actividades que desarrollan las diferentes unidades. La administracin procurar brindar ambientes adecuados para que
sus servidores pblicos cumplan con las funciones que les han sido asignadas, evitando la sub utilizacin del espacio, el
hacinamiento, riesgos por deterioro y riesgos de accidentes.

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Los ambientes asignados por la Cooperativa a sus funcionarios los utilizarn para el cumplimiento de sus funciones, el jefe
de la unidad a la que asign el ambiente es el responsable principal por su debido uso y preservacin.
Cuando la disponibilidad de inmuebles de propiedad de la Cooperativa exceda sus necesidades, estos podrn ser utilizados
temporalmente por otra institucin, pero siempre bajo la forma de arrendamiento tomando las previsiones necesarias para
proteger el bien y su derecho propietario.
6.2.6
Paso 4 MANTENIMIENTO
El mantenimiento es una funcin especializada para garantizar el adecuado funcionamiento de los inmuebles y terrenos de la
Cooperativa.
El mantenimiento de los bienes de propiedad y uso estar a cargo de la Gerencia Adm. Financiera en coordinacin con los
Jefes de las Unidades que tengan asignados espacios o ambientes, o los encargados de las edificaciones o terrenos,
tomando las previsiones para elaborar programas de mantenimiento de inmuebles y terrenos e incluirlos en el programa
anual operativo de la Cooperativa, con el fin de contar con recursos para el mantenimiento y preservacin del inmueble o
terreno en buenas condiciones.
6.2.7
Paso 5 SALVAGUARDA
Salvaguarda es una funcin especializada que busca proteger los inmuebles y terrenos de propiedad y uso de la
Cooperativa, contra posibles riesgos, prdida del derecho propietario, daos imprevistos, etc. esta funcin estar a cargo del
Gerente Adm. Financiero y del Encargado de Activos Fijos o de quien cumpla esas funciones.
Por lo indicado anteriormente, la Cooperativa para proteger sus inmuebles y terrenos deber:
a) Programar y contratar seguros
b) Establecer controles de seguridad fsica y vigilancia
c) Establecer medidas de seguridad industrial
Para poder contar con recursos que permitan atender las actividades de salvaguardar, la Gerencia Adm. Financiera estimar
los costos y los incluir en el programa de operaciones de la Cooperativa.
6.2.8
Paso 6 INVENTARIOS E INSPECCIONES
El inventario es una verificacin entre la existencia fsica, las condiciones que presente y los registros que se llevan de los inmuebles
y terrenos de propiedad y uso de la Cooperativa.
Corresponde a la Gerencia Adm. Financiera realizar inspecciones peridicas sobre el estado y conservacin de los inmuebles y
terrenos, verificando los documentos que respaldan sus existencias e inclusin en el Patrimonio de la Cooperativa. Al respecto, en
forma peridica o por lo menos una vez al ao, personal diferente de la custodia y registro contable deber verificar
fsicamente los activos fijos Muebles e Inmuebles.
Se debe realizar inventarios de los activos fijos de la Cooperativa por lo menos una vez al ao.
6.2.9
Paso 7 PROHIBICIONES EN LA ADMINISTRACION DE INMUEBLES
Al administrar inmuebles y terrenos debemos recordar que estos son Bienes de los socios y que por lo tanto existen
controles, prohibiciones y delitos contenidos en la Constitucin Poltica del Estado, en las leyes, en los cdigos y Normas
Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios. Estas ltimas en su Art. 64 indican que:
En la Administracin de inmuebles esta prohibido:
a) Entregar un inmueble a otra entidad sin un documento de arrendamiento.
b) Usar los inmuebles para beneficio particular o privado
c) Permitir el uso gratuito del inmueble por terceros
d) Mantener inmuebles sin darles un uso, por tiempo indefinido,
6.3 ADMINISTRACION DE LOS SERVICIOS
La Administracin de Servicios comprende las actividades que realiza la Cooperativa desde su contratacin, seguimiento y
control del cumplimiento de los trminos de referencia hasta la recepcin a satisfaccin del servicio.
6.3.1
RESPONSABILIDAD Y ORGANIZACIN PARA LA ADMINISTRACION DE SERVICIOS
El jefe de la Unidad Solicitante y el Jefe de la Unidad Administrativa son responsables del seguimiento y control de los
servicios debiendo coordinar en los trmites relativos a la contratacin y control de la prestacin de servicios.
6.3.2
CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS SERVICIOS
El control del Seguimiento de los servicios se realizar sobre la base de los documentos y antecedentes que originaron su
contratacin y teniendo en cuenta indicadores previamente establecidos por la administracin para facilitar el control del
cumplimiento gradual.

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Para evaluar el desarrollo de los servicios mediante el seguimiento, la Cooperativa podr contratar a otra empresa, cuando
por la complejidad y especializacin de las obras, se considera necesaria tal contratacin, a fin de garantizar la idoneidad
tcnica del control realizado.
6.3.3
INFORME DE SEGUIMIENTO
El Gerente General designar al funcionario que realizar los informes de supervisin y control, registrando este hecho en el
Contrato, estableciendo tambin la frecuencia de los informes y sus caractersticas de forma y contenido.
Los pagos parciales de los servicios contratados estn relacionados con los informes de avance del servicio prestado.
6.4 PASOS A SEGUIR PARA LA RECEPCION DE OBRAS
6.4.1
Paso 1
Una vez concluidas las obras objeto del contrato, el Supervisor o Fiscal de la obra comunicar mediante nota para proceder
a la recepcin provisional.
6.4.2
Paso 2
La recepcin provisional constar en Actas suscritas por el Gerente General, el Supervisor o Fiscal designado por la Cooperativa y
la Unidad Administrativa por una parte, el Director de Obra y los Representantes Legales del Contratista, por la otra parte.
6.4.3
Paso 3
La empresa contratista deber salvar las observaciones realizadas en la entrega provisional sobre los trabajos realizados en
un plazo mximo de 90 das hbiles.
6.4.4
Paso 4
Finalizado este plazo, la empresa contratista deber entregar la garanta de buena ejecucin de obra, que tendr validez de
un ao a partir de la recepcin definitiva.
6.4.5
Paso 5
Se proceder a la recepcin definitiva, la misma que constar en un acta firmada por las mismas personas mencionada en el
paso 2.
6.5 CONCLUSION DEL SERVICIO
Durante la prestacin del servicio y su seguimiento y control se generan registros documentarios de la prestacin del mismo
tales como: registros de seguimiento y control, informes, planos, manuales, resultados de mediciones, etc. Esta informacin
se debe tener en cuenta en el momento de evaluar los resultados concretos y tangibles de los servicios prestados, es decir
al elaborar el informe final.
6.6 INFORME DE CONCLUSION DEL SERVICIO
Cuando el servicio sea realizado satisfactoriamente en tiempo y calidad, la Cooperativa emitir un certificado de Buena
Ejecucin, que oficializar la conclusin del servicio, dando por terminado el contrato.

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SUB SISTEMA
DISPOSICIN
DE BIENES

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SUBSISTEMA DISPOSICION DE BIENES


1. OBJETIVO GENERAL
Que los ejecutivos, empleados y trabajadores utilicen los conceptos y procedimiento del Subsistema de Disposicin de
Bienes de las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios en la Cooperativa.
2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Que los funcionarios deben:
a) Aplicar los procedimientos que deben seguirse para cada modalidad de Disposicin de Bienes sobre la base de las
Normas Bsicas del SABS.
b) Establecer parmetros para que la Cooperativa:
Recupere total o parcialmente la inversin de bienes;
Evitar gastos innecesarios de almacenamiento, custodia o salvaguardia; y
Evitar la acumulacin de bienes sin uso por tiempo indefinido.
3. QU ES LA DISPOSICION DE BIENES?
Se endiente como Disposicin de Bienes, a las diferentes actividades que se realiza en la Cooperativa para retirar del servicio
activo un bien mueble o inmueble, servible, obsoleto, inservible, extraviado, robado o hurtado.
En estos casos se retira tanto fsicamente, como tambin de los inventarios y registros contables de la Cooperativa, previo
cumplimiento de los procesos establecidos en la normatividad bsica de administracin de Bienes y Servicios.
Teniendo en cuenta que los bienes que utiliza la Cooperativa, estn destinados a apoyar el cumplimiento de los objetivos
previstos en la programacin de operaciones, es cuando los bienes, en el tiempo, van perdiendo su capacidad para prestar el
servicio para el cual fueron adquiridos hasta que el mismo sea obsoleto, darle de baja, venderlo, donarlo, permutarlo o destruirlo.
4. MODALIDADES DE DISPOSICION
El Gerente General puede utilizar tres modalidades de disposicin de bienes, las cuales estn contempladas en las
Normas Bsicas que son: 1) arrendamiento; 2) enajenacin y 3) baja.
4.1 Arrendamiento
Es la entrega de un bien o un grupo de bienes a otra persona jurdica, con la obligacin de devolverlo. Esto implica el
alquiler de un bien a otras instituciones o empresas del sector pblico o privado.
4.2 Enajenacin
Es la transferencia definitiva de un bien a otra persona natural o jurdica, con el derecho propietario inherente. Puede
ser a ttulo gratuito (por donacin) o a ttulo oneroso (por venta directa o remate).
4.3 Baja
Es la operacin de excluir en forma fsica de la entidad y de los registros contables de la misma.
5. PASOS GENERALES A SEGUIR EN LA DISPOSICION DE BIENES
5.1 Paso No. 1 SELECCIN DE BIENES A DISPONER (ART. 176)
Anualmente Gerencia General, a travs de la Unidad Administrativa como responsable de la disposicin de los bienes
de propiedad de la Cooperativa, realizar consultas internas a todas las unidades con el propsito de hacer una primera
identificacin de los bienes susceptibles de arrendamiento (alquiler), enajenacin o baja. Siendo los encargados de
estas unidades responsables ante Gerencia General por la propuesta de disposicin.
Criterios para la seleccin de bienes (Art. 177): La Divisin Administrativa para la seleccin de los bienes susceptibles a
disponer, podr adoptar uno o ms de los siguientes criterios:
5.1.1 Tiempo de Rotacin, calculado basndose en el periodo regular para el ingreso y salida de un bien, que
permitir establecer si el bien identificado tiene escasa rotacin o nula.
Por ejemplo: El caso de herramientas, para el desempeo de actividades de la Cooperativa, por el uso
constante y rutinario dejan de ser tiles para la entidad y deben darse de baja y reemplazarlas.
5.1.2 Bienes en desuso, identificando aquellos bienes en funcionamiento, que ya no son utilizados por la Cooperativa.
Por ejemplo: En el caso de mquinas de escribir, las cuales quedan en desuso por la adquisicin de equipos de
computacin.
5.1.3 Partes, componentes y accesorios correspondientes a bienes que ya fueron dados de baja que permiten
establecer si estos bienes son o no son aprovechables para los fines de la Cooperativa.
Por ejemplo: En el caso de un vehculo siniestrado que ya no ser utilizado por la Cooperativa y ha sido dado de baja,
se podrn disponer todas aquellas partes que generen una recuperacin parcial de la inversin para la Cooperativa.
5.1.4 Vida til, identificar a los bienes que hayan cumplido el periodo de vida til estimada, es decir que de acuerdo a
reglas de uso determinado es un riesgo seguir usndolo y sea recomendable su sustitucin.

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Por ejemplo: En el caso de un vehculo, que de acuerdo al tiempo transcurrido desde su adquisicin se haya
deteriorado por el uso, afectando esta situacin sus condiciones de funcionamiento, por tal razn la Cooperativa
decidir su disposicin oportuna.
5.2 Paso No. 2 CONFORMACION EN LOTES DE BIENES
La Divisin Administrativa conformar en Lotes los bienes seleccionados para disponer.
Por ejemplo: Se agruparn todos aquellos bienes con caractersticas similares, en el caso de muebles de oficina, se
agruparn; sillas, escritorios, gaveteros, estantes, etc.
RECUERDE: Que un Lote, es un conjunto o grupo de bienes de similares caractersticas.
5.3 ANALISIS DE FACTIBILIDAD Y CONVENIENCIA
El anlisis de factibilidad tcnica y administrativa consiste en la verificacin de las condiciones de funcionamiento de los
bienes, determinando las condiciones de funcionamiento. En este anlisis los tcnicos encargados debern definir si el
bien contribuye a los objetivos por los cuales fue adquirido o si ya no conviene que permanezca en la Cooperativa.
El anlisis de factibilidad legal, es la verificacin de la documentacin respaldatoria de su adquisicin, propiedad del
bien, pago de impuestos, etc.
5.4 Paso No. 3 ANALISIS DE FACTIBILIDAD
El Gerente General delegar como responsable a un funcionario o a una Comisin, el anlisis de la factibilidad legal y la
conveniencia tcnica y administrativa para que tome las decisiones sobre los bienes identificados y seleccionados.
El funcionario o Comisin designada por el Gerente General, llevar a cabo el anlisis de factibilidad en base a una
slida informacin y la documentacin pertinente facilitada por las diferentes unidades consultadas de la Cooperativa.
5.5 Paso No. 4 INFORME DE ANALISIS DE FACTIBILIDAD
El funcionario o Comisin designada, emitir un Informe de Anlisis de Factibilidad, para determinar la modalidad de
disposicin que deber elegir el Gerente General, con el siguiente contenido mnimo.
a) Identificacin y ubicacin del bien
b) Condicin Actual
c) Antecedentes de su adquisicin
d) Situacin Legal, documentos de propiedad
e) Gravmenes y obligaciones financieras pertinentes
f) Recomendaciones para su disposicin
5.6 Paso No. 5 CONSULTA INTERNA
El Gerente General har conocer el informe de anlisis a todos los encargados de las diferentes unidades de la
Cooperativa, con el propsito de detectar objeciones, si las hubiera.
5.7 Paso No. 6 VALORACION TECNICA DE LOS BIENES
Basndose en el informe de anlisis y la consulta interna, Gerencia General adoptar la decisin de efectuar el avalo o determinacin del
valor del bien. Para el efecto, delegar al responsable de la Unidad Administrativa o a una comisin evaluadora nombrada por ste.
Esta Comisin podr recomendar la contratacin de consultores especializados.
El resultado de la valoracin deber ser presentado en un informe, elaborado por la Unidad Administrativa o Comisin
Evaluadora designada para respaldar la decisin de Gerencia General en la modalidad de disposicin a elegir.
R E C U E R D E: Que la valoracin tcnica de los bienes, es la asignacin de un valor monetario al
bien basndose en su precio de mercado, siendo que ste constituir en el precio base.
E S I M P O R T AN T E:
Que el Asesor Legal de la Cooperativa, participe permanentemente en el proceso de disposicin de
los bienes, asesorando en las diligencias requeridas para la ejecucin de la modalidad elegida
(arrendamiento o alquiler, enajenacin o baja) para la disposicin.
EN CASOS ESPECIALES:
GERENCIA GENERAL PODRA CONTRATAR ASESORES LEGALES, CUANDO LA COOPERATIVA NO
CUENTE CON ESTOS, A TRAVES DEL PROCESO SEALADO TANTO PARA LA INVITACIN DIRECTA
COMO PARA LA LICITACION PUBLICA.
5.8 Paso No. 7 DECISION DE LA MODALIDAD DE DISPOSICION
La Presidencia o la Gerencia General en su caso, al ser la mxima autoridad de la Cooperativa, decidir la modalidad a
seguir en cada proceso de disposicin de bienes, asumiendo la responsabilidad del caso.
5.9 Paso No. 8 EMISION DE LA RESOLUCION ADMINISTRATIVA
Una vez elegida por la Presidencia o la Gerencia General en su caso, la modalidad a seguir para la disposicin de los
bienes, esta autoridad emitir una Resolucin Administrativa conteniendo el mximo detalle sobre los antecedentes, los
propsitos y las condiciones relativas al bien o bienes dispuestos.
5.10
Paso No. 9 REGISTRO SOBRE LA DISPOSICION
Sobre la base de los informes de anlisis y de evaluacin del bien o bienes, la Unidad Administrativa crear un registro
documentado que permitir conocer, en cualquier momento, el curso de los acontecimientos hasta la consolidacin de la decisin.

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6. PROCEDIMIENTO DE ARRENDAMIENTO
6.1 CONVOCATORIA PUBLICA
E S I M PO R T A N T E R E C O R D A R:
QUE SI GERENCIA GENERAL DECIDIERA LA MODALIDAD DE ARRENDAMIENTO O ALQUILER,
DEBERA ESTAR ENMARCADA Y JUSTIFICADA DENTRO DE LAS SIGUIENTES CAUSALES:
a) Cuando se prevea que el bien no ser utilizado por la Cooperativa, por un perodo determinado o por tiempo
indefinido.
b) Cuando se arriende el bien a un programa o proyecto en las cuales la Cooperativa participa.
Los pasos a seguir para el Arrendamiento son los siguientes:
6.1.1
Paso No. 1
La Cooperativa a travs de una Convocatoria Pblica en un perodo de circulacin nacional y local invitar a presentar
propuestas, haciendo conocer la disponibilidad del respectivo bien para su alquiler. En esta convocatoria se establecer
el monto de dinero y las condiciones en las cuales la Cooperativa desea arrendar.
E S I M P O R T A N T E RECORDAR QUE:
TODA CONVOCATORIA DEBE SER PUBLICADA, PARA CUALQUIERA DE LAS MODALIDADES DE
DISPOSICION.
6.1.2
Paso No. 2
La Cooperativa recepcionar las propuestas, las cuales debern ser presentadas en sobre cerrado y registradas en la
unidad administrativa.
6.2 APERTURA, ADJUDICACION Y FIRMA DEL CONTRATO
6.2.1
Paso No. 3
La Cooperativa realizar un acto pblico de Apertura de Propuestas, presidido por el Gerente General, el Asesor Legal,
el responsable de la Unidad Administrativa y otras personas que se consideren necesarias.
Las propuestas presentadas sern analizadas de acuerdo a la convocatoria realizada por la Cooperativa, siendo que en
el mismo acto pblico el Gerente General elegir y adjudicar a la propuesta ms conveniente para la Cooperativa.
6.2.2
Paso No. 4
Posterior al acto pblico, la Cooperativa firmar un contrato (Art. 190) con el adjudicado, en el cual se estipule el tiempo
del arrendamiento, las condiciones de pago, las obligaciones tributarias relacionadas con el uso del bien, las
condiciones de su conservacin y otras que se consideren necesarias.
R E C U E R D E:
Que el Gerente General como representante y responsable de la Cooperativa, firmar el contrato de
arrendamiento o alquiler con el o los adjudicatarios.
6.3 ENTREGA DEL BIEN Y REGISTRO (Art. 191 y 192)
6.3.1
Paso No. 5
La entrega del bien ser realizada mediante acta que certifique la relacin fsica del bien o bienes, la cantidad, estado y valor.
Este documento ser firmado por los representantes de la entidad o persona adjudicada y por el Gerente General.
6.3.2
Paso No. 6
La Unidad Administrativa de la Cooperativa registrar a efectos de control y seguimiento los bienes arrendados.
7. PROCEDIMIENTO DE ENAJENACION
7.1 ENAJENACION A TITULO GRATUITO
El Gerente General determinar la transferencia gratuita de los bienes, cuando la venta de estos no fuere necesaria o
conveniente a la Cooperativa, siempre que su destino contribuya a una obra social o cultural.
R E C U E R D E:
Que las donaciones se producirn cuando la Cooperativa no tenga necesidad del bien objeto de la
donacin ni obtenga mayor beneficio con su enajenacin.
Las donaciones estarn destinadas siempre a entidades estatales legalmente constituidas, como ser; escuelas, museos,
bibliotecas, otras entidades, etc.
En el caso de inmuebles, el documento de transferencia deber considerar la reversin de la donacin, cuando la
entidad beneficiaria no la utilice para los fines previstos, o cuando se disolviera.
ES IMPORTANTE ACLARAR:
Que la reversin de la donacin, debe entenderse, como la devolucin del bien a la Cooperativa
cuando la entidad beneficiada no los utilice para los objetivos previstos.
7.2 ENAJENACION A TITULO ONEROSO
R E CU E R D E:
Que la enajenacin a ttulo oneroso, es la venta de los bienes de propiedad de la Cooperativa, que
ya no son utilizados por este y que pueden recuperar total o parcialmente la inversin.
En la enajenacin a ttulo oneroso se consideran dos (2) opciones, que podr adoptar el Gerente General:

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7.2.1
REMATE
El remate podr efectuarse a travs de dos modalidades:
a)
Puja Abierta
b)
Concurso de propuestas
EN AMBOS CASOS DE REMATE, PARTICIPARA UN NOTARIO DE FE PUBLICA PARA LEVANTAR EL
ACTA CORRESPONDIENTE.
7.2.1
REMATE
a) PROCEDIMIENTO DE PUJA ABIERTA
b) CONVOCATORIA, ACTO PUBLICO DE PUJA ABIERTA Y ADJUDICACION
7.2.1.1 Paso No. 1
Una vez determinado el precio base, que consiste en la asignacin de un valor monetario (avalo) al bien a disponer, la
Cooperativa a travs de la unidad administrativa, publicar avisos en un peridico de circulacin nacional y local con
anticipacin no menor a diez (10) das, haciendo conocer los bienes a ser rematados, la fecha, hora, lugar y condiciones
de la Puja Abierta).
Los interesados en participar en un remate sea por Puja Abierta o por Concurso de Propuesta, efectuarn un depsito
cuyo monto y lugar de pago sern definidos por la Cooperativa.
7.2.1.2 Paso No. 2
La Cooperativa llevar a cabo el acto pblico de remate en la fecha, hora y lugar sealados en la publicacin del peridico, en
el cual los interesados ofrecern, pujarn y se comprometern a pagar el precio al cual haya llegado el bien.
R E C U E R D E:
Que el acto pblico de remate ser presidido por Gerencia General o un representante designado
expresamente por esta autoridad y el Asesor Legal de la Cooperativa.
El remate ser declarado desierto cuando no hubieran al menos dos interesados en el bien. Variando el precio base
para una siguiente convocatoria de acuerdo a:
Para el caso, del escritorio ejecutivo, suponiendo que se obtuvo como precio base para el remate el valor de Bs. 150. El precio base tendr una rebaja del 10% respecto al precio del avalo, cuando el remate de un bien haya sido declarado
desierto y se convoque a remate por segunda vez.
Para el ejemplo: el escritorio bajar de precio a Bs. 135. El precio base tendr una rebaja del 20% respecto al precio del avalo inicial, cuando el segundo remate de un bien haya
sido declarado desierto y se convoque a remate por tercera vez.
Para el ejemplo: el escritorio bajar de precio a Bs. 120.7.2.1.3 Paso No. 3
En el acto pblico, el participante que se adjudicar el bien rematado, ser aquel cuya propuesta sea la ms alta en la
puja abierta o si esta fuera igual al precio base, en caso que no se manifestaran otras propuestas.
7.2.2
SUSCRIPCION DEL ACTA DE REMATE Y ENTREGA
7.2.2.1 Paso No. 5
Una vez realizada la adjudicacin la Cooperativa entregar a quien se haya adjudicado el bien, una certificacin de su
derecho de adjudicacin, con las condiciones de pago total del precio en el plazo que haya sido predeterminado.
7.2.2.2 Paso No. 6
Concluido el remate, el Asesor Legal de la Cooperativa suscribir el Acta de Remate respectiva dando fe sus
resultados, con la nmina del o los adjudicatarios.
7.2.2.3 Paso No. 7
La unidad administrativa de la Cooperativa con autorizacin de Gerencia General proceder a la devolucin de los
Depsitos de seriedad dentro de los tres das hbiles siguientes al remate, con excepcin del depsito del adjudicado,
hasta que este haya concluido el pago total del precio del bien.
7.2.2.4 Paso No. 8
Una vez entregado el bien al adjudicado, este ser dado de BAJA de los registros contables y fsicos de la Cooperativa.
7.2.3
PROCEDIMIENTO PARA CONCURSO DE PROPUESTAS
EL CONCURSO DE PROPUESTAS: Es una modalidad de remate, en la cual los proponentes interesados en adquirir
un bien, presentan sus propuestas econmicas, con la finalidad de que el proponente que ofrezca el precio mas alto y
conveniente a la Cooperativa sea el adjudicado.
Le Cooperativa podr optar por el Concurso de propuestas en el caso de bienes muebles y vehculos. Bajo el siguiente
procedimiento:
7.2.3.1 CONVOCATORIA PBLICA Y PRESENTACION DE PROPUESTAS
7.2.3.1.1 Paso No. 1
Una vez determinado el precio base, que consiste en la asignacin de un valor monetario (avalo) al bien a disponer, la
Cooperativa a travs de la unidad administrativa, publicar avisos en un peridico de circulacin nacional y local con

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anticipacin no menor a diez (10) das, haciendo conocer los bienes a ser rematados, la fecha, hora, lugar y condiciones
del Concurso de Propuestas.
7.2.3.1.2 Paso No. 2
La Cooperativa recepcionar las propuestas en sobres cerrados, en el lugar y fecha fijados para el efecto, entregando al
proponente una constancia de su presentacin.
7.2.3.2 ACTO DE APERTURA DE SOBRES Y ADJUDICACION
7.3.2.1 Paso No. 3
Con la participacin de Gerencia General o un representante designado expresamente por esta autoridad, y un Notario
de Fe Pblica quien levantar el acta de la sesin, se efectuar la apertura de sobres en la fecha y hora indicada.
7.3.2.2 Paso No. 4
Una vez realizado el acto de apertura, se adjudicar el bien bajo la responsabilidad del Gerente General a aquel
proponente cuya propuesta sea la ms conveniente para la Cooperativa.
El adjudicatario deber efectuar el pago total del bien, dentro de las 24 horas de su notificacin. Caso contrario, perder
el derecho de adjudicacin.
7.2.2.3 Paso No. 5
Una vez realizado el pago total del bien la Cooperativa perfeccionar la adjudicacin firmando los documentos de
transferencia definitiva. La Cooperativa no ofrecer garanta alguna sobre los bienes entregados al adjudicado.
R E C U E R D E:
Que el Presidente firmar el Documento de Transferencia Definitiva, como responsable y
representante mximo de la Cooperativa
7.2.2.4 Paso No. 6
Una vez entregado el bien al proponente adjudicado, este ser dado de BAJA de los registros contables y fsicos de la
Cooperativa.
7.3 VENTA DIRECTA
Ser procedente una venta directa cuando:
a) El interesado en la adjudicacin sea una entidad del sector pblico, que se encuentre dispuesta a pagar el precio
base.
b) Las entidades pblicas, proponentes y demandantes se encuentren interesadas en efectuar permuta de bienes de
inters recproco.
RECUERDE: Que la venta directa ser procedente cuando:
IMPORTANTE
El interesado en la adjudicacin sea una entidad del sector pblico, que se encuentre dispuesta a pagar el
precio base.
La Cooperativa y una entidad pblica se encuentren interesadas en permutar bienes de inters recproco.
8. PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES
8.1 Paso No. 1
Una vez que los bienes de la Cooperativa hayan sido dispuestos como resultado de la enajenacin a ttulo gratuito u
oneroso y respaldndose en la documentacin pertinente, sern excluidos en forma fsica y de los registros contables
de la Cooperativa.
ACLARACION:
La documentacin sugerida, que ser la base para la baja de los bienes ser por ejemplo el Informe de Anlisis Tcnico
y Legal, los otros informes presentados por el Asesor Legal, etc.
RECUERDE
QUE ADEMAS DE LA ENAJENACION, LOS BIENES PUEDEN SER DADOS DE BAJA POR: HURTO,
ROBO O PERDIDAS FORTUITAS CERTIFICADAS POR AUTORIDAD COMPETENTE; MERMAS;
VENCIMIENTO; DESCOMPOSICIONES; ALTERACIONES, DETERIOROS; INUTILIZACIN U
OBSOLESCENCIA; DESMANTELAMIENTO TOTAL O PARCIAL DE EDIFICACIONES, EXCEPTUANDO
NATURALMENTE EL TERRENO QUE NO SERA DADO DE BAJA; Y SINIESTROS.
*

LA UNIDAD ADMINISTRATIVA VELARA POR EL MAXIMO RETORNO ECONOMICO QUE PUEDA


ORIGINAR LA BAJA EN BENEFICIO DE LA COOPERATIVA

****

171

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ANEXO 7

Anexo 7: Ejemplo de un reglamento interno de contrataciones


de una EPSA
El presente Reglamento Interno de Contrataciones corresponde a la Cooperativa SAGUAPAC, EPSA
responsable de la prestacin de servicios de agua potable y alcantarillado sanitario en la ciudad de Santa
Cruz de la Sierra. El citado documento fue aprobado por el Consejo de Administracin en fecha 19 de
octubre de 1990.
La fuente considerada, es el Contrato de Concesin suscrito entre la citada Cooperativa y la
Superintendencia de Saneamiento Bsico en el ao 1999.
REGLAMENTO DE CONTRATACIONES MAYORES, MEDIAS Y MENORES
TITULO I:

OBRAS
CAPITULO I:

DISPOSICIONES GENERALES

CAPITULO II:

DE LAS SOLSICITUDES DE EJECUCIN DE OBRAS

CAPITULO III:

DE LAS COTIZACIONES Y PRESENTACIN DE PROPUESTAS.

CAPITULO IV:

DEL PLIEGO DE ESPECIFICACIONES

CAPITULO V:

DE LA APERTURA Y CALIFICACIN DE PROPUESTAS.

CAPITULO VI:

DE LAS ADJUDICACIONES DE OBRAS.

CAPITULO VII:

DE LAS ADJUDICACIONES DE CONTRATOS

CAPITULO VIII:

DE LA ELABORACIN DE CONGTRATOS

CAPITULO IX:

DE LA FISCALIZACIN Y RECEPCIN DE OBRAS

CAPITULO X:

DEL PROCESO DE PAGO.

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SISTEMA MODULAR

Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

TITULO I:

OBRAS
CAPITULO I : DISPOSICIONES GENERALES

Artculo 1.1.- Se entiende por contratacin de obra, a la ejecucin de toda obra de ingeniera y/o arquitectura realizada por
SAGUAPAC a travs de terceros, destinada al uso pblico o interno de la institucin.
Artculo 1.2.- La responsabilidad de la buena construccin de la obra recae sobre ka Gerencia de Ingeniera, salvo el caso de las
instalaciones domiciliarias de agua potable y alcantarillado cuya responsabilidad de supervisin de la Gerencia Comercial.
Artculo 1.3.- Todos los sectores deben hacer llegar oportunamente sus requerimientos de obras a la Gerencia de Ingeniera, a
fin de que est los incluye en su presupuesto de la gestin.
Artculo 1.4.- Se define los siguientes rasgos de contratacin de obras, en Dlares Americanos o su equivalente en Bolivianos,
de acuerdo a la Tabla de Equivalencias presentada en el Anexo 1.
Contrataciones Mayores: Mayor a $us. 10.000
Contrataciones Medias : Mayor a $us. 1.000 hasta $us. 10.000
Contrataciones Menores: Hasta $us. 1.000.
Artculo 1.5.- El valor en Bolivianos, de todos los niveles y rangos de contrataciones de obras, se reajustarla automticamente
cuando se haya registrado un incremento mayor o igual al 10% en el tipo de cambio del Dlar oficial, respecto al considerado en
la ltima fecha de clculo. La Gerencia Administrativa Financiera ser responsable de elaborar y dar a conocer la nueva Tabla de
Equivalencias.
Artculo 1.6.- El Comit Ejecutivo de Contratacin ser responsable por la aprobacin del Pliego de Especificaciones, apertura,
calificacin y adjudicacin de propuestas para las contrataciones medias: estar conformado por:

El Gerente General, como Presidente

Los Gerentes de Ingeniera, Comercial y Administrativo Financiero.

Los Asesores: Legal, Financiero y Tcnico.


CAPITULO II:

DE LAS SOLICITUDES DE EJECUCIN DE OBRAS.

Artculo 2.1.- Toda solicitud de ejecucin de una obra, deber partir de la Gerencia de Ingeniera o ser canalizada a travs de
ella. La solicitud deber contener la justificacin tcnica y el costo estimado de la obra.
Artculo 2.2.- Toda solicitud de ejecucin de obra, deber tener la verificacin presupuestaria por parte de la Gerencia
Administrativa Financiera.
Artculo 2.3. La Gerencia General es la nica instancia de autorizacin de extralimitacin presupuestaria para obras que no
tengan o excedan su presupuesto para contrataciones menores y medias. Para adquisiciones mayores se requiere de
autorizacin del Consejo de Administracin.
Artculo 2.4.- La autorizacin a la solicitud de ejecucin de la obra, deber partir de los siguientes niveles jerrquicos:
a)

Mayores

: Consejo de Administracin

b)

Medias

: Gerencia General

c)

Menores

: Gerencia de Ingeniera.
CAPITULO III:

DE LAS COTIZACIONES Y PRESENTACIN DE PROPUESTAS.

Artculo 3.1.- Una vez autorizada la solicitud de ejecucin de obra, Gerencia de Ingeniera proceder a cotizar de acuerdo al
siguiente procedimiento:
Contrataciones Mayores:

Licitacin Pblica

Contrataciones Medias:

Concurso por invitacin directa a no menor de tres firmas establecidas legalmente.

Contrataciones Menores:

Tres cotizaciones mnimas.

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Pg. 173 de 183

ANEXO 7

Articulo 3.2.- Licitacin Pblica: Concurso de proponentes convocados pblicamente a cotizar precios para la construccin de
una obra, de acuerdo al Pliego de Especificaciones. La convocatoria se publicar con tres das consecutivos en un rgano de
prensa de circulacin nacional, se encargar de ello la Secretara General.
Artculo 3.3.- Concurso por invitacin directa.- Invitacin directa a un nmero no menor de tres firmas constructora legalmente
establecidas, a presentar propuestas para la construccin de una obra, de cuerdo al pliego de Especificaciones. La Gerencia de
Ingeniera se encargar de elaborar la lista y cursar la invitacin.
Artculo 3.4.- La presentacin de las propuestas se har en el lugar, fecha y hora que indique la convocatoria en sobre sellado y
lacrado.
Artculo 3.5.- Se exigir a los proponentes la presentacin de los siguientes documentos, de acuerdo al rango de contratacin:
Contrataciones Mayores

Constitucin de Sociedad

Certificado de Solvencia Fiscal

Registro nico de Contribuyentes (fotocopia legalizada)

Certificado de inscripcin en el Registro Nacional de firmas constructoras del Ministerio de Transporte y Comunicaciones.

Certificado de Inscripcin en la Cmara de la Construccin

Balance de las dos ltimas gestiones

Reintegro del papel sellado

Otros de acuerdo a Pliego de Especificaciones.

Contrataciones Medias

Certificado de inscripcin en la Cmara de la Construccin.

Registro nico de Contribuyentes RUC (fotocopias legalizadas).


CAPITULO IV:

DEL PLIEGO DE ESPECIFICACIONES

Articulo 4.1.- El Pliego de Especificaciones es el documento oficial que contiene todas las normas legales, tcnicas
administrativas y financieras y todo aquello que la entidad juzgue necesario, en relacin con la presentacin de propuestas y su
adjudicacin, considerndose como parte fundamental del contrato. Forman parte integrante de este documento las
Especificaciones Administrativas, las Especificaciones Tcnicas, el Formulario de Propuesta, las Instrucciones a los Proponentes
y otros de ser necesarios.
Articulo 4.2.- Se requerir Pliego de Especificaciones para las contrataciones de obras mayores y medias.
Articulo 4.3.- Las Especificaciones Tcnicas sern desarrolladas por la Gerencia de Ingeniera y/o Asesora Tcnica, las
Especificaciones Administrativas sern generales dentro de cada categora de contratacin y sern desarrolladas por la Gerencia
Administrativa Financiera y/o Asesora Financiera. El Departamento Legal deber revisar los aspectos legales y administrativos
contenidos en los Pliegos.
Articulo 4.4.- Las Especificaciones Tcnicas para la contratacin de obras mayores, debern ser aprobadas por el Consejo de
Administracin y para contrataciones medias por el Comit Ejecutivo de Contratacin.
Articulo 4.5.- Para cada contratacin de obra. Se elaborar una tabla de evaluacin de ofertas que servir para efectuar la
posterior adjudicacin. Esta tabla ser sometida a consideracin y aprobacin, conforme a los mismos niveles del artculo
precedente.
Articulo 4.6.- El valor del Pliego de Especificaciones de acuerdo al rango ser el siguiente:
Contrataciones Mayores

$us.100 como mximo

Contrataciones Medias

$us. 20 como mnimo.


CAPITULO V:

DE LA APERTURA Y CALIFICACIN DE PROPUESTAS

Artculo 5.1.- Sern responsables de la apertura y calificacin de propuestas, de cuerdo al rango de contratacin los siguientes
rganos:

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Contrataciones Mayores

Consejo de Administracin

Contrataciones Medias

Comit Ejecutivo de Contratacin.

Articulo 5.2.- La reunin de apertura para las contrataciones mayores, ser efectuada en la primera reunin que tenga el
Consejo de Administracin luego del cierre de presentacin de propuestas. Para las contrataciones medias esta no exceder las
48 horas despus de haber vendido el plazo de presentacin de ofertas.
Articulo 5.3.- En la reunin de apertura primero se verificar la presentacin de los documentos legales exigidos.
CAPITULO VI :

DE LA ADJUDICACIN DE OBRAS

Articulo 6.1.- La adjudicacin de obras, ser hecha de acuerdo a los siguientes niveles:
Contrataciones Mayores

: Consejo de Administracin

Contrataciones Medias

: Comit de Ejecutivos de Contratacin.

Contrataciones Menores

: Gerencia General y Gerencia de Ingeniera.

Articulo 6.2.- Despus de adjudicada una obra, por ningn motivo podrn ser ampliados sus alcances y costos ms all del 30%
del importe global de contrato.
CAPITULO VII:

DE LAS ADJUDICCIONES DIRECTAS DE OBRAS

Articulo 7.1.- Las adjudicaciones directas, son aquellas que apartndose de la reglamentacin vigente, confieren a una persona
natural o jurdica, directamente la adjudicacin de un contrato de ejecucin de obra.
Articulo 7.2.- Se podr adjudicar directamente, en casos de emergencia que pongan en riesgo material y/o econmico a
SAGUAPAC o a la comunidad.
Articulo 7.3.- La autorizacin de adquisicin directa de acuerdo al rango, ser hecha por los siguientes niveles jerrquicos:
Adquisiciones Mayores

: Consejo de Administracin

Adquisiciones Medias y Menores : Gerencia General.


CAPITULO VIII:

DE LA ELABORACIN DE CONTRATOS

Articulo 8.1.- Una vez adjudicada una contratacin por los niveles correspondientes se proceder a formalizarla mediante los
siguientes documentos:
Contrataciones Mayores:

Contrato elaborado por Asesora Legal.

Contrataciones Medias:

Contrato elaborado podr Asesora Legal

Contrataciones Menores:

Orden de trabajo elaborada por Gerencia de Ingeniera.


CAPITULO IX:

DE LA FISCALIZACION Y RECEPCIN DE OBRAS

Articulo 9.1.- La Gerencia de Ingeniera a travs del departamento que corresponda, ser la encargada de verificar que la
construccin de la obra se ajuste a las especificaciones tcnicas contractuales.
Artculo 9.2.- Para cada obra que se contrate, SAGUAPAC asignar un fiscal que ser el encargado de l seguimiento y control
de la obra. El fiscal deber revisar las planillas de avance y/o de reajuste que presente el contratista y elaborar el informe del
avance fsico de la obra y su comparacin con los trminos del contrato, informe que ser elevado al Jefe del Departamento
correspondiente a al Gerente de Ingeniera.
Artculo 9.3.- Una vez concluida la obra se emitir un Acta de Recepcin Provisional que deber ser firmada por el Gerente de
Ingeniera, el Jefe de Departamento fiscalizador y el Contratista.
Articulo 9.4,- La recepcin definitiva se har cuando concluya el perodo de prueba y una vez haya conformidad respecto a la
ejecucin de la obra.
Articulo 9.5.- La entrega definitiva se documentar mediante un Acta de Recepcin Final Copia de dicha Acta ser enviada al
Departamento de Contabilidad para la transferencia de la obra al Activo Fijo.

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ANEXO 7

CAPITULO X;

DEL PROCESO DE PAGO

Articulo 10.1.- Los pagos se efectuarn mediante cheques.


Articulo 10.2.- Se proceder al pago bajo los siguientes documentos de soporte:
Contrataciones Mayores:

Solicitud de Contratacin de la obra con justificacin tcnica.

Certificacin de Especificaciones Tcnicas y Administrativas.

Pliego de Especificaciones Tcnicas y Administrativas.

Resolucin de Adjudicacin.

Contrato

Planilla de avance e informe tcnico

Factura valorada.

Contrataciones Medias:

Solicitud de Contratacin de la obra con justificacin tcnica

Certificacin Presupuestaria

Pliego de Especificaciones Tcnicas y Administrativas.

Resolucin de Adjudicacin.

Contrato

Planilla de avance e informe tcnico

Factura valorada.

Contrataciones Menores:

Solicitud de Contratacin de la obra

Cuadro Comparativo

Tres facturas pro-formas como mnimo

Orden de trabajo

Informe de recepcin.

Factura valorada o comprobante sustitutivo para Rgimen Simplificado.

Artculo 10.3.- Los pagos se efectuarn previa revisin por parte del Departamento de Contabilidad de la documentacin de
soporte. El comprobante de egreso deber llevar la firma de:

Jefe del Departamento de Contabilidad

Jefe de Tesorera

Jefe de Gerencia Administrativa Financiera

Gerente General

Tesorero del Consejo de Administracin

Presidente del Consejo de Administracin.

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Mdulo N 41 Adquisicin de bienes y servicios

Anexo 8: Glosario
adjudicacin

Acto administrativo a travs del cual la Administracin de la EPSA, una vez


cubiertas las formalidades del procedimiento, asigna a una persona fsica o
moral un contrato para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios o
realizacin de obras.

administracin

Conjunto ordenado y sistematizado de principios, tcnicas y prcticas que


tiene como finalidad apoyar la consecucin de los objetivos de una EPSA a
travs de la provisin de los medios necesarios para obtener los resultados
con la mayor eficiencia, eficacia y congruencia; as como la ptima
coordinacin y aprovechamiento del personal y los recursos tcnicos,
materiales y financieros. Algunos tratadistas la dividen en: planificacin,
organizacin, direccin y control. Otros consideran cinco etapas del
proceso administrativo: prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

anlisis de
inventarios

Tcnica para determinar el nivel ptimo de inventarios que se deben


mantener en cualquier situacin especfica. El problema esencial es
determinar el nivel ptimo de stos con la finalidad de encontrar la forma
en que pueden cambiar con ciertas variables clave.

anlisis
financiero

Procedimiento utilizado para evaluar la estructura de las fuentes y usos de


los recursos financieros. Se aplica para establecer las modalidades bajo las
cuales se mueven los flujos monetarios, y explicar los problemas y
circunstancias que en ellos influyen.

anticipos a
proveedores

Pagos previos que en ocasiones, por las caractersticas de la demanda de


ciertos productos, los proveedores exigen a sus clientes a cuenta de sus
pedidos. Las EPSAs que tengan que efectuar desembolsos por este
concepto, debern registrarlos dentro del captulo general de inventarios en
una cuenta especfica.

bien

Producto material de la actividad econmica, empleado para satisfacer


alguna necesidad. Cosas o derechos susceptibles de producir beneficios
de carcter patrimonial.

bienes de capital Denominacin que reciben los bienes que intervienen en el proceso
productivo y que generalmente no se transforman (como maquinaria y
equipo). Se aplica al Activo Fijo, que abarca -algunas veces- gastos que
contribuyen a la produccin. Es sinnimo de capital (o bienes) de
produccin. Son los activos destinados para producir los servicios.
comercializacin Proceso necesario para mover los bienes, en el espacio y el tiempo del
productor al consumidor.
competencia

Trmino empleado para indicar rivalidad entre un agente econmico


(productor, comerciante o comprador) contra los dems, donde cada uno
busca asegurar las condiciones ms ventajosas para s. Es el ejercicio de
las libertades econmicas.

comprobante

Documento que sirve de prueba de un desembolso en efectivo; ejemplos:


una factura pagada, un cheque cancelado, un recibo de caja chica, una
copia al carbn de un cheque.

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ANEXO 8

Documento que sirve como evidencia de la autoridad que se tiene para


autorizar un desembolso en efectivo. Ejemplos: una factura aprobada de
un proveedor; una nmina.
control

Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administracin


de una EPSA que permite la oportuna deteccin y correccin de
desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la formulacin,
instrumentacin, ejecucin y evaluacin de las acciones, con el propsito
de procurar el cumplimiento de la normatividad que las rige, y las
estrategias, polticas, objetivos, metas y asignacin de recursos.

costo de
mercado

El precio al que se podran reponer las existencias de un artculo cualquiera si


se comprara en la fecha en que se hace la estimacin de su valor.

deuda

Cantidad de dinero o bienes que una persona o EPSA debe a otra empresa y
que constituyen obligaciones que se deben saldar en un plazo determinado.

economa de
escala

Estructura de organizacin empresarial en la que las ganancias de la


produccin se incrementan y/o los costos disminuyen como resultado del
aumento del tamao y eficiencia de la planta, empresa o industria. Dados
los precios a que una empresa puede comprar los factores de produccin,
surgen economas de escala si el aumento de la cantidad de factores de
produccin es menor en proporcin al aumento de la produccin.

estrategia

Principios y rutas fundamentales que orientarn el proceso administrativo


para alcanzar los objetivos a los que se desea llegar. Una estrategia
muestra cmo una EPSA pretende llegar a esos objetivos.

estructura
administrativa

Forma en que se agrupan las unidades responsables de una dependencia


o EPSA, de acuerdo con una coordinacin de funciones y lneas de mando
jerrquicamente establecidas.

existencias

Mercancas en inventario; stocks que se utilizan para fines de emergencia y


estrategia. Representa la existencia mnima que debe haber de un
producto en el almacn, la cual determina que se debe solicitar al
proveedor para que la surta.

factura

Documento que se expide para hacer constar una venta, en el que aparece
la fecha de la operacin, los nombres del comprador y vendedor, las
condiciones convenidas, la cantidad, descripcin, precio e importe total de
lo vendido. Se hace constar tambin el nmero de la factura, el nombre del
comisionista o agente vendedor, la forma del embarque y otros datos
adicionales relativos a cada operacin.

garanta

Accin y efecto de afianzar por medio de documentos, prenda o hipoteca lo


estipulado. Aval que asegura y protege contra algn riesgo o eventualidad.

importaciones

El volumen de bienes, servicios y capital que adquiere un pas de otro u


otros pases.
Representa el valor CIF de los bienes importados, as como los servicios
por fletes y seguros que se compran en el exterior.

insumos

Son los bienes y servicios que incorporan al proceso productivo las EPSAs
y que, con el trabajo de los obreros y empleados y el apoyo de las
mquinas, son transformados en servicios con un valor agregado mayor.

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inventario

Relacin ordenada de bienes y existencias de una EPSA, a una fecha


determinada. Contablemente es una cuenta de activo circulante que
representa el valor de las mercancas existentes en un almacn.
En trminos generales, es la relacin o lista de los bienes materiales y
derechos pertenecientes a una EPSA, hecha con orden y claridad. En
contabilidad, el inventario es una relacin detallada de las existencias
materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar el nmero de
unidades en existencia, la descripcin de los artculos, los precios unitarios,
el importe de cada rengln, las sumas parciales por grupos y
clasificaciones y el total del inventario.

licitacin pblica Acto de subastar o someter a concurso pblico los contratos de obras o
servicios, compras, adquisiciones etc. de una EPSA con el propsito de
obtener la mejor oferta en calidad y precio de los contratistas o proveedores.
Las licitaciones pblicas pueden ser nacionales o internacionales, segn
participen solo proveedores nacionales, o cuando puedan concursar
proveedores tanto de nacionalidad mexicana o extranjera.
liquidez

Disposicin inmediata de fondos financieros y monetarios para hacer frente


a todo tipo de compromisos. En los ttulos de crdito, valores o documentos
bancarios, la liquidez significa la propiedad de ser fcilmente convertibles
en efectivo

manual

Instrumento administrativo que contiene en forma explcita, ordenada y


sistemtica informacin sobre objetivos, polticas, atribuciones,
organizacin y procedimientos de los rganos de una EPSA; as como las
instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecucin
del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los
objetivos de la EPSA.

manual de
adquisiciones

Documento que contiene en forma ordenada y sistemtica, atribuciones,


procedimientos e instrucciones para la regulacin y control en la
adquisicin de los bienes y servicios en sus diversas clasificaciones, que
demandan las dependencias de la EPSA.

manual de
organizacin

Documento que contiene informacin detallada referente al directorio


administrativo, antecedentes, legislacin, atribuciones, estructuras y
funciones de las unidades administrativas que integran la EPSA, sealando
los niveles jerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de
comunicacin y coordinacin, asimismo, contiene organigramas que
describen en forma grfica la estructura de organizacin.

materiales y
suministros

Agrupacin de partidas del Clasificador por Objeto del Gasto que agrupa
las asignaciones destinadas a la adquisicin de toda clase de insumos
requeridos para el desempeo de las actividades administrativas y
productivas. Incluye materiales de administracin, productos para
alimentacin; materias primas y materiales para la produccin y la
construccin; productos qumicos, farmacuticos y de laboratorio;
combustibles; y en general todo tipo de suministros para la realizacin de
las actividades en la EPSA.

mercado

Cualquier lugar que tenga como objeto poner en contacto a compradores y


vendedores, para realizar transacciones y establecer precios de
intercambio

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ANEXO 8

norma

Ordenamiento imperativo de accin que persigue un fin determinado con la


caracterstica de ser rgido en su aplicacin.
Regla, disposicin o criterio que establece una autoridad para regular
acciones de los distintos agentes econmicos, o bien para regular los
procedimientos que se deben seguir para la realizacin de las tareas
asignadas. Se traduce en un enunciado tcnico que a travs de
parmetros cuantitativos y/o cualitativos sirve de gua para la accin.
Generalmente la norma conlleva una estructura de sanciones para quienes
no la observen.

objetivo

Elemento programtico que identifica la finalidad hacia la cual deben


dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a la misin,
tratndose de una EPSA o a los propsitos institucionales, si se trata de las
categoras programticas.
Expresin cualitativa de un propsito en un periodo determinado; el
objetivo debe responder a la pregunta "qu" y "para qu".
En programacin es el conjunto de resultados cualitativos que el programa
se propone alcanzar a travs de determinadas acciones.

oferta

Cantidad de bienes y servicios disponibles para la venta y que los


oferentes estn dispuestos a suministrar a los consumidores a un precio y
tiempo determinado.

organigrama

Representacin grfica de la estructura orgnica de una EPSA o parte de


ella, y de las relaciones que guardan entre s las unidades administrativas
que la integran.

precio

Cantidad de dinero dada a cambio de una mercanca o servicio, es decir, el


valor de una mercanca o servicio en trminos monetarios. En la compra de
bienes y algunos servicios se denomina "precio" al valor en que se
adquieren; en el alquiler de los servicios del trabajo "salarios", "sueldo",
etc.; en el prstamo de dinero o capital "inters"; en el alquiler de la tierra o
un edificio "renta".

procedimiento

Sucesin cronolgica de operaciones concatenadas entre s, que se


constituyen en una unidad de funcin para la realizacin de una actividad o
tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin. Todo
procedimiento involucra actividades y tareas del personal, determinacin
de tiempos de mtodos de trabajo y de control para lograr el cabal,
oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.

procedimiento
de adquisicin

Operacin mediante la cual se llevan a cabo las adquisiciones en la EPSA.


En el caso de EPSAs del sector pblico, existen tres modalidades:
compras menores, invitacin directa y licitacin pblica

proceso
administrativo

Conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman


la funcin de administracin e involucra diferentes actividades tendientes a
la consecucin de un fin a travs del uso ptimo de recursos humanos,
materiales, financieros y tecnolgicos.

produccin

Proceso por medio del cual se generan los servicios en una EPSA. Es la
actividad principal de cualquier EPSA que est organizada precisamente
para producir, distribuir los servicios necesarios para la satisfaccin de las
necesidades humanas.

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programacin
financiera

Calendarizacin y distribucin de los recursos monetarios en funcin de las


fluctuaciones que registran los precios de las materias primas, los flujos de
capitales y sus repercusiones sobre el nivel y la orientacin del ingreso.

recursos

Conjunto de personas, bienes materiales, financieros y tcnicos con que


cuenta y utiliza una EPSA para alcanzar sus objetivos y producir los
servicios que son de su competencia.
En el mbito pblico, se refieren a los ingresos tanto corrientes como no
corrientes.

programa
operativo anual
(POA)

Instrumento que traduce los lineamientos generales de la planeacin a


corto plazo de la EPSA, en objetivos y metas concretas a desarrollar en el
corto plazo, definiendo responsables, temporalidad y espacialidad de
acciones, para lo cual se asignan recursos en funcin de las
disponibilidades y necesidades contenidas en los balances de recursos
humanos, materiales y financieros.

registro contable Es la afectacin o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de


una EPSA, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para
elaborar la informacin financiera del mismo en relacin a las compras
realizadas.
unidad
administrativa

Es una direccin general o equivalente a la que se le confieren atribuciones


especficas en el reglamento interno. Puede ser tambin un rgano que
tiene funciones propias que lo distinguen de los dems en la EPSA.

valor de
mercado

Costo de reposicin, bien sea por compra directa o produccin segn sea
el caso. Este puede obtenerse de las cotizaciones que aparecen en
publicaciones especializadas, si se trata de artculos o mercancas
cotizadas en el mercado, o de cotizaciones y precios de facturas de los
proveedores, entre otros.
El valor de los ttulos o valores prevaleciente en el mercado en un
momento determinado, dependiendo de su plazo y los das transcurridos
desde su emisin. Para su clculo se considera la tasa de rendimiento de
cada emisin por el tiempo transcurrido desde su emisin hasta el
momento que se quiera calcular, en otras palabras, es el valor de
colocacin ajustado por los intereses que se van generando diariamente de
cada una de las emisiones en circulacin.

venta

Accin mediante la cual uno de los contratantes se obliga a transferir la


propiedad de un bien o de un derecho a otro que a su vez se obliga a
pagar por ello un precio determinado en dinero.

venta de
servicios

Ingresos generados por las operaciones de las EPSAs, cuyo giro principal
o complementario es la prestacin de servicios.

visin

Descripcin de un escenario altamente deseado por la direccin general de


una EPSA.
Capacidad de ver ms all del tiempo y el espacio, para construir en la
mente un estado futuro deseable que permita tener una claridad sobre lo
que se quiere hacer y a dnde se quiere llegar en una EPSA.

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ANEXO 9

Anexo 9: Bibliografa
1 Literatura consultada:
CATER
Joseph
WESLEY Addision.

R., Mejoramiento del Proceso de Compras.


Editorial Iberoamericana, 1994.

CHIAVENATO Adalberto

Administracin de Materiales. Iniciacin a la Administracin de


Materiales.
Editorial McGraw Hill, Mxico 1994

DRUCKER, Peter F.

Management. Task, Responsabilities, Practices.


New York Harper y Row. 1974.

KLEIN. Miguel Jorge

La Funcin Compras en la Empresa.


Editorial Macchi.

LEENDERS
Michiel, Administracin de Compras y Materiales. Compaa Editorial
FEARON
Harold, Continental. SA. de CV. Mxico. Cuarta edicin 1999.
ENGLAND Wilbur B.
LORNE C. Plunkett.

Administracin Proactiva, Tcnicas y Modelos para el Ejecutivo.


Editorial LIMUSA, 1990.

2 Normas legales pertinentes:


PODER EJECUTIVO DE Decreto Ley N 14379 Cdigo de Comercio.
LA NACIN
25 de febrero de 1977
PODER EJECUTIVO DE Decreto Supremo N 24051 Reglamento del Impuesto sobre
LA NACIN
las Utilidades de las Empresas.

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ANESAPA, La Paz / Bolivia y GTZ, Eschborn / Alemania


Todos los derechos reservados

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