Manual Fts Basics Fm14 Es

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PREFACIO
Prefacio
Domine los conceptos bsicos de FileMaker 14

Enhorabuena por seleccionar FileMaker Training Series! FileMaker Training Series: Fundamentos y
FileMaker Training Series: Conceptos avanzados conforman el plan de estudios oficial para aprender a utilizar
el software de FileMaker a fin de crear soluciones profesionales.
FileMaker Training Series: Fundamentos se centra en las caractersticas y las ventajas de la plataforma
FileMaker, prestando especial atencin a la versin ms reciente, FileMaker 14. Aprender a crear una
solucin de muestra de FileMaker de principio a fin.
FileMaker Training Series: Conceptos avanzados est diseada para desarrolladores de FileMaker de
nivel intermedio a avanzado, aunque cualquier usuario que cree bases de datos de FileMaker puede
aprovechar esta serie de formacin. Tambin sirve como paso inicial para convertirse en un desarrollador
certificado de FileMaker 14. FileMaker Training Series: Conceptos avanzados se adquiere por separado.
Materiales necesarios
FileMaker Training Series: Fundamentos incluye actividades que le guiarn por la plataforma FileMaker. Para
poder continuar, asegrese de que dispone de los siguientes materiales.
Software
Antes de comenzar el curso de formacin, necesitar el siguiente software:
FileMaker Pro 14 (versin de prueba de 30 das):
http://info2.filemaker.com/FileMaker_Platform_Trial_Request.html?Language=ES
FileMaker Go 14 (versin gratuita disponible en el App Store):
https://itunes.apple.com/es/app/filemaker-go-14/id981268415?mt=8
Archivos de actividades
En las actividades de este curso de formacin, se utilizarn los siguientes archivos:
Contactos.fmp12
Clientes.xlsx
Activos.xlsx
Archivo de la solucin
Se trata de un ejemplo de la solucin finalizada que se va a crear en este curso:
Alquiler de equipos.fmp12
Para descargar los archivos de actividades y de la solucin, visite:

http://www.filemaker.com/r/fts_basics_14_activities_es
INTRODUCCIN
Introduccin
Y si pudiera optimizar su negocio mediante la creacin de soluciones personalizadas que transformasen la
forma en que usted y su equipo trabajan? En lugar de utilizar hojas de clculo, formularios en papel o varias
aplicaciones para realizar su trabajo, conecte a su equipo mediante pantallas, informes y paneles interactivos
que proporcionen toda la informacin que necesiten en una nica ubicacin. La plataforma FileMaker le
ofrece todo el control, lo que le permite crear de forma sencilla soluciones de bases de datos que satisfagan
las necesidades especficas de su negocio.
Personas y organizaciones de todo el mundo confan en la plataforma FileMaker para administrar, analizar y
compartir informacin importante. El software est disponible en ms de 60 pases, en 17 idiomas, y lo utilizan
todo tipo de organizaciones, tales como organismos gubernamentales, educativos y sanitarios, empresas
minoristas, compaas de fabricacin, agencias inmobiliarias, departamentos jurdicos, etc.
La plataforma FileMaker es una lnea de productos que trabajan de forma conjunta para optimizar su negocio.
Puede crear soluciones fcilmente para administrar y compartir la informacin con su equipo en Windows y
Mac, dispositivos mviles y la Web.
Por lo general, las bases de datos de FileMaker se denominan "soluciones" porque anan diferentes
elementos de software para solucionar problemas empresariales. Las soluciones creadas con la galardonada
plataforma FileMaker permiten optimizar una amplia gama de funciones, como la administracin de proyectos,
la gestin de activos, la facturacin y la gestin de las relaciones con los clientes (CRM, por sus siglas en
ingls).
Entre los materiales de formacin de la plataforma FileMaker, se incluyen:
La Gua de introduccin de FileMaker Pro y FileMaker Go, que le permite conocer las funciones clave
para que pueda empezar a crear y utilizar una solucin al instante.
FileMaker Training Series: Fundamentos, que incluye y ampla los conocimientos de la Gua de
introduccin y describe cmo utilizar la plataforma FileMaker para crear e implementar soluciones
personalizadas de gestin de datos.
FileMaker Training Series: Conceptos avanzados, que proporciona informacin detallada sobre los
procedimientos y las tcnicas de desarrollo de FileMaker para preparar el examen de certificacin de
FileMaker 14.
FileMaker Training Series: Fundamentos se centra en las caractersticas y las ventajas de la plataforma
FileMaker, prestando especial atencin a la versin ms reciente, FileMaker 14. Para simplificar, se utiliza
"FileMaker" en todo el curso de formacin, excepto en aquellos casos en los que una funcin sea especfica
de FileMaker 14.
Obtendr informacin sobre las funciones de los dos productos clave para crear soluciones: FileMaker Pro y
FileMaker Pro Advanced. Aunque FileMaker Pro Advanced incluye las mismas caractersticas que FileMaker
Pro, ofrece adems un conjunto de herramientas avanzadas de desarrollo y personalizacin. Por cuestiones
de simplificacin, se utiliza "FileMaker Pro" como trmino general al hacer referencia al software empleado
para crear soluciones.
En "FileMaker Training Series: Fundamentos", se presupone que tiene instalados FileMaker Pro en su equipo
Mac o Windows y FileMaker Go en su dispositivo iOS. Para realizar las actividades incluidas en la formacin,
es necesario utilizar estos dos productos.
FileMaker Training Series: Fundamentos se organiza de la siguiente forma:
En las lecciones 1 y 2, se presentan los siguientes conceptos:

La plataforma FileMaker.
Las soluciones iniciales de FileMaker.
En las lecciones 3 a 5, obtendr informacin sobre cmo utilizar una solucin de FileMaker y realizar las
siguientes tareas:
Desplazarse por una solucin de FileMaker.
Ver y modificar datos de una solucin.
Buscar y ordenar datos de una solucin.
En la leccin 6, obtendr informacin sobre el diseo centrado en los usuarios, incluidos los siguientes
aspectos:
Planificacin de una solucin para solucionar los problemas correctos.
Un escenario de muestra utilizado en las lecciones restantes.
En las lecciones 7 y 8, obtendr informacin sobre los datos y cmo realizar las siguientes tareas:
Importar datos en una solucin de FileMaker.
Crear tablas, campos y relaciones para los datos.
En las lecciones 9 a 13, obtendr informacin sobre el diseo de la interfaz de usuario y cmo realizar las
siguientes tareas:
Utilizar temas, estilos, guas y otras herramientas de diseo de FileMaker.
Crear interfaces para dispositivos iOS.
Crear interfaces eficaces para el usuario.
En las lecciones 14 a 19, obtendr informacin sobre las eficaces herramientas de la plataforma
FileMaker, incluidos los siguientes aspectos:
Clculos, creacin de guiones y elaboracin de informes.
Integracin en otros sistemas empresariales.
Seguridad.
Cmo compartir la solucin con otros usuarios e implementarla.
Agradecemos su inters por conocer cmo FileMaker puede solucionar sus desafos empresariales. Le
apoyamos en su proceso de formacin y le animamos a visitar la comunidad de FileMaker en
https://community.filemaker.com/, donde puede publicar preguntas y aprender de la experiencia de otros
usuarios.
LECCIN 1
Leccin 1: Informacin general de la plataforma

FileMaker
Tiempo
Se tarda aproximadamente 20 minutos en completar esta leccin.
Objetivos
Una vez completada esta leccin, podr:
Identificar los cuatro productos de la plataforma FileMaker.

Identificar los requisitos para crear y alojar soluciones de FileMaker, y acceder a ellas.
Comparar y contrastar FileMaker Pro y FileMaker Go.
Enumerar las funciones adicionales de FileMaker Pro Advanced.
Describir ejemplos de uso reales de las soluciones de FileMaker.
La plataforma FileMaker 14 es un conjunto de herramientas y tecnologas que le permiten crear, implementar

y administrar soluciones empresariales personalizadas, as como modificarlas a medida que cambien las
necesidades de su organizacin. Puede crear soluciones que se ejecuten en iPad, iPhone, Mac, Windows y la
Web.
Las soluciones con un diseo eficaz permiten recopilar y compartir fcilmente datos en diversas ubicaciones
como, por ejemplo, informacin de clientes en un evento de ventas y listas de comprobacin de seguridad en
un emplazamiento de trabajo. Por ejemplo, imagine que un inspector de seguridad recopila datos sobre el
terreno con FileMaker Go para iPad: realiza fotografas, introduce notas y carga estos datos en FileMaker
Server para que los usuarios de FileMaker Pro que estn en la oficina puedan consultarlos y utilizarlos al
instante. Los productos que conforman la plataforma FileMaker funcionan de forma conjunta para permitir que
los usuarios visualicen la misma informacin en tiempo real e interacten con ella.
En esta leccin, obtendr informacin sobre los diferentes productos de la plataforma FileMaker, su finalidad y
la forma en que se complementan.
LECCIN 1
Seccin 1: Qu son las soluciones de FileMaker?

Una solucin de FileMaker est compuesta por uno o varios archivos que resuelven problemas empresariales
y mejoran la administracin de datos. Las soluciones con un diseo eficaz que se han personalizado para
satisfacer las necesidades especficas de una empresa ayudan a los empleados a realizar su trabajo de forma
ms rpida y fcil, reducen los costes de funcionamiento y aumentan la satisfaccin de los clientes.
Una solucin de FileMaker personalizada puede contener los siguientes componentes:
Datos
Hoy en da casi todas las aplicaciones, como un catlogo en lnea, una agenda o un calendario, estn
impulsadas por un motor de base de datos. Todas estas aplicaciones almacenan y recuperan diversos datos
con un formato estructurado.
Una base de datos contiene dos partes: una estructura de datos y los datos incluidos en esa estructura.
FileMaker incluye en su parte central una base de datos para crear estructuras, como tablas, campos y
relaciones. Esto sienta la base para que los usuarios interacten con los datos almacenados en la estructura.
Interfaz
En una solucin, la interfaz proporciona a los usuarios un mtodo para visualizar los datos e interactuar con
ellos. Una solucin bien diseada incorporar reglas empresariales en relacin con los datos que el usuario
puede ver, buscar y modificar, as como el modo de hacerlo. La interfaz se centra principalmente en las
presentaciones y los objetos de presentacin.
Lgica de la solucin
La lgica de la solucin aade funciones de automatizacin para que los usuarios sean ms productivos. Las
dos principales herramientas que proporciona FileMaker Pro para automatizar la lgica de la solucin son los
clculos y los guiones. Los clculos ofrecen acceso a datos complejos calculados. Los guiones permiten a los
usuarios realizar tareas de forma rpida y eficaz automatizando determinadas partes del proceso empresarial
u orientando a los usuarios en el proceso. Tanto los guiones como los clculos aumentan la integridad de los
datos al estandarizar procesos empresariales.
Elaboracin de informes
FileMaker Pro proporciona herramientas de elaboracin de informes paso a paso, incluidos grficos atractivos
que ayudan a analizar y resumir los datos de forma significativa. Puede crear fcilmente informes en formato
Excel o PDF y enviarlos por correo electrnico para compartirlos con otros usuarios. FileMaker Pro permite
este proceso gracias a la combinacin de los datos, la interfaz y la lgica de la solucin.
Integracin
La integracin de una solucin de FileMaker en otras tecnologas puede mejorar la eficacia del grupo de
trabajo y ampliar las funciones de una solucin. La plataforma FileMaker permite importar y exportar a
formatos de archivo, como Excel y texto separado por comas; trabajar con datos en sistemas compatibles con
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ODBC, como SQL Server y MySQL; mostrar pginas Web en presentaciones y mucho ms.
Seguridad
La seguridad es un componente esencial de cualquier sistema moderno. FileMaker Pro incluye herramientas
integradas que permiten administrar la seguridad de la solucin de FileMaker. Puede restringir el acceso a los
archivos completos de FileMaker, as como a tablas, registros, campos, presentaciones y guiones
individuales, entre otros.
Implementacin
Se puede ofrecer acceso a una solucin a uno o varios usuarios mediante las funciones de implementacin
de FileMaker. Las soluciones de FileMaker a menudo se alojan en FileMaker Server, lo que ofrece un acceso
coherente a varios usuarios simultneos, as como otras ventajas como, por ejemplo, la realizacin
automatizada de copias de seguridad y las conexiones de datos seguras.
La ventaja de FileMaker
La plataforma FileMaker combina una estructura de datos, una interfaz, guiones y clculos para crear una
experiencia de desarrollador y usuario coherente. Como estas herramientas estn disponibles en una nica
plataforma, no siempre se necesita un administrador de bases de datos, un diseador de IU o un
programador individuales para crear una solucin empresarial. Con la ayuda de las herramientas y las
plantillas incluidas en los productos de FileMaker, un nico empleado capacitado con amplios conocimientos
de la plataforma FileMaker puede crear una solucin personalizada para su departamento u organizacin.
Las soluciones de FileMaker pueden crearse con frecuencia en cuestin de das o semanas en lugar de
meses o aos. Las modificaciones y la adicin de funciones se pueden realizar en minutos u horas.
Puede crear primero una solucin bsica y aumentarla con el tiempo. Tenga en cuenta que, para crear
soluciones ms complejas, es necesario planificar, preparar y conocer las funciones del producto. FileMaker
Training Series ofrece instrucciones en relacin con estos pasos.
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LECCIN 1
Seccin 2: Lnea de productos

Cmo trabajan de forma conjunta los productos
Comience con FileMaker Pro en un equipo con Windows o Mac para crear su solucin empresarial
personalizada. Es posible que opte por utilizar FileMaker Pro Advanced si necesita herramientas adicionales
de desarrollo y personalizacin.
A continuacin, para ejecutar su solucin en un iPad o un iPhone, utilice la aplicacin gratuita FileMaker Go,
que se encuentra disponible en el App Store.
En el caso de un equipo reducido con acceso ocasional, FileMaker Pro permite compartir soluciones con otros
cinco usuarios de FileMaker Pro o FileMaker Go (como se muestra en la figura 1).
F IGURA 1
Sin embargo, en la mayora de los casos, FileMaker Server ofrece una opcin de implementacin mejor.
Permite compartir contenido con muchos ms usuarios, se ejecuta en un equipo independiente y ofrece
programaciones de copias de seguridad automticas para que pueda estar ms tranquilo. Entre las opciones
de seguridad, se incluye la instalacin de un certificado SSL de terceros para proporcionar conexiones
seguras entre los clientes FileMaker Server y FileMaker Pro, y FileMaker Go y FileMaker WebDirect.
FileMaker Server incluye tambin funciones eficaces como, por ejemplo, la capacidad de acceder a la
solucin desde un navegador Web mediante las tecnologas FileMaker WebDirect o Publicacin en la Web
personalizada (figura 2).
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F IGURA 2
Saber cmo los usuarios se conectarn a la solucin ayuda a determinar los productos que se deben adquirir.
Los usuarios con una licencia de pago de FileMaker Pro en Windows o Mac pueden conectarse a FileMaker
Server sin ningn coste adicional.
FileMaker Server se ha probado con 250 conexiones concurrentes mediante FileMaker Pro y FileMaker Pro
Advanced. En teora, no hay restricciones en cuanto al nmero de conexiones y estas solo se ven limitadas
por el hardware, el diseo de la base de datos y el sistema operativo.
Los usuarios con navegadores Web o aquellos que ejecuten FileMaker Go en un iPad o un iPhone deben
pagar por las conexiones a FileMaker Server. A estas conexiones de pago se les denomina "conexiones
concurrentes".
Por ejemplo, un equipo con varios miembros se conecta a FileMaker Server mediante un iPad, un iPhone o un
navegador Web a lo largo del da. En diferentes momentos, hay diversas cantidades de usuarios conectados
(como se muestra en la figura 3). La cantidad de conexiones concurrentes necesarias se determina en
funcin del nmero mximo de usuarios conectados en un mismo momento mediante un iPad, un iPhone o un
navegador Web.
F IGURA 3
FileMaker Server incluye una conexin concurrente, por lo que puede probar su solucin en un iPad, un
iPhone o un navegador Web. Puede adquirir conexiones concurrentes adicionales en grupos de cinco.
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Por ejemplo, si el nmero mximo de personas conectadas en un determinado momento mediante un iPad, un
iPhone o un navegador Web es de ocho, deber adquirir dos grupos de cinco conexiones concurrentes, es
decir, 10 conexiones. A medida que aumente el grupo, puede aadir ms conexiones concurrentes en grupos
de cinco. Se pueden utilizar hasta 100 conexiones concurrentes con FileMaker WebDirect y FileMaker Go.
En resumen:
Utilice FileMaker Pro o FileMaker Pro Advanced para crear y ejecutar soluciones en Windows o Mac,
adquiriendo una licencia de FileMaker Pro para cada usuario de equipos Windows o Mac.
Utilice FileMaker Go para ejecutar soluciones en iPad o iPhone. Para ello, descargue la aplicacin
gratuita FileMaker Go para cada usuario de dispositivos iPad y iPhone.
Al utilizar FileMaker Server para compartir la solucin con equipos de mayor tamao y permitir las
conexiones mediante un navegador Web, adquiera licencias de FileMaker Pro para todos los usuarios de
Windows y Mac, as como la cantidad adecuada de conexiones concurrentes para los usuarios de iPad,
iPhone y navegadores Web.
Descripciones detalladas de los productos

Aunque los productos de la plataforma FileMaker estn diseados para funcionar de forma conjunta, cada
uno de ellos presenta sus propias funciones y caractersticas. Para obtener informacin sobre las
especificaciones tcnicas y los requisitos de hardware ms recientes, visite el sitio Web de FileMaker.
FileMaker Pro 14
FileMaker Pro es un software de escritorio para Windows y Mac que permite disear y crear soluciones
personalizadas, as como utilizar las soluciones disponibles creadas por otros.
FileMaker Pro proporciona herramientas para definir estructuras de datos, crear presentaciones para
visualizar datos y compartir datos con hasta otros cinco usuarios conectados a la red en lo que se denomina
compartir "de igual a igual". (Compartir contenido "de igual a igual" es ideal para tareas livianas. Sin embargo,
FileMaker Server es la herramienta adecuada para compartir soluciones de FileMaker).
FileMaker Pro 14 Advanced

Al igual que FileMaker Pro, FileMaker Pro Advanced es tambin un software de escritorio para Windows y Mac
que cuenta con todas las caractersticas de FileMaker Pro, adems de con herramientas adicionales de
programacin y desarrollo, entre las que se incluyen la depuracin de guiones y la capacidad para crear
mens personalizados e informes de diseo de base de datos.
El depurador de guiones y el visor de datos son herramientas fundamentales para resolver problemas de la
lgica de la solucin. El depurador de guiones permite a los desarrolladores examinar detalladamente los
guiones para realizar pruebas. El visor de datos permite supervisar los campos y las variables mientras se
ejecutan los guiones, adems de escribir y probar clculos antes de utilizarlos en procedimientos
empresariales reales.
Los desarrolladores pueden personalizar el comportamiento de la aplicacin mediante funciones y mens
personalizados. Los mens personalizados permiten a los desarrolladores de FileMaker controlar la
organizacin y el comportamiento de la barra de mens, y las funciones personalizadas de FileMaker permiten
a los desarrolladores crear sus propias funciones para utilizarlas en el cuadro de dilogo de clculo de
FileMaker.
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FileMaker Pro Advanced incluye tambin herramientas para crear un informe de diseo de base de datos
(DDR, por sus siglas en ingls) que documenta la estructura interna de una solucin de FileMaker. FileMaker
Pro Advanced tambin es necesario para habilitar funciones, como el cifrado de archivos y el modo Quiosco
de la solucin.
Las herramientas adicionales de FileMaker Pro Advanced constituyen una parte fundamental del juego de
herramientas del desarrollador, por lo que es un producto esencial para aquellos que vayan a crear
soluciones o realizar su mantenimiento.
FileMaker Go 14
La aplicacin FileMaker Go permite a los usuarios acceder a las soluciones de FileMaker desde dispositivos
iOS, incluidos iPad, iPad mini, iPad Air, iPhone e iPod touch. Esta aplicacin proporciona acceso a soluciones
de FileMaker alojadas (en lnea) o almacenadas localmente (sin conexin).
En el caso de las soluciones de FileMaker alojadas, el dispositivo iOS debe conectarse a una red mediante
una conexin Wi-Fi o mvil para acceder a estas. Al igual que en FileMaker Pro, los datos introducidos en un
dispositivo mvil estarn disponibles al instante para todos los dems usuarios conectados.
FileMaker Go permite acceder tambin a una solucin de FileMaker almacenada localmente en el dispositivo
para su uso sin conexin. Mediante los guiones de FileMaker o una solucin comercial, los datos sin conexin
se pueden sincronizar posteriormente con una solucin alojada para compartir los datos entre varios
usuarios.
FileMaker Server 14
El software FileMaker Server acta como servidor para alojar las soluciones de FileMaker. Cientos de
usuarios pueden utilizar simultneamente las soluciones alojadas con los datos compartidos de forma segura
entre el servidor y los usuarios. FileMaker Server permite tambin acceder a las soluciones de FileMaker
mediante FileMaker WebDirect, que ofrece acceso a travs del navegador Web de un usuario.
FileMaker Server puede:
Realizar copias de seguridad programadas y automatizadas de los archivos de base de datos.

Registrar estadsticas de uso y rendimiento.
Ejecutar guiones del servidor, incluidos guiones de FileMaker y del nivel del sistema (entre los que
incluyen lotes de Windows, Perl, VBScript y AppleScript).
Ofrecer transferencias seguras de datos a travs de redes.
Implementar una solucin para cualquier usuario con un navegador Web compatible sin necesidad de
utilizar herramientas de creacin Web u otras tecnologas, simplemente a travs de FileMaker WebDirect.
FileMaker Server incluye tambin la API de FileMaker para la Publicacin en la Web personalizada (CWP)
PHP y XML. Los desarrolladores que estn familiarizados con estas tecnologas pueden utilizar esta API para
crear sitios Web dinmicos que interacten con las soluciones de FileMaker.
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LECCIN 1
Seccin 3: Compatibilidad de versiones de FileMaker

La plataforma FileMaker 14 utiliza un formato de archivo especfico disponible desde la versin FileMaker 12.
Los archivos creados con este formato presentan la extensin .fmp12. Los usuarios de versiones anteriores a
FileMaker 12 debern convertir los formatos de archivo anteriores al nuevo formato .fmp12 antes de poder
utilizar FileMaker 14.
Puede encontrar ms informacin sobre la conversin a FileMaker 14 aqu:
http://www.filemaker.com/es/products/filemaker-pro/conversion.html
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LECCIN 1
Seccin 4: Acceso a una solucin

Al crear una solucin de FileMaker, resulta til tener en cuenta el modo en que se va a acceder a ella. Una
nica solucin de FileMaker puede ofrecer diferentes funciones segn la plataforma desde la que se accede
a esta. Por ejemplo, las personas que usan la misma solucin pueden utilizar:
FileMaker Pro como una herramienta eficaz para que los empleados de oficina creen, modifiquen y
revisen pedidos.
FileMaker Go como una herramienta mvil para que los empleados de un almacn modifiquen el estado
de un pedido, obtengan la firma de un destinatario y enven por correo electrnico al cliente un recibo del
pedido.
FileMaker WebDirect como una herramienta especfica para que los clientes comprueben el estado de su
pedido mediante un navegador Web.
FileMaker Pro ofrece la flexibilidad y eficacia para crear presentaciones para todas las plataformas en una
nica solucin. A continuacin se indican las ventajas de cada producto y plataforma:
FileMaker Pro
Como aplicacin nativa en Windows y Mac, FileMaker ofrece caractersticas ideales para las tareas de oficina
como, por ejemplo, la potencia de procesamiento de un equipo de sobremesa, la eficacia de los accesos
directos de teclado o la capacidad de ver varias ventanas de forma simultnea. Las presentaciones
diseadas para un monitor de tamao completo pueden ofrecer una experiencia envolvente y una visin ms
integral de los datos.
FileMaker Go
FileMaker Go saca el mximo partido de su instalacin en un dispositivo iOS, aumentando la portabilidad de
los datos. Tambin aprovecha las funciones especficas de algunos dispositivos:
Realice una fotografa o grabe un vdeo con la cmara integrada y almacnelo en una solucin de
FileMaker.
Introduzca o busque datos utilizando la cmara como un lector de cdigos de barras.
Marque los nmeros de telfono almacenados en una solucin de FileMaker.
Aada una ubicacin (latitud y longitud) a los registros.
Capture firmas.
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FileMaker WebDirect
FileMaker WebDirect ofrece una experiencia de usuario eficaz similar a la de FileMaker Pro. Es ideal para
permitir que los equipos que se encuentran en oficinas remotas compartan informacin fcilmente. Utilice
FileMaker WebDirect para recopilar informacin con seguridad, como actualizaciones de estado, encuestas,
formularios de comentarios y mucho ms de compaeros y asociados dispersos geogrficamente.
Sin embargo, como FileMaker WebDirect presenta algunas diferencias de funcionalidad en comparacin con
FileMaker Pro, es ms adecuado como cliente complementario que como sustituto del cliente en muchas
situaciones.
Para obtener una comparacin detallada de todas las funciones, consulte la "Gua de FileMaker WebDirect":
https://fmhelp.filemaker.com/docs/14/es/fm14_webdirect_guide.pdf
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LECCIN 1
Seccin 5: Ejemplos de usos reales

Las soluciones de FileMaker permiten optimizar una amplia gama de funciones, entre las que se incluyen: la
administracin de proyectos, la gestin de activos, el registro y el envo de facturas, la creacin de catlogos,
la gestin de las relaciones con los clientes (CRM, por sus siglas en ingls), la administracin de historias
clnicas, la produccin de pelculas y vdeos, la gestin de ventas y publicidad, y el servicio de atencin al
cliente.
En el sitio Web de FileMaker, se muestran ejemplos reales de cmo los usuarios usan FileMaker en todo el
mundo:
http://www.filemaker.com/es/community/customers.html
A continuacin se indican algunos de estos ejemplos:
Aumento de la sostenibilidad con FileMaker Go

La plataforma FileMaker permite trabajar sin necesidad de usar papel a Sea Breeze Farm, una granja de
animales criados con pasto, conocida por su bodega, restaurante, charcutera, carnicera y tienda de quesos
de primersima calidad. George Page, propietario de Sea Breeze Farm, considera que el uso de la plataforma
FileMaker aumentar la eficacia general de su granja, as como sus beneficios.
En las operaciones diarias, FileMaker Go para iPad permite al Sr. Page y a sus empleados conocer los niveles
de produccin de la vacas de la granja. En el negocio de los quesos, los empleados anotan los tipos de leche
empleados en la elaboracin de los quesos e identifican la antigedad de cada partida. En la bodega,
FileMaker Go para iPad ha sustituido a las carpetas de papeles a la hora de introducir los niveles de alcohol,
las lecturas de pH, las adiciones de sulfitos y los datos histricos relacionados con los lotes de vino, al mismo
tiempo que ha reemplazado a las notas de papel.
FileMaker Go para iPad reduce el uso de papel y mejora la productividad entre los empleados. La plataforma
FileMaker tambin permite al Sr. Page obtener informacin de forma ms sencilla mediante caractersticas
visuales como, por ejemplo, los grficos. El Sr. Page afirma, "FileMaker Pro me ayuda a crear soluciones
empresariales personalizadas para iPad. Los sistemas que hemos implementado presentan un aspecto ms
atractivo, adems de una gran funcionalidad, por lo que nuestros empleados desean realmente utilizarlos".
Optimizacin de pedidos de trabajo con una solucin de FileMaker

La empresa de construccin y servicios Market Refrigeration Specialists se encarga de la instalacin y el
mantenimiento de sistemas de refrigeracin, calefaccin, ventilacin y aire acondicionado para importantes
empresas minoristas como, por ejemplo, WalMart, Target, Whole Foods, Sprouts, Vons y Albertsons. Mediante
FileMaker Go para iPad, los tcnicos procesan rdenes de trabajo, tarjetas de horario y solicitudes de piezas
en tiempo real, reduciendo los ciclos de ingresos de dos meses a dos semanas.
En el pasado, los tcnicos de campo de Market Refrigeration Specialists deban rellenar las rdenes de
trabajo en papel y por triplicado. Del mismo modo, los pedidos de piezas deban ponerse por escrito y
enviarse por fax. Actualmente, gracias a la nueva solucin de FileMaker, los tcnicos pueden consultar con
claridad las tareas diarias y las rdenes de trabajo, y desplazarse a los diversos emplazamientos de los
clientes. Una vez que llegan a su destino, pueden consultar los requisitos del cliente y los parmetros del
proyecto, y ponerse a trabajar de inmediato. Todo se ejecuta en un servidor FileMaker Server ubicado en la
oficina principal, por lo que, una vez completadas las rdenes, los datos se registran al instante en la base de
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datos central para su facturacin.

Da a da, las soluciones de FileMaker ofrecen a los tcnicos un formato sencillo que se rellena
automticamente para notificar la gestin de refrigerante. Esta informacin debe remitirse a la Agencia de
proteccin medioambiental (EPA, por sus siglas en ingls) en un plazo de siete das; de lo contrario, a Market
Refrigeration Specialists se le podran imponer multas de hasta 10.000 dlares. Sin embargo, esto ya no
supone un desafo. Con solo responder a unas pocas preguntas y pulsar "Enviar" en el iPad, los tcnicos
transfieren automticamente la informacin a un documento de certificacin de la EPA.
Mejora de la eficacia y la comunicacin con FileMaker Go

Musashino Corporation, con sede en Koganei City de Tokio, Japn, opera en ms de 240 seminarios cada
ao. Para administrar los seminarios, Musashino ha desarrollado una solucin de gestin del progreso de
seminarios en la plataforma FileMaker.
Anteriormente, Musashino gestionaba todos los eventos mediante papel y carpetas. Con FileMaker Go para
iPad, los empleados pueden ahora comprobar sus tareas asignadas y ayudar a otros con sus actividades si
se produce un retraso. Anteriormente, los cambios de ltima hora no se comunicaban de forma eficaz, pero,
con la solucin de FileMaker, los datos estn actualizados y a disposicin del personal. La calidad del trabajo
ha mejorado y la eficacia operativa de los seminarios ha aumentado, lo que permite a los empleados pasar
ms tiempo con los clientes.
Adems, Musashino utiliza su solucin de FileMaker para realizar inspecciones internas de los entornos
laborales. Al igual que los eventos gestionados por Musashino, las inspecciones se realizaban anteriormente
con papel y lpiz. Ahora, FileMaker Go para iPad permite a los empleados consultar una lista de
comprobacin pormenorizada e informar de sus hallazgos con mucha ms rapidez que antes. Noboru
Koyama, presidente de Musashino, afirma: "FileMaker es una excelente herramienta para crear rpidamente
soluciones e implementarlas al instante, y adems para mejorar las soluciones fcilmente".
Suministro de documentacin mdica mediante FileMaker Go

Henry Schein Dental es uno de los principales proveedores mundiales de productos y servicios sanitarios a
dentistas, doctores y veterinarios. Los asesores de ventas disponen de una solucin personalizada de
documentacin de ventas creada en FileMaker Pro y que se ejecuta en FileMaker Go para iPad. La solucin
les permite buscar entre imgenes en miniatura, obtener la documentacin pertinente, solicitar un documento
PDF o una versin impresa, y proporcionar materiales de ventas personalizados y oportunos sobre el terreno.
Para los asesores de ventas que an no disponen de un iPad, Henry Schein Dental utiliza la API de FileMaker
PHP a fin de proporcionar la misma solucin personalizada de documentacin de ventas mediante el
navegador Web en equipos de sobremesa o porttiles. Como resultado de esta prctica, la comunicacin con
los clientes y el conocimiento de las herramientas de ventas disponibles se han agilizado considerablemente.
En cuanto a los servicios administrativos, FileMaker Server realiza un seguimiento de los materiales de ventas
para determinar los documentos que deben imprimirse, ahorrando decenas de miles de dlares que antes se
malgastaban en folletos sobrantes que nunca se utilizaban. Jon Baucom, director de marketing, y otros
miembros del equipo de marketing pueden utilizar FileMaker Pro en equipos Windows y Mac para generar
automticamente informes y representar grficamente los niveles de inventario y la popularidad de
documentos especficos para mejorar y optimizar de forma continua el proceso de produccin.
20
LECCIN 1
Seccin 6: Gua de introduccin

Es recomendable que consulte la Gua de introduccin incluida en FileMaker Pro antes de continuar con el
resto de FileMaker Training Series: Fundamentos.
Aunque la Gua de introduccin ofrece informacin bsica sobre FileMaker Pro, en FileMaker Training
Series: Fundamentos, se abordarn estos temas y muchos otros de forma ms exhaustiva.
Puede acceder a la Gua de introduccin (mostrada en la figura 4) de FileMaker Pro al abrir la aplicacin
por primera vez o en el men Ayuda, en Documentacin del producto.
F IGURA 4
En la Gua de introduccin, aprender lo siguiente:
Creacin y edicin de registros

Importacin de datos desde Excel
Bsqueda, ordenacin y exportacin de datos
Puede acceder a la Gua de bienvenida de FileMaker Go al abrir esta aplicacin por primera vez o al pulsar
Gua de bienvenida en la pantalla Opciones, como se muestra en la figura 5.
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F IGURA 5
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LECCIN 1
Leccin 1: Preguntas de repaso

1.
Describa dos ejemplos de usos reales de una solucin de FileMaker.
2.
Cul es el mtodo recomendado para compartir una solucin de FileMaker con varios
usuarios?
3.
Describa el software y el hardware necesarios para disear y crear una solucin de FileMaker.
4.
Cundo es necesario adquirir conexiones concurrentes?
5.
Describa los dos mtodos mediante los que FileMaker Go puede acceder a una solucin de
FileMaker.
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LECCIN 1
Leccin 1: Respuestas de repaso

1.
Musashino Corporation administra seminarios mediante una solucin de gestin del progreso
de seminarios en la plataforma FileMaker. Los empleados pueden consultar sus tareas y
ayudar a otros con sus actividades. Market Refrigeration Specialists se encarga de la
instalacin y el mantenimiento de sistemas de refrigeracin, calefaccin, ventilacin y aire
acondicionado de gran tamao. Con FileMaker Go para iPad, los tcnicos de campo procesan
rdenes de trabajo, tarjetas de horario y solicitudes de piezas.
2.
La mejor forma de compartir una base de datos de FileMaker con varios usuarios es alojar el
archivo en FileMaker Server.
3.
Para disear y crear una solucin de FileMaker, necesita disponer de FileMaker Pro o
FileMaker Pro Advanced en un equipo Mac o Windows.
4.
Debe adquirir conexiones concurrentes para FileMaker Server si varios usuarios acceden a la
solucin desde un iPad, un iPhone o un navegador Web.
5.
FileMaker Go permite acceder a las soluciones de FileMaker almacenadas localmente en un

dispositivo iOS o a soluciones alojadas a travs de Wi-Fi o de una conexin de red mvil.
24
25
LECCIN 2
Leccin 2: Uso de las soluciones iniciales

Tiempo
Objetivos
Determinar la solucin inicial que mejor se adapte a sus necesidades.

Conocer por qu las soluciones iniciales son tiles para el desarrollo en equipos de sobremesa y
dispositivos mviles.
Crear un archivo al que se pueda acceder desde un dispositivo iOS mediante FileMaker Go.
Existen tres mtodos principales de creacin de una solucin: elegir una solucin inicial y modificarla para
adaptarla a sus necesidades; importar datos de otra fuente y crear una solucin desde cero.
En esta leccin se describe cmo crear una solucin mediante una solucin inicial.
FileMaker Pro incluye 16 soluciones iniciales integradas, es decir, plantillas diseadas de forma profesional y
personalizadas para administrar tareas en el iPad, el iPhone, el escritorio y la Web. En slo unos minutos,
podr empezar a gestionar contactos, activos, contenido, facturas, etc. Adems, puede modificar fcilmente
las soluciones iniciales para que se adapten a sus necesidades especficas.
26
LECCIN 2
Seccin 1: Seleccin de una solucin inicial

Las soluciones iniciales son soluciones de FileMaker totalmente integradas que permiten a los usuarios
administrar diferentes tipos de informacin. Tambin se pueden personalizar fcilmente mediante la adicin de
campos, la reorganizacin de presentaciones o incluso mediante la copia o la importacin de elementos
desde una solucin inicial diferente.
Para utilizar una solucin inicial, solo tiene que seleccionar Nueva desde solucin inicial... (en el men
Archivo). Seleccione una solucin, gurdela en su escritorio y, a continuacin, introduzca datos para
examinar la plantilla.
En la lista siguiente, se resumen las caractersticas, el nivel de conocimientos de desarrollo necesario y los
datos que pueden almacenarse en cada solucin inicial. Abra y examine cada una de ellas para familiarizarse
con su finalidad y funcionamiento.
SOLUCIN INICIAL
NIVEL DE HABILIDAD
FUNCIONES
Activos
Principiante
Permite realizar un seguimiento de los activos de la oficina y otros

elementos amortizables. Entre los campos, se incluyen: categora del
activo, nmero de serie y fecha de compra. Calcula la amortizacin
mediante el mtodo de lnea recta.
Contactos
Principiante
Permite administrar la informacin de contacto de todo tipo de relaciones

empresariales, incluidos varios nmeros de telfono, direcciones,
correos electrnicos, etc.
Gestin de contenidos
Principiante
Permite realizar un seguimiento de los diferentes archivos multimedia, y

la informacin de estado y categora pertinentes, as como de los detalles
acerca del historial de revisiones.
Informes de gastos
Intermedio
Permite realizar un seguimiento de los gastos reembolsables y

documentarlos.
Inventario
Intermedio
Permite realizar un seguimiento de los artculos de inventario, incluidos

el valor, la categora, etc. Tambin permite controlar las operaciones
relacionadas con las existencias y la informacin de la empresa.
Reuniones
Intermedio
Permite supervisar las actas y los resmenes de las reuniones, as como

las acciones y las partes responsables.
Personal
Intermedio
Permite administrar datos de los empleados como, por ejemplo, la fecha

de contratacin, el salario, el director, los das libres y la fecha de la
siguiente revisin. Permite integrar la informacin de la plantilla de
Informe de gastos para obtener informacin detallada sobre cada
empleado.
Proyectos
Intermedio
Permite administrar las descripciones de proyectos, un historial de las

operaciones activas y completadas, y todo el personal asociado a una
tarea.
Notas de investigacin
Intermedio
Permite compilar y organizar todas las notas de investigacin en una

ubicacin. Tambin ayuda a realizar un seguimiento de las notas de
bsqueda en la Web.
Programacin de recursos
Intermedio
Permite administrar la programacin y los compromisos de los recursos.
Facturacin de horas
Intermedio
Calcula las horas trabajadas, las horas facturadas y la tarifa por hora de
cada empleado con periodicidad semanal. Permite realizar un
27
seguimiento de la facturacin por cliente.
Presupuestos
Avanzado
Permite administrar los datos de presupuestos de clientes como, por

ejemplo, productos, descuentos, impuestos y mucho ms. Adems,
permite realizar un seguimiento de cmo se relaciona esta informacin
con los clientes y los productos pertinentes. Permite imprimir fcilmente
presupuestos.
Gestin de eventos
Avanzado
Permite realizar un seguimiento de los detalles del evento, incluidos los

invitados, las tareas, el orden del da, los obsequios y las notas de
agradecimiento.
Facturas
Avanzado
Es similar a la plantilla de presupuestos, pero con datos orientados a las

necesidades de facturacin. Permite administrar contactos, productos y
facturas. Es ideal para las pequeas empresas.
Tareas
Avanzado
Permite realizar un seguimiento de las tareas y los encargados de todos

los proyectos, adems de acceder a los detalles en cada paso.
28
LECCIN 2
Seccin 2: Desarrollo rpido de soluciones para

dispositivos mviles
Si desea crear una solucin de FileMaker a la que puedan acceder los usuarios de FileMaker Pro y FileMaker
Go, muchas de las soluciones iniciales ofrecen un marco excelente para el uso mvil con FileMaker Go. Cada
una de ellas se ha diseado para detectar el dispositivo utilizado para acceder a ella y mostrar a continuacin
una interfaz optimizada para ese dispositivo. Registros del personal, Notas de investigacin y Facturacin de
horas tienen presentaciones para iPad especficas, y las otras soluciones tienen presentaciones diseadas
tanto para iPad como para iPhone. Las soluciones iniciales aprovechan las ventajas de los gestos
multitctiles, lo que permite a los usuarios deslizarse con los dedos para ver ms datos o desplazarse por los
registros.
Complete la siguiente actividad para obtener ms informacin sobre las caractersticas de las soluciones
iniciales optimizadas para iOS.
Actividad 2.1: anlisis de la solucin inicial Gestin de eventos

1.
Abra FileMaker Pro 14. Se abrir automticamente el Centro de inicio; de lo contrario,

seleccione Abrir en el men Archivo.
2.
Seleccione Nueva..., Nueva desde solucin inicial y, a continuacin, Gestin de

eventos.
3.
Asigne al archivo el nombre "Gestin de eventos.fmp12" y gurdelo en el escritorio. Una

vez guardado el archivo, la solucin se abre en la presentacin Eventos.
4.
Haga clic en el evento existente e introduzca algunos datos de prueba en el registro que ha
creado la solucin.
5.
Haga clic en la pestaa Tareas, Aadir tarea y, a continuacin, aada unas tareas, como se
muestra en la figura 6.
6.
Cierre el archivo.
29
F IGURA 6
30
LECCIN 2

1.
Si necesita crear una solucin que realice un seguimiento de clientes, productos y rdenes de
compra, qu solucin inicial debe utilizar?
2.
Qu plantilla permite crear una solucin de iPad para un cientfico que necesita recopilar las
notas del laboratorio?
3.
Cules son las principales diferencias entre las soluciones iniciales de Activos e Inventario?
4.
Describa un posible uso de la solucin inicial Gestin de contenidos.
5.
Cules son las tres caractersticas que permiten que las soluciones iniciales sean tan tiles
para el desarrollo destinado a dispositivos mviles?
6.
Qu solucin inicial permite realizar un seguimiento de los das libres de un empleado?
31
LECCIN 2

1.
La solucin inicial Facturas funciona de forma ms eficaz en esta situacin a fin de realizar un
seguimiento de clientes, productos y rdenes de compra.
2.
La solucin Notas de investigacin es ideal para esta solucin.
3.
La solucin Activos permite realizar un seguimiento de los activos de la oficina y otros

elementos amortizables. Entre sus campos, se incluyen: categora del activo, nmero de serie
y fecha de compra. Calcula la amortizacin mediante el mtodo de lnea recta. La solucin
Inventario permite realizar un seguimiento de los artculos del inventario, incluidos el valor y la
categora, entre otros.
4.
La solucin Gestin de contenidos permite realizar un seguimiento de los archivos multimedia

y la informacin pertinente como, por ejemplo, las categoras y el estado, as como de los
detalles acerca del historial de revisiones. Se puede utilizar para imgenes, documentos,
vdeos, etc.
5.
Las tres funciones que hacen que las soluciones iniciales sean tiles para dispositivos mviles
son: muestran automticamente una presentacin optimizada para cada dispositivo; se han
creado con funciones de presentacin que optimizan el espacio y la visualizacin en
dispositivos mviles y se han diseado para simplificar la introduccin de datos y aprovechar
las ventajas de los gestos multitctiles.
6.
La solucin Registros del personal permite realizar un seguimiento de los das libres de un
empleado.
32
33
LECCIN 3
Leccin 3: Cmo visualizar datos y trabajar con ellos

Tiempo
Archivo de la leccin
Contactos.fmp12
Objetivos
Describir la funcin de una presentacin ofreciendo ejemplos de cundo son necesarias las diferentes
presentaciones.
Decidir cundo utilizar los cuatro modos disponibles para los usuarios de una solucin de FileMaker.
Comparar y contrastar las tres vistas de presentaciones.
Describir los dos mtodos utilizados para desplazarse por los registros.
Crear un nuevo registro.
Aadir, modificar, guardar y eliminar datos.
A continuacin, utilizar una versin de la solucin inicial Contactos con datos en ella para ayudarle a
organizar datos, trabajar con ellos y desplazarse por ellos en una solucin de FileMaker. En esta leccin,
obtendr informacin sobre las presentaciones, los registros, los diferentes modos de trabajar con la solucin,
y las distintas formas de visualizar y modificar los datos.
Esto es lo que ha aprendido en la Gua de introduccin.
Introduccin > Registros y campos
Un archivo de base de datos se organiza en tablas; estas contienen registros y estos a su vez contienen
campos, que almacenan los datos reales.
Los campos pueden almacenar diferentes tipos de datos, incluidos texto, nmeros, fechas e imgenes.
Introduccin > Visualizacin de datos
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FileMaker Pro muestra los campos en presentaciones.

Las bases de datos pueden tener muchos tipos de presentaciones para ver formularios o informes,
imprimir etiquetas, introducir datos en dispositivos iOS, etc.
Hay cuatro modos disponibles para los usuarios: Visualizar, Presentacin, Buscar y Vista previa.
Puede mostrar presentaciones en las vistas Lista, Tabla o Formulario. Estas son las vistas de la
presentacin.
35
LECCIN 3
Seccin 1: Presentaciones
Las presentaciones proporcionan la interfaz de usuario de una solucin de FileMaker y organizan el modo en
que se muestra la informacin. Las presentaciones no almacenan datos. En su lugar, gestionan el modo en
que se visualizan los datos, independientemente de si se introducen datos o imprimen informes. Puede crear
muchas presentaciones para ver el mismo registro, o un conjunto de registros, de diferentes formas. Para
obtener instrucciones completas sobre las presentaciones, consulte la leccin 9.
Cmo cambiar de presentacin

Para desplazarse a diferentes presentaciones con FileMaker Pro, utilice el men desplegable Presentacin
(mostrado en la figura 7). Para cambiar las presentaciones en FileMaker Go, haga clic en el icono de carpeta
ubicado en la esquina superior izquierda y seleccione Presentacin. La siguiente pantalla, que se muestra
en la figura 8, permite seleccionar la presentacin que se desea ver.
F IGURA 7
36
F IGURA 8
Al desplazarse a una presentacin diferente, es posible que visualice los mismos registros o un conjunto de
registros distinto en funcin del contexto de la presentacin. Por ejemplo, puede desplazarse primero a la
presentacin Detalles del contacto, en la que se muestra cada contacto como un formulario, y, a
continuacin, pasar a la presentacin Lista de contactos, en la que se muestra el mismo conjunto
encontrado de contactos en forma de lista. A continuacin, puede desplazarse a la presentacin Lista de
empresas, en la que se muestra un conjunto encontrado de registros de empresas en forma de lista.
37
LECCIN 3
Seccin 2: Modos en las presentaciones

En FileMaker Pro, los modos son: Visualizar, Buscar, Present. y V. previa. Puede cambiar el modo con un
acceso directo de teclado, mediante el men Vista o en el men emergente ubicado en la parte inferior de la
ventana, como se muestra en la figura 9.
F IGURA 9
En FileMaker Go, solo estn disponibles los modos Visualizar y Buscar.
Modo Visualizar
El Modo Visualizar se utiliza para realizar la mayor parte del trabajo, incluidas la introduccin y la
visualizacin de todos los datos. Puede aadir, visualizar, modificar, ordenar, omitir (ocultar) y eliminar
registros.
El acceso directo de teclado de este modo es Comando-B en OS X o Ctrl-B en Windows.
Modo Buscar
En el Modo Buscar, se pueden buscar registros que coincidan con un conjunto de criterios. En primer lugar,
introduzca los criterios de bsqueda, realice la bsqueda y, por ltimo, FileMaker Pro regresa al Modo
Visualizar, mostrando todos los registros que coinciden con los criterios. A continuacin, puede trabajar con
este conjunto de registros, a los que se suele denominar "conjunto encontrado". El acceso directo de teclado
para acceder al Modo Buscar es Comando-F en OS X o Ctrl-F en Windows.
En FileMaker Go, para acceder al Modo Buscar, pulse el botn del icono de lupa y, a continuacin,
seleccione Crear nueva bsqueda, como se muestra en la figura 10.
38
F IGURA 10
Aprender a utilizar los comandos de bsqueda en la leccin 4.
Modo Presentacin
Para modificar las presentaciones y ofrecer a los usuarios diferentes interfaces para acceder a los datos,
utilice el Modo Presentacin. FileMaker Pro utiliza el Modo Presentacin para mostrar informacin tanto en
una pantalla como en materiales impresos. Este modo no est disponible en FileMaker Go y FileMaker
WebDirect.
El acceso directo de teclado de este modo es Comando-L en OS X o Ctrl-L en Windows.
Modo Vista previa

Utilice el Modo Vista previa para ver el aspecto que tendrn los datos antes de imprimirlos. Este modo es
especialmente til para visualizar presentaciones con varias columnas y elaborar informes con cabeceras y
pies de pgina. Este modo no est disponible en FileMaker Go y FileMaker WebDirect.
El acceso directo de teclado de este modo es Comando-U en OS X o Ctrl-U en Windows.
39
LECCIN 3
Seccin 3: Vistas en las presentaciones

Puede visualizar una presentacin mediante una de las tres vistas. En FileMaker Pro, seleccione la vista en el
men Vista o desde la barra de herramientas de estado mostrada en la figura 11. En FileMaker Go, para
acceder a las opciones de Ver como, que se muestran en la figura 12, pulse el icono de carpeta ubicado en
la parte superior izquierda de la pantalla y seleccione Presentacin.
F IGURA 11
F IGURA 12
40
Ver como formulario

Para ver y modificar registros individualmente, utilice la vista Formulario. Aunque es posible que haya varios
registros en el conjunto encontrado, slo se mostrar un registro cada vez en la vista Formulario.
Ver como lista

Puede ver una lista desplegable de los registros en la vista Lista. Desplcese hacia arriba y hacia abajo para
examinar los registros. El nmero de registros que puede ver cada vez depende de la estructura de la
presentacin. El registro actual se indica mediante el resaltado de la fila o una barra fina de color negro a la
izquierda del registro; se trata del registro que se ver afectado por comandos, tales como Eliminar registro
o Duplicar registro. Si se encuentra en la vista Lista, puede hacer clic en un registro o pulsarlo para
establecerlo como actual.
Ver como tabla

Los usuarios que utilicen hojas de clculo descubrirn que la vista Tabla presenta un aspecto bastante
familiar. Los campos de datos se representan en forma de columnas y los registros en forma de filas. La vista
Tabla puede resultar muy til porque ofrece un acceso fcil para ajustar el tamao, cambiar el tipo de
ordenacin y ocultar columnas, adems de para ver datos de resumen.
41
LECCIN 3
Seccin 4: Registros
Puede desplazarse por los registros de diversas formas. En FileMaker Pro, la barra de herramientas de
estado incluye los botones Siguiente registro y Registro anterior y una barra de desplazamiento como se
muestra en la figura 13. En FileMaker Go, puede desplazarse por los registros mediante las flechas izquierda
y derecha o haciendo clic en el icono
y utilizando la barra de desplazamiento mostrada en la figura 14.
En una presentacin en la vista Formulario, tambin puede utilizar un gesto de deslizamiento con dos dedos
en FileMaker Go, las tabletas tctiles Windows y los paneles tctiles de Mac OS. En la barra de herramientas
de estado se muestra el nmero de registro actual, el nmero de registros del conjunto (si es pertinente) y el
estado de ordenacin.
F IGURA 13
F IGURA 14
Actividad 3.1: desplazamiento entre presentaciones y registros

Practique el desplazamiento entre presentaciones y registros mediante los mtodos descritos en esta leccin:
1.
Abra el archivo Contactos.fmp12 en FileMaker Pro. El archivo se abrir en la presentacin

Detalles del contacto. Qu vista se muestra?
2.
Cambie a la presentacin Escritorio > Contactos mediante el men emergente Seleccionar

presentacin. Qu vista se muestra?
42
3.
Avance tres registros haciendo clic en el botn Siguiente en la barra de herramientas de

estado. El registro de destino es Begoa Martnez Sols.
4.
Utilice el control deslizante para acceder al ltimo registro. Este debera ser el de Severo
Villena Morales.
5.
Utilice la barra de desplazamiento ubicada a la derecha de la ventana para desplazarse a la

parte superior de la misma. Observe que esta accin no cambia el registro actual.
43
LECCIN 3
Seccin 5: Cmo trabajar con datos

Al utilizar FileMaker Pro o FileMaker Go, introduzca datos e interacte con ellos en el Modo Visualizar.
Creacin de un nuevo registro

Al introducir nuevos datos, debe crear primero un nuevo registro. En FileMaker Go, pulse el botn ms/menos
y, a continuacin, Aadir registro, como se muestra en la figura 15.
F IGURA 15
Existen varias formas de crear un nuevo registro en FileMaker Pro. Puede seleccionar Nuevo registro en el
men Registros, hacer clic en el botn Nuevo registro de la barra de herramientas de estado, como se
muestra en la figura 16, o utilizar el acceso directo de teclado Comando-N en OS X o Ctrl-N en Windows.
44
F IGURA 16
Duplicacin de un registro
La duplicacin de un registro puede ser una forma eficaz de crear un nuevo registro. Por ejemplo, si dos
personas viven en la misma direccin, puede duplicar el registro de una persona y, a continuacin, modificar
solo la informacin que sea distinta en relacin con la segunda persona, como su nombre. En la base de
datos Gestin de eventos, puede duplicar un registro para crear nuevos registros de los eventos que sean
similares entre s, de nuevo modificando nicamente los detalles que sean diferentes.
Para duplicar un registro en FileMaker Go, pulse el botn ms/menos y, a continuacin, Duplicar registro,
como se muestra en la figura 17.
F IGURA 17
En FileMaker Pro, seleccione Duplicar registro en el men Registros o utilice el acceso directo de teclado
Comando-D en OS X o Ctrl-D en Windows.
Modificacin de datos
45
Para introducir datos en un campo de FileMaker Go, pulse primero el campo para establecerlo como activo. A
continuacin, utilice los botones Anterior y Siguiente ubicados encima del teclado para desplazarse por los
campos. En FileMaker Pro, haga clic en un campo o utilice la tecla Tabulador para desplazarse de un campo
a otro. La combinacin Mays-Tabulador le permitir desplazarse hacia atrs en el orden de pestaas.
Es posible que algunos campos requieran diferentes tipos de introduccin de datos. Muchos campos
presentan un formato de cuadros de edicin que le permiten introducir datos. Otros campos tendrn mens
desplegables, botones circulares de opcin o casillas de verificacin para seleccionar datos. Si un campo se
ha establecido como de fecha, hora, o de fecha y hora, debe introducir un valor vlido.
Cmo guardar datos

Al introducir datos, el registro no se guardar ni consignar en el archivo hasta que realice una de estas cinco
acciones:
Cambiar de modo.
Desplazarse a un registro diferente.
Desplazarse a una presentacin diferente.
Hacer clic o pulsar fuera de todos los campos del registro (por ejemplo, el fondo).
Cerrar la ventana.
Aunque, de forma predeterminada, los cambios realizados en los datos se guardan automticamente mientras
trabaja, puede configurar una presentacin para que le pregunte si desea confirmar primero los cambios
realizados en el registro. En la pestaa General del cuadro de dilogo Ajustar presentacin, que se
muestra en la figura 18, desactive la casilla Guardar automticamente cambios del registro.
46
F IGURA 18
Eliminacin de datos
La eliminacin de un registro de un archivo de FileMaker es permanente. No se pueden restablecer los datos
ni deshacer la eliminacin. Para eliminar un registro en FileMaker Go, pulse el botn ms/menos y, a
continuacin, Eliminar registro, como se muestra en la figura 19.
47
F IGURA 19
En FileMaker Pro, seleccione Eliminar registro en el men Registros, haga clic en el botn Eliminar
registro de la barra de herramientas de estado, o utilice el acceso directo de teclado Comando-E en OS X o
Ctrl-E en Windows.
Tanto en FileMaker Pro como FileMaker Go, aparecer un cuadro de dilogo que le solicitar que confirme si
desea eliminar de forma permanente el registro.
Actividad 3.2: creacin de nuevos registros e introduccin de datos en

FileMaker Pro
Practique la creacin de nuevos registros y la modificacin de datos en la solucin inicial Contactos.
1.
Abra Contactos.fmp12 y desplcese a la presentacin Detalles del contacto.
2.
Haga clic en el botn Nuevo registro de la barra de herramientas de estado.
3.
Rellene el nuevo registro con la informacin del contacto. Utilice la tecla Tabulador del teclado
para desplazarse por los campos.
4.
Cuando haya terminado, haga clic en el fondo de la presentacin, donde no hay ningn
48
objeto. Esta accin guardar el registro.

5.
Para eliminar el registro, haga clic en la opcin Eliminar registro de la barra de herramientas
de estado o desplcese a Registros > Eliminar registro.
6.
Cuando se le pregunte si desea Eliminar permanentemente este registro COMPLETO,

haga clic en Eliminar.
49
LECCIN 3

1.
Si desea ver una base de datos como una hoja de clculo, qu vista debe utilizar?
2.
Al examinar registros en FileMaker Go, cmo puede desplazarse al siguiente registro?
3.
Qu modo se usa para crear un nuevo registro?
4.
Indique tres mtodos para guardar o consignar un registro.
5.
Cuntos usuarios pueden modificar un registro al mismo tiempo?
6.
Se puede deshacer la eliminacin de un registro?
50
LECCIN 3

1.
En la vista Tabla se muestran los campos en columnas y los registros en filas.
2.
Pulse los botones Siguiente y Anterior para desplazarse por los registros o utilice el gesto
de deslizamiento con dos dedos en FileMaker Go 14.
3.
Utilice el Modo Visualizar para crear un nuevo registro.
4.
Para consignar un registro, cambie de presentacin, acceda a otro modo, desplcese a otro
registro, o haga clic o pulse fuera de todos los campos del registro actual.
5.
Slo un usuario puede modificar un registro cada vez. Ningn otro usuario podr modificar el
registro hasta que ste se haya consignado.
6.
No, la eliminacin de un registro no se puede deshacer. La nica forma de recuperar los datos
consiste en importar el registro desde una copia de seguridad de la base de datos.
51
52
LECCIN 4
Leccin 4: Bsqueda y ordenacin de registros
Tiempo
Contactos.fmp12
Objetivos
Realizar bsquedas complejas.

Ampliar y restringir los conjuntos encontrados.
Utilizar los operadores en las peticiones de bsqueda.
Ordenar registros.
En la Gua de introduccin de FileMaker Pro, ha aprendido a realizar bsquedas bsicas en el Modo

Buscar y a realizar bsquedas rpidas mediante la funcin Bsqueda rpida.
En esa leccin, aprender a realizar bsquedas ms complejas.
Introduccin > Bsqueda de datos
Utilice el Modo Buscar para buscar registros que contengan datos almacenados en campos especficos.
Utilice la bsqueda rpida para buscar en todos los campos de la presentacin actual.
Introduccin > Ordenacin de registros
La ordenacin cambia el orden en que se muestran los datos.
53
Puede ordenar los datos por varios campos para agrupar registros.
54
LECCIN 4
Seccin 1: Cmo especificar criterios de bsqueda

Al realizar una bsqueda sencilla, FileMaker utiliza de forma predeterminada el comportamiento de bsqueda
"la palabra empieza por". Esto implica que el campo en el que realiza la bsqueda puede contener:
Palabras ms largas que comiencen por los valores que especifique.

Otras palabras, adems de las que especifique.
Valores en cualquier orden.
Por ejemplo, si especifica "ana" como criterio de bsqueda en el campo Nombre, el conjunto encontrado
incluir registros de Ana, Ana Beln, Anabel y Ana Mara. Sin embargo, no se devolvern Rosana o Juliana.
Tenga en cuenta que las bsquedas no distinguen entre maysculas y minsculas (a menos que la indexacin
del campo se haya establecido en Unicode).
El mtodo ms rpido de bsqueda consiste en usar el men abreviado contextual para buscar datos
coincidentes en un determinado campo. Haga clic con el botn derecho (o pulse Control mientras hace clic)
en un campo con los criterios que desee utilizar. Seleccione Buscar registros coincidentes en el men
contextual; FileMaker Pro busca los registros que tengan el mismo valor en el campo especificado.
Actividad 4.1: bsquedas mediante el men abreviado contextual

Busque registros coincidentes en el campo Empresa de West Side Antiques.
1.
En el archivo Contactos, acceda a la presentacin Detalles del contacto.
2.
Si es necesario, haga clic en Mostrar todos en la barra de herramientas de estado y regrese

al primer registro.
3.
Haga clic con el botn derecho o pulse Ctrl mientras hace clic en el campo Empresa que
contiene "West Side Antiques"; aparecer un men emergente.
4.
Seleccione Buscar registros coincidentes. El nuevo conjunto encontrado incluye los seis
contactos que trabajan para "West Side Antiques".
Cmo realizar bsquedas AND u OR

A veces resulta til buscar datos en funcin de varios criterios como, por ejemplo, todos los contactos que son
dibujantes en Rankin Studios. Esta accin se puede realizar en el Modo Buscar. Para ello, introduzca los
criterios en los campos correspondientes, en este caso, Cargo y Empresa. Los resultados de bsqueda
55
estarn compuestos por registros que coincidan con todos los criterios especificados. A esta accin se le
denomina bsqueda AND.
Por otro lado, y si desea buscar personas que trabajen en una de las dos empresas? En lugar de utilizar
varios campos en una nica peticin de bsqueda, como en las bsquedas AND, debe utilizar varias
peticiones para realizar una bsqueda OR. Esto permite enviar diferentes valores del mismo campo, en este
caso, el campo Empresa.
Actividad 4.2: aplicacin de bsquedas AND y OR

Realice una bsqueda AND de contactos que sean dibujantes en Rankin Studios. A continuacin, realice una
bsqueda OR de contactos que trabajen en Kristi's Auctions o Williams Design Studio.
1.
En la presentacin Detalles del contacto, acceda al Modo Buscar. Para ello, seleccione el
Modo Buscar en el men Vista.
2.
Introduzca "Rankin Studios" en el campo Empresa y "Dibujante" en el campo Cargo. Si

introduce trminos de bsqueda en dos o ms campos de la misma peticin de bsqueda, se
crear una bsqueda AND.
3.
Haga clic en Ejecutar bsqueda en la barra de herramientas. Se devolvern todos los

artistas de Rankin Studios.
4.
Acceda de nuevo al Modo Buscar. Esta vez crear una bsqueda OR mediante varias
peticiones de bsqueda.
5.
Introduzca "Kristi's Auctions" en el campo Empresa.
6.
Haga clic en Nueva peticin en la barra de herramientas de estado e introduzca

"Williams Design Studio" en el campo Empresa.
7.
Haga clic en Ejecutar bsqueda en la barra de herramientas.
8.
Cambie a la presentacin Contactos en la parte superior izquierda. Observe que ocho

contactos trabajan para Kristi's Auctions o Williams Design Studio.
56
LECCIN 4
Seccin 2: Ampliacin y limitacin de un conjunto

encontrado
Al ejecutar una nueva bsqueda, FileMaker Pro realiza una bsqueda en todos los registros y sustituye el
conjunto encontrado anterior por uno nuevo. Esto funciona correctamente en la mayora de las bsquedas,
pero, a menudo, es necesario realizar una bsqueda en un conjunto encontrado o aadir registros al conjunto
encontrado actual. FileMaker permite a los usuarios ampliar o restringir el conjunto encontrado existente con
las siguientes opciones de men:
Ampliar conjunto encontrado: al ampliar el conjunto encontrado, se realiza una bsqueda en los
registros omitidos. Todos los registros omitidos que coincidan con los criterios de bsqueda se aadirn
al conjunto encontrado actual.
Restringir conjunto encontrado: al restringir el conjunto encontrado, la bsqueda se realiza solo en
los registros del conjunto encontrado actual en lugar de en todos los registros de la tabla. Se devolvern
todos los registros del conjunto encontrado actual que coincidan con los criterios de bsqueda.
Las opciones Ampliar conjunto encontrado y Restringir conjunto encontrado se encuentran en el men
abreviado contextual y el men Peticiones.
Actividad 4.3: ampliacin de un conjunto encontrado

Realice una bsqueda de contactos del grupo Amigo/a y, a continuacin, ample el conjunto encontrado para
incluir los contactos del grupo Personal.
1.
En la presentacin Detalles del contacto, acceda al Modo Buscar.
2.
Introduzca "Amigo/a" en el campo Grupo y realice la bsqueda. Observe que el conjunto

encontrado incluye 13 registros.
3.
Regrese al Modo Buscar e introduzca "Personal" en el campo Grupo.
4.
Seleccione Peticiones > Ampliar conjunto encontrado. Los resultados incluyen 26

contactos en los grupos Personal y Amigo/a.
Nota: el uso de Ampliar conjunto encontrado equivale a realizar una bsqueda OR.
Actividad 4.4: limitacin de un conjunto encontrado

Realice una bsqueda de contactos que trabajen en West Side Antiques y limite el conjunto encontrado solo a
los Asistentes.
57
1.
En la presentacin Detalles del contacto, acceda al Modo Buscar.
2.
Introduzca "West Side Antiques" en el campo Empresa y realice la bsqueda. Los

resultados deben incluir seis registros.
3.
Regrese al Modo Buscar e introduzca "Asistente" en el campo Cargo.
4.
Seleccione Peticiones > Restringir conjunto encontrado. Aparecern tres contactos que
son asistentes en West Side Antiques.
Nota: el uso de Restringir conjunto encontrado equivale a realizar una bsqueda AND.
58
LECCIN 4
Seccin 3: Uso de operadores en los criterios de

bsqueda
Un operador es un smbolo o una instruccin que ofrece ms flexibilidad en relacin con los criterios de
bsqueda. Por ejemplo, puede buscar un intervalo de fechas introduciendo dos fechas separadas por un
operador de rango (...).
Al acceder al Modo Buscar, ver que la barra de herramientas de estado contiene un men desplegable con
la etiqueta "Insertar: Operadores" (figura 20). Puede seleccionar un operador en el men desplegable o
introducirlo con el teclado.
F IGURA 20
Los operadores son tiles para buscar intervalos de fechas, horas y nmeros, usando "comodines" para
buscar coincidencias parciales en bsquedas de texto o cambiando el comportamiento de "las palabras que
empiecen por" de FileMaker. Tambin se utilizan para buscar registros en los que un determinado campo est
vaci o contiene datos.
Actividad 4.5: bsqueda de campos vacos

Realice una bsqueda para buscar contactos sin un nmero de telfono mvil.
59
1.
En Detalles del contacto, acceda al Modo Buscar.
2.
Introduzca "=" en el campo Mvil.
3.
Haga clic en Ejecutar bsqueda en la barra de herramientas o pulse la tecla Intro. El

conjunto encontrado debera incluir 35 contactos sin un nmero de telfono mvil.
Actividad 4.6: bsqueda de campos que no estn vacos

Realice una bsqueda para encontrar los contactos con un nmero de telfono personal.
1.
En Detalles del contacto, acceda al Modo Buscar.
2.
Introduzca "*" en el campo de Tel. personal. Esta accin indica a la base de datos que
busque los registros en los que el contenido del campo no est vaco.
3.
Haga clic en Ejecutar bsqueda en la barra de herramientas o pulse la tecla Intro. El

conjunto encontrado debera incluir 37 contactos con un nmero de telfono personal.
Bsqueda de cadenas de caracteres en un campo

Otra forma de utilizar el operador de asterisco (*) consiste en modificar el comportamiento de "la palabra
empieza por" del Modo Buscar. Por ejemplo, puede buscar todos los valores del campo Nombre que terminen
por "ana" utilizando "*ana" como criterio de bsqueda. Esta bsqueda devolver nombres como, por ejemplo,
Rosana, Susana o Diana, pero no Anabel.
Si desea buscar valores del campo Nombre que incluyan "ana" en cualquier parte del valor, el criterio de
bsqueda debe ser "*ana*". Esta bsqueda devolver valores que empiecen por, incluyan o terminen por
"ana" como, por ejemplo, Rosana, Mariana y tambin Anabel.
Bsqueda de un intervalo de datos

Al trabajar con nmeros, fechas y horas, es posible que desee buscar datos en intervalos. Por ejemplo,
suponga que desea buscar todos los pedidos enviados desde el comienzo de enero hasta el final de marzo
de 2015 o todos los artculos con un precio superior a 500 . Para realizar bsquedas de este tipo, utilice
operadores como "mayor que" (>), "menos que" (<) o una elipsis ().
El Modo Buscar presenta cuatro operadores que le ayudarn a buscar datos anteriores o posteriores a un
valor especfico: "mayor que" (>), "mayor o igual que" (), "menos que" (<) y "menor o igual que" (). En el
Modo Buscar, incluya cualquiera de estos operadores delante del valor. Por ejemplo, para buscar activos con
un valor superior a 500 , incluya ">500" en el campo de coste.
La elipsis (...) permite a los usuarios buscar datos entre dos valores. Por ejemplo, para buscar fechas entre el
comienzo de enero y el final de marzo, introduzca "1/1/201531/3/2015" en el campo Fecha de envo. Puede
seleccionar la elipsis en el men emergente de operadores (figura 20), escribir tres puntos o pulsar la
combinacin de teclas Opcin-; (Opcin-punto y coma) en OS X.
60
Bsqueda de datos exactos

Aunque, por lo general, la lgica predeterminada "la palabra empieza por" es til para buscar rpidamente
datos, esta puede devolver ms registros de los deseados. Por ejemplo, al buscar "Oeste" en el campo
regin, se devuelven valores como "Oeste", "Noroeste" o "Sudoeste".
Coincidencia de campo exacta: para ser ms especfico en una bsqueda, utilice dos signos iguales
(==) a fin de obtener una coincidencia de campo exacta. Al introducir "==Oeste" en el campo Regin, solo
se mostrarn los registros que presenten el valor exacto "Oeste".
Coincidencia de palabra exacta: un nico signo igual (=) devuelve una coincidencia de palabra
exacta. Por ejemplo, "=Oeste" devuelve registros que contengan "Oeste" y "Oeste del Pacfico", pero no
"Noroeste".
61
LECCIN 4
Seccin 4: Ordenacin de registros

Independientemente de si se muestran todos los registros o un conjunto encontrado, a menudo es til
ordenar los datos. Por ejemplo, puede ordenar los contactos alfabticamente por apellidos u organizar las
facturas en orden ascendente por su fecha de envo. Los registros se muestran de forma predeterminada en
el orden en el que se han creado en la tabla.
Para abrir el cuadro de dilogo Ordenar registros (figura 21), haga clic en Ordenar en la barra de
herramientas de estado, o utilice el acceso directo de teclado Comando-S (OS-X) or Ctrl-S (Windows).
F IGURA 21
Seleccin de campos de ordenacin

En la parte izquierda del cuadro de dilogo Ordenar registros, se muestra una lista de todos los campos de
la presentacin actual. Al hacer clic en Presentacin actual (), puede optar por ordenar en funcin de
otros campos de la solucin.
Para aadir un campo al tipo de ordenacin, haga doble clic en el nombre del campo en la lista, o
seleccione el campo y haga clic en Mover. Puede ordenar por uno o varios campos. En la figura 22, los
datos se ordenan por Inicial en orden ascendente y, a continuacin, por Nombre del contacto en orden
ascendente.
62
F IGURA 22
Configuracin del tipo de ordenacin

El icono situado a la derecha del campo del cuadro Tipo de ordenacin indica cmo se ordenarn los datos.
Si desea especificar el tipo de ordenacin ascendente o descendente para un campo, seleccione el campo en
el panel Tipo de ordenacin y, a continuacin, elija Orden ascendente u Orden descendente mediante
los botones circulares ubicados en el centro del cuadro de dilogo. Tambin puede hacer clic en Desordenar
en la parte inferior del cuadro de dilogo, lo que permite restablecer el orden de creacin de los registros.
63
LECCIN 4

1.
Describa dos formas de realizar bsquedas AND.
2.
Cmo se buscan todos los registros con un campo vaco?
3.
Qu operadores permiten buscar intervalos de fechas, horas y nmeros?
4.
En qu orden se muestran los registros si no estn ordenados?
64
LECCIN 4

1.
Hay dos formas de realizar bsquedas AND:

Escriba los criterios en varios campos de una nica peticin de bsqueda.
Realice una bsqueda sencilla y, a continuacin, limite el conjunto encontrado mediante
la opcin Restringir conjunto encontrado a travs del men de la aplicacin o el
men abreviado contextual.
2.
Para buscar todos los registros con un campo vaco, utilice el signo "=" en el campo, en el
Modo Buscar.
3.
Los operadores para buscar intervalos de fechas, horas y nmeros son: "mayor que" (>),
"mayor o igual que" (), "menos que" (<), "menor o igual que" () y una elipsis ().
4.
Los registros se mostrarn en el orden en el que se han creado si no estn ordenados.
65
66
LECCIN 5
Leccin 5: Diseo centrado en los usuarios

Tiempo
Contactos.fmp12
Objetivos
Identificar los pasos del proceso de diseo.

Describir el objetivo del usuario en un enunciado de problema de una sola frase.
Conocer las necesidades de la empresa ficticia, "Equipment Providers, Inc.", utilizada en las lecciones
restantes de este programa de formacin.
El diseo centrado en el usuario es una metodologa establecida para el diseo de interfaces de software que
tiene en cuenta a los usuarios eventuales del software en cada fase del proceso de diseo. Obliga a los
desarrolladores a centrarse en el usuario (y a alejarse del ordenador).
Aqu, el diseo centrado en los usuarios tiene como finalidad crear soluciones de FileMaker orientadas a los
objetivos del cliente y no a las caractersticas. Al centrarse en los objetivos, se garantizar que la solucin
resuelve los problemas correctos, aumentando la confianza y el xito de los usuarios.
67
LECCIN 5
Seccin 1: Qu es el diseo centrado en los usuarios?

Los desarrolladores que marcan la diferencia en el mundo utilizan excelentes tecnologas y les dan forma con
un diseo centrado en los usuarios.
Tres principios bsicos

Los principios bsicos del diseo centrado en los usuarios son:
1.
Observar las metas, los comportamientos y los esquemas mentales de los usuarios.
2.
Conseguir que la tecnologa atienda las necesidades de los usuarios, no al contrario.
3.
Realizar pruebas con usuarios ofrecindoles un objetivo natural y observando sus acciones.
Si realiza correctamente el diseo centrado en los usuarios, repetir este proceso una y otra vez hasta que
identifique las autnticas expectativas de los usuarios.
Piense en objetivos, no en funciones

Comience conociendo lo que el usuario desea lograr, no las funciones que cree que necesita el usuario.
Por qu? Porque los objetivos son mucho ms descriptivos que las funciones. Por ejemplo, imagine un
Porsche y un cortacsped. Ambos presentan muchas funciones similares, incluidos un motor de combustin
interna, cuatro ruedas, llantas de goma, una caja de cambios y un volante. Sin embargo, si se describen en
funcin de los objetivos, el cortacsped siega la hierba de forma uniforme mientras el conductor se encuentra
cmodamente en su asiento. Por lo general, esto no es lo que se suele hacer con un Porsche.
Piense diferente
La creacin de una solucin comienza por un proceso de diseo centrado en los usuarios, no directamente
con el desarrollo en FileMaker Pro. Al alejarse del ordenador, puede sentirse ms libre para reflexionar y
actuar de forma diferente durante el proceso de diseo.
Busque formas de liberar su imaginacin: realice esquemas conjuntos con usuarios y busque patrones de
diseo inspiradores en otros lugares, como en las soluciones iniciales o en sus aplicaciones preferidas.
Aumente sus conocimientos: un conocimiento exhaustivo de lo que se puede realizar con la plataforma
FileMaker le ayudar a dar con mejores ideas.
68
No debe verse intimidado por el diseo centrado en los usuarios. Adopte uno o varios de estos
procedimientos y aumente sus habilidades a partir de estos.
69
LECCIN 5
Seccin 2: Principios bsicos

Observar a los usuarios: sus metas, sus comportamientos y sus esquemas
mentales
Dedicar tiempo a conocer de antemano a sus destinatarios y sus necesidades es el primer paso para disear
una solucin realmente til y prctica que encantar a sus usuarios. Pngase en su lugar y conozca las
funciones de sus puestos de trabajo de forma exhaustiva.
Describa el objetivo del usuario en un enunciado de problema de una sola frase:
Disear un/a [formato de solucin]
Para [tipo de usuario]
A fin de [actividad humana]
Con [nivel de asistencia]
Por ejemplo, para un hospital, esta afirmacin sera:
Disear una [aplicacin de quiosco]
Para [pacientes de urgencias]
A fin de [registrarlos]
Con [velocidad]
Es probable que los usuarios tengan ms de un objetivo. Escriba todos los objetivos de los usuarios y sus
planteamientos de problemas. Es posible que tenga usuarios con diferentes objetivos, por lo que deber
priorizar aquellos problemas que tengan mayor importancia. Sin embargo, no intente solucionar todos los
problemas a la vez. Resuelva primero un problema sencillo y, a continuacin, aumente gradualmente la
complejidad.
Los bocetos, las pizarras, los esquemas y los diagramas de flujo pueden resultar de utilidad para expresar lo
que ha aprendido. Permtase ser creativo y observe a los usuarios.
Consiga que la tecnologa atienda las necesidades de los usuarios, no al

contrario.
La plataforma FileMaker ofrece un gran nmero de herramientas para simplificar la experiencia de usuario.
Sin embargo, al igual que cualquier otra herramienta, esta se puede utilizar de muchas formas diferentes. Las
opciones de diseo que elija determinarn la reaccin de los usuarios frente a la solucin.
Realice pruebas con usuarios: ofrzcales un objetivo lgico, y, a continuacin,

sintese a observarlos.
Los prototipos pueden ser inicialmente grficos de flujo o pizarras, pero evolucionarn en algo que los
usuarios pueden utilizar realmente. Durante esta fase, sea flexible, y cambie sus ideas y las soluciones si es
necesario. Solicite comentarios de los usuarios y converse con ellos sobre las carencias y las ventajas de la
solucin. Durante todo este proceso, vuelva a revisar los pasos anteriores. El proceso de diseo conlleva
muchas variantes para lograr crear una solucin eficaz.
70
71
LECCIN 5
Seccin 3: Equipment Providers, Inc.

A lo largo del resto de FileMaker Training Series: Fundamentos, aprender el funcionamiento de FileMaker
mediante la creacin de una solucin para una empresa ficticia, Equipment Providers, Inc. Esta empresa
alquila equipos de oficina a diversos clientes. Estudiar primero los pasos del proceso de diseo centrado en
los usuarios.
Observar a los usuarios: sus metas, sus comportamientos y sus esquemas

mentales.
El equipo de direccin de Equipment Providers, Inc. se ha percatado de que no se est realizando un correcto
seguimiento de muchos de los activos. Aunque los empleados intentan realizar un seguimiento de los datos
en una hoja de clculo de Excel, esta tarea no se realiza de forma coherente. A veces, los empleados anotan
los detalles de un activo en un psit y le piden al auxiliar administrativo de la empresa que pase los datos a
las hojas de clculo, pero a menudo estas notas se pierden entre otros papeles o se tiran accidentalmente.
Al revisar los datos, a menudo se encuentran palabras escritas incorrectamente o introducidas de forma
incoherente. Por ejemplo, la columna de la categora Activo muestra trminos no coincidentes como
"Mobiliario de oficina" y "Movil.: oficina", lo que complica la agrupacin y la ordenacin correctas de los datos.
En cuanto a la informacin del cliente, la mayor parte de los datos existentes son obsoletos. Los empleados
utilizan sus propias agendas en lugar de la hoja de clculo, lo que limita el acceso compartido a estos datos
de otros empleados. Adems, los clientes deben firmar una copia en papel de la informacin del activo para
confirmar que lo han recibido. Estas copias en papel rara vez se incluyen en un sistema de archivo
puntualmente; por lo general, de tres a cuatro semanas tras la firma. En otras palabras, las hojas de clculo
vigentes no disponen de los suficientes datos o no estn actualizadas.
Este ejemplo ficticio presenta el siguiente enunciado de problema de una sola frase:
Disear una [solucin de seguimientos de activos de clientes]
Para [el equipo de operaciones]
A fin de [conocer los clientes que tienen determinados activos]
Con [velocidad y precisin]
Adems, deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
Los datos de clientes y activos se almacenan actualmente en hojas de clculo de Excel.

Es importante conocer cundo se adquiri un activo, en qu momento se entreg al cliente y el coste del
mismo.
Cuando el cliente recibe el activo, es necesaria una firma. Actualmente se imprime un formulario con los
detalles del activo para que lo firme el cliente. Sin embargo, todos los empleados llevan dispositivos iOS
proporcionados por la empresa, por lo que sera recomendable aprovecharlos para firmar los activos.
Los usuarios desean poder aadir notas a un determinado activo. Estas pueden ser desde detalles
acerca del activo (color, tamao, etc.) hasta informacin de daos registrada cuando el cliente devuelve
el activo. Sera ideal que el usuario pudiese escribir informacin en un campo denominado Notas.
72
Es obligatorio saber el periodo por el que un cliente ha alquilado cada activo.

Ser importante conocer el coste total de los activos de un cliente.
Los usuarios, excepto la cuenta Admin, no deberan poder modificar la informacin del cliente. Todos los
usuarios pueden modificar los datos de los activos.
Los usuarios no pueden eliminar ningn registro de cliente o activo.
Sera til publicar los datos en la Web para que los clientes pudieran consultar una lista de los activos de
los que disponen.
Sera til disponer de un informe que detallara todos los activos por cliente y el coste total por cliente.
En funcin de los aspectos pertinentes examinados en este ejemplo de Equipment Providers, Inc., puede
haber ms enunciados de problemas de una sola frase. A continuacin se indican algunas afirmaciones
adicionales que deben tenerse en cuenta:
Disear un [flujo de trabajo para iPad]
Para [un encargado de envos]
A fin de [obtener la firma del cliente]
Con [seguridad y fiabilidad]
Disear un [mtodo de introduccin de datos]
Para [un miembro del equipo de operaciones]
A fin de [tomar notas sobre un activo]
Con [velocidad y portabilidad]
Disear un [informe]
Para [un asistente administrativo]
Para [ver los activos de los clientes y su coste total]
Con [informacin actualizada]
Consiga que la tecnologa atienda las necesidades de los usuarios, no al

contrario.
Los empleados entregan e instalan los equipos "in situ". La mayora de los emplazamientos son edificios de
oficinas. Se obtiene la firma del cliente para verificar que el equipo se ha entregado e instalado
correctamente. Por este motivo, resultara ms sencillo que estos empleados accedieran a la solucin desde
un iPhone o un iPad en lugar de desde un ordenador.
Los empleados deben realizar muchas entregas e instalaciones a lo largo del da, por lo que necesitan una
solucin que permita ver y registrar informacin en muy poco tiempo.
A lo largo de esta sesin de formacin, crear una solucin para Equipment Providers, Inc., mientras obtiene
informacin sobre la interfaz de usuario, la lgica de la solucin, la elaboracin de informes, la integracin, la
seguridad y la implementacin.
73
LECCIN 5

1.
Cules son los tres principios bsicos del diseo centrado en los usuarios?
2.
Qu es la plantilla de enunciado de problema de una sola frase?
3.
Cul es el principal enunciado de problema de una sola frase para los empleados de la
empresa ficticia, Equipment Providers, Inc.?
74
LECCIN 5

1.
En primer lugar, observe a los usuarios anotar sus metas, comportamientos y esquemas
mentales. A continuacin, consiga que la tecnologa atienda las necesidades de los usuarios,
no al contrario. Por ltimo, realice pruebas con los usuarios ofrecindoles objetivos lgicos y
observe su comportamiento.
2.
Disear un/a [formato de solucin]

Para [tipo de usuario]
A fin de [actividad humana]
Con [nivel de asistencia]
3.
Disear una solucin de seguimiento de activos de clientes

Para operaciones
A fin de conocer los clientes que tienen determinados activos
Con velocidad y precisin
75
76
LECCIN 6
Leccin 6: Importacin de datos

Tiempo
Archivos de la leccin
Clientes.xlsx, Activos.xlsx
Objetivos
Identificar los formatos de archivo usados frecuentemente que FileMaker Pro puede convertir.
Convertir un formato de archivo admitido en una solucin de FileMaker.
Convertir un libro de Excel con varias hojas de clculo en una nica solucin de FileMaker.
Existen tres mtodos principales de creacin de una solucin: elegir una solucin inicial y modificarla para
adaptarla a sus necesidades; importar datos de otra fuente y crear una solucin desde cero.
En esta leccin, comenzaremos a crear la solucin para Equipment Providers, Inc. importando dos hojas de
clculo.
En la Gua de introduccin ha aprendido:
Introduccin > Importacin de registros
Puede importar datos de otro archivo de FileMaker Pro o de otra aplicacin, como Microsoft Excel.
Al importar, puede aadir nuevos registros a la base de datos o actualizar los datos de los campos
existentes.
77
LECCIN 6
Seccin 1: Conversin de un archivo existente

FileMaker Pro puede importar un gran nmero de formatos de archivo diferentes. Esto resulta til porque el
proceso de conversin crea automticamente tablas, campos y registros, reduciendo el nmero de pasos
necesarios para comenzar a utilizar FileMaker Pro. Tambin suprime la necesidad de introducir manualmente
informacin de la que ya se dispone. Entre los formatos de archivo que se convertirn directamente en
archivos de FileMaker, se incluyen los siguientes:
Archivos de Microsoft Excel (.xls o .xlsx)

Archivos de texto separado por tabuladores (.tab o .txt)
Archivos de texto separado por comas (.csv o .txt)
Archivos de fusin (.mer)
Archivos dBASE (.dbf)
Otros tipos de archivo debern convertirse a uno de los formatos de archivo admitidos antes de que puedan
convertirse a .fmp12. Por ejemplo, los registros de una base de datos de Microsoft Access (.mdb) pueden
exportarse como archivos de Microsoft Excel.
Es posible que deba limpiar las hojas de clculo para realizar de forma ms sencilla la transicin a FileMaker.
Por ejemplo, incluya una fila de cabecera (que FileMaker Pro interpretar como nombres de campos), elimine
todas las filas en blanco y suprima todas las filas de subtotales o totales (ya que FileMaker Pro permite crear
los campos necesarios para visualizar datos resumidos).
78
LECCIN 6
Seccin 2: Conversin de archivos de Excel

Una hoja de clculo de Excel es uno de los tipos de archivo que se importan con ms frecuencia.
FileMaker conserva los tipos de datos de Excel como, por ejemplo, el texto, los nmeros, las fechas, etc. al
importar los datos. Si una columna de datos de la hoja de clculo original incluye una combinacin de tipos de
datos, FileMaker Pro importar esa columna como texto.
En el caso de Equipment Providers, Inc., importar dos conjuntos de datos: Clientes y Activos.
Actividad 6.1: importacin de una hoja de clculo para crear un nuevo archivo
de FileMaker
Crear un archivo de FileMaker denominado Alquiler de equipos.fmp12 con los datos de la hoja de clculo
incluidos en FileMaker Training Series: Fundamentos. Al transferir los datos a FileMaker Pro, las tablas se
crearn automticamente y se rellenarn los campos con los datos.
1.
Haga clic en el archivo Clientes.xlsx y arrstrelo sobre el icono de la aplicacin FileMaker Pro
en la barra de herramientas del equipo.
2.
En el cuadro de dilogo Opcin de la primera fila, seleccione Nombres de campo y haga

clic en OK. Esta accin indica a FileMaker Pro que la primera fila contiene las cabeceras de
columna que deben utilizarse como nombres de campo en la nueva base de datos.
3.
Asigne al archivo el nombre "Alquiler de equipos.fmp12" y guarde el archivo en el escritorio.
4.
Desplcese a Archivo > Gestionar > Base de datos... y, a continuacin, a la pestaa

Tablas. El proceso de importacin ha asignado a la primera tabla el mismo nombre que el
archivo. Como los datos de esta tabla son de clientes, seleccione la tabla Alquiler de equipos,
escriba "Clientes" en el Nombre de tabla y haga clic en Cambiar.
5.
Haga clic en Aceptar para salir del cuadro de dilogo Gestionar base de datos.
6.
Se ha creado el archivo; FileMaker Pro mostrar los datos en una presentacin denominada
Presentacin n 2 en la vista Tabla.
Nota: puede importar tambin archivos de datos desde el Centro de inicio. Para ello, seleccione Nueva >
Nueva desde existente.
Actividad 6.2: importacin de una hoja de clculo a un archivo de FileMaker

existente
Los usuarios desean visualizar los datos de activos en esta solucin. Importe la hoja de clculo Activos.xlsx
en el archivo Alquiler de equipos.
79
1.
Seleccione el men Archivo > Importar registros > Archivo.... Desplcese al archivo
Activos.xlsx y haga clic en Abrir. El segundo conjunto de datos debe importarse en una
nueva tabla.
2.
Haga clic en la lista desplegable Destino ubicada en la parte superior derecha del cuadro de
dilogo Asignacin de campos de importacin y seleccione Nueva tabla ("Activos").
3.
Active la casilla No importar el primer registro (contiene nombres de campos). La

pantalla debera tener un aspecto similar al de la figura 23.
F IGURA 23
4.
Haga clic en Importar. Tras la importacin, la ventana Resumen de la importacin mostrar

los 29 registros que se han importado. Haga clic en OK.
En este momento, hay dos tablas de datos en el archivo Alquiler de equipos. Tanto las tablas como los datos
se han creado durante el proceso de importacin.
80
LECCIN 6

1.
Cules son los tres principales mtodos para crear una nueva solucin?
2.
Enumere tres formatos de archivo habituales que puedan convertirse directamente en un

archivo de FileMaker Pro.
3.
Si un formato de archivo no puede convertirse directamente en un archivo de FileMaker Pro,

qu se debe hacer para introducir los datos en un archivo de FileMaker Pro?
81
LECCIN 6

1.
Las soluciones se crean mediante una solucin inicial, la importacin de datos desde otra
fuente o desde cero.
2.
Tres de los formatos de archivo ms habituales que se convierten en archivos de FileMaker

son los archivos de Excel, de valores separados por comas y de valores separados por
tabuladores.
3.
Los formatos de archivo que no admite directamente FileMaker Pro deben convertirse primero
a un formato compatible. Es posible que sea necesario solicitar que los datos se proporcionen
en un formato admitido.
82
83
LECCIN 7
Leccin 7: Creacin de campos y tablas

Tiempo
Objetivos
Crear tablas en el cuadro de dilogo Gestionar base de datos.

Crear campos desde el Selector de campos en el Modo Presentacin.
Crear campos en el cuadro de dilogo Gestionar base de datos.
En esta leccin, aprender a crear campos en el Selector de campos. Tambin aprender a crear tablas y
campos en el cuadro de dilogo Gestionar base de datos. FileMaker Pro le ofrece estas distintas opciones
para simplificar y agilizar el proceso de adicin de campos mientras desarrolla su solucin.
En la Gua de introduccin de FileMaker Pro, ha aprendido a aadir campos existentes a la presentacin
desde el Selector de campos.
Creacin de soluciones > Tablas
Las bases de datos contienen tablas que representan categoras de datos, como Activos o Clientes.
Las tablas estn compuestas por campos que almacenan datos en estas categoras.
84
LECCIN 7
Seccin 1: Creacin de nuevas tablas

A medida que ample la solucin, descubrir nuevos tipos de datos que desea incluir. Esto supondr la adicin
de ms tablas y campos. Por suerte, esta no es una tarea complicada.
Para revisar y definir tablas, campos y relaciones en la solucin, puede utilizar el cuadro de dilogo
Gestionar base de datos, que se muestra en la figura 24. Para acceder a este, seleccione Archivo >
Gestionar > Base de datos.... Tambin puede utilizar el acceso directo de teclado Comando-Mays-D (OS
X) o Ctrl-Mays-D (Windows).
F IGURA 24
Como puede observar en la figura 24, los dos conjuntos de datos que hemos importado en FileMaker Pro
desde las hojas de clculo se representan mediante tablas.
Puede crear nuevas tablas para datos adicionales en la pestaa Tablas. Para ello, solo tiene que escribir el
nombre de la nueva tabla en el rea Nombre de tabla y hacer clic en el botn Crear. Una vez creada la
tabla, puede empezar a aadir campos.
Al asignar nombres a tablas o campos, es aconsejable que utilice solo caracteres alfanumricos (o de
subrayado). Si intenta utilizar otros caracteres, es posible que aparezca el cuadro de dilogo mostrado en la
figura 25.
85
F IGURA 25
86
LECCIN 7
Seccin 2: Tipos de campo

Al definir un campo, debe seleccionar un tipo de campo en funcin de la clase de informacin que contendr
el campo. El tipo de campo determina qu clase de datos se puede introducir y qu clases de operaciones
puede realizar FileMaker Pro con los datos. FileMaker Pro utiliza tambin el tipo de campo para interpretar los
datos en tareas tales como la ordenacin de registros y la realizacin de clculos.
TIPO DE CAMPO
TIPO DE DATOS
NOTAS
Texto
Cualquier dato se puede almacenar como texto, por lo que no son necesarias tareas
de administracin adicionales. Se pueden almacenar nmeros o fechas, aunque, en un
campo de texto, estos se consideran texto sin formato; por ejemplo, en un campo de
texto, los nmeros se ordenan como 1, 10, 2 en lugar de en orden numrico como 1, 2,
10.
Se pueden almacenar aproximadamente 2 GB de valores

Unicode.
Numrico
Cualquier dato que deba considerarse numrico como, por ejemplo, los datos que
deban organizarse por orden numrico o utilizarse en clculos matemticos.
Se pueden almacenar 400 dgitos a cualquier lado del

separador decimal.
En la mayora de las operaciones de base de datos, se muestran las cadenas de texto,

aunque estas se omiten; si necesita introducir datos mixtos, utilice un campo de texto.
Fecha
Cualquier dato entre el 1/1/0001 y el 31/12/4000 (siempre que se utilice el formato

d/m/a).
Las fechas se almacenan de forma interna como el nmero de

das transcurridos desde el 1/1/0001.
Si se introduce una fecha en un formato no aceptado, aparecer un cuadro de dilogo

de error.
Hora
Cualquier duracin u hora especfica del da (en un periodo de 24 horas).
Las horas se almacenan de forma interna como el nmero de

segundos desde la medianoche.
Si no se introducen datos numricos en un campo de hora, aparecer un cuadro de

dilogo de error.
Fecha y hora
Una combinacin de fecha y hora separados por un espacio.
La fecha y hora se almacenan de forma interna como el nmero

de segundos transcurridos desde la medianoche del 1/1/0001.
Los campos de fecha y hora presentan las mismas restricciones de intervalo de fechas
que los campos de fecha.
Contenedor
Cualquier tipo de datos binarios (datos que no se pueden representar eficazmente

como texto). Se pueden incluir imgenes, firmas, documentos PDF, archivos de audio
o vdeo, o archivos binarios de cualquier tipo.
Se pueden almacenar aproximadamente 4 GB de datos binarios.
Campos utilizados para automatizar y sumar datos

Existen dos tipos de campo que obtienen su valores mediante las referencias a datos de otros campos:
TIPO DE CAMPO
TIPO DE DATOS
Clculo
Almacena o revala de forma continua cualquier dato en funcin de una frmula.

Por ejemplo, si un registro tiene un campo Cantidad y un campo Precio por unidad, un campo de clculo denominado Total de lnea
puede calcular el total multiplicando la cantidad por el precio por unidad.
Sumario
Un tipo de campo que suma valores (calcula el total o la media de un grupo) de un conjunto encontrado de registros y posiblemente
de cada subgrupo incluido en el conjunto encontrado ordenado.
87
LECCIN 7
Seccin 3: Creacin de nuevos campos desde el

Selector de campos
Slo disponible en el Modo Presentacin, el Selector de campos ofrece una til representacin visual de
todos los campos existentes mediante una interfaz similar a la del Inspector junto a la presentacin. Para
aadir campos a la presentacin, solo debe seleccionar, y arrastrar y soltar un campo en la ubicacin que
desee. Tambin puede utilizar el Selector de campos para crear nuevos campos y arrastrarlos directamente
a la presentacin.
Equipment Providers, Inc. desea ofrecer a los clientes un mtodo para firmar un formulario a fin de confirmar
que el equipo se ha entregado. En el archivo Alquiler de equipos, deber aadir un campo contenedor para
que los clientes puedan introducir la firma al recibir el equipo.
Los campos contendor de las soluciones de FileMaker pueden almacenar y permitir la interaccin con estos
tipos de archivos:
Imgenes.
Archivos de vdeo o audio.
Archivos de cualquier tipo, incluidos documentos de Word, Excel y PDF.
Actividad 7.1: creacin de un nuevo campo contenedor desde el Selector de

campos
En el archivo Alquiler de equipos, los usuarios deben recopilar las firmas de los clientes cuando se entregue
un activo. Utilice el Selector de campos para crear un campo de firma para la tabla Activos.
1.
Desplcese a la presentacin Activos y acceda al Modo Presentacin.
2.
Haga clic en el botn Selector de campos de la barra de herramientas de estado para

visualizar esta herramienta, como se muestra en la figura 26.
88
F IGURA 26
3.
Haga clic en el icono Campo nuevo.
4.
Introduzca "Firma" como nombre del campo y seleccione Contenedor como tipo de campo.
Ya ha creado correctamente un campo contenedor para almacenar las firmas de los clientes.
5.
Arrastre el nuevo campo Firma a la presentacin y colquelo a la derecha de la misma.
89
LECCIN 7

1.
Nombre cuatro tipos de campos diferentes que puede crear en FileMaker Pro.
2.
Qu tipos de informacin se pueden almacenar en los campos contenedor?
3.
Al editar una presentacin, cul es la forma ms fcil de crear un campo?
4.
En el cuadro de dilogo Gestionar base de datos, cmo se crea un nuevo campo?
90
LECCIN 7

1.
Texto, numrico, fecha, hora, fecha y hora, contenedor, clculo y sumario son los tipos de
campo que se pueden crear en FileMaker Pro.
2.
Los campos contenedor pueden almacenar datos binarios, como imgenes, firmas,
documentos PDF, vdeos, archivos de audio u otros archivos.
3.
El Selector de campos supone el mtodo ms sencillo para crear un nuevo campo al editar
una presentacin.
4.
En la pestaa Campos, escriba el nombre del nuevo campo en el cuadro Nombre de campo,
seleccione un tipo de campo y haga clic en Crear.
91
92
LECCIN 8
Leccin 8: Relaciones
Objetivos
Una vez completada esta leccin, sabr cmo:
Distinguir entre las relaciones de "uno a muchos" y de "muchos a muchos".

Utilizar las claves principales y externas.
Crear ocurrencias de la tabla.
Crear relaciones entre tablas.
FileMaker es un sistema de gestin de bases de datos relacional, lo que implica que puede crear relaciones
entre las tablas para reducir la introduccin de datos redundantes y mejorar la integridad de los datos.
La Gua de introduccin de FileMaker Pro presentaba el concepto bsico de relaciones. En esta leccin,
conocer los diferentes tipos de relaciones y los pasos necesarios para crear una relacin en FileMaker Pro.
Creacin de soluciones > Relaciones
Las relaciones conectan datos almacenados en diferentes tablas de una base de datos.
Puede introducir los datos una vez y luego visualizar y utilizar estos datos en tablas o archivos
relacionados.
Un portal es un objeto de presentacin que muestra los datos de tablas relacionadas.
Tipos de relaciones
Ahora que ya ha aprendido a crear tablas y campos, puede vincular la informacin relacionada de las
diferentes tablas. Una base de datos relacional reduce la necesidad de introducir los mismos datos varias
veces o en varias ubicaciones.
Por ejemplo, en el archivo Alquiler de equipos, la informacin de los clientes se almacena en la tabla Clientes.
Cuando un activo se vincula a un cliente, el usuario puede visualizar la informacin relacionada del registro de
cliente. De esta forma, el usuario no tiene que introducir de nuevo la informacin del cliente. Adems, si un
usuario actualiza la informacin de contacto del cliente, la nueva informacin estar disponible para todos los
activos.
93
Los tipos ms frecuentes de relaciones de una base de datos relacional son de "uno a muchos" y de "muchos
a muchos".
Relaciones de uno a muchos

Este es el tipo de relacin ms habitual. En la solucin Alquiler de equipos:
Cada cliente puede tener muchos activos.

Cada activo est asociado a un solo cliente.
La relacin entre clientes y activos es de "uno a muchos".

Al representar las relaciones entre entidades, existen algunas notaciones utilizadas frecuentemente. Como se
muestra en la figura 27, se utiliza una lnea para conectar cuadros que representan dos entidades con una
"pata de gallo" en el extremo, que representa la parte asociada a "muchos" de la relacin.
F IGURA 27
Estas relaciones se puede describir de la siguiente forma:
En un coche se pueden realizar muchos cambios de aceite a lo largo del tiempo; cada cambio de aceite
se realiza en un nico coche.
Un cliente puede realizar muchos pedidos a lo largo del tiempo; cada pedido lo realiza un nico cliente.
Relaciones de muchos a muchos

Ahora imagine una solucin que realiza un seguimiento de pelculas y actores. Qu relacin existe entre los
actores y las pelculas?
Un actor puede aparecer en muchas pelculas a lo largo del tiempo.

En una pelcula hay papeles para muchos actores.
En este caso, la relacin es de "muchos a muchos", como se muestra en la figura 28.
94
F IGURA 28
Identificacin de los tipos de relaciones

No siempre resulta evidente si una relacin es de "uno a muchos" o de "muchos a muchos". La respuesta
correcta puede depender de los detalles especficos de la situacin que se intenta capturar. Imagine que tiene
una solucin que realiza un seguimiento de obras y pintores. Puede presuponer que la relacin entre el pintor
y la obra es de "uno a muchos":
Un pintor puede crear muchas obras.

Cada obra est elaborada por un solo pintor.
La primera afirmacin parece obvia. Pero, y la segunda? Si la solucin realiza un seguimiento de proyectos
como, por ejemplo, murales en grupo, es posible que la segunda afirmacin no sea correcta, ya que muchos
pintores podran participar en la elaboracin de una sola obra. Si realiza un seguimiento de las obras de los
alumnos de una clase, es recomendable tener en cuenta las obras iniciadas por un profesor y completadas
por el alumno. Sera recomendable definir la relacin como de "muchos a muchos".
95
LECCIN 8
Seccin 1: Uso de claves principales y externas para

relacionar tablas
Al relacionar tablas, es importante identificar de forma exclusiva cada registro. Gracias a un identificador
exclusivo, podr crear relaciones entre tablas. Adems, resulta til poder hacer referencia a un determinado
registro mediante un identificador exclusivo al solucionar problemas de una base de datos.
Por ejemplo, las facturas de los proveedores de servicios presentan un nmero de factura, que a menudo se
utiliza como identificador exclusivo. Esto permite al cliente y al proveedor de servicios hacer referencia
fcilmente a la misma factura.
Claves principales
Un campo que identifica de forma exclusiva un registro de una tabla recibe el nombre de clave principal. Es
recomendable crear una clave principal en todas las tablas. Una clave principal debe seguir estas reglas:
Ser exclusiva para cada registro de la tabla.

No cambiar nunca.
Nunca estar vaca.
Es recomendable permitir que FileMaker Pro cree automticamente valores de clave principal, lo que
garantizar el cumplimiento de las tres reglas indicadas anteriormente. Observe que los datos importados en
las tablas Clientes y Activos ya contienen claves principales: ID del cliente e ID del activo respectivamente.
Los valores de clave principal se han introducido manualmente en la hoja de clculo, pero FileMaker Pro
puede asignar automticamente estos valores a futuros clientes y activos.
Actividad 8.1: adicin de una opcin de campo de introduccin automtica a

claves principales
Modificar los campos de clave principal existentes a fin de introducir automticamente un nmero secuencial
para los futuros registros nuevos.
1.
Abra el cuadro de dilogo Gestionar base de datos y haga clic en la pestaa Campos.
Asegrese de que la tabla Clientes est seleccionada.
2.
Haga doble clic en el campo ID del cliente para que aparezca el cuadro de dilogo
Opciones de campo.
3.
En la pestaa Autointroducir, active la opcin Nmero secuencial (introduciendo una

marca de verificacin en la casilla Nmero secuencial).
96
4.
El ID del cliente superior de los datos importados es el 112 de Williams Design Studio. Cambie
el siguiente valor a 113, como se muestra en la figura 29, para asegurarse de que los
valores de este campo sean siempre exclusivos.
5.
Active la opcin Prohibir la modificacin del valor durante la introduccin de datos (en
la parte inferior) para impedir que los usuarios modifiquen la clave principal. Haga clic en
Aceptar.
F IGURA 29
6.
Cambie la lista de campos a la tabla Activos.
7.
Haga doble clic en el campo ID del activo. Repita los pasos 3, 4 y 5 descritos anteriormente,
pero ahora cambie el siguiente valor a 1984.
Claves externas
Mientras que una clave principal es un atributo que permite identificar de forma exclusiva a un cliente, cmo
se puede utilizar esta para vincular un cliente a uno o varios activos? Para establecer la relacin, debe
crearse un campo en la tabla Activos. Puede asignar un cliente a un activo. Para ello, introduzca el valor de
clave principal del cliente en un registro de activo, estableciendo un vnculo entre las dos tablas. Este tipo de
campo recibe el nombre de clave externa.
Si tenemos en cuenta una relacin de "uno a muchos", la parte asociada a "muchos" siempre contendr la
97
clave externa. En el archivo Alquiler de equipos, la tabla Activos requiere una clave externa personalizada.
La clave externa, ID del cliente, ya se ha creado en la tabla Activos.
98
LECCIN 8
Seccin 2: Creacin de relaciones

La pestaa Relaciones del cuadro de dilogo Gestionar base de datos contiene el grfico de
relaciones. Este permite representar grficamente y especificar relaciones entre las tablas de la base de
datos.
Cada cuadro del grfico recibe el nombre de ocurrencia de la tabla (TO, por sus siglas en ingls). Considere
una TO como un alias o un acceso directo a una tabla. Para buscar una TO en la tabla de origen, coloque el
cursor del ratn sobre la pequea flecha ubicada a la izquierda del nombre de la ocurrencia de la tabla, como
se muestra en la figura 30. Como puede crear varias TO basadas en la misma tabla, puede establecer
diversas relaciones diferentes entre dos tablas cualquiera.
F IGURA 30
Creacin de relaciones
Con las claves principales y externas creadas en el archivo Alquiler de equipos, la base de datos se ha
configurado correctamente para crear relaciones entre tablas.
Actividad 8.2: creacin de una relacin

Configurar una relacin entre las tablas Clientes y Activos.
1.
Desplcese a la pestaa Relaciones del cuadro de dilogo Gestionar base de datos.
2.
Haga clic en el campo ID del cliente de Clientes y arrstrelo al campo ID del cliente de
Activos. El grfico de relaciones debera presentar un aspecto similar al de la figura 31.
99
F IGURA 31
3.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Gestionar base de datos.
Ya se ha creado una relacin entre la clave principal de la tabla Clientes y la clave externa correspondiente
de la tabla Activos. Esto permitir asociar cualquier nmero de activos a un determinado cliente.
100
LECCIN 8

1.
Cules son los dos tipos ms habituales de relaciones?
2.
Qu relacin hay entre los siguientes elementos?

Actores y pelculas
Canciones y conciertos
Aviones e inspecciones
Carrera y nadador
3.
Qu campo debera crear en todas las tablas de la solucin de FileMaker?
101
LECCIN 8

1.
Las relaciones ms frecuentes son de "uno a muchos" y de "muchos a muchos".
2.
Las relaciones son de:

Muchos a muchos
Muchos a muchos
Uno a muchos
Muchos a muchos
3.
Siempre debe aadir un campo de clave principal a cada tabla.
102
103
LECCIN 9
Leccin 9: Presentaciones
Tiempo
Objetivos
Crear presentaciones para dispositivos especficos.

Aadir campos a presentaciones.
Aplicar estilos y temas a presentaciones.
Las presentaciones proporcionan el lienzo para crear la interfaz de usuario. Independientemente de si se

incluyen formularios, listas, informes, grficos o flujos de trabajo complejos, las presentaciones son el mtodo
que permite mostrar la informacin y las acciones a los usuarios.
Una presentacin est compuesta por:
Un rea de presentacin.
Objetos como, por ejemplo, campos, visualizadores Web, controles de pestaas, etc.
Un nico tema y diversos estilos.

Creacin de soluciones > Temas y estilos
Los temas ofrecen colores, fuentes y otros elementos de estilo coordinados para las presentaciones.
Algunos temas estn especialmente diseados para dispositivos iOS.
104
105
LECCIN 9
Seccin 1: Creacin de presentaciones

Una presentacin organiza cmo se muestra la informacin en una solucin de FileMaker.
Independientemente de si se introducen datos o se imprimen informes, las presentaciones administran la
forma en la que se visualizan los datos. Las presentaciones no almacenan datos. Puede crear muchas
presentaciones para ver el mismo registro, o un conjunto de registros, de diferentes formas.
Cada presentacin est vinculada a una ocurrencia de la tabla, que se considera el "contexto" de la
presentacin. Cada presentacin est asociada a una ocurrencia de la tabla en el grfico de relaciones.
Para crear, ver y modificar presentaciones, debe encontrarse en el Modo Presentacin. Adems de los
mtodos estndar para cambiar de modo (el men Vista y el men emergente ubicado en la parte inferior
izquierda de la ventana del documento), FileMaker presenta tambin un botn Editar presentacin ubicado
en la parte inferior derecha de la barra de herramientas de estado cuando se visualiza una presentacin en la
vista Formulario o Lista, como se muestra en la figura 32.
F IGURA 32
Actividad 9.1: creacin de una nueva presentacin

Crear una presentacin en Alquiler de equipos.fmp12 que muestre los datos de la tabla Clientes para su
uso con FileMaker Pro en un equipo de sobremesa o porttil.
1.
Seleccione Vista > Modo Presentacin o utilice el acceso directo de teclado Comando-L
(OS X) o Ctrl-L (Windows) para acceder al Modo Presentacin.
2.
Seleccione Presentaciones > Nueva presentacin/informe, haga clic en el botn Nueva

presentacin/informe de la barra de herramientas de estado, o utilice el acceso directo de
teclado Comando-N (OS X) o Ctrl-N (Windows).
3.
Seleccione la ocurrencia de la tabla Clientes en la lista desplegable Mostrar registros de:.
4.
Cambie el nombre de la presentacin a "Detalles del cliente".
5.
Haga clic en Ordenador, ya que la nueva presentacin se visualizar mediante FileMaker Pro
en un equipo de sobremesa.
6.
Seleccione Formulario para que la presentacin muestre un registro cada vez, como se
muestra en la figura 33. Haga clic en Finalizar.
106
F IGURA 33
Partes de presentacin
Las presentaciones de FileMaker se dividen en partes de presentacin. Las tres partes ms utilizadas son la
cabecera, el cuerpo y el pie de pgina. Estas tres secciones diferentes de la presentacin permiten controlar
cmo y dnde se muestran los datos, el texto y los grficos. Por ejemplo, el texto ubicado en la parte de la
cabecera se imprime en la parte superior de cada pgina, mientras que el texto ubicado en la parte del
cuerpo aparece una vez por cada registro.
Al crear una nueva presentacin, esta tiene automticamente una o varias partes en funcin de las opciones
seleccionadas en el cuadro de dilogo Nueva presentacin/informe. Cada presentacin debe tener al
menos una parte. En el Modo Presentacin, una lnea gris horizontal marca la divisin entre las partes de
presentacin. Puede cambiar el tamao de una parte arrastrando la lnea hacia arriba o hacia abajo.
Obtendr ms informacin sobre las partes de presentacin en la leccin 16, "Elaboracin de informes".
107
LECCIN 9
Seccin 2: Adicin de campos a una presentacin

Al crear una nueva presentacin haciendo clic en Nueva presentacin/informe, esta no tendr ningn
campo, lo que implica que no estar visible ningn dato. En funcin de las necesidades de los usuarios y del
modo en que tenga intencin de usar la presentacin, esta puede contener tantos campos como sea
necesario.
Actividad 9.2: adicin de campos a una presentacin mediante el Selector de

campos
Equipment Providers, Inc. necesita una presentacin que incluya toda la informacin de los clientes. Debe
utilizar el Selector de campos para aadir campos a la presentacin Detalles del cliente.
1.
Haga clic en el botn Selector de campos de la barra de herramientas de estado o utilice el

acceso directo de teclado Comando-K (OS X) o Ctrl-K (Windows). Aparecer el Selector de
campos, como se muestra en la figura 34.
108
F IGURA 34
2.
Haga clic en el campo ID del cliente. Mantenga pulsada la tecla Mays y haga clic en el
ltimo campo, Nivel. Se resaltarn todos los campos.
3.
Arrastre los campos seleccionados a la presentacin. Esta accin aadir los campos junto
con una etiqueta de campo en funcin del nombre de campo, como se muestra en la figura 35.
4.
Acceda al Modo Visualizar (si se le solicita, guarde los cambios realizados en la presentacin)
y desplcese por unos pocos registros.
F IGURA 35
Seleccin de campos desde el Selector de campos

Si desea seleccionar varios campos agrupados en el Selector de campos:
Haga clic en el primer campo.

Mantenga pulsada la tecla Mays.
Haga clic en el ltimo campo.
Si desea seleccionar varios campos que no estn agrupados:
Mantenga pulsada la tecla Comando (OS X) o Ctrl (Windows).

Haga clic en cada uno de los campos.
109
LECCIN 9
Seccin 3: Temas y estilos de las presentaciones

Temas
Los temas ayudan a crear una interfaz de usuario atractiva visualmente al proporcionar estilos coherentes
para botones, campos, el fondo y otros objetos de una presentacin. Los temas aplican fuentes, tamaos,
colores, rellenos y otras caractersticas de estilo a los objetos de la presentacin.
Al seleccionar un tema para una presentacin, todos los objetos de la presentacin existente adoptan los
nuevos estilos del tema. Sin embargo, la posicin de los objetos permanece fija, por lo que puede ser
necesario ajustar manualmente algunos de los objetos en funcin del tema seleccionado. Es recomendable
experimentar con varios temas antes de elegir uno.
Nota: el tema denominado Iluminado es el tema predeterminado para todos los nuevos archivos que cree o
para un archivo que se haya creado a partir de una hoja de clculo de Excel.
Actividad 9.3: cambio del tema

Elegir un tema que se utilizar en todas las presentaciones del archivo Alquiler de equipos.
1.
En la presentacin Detalles del cliente, acceda al Modo Presentacin.
2.
Seleccione Presentaciones > Cambiar tema... o utilice el botn Cambiar tema

de la
barra de presentacin. Aparecer un elemento emergente en el que se enumeran todos los
temas disponibles, como se muestra en la figura 36.
110
F IGURA 36
3.
Seleccione el tema Vibrante y haga clic en Aceptar.
El formato de todos los objetos de la presentacin cambiar para ajustarse a los valores predeterminados del
tema Vibrante.
FileMaker contiene tambin un conjunto de temas con el sufijo "Tctil". Estos temas ests diseados
especficamente para las presentaciones creadas para dispositivos iOS. Cada uno de estos temas sigue las
recomendaciones de la gua iOS Human Interface Guidelines en cuanto al aumento del tamao de las fuentes
y los botones para simplificar el uso en dispositivos iOS. Al desarrollar una solucin para iOS, es
recomendable que utilice un tema Tctil.
Estilos
Cada tema incluye un conjunto de estilos para cada tipo de objeto. Los estilos permiten definir fcilmente un
formato coherente y reutilizable, aplicndolo a los objetos en una nica presentacin o en todas las
presentaciones. Al definir un estilo, se pueden utilizar todas las opciones de formato que se encuentran en el
Inspector. Puede utilizar incluso una imagen para el fondo de un objeto y guardarla como parte del estilo.
Los estilos forman parte del tema general de la presentacin. En un tema, cada tipo de objeto de
presentacin puede tener muchos estilos disponibles. Por ejemplo, un objeto de botn puede tener los estilos
predeterminados, de acento y de navegacin, entre otros. Cada objeto de la presentacin tiene un estilo
asignado. Al asignar un estilo a un objeto, a este se le aplica un formato en funcin del mismo.
Puede modificar los estilos existentes, as como crear nuevos. Los cambios realizados en los estilos existentes
se pueden aplicar a todos los objetos con ese estilo de la presentacin actual o a todos los objetos con ese
estilo en todas las presentaciones que utilicen el mismo tema de presentacin.
El uso de temas y estilos coherentes en toda la solucin simplifica y agiliza el proceso de actualizacin de las
funciones y la apariencia de la solucin. Para acceder a los estilos, vaya a la pestaa Estilos del Inspector en
el Modo Presentacin, como se muestra en la figura 37.
111
F IGURA 37
112
LECCIN 9
Seccin 4: Creacin de ms presentaciones
Es habitual tener diferentes vistas de los mismos datos. Por ejemplo, aunque la vista Detalles del cliente es
til en el archivo Alquiler de equipos, puede resultar beneficioso para la solucin disponer tambin de una
lista de clientes. Con la Lista de clientes (vista Lista), el usuario puede desplazarse y ver datos esenciales
acerca de varios clientes a la vez. Con la vista Detalles del cliente (vista Formulario), el usuario puede ver
los detalles completos de cada cliente uno a uno.
Actividad 9.4: creacin de una presentacin en la vista Lista
1.
Acceda al Modo Presentacin y cree una nueva presentacin.
2.
Muestre los registros de la tabla Clientes y asigne el nombre "Lista de clientes" a la

presentacin.
3.
Seleccione Ordenador y Lista; a continuacin, haga clic en Finalizar.
4.
Abra el Selector de campos y cambie las Opciones de arrastre para colocar los campos
horizontalmente con las etiquetas sobre el campo, como se muestra en la figura 38.
113
F IGURA 38
5.
Aada los siguientes campos a la presentacin con el Selector de campos:
ID del cliente
Empresa
Provincia
Nivel
Para seleccionar varios campos, mantenga pulsada la tecla Comando (OS X) o Ctrl (Windows)
mientras hace clic. Coloque los objetos de la presentacin de modo que las etiquetas estn en la
cabecera y los campos en el cuerpo.
6.
Si es necesario, seleccione las etiquetas y cambie el color de la fuente a blanco. Para ello,
haga clic en Vista > Barra de formato o en el botn
de la barra de presentacin. (Es
posible que deba cambiar el formato, y distribuir los campos y las etiquetas para evitar que se
solapen. Seleccione y mueva los objetos para que la presentacin presente un aspecto similar
al de la figura 39 en el Modo Visualizar. Para obtener ms informacin sobre cmo desplazar
objetos, consulte la leccin 10).
114
F IGURA 39
Mediante las dos presentaciones de clientes que ha creado, Lista de clientes y Detalles del cliente, los
usuarios podrn ver unos pocos datos sobre varios clientes o muchos datos acerca de un cliente especfico.
Adems de estos, los usuarios desearn ver una lista de los activos en la solucin. Aadmosla ahora.
Actividad 9.5: creacin de una lista de activos

Al igual que en la actividad 9.4, crear una presentacin de vista Lista. En esta actividad, la presentacin
mostrar una lista de activos.
1.
Acceda al Modo Presentacin y cree una nueva presentacin.
2.
Muestre los registros de la tabla Activos y asigne el nombre "Lista de activos" a la

presentacin.
115
3.
Seleccione Ordenador y Lista; a continuacin, haga clic en Finalizar.
4.
Aada los siguientes campos a la presentacin con el Selector de campos:
ID del activo
ID del cliente
Artculo
Modelo
Categora
5.
Al igual que en la actividad 9.4, es posible que deba distribuir los objetos de la presentacin
para que no se solapen sus etiquetas. Acceda al Modo Visualizar. La presentacin debera
tener un aspecto similar al de la figura 40.
116
F IGURA 40
117
LECCIN 9

1.
En qu modo se crean las presentaciones?
2.
Qu opciones del dispositivo estn disponibles al crear una nueva presentacin?
3.
Qu herramienta permite aadir rpidamente varios campos a una presentacin?
4.
Qu temas son ms adecuados para los dispositivos iOS?
118
LECCIN 9

1.
Todas las presentaciones se crean en el Modo Presentacin.
2.
Ordenador, dispositivo tctil e impresora.
3.
El Selector de campos.
4.
Cualquier tema con el sufijo "Tctil".
119
120
LECCIN 10
Leccin 10: Herramientas de diseo de presentaciones

Tiempo
Objetivos
Aplicar estilos a objetos con el Inspector.

Seleccionar y mover objetos, y ajustar su tamao.
Activar las cuadrculas y las guas.
Crear presentaciones diseadas y adaptadas para dispositivos iOS.
Una vez creadas las presentaciones, el paso siguiente consiste en incluir objetos en la presentacin y
aplicarles estilos como corresponda. Es importante crear interfaces que sean coherentes y fciles de
comprender para los usuarios. Las pequeas incoherencias en o entre las presentaciones distraen a los
usuarios, lo que provoca que valoren si la diferencia que observan tiene algn significado en la interfaz o es
simplemente accidental. Las cuadrculas, las guas y las resoluciones son algunas de las herramientas
disponibles en FileMaker Pro para ayudar a los desarrolladores a crear la mejor experiencia posible para los
usuarios.
Creacin de soluciones > Objetos de presentacin
Los objetos de presentacin son los elementos situados en una presentacin. Permiten que los usuarios
vean e interacten con datos.
Puede seleccionar, mover, cambiar de tamao, eliminar, copiar, formatear, poner nombre y cambiar
objetos.
Creacin de soluciones > Presentaciones
121
FileMaker Pro incluye herramientas para crear bonitas presentaciones para facilitar la introduccin de
datos y el anlisis.
Puede personalizar presentaciones editando objetos, posicionndolos y organizndolos, cambindolos
de tamao y realizando otros cambios en su aspecto.
122
LECCIN 10
Seccin 1: Barra de herramientas de estado e Inspector

En el Modo Presentacin, la barra de herramientas de estado permite acceder de forma rpida y sencilla a
muchas de las herramientas que se utilizan al crear presentaciones. Estas herramientas, que se muestran en
la figura 41, permiten crear nuevos objetos de presentacin, y aplicar colores y estilos a los objetos
existentes.
F IGURA 41
La fila inferior de la barra de herramientas de estado recibe el nombre de barra de formato. Si no aparece,
puede activarla haciendo clic en Vista > Barra Formato de texto o en el botn
presentacin.
de la barra de
La barra de herramientas incluye herramientas de texto y dibujo estndar similares a las de otras
aplicaciones. Por ejemplo, para aadir un cuadro a una presentacin, haga clic en la herramienta
Rectngulo y, a continuacin, haga clic en el cuadro y arrstrelo a la presentacin.
Inspector
El Inspector es el centro de control de objetos en el que se puede ver y modificar la configuracin de todos
los objetos de una presentacin. Cada uno de los cuatro paneles del Inspector (Posicin, Estilos,
Apariencia y Datos) se centra en un aspecto diferente de la aplicacin de formato (figura 42).
F IGURA 42
Puede abrir el Inspector mediante cualquiera de los mtodos siguientes:
123
Seleccione Vista > Inspector (o Vista > Nuevo Inspector para varios inspectores).
Haga clic en el botn
de la barra de presentacin.
Utilice el acceso directo de teclado Comando-I (OS X) o Ctrl-I (Windows).
Puede cambiar rpidamente a una pestaa del Inspector mediante los accesos directos de teclado
Comando-1, 2, 3 y 4 (Mac OS) o Ctrl-1, 2, 3 y 4 (Windows).
124
LECCIN 10
Seccin 2: Cambio de tamao de una presentacin

Diversas herramientas le ayudan a gestionar el tamao de las presentaciones y los objetos que contienen.
Esto resulta til al duplicar una presentacin diseada para un dispositivo y modificarla para ajustarla a otro
como, por ejemplo, expandir una presentacin para iPad a fin de ajustarla al escritorio.
Anchura de la presentacin
Para definir la anchura de la presentacin, arrastre la lnea de color gris oscuro que representa el borde
derecho del rea de presentacin visible. Este elemento define el rea en el que se muestran los objetos en
el Modo Visualizar. Todos los objetos ubicados fuera de la anchura definida de la presentacin se consideran
objetos invisibles en el Modo Visualizar.
Resoluciones de pantalla
Al crear soluciones para diferentes plataformas y tamaos de pantalla, FileMaker Pro incluye un conjunto de
resoluciones de pantalla que permiten ajustar de forma precisa el tamao de la presentacin. Puede optimizar
fcilmente las presentaciones para dispositivos iOS mediante una resolucin.
En cada resolucin se muestran los bordes del formato de iPad o iPhone especfico tanto en orientacin
vertical como horizontal para ayudar a realizar el diseo. Las resoluciones se pueden activar o desactivar en
la barra de formato. Puede activar varias resoluciones al mismo tiempo para soluciones diseadas para varias
plataformas o para dispositivos con varias orientaciones como, por ejemplo, un iPhone o un iPad. En la figura
43, se muestra una presentacin con una resolucin para iPhone activada.
125
F IGURA 43
Para activar o desactivar las resoluciones de pantalla, haga clic en el icono de resolucin ubicado en la parte
derecha de la barra de herramientas de estado, como se muestra en la figura 44. Al hacer clic en la flecha,
aparece una lista de las resoluciones que pueden activarse o desactivarse, incluidas diferentes resoluciones
de escritorio, iPhone y iPad, y un tamao personalizado.
F IGURA 44
Seleccin, ajuste de tamao y desplazamiento de objetos

Para seleccionar un objeto de presentacin, haga clic en el objeto (por ejemplo, cualquier campo del archivo
Alquiler de equipos se considera un objeto). Aparecern unos pequeos cuadrados denominados
identificadores que representan las esquinas y los lados del objeto.
126
Puede ajustar el tamao de un objeto arrastrando cualquiera de los identificadores. Si se seleccionan varios
objetos al arrastrar los identificadores, todos ellos cambiarn de tamao en relacin con los dems. Esto
resulta muy til, sobre todo, al ajustar el tamao de un grupo de campos y otros objetos de presentacin.
Puede desplazar un objeto que haya seleccionado. Para ello, arrastre cualquier parte del objeto, excepto sus
identificadores. Para desplazar un objeto a una distancia reducida, seleccinelo y, a continuacin, utilice las
teclas de flecha del teclado para desplazarlo un punto (pt.) cada vez.
127
LECCIN 10
Seccin 3: Guas y cuadrculas

Guas dinmicas
Las guas ayudan a alinear objetos en una presentacin durante el proceso de creacin de la solucin. Hay
dos tipos de guas: las guas dinmicas y las guas de regla.
Las guas dinmicas permiten definir la posicin y el tamao de los objetos en funcin de otros objetos de la
presentacin. A medida que desplace o cambie de tamao un objeto, aparecern unas lneas azules para
indicar que el objeto que est modificando se ha alineado con otros objetos.
En la figura 45, se muestran las guas dinmicas que aparecen al mover o cambiar de tamao un objeto de
una presentacin.
F IGURA 45
Guas de regla
Para colocar objetos en la presentacin de forma ms precisa, active las reglas de pgina (seleccione Vista >
Reglas). Para crear una gua de regla, haga clic en la regla superior para definir una gua horizontal o la
regla izquierda para definir una regla vertical, y arrastre la gua a la presentacin. En la figura 46, se muestra
una presentacin con dos guas horizontales y tres guas verticales.
128
F IGURA 46
La funcin Alinear a guas alinea automticamente los objetos a la gua ms prxima al mover objetos a unos
puntos de la gua (para activarla, seleccione Vista > Guas > Alinear a guas).
Cuadrcula de objetos
Para visualizar una cuadrcula en la presentacin, active la cuadrcula de objetos, que mostrar las lneas
de cuadrcula principales y secundarias. Active la cuadrcula de objetos mediante uno de los mtodos
siguientes:
Seleccione Vista > Cuadrcula > Mostrar cuadrcula.

Esta opcin se encuentra en la parte inferior del panel Posicin del Inspector.
Si se activa la casilla Alinear a cuadrcula, al desplazar o cambiar de tamao de objetos de la presentacin,

estos se ajustarn a las lneas de cuadrcula principales y secundarias. Puede cambiar los incrementos en la
parte inferior del panel Posicin del Inspector.
129
LECCIN 10
Seccin 4: Uso de las herramientas de diseo de

presentaciones
Imagine que, durante la fase de descubrimiento de Equipment Providers, Inc., ha aprendido que es posible
que los activos se entreguen al cliente durante una visita "in situ" y que el usuario debe obtener una firma
para confirmar que se ha recibido el activo. Como FileMaker Go puede utilizarse de forma eficaz para
desplazarse y obtener firmas, deber crear una presentacin de activos para iPhone e iPad.
Actividad 10.1: creacin de una presentacin para iPad

Crear una presentacin de vista Formulario con el tamao adecuado para un dispositivo iPad.
1.
Haga clic en Nueva presentacin/informe.
2.
Base la presentacin en la ocurrencia de la tabla Activos y asgnele el nombre "Detalles del

activo - iPad".
3.
Seleccione Dispositivo tctil. A continuacin, seleccione iPad.
4.
Seleccione Formulario. Haga clic en Finalizar.
5.
Cambie el tema a Vibrante Tctil.
6.
Active la resolucin de pantalla (vertical) del iPad.
7.
Establezca las Opciones de arrastre en campos verticales en el Selector de campos con

las etiquetas a la izquierda.
130
8.
Aada los siguientes campos a la presentacin con el Selector de campos, en la resolucin

de pantalla. En el Modo Visualizar, la presentacin debera tener un aspecto similar al de la
figura 47:
ID del activo
ID del cliente
Artculo
Modelo
Nmero de serie
Entrada en servicio
Fecha de compra
Coste
Firma
131
F IGURA 47
Actividad 10.2: creacin de una presentacin para iPhone

Se crear una versin de la presentacin Detalles del activo con un tamao ajustado a la pantalla de un
iPhone.
1.
Cree una presentacin de vista Formulario basada en la tabla Activos con el nombre
"Detalles del activo - iPhone". Seleccione Dispositivo tctil. A continuacin, seleccione
iPhone. Seleccione Formulario y, a continuacin, haga clic en Finalizar.
2.
Cambie el tema a Vibrante Tctil.
3.
Desactive las resoluciones de pantalla para iPad y active la resolucin de pantalla (vertical)
para iPhone.
132
4.
En el Selector de campos, establezca las Opciones de arrastre para alinear verticalmente

los campos con las etiquetas ubicadas en la parte superior, como en la figura 48.
F IGURA 48
5.
Como un iPhone dispone de menos espacio de pantalla, es recomendable que no incluya

todos los campos de la presentacin para iPad. Aada los siguientes campos a la
presentacin con el Selector de campos:
Artculo
Nmero de serie
Firma
6.
Si es necesario, ample la altura de la presentacin. Para ello, arrastre hacia abajo el borde
inferior del cuerpo. En el Modo Visualizar, la presentacin debera tener un aspecto similar al
de la figura 49.
133
F IGURA 49
Creacin de presentaciones para iOS
Al crear una nueva presentacin para un dispositivo iOS, FileMaker Pro crear un guin que se vincular a la
presentacin como activador de guin. Esto implica que se han aadido funciones de automatizacin a la
presentacin en funcin de la interaccin del usuario con esta. El guin bloquea la funcin de zoom en el
dispositivo, lo que impide que se ample la vista de la presentacin si el usuario realiza accidentalmente una
doble pulsacin en ella.
134
LECCIN 10

1.
Cul es el nombre del centro de control de objetos en el que se puede ver y modificar la
configuracin de cualquier objeto?
2.
Qu muestran las resoluciones de pantalla?
3.
Cul es la diferencia entre las guas dinmicas y las guas de regla?
135
LECCIN 10

1.
El Inspector es el centro de control de objetos en el que se puede ver y modificar la

configuracin de cualquier objeto.
2.
Las resoluciones de pantalla muestran los bordes de un determinado dispositivo para el

tamao especificado.
3.
Las guas dinmicas muestran automticamente lneas azules que le ayudan a alinear objetos
y ajustar su tamao en relacin con otros objetos de la presentacin. Al disear una
presentacin, puede controlar la configuracin de las guas de regla cuando las necesite para
alinear objetos de forma coherente en una o varias presentaciones.
136
137
LECCIN 11
Leccin 11: Objetos de presentacin especiales

Tiempo
Objetivos
Tras esta leccin, podr crear los siguientes objetos de presentacin:
Portal
Control de pestaas
Panel de control
Panel flotante
Visualizador Web
En la barra de herramientas de estado, puede aadir elementos bsicos como, por ejemplo, texto, formas,
campos y diversos objetos de presentacin especiales, como se muestra en la figura 50. Estos objetos llevan
a cabo funciones especficas y especiales en una presentacin; en esta leccin obtendremos ms informacin
sobre estos.
F IGURA 50
138
LECCIN 11
Seccin 1: Portal
Un portal es una herramienta que permite mostrar un conjunto de registros relacionados. En una relacin de
"uno a muchos", el portal muestra la parte asociada a "muchos" de una relacin.
En la actividad 8.2, ha creado una relacin entre activos y clientes, en la que el campo ID del cliente del
activo coincide con el campo ID del cliente del cliente.
Actividad 11.1: visualizacin de datos relacionados a travs de un portal

Crear un portal en la presentacin Detalles del cliente que mostrar los activos relacionados.
1.
Desplcese a la presentacin Detalles del cliente y acceda al Modo Presentacin.

Desactive todas las resoluciones de pantalla de las actividades anteriores.
2.
Para crear un portal, debe hacer clic en la herramienta Portal

de la barra de
herramientas de estado o utilizar el elemento de men Insertar > Portal. En este paso,
seleccione Insertar > Portal.
3.
En la ventana Configuracin del portal, haga clic en la lista desplegable Mostrar registros
relacionados de: y seleccione Activos como tabla relacionada (figura 51).
F IGURA 51
139
4.
Active la casilla Permitir desplazamiento vertical para permitir que los usuarios se
desplacen hacia abajo si la lista de datos relacionados es mayor que el rea visualizable. Haga
clic en OK.
5.
Aparecer una ventana denominada Aadir campos al portal. Haga doble clic en los
siguientes campos y, a continuacin, haga clic en OK:
Categora
Artculo
Nmero de serie
Fecha de compra
Coste
6.
Un portal con campos relacionados en la primera fila aparecer en la presentacin. Desplace

el portal a la derecha de la pantalla.
7.
Ajuste la anchura del portal y los campos relacionados aumentando su tamao.
8.
A diferencia de la adicin de campos mediante el Selector de campos, la herramienta Portal

no crea automticamente etiquetas de campo relacionadas. Utilice el icono Texto de la barra
de herramientas para aadir manualmente etiquetas a cada campo.
9.
Acceda al Modo Visualizar; el portal de la presentacin debera presentar un aspecto similar

al de la figura 52.
F IGURA 52
Adicin de campos relacionados a una presentacin

Anteriormente ha creado una relacin entre activos y clientes, en la que el campo ID del cliente del activo
(una clave externa) coincide con el campo ID del cliente del cliente (una clave principal). Para visualizar
datos de un registro relacionado, puede seleccionar la tabla relacionada correcta en la lista desplegable
Tabla del Selector de campos y aadir campos a la presentacin.
Actividad 11.2: adicin de campos relacionados

Aadir el campo Empresa a la presentacin Detalles del activo - iPad desde la tabla relacionada Clientes.
1.
Desplcese a la presentacin Detalles del activo - iPad.
2.
Acceda al Modo Presentacin.
140
3.
Mediante el Selector de campos, en la lista desplegable Tabla actual de esta herramienta,

seleccione la tabla relacionada Clientes y cambie las Opciones de arrastre para no incluir
una etiqueta.
4.
Arrastre el campo Empresa a la nueva presentacin junto al ID del cliente para que
presente el aspecto de la figura 53.
5.
Acceda al Modo Visualizar y desplcese por los registros para ver el nombre de la empresa
de cada activo.
F IGURA 53
141
LECCIN 11
Seccin 2: Control de pestaas

Una interfaz de usuario con pestaas es una funcin de diseo popular en muchas aplicaciones. Al
seleccionar una pestaa, se muestra un conjunto exclusivo de objetos o datos, que permite utilizar el mismo
espacio de trabajo de la presentacin para diversos fines.
El trmino control de pestaas hace referencia a todo el objeto de la presentacin, como se muestra en la
figura 54. Cada control de pestaas contiene uno o varios paneles de pestaas individuales identificados por
una serie de pestaas que se ejecutan en la parte superior del objeto. Tenga en cuenta que el control de
pestaas no es una herramienta de navegacin; es una herramienta de organizacin de la presentacin que
permite mostrar de forma selectiva diferentes conjuntos de campos (o campos relacionados) desde el mismo
contexto de presentacin.
F IGURA 54
Los controles de pestaas se incluyen en la presentacin mediante la herramienta Control de pestaas
de la barra de herramientas de estado. Puede modificar el aspecto de un objeto de control de
pestaas de diversas formas. Puede aadir, quitar, renombrar o reordenar los paneles de un control de
pestaas mediante el cuadro de dilogo Configuracin del grupo de pestaas (mostrado en la figura 55).
Para acceder al cuadro de dilogo Configuracin del grupo de pestaas, haga doble clic o haga clic
con el botn derecho del ratn en el objeto de pestaa. El cuadro de dilogo Configuracin del grupo
de pestaas permite tambin definir la pestaa frontal predeterminada, y la justificacin y la anchura de la
pestaa.
142
F IGURA 55
Con la ayuda del Inspector, puede personalizar muchos otros aspectos del control de pestaas. Mediante la
pestaa Apariencia del Inspector, puede personalizar el relleno del fondo, los bordes y el radio de esquina,
as como atributos especficos de la pestaa para el estado Activable. Sin embargo, todas las pestaas deben
presentar los mismos atributos de estilo de texto, como la fuente, el color y el tamao.
Para incluir un objeto en un panel de pestaas:
1.
Acceda al Modo Presentacin.
2.
Seleccione el panel de pestaas.
3.
Desplace el objeto para que se encuentre por completo dentro de los lmites del control de
pestaas seleccionado.
Si necesita desplazar un control de pestaas, solo tiene que arrastrar el propio objeto de control de pestaas.
Se desplazarn tambin todos los objetos incluidos en las pestaas.
143
LECCIN 11
Seccin 3: Control deslizable

El control deslizable se inspira en el control de pgina de la interfaz de iOS. La pantalla principal (o de inicio)
de un iPad, iPhone o iPod touch es un ejemplo de control de pginas de iOS.
De modo similar al control de pestaas, el trmino control deslizable hace referencia al objeto de presentacin
completo, como se muestra en la figura 56.
F IGURA 56
Cada control deslizable puede contener uno o varios paneles de deslizamiento. Como los dos controles estn
relacionados, el control de pestaas y el control deslizable se crean mediante una nica herramienta de la
barra de herramientas de estado.
Para aadir un control deslizable a una presentacin:
1.
Mantenga pulsada la herramienta Control de pestaas

seleccione Control deslizable.
o Control deslizable
2.
Haga clic en la presentacin y arrstrela para dibujar los lmites del nuevo control deslizable.
Tras dibujar los lmites del control deslizable, aparecer el cuadro de dilogo Configuracin del control
deslizable, que se muestra en la figura 57. Este tambin se puede abrir haciendo doble clic en el objeto de
control deslizable. El cuadro de dilogo Configuracin del control deslizable incluye parmetros para:
Especificar el nmero de paneles.

Determinar si los usuarios de FileMaker Go o una versin tctil de FileMaker Pro pueden desplazarse por
los paneles mediante deslizamiento.
144
Determinar si se muestran o no los puntos de navegacin.

Especificar el tamao de los puntos de navegacin.
Tenga en cuenta que si no se muestran los puntos de navegacin, el desarrollador debe proporcionar
botones o algn mtodo adicional mediante guiones para permitir el desplazamiento por los paneles de
deslizamiento.
F IGURA 57
145
LECCIN 11
Seccin 4: Panel flotante

Al hacer clic en un botn de panel flotante, este se expande para mostrar un objeto del panel flotante sobre la
ventana, que oculta el contenido situado detrs de este. En la figura 58 se muestra un botn de panel flotante
en el que se ha hecho clic para mostrar el objeto del panel flotante. El objeto de panel flotante es un panel en
el que se puede visualizar cualquier tipo de objeto de presentacin. De modo similar a un control de pestaas
o un control deslizable, este incluye el mismo contenido que la presentacin.
F IGURA 58
Al igual que el control de pestaas y el control deslizable, los paneles flotantes se pueden utilizar para ocultar
partes de una presentacin compleja, mostrando nicamente la informacin cuando sea necesaria. Tambin
simplifican la experiencia de usuario al ofrecer una alternativa al cambio a otra presentacin o a la apertura
de una nueva ventana. A continuacin se indican algunas formas de utilizarlos:
Informacin detallada acerca de un objeto o datos

Un portal que contiene un conjunto de datos relacionado
Un visualizador Web que permite procesar un mapa, un panel o informacin agregada
Texto de ayuda que ofrece instrucciones a los usuarios
Una barra o un submen de navegacin
De modo similar a los controles de pestaas o los controles deslizables, se utiliza una nica herramienta en la
barra de estado para crear botones y botones de panel flotante.
Para aadir un botn panel flotante a una presentacin:
146
1.
Mantenga pulsada la herramienta de Botn

seleccione Botn panel flotante.
o de Botn de panel flotante
2.
Haga clic en la presentacin y arrstrela para dibujar los lmites del botn de panel flotante.
Al crear un botn de panel flotante, se crea automticamente el objeto de panel flotante asociado y se
muestra el cuadro de dilogo Configuracin de botn de panel flotante (figura 59). Este cuadro de
dilogo ofrece opciones para especificar la ubicacin del icono y el texto del botn del panel flotante, el texto
que se mostrar en el botn, el ttulo del objeto del panel flotante, la ubicacin del objeto del panel flotante
asociado al botn y los activadores de guiones.
F IGURA 59
Una vez cerrado el cuadro de dilogo Configuracin de botn de panel flotante, ste puede abrirse de
nuevo. Para ello, haga doble clic en el objeto del panel flotante, o haga clic con el botn derecho en el
objeto del panel flotante y seleccione Configuracin de botn de panel flotante.
147
LECCIN 11
Seccin 5: Visualizador Web

Un visualizador Web es un objeto que muestra pginas Web directamente en una presentacin de FileMaker.
Los visualizadores Web presentan muchos usos prcticos en las soluciones de FileMaker. Por ejemplo, un
visualizador Web puede:
Mostrar un sitio Web de cartografa que contenga indicaciones para llegar a la direccin almacenada en
un registro de la empresa.
Calcular la URL para realizar un seguimiento de un paquete en funcin de los datos almacenados en un
campo de nmero de seguimiento.
Mostrar los resultados del motor de bsqueda en relacin con los datos de un campo de nombre de
producto.
Buscar cotizaciones burstiles en los registros de la empresa.
Mostrar informes y grficos mediante datos financieros de la solucin de FileMaker.
El cuadro de dilogo Instalacin del visualizador Web permite crear la URL que utiliza el visualizador Web
para mostrar una pgina Web. Por lo general, la URL incluye campos en el clculo, lo que implica que los
datos del registro actual se pueden utilizar para realizar bsquedas dinmicas en la Web.
Nota: el dispositivo o el equipo del usuario debe estar conectado a Internet para que el visualizador Web
pueda mostrar una pgina Web externa.
Actividad 11.3: adicin de un visualizador Web

En este ejemplo, aadir un visualizador Web a la presentacin Detalles del cliente y lo configurar para
mostrar los resultados de una bsqueda de la direccin del cliente en Google Maps. Tenga en cuenta que
deber estar conectado a Internet para que el visualizador Web pueda conectarse a Google Maps en este
ejemplo.
1.
Vaya a la presentacin Detalles del cliente y acceda al Modo Presentacin.
2.
Seleccione la herramienta Visualizador Web (icono

) de la barra de herramientas de
estado. Defina el rea de la presentacin. Para ello, dibuje un cuadro para establecer los
lmites del nuevo visualizador Web. Aparecer el cuadro de dilogo Instalacin del
visualizador Web.
3.
Seleccione Google Maps en el cuadro Elegir un sitio Web ubicado a la izquierda.
4.
Haga clic en el botn

campo...
junto al cuadro Direccin y seleccione Especificar nombre de
148
5.
Seleccione el campo Direccin de la tabla Clientes y haga clic en OK.
6.
Repita los pasos 4 y 5 para los cuadros Ciudad, Provincia y Cdigo postal. Para ello,
seleccione los campos Ciudad, Provincia y Cdigo postal de la tabla Clientes
respectivamente. Cuando haya terminado, el cuadro de dilogo Instalacin del visualizador
Web debera presentar un aspecto similar al de la figura 60.
F IGURA 60
7.
Haga clic en OK en el cuadro de dilogo Instalacin del visualizador Web, guarde la

presentacin y, a continuacin, acceda al Modo Visualizar. La presentacin debera tener un
aspecto similar al de la figura 61.
149
Google y el logotipo de Google son marcas comerciales registradas de Google Inc. utilizadas con su autorizacin.
F IGURA 61
Desplcese por los registros de clientes para probar el visualizador Web. Deberan aparecer los resultados
de la bsqueda de la direccin del registro de cliente actual en Google Maps.
Nota: es posible que deba ampliar el tamao del visualizador Web, as como de la presentacin, para poder
ver el contenido de la pgina Google Maps.
150
LECCIN 11

1.
Cules son los cinco objetos de presentacin especiales?
2.
Qu parte de una relacin de "uno a muchos" se puede visualizar en un portal?
3.
Cmo se aade un objeto a un control de pestaas?
4.
Qu usos presentan los botones de panel flotante?
5.
De qu forma pueden ser dinmicos los visualizadores Web?
151
LECCIN 11

1.
Los portales, las pestaas, los paneles de deslizamiento, los paneles flotantes y los
visualizadores Web son cinco objetos de presentacin especiales.
2.
Los portales permiten visualizar la parte asociada a "muchos" de una relacin.
3.
Para aadir un objeto a un control de pestaas, seleccione el panel de pestaas en el que

desea que resida el objeto y, a continuacin, arrastre el objeto al panel hasta que quede
completamente rodeado por el control de pestaas.
4.
Los paneles flotantes se utilizan cuando es posible que se necesite otra ventana para mostrar
elementos, como informacin detallada sobre otros datos, mapas, textos de ayuda o barras de
navegacin.
5.
Los visualizadores Web pueden acceder a sitios Web en funcin de los datos del campo, lo
que les permite realizar bsquedas dinmicas en la Web.
152
153
LECCIN 12
Leccin 12: Aplicacin de formato a objetos de campo

Tiempo
Objetivos
Aplicar un formato a un objeto de campo de fecha, numrico o de hora.

Aplicar un formato condicional a un campo.
Cambiar los estilos de control de un campo.
Crear una lista de valores estticos.
Los usuarios dedican gran parte de su tiempo a visualizar y modificar datos de una solucin. Las numerosas
opciones de formato de datos de FileMaker permiten crear una experiencia de usuario ms coherente.
Tambin puede agilizar el proceso de introduccin de datos proporcionando a los usuarios mens emergentes
y calendarios desplegables, entre otras herramientas.
En esta leccin, obtendr informacin sobre las diferentes formas de aplicar un formato a fechas, horas y
nmeros, las opciones de aplicacin de formato a objetos en funcin de determinadas condiciones y los
controles de introduccin de datos.
154
LECCIN 12
Seccin 1: Formato de datos

Adems de especificar atributos de los datos, incluidos el color y la fuente, FileMaker Pro permite mostrar
nmeros y fechas con un formato especial como, por ejemplo, monedas, porcentajes, un formato de fecha
especfico, etc. El Inspector le ayuda a aplicar estos tipos de formato a nivel de objeto.
De forma predeterminada, el formato de un campo de fecha ser Como se introdujo. Si el usuario escribe
7/6/2013 7.6.2013, este ver los valores exactamente como los introdujo. En la presentacin de la vista
Lista, las incoherencias en el formato pueden complicar la bsqueda y la interpretacin rpida de los datos.
Con la funcin Formato de datos, tiene flexibilidad para aplicar un formato a esos datos de diversas formas
para brindarles coherencia, mientras que se permite a los usuarios introducir datos con el formato que
deseen.
Actividad 12.1: aplicacin de formato a campos

Cambiar el formato en los campos de fecha para que se muestren de forma coherente independientemente
de cmo los hayan introducido los usuarios.
1.
Desplcese a la presentacin Detalles del activo - iPad.
2.
Acceda al Modo Presentacin y abra el Inspector.
3.
Seleccione los campos Entrada en servicio y Fecha de compra. Para ello, mantenga
pulsada la tecla Mays mientras hace clic en los dos campos.
4.
En el Inspector, seleccione la pestaa Datos. La ltima seccin presenta el ttulo Formato

de datos.
5.
Haga clic en la lista desplegable Formato para ver todas las opciones de formato de fecha.
6.
Seleccione el formato que muestra la fecha como DD/MM/AA (25/12/03). En el ejemplo

anterior, independientemente de cmo introduzca la fecha el usuario, esta se mostrar en esta
presentacin como 7/6/15.
7.
Cambie el formato de datos del campo Coste. Para ello, seleccione Moneda y establezca la
opcin Nmero fijo de decimales: en 2.
8.
Aumente la anchura del campo Coste para que pueda mostrarse el resultado (figura 62).
Regrese al Modo Visualizar.
155
F IGURA 62
La aplicacin de un formato a los campos es un procedimiento habitual para mantener la coherencia de los
datos. Los nmeros a menudo se muestran como moneda para un campo de precio o como porcentaje para
un campo de margen. Los campos de hora se pueden establecer en un formato de 12 24 horas. En los
campos contenedor, puede especificar si se conservarn las proporciones originales, as como si el usuario
puede interactuar con determinados tipos de archivo, como documentos PDF y vdeos.
156
LECCIN 12
Seccin 2: Formato condicional

El formato condicional permite cambiar la apariencia de un objeto en funcin de las reglas especificadas. Esto
permite atraer la atencin de un usuario a datos ausentes, incorrectos o que se encuentran fuera de
determinados lmites. Por ejemplo, puede especificar que un campo presente un fondo de color rojo cuando
est vaco y uno blanco cuando contenga un valor. Un campo de precio puede mostrarse en negrita y en rojo
si su valor es superior a 5.000 .
Actividad 12.2: uso del formato condicional

Aplicar el formato condicional al campo Coste. Si el coste es superior a 1.000 , este aparecer en azul.
1.
En la presentacin Detalles del activo - iPad, en el Modo Presentacin, seleccione el

campo Coste.
2.
Seleccione Formato > Condicional.... Aparecer una ventana que permite establecer los
criterios que activarn el formato condicional.
3.
Haga clic en Aadir.
4.
En la seccin Estado, cambie est entre por es mayor que y, a continuacin, escriba
"1000".
5.
En la seccin Formato, active la casilla Color del texto y seleccione el color azul claro, como
se muestra en la figura 63. A continuacin, haga clic en OK.
F IGURA 63
6.
Acceda al Modo Visualizar y examine diferentes registros. Observe que todos los valores
157
superiores a 1.000 (pero que no sean 1.000) se muestran como texto en color azul.
158
LECCIN 12
Seccin 3: Estilos de control de campo

Cada vez que los usuarios introducen datos manualmente, se producen errores ortogrficos e incoherencias.
Los estilos de control de campo permiten aplicar un formato al modo en que los usuarios interactan con los
campos. Las dos ventajas principales de los estilos de control de campo son:
Los usuarios pueden introducir datos con mayor rapidez.

Los datos sern ms precisos y coherentes.
Para definir el estilo de control de un campo especfico, abra el Inspector y utilice la seccin Campo de la
pestaa Datos.
Hay seis estilos de control diferentes. Son los siguientes:
Cuadro de edicin: se trata de un campo estndar para la introduccin de datos de formato libre. Un
cuadro de edicin puede incluir una barra de desplazamiento vertical y ofrece una opcin de relleno
automtico de datos a partir de valores introducidos anteriormente.
Lista desplegable: puede utilizar este estilo para permitir que los usuarios seleccionen un elemento de
una lista de valores o introduzcan manualmente un valor. Utilice esta opcin cuando haya una gran
cantidad de valores entre los que elegir.
Men emergente: para utilizar este estilo, debe hacer clic en el men a fin de activarlo; a continuacin,
aparecern las opciones disponibles. Este estilo es ideal cuando solo hay unos pocos elementos en la
lista, ya que el men emergente aumenta de tamao para mostrar todas las opciones posibles.
Juego de casillas de verificacin: este estilo presenta la lista de valores en forma de conjunto de
casillas de verificacin que los usuarios pueden activar y desactivar. Se puede seleccionar ms de una
casilla de verificacin.
Juego de botones circulares: los botones circulares son similares a las casillas de verificacin, salvo
que, al hacer clic en un botn circular, se desactiva otro botn circular, de modo que slo se puede
seleccionar un valor cada vez. Este estilo es adecuado para las listas con opciones exclusivas como, por
ejemplo, s o no.
Calendario desplegable: este estilo de control permite a los usuarios seleccionar un pequeo
calendario desplegable para introducir una fecha en un campo.
159
LECCIN 12
Seccin 4: Listas de valores

Las listas de valores de FileMaker Pro ayudan a facilitar la introduccin rpida de datos y a reducir al mnimo
la posibilidad de que estos presenten errores, faltas ortogrficas e incoherencias. En lugar de solicitar a un
usuario que introduzca manualmente el estado de un proyecto, puede configurar una lista de valores para
que este elija Activo, Inactivo o Pendiente en una lista desplegable o un juego de botones circulares.
Una lista de valores puede incluir valores estticos, como el estado del proyecto indicado anteriormente, o
puede ser dinmica, lo que implica que los valores se basan en un campo de la solucin de FileMaker. Este
tipo de lista dinmica se utiliza frecuentemente para seleccionar el valor de un campo clave externo.
En el archivo Alquiler de equipos, el campo Categora de la tabla Activos es un excelente candidato para una
lista desplegable, que ayudar a estandarizar los valores introducidos en el campo. En la fase de
descubrimiento de Alquiler de equipos, se identificaron problemas con valores errneos o escritos
incorrectamente en los datos. Al configurar el campo con una lista desplegable, se reducen las posibilidades
de que se cometan errores al introducir los datos.
Actividad 12.3: uso de controles de campo y listas de valores

1.
En la presentacin Detalles del activo - iPad, acceda al Modo Presentacin.
2.
Aada el campo Categora a la presentacin debajo de ID del cliente y encima de Artculo.
3.
Haga clic en el campo Categora. En el Inspector, seleccione la pestaa Datos. En la

seccin Campo, haga clic en la lista Estilo de control y seleccione Lista desplegable.
4.
Haga clic en el icono de lpiz ubicado junto a Valores de:. Aparecer el cuadro de dilogo
Gestionar listas de valores. Haga clic en Nueva.
5.
Asigne a la lista de valores el nombre Categoras.
6.
Escriba lo siguiente en los valores personalizados, como se muestra en la figura 64:

Electrodomsticos
Cmaras
Ordenadores
Mobiliario de oficina
Telfonos
160
F IGURA 64
7.
Haga clic en OK para cerrar el cuadro de dilogo Editar lista de valores. Haga clic en OK de
nuevo para cerrar el cuadro de dilogo Gestionar listas de valores.
8.
Cambie al Modo Visualizar y haga clic en el campo Categora. A partir de ahora, cuando un
usuario haga clic en el campo Categora, aparecer la lista de valores.
De modo similar al formato condicional, los estilos de control de campo se aplican por objeto. Si desea aadir
una lista desplegable a cualquier instancia del campo Categora del activo, deber editar cada una de las
instancias.
161
LECCIN 12

1.
Cul es la finalidad principal de la funcin de formato de datos?
2.
De qu forma puede ayudar el formato condicional a los usuarios?
3.
De qu modo pueden los estilos de control de campo mejorar la coherencia de los datos?
4.
Cules son los dos tipos de listas de valores?
162
LECCIN 12

1.
El objetivo de la aplicacin de formato a los datos es proporcionarles un aspecto coherente

para que estos no dependan de la introduccin manual de los mismos por parte del usuario.
2.
El formato condicional cambia el aspecto de los objetos de presentacin en funcin de

condiciones lgicas. Por lo general, se utiliza para atraer la atencin de los usuarios hacia
datos relevantes.
3.
Los estilos de control de campo mejoran la coherencia de los datos al permitir a los usuarios
realizar una seleccin entre un conjunto de datos en lugar de introducirlos libremente.
4.
Los dos tipos de listas de valores son las listas estticas (que utilizan valores personalizados)
y las listas dinmicas (que utilizan valores de un campo).
163
164
LECCIN 13
Leccin 13: Procedimientos recomendados de la

interfaz de usuario
Tiempo
Objetivos
Tras esta leccin, podr crear presentaciones que:
Tengan una finalidad.

Estn optimizadas para dispositivos tctiles.
Ofrezcan una experiencia agradable y coherente.
En las ltimas cuatro lecciones se han mostrado las diversas herramientas para crear interfaces en FileMaker.
Con todas las opciones a su disposicin, resulta til contar con algunas directrices para crear la mejor
solucin posible para los usuarios.
En esta leccin se proporciona una lista de los procedimientos recomendados para crear interfaces en
FileMaker, incluidas directrices para la compatibilidad con varios dispositivos, el uso de colores y estilos, y la
necesidad de ofrecer una interfaz coherente y predecible.
165
LECCIN 13
Seccin 1: Procedimientos recomendados de la interfaz

de usuario
A continuacin se ofrecen algunas directivas que deben seguirse al crear soluciones.
Cree presentaciones para cada tipo de dispositivo: para ofrecer la mejor experiencia de usuario, es
recomendable disear presentaciones especficas para cada dispositivo. Por ejemplo, utilice una
presentacin para iPhone y una diferente para iPad; y otra ms para la visualizacin en un equipo porttil
o en un equipo de escritorio de gran tamao. La creacin de diferentes presentaciones para cada
dispositivo garantiza que la solucin ofrezca la mejor experiencia de uso posible en funcin de las
propiedades exclusivas de cada dispositivo.
Finalidad: la finalidad de cada pantalla debe ser clara y fcil de comprender. Los usuarios deben
averiguar la finalidad rpidamente y realizar las acciones oportunas.
Jerarqua: cada pantalla debe presentar una jerarqua de la informacin clara y bien definida. Esto
ayuda a los usuarios a concentrarse en la informacin que ms necesitan.
Tctil: al crear soluciones para dispositivos iOS, los botones deben tener un mnimo de 44 x 44 puntos
para garantizar que puedan pulsarse fcilmente con un dedo.
Evitar la escritura siempre que sea posible: en una interfaz tctil, la escritura no es siempre el
mtodo de entrada ptimo e, incluso en un teclado de ordenador estndar, resulta ms eficaz reducir al
mnimo la escritura. Utilice valores de campo, listas de valores y selectores de fechas predeterminados y
eficaces.
Color: puede mejorar la presentacin de la informacin mediante un uso sensato del color. Sin embargo,
sea cuidadoso, ya que el exceso de color puede convertirse en algo molesto y difcil de procesar para el
usuario. La interfaz de usuario no debe competir con los datos que se presentan.
Proximidad y agrupacin: los elementos prximos entre s deben estar relacionados de forma lgica. Al
agrupar campos, puede segmentar el flujo de trabajo y ayudar a los usuarios a buscar fcilmente
informacin.
Patrones de diseo: su solucin puede ser nica, pero no es necesario que reinvente la rueda. Utilice
patrones de diseo habituales y consulte el documento "Human Interface Guidelines" (Directrices de
interfaz humana) de Apple para aprovechar los modelos con los que los usuarios ya estn familiarizados.
Cuadrculas: utilice cuadrculas para organizar cmo se presentar la informacin. El uso de una
cuadrcula durante el diseo ayuda a mantener la agrupacin, el espaciado y la coherencia entre las
diferentes pantallas.
Espacios en blanco: no incluya demasiados objetos en la presentacin. Es recomendable tener varias
pantallas con una finalidad y un diseo concisos que una gran pantalla repleta de informacin difcil de
comprender. No sobrecargue las presentaciones.
Coherencia: utilice un modelo de diseo coherente en toda la solucin. Imagine primero todas las
diversas pantallas que debe crear y, a continuacin, al desarrollarlas, aplique una metodologa
coherente. Una vez que los usuarios se familiaricen con un rea de la solucin, comprendiendo el modo
en que se organiza la informacin y el comportamiento de los objetos, aprendern de forma intuitiva a
166
utilizar otras partes del sistema que funcionen de la misma forma.
iOS Human Interface Guidelines

En el documento "iOS Human Interfaz Guidelines" (Directrices de interfaz humana de iOS), se describen los
principios que le ayudarn a disear una excelente interfaz de usuario para las aplicaciones de iOS. Estos
principios tienen igual relevancia tanto para las soluciones que cree con la plataforma FileMaker como para
aquellas que desarrolle para el App Store.
El documento "iOS Human Interface Guidelines" (Directrices de interfaz humana de iOS) de Apple est
disponible en:
https://developer.apple.com/library/ios/documentation/UserExperience/Conceptual/MobileHIG/
Gua de FileMaker WebDirect

Al crear soluciones basadas en navegador con FileMaker WebDirect, es importarte seguir los procedimientos
recomendados de diseo Web. En la Gua de FileMaker WebDirect, encontrar toda la informacin que
necesita. Esto incluye todos los aspectos, desde las fuentes y los colores seguros para la Web hasta cmo
agilizar la carga de las pginas incluyendo slo aquellos objetos que el usuario necesite realmente.
La Gua de FileMaker WebDirect est disponible aqu:
https://fmhelp.filemaker.com/docs/14/es/fm14_webdirect_guide.pdf
167
LECCIN 13

1.
De qu forma una jerarqua clara ayuda al usuario a interactuar con una solucin?
2.
Qu tamao mnimo debe tener un botn en un dispositivo tctil?
3.
Qu mtodo de introduccin de datos debe evitarse en una solucin tctil siempre que sea
posible?
4.
Por qu es til la coherencia de la interfaz en una solucin?
168
LECCIN 13

1.
Tener en mente una jerarqua clara ayuda a los usuarios a concentrarse en el contenido que
necesitan.
2.
Los botones deben ser al menos de 44 x 44 pt.
3.
La escritura con el teclado en pantalla debe evitarse siempre que sea posible.
4.
La coherencia de la interfaz en toda la aplicacin ayuda a los usuarios a conocer ms

rpidamente su funcionamiento. Una vez que se hayan familiarizado con un rea de la
solucin, pueden aplicar estos conocimientos en otras reas.
169
170
LECCIN 14
Leccin 14: Clculos

Tiempo
Objetivos
Utilizar el cuadro de dilogo Especificar clculo para definir campos de clculo.

Utilizar funciones para manipular datos.
Utilizar operadores para realizar operaciones matemticas y comparar datos.
Los clculos son una herramienta clave al configurar la lgica de la solucin, que ayuda a los usuarios a
realizar tareas de forma rpida y eficaz, y se pueden utilizar para controlar las actualizaciones de datos y otros
procesos, lo que mejora la integridad de los datos. Utilizar funciones de clculo para realizar numerosas
tareas como, por ejemplo, la visualizacin de los resultados del campo de clculo, la introduccin automtica y
la validacin de campos, la visualizacin de informacin sobre herramientas, el filtrado de datos, la
visualizacin del formato condicional y diversas operaciones con guiones. Como utilizar muy a menudo las
funciones de clculo, es fundamental que las domine.
Esto es lo que ha aprendido sobre los clculos en la Gua de introduccin.
Creacin de soluciones > Clculos
FileMaker Pro puede realizar clculos sencillos y complejos con los datos. Por ejemplo, puede calcular un
precio con descuento basado en una lista de precios y un porcentaje de descuento.
Los clculos pueden incluir texto, nmeros, fecha, hora y datos de contenedor.
171
LECCIN 14
Seccin 1: Creacin de clculos

Cuadro de dilogo Especificar clculo
Todos los clculos de una solucin de FileMaker se definen mediante el cuadro de dilogo Especificar
clculo, que permite trabajar con campos, operadores y funciones para crear una frmula. En determinados
casos, puede tambin controlar el almacenamiento, as como el tipo de resultado.
En la figura 65, se muestra el cuadro de dilogo Especificar clculo para definir un campo de clculo.
Puede optar por hacer doble clic en los campos, los operadores y las funciones para insertarlos en el espacio
de introduccin de frmulas o, si lo prefiere, puede escribirlos directamente.
En FileMaker Pro 14 se han aadido nuevas caractersticas al cuadro de dilogo Especificar clculo que
agilizan y simplifican la edicin de clculos. Ahora puede realizar bsquedas en las listas de campos y
funciones mediante la herramienta Bsqueda rpida ubicada encima de cada lista. Otra caracterstica nueva
es la funcin de relleno automtico. A medida que escribe en el espacio de introduccin de frmulas, aparece
una lista con campos, tablas y funciones que coinciden con el texto introducido. Puede desplazarse por esta
lista y seleccionar un elemento para aadirlo a la frmula.
Al definir campos de clculo, debe especificar el tipo de resultado en la parte inferior izquierda del cuadro de
dilogo Especificar clculo. El tipo de resultado determina el modo en que FileMaker Pro interpretar la
salida. Establezca el tipo de resultado en el tipo previsto para el clculo. Por ejemplo, se espera que la
frmula Get(CurrentDate) + 14 devuelva una fecha 14 das posterior a la actual. Se prev que la formula
Nombre & " " & Apellidos devuelva texto que haga referencia al nombre completo de la persona. La frmula
PrecioUnidad * Cantidad debe devolver un nmero, el coste total de un grupo de artculos comprados
conjuntamente.
F IGURA 65
Creacin de campos de clculo

La solucin Alquiler de equipos tiene como una de sus finalidades ofrecer dos datos especficos: el nmero
de das que el cliente ha alquilado un activo y el coste total de los activos de un cliente. Los campos de
172
clculos pueden generar estos dos datos.
Actividad 14.1: creacin del campo de clculo numrico "Das arrendados"

Primero debe definir un campo para calcular el nmero de das que un cliente ha alquilado un activo. En esta
solucin, el nmero de das del alquiler es la diferencia entre la fecha actual y la fecha de entrada en servicio.
1.
Desplcese a la pestaa Campos del cuadro de dilogo Gestionar base de datos. Elija la
tabla Activos en el men desplegable Tabla si an no la ha seleccionado.
2.
Escriba Das arrendados en el cuadro Nombre de campo.
3.
Elija Clculo como Tipo de campo.
4.
Haga clic en Crear.
5.
Escriba la frmula Get(CurrentDate) - Entrada en servicio en el espacio de introduccin de frmulas.
6.
Seleccione Numrico como tipo de resultado en la esquina inferior izquierda del cuadro de
dilogo.
7.
Haga clic en Aceptar para salir del cuadro de dilogo Especificar clculo y haga clic de
nuevo en Aceptar para salir del cuadro de dilogo Gestionar base de datos.
8.
Aada el campo Das arrendados a la presentacin Detalles del activo - iPad, que se
muestra en la figura 66, y compruebe los resultados del clculo modificando el campo Entrada
en servicio en varios registros.
173
F IGURA 66
174
LECCIN 14
Seccin 2: Funciones y operadores

Funciones
Las funciones se utilizan en los clculos para realizar tareas especficas y devolver un resultado. A menudo
aceptan datos como uno o varios parmetros, generando un resultado en funcin de esos parmetros. Por
ejemplo, la funcin Length utiliza un nico parmetro de texto y devuelve la longitud del mismo:
Length ( "Esther" )
Resultado: 6
Hay cientos de funciones de clculo que se han agrupado en diversos tipos segn sus parmetros de entrada
o resultado, incluidas funciones de texto, numricas, financieras, de fecha, hora, formato de texto y
agregacin. Se debe tener en cuenta un grupo especial, las funciones "Obtener", ya que muchas de sus
funciones ofrecen informacin sobre la sesin actual del usuario como, por ejemplo, el nombre de cuenta del
usuario, la presentacin actual, el tipo de dispositivo que se est utilizando, y la fecha y la hora actuales.
Actividad 14.2: creacin del campo de clculo numrico "Coste total de los
activos"
A continuacin, crear un campo de clculo para determinar el coste total de los activos de un cliente, que
equivale a la suma del campo Coste de todos los activos asociados a un cliente.
1.
tabla Clientes en el men desplegable Tabla.
2.
Escriba "Coste total de los activos" en el cuadro Nombre de campo.
3.
Elija Clculo como Tipo de campo.
4.
Haga clic en Crear.
5.
Escriba Sum ( Activos::Coste ) en el espacio para introducir frmulas.
6.
El resultado del clculo que aparece en la esquina inferior izquierda debe establecerse en
Numrico.
7.
8.
Aada el campo Coste total de los activos a la presentacin Detalles del cliente, como se
muestra en la figura 67, y compruebe el resultado del clculo. El campo Coste de total de
los activos debera ser igual a la suma del campo Coste de cada uno de los registros de
activos relacionados del cliente.
175
F IGURA 67
Operadores
Adems de las numerosas funciones disponibles, a menudo es necesario utilizar operadores para obtener el
resultado de clculo deseado. FileMaker Pro proporciona los siguientes operadores para utilizarlos en
clculos:
Operadores matemticos estndar: suma, resta, multiplicacin y divisin.

Operadores de texto: retorno de carro (); un carcter ampersand (&) para anexar una cadena a otra;
comillas para especificar texto literal y parntesis para gestionar el orden de las operaciones.
Operadores lgicos: =, <, >, and, or, not, etc.
Al utilizar operadores matemticos en frmulas de clculo, el orden de las operaciones sigue las reglas
matemticas estndar. Las expresiones entre parntesis se evalan primero, despus la multiplicacin y la
divisin de izquierda a derecha y, a continuacin, la suma y la resta de izquierda a derecha. Por ejemplo: 8
3 * ( 1 + 1 ) devuelve 2.
Los operadores de texto permiten combinar dos o ms elementos de texto en un elemento mayor. Por
ejemplo, la frmula Nombre & " " & Apellidos devuelve el nombre completo de una persona. Tenga en
cuenta que es necesario dejar un espacio entre las comillas para separar correctamente el contenido de los
campos Nombre y Apellidos.
Los operadores lgicos permiten comparar dos expresiones y devolver un resultado de verdadero o falso (1 o
0). Esto recibe el nombre de resultado booleano. Por ejemplo, (grado > 80 and grado 89) devolver el
valor 1 o verdadero si el campo de grado contiene un nmero superior a 80, pero inferior o igual a 89. Los
operadores lgicos se basan en los operadores matemticos al establecer el orden de las operaciones. Por lo
tanto, 2 * 3 >5 se evala como 1, mientras que 2 * (3>5) se evala como 0. Se evalan en el siguiente orden:
comparaciones como la indicada anteriormente, despus AND y, a continuacin, OR.
Actividad 14.3: creacin de un campo de clculo de texto

En esta actividad crear un campo de clculo de direccin completa.
1.
tabla Clientes en el men desplegable Tabla si an no la ha seleccionado.
2.
Escriba "Direccin completa" en el cuadro Nombre de campo.
176
3.
Elija Clculo como tipo de campo.
4.
Haga clic en Crear.
5.
Escriba Direccin & "" & Ciudad & ", " & Provincia & " " & Cdigo postal en el espacio para introducir
frmulas.
6.
El resultado del clculo que aparece en la esquina inferior izquierda debe establecerse en
Texto.
7.
8.
Aada el campo Dir. completa a la presentacin Detalles del cliente. El resultado del
clculo del campo Direccin completa debera tener un aspecto similar al de la figura 68.
F IGURA 68
Resultados booleanos
Los resultados booleanos son un concepto importante que debe conocerse al escribir clculos en una
solucin de FileMaker, ya que son los componentes fundamentales a la hora de tomar decisiones. Si un
clculo devuelve un valor de verdadero o falso (1 0), esto es un resultado booleano. En las soluciones de
FileMaker, la palabra "True" o cualquier resultado de un clculo distinto a cero se consideran verdaderos,
mientras que la palabra "False" o cero se consideran falsos. Los resultados booleanos se utilizan en
caractersticas como el formato condicional, el filtrado de portales o la visibilidad de objetos, en las que se
realiza una accin cuando una expresin especificada por el desarrollador devuelve un resultado verdadero.
A partir de los requisitos del archivo Alquiler de equipos, podemos inferir que el campo Das arrendados no
sera aplicable a un activo cuando el campo Entrada en servicio est vaco. Por lo tanto, sera lgico que se
oculte el campo Das arrendados hasta que el campo Entrada en servicio contuviese un valor.
Actividad 14.4: ocultacin de un objeto con un clculo de visibilidad de objetos

177
En esta actividad, utilizar el clculo Visibilidad de objetos para ocultar el campo Das arrendados y su
etiqueta cuando el campo Entrada en servicio est vaco.
1.
Desplcese a la presentacin Detalles del activo - iPad y acceda al Modo Presentacin.
2.
Haga clic y arrastre para seleccionar tanto el campo Das arrendados como su etiqueta.
3.
En el Inspector, seleccione la pestaa Datos. En la seccin Comportamiento, haga clic en

el icono de lpiz ubicado junto al cuadro con la etiqueta Ocultar objeto si.
4.
Escriba la frmula IsEmpty ( Activos::Entrada en servicio ) en el espacio de introduccin de frmulas.

La funcin IsEmpty devuelve el valor 1 si su parmetro est vaco.
5.
Haga clic en Aceptar para salir del cuadro de dilogo Especificar clculo y acceda al Modo
Visualizar. Pruebe a borrar el contenido del campo Entrada en servicio en algunos
registros. El campo Das arrendados y su etiqueta no deberan aparecer si el campo
Entrada en servicio est vaco.
Puede realizar otras muchas tareas con los clculos. Por ejemplo, un campo de estado calculado podra
comparar la fecha de vencimiento de una factura con la fecha actual y devolver el valor "Abierta" o "Vencida".
Entre otros usos habituales de los clculos, se incluyen el clculo de los impuestos de ventas de un pedido y
la creacin de campos de visualizacin para el nombre completo de una persona o para aplicar formato a un
nmero de telfono.
178
LECCIN 14

1.
Cules son los tres tipos de objetos que se pueden aadir a un clculo?
2.
Qu devuelven las funciones Obtener?
3.
Qu es una funcin?
4.
Cules son los diferentes tipos de operadores?
179
LECCIN 14

1.
Puede aadir a un clculo tres tipos de objetos: campos, operadores y funciones.
2.
Las funciones Obtener devuelven informacin acerca de la sesin actual del usuario.
3.
Una funcin se utiliza en un clculo para realizar una tarea y generar un resultado.
4.
Los tres tipos diferentes de operadores son: matemticos, de texto y lgicos.
180
181
LECCIN 15
Leccin 15: Creacin de guiones

Tiempo
Objetivos
Crear, editar y organizar guiones.

Asociar guiones a botones.
Activar guiones al abrir una solucin.
La creacin de guiones es un aspecto importante de la lgica de la solucin. Este proceso supone una
herramienta muy til en FileMaker Pro que permite automatizar procesos en la solucin especificando una
serie de acciones que pueden activarse de diversas formas. Los guiones tienen muchos usos, desde sencillas
tareas de navegacin hasta operaciones complejas de elaboracin de informes y flujos de trabajo. Se pueden
activar guiones mediante botones en presentaciones, as como mediante activadores de guin, que ejecutan
un guin cada vez que se realiza determinada accin como, por ejemplo, al acceder a una presentacin, al
desplazarse entre registros o al abrir un archivo.
Esto es lo que ha aprendido sobre la creacin de guiones en la Gua de introduccin.
Creacin de soluciones > Guiones
Con los guiones FileMaker Pro, puede automatizar tareas como crear informes o enviar correos
electrnicos a los clientes.
Un guin es un conjunto de instrucciones, denominados pasos de guin.
Los guiones sencillos pueden realizar tareas sencillas. Los guiones complejos pueden combinar
elementos (como la opinin de un usuario) con tcnicas de programacin (como bifurcaciones y bucles).
182
LECCIN 15
Seccin 1: Qu son los guiones?

Un guin es una secuencia de instrucciones que realizan una determinada tarea. Por ejemplo, en la figura 69,
se muestra un guin que puede crear un nuevo registro de contacto al realizar las siguientes tareas:
Desplazarse a la presentacin Contactos.

Crear un nuevo registro.
Introducir datos predeterminados en el campo Notas.
Colocar el cursor en el campo Tratamiento para que el usuario pueda empezar a escribir al instante.
F IGURA 69
Puede resultar til considerar el proceso de creacin de un guin como si se tratase de escribir una receta de
cocina. Una receta ofrece instrucciones (medir, cortar, mezclar, revolver y cocer a fuego lento) en un
determinado orden mientras se trabaja con una lista de ingredientes para generar el resultado deseado.
Algunas recetas (y guiones) son sencillas, mientras que otras son ms complejas y requieren ms tiempo.
Pasos de guin
Un guin est compuesto por pasos de guin. Los pasos de guin son instrucciones especficas que, al
agruparlas en un guin, puede realizar una tarea mayor. Los pasos de guin son comandos predefinidos que
se seleccionan en una lista. Hay ms de 150 pasos de guin que realizan acciones como, por ejemplo,
desplazarse a una presentacin, crear y eliminar registros, y ejecutar bsquedas.
La mayora de los pasos de guin se basan en elementos de men. Por ejemplo, los elementos de men
utilizados frecuentemente como, por ejemplo Nuevo registro, Modo Buscar e Importar registros son
todos pasos de guin. Esto permite aprender de forma fcil el proceso de creacin de guiones a los usuarios
que estn familiarizados con los modos Visualizar y Buscar. Casi cualquier secuencia de acciones que un
usuario puede realizar con elementos de men se puede automatizar y ejecutar como un guin.
183
LECCIN 15
Seccin 2: Creacin y organizacin de guiones

Puede crear, editar y administrar guiones mediante el Espacio de trabajo de guiones de FileMaker Pro. Si
dispone de suficientes privilegios de acceso al archivo, puede acceder a la ventana Espacio de trabajo de
guiones mediante uno de los siguientes mtodos:
Seleccione Espacio de trabajo de guiones en el men Guiones.

Utilice el acceso directo de teclado Comando-Mays-S en OS X o Ctrl-Mays-S en Windows.
En la figura 70 se muestra un ejemplo de la ventana Espacio de trabajo de guiones.
F IGURA 70
Todos los guiones creados en un determinado archivo de base de datos se mostrarn en el panel izquierdo
de la ventana Espacio de trabajo de guiones. En un nuevo archivo que no se haya creado a partir de una
solucin inicial, la ventana Espacio de trabajo de guiones estar en blanco.
Organizacin de guiones
Los guiones se pueden organizar en carpetas para agruparlos y recuperarlos fcilmente. Una solucin de
FileMaker puede contener perfectamente docenas de guiones y a menudo muchos ms, por lo que
mantenerlos organizados permite ahorrar tiempo y esfuerzo. Puede crear carpetas de guiones. Para ello,
184
haga clic en el icono Crear nueva carpeta (

). Para desplazar guiones, haga clic en el nombre del guin
y arrastre el guin a una nueva ubicacin. Para buscar guiones, utilice el cuadro Bsqueda rpida ubicado en
la parte superior de la lista de guiones, que permite filtrar esta lista. A medida que escribe caracteres,
aparecen solo aquellos guiones con esa cadena de caracteres en el nombre.
La casilla de verificacin ubicada a la izquierda de cada nombre de guin indica si ste aparece enumerado
en el men Guiones. Si no desea que aparezca una casilla de verificacin junto a los nombres de los
guiones, utilice el icono
de la cabecera Guiones para activar o desactivar la visualizacin de esa casilla.
Los usuarios pueden activar estos guiones directamente desde el men. Por lo general, en el men, solo
aparecern los guiones de control generales como, por ejemplo, Cerrar sesin, Ir al men, Volver a iniciar
sesin y Ayuda. No obstante, es decisin suya determinar aquellos ms adecuados para la solucin.
Puede eliminar guiones mediante uno de los siguientes mtodos:
Mantenga pulsa la tecla Control mientras hace clic (OS X) o haga clic con el botn derecho
(Windows) en el guin y seleccione Eliminar.
Pulse la tecla Retroceso o Supr despus de seleccionar uno o varios guiones.
Consecuencias de la eliminacin de guiones

Tenga precaucin al eliminar guiones. La accin de eliminacin no se puede deshacer y podra interrumpir la
automatizacin existente en la solucin. Por lo general, los desarrolladores utilizan el informe de diseo de
base de datos (DDR, por sus siglas en ingls) generado por FileMaker Pro Advanced para comprobar si
existen dependencias antes de eliminar un guin.
185
LECCIN 15
Seccin 3: Edicin de guiones

Para crear un guin, haga clic en el botn Crear nuevo guin (
) en la esquina superior izquierda del
Espacio de trabajo de guiones. Aparecer un nuevo guin en una pestaa del Espacio de trabajo de
guiones, como se mostraba anteriormente en la figura 70. De forma predeterminada, a todos los nuevos
guiones se les asigna el nombre "Nuevo guin". No es necesario que los nombres de guin sean exclusivos,
aunque es recomendable asignar nombres que sean nicos y describan la finalidad del guin.
Todos los pasos de guin individuales aparecen enumerados en la parte derecha del cuadro de dilogo
Espacio de trabajo de guiones. Puede aadir un paso al guin mediante cualquiera de los siguientes
mtodos:
Haga doble clic en el paso de guin en la lista de la derecha.

Seleccione el paso de guin en el panel de la derecha y, a continuacin, pulse Intro o Retorno.
Haga clic en el rea de edicin de guiones y comience a escribir el nombre del paso de guin para iniciar
la funcin de relleno automtico del guin. A medida que escriba el nombre de un paso de guin,
aparecer una lista con pasos de guin coincidentes. Puede seleccionar un paso de guin de esta lista
para aadirlo al guin.
FileMaker Pro no limita la longitud de los guiones o el nmero de pasos que pueden ejecutar los guiones.
No todos los pasos de guin son vlidos para todos los entornos de FileMaker. Si, por ejemplo, escribe un
guin diseado para un usuario de FileMaker Go, limite ste solo a aquellos pasos de guin que puedan
ejecutarse en dispositivos iOS. El botn Mostrar compatibilidad (
) ubicado en la esquina superior
derecha del Espacio de trabajo de guiones permite seleccionar una plataforma de destino como, por
ejemplo, iOS o FileMaker WebDirect. Por lo tanto, los pasos de guin que sean incompatibles con la
plataforma seleccionada aparecern atenuados.
Al seleccionar un paso de un guin, puede ver y especificar las opciones del paso. Para ello, haga clic en el
icono de rueda dentada (
) que aparece junto al paso de guin. A medida que aprenda nuevos pasos de
guin, obtendr informacin sobre las opciones disponibles para pasos de guin especficos. (Las opciones
de cada paso de guin se describen a fondo en la Ayuda en lnea de FileMaker Pro).
Puede guardar un guin. Para ello, seleccione Guardar guin en el men Guiones, o utilice el acceso
directo de teclado Comando-S en OS X o Ctrl-S en Windows. Puede identificar en todo momento un guin
con cambios sin guardar porque aparece un asterisco (*) al principio del nombre del guin en el ttulo del
panel de pestaas del guin. Si intenta cerrar la pestaa del guin (o ejecutar el guin) antes de guardarlo,
FileMaker Pro le solicitar que lo guarde.
186
LECCIN 15
Seccin 4: Activacin de guiones

Una vez que haya creado un guin, debe decidir cmo y cundo se activar. Los guiones se pueden activar
de diferentes formas en las soluciones de FileMaker, entre las que se incluyen:
Todos los objetos de una presentacin se pueden definir como un botn y programarse para que
ejecuten un guin cuando el usuario haga clic en estos. Esta opcin se describe de forma detallada en la
seccin siguiente, "Botones."
Los guiones enumerados en el men Guiones se pueden activar manualmente. Para ello, seleccione un
elemento de guin en el men (o utilice un acceso directo de teclado, si est disponible).
Los guiones se pueden definir para que llamen a otros guiones, lo que provoca que se ejecuten. Esta
accin interrumpir el guin de llamada hasta que el guin al que se ha llamado termine de ejecutarse; a
continuacin, se reanuda el guin de llamada. La lista de guiones que han llamado a otros guiones y que
estn a la espera de reanudarse recibe el nombre de "pila de guiones".
Si selecciona Opciones de archivo en el men Archivo, puede definir un guin para que se ejecute
cuando se abra cualquier ventana, se abra la primera ventana, se cierre cualquier ventana y se cierre la
ltima ventana.
Puede definir activadores de guin de nivel de presentacin u objeto para que se ejecuten a medida que
los usuarios interacten con la solucin. Entre los ejemplos de acciones que pueden activar un guin, se
incluyen desplazarse a una presentacin, salir de un campo haciendo clic o mediante la tecla Tabulador,
o acceder al Modo Visualizar o Buscar.
187
LECCIN 15
Seccin 5: Botones
Puede utilizar la herramienta Botn para crear un objeto de botn o puede conseguir que la mayora de los
objetos de presentacin se comporten como un botn y activar un guin. Para acceder al cuadro de dilogo
Configuracin del botn de un objeto, que se muestra en la figura 71, utilice uno de los siguientes
mtodos:
Mantenga pulsado Control mientras hace clic (OS X) o haga clic con el botn derecho (Windows)
en el objeto y seleccione Configuracin del botn en el men contextual.
Seleccione el objeto y elija Configuracin del botn en el men Formato.
F IGURA 71
Por lo general, en el cuadro de dilogo Configuracin del botn, puede seleccionar Ejecutar guin en la
lista desplegable Accin y, a continuacin, especificar el guin que desea activar. Los botones tambin
pueden ejecutar pasos de guin nicos, lo que puede resultar til para procedimientos bsicos de navegacin
(por ejemplo, Ir a la presentacin) o de creacin de un registro.
Una nueva caracterstica de FileMaker Pro 14 es la capacidad para mostrar un icono en un botn con o sin
texto que lo acompae. Los botones ubicados en la parte superior del cuadro de dilogo Configuracin del
botn permiten seleccionar la posicin del icono y el texto en el botn. Puede elegir entre un conjunto de
iconos predefinidos incluidos en FileMaker Pro o crear iconos personalizados. La adicin de iconos de botn
personalizados se describe de forma ms detallada en el mdulo 3 (Interfaz) de FileMaker Training Series:
Conceptos avanzados.
188
Otra nueva caracterstica de FileMaker Pro 14 es el objeto Barra de botones. Una barra de botones es
una serie de botones con un aspecto coherente. Las barras de botones son tiles para proporcionar una
barra de navegacin o mostrar una serie de acciones que un usuario puede realizar en una presentacin
como, por ejemplo, Nuevo registro, Duplicar registro, Eliminar registro, etc. En la figura 72, se muestra un
ejemplo de barra de botones. Las barras de botones se describen de forma ms detallada en el mdulo 3
(Interfaz) de FileMaker Training Series: Conceptos avanzados.
F IGURA 72
Hay varios guiones que deben crearse en la solucin Alquiler de equipos a fin de que esta sea ms til para
los empleados de Equipment Providers, Inc. Entre estos guiones, se incluyen:
Un guin para desplazarse por una lista de clientes de la presentacin Detalles del cliente.
Un guin para facilitar la creacin de nuevos clientes y la introduccin de datos de un nuevo cliente
mediante el desplazamiento automtico a la presentacin Detalles del cliente y la colocacin del cursor
del usuario en el campo Empresa al crear un nuevo registro.
Un guin para visualizar los activos de un cliente especfico en forma de lista.
Un guin para exportar el conjunto exportado de activos a Excel.
Un guin de inicio para desplazarse a la presentacin adecuada al abrir el archivo en funcin del
dispositivo del usuario.
Estos son ejemplos de caractersticas tiles que pueden simplificar el acceso de los usuarios a diferentes
reas de una solucin, la bsqueda de datos especficos, la introduccin de nuevos datos y la extraccin de
datos del sistema.
Actividad 15.1: creacin de un guin de navegacin

Cree un guin que permita a los usuarios desplazarse a la presentacin Lista de clientes desde la
presentacin Detalles del cliente. Aadir un botn a la presentacin Detalles del cliente que ejecute
este guin.
1.
Abra el Espacio de trabajo de guiones. Para ello, seleccione Guiones > Espacio de
trabajo de guiones, o utilice el acceso directo de teclado Comando-Mays-S (OS X) o CtrlMays-S (Windows).
2.
Haga clic en el botn Nuevo (

) en la esquina superior izquierda del cuadro de dilogo.
Cambie el nombre del guin a "Ir a lista de clientes".
3.
Haga doble clic en el paso de guin Ir a la presentacin en la lista de pasos de guin para
desplazarlo al rea de edicin de guiones. Tambin puede hacer clic en el rea de edicin de
guiones y comenzar a escribir el paso "Ir a la presentacin" para activar la funcin de relleno
automtico de pasos de guiones.
4.
Haga clic en el texto "presentacin original" en el paso Ir a la presentacin recin aadido

y seleccione Presentacin... en la lista desplegable.
189
5.
Seleccione la presentacin Lista de clientes y haga clic en OK.
6.
Guarde el guin. Para ello, seleccione Guiones > Guardar guin o pulse Comando-S (OS
X) o Ctrl-S (Windows). Cierre el panel de pestaas del guin. Para eso, coloque el cursor
sobre el panel azul que contiene el nombre del guin y haga clic en el icono (
ventana Espacio de trabajo de guiones.
). Cierre la
7.
Desplcese a la presentacin Detalles del cliente y acceda al Modo Presentacin.
8.
Seleccione la herramienta Botn (icono

) de la barra de herramientas de estado.
Haga clic en la presentacin y arrstrela para crear un objeto de botn en la cabecera.
Aparecer el cuadro de dilogo Configuracin del botn.
9.
En la parte superior del cuadro de dilogo, seleccione la opcin para mostrar un icono a la
izquierda del texto del botn. En la tabla de iconos, seleccione el icono
la primera fila) y establezca su tamao en 20 pts.
(el cuarto icono de
10.
Escriba Lista de clientes como texto del botn.
11.
En la lista desplegable Accin, seleccione Ejecutar guin.
12.
Seleccione el guin Ir a lista de clientes y haga clic en OK. El cuadro de dilogo

Configuracin del botn debera presentar un aspecto similar al de la figura 73.
F IGURA 73
13.
Acceda al Modo Visualizar. La presentacin Detalles del cliente debera presentar un

aspecto similar al de la figura 74.
190
Google y el logotipo de Google son marcas comerciales registradas de Google Inc. utilizadas con permiso.
F IGURA 74
Pruebe el botn para asegurarse de que le permite desplazarse correctamente a la presentacin Lista de
clientes. El registro y el conjunto actual no cambian al desplazarse a la Lista de clientes mediante este
botn; simplemente se desplaza a la presentacin Lista de clientes y se muestra el mismo conjunto de
registros.
Guiones de un nico paso

Como este guin solo contiene un paso, esta misma accin puede realizarse haciendo que el botn ejecute
directamente el paso de guin Ir a la presentacin. La mayora de los pasos de guin se pueden configurar
como accin de un botn al seleccionar Paso nico como la accin del botn en el cuadro de dilogo
Configuracin del botn. La limitacin de este mtodo es que solo se puede especificar un paso. Es
necesario crear un guin para que un botn ejecute varios pasos de guin en una secuencia. Es
recomendable definir guiones para todos los botones de una solucin, sobre todo, si la accin se repitiese en
ms de una ubicacin de la solucin. Esto resulta til si es necesario aadir posteriormente un paso al
proceso, como la ordenacin de los registros mostrados en la lista. Actualizar un nico guin es mucho ms
eficaz que revisar toda la solucin y actualizar todos los botones que hacen referencia a un determinado paso
de guin.
La nueva caracterstica Convertir en guin de FileMaker Pro 14 simplifica el proceso de cambiar de un
paso nico a un guin. Al especificar el paso que ejecutar el botn "Paso nico", haga clic en el botn
Convertir en guin en la esquina inferior derecha del cuadro de dilogo Accin del botn para crear
automticamente un guin a partir del paso de guin nico incluido. Es importante tener en cuenta que el
botn Convertir en guin no volver a configurar ningn otro botn de la solucin para ejecutar el guin.
An deber actualizar otros botones de la solucin para que ejecuten tambin el nuevo guin, si lo desea.
Actividad 15.2: guin para crear un nuevo cliente

Elabore un guin que cree un nuevo registro de cliente, desplace al usuario a la presentacin Detalles del
cliente y coloque el cursor del usuario en el campo Empresa. Aadir un botn a la presentacin Lista de
clientes que ejecute este guin.
191
1.
Abra el Espacio de trabajo de guiones.
2.

Cambie el nombre del guin a "Crear nuevo cliente".
3.
Aada el paso de guin Ir a la presentacin y configrelo para que se desplace a la

presentacin Detalles del cliente.
4.
Aada el paso de guin Nuevo registro/peticin.
5.
Aada el paso de guin Ir al campo. Haga clic en el icono de rueda dentada (

) del paso
de guin Ir al campo, haga clic en Especificar y, a continuacin, seleccione el campo
Empresa de la tabla Clientes.
6.
Guarde el guin y cierre la pestaa del guin y la ventana Espacio de trabajo de guiones.
7.
Coloque un botn en la cabecera de la presentacin Lista de clientes. Elija la opcin para

mostrar un icono a la izquierda del texto del botn, seleccione el icono
la segunda fila) y establezca su tamao en 20 pts.
8.
(el ltimo icono de
Introduzca la cadena "Crear nuevo cliente" como texto del botn y establzcalo para que
ejecute el guin Crear nuevo cliente recin creado. La presentacin Lista de clientes
debera presentar un aspecto similar al de la figura 75 en el Modo Visualizar.
F IGURA 75
Pruebe el botn para asegurarse de que se desplaza correctamente a la presentacin Detalles del cliente,
crea un nuevo registro de cliente y coloca el cursor en el campo Empresa.
Actividad 15.3: guin para ver los activos de un cliente

Como se ha indicado anteriormente, los clientes de Equipment Providers, Inc. suelen solicitar una lista de los
activos alquilados por cada uno de estos. Los clientes no tienen acceso a la solucin, por lo que Equipment
192
Providers, Inc. deber exportar la lista de activos para envirsela al cliente. La primera parte de este proceso
consiste en ofrecer un mtodo sencillo para que los empleados se desplacen a la lista de activos de un cliente
especfico. En esta actividad, crear un guin que se desplazar a la presentacin Lista de activos y
mostrar solo los activos actuales del cliente ordenados por categora. Aadir un botn a la presentacin
Detalles del cliente que ejecute este guin.
1.
2.

Cambie el nombre del guin a "Ir a activos del cliente".
3.
Aada el paso de guin Ir al registro relacionado. Haga clic en el icono de rueda dentada (
) del paso de guin Ir al registro relacionado.
4.
En el cuadro de dilogo Opciones de "Ir al registro relacionado", seleccione Activos en

la lista desplegable Obtener registro relacionado de:, seleccione la presentacin Lista de
activos en la opcin Mostrar registro utilizando presentacin: y active la casilla de
verificacin Mostrar slo registros relacionados. Asegrese de que est seleccionado el
botn de opcin Comparar slo el registro actual. Este cuadro de dilogo debera
presentar un aspecto similar al de la figura 76. Haga clic en OK.
F IGURA 76
5.
Aada el paso de guin Ordenar registros. Haga clic en el icono de rueda dentada (
)
del paso de guin Ordenar registros, active la casilla de verificacin Ejecutar sin dilogos,
haga clic en Especificar y establezca la ordenacin por Categora de forma ascendente.
Haga clic en OK para salir del cuadro de dilogo Ordenar registros.
6.
Aada el paso de guin Ir al registro/peticin/pgina. Seleccione Primero como parmetro

del paso de guin si an no lo ha hecho. El guin debera presentar un aspecto similar al de la
figura 77.
193
F IGURA 77
7.
Guarde el guin, y cierre la pestaa del guin y el Espacio de trabajo de guiones.
8.
Coloque un botn en la cabecera de la presentacin Detalles del cliente. Elija la opcin para
mostrar un icono a la izquierda del texto del botn, seleccione el icono
la undcima fila) y establezca su tamao en 20 pts.
9.
(el primer icono de
Introduzca la cadena "Ir a activos del cliente" como texto del botn y configrelo para que
ejecute el guin Ir a activos del cliente recin creado.
Pruebe el botn para asegurarse de que se desplaza correctamente a la presentacin Lista de activos y
solo muestra los activos relacionados del cliente actual ordenados por el campo Categora.
Actividad 15.4: guin para exportar datos de activos

Ahora crear el guin que exporte el conjunto encontrado actual de activos. Aadir un botn a la
presentacin Lista de activos que ejecute este guin.
1.
2.

Cambie el nombre del guin a "Exportar activos".
3.
Aada el paso de guin Exportar registros. Haga clic en el icono de rueda dentada (
del paso de guin Exportar registros.
4.
En el panel flotante que aparece, active la casilla Ejecutar sin dilogos y haga clic en
Especificar junto a Especificar archivo de salida.
5.
En el cuadro de dilogo Especificar archivo de salida, haga clic en el botn Aadir

archivo.
6.
En el cuadro de dilogo Exportar registros a archivo, seleccione el escritorio como

ubicacin del archivo exportado, cambie el tipo de archivo a Libros de Excel (.xlsx) y cambie
el nombre del archivo a "Exportar activo". Haga clic en Guardar.
7.
En el cuadro de dilogo Especificar archivo de salida, cambie el tipo a Libros de Excel

(.xlsx) y active la casilla de verificacin Abrir archivo automticamente. Este cuadro de
dilogo debera presentar un aspecto similar al de la figura 78. Haga clic en OK y, a
continuacin, de nuevo en OK para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de Excel.
194
F IGURA 78
8.
Haga clic en Especificar junto a Especificar orden de exportacin en el panel flotante

de opciones del paso de guin. Si no se abre el panel flotante, haga clic en el icono de rueda
dentada (
9.
10.
) del paso de guin Exportar registros para abrirlo.
En el cuadro de dilogo Orden de los campos para exportacin, haga clic en el botn
Borrar todo si aparecen campos enumerados en el cuadro Orden de exportacin de
campos.
Seleccione Activos en el men desplegable de la tabla. Haga clic una vez en el campo
Artculo para seleccionarlo y, a continuacin, haga clic en el botn Mover para desplazar el
campo al cuadro Orden de exportacin de campos. Aada tambin los siguientes campos
al orden de exportacin: Modelo, Nmero de serie, Categora, Entrada en servicio, Fecha de
compra y Coste. Puede hacer clic mientras pulsa Mays, Comando (OS X), o Ctrl (Windows)
para seleccionar varios campos a fin de aadirlos al orden de exportacin. El cuadro de
dilogo Orden de los campos para exportacin debera presentar un aspecto similar al de
la figura 79.
195
F IGURA 79
11.
Haga clic en OK para cerrar el cuadro de dilogo Orden de los campos para exportacin.
Guarde el guin y cierre la pestaa del guin y la ventana Espacio de trabajo de guiones.
12.
Coloque un botn en la cabecera de la presentacin Lista de activos. En el cuadro de

dilogo Configuracin del botn, elija la opcin para mostrar un icono a la izquierda del
texto del botn, seleccione el icono
tamao en 20 pts.
13.
(el segundo icono de la segunda fila) y establezca su
Introduzca la cadena "Exportar activos" como texto del botn y configrelo para que ejecute el
guin Exportar activos recin creado.
Pruebe el botn para asegurarse de que se exporta correctamente el conjunto encontrado de registros de
activos como un archivo de Excel denominado "Exportar activo" en el escritorio.
Crear correo electrnico con un archivo adjunto

En el cuadro de dilogo Especificar archivo de salida, hay una opcin para crear automticamente un
mensaje de correo electrnico con el archivo exportado adjunto. Si se selecciona esta opcin, se crea un
mensaje en la aplicacin de correo electrnico predeterminada (como Outlook o Correo) que se puede
modificar y enviar a continuacin. Esto resulta til cuando sabe que el archivo exportado debe enviarse al
instante por correo electrnico sin modificaciones adicionales. Si utiliza FileMaker Pro, para usar esta opcin,
es necesario que tenga una aplicacin de correo electrnico instalada en el ordenador.
196
LECCIN 15
Seccin 6: Guin de inicio

A menudo resulta til activar un guin para que se ejecute cuando un usuario abra una solucin. Este tipo de
guin suele utilizarse para lo siguiente:
Mostrar una presentacin diseada especficamente para iOS si el usuario utiliza un dispositivo con este
sistema operativo.
Desplazarse a una tabla diferente en funcin de las necesidades de los diferentes grupos de usuarios.
Examinar cmo utilizar el activador de guin OnFirstWindowOpen para realizar esta tarea.
En el archivo Alquiler de equipos, los usuarios de iOS son principalmente tcnicos cuyas obligaciones
incluyen la distribucin, la instalacin y la reparacin de activos para los clientes, que slo estn interesados
en trabajar con los registros de activos. Los usuarios de la versin para escritorio de la solucin son los
directores de cuentas de Equipment Providers, Inc., que estn ms interesados en consultar los registros de
los clientes que los registros de los activos, ya que deben ponerse en contacto frecuentemente con estos por
telfono o correo. Para ayudar a estos diferentes tipos de usuarios a ser ms productivos, el guin de inicio
de la solucin Alquiler de equipos debe desplazarse al rea adecuada en funcin del dispositivo que se
utilice.
Actividad 15.5: creacin de un guin de inicio

Utilizar una combinacin del paso de guin If y la funcin Get ( Device ) para comprobar el dispositivo del
usuario y conseguir que el guin realice diferentes pasos en funcin de este.
1.
2.
Cree un nuevo guin denominado Inicio.
3.
Aada el paso de guin If al guin. Se aade automticamente un paso End If al guin

porque cada paso If necesita un paso End If.
4.
El cursor se coloca de forma predeterminada en el rea de introduccin de frmulas del paso

If. Introduzca la frmula Get ( Device ) = 3. La funcin Get ( Device ) devuelve el valor 3 si el
usuario est utilizando un iPad. Tambin puede abrir el cuadro de dilogo Especificar
clculo para introducir la frmula. Para ello, haga clic en el icono
o haga doble clic en el paso If.
ubicado junto al paso If
5.
Aada un paso de guin Ir a la presentacin al guin. Incluya el guin justo detrs del paso
de guin If, pero delante del paso de guin End If. Para ello, haga clic en l y arrstrelo a la
posicin.
6.
Modifique el paso de guin Ir a la presentacin para desplazarse a la presentacin Detalles

del activo - iPad.
197
7.
Haga doble clic en el paso de guin Else If para aadirlo al guin. El paso Else If permite
especificar otra condicin para evaluar si la condicin especificada en el paso If es falsa. El
paso Else If solo se ejecutar si la condicin especificada en el paso If es falsa.
8.
Haga clic en el rea de introduccin de frmulas del paso Else If e introduzca la frmula Get (
Device ) = 4. La funcin Get ( Device ) devuelve el valor 4 si el usuario est utilizando un iPhone o
un iPod touch.
9.
Aada un paso de guin Ir a la presentacin entre los pasos Else If y End If. Modifique el
paso de guin Ir a la presentacin para desplazarse a la presentacin Detalles del activo iPhone.
10.
Aada un paso de guin Else justo detrs del paso de guin Ir a la presentacin, pero
delante del paso de guin End If. El paso de guin Else permite especificar la accin que
debe realizar el guin si las condiciones especificadas en los pasos If y Else If son falsas, es
decir, si el usuario no est utilizando un dispositivo iOS.
11.
Aada un paso de guin Ir a la presentacin justo detrs del paso de guin Else. Indique
que este paso de guin Ir a la presentacin se desplace a la presentacin Lista de
clientes. El guin debera presentar un aspecto similar al de la figura 80.
F IGURA 80
12.
Guarde el guin y cierre tanto el panel de pestaas del guin Inicio como el Espacio de
trabajo de guiones.
13.
Seleccione Archivo > Opciones de archivo... y desplcese a la pestaa Activadores de

guiones.
14.
Active la casilla situada junto a OnFirstWindowOpen y seleccione el guin Inicio. Haga clic
en OK y Aceptar para cerrar los cuadros de dilogo Especificar guin y Opciones de
archivo....
Para probar el guin, abra el archivo Alquiler de equipos desde un dispositivo iOS. Consulte la seccin de
implementacin para obtener instrucciones detalladas sobre cmo transferir el archivo a un dispositivo iOS y
198
abrir este en FileMaker Go.

Si no tiene acceso a un dispositivo iOS, puede probar que el archivo se est ejecutando correctamente en el
equipo. Para ello, desplcese a la presentacin Detalles del activo - iPad, cierre el archivo y, a
continuacin, vuelva a abrirlo. El comportamiento predeterminado de FileMaker Pro consiste en abrir el
archivo con la ltima presentacin utilizada, en este caso, Detalles del activo - iPad, pero si el guin Inicio
se ejecuta correctamente, el archivo se abrir en su lugar con la presentacin Lista de clientes.
199
LECCIN 15

1.
De dnde proceden la mayora de los pasos de guin?
2.
Cmo se configura un objeto de presentacin para activar un guin cuando el usuario hace
clic en l?
3.
Qu permite realizar a los desarrolladores el activador de guin OnFirstWindowOpen?
200
LECCIN 15

1.
La mayora de los pasos de guin proceden de los elementos de men de los modos
Visualizar, Buscar y Vista previa.
2.
Todos los objetos de una presentacin se pueden convertir en un botn mediante el cuadro de
dilogo Configuracin del botn, al que se puede acceder desde el men contextual del
objeto o seleccionando Formato > Configuracin del botn. Establezca el botn en
Ejecutar guin y seleccione el guin que desee activar.
3.
Mediante el activador de guin OnFirstWindowOpen, los desarrolladores pueden crear

guiones de inicio que realicen tareas como, por ejemplo, enviar a usuarios a presentaciones
adaptadas a sus necesidades especficas en funcin del dispositivo que se utilice o el nombre
de cuenta del usuario especificado.
201
202
LECCIN 16
Leccin 16: Elaboracin de informes

Tiempo
Objetivos
Describir el funcionamiento de un informe de subsumario.

Explicar el concepto de campo de interrupcin.
Configurar partes de subsumario y de sumario general.
Definir y utilizar campos de sumario.
Crear informes de subsumario bsicos.
Crear un grfico mediante la funcin de grficos rpidos.
Una de las funciones ms eficaces de las soluciones de FileMaker es la capacidad para sumar datos y
resumirlos en un informe. Con los informes correctos, puede obtener informacin sobre su negocio o cumplir
requisitos de cumplimiento internos o normativos. Para crear informes eficaces, deber estar familiarizado con
la definicin de campos, el desarrollo de presentaciones, la definicin de clculos y el uso de guiones. En
otras palabras, deber aprovechar los conocimientos adquiridos en las lecciones anteriores.
En esta leccin, aprender a crear un informe de subsumario bsico mediante campos de sumario y partes de
presentacin. Aprender a utilizar partes de subsumario para ofrecer agrupaciones lgicas de registros y
mejorar la facilidad de uso de una presentacin de lista. Tambin aprender a crear un grfico mediante la
funcin Grficos rpidos.
Esto es lo que ha aprendido sobre las presentaciones en la Gua de introduccin.
Introduccin > Generacin de grficos
Cree grficos para comparar y contrastar datos. Puede convertir en grficos valores de datos
individuales (artculos sueltos vendidos) o datos de sumario (ventas totales por trimestre).
203
Introduccin > Elaboracin de informes
FileMaker Pro puede generar informes para ayudarle a organizar y analizar sus datos.
Puede crear informes personalizados agrupando datos. Los informes de resumen pueden incluir
subtotales y totales generales.
FileMaker Pro puede imprimir el informe o enviarlo por correo electrnico como archivo Excel o PDF.
204
LECCIN 16
Seccin 1: Informes de subsumario

Antes de empezar a crear un informe, debe planificar el tipo de informe que desea obtener. En el ejemplo del
archivo Alquiler de equipos, el equipo de direccin ha solicitado un informe que muestre el coste total de los
activos por categora para que puedan evaluar si la inversin en los activos se ha diversificado correctamente
entre las diferentes categoras.
Puede generar diferentes informes mediante la misma interfaz utilizando distintos conjuntos encontrados. Por
ejemplo, una presentacin que resuma los activos por categora podra presentar todos los activos o solo
aquellos que se encuentren en servicio.
El tipo de informe ms eficaz de FileMaker Pro es el informe de subsumario, que presenta una lista de los
datos agrupados por los valores de un campo especfico. En la solucin Alquiler de equipos, dispone de los
datos mostrados en la figura 81.
F IGURA 81
A partir de estos datos, puede generar un informe de subsumario por categora, como se muestra en la figura
82.
205
F IGURA 82
Como puede observar, este tipo de informe agrupa todos los activos bajo un subencabezado asociado a cada
categora. Adems, puede incluir una fila en la parte inferior de cada categora que muestre el coste total de
los activos en esa categora mediante un campo de sumario.
Al crear un informe de subsumario, el campo utilizado para agrupar los registros recibe el nombre de campo
de interrupcin. En este ejemplo, Categora es el campo de interrupcin. Por lo general, el campo de
interrupcin es aquel que contiene datos coherentes entre varios registros como, por ejemplo, categora, tipo,
estado y mes, en lugar de un campo con datos continuos o de formato libre como, por ejemplo, importe,
descripcin o comentario. Los registros se ordenan por el campo de interrupcin y cada vez que se encuentra
un nuevo valor en los datos del campo ordenado, el informe se "interrumpe" e inicia un nuevo grupo de
subsumario.
A diferencia del proceso de creacin de presentaciones, en el que es necesario utilizar el Selector de
campos, FileMaker Pro le gua por el proceso de creacin de un informe como este, incluida la adicin de
campos, y de subtotales y totales.
Partes de subsumario
Para agrupar registros, debe utilizar una parte de subsumario. Una parte de subsumario es una parte de
presentacin que muestra informacin de cada grupo de registros solo cuando el conjunto encontrado se
ordena por el campo de interrupcin. La parte de subsumario y su contenido no se mostrarn si el conjunto
encontrado no se ha ordenado por el campo de interrupcin.
A menudo resulta til disponer de dos partes de subsumario en una presentacin: una encima del cuerpo y
otra debajo de este, con el mismo campo de interrupcin. Esto permite mostrar una cabecera descriptiva para
cada grupo, as como un total u otros datos sumados debajo del grupo. En la figura 82 se muestra este
enfoque. La cabecera es la categora y los datos sumados indican el coste total de los activos por categora.
Tambin puede incluir muchas partes de subsumario en una presentacin con diferentes campos de
interrupcin especificados. Esto resulta til para mostrar subgrupos incluidos en grupos. Siempre que se
incluyan los diferentes campos de interrupcin en el tipo de ordenacin, los registros se agruparn por cada
campo de interrupcin.
El uso de varias partes de subsumario en una nica presentacin puede ser til tambin para volver a utilizar
206
la presentacin del informe a fin de crear informes agrupados por diferentes campos. Solo con ordenar el
conjunto encontrado en un campo de interrupcin diferente, puede conseguir que algunas partes de
subsumario desaparezcan y que se muestren otras, lo que genera un informe agrupado de forma distinta.
Todo depende del campo de interrupcin asociado a cada parte de subsumario.
Campos de sumario
La agrupacin de registros cobra ms relevancia al utilizar campos de sumario para sumar datos de cada
grupo. Un campo de sumario permite sumar datos de un grupo de registros. Los campos de sumario se crean
mediante el cuadro de dilogo Gestionar base de datos. Puede seleccionar opciones para los campos de
sumario mediante el cuadro de dilogo Opciones para el campo sumario, como se muestra en la figura 83.
Las operaciones ms frecuentes que se utilizarn son: Total de, Media de y Recuento de.
F IGURA 83
Si se incluye un campo de sumario en una parte de cabecera, pie de pgina, cuerpo, navegacin o sumario
general, se suman los valores de todos los registros del conjunto encontrado en relacin con el campo
especificado. Si se incluye un campo de sumario en una parte de subsumario, se muestra la informacin de
agregacin de cada subgrupo de registros. Esto implica que se puede utilizar el mismo campo de sumario
para calcular el coste total de los activos de cada categora en una parte de subsumario y tambin el coste
total de los activos del conjunto encontrado en una parte de sumario general.
Actividad 16.1: creacin de un informe de subsumario

1.
Acceda al Modo Presentacin y seleccione Presentaciones > Nueva

presentacin/informe....
2.
Seleccione Activos en la lista desplegable Mostrar registros de y asigne a la nueva

presentacin el nombre "Informe del activo".
3.
Haga clic en Ordenador y, a continuacin, seleccione Informe. Haga clic en Continuar.
4.
Asegrese de que las opciones para incluir los subtotales y los totales generales estn
activadas y, a continuacin, haga clic en Siguiente.
207
5.
Haga doble clic en los siguientes campos de la tabla Activos para especificarlos para el
informe:
ID del activo
Artculo
Fecha de compra
Entrada en servicio
Coste
Categora
6.
Haga clic en Siguiente.
7.
Haga doble clic en Categora en la pantalla Organizar registros por categora. Haga clic
en Siguiente.
8.
Haga doble clic en Entrada en servicio para ordenar tambin por ese campo, adems de por
Categora. La pantalla debera tener un aspecto similar a la figura 84. A continuacin, haga
clic en Siguiente.
F IGURA 84
9.
En el Campo de sumario, haga clic en Especificar.... An no ha creado el campo de

sumario.
10.
Haga clic en Aadir. Asigne al campo el nombre Coste total, seleccione Total de en las
opciones ubicadas a la izquierda del cuadro de dilogo y elija Coste en los nombres de
campo.
11.
Haga clic en OK para crear el campo y en OK para seleccionar el campo recin creado.
208
12.
Haga clic en Aadir subtotal y, a continuacin, en Siguiente.
13.
En la pantalla Especificar totales generales, haga clic en Especificar..., seleccione Coste

total y, a continuacin, haga clic en OK.
14.
Haga clic en Aadir total general y, a continuacin, en Siguiente.
15.
En la pantalla Informacin de cabecera y pie de pgina, seleccione Nombre de

presentacin en la lista desplegable Superior izquierda y Fecha actual en la lista
desplegable Inferior derecha. Haga clic en Siguiente.
16.
Haga clic en Crear un guin, asgnele el nombre "Informe del activo" y active la casilla de
verificacin Ejecutar guin de forma automtica. Esta accin aadir el activador de guin
OnLayoutEnter para que cuando un usuario acceda a la presentacin Informe del activo,
el guin ordene automticamente los registros. Haga clic en Finalizar.
17.
Elimine el campo Categora del cuerpo, junto con su etiqueta en la cabecera.
Se crear una nueva presentacin con los campos, las partes de subsumario y el sumario general continuo
que se han especificado. El proceso intentar adaptar de la forma ms adecuada el tamao de los campos,
aunque es posible que sea necesario realizar algunos ajustes manuales. Tras ajustar el tamao de los
campos y desplazarlos, y aplicar el tema Vibrante y el formato de datos, el informe debera presentar un
aspecto similar al de la figura 85. Tenga en cuenta que, despus de salir del Modo Presentacin, es posible
que deba ejecutar el guin Informe del activo. Para ello, seleccione Guiones > Informe del activo a fin de
que el informe se agrupe correctamente. Observe que el campo Categora se ha eliminado de la parte del
cuerpo en la figura 85. Como el informe se ordenar siempre, no es necesario mostrar la categora en cada
fila.
F IGURA 85
Tras ejecutar una bsqueda en cualquier presentacin basada en activos, al ejecutar el guin Informe del
activo seleccionando Guiones > Informe del activo, se generar el informe mediante el conjunto
encontrado actual. Esto ofrece una gran flexibilidad al poder reutilizar el informe con cualquier conjunto
encontrado.
209
Uso de partes de subsumario para mejorar la experiencia de usuario

Las partes de subsumario tambin son tiles para mejorar la facilidad de uso de las presentaciones de lista
de una solucin. Al agrupar los registros en funcin de datos descriptivos, como regin, estado o categora,
los usuarios podrn localizar registros de forma ms fcil. Todo lo que se necesita para implementar esta
tcnica de agrupamiento es una parte de subsumario y un guin a fin de ordenar los registros por el campo
de interrupcin.
Actividad 16.2: adicin de grupos a una vista de lista

En este actividad, aadir partes de subsumario de los campos Provincia y Nivel a la presentacin Lista de
clientes y crear tambin los guiones para ordenar los registros del cliente por esos campos.
1.
Desplcese a la presentacin Lista de clientes y acceda al Modo Presentacin.
2.
Seleccione Presentaciones > Ajustar parte y haga clic en Crear en el cuadro de

dilogo Ajustar parte.
3.
Seleccione el botn de opcin Subsumario al ordenarse por y seleccione el campo

Provincia. Haga clic en OK y, a continuacin, en Imprimir encima. Haga clic en Hecho para
cerrar el cuadro de dilogo Ajustar parte.
4.
Duplique el campo Provincia del cuerpo de la presentacin Lista de clientes y colquelo a

la izquierda de la parte de subsumario. Elimine el borde del campo, aumente el tamao de su
texto y establezca el texto en negrita para que parezca ms un subencabezado.
5.
Abra el Espacio de trabajo de guiones y cree un nuevo guin denominado "Ordenar

clientes por provincia".
6.
Aada el paso de guin Ordenar registros y configrelo para ordenar los registros por el
campo Provincia de forma ascendente. Asegrese de activar la casilla Ejecutar sin
dilogos.
7.
Guarde el guin y cierre tanto el panel de pestaas del guin como el Espacio de trabajo de
guiones.
8.
Aada un botn en la cabecera de la presentacin Lista de clientes con la etiqueta

"Agrupar por provincia", configrelo para que muestre el icono
(segundo icono de la
undcima fila) a la izquierda del texto y establzcalo para que ejecute el guin Ordenar
clientes por provincia.
9.
Repita los pasos 2 a 8 para el campo Nivel. Tenga en cuenta que el orden de las dos partes
de subsumario no es relevante para esta actividad. La presentacin Lista de clientes
debera presentar un aspecto similar al de la figura 86 en el Modo Presentacin. En la figura
87, se muestra el aspecto que debera tener la presentacin en el Modo Visualizar cuando se
ordenan los registros por el campo Provincia.
210
F IGURA 86
F IGURA 87
Pruebe a hacer clic en los botones "Agrupar por provincia" y "Agrupar por nivel". Observe que solo se
muestra una de las partes de subsumario cada vez. Si ordenara los registros por los campos Provincia y
Nivel al mismo tiempo, se mostraran las dos partes de subsumario.
211
LECCIN 16
Seccin 2: Grficos
Las personas procesan las imgenes con ms rapidez que las palabras. Por consiguiente, las
representaciones visuales de informacin suelen ser ms fciles de interpretar que los informes escritos que
presentan los mismos datos. Por ejemplo, los grficos pueden ayudar a mostrar cambios en los precios a lo
largo de un periodo, el rendimiento relativo de un grupo de alumnos y muchos otros aspectos.
Existen dos formas de crear grficos en FileMaker Pro. El primer mtodo, mediante la funcin Grfico rpido,
permite a los usuarios representar grficamente los datos en solo unos minutos. El segundo mtodo ofrece
una mayor flexibilidad, y conlleva la inclusin de un objeto de grfico en una presentacin y la definicin
manual de la serie de datos que se va a procesar. Puede desplazar, cambiar de tamao y manipular un objeto
de grfico del mismo modo que los dems objetos de la presentacin. Adems, puede personalizar los
colores, las fuentes y los fondos de un grfico. Al utilizar FileMaker Go y FileMaker WebDirect, los grficos se
pueden visualizar, pero no crear o editar.
En FileMaker Pro, puede crear diez tipos de grficos: grficos de columnas, columnas apiladas, columnas
positivo/negativo, barras apiladas, lneas, reas, puntos y burbujas. Con el tiempo conocer los tipos de
grficos ideales para los diversos tipos de datos para que pueda presentarlos de forma ms eficaz.
Grficos rpidos
La forma ms sencilla de familiarizarse con las caractersticas de creacin de grficos de FileMaker Pro es
experimentar con los grficos rpidos, que pueden crearse desde cualquier presentacin en el Modo
Visualizar. Se basan en el conjunto encontrado y el tipo de ordenacin actuales, por lo que debe comprobar
estos antes de generar un grfico rpido para asegurarse de que contengan los datos que desea utilizar.
Actividad 16.2: creacin de un grfico rpido

Crear un grfico rpido que muestre el nmero de activos por categora del conjunto encontrado.
1.
Acceda a la presentacin Detalles del activo - iPad.
2.
Haga clic en Mostrar todos en la barra de herramientas de estado si no aparecen todos

los registros.
3.
Ordene los datos por el campo Categora.
4.
Haga clic en el campo Categora y elija Grfico de Categora.... Aparecer el cuadro

Configuracin del grfico, como se muestra en la figura 88.
212
F IGURA 88
5.
Cambie el ttulo del grfico por "Activos por categora".
6.
Haga clic en el panel Estilos y cambie el Estilo del grfico a Sombreado - 3D.
7.
Haga clic en el botn Guardar como presentacin... para guardar el grfico como una
nueva presentacin.
8.
Asigne a la presentacin el nombre de "Activos por categora" y haga clic en OK.
La presentacin grfica creada recientemente aparecer en una nueva ventana. Tenga en cuenta que
FileMaker Pro crea automticamente un guin con el mismo nombre que la presentacin y lo asigna al
activador de guin OnLayoutEnter de la nueva presentacin. Para mostrar el grfico, debe ordenar primero
el conjunto encontrado por Categora. Este guin automatiza esa tarea.
213
LECCIN 16

1.
Qu es un campo de interrupcin y cmo se utiliza para definir una parte de subsumario?
2.
Cmo se aade una nueva parte de subsumario a una presentacin?
3.
Indique las tres operaciones de sumario ms frecuentes y explique los resultados que
devuelven para un grupo de registros.
4.
Cundo aparece una parte de subsumario en el Modo Visualizar?
5.
Qu producto de FileMaker permite crear grficos rpidos?
6.
Qu productos de FileMaker se pueden utilizar para visualizar grficos?
214
LECCIN 16

1.
Utilice un campo de interrupcin para dividir un conjunto encontrado de registros en grupos. Al

crear una parte de subsumario, debe especificar el campo de interrupcin. Si los registros se
ordenan por el campo de interrupcin, cada vez que cambie el valor de este, el informe se
"interrumpir" mostrando un subsumario e iniciando un nuevo grupo de subsumario.
2.
Para aadir una parte de subsumario a una presentacin, vaya al men Presentaciones y, a
continuacin, seleccione Ajustar parte para utilizar el cuadro de dilogo Ajustar parte. Cree
la nueva parte y, a continuacin, defina la opcin para que sea de subsumario al realizar la
ordenacin por el campo de interrupcin. Elija el campo de interrupcin que desee en la
lista de campos del cuadro de dilogo Definicin de partes.
3.
Las operaciones de campos de sumario ms frecuentes son el clculo del total, el recuento y
el clculo de la media de los valores de un determinado campo. Total suma los valores de
todos los registros del campo especificado; Recuento devuelve el nmero de registros que
contienen un valor del campo especificado y Media busca el promedio de aquellos registros
que contienen un valor del campo especificado, en otras palabras, no se incluyen los registros
vacos. Por ejemplo, si un conjunto de cinco registros contiene los valores 100, en blanco,
200, 300 y 200 en un determinado campo, el total de ese campo es 800, el recuento es 4 y la
media es 200.
4.
Una parte de subsumario solo aparece al ordenar registros por el campo que se defina como
campo de interrupcin para esa parte.
5.
Solo se puede utilizar FileMaker Pro para crear grficos rpidos.
6.
FileMaker Pro, FileMaker Go y FileMaker WebDirect permiten visualizar grficos.
215
216
LECCIN 17
Leccin 17: Integracin

Tiempo
Objetivos
Exportar datos con formatos habituales.

Guardar presentaciones como PDF.
Describir las diferencias entre las opciones de ODBC de FileMaker.
La plataforma FileMaker utiliza los estndares del sector para permitir que sta comparta informacin con
otras tecnologas, independientemente de si la base de datos de FileMaker es la fuente de datos o de si la
solucin consulta fuentes externas. Entre las caractersticas completas de integracin de FileMaker, se
incluyen:
La importacin a partir de formatos de archivo habituales, como Excel o texto separado por comas o
tabuladores.
La importacin desde fuentes de datos XML u OBDC.
La exportacin a formatos habituales, como Excel, texto separado por comas o tabuladores, XML y HTML.
El almacenamiento de datos en documentos PDF y la inclusin de datos en archivos PDF existentes.
El establecimiento de conexiones en directo a fuentes de datos SQL (Oracle, MySQL y Microsoft SQL
Server).
El uso de ODBC/JDBC para acceder a otras fuentes de datos.
El uso de la plataforma como fuentes de datos ODBC y JDBC.
El acceso al cdigo fuente de las pginas Web.
La compatibilidad con HTML5 mediante el visualizador Web.
La autenticacin con Active Directory y Open Directory.
La compatibilidad con plug-ins para ampliar las funciones.
217
FileMaker tambin puede iniciar y controlar la actividad del sistema operativo local con:
La compatibilidad con AppleScript en OS X y la capacidad de iniciar un archivo VBScript file en Windows

OS.
La capacidad de enviar correos electrnicos, marcar nmeros de telfono y generar comandos de
eventos en aplicaciones locales (por ejemplo, para traer al primer plano otras aplicaciones)
La compatibilidad con protocolos URL personalizados para abrir archivos de FileMaker, transferir
variables y ejecutar guiones en esos archivos.
Esto es lo que ha aprendido sobre la exportacin de registros en la Gua de introduccin.

Introduccin > Exportacin de registros
Puede exportar datos a otro archivo de FileMaker Pro o a otro formato de archivo, como Microsoft Excel.
FileMaker Pro exporta una copia de los datos y deja los datos originales en la base de datos.
218
LECCIN 17
Seccin 1: Cmo compartir datos con usuarios externos

La plataforma FileMaker ofrece numerosas opciones para compartir datos con usuarios que no tienen acceso
a la aplicacin cliente FileMaker. Puede exportar datos en varios formatos de archivo. Un ejemplo habitual es
la exportacin de datos de direcciones de correo para compartirlos con compaeros. FileMaker Pro permite
tambin compartir datos mediante la creacin de un documento PDF de las presentaciones. Este se puede
utilizar para generar comunicaciones impulsadas por datos, como cartas, facturas o presupuestos. Puede
incluso guardar registros como archivos de Microsoft Excel con un nico comando.
Exportacin de registros
Con FileMaker Pro puede exportar datos a otros formatos de archivo, lo que permite que los datos de una
solucin de FileMaker puedan visualizarse en otras aplicaciones. Los formatos de archivo de exportacin
admitidos son:
FileMaker Pro (.fmp12)

Tabla HTML (.html)
Fusin (.mer)
Microsoft Excel (.xlsx)
Texto separado por tabuladores (.tab o .txt)
Texto separado por comas (.csv o .txt)
XML (.xml)
Formato dBase (.dbf)
Hay dos comandos en el men Archivo que permiten exportar datos:
Exportar registros: permite seleccionar los campos que se van a exportar, as como el formato del
archivo de datos exportado.
Guardar/enviar registros como: exporta automticamente los campos de la presentacin actual a un
archivo PDF o de Excel.
Ambos mtodos exportan el conjunto encontrado actual, lo que resulta til para exportar un conjunto de datos
especfico. Por ejemplo, es posible que busque todos los clientes activos o los pedidos del mes actual y, a
continuacin, los exporte para compartirlos con otros usuarios.
219
Actividad 17.1: uso de Exportar registros

En este ejemplo, exportar una tabla HTML de direcciones de clientes para un servicio de correo directo.
1.
Desplcese a la presentacin Detalles del cliente y haga clic en Mostrar todos en la barra
de herramientas de estado.
2.
En el men Archivo, seleccione Exportar registros....
3.
Asigne al archivo el nombre "Exportacin de clientes" y seleccione el Escritorio como

ubicacin de almacenamiento.
4.
En el men emergente Tipo, seleccione Tabla HTML y haga clic en Guardar.
5.
En el cuadro de dilogo Orden de los campos para exportacin, desplace los campos
Empresa, Direccin, Cdigo postal, Ciudad y Provincia al cuadro de Orden de
exportacin de campos ubicado a la derecha, como se muestra en la figura 89. Para ello,
haga doble clic en cada campo, o seleccione el campo a la izquierda y haga clic en el botn
Mover.
F IGURA 89
6.
Haga clic en el botn Exportar y abra el archivo Exportacin de clientes.htm recin creado
para comprobar los resultados.
Cmo guardar como PDF

FileMaker Pro incluye una funcin integrada que permite guardar los datos como archivos Adobe. Un usuario
220
puede crear un archivo PDF que coincida con la salida impresa de la presentacin actual y compartirlo
fcilmente con los interesados. Para ello, vaya al men Archivo y seleccione Guardar/enviar registros
como > PDF....
Hay muchas opciones disponibles al guardar datos como un archivo PDF, incluida la capacidad para
especificar el creador, el ttulo y las palabras clave, y proteger el archivo mediante una contrasea. Tambin
puede optar por crear un nuevo mensaje de correo electrnico con el archivo adjunto o establecer el archivo
para que se abra automticamente tras guardarlo. Mediante un guin, tambin puede aadir nuevas pginas
a un archivo PDF existente.
221
LECCIN 17
Seccin 2: Integracin con otras fuentes de datos

La integracin de la solucin de FileMaker en sistemas externos puede mejorar su valor y ampliar sus
funciones. En muchas situaciones, ser necesario que obtenga datos de un sistema externo o enve datos a
este. Por ejemplo, es posible que tenga un sistema de inventario de nivel empresarial, pero que utilice
FileMaker Pro para la mayora del flujo de trabajo y las operaciones de comunicacin al grupo de trabajo. O
bien, puede que utilice FileMaker Pro para la gestin del contenido del almacn Web, pero que facilite el
contenido real del sitio Web desde una base de datos SQL.
222
LECCIN 17
Seccin 3: Qu es ODBC?
Ya ha aprendido a incorporar la Web en una solucin de FileMaker Pro, pero, y si necesita importar datos de
otro sistema o desea que su solucin de FileMaker acte como fuente de datos de otra aplicacin? Para ello,
deber utilizar las funciones ODBC de la plataforma FileMaker. La Conectividad abierta de base de datos
(ODBC, por sus siglas en ingls) es la tecnologa que permite a FileMaker Pro acceder a los datos desde
fuentes de datos externas, as como actuar como fuente de datos para otro sistema.
FileMaker Pro puede conectarse a las siguientes fuentes de datos ODBC, entre otras: Microsoft SQL Server,
MySQL, Oracle y Microsoft Access. Por lo general, en la mayora de estas, se utiliza el lenguaje de la base de
datos SQL. Sin embargo, ODBC se puede utilizar tambin para conectarse a otras fuentes de datos, siempre
que se haya instalado un controlador ODBC compatible en el equipo y se haya configurado el Nombre de
fuente de datos (DSN, por sus siglas en ingls) correcto.
Hay tres formas diferentes de interactuar con una fuente de datos ODBC: fuentes SQL externas (ESS, por sus
siglas en ingls), la importacin desde una fuente de datos ODBC y el paso de guin Ejecutar SQL. En las
siguientes secciones se abordarn los aspectos bsicos de estos tres mtodos.
Fuentes SQL externas (ESS)

ESS es una caracterstica que permite aadir tablas "fantasma" de las fuentes SQL remotas al archivo de
base de datos, trabajando con ellas como si fueran tablas nativas de FileMaker. Los usuarios pueden buscar,
editar y eliminar registros directamente en la tabla de datos SQL. Puede aadir ocurrencias de la tabla al
grfico de relaciones, establecer relaciones (incluso entre las tablas de FileMaker y SQL) y visualizar datos de
SQL en directo junto con los datos de FileMaker.
Al utilizar la funcin ESS en archivos alojados mediante FileMaker Server, solo se pueden configurar
controladores ODBC y DSN en el equipo del servidor en lugar de en cada escritorio individual que ejecute
FileMaker Pro. La perfecta integracin de la tabla SQL en FileMaker Pro y la consolidacin del controlador
ODBC y la configuracin de DSN en el equipo del servidor convierten a la funcin ESS en el mtodo preferido
de integracin con fuentes de datos SQL.
La funcin ESS est limitada a Oracle, MySQL y Microsoft SQL Server. Consulte el sitio Web de FileMaker
para obtener ms informacin, incluidos las versiones compatibles y los controladores adecuados.
Importacin desde fuentes de datos ODBC

La importacin de registros desde una fuente de datos ODBC constituye un mtodo unidireccional de
integracin entre la fuente de datos ODBC y la base de datos de FileMaker Pro. Mediante esta tcnica, no se
pueden editar los datos existentes en la fuente ODBC. Tras importar los datos en FileMaker Pro, estos se
pueden editar, pero los cambios no afectarn a la fuente de datos original.
A diferencia de ESS, la funcin de importacin puede utilizarse con cualquier fuente de datos ODBC a la que
pueda acceder el controlador adecuado, lo que permite a FileMaker Pro interactuar con una amplia gama de
fuentes de datos basadas en ODBC.
223
Para importar registros desde una fuente de datos ODBC, deber tener instalado el controlador ODBC
adecuado en cada ordenador desde el que tenga intencin de utilizar esta funcin, y tener configurado el
DSN adecuado en cada equipo. Este comportamiento es diferente a la de la funcin ESS, que solo permite la
consolidacin de los controladores y DSN en el servidor.
Paso de guin Ejecutar SQL

El paso de guin Ejecutar SQL permite a una solucin de FileMaker enviar secuencias SQL a una fuente de
datos SQL remota. En cierto modo, se trata de la funcin inversa de la caracterstica de importacin de
ODBC. Aunque la funcin de importacin de ODBC puede buscar e importar registros, pero no puede
modificar los datos de la fuente de datos ODBC, el paso de guin Ejecutar SQL puede ejecutar comandos
que modifiquen los datos de la fuente de datos ODBC, pero no puede recuperar ni mostrar registros en
FileMaker Pro. Por lo tanto, estas dos funciones utilizadas conjuntamente proporcionan una integracin
bidireccional completa con una fuente de datos ODBC.
Esta caracterstica, al igual que la funcin de importacin de ODBC, utiliza los controladores ODBC y los DSN
instalados en cada equipo cliente de FileMaker Pro o en FileMaker Server cuando se ha utilizado el paso de
guin Ejecutar guin en el servidor para llamar al paso de guin Ejecutar SQL; consulte el mdulo 5,
(Lgica de la solucin: creacin de guiones) de FileMaker Training Series: Conceptos avanzados para
obtener informacin sobre el paso de guin Ejecutar guin en el servidor. Funcionar con una amplia
variedad de fuentes de datos y controladores ODBC. Para utilizar de forma eficaz el paso de guin Ejecutar
SQL, es necesario estar familiarizado con SQL.
224
LECCIN 17

1.
Cules son las dos formas de exportar datos fuera de la solucin?
2.
Qu formatos de archivo se pueden generar con la opcin Guardar/enviar registros

como?
3.
Cules son las principales ventajas de usar ESS (fuentes SQL externas) frente a otras
tcnicas de ODBC?
225
LECCIN 17

1.
Las dos formas de exportar datos fuera de la solucin son: Exportar registros y
Guardar/enviar registros como.
2.
Guardar/enviar registros como puede generar archivos Excel (.xlsx) y PDF (.pdf).
3.
ESS permite a los usuarios buscar, editar y eliminar directamente registros en una tabla de
datos SQL sin necesidad de escribir ningn cdigo SQL. Si se utiliza FileMaker Server para
administrar la conexin, este suprime la necesidad de instalar controladores ODBC en varios
dispositivos. Tambin permite utilizar el paso de guin Ejecutar guin en el servidor para
interactuar con la fuente SQL, lo que proporciona a los clientes de FileMaker Go y FileMaker
WebDirect acceso indirecto a los datos de SQL, que, de lo contrario, no tendran.
226
227
LECCIN 18
Leccin 18: Seguridad

Tiempo
Objetivos
Explicar la finalidad de las cuentas, las contraseas y los conjuntos de privilegios.

Activar y desactivar la cuenta de inicio de sesin predeterminada.
Crear y administrar cuentas y conjuntos de privilegios.
Explicar el funcionamiento de la autenticacin externa, y su utilidad.
Comunicar la finalidad del privilegio ampliado de nueva autenticacin.
La seguridad es la principal preocupacin de los desarrolladores y los usuarios finales. Determina si una
persona puede abrir o no un archivo especfico, y las funciones y los datos que estn accesibles.
En esta leccin estudiaremos la configuracin de seguridad integrada de la plataforma FileMaker. Incorporar
muchos aspectos diferentes de la seguridad de FileMaker en el archivo Alquiler de equipos.
En funcin de los requisitos de certificacin y cumplimiento de la seguridad, es posible que haya otras
funciones que deba conocer, adems de las que se describen aqu.
Al proteger una solucin, se deben tener en cuenta tres principios:
Confidencialidad: tiene la responsabilidad de impedir que usuarios no autorizados accedan a los datos.
Integridad: tiene la responsabilidad de permitir que los usuarios autorizados creen y actualicen los datos,
al mismo tiempo que impide que se realicen cambios accidentales. Tambin debe restringir el acceso a
usuarios no autorizados que deseen manipular los archivos.
Disponibilidad: tiene la responsabilidad de garantizar que los datos estn disponibles para los usuarios
cuando sea necesario.
El modelo de seguridad de FileMaker se basa en dos componentes clave:
1.
Cuentas: identifican a los usuarios individuales.
228
2.
Conjuntos de privilegios: definen lmites de acceso para los usuarios.
En esta leccin, obtendr informacin sobre estos dos componentes clave.
229
LECCIN 18
Seccin 1: Solicitud de inicio de sesin

El primer paso para abordar la seguridad consiste en cambiar la configuracin de inicio de sesin que se ha
establecido automticamente al crear un nuevo archivo de FileMaker. Un nuevo archivo de FileMaker Pro
contiene de forma predeterminada una cuenta denominada Admin sin contrasea asignada al conjunto de
privilegios [Acceso total]. El archivo se ha configurado para iniciar sesin automticamente con esta cuenta.
El conjunto de privilegios Acceso total permite el acceso sin restricciones al archivo, incluidas todas las
funciones de desarrollo. Mientras este inicio de sesin predeterminado permanezca activo, se omitir a
efectos prcticos la seguridad.
Actividad 18.1: activacin de la configuracin de seguridad

El archivo Alquiler de equipos presenta actualmente la configuracin de seguridad predeterminada. Cambie la
configuracin predeterminada para solicitar a los usuarios una contrasea y asignar a la cuenta Admin una
contrasea.
1.
Seleccione Archivo > Opciones de archivo... y desactive la casilla Iniciar sesin con
(figura 90).
F IGURA 90
2.
Haga clic en Aceptar. El comportamiento de inicio de sesin predeterminado se ha

desactivado. El siguiente paso necesario para proteger el archivo consiste en introducir una
230
contrasea para la cuenta Admin.

3.
Seleccione Archivo > Gestionar > Seguridad... para abrir el cuadro de dilogo Administrar
seguridad. Aparecer un cuadro de dilogo de alerta de seguridad en el que se le informar
de que la cuenta Admin no tiene contrasea. El cuadro de dilogo Administrar seguridad y
la alerta de seguridad se muestran en la figura 91. Si no aparece esta alerta de seguridad al
abrir el cuadro de dilogo Administrar seguridad porque se encuentra en el cuadro de
dilogo de seguridad Configuracin detallada, haga clic en Usar configuracin bsica
y, a continuacin, haga clic en Permitir en la alerta que aparece para desplazarse al cuadro
de dilogo Configuracin bsica. A continuacin, debera aparecer la alerta de seguridad
mostrada en la figura 91. El cuadro de dilogo Configuracin detallada se describe de
forma exhaustiva en el mdulo 7 (Seguridad) de FileMaker Training Series: Conceptos
avanzados.
4.
Haga clic en el botn Establecer contrasea.
F IGURA 91
5.
Introduzca abcde como contrasea y, a continuacin, haga clic en Establecer contrasea.

Haga clic en Aceptar de nuevo para cerrar el cuadro de dilogo Administrar seguridad.
6.
En el cuadro de dilogo Confirmar inicio de sesin con acceso total, introduzca Admin
como cuenta con acceso total y abcde como contrasea; a continuacin, haga clic en OK.
Para probar estos cambios, cierre el archivo y vuelva a abrirlo. Se le debera solicitar que inicie sesin al
intentar abrir el archivo. Guarde las contraseas de acceso total en un lugar seguro. Si se pierden, es posible
que no pueda obtener de nuevo acceso total al archivo. Tenga en cuenta que las contraseas distinguen
entre maysculas y minsculas, pero los nombres de cuenta no.
231
LECCIN 18
Seccin 2: Cuentas
Una combinacin de cuenta y contrasea es el mtodo principal de autenticacin de usuarios, y esta es
necesaria para acceder a cualquier solucin de FileMaker. Puede crear tantas cuentas en su solucin de
FileMaker como sea necesario, asignando un conjunto de privilegios a cada una de ellas para establecer sus
privilegios de acceso especficos.
Las cuentas se pueden autenticar de forma interna o externa. Con la autenticacin interna (a travs de
FileMaker), el nombre de cuenta y la contrasea se almacenan en el propio archivo de base de datos. Una de
las ventajas de la autenticacin interna es que toda la configuracin de seguridad de una solucin se puede
gestionar en FileMaker Pro sin necesidad de utilizar un servidor externo o el software FileMaker Server. Esto
la convierte en la opcin ms rpida y sencilla para administrar cuentas.
En el caso de una autenticacin externa (mediante Open Directory o Active Directory), FileMaker solo
almacena el nombre de un grupo de usuarios, interactuando con un servidor externo para autenticar la
cuenta y la contrasea de un usuario. Para realizar la autenticacin externa, es necesario que la base de
datos est alojada en FileMaker Server y que esta aplicacin est configurada para permitir este tipo de
autenticacin (activada mediante una nica lista desplegable en FileMaker Server Admin Console).
En la autenticacin externa, el usuario an debe proporcionar un nombre de cuenta y una contrasea, pero,
en lugar de que FileMaker Server verifique esas credenciales, este las transfiere al servicio de directorio. Este
comprueba las credenciales del usuario y devuelve una lista de todos los grupos a los que pertenece el
usuario. A continuacin, esta lista se compara con los nombres de grupos del archivo de FileMaker; la primera
coincidencia vlida determina el conjunto de privilegios disponible para el usuario.
Una de las ventajas de la autenticacin externa es que no es necesario configurar credenciales de usuario
individuales en todos los archivos de FileMaker de la solucin. El acceso a la solucin se puede administrar
de forma centralizada mediante las mismas herramientas que la mayora de organizaciones han implementado
para brindar acceso a otros servicios de red. Esto permite ahorrar tiempo si la solucin contiene un gran
nmero de archivos de FileMaker.
Otra ventaja es que los usuarios no tienen que memorizar credenciales especficas de la solucin. Las
mismas credenciales que les otorgaron acceso a los otros sistemas de la empresa tambin les brindan acceso
a las bases de datos a las que deben acceder.
Independientemente de si los datos de la cuenta se han almacenado de forma interna o externa, es habitual
disponer de una cuenta para cada usuario. Esto resulta til porque permite realizar un seguimiento de los
usuarios que crean o modifican registros individuales, o realizan otras acciones en la solucin. Para realizar
esta tarea, puede utilizar la configuracin de campo de introduccin automtica o la funcin Get (
AccountName ) en los clculos y los guiones. La caracterstica para realizar un seguimiento de esta
informacin funciona de la misma forma que la autenticacin interna y externa.
232
LECCIN 18
Seccin 3: Conjuntos de privilegios

Un conjunto de privilegios es un grupo especfico de derechos otorgados a una o varias cuentas para
acceder a determinadas partes del sistema como, por ejemplo, los datos, las presentaciones, los campos o
los guiones. Un nuevo archivo de FileMaker Pro contiene de forma predeterminada tres conjuntos de
privilegios predefinidos:
El conjunto Acceso total permite a los usuarios acceder al archivo, incluidas todas las funciones de
desarrollo (que son necesarias para acceder a los cuadros de dilogo Gestionar base de datos y
Administrar seguridad).
El conjunto Slo entrada de datos permite a los usuarios crear, editar y eliminar registros, e importar y
exportar datos. Los usuarios no pueden acceder a ninguna funcin de desarrollo.
El conjunto Acceso de slo lectura permite a los usuarios ver y exportar datos de registros. Los
usuarios no pueden modificar el archivo.
A los desarrolladores y los administradores de una base de datos se les suelen conceder cuentas asociadas
al conjunto de privilegios [Acceso total]. Se necesitan privilegios de acceso total para los cuadros de dilogo
Gestionar base de datos y Administrar seguridad y no se puede configurar ningn otro conjunto de
privilegios para conceder estas funciones.
Estos conjuntos de privilegios no se pueden modificar ni eliminar, excepto para asignar privilegios ampliados.
No obstante, puede crear nuevos conjuntos de privilegios que satisfagan sus necesidades especficas.
Un conjunto de privilegios se puede asignar a cualquier nmero de cuentas. Por lo general, se crea una
cuenta para cada usuario y un conjunto de privilegios para cada grupo de usuarios. Los grupos de usuarios
pueden definirse, por ejemplo, como distintos departamentos que usan una solucin (ventas, contabilidad,
marketing, etc.) o una jerarqua de puestos en una empresa (personal, directores, ejecutivos, etc.).
Los conjuntos de privilegios incluyen las siguientes opciones de acceso:
La opcin Acceso y diseo de datos ofrece acceso a una amplia gama de controles de seguridad,
incluidos registros, presentaciones, listas de valores y guiones.
La opcin Privilegios ampliados determina los mtodos de acceso a datos permitidos para un conjunto
de privilegios.
La opcin Otros privilegios permite la impresin, la exportacin y algunas otras funciones.
Otra funcin destacable de los privilegios Acceso y diseo de datos es la capacidad de definir privilegios
para tablas, campos, presentaciones, listas de valores y guiones especficos mediante la opcin Privilegios
personalizados.... Puede utilizar incluso una frmula de clculo para determinar los privilegios de acceso a
registros. Por ejemplo, en funcin del nombre de cuenta de un usuario, puede permitir que ese usuario
modifique solo aquellos registros asignados a l. El uso de clculos para los privilegios de nivel de registro se
233
describe de forma ms detallada en el mdulo 7 ("Seguridad") de "FileMaker Training Series: Fundamentos".

Hasta este momento, el archivo Alquiler de equipos solo incluye las cuentas y los conjuntos de privilegios
predeterminados. En esta tarea, crear una nueva cuenta y un nuevo conjunto de privilegios para los
tcnicos. En los requisitos se indica que los tcnicos deben poder modificar todos los datos de activos, pero
solo visualizar los datos de clientes. Deben poder eliminar registros en cualquier tabla. Los tcnicos no
realizarn ninguna operacin de diseo de presentaciones o creacin de guiones. Tambin necesitarn
disponer de acceso remoto al archivo, ya que este se alojar en un servidor.
Actividad 18.2: creacin de cuentas y conjuntos de privilegios

1.
Abra el cuadro de dilogo Administrar seguridad. Para ello, seleccione Archivo >
Gestionar > Seguridad....
2.
Introduzca el nombre de cuenta Admin y la contrasea en el cuadro de dilogo que aparece y

haga clic en OK.
3.
Haga clic en Cuenta nueva.
4.
En Nombre de cuenta, escriba "Bob".
5.
En Contrasea, haga clic en Cambiar y especifique "12345" como contrasea. Active la

casilla Solicite cambio de contrasea la prxima vez que inicie sesin.
6.
Seleccione Nuevo conjunto de privilegios en la lista desplegable Conjunto de

privilegios.
7.
En el cuadro de dilogo Editar conjunto de privilegios que aparece, asigne al conjunto de

privilegios el nombre de "Tcnicos", como se muestra en la figura 92.
F IGURA 92
8.
Seleccione Privilegios personalizados... en la lista desplegable Registros de la seccin

Acceso y diseo de datos. Se abrir el cuadro de dilogo Privilegios de registro
personalizados.
9.
Haga clic en la tabla Activos y seleccione s en las listas desplegables Vista y Edicin.
234
Seleccione no en las listas desplegables Crear y Eliminar, y elija todo en la lista desplegable
Acceso a campos.
10.
Haga clic en la tabla Clientes y seleccione s en la lista desplegable Vista, y elija no en las
listas desplegables Edicin, Crear y Eliminar. Seleccione todos en la lista desplegable
Acceso a campos. Haga clic en OK.
11.
Especifique lo siguiente para las opciones restantes de la seccin Acceso y diseo de

datos:
Presentaciones: Todo de slo vista
Listas de val.: Todo de slo vista
Guiones: Todos slo ejecutables
12.
En el rea Otros privilegios, active las casillas Permitir imprimir, Permitir exportar y
Permitir al usuario modificar su propia contrasea. Seleccione Todo en la lista
desplegable Comandos de men disponibles.
13.
Para activar el acceso a este archivo cuando est alojado a travs de tecnologa "de igual a
igual" o en FileMaker Server, en la seccin Privilegios ampliados, active la casilla situada
junto a Acceso mediante red FileMaker (fmapp). El conjunto de privilegios debera
presentar el mismo aspecto que el de la figura 93.
F IGURA 93
14.
Haga clic en OK. El cuadro de dilogo Administrar seguridad debera presentar un aspecto
similar al de la figura 94.
235
F IGURA 94
15.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Administrar seguridad.
Para probar el conjunto de privilegios Tcnicos recin creado, cierre el archivo Alquiler de equipos, vuelva a
abrirlo e inicie sesin con la cuenta Bob. Se le solicitar que cambie la contrasea de la cuenta. Cambie la
contrasea por aquella que desee. Una vez que haya iniciado sesin como Bob, compruebe que no puede
crear o eliminar registros ni modificar presentaciones o guiones. Asegrese tambin de que no puede
modificar los registros de clientes, pero s puede editar los registros de activos.
Nota: para que pueda abrir el archivo, el archivo final completado no tiene ninguna contrasea para la cuenta
Admin.
Al implementar cuentas y privilegios en la solucin de FileMaker, est protegiendo los datos. En Equipment
Providers, Inc., la solucin limitar correctamente el acceso a los tcnicos. Se podran aadir otros conjuntos
de privilegios para proporcionar medidas de seguridad adaptadas a otras clases de usuarios. Aunque la
seguridad no sea un requisito, es un aspecto sumamente recomendado en todas las soluciones. Ahora que la
solucin de FileMaker satisface las necesidades de Equipment Providers, Inc., la siguiente leccin se centrar
en la implementacin de la solucin.
236
LECCIN 18

1.
Qu diferencia hay entre una cuenta y un conjunto de privilegios y cmo se relacionan entre
s?
2.
Si abre un archivo mediante FileMaker Go y no se le solicita un nombre de usuario ni una

contrasea, qu conclusin saca?
3.
Cuntos conjuntos de privilegios se pueden asociar a una cuenta?
237
LECCIN 18

1.
La diferencia entre una cuenta y un conjunto de privilegios es que una cuenta controla la
capacidad de abrir un archivo, mientras que un conjunto de privilegios determina lo que se
puede visualizar y realizar en el archivo.
2.
Si no se le solicita una contrasea, la conclusin que puede sacar es que hay un inicio de
sesin predeterminado activado.
3.
Todas las cuentas, independientemente de si se autentican de forma interna o externa, deben

asociarse a un nico conjunto de privilegios.
238
239
LECCIN 19
Leccin 19: Implementacin

Tiempo
Objetivos
Describir las diferencias entre el alojamiento "de igual a igual" y en FileMaker Server.
Abrir archivos en FileMaker Pro y FileMaker Go.
Transferir archivos locales a FileMaker Go.
El trmino implementacin hace referencia a los diversos medios por los que los desarrolladores de FileMaker
facilitan las soluciones a los clientes. Este trmino tambin abarca los procedimientos y las prcticas estndar
que permiten el mantenimiento y el funcionamiento continuo de un sistema de base de datos de FileMaker.
Existen muchas formas de implementar una solucin para varios usuarios, desde el uso de FileMaker Server
hasta el acceso local y la opcin de compartir "de igual a igual". En esta leccin se describen las opciones de
implementacin de las soluciones de FileMaker, incluidas las ventajas especficas de cada mtodo y cundo
es recomendable usar uno especfico.
Las soluciones de FileMaker se pueden implementar de tres formas diferentes:
Una solucin se puede abrir en el dispositivo como un archivo independiente. Por lo general, el archivo
se guardar localmente en el dispositivo que accede al mismo.
FileMaker Pro puede alojar una solucin para grupos de cinco o menos para el acceso a esta por parte
de usuarios de FileMaker Pro y FileMaker Go.
Una solucin se puede alojar en FileMaker Server para grupos de usuarios de mayor tamao, que
pueden acceder a este mediante FileMaker Pro, FileMaker Go y un navegador Web. En este caso, se
necesitarn conexiones concurrentes para permitir el acceso a los usuarios mediante FileMaker Go y un
navegador Web.
En esta leccin, obtendr informacin sobre estos mtodos de implementacin.
240
241
LECCIN 19
Seccin 1: Uso compartido de red

Aunque una solucin de FileMaker puede utilizarla un nico usuario que la abra localmente en su equipo o
dispositivo iOS, una de las caractersticas ms valiosas de la plataforma FileMaker es su capacidad para
permitir que varios usuarios accedan de forma simultnea a una solucin. Varios usuarios pueden compartir
una solucin de FileMaker mediante dos formas.
Uso de FileMaker Pro

FileMaker Pro (o FileMaker Pro Advanced) puede alojar una solucin para un mximo de cinco usuarios que
ejecuten FileMaker Pro o FileMaker Go. La tecnologa para compartir contenido "de igual a igual" es ideal
cuando un grupo reducido de usuarios necesita acceder de forma ocasional a los archivos.
Para configurar el uso compartido de archivos "de igual a igual", deben realizarse dos pasos. En primer lugar,
abra el archivo que se va a compartir en FileMaker Pro y active el uso compartido de archivos en la red. A
continuacin, aada el privilegio ampliado de acceso a la red a uno o varios conjuntos de privilegios. Puede
utilizar el cuadro de dilogo Configuracin en red de FileMaker, que se muestra en la figura 95, para
completar los dos pasos. Para acceder a l, seleccione Archivo > Compartir > Compartir con clientes de
FileMaker.
F IGURA 95
Una vez activado el uso compartido en red, se mostrar la direccin IP del equipo. Los usuarios (o "invitados")
pueden utilizar esta direccin para conectarse al archivo alojado. Seleccione los archivos que desee compartir
en la lista Archivos abiertos actualmente y, a continuacin, especifique los grupos que deben tener acceso
en red al archivo.
Una vez completados los pasos anteriores, siempre que el archivo permanezca abierto en el equipo anfitrin,
el usuario podr establecer una conexin remota con el archivo alojado localmente. Los detalles de la
conexin a un archivo alojado se muestran en la seccin siguiente.
242
Uso de FileMaker Server

FileMaker Server es un producto especfico para compartir archivos de base de datos alojados y llevar a cabo
su mantenimiento. FileMaker Server ofrece muchas ventajas en relacin con la tecnologa "de igual a igual",
incluida la programacin de copias de seguridad y guiones, el cifrado SSL y un mejor rendimiento de uso
compartido. Puede utilizar FileMaker Server Admin Console, que se muestra en la figura 96, para
configurar y administrar FileMaker Server mediante un navegador Web. La consola permite administrar la
configuracin del servidor, gestionar la programacin de copias de seguridad y guiones, supervisar el uso del
servidor y descargar archivos de base de datos desde una conexin remota.
F IGURA 96
Los requisitos de hardware ms recientes de FileMaker Server estn disponibles en la pgina de
especificaciones tcnicas de esta aplicacin:
http://www.filemaker.com/es/products/filemaker-server/server-14-specifications.html
243
LECCIN 19
Seccin 2: Cmo abrir archivos de FileMaker

Cmo abrir archivos locales
Las bases de datos almacenadas localmente en el equipo o el dispositivo iOS se pueden abrir directamente
con FileMaker Pro o FileMaker Go.
En FileMaker Pro, seleccione el men Archivo > Abrir o pulse Comando-O (OS X) o Ctrl-O (Windows). A
continuacin, se le solicitar que busque el archivo que desea abrir.
En FileMaker Go, tras abrir la aplicacin, aparece el Centro de inicio. Este ofrece acceso a los archivos
utilizados recientemente, los archivos del dispositivo, los anfitriones remotos y la configuracin de la aplicacin
FileMaker Go.
Para abrir un archivo local, pulse el nombre del archivo en la lista de archivos del panel Dispositivo.
Transferencia de archivos a un dispositivo iOS

Existen cuatro mtodos para transferir archivos a FileMaker Go para que pueda utilizar los archivos
localmente en el dispositivo:
Conectar el dispositivo a iTunes a travs del equipo con un cable USB.

Enviar por correo electrnico un archivo de FileMaker al dispositivo.
Acceder a un archivo desde un sitio Web.
Acceder a un archivo desde otra aplicacin como, por ejemplo, Dropbox o Box.com.
Si se transfiere un archivo mediante uno de los mtodos indicados anteriormente, este se copiar en el
dispositivo y estar accesible en la lista Archivos en el dispositivo de FileMaker Go.
Actividad 19.1: abrir un archivo de FileMaker local con FileMaker Go

Transferir el archivo Alquiler de equipos a un dispositivo iOS y probar las funciones de FileMaker Go.
1.
Conecte el dispositivo iOS al equipo a travs de USB y abra iTunes.
2.
En iTunes, seleccione el dispositivo iOS y haga clic en la pestaa Aplicaciones.
3.
Debajo de Compartir Archivos, seleccione FileMaker Go en la lista Aplicaciones y, a

continuacin, haga clic en Aadir.
244
4.
Elija los archivos que desee transferir y, a continuacin, haga clic en Aadir.
5.
Abra FileMaker Go en el dispositivo iOS. De modo similar a la figura 97, el archivo Alquiler
de equipos aparecer como archivo local. Pulse el archivo para abrirlo.
F IGURA 97
En funcin del guin de apertura, se le redireccionar a la presentacin Detalles del activo - iPhone o
Detalles del activo - iPad segn el dispositivo utilizado.
Nota: puede utilizar uno de los otros mtodos de transferencia de archivos indicados anteriormente.
Si ya existe un archivo con el mismo nombre, no se sobrescribir el archivo existente. En su lugar, se aadir
un nmero secuencial al nombre del archivo. Por ejemplo, si el archivo UnaBaseDeDatos.fmp12 ya existe en
el dispositivo y posteriormente recibe de nuevo ese archivo en un mensaje de correo electrnico, a la copia
del archivo enviada se le asigna el nombre UnaBaseDeDatos 1.fmp12. Para cada copia adicional del mismo
archivo, se utilizar el entero siguiente.
Solo puede acceder un nico usuario a los archivos de FileMaker copiados en el dispositivo iOS. Esto implica
que los datos introducidos en una base de datos local solo se incluirn en ese dispositivo. Con una
implementacin adicional, un archivo local puede interactuar con un archivo alojado y sincronizar los datos
entre los dos. Si se deben sincronizar los datos con otros archivos de FileMaker, deber crear un proceso de
245
sincronizacin de datos mediante guiones o una solucin de sincronizacin comercial.
Cmo abrir archivos alojados

El acceso a los archivos alojados en FileMaker Go es similar al modo en que estos se abren en FileMaker
Pro, incluidos todos los anfitriones que se encuentren en la red local y todos aquellos que se hayan guardado
mediante la introduccin manual de su direccin. En las figuras 98 y 99, se muestra la pantalla de inicio de
FileMaker Go con el panel Anfitriones seleccionado en el iPad y el iPhone respectivamente.
F IGURA 98
246
F IGURA 99
Para abrir un archivo en uno de los anfitriones, pulse Anfitriones para ver una lista de los archivos
disponibles en este y, a continuacin, pulse un nombre de archivo para abrir el archivo.
247
LECCIN 19

1.
Cules son algunas de las ventajas que presenta el alojamiento de FileMaker Server frente a
compartir contenido "de igual a igual"?
2.
Qu cuatro mtodos permiten copiar un archivo local en FileMaker Go?
3.
Puede un archivo local interactuar con un archivo alojado?
248
LECCIN 19

1.
FileMaker Server permite compartir datos con muchos ms usuarios. Tambin puede proteger
los datos con copias de seguridad automticas y cifrado SSL a travs de la red. El uso de
FileMaker Server ofrece tambin un mejor rendimiento que el uso compartido "de igual a
igual".
2.
Los cuatro mtodos para copiar un archivo local en FileMaker Go son: 1) copiar un archivo en
el dispositivo mediante iTunes; 2) enviar un archivo mediante correo electrnico; 3) descargar
el archivo desde un sitio web, o 4) abrir el archivo en una aplicacin para compartir archivos,
como Dropbox o Box.com.
3.
S, los archivos locales pueden interactuar con los archivos alojados mediante una
combinacin de referencias de archivo y guiones.
249
250
Conclusin
Enhorabuena! Ha creado con xito una solucin de FileMaker que incorpora relaciones, presentaciones,
clculos, guiones, informes y seguridad. Y, lo que es ms importante, ha desarrollado una solucin que
satisface las necesidades de una empresa.
Aunque la solucin Alquiler de equipos que acaba de crear contiene numerosas caractersticas, es slo un
ejemplo bsico de las mltiples funciones de FileMaker Pro. Para obtener ms informacin sobre todas estas
funciones, contine con FileMaker Training Series: Conceptos avanzados.
251
252
Copyright
2015 FileMaker, Inc. Reservados todos los derechos. FileMaker y FileMaker Go son marcas comerciales de
FileMaker, Inc. registradas en los EE. UU. y en otros pases. El logotipo de la carpeta de archivos y FileMaker
WebDirect son marcas comerciales de FileMaker, Inc. Adobe es una marca comercial registrada o una marca
comercial de Adobe Systems Incorporated en los EE. UU. y/o en otros pases. Las capturas de pantalla de los
productos de Microsoft se han impreso con el permiso de Microsoft Corporation.
Las dems marcas comerciales pertenecen a sus respectivos propietarios. Las especificaciones y la
disponibilidad de los productos estn sujetas a cambios sin previo aviso.
Las empresas, los nombres de dominio, las direcciones de correo electrnico, las personas, los lugares y los
eventos tomados como ejemplo son completamente ficticios y cualquier parecido con empresas, nombres de
dominio, direcciones de correo electrnico, personas, lugares o eventos existentes es mera coincidencia. Este
documento no se puede reproducir o volver a distribuir de otra forma sin el consentimiento previo de
FileMaker, Inc.
Agradecimientos
Deseamos expresar un reconocimiento especial a Soliant Consulting, Inc. por el desarrollo de este plan de
estudios. Soliant Consulting, un socio platino de FileMaker Business Alliance, es una empresa especializada
en el desarrollo, la formacin y el asesoramiento a FileMaker Pro, que cuenta con oficinas en Chicago, la
zona de la baha de San Francisco y Filadelfia (EE. UU.).
www.soliantconsulting.com
(800) 582-0170
253

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2

Domine los conceptos bsicos de FileMaker 14

Para descargar los archivos de actividades y de la solucin, visite:

En las lecciones 1 y 2, se presentan los siguientes conceptos:

Leccin 1: Informacin general de la plataforma

Identificar los cuatro productos de la plataforma FileMaker.

La plataforma FileMaker 14 es un conjunto de herramientas y tecnologas que le permiten crear, implementar

Seccin 1: Qu son las soluciones de FileMaker?

Seccin 2: Lnea de productos

Descripciones detalladas de los productos

FileMaker Pro 14 Advanced

Realizar copias de seguridad programadas y automatizadas de los archivos de base de datos.

Seccin 3: Compatibilidad de versiones de FileMaker

Seccin 4: Acceso a una solucin

Seccin 5: Ejemplos de usos reales

Aumento de la sostenibilidad con FileMaker Go

Optimizacin de pedidos de trabajo con una solucin de FileMaker

datos central para su facturacin.

Mejora de la eficacia y la comunicacin con FileMaker Go

Suministro de documentacin mdica mediante FileMaker Go

Seccin 6: Gua de introduccin

Creacin y edicin de registros

Leccin 1: Preguntas de repaso

Describa dos ejemplos de usos reales de una solucin de FileMaker.

Cundo es necesario adquirir conexiones concurrentes?

Leccin 1: Respuestas de repaso

FileMaker Go permite acceder a las soluciones de FileMaker almacenadas localmente en un

Leccin 2: Uso de las soluciones iniciales

Determinar la solucin inicial que mejor se adapte a sus necesidades.

Seccin 1: Seleccin de una solucin inicial

Permite realizar un seguimiento de los activos de la oficina y otros

Permite administrar la informacin de contacto de todo tipo de relaciones

Permite realizar un seguimiento de los diferentes archivos multimedia, y

Permite realizar un seguimiento de los gastos reembolsables y

Permite realizar un seguimiento de los artculos de inventario, incluidos

Permite supervisar las actas y los resmenes de las reuniones, as como

Permite administrar datos de los empleados como, por ejemplo, la fecha

Permite administrar las descripciones de proyectos, un historial de las

Permite compilar y organizar todas las notas de investigacin en una

Permite administrar la programacin y los compromisos de los recursos.

seguimiento de la facturacin por cliente.

Permite administrar los datos de presupuestos de clientes como, por

Permite realizar un seguimiento de los detalles del evento, incluidos los

Es similar a la plantilla de presupuestos, pero con datos orientados a las

Permite realizar un seguimiento de las tareas y los encargados de todos

Seccin 2: Desarrollo rpido de soluciones para

Actividad 2.1: anlisis de la solucin inicial Gestin de eventos

Abra FileMaker Pro 14. Se abrir automticamente el Centro de inicio; de lo contrario,

Seleccione Nueva..., Nueva desde solucin inicial y, a continuacin, Gestin de

Asigne al archivo el nombre "Gestin de eventos.fmp12" y gurdelo en el escritorio. Una

Leccin 2: Preguntas de repaso

Describa un posible uso de la solucin inicial Gestin de contenidos.

Qu solucin inicial permite realizar un seguimiento de los das libres de un empleado?

Leccin 2: Respuestas de repaso

La solucin Notas de investigacin es ideal para esta solucin.

La solucin Activos permite realizar un seguimiento de los activos de la oficina y otros

La solucin Gestin de contenidos permite realizar un seguimiento de los archivos multimedia

Leccin 3: Cmo visualizar datos y trabajar con ellos

Introduccin > Visualizacin de datos

FileMaker Pro muestra los campos en presentaciones.

Cmo cambiar de presentacin

Seccin 2: Modos en las presentaciones

Modo Vista previa

Seccin 3: Vistas en las presentaciones