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COMO HACER UN ANALISIS DE COSTOS

Un anlisis de costos (tambin llamado anlisis de costo-beneficio o ACB) es una


descripcin detallada de los riesgos y las ganancias potenciales de un emprendimiento.
Este anlisis involucra varios factores, incluyendo algunas consideraciones abstractas, por
lo cual la creacin de un ACB puede verse ms como un arte que como una ciencia. A
pesar de esto, es imprescindible tener una actitud cuantitativa. Un ACB es til a la hora de
tomar muchos tipos de decisiones personales y de negocios, especialmente aquellas que
implican ganancias potenciales (aunque no necesariamente tiene que ser as). Si bien
realizar un ACB puede ser una tarea compleja, no es necesario que seas un genio de los
negocios para aprender a hacerlo. Cualquier persona que est dispuesta a realizar una
lluvia de ideas, investigar y analizar informacin, puede llevar a cabo un ACB de gran
calidad.

1. Define la unidad de costo de tu ACB. Dado que el objetivo de un ACB es


determinar si cierto proyecto o emprendimiento es viable en consideracin
del costo que implicara realizarlo, es importante establecer desde un
comienzo cules son las medidas de tu ACB en trminos de "costo".
Generalmente, un ACB mide costos literales en trminos de dinero, pero en
los casos en los que el dinero no representa un problema, un ACB puede
medir los costos en trminos de tiempo, uso de energa, entre otras cosas.

A modo de demostracin, vamos a disear un ACB de ejemplo para este


artculo. Digamos que vamos a instalar un lucrativo puesto de venta de limonada
durante los fines de semana de este verano y queremos realizar un anlisis de
costos para ver si vale la pena colocar un segundo puesto en el otro lado del
pueblo. En este caso, nuestro inters principal es saber si este segundo puesto
hipottico nos hara ganar ms dinero a largo plazo o si los costos asociados a la
expansin seran excesivamente altos.
2. Haz una lista con los costos tangibles del proyecto previsto. Casi todos los
proyectos implican costos. Por ejemplo, los emprendimientos requieren inversiones
monetarias iniciales para comprar bienes y suministros, capacitar al personal y ese
tipo de cosas. El primer paso para realizar un ACB es realizar una lista minuciosa,
exhaustiva y detallada de los costos del proyecto. Se recomienda que investigues
proyectos similares para descubrir costos que de otra forma no hubieras tenido en

cuenta. Los costos pueden provenir de eventos que ocurren una sola vez o de
gastos cotidianos. Los costos se deben basar en los precios de mercado actuales
y en las investigaciones realizadas (siempre que sea posible), pero de no ser
posible, se deben realizar estimaciones inteligentes.
A continuacin se muestran los tipos de costos que debes incluir en tu ACB:

El precio de los bienes o equipos asociados al proyecto

Costos de envo, manejo y transporte

Gastos operativos

Gastos de personal (salarios, entrenamiento, etc.)

Bienes inmuebles (alquiler de oficinas, etc.)

Seguros e impuestos

Servicios pblicos (electricidad, agua, etc.)

Hagamos una rpida lista detallada de los costos iniciales que


requerir nuestro puesto de limonadas hipottico.

Suministros (limones, hielo y azcar): $20 por da

Salario para dos encargados del puesto: $40 por da

Licuadora de buena calidad (para los batidos): costo por nica vez de
$80

Refrigerador espacioso: costo por nica vez de $15

Madera y cartn para realizar el puesto y el cartel: costo por nica


vez de $20

Nuestros ingresos por el puesto de limonada se encuentran libre de


impuestos, el costo del agua utilizada para hacer la limonada es insignificante y
tenemos una poltica de establecer nuestros puestos en parques pblicos, por lo
que no tenemos gastos de servicios pblicos ni bienes races.
3.Haz una lista de los costos intangibles. Es raro que los costos de un proyecto
se compongan nicamente de costos tangibles y reales. Generalmente, los
ACBtambin tienen en cuenta las demandas intangibles de un proyecto, cosas
como el tiempo y la energa que se requieren para completar el proyecto. Si bien
estas cosas no se pueden vender ni comprar, los costos reales se pueden asignar
a ellos determinando la cantidad de dinero que uno estara dispuesto a gastar si se
utilizara para otro propsito. Por ejemplo, a pesar de que tomarse un ao de
descanso para escribir una novela es algo tcnicamente gratuito, uno debe tener
en cuenta el hecho de que al hacerlo dejar de percibir el salario durante un ao.

Por lo tanto, en esta situacin, bsicamente estamos


intercambiando tiempo por dinero, comprando un ao para nosotros al precio de
un ao de salario.
A continuacin se muestran los tipos de costos intangibles que debes incluir

en tu ACB:
El costo de tiempo dedicado a un proyecto, es decir, el dinero

quepodras ganar si usaras ese tiempo en otra cosa


o

El costo de la energa utilizada en el proyecto

El costo de ajustar una rutina establecida

El costo de cualquier prdida de negocios posible durante la


implementacin del proyecto.
El valor del factor de riesgo de intangibles como seguridad y lealtad

o
al cliente.

Tengamos en cuenta los costos intangibles de abrir un puesto de

limonada nuevo. Asumiremos que nuestro puesto actual genera $20 por hora, 8
horas por da, 2 das por semana (sbado y domingo):
Cerrar el puesto de limonadas existente por un da para poder

construir el puesto nuevo, hacer los carteles y explorar sitios nuevos: prdida por
nica vez de $160 de ganancias.
Pasar 2 horas por semana durante las primeras 2 semanas

trabajando en las cuestiones de la cadena de suministros: prdida por nica vez


de $80 en ganancias durante las primeras 2 semanas.
4. Haz una lista de los beneficios esperados. El propsito de cualquier ACB es
comparar los beneficios de un proyecto con sus costos. Si los beneficios superan
con claridad a los costos, el proyecto seguramente funcionar. Para detallar los
beneficios debes proceder de la misma forma que con los costos, aunque lo ms
probable es que tengas que recurrir a estimaciones con fundamento lgico en
mayor medida que cuando analizabas los costos. Intenta respaldar tus estimados
con evidencia obtenida en investigaciones o proyectos similares y asigna una
cantidad monetaria a cualquier forma de ingreso de dinero tangible o intangible
que veas en tu proyecto.
A continuacin se muestran los tipos de beneficios que debes incluir en tu

ACB:
o

Ingresos producidos

Dinero ahorrado

Inters acumulado

Patrimonio construido

Tiempo y esfuerzo ahorrado

Clientes consolidados con el negocio

Ingresos intangibles como referencias, satisfaccin del cliente,


empleados ms felices, un lugar de trabajo ms seguro, etc.
Vamos a calcular los beneficios proyectados para nuestro puesto de

limonadas nuevo y proporcionar un fundamento para cada estimado:


Debido a la gran cantidad de personas que transitan a pie, un puesto

de venta de limonada compitiendo cerca del lugar hipottico de nuestro puesto


nuevo deja una increble ganancia de $40 por hora. Debido a que nuestro puesto
nuevo competira con este puesto por la misma base de clientes y no tenemos
reconocimiento boca a boca en esta rea an, vamos a suponer de forma
conservadora que ganaremos menos de la mitad de eso, es decir, $15 por hora o
$120 al da. Y esta cantidad aumentar a medida que se propague la palabra
sobre nuestros precios bajos.
La mayora de las semanas, terminaremos desperdiciando

aproximadamente $5 en limones que se echaron a perder. Proyectamos que


podremos dividir de forma ms eficaz nuestros suministros entre los dos puestos,
con lo cual eliminaramos esta prdida. Debido a que abriremos dos das a la
semana (sbado y domingo), esto implica un ahorro de $2,5 al da.
Uno de los encargados de nuestro puesto vive muy cerca del sitio del

puesto nuevo. Si le permitimos que trabaje en el puesto nuevo (contratando a


alguien para reemplazarlo en el primer puesto), estimamos que podr utilizar el
tiempo que dedicaba al traslado para mantener el puesto abierto por media hora
ms cada da, lo que equivale aproximadamente a $7,5 adicionales cada da, dado
nuestro estimado de la capacidad potencial de producir dinero que tiene nuestro
puesto.
5. Aade y compara los costos y los beneficios del proyecto. Esto es la
esencia de todo ACB. Por ltimo, es necesario determinar si los beneficios de
nuestro proyecto superan a los costos. A los beneficios cotidianos rstale los
costos cotidianos, luego aade todos los costos que se producen por nica vez

para que puedas tener nocin del monto que necesitas para realizar la inversin
inicial del proyecto. Usando esta informacin, debes ser capaz de determinar si un
proyecto es rentable y factible.

Ahora vamos a comparar los costos y los beneficios de abrir un segundo


puesto de venta de limonada:
Costos cotidianos: $20 por da (suministros) + $40 por da (salarios)

o
=$60 por da
o

Beneficios cotidianos: $120 por da (ingresos) + $7,5 por da (media


hora adicional) + $2,5 por da (ahorros por los limones) = $130 por da

Costos de nica vez: $160 (cerrar el primer puesto durante un da) +


$80 (problemas en la cadena de suministros) +$80 (batidora) + $15 (refrigerador)
+ $20 (madera, cartn) = $355

Por lo tanto, con una inversin inicial de $355, podemos esperar que
obtendremos unos $70 por da ($130 - $60). Nada mal!
6. Calcula el tiempo de amortizacin del proyecto. Mientras ms rpido pueda
pagarse un proyecto, mejor. Teniendo en cuenta los costos y beneficios totales,
determina la cantidad de tiempo necesario para que puedas recuperar los costos
proyectados de tu inversin inicial. En otras palabras, divide el costo de tu
inversin inicial por la cantidad de ingresos diarios, semanales o mensuales
esperados. De esta forma podrs determinar cuntos das, semanas o meses
necesitas para recuperar tu inversin inicial y comenzar a generar beneficios
reales.

Nuestro puesto de venta de limonada hipottico tiene un costo inicial de


$355 y estimamos que generar $70 al da. 355/70 da un total aproximado de 5,
con lo cual sabemos que (siempre y cuando nuestros estimados sean correctos)
nuestro puesto nuevo se pagar por s mismo en aproximadamente 5 das de
funcionamiento. Pero debido a que nuestros puestos solo abren los fines de
semana, esto equivale a unas 2 o 3 semanas.
7. Usa tu ACB para informar tu decisin acerca de si vas a llevar a cabo (o
no) tu proyecto. Si los beneficios proyectados para tu emprendimiento superan
con claridad a los costos y podrs amortizar tu inversin inicial en un plazo de
tiempo razonable, debes considerar seriamente poner tu proyecto en marcha. Sin
embargo, si no te queda bien en claro si el proyecto puede generar ingresos

adicionales a largo plazo o no sabes si vas a poder cubrir la inversin inicial en un


lapso de tiempo razonable, probablemente debas reconsiderar el proyecto o
incluso descartarlo totalmente.

Basndose en nuestro ACB, nuestro puesto de limonadas nuevo luce como


algo seguro. Se espera que pueda pagarse a s mismo en pocas semanas,
momento a partir del cual comenzar a generar beneficios. El verano es muy
largo, por lo tanto, con algo de suerte, podremos generar mucho ms dinero a
largo plazo teniendo dos puestos que teniendo solo uno.

Calcula el valor de un activo intangible usando el costo posible (o retorno)


del intangible y su probabilidad estadstica de que ocurra. Por ejemplo, un cliente
podra enviarte una referencia, con lo cual tu negocio tendr un ingreso adicional
de $20. La probabilidad estadstica de que un cliente enve una referencia es del
30%. Esto dara lugar a un valor de anlisis de costos y beneficios de $6 por la
referencia de ese cliente.

Todos los emprendimientos tienen costos y beneficios diferentes. Al


momento de hacer la lista con los montos proyectados, debes ser lo ms preciso y
exhaustivo posible. Recuerda que todo ayuda, por ms pequeo que sea.