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Terminologia
Auditor da Qualidade:
Pessoa qualificada para efetuar auditorias da qualidade
Ao Corretiva:
Ao implementada para eliminar as causas de uma no-conformidade, de um
defeito ou de outra situao indesejvel existente, a fim de prevenir sua
repetio
Ao Preventiva:
Ao implementada para eliminar as causas de uma possvel no-conformidade,
defeito ou outra situao indesejvel, a fim de prevenir sua ocorrncia
No-conformidade:
No atendimento de um requisito especificado
Tratamento de No Conformidade:
Ao a ser implementada na entidade no-conforme, de modo a resolver a noconformidade
Evidncia Objetiva:
Informao cuja veracidade pode ser comprovada, com base em fatos obtidos
atravs de observao, medio, ensaio ou outros meios
Sistema de Gesto
A estrutura organizacional, as responsabilidades, os
procedimentos, processos e recursos necessrios para
implementar a gesto da qualidade (ISO ).
Garantia da
Qualidade
Todas as atividades planejadas e sistemticas
implementadas dentro do Sistema da Qualidade e
demonstradas como necessrias, para proporcionar a
confiana adequada de que uma entidade atender
aos requisitos para a Qualidade (ISO ).
Manual da Qualidade
Documento que declara a poltica da
qualidade e descreve o Sistema de Gesto
do Laboratrio
Auditoria do Sistema
de Gesto
Exame sistemtico e independente, para determinar se as
atividades do sistema e os resultados relativos a essa atividades
esto de acordo com os planos estabelecidos, e se esses planos
esto efetivamente implementados e so adequados para atingir
os objetivos para a qualidade (ISO)
Determinar a
conformidade do S.
com os Req.
Especificados
Permitir o
cadastramento do
Sistema
Informao a
ADM. do
atendimento aos
requisitos
regulamentares
Objetivos do
Sistema de
Auditorias
Permitir a
oportunidade
de melhoria
Determinar a
eficcia do S. em
atender obj.
especificados
Avaliar inicialmente
fornecedor
(relao contratual)
Razes para
realizao de
auditorias
Verificar se o Sistema do
fornecedor continua
atender
(Relao contratual)
Avaliar o S. da prpria
organizao
Verificar se o S. da prpria
organizao continua a
atender/ sendo
implementado
Internas / 1 parte
Externas
3 Parte: Auditor no pertence a
organizao cliente nem a auditada
Tipos de Auditorias
Produto
Processo
Sistema
Autoridade /
Responsabilidade /
Independncia
Acesso s instalaes /
Documentos / Pessoal
Metodologia p / relatar os
resultados
Abrangncia do
Sistema de Auditorias
Programao de Auditorias
Freqncia / reas
a auditar, verificar
Normas do Setor
Requisitos do Progr. qualidade
Histrico do desempenho das reas
Experincia no Setor
Considerar os
fatores
Mudanas significativas
(processos, organizacional,
instalaes)
Programar
auditorias
adicionais
quando:
Qualidade de um item
comprometida por deficincias do
programa
Avaliao independente e
sistemtica for necessria
Planejamento de auditorias
Afeta o tipo, a qualidade das informaes, a avaliao das
informaes e o produto final do processo
A preparao inclui:
Seleo da equipe
Interface c/a organizao
Orientao da equipe
Desenvolvimento do plano
Preparao do Check List
1 Seleo da Equipe
O tamanho da equipe varia de acordo com:
Escopo
Pessoal disponvel
Tempo p/ realizao
Necessidade-conhecimentos
especficos / habilidades especiais
Escopo
Indicao autoridade p/ conduo
Data / hora reunio abertura
Programa atividades principais
Membros da equipe
3 Orientao da equipe
Inicia no planejamento e vai at o incio da
execuo.
O lder analisar c/ a equipe:
Escopo
Capacidade da equipe (designando membros
para reas especficas
Regras p/ auditoria
reas problemticas / preocupaes da
administrao
reas crticas
4 Desenvolvimento de um
plano de auditoria
Estratgia que a equipe ir adotar (antes de analisar
o manual da qualidade e demais documentos)
Perguntas a analisar :
Propsito do processo ?/ produto esperado ?
Cliente do processo ? expectativas do cliente ?
Indicadores de satisfao dos clientes ?
Uma visita a rea pode ser til
Fontes de informaes
A qualidade da avaliao afetada
pela quantidade e qualidade, fontes:
Observar atividades (>tempo)
Entrevistar pessoal
Analisar documentao
Amostragem
Proporcionar confiana que informaes
so representativas
Amostragem seletiva
reas problemticas / suspeitas
Atividades complexas
Atividades de risco
Execuo de auditorias
5 partes distintas
Reunio de abertura
Investigao
Reunio da equipe
Reunio de encerramento
Relatrio
Reunio de abertura
Meios p / comunicao, acesso as
informaes e facilitar investigaes
Prposito / Escopo
Apresentao da equipe
Mtodos / Regras - Investigao
Esclarecimentos sobre a agenda
Status do Sistema
Canais de comunicao (nveis
gerenciais a informar)
Reunio de abertura
Investigao da auditoria
Fatores que influem
2.1 Gerenciamento da equipe (lder):
Equipe preparada
Programar reunio abertura
Comunicao c/ organizao
Equilibrar potencial humano
Objetivos:
Conhecer fluxo de processo
Avaliao superficial (recursos,
limpeza,instalaes)
Identificar reas a verificar detalhadamente
Identificar indivduos a entrevistar
Esclarecimentos
Tomar nota
Data e hora da atividade
Pessoal envolvido c/ atividade (treinamento /
qualificao)
Procedimentos x revises
Seqncia de casos observados
Dificuldades encontradas na atividade
Atividades complexas (ver outros auditores)
Equipamentos especiais (medio, ensaio)
Tcnicas de comunicao
No - verbal
Verbal (importante fazer pergunta correta
e corretamente)
4 tipos:
Abertas - obter informaes gerais
sobre o assunto
Fechadas - obter informaes
especficas (sim / no)
Confirmao - nvel mais profundo
(aberta / fechada)
bvias / cobrana - resposta contida
na pergunta / sem resposta
correta (evitar)
Preparao
Identificar informaes a obter (gerais /
especficas)
Pessoal a ser entrevistado
Perguntas-chave para informaes crticas
Programar hora e local da entrevista
Informar o que trazer ou enviar antes
Atividades pr-entrevista:
Faa um resumo e analise as notas (informaes
frescas)
Acompanhar reas adicionais identificadas
Conduza entrevistas adicionais / cruzar
informaes
Reunies da equipe
Documentando
No-Conformidades
Tarefa das mais difceis para a equipe de auditoria
Investigao inadequada afeta ao corretiva /
credibilidade da equipe
Investigar at quadro completo
Formulrio prprio (RNC), deve conter:
Descrio do problema
Evidncias objetivas (suporte)
Requisito da norma
Importncia / impacto do problema (se
conhecido)
Reunio de encerramento
No-Conformidades
Especficas relatadas pelo
membro da equipe
Relatrio de auditoria
Objetivos do relatrio:
Apresentar avaliao da rea
Concentrar ateno sobre reas problemas /
promover aes corretivas
Indicador de adequao das investigaes
Fornecer evidncias objetivas dos itens avaliados
Aes de acompanhamento
FOLLOW-UP
Fase final do Processo
3 etapas:
Monitoramento da situao da ao corretiva
N da c/ data da emisso / responsvel /
vencimento prazo / avaliao da resposta
/ datas da implementao e verificao
Avaliao da resposta
Respostas escritas / ao corrige
problema? / evita reocorrncia? / plano
realista?
Verificao da ao
Aceitao da resposta escrita
(fornecedor), ou verificao no local, ou reauditoria
Fatores humanos
em auditorias
Ambiente estressante e de interesse para
muitas partes:
Gerenciamento do SQ - indica eficincia e
eficcia do sistema
Cliente - proporciona confiana no produto /
servio
Gerncia auditada - competncia do pessoal no
cumprimento do programado
Consideraes
O auditor deve estar ciente que suas aes podem
causar impacto sobre a organizao
Adequao aos costumes locais - (cumprimento do
horrio / modo de vestir / normas de segurana)
Ausncia de tendncia - (eliminar fatores externos /
crenas ou prticas anteriores / concentrar-se nos
fatos
tica - no deve haver surpresas / ambiente de
confiana (intriga e espionagem - continuar
observando at achar algo - no)
Benefcio da dvida
Relatrio impessoal - no visar nomes
Informaes sigilosas - nunca revelar
Funes e responsabilidades
dos auditores
Comunicar, esclarecer e cumprir os requisitos da
auditoria
Documentar as observaes e relatar os resultados
Verificar eficcia de aes/ atento a evidncias que
exijam mais ampla
Reter e conservar docs (confidencialidade ) /
objetivo e tico
Funes e responsabilidades
do auditor lder
Funes e responsabilidades
do auditado
Diretrizes do Auditor
Operar em uma atmosfera de sinceridade - sem segredos ou
mistrios
No questionar como um promotor pblico
Anotar os erros e ter os erros confirmados, mas no colocar nfase
indevida sobre os erros
No atacar os indivduos - manter a avaliao focalizada no
sistema e no produto
Quando errar, admitir o engano
Respeitar os canais organizacionais
Obrigado!!!
Bom fim de semana!!!