Repblica de Colombia

Defensa Civil Colombiana

Direccin General

Bogot D.C., Junio de 2008

DCC-DIGER 100.12

CIRCULAR N 006
TEMA

: ORGANIZACIN DE LA DEFENSA CIVIL COLOMBIANA

DE

: DIRECCIN GENERAL

PARA

: DIRECCIONES SECCIONALES, JEFES DE OFICINAS

OPERATIVAS Y PRESIDENTES DE JUNTA

Institucionalizar la Defensa Civil Colombiana es muy importante; despus de

conocer en forma personal los inconvenientes que se presentan en las
diferentes partes del pas, es necesario e indispensable que se hagan las
siguientes aclaraciones y se determinen procedimientos que buscan fortalecer
esencialmente la organizacin y el normal desarrollo de las actividades que a
diario cumple la Direccin General, las Direcciones Seccionales, las Oficinas
Operativas, los Grupos y las Juntas.
1.- ELECCIN EN LAS ASAMBLEAS: Las Asambleas revisten la mayor
seriedad y la eleccin es para seleccionar a los mejores como lderes. Se
debe cumplir el siguiente procedimiento:
a) Voto Imparcial. Es necesario que la eleccin se haga con voto
secreto para que haya plena libertad de los voluntarios para
determinar quines son? las personas que deben liderar la Junta.
b) Votacin Directa. Para la eleccin de la Junta debe hacerse por
votacin directa de los miembros, es decir, que no se autorizan
poderes, la presencia es definitiva para que haya transparencia. Se
presentan casos que llevan poderes de voluntarios de otras
localidades con el fin de lograr votaciones que no cumplen la
transparencia y legitimidad como base primordial para la Institucin.
2.- SEDE DE LA JUNTA Y LA ORGANIZACIN DE VOLUNTARIOS: La
Junta tiene una organizacin y una jurisdiccin propia, no puede ser
miembro voluntario que habite en otra ciudad o regin diferente a la
propia. Cada voluntario tiene su sede propia y su Junta respectiva.

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3.- IMPORTANCIA DE LOS CARGOS: Con el fin de resaltar los cargos de los
dignatarios y lderes de Comits, Grupos y Agrupaciones, en la base del
tringulo del logo debe ir la designacin del cargo (segn sea el caso) en
letra color negro: Presidente, Vicepresidente, Fiscal, Tesorero, Vocal y
Secretaria.
Ejemplo:

PRESIDENTE

4.- FORMACIONES Y ORDEN CERRADO: Las formaciones deben hacerse en

Comits, Grupos y Agrupaciones; cada una de estas organizaciones con
sus lderes a la cabeza. Tenemos que demostrar organizacin, porte,
orgullo institucional, disciplina, mucha disciplina y ms disciplina. El orden
cerrado es necesario para demostrar entrenamiento, capacidad, agilidad y
excelente aptitud para actuar.
COMIT

GRUPO

AGRUPACIN
GRUPO N1
GRUPO N2
GRUPO N3
GRUPO N4

NOTA:
Los primeros de cada una de las filas, sern los Lderes, ya sea, de los Comits, Grupo o Agrupaciones

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5.- PRESENTACIN PERSONAL: Debemos hacer una jornada nacional de

concientizacin y cambio en la forma de presentacin de los voluntarios,
ver un voluntario en la calle, en la emergencia es ver a un hombre con
porte y elegancia. Necesitamos una voluntaria bien arreglada, que haga
gala de su belleza, con malla para que el cabello no ande suelto y que sea
modelo para que otras mujeres emulen nuestro uniforme y deseen
pertenecer a la Defensa Civil Colombiana.
NO APROBADO

APROBADO

6.- CONDUCTO REGULAR: Es necesario seguir el conducto regular, acudir al

Director Seccional, Tcnico Operativo, al padrino o madrina de la seccional,
y por ltimo, a la Direccin Nacional; esto permite orden, organizacin,
disciplina y hace que nuestra Defensa Civil Colombiana sea una verdadera
Institucin.
7.- TRANSMISIN DE CONOCIMIENTOS:
Es obligatorio que todo
voluntario que realice un curso, bien sea, en la Escuela Internacional de
Capacitacin Carlos Lleras Restrepo en una Escuela anexa; una vez
termine el curso, debe informar a su Junta los resultados, dar una o varias
conferencias sobre lo aprendido a la Junta, Comits, Grupos y
Agrupaciones de su Jurisdiccin para capacitarlos y se debe elaborar el
acta correspondiente de la instruccin con el nombre de los capacitados.
En caso de no hacerlo, ser una falta disciplinaria y no ser tenido en
cuenta para nuevos cursos.

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8.- CUENTA BANCARIA O DE AHORROS: En la Defensa Civil Colombiana no

se manejan los dineros como cuentas de bolsillo; Direcciones Seccionales,
Oficinas Operativas y las Juntas deben tener cuenta bancaria, debe hacerse
las conciliaciones y dar un manejo transparente al manejo de los dineros
que se recaudan con la supervisin de los Fiscales y Control Interno. Los
libros, actas y dems deben llevarse al da.
9.- NORMAS DE CONTRATACIN: La ley es para cumplirla y no se debe
desconocer los procedimientos en la contratacin y dems actividades
administrativas en la Defensa Civil Colombiana.
10.- MANEJO DE ELEMENTOS FISCALES: No se estn llevando las actas
respectivas para el manejo de Bienes Fiscales y se pueden cometer delitos
fiscales que afectan a las personas directamente. Los Bienes Fiscales los
usan para beneficio personal lo que est prohibido; Ejm: en Nario, una
lancha la cual la utilizaban para pescar y se la robaron; por ello, habr una
denuncia penal por abuso de confianza para los que tenan la
responsabilidad de darle buen uso a la mencionada lancha.
Las novedades administrativas deben tramitarse e informarse dentro de las
24 horas siguientes.
11.- USO DE UNIFORME: Los Directores Seccionales, Jefes de Oficina y
Presidentes de Juntas no deben permitir que voluntarios usen uniformes a
su capricho, con distintivos, escudos y colores no permitidos, se les sugiere
mirar la circular que habla del uniforme.
12.- COBROS A LOS VOLUNTARIOS: Los cobros y descuentos a los
voluntarios por principio no estn permitidos, para ello deben gestionar
recursos y demostrar accin en este sentido.
13.- BIENESTAR DE PERSONAL:
Debe haber una preocupacin
permanente de los lderes para buscar planes de bienestar para los
voluntarios, Ejemplo: Recientemente los Directores Seccionales del Meta y
Bogot, hicieron intercambio de voluntarios para recreacin y visitas en las
respectivas ciudades.

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14.- DESFILE MILITAR: Debemos estar en entrenamiento permanente con

nuestros voluntarios para que desfilen el 20 de Julio mejor que los
soldados del Ejrcito Colombiano; somos Colombia y debemos hacerlo con
porte y con mucho orgullo.
15.- SALIDAS DE LA JURISDICCIN: Los Directores Seccionales y Jefes
de Oficinas Operativas, no se pueden ausentar de su jurisdiccin sin
autorizacin de la Direccin Nacional.
16.- APOYOS LOGSTICOS: Es obvio que la Direccin Nacional debe
apoyar a las Direcciones, Oficinas Operativas y Juntas pero todos sabemos
que los recursos son escasos, debemos hacer gestin regional, ser
proactivos y no esperar todo de la Direccin Nacional porque no les va a
llegar en la cantidad, ni en la oportunidad que se requiere. Hay lderes que
no hacen gestin y todo lo esperan de Bogot y as, ni su causa y cruzada
prosperan.
17.- INFORMACIN DE NOVEDADES:
Las novedades deben ser
informadas en forma inmediata, los Directores Seccionales y Jefes de
Oficinas Operativas cuentan con las Juntas que estn en los diferentes
lugares para que les informen las novedades oportunamente. El que
informa primero, tiene la ventaja y desafortunadamente, en esto la
Defensa Civil Colombina es lenta y paquidrmica. La Direccin Nacional se
entera por las noticias de Radio y Televisin, lo cual demuestra ineficiencia
en el manejo de la emergencia.
18.- ESTADSTICAS: Necesitamos de todos los datos para llevar unas
buenas estadsticas de las emergencias, del nmero de los voluntarios, de
los aspectos administrativos, de las acciones sociales; esto hace que
podamos presentar buenos resultados y nos permita planear el futuro de la
Institucin.
19.- CORREOS ELECTRNICOS Y TELFONOS: La Direccin Nacional
requiere de los correos, telfonos de las Juntas y Voluntarios para hacer
llegar las comunicaciones directamente, consultarlos, felicitarlos y
mantener un contacto rpido, a travs de tener una buena base de datos
con toda la organizacin.
Ejemplo: Mi correo es direccin@defensacivil.gov.co

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NOTA: Llevamos Seis (06) Circulares y muchos no la conocen, otros las

conocen y no las cumple, lo cual hace que institucionalmente no marche bien
las cosas; si queremos nuestra Defensa Civil Colombiana, cada uno debemos
aportar un grano de arena para engrandecerla y para ello debemos cumplir las
normas y las mencionadas Circulares que no buscan otra cosa que progresar
como una organizacin seria y respetable.

Cordialmente,

(FIRMADO ORIGINAL)
Mayor General JAIRO DUVAN PINEDA NIO
Director Defensa Civil Colombiana
JDPN/lrp

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