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EXPOSICIN DE MOTIVOS

Que es preciso actualizar, reformar y unificar las disposiciones


deIReglamento del Fondo de Caja Chica del GAD del Cantn 24 de
Mayo, en concordancia con las disposiciones administrativas,
financieras aetuaies dentro del estrueturai organizaeionai dei GAD.
Este instrumento jurdico prev que de conformidad con lo previsto
en la Constitucin de la Repblica vigente, se requiere regular la
organizacin, competencias, facultades y funcionamiento de los
GAD Municipales, y por ello es imprescindible actualizar y adaptar la
reglamentacin Interna Municipal del GAD del Cantn 24 de Mayo,
a la realidad jurdica actual, para brindar servicios eficientes,
eficaces, econmicos a los ciudadanos y ciudadanas del cantn 24
de Mayo.
Esta situacin vuelve imprescindible regular y reglamentar a travs
de una Ordenanza el Manejo, Custodia, Registro y Control de los
Fondos Fijos de Caja Chica del GAD dej Cantn 24 de Mayo,
debindose armonizar las disposiciones constitucionales, las del
Cdigo en mencin y la normativa aplicable a esta Ordenanza.

EL GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO


DEL CANTON 24 DE MAYO.
CONSIDERANDO:
Que, los Gobiernos Autnomos Descentralizados Municipales
gozan "de auionoma poltica, administrativa y financiera", conforme
lo dispuesto en el Art. 238 de la Constitucin de la Repblica y Art.
53 del COOTAD;
Que, la autonoma poltica, administrativa y financiera de los
Gobiernos Autnomos Descentralizados prevista en ia Constitucin
"comprende el derecho y la capacidad efectiva de estos niveles de
gobierno para regirse mediante normas y rganos de gobierno
propios, en sus respectivas circunscripciones territoriales, bajo su
responsabilidad sin intervencin de otro nivel de gobierno y en
beneficio de sus habitantes", de acuerdo a lo prescrito en el Art. 5
del COOTAD;
Que, la garanta de autonoma, estipula que "Ninguna funcin del
Estado ni autoridad extraa podr interferir en la autonoma poltica,
administrativa y financiera propia de los Gobiernos Autnomos
Descentralizados, salvo lo prescrito por la Constitucin y las leyes
de la Repblica", segn lo prescrito en el Art. 6 del COOTAD;
Que, para cumplir con las funciones y competencias exclusivas,
previstas en el Art. 264 de la Constitucin de la Repblica y en los
Arts. 54 y 55 del COOTAD, diferentes unidades administrativas, por
costo beneficio, requieren realizar gastos menores para la
adquisicin de materiales de oficina, partes, piezas, insumos,
repuestos y reparaciones menores, que tienen el carcter de no
previsibles, urgentes y de valor reducido;
Que, es necesario emitir las normas para el manejo de Caja Chica
del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del cantn 24 de
Mayo, de acuerdo a la naturaleza de la entidad, y el ordenamiento

jurdico vigente que le rige, entre ellos, la Ley, Acuerdos emitidos


por ei Ministerio de Finanzas y ias Normativas de Controi Interno
expedido por la Contralora General del Estado; y,
En ejercicio de las atribuciones que le confiere el inciso final del Art.
264 de la Constitucin de la Repblica, Art, 7, letra a) del Art. 57 y
Art. 322 del COOTAD,
RESUELVE:
EXPEDIR

EL PROYECTO DE REFORMA A LA ORDENANZA DE MANEJO,


CUSTODIA, REGISTRO Y CONTROL DE LOS FONDOS FIJOS DE
CAJA CHICA
Art. 1.-Finalidad.-E fondo fijo de caja chica tiene como finalidad

pagar obligaciones no previsibles, urgentes y de valor reducido.


Art. 2.- Concepto del Fondo Fijo de Caja Chica. El Fondo Fijo de

Caja Chica es una cantidad de dinero en efectivo reembolsabie, que


sirve para cancelar obligaciones no previsibles y urgentes, de valor
reducido y que no sean factibles de satisfacer mediante
transferencias bancadas.
Art. 3.- mbito de Aplicacin del Fondo. Se sujetarn a lo

determinado en la presente Ordenanza, las diferentes Direcciones y


Unidades Administrativas del Gobierno Autnomo Descentralizado
del Cantn 24 de Mayo a las que se asignen Fondos Fijos de Caja
Chica y a los funcionarios responsables de su administracin y
manejo.
Art. 4.- De la Administracin del Fondo Fijo de Caja Chica. El

manejo y custodia del Fondo Fijo de Caja Chica, ser de


responsabilidad, custodia, administracin, control y reintegro de
personas ajenas a las reas financieras del GAD del Cantn 24 de
Mayo, designada por el Alcalde (sa) del Cantn, como mximo
Ejecutivo de la administracin municipal.

El responsable designado mantendr en su poder el Fondo en


dinero efectivo con el objeto de atender en forma oportuna cualquier
pago que corresponda a adquisiciones o servicios urgentes y por
ningn concepto el custodio abrir cuentas de ahorro a ttulo
personal; y tomar las precauciones del caso para la seguridad del
mismo, que deber ajustarse a lo dispuesto por la Contralora
General del Estado, Normas de Control Interno sobre la materia y la
presente Ordenanza.
Los servidores pblicos responsables del manejo de Caja Chica
sern caucionados.
Actuarn como responsables de la ejecucin los Directores
Departamentales o Jefes de las Unidades Administrativas del rea
donde se asigne un fondo fijo de Caja Chica y el encargado de
administrar el Fondo Fijo de Caja Chica.
Art. 5.-Programacin y Apertura.-La
Direccin Financiera,
apertura el Fondo de Caja Chica para la Alcalda.
Art. 6.-Monto.-EI monto lmite del Fondo de Caja Chica ser de
hasta Quinientos dlares (USD 500.00) para el Despacho de
Alcaida; para las unidades de: transporte, abastecimiento,
mantenimiento y/o construccin hasta trecientos dlares (USD
300.00); y para las unidades administrativas en general, que
cuente con este fondo, ser hasta doscientos dlares (USD
200.00).
Art. 7.- Desembolso.- La cantidad mxima de cada desembolso
ser de hasta USD.25 por tanto queda prohibido realizar egresos
superiores a este valor, as como la subdivisin o prorrateo entre
varios recibos o facturas por el mismo concepto.

El responsable del Fondo realizar los desembolsos mediante


pagos en efectivo exclusivamente para la adquisicin de bienes o
servicios emergentes, hasta el 10% del valor total del Fondo Fijo de
Caja Chica utilizando el formulario "Vale de Caja Chica" establecido
para el efecto.
La Direccin Financiera del Gobierno Autnomo Descentralizado
Municipal de 24 de Mayo, gestionar la transferencia de los valores
para el Fondo Fijo de Caja Chica al servidor responsable del
manejo y custodia de dicho fondo.

Art. 8.- Utilizacin.-EI fondo se utilizar nicamente para los

fines de su establecimiento, en particular para la adquisicin de


suministros y materiales, insumos, tiles de aseo, fotocopias
mantenimientos menores y otros pagos de bienes y servicios que
tienen el carcter de imprevisibles y/o urgentes tales como:
a) Adquisicin y arreglo de cerraduras y seguridades;
b) Copias de llaves;
c) Adquisicin de mapas, planos, etctera;
d) Adquisicin de suministros o materiales de menor cuanta que
por su naturaleza no puedan mantenerse en stock o en caso
de que no exista disponibilidad de aquellos en la Bodega
Municipal;
e) Adquisicin de repuestos y reparaciones pequeas para
instalaciones de agua, energa elctrica, telfono, plomera y
albailera de los inmuebles del GAD del Cantn 24 de Mayo;
f) Pago de documentos, formularios o solicitudes oficiales;
g) Pago de derechos o registros notariales, autenticacin y
certificacin de documentos, reconocimientos de firmas, del
Registro de la Propiedad, fiscales, municipales, bancarios, judiciales
y otros similares;
h)
Pago de correspondencia terrestre y area;
i) Gastos que se originen en los eventos de capacitacin;
j) Pago de transporte pblico dentro de la ciudad y provincia en el
trmite de documentos oficiales, movilizacin de mensajeros; k)
Movilizacin de empleados o funcionarios, con la autorizacin de la
mxima autoridad del rea, por valores mnimos y razonables;

I) Pago de fotocopias y planos y otras que por sus


caractersticas especiales y tcnicas no pueda realizarse en
las fotocopiadoras del GAD del Cantn 24 de Mayo. De igual
forma, el pago do fotocopias de documentos oficiales
realizadas por funcionarios o empleados a quienes se les
haya asignado alguna gestin en otra entidad o institucin
dentro de la ciudad o provincia q que e encuentren en
comisin de servicios en cualquier ciudad del pas; m)
Servicios de anillados, empastados, impresiones; n) Bienes
de menor cuanta, autorizados por la mxima autoridad del
rea de acuerdo a lo establecido en la presente Ordenanza
y que tengan el carcter de urgentes o imprevisibles;

) El Fondo Fijo de la Caja Chica asignado a la Secretara


General podr utilizarse para cubrir adems de los gastos
sealados anteriormente, en la compra de agua, aguas
minerales requeridas en las reuniones de trabajo, o
sesiones del Concejo Municipal del Cantn 24 de Mayo;

Los fondos de caja chica asignados a las unidades de


transporte,
abastecimientos,
mantenimiento
y/o
construcciones, se utilizarn fundamentalmente para la
adquisicin oportuna de partes, piezas, insumos, repuestos,
combustible, peajes, parqueaderos y la compra de
suministros y materiales para una mejor conservacin y
mantenimiento de los vehculos y bienes en general de la
institucin.
La Alcalda podr utilizar este mecanismo para el pago de
refrigerios, cuando se efecten reuniones de carcter
oficial; se produzcan visitas de funcionarios de jerarqua; y,
otros actos que ameriten estas erogaciones. El Secretario
(a) del Concejo dar fe de los asistentes y de la naturaleza
del acto.

Art. 9.- Prohibicin.- Se prohbe utilizar el Fondo Fijo de


Caja Chica para el pago de servicios personales, anticipo de
viticos, servicios bsicos, matriculacin vehicular, bienes
de larga duracin, subsistencias y gastos que no tienen el
carcter de previsibles o

urgentes; adquirir Cafeteras


mquinas y equipos de oficina,

ventiladores,

escritorios,

Con la excepcin que consta en el tercer inciso del artculo


8; se prohibe a los dems funcionarios que manejen el
Fondo Fijo de
Caja Chica utilizar te rubro para el pago de bienes y
servicios en beneficio personal, anticipo de viticos,
subsistencias,
alimentacin,
sueldos,
horas
extras,
prstamos, donaciones, multas, agasajos, suscripcin a
revistas y peridicos, compra de activos fijos, decoraciones
de oficinas (no incluye mantenimientos menores, ni
adquisicin de smbolos patrios) movilizacin relacionada
con asuntos particulares, insumos de cafetera en general,
gastos que no tienen el carcter de previsibles o urgentes y
de menor cuanta.
Art. 10.- Formularios y registros.-Todo pago con cargo al
fondo, debe tener ei respaldo respectivo "vale de caja
chica", en el que debe constar la fecha, el valor en nmeros
y letras, el concepto y la firma del ciudadano que provee el
bien o servicio; y la fecha y las firmas de los servidores que
autorizan el gasto y del responsable de la custodia y
administracin del fondo,
Art. 11.- Facturas, comprobantes y recibos.-EI custodio del
fondo, est en la obligacin de requerir y adjuntar facturas,
comprobantes y/o recibos resultados del gasto, que
constituyen documentos de respaldo ai "vaie de caja chica".
Los referidos documentos debern contener, por lo menos,
los siguientes datos: Lugar y fecha; Registro nico de
Contribuyentes o

en su defecto el nombre, nmero de cdula de ciudadana y


rbrica del proveedor de bienes y/o servicios.
En todos los casos, se observar estrictamente lo
establecido en las disposiciones legales que en materia
tributaria rige el particular.

Art. 12.- Aspectos Tributarios.- El manejo del Fondo


Fijo de Caja Chica debe cumpiir con ia normativa tributaria vigente,
particularmente con lo dispuesto en el Reglamento de
Comprobantes
de
Venta,
Retencin,
y
documentos
complementarios as como el procedimiento tributario de reembolso
de gastos establecido en el Reglamento de Ley Orgnica de
Rgimen Tributario Interno (LORTI).
De esta manera, al momento de la adquisicin del bien o servicio
con recursos del Fondo Fijo de Caja Chica, se deber solicitar al
proveedor ia emisin de los comprobantes de venta como facturas o
nota de venta autorizados.
Para la adquisicin de bienes y servicios, los comprobantes de
venta o documentos autorizados debern emitirse a nombre del
responsable del fondo, quien por su naturaleza no estar obligado a
realizar retencin de impuestos, pues nicamente se aplicar el
reembolso de gastos que se refiere el reglamento de la LORTI. Para
obtener el reembolso, si el responsable del Fondo es un empleado
en relacin de dependencia se le deber emitir una Liquidacin de
Bienes o Servicios para cada liquidacin.

Art. 13.- Reposicin.- La Direccin Financiera realizar la


reposicin del fondo de caja chica de manera oportuna, cuando se
haya consumido el noventa y cinco por ciento (95%) del monto
establecido y por una sola vez al mes, para lo cual debern

presentarse todos los documentos habilitantes sobre las compras


efectuadas y detalladas, previo la presentacin del formulario
"Resumen de Caja Chica" que contendr nmero, fecha, concepto y
valor, debidamente suscrito por el custodio del fondo, al que se
adjuntar los originales de las facturas, comprobantes o recibos que
justifiquen los pagos.
No se reconocern los valores de los documentos antes referidos,
que se encuentren repisados, sobre escritos, borrados, tachados o
mutilados.

Art. 14.- Control.-La Direccin Financiera, con la


intervencin de la Tesorera verificar, analizar, liquidar y
contabilizar los valores correspondientes al Fondo de Caja
Chica, as como efectuar arqueos peridicos sorpresivos a
fin de determinar el cumplimiento de lo estipulado en la
presente ordenanza.
Art. 15.- Causas de Liquidacin.-EI fondo de caja chica
podr ser liquidado por las siguientes causas:
a) Cuando se compruebe el mal manejo del fondo;
b) Por cesar en sus funciones el servidor responsable, del
manejo y custodio dei fondo o cuando no se uiiiice con
ia frecuencia requerida.
c) Por no presentar documentos de respaldo de la
utilizacin del Fondo en forma
oportuna para el
cumplimiento de las obligaciones tributarias,
d) Por haber permanecido inmovilizado por ms de dos
meses.
e) Por comprobarse que el Fondo fue utilizado en fines
diferentes para los cuales fue creado.
f) Por disposicin de la Contralora General del Estado o
Auditora interna.

Art. 16.- Norma Supletoria.- En todo cuanto no se encuentre


contemplado en esta ordenanza se estar a lo dispuesto en
el
Cdigo Orgnico d Organizacin Territorial, Autonoma y
Descentralizacin; Ley Orgnica de Rgimen Tributario
Interno, Cdigo Orgnico Tributario; Resolucin 405-08 de
las Normas de Control Interno; Libro IV del Texto Unificado
de la Principal Legislacin Secundaria del Ministerio de
Economa y Finanzas y dems leyes conexas que sean
aplicables.
Art. 17.- Disposicin General.-Encrguese de la ejecucin de
la presente Ordenanza el/la Director/a
Administrativo/a y
el/la
Director/a Financiero/a y dems dependencias municipales
que tengan relacin con la misma.

Art. 18.- Derogatoria.-con la aprobacin de la presente


Ordenanza quedan derogados cualquier Ordenanza o Reglamento;
as como las Resoluciones y Disposiciones que sobre esta materia,
se hubieran aprobado con anterioridad.

Art. 19.- Vgencia.-La presente ordenanza regir a partir de


su sancin, sin perjuicio de su publicacin en ia pgina web dei
Gobierno Municipal y en la Gaceta Oficial, conforme lo prescrito en
el Art. 324 del COOTAD.
Dado y firmado en la Sala de Sesiones del Concejo Municipal del
cantn 24 de Mayo, a los ...das dei mes de....................de dos mil
quince.